Công ty Cổ phần Starn Việt Nam với chức năng chính là chuyên phân phối các thiết bị siêu thị, và thiết bị an ninh tại khắp cả tỉnh thành trên đất nước. Với hệ thống tổ chức của Công ty ngày càng mở rộng, việc quản lý nhân sự và tiền lương ngày càng phức tạp địi hỏi cơng ty phải có một cơ chế quản lí hiệu quả, tiết kiệm chi và phù hợp với thực tại phát triển của công ty trong hiện tại và tương lai. Tuy nhiên theo khảo sát thì cơng ty vẫn chưa có phần mềm nào chun dụng để quản lý nhân sự, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóa cục bộ và chưa thống, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý nhân sự. Thực tế việc quản lý nhân sự tại công ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel, các văn bản chủ yếu được lưu trữ bằng giấy, sổ sách; hay có sự nhầm lẫn, tốn thời gian hay việc số lượng nhân sự, đội ngũ nhân sự luôn luôn thay đổi mà việc cập nhật hồ sơ khơng rõ ràng sẽ khiến cho việc tìm kiếm thơng tin bị cản trở, thiếu chính xác…, việc truyền tải dữ liệu chủ yếu bằng email và fax gây khó khăn rất nhiều cho các hoạt động kinh doanh, khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu.
Trách nhiệm quản lí nhân sự và tiền lương thuộc về 2 phịng ban : phịng hành chính nhân sự (HC-NS) và phịng tài chính kế tốn. Việc quản lý nhân sự và quản lý tiền lương bao gồm hai công đoạn chính như sau:
- Nhân viên phịng hành chính nhân sự quản lý các vấn đề nhân sự như: tạo danh sách nhân viên cửa công ty và các phòng ban trực thuộc, các thông tin nhân viên( thông tin cá nhân, chức vụ…
- Nhân viên phịng tài chính kế tốn sẽ quản lý tiền lương bằng cách tạo bảng lương đối với từng bộ phận và từng chức vụ. Mức lương của nhân viên tùy thuộc vào từng chức vụ
- Quản lý hồ sơ nhân sự
Khi nhân viên được tuyển vào công ty, hồ sơ nhân sự sẽ được lưu trữ tại tủ hồ sơ của phòng nhân sự. Khi ban lãnh đạo cơng ty có u cầu xem thơng tin của một nhân viên, hồ sơ sẽ được nhân viên phịng nhân sự tìm kiếm trong tủ hồ sơ và mang lên trình ban lãnh đạo. Ngồi ra hồ sơ cịn được lưu thành các file Word theo từng phịng ban trên máy tính. Ngồi các thơng tin về sơ yếu lý lịch, cịn có cả thơng tin về q trình cơng tác, sổ bảo hiểm của nhân viên, phụ cấp và chế độ chính sách, thơng tin thuế thu nhập cá nhân (nếu có).
Khi có nhân viên nghỉ việc, hồ sơ nhân viên tiếp tục được lưu trữ tại tủ hồ sơ và file Word thêm 1 năm để phục vụ cho cơng tác tìm kiếm và kiểm tra nếu cần, sau đó hồ sơ sẽ được hủy đi.
Chấm cơng: Mỗi phịng ban của cơng ty có một bảng chấm công riêng được quản lý bằng phần mềm Microsoft Excel 2010theo từng năm. Mỗi file gồm 12 bảng tính, mỗi bảng tính là 1 bảng chấm cơng cho các tháng trong năm. Việc chấm cơng của các phịng sẽ do bộ phận nhân sự thực hiện. Cuối tháng bảng chấm công sẽ được tổng hợp và đưa sang phịng tài chính kế tốn để lập bảng lương.
+ Hình thức trả lương: Lương của nhân viên được trả hàng tháng, thường là vào mùng 2 hàng tháng. Trả lương trực tiếp bằng tiền mặt.
Lương của nhân viên trong cơng ty được tính theo mức lương cơ bản. Hàng tháng, phòng Nhân sự tổng hợp các yếu tố lương như: Mức lương cơ bản, Hệ số lương cơ bản, Phụ cấp chức vụ, Khen thưởng kỷ luật để chuyển cho phịng Kế tốn tài chính làm cơ sở tính lương.
- Quản lý cơng văn, giấy tờ: Bao gồm các loại biên bản, công văn, hợp đồng (hợp đồng lao động,…), các form mẫu của các loại giấy tờ sử dụng trong công ty (đơn xin nghỉ việc, đơn đề nghị tăng lương,…).
Các phần mềm ứng dụng phục vụ cho hoạt động quản lý nhân sự trong công ty.
- Phần mềm hệ thống: Windows XP 2000.
- Chương trình bảo vệ máy tính: Sử dụng antivirus (BKAV Pro)
- Phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word: Sử dụng để soạn thảo thông tin nhân sự, soạn thảo các loại biên bản, công văn, giấy tờ.
- Bảng tính Microsoft Excel: Sử dụng để chấm công, in báo cáo lương.
3.2.2 Đánh giá thực trạng HTTT quản lý nhân sự và tiền lương của công ty
Đánh giá hoạt động quản lý nhân sự và tiền lương hiện tại:
Thơng qua q trình thực tập trực tiếp tại cơng ty nhận thấy việc quản lý nhân tự và tiền lương bằng phương pháp hiện tại khơng cịn phù hợp. Hoạt động kinh doanh của cơng ty ngày càng phát triển và đang có xu hướng mở rộng, vì vậy quy mơ nhân sự theo đó mà sẽ được mở rộng thêm. Phương thức quản lý hiện tại ngày càng bộc lộ những điểm yếu kém như: tốc độ xử lý thơng tin chậm chạp, tính chính xác khơng cao và khả năng an tồn bảo mật thơng tin kém khơng thể đáp ứng nhu quản lý của lãnh đạo.
Ưu điểm:
Ưu điểm của phương thức quản lý nhân sự và tiền lương thủ công tại công ty Cổ phần Starn Việt Nam:
- Tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu do khơng cần phải đầu tư nhiều trang thiết bị máy móc, server, đường truyền…
Khóa luận tốt nghiệp Chuyên nghành Hệ thống thơng tin kinh tế
- Tiết kiệm chi phí thiết kế và mua phần mềm, tiết kiệm chi phí đào tạo nhân viên.
Nhược điểm:
- Tốc độ xử lý thông tin chậm: Việc xử lý thông tin trong công ty chủ yếu là hoạt động thủ công, việc lưu chuyển thông tin giữa các phòng ban mất rất nhiều thời gian chờ duyệt, chờ in báo cáo ảnh hưởng đến q trình ra quyết định của cơng ty.
- Thiếu tính đồng bộ thơng tin: Những thông tin khác nhau được xử lý tách biệt ở mỗi phịng ban tương ứng, vì vậy sẽ khơng tránh khỏi việc xảy ra những trường hợp không trùng khớp thơng tin do q trình nhập hoặc xử lý thơng tin bị gây khó khăn trong việc chỉnh sửa thơng tin.
- Tính chính xác thấp: Do khơng có sự đồng bộ hóa thơng tin giữa các phịng ban, xử lý thông tin lại diễn ra một cách thủ cơng nên tính chính xác của thơng tin bị giảm đi rất nhiều.
- Không hỗ trợ việc ra quyết định: thông tin trong được xử lý chậm chạp nên sẽ để tuột mất nhiều thời gian ra quyết định quan trọng. Hơn nữa việc xử lý thông tin bằng con người sẽ hạn chế việc tóm lược thơng tin hàng ngày cho nhà quản trị khiến việc ra quyết định bị hạn chế.
- An tồn bảo mật kém: Do thơng tin được lưu trữ rải rác và chủ yếu ở dạng hồ sơ, giấy tờ nên vấn đề an tồn bảo mật rất kém. Thơng tin dễ mất mát hoặc hư hại theo thời gian.
Đánh giá con người thực hiện quản lý nhân sự và tiền lương
Ưu điểm:
Nhân viên phịng nhân sự và tài chính kế tốn làm việc rất chủ động trong cơng việc, là người có kinh nghiệm lâu năm và gắn bó lâu dài với cơng ty nên thực hiện công tác quản lý nhân sự khá tốt. Thao tác trên máy tính cũng khá nhanh, đặc biệt là thao tác trên word, excel.
Nhược điểm:
- Hiểu biết về CNTT cịn yếu,và chưa có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm quản lý chuyên dụng, vì thế nếu cơng ty triển khai HTTT quản lý nhân sự và tiền lương sẽ mất thời gian và chi phí đào tạo định để nhân viên thích ứng với cơng việc trên hệ thống mới.
- Do làm bằng thủ công nên nhiều khi vào số liệu bị sai mà không phát hiện ra làm ảnh hưởng đến hoạt động của cơng ty.
3.3 Phân tích, thiết kế, phát triển hệ thống thơng tin quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty Cổ phần Starn Việt Nam
3.3.1. Mơ tả bài tốn hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương tại công ty Cổ phần Starn Việt Nam
3.3.1.1.Mơ tả bài tốn
Nhân viên khi muốn vào làm việc tại công ty cần nộp hồ sơ theo quy đinh tuyển dụng của công ty, trải qua phỏng vấn, đào tạo, nếu phù hợp sẽ được tuyển dụng vào làm tại công ty chính thức. Trong khi làm việc tại cơng ty nhân viên sẽ ký hợp đồng với công ty, hợp đồng giữa nhân viên và cơng ty sẽ được phịng nhân sự lưu giữ và quản lý.Hợp đồng của nhân viên sẽ được lưu cùng với hồ sơ nhân viên. Nhân viên nhân sự cũng có thể bổ sung thêm, sửa hay xóa thơng tin trong hồ sơ nhân viên một cách dễ dàng.
Đồng thời, nhân viên nhân sự sẽ theo dõi và cập nhật( thêm mới, sửa, xóa) các thơng tin về q trình cơng tác, đào tạo, hồ sơ khen thưởng kỷ luật của nhân viên trong thời gian làm việc tại công ty.
Nhân viên kế tốn sẽ lập bảng lương và tính lương cho nhân viên theo hệ số lương, trợ cấp, bảo hiểm, thưởng, phạt cho nhân viên. Được tính mức lương, phụ cấp, và bảo hiểm như sau:
Mức lương = Hệ số lương * Lương cơ bản
Bảo hiểm: BHXH= 8% * lương, BHYT = 1,5 * lương, BHTN = 1% * lương. Các khoản bảo hiểm này sẽ được tính khấu trừ vào lương.
Thực lĩnh = Mức lương + Phụ cấp + Thưởng – Phạt – Bảo hiểm
Ở đây, hệ thống chỉ tiến hành tính và quản lý lương cho bộ phận cán bộ cơng nhân viên làm việc tại văn phịng.
Để thuận tiện cho việc quản lý việc hồ sơ nhân viên hệ thống phải cho phép nhân viên phòng nhân sự và ban Ban lãnh đạo có thể tra cứu mọi thơng tin về nhân viên một cách thuận tiện nhất.
Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương hỗ trợ các chức năng lập báo cáo cho nhân viên phịng nhân sự và nhân viên kế tốn.Báo cáo sẽ gửi đến cho Ban lãnh đạo công ty xem và đưa ra cách quản lý phù hợp hơn.
Hệ thống cho phép nhân viên đăng nhập vào tài khoản thông qua mã nhân viên và chỉ được pheps xem thơng ton, khơng có quyền sửa thơng tin. Nếu có kiến nghị gì thì nhân viên sẽ gửi tin nhắn vào email cơng ty. Phó phịng nhân sự sẽ chuyển lên cấp trên để giải quyết.
Khóa luận tốt nghiệp Chun nghành Hệ thống thơng tin kinh tế
3.3.1.2.Phân tích các yêu cầu chức năng hệ thống
- Chức năng Quản lý hồ sơ nhân viên.
+ Khi cơng ty có nhân sự mới vào làm, phịng hành chính nhân sự sẽ thêm mới thơng tin nhân viên đó vào phần quản lý hồ sơ nhân viên. Nhân viên được phân công vào các phòng ban khác nhau tùy và năng lực và vị trí u cầu khi phỏng vấn. Nếu có sự thay đổi sẽ cập nhật lại hồ sơ, Hồ sơ nhân viên sẽ bao gồm thơng tin sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn, chun mơn, kinh nghiệm, mức lương, bảo hiểm,…Sau khi hết thời gian thử việc nhân viên sẽ được ký hợp đồng lao động. Hợp đồng lao động sẽ được cập nhật vào hệ thống gồm: hợp đồng thử việc, hợp đồng chính thức có thời hạn, hợp đồng chính thức khơng thời hạn.
+ Cập nhật phòng ban: nhân viên nhân sự có nhiệm vụ nhập dữ liệu liên quan tới phịng ban khi có sự thay đổi về các phịng ban trong cơng ty: Khi cơng ty có quyết định thành lập thêm phịng ban mới thì nhân viên sẽ cập nhật vào hệ thống thêm phịng ban. Xóa bớt các phịng ban khi có sự sát nhập các phịng ban thu gọn bộ máy nhân sự của công ty.
+ Cập nhật thông tin nhân viên: khi có sự thay đổi cơ cấu nhân sự thì hệ thống cũng phải cập nhật cho phù hợp và có thể xem thơng tin chi tiết về nhân viên, thông tin nhân viên bao gồm các thông tin chi tiết về nhân viên : họ tên , ngày sinh, địa chỉ số điện thoại , phòng ban , chức vụ hệ số lương …. Hệ thống cũng hỗ trợ thêm :
• Thêm thơng tin nhân viên khi có nhân viên mới được tuyển dụng . • Xóa thơng tin nhân viên khi cơng ty có nhân viên thơi việc
• Sửa thơng tin nhân viên khi có sự ln chuyển nhân sự hoặc bổ sung thêm thông tin trong hồ sơ.
+ Cập nhật danh mục công việc: nhân viên nhân sự sẽ tiến hành cập nhật danh mục các công việc trong công ty.
+ Cập nhật chức vụ: khi trong cơng ty có thay đổi về các chức vụ của nhân viên, nhân viên nhân sự cập nhật lại cho các nhân viên được biết.Việc cập nhật chức vụ là một điều cần thiết. Cập nhật thêm chức vụ vào danh sách chức vụ thể hiện sự công bằng cho các nhân viên.
- Chức năng quản lý khen thưởng, kỷ luật.
+ Quản lý nhân sự có thể thiết lập danh mục các loại khen thưởng, kỷ luật, các mức độ khen thưởng, kỷ luật của công ty.
+ Cho phép cập nhật các thông tin chi tiết về khen thưởng, kỷ luật nhân viên: loại khen thưởng, kỷ luật; lý do; mức độ khen thưởng, kỷ luật.
- Chức năngquản lý chấm công
+ Bảng chấm công được lập theo từng phòng ban để thuận tiện trong quản lý và theo dõi. Bảng chấm cơng cho phép trích dữ liệu từ file Excel vào hệ thống, thực hiện
các đăng ký ngày nghỉ phép, nghỉ thai sản, tăng ca, làm thêm giờ của nhân. Hỗ trợ chấm công bằng máy chấm cơng vân tay.
+ Hàng tháng, phịng hành chính nhân sự cập nhật thông tin ngày công làm việc của nhân viên để nhập vào bảng theo dõi chấm công.
+ Bảng chấm công này được công khai cho phép nhân viên kiểm tra ngày cơng của mình vào cuối tháng.
-Chức năngquản lý lương cho nhân viên
+Lập bảng tính lương cho nhân viên
+ Thiết lập ngày tính lương, số ngày nghỉ phép hưởng lương trong tháng
+ Việc tính lương được thực hiện căn cứ vào thông tin quyết định tiền lương từ ban giám đốc, kết quả chấm công, các khoản phụ cấp, các khoản BHYT,BHXH…
+ Bảng lương sau khi được lập sẽ được gửi cho từng nhân viên để duyệt bảng lương của mình.
+ Sau cùng, bảng tính lương sẽ được gửi cho phịng tài chính kế tốn để tổnghợp, thanh tốn lương cho nhân viên.
- Chức năngTìm kiếm:
Chức năng cho phép tìm kiếm thơng tin liên quan đến nhân viên và thông tin lương một cách dễ dàng.
-Chức năng quản lý thống kê báo cáo
+ Phần này sẽ cho phép tạo ra các báo cáo khi có yêu cầu của Ban Giám đốc, tất cả các loại báo cáo sẽ có form được lập trình sẵn trên hệ thống
+ Phịng hành chính nhân sự có nhiệm vụ thống kê, báo cáo thông tin về hồ sơ, báo cáo chấm công.
+ Cuối tháng, phịng hành chính nhân sự sẽ gửi bảng theo dõi chấm cơng tới phịng tài chính kế tốn để lập báo cáo lương trình lên Ban Giám đốc ký duyệt.
3.3.1.3.Các yêu cầu phi chức năng của hệ thống
Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống
-Thực hiện hiệu quả các chức năng của hệ thống
- Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, có thể theo dõi thình hình quản lý nhân sự và tiền lương.
- Cài đặt dễ dàng, giá thành hợp lý, chất lượng hồn thành cơng việc cao, có độ chính xác cao.
- Thao tác nhanh chóng, áp dụng được nhiều cơng nghệ mới, ít hỏng hóc và các lỗi kỹ thuật.
- Có khả năng bảo trì hay cập nhật các chức năng nâng cấp và làm mới hệ thống Yêu cầu về giao diện của hệ thống
Khóa luận tốt nghiệp Chuyên nghành Hệ thống thông tin kinh tế
- Đối với người sử dụng là nhân viên phòng nhân sự - kế toán : Yêu cầu giao diện phải thân thiện, rõ ràng, dễ hiểu; có tính kết dính ca: Các chức năng quản lý phải rõ ràng dễ hiểu, dễ quản lý . Tìm kiếm nhân viên phịng ban thơng qua tên hoặc mã nhân viên.
- Giao diện thuận tiện dễ sử dụng, bố trí hợp lý, phù hợp với thao tác người sử