7. Kết cấu của khóa luận
3.3. Sự cần thiết phải hoàn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả
kinh doanh
Cùng với sự phát triển của các doanh nghiệp khác, cơng ty cũng có rất nhiều cơ hội mở rộng thị trường, đa dạng sản phẩm, cạnh tranh về giá. Để thành cơng, cơng ty phải tăng cường tìm kiếm thị trường, khách hàng, nâng cao chất lượng sản phẩm. Kế tốn đóng vai trị rất lớn cho cơng tác phân tích nhu cầu thị trường, thị trường, khách hàng tiềm năng thông các nghiệp vụ bán hàng được thực hiện.
Để đảm bảo hiệu quả cơng tác kế tốn cũng như góp phần nâng cao chất lượng thơng tin kế tốn cung cấp cho nhà quản trị, các cơ quan chức năng và cả các đối tác, cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty cần phải hoàn thiện hơn nữa.
Hoàn thiện cơng tác kế tốn giúp giám đốc cơng ty nắm bắt được tình hình hoạt động sản xuất, nhu cầu sử dụng của thị trường. Kế tốn cung cấp thơng tin giúp giám đốc ra quyết định. Từ đó đề ra chiến lược quảng bá sản phẩm, tìm kiếm thị trường tiêu thụ, sản phẩm phát triển cũng như đối tượng khách hàng hướng đến trong từng giai đoạn, từng thời kỳ. Kế toán giúp ban giám đốc điều hịa chính sách tài chính của cơng ty, ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn tại, phát triển của công ty. Sự hiểu biết của kế toán giúp cơng ty nắm chắc, đảm bảo tính minh bạch, hợp lý, hợp pháp của các giao dịch, hợp đồng kinh tế. Thơng tin kế tốn cung cấp là những thơng tin tài chính chính xác, các báo cáo của kế tốn liên quan trực tiếp đến tình hình thực hiện ngân sách, giúp nhà quản trị hạn chế tối đa các chi phí khơng cần thiết, tập trung phát triển những sản phẩm được tin dùng. Kế tốn cịn giúp quản lý rủi ro, quản lý các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.
Việc hồn thiện cịn giúp cơng ty thực hiện tốt nghĩa vụ liên quan đến các cơ quan nhà nước, góp phần phát triển kinh tế đất nước. Các báo cáo mà kế toán cung cấp giúp nhà nước nắm bắt được tình hình kinh doanh của các ngành từ đó tổng hợp được sự phát triển chung của nền kinh tế đất nước. Cơng tác kế tốn tốt giúp nhà nước nắm bắt tình hình và từ đó đưa ra được các chính sách, ban hành luật lệ phù hợp với thực trạng phát triển. Nhà nước cũng có cơ sở để có chính sách thu thuế hợp lý, thu đúng, thu đủ cho ngân sách nước nhà.
67
Hoàn thiện cơng tác kế tốn giúp cơng ty phát huy được các thế mạnh của mình về sản phẩm, về thị trường, khách hàng tiềm năng. Đồng thời loại bỏ những thiếu xót, nhìn nhận, hiểu biết chưa đúng liên quan đến các cơng tác kế tốn.
Chính vì vậy mà việc hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh rất quan trọng, mang ý nghĩa to lớn cho phát triển công ty cũng như nền kinh tế.
3.4. Một số giải pháp hồn thiện cơng tác kế tốn bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
Hồn thiện cơng tác bán hàng
Để phát triển hơn nữa, trước hết công ty cần cải thiện, đẩy mạnh q trình bán hàng, tiêu thụ hàng hóa
Trước hết cơng ty cần phát huy hơn nữa chức năng của phòng kinh doanh. Kết hợp, hợp tác giữa phịng kinh doanh và phịng kế tốn để phân tích tình hình mua bán hàng hóa và tình hình kinh doanh của cơng ty.
Sản phẩm của công ty cung cấp ra thị trường là sản phẩm công nghệ, giá trị thay đổi rất nhanh, mức độ thị hiếu của người tiêu dùng cũng rất khác nhau trên từng khu vực và trong từng giai đoạn cụ thể. Người tiêu dùng ngày nay có xu hướng chạy theo cơng nghệ. Vì vậy mà sản phẩm để tồn kho lâu ngày sẽ rất khó bán nếu nó khơng cịn đáp ứng được nhu cầu cơng nghệ của người dân. Bên cạnh đó, việc nên cung cấp sản phẩm nào, cung cấp bao nhiêu cũng cần đảm bảo khả năng sinh lời, tình hình tài chính của cơng ty. Chính vì vậy cả bộ phận kinh doanh và bộ phận kế toán cần kết hợp phân tích tình hình bán hàng và lợi nhuận kinh doanh.
Cơng việc phân tích có thể thực hiện vào cuối tháng hay cuối mỗi quý. Kế toán kết hợp với bên kinh doanh phân tích cụ thể tình hình hồn thành kế hoạch, phân tích tình hình tăng trưởng, phân tích chung lợi nhuận qua việc kết chuyển lãi lỗ. Với mỗi mặt hành hay nhóm mặt hàng, phân tích cụ thể biến động số dư, mức độ tin dùng của người mua. Từ đó ban giám đốc sẽ xác định sản phẩm thế mạnh, xác định thị trường tiềm năng và tìm ra những khách hàng thân thiết.
68
thiết, tin cậy, công ty cần đặc biệt quan tâm hơn, tạo mối quan hệ hợp tác làm ăn lâu dài, đơi bên cùng có lợi.
Hồn thiện bộ máy kế tốn
Công ty cần xây dựng bộ máy kế toán chặt chẽ hơn, các bộ phần làm đúng đủ vai trị trách nhiệm của mình, khơng làm chồng chéo các hoạt động.
Bản thân mỗi kế tốn viên phải khơng ngừng học hỏi, nâng cao hiểu biết, trình đồ chun mơn, nắm bắt được tình hình hoạt động để có thể tư vấn góp ý cho giám đốc trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh.
Cơng ty cũng cần có biện pháp nâng cao trình độ cho đội ngũ kế tốn, có chế độ đãi ngộ hợp tình hợp lý.
Ban giám đốc nên xem xét tổ chức lại bộ máy kế toán. Bộ phận kế toán bán hàng theo dõi ghi chép các nghiệp vụ liên quan khi bán hàng hóa. Bộ phận thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý, kiểm kê số tiền mặt tại quỹ, xem xét tình hình sử dụng vốn của cơng ty. Với tình hình kinh doanh hiện nay, hầu hết các đơn hàng mà công ty cung cấp đều mang giá trị lớn, khách hàng hầu hết thanh tốn qua ngân hàng, vì vậy cơng ty cần có bộ phận kế tốn thanh tốn - cơng nợ, theo dõi tình hình thanh tốn của khách hàng. Bên cạnh đó, có thể thấy, trong năm cơng ty phát sinh rất nhiều hoạt động mua bán hàng hóa trong khu vực và cả nhập khẩu hàng hóa, cần có bộ phận kế tốn thuế chịu trách nhiệm về mặt pháp lý, tính tốn các khoản thuế phải nộp với phía Nhà nước hay Hải quan. Bộ phận kế toán kho cũng rất cần thiết, theo dõi biến động, tình hình tiêu thụ các mặt hàng, chịu trách nhiệm kiểm kê hàng tồn kho và chịu trách nhiệm khi xảy ra mất mát hàng tồn kho.
69
Do hạn chế về mặt nhân sự, cơng ty có thể chun mơn hóa cho một bộ phận kế tốn cụ thể để thực hiện cả vai trị kế toán quản trị. Kế toán quản tri sẽ thường xuyên cung cấp thông tin liên quan đến tình hình mua bán, tham mưu cho ban giám đốc các kế hoạch phát triển.
70
Hồn thiện hình thức kế tốn
Bên cạnh việc ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế qua excel, công ty nên sử dụng một phần mềm kế tốn chun nghiệp để giúp ích trong q trình hạch tốn. Phần mềm kế tốn sẽ giúp kế tốn theo dõi chính xác hơn các vấn đề phát sinh. Bên cạnh đó, nhờ vào cơng nghệ thơng tin, các thông tư, quyết định mới được ban hành, cũng sớm được cập nhật trên phần mềm, giúp kế toán theo dõi, phản ánh đúng theo quy định hiện hành.
Hoàn thiện việc luân chuyển chứng từ
Khi giao nhận chứng từ giữa các bộ phận cần có biên bản kèo theo. Việc làm này giúp cho việc quản lý chứng từ chuyên nghiệp hơn. Cả người giao và người nhận đều có trách nhiệm phải ký nhận đã bàn giao chứng từ. Như vậy khi xảy ra mất mát, ban giám đốc có thể sớm xác định được bộ phận nào lưu giữ cuối cùng, và cũng có cơ sở để tìm kiếm hay quy trách nhiệm cho cá nhân làm mất.
Hoàn thiện cơng tác tính chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp
Do các phịng ban của cơng ty đều sử dụng chung các dịch vụ như điện nước, internet, mạng… nên việc phân bổ CPBH và chi phí QLDN cịn gặp nhiều khó khăn. Vì vậy ngay từ đầu, cơng ty cần phân biệt và hạch toán rõ ràng từng loại chi phí. Ví dụ chi phí mạng, điện thoại, thay vì sử dụng một gói cước chung cho cả cơng ty, ban giám đốc nên phân tách ngay từ đầu, bộ phận bán hàng sử dụng một gói riêng, các bộ phận khác sử dụng một gói riêng. Với chi phí điện nước có thể phân bổ theo đầu người.
Bên cạnh đó, tiền lương và các khoản trích theo lương của các bộ phận cũng cần hạch toán riêng. Hiện nay, lương và các khoản trích theo lương bộ phận kinh doanh kế tốn vẫn đưa vào “TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Kế tốn cần xem xét lại, đưa chi phí tiền lương này vào “TK 6421 – Chi phí bán hàng”, vì bộ phận kinh doanh là bộ phận trực tiếp đứng ra bán hàng, tìm kiếm các hợp đồng mua bán.
Ngồi ra để phân bổ và tiết kiệm chi phí phục vụ cơng tác quản trị, kế tốn nên phân bổ CPBH và chi phí QLDN cho từng mặt hàng.
71
Hồn thiện cơng tác theo dõi công nợ
Để theo dõi chi tiết cơng nợ, kế tốn có thể lập bảng tổng hợp chi tiết cơng nợ, số liệu được lấy từ sổ Nhật kỳ chung. Vì mỗi khách hàng đều có mã số riêng, nên khi phát sinh mua bán, hay thanh toán số dư sẽ được cập nhật vào bảng tổng hợp. Việc làm này giúp kế toán dễ dàng theo dõi số dư phải thu, cũng như theo dõi được nhu cầu mua hàng của từng khách hàng trong tháng. Bên cạnh đó, dựa vào bảng tổng hợp, kế tốn có thể tính tốn xác định được số dự phịng phải thu khó địi, lập báo cáo trình ban giám đốc để xử lý những trường hợp lâu ngày chưa thanh tốn, q hạn hay những trường hợp có số dưa quá lớn. Đây cũng là một công việc cần thiết cho công ty. Khi cho khách hàng nợ, tức là cơng ty đang trao quyền sử dụng vốn của mình cho người khác. Việc chiếm dụng vốn ảnh hưởng rất lớn đến tình hình tài chính của cơng ty. Vốn bị chiếm dụng nhiều trong thời gian dài sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.
72
3.5. Kiến nghị
3.5.1. Kiến nghị với nhà nước
Về phía nhà nước, việc phát triển và tạo điều kiện phát triển cho các công ty vừa và nhỏ cũng rất quan trọng. Theo thống kê: “Hiện nay số doanh nghiệp vừa và nhỏ đang chiếm đến 98% số doanh nghiệp ở Việt Nam, đóng góp 40% vào GDP và giải quyết 50% cơng ăn việc làm cho người lao động”. Tuy nhiên do quy mô nhỏ, nên các doanh nghiệp này khơng có điều kiện tiếp cần nguồn tín dụng, gặp khó khăn tìm kiếm xâm nhập thị trường. Vì vậy mà Đảng và Nhà nước cần quan tâm, tạo điều kiện nhiều hơn cho các doanh nghiệp này phát triển.
Thứ nhất, Nhà nước cần tạo môi trường cạnh tranh lành mạnh, cơng bằng, thân thiện. Cần có các biện pháp hỗ trợ các doanh nghiệp trong nước, tạo điều kiện
cho các doanh nghiệp tối ưu hóa thị trường nước nhà, và sau đó là phát triển ra thị trường nước ngồi. Tiếp tục đẩy mạnh chương trình “Người Việt ưu tiên dùng hàng Việt”, Cung cấp thông tin, hướng dẫn các doanh nghiệp tham gia các hiệp hội, hợp tác quốc tế. Bên cạnh đó, Nhà nước cũng cần quan tâm, hỗ trợ người trẻ khởi nghiệp sáng tạo. Người trẻ chính là tài nguyên, tương lai của đất nước, họ có đam mê, khát khao, dám nghĩ, dám làm. Khi được hỗ trợ, quan tâm, giúp đỡ, chắc chắn những dự án khởi nghiệp của giới trẻ sẽ thành công.
Thứ hai, Nhà nước cần tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp có nhiều cơ hội tiếp cần với nguồn vốn, vay vốn với lãi suất hợp lý mà vẫn đảm bảo an toàn, hợp pháp. Các ngân hàng cần đưa ra nhiều gói sản phẩm, dịch vụ, giảm thiểu
tối đa các quy trình phê duyệt, rà sốt hồ sơ cho vay, tạo điều kiện giúp doanh nghiệp sớm tiếp cận được với nguồn vốn. Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt như ngày nay, chỉ chậm hơn một nhịp là có thể bỏ lỡ các hợp đồng kinh tế lớn. Vì vậy khi tiếp cận được nguồn vốn nhanh chóng, các doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ có nhiều cơ hội thể hiện, chứng minh năng lực của mình, cũng như có cơ hội để phát triển.
Thứ ba, Nhà nước cần giảm bớt gánh nặng về thời gian cũng như chi phí các thủ tục hành chính về thuế, hải quan, cấp giấy phép, chi phí sử dụng các dịch vụ công. Theo Hội tư vấn Thuế Việt Nam: “Tổng số giờ/năm để doanh nghiệp nộp
73
theo giờ hành chính 12 giờ/ngày, tương đương khoảng 1 tháng 10 ngày làm việc giải quyết các thủ tục hành chính.” Đây có thể nói là một trong những khó khăn lớn nhất, khi các doanh nghiệp mất quá nhiều thời gian cho việc chuẩn bị tài liệu, kê khai và nộp thuế. Nhiều thủ tục chồng chéo, cơ quan chức năng làm việc chưa chun nghiệp, có ít phịng ban làm việc trong khi có quá nhiều doanh nghiệp cần kế khai nộp thuế trực tiếp, cũng như các tài liệu yêu cầu doanh nghiệp chuẩn bị quá nhiều mà khơng cần thiết chính là những ngun nhân chính. Để cải thiện các thủ tục hành chính, Nhà nước cần xem xét, thực hiện triệt để kênh nộp thuế điện tử, giúp các doanh nghiệp giảm thiểu thời gian đi lại, giúp việc kê khai, nộp thuế được dễ dàng, nhanh chóng mà vẫn đảm bảo được nộp thuế đầy để, chính xác. Bên cạnh đó, cần đẩy mạnh cơng tác chống tham ô, quan liêu, tham nhũng, cán bộ nhà nước cần cơng bằng, liêm chính, hỗ trợ doanh nghiệp, xử lý triệt để những hành vi làm sai quy trình, gây khó khăn cho phía doanh nghiệp.
Thứ tư, Nhà nước cần nâng cao năng lực cạnh tranh cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tối ưu hóa các thành tựu cơng nghệ, theo kịp cuộc cách mạng công
nghiệp 4.0. Không chỉ riêng bộ phận kế toán, mà tất cả các ngành, các lĩnh vực, từ khâu sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm đều có thể áp dụng cơng nghệ, nâng cao năng suất làm việc, nâng cao hiệu quả kinh tế. Muốn làm vậy, Nhà nước cần tăng cường xây dựng cơ sở hạ tầng, phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao, có chế độ đãi ngộ tốt, thu hút nguồn nhân lực về phát triển kinh tế đất nước, thiết lập một hệ thống thông tin đầy đủ, công khai, minh bạch về các chủ trương, chính sách, chiến lược, giúp doanh tiếp cận dễ dàng, nhanh chóng, chính xác.
3.5.2. Kiến nghị với cơng ty
Về phía cơng ty, cơng ty nên áp dụng phần mềm kế tốn máy thay vì kế tốn thủ cơng. Hiện nay có rất nhiều phần mềm đơn giản, dễ sử dụng như phần mềm kế tốn MISA, FAST, BRAVO… Cơng ty nên chọn một phần mềm kế toán phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc làm này giúp khối lượng cũng như chất lượng cơng việc, thơng tin kế tốn được đảm bảo, nâng cao, phục vụ đắc lực cho kế toán quản trị, cũng như lên các báo cáo tài chính.
74
Phần mềm kế tốn MISASME.NET 2019
Biểu 3.2. Phần mềm MISASME.NET 2019
(Nguồn: Misa)
Với MISA 2019, nhiều tính năng đã được cập nhật, nâng cấp
Nắm bắt tình hình tài chính qua ứng dụng trên điện thoại mọi lúc mọi nơi;
Bổ sung tính năng hướng dẫn quyết tốn báo cáo tài chính, giúp kế tốn lên các báo cáo tài chính chính xác;
Nhận hóa đơn điện tử và hạch tốn phần mềm, giúp kế toán giảm tối đa thời gian nhập liệu;
Thực hiện các nghiệp vụ trực tuyến với ngân hàng như: chuyển tiền, duyệt ủy