TỔNG QUAN VỀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG
Tầm quan trọng, ý nghĩa của HTTT quản lý nhân sự và tiền lương
Trong xã hội thông tin hiện đại, việc ứng dụng hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự và tiền lương là vô cùng cần thiết Nhân sự và tiền lương đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển và tồn tại của doanh nghiệp Các doanh nghiệp không trang bị phần mềm quản lý hiệu quả sẽ gặp nhiều khó khăn trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Xây dựng hệ thống thông tin tự động hóa quản lý là điều cần thiết cho nhiều tổ chức và doanh nghiệp Hệ thống thông tin đã được áp dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như quản lý công văn, tài liệu, tài chính, nhân lực, khách hàng và tài sản Đặc biệt, hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương đang thu hút sự quan tâm lớn từ tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và công sức so với phương pháp thủ công Hệ thống này đơn giản hóa quy trình quản lý giờ làm việc của nhân viên, đảm bảo tính chính xác và tự động hóa cao trong việc quản lý tiền lương một cách công bằng Ngoài ra, ứng dụng dễ dàng bảo trì và phát triển, không bị giới hạn về quy mô, đồng thời có chi phí triển khai và đào tạo thấp.
Nghiên cứu và phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương giúp các nhà quản trị cải thiện kỹ năng giao tiếp, lắng nghe và tìm ra ngôn ngữ chung với nhân viên Điều này không chỉ giúp họ đánh giá nguồn nhân lực hiệu quả mà còn thu hút nhân viên đam mê công việc, tránh sai lầm trong tuyển chọn và sử dụng lao động Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là yếu tố quan trọng trong việc nâng cao chất lượng công việc và hiệu quả tổ chức.
Phân tích hệ thống là bước đầu tiên quan trọng trong dự án phát triển hệ thống thông tin, đặc biệt là hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương Quá trình này bao gồm việc xem xét và đánh giá hệ thống thông tin hiện tại, từ đó xác định các khả năng cải tiến và phát triển hệ thống mới dựa trên những gì đã có.
Giai đoạn phân tích tập trung vào việc khám phá bản chất và chi tiết của hệ thống, xác định các nhiệm vụ mà hệ thống quản lý NS & TL cần thực hiện, cũng như loại dữ liệu mà nó xử lý và cấu trúc của dữ liệu đó.
Giai đoạn thiết kế hệ thống quản lý nguồn nhân lực và tài liệu nhằm mục đích đưa ra quyết định cài đặt hệ thống, đảm bảo rằng hệ thống đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đã được xác định trong giai đoạn phân tích, đồng thời phù hợp với các ràng buộc thực tế.
Quá trình phân tích thiết kế hệ thống cung cấp cái nhìn toàn diện và chính xác về hệ thống thông tin tương lai, giúp dễ dàng sửa chữa, bổ sung và phát triển khi cần thiết, đồng thời hạn chế sai sót trong thiết kế và cài đặt hệ thống.
Tổng quan về phát triển HTTT quản lý nhân sự và tiền lương
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương đã chứng minh hiệu quả vượt trội trong việc nâng cao năng suất làm việc của tổ chức và doanh nghiệp Trong những năm gần đây, nhiều hệ thống mới đã ra đời, thay thế các phần mềm cũ, liên tục nghiên cứu và cải tiến để giải quyết những vấn đề phát sinh trong quản lý nhân sự và tiền lương Những cải tiến này nhằm nâng cao tốc độ, tính bảo mật và hiệu quả trong việc quản lý nhân sự cho công nhân.
Phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương đã có mặt trên thế giới từ lâu, nhưng chỉ thực sự phổ biến tại Việt Nam trong hơn một thập kỷ qua nhờ sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin Hiện nay, phần mềm này đã trở thành công cụ thiết yếu cho hầu hết các doanh nghiệp, bao gồm cả các doanh nghiệp vừa và lớn.
Sau đây là một số đề tài đã thực hiện:
Chuyên đề tốt nghiệp của Lê Thị Thúy Quỳnh, sinh viên lớp CNTTK1 tại Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông, tập trung vào việc "Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương cho Ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân" Nghiên cứu này nhằm cải thiện quy trình quản lý nhân sự và tiền lương, góp phần nâng cao hiệu quả làm việc tại cơ quan nhà nước.
Chuyên đề tốt nghiệp của Lê Thị Thúy Quỳnh tập trung vào các lý thuyết xây dựng hệ thống thông tin, từ đó tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống một cách chi tiết và hiệu quả.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương đã được phát triển cơ bản, đáp ứng một số yêu cầu cần thiết Tuy nhiên, hiện tại chỉ mới hoàn thành giai đoạn thiết kế giao diện cho hệ thống.
Luận văn thạc sĩ của anh Nguyễn Chí Thành tại Đại Học Thái Nguyên tập trung vào việc "Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương trong hệ thống ERP" Nghiên cứu này nhằm cải thiện quy trình quản lý nhân sự và tiền lương, tối ưu hóa hiệu suất làm việc trong doanh nghiệp thông qua việc tích hợp công nghệ ERP Hệ thống thông tin được đề xuất sẽ giúp nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong việc quản lý dữ liệu nhân sự, từ đó hỗ trợ các quyết định chiến lược của tổ chức.
Bài viết trình bày tổng quan về tình hình ERP tại Việt Nam, nêu ra những hạn chế hiện tại và đề xuất phương pháp lập trình hướng đối tượng cho việc phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự và lương Đồng thời, bài viết cũng mô tả chi tiết các hoạt động nghiệp vụ thông qua biểu đồ Ucase và sơ đồ tuần tự để minh họa cho quy trình làm việc hiệu quả.
- Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương trong luận văn chủ yếu mô tả bằng lý thuyết và biểu đồ lớp
Công trình chỉ tập trung vào việc thiết kế các bảng thực thể dữ liệu mà chưa đề cập đến lý thuyết về các công cụ lập trình, chưa thực hiện thiết kế giao diện phần mềm và cũng không có hình ảnh minh họa cho các Form làm việc trong phần mềm.
Luận văn tốt nghiệp của sinh viên lớp Tin 49A, Khoa Tin Học Kinh, mang tên “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại công ty cổ phần phần mềm BRAVO” đã trình bày một giải pháp hiệu quả nhằm cải thiện quy trình quản lý nhân sự tại BRAVO Bài viết tập trung vào việc thiết kế và triển khai hệ thống thông tin, giúp tối ưu hóa việc lưu trữ và xử lý dữ liệu nhân sự, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và quản lý tại công ty.
Tế, Đại Học Kinh Tế Quốc Dân Hà Nội Ưu điểm
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, gần gũi với hệ thống cũ
- Lưu trữ hoàn toàn dữ liệu
- Đưa ra dữ liệu được xử lý chính xác
- Đáp ứng được phần nào của hệ thống thực tế
Thông tin và hệ thống thông tin là hai khái niệm cơ bản trong quản lý dữ liệu Hệ thống thông tin bao gồm nhiều thành phần, được phân tích chi tiết thông qua các biểu đồ như biểu đồ phân cấp chức năng, biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh và biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quá trình thiết kế bao gồm thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế phần mềm và thiết kế giao diện phần mềm Cuối cùng, cài đặt và đánh giá hệ thống là bước quan trọng để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu người dùng.
- CSDL hệ thống được xây dựng trên cơ sở một hệ thống thông tin mạng, nhưng bước đầu chỉ demo mới được xây dựng trên máy cục bộ.
- Các chức năng đầy đủ để quản lý một hệ thống là chưa hoàn chỉnh.
Bài viết chưa đề cập đến việc phân loại hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực, đồng thời cũng không tuân thủ quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý một cách hiệu quả.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Hệ thống thông tin là một tập hợp các yếu tố cấu thành và quy trình nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin Hệ thống thông tin quản lý (MIS) đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ra quyết định và quản lý hiệu quả các nguồn lực trong tổ chức Trong bối cảnh quản lý nhân sự, hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRMIS) giúp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên Phân tích và thiết kế hệ thống là bước quan trọng để đảm bảo rằng các hệ thống thông tin hoạt động hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của người dùng.
Công ty Cổ phần Starn Việt Nam đang gặp nhiều thách thức trong công tác quản lý nhân sự và tiền lương, đặc biệt là đối với nhân viên làm việc theo giờ hành chính Việc phân tích và đánh giá thực trạng này cho thấy cần cải thiện quy trình quản lý để nâng cao hiệu quả làm việc và sự hài lòng của nhân viên Hệ thống tiền lương hiện tại cần được điều chỉnh để phù hợp hơn với đóng góp của từng cá nhân, từ đó tạo động lực cho nhân viên cống hiến và phát triển nghề nghiệp.
Nghiên cứu và phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương cho Công ty Cổ phần Starn Việt Nam thông qua việc phân tích và thiết kế hệ thống Mục tiêu là tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự và tiền lương, nâng cao hiệu quả công việc và đảm bảo sự chính xác trong các hoạt động liên quan đến nhân sự.
- Đưa ra một số định hướng, giải pháp về quản lý nhân sự và tiền lương tại Công ty Cổ phần Starn Việt Nam.
Kết quả cần đạt được sau khi thực hiện đề tài:
- Nâng cao hiệu suất quản lí nhân sự trong công ty mà không tốn nhiều công sức.
- Giúp người quản lí cập nhật, tìm kiếm, thống kê thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và tiện lợi nhất
Cung cấp thông tin đầy đủ về nhân sự, thống kê và tra cứu thông tin, cùng với việc tính lương, thưởng phạt cho nhân viên một cách chính xác và nhanh chóng sẽ giúp giảm thiểu những nhược điểm trong công tác quản lý mà công ty đang gặp phải.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống quản lý NS &TL của Công ty Cổ phần Starn Việt Nam bao gồm:
Quy trình quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty Cổ phần Starn Việt Nam bao gồm các bộ phận quan trọng như phòng hành chính, phòng tài chính kế toán và ban giám đốc Những người làm việc trong giờ hành chính đóng vai trò then chốt trong việc ảnh hưởng đến hoạt động quản lý nhân sự, đảm bảo sự hiệu quả và minh bạch trong quy trình này.
+Cơ sở hạ tầng CNTT liên quan đến hoạt động quản lý nhân sự tại công ty.
+Các kiến thức về phân tích và thiết kế hệ thống hướng đối tượng.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài:
+ Về không gian: Tìm hiểu mô hình quản lý nhân sự và tiền lương trong công ty
Cổ phần Starn Việt Nam.
Do hạn chế về thời gian, bài nghiên cứu chỉ tập trung vào các vấn đề quan trọng liên quan đến quản lý nhân sự và tiền lương trong doanh nghiệp, cụ thể trong giai đoạn từ năm 2015 đến năm 2017, mà không thể thu thập đầy đủ thông tin về tất cả các hoạt động của doanh nghiệp.
Đề tài "Nghiên cứu, phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương cho Công ty Cổ phần Starn Việt Nam" tập trung vào việc phân tích và thiết kế mô hình quản lý nhân sự và tiền lương cho nhân viên làm việc trong giờ hành chính, những người có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của công ty Khóa luận này áp dụng phương pháp phát triển theo hướng đối tượng và sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa tổng quát hệ thống hướng đối tượng – UML, mang lại nhiều ưu điểm trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý.
+ Dễ nâng cấp hơn vì dữ liệu và các hàm có thể bổ sung vào các đối tượng dễ dàng khi hệ thống mở rộng
+ Phản ánh trung thực và đầy đủ hơn về quản lýNS & TLtrongthực tế.
Phương pháp thực hiện đề tài
Khóa luận này áp dụng nhiều phương pháp nghiên cứu tổng hợp, bao gồm thu thập tài liệu, phân tích thống kê và so sánh tổng hợp Phân tích thiết kế hệ thống thông tin được thực hiện theo phương pháp hướng đối tượng.
Phương pháp thu thập tài liệu bao gồm việc thu thập thông tin từ các tài liệu và hồ sơ của công ty, tập trung vào cấu trúc bộ máy tổ chức, thông tin về nhân viên, cũng như cách quản lý nhân sự trong công ty.
Phương pháp này chủ yếu dựa vào việc thực hiện các bảng trắc nghiệm gửi đến cán bộ công ty, giúp nắm bắt rõ hơn về tình hình hệ thống thông tin của công ty.
- Phương pháp phân tích thống kê:
Phương pháp phân tích giúp chắt lọc dữ liệu để rút ra suy luận logic, làm rõ mối quan hệ giữa các đối tượng Cụ thể, việc quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công và lương nhân viên có mối liên hệ mật thiết, cần được xem xét đồng bộ để nâng cao hiệu quả quản lý.
Phương pháp so sánh tổng hợp giúp phân tích sự khác biệt giữa quản lý hệ thống thông tin nhân sự truyền thống và quản lý hiện đại sử dụng phần mềm Bằng cách so sánh hệ thống hiện tại với các định hướng của hệ thống mới, phương pháp này tạo ra một cái nhìn tổng quát nhằm phát triển một hệ thống hoàn chỉnh và hiệu quả hơn.
Kết cấu của khóa luận
Kết cấu khóa luận bao gồm ba phần chính, bên cạnh các phần phụ như Lời cảm ơn, Mục lục, Danh mục bảng biểu, Sơ đồ hình vẽ, Danh mục từ viết tắt, Kết Luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục.
- Phần 1: Tổng quan về phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương
- Phần 2: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương
- Phần 3: Thực trạng và định hướng phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty Cổ phần Starn Việt Nam
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HTTT QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG
Một số khái niệm cơ bản & nghiệp vụ về quản lý nhân sự và tiền lương
2.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Quản lý nhân sự, hay còn gọi là quản trị nguồn nhân lực, là quá trình quản lý lực lượng lao động trong một tổ chức, công ty hoặc xã hội Công việc này bao gồm thu hút, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá và tưởng thưởng người lao động Đồng thời, quản lý nhân sự cũng giám sát lãnh đạo, văn hóa tổ chức và đảm bảo tuân thủ các quy định về luật lao động và việc làm.
Quản lý tiền lương là quá trình áp dụng các biện pháp và công cụ nhằm xây dựng, trích lập và sử dụng quỹ tiền lương của đơn vị Mục tiêu của quản lý tiền lương là đảm bảo việc trả lương cho người lao động một cách công bằng và hiệu quả.
Mục tiêu quản lý nhân sự, tiền lương + Có thể quản lý nhân viên, hồ sơ nhân viên, quản lý tuyển dụng một cách tốt nhất, hiệu quả nhất.
+ Quản lý tiền lương, thưởng của nhân viên chính xác, công bằng.
+ Củng cố và duy trì đầy đủ số lượng và chất lượng của người lao động phục vụ việc thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp,
Tìm kiếm và phát triển các phương pháp tối ưu giúp mỗi nhân viên đóng góp hiệu quả nhất cho doanh nghiệp Đồng thời, tạo cơ hội cho cá nhân phát triển nghề nghiệp và nhận được mức lương xứng đáng với những nỗ lực của họ.
Quản lý nhân sự và tiền lương đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề kinh tế xã hội liên quan đến lao động.
Quản lý nhân sự và tiền lương hiệu quả tạo điều kiện cho người lao động nâng cao trình độ văn hóa và chuyên môn, từ đó tối ưu hóa thời gian làm việc, tăng năng suất lao động và cải thiện chất lượng sản phẩm Việc tổ chức và quản lý lao động còn giúp sử dụng hiệu quả các yếu tố vật chất trong quá trình sản xuất, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách hợp lý và nhịp nhàng Đây là yếu tố quyết định sự thành bại của công ty.
Mối quan hệ giữa nhân sự và tiền lương là một thể thống nhất không thể tách rời, thể hiện sự kết nối chặt chẽ giữa hai yếu tố này trong tổ chức Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xác định và quản lý tiền lương, trong khi tiền lương lại ảnh hưởng đến động lực và sự hài lòng của nhân viên Sự tương tác này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Trong trường hợp người lao động là người làm thuê, chủ lao động có thể trực tiếp hoặc thông qua người đại diện để đánh giá hiệu suất làm việc và thỏa thuận về mức lương Trong một thị trường tự do cạnh tranh, cả chủ và người lao động đều không thể gây áp lực lên nhau, dẫn đến việc mức lương được hình thành dựa trên sự cân bằng giữa cung và cầu lao động Điều quan trọng là chủ lao động thường kiểm soát chặt chẽ người lao động, vì họ là người chi trả và muốn đảm bảo hiệu suất công việc Ngược lại, người lao động cũng nhận thức được trách nhiệm của mình trong việc hoàn thành công việc, vì nếu không làm tốt, họ có thể đối mặt với nguy cơ mất việc hoặc bị giảm lương, trong khi nếu làm tốt, họ có khả năng nhận được đánh giá cao và mức lương tốt hơn.
Tiền lương đóng vai trò quan trọng trong sản xuất; việc sử dụng không hợp lý có thể dẫn đến lãng phí lao động và giảm lợi nhuận Do đó, người quản lý cần phân công lao động một cách hợp lý, đảm bảo mỗi người làm đúng chuyên môn và trình độ của mình, từ đó nâng cao năng suất lao động và tiết kiệm quỹ lương Hơn nữa, tiền lương nên được trả dựa trên năng lực thực hiện công việc của người lao động, không chỉ dựa vào bằng cấp của họ.
2.1.2 Tầm quan trọng của quản lý nhân sự và tiền lương
Nguồn lực con người là yếu tố then chốt trong mọi hoạt động của tổ chức và doanh nghiệp Việc trả công cho người lao động không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn tác động tích cực đến đạo đức lao động Tuy nhiên, hiệu quả của chế độ đãi ngộ phụ thuộc vào khả năng chi trả và mong muốn của người lao động so với những đóng góp của họ Một cơ cấu quản lý nhân sự và tiền lương hợp lý sẽ đảm bảo mức lương công bằng cho từng cá nhân, từ đó khai thác tối ưu nguồn lực và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp cũng như xã hội.
Quản trị nhân sự và tiền lương yêu cầu hiểu biết sâu sắc về con người, coi họ là yếu tố then chốt cho sự phát triển Các kỹ thuật quản lý nhân lực được phát triển nhằm tối ưu hóa tiềm năng của nhân viên, giảm thiểu lãng phí nguồn lực và nâng cao hiệu quả tổ chức.
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương hỗ trợ các nhà quản trị trong việc quản lý nhân sự và tiền lương hiệu quả Hệ thống này cung cấp thông tin cần thiết cho lãnh đạo để đưa ra quyết định quản lý, cũng như hỗ trợ lập kế hoạch nguồn nhân lực dài hạn và ngắn hạn Ngoài ra, nó còn cung cấp thông tin về bồi dưỡng nguồn nhân lực, tiềm năng của nhân viên để phục vụ cho việc bổ nhiệm, theo dõi biến động nhân sự và phần thu nhập của từng lao động Những thông tin này không chỉ tạo động lực làm việc mà còn nâng cao trình độ chuyên môn, giúp gắn bó hơn với doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Cải thiện quản lý nhân sự và tiền lương không chỉ nâng cao năng suất lao động mà còn cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của người lao động, từ đó thúc đẩy sức mua hàng hóa và dịch vụ trên thị trường Hơn nữa, khi tiền lương được ổn định, gánh nặng xã hội liên quan đến việc làm, tệ nạn xã hội, đói nghèo và bệnh tật sẽ giảm, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống và chất lượng nguồn nhân lực.
Mọi doanh nghiệp khi hoạt động đều cần một bộ máy quản lý hiệu quả Tuy nhiên, việc chi phí cho nhân lực có thể cao và không luôn mang lại hiệu quả như mong đợi Do đó, nhiều doanh nghiệp đang chú trọng vào việc áp dụng các hệ thống thông tin trong quản lý nhân sự và tiền lương để tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm chi phí.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, với quy trình phân công rõ ràng và liên tục, đảm bảo tính khoa học Hệ thống này giúp giảm tải công việc cho phòng nhân sự và đảm bảo nhân viên nhận được mức lương xứng đáng với công sức của họ, tuân thủ quy định của pháp luật.
Hệ thống thông tin nhân sự và tiền lương được tổ chức khoa học sẽ tạo ra môi trường lưu trữ và làm việc thuận lợi, giúp nhân viên dễ dàng cập nhật thông tin và tương tác Điều này không chỉ đảm bảo sự đồng bộ mà còn hỗ trợ cập nhật liên tục các quy trình nghiệp vụ nhân sự, từ đó phát huy tối đa năng lực cá nhân Các nhà quản lý có thể tận dụng thông tin này để đưa ra quyết định linh hoạt, mọi lúc mọi nơi.
Lý thuyết về HTTT & phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý
2.2.1 Lý thuyết về hệ thống thông tin
Thông tin bao gồm tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng và phán đoán, giúp nâng cao sự hiểu biết của con người Nó được hình thành qua quá trình giao tiếp, trong đó một người có thể tiếp nhận thông tin trực tiếp từ người khác, qua các phương tiện truyền thông, từ ngân hàng dữ liệu, hoặc từ những hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh.
Hệ thống được định nghĩa là một tập hợp có tổ chức bao gồm nhiều phần tử có mối quan hệ tương tác và cùng hướng tới một mục tiêu chung Trong quá trình hoạt động, hệ thống thực hiện các trao đổi vào ra với môi trường xung quanh.
Hệ thống thông tin bao gồm phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông, được thiết kế để thu thập, tạo ra, tái tạo, phân phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức Mục tiêu chính của hệ thống này là phục vụ nhu cầu của tổ chức, đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý và sử dụng thông tin.
Các thành phần hệ thống thông tin
Phần cứng là các bộ phận vật lý cụ thể của máy tính, hệ thống máy tính và mạng, đóng vai trò là thiết bị kỹ thuật hỗ trợ cho hoạt động của hệ thống thông tin Những thiết bị này là hữu hình, có thể nhìn thấy và cầm nắm được.
Phần mềm là tập hợp các câu lệnh được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo thứ tự nhất định, nhằm thực hiện chức năng hoặc giải quyết một bài toán cụ thể Nó có thể bao gồm những ý tưởng trừu tượng, thuật toán và chỉ thị khác nhau.
Hệ thống mạng máy tính là tập hợp các máy tính độc lập được kết nối qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nhất định Đây là một phần quan trọng của hệ thống thông tin, cho phép truyền tải thông tin giữa các máy tính và giữa người dùng, giúp thông tin được chuyển từ nơi này đến nơi khác một cách hiệu quả.
Con người đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành và sử dụng hệ thống thông tin Họ được chia thành hai nhóm chính: nhóm người sử dụng hệ thống thông tin trong công việc hàng ngày và nhóm những người xây dựng, bảo trì hệ thống thông tin để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là hệ thống thông tin có cấu trúc, được lưu trữ trên các thiết bị như băng đĩa và đĩa từ CSDL cho phép nhiều người dùng và chương trình ứng dụng khai thác thông tin đồng thời, phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau.
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) là phần mềm chuyên dụng giúp quản lý hiệu quả các vấn đề liên quan đến CSDL, bao gồm tính chủ quyền, cơ chế bảo mật và phân quyền truy cập Nó cũng đóng vai trò quan trọng trong việc giải quyết tranh chấp trong quá trình truy cập dữ liệu.
Hệ thống thông tin quản lý (HTTT) trong doanh nghiệp là công cụ quan trọng cung cấp thông tin cần thiết cho công tác quản lý HTTT bao gồm con người, thiết bị, và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối thông tin một cách kịp thời và chính xác, hỗ trợ các nhà quản lý trong việc đưa ra quyết định hiệu quả.
Hệ thống thông tin nhân sự là một công cụ quản lý quan trọng, bao gồm tất cả các quyết định và hoạt động liên quan đến tuyển dụng, quản lý, trả lương, cải thiện hiệu suất làm việc và sa thải nhân viên trong doanh nghiệp Hệ thống này ảnh hưởng trực tiếp đến mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là công cụ quan trọng giúp thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức Hệ thống này hỗ trợ quyết định về nhân sự, đóng vai trò then chốt trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Thông tin từ hệ thống không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững của nguồn nhân lực.
Hệ thống thông tin kế toán là một tổng thể bao gồm con người, phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu và các quy trình tài chính, có chức năng thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong lĩnh vực kế toán và tài chính Hệ thống này sử dụng công nghệ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định, từ đó hỗ trợ quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
2.2.2 Các phương pháp phân tích thiết kế hệ thống HTTT
2.2.2.1 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin hướng chức năng Đây là lối tiếp cận truyền thống của ngành công nghệ phần mềm Theo lối tiếp cận này, chúng ta quan tâm chủ yếu tới những thông tin mà hệ thống sẽ giữ gìn Người dùng sẽ đưa ra những thông tin nào mà họ cần, rồi sẽ thiết kế ngân hàng dữ liệu để chứa những thông tin đó, cung cấp Form để nhập thông tin và in báo cáo để trình bày các thông tin Lối tiếp cận xoay quanh dữ liệu là phương pháp tốt cho việc thiết kế ngân hàng dữ liệu và nắm bắt thông tin.Phân tích hệ thống hướng chức năng giúpnghiên cứu, điều tra, xem xét các chức năng của hệ thống một cách tỉ mỉ, toàn diện.
Ưu, nhược điểm của phương pháp
Phương pháp phân tích thiết kế hướng chức năng tập trung vào việc phân rã chức năng để phân tích hệ thống Mặc dù phương pháp này dễ thực hiện và dễ hiểu, nhưng nó có nhược điểm lớn là các hệ thống được xây dựng thường khó sửa chữa, nâng cấp và ít khả năng tái sử dụng cho các tình huống khác.
Nhiệm vụ của phân tích HT hướng chức năng là cần xác định
THỰC TRẠNG VÀ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN STARN VIỆT NAM
Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Starn Việt Nam
3.1.1 Quá trình thành lập công ty
• Tên công ty: Công ty cổ phần STARN Việt Nam
• Tên giao dịch: STARN VIET NAM.,JSC
• Trụ sở chính: 177 Hồ Tùng Mậu - Phường Cầu Diễn - Quận Nam Từ Liêm -
• Mã số doanh nghiệp công ty: 0105314250
• Đại diện pháp luật: Đặng Văn Ngọc
Công ty cổ phần Starn Việt Nam, được thành lập vào ngày 17/05/2011, đã hoạt động được 7 năm, chuyên phân phối các thiết bị siêu thị và thiết bị an ninh Sản phẩm của công ty bao gồm nhiều loại giấy in mã vạch như giấy in mã vạch khổ 110x50m, 110x300m, giấy dùng cho ống nghiệm và bệnh viện, cùng với các loại giấy in mã vạch cảm nhiệt trực tiếp, theo yêu cầu và theo cuộn Ngoài ra, công ty còn cung cấp giấy in nhiệt K80, K57, máy tính tiền Casio, đầu đọc mã vạch và máy in mã vạch.
Công ty Starn Việt Nam cam kết cung cấp sản phẩm chất lượng và an toàn cho các doanh nghiệp Sau hơn sáu năm hoạt động, nhờ vào thiết kế và chiến lược marketing hiệu quả, công ty đã đạt được nhiều thành tựu và khẳng định vị thế trên thị trường Các thiết bị siêu thị và thiết bị an ninh của Starn đã được người tiêu dùng công nhận là “Hàng chất lượng cao”.
Starn Việt Nam cam kết hoạt động theo phương châm “chất lượng hàng đầu, lợi ích khách hàng là số 1” trong suốt quá trình phát triển Chúng tôi không ngừng đổi mới và đầu tư vào công nghệ sản xuất hiện đại, đồng thời sử dụng nguyên liệu cao cấp để tạo ra những sản phẩm chất lượng, đảm bảo an toàn cho khách hàng.
Hiện nay, Starn Việt Nam đang hoạt động theo định hướng ban đầu, tập trung vào việc cung cấp các thiết bị siêu thị và an ninh Công ty hướng tới mục tiêu trở thành đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các thiết bị này trên toàn quốc.
Các sản phẩm dịch vụ và thiết bị cung cấp bởi Starn Việt Nam:
Giấy In Nhiệt, Giấy In Bill, Giấy Vi Tính (Giấy ATM, Telex, Carbonless,.)
Phòng Tài chính kế toán
Camera Quan Sát - Phân Phối Và Lắp Đặt Hệ Thống Camera Sản phẩm dịch vụ
- Đầu Đọc Mã Vạch: Đầu đọc mã vạch Symbol Ls2208, Zebex
- Máy In Hóa Đơn Nhiệt
- Máy In Mã Vạch TSC TTP - 244 Plus
- Máy Tính Tiền Casio: Máy Tính Tiền Casio - S400, Máy Tính Tiền Casio Se - C450
- Camera quan sát: Camera 800 TVL, Avtech, Questek, Vantech Mục tiêu hoạt động
Xây dựng và triển khai hiệu quả kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty là yếu tố then chốt Đồng thời, công ty cần thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước bằng cách nộp thuế thu nhập doanh nghiệp đúng hạn.
+ Mở rộng quan hệ thị trường đồng thời tìm kiếm thị trường mới.
Đối với cán bộ và nhân viên, việc thực hiện chính sách cán bộ và tiền lương một cách hiệu quả là rất quan trọng Cần chú trọng vào công tác quản lý lao động để đảm bảo sự công bằng trong thu nhập Đồng thời, công ty nên đầu tư vào việc bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ, tay nghề cho nhân viên nhằm phát triển nguồn nhân lực bền vững.
+ Thực hiện tốt những cam kết trong hợp đồng kinh tế với các đơn vị nhằm bảo đảm đúng tiến độ xây dựng, sản xuất.
3.1.3 Cơ cấu tổ chức công ty
Hình 1:Cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Starn Việt Nam (Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Phòng hành chính nhân sự
Phòng kỹ thuật Phòng cơ sở dữ liệu
Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
Cơ cấu tổ chức của công ty hiện tại được xây dựng theo cơ cấu chức năng bao gồm 5 phòng ban và đứng đầu là giám đốc.
Ban giám đốc là người đại diện hợp pháp của công ty trước pháp luật, đảm nhiệm trách nhiệm toàn diện về hoạt động kinh doanh Họ là những người lập kế hoạch, điều hành các chiến lược và xây dựng các phương hướng phát triển cho công ty.
Phòng kinh doanh/marketing đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của công ty, với chức năng hoạch định chiến lược kinh doanh và lập kế hoạch Phòng này chịu trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, tìm kiếm siêu thị, đại lý và cửa hàng bán lẻ, đồng thời xây dựng mối quan hệ hợp tác bền vững Ngoài ra, phòng còn thực hiện các chiến dịch quảng cáo và thúc đẩy bán hàng để tăng cường hiệu quả kinh doanh.
Phòng Tài chính kế toán chịu trách nhiệm tính toán lương cho nhân viên, tổng kết doanh thu và chi phí, thực hiện báo cáo định kỳ và lập hóa đơn thanh toán Phòng cũng đảm nhiệm các công việc hoạch toán, thu chi, và theo dõi hoạt động tài chính của công ty, nhằm cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Phòng hành chính nhân sự có vai trò quan trọng trong việc điều chỉnh cơ cấu nhân sự và giải quyết các vấn đề hành chính Nhiệm vụ của phòng bao gồm bố trí, tuyển dụng lao động, theo dõi và sắp xếp lại đội ngũ cán bộ công nhân viên sao cho phù hợp với trình độ nghiệp vụ, kỹ thuật và nhu cầu kinh doanh Bên cạnh đó, phòng còn chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, văn thư lưu trữ cũng như công văn đi và công văn đến.
Phòng kỹ thuật chịu trách nhiệm xây dựng và quản lý các hoạt động kỹ thuật, bao gồm bảo hành và sửa chữa máy móc cho khách hàng Đồng thời, phòng cũng quản lý và điều hành website cũng như mạng máy tính trong công ty, đảm bảo kết nối mạng luôn ổn định và thông suốt.
Phòng cơ sở dữ liệu đóng vai trò chủ trì trong việc phối hợp với các phòng ban và đơn vị nghiên cứu để thử nghiệm và lựa chọn công nghệ, giải pháp kỹ thuật nhằm phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu thống kê kinh tế – xã hội Nhiệm vụ của phòng bao gồm thiết kế, xây dựng và xử lý số liệu từ các cuộc điều tra, cũng như phát triển các cơ sở dữ liệu thống kê Bên cạnh đó, phòng còn lựa chọn các phần mềm chuẩn và phát triển ứng dụng trong ngành, đồng thời cung cấp hướng dẫn cho các đơn vị trong việc sử dụng các phần mềm này.
Cơ cấu nhân sự công ty
STT Chức vụ - phòng ban Số NV Ghi chú
Bao gồm + Trưởng phòng: Bà Vũ Thị Thu Trang + Phó phòng: Chị Trần Thúy Vân +5 Nhân viên bộ phận kinh doanh +5 Nhân viên bộ phận maketing
(làm việc trực tiếp hoặc gián tiếp tại công ty)
3 Phòng tài chính kế toán
+ Trưởng Phòng: Chị Phạm Quỳnh Trang
+ Phó phòng: Chị Trần Thu Hương + 2 Nhân viên
4 Phòng hành chính nhân sự
+ Trưởng phòng: Chị Nguyễn Ngọc Ánh
+ Trưởng phòng: Anh Phạm Văn Hiến + Phó phòng: Anh Vũ Hữu Nam + 3 Nhân viên
6 Phòng cơ sở dữ liệu
+Trưởng phòng: Anh Trương Văn Thắng
+ Phó phòng: Chị Nguyễn Ngọc Khánh + 2 Nhân viên
Hình 2: Cơ cấu nhân sự công ty (Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương của công ty Cổ phần Starn Việt Nam
3.2.1Thực trạng HTTT quản lý nhân sự và tiền lương của công ty
Công ty Cổ phần Starn Việt Nam chuyên phân phối thiết bị siêu thị và an ninh trên toàn quốc, đang đối mặt với thách thức trong quản lý nhân sự và tiền lương do sự mở rộng của hệ thống tổ chức Việc thiếu phần mềm chuyên dụng khiến quản lý nhân sự chủ yếu dựa vào Excel và tài liệu giấy, dẫn đến nhầm lẫn và mất thời gian Sự thay đổi liên tục trong đội ngũ nhân sự làm cho việc cập nhật hồ sơ trở nên khó khăn, ảnh hưởng đến độ chính xác và hiệu quả trong việc tìm kiếm thông tin Hơn nữa, việc truyền tải dữ liệu qua email và fax gây cản trở cho hoạt động kinh doanh và khai thác thông tin.
Trách nhiệm quản lý nhân sự và tiền lương được phân chia giữa phòng hành chính nhân sự (HC-NS) và phòng tài chính kế toán Quá trình này bao gồm hai công đoạn chính: quản lý nhân sự và quản lý tiền lương.
Nhân viên phòng hành chính nhân sự chịu trách nhiệm quản lý các vấn đề liên quan đến nhân sự, bao gồm việc tạo danh sách nhân viên của công ty và các phòng ban trực thuộc, cũng như cập nhật thông tin cá nhân và chức vụ của từng nhân viên.
Nhân viên phòng tài chính kế toán có trách nhiệm quản lý tiền lương bằng cách lập bảng lương cho từng bộ phận và chức vụ Mức lương của nhân viên được xác định dựa trên vị trí công việc của họ.
Quản lý hồ sơ nhân sự là một quy trình quan trọng trong công ty, bắt đầu từ việc lưu trữ hồ sơ của nhân viên tại tủ hồ sơ của phòng nhân sự ngay khi họ được tuyển dụng Khi ban lãnh đạo cần xem thông tin của một nhân viên, nhân viên phòng nhân sự sẽ tìm kiếm và trình bày hồ sơ Hồ sơ này cũng được lưu trữ dưới dạng file Word theo từng phòng ban trên máy tính Ngoài sơ yếu lý lịch, hồ sơ còn bao gồm thông tin về quá trình công tác, sổ bảo hiểm, phụ cấp, chế độ chính sách và thông tin thuế thu nhập cá nhân nếu có.
Khi nhân viên nghỉ việc, hồ sơ của họ sẽ được lưu trữ trong tủ hồ sơ và file Word trong vòng một năm để phục vụ cho việc tìm kiếm và kiểm tra khi cần thiết Sau thời gian này, hồ sơ sẽ được hủy bỏ.
Mỗi phòng ban trong công ty sử dụng bảng chấm công riêng, được quản lý qua phần mềm Microsoft Excel 2010 theo từng năm Mỗi file chấm công bao gồm 12 bảng tính, tương ứng với các tháng trong năm Bộ phận nhân sự sẽ thực hiện việc chấm công cho các phòng ban Cuối tháng, bảng chấm công sẽ được tổng hợp và chuyển cho phòng tài chính kế toán để lập bảng lương.
+ Hình thức trả lương: Lương của nhân viên được trả hàng tháng, thường là vào mùng 2 hàng tháng Trả lương trực tiếp bằng tiền mặt.
Mức lương của nhân viên trong công ty được xác định dựa trên lương cơ bản Mỗi tháng, phòng Nhân sự sẽ tổng hợp các yếu tố như mức lương cơ bản, hệ số lương, phụ cấp chức vụ và khen thưởng kỷ luật để gửi cho phòng Kế toán tài chính, từ đó làm căn cứ tính lương cho nhân viên.
Quản lý công văn và giấy tờ trong công ty bao gồm việc xử lý các loại biên bản, công văn, hợp đồng như hợp đồng lao động, cùng với các mẫu đơn như đơn xin nghỉ việc và đơn đề nghị tăng lương.
Các phần mềm ứng dụng phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự trong công ty.
- Phần mềm hệ thống: Windows XP 2000.
- Chương trình bảo vệ máy tính: Sử dụng antivirus (BKAV Pro)
- Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word: Sử dụng để soạn thảo thông tin nhân sự, soạn thảo các loại biên bản, công văn, giấy tờ.
- Bảng tính Microsoft Excel: Sử dụng để chấm công, in báo cáo lương.
3.2.2 Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự và tiền lương của công ty
Đánh giá hoạt động quản lý nhân sự và tiền lương hiện tại:
Quá trình thực tập tại công ty cho thấy phương pháp quản lý nhân sự và tiền lương hiện tại không còn phù hợp với sự phát triển và mở rộng quy mô của doanh nghiệp Những điểm yếu của hệ thống hiện tại như tốc độ xử lý thông tin chậm, độ chính xác thấp và khả năng bảo mật kém đã không đáp ứng được nhu cầu quản lý của lãnh đạo Tuy nhiên, phương thức quản lý thủ công tại công ty Cổ phần Starn Việt Nam vẫn có những ưu điểm nhất định cần được xem xét.
- Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu do không cần phải đầu tư nhiều trang thiết bị máy móc, server, đường truyền…
- Không đòi hỏi nhân viên phải hiểu biết nhiều về HTTT
- Tiết kiệm chi phí thiết kế và mua phần mềm, tiết kiệm chi phí đào tạo nhân viên.
Tốc độ xử lý thông tin trong công ty chậm do phần lớn các hoạt động vẫn diễn ra theo phương thức thủ công Việc truyền tải thông tin giữa các phòng ban thường gặp phải tình trạng chậm trễ, do phải chờ duyệt và in ấn báo cáo, điều này ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình ra quyết định của công ty.
Thiếu tính đồng bộ thông tin giữa các phòng ban dẫn đến việc xử lý thông tin không thống nhất, gây ra sự không trùng khớp trong dữ liệu Quá trình nhập và chỉnh sửa thông tin gặp khó khăn, làm tăng nguy cơ sai sót và giảm hiệu quả trong công việc.
Tính chính xác của thông tin bị giảm sút đáng kể do sự thiếu đồng bộ giữa các phòng ban và việc xử lý thông tin diễn ra thủ công.
Việc không hỗ trợ ra quyết định là do thông tin được xử lý chậm chạp, dẫn đến mất nhiều thời gian cho các quyết định quan trọng Hơn nữa, việc xử lý thông tin bằng con người hạn chế khả năng tóm lược thông tin hàng ngày cho nhà quản trị, từ đó ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định.
Thông tin lưu trữ rải rác và chủ yếu dưới dạng hồ sơ giấy tờ dẫn đến tình trạng an toàn bảo mật kém, khiến cho dữ liệu dễ bị mất mát hoặc hư hại theo thời gian.
Đánh giá con người thực hiện quản lý nhân sự và tiền lương Ưu điểm :
Phân tích, thiết kế, phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty Cổ phần Starn Việt Nam
3.3.1 Mô tả bài toán hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty Cổ phần Starn Việt Nam
Khi muốn gia nhập công ty, nhân viên cần nộp hồ sơ theo quy định tuyển dụng, trải qua phỏng vấn và đào tạo, sau đó sẽ được tuyển dụng chính thức nếu phù hợp Trong quá trình làm việc, nhân viên ký hợp đồng với công ty, và hợp đồng này sẽ được phòng nhân sự lưu giữ và quản lý cùng với hồ sơ nhân viên Nhân viên nhân sự có quyền bổ sung, sửa đổi hoặc xóa thông tin trong hồ sơ một cách dễ dàng Đồng thời, họ cũng theo dõi và cập nhật các thông tin liên quan đến quá trình công tác, đào tạo, cũng như hồ sơ khen thưởng và kỷ luật của nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty.
Nhân viên kế toán có trách nhiệm lập bảng lương và tính toán mức lương cho nhân viên dựa trên hệ số lương, các khoản trợ cấp, bảo hiểm, cũng như thưởng và phạt Mức lương, phụ cấp và bảo hiểm sẽ được tính toán một cách chi tiết và chính xác.
Mức lương = Hệ số lương * Lương cơ bản Bảo hiểm: BHXH= 8% * lương, BHYT = 1,5 * lương, BHTN = 1% * lương.
Các khoản bảo hiểm này sẽ được tính khấu trừ vào lương.
Thực lĩnh được tính bằng công thức: Mức lương + Phụ cấp + Thưởng – Phạt – Bảo hiểm Hệ thống chỉ quản lý lương cho cán bộ công nhân viên làm việc tại văn phòng Để thuận tiện cho việc quản lý hồ sơ nhân viên, hệ thống cần cho phép phòng nhân sự và Ban lãnh đạo tra cứu thông tin nhân viên một cách dễ dàng.
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương cung cấp các chức năng lập báo cáo hữu ích cho nhân viên phòng nhân sự và kế toán Những báo cáo này sẽ được gửi đến Ban lãnh đạo công ty, giúp họ có cái nhìn rõ hơn và đưa ra các phương án quản lý hiệu quả hơn.
Hệ thống cho phép nhân viên đăng nhập bằng mã nhân viên để xem thông tin mà không có quyền chỉnh sửa Mọi kiến nghị cần thiết sẽ được gửi qua email công ty, và Phó phòng nhân sự sẽ chuyển tiếp đến cấp trên để xử lý.
3.3.1.2.Phân tích các yêu cầu chức năng hệ thống
- Chức năng Quản lý hồ sơ nhân viên.
Khi công ty tiếp nhận nhân sự mới, phòng hành chính nhân sự sẽ cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên Nhân viên sẽ được phân bổ vào các phòng ban dựa trên năng lực và yêu cầu vị trí phỏng vấn Hồ sơ nhân viên bao gồm sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn, chuyên môn, kinh nghiệm, mức lương và thông tin bảo hiểm Sau khi hoàn thành thời gian thử việc, nhân viên sẽ ký hợp đồng lao động, bao gồm hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn và hợp đồng chính thức không thời hạn, tất cả sẽ được cập nhật vào hệ thống.
Nhân viên nhân sự có trách nhiệm cập nhật dữ liệu phòng ban khi có sự thay đổi trong công ty Khi thành lập phòng ban mới, họ sẽ thêm thông tin vào hệ thống, và khi có sự sát nhập hoặc thu gọn bộ máy, nhân viên sẽ xóa bớt các phòng ban không còn hoạt động.
Cập nhật thông tin nhân viên là điều cần thiết khi có sự thay đổi trong cơ cấu nhân sự Hệ thống cần phản ánh kịp thời các thông tin chi tiết của nhân viên, bao gồm họ tên, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại, phòng ban, chức vụ và hệ số lương Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ nhiều tính năng bổ sung để quản lý thông tin nhân viên hiệu quả hơn.
• Thêm thông tin nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng
• Xóa thông tin nhân viên khi công ty có nhân viên thôi việc
• Sửa thông tin nhân viên khi có sự luân chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ.
+ Cập nhật danh mục công việc: nhân viên nhân sự sẽ tiến hành cập nhật danh mục các công việc trong công ty.
Cập nhật chức vụ là quá trình quan trọng trong công ty, giúp nhân viên nhân sự thông báo về những thay đổi trong vị trí của nhân viên Việc này không chỉ đảm bảo sự minh bạch mà còn thể hiện sự công bằng trong tổ chức Cập nhật chức vụ vào danh sách giúp mọi người nắm rõ thông tin và duy trì sự đồng thuận trong môi trường làm việc.
- Chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật.
+ Quản lý nhân sự có thể thiết lập danh mục các loại khen thưởng, kỷ luật, các mức độ khen thưởng, kỷ luật của công ty.
+ Cho phép cập nhật các thông tin chi tiết về khen thưởng, kỷ luật nhân viên: loại khen thưởng, kỷ luật; lý do; mức độ khen thưởng, kỷ luật.
- Chức năngquản lý chấm công
Bảng chấm công được thiết lập cho từng phòng ban nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và theo dõi nhân sự Công cụ này cho phép trích xuất dữ liệu từ file Excel vào hệ thống, đồng thời hỗ trợ việc đăng ký ngày nghỉ phép, nghỉ thai sản, tăng ca và làm thêm giờ Ngoài ra, bảng chấm công còn tích hợp chức năng chấm công bằng máy chấm công vân tay, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý thời gian làm việc.
+ Hàng tháng, phòng hành chính nhân sự cập nhật thông tin ngày công làm việc của nhân viên để nhập vào bảng theo dõi chấm công
+ Bảng chấm công này được công khai cho phép nhân viên kiểm tra ngày công của mình vào cuối tháng
-Chức năngquản lý lương cho nhân viên
Để lập bảng tính lương cho nhân viên, cần thiết lập ngày tính lương và số ngày nghỉ phép hưởng lương trong tháng Việc tính lương sẽ dựa trên quyết định tiền lương từ ban giám đốc, kết quả chấm công, cùng với các khoản phụ cấp và bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội.
+ Bảng lương sau khi được lập sẽ được gửi cho từng nhân viên để duyệt bảng lương của mình.
+ Sau cùng, bảng tính lương sẽ được gửi cho phòng tài chính kế toán để tổnghợp, thanh toán lương cho nhân viên.
Chức năng cho phép tìm kiếm thông tin liên quan đến nhân viên và thông tin lương một cách dễ dàng.
-Chức năng quản lý thống kê báo cáo
Phần mềm sẽ hỗ trợ tạo báo cáo theo yêu cầu của Ban Giám đốc với các mẫu báo cáo được lập trình sẵn Phòng hành chính nhân sự có trách nhiệm thống kê và báo cáo thông tin liên quan đến hồ sơ cũng như chấm công.
Vào cuối tháng, phòng hành chính nhân sự sẽ chuyển bảng chấm công cho phòng tài chính kế toán để lập báo cáo lương trình, sau đó gửi lên Ban Giám đốc để xin ký duyệt.
3.3.1.3.Các yêu cầu phi chức năng của hệ thống
Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống -Thực hiện hiệu quả các chức năng của hệ thống
- Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, có thể theo dõi thình hình quản lý nhân sự và tiền lương.
- Cài đặt dễ dàng, giá thành hợp lý, chất lượng hoàn thành công việc cao, có độ chính xác cao.
- Thao tác nhanh chóng, áp dụng được nhiều công nghệ mới, ít hỏng hóc và các lỗi kỹ thuật.
- Có khả năng bảo trì hay cập nhật các chức năng nâng cấp và làm mới hệ thống
Yêu cầu về giao diện của hệ thống
Đối với nhân viên phòng nhân sự và kế toán, giao diện cần phải thân thiện, rõ ràng và dễ hiểu Các chức năng quản lý phải được thiết kế một cách dễ dàng và có tính kết dính cao Hệ thống cũng nên cho phép tìm kiếm nhân viên theo tên hoặc mã nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Giao diện được thiết kế thân thiện và dễ sử dụng, với bố trí hợp lý giúp người dùng thao tác một cách nhanh chóng và chính xác.
Yêu cầu về thời gian sử dụng: Thời gian phản hồi thông tin nhanh của các chức năng hệ thống
Ứng dụng và chuyển giao phần mềm
- Đào tạo và phát triển phần mềm
- Bảo hành cho các cá nhân tập thể, tổ chức biết kỹ thuật cách thức sử dụng phần mềm
- Khả năng tương thích trong doanh nghiệp có khả năng kết nối với các modul khác của hệ thống và với phần mềm của nhà cung cấp
- Có khả năng mở rộng trong tương lai , phát triển phần mềm cao hơn , nâng cấp phần mềm , cải tiến phần mềm
- Có khả năng tương thích trên hệ điều hành windows XP/7 của Microsoft.
Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống
3.4.1 Đánh giá khả năng ứng dụng của hệ thống
HTTT quản lý nhân sự và tiền lương được thiết kế theo quy trình phân tích thiết kế hướng đối tượng sử dụng UML, đã đạt được các mục tiêu đề ra một cách cơ bản.
Hệ thống hiện tại chưa phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ nhân sự thực tế tại công ty, do đó cần bổ sung thêm nghiệp vụ và cơ sở dữ liệu để hoàn thiện hơn Việc cải thiện hệ thống thông tin sẽ giúp đáp ứng tốt hơn nhu cầu quản lý nhân sự và tiền lương, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh Đội ngũ nhân sự vững mạnh là yếu tố then chốt để thúc đẩy sự phát triển bền vững trong tương lai.
3.4.2 Một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện HTTT quản lý nhân sự và tiền lương của công ty Cổ phần Starn Việt Nam
Công ty Cổ phần Starn Việt Nam đã mở rộng quy mô sản xuất trong những năm gần đây, dẫn đến sự gia tăng số lượng nhân viên Để quản lý nhân sự hiệu quả tại các Phòng ban, công ty cần phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương, nhằm nâng cao tính nhanh chóng và hiệu quả trong công tác quản lý Một số định hướng phát triển quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Starn Việt Nam bao gồm việc cải thiện quy trình quản lý và tối ưu hóa hệ thống thông tin.
Từ nhân viên phòng kỹ thuật, một đội ngũ chuyên phân tích và thiết kế phần mềm, đặc biệt là phần mềm quản lý nhân sự, đã được thành lập Đội ngũ này gồm những nhân viên hiểu rõ cơ cấu tổ chức và quy trình quản lý nhân sự tại công ty, giúp việc phân tích thiết kế hệ thống trở nên hiệu quả Nhờ đó, các lập trình viên có thể phát triển phần mềm quản lý nhân sự phù hợp với nhu cầu của công ty.
Thiết kế và triển khai phần mềm quản lý nhân sự và tiền lương là bước quan trọng để nâng cao hiệu quả quản lý tại công ty Sau khi hoàn tất thiết kế, cần tiến hành cài đặt và đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm một cách hiệu quả, nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự.
Ngoài việc cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng, Công ty sẽ trực tiếp đào tạo nhân viên tại phòng Nhân sự và phòng Kế toán về các chức năng chính của phần mềm Nếu có yêu cầu từ các phòng ban, Công ty sẽ lập kế hoạch và tổ chức các buổi đào tạo sử dụng phần mềm cho nhân viên.
Công ty có thể cử nhân viên tham gia các khóa đào tạo để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý nhân sự, đồng thời phát triển các chức năng mới theo nhu cầu tương lai Hệ thống được thiết kế cho phép các chức năng hoạt động độc lập, giúp dễ dàng thay đổi mà không cần xây dựng lại toàn bộ hệ thống Việc triển khai hệ thống thông tin thành công sẽ cải thiện các thao tác thủ công trên giấy tờ và sổ sách, đồng thời giảm bớt số lượng nhân sự trong bộ phận quản lý.
Công ty cần nâng cấp hạ tầng công nghệ thông tin để đảm bảo tính tương thích với các hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương sẽ được triển khai trong thời gian tới.
Để cải thiện hiệu suất làm việc, doanh nghiệp nên nâng cấp các thiết bị đã sử dụng lâu dài và có dấu hiệu vận hành chậm, đồng thời đầu tư thêm phần cứng như máy chủ và máy tính Việc nâng cấp đường truyền Internet trong công ty cũng rất quan trọng để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả và việc trao đổi dữ liệu diễn ra nhanh chóng Ngoài ra, nâng cấp hệ thống an toàn bảo mật cho thông tin lưu trữ tại công ty là cần thiết để bảo vệ dữ liệu quan trọng.
Quản lý nhân sự và tiền lương đang thu hút sự quan tâm lớn từ các tổ chức và doanh nghiệp nhờ vào hiệu quả vượt trội mà nó mang lại Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương là cần thiết để đảm bảo lưu trữ và tra cứu thông tin một cách khoa học, chính xác và nhanh chóng Đề tài này đã nghiên cứu lý thuyết một cách hệ thống, theo logic của các vấn đề phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, nhằm hướng tới giải pháp tin học hóa toàn bộ hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương cho công ty cổ phần Starn Việt Nam, đồng thời chỉ ra một số kết quả đạt được và những hạn chế còn tồn tại.
Nghiên cứu đã chỉ ra những điểm mạnh và điểm yếu của hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương hiện tại trong công ty Dựa trên những phân tích này, kiến thức đã học được vận dụng để thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương ở mức vật lý Hệ thống đề xuất này gần gũi và phù hợp với thực tiễn nghiệp vụ của công ty.
Hạn chế của khóa luận là do giới hạn về kiến thức và thời gian, chỉ đưa ra hướng phát triển cho hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương, bao gồm các phân tích và thiết kế sơ bộ, mà chưa hoàn thiện và triển khai Việc đưa hệ thống vào sử dụng đòi hỏi nhiều thời gian nghiên cứu và trao đổi với công ty, do đó tính phù hợp và hữu ích của giải pháp phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau.
Khóa luận này mang lại cơ hội quý báu để được hướng dẫn và áp dụng kiến thức đã học vào thực tiễn, từ đó phát triển kỹ năng tư duy logic và khả năng giải quyết vấn đề, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai.
Trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp, tôi đã nhận được sự hướng dẫn tận tình từ Thạc sỹ Nguyễn Hằng Ginag, giúp tôi hoàn thành đề tài “Nghiên cứu, phát triển hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương cho Công ty Cổ phần Starn Việt Nam” Tôi sẽ tiếp tục cải thiện các chức năng của chương trình, đồng thời thiết kế, cài đặt và nâng cấp để đáp ứng tốt nhất các yêu cầu thực tiễn.
1 Chuyên đề tốt nghiệp: “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự và tiền lương cho Ủy ban nhân dân huyện Lý Nhân”, Lê Thị Thúy Quỳnh – lớp CNTTK1- Đại học công nghệ thông tin và truyền thông
