CHƯƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTT
2.2 Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng bán phần
2.2.1 Phân tích thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng bán phần mềm kế toán
phần mềm kế tốn của Cơng ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
2.2.1 Phân tích thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng bán phần mềm kếtốn của Cơng ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh tốn của Cơng ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
Từ lâu trong nền kinh tế nói chung và các doanh nghiệp nói riêng đã tồn tại câu nói “Thất bại tại hợp đồng” điều này cho thấy vai trò quan trọng của hợp đồng đối với sự phát triển của doanh nghiệp trong nền kinh tế cạnh tranh khốc liệt. Nắm bắt được điều đó, cơng ty đã bồi dưỡng, chiêu mộ cho mình một đội ngũ nhân viên có chun mơn nhằm có thể:
- Lưu trữ hợp đồng vào cơ sở dữ liệu của cơng ty để có thể đối chiếu, so sánh với hợp đồng bằng văn bản kí kết.
- Quản lý cơ hội ký hợp đồng, khách hàng tiềm năng..
- Quản lý từng điều khoản thanh toán của hợp đồng.
- Quản lý lương mềm theo dự án của phòng ban, nhân viên triển khai hợp đồng… Dưới đây là qui trình quản lý hợp đồng bán phần mềm kế tốn của cơng ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh:
Bước thực
hiện Phòng ban Điều kiện rẽnhánh Khối cơng việcphịng ban tin bước thực hiệnDịng chảy thơng thơng tin giữaDịng chảy các khối Tìm kiếm thị trường Xem xét hợp đồng Yêu cầu KH Không Chấp nhận Chấp nhận Ký kết hợp đồng Lập kế hoạch thực hiện Cung cấp nguồn lực Thực hiện
Xử lý Yêu cầu bổ sung của KH Không đạt Hỗ trợ kỹ thuật Kiểm tra Đạt Chuyển giao PM Kết thúc hợp đồng Báo cáo thực hiện Đánh giá nội bộ Thông tin phản hồi từ
KH Thu thập dữ liệu thống kê + Xem xét của lãnh đạo + Khắc phục, phịng ngừa, cải tiến + Kiểm sốt tài liệu, hồ sơ
Cập nhật thanh toán Đánh giá lương mềm của
nhân viên
Báo cáo thực hiện
Phòng phát triển, triển khai phần mềm
Phòng giám đốc/ Phòng kế tốn Phịng quan hệ khách hàng,
Hình 2.2. Quy trình quản lý hợp đồng bán phần mềm kế tốn tại cơng ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
Tuy nhiên, trên đà phát triển của công ty, số lượng và độ phức tạp của hợp đồng ngày càng gia tăng, hơn nữa việc quản lý hợp đồng chỉ là trên sổ sách, sử dụng các công cụ như word, excel để xử lý và lưu trữ thơng tin thì khơng đảm bảo được hiệu quả trong vệc quản lý. Do đó, việc đưa vào sửa đụng một HTTT quản lý hợp động là vô cùng cần thiết. Điều này được thể hiện thông qua kết quả của phiếu điều tra trắc nghiệm về thực trạng hệ thống quản lý hợp đồng của Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh.
Thông qua phương pháp bảng câu hỏi (phiếu điều tra trắc nghiệm), tôi đã tiến hành điều tra và khảo sát các cán bộ, nhân viên đang làm việc tại Công ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh. Việc sử dụng phương pháp bảng câu hỏi đã giúp khảo sát được tồn bộ các bộ phận có liên quan đến các hoạt động quản lý hợp đồng tại công ty. Công tác khảo sát đã được tiến hành và thu thập được kết quả từ 10 nhân viên tại các bộ phận trực thuộc. Sau đây là kết quả điều tra và những phân tích để có thể làm rõ hơn thực trạng về HTTT Quản lý hợp đồng bán phần mềm kế tốn tại Cơng ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh.
Q trình cập nhật thơng tin, lưu trữ dữ liệu
Hồ sơ, văn bản 80% Word, excel
20%
Hình 2.3. Cập nhật thông tin, lưu trữ dữ liệu QLHĐ
(Nguồn: kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)
Với vấn đề cập nhật thơng tin, số liệu hằng ngày thì có 80% nhân viên thường xuyên cập nhật số liệu lưu trữ thơng tin vào word,excel,có 20% trong số đó là cập nhập, lưu trữ bằng văn bản và 0% còn lại là cập nhật,lưu trữ thơng tin theo hình
thức khác. Hình thức cập nhập và lưu trữ dữ liệu chủ yếu là sử dụng công cụ tin học kết hợp với quản lý sổ sách. Quy trình này có thể làm giảm tốc độ xử lý, cập nhật thơng tin, có thể bỏ qua các cơ hội, thời cơ kinh doanh mà có thể lắm được lợi thế lớn. Chưa kể, bên cạnh đó là các rủi về an toàn dữ liệu và sai sót, mất mát trong việc lưu trữ thủ cơng trên sổ sách.
Kết xuất, báo cáo
60% 40%
Đáp ứng Khơng đáp ứng
Hình 2.4. Kết xuất những nội dung, báo cáo mong muốn
(Nguồn: kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)
Khi được hỏi về thời gian kết xuất báo cáo thì chỉ có 60% các báo cáo được các nhân viên kết xuất, phản hồi ngay với những yêu cầu của ban giám đốc. Có 40% cịn lại là không đáp ứng, phản hồi được ngay. Những loại báo cáo đặc biệt mà ban giám đốc cần thì họ lại phải tìm kiếm, so sánh đối chiếu do việc lưu trữ thủ công, liên quan đến nhiều hạng mục và số lượng thông tin hợp đồng ngày càng tăng theo thời gian
Mức độ cần thiết của HTTT QLHĐ đối với các nhân viên trong công ty
90% 10%
Rất cần thiết Không cần thiết
Hình 2.5. Mức độ cần thiết của HTTT QLHĐ
(Nguồn: kết quả xử lý PĐTTN qua Excel)
Có đến 90% nhân viên trả lời rằng việc nên có HTTT quản lý hợp đồng là rất cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này cho thấy hầu hết các nhân viên đều nhận thấy được tầm quan trọng và vai trò của việc quản lý hợp đồng. Với đặc thù về ngành nghề kinh doanh là cung cấp các giải pháp và phần mềm quản trị doanh nghiệp thì hợp đồng ln là một yếu tố quan trọng quyết định tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Và với những nhận thức đúng đắn và có định hướng này của các nhân viên về HTTT quản lý hợp đồng giúp cho việc triển khai và áp dụng HTTT này được nhanh chóng và đạt hiệu quả cao hơn.
2.2.2 Đánh giá hệ thống quản lý hợp đồng bán phần mềm kế tốn của Cơng ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
2.2.2.1 Những kết quả đạt được
Qua q trình tìm hiểu thực trạng của Cơng ty Cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh, công ty đã luôn tập trung đầu tư phát triển nguồn lực cơ bản để có thể nâng cao hiệu suất kinh doanh của mình trong đó có quản lý hợp đồng. Ngồi mạng, cơ sở dữ liệu… thì đội ngũ nhân viên chun nghiệp, trẻ, có trình độ cao, ham học hỏi, nắm bắt tốt các nghiệp vụ. đồng thời đội ngũ nhân viên luôn được tổ chức các chương trình đào tạo, tiếp cận với những tiến bộ khoa học kĩ thuật, do đó dễ dàng thích ứng với những sự thay đổi như công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới..
2.2.2.2 Những hạn chế, tồn tại
Việc quản lý hợp đồng tuy có những ưu điểm trên, nhưng vẫn cịn một số hạn chế, tồn tại như sau:
- Do làm bằng thủ công nên nhiều khi vào số liệu bị sai, q trình xử lý thơng tin chậm chạp, thiếu chính xác, dễ nhầm lẫn mà khơng phát hiện ra do quy trình quản lý nhân sự tại công ty chỉ đuợc xây dựng và quản lý trên Excel làm ảnh hưởng đến hoạt động của công ty.
- Không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáo đột xuất về hợp đồng, cấp, báo cáo về việc thực hiện dự án,... của ban lãnh đạo.
- Mất thời gian và công sức và tiền bạc cho công tác thêm, sửa, xóa thơng tin các hợp đồng vì số lượng sổ sách, giấy tờ mỗi ngày một tăng, vì thế địi hỏi phải dùng nhiều người cho công việc này gây tốn kém chi phí.
- Lưu trữ dễ gặp rủi ro do quá trình quản lý được tiến hành trên giấy với khối lượng hồ sơ, giấy tờ lớn và tìm kiếm thơng tin khó vì thơng tin có thể bị mất mát trong q trình lưu trữ.
- Khơng đồng bộ trong việc cập nhật dẫn đến việc sai sót, tính bảo mật khơng cao.
- Khi mở rộng quy mơ hoạt động thì hệ thống quản lý thủ cơng sẽ không đáp ứng được nhu cầu quản lý, do lượng thông tin cần xử lý tăng lên nhiều.
- Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sự tác động của mơi trường bên ngồi.
- Công tác truyền tải thông tin giữa các phịng ban, các cấp trong cơng ty phải thực hiện bằng cách trực tiếp trao tay hay qua điện thoại gây mất thời gian, thiếu sự chuyên nghiệp và giảm hiệu suất của công việc.
Với những hạn chế và tồn tại trên đã làm giảm hiệu năng hoạt động của quản lý hợp đồng. Qua đây ban lãnh đạo công ty cần có những phương án, chiến lược để có thể khắc phục những hạn chế, tồn tại này. Một trong những giải pháp đó là tiến cần tin học hóa HTTT quản lý hợp đồng trong công ty để mang lại hiệu quả tốt cho việc kinh doanh của cơng ty.
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ HỢP ĐỒNG BÁN PHẦN MỀM KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM HIỆU
QUẢ XANH
3.1. Mơ tả bài tốn quản lý hợp đồng bán tại công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh Hiệu Quả Xanh
Cơng ty phần mềm Green Effect có hệ thống quản lý hợp đồng cung cấp phần mềm cho các đối tác như sau:
Khách hàng-người có nhu cầu mua tiện ích phần mềm kế tốn của cơng ty có thể liên hệ với công ty qua email, điện thoại đồng thời để lại tên, địa chỉ, sổ điện thoại… hoặc có thể trực tiếp đến cơng ty trong thời gian hành chính.
Yêu cầu của khách hàng được phòng quan hệ khách hàng, kinh doanh tiếp nhận, xem xét, phân tích hợp lý sẽ tiến hành ký kết hợp đồng bán phần mềm cho khách hàng. Mọi thông tin về khách hàng, loại phần mềm sử dụng, chi phí bảo hành, …được bổ sung đầy đủ trong hợp đồng để lưu vào cơ sở dữ liệu, đồng thời lập báo cáo theo yêu cầu gửi ban giám đốc.
Phòng nghiên cứu, phát triển phần mềm từ nhận các yêu cầu liên quan đến sản phẩm từ hợp đồng sẽ lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ thực hiện sản phẩm. Lập các báo cáo liên quan đến thực hiện hợp đồng theo yêu cầu của ban giám đốc. Phịng tư vấn, triển khai phần mềm nhận được thơng tin khách hàng, thông tin sản phẩm trong hợp đồng sẽ tiến hành cài đặt phần mềm cho khách hàng, đồng thời nhận các yêu cầu bảo hành có liên quan trong hợp đồng. Lập các báo cáo theo yêu cầu của ban giám đốc.
Phịng kế tốn, hành chính tổng hợp cập nhập thanh tốn, lập phiếu thu cho khách hàng. Lập các báo cáo gửi ban giám đốc đồng thời cập nhật lương cho nhân viên tham gia hợp đồng.
3.2. Phân tích hệ thống
3.2.1. Biểu đồ usecase
- Xác định các tác nhân; các use case và đặc tả vắn tắt
Tác nhân Ca sử dụng Mô tả
Nhân viên kinh doanh, quan hệ khách hàng
Quản lý thông thông
tin khách hàng - Nhân viên kinh doanh, quan hệ khách hàngcó thể thêm, sửa hay xóa thơng tin khách hàng tùy theo sự thay đổi về thông tin khách hàng của công ty.
Quản lý thông tin phần mềm
Nhân viên kinh doanh, quan hệ khách hàng có thể thêm, sửa hay xóa thơng tin phần mềm tùy theo sự thay đổi về thông tin phần mềm của công ty.
Quản lý thông tin hợp
đồng Nhân viên kinh doanh, quan hệ khách hàng tiếnhành thêm, cập nhật, xóa hợp đồng bán phần mềm cho khách hàng khi ký hợp đồng, hoãn hợp đồng hay hủy hợp đồng.
Quản lý báo cáo Thống kê báo cáo thông tin về hợp đồng, khách hàng cho Ban lãnh đạo cơng ty.
Nhân viên
kế tốn Quản lý thơng tinthanh tốn Nhân viên kế tốn lập hóa đơn thanh tốn,thêm mới, sửa hoặc xóa hóa đơn theo yêu cầu của công ty.
Quản lý báo cáo Thực hiện việc báo cáo doanh thu hàng tháng, quý, năm cho Ban lãnh đạo.
Giám đốc Xem báo cáo hợp đồng
Xem báo cáo, tra cứu thông tin về hợp đồng. Xem báo cáo khách
hàng Xem báo cáo, tra cứu thông tin về khách hàng. Xem báo cáo về
thanh tốn
Xem báo cáo, tra cứu thơng tin về thanh tốn Nhân viên
phát triển, triển khai phần mềm
Quản lý báo cáo Thực hiện việc báo cáo tiến độ thực hiện cài đặt, bảo hành phần mềm theo yêu cầu trong hợp đồng.
- Biểu đồ use case tổng quát
Hình 3.1. Mơ hình use case tổng qt. - Biểu đồ usecase chi tiết
Hình 3.3. Mơ hình usecase chi tiết quản lý thanh tốn
3.2.2. Biểu đồ lớp - Xác định các lớp thực thể + Nhân viên + Phần mềm + Hợp đồng + Hóa đơn + Khách hàng
- Xác định mối quan hệ giữa các lớp thực thể
Các thực thể Quan hệ
Nhân viên – Hợp đồng Một nhân viên có thể khơng lập hoặc lập nhiều hợp đồng. Một hợp đồng được lập bởi một nhân viên
Phần mềm – Hợp đồng Một hợp đồng chỉ gồm thông tin một
phần mềm. Một phần mềm thuộc một hoặc nhiều hợp đồng
Nhân viên – Hóa đơn Một nhân viên có thể khơng lập hoặc
lập nhiều hóa đơn. Một hóa đơn được lập bởi một nhân viên
Hóa đơn – Khách hàng Một hóa đơn thuộc một khách hàng. Một khách hàng thanh tốn khơng hoặc nhiều hóa đơn
Hợp đồng – Khách hàng Khách hàng ký kết một hoặc nhiều hợp đồng. Một hợp đồng chỉ thuộc một khách hàng.
- Vẽ biểu đồ lớp của các lớp thực thể:
Hình 3.5. Biểu đồ lớp quản lý hợp đồng bán phần mềm của công ty cổ phần phần mềm Hiệu Quả Xanh
Hình 3.7. Biểu đồ trạng thái lớp hóa đơn 3.2.4. Biểu đồ tuần tự
- Biểu đồ tuần tự chức năng thêm mới, cập nhật, xóa thơng tin khách hàng:
Khi cần nhập thêm, cập nhật thông tin khách hàng, người dùng sẽ mở form quản lý khách hàng. Sau đó người dùng sẽ nhập mã khách hàng vào hệ thống sẽ có chức năng tìm kiếm mã khách hàng đấy đã tồn tại hay chưa nếu chưa tồn tại thì thơng báo ra màn hình và người dùng tiếp tục nhập thơng tin về khách hàng mới, người dùng cũng có thể xóa, sửa nếu được quyền sửa, xóa. Sau khi thêm, xóa, sửa xong hệ thống sẽ thơng báo đã cập nhật, thêm thành công.
- Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm thơng tin khách hàng:
Hình 3.9. Biểu đồ tuần tự chức năng tìm kiếm thơng tin khách hàng
Khi cần tìm kiếm các thơng tin khách hàng, người dùng mở form quản lý khách hàng, sau đó chọn chức năng tìm kiếm. Sau khi nhập điều kiện tìm kiếm, người sử dụng kích vào nút tìm kiếm trên form. Hệ thống sẽ tự động tìm kiếm và trả về kết quả tìm được ra màn hình cho người sử dụng.
- Biểu đồ tuần tự chức năng thêm thông tin hợp đồng:
Hình 3.10. Biểu đồ tuần tự chức năng thêm thơng tin hợp đồng
Khi cần nhập thêm thông tin hợp đồng, người dùng sẽ mở form quản lý hợp đồng. Sau đó người dùng sẽ nhập mã hợp đồng vào hệ thống sẽ có chức năng tìm kiếm mã hợp đồng đấy đã tồn tại hay chưa nếu chưa tồn tại thì thơng báo ra màn hình và người dùng tiếp tục nhập thơng tin về hợp đồng mới. Sau khi thêm thông tin xong hệ thống sẽ thông báo cập nhật thành công.
- Biểu đồ tuần tự chức năng quản lý thanh tốn:
Hình 3.11. Biểu đồ tuần tự chức năng thanh toán
Khi cần lập hóa đơn thanh tốn, người dùng sẽ mở form quản lý thanh tốn. Sau đó người dùng sẽ các thơng tin thanh tốn có liên quan. Sau khi nhập thơng tin