3. Năng lực tự chủ và trách nhiệm:
Xác định tư tưởng, thái độ đúng đắn trong công tác lập hồ sơ một cách khoa học. khoa học.
NỘI DUNG CHUYÊN ĐỀ:
2.1. KỸ NĂNG QUẢN LÝ VĂN BẢN
Văn bản là tài sản, là phương tiện hoạt động đặc biệt của cơ quan, tổ chức nên phải được quản lý chặt chẽ. Quản lý văn bản chính là việc áp dụng các biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức; lưu giữ văn bản phục vụ cho nhu cầu khai thác và sử dụng.
Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, các cơ quan, tổ chức cần phải giải quyết văn bản nhanh chóng, kịp thời, đúng pháp luật nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, nâng cao năng suất, hiệu quả và giữ uy tín của cơ quan. Giải quyết văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc nghiên cứu, đề xuất chủ trương, biện pháp hoặc ra văn bản nhằm xử lý hoặc thực hiện các vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản mà cơ quan nhận được.
Tổ chức quản lý văn bản là công việc quan trọng, chiếm nhiều thời gian, công sức làm việc của cơng chức trong UBND. Đó là thước đo để đánh giá năng lực lãnh đạo cũng như đánh giá kỹ năng, trình độ chun mơn của cơng chức trong thực hiện chức năng, nhiệm vụ mà cơ quan giao phó, nâng cao hiệu quả hoạt động của UBND, tạo sự tin cậy cho nhân dân và các cơ quan. Trong hoạt động của UBND xã sản sinh ra nhiều văn bản, nếu quản lý văn bản tốt sẽ giúp lãnh đạo UBND và các công chức xã giải quyết được công việc hiệu quả.
Văn bản là một loại tài sản đặc biệt của cơ quan, nó có giá trị chứng cứ, minh chứng về quá trình giải quyết cơng việc của cơ quan. Việc quản lý văn bản ở UBND xã cần phải chặt chẽ để phục vụ cho nhu cầu tra tìm, sử dụng. Thực tế, có nhiều văn bản đã giải quyết xong nhưng sau một thời gian công chức UBND xã cần phải xem lại văn bản đó để giải đáp các yêu cầu của các tổ chức, công dân.
Trong hoạt động của UBND, văn bản là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc. Nếu quản lý văn bản tốt sẽ giữ lại được đầy đủ các văn bản, khi cần thiết sẽ phục vụ tốt cho việc thanh tra, kiểm tra.
Nội dung văn bản của UBND xã có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, quản lý văn bản tốt từ khi xây dựng văn bản đến chuyển giao, xử lý văn bản sẽ đảm bảo giữ gìn bí mật thơng tin trong văn bản, giữ gìn cho các thơng tin thuộc bí mật cơ quan, bí mật nhà nước khơng bị rị rỉ ra ngồi. Các công chức thực hiện nhiệm vụ quản
lý và giải quyết văn bản phải ln có ý thức bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật của cơ quan, nắm vững nội dung các văn bản quy định về bảo vệ bí mật.
Văn bản đi, đến là cơng cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản phải bảo đảm ngun tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo quy trình.
Tất cả văn bản đi, văn bản đến UBND xã phải được quản lý tập trung tại văn phòng UBND xã để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các cá nhân trong UBND khơng có trách nhiệm giải quyết. Ngun tắc này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức quản lý văn bản được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.
Nguyên tắc tổ chức quản lý nhanh chóng, kịp thời được thể hiện qua các nội dung: - Văn bản đi, đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
- Xử lý văn bản nhanh chóng, kịp thời: Văn bản sau khi được cơng chức văn phòng - thống kê tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản; lãnh đạo UBND phải phân công trách nhiệm và kiểm tra đôn đốc việc giải quyết văn bản; công chức phụ trách tham mưu nội dung giải quyết văn bản.
- Vận dụng công nghệ thông tin trong tổ chức quản lý và giải quyết văn bản: Soạn thảo, chuyển giao, quản lý văn bản trên máy vi tính hoặc phần mềm cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy tính. Điều này giúp việc sửa chữa và gửi nhận văn bản nhanh chóng, kịp thời, dễ theo dõi quá trình xử lý và giải quyết văn bản của UBND.
Tất cả các văn bản phải đảm bảo chính xác (chính xác về nội dung, về thể thức, đăng ký, chuyển giao đúng đối tượng)
Điều 1, Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước năm 2000 quy định “Bí mật nhà nước là những tin về vụ, việc, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà nhà nước không công bố hoặc chưa cơng bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”.
Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Để thực hiện các quy định của Nhà nước về bảo mật, các cơ quan phải tuân thủ các quy định sau đây:
- Nắm vững các quy định của Đảng và Nhà nước về quản lý văn bản mật; - Lựa chọn cán bộ văn thư biết giữ gìn bí mật;
- Lựa chọn chính xác đối tượng phổ biến, quản lý và giải quyết văn bản mật; không trao đổi nội dung văn bản mật đối với những đối tượng không liên quan;
- Không mang tài liệu mật về nhà hoặc các nơi đông người; văn bản mật phải để ở hịm, tủ có khóa;
- Văn bản mật phải đăng ký riêng và giao cho người có trách nhiệm quản lý và giải quyết; không chuyển giao văn bản mật qua mạng, máy fax nếu chưa được mã hóa; xác đinh chính xác độ mật của văn bản …
Tất cả các quy trình quản lý văn bản như: trình tự, thủ tục đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đều được tuân theo quy trình các bước, thống nhất theo quy định của Nhà nước, theo
quy chế của cơ quan.
Ví dụ: Quy trình quản lý văn bản đi phải tuân thủ theo quy định của Nhà nước tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng năm văn bản; đăng ký văn bản; nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn; làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi đôn đốc việc chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi.
2.1.1. Quản lý văn bản đi
2.1.1.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng của văn bản văn bản
* Kiểm tra thể thức:
Trước khi phát hành văn bản, cơng chức văn phịng - thống kê có trách nhiệm kiểm tra thể thức và kỹ thuật kỹ thuật trình bày văn bản. Để văn bản phát hành đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày, cơng chức văn phịng - thống kê tham mưu cho Chủ tịch UBND xã phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức những văn bản quy định về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày của cơ quan có thẩm quyền như:
Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
* Ghi số, ngày, tháng, năm văn bản:
Ghi số và ngày tháng văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản đi. Mỗi văn bản được ghi một số và ngày, tháng nhất định. Văn bản phải được tập trung tại văn phòng UBND xã để lấy số theo hệ thống số chung của cơ quan.
Số, ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật do UBND ban hành được thực hiện theo quy định tại Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
- Số, ký hiệu của văn bản hành chính của UBND xã:
Số của văn bản hành chính của UBND xã là số thứ tự đăng ký văn bản do UBND xã ban hành trong một năm. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật của UBND xã (quyết định) bao gồm năm ban hành, chữ viết tắt của tên loại văn bản (QĐ) và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức (UBND)
Ví dụ: Số.../2018/QĐ/UBND Ký hiệu của văn bản hành chính:
- Ký hiệu của quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) và của các hình thức văn bản có tên loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức (UBND)
Ví dụ: Quyết định của UBND nhân dân xã ban hành: Số..../QĐ-UBND
Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và chữ viết tắt lĩnh vực phụ trách soạn thảo cơng văn đó.
Theo Điều 8, Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan, cách đánh số văn bản hành chính được quy định như sau:
Các loại văn bản: nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số.
Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng. Văn bản mật đi được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng.
* Ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản quy phạm pháp luật là ngày Nghị quyết được HĐND thông qua
Ngày, tháng, năm ban hành quyết định, chỉ thị quy phạm pháp luật và các văn bản hành chính của UBND xã và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được Chủ tịch UBND xã ký ban hành.
Ngày tháng ban hành văn bản ghi sau địa danh, dưới quốc hiệu. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày... tháng... năm; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước số đó.
2.1.1.2. Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện nay việc đăng ký văn bản đi ở HĐND, UBND xã thường áp dụng hai hình thức: đăng ký truyền thống (bằng sổ), đăng ký văn bản bằng cơ sở dữ liệu quản lí văn bản đi trên máy vi tính.
Yêu cầu: Tất cả các văn bản đi đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi đăng ký bằng sổ không dùng bút chì, khơng dập xóa hoặc viết tắt những từ ít thơng dụng, dễ gây sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm. Đối với các văn bản "Mật", "Tối mật", "Tuyệt mật" cần phải được đăng ký và bảo quản riêng theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành.
Phương pháp đăng ký:
Lập sổ: Theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lí văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, UBND xã lập sổ đăng ký văn bản đi theo cách đánh số, mỗi hệ thống số lập một quyển sổ đăng ký.
Mẫu sổ và cách đăng ký:
- Mẫu sổ và cách đăng ký văn bản mật đi: Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như số đăng ký văn bản đi (loại thường) nhưng tên sổ là "sổ đăng ký văn bản mật đi" và phần đăng ký bên trong có thêm cột "Mức độ mật" sau cột "Tên loại và trích yếu nội dung văn bản".
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản đi (loại thường).
Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính:
Hiện nay chỉ có ít địa phương đã có phần có phần mềm dùng chung cho tất cả các UBND xã trên địa bàn quận, huyện. Hầu hết các cơ quan khác nhau có phần mềm quản lý văn bản khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản các trường dữ liệu trong chương trình quản lí văn bản đi giống như các cột, mục của quyển sổ đăng ký văn bản đi. Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này.
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
Để bảo tồn dữ liệu, văn bản đi sau khi được đăng ký vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, cơng chức văn phịng - thống kê phải in ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng
sổ để quản lý.
2.1.1.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác
* Nhân bản:
Cơng chức văn phịng - thống kê nhân bản đúng số lượng văn bản cần gửi đi và thời gian quy định. Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
* Đóng dấu UBND xã và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có)