- Vận dụng tốt quy trình soạn thảo văn bản đáp ứng yêu cầu công tác.
c) Phần kết luận
1.1.4.5. Yêu cầu về ngôn ngữ
Ngôn ngữ trong văn bản quản lý nhà nước là ngôn ngữ viết nên hiệu quả truyền đạt thông tin chủ yếu phụ thuộc vào việc lựa chọn các từ ngữ, thuật ngữ và cách hành văn của người soạn thảo. Thực tế cho thấy, nếu lựa chọn từ ngữ và văn phong khơng thích hợp cho từng loại văn bản sẽ làm hạn chế việc truyền đạt và tiếp nhận thông tin qua văn bản, dẫn đến không đạt được mục đích của việc ban hành văn bản. Tuỳ theo thể loại, phạm vi và đối tượng tác động của văn bản mà người soạn thảo sử dụng ngôn ngữ và cách hành văn sao cho phù hợp để đạt được mục đích của chủ thể ban hành. Ngơn ngữ sử dụng phải chính xác, phổ thơng, diễn đạt phải đơn giản, dễ hiểu.
Nội dung văn bản phải được diễn đạt một cách rõ ràng, dễ hiểu, phù hợp với trình độ dân trí, sao cho mọi đối tượng có liên quan đến việc chấp hành và thi hành văn bản đều có thể hiểu nội dung văn bản đúng đắn và thống nhất. Yêu cầu này đặt ra là do văn bản quản lý nhà nước, nhất là các văn bản ban hành về chủ trương, chính sách, luật pháp có đối tượng thi hành rộng với trình độ nhận thức khơng đồng đều. Một văn bản ban hành có rõ ràng và dễ hiểu hay không thường tùy thuộc vào phương pháp diễn đạt và từ ngữ mà người soạn thảo sử dụng.
Ngắn gọn là một yêu cầu được đặt ra đối với việc soạn thảo văn bản quản lý nhà nước nói chung. Văn bản viết ngắn gọn sẽ giúp cho người giải quyết rút ngắn được thời gian đọc, tạo thuận lợi cho việc nắm hiểu nội dung văn bản và giải quyết văn bản đó. Ngồi ra, cịn góp phần tiết kiệm văn phịng phẩm và cơng sức của cán bộ làm công tác in ấn. Điều này sẽ thực sự có ý nghĩa đối với những cơ quan lớn mà mỗi văn bản ban hành phải sao in thành nhiều bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị hữu quan.
Viết ngắn gọn là phong cách mang tính đặc thù của văn bản hành chính cơng vụ. Tuy nhiên, yêu cầu này chỉ mang tính tương đối và phải thực hiện trên cơ sở nội dung văn bản được trình bày một cách đầy đủ, chính xác, rõ ràng và dễ hiểu. Cần tránh khuynh hướng vì nhằm đảm bảo cho văn bản được ngắn gọn mà lược bỏ bớt những ý tưởng và thông tin cần thiết, khiến cho nội dung văn bản thiếu hoàn chỉnh, bị méo mó, khó hiểu và khơng đạt được mục đích đề ra cho việc ban hành văn bản đó.
Về cơ bản, việc sử dụng ngơn ngữ và kết cấu các loại văn bản nên tuân theo những yêu cầu sau đây:
- Yêu cầu về viết câu:
Câu văn viết dài hay ngắn phụ thuộc vào cách hành văn của người soạn thảo (đôi khi phụ thuộc vào người duyệt văn bản) và loại văn bản. Dù câu văn dài hay ngắn đều phải có đủ thành phần cơ bản của câu (chủ ngữ, vị ngữ và các thành phần khác), khơng được có từ thừa.