TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại đã thúc đẩy sự tiến bộ không ngừng của công nghệ thông tin, trở thành ngành công nghiệp chủ chốt ở nhiều quốc gia phát triển Thông tin ngày càng khẳng định vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập và phát triển Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản lý và đạt hiệu quả cao trong hoạt động Do đó, quản lý nhân sự và tiền lương trở thành một chức năng cốt lõi, thu hút sự quan tâm nghiên cứu và phân tích của các nhà quản lý.
Công ty phần mềm VNPT chuyên thiết kế website, phát triển phần mềm và cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng trên Internet và mobile Với sự mở rộng của tổ chức, việc quản lý nguồn nhân lực trở nên phức tạp hơn Hiện tại, công ty đang sử dụng cơ sở dữ liệu Access để quản lý nhân sự - tiền lương, tuy có nhiều thuận lợi nhưng cũng gặp khó khăn Nhận thấy tầm quan trọng của vấn đề này, tôi đã chọn đề tài “Tái cấu trúc cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT” để tìm hiểu sâu hơn về quy trình quản lý, phân tích điểm mạnh và điểm yếu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực.
Quản lý nhân sự là yếu tố then chốt trong việc xây dựng và phát triển doanh nghiệp, đòi hỏi sự chuyên môn và kỹ năng quản lý cao Điều này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty, đồng thời nâng cao hiệu quả làm việc của đội ngũ nhân viên.
Tiền lương là giá trị tiền tệ phản ánh một phần sản phẩm xã hội mà người lao động nhận được để bù đắp cho hao phí lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh Tiền lương, hay còn gọi là tiền công, liên quan chặt chẽ đến thời gian và hiệu quả công việc của người lao động.
Chi phí quản lý nhân sự và tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành giá sản phẩm và dịch vụ của công ty sản xuất Tái cấu trúc cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự là một giải pháp cần thiết để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu chi phí.
Tiền lương là yếu tố quan trọng giúp người quản lý tổ chức sử dụng lao động hiệu quả, hạch toán chính xác và thanh toán kịp thời Điều này không chỉ kích thích nhân viên chú trọng đến thời gian, kết quả và chất lượng lao động mà còn thúc đẩy việc chấp hành kỷ luật lao động Nhờ đó, năng suất lao động được nâng cao, góp phần tiết kiệm chi phí lao động, hạ giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Đồng thời, việc này cũng tạo điều kiện cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho công nhân viên.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Để hoàn thành Khóa luận này, tôi đã tham khảo và nghiên cứu nhiều tài liệu cùng với các Khóa luận tương tự, cũng như giáo trình liên quan đến đề tài của mình, nhằm học hỏi và rút kinh nghiệm trong quá trình thực hiện.
Hỏa Thị Ngọc Tú (K45S3) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Hoạch định CSDL hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm trong ngân hàng Viettinbank chi nhánh Cầu Giấy - Hà Nội" Khóa luận này nổi bật với các bước hoạch định rõ ràng, chi tiết và có tính khả thi cao Tuy nhiên, một nhược điểm là lý thuyết về hoạch định cơ sở dữ liệu chưa đầy đủ Đề tài cũng mở rộng sang việc hoạch định CSDL của hệ thống quản lý giải thi đấu bóng đá quốc gia.
Việt Nam Ưu điểm: Phân tích, đánh giá thực trạng về quản lý tiền lương tại Công ty chi tiết, nội dung rõ ràng, dễ hiểu.
Nhược điểm: Phần lý thuyết về hoạch định cơ sở dữ liệu còn sơ sài, chưa rõ ràng.
Nguyễn Thị Thúy (K45S3) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại công ty cổ phần inet” Bài luận có ưu điểm là lý thuyết được trình bày đầy đủ và logic Tuy nhiên, nhược điểm lớn là thực trạng cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự hiện tại tại công ty chưa được phân tích một cách rõ ràng.
Mục tiêu nghiên cứu
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về cơ sở dữ liệu và hệ thống thông tin quản lý nhân sự là rất quan trọng Việc tái cấu trúc cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty giúp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả công việc Điều này không chỉ cải thiện khả năng truy cập thông tin mà còn đảm bảo tính chính xác và bảo mật dữ liệu.
- Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT.
- Tái cấu trúc cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềmVNPT
- Đưa ra một số định hướng, giải pháp về quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT.
Đối tượng và phạm vị nghiên cứu
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu được đặt ra đó là cán bộ nhân viên trong Công ty phần mềm VNPT, phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương mà công ty đang sử dụng, đồng thời nghiên cứu cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương của Công ty phần mềm VNPT.
1.4.2 Phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu được đặt ra trên thực trạng cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT trong 3 năm gần đây từ năm 2013 - 2015 Phân tích hệ cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty từ đó tái cấu trúc cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT.
Phương pháp thực hiện
- Phương pháp thu thập tài liệu:
Nghiên cứu sâu về Công ty bao gồm lịch sử hình thành và phát triển, các sản phẩm và dịch vụ chủ yếu, cơ cấu tổ chức và tình hình tài chính hiện tại.
Cách thực hiện: Tìm và đọc các tài liệu liên quan đến Công ty qua website của công ty, tài liệu thông tin nội bộ…
- Phương pháp quan sát thực tiễn:
Nội dung này cung cấp cái nhìn tổng thể về tổ chức, giúp hiểu rõ cách thức hoạt động của các luồng thông tin ra vào trong hệ thống của Công ty.
Trong quá trình thực tập, tôi đã tìm hiểu và quan sát cách tổ chức quản lý của Công ty, cùng với các hoạt động của hệ thống trong Công ty.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá
Đánh giá thực trạng cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự và tiền lương hiện tại là bước quan trọng để xác định những điểm mạnh và yếu trong hệ thống Từ đó, việc tái cấu trúc cơ sở quản lý nhân sự và tiền lương sẽ giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả làm việc Định hướng phát triển cho Công ty trong tương lai cần dựa trên những phân tích này, nhằm xây dựng một hệ thống quản lý hiện đại, linh hoạt và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Để thực hiện việc phân tích cơ sở dữ liệu, các bộ phận sẽ được chia thành những phần riêng biệt Phương pháp đánh giá tổng hợp kết hợp với hệ thống hóa sẽ được áp dụng nhằm cung cấp cái nhìn đầy đủ về tình hình hoạt động chung của Công ty.
Kết cấu khóa luận
Ngoài Lời cảm ơn, các danh mục, kết luận và phần tài liệu tham khảo, khóa luận gồm 3 phần:
Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phân mềm VNPT
Phần 3: Tái cấu trúc cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CSDL QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM VNPT
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Quản lý nhân sự - tiền lương Nguồn: Giáo trình Quản trị học, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Khoa Khoa học quản lý, Nhà xuất bản Giao thông vận tải (2008)
Quản lý là quá trình kết hợp các cá nhân trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung Công việc quản lý bao gồm năm nhiệm vụ chính.
Hoạch định: Xác định mục tiêu, quyết định những công việc cần làm trong tương lai và lên kế hoạch hành động.
Tổ chức: sử dụng một cách tối ưu các tài nguyên được yêu cầu để thực hiện kế hoạch
Bố trí nhân lực: phân tích công việc, tuyển dụng và phân công từng các nhân cho từng công việc phù hợp.
Lãnh đạo: giúp các nhân viên khác làm việc hiệu quả hơn để đạt được các kế hoạch.
Kiểm soát là quá trình giám sát và kiểm tra hoạt động theo kế hoạch đã đề ra, với khả năng điều chỉnh kế hoạch dựa trên phản hồi từ quá trình kiểm tra.
Ngày nay, sự phát triển của công nghệ tin học, cả phần cứng lẫn phần mềm, đã dẫn đến việc ứng dụng máy tính trong mọi lĩnh vực trở nên phổ biến Tại Việt Nam, tin học đã khẳng định được vai trò quan trọng trong các lĩnh vực kinh tế và xã hội Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý không chỉ giúp giải phóng các nhà lãnh đạo khỏi những công việc máy móc, mà còn tạo điều kiện và thời gian để họ tập trung vào việc quản lý một cách chặt chẽ và khoa học, từ đó nâng cao hiệu quả xử lý thông tin.
Quản lý nhân sự là quá trình tác động có hệ thống của người quản lý đến các đối tượng nhân sự nhằm đạt được các mục tiêu quản lý đã xác định.
Quản lý tiền lương bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc hình thành, quản lý và phân phối tiền lương Các hoạt động này được thực hiện dựa trên quyết định của nhà nước và các ngành liên quan, đồng thời đã được đơn vị đăng ký với Nhà nước.
Quản lý nhân sự và tiền lương hiệu quả giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để vấn đề chấm công, tránh tình trạng tính công thiếu hoặc sai cho người lao động Hệ thống quản lý chi tiết thông tin nhân viên, lịch sử công tác, quá trình luân chuyển và mức lương qua từng giai đoạn Sự kết hợp giữa các module chấm công, đánh giá và bảo hiểm đảm bảo tính đồng bộ và xuyên suốt trong quá trình quản lý nhân sự, tiền lương, thưởng và chế độ cho nhân viên.
2.1.2 Cơ sở dữ liệu, hệ quản trị cơ sở dữ liệu Nguồn: Nguyễn Đăng Tỵ, Đỗ Phúc, Giáo trình Cơ sở dữ liệu, Đại học quốc gia
TP Hồ Chí Minh – Trường Đại học Công nghệ thông tin, Nhà xuất bản Đại học quốc gia TP HCM (2010)
Dữ liệu là yếu tố cơ bản xuất hiện tự nhiên trong cuộc sống, được thu thập và lưu trữ trong hệ cơ sở dữ liệu Sự rõ ràng của dữ liệu thu thập ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phân tích Để đưa ra quyết định chính xác, người ra quyết định cần trải qua quá trình xử lý và phân tích dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một tập hợp các thông tin được tổ chức theo cấu trúc nhất định, giúp máy tính dễ dàng đọc, chỉnh sửa, thêm hoặc xóa dữ liệu CSDL quan hệ là một dạng CSDL cho phép lưu trữ và quản lý dữ liệu theo các bảng liên kết với nhau.
Chứa dữ liệu trong các bảng, được cấu tạo bởi các dòng (mẫu tin) và các cột (trường);
Cho phép truy xuất các tập hợp dữ liệu con từ các bảng và kết nối các bảng để truy cập vào các mẫu tin liên quan chứa trong các bảng khác nhau.
Một số tính chất của CSDL:
- CSDL phản ánh thông tin về hoạt động của một tổ chức nhất định
- Là một tập hợp thông tin mang tính hệ thống
- Thông tin lưu trữ trong CSDL được chia sẻ cho nhiều người sử dụng và nhiều ứng dụng khác nhau
Các đặc điểm của CSDL:
Hệ CSDL có tính tự mô tả, nghĩa là nó không chỉ bao gồm dữ liệu mà còn chứa định nghĩa chi tiết về cấu trúc của CSDL Các định nghĩa này được lưu trữ trong danh mục, cung cấp thông tin về cấu trúc tập tin, kiểu và định dạng lưu trữ của từng thành phần dữ liệu cũng như các ràng buộc liên quan đến dữ liệu.
Tính độc lập của cơ sở dữ liệu là một yếu tố quan trọng, vì định nghĩa cấu trúc của cơ sở dữ liệu được lưu trữ trong bảng Điều này có nghĩa là khi có những thay đổi nhỏ về cấu trúc, chúng ta sẽ ít phải điều chỉnh lại chương trình, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình phát triển.
Hệ CSDL cung cấp khả năng trừu tượng hóa dữ liệu, giúp trình bày thông tin ở mức độ cao mà không cần tiết lộ chi tiết lưu trữ thực tế Mô hình dữ liệu, bao gồm các đối tượng, thuộc tính của chúng và mối quan hệ giữa các đối tượng, là một phần quan trọng trong quá trình này.
Tính nhất quán trong lưu trữ dữ liệu giúp tránh tình trạng trùng lặp thông tin và đảm bảo rằng dữ liệu được truy xuất một cách hợp lý Điều này không chỉ ngăn chặn tranh chấp về dữ liệu mà còn bảo đảm rằng thông tin luôn chính xác và đáng tin cậy tại mọi thời điểm.
Một số mô hình dữ liệu:
- Mô hình dữ liệu thực thể - kết hợp
Mô hình thực thể - kết hợp giúp mô tả sơ đồ khái niệm của tổ chức mà không cần tập trung vào hiệu quả hay thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.
Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản trị muốn lưu giữ thông tin về nó.
Thực trạng cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT
2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty phần mềm VNPT
Công ty phần mềm VNPT, viết tắt là VSC, tọa lạc tại Nhà Internet, lô 2A, làng Quốc tế Thăng Long, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Để liên hệ, quý khách có thể gọi điện thoại đến số 04.37930595 hoặc gửi fax qua số 04.37932847.
Công ty Điện toán và Truyền số liệu (VDC) được thành lập theo Quyết định số 1216/QĐ-TCCB ngày 06/12/1989 của Tổng cục trưởng Tổng cục Bưu điện, nằm trong chiến lược phát triển của Tập đoàn BCVT Việt Nam Là một tổ chức kinh tế hạch toán phụ thuộc, VDC giữ vai trò chủ đạo của Nhà nước trong lĩnh vực Internet và công nghệ thông tin Công ty có cơ cấu văn phòng với các phòng chức năng hỗ trợ Giám đốc và 05 Trung tâm trực thuộc, bao gồm VDC1, dưới sự chỉ đạo của Giám đốc.
IT và VDC Online đặt trụ sở tại Hà Nội, VDC2 đặt trụ sở TP.HCM, VDC3 đặt trụ sở tại Đà Nẵng
Ngày 30/06/2015, theo quyết định số 14/QĐ-VNPT-VNP-NS, VDCIT đã được đổi tên thành Công ty Phần mềm VNPT (VNPT Soft Company), trực thuộc chi nhánh Tổng công ty Dịch vụ Viễn thông (VNPT VinaPhone) VNPT Soft là doanh nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc Tổng công ty Dịch vụ Viễn thông, hoạt động dưới hình thức chi nhánh theo quy định của luật Doanh nghiệp.
Sơ đồ tổ chức của Công ty
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổ chức của Công ty phần mềm VNPT
Công ty được tổ chức thành nhiều phòng ban, mỗi phòng ban đảm nhận những chức năng và nhiệm vụ riêng biệt Các phòng ban này có mối quan hệ chặt chẽ, hợp tác để cùng hướng tới mục tiêu chung của công ty.
Giám đốc: Công ty có một Giám đốc quản lý, lãnh đạo và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty.
Phó Giám đốc: Hai Phó Giám đốc hỗ trợ cho giám đốc theo chức trách và nhiệm vụ được giao.
Phòng Hạ tầng kỹ thuật – An ninh mạng, với 47 nhân viên, đảm nhiệm việc quản trị và hỗ trợ hệ thống hạ tầng mạng, bao gồm xử lý sự cố và bảo trì thiết bị an ninh mạng của Công ty Phòng cũng quản lý vận hành đường truyền Internet, mạng LAN, hệ thống máy chủ và hệ thống lưu trữ, đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn cho toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin.
Giám đốc Phó Giám đốc
Phòng Công nghệ thông tin
Phòng quản lý chất lượng
Phòng Hạ tầng kỹ thuật – An ninh mạng
PhòngQuản trị -Hành chính
Công ty phần mềm VNPT tham gia xây dựng và triển khai các dự án CNTT theo chỉ đạo của Ban Giám đốc Phòng Quản trị - Hành chính, với 30 nhân viên, có nhiệm vụ tham mưu cho lãnh đạo, quản lý tài sản cố định và lưu động, cũng như doanh thu hàng năm và theo từng kỳ Phòng này đảm bảo tính hợp lý của các hợp đồng kinh tế để tránh tranh chấp và vi phạm pháp luật, đồng thời quản lý các vấn đề tài chính, hạch toán và thống kê số liệu liên quan đến thu, chi và đầu tư tài chính.
Phòng Tổng hợp, với 25 nhân viên, có nhiệm vụ tư vấn cho ban lãnh đạo công ty trong việc tuyển chọn, sắp xếp và đào tạo nhân sự Phòng cũng đề ra các chính sách ưu đãi và khen thưởng cho cán bộ công nhân viên, nhằm đảm bảo nguồn nhân lực được đào tạo phù hợp để thực hiện các mục tiêu mà công ty đã đề ra.
Phòng Quản lý chất lượng, với 32 nhân viên, đảm nhận việc xây dựng quy trình sản xuất phần mềm và triển khai hệ thống quản lý chất lượng Đội ngũ này cũng đề xuất các giải pháp cải tiến chất lượng và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất sản phẩm.
Phòng Công nghệ thông tin, với 120 nhân viên, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý mảng tin học tại công ty truyền thông Phòng này chịu trách nhiệm về kỹ thuật điều hành mạng lưới và đảm bảo an toàn mạng, đồng thời nghiên cứu sản phẩm mới và kiểm tra chất lượng sản phẩm Ngoài ra, phòng còn cung cấp và thực hiện các dự án dịch vụ gia tăng, góp phần vào sự phát triển của các sản phẩm và dịch vụ chính của công ty.
VNPT IVAN cung cấp dịch vụ khai báo bảo hiểm xã hội, giúp tối giản hóa chi phí giấy tờ trong hoạt động kinh doanh Dịch vụ này đơn giản hóa các thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân trong việc tiếp cận bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm y tế (BHYT) một cách nhanh chóng và hiệu quả.
VNPT Portal cung cấp giải pháp công nghệ thông tin điện tử dựa trên nền tảng core portal từ các hãng hàng đầu như Oracle, Microsoft và IBM Giải pháp này hỗ trợ triển khai hệ thống thông tin, dịch vụ công và các ứng dụng cho các Bộ, Ban ngành, UBND Tỉnh và các doanh nghiệp khác.
VNPT OEP là hệ thống quản lý hộ tịch hỗ trợ cán bộ tư pháp địa phương trong việc nhập thông tin và in kết quả theo mẫu Bộ Tư Pháp Hệ thống cho phép tìm kiếm và tra cứu hồ sơ nhanh chóng, giúp cán bộ dễ dàng theo dõi tình hình giải quyết hồ sơ Qua đó, nâng cao chất lượng quản lý và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân.
VNPT HIS là hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện giúp tối ưu hóa quy trình khám chữa bệnh và cải cách thủ tục hành chính Hệ thống này thu hẹp khoảng cách giữa các tuyến y tế thông qua việc chia sẻ thông tin bệnh nhân và bệnh án, đồng thời tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế cũng như quy định của Bộ Y tế Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cho thấy sự hiệu quả và tiềm năng phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực y tế.
Bảng 2.4 Bảng đánh giá tình hình tài chính của VSC Đơn vị: triệu VNĐ
Mã số Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ.
4 Giá vốn bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
6 Doanh thu và hoạt động tài chính
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
(Nguồn: Phòng Quản trị – Hành chính của VSC)
Dựa vào thông tin thu thập được cũng như bảng đánh giá tình hình tài chính ta thấy rằng:
Doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty tăng qua các năm (Năm 2012-2014) cụ thể như sau:
- Doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2013 tăng 6,24% so với năm
2012, năm 2014 tăng 4% sơ với năm 2013
- Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dich vụ năm 2013 tăng 46,15%, năm
- Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh: Năm 2013 tăng 116,6% so với năm
Tình hình tài chính của công ty đã tăng trưởng ổn định qua các năm, với doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng nhẹ, trong khi lợi nhuận tăng nhanh Công ty đã triển khai chiến lược mạnh mẽ nhằm mở rộng thị trường và áp dụng các tiến bộ công nghệ vào quản trị kinh doanh để nâng cao sức cạnh tranh.
Vào năm 2020, mục tiêu doanh thu của công ty đạt 20 tỷ đồng với tốc độ tăng trưởng 49% mỗi năm Chúng tôi sẽ tiếp tục cung cấp các sản phẩm dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin cho doanh nghiệp và chính phủ, giữ vai trò chủ đạo trong lĩnh vực này.
2.2.2 Thực trạng CSDL quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT
Có thể chia cơ cấu quản lý nhân sự - tiền lương ra làm ba công đoạn chính:
- Quản lý nhân sự : cập nhật, điều chỉnh hồ sơ nhân viên
- Quản lý tiền lương : Cập nhật, điều chỉnh kết quả chấm công và tính lương.
- Báo cáo thống kê: Lập báo cáo danh sách nhân sự, báo cáo lương Biểu đồ phân cấp chức năng
Hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT đã thực hiện được các chức năng như sơ đồ sau.
Biểu đồ 2.5 Biểu đồ phân cấp chức năng
TÁI CẤU TRÚC CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM VNPT
Xác định các mục tiêu, dự báo nhu cầu
Công ty phần mềm VNPT chuyên thiết kế website và cung cấp dịch vụ trực tuyến, bao gồm quảng cáo và các sản phẩm thiết kế sáng tạo Hiện tại, công ty cần tái cấu trúc cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự và tiền lương bằng phần mềm HQTCSDL Microsoft Access.
Mục tiêu của bài toán là quản lý thông tin nhân sự, bao gồm mã nhân viên, họ tên, địa chỉ, mã chức vụ, mã phòng ban và mã hệ số lương.
Quản lý quá trình lương cho từng nhân viên trong công ty bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và lương thực lĩnh Chương trình cần cho phép tìm kiếm và truy vấn thông tin nhân sự một cách dễ dàng, đồng thời tính lương nhanh chóng và chính xác, cập nhật thông tin kịp thời.
3.1.2 Dự báo nhu cầu về CSDL
Công ty hiện có quy mô vừa và dự kiến sẽ mở rộng bằng cách phát triển thêm nhiều chi nhánh tại các thành phố lớn như Hà Nội, Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh trong thời gian tới.
Trình độ nhân sự: Đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ nghiệp vụ giàu kinh nghiệm.
Đội ngũ cán bộ công nhân viên của VSC hiện có hơn 250 người, bao gồm 5 tiến sĩ chuyên ngành Điện tử - Tin học - Viễn thông và 185 nhân viên có trình độ Đại học và sau Đại học trong các lĩnh vực như Điện tử, Tin học, Viễn thông và Kinh tế Số còn lại là các kỹ thuật viên và nhân viên bậc cao, đảm bảo sự đa dạng và chuyên môn trong công việc.
Công ty hiện tại là doanh nghiệp vừa, do đó hệ thống thông tin quản lý (HTTT) còn đơn giản Để phát triển bền vững, công ty cần đầu tư nâng cấp HTTT nhằm cải thiện khả năng quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) hiệu quả hơn.
Xác định, phân tích CSDL hiện tại
3.2.1 Xác định CSDL hiện tại
Quy trình quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty như sau:
Khi nhân viên gia nhập Công ty, họ sẽ nhận được một mã nhân viên duy nhất, mã này sẽ đồng hành cùng họ trong suốt thời gian làm việc tại Công ty.
Khi gia nhập Công ty, hồ sơ nhân viên sẽ được lưu trữ với các thông tin chi tiết như mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, mã phòng ban, mã chức vụ, mã hệ số lương, cùng với số bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội.
Quản lý thông tin nhân viên là quy trình quan trọng, bao gồm việc duy trì hồ sơ của nhân viên hiện tại, cập nhật và chỉnh sửa thông tin cá nhân, cũng như quản lý sơ yếu lý lịch của nhân viên mới được tuyển dụng vào công ty.
Công ty được tổ chức thành nhiều phòng ban khác nhau, mỗi phòng ban đảm nhận một vai trò cụ thể, chẳng hạn như phòng nhân sự và phòng công nghệ, nhằm tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và quản lý.
Trong công ty, có nhiều chức vụ khác nhau như Giám đốc, Phó giám đốc, trưởng phòng, phó phòng và nhân viên Mỗi chức vụ sẽ nhận được mức phụ cấp riêng biệt, phù hợp với vai trò và trách nhiệm của từng vị trí.
Trong Công ty, các hệ số lương được xác định dựa trên thời gian làm việc của nhân viên Mỗi nhân viên sẽ nhận được hệ số lương khác nhau tùy thuộc vào thời gian họ gắn bó với Công ty.
Công ty cũng áp dụng chế độ tiền thưởng và tiền phụ cấp cho nhân viên Mỗi nhân viên có một mã phụ cấp và mã thưởng riêng.
Mỗi nhân viên sẽ có bảng chấm công để chấm công cho từng tháng bao gồm: mã công, số ngày làm việc, số giờ làm thêm…
3.2.2 Phân tích CSDL hiện tại
Chức năng quản lý nhân sự yêu cầu nhân viên cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân, quá trình công tác trước đây và quan hệ gia đình để lưu trữ vào kho dữ liệu "Nhân viên" Kho này sẽ hỗ trợ thông tin cho việc chuyển phòng và nghỉ việc Khi nhân viên chuyển phòng, thông tin sẽ được lưu vào kho "Chuyển phòng", trong khi kho "Nghỉ việc" lưu trữ thông tin liên quan đến quá trình nghỉ việc Để quản lý hiệu quả hơn, cần thiết lập thêm các kho dữ liệu như "Quá trình công tác" để ghi nhận những đóng góp trước khi vào công ty và "Quá trình lương, bậc lương" nhằm theo dõi sự biến động lương và lập kế hoạch tăng lương hợp lý.
Biều đồ 2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 của chức năng quản lý nhân sự
Chức năng quản lý tiền lương cho phép các phòng ban thực hiện chấm công hàng ngày và nhập dữ liệu vào hệ thống Hệ thống sẽ lưu trữ bảng chấm công theo ngày để tổng hợp thành bảng công theo tháng Đồng thời, dựa trên bảng công hàng ngày, hệ thống cũng tổng hợp danh sách các sản phẩm hoàn thành và lưu trữ thông tin này.
Để tính lương chính xác, cần thu thập đầy đủ thông tin như các khoản phúc lợi, hệ số lương, cấp bậc và chức vụ Những thông tin này được lấy từ các kho dữ liệu tương ứng, bao gồm kho phúc lợi (như BHYT, BHXH, và chế độ thai sản) và hệ số lương theo quy định của nhà nước hoặc theo chức vụ Khi thực hiện tính lương, cần lưu ý đến hình thức trả lương (theo ngày, tuần hay tháng) để lập bảng lương gửi đến các phòng ban và nhân viên.
3 Phụ cấp 3 Các khoản khấu trừ
1 Bảng công 2 Bảng lương 3 Thông tin Phụ cấp 4 Thông tin khấu trừ 5 Lương
Biểu đồ 2.8 Biều đồ luồng dữ liệu mức 1 của chức năng quản lý tiền lương
Đánh giá hệ thống hiện tại
Công ty phần mềm VNPT, thuộc Tổng công ty dịch vụ viễn thông, hiện đang áp dụng hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) để quản lý nhân sự và tiền lương cho các thực thể.
Sơ đồ 2.9 Sơ đồ quan hệ cơ sở dữ liệu
Lập bảng công Khai báo các khoản khấu trừ Nhân viên
Khai báo các khoản phụ cấp
Thiết kế, xây dựng và hoàn thiện hệ thống CSDL
về hệ thống dẫn đến tốn chi phí, nguồn lực.
Theo thời gian thông tin lưu trữ ngày càng nhiều, bộ nhớ đầy làm cho quá trình xử lý ngày cảng chậm, cần phải can thiệp.
Hạn chế xử lý khối lượng lớn thông tin một cách nhanh chóng.
3.4 Thiết kế, xây dựng và hoàn thiện hệ thống CSDL
3.4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng Để giải quyết được yêu cầu đặt ra thì trước khi tái cấu trúc, CSDL quản lý nhân sự - tiền lương cần được bổ sung thêm chức năng quản lý dự án Vậy CSDL sẽ bao gồm các chức năng sau
Quản lý nhân sự bao gồm việc theo dõi và quản lý thông tin nhân viên như sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn, và quá trình công tác trước khi gia nhập công ty Ngoài ra, quản lý thời hạn hợp đồng làm việc, theo dõi sự chuyển phòng, khen thưởng, kỷ luật, cũng như quy trình thăng tiến lương và bậc lương là rất quan trọng Bên cạnh đó, việc quản lý nhân viên nghỉ tạm thời, nghỉ hẳn và chế độ hưu trí cũng cần được chú trọng để đảm bảo sự ổn định và phát triển của tổ chức.
Quản lý nhân sự - tiền lương
Quản lý nhân sự Quản lý dự án Qu ản lý tiền lương Báo cáo thông k ế
Cập nhật hồ sơ Lập bảng công Báo cáo danh sách nhân sự
Chuyển phòng Khai báo các khoản phụ cấp Báo cáo tiền lương
Nghỉ việc Tạo nhóm làm việc Khai báo các khoản khấu trừ Lập bảng lương và tính lương
Quản lý tiền lương bao gồm việc chấm công theo thời gian và sản phẩm của dự án, lập bảng chấm công hàng tháng để tính toán lương Quy trình này cũng bao gồm việc khai báo các khoản phụ cấp và khấu trừ, tương tự như cách tính lương cho nhân viên, từ đó sử dụng bảng công để lập bảng lương chính xác.
Quản lý dự án: quản lý thông tin dự án như đơn giá, số lượng, phần tram được hưởng, tạo nhóm làm việc dự án.
Chức năng quản lý dự án:
1 Dự án 1 1,2 chi tiết dự án
1 Thông tin dự án 2 Thông tin nhân viên Thông tin dự án được lưu vào kho “ Dự án” để tiện tra cứu Nhân viên sẽ được chia vào các nhóm để hoàn thành dự án, thông tin các nhân viên này được lưu cùng với thông tin dự án trong khó “ Chi tiết dự án”.
3.4.2 Xác định kiểu thực thể và các mối liên kết n 1 1
Mỗi nhân viên trong một phòng ban đều có vai trò quan trọng, và mỗi phòng ban sẽ bao gồm nhiều nhân viên, tạo thành mối liên kết chặt chẽ giữa phòng ban và nhân viên.
Mối quan hệ giữa nhân viên và chức vụ được hình thành theo kiểu một – nhiều, trong đó mỗi nhân viên đảm nhiệm một chức vụ, và mỗi chức vụ có thể có một hoặc nhiều nhân viên đảm nhận.
Mối quan hệ thân nhân của mỗi nhân viên là duy nhất, với mỗi nhân viên thường có ít nhất một mối quan hệ thân nhân Điều này tạo ra sự liên kết giữa nhân viên và thân nhân theo kiểu một - nhiều.
Phụ cấp là trợ cấp của Công ty cho nhân viên, gồm có phụ cấp ăn sang, phụ cấp ăn chiều, phụ cấp làm thêm…
Mỗi nhân viên có thể hưởng một phụ cấp và một phụ cấp có thể có nhiều nhân viên
Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể trải qua nhiều lần điều chỉnh lương, dẫn đến việc mỗi nhân viên chỉ có ít nhất một lần thay đổi lương Mối liên kết giữa nhân viên và quá trình lương vì vậy là mối quan hệ một – nhiều.
Trong suốt quá trình làm việc tại công ty, một nhân viên có thể không đạt được thành tích nào đáng chú ý hoặc cũng không có sai phạm, dẫn đến việc không nhận được khen thưởng hay bị kỷ luật.
Như vậy mối quan hệ Khen thưởng, kỷ luật – nhân viên là mối quan hệ không hoặc nhiều – một.
Thân nhân Nhân viên có
Quá trình lương Nhân viên
Khen thưởng, kỷ luậtNhân viên có
Nhân viên có thể nghỉ việc dưới nhiều hình thức như nghỉ có lương, nghỉ không lương, nghỉ phép hay nghỉ ốm đau Điều này cho thấy rằng mỗi nhân viên có thể sử dụng nhiều loại nghỉ khác nhau, và một hình thức nghỉ có thể áp dụng cho nhiều nhân viên khác nhau Do đó, mối quan hệ giữa nghỉ việc và nhân viên là mối quan hệ nhiều – nhiều.
Một nhân viên có thể tham gia vào nhiều dự án, trong khi một dự án có thể có sự tham gia của nhiều nhân viên, tạo ra mối liên kết nhiều – nhiều giữa dự án và nhân viên Để đơn giản hóa mối liên kết này, chúng ta cần thêm một thực thể liên kết chi tiết dự án.
Một nhân viên có thể sở hữu nhiều trình độ và chuyên môn, trong khi nhiều nhân viên có thể chia sẻ cùng một trình độ hoặc chuyên môn Do đó, mối quan hệ giữa nhân viên với trình độ và chuyên môn là mối quan hệ nhiều – nhiều Để đơn giản hóa các mối liên kết này, chúng ta sử dụng thực thể liên kết trình độ chuyên môn.
Chi tiết nghỉ việc Có Nhân viên
Có Quá trình công tác
Mỗi nhân viên đều có ít nhất một quá trình công tác duy nhất, tạo ra mối liên kết một – nhiều giữa nhân viên và quá trình công tác.
Mỗi nhân viên có thể được ghi nhận trên nhiều bảng công, và mỗi bảng công lại được phân bổ cho một phòng ban cụ thể Tuy nhiên, một phòng ban có thể có nhiều bảng công khác nhau theo từng tháng Do đó, mối liên kết giữa nhân viên và bảng công là mối quan hệ nhiều – nhiều, trong khi mối liên kết giữa bảng công và phòng ban là mối quan hệ nhiều – một.
Mỗi bảng công lập có một bảng lương chi tiết, trong đó mỗi bảng lương chỉ chứa thông tin của một nhân viên Tuy nhiên, một nhân viên có thể có nhiều bảng lương chi tiết khác nhau Do đó, mối liên kết giữa nhân viên và bảng lương là một-nhiều, trong khi mối liên kết giữa bảng lương chi tiết và bảng công là nhiều-một.
3.4.3 Biểu đồ quan hệ thực thể E – R
Bảng công Chi tiết bảng Có
Có Bảng Có lương chi tiết
Bảng công Nhân viên có Chi tiết nghỉ việc Dự có án
Chuyên môn có có có có
Quá trình lương Trình có độ
Trình độ chuyên môn Chức vụ có có có có
Khen thưởng, kỷ luật Nhân viên
Quá trình công tác có có
Biểu đồ 2.10 Biểu đồ quan hệ thực thể E - R 3.4.4 Xây dựng các quan hệ
Đánh giá về CSDL đã tái cấu trúc
Cơ sở dữ liệu mới đã khắc phục được rất nhiều nhược điểm của cơ sở dữ liệu cũ:
- Cho phép truy cập dữ liệu người dùng Các cấp bậc, bộ phận được phân quyền có thể truy cập dữ liệu ở các mức độ nhất định.
- Độ bảo mật ở mức cao vì đặc thù của thông tin quản lý, một sai sót nhỏ có thể dẫn đến một hậu quả lớn.
- Tốc độ xử lý nhanh chóng và chính xác Đảm bảo khi truy xuất dữ liệu thông tin về nhân viên và lương phải đầy đủ, rõ ràng.
- Phản hồi lại hệ thống ngay cả khi hệ thống yêu cầu hoặc khi xảy ra sai sót Tốc độ tra cứu của hệ thống CSDL nhanh, ổn định
Mặc dù chương trình sở hữu nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số thiếu sót, như giao diện gây khó khăn cho nhân viên quản trị và sự thiếu hụt một số báo cáo thống kê cần thiết Những nhược điểm này sẽ được khắc phục trong thời gian tới.
