(Luận văn đại học thương mại) nghiên cứu và phát triển hệ th ng thông tin quản lý nhân sự tiền lƣơng tại công ty cổ phần đầu tư

QUAN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ TRONG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG

Tầm quan trọng, ý nghĩa của PTTK trong phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương

Nhân tố con người là yếu tố quyết định đến sự phát triển của nền kinh tế và các công ty Trong các yếu tố vật chất như vốn, trụ sở, trang thiết bị, nhân lực và môi trường, nhân lực đóng vai trò quan trọng nhất Sự thành công hay không của một tổ chức thường phụ thuộc vào chất lượng lực lượng nhân lực Do đó, quản lý nhân sự trở thành một chức năng cốt lõi trong quá trình quản lý, ngày càng thu hút sự quan tâm của các nhà quản lý.

Trong bối cảnh khoa học kỹ thuật hiện đại và sự phát triển kinh tế xã hội, thông tin trở thành nguồn tài nguyên quan trọng cho các tổ chức doanh nghiệp Để có kế hoạch hoạt động hiệu quả và quản lý điều hành tốt, các quyết định cần dựa vào thông tin chất lượng và được cập nhật thường xuyên Điều này tạo ra nhu cầu cho lãnh đạo và quản lý thay đổi phương thức làm việc, đồng thời tiếp nhận hệ thống thông tin - công cụ quản lý dữ liệu dựa trên máy tính Hệ thống thông tin đóng vai trò thiết yếu trong việc cung cấp thông tin cần thiết cho hoạt động của tổ chức, vì vậy, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống thông tin để tự động hóa quản lý tài chính và nhân sự Việc thiết lập một hệ thống quản lý thông tin nhân sự - tiền lương là điều cần thiết cho mọi doanh nghiệp.

Một hệ thống quản lý nhân sự hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và tiền lương, giảm thiểu công sức và nâng cao hiệu quả kinh doanh Tuy nhiên, việc xây dựng một hệ thống phù hợp với tình hình hoạt động của công ty là thách thức lớn Do đó, phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự là rất quan trọng, góp phần tạo ra một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả Hệ thống này sẽ hoạt động tốt hơn khi được thiết kế với các chức năng phù hợp với nhu cầu quản lý của công ty.

Trong quá trình thực tập tại công ty cổ phần đầu tư TUVA Việt Nam, tôi nhận thấy hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương của công ty còn tồn tại nhiều thiếu sót và hạn chế.

Em đã quyết định nghiên cứu và phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty cổ phần đầu tư TUVA Việt Nam nhằm cải thiện hiệu quả công tác quản lý nhân sự hiện tại.

TỔNG QUAN VỀ PTTK TRONG NGHIÊN CỨU PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG

Nhiều sinh viên đã chọn nghiên cứu các đề tài liên quan đến hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương trong các khóa luận và ứng dụng thực tiễn Một trong những đề tài tiêu biểu là khóa luận tốt nghiệp của Vũ Hồng Tứ, “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty cổ phần Thiên Minh”, trong đó tác giả đã trình bày rõ các lý thuyết về phát triển hệ thống thông tin quản lý Đề tài thứ hai, “Phát triển hệ thống thông tin quản lý lao động tiền lương tại công ty Xây dựng số 2” của Phạm Quang Huy, đã đưa ra lý thuyết xây dựng hệ thống thông tin và thực hiện các bước phân tích thiết kế, đáp ứng một số yêu cầu cơ bản của hệ thống quản lý nhân sự.

Các đề tài hiện tại chưa nêu bật được tầm quan trọng và ý nghĩa của chúng, đồng thời phân tích thực trạng quản lý nhân sự tại công ty còn chung chung, thiếu cụ thể để làm rõ ưu điểm và nhược điểm Điều này dẫn đến việc các đề tài thiếu tính thực tiễn và không đáp ứng được nhu cầu của các nhà quản lý trong lĩnh vực quản lý nhân sự.

Hoffer, Jeffrey A., Joey F George, và Joseph S Valacich trong cuốn sách "Phân tích Hệ thống Hiện đại và Thiết kế" (Phiên bản thứ hai, 2008) trình bày các khái niệm, kỹ năng, phương pháp luận, kỹ thuật, công cụ và quan điểm quan trọng cho các nhà phân tích hệ thống Những yếu tố này là cần thiết để phát triển thành công hệ thống thông tin trong quản lý.

MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI

Hệ thống hóa kiến thức lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là rất quan trọng, bao gồm khái niệm, phân loại và các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống Việc hiểu rõ các khái niệm cơ bản giúp doanh nghiệp áp dụng hiệu quả các phương pháp này để tối ưu hóa quy trình quản lý thông tin Phân loại hệ thống thông tin cũng hỗ trợ trong việc lựa chọn phương pháp phù hợp cho từng loại hình doanh nghiệp, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và phát triển bền vững.

Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về mô hình quản lý nhân sự nói chung và của công ty nói riêng.

Dựa trên nghiên cứu thực trạng quản lý nhân sự tại công ty, bài viết đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm cải thiện hiệu quả công việc Việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự trên website công ty sẽ giúp tạo ra một hệ thống phù hợp, hỗ trợ tốt cho hoạt động quản lý nhân sự.

ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

1.4.1.Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công ty cổ phần đầu tư TUVA Việt Nam với các hoạt động quản lý nhân sự - tiền lương hiện nay.

1.4.2.Phạm vi đề tài nghiên cứu

- Về không gian: Tìm hiểu mô hình quản lý nhân sự - tiền lương của công ty cổ phần đầu tư TUVA Việt Nam

- Về thời gian: Hoạt động quản lý nhân sự - tiền lương của công ty cổ phần đầu tư TUVA Việt Nam từ năm 2014 – 2017

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

1.5.1.Phương pháp thu thập tài liệu

Phương pháp thu thập thông tin sơ cấp bao gồm việc tiến hành điều tra trắc nghiệm, trong đó các câu hỏi phỏng vấn được chuẩn bị và gửi tới các phòng ban Mục tiêu là tìm hiểu về thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự hiện tại cũng như nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự mới của công ty.

Trong quá trình thực tập tổng hợp và điều tra xã hội học tại Công ty, chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp với trưởng các phòng ban để thu thập thông tin cần thiết.

Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp: tìm kiếm thông tin qua internet, sách báo, tạp chí, tài liệu liên quan.

1.5.2.Tổng hợp và xử lý thông tin

Phương pháp thống kê, phân tích, tổng hợp, đánh giá:

Sử dụng phương pháp thống kê và phân tích tổng hợp, bài viết nhằm đánh giá tình hình hoạt động quản lý nhân sự tại Công ty hiện nay, đồng thời đưa ra định hướng phát triển cho tương lai.

Phương pháp so sánh và đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn giúp xác định và giải quyết những khó khăn, thách thức trong Công ty Qua đó, chúng ta có thể phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự một cách hiệu quả hơn.

KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI

Khóa luận được chia làm ba phần chính Phần1: Tổng Quan Về PTTK Trong Phát Triển Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Nhân Sự - Tiền Lương

Phần 2: Cơ Sở Lý Luận Về HT Quản Lý Nhân Sự & Lý Thuyết Về PTTK HTTTPhần 3: Thực Trạng Và Định Hướng Phát Triển HTTT Quản Lý Nhân Sự - TiềnLương Tại Công Ty Cổ Phần Đầu Tư TUVA Việt Nam

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HT QUẢN LÝ NHÂN SỰ & LÝ THUYẾT

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1.1 Các khái niệm cơ bản về hệ thống thông tin

Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử tương tác và ràng buộc lẫn nhau, phối hợp hoạt động để đạt được mục tiêu chung Các phần tử này có thể là vật chất hoặc phi vật chất, bao gồm con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc xử lý và quy trình xử lý.

Hệ thống thông tin là sự kết hợp của phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và quy trình nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong tổ chức Nó hỗ trợ quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp Hệ thống thông tin có thể là thủ công với các công cụ như giấy và bút, hoặc hiện đại với tự động hóa dựa vào mạng máy tính và công nghệ tiên tiến.

PGS.TS Đàm Gia Mạnh, giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại 2017)

 Các thành phần của hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin bao gồm năm thành phần ( còn gọi là năm nguồn lực hoặc năm tài nguyên ) trong hình 2.1

Hình 2.1 Các thành phần của hệ thống thông tin (Nguồn[1]: giáo trình hệ thống thông tin quản lý - Bộ môn công nghệ thông tin, Đại học Thương mại)

Nguồn lực phần cứng bao gồm các thiết bị vật lý thiết yếu trong quá trình xử lý thông tin, như nhập dữ liệu, xử lý và truyền phát thông tin.

Nguồn lực phần mềm là các chương trình được cài đặt trong hệ thống, có nhiệm vụ quản lý và thực hiện các quy trình xử lý trong hệ thống thông tin.

- Nguồn lực dữ liệu: Gồm các cơ sở dữ liệu quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý.

Nguồn lực mạng là tập hợp các máy tính độc lập, được kết nối với nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nhất định.

- Nguồn lực con người: Là những người điều hành và sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày và những người xây dựng và bảo trì HTTT.

 Hệ thống thông tin phát triển qua bốn loại hình:

- Hệ xử lý dữ liệu: Lưu trữ, cập nhật dữ liệu hàng ngày, ra các báo cáo theo định kỳ.

Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống thông tin tích hợp, bao gồm cơ sở dữ liệu và các dòng thông tin, hỗ trợ con người trong quá trình sản xuất, quản lý và đưa ra quyết định hiệu quả.

- Hệ hỗ trợ ra quyết định: Hỗ trợ cho việc ra quyết định.

- Hệ chuyên gia: Hỗ trợ nhà quản lý giải quyết các vấn đề và làm quyết định một cách thông minh.

2.1.2 Quy trình xây dựng và phát triển HTTT Bước 1: Khảo sát hiện trạng

Giai đoạn này tập trung vào việc hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực tế, từ đó xác định các nhu cầu thông tin chính Những nhu cầu này đóng vai trò quan trọng trong việc xác định yêu cầu và phạm vi của hệ thống thông tin.

Bước 2: Phân tích hệ thống

Giai đoạn này xác định rõ các mục tiêu quản lý chính của hệ thống, giúp đảm bảo các yếu tố quan trọng được thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đề ra Dựa trên những mục tiêu này, chúng ta có thể xác định các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu phù hợp.

Bước 3: Thiết kế hệ thống

Giai đoạn này tập trung vào việc phát triển các bước phân tích trước đó thành các mô hình logic và vật lý, đồng thời thiết kế giao diện người dùng Sự thành công của giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào cấu hình của phần cứng và phần mềm được lựa chọn.

Bước 4: Xây dựng hệ thống

Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giai đoạn trước Kết quả là các chương trình cần xây dựng

Bước 5: Cài đặt hệ thống

- Lập tài liệu hướng dẫn sử dụng

Chuyển đổi dữ liệu cũ là quá trình cần thiết khi có yêu cầu thay đổi sang hệ thống mới Để thực hiện việc này, cần phải hiểu rõ cấu trúc của cả hệ thống cũ và hệ thống mới, cũng như nguyên tắc chuyển đổi dữ liệu.

Bước 6: Bảo trì hệ thống

Bảo trì hệ thống được tính từ khi hệ thống được chính thức đưa vào sử dụng.

Công việc bào trì bao gồm:

- Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi.

- Sửa đổi, nâng cấp phiên bản.

Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu

2.1.3 Quy trình phân tích thiết kế HTTT

Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.

Quá trình khảo sát hệ thống hiện tại từ sơ bộ đến chi tiết là cần thiết để thu thập thông tin, từ đó đề xuất các phương án tối ưu nhằm tăng tính khả thi của dự án Khảo sát thường được thực hiện qua bốn bước cơ bản.

Bước đầu tiên trong quá trình nâng cấp hệ thống là khảo sát và đánh giá hoạt động của hệ thống cũ Việc này bao gồm việc tìm hiểu các hoạt động hiện tại để xác định những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống.

Bước 2: Đề xuất mục tiêu cho hệ thống mới bằng cách xác định phạm vi ứng dụng và phân tích các ưu nhược điểm của hệ thống dự kiến Cần làm rõ lĩnh vực hoạt động của hệ thống mới, đồng thời nhận diện những thuận lợi và khó khăn trong quá trình cải tiến hệ thống.

Bước 3: Đề xuất các ý tưởng cho giải pháp mới với sự xem xét tính khả thi Cần phác hoạ các giải pháp đáp ứng yêu cầu của hệ thống mới và đồng thời đánh giá toàn diện về các khía cạnh kinh tế, xã hội, nhằm đưa ra quyết định lựa chọn cuối cùng.

Bước 4: Lập kế hoạch cho dự án và dự trù tổng quát, bao gồm việc xây dựng kế hoạch triển khai cho các giai đoạn tiếp theo Đồng thời, cần dự trù các nguồn tài nguyên cần thiết như tài chính, nhân sự và trang thiết bị để đảm bảo việc triển khai dự án diễn ra suôn sẻ.

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG

2.2.1 Các khái niệm cơ bản

Nhân sự và tiền lương là hai yếu tố quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào, bởi con người đóng vai trò thiết yếu trong sự phát triển của công ty Nhân sự của một tổ chức bao gồm tất cả những người lao động đang làm việc cho tổ chức đó.

Nhân sự trong một tổ chức bao gồm các cá nhân với vai trò khác nhau, liên kết với nhau để đạt được những mục tiêu chung Mỗi người sẽ đảm nhận một vị trí công tác cụ thể trong tổ chức.

Tiền lương là khoản thu nhập mà người lao động nhận được, được xác định qua thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động, hoặc theo quy định của pháp luật Khoản tiền này được trả cho người lao động dựa trên hợp đồng lao động cho công việc đã thực hiện hoặc sẽ thực hiện, cũng như các dịch vụ mà họ đã cung cấp hoặc sẽ cung cấp.

Quản lý nhân sự là tổng thể các hoạt động của tổ chức nhằm thu hút, phát triển và duy trì một lực lượng lao động đáp ứng yêu cầu công việc về số lượng và chất lượng Mục tiêu của quản lý nhân sự là khai thác hiệu quả năng lực và sở trường của người lao động, từ đó đảm bảo thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp cũng như của từng cá nhân trong tổ chức.

Quản lý lương là quá trình xác định mức lương hợp lý cho người lao động dựa trên công sức và trí tuệ của họ Hoạt động này giúp doanh nghiệp đánh giá chi phí thực tế cần chi trả cho nhân viên, từ đó đảm bảo sự phù hợp giữa chi phí và hiệu quả, chất lượng sản phẩm mà người lao động tạo ra.

2.2.2 Tầm quan trọng của quản lý nhân sự - tiền lương

Một tổ chức làm việc hiệu quả là sự tập hợp, đồng kết làm việc giữa các cá nhân.

Một bộ máy quản trị nhân sự hiệu quả là yếu tố không thể thiếu trong tổ chức, giúp sắp xếp con người vào các vị trí phù hợp để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả cả hiện tại lẫn tương lai Quản trị nhân sự đóng vai trò quyết định trong sự thành công hoặc thất bại của tổ chức.

Trong thời đại ngày nay, quản trị nhân sự có tầm quan trọng ngày càng tăng vì những lý do sau đây:

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt hiện nay, các doanh nghiệp cần liên tục cải tiến tổ chức theo hướng tinh gọn và linh hoạt, trong đó yếu tố con người đóng vai trò quyết định Do đó, việc tìm kiếm và giao đúng người cho đúng việc trở thành mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp.

Sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật và nền kinh tế “mở” đang đặt ra yêu cầu cao cho các nhà quản trị trong việc thích ứng Do đó, việc tuyển chọn, sắp xếp, đào tạo và điều động nhân sự trở thành ưu tiên hàng đầu mà các nhà quản trị cần chú trọng.

Nghiên cứu quản trị nhân sự giúp các nhà quản trị phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả, bao gồm việc đặt câu hỏi, lắng nghe và tìm kiếm ngôn ngữ chung với nhân viên Điều này cũng giúp họ nhạy cảm hơn với nhu cầu của nhân viên và đánh giá chính xác năng lực của họ Hơn nữa, việc lôi kéo nhân viên đam mê với công việc không chỉ giúp tránh sai lầm trong tuyển dụng mà còn nâng cao chất lượng công việc và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh hiện nay, yếu tố quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp chính là con người Nguồn nhân lực hiệu quả là tập hợp những cá nhân có trí tuệ, chuyên môn và tinh thần làm việc tích cực, là tài sản quý giá mà mọi doanh nghiệp đều khao khát sở hữu Để giữ chân nguồn nhân lực này, doanh nghiệp cần cung cấp đãi ngộ và mức lương hợp lý, tương xứng với công sức, trí tuệ và tâm huyết của họ trong việc xây dựng công ty Mức lương hợp lý không chỉ giữ chân nhân viên giỏi mà còn góp phần quan trọng vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

THỰC TRẠNG VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TUVA

ĐÁNH GIÁ, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TUVA VIỆT NAM

3.1.1 Giới thiệu về công ty

 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty

Tên công ty: Công ty cổ phần đầu tư TUVA Việt Nam (TUVA Media Real Estate)

Mã số thuế của công ty là 0107886197, với địa chỉ tại Số 11, ngõ 143/202/3, phố Nguyễn Chính, Phường Thịnh Liệt, Quận Hoàng Mai, Thành phố Hà Nội Đại diện pháp luật là ông Đặng Duy Linh, và số điện thoại liên hệ là 0462 533 335.

Email: hotro@tuvamedia.com TUVA Media Real Estate là doanh nghiệp đa ngành được thành lập vào đầu năm 2014.

Doanh nghiệp hiện đang hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu thị trường và cung cấp giải pháp toàn diện cho ngành bất động sản Bên cạnh đó, TUVA còn quản lý các website thương mại điện tử và tạp chí tại Việt Nam.

Công ty cổ phần đầu tư TUVA Việt Nam cam kết cung cấp cho cả khách hàng cá nhân và doanh nghiệp những giải pháp kinh doanh, quản trị và truyền thông tối ưu Chúng tôi dựa trên kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn để xây dựng những kế hoạch chi tiết và khả thi, nhằm mang lại hiệu quả cao nhất cho khách hàng.

Công ty cổ phần TUVA Việt Nam cam kết thực hiện chính sách kinh doanh dựa trên việc tuân thủ pháp luật, tôn trọng các đối tác, và duy trì cạnh tranh lành mạnh Chúng tôi luôn mong muốn xây dựng mối quan hệ hợp tác đa dạng trên mọi lĩnh vực.

Trước sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường Việt Nam, công ty đã nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ và cung cấp giải pháp truyền thông toàn diện Mục tiêu là hỗ trợ khách hàng trong việc kinh doanh sản phẩm bất động sản hiệu quả nhất, từ đó xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng hiện tại và tương lai, tạo ra những khách hàng thân thiết cho doanh nghiệp.

Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sáng tạo và nhiệt tình, công ty cam kết hỗ trợ khách hàng trong việc quảng bá và phát triển hiệu quả.

TUVA Media Real Estate hứa hẹn sẽ là đơn vị hợp tác uy tín và chất lượng trong lĩnh vực bất động sản

TUVA Media Real Estate chuyên hoạt động trong lĩnh vực bất động sản, đồng thời mở rộng sang các lĩnh vực xây dựng, nội thất và thương mại điện tử, nhằm hỗ trợ và nâng cao giá trị cho ngành bất động sản.

 Dịch vụ nghiên cứu và tư vấn

 Lập kế hoạch truyền thông

 Tư vấn hoạt động sàn

 Dịch vụ thiết kế in ấn

 Dịch vụ thiết kế website

 Thiết kế TVC bất động sản

 Dịch vụ SEO bất động sản

 Cơ Cấu Tổ Chức Của Công Ty

Hình 3.1:Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần TUVA Việt Nam

 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phẩn TUVA Việt Nam hiện nay được xây dựng theo cơ cấu chức năng bao gồm:

Phó giám đốc 2 Phó giám đốc 1

Phòng tài chính kế toán

Phòng hành chính nhân sự

Ban lãnh đạo công ty bao gồm giám đốc điều hành Đặng Duy Linh và hai phó giám đốc Nguyễn Đức và Nguyễn Khoa Giám đốc điều hành nắm quyền cao nhất, quản lý hoạt động của tất cả các phòng ban và đưa ra chiến lược phát triển lâu dài cho công ty Hai phó giám đốc đảm nhiệm quản lý các phòng ban khác nhau, đồng thời phối hợp cùng giám đốc điều hành để thúc đẩy sự phát triển của công ty.

Phòng kinh doanh, với 12 thành viên do bà Trần Vân lãnh đạo, chuyên trách bán hàng và tìm kiếm khách hàng tiềm năng cho công ty Đội ngũ này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra doanh thu và giới thiệu các sản phẩm của công ty đến với khách hàng.

- Phòng Marketing (gồm 6 thành viên, trưởng phòng bà Nguyễn Thị Nhị):

Nghiên cứu thị trường và xây dựng kế hoạch quảng cáo sản phẩm cùng với thương hiệu công ty để tăng cường nhận diện Triển khai các chiến lược phát triển doanh nghiệp hiệu quả Đặc biệt, tìm hiểu nhu cầu của khách hàng để cải tiến và phát triển sản phẩm một cách tối ưu nhất.

Đội ngũ chăm sóc khách hàng, gồm 4 thành viên do bà Hoàng Hà dẫn dắt, có trách nhiệm hỗ trợ khách hàng trước và sau khi sử dụng sản phẩm và dịch vụ của công ty Họ tập hợp thông tin khách hàng, phân loại các khách hàng tiềm năng và tư vấn về sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng quan tâm Đồng thời, đội ngũ này theo dõi phản ứng của khách hàng nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và thúc đẩy hoạt động kinh doanh của công ty.

- Phòng Tài chính kế toán (gồm 3 thành viên, trưởng phòng bà Hà Thị Vân):

Tổng kết doanh thu và chi phí, thực hiện báo cáo định kỳ và lập hóa đơn thanh toán, đồng thời quản lý toàn bộ công việc kế toán, thu chi và theo dõi hoạt động tài chính của công ty, giúp cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.

Phòng hành chính nhân sự, do ông Lê Quang Anh làm trưởng phòng, gồm 3 thành viên, chịu trách nhiệm quản lý nhân sự trong công ty Các nhiệm vụ chính bao gồm lập kế hoạch tuyển dụng, lưu trữ hồ sơ nhân viên, chấm công và xây dựng kế hoạch trả lương cho từng nhân viên.

- Phòng kỹ thuật (gồm 2 thành viên, trưởng phòng ông Lê Mạnh): hỗ trợ về mặt xây dựng, quản lý và điều hành website, mạng máy tính trong công ty.

 Nguồn nhân sự của công ty

Tổng số CBCNV: 30 người Trong đó:

- Nhân viên nữ : 22 người ( chiếm 73,33%)

- Nhân viên nam : 8 người( chiếm 26,67%)

TT Phòng Ban Số lượng Tỷ lệ (%) Trình độ học vấn

11 Phòng kinh doanh 12 40 Đại học: 8

44 Phòng tài chính kế toán 3 10 Đại học: 3

55 Phòng hành chính nhân sự

66 Phòng kỹ thuật 2 6,67 Đại học: 2

Bảng 3.1: cơ cấu nhân sự tại công ty ( Nguồn : phòng nhân sự của công ty CP đầu tư

Phòng tài chính kế toán; 10%

Phòng hành chính nhân sự; 10%

Hình 3.2: Cơ cấu nhân sự tại công ty CP đầu tư TUVA Việt Nam

Công ty CP đầu tư TUVA Việt Nam tự hào sở hữu đội ngũ nhân viên kỹ thuật và cử nhân kinh tế chuyên nghiệp, có kinh nghiệm dày dạn và được đào tạo bài bản Với phương châm làm việc sáng tạo, nhanh chóng, tiện lợi và tiết kiệm, chúng tôi cam kết cung cấp cho khách hàng những giải pháp kinh doanh và truyền thông hiệu quả nhất.

 Tình Hình Tài Chính Của Công Ty

Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh, doanh thu của công ty trong thời gian năm

Kể từ Quý I năm 2015, công ty đã chứng kiến sự phát triển bền vững trong hoạt động kinh doanh, điều này không chỉ đáng mừng mà còn phản ánh những điểm sáng trong hiệu quả kinh doanh chung.

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ - TIỀN LƯƠNG

3.2.1 Chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương của công ty TUVA Việt Nam

 Chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin quản lý nhân sự - tiền lương của công ty TUVA Việt Nam

Nhân viên khi gia nhập công ty cần nộp hồ sơ cho phòng nhân sự hành chính Trong thời gian làm việc, nhân sự sẽ ký hợp đồng lao động và được phòng nhân sự quản lý Tùy thuộc vào trình độ chuyên môn và nhu cầu của từng phòng ban, nhân viên sẽ được phân công vào vị trí phù hợp Nhân viên nhân sự sẽ nhập và quản lý thông tin của nhân viên trong hệ thống quản lý nhân sự, cho phép dễ dàng thêm mới, cập nhật và sửa đổi hồ sơ nhân viên.

Nhân viên nhân sự có khả năng theo dõi và cập nhật thông tin liên quan đến quá trình công tác, đào tạo và hồ sơ khen thưởng của nhân viên trong suốt thời gian làm việc tại công ty, bao gồm việc thêm mới, sửa đổi và xóa thông tin khi cần thiết.

Công ty hoạt động với 26 ngày làm việc mỗi tháng, nhân viên làm 8 giờ mỗi ngày từ thứ Hai đến thứ Bảy và nghỉ Chủ Nhật Hệ thống chấm công ghi nhận thông tin về ngày làm việc và ngày nghỉ của nhân viên, bao gồm cả nghỉ phép và không phép Mỗi tháng, hệ thống sẽ cập nhật bảng chấm công và tính lương cho nhân viên trong công ty.

Hệ thống thực hiện việc xuất báo cáo chấm công, báo cáo lương và danh sách nhân viên, nhằm cung cấp thông tin cho Ban Giám Đốc (BGĐ) theo dõi và điều chỉnh các hoạt động của doanh nghiệp.

Hệ thống cho phép nhân viên đăng nhập bằng mã nhân viên để truy cập thông tin chi tiết về hồ sơ và bảng lương của mình.

 Các chức năng của hệ thống

Quản lý hồ sơ nhân viên là quá trình lưu trữ và cập nhật thông tin của nhân viên khi họ được nhận vào công ty Hồ sơ này phản ánh năng lực làm việc và vị trí của từng nhân viên, từ đó giúp phân công họ vào các phòng ban phù hợp Dựa trên hiệu suất làm việc, nhân viên có thể được thăng chức hoặc chuyển đổi phòng ban, và hệ thống sẽ tự động cập nhật hồ sơ để phản ánh những thay đổi này.

Hệ thống cập nhật thông tin nhân viên tự động điều chỉnh khi có sự thay đổi nhân sự, cung cấp các thông tin chi tiết như mã nhân viên, họ tên, ngày sinh, quê quán, số điện thoại, phòng ban và chức vụ Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ các chức năng thêm, xóa và sửa để đáp ứng kịp thời với sự thay đổi trong cơ cấu nhân sự của công ty.

Nhân viên nhân sự có trách nhiệm cập nhật dữ liệu liên quan đến các phòng ban trong công ty Khi công ty quyết định mở thêm phòng ban mới, nhân viên sẽ thêm thông tin vào hệ thống Ngoài ra, họ cũng sẽ xóa bớt phòng ban khi công ty thực hiện việc sáp nhập hoặc thu gọn tổ chức.

Khi có sự thay đổi chức vụ của nhân viên, bộ phận nhân sự sẽ tiến hành cập nhật thông tin liên quan đến nhân viên giữ chức vụ mới.

+ Cập nhật các danh mục làm việc: nhân viên sẽ cập nhật các danh mục công việc của công ty.

Quản lý hình thức khen thưởng và kỷ luật là một quy trình quan trọng, trong đó nhân viên sẽ được cập nhật và lưu trữ thông tin về các hình thức khen thưởng hoặc kỷ luật trong hệ thống Điều này giúp dễ dàng điều chỉnh khi có sự thay đổi về hình thức khen thưởng hoặc kỷ luật.

Quản lý hợp đồng làm việc là quá trình cập nhật thông tin hợp đồng giữa công ty và nhân viên vào hệ thống, bao gồm hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn và hợp đồng chính thức không có thời hạn Điều này giúp bộ phận nhân sự và ban giám đốc dễ dàng theo dõi thời hạn làm việc của nhân viên.

Quản lý lương cho nhân viên là một nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc cập nhật bảng hệ số lương với các thông số cần thiết như mức lương tối thiểu theo quy định của Nhà nước, lương khi tham gia học tập, lương làm thêm giờ, hệ số lương và hệ số phụ cấp Đồng thời, cần cập nhật bảng chấm công hàng tháng cho từng nhân viên để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý lương.

Công ty áp dụng công thức tính lương như sau:

Lương chính = HSL*Lương tối thiểu Tiền lương = (Lương chính/ Số ngày làm việc quy định công ty)*Ngày công BHXH = 5%Lương chính

BHYT = 1%Lương chính Lương thực lĩnh = Tiền lương + Phụ cấp – BHXH – BHYT+ Phạt + Thưởng

Thống kê báo cáo là một nhiệm vụ hàng năm thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp, và trong hệ thống thông tin quản lý nhân sự, việc thống kê báo cáo được thực hiện theo các tiêu chí cụ thể.

Báo cáo thông tin nhân sự bao gồm các dữ liệu quan trọng như hồ sơ cá nhân, hợp đồng lao động, quá trình khen thưởng và kỷ luật, cũng như lịch sử công tác và đào tạo của nhân viên.

+ Báo cáo thông tin lương theo từng phòng ban và báo cáo thông tin lương chi tiết nhân viên công ty.

- Tìm kiếm: tìm kiếm thông tin liên quan đến nhân viên và thông tin lương một cách dễ dàng.

 Yêu cầu phi chức năng

Về giao diện: hệ thống phải có giao diện: sáng sủa, dễ đọc, dễ nhìn, dễ hiểu, dễ đọc, thuận tiện và thân mật với người dùng.

Hệ thống hoạt động hiệu quả với khả năng phục vụ đồng thời nhiều người dùng một cách mượt mà Việc cài đặt dễ dàng, chi phí hợp lý và chất lượng công việc đạt tiêu chuẩn cao với độ chính xác tối ưu Hệ thống cũng hỗ trợ bảo trì và nâng cấp lên phiên bản mới một cách thuận tiện.

THIẾT KẾ HỆ THỐNG

3.3.1.Biểu đồ lớp chi tiết Hình 3.13: Biểu đồ lớp quản lý hồ sơ nhân viên chi tiết ( xem phụ lục) Hình 3.14: Biểu đồ lớp Quản lý hợp đồng lao động chi tiết ( xem phụ lục) Hình 3.15: Biểu đồ lớp Quản lý KTKL chi tiết( xem phụ lục)

Hình 3.16: Biểu đồ lớp Quản lý lương chi tiết( xem phụ lục)

3.3.2.Biểu đồ triển khai Hình 3.17: Biểu đồ triển khai (xem phụ lục) 3.3.3.Thiết kế CSDL

Bảng 3.5 trình bày thiết kế cơ sở dữ liệu hồ sơ nhân viên, Bảng 3.6 mô tả thiết kế cơ sở dữ liệu phòng ban, và Bảng 3.7 cung cấp thiết kế cơ sở dữ liệu bảng chấm công, tất cả đều có thể tham khảo chi tiết trong phụ lục.

Bảng 3.8: Thiết kế CSDL chức vụ(xem phụ lục)

Bảng 3.9: Thiết kế CSDL hợp đồng lao động (xem phụ lục) Bảng3.10: Thiết kế CSDL bảng lương(xem phụ lục)

Bảng 3.11: Thiết kế CSDL bảng KTKL(xem phụ lục) 3.3.4.Thiết kế giao diện

Hình 3.18: giao diện đăng nhập

Để đăng nhập vào hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương của công ty, người dùng cần cung cấp tên đăng nhập và mật khẩu.

Hình 3.19: giao diện thay đổi mật khẩu

Khi người dùng quên mật khẩu hoặc muốn cập nhật tên đăng nhập và mật khẩu mới, họ có thể thực hiện thay đổi mật khẩu Sau khi hoàn tất việc thay đổi, người dùng chỉ cần nhấn lưu để xác nhận và quá trình thay đổi sẽ thành công.

Hình 3.20: giao diện hệ thống

Giao diện hệ thống là nơi người dùng truy cập sau khi đăng nhập, cho phép họ sử dụng các chức năng như quản lý nhân sự, quản lý lương và quản lý KTKL Nếu người dùng muốn thoát khỏi hệ thống, họ chỉ cần nhấn phím Thoát.

Hình 3.21: giao diện hồ sơ nhân viên

Giao diện hồ sơ nhân viên cho phép người dùng thêm mới, sửa đổi hoặc xóa thông tin cá nhân trong hồ sơ của nhân viên trong công ty Để thoát khỏi hệ thống, người dùng chỉ cần nhấn phím Thoát.

Hình 3.22: giao diện hợp đồng lao động

Giao diện hợp đồng lao động cho phép người dùng liệt kê, thêm, sửa và xóa thông tin của nhân viên Để thoát khỏi hệ thống, người dùng chỉ cần nhấn phím Thoát.

Hình 3.23: giao diện khen thưởng kỉ luật

Giao diện khen thưởng kỷ luật bao gồm các thông tin cần thiết để người dùng nhập dữ liệu Tại đây, người dùng có thể thực hiện các chức năng thêm, sửa, xóa thông tin khi cần thay đổi Nếu không muốn tiếp tục tham gia, người dùng chỉ cần nhấn phím thoát để rời khỏi hệ thống.

Hình 3.24: giao diện bảng lương

Giao diện bảng lương là một form chứa các thông tin cần thiết để người dùng nhập liệu Form này cung cấp chức năng thêm, sửa, và xóa thông tin khi người dùng cần thay đổi Nếu người dùng không muốn tiếp tục sử dụng, họ chỉ cần nhấn phím Thoát để rời khỏi hệ thống.

Hình 3.25: giao diện chức vụ

Giao diện chức vụ là một biểu mẫu chứa thông tin như mã và tên chức vụ, cho phép người dùng nhập dữ liệu Biểu mẫu này cung cấp các chức năng thêm, sửa, và xóa thông tin khi cần thiết Nếu người dùng không muốn tiếp tục, họ có thể nhấn phím Thoát để rời khỏi hệ thống.

Hình 3.26: giao diện phòng ban

Giao diện phòng ban bao gồm các thông tin như mã và tên phòng ban, cho phép người dùng nhập liệu dễ dàng Hệ thống cung cấp chức năng thêm, sửa và xóa thông tin khi cần thiết Nếu người dùng không muốn tiếp tục, họ có thể bấm phím Thoát để rời khỏi hệ thống.

Hình 3.27: giao diện tìm kiếm

Giao diện tìm kiếm cho phép nhân viên dễ dàng truy cập và tìm kiếm hồ sơ nhân viên cũng như thông tin bảng lương Để bắt đầu quá trình tìm kiếm, nhân viên chỉ cần nhấn phím tìm kiếm.

Nếu không muốn tham gia nữa người dùng bấm phím Thoát để thoát khỏi hệ thống

Một số đề xuất kiến nghị

Sau thời gian nghiên cứu và làm việc thực tế tại công ty, tôi xin đề xuất một số giải pháp nhằm tổ chức bộ máy quản lý nhân sự và tiền lương một cách khoa học, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

Ban giám đốc cần nhanh chóng áp dụng hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương để tối ưu hóa quy trình quản lý, từ đó mang lại nhiều lợi ích về thời gian, sức lực và nguồn nhân lực cho công ty.

Công ty cần triển khai các chương trình đào tạo chuyên sâu cho nhân viên để trang bị kiến thức và kỹ năng thực hành, giúp họ thao tác một cách chuyên nghiệp Việc này sẽ tránh tình trạng một chức năng chỉ được một phòng ban sử dụng, từ đó giảm thiểu khó khăn trong quản lý nhân sự.

Công ty cần tăng cường đầu tư vào công nghệ thông tin (CNTT) để nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự Việc mua sắm thêm các phần mềm ứng dụng như Xampp 1.7 và SQL Server sẽ hỗ trợ tốt hơn cho công tác này.

Để đảm bảo tiến độ công việc đạt hiệu quả cao nhất, cần duy trì liên hệ chặt chẽ với các công ty phát triển phần mềm và thường xuyên cập nhật tình hình hệ thống nhằm kịp thời khắc phục và sửa chữa.

Kết luận .31 DANH MỤC THAM KHẢO

Vào những năm đầu thế kỷ 21, Việt Nam đang nỗ lực đẩy mạnh công nghiệp hóa và hiện đại hóa, với mục tiêu trở thành nước công nghiệp vào năm 2020 Để đạt được mục tiêu này, cần có đội ngũ nhân sự có trình độ, được đào tạo bài bản và chuyên sâu Đồng thời, việc xây dựng các chính sách đãi ngộ hợp lý và bố trí công việc phù hợp với khả năng của nhân lực là rất quan trọng, nhằm đảm bảo sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên này.

Quản lý nguồn nhân lực tiền lương là một vấn đề quan trọng mà đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp cần chú trọng, nhằm đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của tổ chức.

Công ty cổ phần đầu tư TUVA Việt Nam nhận thức rõ tầm quan trọng của quản lý nhân sự và chính sách đãi ngộ nhân viên, vì vậy họ rất chú trọng đến việc phát huy năng lực sáng tạo của đội ngũ cán bộ công nhân viên Mặc dù ban đầu công tác quản lý chưa đạt hiệu quả cao, nhưng qua thời gian nghiên cứu và cải tiến, công ty đã đạt được nhiều tiến bộ trong quản lý nhân sự Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục để đảm bảo sự phát triển bền vững trong tương lai.

Sau thời gian thực tập tại công ty, tôi đã áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tế để hoàn thành nhiệm vụ phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự Tuy nhiên, do còn hạn chế về kiến thức và kinh nghiệm, bài khóa luận tốt nghiệp này không thể tránh khỏi những thiếu sót Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng góp để hoàn thiện hơn bài khóa luận này.

Em xin chân thành cảm ơn!

Bộ môn Công nghệ thông tin, Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý, Khoa HTTT Kinh tế- Đại học Thương Mại

Bộ môn Công nghệ thông tin- Khoa HTTT Kinh tế ,Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin doanh nghiệp ,Đại học Thương Mại

Phòng kế toán ,Báo cáo tài chính năm 2015, 2016, 2017, Công ty Cổ phần đầu tư TUVA Việt Nam ( Website: https://tuvamedia.com/)

PGS.TS Đàm Gia Mạnh, giáo trình hệ thống thông tin quản lý, Đại học Thương Mại 2017

Hoffer, Jeffrey A., Joey F George, and Joseph S Valacich ,Modern SystemsAnalysis and Design {SECOND EDITION}, 2008