UBND TỈNH KON TUM TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc CHƯƠNG TRÌNH Bồi dưỡng kiến thức chun sâu cho cơng chức Văn phịng - Thống kê (Chun sâu cơng tác văn phịng) I ĐỐI TƯỢNG BỒI DƯỠNG Cơng chức văn phịng - thống kê làm việc Văn phòng Uỷ ban nhân dân (UBND) xã II MỤC TIÊU, YÊU CẦU CỦA CHƯƠNG TRÌNH Mục tiêu 1.1 Kiến thức: Bồi dưỡng kiến thức chun sâu cho đội ngũ cơng chức văn phịng - thống kê làm việc UBND xã góp phần nâng cao lực thực chức nhiệm vụ tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo UBND xã công tác quản lý nhà nước địa phương Cụ thể: - Nêu chức văn phịng UBND xã nhiệm vụ cơng chức văn phòng - thống kê; - Kể phương pháp thực nghiệp vụ hành văn phịng đáp ứng u cầu xây dựng nơng thơn mới; - Phân tích tiêu chuẩn ISO 9001 vào công tác văn phịng UBND xã nơi học viên cơng tác; - Trình bày kỹ thuật soạn thảo số văn quản lý nhà nước thông dụng; - Liệt kê nội dung quản lý văn lập hồ sơ 1.2 Kỹ năng: - Thực việc vận dụng kiến thức học vào thực tiễn cơng tác văn phịng - Thực đạt u cầu việc bảo đảm thơng tin, xây dựng chương trình, xây dựng nội quy, tổ chức họp, quản lý thời gian văn phòng; - Thực thành thạo kỹ soạn thảo văn quản lý nhà nước; - Thực thành thạo kỹ quản lý văn lập hồ sơ 1.3 Năng lực tự chủ trách nhiệm: Xác định tư tưởng, thái độ đắn nghiêm túc việc tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo UBND xã công tác quản lý nhà nước địa phương Yêu cầu 2.1 Đối với biên soạn tài liệu - Các chuyên đề biên soạn theo vị trí việc làm cơng chức văn phịng - thống kê với u cầu kiến thức kỹ chuyên sâu cơng tác văn phịng Trong đó, chun đề bắt buộc là: “Quản trị văn phịng” Ngồi ra, cơng chức văn phòng - thống kê tự chọn bồi dưỡng hai chuyên đề sau để bổ sung kiến thức, kỹ phục vụ cho cơng việc mình: “Kỹ soạn thảo văn quản lý nhà nước”, “Kỹ quản lý văn lập hồ sơ” Tất chuyên đề trình bày đầy đủ tài liệu, để việc lĩnh hội giảng lớp, học viên sử dụng làm tài liệu để tra cứu, tham khảo giải công việc hàng ngày - Các chuyên đề xây dựng phải đảm bảo tính khoa học; nội dung phù hợp với trình độ học viên; nội dung theo hướng mở để học viên giảng viên cập nhật tình hình kinh tế - xã hội địa phương đáp ứng yêu cầu xây dựng nông thôn mới; - Nội dung chuyên đề cần biên soạn ngắn gọn có tính khái qt; sử dụng tối đa sơ đồ, bảng biểu để thể quy trình, nghiệp vụ Khơng đưa ngun văn nội dung văn quy phạm pháp luật vào tài liệu 2.2 Đối với giảng dạy - Sử dụng phương pháp giảng dạy tích cực, đưa nhiều tập tình huống; nêu ví dụ sát thực tế phù hợp với tình hình kinh tế - xã hội địa phương; - Hướng dẫn nghiệp vụ trực tiếp cụ thể để học viên hiểu áp dụng 2.3 Đối với học viên - Học viên phải nghiên cứu, thảo luận, làm tập tình theo yêu cầu giảng viên; - Tham gia đầy đủ 02 chuyên đề (01 chuyên đề bắt buộc, 01 chuyên đề tự chọn) thực nội quy lớp học III CHƯƠNG TRÌNH BỒI DƯỠNG Khối lượng kiến thức - Chương trình gồm chuyên đề bắt buộc chuyên đề tự chọn - Tổng số thời lượng 45 tiết: bắt buộc 30 tiết, tự chọn 15 tiết + Chuyên đề bắt buộc: Chuyên đề: Quản trị văn phòng + Chuyên đề tự chọn (chọn chuyên đề sau): Chuyên đề 1: Kỹ soạn thảo văn quản lý nhà nước Chuyên đề 2: Kỹ quản lý văn lập hồ sơ - Kiểm tra, đánh giá kết cuối khóa học Thời gian bồi dưỡng: ngày - Lý thuyết: 20 tiết - Thực hành, thảo luận, kiểm tra: 25 tiết Cấu trúc chương trình Thời gian Tên môn học, mô-đun TT Tổng Lý Thực số thuyết hành 1Chuyên đề bắt buộc: Kiểm tra 30 13 16 1 Kỹ soạn thảo văn quản lý nhà nước 15 7 Kỹ quản lý văn lập hồ sơ 15 7 45 20 23 Quản trị văn phòng Chuyên đề tự chọn: Tổng cộng IV CHƯƠNG TRÌNH CỤ THỂ: Nội dung tổng quát phân bổ thời gian: STT Chuyên đề Chuyên đề bắt buộc Chuyên đề: Quản trị văn phòng Chức văn phịng UBND xã nhiệm vụ cơng chức văn phòng - thống kê Phương pháp thực số nghiệp vụ hành văn phịng đáp ứng u cầu xây dựng nông thôn Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào cơng tác văn phịng UBND xã đáp ứng yêu cầu xây dựng nông thôn Thời Lý Thảo luận, làm lượng thuyết tập, kiểm tra (tiết) 30 13 17 4 11 10 5 Chuyên đề STT 4 Kiểm tra Thời Lý Thảo luận, làm lượng thuyết tập, kiểm tra (tiết) Chuyên đề tự chọn Chuyên đề 1: Kỹ soạn thảo văn quản lý nhà nước Hệ thống văn quản lý nhà nước hình thành hoạt động UBND xã Quy trình soạn thảo ban hành văn quản lý nhà nước Thể thức văn quản lý nhà nước Kỹ thuật soạn thảo số văn quản lý nhà nước thông dụng Kiểm tra Chuyên đề 2: Kỹ quản lý văn lập hồ sơ 15 1 2 2 2 1 15 Kỹ quản lý văn Kỹ lập hồ sơ 3 Kiểm tra 1 Nội dung chi tiết CHUYÊN ĐỀ BẮT BUỘC Chuyên đề QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG (Tổng 30 tiết: 13 tiết lý thuyết; 17 tiết thực hành, kiểm tra) Mục tiêu: Kiến thức: Sau học xong chuyên đề, học viên có khả năng: - Nêu chức công chức văn phịng - thống kê; - Trình bày phương pháp thực nghiệp vụ hành văn phịng; - Phân tích tiêu chuẩn ISO 9001 vào cơng tác văn phịng nơi học viên cơng tác Kỹ năng: - Thực việc vận dụng kiến thức học vào thực tiễn công tác văn phòng; tham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND xã; - Thực đạt yêu cầu việc bảo đảm thơng tin, xây dựng chương trình, xây dựng nội quy, tổ chức họp, quản lý thời gian văn phòng cách hiệu Năng lực tự chủ trách nhiệm: Xác định tư tưởng, thái độ đắn việc tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo UBND xã công tác quản lý nhà nước địa phương Nội dung chuyên đề: 1.1 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHỊNG UBND XÃ VÀ NHIỆM VỤ CỦA CƠNG CHỨC VĂN PHÒNG - THỐNG KÊ 1.1.1 Chức văn phịng UBND xã 1.1.2 Nhiệm vụ cơng chức văn phòng - thống kê 1.2 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG ĐÁP ỨNG YÊU CẦU XÂY DỰNG NÔNG THÔN MỚI 1.2.1 Phương pháp đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý 1.2.1.1 Vị trí, tác dụng thơng tin 1.2.1.2 Mục đích yêu cầu thông tin cho lãnh đạo 1.2.1.3 Nguyên tắc thông tin cho lãnh đạo 1.2.1.4 Thu nhận xử lý tin 1.2.2 Phương pháp xây dựng chương trình cơng tác 1.2.2.1 u cầu nội dung chương trình cơng tác 1.2.2.2 Trình tự thời gian xây dựng chương trình cơng tác 1.2.2.3 Bổ sung, thay chương trình cơng tác 1.2.2.4 Tổ chức việc thực chương trình cơng tác 1.2.3 Phương pháp xây dựng nội quy, quy chế làm việc 1.2.3.1 Các nội quy, quy chế làm việc 1.2.3.2 Quy trình xây dựng quy chế 1.2.4 Phương pháp tổ chức họp HĐND, UBND 1.2.4.1 Nguyên tắc tổ chức họp 1.2.4.2 Phương pháp tổ chức họp a) Phiên họp UBND b) Họp giao ban c) Các họp khác d) Tổ chức hội nghị 1.2.5 Phương pháp quản lý thời gian hiệu cơng tác văn phịng 1.2.5.1 Những nguyên nhân làm lãng phí thời gian 1.2.5.2 Phương pháp quản lý thời gian hiệu 1.3 ÁP DỤNG BỘ TIÊU CHUẨN ISO 9001 VÀO CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI UBND XÃ ĐÁP ỨNG YÊU CẦU XÂY DỰNG NÔNG THƠN MỚI 1.3.1 Mục đích áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào cơng tác văn phịng 1.3.1.1 Nâng cao hiệu cơng tác văn phịng 1.3.1.2 Nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, công chức UBND cấp xã cơng tác văn phịng 1.3.2 u cầu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 1.3.2.1 Sự tâm lãnh đạo 1.3.2.2 Đảm bảo nguồn nhân lực 1.3.2.3 Đảm bảo sở vật chất 1.3.3 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào cơng tác văn phịng đáp ứng u cầu xây dựng nông thôn 1.3.3.1 Phạm vi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 vào cơng tác văn phịng 1.3.3.2 Hướng dẫn nội dung xây dựng quy trình ISO cơng tác văn phòng UBND xã CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN Chuyên đề KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC (Tổng 15 tiết: tiết lý thuyết; tiết thực hành, kiểm tra) Mục tiêu: Kiến thức: Sau học xong chuyên đề, học viên có khả năng: - Nêu hệ thống văn quản lý nhà nước hoạt động UBND xã; - Phân tích quy trình soạn thảo văn ban hành văn quản lý nhà nước cấp xã; - Trình bày thể thức kỹ thuật soạn thảo văn để thực tốt nhiệm vụ UBND xã 7 Kỹ năng: - Thực việc vận dụng kiến thức học vào thực tiễn công tác quản lý hệ thống văn quản lý nhà nước; - Thực thành thạo quy trình soạn thảo văn đáp ứng yêu cầu công tác ngạch cơng chức/vị trí việc làm Năng lực tự chủ trách nhiệm: Xác định tư tưởng, thái độ đắn công tác quản lý văn bản; tham mưu cho lãnh đạo UBND xã công tác quản lý văn nhà nước soạn thảo văn Nội dung chuyên đề: 1.1 HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA UBND XÃ 1.1.1 Văn quy phạm pháp luật 1.1.1.1 Đặc điểm 1.1.1.2 Công dụng thẩm quyền ban hành hình thức văn quy phạm pháp luật UBND xã 1.1.2 Văn hành 1.1.2.1 Đặc điểm 1.1.2.2 Cơng dụng thẩm quyền ban hành hình thức văn hành 1.1.3 Văn chuyên ngành 1.1.3.1 Đặc điểm 1.1.3.2 Một số loại hình văn chuyên ngành 1.1.4 Các yêu cầu soạn thảo văn 1.1.4.1 Yêu cầu thẩm quyền 1.1.4.2 Yêu cầu nội dung 1.1.4.3 Yêu cầu hình thức, thể thức 1.1.4.4 Yêu cầu bố cục 1.1.4.5 Yêu cầu ngơn ngữ 1.2 QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1.2.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn quy phạm pháp luật 1.12.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn hành 1.3 THỂ THỨC VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 1.3.1 Các quy định hành thể thức văn quản lý nhà nước 1.3.2 Cách trình bày thành phần thể thức văn quản lý nhà nước 1.4 KỸ THUẬT SOẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC THÔNG DỤNG 1.4.1 Soạn thảo nghị 1.4.1.1 Các loại nghị 1.4.1.2 Phương pháp soạn thảo 1.4.1.3 Mẫu nghị 1.4.2 Soạn thảo định 1.4.2.1 Các loại định 1.4.2.2 Phương pháp soạn thảo 1.4.2.3 Mẫu định 1.4.3 Soạn thảo kế hoạch 1.4.3.1 Các loại kế hoạch 1.4.3.2 Phương pháp soạn thảo 1.4.3.3 Mẫu kế hoạch 1.4.4 Soạn thảo công văn 1.4.4.1 Các loại công văn 1.4.4.2 Phương pháp soạn thảo 1.4.4.3 Mẫu cơng văn 1.4.5 Soạn thảo tờ trình 1.4.5.1 Phương pháp soạn thảo 1.14.5.2 Mẫu tờ trình 1.14.6 Soạn thảo báo cáo 1.4.6.1 Các loại báo cáo 1.4.6.2 Phương pháp soạn thảo 1.4.6.3 Mẫu báo cáo Chuyên đề KỸ NĂNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ (Tổng 15 tiết: tiết lý thuyết; tiết thực hành, kiểm tra) Mục tiêu: Kiến thức: Sau học xong chuyên đề, học viên có khả năng: - Phân tích nội dung quản lý văn đến; - Trình bày nội dung lập hồ sơ Kỹ năng: - Thực việc vận dụng kiến thức học vào thực tiễn công tác quản lý hệ thống văn đến; - Thực thành thạo kỹ lập hồ sơ cách khoa học Năng lực tự chủ trách nhiệm: Xác định tư tưởng, thái độ đắn công tác lập hồ sơ quản lý văn Nội dung chuyên đề: 2.1 KỸ NĂNG QUẢN LÝ VĂN BẢN 2.1.1 Quản lý văn 2.1.1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng văn 2.1.1.2 Đăng ký văn 2.1.1.3 Nhân bản, đóng dấu quan loại dấu khác 2.1.1.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi văn 2.1.1.5 Lưu văn 2.1.2 Quản lý văn đến 2.1.2.1 Tiếp nhận văn đến 2.1.2.2 Đăng ký văn đến 2.1.2.3 Trình, chuyển giao văn đến 2.1.2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 2.1.3 Trách nhiệm quản lý văn 2.1.3.1 Trách nhiệm chủ tịch UBND xã 2.1.3.2 Trách nhiệm công chức UBND xã 2.1.3.3 Trách nhiệm cơng chức văn phịng - thống kê 2.2 KỸ NĂNG LẬP HỒ SƠ 2.2.1 Yêu cầu hồ sơ lập 2.2.1.1 Hồ sơ phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ UBND xã, công việc mà cá nhân chủ trì giải 2.2.1.2 Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh 2.2.1.3 Văn bản, tài liệu hồ sơ phải có giá trị pháp lý có độ tin cậy cao 10 2.2.1.4 Văn bản, tài liệu hồ sơ phải có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải cơng việc 2.2.2 Trách nhiệm tổ chức lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã 2.2.2.1 Trách nhiệm chủ tịch UBND xã 2.2.2.2 Trách nhiệm công chức UBND xã 2.2.2.3 Trách nhiệm cơng chức văn phịng - thống kê 2.2.3 Kỹ lập hồ sơ 2.2.3.1 Xây dựng sử dụng danh mục hồ sơ 2.2.3.2 Phương pháp lập hồ sơ a) Mở hồ sơ b) Thu thập tài liệu, văn đưa vào hồ sơ c) Kết thúc hồ sơ 2.2.4 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã 2.2.4.1 Thành phần hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã 2.2.4.2 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã 2.2.4.3 Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND xã V ĐÁNH GIÁ HỌC TẬP Đánh giá ý thức học tập học viên theo quy chế học tập sở đào tạo, bồi dưỡng Đánh giá chung cho tồn chương trình thơng qua thu hoạch HIỆU TRƯỞNG Lê Trí Khải ... kiến thức kỹ chun sâu cơng tác văn phịng Trong đó, chuyên đề bắt buộc là: “Quản trị văn phịng” Ngồi ra, cơng chức văn phịng - thống kê tự chọn bồi dưỡng hai chuyên đề sau để bổ sung kiến thức, ... TRỊ VĂN PHÒNG (Tổng 30 tiết: 13 tiết lý thuyết; 17 tiết thực hành, kiểm tra) Mục tiêu: Kiến thức: Sau học xong chuyên đề, học viên có khả năng: - Nêu chức cơng chức văn phịng - thống kê; - Trình. .. giúp việc cho lãnh đạo UBND xã công tác quản lý nhà nước địa phương Nội dung chuyên đề: 1.1 CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG UBND XÃ VÀ NHIỆM VỤ CỦA CƠNG CHỨC VĂN PHỊNG - THỐNG KÊ 1.1.1 Chức văn phòng UBND