TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Tính cấp thiết của đề tài
Hợp đồng kinh doanh, dù bằng văn bản hay miệng, là nền tảng quan trọng cho hoạt động đầu tư và kinh doanh của công ty, thiết lập các mối quan hệ giữa các đối tác như nhân lực, khách hàng và nhà thầu Quản lý và sắp xếp hợp đồng một cách hiệu quả quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh hiện nay Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn quản lý hợp đồng chủ yếu bằng giấy tờ, dẫn đến khó khăn trong việc theo dõi khi số lượng hợp đồng ngày càng tăng Do đó, việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hợp đồng phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp là cần thiết và mang lại hiệu quả cao.
Công ty chưa có hệ thống thông tin quản lý hợp đồng, dẫn đến việc không khai thác hết các chức năng và vai trò quan trọng của quản lý hợp đồng Điều này gây khó khăn cho nhân viên trong quá trình giải quyết các vấn đề liên quan đến hợp đồng, ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Tôi đã quyết định chọn đề tài "Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh" cho khóa luận của mình, dựa trên những lý do đã nêu.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Nhiều tài liệu và công trình nghiên cứu đã được thực hiện liên quan đến hệ thống thông tin quản lý hợp đồng, thu hút sự quan tâm của sinh viên cho các đề tài khóa luận Dưới đây là một số đề tài mà tôi đã tham khảo và thấy có giá trị thực tiễn.
Khóa luận tốt nghiệp của Lê Bá Khánh Duy, sinh viên lớp 45B tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, tập trung vào việc phát triển phần mềm quản lý hợp đồng cho công ty cổ phần phần mềm kế toán BRAVO Mặc dù đề tài đã phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng cho doanh nghiệp, nhưng chưa thể hiện đầy đủ tầm quan trọng của hệ thống này đối với hoạt động sản xuất kinh doanh Hơn nữa, phần thiết kế cơ sở dữ liệu còn thiếu chặt chẽ và các báo cáo, kết xuất từ phần mềm chưa đáp ứng được yêu cầu quản trị cao.
Khóa luận "Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm" của Nguyễn Thị Thảo, sinh viên lớp 46A tại Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, đã phát triển phần mềm quản lý hợp đồng cho Công ty bảo hiểm dầu khí Việt Nam Đề tài này nhấn mạnh tính đặc thù trong quản lý hợp đồng của công ty bảo hiểm, đặc biệt trong lĩnh vực dầu khí Tuy nhiên, hạn chế lớn nhất của nghiên cứu là quy trình xử lý hợp đồng còn chưa chặt chẽ và chức năng quản lý khách hàng chưa được tối ưu.
Với đặc thù là hợp đồng bảo hiểm thì khả năng quản lý khách hàng của phần mềm phải thực sự tốt
- Đề tài cuối cùng là “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM” của sinh viên Cao Thị Hồng Nhung – Lớp 47A – Trường Đại học
Đề tài Kinh tế Quốc dân tập trung vào việc xây dựng hệ thống thông tin, đặc biệt là phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu, mà không thực hiện phát triển phần mềm Đề tài đã giải quyết hiệu quả bài toán quản lý hợp đồng của công ty, với đầy đủ chức năng, cơ sở dữ liệu chặt chẽ, luồng thông tin hợp lý và các báo cáo có tính quản trị cao Mặc dù đây là một đề tài thành công, nhưng tác giả vẫn chưa hoàn thiện phần mềm cần thiết để thực hiện giải pháp này.
Dựa trên tình hình thực tế tại Công ty Cổ Phần phần mềm Meliasof và các tài liệu tham khảo, tôi đề xuất nghiên cứu “Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh” Mục tiêu là có cái nhìn tổng thể về hệ thống thông tin doanh nghiệp, từ đó đánh giá vai trò và ảnh hưởng của hệ thống quản lý tới các quy trình hoạt động và sản xuất kinh doanh Đồng thời, áp dụng kiến thức đã học để đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý hợp đồng của công ty.
Mục tiêu cần giải quyết trong đề tài
Bài khóa luận với đề tài “Phân tích, thiết kế HTTT quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh” sẽ tập trung vào việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và tối ưu hóa quy trình làm việc trong công ty Nội dung sẽ bao gồm việc xác định yêu cầu hệ thống, xây dựng mô hình dữ liệu và thiết kế giao diện người dùng, từ đó đề xuất giải pháp phù hợp để cải thiện hoạt động quản lý hợp đồng.
- Hệ thống hóa các kiến thức về HTTT quản lý hợp đồng nói chung và của công ty cổ phần Hiệu Quả Xanh nói riêng.
Nghiên cứu thực trạng quản lý hợp đồng tại công ty phần mềm Hiệu Quả Xanh đã chỉ ra những vấn đề cần khắc phục Bằng việc phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng, bài viết đưa ra các đề xuất và giải pháp nhằm phát triển một hệ thống thông tin phù hợp, thiết thực cho hoạt động quản lý hợp đồng, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng: Hoạt động quản lý hợp đồng của công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh.
- Phạm vi: Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh.
Phương pháp thực hiện đề tài
Để đảm bảo tính chính xác và khoa học trong nghiên cứu khóa luận, phương pháp điều tra xã hội học đã được áp dụng Đồng thời, đề tài cũng thường xuyên sử dụng phương pháp duy vật biện chứng để phân tích sự vận động và tác động qua lại của hệ thống thông tin quản lý hợp đồng (QLHĐ) đối với toàn bộ doanh nghiệp, cũng như ảnh hưởng của hệ thống này từ môi trường bên trong và bên ngoài.
1.5.1 Phương pháp điều tra xã hội học
Mục tiêu của phương pháp này là thu thập thông tin chính xác và đáng tin cậy liên quan đến mục tiêu đã đề ra Để đạt được điều này, đề tài chủ yếu sử dụng các phương pháp như phỏng vấn, phiếu điều tra và quan sát trực tiếp.
Tìm hiểu sâu về việc ứng dụng công nghệ thông tin và hệ thống thông tin trong quản lý hợp đồng tại doanh nghiệp, đồng thời đánh giá mức độ đầu tư và kỳ vọng của công ty đối với hệ thống mới là rất quan trọng Việc áp dụng CNTT không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng mà còn nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu rủi ro Công ty cần xác định rõ các yêu cầu và mục tiêu khi triển khai hệ thống mới để đảm bảo đạt được lợi ích tối đa.
Để thu thập thông tin chính xác về quản lý hợp đồng, tiến hành phỏng vấn các trưởng phòng, nhân viên và Ban giám đốc là phương pháp hiệu quả Những người có ảnh hưởng này sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc và đáng tin cậy về vấn đề nghiên cứu.
1.5.3 Phương pháp quan sát hệ thống
Phương pháp quan sát cho phép các phân tích viên thu thập thông tin bổ sung mà tài liệu và phỏng vấn không cung cấp, từ đó tạo ra cái nhìn tổng quát về tổ chức và cách thức quản lý các hoạt động của nó.
1.5.4 Phương pháp phân tích và xử lý dữ liệu
Sau khi thu thập dữ liệu, chúng tôi sẽ tiến hành phân tích bằng phần mềm Excel để xử lý thông tin sơ cấp từ bảng câu hỏi đã được thiết kế sẵn Quá trình này giúp đánh giá các dữ liệu thu thập được và rút ra những nhận định về tình hình quản lý hợp đồng tại công ty.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài các mục lời cảm ơn, mục lục, danh mục bảng biểu, hình vẽ, tài liệu tham khảo và phụ lục, khóa luận gồm:
- Phần 1: Tổng quan vấn đề nghiên cứu
- Phần 2: Nội dung khóa luận Trong phần 2 gồm có 3 chương:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về phân tích thiết kế HTTT
- Chương 2: Đánh giá, phân tích thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng của công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
- Chương 3: Phân tích thiết kế HTTT quản lý hợp đồng tại công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
NỘI DUNG KHÓA LUẬN
Dữ liệu là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới, được thể hiện qua nhiều hình thức khác nhau Chúng thường là các giá trị thô, chưa mang lại ý nghĩa cho người sử dụng và có thể là một tập hợp các giá trị mà không rõ mối liên hệ giữa chúng.
Thông tin là những tin tức mà con người chia sẻ, và có thể hiểu rộng hơn là tri thức về các đối tượng.
Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ (năm 2007))
Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối quan hệ tương tác và cùng hoạt động để đạt được mục tiêu chung.
Hệ thống thông tin (Information System) là sự kết hợp giữa phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông, được thiết kế để thu thập, tạo ra, phân phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức Mục tiêu của hệ thống này là phục vụ cho các nhu cầu và mục tiêu của tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống tích hợp giữa con người và máy móc, có chức năng tạo ra và lưu trữ thông tin cần thiết cho quá trình sản xuất, quản lý và ra quyết định.
Để nâng cao hiệu quả lý luận và thực tiễn trong phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, bài viết này đã tổng hợp và áp dụng một số lý thuyết quan trọng Những lý thuyết này được trích dẫn từ các tài liệu uy tín, bao gồm giáo trình của những tác giả nổi tiếng trong lĩnh vực Hệ thống thông tin tại Việt Nam.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT
Một số khái niệm cơ bản
Dữ liệu là những mô tả về sự vật, con người và sự kiện trong thế giới, được thể hiện qua nhiều hình thức khác nhau Tuy nhiên, dữ liệu chỉ là các giá trị thô, chưa mang ý nghĩa cụ thể cho người sử dụng, và thường là một tập hợp các giá trị mà không rõ mối liên hệ giữa chúng.
Thông tin là những tin tức mà con người trao đổi, bao gồm cả tri thức về các đối tượng.
Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ (năm 2007))
Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối quan hệ tương tác và cùng nhau hoạt động để đạt được mục tiêu chung (Nguồn: Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia, 2003)
Hệ thống thông tin là sự kết hợp của phần cứng, phần mềm và mạng truyền thông, được thiết kế để thu thập, tạo ra, tái tạo, phân phối và chia sẻ dữ liệu, thông tin và tri thức Mục tiêu chính của hệ thống này là phục vụ cho các nhu cầu của tổ chức.
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một hệ thống tích hợp giữa con người và máy móc, có chức năng tạo ra và lưu trữ thông tin quan trọng Hệ thống này hỗ trợ con người trong các hoạt động sản xuất, quản lý và ra quyết định hiệu quả.
Một số lý thuyết về phân tích và thiết kế HTTT
Để nâng cao chất lượng phục vụ cả về lý luận lẫn thực tiễn, bài viết đã sử dụng và áp dụng các nội dung lý thuyết được tổng hợp từ những tài liệu đáng tin cậy Những nội dung này chủ yếu đến từ các giáo trình của những tác giả uy tín trong lĩnh vực Hệ thống thông tin tại Việt Nam.
1.2.1 Lý thuyết chung về HTTT 1.2.1.1 Hệ thống và hệ thống thông tin
Đặc trưng của hệ thống
Hệ thống có tính phân cấp, bao gồm các phần tử đa dạng và khác biệt về bản chất Những phần tử này không chỉ đơn giản mà thường là những thực thể phức tạp, góp phần tạo nên cấu trúc phân cấp của hệ thống.
Trong một hệ thống, các phần tử không chỉ đơn thuần được tập hợp ngẫu nhiên, mà chúng luôn có mối quan hệ tạo thành một cấu trúc nhất định Những mối quan hệ này có thể là ổn định và lâu dài, hoặc cũng có thể chỉ là tạm thời và bất thường.
Sự biến động của hệ thống thể hiện qua hai khía cạnh chính: sự tiến triển và sự hoạt động Sự tiến triển liên quan đến việc các phần tử và quan hệ trong hệ thống có thể phát sinh, tăng trưởng, suy thoái hoặc biến mất Trong khi đó, sự hoạt động đề cập đến cách các phần tử trong hệ thống, dưới các ràng buộc đã định, hợp tác với nhau để đạt được mục tiêu chung.
Hệ thống có mục đích rõ ràng là tiếp nhận các đầu vào từ môi trường để chuyển đổi thành các đầu ra nhất định Điều này cho thấy rằng hệ thống luôn hoạt động trong một môi trường nhất định, nơi nó nhận đầu vào và trả lại đầu ra cho môi trường đó.
Là một nhà phân tích, việc nắm vững các đặc trưng của hệ thống thông tin là rất quan trọng Điều này giúp bạn thường xuyên so sánh và đối chiếu với hệ thống đang xây dựng, từ đó phát triển những hệ thống phù hợp với môi trường bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Các thành phần của hệ thống thông tin
Hình 1.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT
(Nguồn: Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia (năm 2003))
Mỗi hệ thống thông tin có 5 bộ phần chính: phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng và con người.
- Con người: Con người là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin.
Trong một hệ thống thông tin, phần cứng và phần mềm là hai yếu tố trung tâm, trong khi con người giữ vai trò quyết định Nguồn lực con người trong hệ thống này được phân chia thành hai nhóm chính.
Người xây dựng và bảo trì hệ thống: là nhóm người làm nhiệm vụ phân tích, lập trình, khảo sát, bảo trì.
Nhóm sử dụng hệ thống: là các cấp quản lý, người thiết lập các mục tiêu, xác định nhiệm vụ, tạo quyết định.
Phần cứng trong hệ thống thông tin (HTTT) bao gồm các thiết bị vật lý chủ yếu, đóng vai trò quan trọng trong quy trình xử lý thông tin Đây là những công cụ kỹ thuật thiết yếu để thu thập, xử lý và truyền tải thông tin hiệu quả.
Phần mềm, hay còn gọi là chương trình máy tính, là tập hợp các chỉ lệnh được sắp xếp theo một trật tự nhất định để điều khiển thiết bị phần cứng thực hiện các công việc tự động Phần mềm được phát triển thông qua các ngôn ngữ lập trình.
- Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là thành phần rất quan trọng của nguồn lực dữ liệu.
CSDL là tập hợp dữ liệu được tổ chức và liên kết, lưu trữ trên thiết bị lưu trữ thứ cấp Nó phục vụ nhu cầu khai thác thông tin đồng thời từ nhiều người dùng và ứng dụng với các mục đích khác nhau.
Mạng là một hệ thống bao gồm các máy tính và thiết bị được kết nối thông qua các đường truyền vật lý, cho phép chia sẻ tài nguyên và khả năng của mạng một cách hiệu quả.
Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Trong khi các kết nối vật lý giữa các thiết bị có thể nhìn thấy qua dây dẫn, thì nhiều mối liên kết khác trong hệ thống lại không thể quan sát được Những mối liên kết này hình thành và hoạt động khi hệ thống vận hành, ví dụ như việc truy xuất dữ liệu từ cơ sở dữ liệu, truyền tải dữ liệu qua khoảng cách lớn, và lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị.
Các doanh nghiệp cần đầu tư hợp lý vào năm nguồn lực, đặc biệt là nguồn lực con người, để đảm bảo hệ thống thông tin trong doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và đáp ứng các yêu cầu trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Quy trình xử lý dữ liệu thành thông tin
Nhập dữ liệu đầu vào là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình xử lý thông tin Để đảm bảo quá trình này diễn ra hiệu quả, dữ liệu đầu vào cần phải đầy đủ và chính xác, vì chỉ khi đó, việc xử lý thông tin mới mang lại giá trị và ý nghĩa thực sự.
- Xử lý dữ liệu thành thông tin: là công đoạn trung tâm và có vai trò quyết định trong quy trình.
- Lưu trữ dữ liệu: phục vụ cho việc xử lý và tái sử dụng trong tương lai.
- Xuất thông tin đầu ra: gồm bảng biểu, số liệu, biểu đồ, các con số đánh giá
(hiện trạng và quá trình kinh tế), cung cấp đến các đối tượng trong và ngoài tổ chức.
Để đảm bảo hệ thống đạt được mục tiêu đề ra, cần đánh giá các phản hồi và xác định khả năng thực hiện của nó Sau đó, tiến hành điều chỉnh các thành phần nhập và xử lý của hệ thống nhằm đảm bảo rằng kết quả chính xác được thực hiện.
Vai trò của HTTT đối với doanh nghiệp
- HTTT nằm ở trung tâm của hệ thống tổ chức là phần tử kích hoạt các quyết định (mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo, chế độ tác nghiệp, )
ĐÁNH GIÁ, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM HIỆU QUẢ XANH
Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
Vào tháng 03/2012, Chi nhánh phía nam của Công ty CP Phần mềm EFFECT đã chính thức tách ra và trở thành Công ty CP Phần mềm Hiệu Quả Xanh (GREEN EFFECT JOINT STOCK SOFTWARE COMPANY) theo quy định của điều 151 luật doanh nghiệp Việt Nam Công ty chuyên phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp các tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý, năng lực cạnh tranh và cải thiện hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các giải pháp phần mềm kế toán và hệ thống quản lý tổng thể ERP-Life.
- Tên công ty : Công ty Cổ phần Phần mềm Hiệu Quả Xanh
- Địa chỉ : Tầng 3, số 169, đường Nguyễn Ngọc Vũ, quận
- Website : : www.green effect.com.vn
Hướng tới sự hài lòng của khách hàng là mục tiêu hàng đầu của công ty.
Chúng tôi cung cấp các sản phẩm phần mềm tùy chỉnh cho doanh nghiệp vừa và lớn, bao gồm phần mềm kế toán và hệ thống ERP-Life, nhằm hỗ trợ quản lý tổng thể doanh nghiệp một cách hiệu quả và toàn diện.
Tầm nhìn: Trở thành đơn vị cung cấp phần mềm kế toán quản trị và phần mềm ERP hàng đầu Việt Nam
Sứ mạng của Green Effect là nâng cao hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân thông qua các sản phẩm phần mềm quản trị thông minh cùng với dịch vụ hỗ trợ và tư vấn chất lượng.
Công ty chú trọng phát triển văn hóa doanh nghiệp dựa trên tinh thần tương trợ và đùm bọc, lấy cảm hứng từ giá trị gia đình Đồng thời, văn hóa này cũng được hình thành từ nét lễ nghĩa trong mối quan hệ thầy trò, phản ánh đặc trưng của văn hóa Á Đông.
Cơ cấu tổ chức của công ty được thiết kế nhằm đáp ứng hiệu quả các chức năng và nhiệm vụ, đồng thời quản lý tốt các hoạt động nội bộ.
Hình 2.1 Sơ đồ cấu trúc tổ chức của Công ty cổ phần phẩn mềm Hiệu Quả Xanh
(Nguồn: website - www.greeneffect.com)
Hội đồng quản trị và Ban giám đốc chịu trách nhiệm điều hành, quản lý và giám sát toàn bộ hoạt động của công ty Họ xây dựng chiến lược, kế hoạch, mục tiêu và chính sách cho từng giai đoạn phát triển Đồng thời, họ đưa ra các quyết định và mệnh lệnh cụ thể để giải quyết các công việc trong công ty.
- Phòng Kế toán, Hành chính, Tổng hợp: Chịu trách nhiệm trước ban
Giám đốc hạch toán kinh doanh của công ty chịu trách nhiệm giao dịch với cơ quan thuế, ngân hàng và các tổ chức khác Ông/bà đảm bảo hoàn thành các báo cáo tài chính đúng hạn và bảo mật thông tin Đồng thời, giám đốc phối hợp với các phòng ban khác để thực hiện các điều khoản thanh toán, quản lý thu chi, tài sản, thuế, kiểm toán và chính sách tài chính của công ty.
Phòng Nghiên cứu phát triển phần mềm đảm nhiệm việc cập nhật tiến độ phát triển, sửa đổi và kiểm thử sản phẩm, đồng thời báo cáo tình hình cá nhân cho quản lý khách hàng Phòng cũng phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để thảo luận, trao đổi công nghệ và thúc đẩy quá trình phát triển sản phẩm hiệu quả.
Phòng Kế toán, Hành chính, Tổng hợp
Phòng Nghiên cứu phát triển phần mềm
Phòng Tư vấn, Triển khai, Bảo hành
Phòng Quan hệ khách hàng, Kinh doanh
Phòng Tư vấn, Triển khai và Bảo hành cung cấp dịch vụ cài đặt, đào tạo và hỗ trợ sử dụng phần mềm, đồng thời thực hiện lập trình và chăm sóc khách hàng Đội ngũ này làm việc chặt chẽ với các phòng ban khác trong công ty để đảm bảo quá trình triển khai phần mềm diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Phòng Quan hệ khách hàng và Kinh doanh chịu trách nhiệm ký kết hợp đồng và nghiên cứu phát triển thị trường Đơn vị này tổ chức thu thập tài liệu và thông tin cần thiết để phục vụ cho hoạt động phân tích thống kê Ngoài ra, phòng cũng xúc tiến phát triển thị trường thông qua các hoạt động quảng cáo, tham gia hội chợ và gửi thư.
Công ty đã thu hút nhiều đối tác ký kết mua bán sản phẩm phần mềm kế toán và hệ thống ERP-Life, giúp quản lý doanh nghiệp một cách toàn diện và hiệu quả Những con số doanh thu ấn tượng dưới đây chứng minh cho sự thành công vượt bậc của công ty trong lĩnh vực cung cấp giải pháp quản lý doanh nghiệp.
Năm Doanh thu Chi phí
Bảng 2.1 trình bày tình hình doanh thu và chi phí của công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh trong giai đoạn từ năm 2014 đến 2016, dựa trên bảng tổng hợp kết quả kinh doanh của công ty.
Doanh thu thuần của CTCP Hiệu Quả Xanh đã có sự tăng trưởng ấn tượng qua các năm, với các con số lần lượt là 3.151.400.700.000 VNĐ vào năm 2014, 3.410.882.000.000 VNĐ vào năm 2015, và 3.437.490.200.000 VNĐ vào năm 2016, phản ánh sự phát triển mạnh mẽ của công ty.
Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
2.2.1 Phân tích thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
Trong nền kinh tế cạnh tranh hiện nay, hợp đồng đóng vai trò then chốt trong sự phát triển của doanh nghiệp, và câu nói “Thất bại tại hợp đồng” phản ánh điều này Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, công ty đã chú trọng bồi dưỡng và chiêu mộ đội ngũ nhân viên chuyên môn cao.
- Lưu trữ hợp đồng vào cơ sở dữ liệu của công ty để có thể đối chiếu, so sánh với hợp đồng bằng văn bản kí kết.
- Quản lý cơ hội ký hợp đồng, khách hàng tiềm năng
- Quản lý từng điều khoản thanh toán của hợp đồng.
- Quản lý lương mềm theo dự án của phòng ban, nhân viên triển khai hợp đồng…
Dưới đây là qui trình quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh:
Bước thực hiện Phòng ban Điều kiện rẽ nhánh Khối công việc phòng ban Dòng chảy thông tin bước thực hiện Dòng chảy thông tin giữa các khối
Tìm kiếm thị trường Xem xét hợp đồng
Chấp nhận Ký kết hợp đồng
Lập kế hoạch thực hiện
Xử lý Yêu cầu bổ sung của KH
Hỗ trợ kỹ thuật Kiểm tra Đạt Chuyển giao PM
Báo cáo thực hiện Đánh giá nội bộ
Thông tin phản hồi từ KH
Thu thập dữ liệu thống kê
+ Xem xét của lãnh đạo
+ Khắc phục, phòng ngừa, cải tiến + Kiểm soát tài liệu, hồ sơ
Cập nhật thanh toán Đánh giá lương mềm của nhân viên
Phòng phát triển, triển khai phần mềm
Phòng kế toán Phòng quan hệ khách hàng, kinh doanh
Hình 2.2 Quy trình quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán tại công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
Trên đà phát triển của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh, số lượng và độ phức tạp của hợp đồng ngày càng gia tăng, khiến việc quản lý hợp đồng chỉ dựa vào sổ sách và các công cụ như Word, Excel trở nên không hiệu quả Do đó, việc triển khai một hệ thống thông tin quản lý hợp đồng (HTTT) là cực kỳ cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý Kết quả từ phiếu điều tra trắc nghiệm cho thấy rõ thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng hiện tại của công ty.
Thông qua phương pháp bảng câu hỏi, tôi đã tiến hành khảo sát các cán bộ, nhân viên tại Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh, nhằm thu thập thông tin về hoạt động quản lý hợp đồng Việc sử dụng bảng câu hỏi cho phép khảo sát toàn bộ các bộ phận liên quan, và kết quả đã được thu thập từ 10 nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau Dưới đây là những phân tích và kết quả điều tra nhằm làm rõ thực trạng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán tại công ty.
Quá trình cập nhật thông tin, lưu trữ dữ liệu
Hình 2.3 Cập nhật thông tin, lưu trữ dữ liệu QLHĐ
(Nguồn: kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)
Theo một khảo sát, 80% nhân viên thường xuyên cập nhật dữ liệu vào các ứng dụng như Word và Excel, trong khi chỉ 20% sử dụng văn bản để lưu trữ thông tin, và không có nhân viên nào áp dụng hình thức khác Việc cập nhật và lưu trữ dữ liệu chủ yếu dựa vào công cụ tin học kết hợp với quản lý sổ sách Tuy nhiên, quy trình này có thể làm giảm tốc độ xử lý thông tin, dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh và tiềm năng lợi nhuận Hơn nữa, phương pháp lưu trữ thủ công cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro liên quan đến an toàn dữ liệu, sai sót và mất mát thông tin.
40% Đáp ứng Không đáp ứng
Hình 2.4 Kết xuất những nội dung, báo cáo mong muốn
(Nguồn: kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)
Khi được hỏi về thời gian kết xuất báo cáo, chỉ 60% nhân viên có thể phản hồi ngay với yêu cầu của ban giám đốc 40% còn lại không đáp ứng kịp thời, khiến ban giám đốc phải tự tìm kiếm và so sánh các báo cáo đặc biệt Việc lưu trữ thủ công và khối lượng thông tin hợp đồng ngày càng tăng đã tạo ra khó khăn trong việc truy xuất dữ liệu.
Mức độ cần thiết của HTTT QLHĐ đối với các nhân viên trong công ty
Rất cần thiếtKhông cần thiết
Hình 2.5 Mức độ cần thiết của HTTT QLHĐ
(Nguồn: kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)
Khoảng 90% nhân viên cho rằng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng (HTTT) là rất cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh Điều này cho thấy sự nhận thức cao về tầm quan trọng của việc quản lý hợp đồng trong doanh nghiệp, đặc biệt trong lĩnh vực cung cấp giải pháp và phần mềm quản trị Hợp đồng không chỉ là yếu tố quyết định sự tồn tại mà còn ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp Nhận thức đúng đắn và có định hướng của nhân viên về HTTT quản lý hợp đồng sẽ giúp triển khai và áp dụng hệ thống này một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
2.2.2 Đánh giá hệ thống quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
2.2.2.1 Những kết quả đạt được
Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh luôn chú trọng đầu tư vào nguồn lực cơ bản nhằm nâng cao hiệu suất kinh doanh, đặc biệt trong quản lý hợp đồng Đội ngũ nhân viên trẻ, chuyên nghiệp và có trình độ cao được tổ chức các chương trình đào tạo thường xuyên, giúp họ nắm bắt tốt các nghiệp vụ và dễ dàng thích ứng với những thay đổi, như khi công ty triển khai ứng dụng hệ thống mới.
2.2.2.2 Những hạn chế, tồn tại
Việc quản lý hợp đồng tuy có những ưu điểm trên, nhưng vẫn còn một số hạn chế, tồn tại như sau:
Việc sử dụng phương pháp thủ công trong quản lý dữ liệu khiến cho số liệu dễ bị sai lệch, quá trình xử lý thông tin trở nên chậm chạp và thiếu chính xác Điều này dẫn đến việc dễ nhầm lẫn mà không được phát hiện, do quy trình quản lý nhân sự tại công ty chỉ được xây dựng và theo dõi trên Excel, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của công ty.
- Không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất về hợp đồng, cấp, báo cáo về việc thực hiện dự án, của ban lãnh đạo.
Việc quản lý thông tin hợp đồng ngày càng trở nên phức tạp do khối lượng sổ sách và giấy tờ tăng lên, dẫn đến việc tốn thời gian, công sức và chi phí cho việc thêm, sửa, xóa thông tin Điều này yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng nhiều nhân lực, gây tốn kém đáng kể.
Lưu trữ tài liệu truyền thống gặp nhiều rủi ro do việc quản lý chủ yếu dựa vào giấy tờ, dẫn đến khối lượng hồ sơ lớn và khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin Quá trình này có thể làm mất mát dữ liệu quan trọng, gây ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
- Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính bảo mật không cao
Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô hoạt động, hệ thống quản lý thủ công sẽ không còn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu quản lý do lượng thông tin cần xử lý gia tăng đáng kể.
- Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài.
Công tác truyền tải thông tin giữa các phòng ban và các cấp trong công ty cần được cải thiện để tránh việc trao đổi trực tiếp hoặc qua điện thoại, điều này không chỉ tốn thời gian mà còn làm giảm tính chuyên nghiệp và hiệu suất công việc.
Những hạn chế trong quản lý hợp đồng đã ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của công ty Do đó, ban lãnh đạo cần xây dựng các chiến lược nhằm khắc phục những vấn đề này Một giải pháp quan trọng là tin học hóa hệ thống thông tin quản lý hợp đồng, giúp nâng cao hiệu quả kinh doanh cho công ty.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNGBÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM HIỆU
Mô tả bài toán quản lý hợp đồng bán tại công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
Công ty phần mềm Green Effect có hệ thống quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm cho các đối tác như sau:
Khách hàng có nhu cầu mua phần mềm kế toán của công ty có thể liên hệ qua email hoặc điện thoại, để lại thông tin như tên, địa chỉ và số điện thoại, hoặc đến trực tiếp công ty trong giờ hành chính.
Phòng quan hệ khách hàng sẽ tiếp nhận và phân tích yêu cầu của khách hàng để tiến hành ký hợp đồng bán phần mềm Tất cả thông tin liên quan đến khách hàng, loại phần mềm, chi phí bảo hành và các điều khoản khác sẽ được ghi rõ trong hợp đồng và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu Đồng thời, báo cáo sẽ được lập và gửi đến ban giám đốc theo yêu cầu.
Phòng nghiên cứu và phát triển phần mềm tiếp nhận yêu cầu sản phẩm từ hợp đồng, sau đó lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ thực hiện Đồng thời, phòng cũng chịu trách nhiệm lập các báo cáo liên quan đến việc thực hiện hợp đồng theo yêu cầu của ban giám đốc.
Phòng tư vấn và triển khai phần mềm sẽ tiếp nhận thông tin khách hàng cùng với thông tin sản phẩm từ hợp đồng để tiến hành cài đặt phần mềm Đồng thời, phòng cũng sẽ xử lý các yêu cầu bảo hành liên quan đến hợp đồng và lập báo cáo theo yêu cầu của ban giám đốc.
Phòng kế toán và hành chính tổng hợp thực hiện việc cập nhật thanh toán và lập phiếu thu cho khách hàng Đồng thời, phòng cũng chịu trách nhiệm lập các báo cáo gửi ban giám đốc và cập nhật thông tin lương cho nhân viên tham gia hợp đồng.
Phân tích hệ thống
- Xác định các tác nhân; các use case và đặc tả vắn tắt
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả
Nhân viên kinh doanh, quan hệ khách hàng
Quản lý thông tin khách hàng cho phép nhân viên kinh doanh và quan hệ khách hàng linh hoạt thêm, sửa hoặc xóa thông tin theo sự thay đổi từ công ty.
Quản lý thông tin phần mềm
Nhân viên kinh doanh và quan hệ khách hàng có khả năng thêm, sửa đổi hoặc xóa thông tin phần mềm để phù hợp với những thay đổi trong dữ liệu phần mềm của công ty.
Quản lý thông tin hợp đồng là nhiệm vụ quan trọng của nhân viên kinh doanh và bộ phận quan hệ khách hàng Họ cần thực hiện việc thêm, cập nhật và xóa hợp đồng bán phần mềm cho khách hàng, bao gồm các trường hợp ký hợp đồng, hoãn hợp đồng hoặc hủy hợp đồng.
Quản lý báo cáo Thống kê báo cáo thông tin về hợp đồng, khách hàng cho Ban lãnh đạo công ty.
Nhân viên kế toán có trách nhiệm quản lý thông tin thanh toán, bao gồm việc lập hóa đơn thanh toán, cũng như thực hiện các thao tác thêm mới, sửa đổi hoặc xóa hóa đơn theo yêu cầu của công ty.
Quản lý báo cáo Thực hiện việc báo cáo doanh thu hàng tháng, quý, năm cho Ban lãnh đạo.
Giám đốc Xem báo cáo hợp đồng
Xem báo cáo, tra cứu thông tin về hợp đồng.
Xem báo cáo khách hàng Xem báo cáo, tra cứu thông tin về khách hàng.
Xem báo cáo về thanh toán
Xem báo cáo, tra cứu thông tin về thanh toán
Nhân viên phát triển, triển khai phần mềm
Quản lý báo cáo Thực hiện việc báo cáo tiến độ thực hiện cài đặt, bảo hành phần mềm theo yêu cầu trong hợp đồng.
Bảng 3.1 Bảng xác định các tác nhân, use case và đặc tả vắn tắt
- Biểu đồ use case tổng quát
Hình 3.1 Mô hình use case tổng quát
- Biểu đồ usecase chi tiết
Hình 3.2 Mô hình usecase chi tiết quản lý danh mục
Hình 3.3 Mô hình usecase chi tiết quản lý thanh toán
Hình 3.4 Mô hình usecase chi tiết quản lý báo cáo
- Xác định các lớp thực thể
+ Nhân viên + Phần mềm + Hợp đồng + Hóa đơn + Khách hàng
- Xác định mối quan hệ giữa các lớp thực thể
Các thực thể Quan hệ
Nhân viên – Hợp đồng Một nhân viên có thể không lập hoặc lập nhiều hợp đồng Một hợp đồng được lập bởi một nhân viên
Phần mềm – Hợp đồng Một hợp đồng chỉ gồm thông tin một phần mềm Một phần mềm thuộc một hoặc nhiều hợp đồng
Nhân viên – Hóa đơn Một nhân viên có thể không lập hoặc lập nhiều hóa đơn Một hóa đơn được lập bởi một nhân viên
Hóa đơn – Khách hàng Một hóa đơn thuộc một khách hàng.
Một khách hàng thanh toán không hoặc nhiều hóa đơn
Hợp đồng – Khách hàng Khách hàng ký kết một hoặc nhiều hợp đồng Một hợp đồng chỉ thuộc một khách hàng.
Bảng 3.2 Bảng các quan hệ giữa các lớp thực thể
- Vẽ biểu đồ lớp của các lớp thực thể:
Hình 3.5 Biểu đồ lớp quản lý hợp đồng bán phần mềm của công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh 3.2.3 Biểu đồ trạng thái
Hình 3.7 Biểu đồ trạng thái lớp hóa đơn 3.2.4 Biểu đồ tuần tự
- Biểu đồ tuần tự chức năng thêm mới, cập nhật, xóa thông tin khách hàng:
Hình 3.8 Biểu đồ tuần tự chức năng thêm mới, cập nhật, xóa thông tin khách hàng
Khi cần cập nhật thông tin khách hàng, người dùng mở form quản lý khách hàng và nhập mã khách hàng để kiểm tra sự tồn tại trong hệ thống Nếu mã khách hàng chưa tồn tại, hệ thống sẽ thông báo và cho phép người dùng nhập thông tin cho khách hàng mới Người dùng cũng có quyền xóa hoặc sửa thông tin nếu được phép Sau khi thực hiện các thao tác thêm, xóa hoặc sửa, hệ thống sẽ thông báo rằng việc cập nhật đã thành công.
- Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm thông tin khách hàng:
Hình 3.9 Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm thông tin khách hàng
Để tìm kiếm thông tin khách hàng, người dùng chỉ cần mở form quản lý khách hàng và chọn chức năng tìm kiếm Sau khi nhập các điều kiện tìm kiếm, người sử dụng nhấn nút tìm kiếm Hệ thống sẽ tự động thực hiện tìm kiếm và hiển thị kết quả trên màn hình cho người dùng.
- Biểu đồ tuần tự chức năng thêm thông tin hợp đồng:
Hình 3.10 Biểu đồ tuần tự chức năng thêm thông tin hợp đồng
Khi cần thêm thông tin cho hợp đồng, người dùng mở form quản lý hợp đồng và nhập mã hợp đồng vào hệ thống Hệ thống sẽ kiểm tra xem mã hợp đồng đã tồn tại hay chưa; nếu chưa, sẽ có thông báo trên màn hình và người dùng có thể tiếp tục nhập thông tin cho hợp đồng mới Sau khi hoàn tất việc nhập thông tin, hệ thống sẽ thông báo cập nhật thành công.
- Biểu đồ tuần tự chức năng quản lý thanh toán:
Hình 3.11 Biểu đồ tuần tự chức năng thanh toán
Khi cần lập hóa đơn thanh toán, người dùng sẽ mở form quản lý thanh toán.
Sau khi người dùng nhập thông tin thanh toán liên quan, nếu không có sai sót nào, hóa đơn thanh toán sẽ được lập thành công.
- Biểu đồ hoạt động quản lý thông tin hợp đồng:
Hình 3.12 Biểu đồ hoạt động quản lý thông tin hợp đồng
- Biểu đồ hoạt động quản lý thanh toán:
Hình 3.13 Biểu đồ hoạt động quản lý thanh toán
Thiết kế hệ thống
3.3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu
Dưới đây là các bảng dữ liệu được thiết kế trong hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bán của công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh, nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả công việc.
T Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 Ma nv Char(5) PK Mã nhân viên
2 Ten nv Nvarchar(30) Họ tên nhân viên
3 Gioi tinh Char (5) Giới tính
4 Ngay sinh Date Ngày sinh
5 Chức vụ Nvarchar(20) Chức vụ
T Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 Ma kh Char(5) PK Mã khách hàng
2 Ten kh Nvarchar(30) Họ tên khách hàng
3 Dia chi Nvarchar(50) Địa chỉ khách hàng
4 Sdt Nvarchar(10) Số điện thoại
5 Email Nvarchar(20) Email khách hàng
T Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 Ma PM Char(5) PK Mã phần mềm
2 Ten PM Nvarchar(30) Tên phần mềm
3 Don gia Int Đơn giá
4 Thoi gian bao hanh Char (10) Thời gian bảo hành
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 Ma HD Char(5) PK Mã hợp đồng
2 Ten HD Nvarchar(30) Tên hợp đồng
3 Ma PM Char(5) FK Mã phần mềm
4 Ma nv Char(5) FK Mã nhân viên
5 Ma kh Char(5) FK Mã khách hàng
Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 Ma HD Char(5) PK Mã hợp đồng
2 Ngay ki ket Date Ngày kí hợp đồng
3 Giai đoạn cai dat Datetime Giai đoạn cài đặt
4 Noi dung cai dat Nvarchar(100) Nội dung cài đặt
6 Giai doan bao hanh Datetime Gia đoạn bảo hành
7 Noi dung bao hanh Nvarchar(100) Noi dung bao hanh
Bảng 3.7 Chi tiết hợp đồng
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 Ma HD Char(5) PK Mã hợp đồng
3 Ngay lap Datetime Ngày lập
4 Ma nv Char(5) FK Mã nhân viên
5 Ma kh Char(5) FK Mã khách hàng
6 Ma HD Char(5) FK Mã hợp đồng
8 Tong tien Int Tong tien
Bảng 3.8 Hóa đơn 3.3.2 Thiết kế giao diện
Dưới đây là giao diện một số chức năng trong hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bán phần mềm:
- Giao diện đăng nhập hệ thống:
Hình 3.14 Form đăng nhập hệ thống
- Giao diện màn hình chính:
Hình 3.15 Form giao diện chính
- Giao diện quản lý thông tin khách hàng
Hình 3.16 Form quản lý thông tin khách hàng
- Giao diện quản lý thông tin phần mềm:
Hình 3.17 Form quản lý thông tin phần mềm
- Giao diện quản lý thông tin hợp đồng:
Hình 3.18 Form quản lý thông tin hợp đồng
- Giao diện quản lý thông tin thanh toán:
Thiết kế kiểm soát
Thiết kế kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của hệ thống máy tính, đặc biệt trong bối cảnh nhiều hệ thống hiện nay hoạt động trong môi trường mở.
Trong thiết kế hệ thống, một trong những ưu tiên hàng đầu là cung cấp truy cập thông tin cần thiết đồng thời bảo vệ dữ liệu khỏi các mối đe dọa và sự cố không mong muốn Hệ thống thông tin của công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh cũng được thiết kế với mục tiêu kiểm soát này, nhằm giảm thiểu các nguy cơ tiềm ẩn.
- Sai lỗi từ các thông tin thu thập
- Sai lỗi do các sự cố kỹ thuật gây ra
- Sự thâm nhập trái phép của người trong và ngoài hệ thống
- Rủi ro về môi trường như: cháy, bão, lũ,…
Thiết kế các kiểm soát là đề xuất các biện pháp nhằm đảm bảo:
- Tính chính xác: tính chính xác của hệ thống thể hiện ở chỗ hệ thống làm việc đúng đắn, không đưa ra các kết quả tính toán sai lệch
- Tính an toàn: thể hiện ở chỗ hệ thống không bị xâm hại khi có sự cố kỹ thuật, hoặc những xâm hại vô tình hay cố ý từ con người.
- Tính riêng tư: Thể hin ở chỗ hệ thống đảm bảo được các quyền truy cập riêng tư đối với mỗi đối tượng sử dụng khác nhau.
Một số kiến nghị
Công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh đã ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ trong kinh doanh nhờ sự hài lòng cao từ khách hàng đối với sản phẩm phần mềm Số lượng hợp đồng mua sản phẩm ngày càng gia tăng, đòi hỏi công ty phải cải thiện quản lý hợp đồng tại các phòng ban Để nâng cao hiệu quả trong công tác này, công ty cần tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng, giúp quản lý nhanh chóng và hiệu quả hơn Một số định hướng phát triển quản lý hợp đồng tại công ty sẽ được triển khai trong thời gian tới.
Từ nhân viên phòng kỹ thuật, chúng tôi đã thành lập một đội ngũ chuyên trách phân tích và thiết kế phần mềm, đặc biệt là phần mềm quản lý hợp đồng Đội ngũ này gồm những nhân viên am hiểu sâu sắc về cơ cấu tổ chức và quy trình quản lý hợp đồng tại công ty Việc phân tích và thiết kế hệ thống sẽ hỗ trợ các lập trình viên trong việc phát triển phần mềm quản lý hợp đồng phù hợp với nhu cầu của công ty.
Thiết kế và triển khai phần mềm quản lý hợp đồng là một bước quan trọng để nâng cao hiệu quả công tác quản lý tại công ty Để đảm bảo nhân viên sử dụng phần mềm một cách hiệu quả, cần tiến hành cài đặt và đào tạo đầy đủ Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý hợp đồng mà còn nâng cao năng suất làm việc của đội ngũ nhân viên.
Công ty có thể cử nhân viên cùng tôi để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý hợp đồng, dựa trên phân tích và thiết kế đã thực hiện, với các chức năng hiện có và khả năng phát triển thêm theo yêu cầu trong tương lai Hệ thống được thiết kế cho phép các chức năng hoạt động độc lập, giúp dễ dàng thay đổi hoặc bổ sung mà không cần xây dựng lại toàn bộ Khi hệ thống thông tin được triển khai thành công, nó sẽ cải thiện đáng kể các thao tác thủ công trên giấy tờ và sổ sách, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp trong hoạt động ký kết và thực hiện hợp đồng.
