CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT
3.1. Mơ tả bài tốn quản lý hợp đồng bán tại công ty cổ phần phần mềm Hiệu
Hiệu Quả Xanh
Cơng ty phần mềm Green Effect có hệ thống quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm cho các đối tác như sau:
Khách hàng-người có nhu cầu mua tiện ích phần mềm kế tốn của cơng ty có thể liên hệ với công ty qua email, điện thoại đồng thời để lại tên, địa chỉ, sổ điện thoại… hoặc có thể trực tiếp đến cơng ty trong thời gian hành chính.
u cầu của khách hàng được phịng quan hệ khách hàng, kinh doanh tiếp nhận, xem xét, phân tích hợp lý sẽ tiến hành ký kết hợp đồng bán phần mềm cho khách hàng. Mọi thông tin về khách hàng, loại phần mềm sử dụng, chi phí bảo hành, …được bổ sung đầy đủ trong hợp đồng để lưu vào cơ sở dữ liệu, đồng thời lập báo cáo theo yêu cầu gửi ban giám đốc.
Phòng nghiên cứu, phát triển phần mềm từ nhận các yêu cầu liên quan đến sản phẩm từ hợp đồng sẽ lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ thực hiện sản phẩm. Lập các báo cáo liên quan đến thực hiện hợp đồng theo yêu cầu của ban giám đốc. Phịng tư vấn, triển khai phần mềm nhận được thơng tin khách hàng, thông tin sản phẩm trong hợp đồng sẽ tiến hành cài đặt phần mềm cho khách hàng, đồng thời nhận các yêu cầu bảo hành có liên quan trong hợp đồng. Lập các báo cáo theo yêu cầu của ban giám đốc.
Phịng kế tốn, hành chính tổng hợp cập nhập thanh toán, lập phiếu thu cho khách hàng. Lập các báo cáo gửi ban giám đốc đồng thời cập nhật lương cho nhân viên tham gia hợp đồng.
3.2. Phân tích hệ thống
3.2.1. Biểu đồ usecase
- Xác định các tác nhân; các use case và đặc tả vắn tắt
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả
Nhân viên kinh doanh, quan hệ khách hàng
Quản lý thông thông
tin khách hàng - Nhân viên kinh doanh, quan hệ khách hàngcó thể thêm, sửa hay xóa thơng tin khách hàng tùy theo sự thay đổi về thông tin khách hàng của công ty.
Quản lý thông tin phần mềm
Nhân viên kinh doanh, quan hệ khách hàng có thể thêm, sửa hay xóa thơng tin phần mềm tùy theo sự thay đổi về thông tin phần mềm của công ty.
Quản lý thông tin hợp
đồng Nhân viên kinh doanh, quan hệ khách hàng tiếnhành thêm, cập nhật, xóa hợp đồng bán phần mềm cho khách hàng khi ký hợp đồng, hoãn hợp đồng hay hủy hợp đồng.
Quản lý báo cáo Thống kê báo cáo thông tin về hợp đồng, khách hàng cho Ban lãnh đạo cơng ty.
Nhân viên
kế tốn Quản lý thơng tinthanh tốn Nhân viên kế tốn lập hóa đơn thanh tốn,thêm mới, sửa hoặc xóa hóa đơn theo yêu cầu của công ty.
Quản lý báo cáo Thực hiện việc báo cáo doanh thu hàng tháng, quý, năm cho Ban lãnh đạo.
Giám đốc Xem báo cáo hợp đồng
Xem báo cáo, tra cứu thông tin về hợp đồng. Xem báo cáo khách
hàng Xem báo cáo, tra cứu thông tin về khách hàng. Xem báo cáo về
thanh tốn
Xem báo cáo, tra cứu thơng tin về thanh toán Nhân viên
phát triển, triển khai phần mềm
Quản lý báo cáo Thực hiện việc báo cáo tiến độ thực hiện cài đặt, bảo hành phần mềm theo yêu cầu trong hợp đồng.
- Biểu đồ use case tổng quát
Hình 3.1. Mơ hình use case tổng qt. - Biểu đồ usecase chi tiết
Hình 3.3. Mơ hình usecase chi tiết quản lý thanh tốn
3.2.2. Biểu đồ lớp - Xác định các lớp thực thể + Nhân viên + Phần mềm + Hợp đồng + Hóa đơn + Khách hàng
- Xác định mối quan hệ giữa các lớp thực thể
Các thực thể Quan hệ
Nhân viên – Hợp đồng Một nhân viên có thể khơng lập hoặc lập nhiều hợp đồng. Một hợp đồng được lập bởi một nhân viên
Phần mềm – Hợp đồng Một hợp đồng chỉ gồm thông tin một
phần mềm. Một phần mềm thuộc một hoặc nhiều hợp đồng
Nhân viên – Hóa đơn Một nhân viên có thể khơng lập hoặc
lập nhiều hóa đơn. Một hóa đơn được lập bởi một nhân viên
Hóa đơn – Khách hàng Một hóa đơn thuộc một khách hàng. Một khách hàng thanh tốn khơng hoặc nhiều hóa đơn
Hợp đồng – Khách hàng Khách hàng ký kết một hoặc nhiều hợp đồng. Một hợp đồng chỉ thuộc một khách hàng.
- Vẽ biểu đồ lớp của các lớp thực thể:
Hình 3.5. Biểu đồ lớp quản lý hợp đồng bán phần mềm của cơng ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
Hình 3.7. Biểu đồ trạng thái lớp hóa đơn 3.2.4. Biểu đồ tuần tự
- Biểu đồ tuần tự chức năng thêm mới, cập nhật, xóa thơng tin khách hàng:
Khi cần nhập thêm, cập nhật thông tin khách hàng, người dùng sẽ mở form quản lý khách hàng. Sau đó người dùng sẽ nhập mã khách hàng vào hệ thống sẽ có chức năng tìm kiếm mã khách hàng đấy đã tồn tại hay chưa nếu chưa tồn tại thì thơng báo ra màn hình và người dùng tiếp tục nhập thơng tin về khách hàng mới, người dùng cũng có thể xóa, sửa nếu được quyền sửa, xóa. Sau khi thêm, xóa, sửa xong hệ thống sẽ thơng báo đã cập nhật, thêm thành công.
- Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm thơng tin khách hàng:
Hình 3.9. Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm thơng tin khách hàng
Khi cần tìm kiếm các thơng tin khách hàng, người dùng mở form quản lý khách hàng, sau đó chọn chức năng tìm kiếm. Sau khi nhập điều kiện tìm kiếm, người sử dụng kích vào nút tìm kiếm trên form. Hệ thống sẽ tự động tìm kiếm và trả về kết quả tìm được ra màn hình cho người sử dụng.
- Biểu đồ tuần tự chức năng thêm thông tin hợp đồng:
Hình 3.10. Biểu đồ tuần tự chức năng thêm thông tin hợp đồng
Khi cần nhập thêm thông tin hợp đồng, người dùng sẽ mở form quản lý hợp đồng. Sau đó người dùng sẽ nhập mã hợp đồng vào hệ thống sẽ có chức năng tìm kiếm mã hợp đồng đấy đã tồn tại hay chưa nếu chưa tồn tại thì thơng báo ra màn hình và người dùng tiếp tục nhập thông tin về hợp đồng mới. Sau khi thêm thông tin xong hệ thống sẽ thông báo cập nhật thành công.
- Biểu đồ tuần tự chức năng quản lý thanh tốn:
Hình 3.11. Biểu đồ tuần tự chức năng thanh tốn
Khi cần lập hóa đơn thanh tốn, người dùng sẽ mở form quản lý thanh tốn. Sau đó người dùng sẽ các thơng tin thanh tốn có liên quan. Sau khi nhập thơng tin xong nếu khơng có thơng tin sai thì lập hóa đơn thanh tốn đã thành cơng
3.2.5. Biểu đồ hoạt động
- Biểu đồ hoạt động quản lý thơng tin hợp đồng:
- Biểu đồ hoạt động quản lý thanh tốn:
Hình 3.13. Biểu đồ hoạt động quản lý thanh toán
3.3. Thiết kế hệ thống
3.3.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Dưới đây là các bảng dữ liệu được thiết kế trong hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bán của công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh:
ST
T Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 Ma nv Char(5) PK Mã nhân viên
2 Ten nv Nvarchar(30) Họ tên nhân viên
3 Gioi tinh Char (5) Giới tính
4 Ngay sinh Date Ngày sinh
5 Chức vụ Nvarchar(20) Chức vụ
ST
T Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 Ma kh Char(5) PK Mã khách hàng
2 Ten kh Nvarchar(30) Họ tên khách hàng
3 Dia chi Nvarchar(50) Địa chỉ khách hàng
4 Sdt Nvarchar(10) Số điện thoại
5 Email Nvarchar(20) Email khách hàng
Bảng 3.4. Khách hàng
ST
T Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 Ma PM Char(5) PK Mã phần mềm
2 Ten PM Nvarchar(30) Tên phần mềm
3 Don gia Int Đơn giá
4 Thoi gian bao
hanh Char (10) Thời gian bảo hành
Bảng 3.5. Phần mềm
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 Ma HD Char(5) PK Mã hợp đồng
2 Ten HD Nvarchar(30) Tên hợp đồng
3 Ma PM Char(5) FK Mã phần mềm
4 Ma nv Char(5) FK Mã nhân viên
5 Ma kh Char(5) FK Mã khách hàng
Bảng 3.6. Hợp đồng
ST T
Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 Ma HD Char(5) PK Mã hợp đồng
2 Ngay ki ket Date Ngày kí hợp đồng
3 Giai đoạn cai dat Datetime Giai đoạn cài đặt
4 Noi dung cai dat Nvarchar(100) Nội dung cài đặt 6 Giai doan bao
hanh Datetime Gia đoạn bảo hành
7 Noi dung bao hanh Nvarchar(100) Noi dung bao hanh
STT Tên cột Kiểu dữ liệu Khóa Diễn giải
1 Ma HD Char(5) PK Mã hợp đồng
3 Ngay lap Datetime Ngày lập
4 Ma nv Char(5) FK Mã nhân viên
5 Ma kh Char(5) FK Mã khách hàng
6 Ma HD Char(5) FK Mã hợp đồng
7 Thue Int Thuế
8 Tong tien Int Tong tien
Bảng 3.8. Hóa đơn 3.3.2. Thiết kế giao diện
Dưới đây là giao diện một số chức năng trong hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bán phần mềm:
- Giao diện đăng nhập hệ thống:
- Giao diện màn hình chính:
Hình 3.15. Form giao diện chính
- Giao diện quản lý thơng tin khách hàng
- Giao diện quản lý thơng tin phần mềm:
Hình 3.17. Form quản lý thơng tin phần mềm
- Giao diện quản lý thông tin hợp đồng:
- Giao diện quản lý thơng tin thanh tốn:
Hình 3.19. Form quản lý thanh tốn
3.4. Thiết kế kiểm sốt
Thiết kế kiểm sốt có một vai trị quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của hệ thống vì hiện nay có nhiều hệ thống máy tính hoạt động trong mơi trường mở. Một trong những quan tâm chính trong thiết kế hệ thống là làm sao để cung cấp truy cập thông tin yêu cầu và đồng thời bảo vệ thông tin khỏi những mục đich phá hoại cũng như sự cố khơng mong đợi. Và việc thiết kế kiểm sốt cho hệ thống thông tin công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh khơng nằm ngồi lý do đó. Việc thiết kế kiểm soát nhằm tránh một số nguy cơ sau:
- Sai lỗi từ các thông tin thu thập - Sai lỗi do các sự cố kỹ thuật gây ra
- Sự thâm nhập trái phép của người trong và ngoài hệ thống - Rủi ro về môi trường như: cháy, bão, lũ,…
Thiết kế các kiểm soát là đề xuất các biện pháp nhằm đảm bảo:
- Tính chính xác: tính chính xác của hệ thống thể hiện ở chỗ hệ thống làm việc đúng đắn, khơng đưa ra các kết quả tính tốn sai lệch
- Tính an tồn: thể hiện ở chỗ hệ thống khơng bị xâm hại khi có sự cố kỹ thuật, hoặc những xâm hại vơ tình hay cố ý từ con người.
- Tính riêng tư: Thể hin ở chỗ hệ thống đảm bảo được các quyền truy cập riêng tư đối với mỗi đối tượng sử dụng khác nhau.
3.5. Một số kiến nghị
Công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh trong những năm gần đây có tình hình kinh doanh rất khởi sắc do sự đánh giá cao, hài lòng của khách hàng về sản phẩm phần mềm của cơng ty.... Từ đó, số lượng hợp đồng ký kết mua sản phẩm phần mềm của công ty ngày càng tăng. Để công tác tổ chức quản lý hợp đồng mua phần mềm tại các Phòng ban trong Cơng ty một cách hiệu quả thì Cơng ty phải tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hợp đồng giúp cho việc quản lý hợp đồng một cách nhanh chóng và hiệu quả. Một số định hướng phát triển quản lý hợp đồng tại Cơng ty:
- Từ nhân viên phịng kỹ thuật, phân công nhiệm vụ và thành lập một đội chuyên về phân tích thiết kế các phần mềm, đặc biệt là phần mềm quản lý hợp đồng tại công ty. Đội ngũ này là nhân viên trong công ty, họ hiểu rõ cơ cấu tổ chức cũng như quy trình quản lý hợp đồng tại cơng ty. Từ việc phân tích thiết kế hệ thống sẽ giúp các nhân viên lập trình tạo phần mềm quản lý hợp đồng phù hợp với công ty .
- Thiết kế phần mềm quản lý hợp đồng và tiến hành cài đặt, đào tạo nhân viên để sử dụng một cách hiệu quả phần mềm đó trong cơng tác quản lý hợp đồng tại cơng ty.
- Cơng ty có thể cử nhân viên cùng với tơi tiếp tục hồn thiện hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại Cơng ty dựa trên hướng đã được phân tích và thiết kế với các chức năng đã phân tích và có thể phát triển thêm các chức năng mới tùy theo yêu cầu phát triển của Công ty trong tương lai. Hệ thống được xây dựng cho phép các chức năng hoạt động độc lập với nhau, nên khi có sự thay đổi hay có nhu cầu thêm bớt chức năng không cần thiết phải xây dựng lại hệ thống. Hệ thống thông tin khi xây dựng thành công sẽ cải thiện được các thao tác bằng tay trên giấy tờ, sổ sách, hoạt động kinh doanh ký kết, thực hiện hợp đồng sẽ chuyên nghiệp hơn
KẾT LUẬN
Quản lý hợp đồng là một lĩnh vực đang được nhiều các tổ chức, doanh nghiệp quan tâm, vì những hiệu quả mà nó mang lại rất ưu việt. Xây dựng HTTT quản lý hợp đồng hiệu quả giúp cho công tác lưu trữ, tra cứu thơng tin một cách khoa học, chính xác, nhanh chóng là một yêu cầu cấp thiết.
Trong thời gian thực hiện làm khóa luận tốt nghiệp, nhờ có sự chỉ bảo tận tình của cơ giáo hướng dẫn Tiến sĩ Nguyễn Thị Thu Thủy, đến nay em đã hoàn thành được đề tài của mình là “Xây dựng HTTT quản lý hợp đồng bán phần mềm tại
công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh”.
Yêu cầu quản lý hợp đồng ở cơng ty trong thực tế là rất lớn, có nhiều khía cạnh khác nhau trong bài tốn, cơng tác quản lý ngày càng có nhiều thay đổi, người sử dụng ln bổ sung những tính năng mới. Song, do sự eo hẹp về thời gian cũng như hạn chế về tài liệu và trình độ, nên khóa luận tốt nghiệp này chưa thể đi sâu vào phân tích đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh trong thực tế. Vì vậy, bài khóa luận tốt nghiệp này khơng tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế.
Em sẽ tiếp tục hồn thiện hơn nữa những chức năng của chương trình và sẽ cố gắng thiết kế và cài đặt, nâng cấp chương trình sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của bài toán trong thực tế.
Cuối cùng một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Trường Đại học Thương Mại và đặc biệt là cô giáo hướng dẫn T.S Nguyễn Thị Thu Thủy đã tận tình giúp đỡ và tạo điều kiện cho em hoàn thành đề tài tốt nghiệp này.
Sinh viên thực hiện
TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Giáo trình:
1.1 Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin, Thạc Bình cường, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội.
2. Sách:
2.1 Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB Đại học Quốc Gia (năm 2003))
2.2 Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin quản lý, NXB Khoa học Tự Nhiên và Công Nghệ (năm 2007)
3. Các cơng trình nghiên cứu:
3.1 Khóa luận “ Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng bảo hiểm” của Nguyễn Thị Thảo – Lớp 46A – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân
3.2 Khóa luận tốt nghiệp “Phát triển phần mềm quản lý hợp đồng tại công ty
cổ phần phần mềm kế toán BRAVO” của Lê Bá Khánh Duy – Lớp 45B – Trường
Đại học Kinh tế Quốc dân
3.3 Khóa luận “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại