7. Kết cấu của khóa luận
3.1. Đánh giá cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tạ
Cơng ty TNHH thương mại và dịch vụ máy tính Đơng Dương
3.1.1. Ưu điểm
Về tổ chức bộ máy kế tốn
Có thể thấy bộ máy kế tốn của cơng ty khá đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh.
Công tác kế tốn nghiệp vụ phát sinh ln được hạch tốn đầy đủ, kịp thời, chính xác, đảm bảo tuân thủ theo các nguyên tắc, phù hợp tình hình thực tế của cơng ty.
Đội ngũ kế tốn gồm những người có kinh nghiệm, hiểu biết, ngày càng được nâng cao về nghiệp vụ và nắm bắt được tình hình kinh doanh của cơng ty, giúp ích cho việc hạch tốn các nghiệp vụ liên quan. Mỗi bộ phận đều làm tốt vai trị, nhiệm vụ của mình, hồn thành đúng tiến độ các cơng việc phát sinh liên quan.
Về hệ thống sổ sách, chứng từ
Cơng ty hạch tốn theo hình thức Nhật ký chung. Đây là hình thức phù hợp với hoạt động kinh doanh của cơng ty. Việc áp dụng hình thức này giúp hệ thống sổ sách của cơng ty khoa học, gọn nhẹ, có sự thống nhất. Hệ thống chứng từ đầy đủ, rõ ràng, đảm bảo tính hợp lệ và tuân thủ pháp luật, các chứng từ đều đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. Chứng từ kế toán được tổ chức hợp lý, theo đúng quy định. Nhân sự phịng kế tốn sắp xếp chứng từ khoa học, phân chia rõ chứng từ mua vào, chứng từ bán ra, chứng từ ngân hàng, chứng từ liên quan đến thuế hay báo cáo tài chính. Các loại chứng từ được lưu thành từng quyển riêng biệt. Việc luân chuyển chứng từ được thực hiện khá khoa học. Việc làm này giúp ích cho việc theo dõi, giúp kế tốn ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ phát sinh. Số liệu phản ánh trên các chứng từ được ghi chép chính xác vào các sổ. Ngồi các sổ sách theo quy định chung,
62
Về hệ thống tài khoản
Hệ thống tài khoản được lập khoa học phù hợp với chế độ kế toán áp dụng, phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty, đảm bảo tính thống nhất, chặt chẽ. Bên cạnh đó, cơng ty có mở thêm các tài khoản chi tiết. Việc làm này giúp ích cho việc theo dõi, giúp kế tốn ghi chép, phản ánh chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ.
Về kế tốn doanh thu bán hàng
Cơng ty sử dụng tài khoản chi tiết “TK5111 – Doanh thu bán hàng” để thể hiện doanh thu thu được từ các hoạt động bán hàng hóa. Tất cả các nghiệp vụ bán hàng hóa đều được ghi nhận kịp thời, phản ánh chính xác giá trị thu được. Doanh thu được ghi nhận đúng lúc, khi khách hàng nhận hàng và chấp nhận thanh toán hoặc khách hàng chấp nhận ghi nợ.
Về báo cáo tài chính
Hệ thống báo cáo tài chính của cơng ty được lập theo đúng quy định về hình thức cũng như thời gian. Các báo cáo được lập đảm báo tính chính xác, trung thực, khách quan và được gửi về các cơ quan chức năng liên quan đúng quy định.
Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Cơng ty hạch tốn hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là hợp lý. Hàng ngày, công ty phát sinh nhiểu đơn hàng mua vào, bán ra với nhiều sản phẩm và số lượng lớn. Bên cạnh việc ghi chép, theo dõi số lượng nhập, xuất qua phần mềm, thì kế tốn kho cùng các nhân viên khác thường xuyên kiểm kê lại hàng hóa, xem xét số lượng thực tồn trong kho. Việc làm này không chỉ giúp ích cho bộ phận kế tốn mà cịn có lợi cho bộ phận kinh doanh. Kế tốn sẽ có cơ sở so sánh, đối chiếu số lượng tồn trên hệ thống, với số lượng tồn thực tế. Như vậy sẽ kịp thời xử lý nếu xảy ra mất mát, và cũng có thể theo dõi được tình hính biến động, hay các sản phẩm được tin dùng. Bên cạnh đó, việc nắm được chính xác số lượng thực tồn trong kho, giúp nhân viên kinh doanh có cơ sở để đưa ra các quyết định mua, bán, thực hiện các hợp đồng kinh tế quan trọng, nhanh chóng.
63
Về phương pháp tính giá hàng xuất kho
Trị giá hàng xuất kho được tính theo phương pháp bình quân cuối kỳ. Cuối tháng, kế tốn dựa vào hóa đơn GTGT, các phiếu xuất kho, nhập kho, để lấy số liệu số lượng hàng hóa nhập vào, bán ra và trị giá tổng của các đơn hàng. Sau đó sẽ làm phép tính, tính tốn trị giá hàng xuất kho trong cả tháng. Phương pháp này khá đơn giản, dễ thực hiện, chỉ cần làm một lần vào cuối tháng, giúp kế toán giảm thiểu số lượng công việc phải làm trong kỳ.
3.1.2. Nhược điểm
Về cơng tác bán hàng
Có thể thấy việc bán hàng khơng chỉ riêng bộ phận kinh doanh mà cịn liên quan trực tiếp đến bộ phận kế tốn. Trong khi phịng kinh doanh có nhiệm vụ bán hàng, phịng kế tốn lại có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh nghiệp vụ phát sinh. Vì vậy mà hai phịng ban này cần có liên kết, trao đổi với nhau để phân tích tình hình bán hàng, kết quả kinh doanh của cơng ty. Tuy nhiên, tại Đơng Dương, hai phịng ban này vẫn chưa có liên kết chẹt chẽ với nhau, cùng đưa ra một báo cáo chung về tình hình thực hiện kế hoạch bán hàng cho ban giám đốc, gây khó khăn cho việc quản lý chung của cơng ty.
Về bộ máy kế tốn
Do bộ máy kế tốn tập trung, gọn nhẹ nên nhiều vị trí khơng được sắp xếp, một kế tốn có thể phải kiêm nhiệm nhiều phần hành, dẫn đến việc quá tải. Không chỉ vậy, việc giám sát, đối chiếu, kiểm tra lẫn nhau giữa các bộ phận cũng bị hạn chế. Bên cạnh đó, cơng ty cũng khơng tổ chức các vị trí kế tốn quản trị riêng biệt. Vì vậy mà việc tham mưu các định hướng phát triển cho ban giám đốc cũng gặp khó khăn.
Về hình thức kế tốn
Các nghiệp vụ kinh tế được hạch toán vào các sổ thơng qua máy vi tính. Cơng ty hạch tốn thủ cơng trên Excel. Việc làm này giúp ích cho cơng tác kế tốn nhanh chóng, khoa học hơn ghi chép đơn thuần bằng tay trên số sách giấy. File
64
thơng tư ban hành và tình hình hoạt động kinh doanh của cơng ty. Khi kế toán ghi nhận trên sổ Nhật ký chung, số liệu cũng đồng thời được cập nhật lên các sổ cái, sổ chi tiết tương ứng. Tuy nhiên ghi chép trên máy nên việc gặp sai sót, nhầm lẫn số liệu là khơng tránh khỏi.
Về ln chuyển chứng từ
Hiện nay việc luân chuyển chứng qua lại chưa được quản lý chặt chẽ. Hầu hết là giao nhận qua tay, mà khơng có biên bản bàn giao. Nếu xảy ra mất mát không thể xác định được nguyên nhân, không thể quy trách nhiệm cho cá nhân hay bộ phận nào.
Về ghi nhận chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Kế toán chưa phân tách rõ ràng chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Do văn phịng cơng ty và cửa hàng đều cùng một địa điểm vì vậy trong kỳ có các chi phí phát sinh chung về tiền điện, tiền mạng… được sử dụng chung cho cả bộ phận kinh doanh khi trao đổi mua bán hàng hóa và các bộ phận khác trong cơng ty. Tuy nhiên tất cả chi phí này kế tốn đều hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp mà không phân bổ cho bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó, tiền lương nhân viên quản lý, hay lương nhân viên kinh doanh, kế tốn cũng khơng chia tách riêng cho hai bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý mà đều đưa vào TK 6422. Dù tổng số chi phí khơng thay đổi, tuy nhiên việc này ảnh hưởng đến kết quả và thơng tin kế tốn xác định chi phí chi tiết cho từng bộ phận.
Về theo dõi cơng nợ
Cơng ty có quan hệ làm ăn với rất nhiều khách hàng, khách hàng là những công ty lớn, công ty bé và cả những khách hàng cá nhân. Mỗi khách hàng khác nhau đều được lập một mã số riêng để theo dõi, quản lý. Tuy nhiên kế toán vẫn chưa xây dựng được bảng tổng hợp chi tiết công nợ theo từng khách hàng, từng phát sinh trong kỳ. Việc này gây khó khăn cho quản lý công nợ phải thu, giá trị phát sinh trong kỳ của từng khách hàng.
65