TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tầm quan trọng và ý nghĩa của vấn đề nghiên cứu
Sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ hiện đại đã thúc đẩy sự tiến bộ không ngừng của công nghệ thông tin, biến đây thành ngành công nghiệp hàng đầu tại nhiều quốc gia phát triển Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong quá trình hội nhập và phát triển, giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động Do đó, quản lý nhân sự và tiền lương trở thành chức năng cốt lõi, được các nhà quản lý đặc biệt chú trọng nghiên cứu và phân tích.
Công ty phần mềm VNPT chuyên thiết kế website, phát triển phần mềm và cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng trên Internet và di động Khi quy mô công ty ngày càng mở rộng, việc quản lý nguồn nhân lực trở nên phức tạp hơn Hiện tại, quản lý nhân sự - tiền lương đang được thực hiện trên cơ sở dữ liệu Access, mặc dù có nhiều lợi ích nhưng vẫn gặp một số khó khăn Nhận thấy tầm quan trọng của quản lý nhân sự - tiền lương, tôi đã chọn đề tài “Tái cấu trúc cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT” trong quá trình thực tập Đề tài này nhằm mục đích tìm hiểu sâu về quy trình quản lý nhân sự - tiền lương, phân tích điểm mạnh và điểm yếu để cải thiện hiệu quả quản lý nguồn nhân lực.
Quản lý nhân sự là yếu tố then chốt trong việc xây dựng và phát triển công ty, do đó, việc này cần được thực hiện bởi những người có chuyên môn và kỹ năng quản lý cao, nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Tiền lương là giá trị tiền tệ phản ánh một phần sản phẩm xã hội mà người lao động nhận được để bù đắp cho hao phí lao động trong quá trình sản xuất kinh doanh Tiền lương, hay tiền công, liên quan chặt chẽ đến thời gian và hiệu quả công việc của người lao động.
Chi phí quản lý nhân sự, bao gồm tiền lương, là một yếu tố quan trọng trong cấu thành giá sản phẩm và dịch vụ của công ty sản xuất Do đó, việc tái cấu trúc cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự là cần thiết để tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu chi phí.
Tiền lương là yếu tố quan trọng giúp người quản lý tổ chức sử dụng lao động hiệu quả, hạch toán chính xác và thanh toán kịp thời, từ đó kích thích nhân viên chú trọng đến thời gian, kết quả và chất lượng lao động Điều này không chỉ nâng cao kỷ luật lao động và năng suất làm việc mà còn góp phần tiết kiệm chi phí lao động, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Hơn nữa, việc quản lý tiền lương hợp lý còn tạo điều kiện cải thiện đời sống vật chất và tinh thần cho công nhân viên.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Để hoàn thành khóa luận này, tôi đã tiến hành tham khảo và nghiên cứu nhiều tài liệu, khóa luận tương tự, cũng như giáo trình liên quan đến đề tài của mình, nhằm học hỏi và rút kinh nghiệm trong quá trình thực hiện.
Hỏa Thị Ngọc Tú (K45S3) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoạch định CSDL hệ thống quản lý tiền gửi tiết kiệm trong ngân hàng Viettinbank chi nhánh Cầu Giấy - Hà Nội” Ưu điểm của đề tài là các bước hoạch định được trình bày rõ ràng, chi tiết và có tính khả thi cao Tuy nhiên, nhược điểm là lý thuyết về hoạch định cơ sở dữ liệu chưa đầy đủ Đề tài cũng mở rộng sang việc hoạch định CSDL của hệ thống quản lý giải thi đấu bóng đá quốc gia.
Việt Nam Ưu điểm: Phân tích, đánh giá thực trạng về quản lý tiền lương tại Công ty chi tiết, nội dung rõ ràng, dễ hiểu.
Nhược điểm: Phần lý thuyết về hoạch định cơ sở dữ liệu còn sơ sài, chưa rõ ràng.
Nguyễn Thị Thúy (K45S3) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Hoạch định cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự tại công ty cổ phần inet” Bài luận có ưu điểm là lý thuyết được trình bày đầy đủ và logic Tuy nhiên, nhược điểm lớn là thực trạng cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự hiện tại tại công ty chưa được phân tích một cách rõ ràng.
Mục tiêu nghiên cứu
Hệ thống hóa các cơ sở lý luận liên quan đến cơ sở dữ liệu và hệ thống thông tin quản lý nhân sự là rất quan trọng Việc tái cấu trúc cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty sẽ giúp nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện chất lượng thông tin Điều này không chỉ hỗ trợ trong việc ra quyết định mà còn tăng cường khả năng phân tích dữ liệu, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Phân tích và đánh giá thực trạng về công tác quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT.
- Tái cấu trúc cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềmVNPT
- Đưa ra một số định hướng, giải pháp về quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT.
Đối tượng và phạm vị nghiên cứu
1.4.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu được đặt ra đó là cán bộ nhân viên trong Công ty phần mềm VNPT, phần mềm quản lý nhân sự - tiền lương mà công ty đang sử dụng, đồng thời nghiên cứu cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương của Công ty phần mềm VNPT.
1.4.2 Phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu được đặt ra trên thực trạng cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT trong 3 năm gần đây từ năm 2013 - 2015 Phân tích hệ cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty từ đó tái cấu trúc cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT.
Phương pháp thực hiện
- Phương pháp thu thập tài liệu:
Nghiên cứu về Công ty bao gồm các khía cạnh như lịch sử hình thành và phát triển, các sản phẩm và dịch vụ chủ yếu, cơ cấu tổ chức, cũng như tình hình tài chính hiện tại.
Cách thực hiện: Tìm và đọc các tài liệu liên quan đến Công ty qua website của công ty, tài liệu thông tin nội bộ…
- Phương pháp quan sát thực tiễn:
Bài viết này cung cấp cái nhìn tổng quát về tổ chức, giúp người đọc hiểu rõ cách thức hoạt động của các luồng thông tin trong hệ thống của công ty.
Trong quá trình thực tập, tôi đã tìm hiểu và quan sát cách tổ chức quản lý cũng như các hoạt động của hệ thống tại Công ty.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá
Đánh giá hiện trạng của hệ thống cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự và tiền lương là cần thiết để xác định những điểm mạnh và yếu Từ đó, việc tái cấu trúc cơ sở quản lý nhân sự - tiền lương sẽ giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc Định hướng cho Công ty trong tương lai cần tập trung vào việc cải thiện công nghệ, tăng cường tính linh hoạt và đảm bảo tính chính xác trong quản lý thông tin nhân sự và tiền lương.
Để thực hiện, các bộ phận của cơ sở dữ liệu sẽ được phân tích thành các bộ phận riêng biệt Phương pháp đánh giá tổng hợp kết hợp với hệ thống hóa sẽ được áp dụng nhằm nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung của Công ty.
Kết cấu khóa luận
Ngoài Lời cảm ơn, các danh mục, kết luận và phần tài liệu tham khảo, khóa luận gồm 3 phần:
Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng của cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phân mềm VNPT
Phần 3: Tái cấu trúc cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CSDL QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM VNPT
Một số khái niệm cơ bản
2.1.1 Quản lý nhân sự - tiền lương Nguồn: Giáo trình Quản trị học, Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Khoa Khoa học quản lý, Nhà xuất bản Giao thông vận tải (2008)
Quản lý là quá trình phối hợp các cá nhân trong tổ chức để đạt được mục tiêu chung Công việc quản lý bao gồm năm nhiệm vụ chính.
Hoạch định: Xác định mục tiêu, quyết định những công việc cần làm trong tương lai và lên kế hoạch hành động.
Tổ chức: sử dụng một cách tối ưu các tài nguyên được yêu cầu để thực hiện kế hoạch
Bố trí nhân lực: phân tích công việc, tuyển dụng và phân công từng các nhân cho từng công việc phù hợp.
Lãnh đạo: giúp các nhân viên khác làm việc hiệu quả hơn để đạt được các kế hoạch.
Kiểm soát là quá trình giám sát và kiểm tra hoạt động theo kế hoạch, với khả năng điều chỉnh kế hoạch dựa trên phản hồi từ quá trình kiểm tra.
Ngày nay, sự phát triển của công nghệ thông tin đã làm cho việc ứng dụng máy tính trở nên phổ biến trong mọi lĩnh vực, đặc biệt tại Việt Nam Tin học đã khẳng định vai trò quan trọng trong các lĩnh vực kinh tế và xã hội Việc áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý không chỉ giúp giải phóng các nhà lãnh đạo khỏi công việc máy móc mà còn tạo điều kiện cho họ tập trung vào việc quản lý một cách khoa học và hiệu quả hơn, từ đó nâng cao tốc độ xử lý thông tin.
Quản lý nhân sự là quá trình tác động có hệ thống của người quản lý đến các thành viên trong tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu quản lý đã xác định.
Quản lý tiền lương bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc hình thành, quản lý và phân phối tiền lương Các hoạt động này được thực hiện dựa trên các quyết định của nhà nước và ngành liên quan, đồng thời đã được đơn vị đăng ký với Nhà nước.
Quản lý nhân sự và tiền lương hiệu quả giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để vấn đề chấm công, tránh tình trạng tính công thiếu hoặc sai cho người lao động Hệ thống quản lý chi tiết thông tin nhân viên, lịch sử công tác, quá trình luân chuyển và mức lương theo từng giai đoạn Sự kết hợp giữa các module chấm công, đánh giá và bảo hiểm đảm bảo tính đồng bộ và xuyên suốt trong quản lý nhân sự, tiền lương, thưởng và chế độ cho nhân viên.
2.1.2 Cơ sở dữ liệu, hệ quản trị cơ sở dữ liệu Nguồn: Nguyễn Đăng Tỵ, Đỗ Phúc, Giáo trình Cơ sở dữ liệu, Đại học quốc gia
TP Hồ Chí Minh – Trường Đại học Công nghệ thông tin, Nhà xuất bản Đại học quốc gia TP HCM (2010)
Dữ liệu là yếu tố cơ bản xuất hiện tự nhiên trong cuộc sống, được thu thập và lưu trữ trong hệ cơ sở dữ liệu Độ rõ ràng của dữ liệu thu thập ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng phân tích Để đưa ra thông tin chính xác hơn, người ra quyết định cần trải qua quá trình xử lý và phân tích dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là một phần dữ liệu được lưu trữ trong máy tính theo quy trình có tổ chức, cho phép máy tính dễ dàng đọc, chỉnh sửa, thêm hoặc xóa thông tin CSDL quan hệ được cấu trúc một cách nhất định để quản lý và truy xuất dữ liệu hiệu quả.
Chứa dữ liệu trong các bảng, được cấu tạo bởi các dòng (mẫu tin) và các cột (trường);
Cho phép truy xuất các tập hợp dữ liệu con từ các bảng và nối các bảng lại với nhau nhằm mục đích truy cập các mẫu tin liên quan nằm trong các bảng khác nhau.
Một số tính chất của CSDL:
- CSDL phản ánh thông tin về hoạt động của một tổ chức nhất định
- Là một tập hợp thông tin mang tính hệ thống
- Thông tin lưu trữ trong CSDL được chia sẻ cho nhiều người sử dụng và nhiều ứng dụng khác nhau
Các đặc điểm của CSDL:
Hệ CSDL có tính tự mô tả, nghĩa là nó không chỉ lưu trữ dữ liệu mà còn bao gồm các định nghĩa chi tiết về cấu trúc và tổ chức của chính nó Các định nghĩa này được lưu trữ trong danh mục, cung cấp thông tin về cấu trúc tập tin, kiểu dữ liệu, dạng thức lưu trữ của từng thành phần và các ràng buộc liên quan đến dữ liệu.
Tính độc lập của cơ sở dữ liệu là một yếu tố quan trọng, vì cấu trúc của nó được lưu trữ trong bảng Điều này có nghĩa là khi có sự thay đổi nhỏ trong cấu trúc, chúng ta không cần phải sửa đổi nhiều trong chương trình, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
Hệ CSDL cung cấp khả năng trình bày dữ liệu ở mức độ trừu tượng, giúp giấu đi các chi tiết lưu trữ thực tế của dữ liệu Quá trình trừu tượng hóa này diễn ra thông qua mô hình dữ liệu, bao gồm các đối tượng, thuộc tính của chúng và mối quan hệ giữa các đối tượng.
Tính nhất quán trong lưu trữ dữ liệu giúp tránh tình trạng trùng lặp thông tin, đồng thời thiết lập cơ chế điều khiển truy xuất hợp lý để ngăn ngừa tranh chấp dữ liệu Điều này đảm bảo rằng dữ liệu luôn chính xác và đáng tin cậy tại mọi thời điểm.
Một số mô hình dữ liệu:
- Mô hình dữ liệu thực thể - kết hợp
Mô hình thực thể - kết hợp là công cụ hữu ích để mô tả lược đồ khái niệm của một tổ chức, tập trung vào cấu trúc và mối quan hệ giữa các thực thể mà không cần quan tâm đến hiệu quả hay thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.
Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản trị muốn lưu giữ thông tin về nó.
Thực trạng cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT
2.2.1 Giới thiệu chung về Công ty phần mềm VNPT
Công ty phần mềm VNPT, viết tắt là VSC, tọa lạc tại Nhà Internet, lô 2A, làng Quốc tế Thăng Long, phường Dịch Vọng, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Để liên hệ, bạn có thể gọi điện thoại đến số 04.37930595 hoặc gửi fax qua số 04.37932847.
Công ty Điện toán và Truyền số liệu (VDC) được thành lập theo Quyết định số 1216/QĐ-TCCB ngày 06/12/1989, là một phần quan trọng trong chiến lược phát triển của Tập đoàn BCVT Việt Nam VDC hoạt động như một đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc, theo quy định tại Nghị định 51/CP ngày 1/8/1995 của Chính phủ, đảm nhận vai trò chủ đạo của Nhà nước trong lĩnh vực Internet và công nghệ thông tin Công ty có cơ cấu tổ chức gồm khối văn phòng hỗ trợ Giám đốc, các phòng ban chức năng và 05 Trung tâm trực thuộc, tất cả đều dưới sự chỉ đạo của Giám đốc.
IT và VDC Online đặt trụ sở tại Hà Nội, VDC2 đặt trụ sở TP.HCM, VDC3 đặt trụ sở tại Đà Nẵng
Vào ngày 30/06/2015, theo quyết định số 14/QĐ-VNPT-VNP-NS, VDCIT đã chính thức được đổi tên thành Công ty Phần mềm VNPT (VNPT Soft Company), thuộc chi nhánh Tổng công ty Dịch vụ Viễn thông (VNPT VinaPhone) VNPT Soft Company hoạt động như một doanh nghiệp thành viên hạch toán phụ thuộc của Tổng công ty Dịch vụ Viễn thông, hoạt động theo hình thức chi nhánh và tuân thủ luật Doanh nghiệp.
Sơ đồ tổ chức của Công ty
Sơ đồ 2.3 Sơ đồ tổ chức của Công ty phần mềm VNPT
Công ty được tổ chức thành nhiều phòng ban, mỗi phòng ban đảm nhận các chức năng và nhiệm vụ riêng, đồng thời có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để cùng hướng tới mục tiêu chung của công ty.
Giám đốc: Công ty có một Giám đốc quản lý, lãnh đạo và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty.
Phó Giám đốc: Hai Phó Giám đốc hỗ trợ cho giám đốc theo chức trách và nhiệm vụ được giao.
Phòng Hạ tầng Kỹ thuật – An ninh mạng, với đội ngũ 47 nhân viên, đảm nhiệm quản lý và hỗ trợ hệ thống hạ tầng kỹ thuật mạng cũng như thiết bị an ninh mạng của công ty Phòng cũng quản trị và vận hành đường truyền Internet, mạng LAN, hệ thống máy chủ và hệ thống lưu trữ, đảm bảo hoạt động ổn định và an toàn cho toàn bộ hạ tầng công nghệ thông tin.
Giám đốc Phó Giám đốc
Phòng Công nghệ thông tin
Phòng quản lý chất lượng
Phòng Hạ tầng kỹ thuật – An ninh mạng
PhòngQuản trị -Hành chính
Công ty phần mềm VNPT tham gia xây dựng và triển khai các dự án công nghệ thông tin theo chỉ đạo của ban giám đốc Phòng Quản trị - Hành chính, với 30 nhân viên, có nhiệm vụ tư vấn cho ban lãnh đạo, quản lý tài sản cố định và lưu động, cùng với doanh thu hàng năm, theo từng kỳ và tháng Phòng cũng đảm bảo tính hợp lý của các hợp đồng kinh tế để tránh tranh chấp và vi phạm pháp luật, đồng thời quản lý các vấn đề tài chính, hạch toán và thống kê thu chi, đầu tư tài chính.
Phòng Tổng hợp, với 25 nhân viên, có nhiệm vụ tư vấn cho ban lãnh đạo công ty trong việc tuyển chọn, sắp xếp và đào tạo nhân sự Phòng cũng đề xuất các chính sách ưu đãi và khen thưởng cho cán bộ công nhân viên, đồng thời đảm bảo đào tạo nguồn nhân lực đạt được các mục tiêu đã đề ra của công ty.
Phòng Quản lý chất lượng, với đội ngũ 32 nhân viên, có nhiệm vụ xây dựng quy trình sản xuất phần mềm và triển khai hệ thống quản lý chất lượng Đội ngũ này cũng đề xuất các cải tiến về chất lượng và tối ưu hóa hoạt động sản xuất sản phẩm để nâng cao hiệu quả.
Phòng Công nghệ thông tin, với 120 nhân viên, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý lĩnh vực tin học của công ty truyền thông Phòng đảm nhiệm kỹ thuật điều hành mạng lưới và đảm bảo an toàn mạng, đồng thời nghiên cứu sản phẩm mới và kiểm tra chất lượng sản phẩm Ngoài ra, phòng còn cung cấp và thực hiện các dự án dịch vụ gia tăng, góp phần vào sự phát triển của các sản phẩm và dịch vụ chính của công ty.
VNPT IVAN là dịch vụ khai báo bảo hiểm xã hội, giúp giảm thiểu tối đa chi phí giấy tờ trong hoạt động kinh doanh Dịch vụ này đơn giản hóa các thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân trong việc tiếp cận bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế một cách nhanh chóng và dễ dàng.
VNPT Portal mang đến giải pháp công nghệ thông tin điện tử dựa trên nền tảng core portal của các thương hiệu hàng đầu như Oracle, Microsoft và IBM Hệ thống này được triển khai nhằm phục vụ cho việc xây dựng hệ thống thông tin, cung cấp dịch vụ công, và phát triển các ứng dụng cho các Bộ, Ban ngành, UBND Tỉnh và các đơn vị doanh nghiệp khác.
VNPT OEP là hệ thống quản lý hộ tịch, cung cấp chức năng cho cán bộ tư pháp địa phương nhập thông tin và in kết quả theo mẫu Bộ Tư Pháp Hệ thống cho phép tra cứu hồ sơ nhanh chóng, giúp cán bộ dễ dàng theo dõi tình hình giải quyết hồ sơ Điều này góp phần nâng cao chất lượng quản lý và hiệu quả công việc trong lĩnh vực tư pháp.
VNPT HIS là hệ thống phần mềm quản lý bệnh viện, giúp tối ưu hóa quy trình khám chữa bệnh và cải cách thủ tục hành chính Hệ thống này góp phần thu hẹp khoảng cách giữa các tuyến y tế thông qua việc chia sẻ thông tin bệnh nhân và bệnh án, đồng thời tuân thủ các chuẩn quốc tế và quy định của Bộ Y tế Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cũng được cải thiện nhờ ứng dụng hiệu quả của VNPT HIS.
Bảng 2.4 Bảng đánh giá tình hình tài chính của VSC Đơn vị: triệu VNĐ
Mã số Chỉ tiêu Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ.
4 Giá vốn bán hàng và cung cấp dịch vụ
5 Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
6 Doanh thu và hoạt động tài chính
9 Chi phí quản lý doanh nghiệp
10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
(Nguồn: Phòng Quản trị – Hành chính của VSC)
Dựa vào thông tin thu thập được cũng như bảng đánh giá tình hình tài chính ta thấy rằng:
Doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh của công ty tăng qua các năm (Năm 2012-2014) cụ thể như sau:
- Doanh thu về bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2013 tăng 6,24% so với năm
2012, năm 2014 tăng 4% sơ với năm 2013
- Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dich vụ năm 2013 tăng 46,15%, năm
- Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh: Năm 2013 tăng 116,6% so với năm
Tình hình tài chính của công ty đang có xu hướng tăng trưởng ổn định qua các năm, với doanh thu từ bán hàng và cung cấp dịch vụ tăng nhẹ, trong khi lợi nhuận tăng nhanh Điều này cho thấy công ty đã triển khai một chiến lược mạnh mẽ nhằm mở rộng thị trường và áp dụng các công nghệ tiên tiến vào quản trị kinh doanh, qua đó nâng cao khả năng cạnh tranh.
Mục tiêu doanh thu năm 2020 là 20 tỷ đồng với tốc độ tăng trưởng 49% mỗi năm Chúng tôi sẽ tiếp tục cung cấp các sản phẩm dịch vụ viễn thông và công nghệ thông tin cho doanh nghiệp và chính phủ, đồng thời giữ vai trò chủ đạo trong lĩnh vực này.
2.2.2 Thực trạng CSDL quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT
Có thể chia cơ cấu quản lý nhân sự - tiền lương ra làm ba công đoạn chính:
- Quản lý nhân sự : cập nhật, điều chỉnh hồ sơ nhân viên
- Quản lý tiền lương : Cập nhật, điều chỉnh kết quả chấm công và tính lương.
- Báo cáo thống kê: Lập báo cáo danh sách nhân sự, báo cáo lương Biểu đồ phân cấp chức năng
Hệ thống quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty phần mềm VNPT đã thực hiện được các chức năng như sơ đồ sau.
Biểu đồ 2.5 Biểu đồ phân cấp chức năng
TÁI CẤU TRÚC CƠ SỞ DỮ LIỆU QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY PHẦN MỀM VNPT
Xác định các mục tiêu, dự báo nhu cầu
Công ty phần mềm VNPT chuyên cung cấp dịch vụ thiết kế website và các giải pháp trực tuyến, bao gồm quảng cáo và sản phẩm thiết kế sáng tạo Để nâng cao hiệu quả quản lý, công ty cần tái cấu trúc cơ sở dữ liệu quản lý nhân sự và tiền lương bằng phần mềm HQTCSDL Microsoft Access.
Mục tiêu của bài toán là quản lý thông tin nhân sự, bao gồm mã nhân viên, họ tên, địa chỉ, mã chức vụ, mã phòng ban và mã hệ số lương.
Quản lý lương nhân viên trong công ty bao gồm các yếu tố như lương cơ bản, phụ cấp, thưởng và lương thực lĩnh Chương trình cần đảm bảo dễ dàng tìm kiếm và truy vấn thông tin nhân sự, tính toán lương nhanh chóng và chính xác, đồng thời cập nhật thông tin kịp thời.
3.1.2 Dự báo nhu cầu về CSDL
Công ty hiện đang hoạt động với quy mô vừa, nhưng dự kiến sẽ mở rộng thêm nhiều chi nhánh tại các thành phố lớn như Hà Nội, Đà Nẵng và TP Hồ Chí Minh trong thời gian tới.
Trình độ nhân sự: Đội ngũ cán bộ lãnh đạo, cán bộ nghiệp vụ giàu kinh nghiệm.
Đội ngũ cán bộ công nhân viên của VSC hiện có hơn 250 người, bao gồm 5 tiến sĩ chuyên ngành Điện tử - Tin học - Viễn thông và 185 nhân viên có trình độ Đại học và trên Đại học trong các lĩnh vực liên quan Số còn lại là các kỹ thuật viên và nhân viên bậc cao, đảm bảo sự đa dạng và chuyên môn trong công việc.
Công ty hiện tại đang ở quy mô doanh nghiệp vừa, do đó hệ thống thông tin quản lý (HTTT) còn đơn giản Để phát triển bền vững, công ty cần đầu tư nâng cấp HTTT nhằm cải thiện khả năng quản lý cơ sở dữ liệu (CSDL) hiệu quả hơn.
Xác định, phân tích CSDL hiện tại
3.2.1 Xác định CSDL hiện tại
Quy trình quản lý nhân sự - tiền lương tại Công ty như sau:
Khi nhân viên gia nhập Công ty, họ sẽ nhận được một mã nhân viên duy nhất, mã này sẽ đồng hành cùng họ trong suốt thời gian làm việc tại Công ty.
Khi nhân viên gia nhập Công ty, hồ sơ của họ sẽ được lưu trữ với các thông tin chi tiết, bao gồm: Mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, giới tính, quê quán, mã phòng ban, mã chức vụ, mã hệ số lương, cùng với số bảo hiểm y tế (BHYT) và bảo hiểm xã hội (BHXH).
Quản lý thông tin nhân viên là quá trình quan trọng bao gồm việc duy trì hồ sơ nhân viên hiện tại, cập nhật và chỉnh sửa thông tin cá nhân, cũng như quản lý sơ yếu lý lịch của nhân viên mới tuyển dụng vào Công ty.
Trong công ty, các phòng ban được phân chia thành nhiều bộ phận khác nhau, mỗi bộ phận đảm nhiệm một vai trò cụ thể Chẳng hạn, phòng nhân sự phụ trách quản lý nguồn nhân lực, trong khi phòng công nghệ tập trung vào phát triển và ứng dụng công nghệ.
Trong công ty, các chức vụ bao gồm Giám đốc, Phó giám đốc, trưởng phòng, phó phòng và nhân viên, mỗi vị trí sẽ nhận được một mức phụ cấp khác nhau.
Trong Công ty, các nhân viên nhận được các hệ số lương khác nhau dựa trên thời gian làm việc của họ.
Công ty cũng áp dụng chế độ tiền thưởng và tiền phụ cấp cho nhân viên Mỗi nhân viên có một mã phụ cấp và mã thưởng riêng.
Mỗi nhân viên sẽ có bảng chấm công để chấm công cho từng tháng bao gồm: mã công, số ngày làm việc, số giờ làm thêm…
3.2.2 Phân tích CSDL hiện tại
Chức năng quản lý nhân sự yêu cầu nhân viên cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân, quá trình công tác và quan hệ gia đình, được lưu trữ trong kho dữ liệu "Nhân viên" Kho dữ liệu này hỗ trợ thông tin cho việc chuyển phòng và nghỉ việc, với kho "Chuyển phòng" ghi nhận thông tin phòng ban mới và kho "Nghỉ việc" lưu trữ quá trình nghỉ việc Để quản lý hiệu quả hơn, cần bổ sung các kho khác như "Quá trình công tác" để theo dõi hoạt động trước khi vào công ty và "Quá trình lương, bậc lương" để giám sát diễn biến lương và lập kế hoạch tăng lương hợp lý.
Biều đồ 2.7 Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 của chức năng quản lý nhân sự
Chức năng quản lý tiền lương cho phép các phòng ban chấm công hàng ngày và nhập dữ liệu vào hệ thống Hệ thống sẽ lưu trữ bảng chấm công theo ngày và tổng hợp thành bảng công tháng Đồng thời, hệ thống cũng sử dụng bảng công hàng ngày để tổng hợp danh sách sản phẩm hoàn thành và lưu giữ thông tin này.
Để tính lương chính xác, cần thu thập đầy đủ thông tin như các khoản phúc lợi, hệ số lương, cấp bậc và chức vụ Những thông tin này được lấy từ các kho dữ liệu tương ứng, bao gồm kho phúc lợi (như BHYT, BHXH, hưởng thai sản) và hệ số lương theo quy định của nhà nước hoặc chức vụ Ngoài ra, hình thức trả lương cũng cần được xem xét, có thể theo ngày, tuần hoặc tháng, để lập bảng lương gửi cho các phòng ban và nhân viên.
3 Phụ cấp 3 Các khoản khấu trừ
1 Bảng công 2 Bảng lương 3 Thông tin Phụ cấp 4 Thông tin khấu trừ 5 Lương
Biểu đồ 2.8 Biều đồ luồng dữ liệu mức 1 của chức năng quản lý tiền lương
Đánh giá hệ thống hiện tại
Công ty phần mềm VNPT, thuộc Tổng công ty dịch vụ viễn thông, hiện đang áp dụng hệ thống cơ sở dữ liệu (CSDL) để quản lý nhân sự và tiền lương cho các thực thể.
Sơ đồ 2.9 Sơ đồ quan hệ cơ sở dữ liệu
Lập bảng công Khai báo các khoản khấu trừ Nhân viên
Khai báo các khoản phụ cấp
Thiết kế, xây dựng và hoàn thiện hệ thống CSDL
về hệ thống dẫn đến tốn chi phí, nguồn lực.
Theo thời gian thông tin lưu trữ ngày càng nhiều, bộ nhớ đầy làm cho quá trình xử lý ngày cảng chậm, cần phải can thiệp.
Hạn chế xử lý khối lượng lớn thông tin một cách nhanh chóng.
3.4 Thiết kế, xây dựng và hoàn thiện hệ thống CSDL
3.4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng Để giải quyết được yêu cầu đặt ra thì trước khi tái cấu trúc, CSDL quản lý nhân sự - tiền lương cần được bổ sung thêm chức năng quản lý dự án Vậy CSDL sẽ bao gồm các chức năng sau
Quản lý nhân sự bao gồm việc quản lý thông tin nhân viên như sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn, và quá trình công tác trước khi vào công ty Ngoài ra, cần theo dõi thời hạn hợp đồng làm việc, chuyển phòng, khen thưởng, kỷ luật, và quá trình thăng tiến lương Đồng thời, việc quản lý nhân viên nghỉ tạm thời, nghỉ hẳn, và về hưu cũng rất quan trọng để đảm bảo hoạt động trơn tru của tổ chức.
Quản lý nhân sự - tiền lương
Quản lý nhân sự Quản lý dự án Qu ản lý tiền lương Báo cáo thông k ế
Cập nhật hồ sơ Lập bảng công Báo cáo danh sách nhân sự
Chuyển phòng Khai báo các khoản phụ cấp Báo cáo tiền lương
Nghỉ việc Tạo nhóm làm việc Khai báo các khoản khấu trừ Lập bảng lương và tính lương
Quản lý tiền lương bao gồm việc chấm công theo thời gian và sản phẩm của dự án Cần lập bảng chấm công hàng tháng để tính lương, đồng thời khai báo các khoản phụ cấp và khấu trừ tương tự như trong cách tính lương của nhân viên Dựa vào bảng công, chúng ta sẽ lập bảng lương chính xác.
Quản lý dự án: quản lý thông tin dự án như đơn giá, số lượng, phần tram được hưởng, tạo nhóm làm việc dự án.
Chức năng quản lý dự án:
1 Dự án 1 1,2 chi tiết dự án
1 Thông tin dự án 2 Thông tin nhân viên Thông tin dự án được lưu vào kho “ Dự án” để tiện tra cứu Nhân viên sẽ được chia vào các nhóm để hoàn thành dự án, thông tin các nhân viên này được lưu cùng với thông tin dự án trong khó “ Chi tiết dự án”.
3.4.2 Xác định kiểu thực thể và các mối liên kết n 1 1
Mỗi nhân viên thuộc một phòng ban cụ thể, và mỗi phòng ban lại có nhiều nhân viên, tạo nên mối liên kết đa chiều giữa phòng ban và nhân viên.
Mối quan hệ giữa nhân viên và chức vụ là một mối liên kết một – nhiều, trong đó mỗi nhân viên đảm nhận một chức vụ cụ thể, và mỗi chức vụ có thể được đảm nhiệm bởi một hoặc nhiều nhân viên khác nhau.
Mối quan hệ thân nhân giữa các nhân viên có sự đa dạng, với mỗi nhân viên thường có ít nhất một mối quan hệ thân nhân Điều này tạo nên liên kết một – nhiều giữa nhân viên và thân nhân của họ.
Phụ cấp là trợ cấp của Công ty cho nhân viên, gồm có phụ cấp ăn sang, phụ cấp ăn chiều, phụ cấp làm thêm…
Mỗi nhân viên có thể hưởng một phụ cấp và một phụ cấp có thể có nhiều nhân viên
Trong quá trình làm việc, nhân viên có thể trải qua nhiều lần điều chỉnh lương, dẫn đến ít nhất một lần thay đổi mức lương cho từng nhân viên cụ thể Do đó, mối liên kết giữa nhân viên và quá trình điều chỉnh lương mang tính chất một – nhiều.
Trong suốt quá trình làm việc tại công ty, một nhân viên có thể không đạt thành tích nổi bật hoặc không vi phạm quy định nào, do đó không nhận được khen thưởng hay bị kỷ luật.
Như vậy mối quan hệ Khen thưởng, kỷ luật – nhân viên là mối quan hệ không hoặc nhiều – một.
Thân nhân Nhân viên có
Quá trình lương Nhân viên
Khen thưởng, kỷ luậtNhân viên có
Nhân viên có thể nghỉ việc dưới nhiều hình thức khác nhau như nghỉ có lương, nghỉ không lương, nghỉ phép hay nghỉ ốm đau Điều này cho thấy rằng mối quan hệ giữa nhân viên và hình thức nghỉ việc là đa dạng, với nhiều nhân viên có thể áp dụng cùng một hình thức nghỉ.
Trong môi trường làm việc, một nhân viên có thể tham gia nhiều dự án khác nhau, trong khi một dự án cũng có thể được thực hiện bởi nhiều nhân viên Điều này tạo ra một mối liên kết nhiều - nhiều giữa nhân viên và dự án Để đơn giản hóa và quản lý mối liên kết này, chúng ta cần thêm một thực thể liên kết chi tiết dự án.
Mối quan hệ giữa nhân viên và trình độ, chuyên môn là mối quan hệ nhiều – nhiều, khi một nhân viên có thể sở hữu nhiều trình độ và chuyên môn, trong khi nhiều nhân viên có thể chia sẻ cùng một trình độ hoặc chuyên môn Để đơn giản hóa và quản lý các mối liên kết này, ta sử dụng thực thể liên kết trình độ chuyên môn.
Chi tiết nghỉ việc Có Nhân viên
Có Quá trình công tác
Mỗi nhân viên đều có ít nhất một quá trình công tác duy nhất, tạo nên mối liên kết một – nhiều giữa nhân viên và quá trình công tác.
Mỗi nhân viên có nhiều bảng công, trong khi mỗi phòng ban cũng có nhiều bảng công theo các tháng khác nhau Mối liên kết giữa nhân viên và bảng công là nhiều – nhiều, còn mối liên kết giữa bảng công và phòng ban là nhiều – một.
Mỗi bảng công lập có một bảng lương chi tiết, trong đó mỗi bảng lương chỉ chứa thông tin của một nhân viên Tuy nhiên, một nhân viên có thể có nhiều bảng lương chi tiết Do đó, mối liên kết giữa nhân viên và bảng lương là một – nhiều, trong khi mối liên kết giữa bảng lương chi tiết và bảng công là nhiều – một.
3.4.3 Biểu đồ quan hệ thực thể E – R
Bảng công Chi tiết bảng Có
Có Bảng Có lương chi tiết
Bảng công Nhân viên có Chi tiết nghỉ việc Dự có án
Chuyên môn có có có có
Quá trình lương Trình có độ
Trình độ chuyên môn Chức vụ có có có có
Khen thưởng, kỷ luật Nhân viên
Quá trình công tác có có
Biểu đồ 2.10 Biểu đồ quan hệ thực thể E - R 3.4.4 Xây dựng các quan hệ
Đánh giá về CSDL đã tái cấu trúc
Cơ sở dữ liệu mới đã khắc phục được rất nhiều nhược điểm của cơ sở dữ liệu cũ:
- Cho phép truy cập dữ liệu người dùng Các cấp bậc, bộ phận được phân quyền có thể truy cập dữ liệu ở các mức độ nhất định.
- Độ bảo mật ở mức cao vì đặc thù của thông tin quản lý, một sai sót nhỏ có thể dẫn đến một hậu quả lớn.
- Tốc độ xử lý nhanh chóng và chính xác Đảm bảo khi truy xuất dữ liệu thông tin về nhân viên và lương phải đầy đủ, rõ ràng.
- Phản hồi lại hệ thống ngay cả khi hệ thống yêu cầu hoặc khi xảy ra sai sót Tốc độ tra cứu của hệ thống CSDL nhanh, ổn định
Mặc dù chương trình có nhiều ưu điểm, nhưng vẫn tồn tại một số thiếu sót như giao diện gây khó khăn cho nhân viên quản trị và thiếu một số báo cáo thống kê cần thiết Những nhược điểm này sẽ được khắc phục trong thời gian tới.
