7. Kết cấu của khóa luận
2.1. Tổng quan về công ty TNHH thương mại và dịch vụ máy tính Đơng Dương
2.1.1. Q trình hình thành và phát triển của cơng ty
Giới thiệu chung về công ty
- Tên giao dịch: Dong Duong computer trade and services computer limited - Loại hình hoạt động: Cơng ty TNHH hai thành viên trở lên
- Mã số thuế: 0106338462
- Địa chỉ: 389 Trương Định, phường Tân Mai, quận Hoàng Mai, Hà Nội - Đại diện pháp luật: Trần Duy Hưng
- Ngày cấp giấy phép: 18/10/2013 - Ngày hoạt động: 18/10/2013 - Điện thoại: 02466839652
- Website chính: http://dongduongtech.vn
Cơng ty Đông Dương được biết đến là nhà phân phối độc quyền sản phẩm Vỏ Máy Tính và Nguồn Máy Tính SAMA tại Việt Nam. Cơng ty sớm xác định “Khách hàng là nguồn sống của cơng ty”, việc chăm sóc khách hàng là quan trọng nhất, nhờ vậy càng ngày công ty càng chứng tỏ được là đơn vị uy tín, tin cậy cho khách hàng.
Cơng ty có các hoạt động chủ yếu như:
- Bán bn máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm, các linh kiện điện tử, viễn thông. - Cung cấp các dịch vụ liên quan như lập trình, sửa chữa, tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính.
- Ngồi ra cơng ty cung cấp dịch vụ cho th máy móc và các đồ dùng hữu hình khác như ghế quay…
Ngoài các sản phẩm SAMA cơng ty cịn cung cấp các sản phẩm mang thương hiệu Thinkview, Alpha Gamer…
xli
Quá trình phát triển:
Dù mới được thành lập hơn 5 năm nay, nhưng càng ngày cơng ty càng cho thấy khả năng tài chính vững chắc, sản phẩm cung cấp ra thị trường đều là những sản phẩm chất lượng, tiên tiến, đáp ứng được nhu cầu về công nghệ, mẫu mã cũng như chất lượng. Những ngày mới thành lập cơng ty cịn nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng, xác định thị trường tiềm năng và phát triển sản phẩm then chốt.
Nhưng sau 5 năm, có thể thấy cơng ty đang phát triển đúng hướng, đã có rất nhiều khách hàng thân thiết, hợp tác làm ăn lâu dài. Công ty cũng xác định được các sản phẩm Vỏ máy tính và Nguồn máy tính SAMA chính là những sản phẩm then chốt cung cấp ra thị trường. Khơng dừng lại ở đó, đến năm 2018 cơng ty đã quyết định cung cấp thêm các sản phẩm chất lượng khác như:
- Từ tháng 5/2018, cơng ty chính thức phân phối thêm sản phẩm Quạt điều hòa thương hiệu Maxcool;
- Từ tháng 9/2018, công ty phân phối thêm sản phẩm Màn hình máy tính thương hiệu Thinkview;
- Từ tháng 11/2018, công ty phân phối thêm sản phẩm bộ nhớ trong máy tính thương hiệu Asgard.
Biểu 2.1 Các sản phẩm
(Nguồn:dongduongtech.vn)
Để phát triển và tồn tại, cơng ty cần có kế hoạch, chiến lược phát triển rõ ràng, cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng. Bên cạnh đó là cơng tác chăm sóc khách hàng cả trước, trong và sau khi hồn tất các hợp đồng kinh tế. Bởi, khách
xlii
hàng chính là nguồn sống của cơng ty, và tất cả các khách hàng đều có thể hợp tác lâu dài, ký kết nhiều hợp đồng mua bán, cả hai cùng có lợi.
2.1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại công ty
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ bộ máy quản lý
(Nguồn: Hồ sơ công ty)
Chức năng nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận quản lý:
Giám đốc: Trực tiếp lãnh đạo, quản lý mọi hoạt động của cơng ty; Nắm bắt tình
hình hoạt động của công ty, đề ra các kế hoạch phát triển cho cơng ty; Quản lý trực tiếp từng phịng ban, hiệu quả, chất lượng làm việc của các bộ phận; Trực tiếp ký kết các hợp đồng, các quyết định, văn bản, ký duyệt các chứng từ; Là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề liên quan.
Phòng kinh doanh: Là bộ phận trực tiếp đứng ra bán sản phẩm, cung cấp các dịch
vụ liên quan; Xây dựng kế hoạch, chiến lược phát triển công tác kinh doanh cho công ty; Nghiên cứu thị trường, đối thủ, khách hàng; Xây dựng các chiến lược quảng bá sản phẩm theo từng giai đoạn, từng đối tượng khách hàng; Theo dõi, tổng hợp các báo cáo về tình hình kinh doanh của cơng ty theo từng giai đoạn.
Phòng bảo hành: Chịu trách nhiệm lắp đặt, sửa chữa, bảo hành và thực hiện các
nhiệm vụ sau bán hàng cho khách hàng; Chịu trách nhiệm chăm sóc khách hàng, giải đáp thắc mắc cho khách hàng về lỗi sản phẩm, cách lắp đặt sản phẩm; Xây dựng hệ thống, quy trình sửa chữa, bảo hành, chăm sóc khách hàng, và thực hiện chúng.
Phịng tài chính – kế toán: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng
chế độ kế toán; Bảo quản, lưu trữ các chứng từ kế toán; Quản lý và đảm bảo nguồn vốn hoạt động kinh doanh, tổ chức hoạt động tài chính hiệu quả; Xác định kết quả
xliii
kinh doanh, lập các báo cáo tài chính; Thanh quyết tốn kịp thời cho người lao động, khách hàng, nhà cung cấp.
Như vậy có thể thấy tổ chức bộ máy quản lý của công ty khá đơn giản nhưng vẫn đảm bảo được tính hợp lý, hiệu quả.
2.1.3. Đặc điểm tổ chức công tác kế tốn tại cơng ty
2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế tốn của cơng ty được tổ chức đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với tình hình thực tế. Tổ chức theo hình thức tập trung tại phịng kế tốn của cơng ty theo nguyên tắc: “Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được đưa về phịng kế tốn để kiểm tra, xử lý và ghi chép kịp thời, chính xác.”
Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận:
Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các công việc thuộc phạm
vi quyền hạn của mình; Tổ chức ghi chép, tính tốn, phản ánh chính xác, trung thực tình hình, kết quả hoạt động kinh doanh từng thời kỳ; Lập đủ, đúng các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị; Đào tạo, bồi dưỡng cũng như chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi tình hình, chất lượng làm việc của các nhân viên khác trong bộ phận; Lưu trữ, bảo quản sổ sách, chứng từ kế tốn của cơng ty.
Kế tốn cơng nợ: Theo dõi tình hình thực hiện các hợp đồng mua bán; Theo dõi
tình hình thanh tốn của từng khách hàng; Ghi chép, hạch toán các nghiệp vụ mua bán hàng hóa với các bên liên quan. Chịu trách nhiệm theo dõi tài khoản ngân hàng
xliv
của cơng ty khi khách hàng thanh tốn tiền hàng; Lập báo cáo về tình hình thanh toán của các khách hàng với ban giám đốc cuối mỗi kỳ.
Thủ quỹ: Thực hiện thu, chi tiền mặt, kiểm đếm, chi tiền mặt chính xác; Chịu trách nhiệm về số tiền mặt tại quỹ; Hạch tốn chính xác các nghiệp vụ liên quan; Theo dõi biến động số dư tài khoản; Lập báo cáo tình hình sử dụng vốn, chiếm dụng vốn cho ban giám đốc hàng kỳ.
Kế toán kho: Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn trước khi xuất nhập hàng hóa;
Theo dõi tình hình, biến động hàng tồn kho; Kiểm đếm hàng tồn kho chính xác trước khi nhập hay xuất bán hàng; Báo cáo tình hình tiêu thụ hàng hóa cho ban giám đốc; Chịu trách nhiệm khi xảy ra mất mát.
2.1.3.2. Đặc điểm chính sách kế tốn áp dụng tại công ty
- Chế độ kế tốn: Cơng ty áp dụng chế độ kế tốn theo thông tư 133/2016/TT-BTC, và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn kèm theo.
- Hình thức kế tốn: Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn Nhật ký chung được hạch tốn trên excel trên máy tính, sổ sách theo đúng quy định của Bộ Tài Chính.
- Đơn vị tiền tệ: Việt Nam đồng.
- Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Phương pháp kế toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xun. - Giá vốn hàng hóa tính theo phương pháp bình qn cuối kỳ.
- Niên độ kế tốn: Năm tài chính của cơng ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Vào cuối mỗi năm, cơng ty phải hồn thành các báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế tốn, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
2.2. Thực trạng cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Cơng ty TNHH thương mại và dịch vụ máy tính Đơng Dương
2.2.1. Phương thức bán hàng và phương pháp thanh tốn tại Cơng ty
xlv
- Phương thức thanh toán: khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng.
2.2.2. Kế toán bán hàng
2.2.2.1. Kế toán doanh thu bán hàng
Nội dung
Hàng ngày công ty phát sinh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến hoạt động bán thiết bị, linh kiện điện tử và cung cấp dịch vụ như sửa chữa bảo hành. Doanh thu bán hàng là tổng các khoản thu được nhờ bán hàng hóa trong kỳ. Khách hàng khi có nhu cầu về các sản phẩm, linh kiện điện từ có thể làm hợp đồng mua bán, hoặc mua trực tiếp tại công ty.
Công ty kê khai nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên toàn bộ doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty là số tiền chưa bao gồm thuế GTGT.
Thời điểm ghi nhận doanh thu là sau khi bàn giao hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng và được khách hàng thanh toán ngay, hoăc chấp nhận nợ.
Kế tốn lập Hóa đơn GTGT gồm 3 liên: - Liên 1: Lưu tại quyển
- Liên 2: Giao khách hàng - Liên 3: Luân chuyển nội bộ
Tài khoản sử dụng : “TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”
Chứng từ sử dụng : Hóa đơn GTGT, bảng kê hàng hóa, giấy báo có của ngân
hàng, séc chuyển khoản…
Quy trình hạch tốn:
Kế tốn dựa vào các hóa đơn GTGT, hoặc phiếu thu tiền, thơng báo có của ngân hàng để ghi nhận doanh thu.
VD1: “Ngày 28/02/2019 bán hàng cho Cơng ty TNHH máy tính Nguyễn Cơng theo hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/003; ký hiệu: DD/18P số 0000802, trị giá ghi trên hóa đơn là 14.250.000 VNĐ (Thuế GTGT 10%), thu bằng tiền mặt.”
46
Biểu 2.2. Hóa đơn GTGT số 0000802
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Nghiệp vụ trên được ghi nhận vào sổ Nhật ký chung và tự động cập nhật trên các sổ liên quan.
47
Trên sổ Nhật ký chung, kế toán ghi nhận doanh thu bán vỏ máy tính cho Cơng ty TNHH máy tính Nguyễn Cơng, đồng thời ghi nhận một khoản thuế GTGT 10% đầu ra của khoản trên.
“Nợ TK 111: 12.954.545 (VNĐ) Có TK 5111: 12.954.545 (VNĐ) Nợ TK 111: 1.295.455 (VNĐ)
Có TK 33311: 1.295.455 (VNĐ)”
Đối với các nghiệp vụ phát sinh mà người mua chưa trả tiền ngay, kế toán đưa vào “TK 131 – Phải thu khách hàng”.
Bên cạnh đó những phát sinh trên 20 triệu VNĐ đều thanh toán qua ngân hàng, kế toán cần theo dõi biến động số dư để ghi nhận nợ cho khách hàng. Tại thời điểm khách hàng chấp nhận nợ và nhận hàng, kế toán ghi nhận tăng doanh thu, đồng thời tăng một khoản phải thu. Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng với số tiền nợ tương ứng, kế toán ghi tăng tiền và giảm nợ phải thu.
48
Biểu 2.4. Trích sổ chi tiết tài khoản 5111 quý 1 năm 2019
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Cuối mỗi quý, sau khi ghi nhận đầy đủ, chính xác các khoản doanh thu phát sinh, phần mềm sẽ tự động kết chuyển doanh thu bán hàng hóa xác định kết quả kinh doanh vào “TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh”.
2.2.2.2. Kế tốn các khoản giảm trừ doanh thu
Theo Thơng tư 133/2016/TT/BTC, “Các khoản giảm trừ doanh thu được ghi giảm trực tiếp bên Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.”
Thực tế trong quý 1/2019 không phát sinh nên kế tốn khơng hạch tốn.
2.2.2.3. Kế toán giá vốn hàng bán
49 Tài khoản sử dụng :
“TK 156 – Hàng hóa”: Phản ánh giá trị hiện có cũng như tình hình biến động số dư trong kỳ của các loại hàng hóa tại cơng ty.
“TK 632 – Giá vốn hàng bán”: Tập hợp và kết chuyển giá vốn của hàng bán.
Chứng từ sử dụng : Hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho.
Quy trình hạch tốn:
Sau khi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, kế tốn sẽ hạch toán vào sổ Nhật ký chung, số liệu sẽ tự được cập nhật vào các tài khoản tương ứng lên các sổ tài khoản chi tiết.
VD: Đầu tháng 2/2019, tồn 141 chiếc Vỏ máy tính SAMA 3601 (có 1 quạt SAMA) với trị giá là 113.403.876 VNĐ.
Trong tháng 2 mua vào 78 chiếc Vỏ máy tính SAMA 3601 (có 1 quạt SAMA), với tổng trị giá là 63.023.042 VNĐ.
Ngày 28/02/2019 bán ra 15 chiếc Vỏ máy tính SAMA 3601 (có 1 quạt SAMA), với tổng trị giá là 12.954.545 VNĐ
Trị giá bình qn 1 chiếc Vỏ máy tính SAMA 3601 (có 1 quạt SAMA) xuất kho trong tháng 2/2019 sẽ là:
113.403.876+63.023 .042
141+78 =805.602(VNĐ)
Trị giá vốn của hàng xuất bán 15 chiếc Vỏ máy tính SAMA 3601 (có 1 quạt SAMA) là:
805.602∗15=12.084 .030VNĐ
Với Hóa đơn GTGT số 000802 bán ra ngày 28/02/2019, bên cạnh việc ghi nhận doanh thu hàng bán kế toán ghi nhận giá vốn như sau:
“Nợ TK 6321: 12.084.030 VNĐ Có TK 156: 12.084.030 VNĐ”
50
Biểu 2.5. Phiếu xuất kho
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Do cơng ty áp dụng tính giá vốn theo phương pháp bình qn cuối kỳ, cuối tháng tất cả các chi phí giá vốn được tổng hợp lại và cuối mỗi quý kết chuyển vào TK 911.
51
Biểu 2.6. Trích sổ chi tiết TK 6321 quý 1/2019
(Nguồn: Phịng kế tốn)
2.2.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh
2.2.3.1. Kế tốn chi phí quản lý kinh doanh
Tài khoản sử dụng:
“TK 6421 – Chi phí bán hàng”
“TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp”
Chứng từ sử dụng : hóa đơn GTGT, phiếu báo nợ của ngân hàng, bảng phân bổ
tiền lương…
Quy trình hạch tốn:
Hàng tháng, cơng ty phát sinh các chi phí quản lý kinh doanh như chi phí cước Internet, cước điện thoại, phí chuyển tiền ngân hàng, tiền mua xăng dầu, tiền thuê nhà xưởng, lương nhân viên… Khi có các nghiệp vụ phát sinh kế tốn căn cứ vào các hóa đơn, chứng từ để hạch toán vào Sổ Nhật ký chung, và số liệu sẽ tự động cập nhật vào các sổ chi tiết tương ứng. Tuy nhiên hiện nay, các chi phí bán hàng
52
đều được kế tốn đưa vào “TK 6422 – Chi phí QLDN” mà khơng phân bổ, chia tách riêng cho từng bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý sử dụng.
VD: “Ngày 31/3/2019, công ty nhận được hóa đơn GTGT mẫu số
01GTKT0/013, ký hiệu TM/18E, số hóa đơn 2798282 của cơng ty cổ phần viễn thơng FPT về chi phí cước Internet và thiết bị đầu cuối đã sử dụng trong tháng là 423.500 VNĐ, công ty đã thanh tốn bằng tiền mặt.”
Biểu 2.7. Hóa đơn GTGT chi phí quản lý doanh nghiệp
(Nguồn: Phịng kế tốn)
Chi phí này được hạch tốn vào chi phí quản lý doanh nghiệp, cuối kỳ được kết chuyển vào “TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh”. Hầu hết tiền dịch vụ đều được thanh toán ngay bằng tiền mặt, kế tốn ghi nhận chi phí và thuế GTGT 10% được khấu trừ của tiền dịch vụ.
53 Nợ TK 1331: 38.500 (VNĐ)
Có TK 111: 423.000 (VNĐ)”
Cuối kỳ các chi phí QLDN được tập hợp và kết chuyển vào TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Biểu 2.8 Trích Nhật ký chung chi phí QLDN
(Nguồn: Phịng kế tốn)
54
(Nguồn: Phịng kế tốn) 2.2.3.2. Kế toán doanh thu hoạt động tài chính và chi phí hoạt động tài chính
a. Kế tốn doanh thu hoạt động tài chính
Tài khoản sử dụng:
“TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính”: phản ánh doanh thu tài chính trong kỳ