Sự cần thiết của nghiên cứu
Sự phát triển của nền kinh tế quốc gia phụ thuộc vào hoạt động của các doanh nghiệp trong và ngoài nước Để tồn tại trong nền kinh tế mở, các doanh nghiệp cần tạo ra sự khác biệt và có chiến lược phát triển phù hợp Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh hiệu quả, quản lý chặt chẽ từ sản xuất đến tiêu thụ, cũng như duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng là rất quan trọng, nhằm đảm bảo lợi nhuận và phát triển bền vững.
Trong bối cảnh công nghiệp 4.0 phát triển mạnh mẽ, Công ty TNHH thương mại và dịch vụ máy tính Đông Dương nổi bật trong số các doanh nghiệp công nghệ Để tối đa hóa lợi nhuận, công ty cần chú trọng đến việc quản lý thu chi, từ đó xác định lãi lỗ kinh doanh Việc này không chỉ giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt tình hình kinh doanh mà còn đánh giá hiệu quả các phương án cũ và lập kế hoạch trung dài hạn Tuy nhiên, thực tế cho thấy công tác này vẫn gặp nhiều khó khăn, thiếu thông tin đầy đủ và chính xác cho các nhà quản trị Do đó, nghiên cứu về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh là rất quan trọng cả về lý luận lẫn thực tiễn, dẫn đến việc lựa chọn đề tài “Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ máy tính Đông Dương”.
Tổng quan nghiên cứu
Kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là một chủ đề quan trọng và phổ biến trong lĩnh vực kế toán kiểm toán, thu hút sự quan tâm của nhiều sinh viên, nghiên cứu sinh và giảng viên Các nghiên cứu trước đây đã được thực hiện trên nhiều công ty thuộc các lĩnh vực khác nhau, mang lại giá trị lý luận to lớn và hỗ trợ cho công việc thực tiễn.
Các đề tài đã chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm của công ty trong lĩnh vực kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Một số đề tài cũng đưa ra những kiến nghị hữu ích nhằm cải thiện công tác kế toán Tuy nhiên, các đề tài này vẫn cần được hoàn thiện hơn nữa.
Nghiên cứu của tác giả Nguyễn Ngọc Anh (2016) tại công ty cổ phần mạng trực tuyến META với đề tài “Kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh” đã phân tích các lý luận chung về tài chính và quản trị Bài viết nêu rõ những ưu điểm như việc sử dụng phần mềm kế toán MISA giúp hạch toán và theo dõi nghiệp vụ kinh tế hiệu quả, cùng với hệ thống sổ sách kế toán và chứng từ tuân thủ quy định Ngoài ra, phòng kế toán cũng đã có những đóng góp quan trọng trong việc hỗ trợ ban giám đốc.
Bài viết chỉ ra một số hạn chế trong công tác kế toán tại công ty, bao gồm việc ghi nhận doanh thu chưa đúng quy định và thiếu sự phân bổ chi tiết cho các chi phí phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng (CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) Ngoài ra, việc thiếu bộ máy kế toán quản trị riêng biệt và chưa lập được dự toán gây khó khăn cho các nhà quản trị Tác giả đề xuất giải pháp mở sổ theo dõi chi tiết từng mặt hàng, phân tách rõ ràng chi phí bán hàng và chi phí quản lý, cũng như nâng cao trình độ nhân sự và hoàn thiện dự toán doanh thu để cải thiện hiệu quả công tác kế toán quản trị.
Nghiên cứu của tác giả Phạm Đức Khôi (2014) tại công ty TNHH thương mại và thiết bị y tế Thanh Trì về tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng đã chỉ ra thực trạng công tác kế toán tại đây Công ty đã tuân thủ các quy định về hệ thống sổ sách và chứng từ, đồng thời áp dụng phần mềm kế toán MISA để hỗ trợ công việc Tuy nhiên, vẫn còn một số hạn chế, đặc biệt là trong tổ chức bán hàng, khi công ty chưa có chính sách rõ ràng về các chi phí phát sinh liên quan đến mua hàng và không hạch toán vào tài khoản.
Việc đưa số liệu 156 vào tài khoản 642 ảnh hưởng đáng kể đến việc xác định giá vốn hàng bán Tác giả đề xuất một số giải pháp như mở sổ chi tiết, lập báo cáo và sử dụng hiệu quả phần mềm kế toán, nhằm giúp công ty cải thiện công tác kế toán ngày càng hoàn thiện.
Tác giả Lê Thị Thu Huyền đã nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh” tại công ty TNHH Seidensticker Việt Nam năm 2014, chỉ ra thực trạng công tác kế toán của công ty Mặc dù công ty đã tổ chức tốt hệ thống sổ sách và chứng từ, hạch toán kịp thời và chính xác, nhưng vẫn còn hạn chế do chỉ sử dụng Excel thay vì phần mềm kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ chưa khoa học Tác giả đề xuất một số giải pháp như hiện đại hóa công tác kế toán bằng phần mềm, mở sổ chi tiết cho tài khoản 642, lập bảng tổng hợp thanh toán với người mua và sổ chi tiết thanh toán với người bán, đồng thời cải thiện quy trình giao nhận chứng từ bằng cách yêu cầu biên bản bàn giao có chữ ký khi luân chuyển nội bộ.
Nghiên cứu của tác giả Trương Thị Phương Thảo (2018) tại Công ty TNHH hóa chất 3P tập trung vào kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Nghiên cứu này nhằm phân tích quy trình kế toán bán hàng và cách thức xác định hiệu quả kinh doanh của công ty, đóng góp vào việc nâng cao quản lý tài chính và tối ưu hóa lợi nhuận.
Bài viết đã trình bày những lý luận cơ bản liên quan đến đề tài kế toán, nêu rõ những ưu điểm trong công tác kế toán, hệ thống sổ sách và tài khoản mà công ty đang áp dụng Tuy nhiên, bài viết vẫn chưa đề cập đến khía cạnh kế toán quản trị trong doanh nghiệp, điều này cần được bổ sung để hoàn thiện nội dung.
Mặc dù các bài viết đã trình bày lý luận chung và thực trạng công tác kế toán, cũng như đề xuất các giải pháp cải thiện, nhưng vẫn chưa có nghiên cứu nào được thực hiện tại Đông Dương, đặc biệt là trong giai đoạn đầu năm 2019.
Mục tiêu nghiên cứu
- Khái quát lại các lý thuyết, lý luận liên quan đến việc bán hàng và xác định kết quả bán hàng. xi
Bài viết phân tích thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Đông Dương, từ đó chỉ ra những ưu điểm và nhược điểm trong quy trình kế toán của công ty Việc đánh giá này giúp làm rõ hiệu quả hoạt động kế toán, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết để cải thiện các phương pháp và quy trình hiện tại, nâng cao hiệu quả kinh doanh trong tương lai.
- Đề ra một số giải pháp hoàn thiện.
Câu hỏi nghiên cứu
Xuất phát từ thực tế và những lý luận cơ bản, tác giả muốn đặt câu hỏi:
- “Công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Đông Dương được thực hiện như thế nào?”
- “Làm thế nào để hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Đông Dương?”
Phương pháp nghiên cứu
Khóa luận sử dụng phương pháp thu thập số liệu chủ yếu từ phòng kế toán của công ty, kết hợp với dữ liệu từ các trang thông tin điện tử của cục thuế, cũng như các trang web của các tổ chức kế toán, Bộ Tài chính và Nhà nước.
Trong quá trình thực tập tại đơn vị, tác giả đã áp dụng phương pháp quan sát để nắm bắt rõ hơn về quy trình luân chuyển chứng từ và hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Phương pháp tổng hợp, phân tích
Sau khi thu thập dữ liệu, tác giả sẽ tổng hợp và xử lý thông tin Phương pháp phân tích được áp dụng để so sánh lý thuyết với thực tế, từ đó đánh giá hiệu quả của công tác kế toán bán hàng và đưa ra các kết luận phù hợp.
Kết cấu của khóa luận
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo…, Khóa luận được chia làm 3 chương chính:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ máy tính Đông Dương
Chương 3 trình bày giải pháp hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ máy tính Đông Dương Các giải pháp này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính, cải thiện quy trình ghi chép và báo cáo doanh thu, đồng thời tối ưu hóa việc xác định lợi nhuận Việc áp dụng công nghệ thông tin trong kế toán sẽ giúp nâng cao độ chính xác và nhanh chóng trong việc xử lý dữ liệu Ngoài ra, đào tạo nhân viên về các phương pháp kế toán hiện đại cũng là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP
Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại
Hoạt động thương mại là các hoạt động nhằm tạo ra lợi nhuận, bao gồm việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và những hoạt động khác có mục đích sinh lời.
Hoạt động kinh doanh thương mại bao gồm các giao dịch mua bán, trao đổi hàng hóa và dịch vụ, cùng với những hoạt động khác nhằm mục tiêu tạo ra lợi nhuận.
Hoạt động kinh doanh thương mại có những đặc điểm sau:
Hoạt động chủ yếu trong các doanh nghiệp bao gồm việc mua bán và trao đổi hàng hóa giữa các bên liên quan, thực hiện theo các thỏa thuận hoặc hợp đồng kinh tế.
Đối tượng hàng hóa bao gồm các vật tư và sản phẩm do doanh nghiệp tự sản xuất, cũng như các sản phẩm và hàng hóa mà doanh nghiệp mua về nhằm mục đích bán để kiếm lời.
- Về phương thức luân chuyển hàng hóa: quá trình mua bán được diễn ra dưới hình thức bán buôn hoặc bán lẻ;
- Về tổ chức kinh doanh: các tổ chức tham gia vào các hoạt động kinh doanh có thể là tổ chức, cá nhân, công ty môi giới…;
Hàng hóa có thể được trao đổi theo nhiều hình thức khác nhau, bao gồm trao đổi nội bộ, giao dịch trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài, tùy thuộc vào phạm vi và tính chất của các hoạt động thương mại.
Đặc điểm của kế toán bán hàng
1.2.1 Khát quát về bán hàng
Bán hàng hình thành khi con người có nhu cầu trao đổi hàng hóa với nhau.
Kể từ khi tiền tệ ra đời, hoạt động bán hàng đã trở nên phổ biến hơn bao giờ hết Những người có tiền tìm kiếm để mua sắm những sản phẩm cần thiết, trong khi những người sở hữu hàng hóa muốn bán chúng để đổi lấy tiền phục vụ cho nhu cầu thiết yếu khác.
Theo quan điểm cổ điển, bán hàng được định nghĩa là hoạt động trao đổi sản phẩm hoặc dịch vụ giữa người bán và người mua, trong đó người bán cung cấp hàng hóa và nhận lại tiền hoặc giá trị tương đương đã được thỏa thuận.
Theo quan điểm hiện đại, bán hàng được định nghĩa:
Bán hàng là yếu tố cốt lõi trong kinh doanh, diễn ra khi người bán và người mua gặp gỡ tại các địa điểm khác nhau Sự thành công trong cuộc đàm phán trao đổi sản phẩm giữa hai bên sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh của mình.
Bán hàng là quá trình kết nối với khách hàng tiềm năng để hiểu rõ nhu cầu của họ, giới thiệu và chứng minh giá trị sản phẩm, thực hiện đàm phán giao dịch, cũng như quản lý việc giao hàng và thanh toán.
- Bán hàng là sự phục vụ, giúp đỡ khách hàng nhằm cung cấp cho khách hàng những thứ mà họ muốn.
1.2.2 Các phương thức bán hàng 1.2.2.1 Phương thức bán buôn hàng hóa
Bán buôn hay bán sỉ là hoạt động mua hàng hóa với số lượng lớn từ các nhà sản xuất, nhằm dự trữ và phân phối lại cho các nhà bán lẻ với khối lượng nhỏ hơn Hàng hóa trong lĩnh vực bán buôn vẫn chưa được tiêu dùng, do đó giá trị và giá trị sử dụng của chúng chưa được thực hiện Giá bán của hàng hóa trong hoạt động bán buôn có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng hàng hóa và phương thức thanh toán.
Có hai phương thức bán buôn hàng hóa chủ yếu là bán buôn hàng hóa qua kho, và bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng.
Phương thức bán buôn hàng hóa qua kho là hình thức kinh doanh trong đó hàng hóa được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp Hình thức này có thể được thực hiện theo hai cách khác nhau.
Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp cho phép bên mua cử người đến nhận hàng tại kho của bên bán Sau khi hoàn tất giao nhận, đại diện bên mua sẽ ký nhận đủ hàng vào chứng từ và thực hiện thanh toán hoặc chấp nhận nợ Lúc này, hàng hóa được coi là đã được tiêu thụ.
Bán buôn hàng hóa qua kho theo hình thức chuyển hàng là phương thức mà bên bán giao hàng cho bên mua tại kho của người mua hoặc tại địa điểm được quy định trong hợp đồng Chi phí vận chuyển do bên bán chịu hoặc thanh toán hộ theo thỏa thuận Trong thời gian này, hàng hóa vẫn thuộc sở hữu của bên bán cho đến khi bên mua nhận đủ hàng, ký nhận vào chứng từ và chấp nhận thanh toán hoặc chấp nhận nợ, khi đó hàng hóa được xem là đã tiêu thụ.
Phương thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng là hình thức mà doanh nghiệp thương mại mua hàng và chuyển ngay cho khách hàng mà không cần đưa về kho Hình thức này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí lưu kho.
Hình thức bán buôn hàng hóa vận chuyển thẳng qua giao hàng trực tiếp (giao tay ba) cho phép bên bán sau khi mua hàng từ nhà cung cấp, giao hàng trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho của nhà cung cấp Khi hàng hóa được giao và bên mua ký nhận đầy đủ, đồng thời chấp nhận thanh toán hoặc nợ, hàng hóa sẽ được xác định là đã tiêu thụ.
Bán buôn hàng hóa theo hình thức chuyển hàng cho phép bên bán vận chuyển sản phẩm trực tiếp đến địa điểm giao nhận đã thỏa thuận sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp Chi phí vận chuyển có thể do bên bán chịu hoặc được thanh toán hộ cho bên mua, tùy thuộc vào điều khoản trong hợp đồng.
Hàng hóa vẫn thuộc quyền sở hữu của người bán cho đến khi bên mua nhận hàng, ký nhận và chấp nhận thanh toán hoặc chấp nhận nợ Khi đó, hàng hóa sẽ được xác định là đã tiêu thụ.
1.2.2.2 Phương thức bán lẻ hàng hóa
Bán lẻ hàng hóa là hình thức bán hàng trực tiếp đến tay người tiêu dùng và các tổ chức kinh tế để tiêu dùng nội bộ Đặc điểm của bán lẻ là hàng hóa đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông, chuyển sang tiêu dùng, với giá trị và giá trị sử dụng được thực hiện Thông thường, bán lẻ diễn ra với số lượng nhỏ và giá cả ổn định theo giá thị trường Các hình thức bán lẻ có thể đa dạng và phong phú.
Hình thức bán lẻ thu tiền tập trung bao gồm hai giai đoạn chính: thu tiền và giao hàng Mỗi quầy hàng sẽ có một nhân viên thu tiền phụ trách việc thu tiền từ khách hàng và viết hóa đơn để khách nhận hàng tại quầy giao Sau khi kết thúc ca bán hàng, nhân viên sẽ dựa vào hóa đơn hoặc kiểm kê hàng tồn kho để xác định số lượng bán và lập báo cáo Cuối cùng, nhân viên thu tiền sẽ làm giấy nộp tiền và chuyển số tiền bán hàng cho thủ quỹ.
Hình thức bán lẻ thu tiền trực tiếp cho phép nhân viên bán hàng thực hiện ba nhiệm vụ quan trọng: bán hàng, thu tiền và giao hàng cho khách Sau khi kết thúc ca làm việc, nhân viên sẽ nộp tiền cho thủ quỹ và tiến hành kiểm kê số lượng hàng đã bán để lập báo cáo bán hàng.
Khái niệm cơ bản về bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, diễn ra khi quyền sở hữu hàng hóa được chuyển từ người bán sang người mua, nhằm đổi lấy tiền tệ hoặc quyền đòi tiền từ người mua.
Quá trình bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại có các đặc điểm sau: xx
- Có sự thảo thuận trao đổi giữa người mua và người bán, thông qua hợp đồng hoặc mua bán trực tiếp.
Sau khi thực hiện thành công giao dịch, quyền sở hữu hàng hóa sẽ được chuyển giao từ người bán sang người mua Người mua sẽ nhận hàng và thực hiện thanh toán, trong khi người bán sẽ mất quyền sở hữu và nhận lại một khoản tiền hoặc phải thu.
Xác định kết quả kinh doanh là quá trình so sánh chi phí phát sinh trong kỳ với thu nhập đạt được Nếu thu nhập vượt quá chi phí, doanh nghiệp có lãi; ngược lại, nếu chi phí lớn hơn thu nhập, doanh nghiệp sẽ chịu lỗ Việc này là bắt buộc và thường được thực hiện vào cuối kỳ kinh doanh, có thể là cuối tháng, quý hoặc năm, tùy thuộc vào đặc điểm và yêu cầu của từng doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng
1.4.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Theo chuẩn mực kế toán số 14, doanh thu được định nghĩa là tổng giá trị các lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong một kỳ kế toán Doanh thu này phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp và có vai trò quan trọng trong việc tăng vốn chủ sở hữu.
Chứng từ sử dụng trong quá trình kế toán bao gồm hóa đơn GTGT, phiếu thu tiền mặt, giấy báo có của ngân hàng, báo cáo tiêu thụ, bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ, hóa đơn bán hàng và hợp đồng mua bán Những chứng từ này đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Điều kiện ghi nhận doanh thu:
Theo Thông tư 133/2016 TT-BTC, doanh nghiệp chỉ được ghi nhận doanh thu bán hàng khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa cho người mua;
- Doanh nghiệp không còn quyền nắm giữ hàng hóa như người sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa;
Doanh thu chỉ được ghi nhận khi các điều kiện cho phép người mua trả lại sản phẩm không còn hiệu lực Nếu hợp đồng quy định quyền trả lại hàng hóa, doanh nghiệp phải chờ đến khi quyền này không còn, trừ trường hợp khách hàng đổi hàng hóa để lấy sản phẩm hoặc dịch vụ khác.
- Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng;
- Xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
Doanh nghiệp chỉ được ghi nhận doanh thu cung cấp dịch vụ khi đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
Doanh thu được ghi nhận khi các điều kiện cho phép người mua trả lại dịch vụ không còn hiệu lực Theo quy định trong hợp đồng, doanh nghiệp chỉ có thể xác định doanh thu một cách chắc chắn khi người mua không còn quyền trả lại dịch vụ đã cung cấp.
- Doanh nghiệp đã hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch cung cấp dịch vụ;
- Xác định được phần công việc đã hoàn thành vào thời điểm báo cáo;
- Xác định được các chi phí phát sinh cho giao dịch và chi phí để hoàn thành giao dịch cung cấp dịch vụ đó.
Tài khoản sử dụng: Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Các khoản thuế gián thu phải nộp (GTGT, TTĐB, XK, BVMT)
- Các khoản giảm trừ doanh thu
- Kết chuyển doanh thu thuần vào TK
911 "Xác định kết quả kinh doanh"
Doanh thu bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kế toán.
TK 511 không có số dư cuồi kỳ
Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ có 4 TK cấp 2:
- TK 5111: Doanh thu bán hàng hóa
- TK 5112: Doanh thu bán thành phẩm
- TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
- TK 5118: Doanh thu khác xxii
Sơ đồ 1.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
(Nguồn Thông tư 133/2016/TT-BTC) 1.4.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Khi thực hiện các hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán không chỉ ghi nhận doanh thu tăng mà còn phải lưu ý đến các khoản giảm trừ doanh thu như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại.
Theo TT 133/2016/TT-BTC, các khoản giảm trừ doanh thu sẽ được ghi giảm trực tiếp vào bên nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Chứng từ sử dụng: Hóa hơn GTGT, biên bản trả hàng, hóa đơn điều chỉnh…
Sơ đồ 1.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu xxiii
(Nguồn Thông tư 133/2016/TT-BTC) 1.4.3 Kế toán giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ, bao gồm:
Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho đã bán và chi phí mua hàng phân bổ cho số hàng đã bán.
Chứng từ sử dụng: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng phân bổ giá vốn…
Phương pháp kiểm kê hàng tồn kho: Theo thông tư 133/2016/TT – BTC có hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho là:
Phương pháp kê khai thường xuyên là cách theo dõi và phản ánh liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư và hàng hóa trên sổ kế toán Cuối kỳ, doanh nghiệp cần căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho để so sánh và đối chiếu với số liệu trên sổ kế toán Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất và thương mại, đặc biệt là những doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị và hàng kỹ thuật chất lượng cao.
Việc nắm bắt và quản lý hàng tồn kho một cách thường xuyên và liên tục mang lại nhiều ưu điểm, trong đó nổi bật là khả năng giảm thiểu sai sót trong ghi chép và quản lý giữa thủ kho và kế toán.
- Nhược điểm: tăng khối lượng ghi chép hằng ngày.
Trị giá hàng tồn cuối kỳ = Trị giá hàng tồn đầu kỳ + Tổng trị giá hàng mua vào trong kỳ - Trị giá hàng xuất trong kỳ xxiv
Phương pháp kiểm kê định kỳ không yêu cầu theo dõi hàng hóa thường xuyên, mà chỉ tập trung vào việc ghi nhận số lượng hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, mà không phản ánh các giao dịch nhập xuất trong suốt kỳ Phương pháp này thường được áp dụng tại các doanh nghiệp có đa dạng chủng loại hàng hóa và vật tư với mẫu mã khác nhau.
- Ưu điểm: Giảm khối lượng ghi chép cho kế toán.
Công việc thường dồn lại vào cuối kỳ, gây áp lực cho nhân viên; việc kiểm tra sai sót trong quá trình nhập và xuất trở nên khó khăn do chỉ được thực hiện định kỳ; và chức năng kiểm tra của kế toán bị hạn chế, ảnh hưởng đến tính chính xác của báo cáo tài chính.
Trị giá vật tư xuất kho = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Tổng trị giá vật tư mua vào trong kỳ - Trị giá vật tư tồn cuối kỳ
Phương pháp tính giá vốn: Hiện nay các doanh nghiệp thương mại có thể áp dụng một trong các phương pháp tính trị giá hàng xuất như:
Phương pháp bình quân gia quyền là cách xác định giá trị hàng tồn kho dựa trên giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ Giá trị trung bình này có thể được tính theo từng kỳ hoặc sau mỗi lô hàng nhập về, tùy thuộc vào điều kiện cụ thể của doanh nghiệp (Thông tư 133/2016/TT – BTC).
- Ưu điểm: dễ tính toán, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít pháp sinh các nghiệp vụ mua bán và có ít các loại hàng hóa.
- Nhược điểm: gây khó khăn, không cung cấp thông tin kịp thời.
Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) dựa trên giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất trước Điều này có nghĩa là giá trị hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ sẽ phản ánh giá trị của hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm kết thúc kỳ Theo quy định tại Thông tư 133/2016/TT – BTC, giá trị xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở đầu kỳ, trong khi giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm gần cuối kỳ.
Áp dụng phương pháp này mang lại nhiều lợi ích cho mọi doanh nghiệp, giúp tính toán giá vốn hàng xuất ngay tại thời điểm xuất hàng Bên cạnh đó, giá trị vốn hàng tồn kho sẽ phản ánh gần đúng với giá thị trường, từ đó hỗ trợ việc quản lý tài chính hiệu quả hơn.
Nhược điểm của các doanh nghiệp có nhiều mặt hàng và tần suất xuất nhập hàng hóa lớn là kế toán phải thực hiện công việc tính giá vốn nhiều lần, gây tốn thời gian và công sức.
Phương pháp thực tế đích danh là một phương pháp kế toán áp dụng dựa trên giá thực tế của từng lô hàng hóa nhập vào và từng sản phẩm sản xuất ra Phương pháp này chỉ phù hợp với các doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định, giúp nhận diện chi tiết giá nhập của từng lô hàng tồn kho (Thông tư 133/2016/TT – BTC).
- Ưu điểm: đơn giản, dễ tính toán, phù hợp doanh nghiệp nhỏ.
Nhược điểm của phương pháp này là chỉ phù hợp với các đơn vị có giá trị hàng tồn kho lớn, mang tính chất đơn chiếc và ổn định Nó yêu cầu theo dõi riêng từng lô hàng và nhận diện rõ ràng các sản phẩm.
Tài khoản sử dụng: TK 632 – Giá vốn hàng bán
- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán trong kỳ
- Các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra
Kế toán xác định kết quả kinh doanh
1.5.1 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ áp dụng chế độ kế toán theo TT 133/2016/TT-BTC, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được gộp chung lại thành chi phí quản lý kinh doanh.
Chi phí bán hàng bao gồm tất cả các khoản chi phí phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ Những chi phí này có thể kể đến như chi phí cho nhân viên bán hàng, chi phí nguyên vật liệu bao bì, chi phí khấu hao tài sản cố định, chi phí bảo hành, và chi phí dịch vụ mua ngoài.
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các khoản chi phí gián tiếp liên quan đến quá trình quản lý tổng thể, như chi phí nhân viên bộ phận quản lý, chi phí văn phòng phẩm, chi phí khấu hao tài sản cố định và chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước.
Chứng từ kế toán: Hóa đơn GTGT tiền điện, nước; bảng lương, BHXH, bảng trích khấu hao TSCĐ, phiếu thu, phiếu chi…
Tài khoản sử dụng: TK 642 – Chi phí quản lý kinh doanh
- Các chi phí quản lý kinh doanh thực tế phát sinh trong kỳ
Số dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả là hai khái niệm quan trọng trong kế toán Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập trong kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập trong kỳ trước mà không sử dụng hết, cho thấy sự gia tăng rủi ro tài chính Việc quản lý hiệu quả các khoản dự phòng này giúp doanh nghiệp duy trì ổn định tài chính và giảm thiểu tổn thất.
- Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý kinh doanh
Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng phải trả xảy ra khi chênh lệch giữa số dự phòng phải lập trong kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập trong kỳ trước mà không sử dụng hết.
- Kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh vào TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh” để xác định kết quả kinh doanh”
TK 642 không có số dư cuối kỳ
Tài khoản 642 – Chi phí quản lý kinh doanh có 2 TK cấp 2:
- TK 6421: Chi phí bán hàng
- TK 6422: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Sơ đồ 1.5 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh xxix
(Nguồn: Thông tư 133/2016/TT – BTC) 1.5.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính và chi phí hoạt động tài chính 1.5.2.1 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
Doanh thu hoạt động tài chính bao gồm các khoản tiền lãi từ vay và gửi ngân hàng, lãi từ bán hàng trả chậm, cũng như lợi nhuận và cổ tức được chia Ngoài ra, doanh thu này còn phát sinh từ việc đầu tư vào chứng khoán ngắn hạn và dài hạn.
Chứng từ kế toán: giấy báo có của ngân hàng, chứng từ ghi sổ…
Tài khoản sử dụng: TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
- Số thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp (Nếu có)
- Kết chuyển doanh thu hoạt động tài
- Các khoản doanh thu hoạt động tài chính phát sinh trong kỳ xxx quả kinh doanh”
TK 515 không có số dư cuối kỳ
Sơ đồ 1.6 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
(Nguồn: Thông tư 133/2016/TT – BTC) 1.5.2.2 Kế toán chi phí hoạt động tài chính
Chi phí tài chính bao gồm các khoản chi phí liên quan đến hoạt động tài chính, chẳng hạn như lỗ từ đầu tư tài chính và các khoản chiết khấu thanh toán cho người mua khi họ thanh toán trước hạn.
Chứng từ kế toán: Giấy báo nợ của ngân hàng, hóa đơn bán hàng…
Tài khoản sử dụng: TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính
- Chi phí lãi tiền vay, lãi mua hàng trả chậm, lãi thuê tài sản, thuê tài chính
- Chiết khấu thanh toán cho người mua
- Các khoản lỗ do thanh lý, nhượng bán các khoản đầu tư
Lỗ tỷ giá hối đoái phát sinh trong kỳ và lỗ tỷ giá hối đoái từ việc đánh giá lại các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ vào cuối năm tài chính là những yếu tố quan trọng cần được chú ý.
- Số trích lập dự phòng giảm giá chứng khoản kinh doanh, dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác
- Các khoản chi phí của hoạt động đầu tư tài chính khác
Hoàn nhập dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh và dự phòng tổn thất đầu tư vào đơn vị khác khi chênh lệch giữa số dự phòng phải lập trong kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã trích lập năm trước mà chưa sử dụng hết.
- Các khoản được ghi giảm chi phí tài chính
- Kết chuyển chi phí hoạt động tài chính sang TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
TK 635 không có số dư cuối kỳ xxxii
Sơ đồ 1.7 Kế toán chi phí hoạt động tài chính
(Nguồn: Thông tư 133/2016/TT-BTC) 1.5.3 Kế toán thu nhập khác và chi phí khác
1.5.3.1 Kế toán thu nhập khác
Thu nhập khác là các khoản thu ngoài hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, bao gồm thu nhượng bán và thanh lý tài sản cố định, thu tiền phạt từ khách hàng vi phạm hợp đồng, thu nhập từ việc bán hoặc thuê lại tài sản, thu từ các khoản nợ khó đòi đã được xử lý xóa sổ, giá trị hàng khuyến mại không phải trả lại, và các khoản thu khác.
Chứng từ kế toán: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng bảo hiểm, giấy thanh lý, nhượng bán tài sản…
Tài khoản kế toán: TK 711 – Thu nhập khác xxxiii
- Số thuế GTGT phải nộp (nếu có) tính theo phương pháp trực tiếp đối với các khoản thu nhập khác ở doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo PP trực tiếp
- Cuối kỳ kế toán, kết chuyển các khoản thu nhập khác sang TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
- Các khoản thu nhập phát sinh trong kỳ
TK 711 không có số dư cuối kỳ
Sơ đồ 1.8 Kế toán thu nhập khác xxxiv
1.5.3.2 Kế toán chi phí khác
Chi phí khác bao gồm các khoản chi phát sinh từ các sự kiện và nghiệp vụ riêng biệt không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Những chi phí này có thể bao gồm chi phí nhượng bán và thanh lý tài sản cố định, tiền phạt do vi phạm hợp đồng, truy nộp thuế và các khoản chi phí khác.
Chứng từ kế toán: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, biên bản vi phạm hợp đồng, biên lai nộp thuế, nộp phạt …
Tài khoản sử dụng: TK 811 – Chi phí khác
- Các khoản chi phí phát sinh - Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ chi phí phát sinh sang TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”
TK 811 không có số dư cuối kỳ
Sơ đồ 1.9 Kế toán chi phí khác xxxv
(Nguồn: Thông tư 133/2016/TT-BTC) 1.5.4 Kế toán chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm tổng chi phí thuế thu nhập hiện hành và chi phí thuế thu nhập hoãn lại, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định lãi hoặc lỗ của doanh nghiệp trong kỳ kế toán.
Chứng từ sử dụng: Tờ khai thuế GTGT, Bảng kê khai thuế TNDN, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh…
Tài khoản kế toán: TK 821 – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
- Chi phí thuế TNDN phát sinh trong năm
- Thuế TNDN của các năm trước phải nộp bổ sung
Số thuế TNDN thực tế phải nộp trong năm thường thấp hơn số thuế TNDN tạm phải nộp, điều này dẫn đến việc giảm trừ chi phí thuế TNDN đã ghi nhận trong năm.
Số thuế TNDN phải nộp có thể được ghi giảm khi phát hiện sai sót không trọng yếu từ các năm trước, và điều này sẽ làm giảm chi phí thuế TNDN hiện hành trong năm hiện tại.
- Kết chuyển số chênh lệch vào TK 911
“Xác định kết quả kinh doanh”
TK 821 không có số dư cuối kỳ
Sơ đồ 1.10 Kế toán chi phí thuế TNDN xxxvi
(Nguồn: Thông tư 133/2016/TT-BTC) 1.5.5 Kế toán xác định kết quả kinh doanh
Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ bao gồm ba thành phần chính: kết quả từ hoạt động sản xuất và kinh doanh, kết quả từ hoạt động tài chính, và kết quả từ các hoạt động khác.
Chứng từ kế toán: Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, giấy báo nợ, giấy báo có.
Tài khoản kế toán: TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh
- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã bán
- Chi phí hoạt động tài chính, chi phí thuế TNDN, chi phí khác
- Doanh thu về số hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ đã bán trong kỳ
- Doanh thu hoạt động tài chính, khoản ghi giảm chi phí thuế TNDN, thu nhập khác
TK 911 không có số dư cuối kỳ
Sơ đồ 1.11 Kế toán xác định kết quả kinh doanh xxxvii
(Nguồn: Thông tư 133/2016/TT-BTC)
Hình thức sổ kế toán
Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa các hình thức ghi sổ kế toán như Nhật ký chung, Nhật ký – Sổ cái và Chứng từ ghi sổ Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian, bài viết này sẽ chỉ tập trung vào hình thức Sổ Nhật ký chung mà doanh nghiệp đang áp dụng.
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh cần được ghi chép vào sổ Nhật ký, với trọng tâm là sổ Nhật ký chung Việc ghi chép này phải tuân theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung kinh tế của từng nghiệp vụ, đảm bảo định khoản kế toán chính xác.
Hệ thống sổ kế toán trong hình thức kế toán Nhật ký chung bao gồm các loại sổ như Sổ Nhật ký chung, Sổ nhật ký đặc biệt, Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết Những sổ này giúp quản lý và ghi chép các giao dịch tài chính một cách hiệu quả, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong báo cáo tài chính.
Trình tự ghi sổ kế toán bao gồm các bước sau: hàng ngày, kế toán dựa vào các chứng từ đã được kiểm tra để ghi nhận nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung sẽ được chuyển sang Sổ Cái và Sổ chi tiết theo các tài khoản kế toán tương ứng Cuối kỳ, kế toán tổng hợp số liệu từ Sổ Cái để lập báo cáo tài chính.
Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.12: Trình tự kế toán theo hình thức Nhật ký chung
(Nguồn: Thông tư 133/2016/TT – BTC)
Chương 1 đã trình bày những lý luận cơ bản về kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh Tác giả đã nêu rõ các đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại, đồng thời giải thích các khái niệm, nội dung, mục đích và nhiệm vụ liên quan đến bán hàng và xác định kết quả kinh doanh Sau đó, tác giả đi sâu vào từng khía cạnh cụ thể của kế toán doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh.
Dựa trên những lý thuyết đã trình bày, bài viết sẽ phân tích thực trạng kế toán doanh thu, chi phí và xác định kết quả kinh doanh tại nơi thực tập Qua đó, tác giả sẽ chỉ ra những ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán, đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa quy trình kế toán tại đây.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MÁY TÍNH ĐÔNG DƯƠNG
Tổng quan về công ty TNHH thương mại và dịch vụ máy tính Đông Dương .30 1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Giới thiệu chung về công ty
- Tên giao dịch: Dong Duong computer trade and services computer limited
- Loại hình hoạt động: Công ty TNHH hai thành viên trở lên
- Địa chỉ: 389 Trương Định, phường Tân Mai, quận Hoàng Mai, Hà Nội
- Đại diện pháp luật: Trần Duy Hưng
- Website chính: http://dongduongtech.vn
Công ty Đông Dương được biết đến là nhà phân phối độc quyền sản phẩm
Vỏ Máy Tính và Nguồn Máy Tính SAMA tại Việt Nam Công ty sớm xác định
Khách hàng là yếu tố quyết định sự sống còn của công ty, vì vậy việc chăm sóc khách hàng đóng vai trò cực kỳ quan trọng Nhờ vào sự quan tâm này, công ty không ngừng khẳng định được uy tín và độ tin cậy trong mắt khách hàng.
Công ty có các hoạt động chủ yếu như:
- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm, các linh kiện điện tử, viễn thông.
- Cung cấp các dịch vụ liên quan như lập trình, sửa chữa, tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính.
- Ngoài ra công ty cung cấp dịch vụ cho thuê máy móc và các đồ dùng hữu hình khác như ghế quay…
Ngoài các sản phẩm SAMA công ty còn cung cấp các sản phẩm mang thương hiệu Thinkview, Alpha Gamer… xl xli
Chỉ sau hơn 5 năm hoạt động, công ty đã khẳng định được khả năng tài chính vững mạnh và cung cấp những sản phẩm chất lượng, tiên tiến, đáp ứng nhu cầu về công nghệ và mẫu mã Dù những ngày đầu thành lập gặp nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng và xác định thị trường tiềm năng, công ty đã nỗ lực phát triển các sản phẩm then chốt để tạo dựng uy tín trên thị trường.
Sau 5 năm phát triển, công ty đã đạt được những bước tiến tích cực với lượng khách hàng thân thiết ngày càng tăng và các mối quan hệ hợp tác lâu dài Công ty xác định Vỏ máy tính và Nguồn máy tính SAMA là những sản phẩm chủ lực trên thị trường Đến năm 2018, công ty tiếp tục mở rộng danh mục sản phẩm bằng cách cung cấp thêm các sản phẩm chất lượng khác.
- Từ tháng 5/2018, công ty chính thức phân phối thêm sản phẩm Quạt điều hòa thương hiệu Maxcool;
- Từ tháng 9/2018, công ty phân phối thêm sản phẩm Màn hình máy tính thương hiệu Thinkview;
- Từ tháng 11/2018, công ty phân phối thêm sản phẩm bộ nhớ trong máy tính thương hiệu Asgard.
Để công ty phát triển bền vững, cần có kế hoạch và chiến lược rõ ràng cùng với việc cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng Quan trọng không kém là công tác chăm sóc khách hàng trước, trong và sau khi hoàn tất hợp đồng Khách hàng chính là nguồn sống của công ty, và việc duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài sẽ mang lại lợi ích cho cả hai bên.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy quản lý
(Nguồn: Hồ sơ công ty)
Chức năng nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý:
Giám đốc là người lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động của công ty, nắm bắt tình hình phát triển và đề ra các kế hoạch chiến lược Họ quản lý hiệu quả từng phòng ban, đảm bảo chất lượng làm việc của các bộ phận Ngoài ra, giám đốc còn trực tiếp ký kết hợp đồng, quyết định và văn bản, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý về các vấn đề liên quan.
Phòng kinh doanh là bộ phận chủ chốt trong việc bán sản phẩm và cung cấp dịch vụ, đồng thời xây dựng kế hoạch và chiến lược phát triển kinh doanh cho công ty Nhiệm vụ của phòng bao gồm nghiên cứu thị trường, đối thủ cạnh tranh và khách hàng, từ đó phát triển các chiến lược quảng bá sản phẩm phù hợp với từng giai đoạn và đối tượng khách hàng Ngoài ra, phòng cũng theo dõi và tổng hợp các báo cáo về tình hình kinh doanh của công ty theo từng giai đoạn để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Phòng bảo hành đảm nhận nhiệm vụ lắp đặt, sửa chữa và bảo hành sản phẩm, đồng thời thực hiện các hoạt động chăm sóc khách hàng sau bán hàng Họ có trách nhiệm giải đáp thắc mắc liên quan đến lỗi sản phẩm và hướng dẫn cách lắp đặt Ngoài ra, phòng bảo hành còn xây dựng hệ thống và quy trình sửa chữa, bảo hành, cũng như chăm sóc khách hàng một cách hiệu quả.
Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng chế độ kế toán, bảo quản và lưu trữ chứng từ kế toán Đồng thời, phòng cũng quản lý và đảm bảo nguồn vốn cho hoạt động kinh doanh, tổ chức các hoạt động tài chính một cách hiệu quả Ngoài ra, phòng tài chính – kế toán còn xác định kết quả kinh doanh, lập báo cáo tài chính và thực hiện thanh quyết toán kịp thời cho người lao động, khách hàng và nhà cung cấp.
Như vậy có thể thấy tổ chức bộ máy quản lý của công ty khá đơn giản nhưng vẫn đảm bảo được tính hợp lý, hiệu quả.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức một cách đơn giản và hiệu quả, phù hợp với tình hình thực tế Tổ chức kế toán theo hình thức tập trung tại phòng kế toán, đảm bảo mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được kiểm tra, xử lý và ghi chép kịp thời, chính xác.
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán
Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận:
Kế toán trưởng có trách nhiệm báo cáo trực tiếp với giám đốc về các công việc trong phạm vi quyền hạn của mình Họ tổ chức ghi chép và tính toán để phản ánh chính xác, trung thực tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh trong từng thời kỳ Ngoài ra, kế toán trưởng còn phải lập đầy đủ và đúng các báo cáo tài chính cũng như báo cáo quản trị Họ cũng đảm nhận việc đào tạo, bồi dưỡng và quản lý, theo dõi chất lượng làm việc của các nhân viên trong bộ phận Cuối cùng, kế toán trưởng có nhiệm vụ lưu trữ và bảo quản sổ sách, chứng từ kế toán của công ty.
Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi thực hiện các hợp đồng mua bán và tình hình thanh toán của từng khách hàng Nhiệm vụ của họ bao gồm ghi chép và hạch toán các giao dịch mua bán hàng hóa với các bên liên quan, cũng như theo dõi tài khoản ngân hàng của công ty khi khách hàng thực hiện thanh toán Cuối mỗi kỳ, kế toán công nợ phải lập báo cáo chi tiết về tình hình thanh toán của các khách hàng để trình bày với ban giám đốc.
Thủ quỹ có nhiệm vụ thực hiện việc thu và chi tiền mặt, đảm bảo kiểm đếm và chi tiền mặt một cách chính xác Họ cũng chịu trách nhiệm về số tiền mặt tại quỹ và phải hạch toán chính xác các nghiệp vụ liên quan đến tài chính.
Theo dõi biến động số dư tài khoản; Lập báo cáo tình hình sử dụng vốn, chiếm dụng vốn cho ban giám đốc hàng kỳ.
Kế toán kho: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trước khi xuất nhập hàng hóa;
Theo dõi tình hình và biến động hàng tồn kho là rất quan trọng Cần thực hiện kiểm đếm hàng tồn kho một cách chính xác trước khi tiến hành nhập hoặc xuất bán hàng Ngoài ra, việc báo cáo tình hình tiêu thụ hàng hóa cho ban giám đốc cũng là trách nhiệm cần thiết Cuối cùng, người phụ trách cần chịu trách nhiệm khi xảy ra mất mát hàng hóa.
2.1.3.2 Đặc điểm chính sách kế toán áp dụng tại công ty
- Chế độ kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC, và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn kèm theo.
Công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, thực hiện hạch toán trên Excel và lưu trữ sổ sách theo quy định của Bộ Tài Chính.
- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng.
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên.
- Giá vốn hàng hóa tính theo phương pháp bình quân cuối kỳ.
- Niên độ kế toán: Năm tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Cuối năm, công ty cần hoàn tất các báo cáo tài chính quan trọng, bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ máy tính Đông Dương
2.2.1 Phương thức bán hàng và phương pháp thanh toán tại Công ty
- Phương thức bán hàng: có hai hình thức bán buôn qua kho và bán lẻ tại công ty. xlv
- Phương thức thanh toán: khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng.
2.2.2 Kế toán bán hàng 2.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng
Mỗi ngày, công ty thực hiện nhiều giao dịch kinh tế liên quan đến việc bán thiết bị và linh kiện điện tử, cũng như cung cấp dịch vụ sửa chữa và bảo hành Doanh thu từ bán hàng được tính là tổng số tiền thu được từ việc bán hàng hóa trong một kỳ nhất định Khách hàng có thể ký hợp đồng mua bán hoặc mua trực tiếp các sản phẩm và linh kiện điện tử tại công ty khi có nhu cầu.
Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ để kê khai nộp thuế GTGT, do đó, toàn bộ doanh thu từ việc bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty đều là số tiền chưa bao gồm thuế GTGT.
Doanh thu được ghi nhận khi hàng hóa đã được bàn giao hoặc dịch vụ đã được cung cấp cho khách hàng, kèm theo việc khách hàng thực hiện thanh toán ngay lập tức hoặc chấp nhận hình thức nợ.
Kế toán lập Hóa đơn GTGT gồm 3 liên:
- Liên 3: Luân chuyển nội bộ
Tài khoản sử dụng : “TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Chứng từ sử dụng : Hóa đơn GTGT, bảng kê hàng hóa, giấy báo có của ngân hàng, séc chuyển khoản…
Kế toán dựa vào các hóa đơn GTGT, hoặc phiếu thu tiền, thông báo có của ngân hàng để ghi nhận doanh thu.
Vào ngày 28/02/2019, Công ty TNHH máy tính Nguyễn Công đã thực hiện giao dịch bán hàng theo hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/003, ký hiệu DD/18P số 0000802 Giá trị ghi trên hóa đơn là 14.250.000 VNĐ, bao gồm thuế GTGT 10%, và thanh toán được thực hiện bằng tiền mặt.
Biểu 2.2 Hóa đơn GTGT số 0000802
Nghiệp vụ trên được ghi nhận vào sổ Nhật ký chung và tự động cập nhật trên các sổ liên quan.
Kế toán ghi nhận doanh thu từ việc bán vỏ máy tính cho Công ty TNHH máy tính Nguyễn Công trên sổ Nhật ký chung, đồng thời cũng ghi nhận thuế GTGT 10% đầu ra tương ứng với doanh thu này.
Có TK 33311: 1.295.455 (VNĐ)” Đối với các nghiệp vụ phát sinh mà người mua chưa trả tiền ngay, kế toán đưa vào “TK 131 – Phải thu khách hàng”
Khi phát sinh giao dịch trên 20 triệu VNĐ, việc thanh toán phải thực hiện qua ngân hàng Kế toán cần theo dõi biến động số dư để ghi nhận nợ cho khách hàng Khi khách hàng chấp nhận nợ và nhận hàng, kế toán sẽ ghi nhận tăng doanh thu và tăng khoản phải thu Sau khi nhận được giấy báo có từ ngân hàng với số tiền nợ, kế toán sẽ ghi tăng tiền và giảm nợ phải thu.
Biểu 2.3 Trích sổ Nhật ký chung quý 1 năm 2019
Biểu 2.4 Trích sổ chi tiết tài khoản 5111 quý 1 năm 2019
Cuối mỗi quý, phần mềm tự động kết chuyển doanh thu bán hàng hóa vào "TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh" sau khi ghi nhận đầy đủ và chính xác các khoản doanh thu phát sinh.
2.2.2.2 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu
Theo Thông tư 133/2016/TT/BTC, “Các khoản giảm trừ doanh thu được ghi giảm trực tiếp bên Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.”
Thực tế trong quý 1/2019 không phát sinh nên kế toán không hạch toán.
2.2.2.3 Kế toán giá vốn hàng bán
Nội dung : Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường
“TK 156 – Hàng hóa”: Phản ánh giá trị hiện có cũng như tình hình biến động số dư trong kỳ của các loại hàng hóa tại công ty.
“TK 632 – Giá vốn hàng bán”: Tập hợp và kết chuyển giá vốn của hàng bán.
Chứng từ sử dụng : Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho.
Sau khi thu thập đầy đủ hóa đơn và chứng từ, kế toán sẽ tiến hành hạch toán vào sổ Nhật ký chung Số liệu sẽ tự động được cập nhật vào các tài khoản tương ứng và phản ánh trên các sổ tài khoản chi tiết.
VD: Đầu tháng 2/2019, tồn 141 chiếc Vỏ máy tính SAMA 3601 (có 1 quạt SAMA) với trị giá là 113.403.876 VNĐ
Trong tháng 2 mua vào 78 chiếc Vỏ máy tính SAMA 3601 (có 1 quạt SAMA), với tổng trị giá là 63.023.042 VNĐ.
Ngày 28/02/2019 bán ra 15 chiếc Vỏ máy tính SAMA 3601 (có 1 quạt SAMA), với tổng trị giá là 12.954.545 VNĐ
Trị giá bình quân 1 chiếc Vỏ máy tính SAMA 3601 (có 1 quạt SAMA) xuất kho trong tháng 2/2019 sẽ là:
Trị giá vốn của hàng xuất bán 15 chiếc Vỏ máy tính SAMA 3601 (có 1 quạt SAMA) là:
Với Hóa đơn GTGT số 000802 bán ra ngày 28/02/2019, bên cạnh việc ghi nhận doanh thu hàng bán kế toán ghi nhận giá vốn như sau:
Công ty áp dụng phương pháp tính giá vốn theo bình quân cuối kỳ, nơi mà tất cả các chi phí giá vốn được tổng hợp vào cuối tháng và chuyển giao vào cuối mỗi quý.
Biểu 2.6 Trích sổ chi tiết TK 6321 quý 1/2019
(Nguồn: Phòng kế toán) 2.2.3 Kế toán xác định kết quả kinh doanh
2.2.3.1 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
“TK 6421 – Chi phí bán hàng”
“TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Chứng từ sử dụng : hóa đơn GTGT, phiếu báo nợ của ngân hàng, bảng phân bổ tiền lương…
Hàng tháng, công ty phải chi trả nhiều loại chi phí quản lý kinh doanh như Internet, điện thoại, phí chuyển tiền ngân hàng, xăng dầu, tiền thuê nhà xưởng và lương nhân viên Khi phát sinh các nghiệp vụ kế toán, công ty dựa vào hóa đơn và chứng từ để hạch toán vào Sổ Nhật ký chung, từ đó số liệu sẽ tự động cập nhật vào các sổ chi tiết tương ứng Tuy nhiên, hiện nay, các chi phí bán hàng cũng cần được quản lý chặt chẽ.
Tất cả 52 khoản chi phí đều được ghi nhận vào tài khoản "TK 6422 – Chi phí QLDN" mà không tiến hành phân bổ hay tách biệt cho từng bộ phận bán hàng và quản lý.
VD: “Ngày 31/3/2019, công ty nhận được hóa đơn GTGT mẫu số
Công ty cổ phần viễn thông FPT đã thanh toán chi phí cước Internet và thiết bị đầu cuối trong tháng với số hóa đơn 2798282, ký hiệu TM/18E, tổng số tiền là 423.500 VNĐ, thanh toán bằng tiền mặt.
Biểu 2.7 Hóa đơn GTGT chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí dịch vụ được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp và được chuyển vào tài khoản 911 để xác định kết quả kinh doanh vào cuối kỳ Thông thường, các khoản thanh toán cho dịch vụ được thực hiện bằng tiền mặt, và kế toán sẽ ghi nhận chi phí cùng với thuế GTGT 10% được khấu trừ từ số tiền dịch vụ.
Cuối kỳ các chi phí QLDN được tập hợp và kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Biểu 2.8 Trích Nhật ký chung chi phí QLDN
Biểu 2.9 Trích sổ chi tiết TK 6422
(Nguồn: Phòng kế toán) 2.2.3.2 Kế toán doanh thu hoạt động tài chính và chi phí hoạt động tài chính a Kế toán doanh thu hoạt động tài chính
“TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính”: phản ánh doanh thu tài chính trong kỳ
Chứng từ sử dụng : Giấy báo nợ, giấy báo có, sao kê của ngân hàng…
Trong quý 1/2019, doanh thu hoạt động tài chính của công ty chủ yếu đến từ lãi tiền gửi ngân hàng Công ty hiện đang mở tài khoản tại hai ngân hàng: Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Việt Nam - Chi nhánh Nam Hà Nội (TK 11211) và Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam - Chi nhánh Quang Trung Hà Nội (TK 11212) Các giao dịch tại hai ngân hàng này bao gồm thanh toán tiền hàng từ khách hàng, chi trả các khoản tiền hàng và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước.
Biểu 2.10 Giấy báo có của ngân hàng
Theo Giấy báo có của ngân hàng ngày 25/02/2019, tổng số lãi tiền gửi mà công ty nhận được, được nhập vốn là 2.734 VNĐ Kế toán hạch toán:
Biểu 2.11 Trích số Nhật ký chung lãi tiền gửi
Biểu 2.12 Trích sổ chi tiết TK 5151
(Nguồn: Phòng kế toán) b Kế toán chi phí hoạt động tài chính
Tài khoản sử dụng: “ TK 635: Chi phí hoạt động tài chính”: Phản ảnh các chi phí liên quan đến các khoản vay trong kỳ
Chừng từ sử dụng: Giấy báo nợ…
Quy trình hạch toán: Trong quý 1/2019, công ty không phát sinh các khoản này nên kế toán không hạch toán.
Cuối kỳ tất cả doanh thu tài chính, và chi phí tài chính phát sinh được tập hợp vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
2.2.3.3 Kế toán thu nhập khác và chi phí khác
“TK 711 – Thu nhập khác”: Phản ánh các thu nhập phát sinh khác ngoài hoạt động kinh doanh dịch vụ trong kỳ của doanh nghiệp.
“TK 811 – Chi phí khác”: Phản ánh các khoản chi phí phát sinh khác của công ty.
Chứng từ sử dụng : Phiếu thu, phiếu chi, biên lai vi phạm hợp đồng…
Quy trình hạch toán : Thực tế trong quý 1/2019, công ty không phát sinh các nghiệp vụ này nên kế toán không hạch toán.
2.2.3.4 Kế toán chi phí thuế TNDN
Tài khoản sử dụng: “TK 821 – Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp”: Phản ánh số thuế TNDN phải nộp trong kỳ
Chứng từ sử dụng : Giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
Mỗi quý, kế toán thường căn cứ vào kết quả kinh doanh của kỳ trước và tình hình kinh doanh hiện tại để tính toán và thực hiện việc tạm nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
Khi đó sẽ nộp tiền vào NSNN qua tài khoản ngân hàng và hạch toán vào TK 3334
Thực tế trong quý 1/2019, công ty chưa tạm nộp thuế nên toàn bộ chi phí thuế TNDN được kết chuyển vào cuối kỳ Kế toán ghi nhận
“Nợ TK 3334/ Có TK 821: 1.781.633.712 VNĐ”
Cuối kỳ kết chuyển toàn bộ vào TK 911:
“Nợ TK 821/ Có TK 911: 1.781.633.712 VNĐ”
Biểu 2.13 Trích sổ cái TK 821
(Nguồn: Phòng kế toán) 2.2.3.5 Kế toán xác định kết quả kinh doanh
“TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh”: Phản ánh kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp.
“TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối”: Phản ánh lãi (lỗ) trong kỳ của doanh nghiệp.
Chứng từ sử dụng : Phần mềm cập nhật cuối kỳ.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ MÁY TÍNH ĐÔNG DƯƠNG
Đánh giá công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thương mại và dịch vụ máy tính Đông Dương
Về tổ chức bộ máy kế toán
Có thể thấy bộ máy kế toán của công ty khá đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công tác kế toán tại công ty được thực hiện một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, tuân thủ các nguyên tắc kế toán và phù hợp với tình hình thực tế Đội ngũ kế toán gồm những chuyên gia có kinh nghiệm, không ngừng nâng cao nghiệp vụ và nắm bắt tình hình kinh doanh, từ đó hỗ trợ hiệu quả cho việc hạch toán các nghiệp vụ phát sinh Mỗi bộ phận trong công ty đều thực hiện tốt vai trò và nhiệm vụ của mình, đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ công việc liên quan.
Về hệ thống sổ sách, chứng từ
Công ty áp dụng hình thức hạch toán Nhật ký chung, phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình Hệ thống sổ sách được tổ chức khoa học và gọn nhẹ, đảm bảo tính thống nhất Các chứng từ kế toán được chuẩn bị đầy đủ, rõ ràng và hợp lệ, tuân thủ pháp luật với đầy đủ chữ ký của các bên liên quan Nhân sự phòng kế toán sắp xếp chứng từ một cách hợp lý, phân loại rõ ràng các chứng từ mua vào, bán ra, ngân hàng, thuế và báo cáo tài chính.
Các loại chứng từ được lưu trữ riêng biệt và luân chuyển một cách khoa học, giúp theo dõi và hỗ trợ kế toán ghi chép chính xác các nghiệp vụ phát sinh Số liệu trên chứng từ được ghi chép cẩn thận vào các sổ sách, đảm bảo tính chính xác theo quy định chung.
Về hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản được thiết lập một cách khoa học, phù hợp với chế độ kế toán và tình hình hoạt động kinh doanh của công ty, đảm bảo tính thống nhất và chặt chẽ Công ty cũng mở thêm các tài khoản chi tiết, giúp theo dõi và ghi chép chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.
Về kế toán doanh thu bán hàng
Công ty sử dụng tài khoản “TK5111 – Doanh thu bán hàng” để ghi nhận doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa Tất cả các giao dịch bán hàng đều được ghi chép kịp thời, đảm bảo phản ánh chính xác giá trị thu được Doanh thu được ghi nhận ngay khi khách hàng nhận hàng và đồng ý thanh toán hoặc khi khách hàng chấp nhận ghi nợ.
Về báo cáo tài chính
Hệ thống báo cáo tài chính của công ty tuân thủ đầy đủ quy định về hình thức và thời gian Các báo cáo được lập đảm bảo tính chính xác, trung thực và khách quan, đồng thời được gửi đến các cơ quan chức năng liên quan theo đúng quy định.
Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là hợp lý, đặc biệt khi phát sinh nhiều đơn hàng mua vào và bán ra hàng ngày với số lượng lớn Kế toán kho cùng các nhân viên thường xuyên kiểm kê hàng hóa để đối chiếu số lượng tồn trên hệ thống với số lượng thực tế, giúp kịp thời xử lý mất mát và theo dõi tình hình biến động sản phẩm Việc nắm rõ số lượng thực tồn không chỉ hỗ trợ bộ phận kế toán mà còn cung cấp cơ sở cho nhân viên kinh doanh đưa ra quyết định mua bán và thực hiện các hợp đồng kinh tế quan trọng một cách nhanh chóng.
Về phương pháp tính giá hàng xuất kho
Trị giá hàng xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cuối kỳ, giúp kế toán dễ dàng tổng hợp số liệu vào cuối tháng Kế toán sử dụng hóa đơn GTGT cùng các phiếu xuất kho, nhập kho để xác định số lượng hàng hóa nhập và bán ra, cũng như trị giá tổng của các đơn hàng Phương pháp này không chỉ đơn giản và dễ thực hiện mà còn giảm thiểu khối lượng công việc cho kế toán trong kỳ.
Về công tác bán hàng
Việc bán hàng không chỉ thuộc về bộ phận kinh doanh mà còn liên quan mật thiết đến bộ phận kế toán Trong khi phòng kinh doanh chịu trách nhiệm bán hàng, phòng kế toán lại ghi chép và phản ánh các nghiệp vụ phát sinh Do đó, sự liên kết và trao đổi giữa hai phòng ban này là cần thiết để phân tích tình hình bán hàng và kết quả kinh doanh của công ty Tuy nhiên, tại Đông Dương, sự kết nối giữa hai phòng ban vẫn chưa chặt chẽ, dẫn đến việc thiếu báo cáo chung về tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng cho ban giám đốc, gây khó khăn cho công tác quản lý chung của công ty.
Về bộ máy kế toán
Do bộ máy kế toán tập trung và gọn nhẹ, nhiều vị trí không được sắp xếp hợp lý, khiến kế toán viên phải kiêm nhiệm nhiều phần hành và dẫn đến tình trạng quá tải Việc giám sát, đối chiếu và kiểm tra lẫn nhau giữa các bộ phận cũng bị hạn chế, trong khi công ty không tổ chức các vị trí kế toán quản trị riêng biệt.
Vì vậy mà việc tham mưu các định hướng phát triển cho ban giám đốc cũng gặp khó khăn.
Về hình thức kế toán
Các nghiệp vụ kinh tế được hạch toán vào các sổ thông qua máy vi tính.
Công ty sử dụng Excel để hạch toán thủ công, điều này giúp cải thiện quy trình kế toán một cách nhanh chóng và khoa học hơn so với việc ghi chép truyền thống trên giấy.
Trong bối cảnh 64 thông tư ban hành, tình hình hoạt động kinh doanh của công ty đang được theo dõi chặt chẽ Khi kế toán ghi nhận thông tin trên sổ Nhật ký chung, số liệu sẽ được cập nhật đồng thời lên các sổ cái và sổ chi tiết liên quan Tuy nhiên, việc ghi chép trên máy tính có thể dẫn đến sai sót và nhầm lẫn trong số liệu, điều này là khó tránh khỏi.
Về luân chuyển chứng từ
Hiện nay, việc luân chuyển chứng từ chưa được quản lý chặt chẽ, chủ yếu diễn ra qua hình thức giao nhận tay mà không có biên bản bàn giao Điều này dẫn đến khó khăn trong việc xác định nguyên nhân khi xảy ra mất mát và không thể quy trách nhiệm cho cá nhân hay bộ phận nào.
Về ghi nhận chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Kế toán chưa phân tách rõ ràng giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp, dẫn đến việc các chi phí chung như tiền điện và tiền mạng được hạch toán vào chi phí quản lý mà không phân bổ cho bộ phận bán hàng Do văn phòng công ty và cửa hàng cùng một địa điểm, chi phí phát sinh không được ghi nhận chính xác cho từng bộ phận Hơn nữa, tiền lương của nhân viên quản lý và nhân viên kinh doanh cũng không được tách riêng, mà đều được đưa vào tài khoản 6422 Mặc dù tổng số chi phí không thay đổi, nhưng cách hạch toán này ảnh hưởng đến kết quả và thông tin kế toán, làm cho việc xác định chi phí chi tiết cho từng bộ phận trở nên khó khăn.
Về theo dõi công nợ
Công ty có mối quan hệ kinh doanh đa dạng với nhiều khách hàng, từ các công ty lớn đến các doanh nghiệp nhỏ và cả khách hàng cá nhân Mỗi khách hàng được cấp một mã số riêng để theo dõi và quản lý Tuy nhiên, kế toán chưa xây dựng được bảng tổng hợp chi tiết công nợ theo từng khách hàng và từng phát sinh trong kỳ, gây khó khăn trong việc quản lý công nợ phải thu và theo dõi giá trị phát sinh của từng khách hàng trong kỳ.
Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới
Để cải thiện chất lượng thông tin kế toán, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán bán hàng, ban giám đốc sẽ tăng cường sự giám sát và chú trọng hơn đến bộ phận kế toán trong thời gian tới.
Trong ngắn hạn, công ty cần tăng cường chế độ đãi ngộ cho nhân viên kế toán bằng cách tăng lương, thưởng và tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, cởi mở và năng động Môi trường làm việc và chế độ đãi ngộ có ảnh hưởng lớn đến tinh thần và năng suất làm việc của nhân viên, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán, nơi công việc thường xuyên liên quan đến sổ sách và chứng từ Áp lực gia tăng trong mùa quyết toán cũng khiến nhân viên kế toán dễ cảm thấy căng thẳng Do đó, nếu ban giám đốc chú trọng đến việc cải thiện chế độ đãi ngộ hợp lý, nhân viên kế toán sẽ làm việc hiệu quả hơn, đồng thời giảm thiểu tình trạng nhảy việc và đảm bảo rằng kế toán mới có thể nhanh chóng nắm bắt các đặc điểm hoạt động của công ty.
Trong dài hạn, công ty sẽ nâng cao chất lượng đội ngũ kế toán thông qua việc bồi dưỡng nghiệp vụ và tuyển dụng nhân viên có trình độ chuyên môn cao, nhằm giảm thiểu sai sót trong công tác kế toán Kế toán cần thường xuyên cập nhật thông tư, nghị quyết, nghị định mới, theo quy định tại thông tư 292/2016/TT – BTC, yêu cầu tối thiểu 40 giờ cập nhật kiến thức mỗi năm và 80 giờ nếu không hành nghề trong 24 tháng Việc cập nhật kiến thức hàng năm của kế toán viên được tính từ ngày 16/8 năm trước đến 15/8 năm sau Do đó, việc tham gia các lớp học, nghiên cứu qua các kênh mạng uy tín và học hỏi từ những người có kinh nghiệm là rất quan trọng Giám đốc công ty cần tạo điều kiện hỗ trợ để kế toán nâng cao trình độ hiểu biết và nắm vững các quy định liên quan.
Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả
Trong bối cảnh phát triển của các doanh nghiệp, công ty cần nắm bắt cơ hội mở rộng thị trường và đa dạng hóa sản phẩm để cạnh tranh hiệu quả Để đạt được thành công, việc tìm kiếm thị trường và khách hàng, cũng như nâng cao chất lượng sản phẩm là rất quan trọng Kế toán đóng vai trò then chốt trong việc phân tích nhu cầu thị trường và xác định khách hàng tiềm năng thông qua các nghiệp vụ bán hàng Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán và cải thiện chất lượng thông tin cung cấp cho nhà quản trị, các cơ quan chức năng và đối tác, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh cần phải được hoàn thiện hơn nữa.
Hoàn thiện công tác kế toán giúp giám đốc công ty nắm bắt tình hình sản xuất và nhu cầu thị trường, từ đó đưa ra quyết định chiến lược quảng bá sản phẩm và tìm kiếm thị trường tiêu thụ Kế toán hỗ trợ ban giám đốc điều hòa chính sách tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại và phát triển của công ty Sự hiểu biết về kế toán đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp của các giao dịch, đồng thời cung cấp thông tin tài chính chính xác liên quan đến ngân sách Qua đó, nhà quản trị có thể hạn chế chi phí không cần thiết và tập trung phát triển các sản phẩm được tin dùng, đồng thời quản lý rủi ro và các hoạt động kinh doanh hiệu quả trong doanh nghiệp.
Việc hoàn thiện công tác kế toán không chỉ giúp công ty thực hiện tốt nghĩa vụ với các cơ quan nhà nước mà còn góp phần vào sự phát triển kinh tế đất nước Các báo cáo kế toán cung cấp thông tin quan trọng về tình hình kinh doanh của các ngành, từ đó giúp nhà nước tổng hợp và đánh giá sự phát triển chung của nền kinh tế Công tác kế toán hiệu quả cho phép nhà nước đưa ra các chính sách và quy định phù hợp với thực trạng phát triển, đồng thời tạo cơ sở để xây dựng chính sách thu thuế hợp lý, đảm bảo thu đúng và đủ cho ngân sách quốc gia.
Hoàn thiện công tác kế toán không chỉ giúp công ty tối ưu hóa các thế mạnh về sản phẩm, thị trường và khách hàng tiềm năng, mà còn loại bỏ những thiếu sót và hiểu biết sai lệch trong các hoạt động kế toán.
Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là rất quan trọng, đóng vai trò lớn trong sự phát triển của công ty cũng như nền kinh tế.
Một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả
Hoàn thiện công tác bán hàng Để phát triển hơn nữa, trước hết công ty cần cải thiện, đẩy mạnh quá trình bán hàng, tiêu thụ hàng hóa
Trước hết công ty cần phát huy hơn nữa chức năng của phòng kinh doanh.
Kết hợp, hợp tác giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán để phân tích tình hình mua bán hàng hóa và tình hình kinh doanh của công ty.
Sản phẩm công nghệ của công ty có giá trị thay đổi nhanh chóng và sự khác biệt trong thị hiếu tiêu dùng theo từng khu vực và giai đoạn Người tiêu dùng hiện nay thường theo đuổi công nghệ, do đó, sản phẩm tồn kho lâu ngày sẽ khó bán nếu không đáp ứng nhu cầu Việc quyết định sản phẩm cung cấp và số lượng cần đảm bảo khả năng sinh lời và tình hình tài chính của công ty Do đó, bộ phận kinh doanh và kế toán cần phối hợp để phân tích tình hình bán hàng và lợi nhuận.
Cuối tháng hoặc cuối quý, công việc phân tích được thực hiện để đánh giá tình hình hoàn thành kế hoạch và tăng trưởng Kế toán phối hợp với bộ phận kinh doanh để phân tích lợi nhuận thông qua việc kết chuyển lãi lỗ Đối với từng mặt hàng, việc phân tích biến động số dư và mức độ tin dùng của khách hàng được thực hiện cụ thể Từ đó, ban giám đốc có thể xác định sản phẩm mạnh, thị trường tiềm năng và khách hàng thân thiết.
68 thiết, tin cậy, công ty cần đặc biệt quan tâm hơn, tạo mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài, đôi bên cùng có lợi.
Hoàn thiện bộ máy kế toán
Công ty cần củng cố bộ máy kế toán để đảm bảo các bộ phận thực hiện đúng và đủ vai trò trách nhiệm của mình, tránh tình trạng chồng chéo trong các hoạt động.
Kế toán viên cần liên tục nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn để nắm bắt tình hình hoạt động của doanh nghiệp Điều này giúp họ có khả năng tư vấn và đưa ra ý kiến giá trị cho giám đốc trong việc ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
Công ty cũng cần có biện pháp nâng cao trình độ cho đội ngũ kế toán, có chế độ đãi ngộ hợp tình hợp lý.
Ban giám đốc nên xem xét tổ chức lại bộ máy kế toán để nâng cao hiệu quả hoạt động Bộ phận kế toán bán hàng cần theo dõi ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến việc bán hàng hóa, trong khi bộ phận thủ quỹ quản lý và kiểm kê tiền mặt tại quỹ cũng như tình hình sử dụng vốn của công ty Với tình hình kinh doanh hiện nay, công ty cần thiết lập bộ phận kế toán thanh toán - công nợ để theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, nhất là khi hầu hết các đơn hàng có giá trị lớn và khách hàng thanh toán qua ngân hàng Đồng thời, bộ phận kế toán thuế cũng rất quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp và tính toán các khoản thuế phải nộp cho Nhà nước và Hải quan, đặc biệt trong bối cảnh công ty phát sinh nhiều hoạt động mua bán hàng hóa Cuối cùng, bộ phận kế toán kho cần theo dõi biến động hàng hóa, kiểm kê hàng tồn kho và chịu trách nhiệm về mất mát hàng tồn kho.
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ bộ máy kế toán hoàn thiện
Do hạn chế về nhân sự, công ty có thể chuyên môn hóa một bộ phận kế toán để đảm nhận vai trò kế toán quản trị Kế toán quản trị sẽ thường xuyên cung cấp thông tin về tình hình mua bán và tư vấn cho ban giám đốc các kế hoạch phát triển.
Hoàn thiện hình thức kế toán
Để nâng cao hiệu quả hạch toán, công ty nên sử dụng phần mềm kế toán chuyên nghiệp thay vì chỉ ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế qua Excel Phần mềm này không chỉ giúp kế toán theo dõi chính xác các vấn đề phát sinh mà còn tự động cập nhật các thông tư và quyết định mới, đảm bảo việc phản ánh đúng theo quy định hiện hành.
Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ
Khi giao nhận chứng từ giữa các bộ phận, cần lập biên bản kèm theo để quản lý chứng từ một cách chuyên nghiệp Cả người giao và người nhận đều phải ký nhận việc bàn giao, giúp xác định rõ bộ phận nào lưu giữ chứng từ cuối cùng Điều này tạo cơ sở cho việc tìm kiếm và quy trách nhiệm khi xảy ra mất mát.
Hoàn thiện công tác tính chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Việc phân bổ chi phí bán hàng (CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) gặp khó khăn do các phòng ban trong công ty sử dụng chung các dịch vụ như điện, nước, internet và mạng Để khắc phục vấn đề này, công ty cần phân biệt và hạch toán rõ ràng từng loại chi phí ngay từ đầu Chẳng hạn, thay vì áp dụng một gói cước chung cho toàn công ty, ban giám đốc nên tách riêng gói cước cho bộ phận bán hàng và các bộ phận khác Đối với chi phí điện nước, có thể phân bổ theo đầu người để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý chi phí.
Tiền lương và các khoản trích theo lương của các bộ phận cần được hạch toán riêng để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính Hiện tại, lương và các khoản trích theo lương của bộ phận kinh doanh vẫn đang được ghi nhận vào “TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp” Kế toán nên xem xét chuyển chi phí tiền lương này sang “TK 6421 – Chi phí bán hàng”, vì bộ phận kinh doanh là đơn vị trực tiếp thực hiện việc bán hàng và tìm kiếm hợp đồng mua bán.
Để tối ưu hóa chi phí quản trị và kế toán, cần phân bổ chi phí bán hàng (CPBH) và chi phí quản lý doanh nghiệp (QLDN) cho từng mặt hàng một cách hợp lý.
Để hoàn thiện công tác theo dõi công nợ, kế toán cần lập bảng tổng hợp chi tiết công nợ dựa trên số liệu từ sổ Nhật kỳ chung, với mã số riêng cho từng khách hàng Khi phát sinh giao dịch mua bán hoặc thanh toán, số dư sẽ được cập nhật vào bảng tổng hợp, giúp kế toán dễ dàng theo dõi số dư phải thu và nhu cầu mua hàng của khách hàng trong tháng Bảng tổng hợp cũng hỗ trợ kế toán trong việc xác định số dự phòng phải thu khó đòi và lập báo cáo trình ban giám đốc để xử lý các trường hợp quá hạn thanh toán Việc quản lý công nợ là cần thiết, vì khi cho khách hàng nợ, công ty đang trao quyền sử dụng vốn của mình, ảnh hưởng lớn đến tình hình tài chính và hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
Biểu 3.1 Bảng tổng hợp chi tiết phải thu khách hàng
Kiến nghị
3.5.1 Kiến nghị với nhà nước
Nhà nước cần chú trọng phát triển và hỗ trợ các công ty vừa và nhỏ, vì hiện nay chúng chiếm 98% tổng số doanh nghiệp tại Việt Nam, đóng góp 40% vào GDP và tạo ra 50% việc làm cho người lao động Tuy nhiên, do quy mô nhỏ, các doanh nghiệp này gặp khó khăn trong việc tiếp cận tín dụng và xâm nhập thị trường Do đó, Đảng và Nhà nước cần có những chính sách ưu tiên để tạo điều kiện thuận lợi hơn cho sự phát triển của các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Nhà nước cần tạo ra một môi trường cạnh tranh lành mạnh và công bằng, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp trong nước để tối ưu hóa thị trường nội địa và mở rộng ra thị trường quốc tế Chương trình “Người Việt ưu tiên dùng hàng Việt” cần được đẩy mạnh, cùng với việc cung cấp thông tin và hướng dẫn doanh nghiệp tham gia các hiệp hội và hợp tác quốc tế Ngoài ra, việc hỗ trợ và quan tâm đến người trẻ khởi nghiệp sáng tạo là rất quan trọng, vì họ là tài nguyên quý giá và tương lai của đất nước Khi được hỗ trợ đúng mức, các dự án khởi nghiệp của giới trẻ sẽ có cơ hội thành công cao hơn.
Nhà nước cần tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tiếp cận nguồn vốn với lãi suất hợp lý, đồng thời đảm bảo an toàn và hợp pháp Các ngân hàng nên cung cấp nhiều gói sản phẩm và dịch vụ, giảm thiểu quy trình phê duyệt cho vay để doanh nghiệp nhanh chóng tiếp cận vốn Trong môi trường cạnh tranh hiện nay, việc chậm trễ trong tiếp cận vốn có thể dẫn đến việc bỏ lỡ các hợp đồng lớn Do đó, việc có nguồn vốn kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ khẳng định năng lực và phát triển.
Nhà nước cần giảm thiểu thời gian và chi phí cho các thủ tục hành chính liên quan đến thuế, hải quan và cấp giấy phép, cũng như chi phí sử dụng dịch vụ công Theo Hội tư vấn Thuế Việt Nam, doanh nghiệp vẫn phải dành tới 498 giờ mỗi năm để thực hiện nghĩa vụ nộp thuế, tương đương 41 ngày làm việc.
Theo thống kê, doanh nghiệp mất khoảng 1 tháng 10 ngày làm việc để giải quyết các thủ tục hành chính, chủ yếu do việc chuẩn bị tài liệu và kê khai thuế quá phức tạp Nhiều thủ tục chồng chéo và sự thiếu chuyên nghiệp từ các cơ quan chức năng khiến doanh nghiệp gặp khó khăn Để cải thiện tình hình, Nhà nước cần thúc đẩy việc áp dụng kênh nộp thuế điện tử, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả kê khai Đồng thời, cần tăng cường công tác chống tham nhũng, quan liêu, đảm bảo cán bộ nhà nước công bằng, liêm chính và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.
Nhà nước cần nâng cao năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ bằng cách tối ưu hóa công nghệ và theo kịp cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 Tất cả các lĩnh vực, từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, đều có thể áp dụng công nghệ để nâng cao năng suất và hiệu quả kinh tế Để đạt được điều này, cần tăng cường xây dựng cơ sở hạ tầng, phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao với chế độ đãi ngộ tốt, và thiết lập hệ thống thông tin minh bạch về các chính sách, chiến lược, giúp doanh nghiệp tiếp cận nhanh chóng và chính xác.
3.5.2 Kiến nghị với công ty
Công ty nên chuyển từ kế toán thủ công sang sử dụng phần mềm kế toán để nâng cao hiệu quả công việc Các phần mềm như MISA, FAST, và BRAVO hiện nay rất dễ sử dụng và phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh Việc áp dụng phần mềm kế toán không chỉ giúp cải thiện khối lượng và chất lượng thông tin kế toán mà còn hỗ trợ đắc lực cho công tác kế toán quản trị và việc lập báo cáo tài chính.
Phần mềm kế toán MISASME.NET 2019
Biểu 3.2 Phần mềm MISASME.NET 2019
Với MISA 2019, nhiều tính năng đã được cập nhật, nâng cấp
Nắm bắt tình hình tài chính qua ứng dụng trên điện thoại mọi lúc mọi nơi;
Bổ sung tính năng hướng dẫn quyết toán báo cáo tài chính, giúp kế toán lên các báo cáo tài chính chính xác;
Nhận hóa đơn điện tử và hạch toán phần mềm, giúp kế toán giảm tối đa thời gian nhập liệu;
Thực hiện các nghiệp vụ trực tuyến với ngân hàng như: chuyển tiền, duyệt ủy nhiệm chi, so sánh đối chiếu số dư, chi tiết giao dịch. Ưu điểm:
Tính chính xác: Số liệu trong phần mền rất chính xác, ít khi xảy ra sai sót, vì vậy mà kế toán có thể yên tâm sử dụng;
MISA sử dụng công nghệ SQL, mang lại tính bảo mật cao, giúp ngăn chặn xâm nhập và đánh cắp dữ liệu Điều này đặc biệt quan trọng đối với dữ liệu kế toán, nhất là thông tin liên quan đến kết quả kinh doanh.
Giao diện phần mềm thân thiện và dễ sử dụng, cho phép người dùng tạo nhiều cơ sở dữ liệu độc lập Tính năng này hỗ trợ người sử dụng nhập liệu và hạch toán cho nhiều công ty khác nhau mà không lo bị nhầm lẫn.
Lưu và ghi sổ dữ liệu, xử lý hầu hết các nghiệp vụ liên quan đến quỹ, ngân hàng, hàng tồn kho…
Cập nhật kịp thời các nghị định, thông tư…
Đòi hỏi máy có cấu hình cao
Tốc độ xử lý đôi khi còn chậm
Phân hệ lương không sử lý được hoa hồng
Phần mềm kế toán MISA được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, phù hợp với các hoạt động kinh doanh đơn giản Với nhiều lợi ích nổi bật, việc sử dụng phần mềm này mang lại sự hợp lý cho các công ty MISA không chỉ giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu chứng từ mà còn hỗ trợ kế toán trong việc tạo báo cáo nhanh chóng và chính xác.
Để nâng cao hiệu quả công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh, ban giám đốc Đông Dương cùng đội ngũ kế toán cần phát huy tốt hơn vai trò của mình.
Nhân viên kế toán cần nâng cao kỹ năng chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ để theo dõi hiệu quả hoạt động mua bán của công ty Việc cập nhật kiến thức và theo dõi thường xuyên các chế độ, thông tư, nghị định mới là cần thiết để nắm vững các quy định pháp luật hiện hành.
Ban giám đốc cần nâng cao kỹ năng lãnh đạo và xây dựng kế hoạch phát triển công ty, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho đội ngũ nhân viên Giám đốc cũng cần nắm vững công tác kế toán và theo dõi tình hình kinh doanh, nghiên cứu thị trường và hiểu biết về pháp luật để có thể chỉ đạo hiệu quả nhân viên.
Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập và cạnh tranh khốc liệt, việc duy trì và phát triển doanh nghiệp đòi hỏi nỗ lực liên tục trong quản lý kinh doanh và kế toán Kế toán đóng vai trò thiết yếu trong quản lý kinh tế - tài chính, giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát hoạt động kinh doanh hiệu quả Đặc biệt, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Do đó, việc hoàn thiện quy trình kế toán bán hàng và đánh giá kết quả kinh doanh là điều cần thiết và quan trọng đối với mọi doanh nghiệp.
Tại Đông Dương, kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh là lĩnh vực được chú trọng Trong thời gian thực tập, tôi đã nghiên cứu kỹ lưỡng các hoạt động thu chi và quy trình xác định kết quả kinh doanh Qua đó, tôi nhận thấy những ưu điểm và hạn chế trong công tác kế toán, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình này.
