Mục đích nghiên cứu
Hệ thống hóa toàn bộ lý thuyết về khoản phải thu và hiệu quả trong việc quản trị khoản phải thu của công ty TNHH UpViet.
Dựa trên việc tìm hiểu, phân tích và đánh giá thông tin, chúng tôi đưa ra các kết luận và hướng giải quyết nhằm hoàn thiện công tác quản trị khoản thu tại công ty TNHH UpViet.
Nghiên cứu này nhằm khám phá các khía cạnh liên quan đến quản trị khoản phải thu tại công ty TNHH UpViet Bài viết sẽ phân tích những thuận lợi cũng như những khó khăn, thách thức đang cản trở quá trình hoàn thiện công tác quản trị khoản phải thu của công ty.
Phương pháp nghiên cứu
Để phân tích và đánh giá tình hình quản trị khoản phải thu của Công ty TNHH UpViet, em áp dụng phương pháp thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu sơ cấp và thứ cấp.
Kết cấu khóa luận
Ngoài phần mở đầu và kết luận bài khóa luận gồm có 3 chương:
Chương I Những vấn đề lý luận khoản phải thu Chương II Thực trạng quản trị hoản phải thu của công ty TNHH UpViet.
Chương III Kết luận và đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác quản trị khoản phải thu của công ty TNHH UpViet.
MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU
Khái niệm, nội dung của khoản phải thu
Khoản phải thu là tài sản của doanh nghiệp mà các cá nhân hoặc tổ chức khác đang nắm giữ, và doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi số tài sản này.
Khoản phải thu có liên quan đến các đối tác có quan hệ kinh tế đối với doanh nghiệp bao gồm các khoản:
Khoản phải thu từ khách hàng.
Khoản ứng trước cho người bán.
Khoản phải thu nội bộ.
Khoản tạm ứng cho công nhân viên.
Các khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ.
Các khoản phải thu khác.
1.1.2 Các thuật ngữ liên quan
Khoản phải thu từ khách hàng
Là những khoản cần phải thu do doanh nghiệp bán chịu hàng hoá, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Trong bối cảnh kinh tế thị trường, việc các doanh nghiệp chiếm dụng vốn lẫn nhau trong hoạt động sản xuất kinh doanh trở thành một đặc điểm nổi bật của thương mại.
Quản lý khoản phải thu trở thành một chiến lược kinh doanh quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động mà không có vốn Điều này đặc biệt cần thiết cho những doanh nghiệp có tỷ lệ vốn bị chiếm dụng cao, giúp tối ưu hóa nguồn lực tài chính và nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Khoản ứng trước cho người bán
Tiền trả trước cho người bán là khoản tiền mà doanh nghiệp phải thu từ người bán hoặc người cung cấp do đã trả trước tiền hàng để mua hàng hoá, thành phẩm hoặc dịch vụ nhưng chưa được giao Khoản tiền này thường phát sinh khi doanh nghiệp thực hiện các giao dịch mua bán với người bán hoặc nhà cung cấp.
Khoản phải thu nội bộ
Các khoản phải thu phát sinh giữa các doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập và các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng, hoặc giữa các đơn vị trực thuộc với nhau, là những khoản giao dịch quan trọng trong quản lý tài chính.
Khoản tạm ứng cho công nhân viên
Các khoản tiền hoặc vật tư được doanh nghiệp cấp cho cán bộ công nhân viên nhằm thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết các công việc như mua sắm hàng hóa và thanh toán chi phí công tác.
Khoản thế chấp, ký cược, ký quỹ
Khoản thế chấp thường xuất hiện trong các giao dịch vay vốn, trong đó người vay phải cung cấp tài sản của mình làm đảm bảo cho khoản vay Tài sản này sẽ được giao cho người cho vay trong suốt thời gian vay vốn.
Khoản ký cược là số tiền mà doanh nghiệp phải đặt khi thuê tài sản, nhằm đảm bảo trách nhiệm vật chất và nâng cao ý thức quản lý tài sản của người thuê Số tiền này do bên cho thuê quy định và có thể vượt quá giá trị tài sản cho thuê, giúp đảm bảo việc sử dụng đúng hạn và đúng mục đích.
Ký quỹ: là số tiền, hay tài sản được gửi trước để làm tin trong các quan hệ mua bán, nhận đại lý bán hàng, tham gia đấu thầu
1.1.3 Nội dung khoản phải thu
Khoản phải thu từ khách hàng là số tiền mà doanh nghiệp cần thu hồi do việc bán chịu hàng hóa, thành phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
Khoản ứng trước cho người bán là số tiền mà doanh nghiệp phải thu từ người bán hoặc nhà cung cấp, do doanh nghiệp đã thanh toán trước cho hàng hóa, thành phẩm hoặc dịch vụ mà chưa nhận được.
Khoản phải thu nội bộ đề cập đến các khoản thu phát sinh giữa các đơn vị hoặc doanh nghiệp hạch toán kinh tế độc lập và các đơn vị trực thuộc có tổ chức kế toán riêng, cũng như giữa các đơn vị trực thuộc với nhau.
Khoản tạm ứng cho công nhân viên là số tiền hoặc vật tư mà doanh nghiệp giao cho cán bộ công nhân viên nhằm thực hiện nhiệm vụ cụ thể hoặc giải quyết các công việc như mua sắm hàng hóa và thanh toán chi phí công tác.
Khoản thế chấp, ký cược, ký quĩ khác….
Khái niệm quản trị khoản phải thu
Quản trị khoản phải thu đòi hỏi trả lời năm tập hợp câu hỏi sau:
Doanh nghiệp cần xác định các điều kiện khi đề nghị bán hàng hoặc dịch vụ, bao gồm thời gian cho khách hàng thanh toán và chính sách giảm giá cho những khách hàng thanh toán nhanh.
Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng khách hàng đã ký vào biên nhận nợ để xác nhận số tiền họ nợ Tuy nhiên, để tăng tính pháp lý và bảo vệ quyền lợi, doanh nghiệp nên yêu cầu khách hàng ký một giấy nhận nợ chính thức Việc này không chỉ tạo sự minh bạch trong giao dịch mà còn giúp doanh nghiệp có cơ sở pháp lý vững chắc khi cần thu hồi nợ.
Để phân loại khách hàng có khả năng thanh toán ngay, doanh nghiệp cần xem xét hồ sơ quá khứ và báo cáo tài chính của khách hàng Việc này giúp đánh giá khả năng tài chính và độ tin cậy của khách hàng Ngoài ra, chứng nhận từ ngân hàng cũng là một yếu tố quan trọng để xác định khả năng thanh toán của khách hàng.
Doanh nghiệp cần xây dựng hạn mức tín dụng phù hợp cho từng khách hàng nhằm giảm thiểu rủi ro tài chính Việc từ chối cấp tín dụng cho những khách hàng có dấu hiệu rủi ro là một chiến lược quan trọng, nhưng cũng có doanh nghiệp chấp nhận rủi ro với một số khoản nợ khó đòi như một phần của chi phí để phát triển một nhóm khách hàng trung thành và thường xuyên.
Doanh nghiệp áp dụng nhiều biện pháp thu nợ đến hạn như gửi nhắc nhở thanh toán qua email hoặc điện thoại, đồng thời theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng thông qua hệ thống quản lý công nợ Đối với những khách hàng trả tiền miễn cưỡng hoặc gặp khó khăn tài chính, doanh nghiệp có thể xem xét các phương án linh hoạt như gia hạn thời gian thanh toán hoặc đề xuất kế hoạch trả góp để hỗ trợ họ.
Nội dung công tác quản trị khoản phải thu
1.3.1 Chính sách tín dụng và các nhân tố ảnh hưởng tới chính sách tín dụng 1.3.1.1 Chính sách tín dụng a Sự cần thiết của chính sách tín dụng:
Trong mối quan hệ tài chính giữa doanh nghiệp, người bán thường phải bán chịu hàng hóa trong khi người mua cố gắng kéo dài thời gian thanh toán Mỗi doanh nghiệp đều có các khoản mua chịu và bán chịu, dẫn đến hình thành khoản phải thu Hầu hết doanh nghiệp đều phát sinh khoản này với mức độ khác nhau, từ không đáng kể đến không thể kiểm soát Kiểm soát khoản phải thu là sự đánh đổi giữa lợi nhuận và rủi ro; không bán chịu sẽ mất cơ hội bán hàng, trong khi bán chịu quá nhiều có thể làm tăng chi phí và rủi ro nợ khó đòi Do đó, doanh nghiệp cần xây dựng chính sách bán chịu hợp lý cho từng khách hàng.
Tiêu chuẩn tín dụng là các yếu tố liên quan đến sức mạnh tài chính và mức độ tín nhiệm của khách hàng, quyết định quyền lợi tín dụng mà công ty cấp Nếu khách hàng không đáp ứng yêu cầu tín dụng thông thường, họ vẫn có thể mua hàng nhưng với điều kiện khắt khe hơn Tiêu chuẩn này giúp xác định khách hàng đủ điều kiện cho tín dụng bình thường và mức tín dụng mà họ có thể nhận.
Tiêu chuẩn tín dụng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như chính sách của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ, giá trị sản phẩm cao hay thấp…
Phân tích tín dụng khách hàng thông qua việc phân tích các thông số tài chính sau:
- Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh.
- Bản mô tả điều kiện vật lý về hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Lịch sử thanh toán tín dụng của công ty trong thời gian gần đây cho thấy họ thường xuyên trả đúng hạn, tuy nhiên cũng có một số trường hợp trễ hạn Trong khoảng thời gian này, công ty đã có vài lần không thanh toán nợ, với tỷ lệ không thanh toán là một phần nhỏ trong tổng số các khoản vay.
Thời hạn tín dụng là khoảng thời gian mà người mua có thể trì hoãn thanh toán, ảnh hưởng trực tiếp đến doanh số bán hàng Việc mở rộng thời hạn tín dụng không chỉ giúp khách hàng cũ kéo dài thời gian thanh toán mà còn thu hút thêm khách hàng mới, từ đó tăng cường doanh thu cho công ty.
Khi xem xét việc mở rộng thời hạn tín dụng, các nhà quản trị tài chính cần đánh giá sự cân bằng giữa lợi nhuận bổ sung và chi phí gia tăng Việc phân tích tác động của việc kéo dài thời hạn tín dụng đến lợi nhuận của công ty là rất quan trọng.
Cần so sánh khả năng sinh lợi từ doanh số kỳ vọng tăng thêm với tỷ suất sinh lợi cần thiết cho các khoản đầu tư vào khoản phải thu và tồn kho.
Chiết khấu thanh toán là một chiến lược khuyến khích khách hàng thanh toán sớm bằng cách cung cấp giảm giá cho những đơn hàng được thanh toán trước thời hạn.
Hiện nay, biện pháp này đang được sử dụng khá phổ biến do nó có thể mang lại lợi ích cho cả hai bên.
Chiết khấu trả sớm cho khách hàng là tỷ lệ phần trăm giảm giá và thời gian thanh toán trước để nhận chiết khấu tiền mặt Ví dụ, với điều kiện 2/10 net 60, nếu khách hàng thanh toán trong 10 ngày từ ngày nhận hóa đơn, họ sẽ được hưởng chiết khấu 2% Thời hạn thanh toán cuối cùng là 60 ngày kể từ ngày hóa đơn được phát hành.
Chiết khấu thanh toán giúp tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu, giảm đầu tư vào khoản phải thu và chi phí liên quan Tuy nhiên, công ty cũng phải chấp nhận mất chi phí chiết khấu trên doanh thu từ các hóa đơn.
Bài viết này đề cập đến các quy định liên quan đến phương thức thu tiền, bao gồm thu một lần, thu nhiều lần hoặc trả góp, cùng với các biện pháp xử lý đối với các khoản tín dụng quá hạn.
1.3.1.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến chính sách tín dụng a Điều kiện của doanh nghiệp Đặc điểm về sản phẩm, ngành nghề kinh doanh và tiềm lực tài chính là những yếu tố tác động trực tiếp đến chính sách tín dụng của doanh nghiệp Doanh nghiệp này có quy mô lớn, có tiềm lực tài chính mạnh, sản phẩm có thời gian sử dụng lâu bền thường cho phép mở rộng chính sách tín dụng hơn các doanh nghiệp ít vốn, sản phẩm dễ hư hỏng, mất phẩm chất, khó bảo quản Đối với những doanh nghiệp sản xuất kinh doanh có tính thời vụ, trong thời kỳ sản phẩm của doanh nghiệp có nhu cầu tiêu thụ lớn cần khuyến khích tiêu thụ để thu hồi vốn. b Điều kiện của khách hàng Điều kiện của khách hàng được đánh giá dựa vào các phán đoán sau:
Vốn hay sức mạnh tài chính là chỉ số quan trọng phản ánh tình hình tài chính của một doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến rủi ro thanh toán Yếu tố này được xác định thông qua quy mô vốn chủ sở hữu, tổng giá trị tài sản và khả năng sinh lợi từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Khả năng thanh toán (capacity): được đánh giá qua các hệ số thanh toán chung, hệ số thanh toán nhanh, hệ số thanh toán lãi vay…của khách hàng.
Tư cách tín dụng, hay còn gọi là character, thể hiện thái độ tự giác của khách hàng trong việc thanh toán nợ Yếu tố này đóng vai trò quan trọng trong các giao dịch tín dụng, vì mỗi giao dịch đều mang ý nghĩa như một lời hứa về việc thanh toán.
Vật thế chấp (collateral): là tài sản khách hàng dùng đảm bảo cho món nợ của mình.
Điều kiện kinh tế đóng vai trò quan trọng trong việc ảnh hưởng đến khả năng thanh toán nợ của khách hàng Sự phát triển kinh tế tổng thể và mức độ phát triển của từng khu vực địa lý sẽ quyết định khả năng chi trả của người tiêu dùng.
Thông tin khách hàng có thể được thu thập qua nhiều phương pháp như phân tích báo cáo tài chính, phỏng vấn trực tiếp, và tham khảo thông tin từ các nhà cung cấp trước đó Ngoài ra, việc thăm trực tiếp khách hàng và khai thác dữ liệu từ các trung tâm xử lý thông tin cũng giúp xác định vị thế tín dụng của doanh nghiệp.
Các nhân tố ảnh hưởng tới hiệu quả khoản phải thu
1.4.1 Các nhân tố khách quan ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý khoản phải thu
Các nhân tố khách quan ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và việc sử dụng vốn lưu động Những nhân tố này nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp, do đó, doanh nghiệp cần phải nắm bắt và thích ứng với sự biến đổi của môi trường xung quanh để duy trì hiệu quả hoạt động.
Các nhân tố về môi trường kinh tế
Môi trường kinh tế bao gồm nhiều yếu tố như lạm phát, tăng trưởng kinh tế, thu nhập quốc dân, biến động cung cầu hàng hóa và mức độ cạnh tranh, ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh Một môi trường kinh tế thuận lợi giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực, trong khi một môi trường khó khăn có thể gây ra nhiều thách thức cho doanh nghiệp.
Các nhân tố môi trường tự nhiên như khí hậu, vị trí địa lý và địa hình đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chính sách bán hàng của doanh nghiệp Những yếu tố này ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn vị trí và phương thức bán hàng, giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người tiêu dùng và khuyến khích họ mua sắm.
Các nhân tố môi trường văn hóa xã hội đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vì chúng luôn hiện hữu xung quanh và ảnh hưởng sâu sắc đến các quyết định và chiến lược của doanh nghiệp.
Dân số không chỉ phản ánh quy mô nhu cầu mà còn thể hiện tính đa dạng của các nhu cầu khác nhau Điều này giúp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ thông tin di động có thể dự đoán được dung lượng thị trường tiềm năng mà họ có thể tiếp cận.
Thu nhập và phân bố thu nhập của người tiêu dùng ảnh hưởng trực tiếp đến chi tiêu cho dịch vụ thông tin di động Mức thu nhập cao hơn thường dẫn đến việc người tiêu dùng sử dụng dịch vụ thường xuyên hơn, đồng thời yêu cầu cao về chất lượng dịch vụ và độ ổn định của mạng.
Các yếu tố như trình độ văn hóa, phong tục tập quán, tôn giáo và xu hướng phân bố dân cư đều ảnh hưởng đến thói quen tiêu dùng của các tầng lớp dân cư Điều này dẫn đến sự thay đổi trong nhu cầu và cơ cấu chi tiêu của khách hàng.
Các chính sách vĩ mô của Nhà nước
Chủ trương và chính sách đầu tư của Đảng và nhà nước đóng vai trò quyết định trong việc xác định quy mô đầu tư phát triển mạng lưới của các doanh nghiệp trong lĩnh vực bưu chính viễn thông, đặc biệt là trong cung cấp dịch vụ thông tin di động.
1.4.2 Các nhân tố chủ quan
Các nhân tố khách quan là những yếu tố ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp, trong khi các nhân tố chủ quan là những yếu tố mà doanh nghiệp có thể điều chỉnh để mang lại lợi ích Sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp phụ thuộc chủ yếu vào khả năng nắm bắt và kiểm soát các nhân tố chủ quan.
Những nhân tố đó là:
Trình độ nguồn nhân lực là một trong những tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp, ảnh hưởng lớn đến thành bại trong kinh doanh và khả năng cạnh tranh trên thị trường Chất lượng sản phẩm, dịch vụ và năng suất lao động phụ thuộc vào trình độ và kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ công nhân viên, từ đó tác động đến hiệu quả quản lý khoản phải thu Đối với cán bộ lãnh đạo và quản lý, việc đưa ra quyết định sản xuất kinh doanh, phương pháp quản lý, mục tiêu và định hướng phát triển doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào chuyên môn nghiệp vụ và kinh nghiệm thực tiễn của họ.
Trình độ khoa học công nghệ
Việc ứng dụng công nghệ tiên tiến trong sản xuất kinh doanh giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất lao động và cải thiện chất lượng dịch vụ, từ đó gia tăng hiệu quả quản lý.
Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp
Khi doanh nghiệp thiết lập một hệ thống cơ sở hạ tầng hợp lý và khoa học, bao gồm trụ sở làm việc, các trung tâm, chi nhánh và hệ thống đại lý, sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý các khoản phải thu và thu hồi nợ từ khách hàng một cách hiệu quả hơn.
THỰC TRẠNG HOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY UPVIET
Tổng quan về công ty UpViet
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH UpViet Tên đơn vị: Công ty TNHH UPVIET Địa chỉ: Tầng 6, Số 42, Đường Lê Đức Thọ kéo dài, Cầu Giấy, Hà Nội Điện thoại: 04-73009907 hoặc 04-37920047
Mã số thuế: 0103733030 Website: www.upviet.com.vn Email: info@upviet.com.vn Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn.
Vốn: 8 tỷ Việt Nam đồng.
Công ty được thành lập ngày 15 tháng 4 năm 2009, hoạt động trong lĩnh vực chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm tổng thể CAD/CAM/CAE/RP/RV/CNC
& Tích hợp hệ thống; thiết bị công nghiệp: Gia công cơ khí, đo lường chính xác; với vốn pháp định 8 tỷ đồng.
Năm 2009, thời điểm mới thành lập UPVIET chủ yếu cung cấp và chuyển giao các sản phẩm phần mềm mang về doanh thu hơn 2,5 tỷ đồng.
Năm 2010, UPVIET đã tập trung mở các khóa đào tạo về phần mềm NX và thiết kế tạo mẫu cho các đối tác trong nước.
Vào năm 2011 và 2012, UPVIET đã mở rộng nhiều dự án và thu hút sự quan tâm từ các tổ chức, đơn vị Đặc biệt, UPVIET vinh dự nhận được sự chú ý từ Tổng cục Kỹ thuật, Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng và Sở Công thương TP.Hà Nội thông qua các hội thảo và dự án liên quan đến đào tạo và chuyển giao công nghệ.
Năm 2013 và 2014 đánh dấu giai đoạn chiến lược quan trọng trong phát triển thị trường của Công ty, với mục tiêu tập trung vào các doanh nghiệp thương mại cả trong và ngoài nước.
Ngành nghề kinh doanh của công ty TNHH UPVIET:
Chúng tôi cung cấp giải pháp phần mềm toàn diện cho CAD/CAM/CAE/RP/RV/CNC và tích hợp hệ thống, cùng với thiết bị công nghiệp cho gia công cơ khí và đo lường chính xác Sản phẩm chính của chúng tôi phục vụ cho các lĩnh vực như công nghiệp ô tô, xe máy, quốc phòng, hàng không, đóng tàu, cũng như thiết kế và sản xuất khuôn mẫu và máy công cụ.
Các sản phẩm chính của công ty TNHH UPVIET:
Chúng tôi cung cấp các phần mềm cao cấp về CAD/CAM/CAE bao gồm phần mềm tích hợp CAD/CAM/CAE/PLM, phần mềm phân tích bền và tối ưu hóa kết cấu, phần mềm cấp trung, và các phần mềm mô phỏng thủy khí động học, khuôn đúc kim loại, cũng như dòng chảy trong khuôn ép nhựa Bên cạnh đó, chúng tôi cung cấp các thiết bị công nghiệp như thiết bị đúc chân không, lò sấy vật liệu, thiết bị mài CNC, trung tâm gia công phay, tiện CNC, thiết bị sản xuất bánh răng, thiết bị gia công kim loại tấm, và thiết bị môi trường Ngoài ra, công ty còn tổ chức các khóa đào tạo và chuyển giao công nghệ về CAD/CAM/CAE/CNC.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH UpViet
Công ty TNHH UpViet chuyên tư vấn và cung cấp giải pháp phần mềm tổng thể trong các lĩnh vực CAD, CAM, CAE, RP, RV, CNC và tích hợp hệ thống Chúng tôi cung cấp thiết bị công nghiệp cho gia công cơ khí và đo lường chính xác, đồng thời thực hiện đào tạo, chuyển giao phần mềm, thiết kế mẫu, lắp đặt và thi công thiết bị công nghiệp.
Công ty TNHH UpViet là một DNTM nhỏ nên công ty thực hiện các chức năng của một DNTM đó là:
Chức năng lưu chuyển hàng hóa trong nền kinh tế của UpViet tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu xã hội Công ty đã nghiên cứu thị trường trong nước một cách kỹ lưỡng, đồng thời huy động và sử dụng hiệu quả các nguồn hàng nhập khẩu từ nước ngoài UpViet cũng tổ chức các mối quan hệ thương mại với đối tác quốc tế để đảm bảo việc phân phối hàng hóa đáp ứng nhu cầu của thị trường nội địa.
Công ty TNHH UpViet chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn, đào tạo và chuyển giao phần mềm ứng dụng, đồng thời thiết kế mẫu sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng Chúng tôi cũng đảm nhận việc lắp ghép, bảo quản và vận chuyển hàng hóa nhập khẩu, đảm bảo quy trình lưu thông diễn ra hiệu quả.
UpViet hoạt động với chức năng thực hiện hàng hóa, nhằm mục đích mua sản phẩm phần mềm và thiết bị công nghiệp, sau đó bán ra với giá cao hơn giá mua cộng với các chi phí phát sinh, từ đó tạo ra lợi nhuận.
Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra thuận lợi, cần trang bị đầy đủ thiết bị Chúng tôi chuyên tổ chức thi công lắp đặt, tư vấn và thiết kế các sản phẩm thiết bị công nghiệp chất lượng cao.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động, doanh nghiệp cần không ngừng cải tiến bộ máy quản lý kinh doanh Việc thực hiện nghiêm túc các chế độ và quy trình liên quan đến quản lý vốn, tài sản, cũng như tuân thủ các nghĩa vụ thuế và các khoản nộp theo quy định của pháp luật là rất quan trọng.
- Thực hiện các quy định của nhà nước về bảo vệ môi trường, an ninh quốc phòng và an toàn lao động.
Chúng tôi cam kết cung cấp cho khách hàng những sản phẩm và công cụ hiện đại nhất, giúp họ phát triển sản phẩm sáng tạo một cách nhanh chóng Điều này không chỉ rút ngắn chu kỳ phát triển mà còn tiết kiệm chi phí, nâng cao khả năng cạnh tranh và đưa sản phẩm ra thị trường một cách hiệu quả hơn.
2.1.3 Mô hình tổ chức quản lý của công ty TNHH UpViet
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH UPVIET.
Phòng kỹ thuật Phòng Đào tạo
2.1.4 Tình hình tài sản – vốn
Bảng 2.1 Bảng cân đối kế toán (rút gọn) Công ty TNHH UPVIET trong 3 năm 2012, 2013, 2014
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Chênh lệch
I Tiền và các khoản tương đương tiền 2.608.265.069 21.3 2.781.074.126 15.7 12.891.130.705 36.8 172.809.057 6.6 10.110.056.57
II Đầu tư tài chính ngắn hạn - - - - - - - - - -
III Các khoản phải thu ngắn hạn 2.316.602.000 18.9 5.103.587.210 28.8 11.957.962.376 34.1 2.786.985.210 120.3 6.854.375.160 134.3
V.Tài sản ngắn hạn khác 5.089.642.187 41.7 7.619.762.687 42.9 1.010.810.607 2.9 2.530.120.500 49.7 -6.608.952.080 -86.7
II Bất động sản đầu tư - - - - - - - - - -
III Các khoản đầu tư TC dài hạn - - - - - - - - - -
IV Tài sản dài hạn khác 14.262.115 2.2 - - - -14.262.115 -100 - -
II Quỹ khen thưởng phúc lợi - - - - - - - -
Dựa vào bảng cân đối kế toán của Công ty ta có thể đánh giá tình hình tài sản nguồn vốn của công ty qua những điểm chính sau:
Công ty TNHH UPVIET, một doanh nghiệp mới thành lập với quy mô nhỏ, đã trải qua giai đoạn tăng trưởng ấn tượng trong hai năm 2011 và 2012 khi tổng tài sản không vượt quá 20 tỷ VNĐ Tuy nhiên, đến năm 2013, tổng tài sản của công ty đã tăng vọt lên 35.053.609.237 VNĐ, ghi nhận mức tăng trưởng 92,5% so với năm 2012.
Tổng tài sản của công ty được hình thành từ hai nguồn chính: tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn Trong đó, tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng chủ yếu, luôn vượt quá 95% và có xu hướng tăng qua các năm, cụ thể năm 2011 đạt 95,1%.
(12.230.157.103), năm 2012 chiếm 97,4%(17.741.400.152), đặc biệt năm
Công ty TNHH UPVIET chuyên cung cấp phần mềm, thiết bị và dịch vụ cho khách hàng, do đó không cần nhiều đất đai, nhà xưởng hay cơ sở vật chất Điều này dẫn đến việc tài sản dài hạn chỉ chiếm một tỷ lệ nhỏ trong tổng tài sản của công ty.
Phương pháp thu thập dữ liệu
2.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Luận văn cần tập trung nghiên cứu các vấn đề thực tiễn tại doanh nghiệp thực tập, xuất phát từ những bất cập chưa được giải quyết Việc này sẽ giúp làm rõ những thách thức mà doanh nghiệp đang đối mặt và đề xuất giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công tác thu thập thông tin đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp, và một trong những công cụ hiệu quả để thực hiện điều này là sử dụng phiếu điều tra.
Các phiếu điều tra gồm có 3 phần chính:
- Các yếu tố quan trọng và cần thiết để đánh giá hiệu quả quản trị khoản phải thu tại một doanh nghiệp thương mại?
- Tổng hợp đánh giá hiệu quả quản trị khoản phải thu của công ty trong thời gian qua?
- Trong quá trình hoạt động, kinh doanh, những khó khăn mà công ty gặp phải trong công tác quản trị khoản phải thu?
- Việc nâng cao hiệu quả quản trị khoản phải thu tại công ty trong thời gian qua như thế nào?
Các phiếu điều tra được phát và phỏng vấn các lãnh đạo, trưởng phòng, cùng cán bộ nhân viên chuyên trách nhằm thu thập thông tin chính xác về quản trị khoản phải thu Các câu hỏi trong phiếu điều tra được thiết kế đơn giản, dễ hiểu, tập trung vào các vấn đề nghiên cứu chính Mục tiêu là làm rõ những vướng mắc còn tồn tại và xác định các vấn đề cấp thiết cần giải quyết tại doanh nghiệp, từ đó đề xuất các giải pháp hiệu quả giúp tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp.
Các cuộc phỏng vấn trực tiếp với các chuyên gia trong doanh nghiệp, bao gồm Tổng giám đốc và Trưởng phòng tài chính, cung cấp cái nhìn toàn diện về quản trị khoản phải thu Những ý kiến từ Tổng giám đốc giúp định hướng chung cho công tác này, trong khi thông tin từ Trưởng phòng tài chính và nhân viên phụ trách mang lại đánh giá thực tế về tình hình quản trị khoản phải thu tại công ty.
Để khuyến khích người được phỏng vấn đưa ra ý kiến thẳng thắn và khách quan, các câu hỏi sẽ bắt đầu từ những vấn đề thăm dò và nhận xét chung về tình hình quản trị khoản phải thu tại công ty Tiếp theo, sẽ có những câu hỏi nhằm làm rõ thực trạng và các tồn tại trong quản trị khoản phải thu Đồng thời, dựa trên hiểu biết cá nhân về công ty, người phỏng vấn sẽ được khuyến khích mạnh dạn đưa ra các gợi ý giải pháp để giải quyết khó khăn, đây chính là mục tiêu của việc thu thập dữ liệu sơ cấp.
2.2.2 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Một trong những nguồn thông tin quan trọng cho luận văn là dữ liệu nội bộ của doanh nghiệp, phản ánh thực trạng kinh doanh một cách định lượng Những số liệu này được tổng hợp từ phòng kế toán tài chính, cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả hoạt động của công ty.
Các dữ liệu này trước hết là các báo cáo tài chính của các năm gần đây, cụ thể là từ năm 2012, 2013, 2014.
- Các bảng cân đối kế toán từng năm.
- Các bảng kết quả hoạt động kinh doanh từng năm.
- Các bảng tổng hợp tình hình khoản phải thu khách hàng.
- Các số liệu, thông tin liên quan đến tình hình quản trị khoản phải thu khác.
Ngoài ra, dữ liệu bên ngoài cũng được sử dụng để bổ sung thông tin và làm rõ các vấn đề nghiên cứu Thông tin này được thu thập từ sách báo, phương tiện truyền thông, internet, cũng như các báo cáo và văn bản liên quan đến quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp và các nguồn tài liệu liên quan khác.
Phân tích và đánh giá thực trạng khoản phải thu tại công ty TNHH UpViet 27
2.3.1 Phân tích dữ liệu sơ cấp
Số phiếu điều tra phát ra và thu về:
Kết quả tổng hợp phiếu điều tra:
Các khoản phải thu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHHUpViet chủ yếu là phải thu của khách hàng
Qua các phiếu điều tra thu về, tình hình nợ phải thu của doanh nghiệp tăng cao, bởi một số nguyên nhân sau:
Kinh tế và tài chính Việt Nam vẫn chịu tác động từ sự bất ổn của nền kinh tế toàn cầu, trong khi khủng hoảng tài chính và nợ công ở châu Âu vẫn chưa được khắc phục Khách hàng gặp khó khăn về tài chính dẫn đến việc không thể thanh toán hợp đồng, đây là nguyên nhân chính gây ra tình trạng nợ phải thu.
Nhiều doanh nghiệp khi ký hợp đồng mua bán với khách hàng quen thuộc thường không lường trước được những thiệt hại có thể phát sinh, dẫn đến việc thiếu biện pháp phòng ngừa và khắc phục hiệu quả.
Sự biến động tỷ giá giữa VNĐ và USD đang gây khó khăn cho khách hàng trong việc thanh toán các hợp đồng, đặc biệt là đối với những công trình và hạng mục có vốn đầu tư nước ngoài.
Khách hàng thường gặp khó khăn trong việc chứng minh khả năng thanh toán và năng lực tài chính khi xin cấp tín dụng thương mại Nhiều trường hợp, khách hàng không cung cấp thông tin chính xác và sử dụng khoản nợ tín dụng của công ty để thanh toán cho các khoản khác, điều này gây ra nhiều rủi ro cho doanh nghiệp.
Khi phát sinh các khoản thu khó hồi, doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực, đặc biệt là trong lĩnh vực xây dựng, nơi nhu cầu vốn lớn và cần thu hồi nhanh 100% ý kiến được khảo sát đều cho rằng vốn bị chiếm dụng, đồng thời doanh nghiệp còn phải chịu thêm chi phí để theo dõi các khoản nợ này Điều này không chỉ làm giảm hiệu quả hoạt động mà còn ảnh hưởng đến sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Theo khảo sát, đa số người được hỏi đánh giá cao chính sách tín dụng của công ty, cho rằng nó tương đối tốt Công ty thực hiện chính sách tín dụng linh hoạt cho các khách hàng quen thuộc và dựa trên việc xác minh phẩm chất tín dụng của họ để thiết lập các tiêu chuẩn tín dụng hợp lý Qua việc đánh giá vị thế tín dụng từng khách hàng, công ty áp dụng chính sách tín dụng phù hợp Các hình thức bán chịu hàng với tỷ lệ chiết khấu mà công ty thường áp dụng bao gồm 2/10 net 30.
60, 3/10 net 45…Khách hàng được hưởng 2% (hay 3%) chiết khấu trong thời gian
10 ngày kể từ khi giao hàng, hoặc phải trả 100% số tiền trong thời hạn 30, 45 hay
Hình thức bán hàng 60 ngày đang trở nên phổ biến trong các doanh nghiệp, bên cạnh các phương thức thanh toán theo tháng, theo mùa vụ hoặc theo ngày ghi trên hợp đồng Mặc dù tỷ lệ chiết khấu và doanh số bán có thể tăng, doanh nghiệp thường nhận được ít hơn trên mỗi đồng doanh thu, nhưng lại giảm được chi phí thu tiền và nợ xấu Để tối ưu hóa chính sách tín dụng, các công ty đang xây dựng các điều kiện bán hàng hợp lý, bao gồm tỷ lệ chiết khấu và thời hạn thanh toán phù hợp với từng khách hàng.
Công ty thực hiện kiểm soát khoản phải thu bằng cách uỷ quyền cho các ngân hàng và tổ chức tín dụng như Ngân hàng MB, BIDV, VIBank để tiến hành các thủ tục đòi nợ Bán nợ cũng là một hình thức thu hồi nợ của công ty Tuy nhiên, quản lý khoản phải thu còn nhiều hạn chế, đặc biệt với các khoản khó đòi, điều này ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng và các doanh nghiệp khác tại Việt Nam, nơi có cơ chế tập trung, bao cấp Đối với các khoản phải thu khó đòi, chính sách thu hồi nợ của công ty chưa hiệu quả do những bất cập trong quản lý và trình độ nhân sự.
Tập hợp ý kiến của các cán bộ tại công ty:
Kết quả tổng hợp cho thấy, các nhà quản trị công ty đang áp dụng một số biện pháp sau để quản trị khoản phải thu như:
Để đánh giá chính xác vị thế tín dụng của khách hàng, cần tìm hiểu thông tin từ nhiều kênh khác nhau, chẳng hạn như hệ thống ngân hàng và đại sứ quán Việt Nam tại các quốc gia Việc này giúp nắm rõ tình hình tài chính của khách hàng cũng như ngân hàng của người mua, từ đó đưa ra chính sách tín dụng hợp lý.
- Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát các khoản nợ Nếu có nợ khó đòi thì phải trích lập dự phòng.
- Nhờ các cơ quan pháp luật can thiệp đối với các khách hàng chây ì, không thanh toán tiền hàng.
Tăng cường trao đổi thông tin và đàm phán với nhà đầu tư nước ngoài là cần thiết, với tinh thần thẳng thắn và cởi mở Các bên cần chia sẻ những khó khăn mà mình gặp phải và hỗ trợ lẫn nhau trong hoạt động kinh doanh để đạt được hiệu quả cao nhất.
Kết quả tổng hợp một số vấn đề cấp thiết cần giải quyết liên quan đến quản trị khoản phải thu tại công ty bao gồm:
- Tăng cường giám sát, đôn đốc quá trình thanh toán của khách hàng đối với các hợp đồng đã triển khai trong năm tiếp theo
Toàn thể công ty, từ ban lãnh đạo đến các bộ phận liên quan, cần nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác thu hồi nợ Đây không chỉ là trách nhiệm của bộ phận kế toán mà là nhiệm vụ chung của toàn thể tập thể.
- Nghiên cứu và hợp tác chặt chẽ với các ngân hàng Việt nam để có được những chính sách tín dụng hợp lý cho khách hàng
2.3.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp
2.3.2.1 Tình hình khoản phải thu của công ty TNHH UpViet
Bảng 2.3 Các khoản phải thu của công ty UpViet trong 3 năm 2012, 2013, 2014 Đơn vị: VND
So sánh Năm 2013 so với
III Các khoản phải thu ngắn hạn
1 Phải thu của khách hàng
2 Trả trước cho người bán 58.300.000 2.6 1.710.545.027 33.5 10.432.347.52
3 Các khoản phải thu khác 0 0 900.000.000 17.7 900.000.000 7.5 - - 0 0
4 Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi - - - - - - -
Bảng phân tích cho thấy rằng các khoản phải thu của công ty đã tăng nhanh qua các năm, với khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng số.
- Khoản phải thu của công ty UpViet chủ yếu là khoản phải thu từ khách hàng và tăng mạnh qua các năm.
Từ năm 2012 đến năm 2014, khoản phải thu khách hàng của công ty có sự biến động đáng kể Năm 2012, khoản phải thu đạt 2.258.302.000 VND, chiếm 97.4% tổng các khoản phải thu Sang năm 2013, con số này tăng lên 2.493.042.183 VND, tăng 10.3% so với năm trước nhưng chỉ chiếm 48.8% tổng các khoản phải thu Đến năm 2014, khoản phải thu khách hàng giảm mạnh 74.5% so với năm 2013, chỉ còn 634.614.850 VND, chiếm 5.3% Sự giảm sút này cho thấy hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của công ty và nỗ lực trong việc thúc đẩy thanh toán từ phía khách hàng.
- Trả trước cho người bán là việc người mua cấp tín dụng cho người bán.
Khoản trả trước cho người bán chiếm tỷ trọng lớn trong tổng các khoản phải thu của công ty Từ năm 2012 đến 2013, khoản phải thu này đã tăng đột ngột từ 58.300.000 VND lên 1.710.545.027 VND, tương đương mức tăng 2834% Đến năm 2014, khoản phải thu trả trước cho người bán đạt mức cao nhất là 10.432.347.526 VND, chiếm 87.2% tổng các khoản phải thu.
Trong các khoản phải thu, các khoản phải thu khác chiếm tỷ trọng nhỏ, với 0% vào năm 2012 Tuy nhiên, đến năm 2013, tỷ trọng này tăng lên 17.7% với số tiền 900.000.000 và duy trì mức này trong năm 2014 Điều này phản ánh tình trạng quản lý tài chính chưa rõ ràng của Công ty.
CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH UPVIET
Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu
Nhờ vào những nỗ lực không ngừng của công ty trong những năm qua, hoạt động sản xuất kinh doanh đã phát triển mạnh mẽ, mở rộng cả về lĩnh vực và số lượng khách hàng, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm và đảm bảo tiến độ Công ty không chỉ duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ mà còn tích cực mở rộng thị trường và thiết lập quan hệ mới Điều này giúp công ty khẳng định vị thế vững chắc tại tỉnh và các tỉnh khác trên toàn quốc Thành công này là kết quả của sự điều hành hợp lý của ban giám đốc cùng với sự cố gắng của toàn thể nhân viên trong công ty.
3.1.1 Những kết quả đã đạt được
Khi hoạt động kinh doanh mở rộng và số lượng đơn hàng gia tăng, việc phân tích vị thế tín dụng của khách hàng trở nên cần thiết Điều này giúp xây dựng chính sách tín dụng hợp lý cho từng khách hàng Để đáp ứng nhu cầu này, công ty đã phát triển hệ thống xử lý thông tin hiện đại, hỗ trợ thẩm định và xác minh khách hàng hiệu quả, đồng thời tiết kiệm chi phí.
Công ty đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng để áp dụng các điều kiện thanh toán phù hợp, như trả tiền ngay với chiết khấu hoặc trả sau 30, 60, 90 ngày Việc đánh giá chính xác khả năng thanh toán giúp công ty thiết lập chính sách tín dụng hợp lý, từ đó thu hồi tiền hàng đúng hạn và khuyến khích khách hàng thanh toán sớm.
Công ty theo dõi và đánh giá các khoản phải thu dựa trên dữ liệu từ sổ theo dõi chi tiết do bộ phận kế toán cung cấp, báo cáo thường xuyên lên ban giám đốc Để nâng cao hiệu quả thu hồi nợ và giảm thiểu rủi ro, công ty phân loại các khoản nợ thành từng nhóm, giúp nắm rõ tình hình Công ty cũng thường xuyên rà soát các khoản nợ và nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng hạn Khi phát hiện dấu hiệu khó thu hồi, công ty nhanh chóng áp dụng biện pháp thu hồi nợ và đã trích lập quỹ dự phòng cho các khoản nợ khó đòi.
Trong bối cảnh đất nước ngày càng phát triển và hội nhập, các ngân hàng đã được hiện đại hoá để phù hợp với xu thế thương mại quốc tế Công ty đã thiết lập mối quan hệ chặt chẽ với các ngân hàng trong nước và quốc tế, nhằm tận dụng sự hỗ trợ về nghiệp vụ và thu hồi nợ hiệu quả Đồng thời, công ty cũng kết hợp sử dụng các công cụ tài chính ngân hàng để phòng ngừa rủi ro liên quan đến các khoản nợ khó đòi.
Trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán đang ngày càng được cải thiện, cho phép họ nhanh chóng cập nhật thông tin và xử lý kịp thời các khoản nợ có vấn đề.
3.1.2 Một số hạn chế còn tồn tại
Mặc dù công ty đã đạt được nhiều thành công, nhưng vẫn tồn tại một số hạn chế trong quản trị khoản phải thu Những hạn chế này không quá nghiêm trọng nhưng vẫn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và quá trình thu hồi vốn của doanh nghiệp.
Trong công tác quản trị khoản phải thu, công ty đã áp dụng các kỹ thuật phân tích và phân loại nợ để đôn đốc thu hồi nợ Tuy nhiên, công ty vẫn còn thụ động trong việc xử lý các khoản nợ khó đòi, chỉ đối phó khi vấn đề phát sinh Điều này dẫn đến khó khăn và rủi ro cao trong công tác thu hồi nợ Do đó, doanh nghiệp cần triển khai các biện pháp phòng ngừa rủi ro để quản trị nợ khó đòi một cách chủ động hơn.
Công ty hiện chưa áp dụng các biện pháp hiệu quả trong việc thu hồi nợ khó đòi, chỉ dựa vào việc gửi thư, gọi điện nhắc nhở hoặc nhờ đến sự can thiệp của cơ quan pháp luật đối với những khách hàng chây ì Điều này đã dẫn đến nhiều khó khăn trong công tác thu hồi nợ, làm gia tăng tình trạng nợ quá hạn kéo dài trên 3 năm.
Hiện nay, phòng kế toán thu thập và đánh giá thông tin để tính toán vị thế tín dụng của khách hàng dựa trên các yếu tố như năng lực trả nợ, vốn, thế chấp và điều kiện kinh tế Những thông tin này chủ yếu được lấy từ các giao dịch trong quá khứ của khách hàng với công ty Tuy nhiên, đối với khách hàng mới chưa có giao dịch, việc thu thập thông tin gặp nhiều khó khăn, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyết định hợp tác với họ.
3.1.3 Nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý khoản phải thu của công ty TNHH UpViet:
3.1.3.1 Những nguyên nhân chủ quan
Trong việc áp dụng chính sách tín dụng, công ty thường ưu ái khách hàng quen thuộc với các chính sách tín dụng nới lỏng Tuy nhiên, điều này có thể dẫn đến rủi ro lớn khi khách hàng lợi dụng và không trả nợ đúng hạn, thậm chí gia hạn nợ hoặc chây ì thanh toán, gây ra các khoản nợ khó đòi quá hạn trên 3 năm Đối với khách hàng mới, việc đánh giá sai vị thế tín dụng do thông tin không chính xác có thể dẫn đến tình huống không thanh toán đúng hạn theo hợp đồng, ảnh hưởng tiêu cực đến tài chính của doanh nghiệp.
Sự buông lỏng trong quản lý, đặc biệt là quản lý tài chính tại công ty, thể hiện rõ qua sự yếu kém của bộ máy kế toán Nhân viên kế toán chưa chú trọng vào việc phát hiện và phân tích các rủi ro tiềm ẩn, đồng thời thiếu chuyên gia tài chính để theo dõi và đánh giá sự biến động của tỷ giá hối đoái Hầu hết các nhân viên chỉ có kiến thức cơ bản về quản trị khoản phải thu và thường xử lý tình huống dựa vào kinh nghiệm cá nhân mà không được đào tạo bài bản.
Tình hình kinh tế toàn cầu và nội địa đang trải qua những biến động lớn về tỷ giá, lãi suất và giá cả hàng hóa, tạo ra nhiều rủi ro tiềm ẩn cho doanh nghiệp Để bảo vệ mình trước những thách thức này, công ty cần áp dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro trên thị trường tài chính.
Một trong những nguyên nhân khách quan chính là khách hàng chưa thể chứng minh khả năng thanh toán và năng lực tài chính cần thiết để được cấp tín dụng thương mại.
Nhiều khách hàng không trung thực trong việc cung cấp thông tin, dẫn đến việc tạo ra các bản cân đối kế toán và báo cáo tài chính giả mạo Họ còn sử dụng khoản nợ tín dụng của công ty để thanh toán cho các khoản chi tiêu khác, điều này tạo ra nhiều rủi ro trong quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp.
Các giải pháp và kiến nghị các vấn đề phát hiện
3.2.1 Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị khoản phải thu tại Công ty a Hoàn thiện chính sách tín dụng
Về tiêu chuẩn tín dụng
Hiện nay, công ty áp dụng các tiêu chuẩn tín dụng hiệu quả, dựa trên thông tin thu thập lâu dài và kiểm chứng từ quá trình hợp tác với khách hàng Điều này đảm bảo tính xác thực và khách quan trong khả năng của công ty Tuy nhiên, đối với khách hàng mới, công ty cần cẩn trọng trong việc thu thập thông tin từ nhiều kênh khác nhau, không chỉ dựa vào lời giới thiệu từ khách hàng quen biết.
Về chính sách tín dụng
Công ty cam kết tuân thủ các chính sách hiện hành và điều chỉnh linh hoạt các điều kiện tín dụng phù hợp với môi trường kinh doanh, nhằm thu hút khách hàng và tăng tốc độ thu hồi khoản phải thu Đặc biệt, công ty chú trọng đến các điều khoản trong hợp đồng như tín dụng, chiết khấu và phương thức thanh toán, đảm bảo sự hấp dẫn cho khách hàng nhưng vẫn giữ sự chặt chẽ để giảm thiểu rủi ro không mong muốn.
Công ty có thể chủ động sử dụng dịch vụ theo dõi nợ từ các công ty tư vấn độc lập và dịch vụ thu hồi nợ của các tổ chức tín dụng để quản lý hiệu quả tình hình nợ.
Công ty nên áp dụng chiết khấu cho tất cả các lần thanh toán theo lộ trình, với mức giảm giá dựa trên số tiền thanh toán từng lần nhằm khuyến khích khách hàng Đồng thời, công ty sẽ tập trung vào việc thu nợ sau khi tất cả các chuyến hàng đã được giao.
Tránh việc đốc thúc khách hàng quá mức để không làm ảnh hưởng đến mối quan hệ Khi các khoản nợ chưa được thanh toán, chúng sẽ được cộng dồn vào cuối hợp đồng Lúc này, cán bộ chuyên trách sẽ thông báo tình hình thanh toán nợ và chính sách chiết khấu của công ty để khách hàng có thể đưa ra quyết định thanh toán hợp lý Phương pháp này giúp công ty tối ưu hóa hiệu quả kinh doanh đồng thời duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng.
Về thời hạn tín dụng
Hiện nay, nhiều công ty áp dụng thời hạn tín dụng 30 ngày kể từ ngày giao hàng Tuy nhiên, thời hạn này đã trở nên không hợp lý, và việc tăng thời gian thanh toán lên 60 ngày sẽ giúp khách hàng có đủ thời gian để hoàn tất thủ tục thanh toán.
Để đảm bảo tính công bằng và giảm biến động nợ công ty, mức đặt trước bắt buộc cho tất cả khách hàng là 10%, giúp giảm gánh nặng khoản phải thu trong tương lai Cần nâng cao hiệu quả quản trị khoản phải thu bằng cách phân công rõ ràng và bố trí nhân sự cho việc đôn đốc, theo dõi thu hồi nợ, đồng thời tiến hành đào tạo chuyên môn cho nhân viên hiện có và bổ sung nhân sự mới khi cần Mối liên hệ chặt chẽ giữa phòng kinh doanh và phòng kế toán là rất quan trọng để đưa ra quyết định chính xác Công tác kiểm soát khoản phải thu cần được thực hiện thường xuyên và kịp thời, đối chiếu với khả năng tài chính của công ty để chủ động xử lý vấn đề phát sinh, nhanh chóng khắc phục sai sót trong quản trị và giảm tồn đọng vốn từ khách hàng Cuối cùng, quản trị rủi ro và xử lý nợ khó đòi cũng là yếu tố cần thiết để bảo vệ lợi ích công ty.
Cần nâng cao quy trình thu hồi nợ bằng cách đôn đốc hiệu quả và kết hợp kinh nghiệm từ các chuyên gia với mối quan hệ hợp tác chặt chẽ, cùng có lợi với ngân hàng và tổ chức tín dụng.
Công ty có thể áp dụng nhiều biện pháp để xử lý các khoản nợ khó đòi, bao gồm việc cơ cấu lại thời hạn nợ, xóa một phần nợ cho khách hàng, hoặc bán nợ cho các tổ chức khác.
Công ty nên nỗ lực giảm thiểu chi phí không cần thiết và xem xét áp dụng các biện pháp phòng ngừa rủi ro hối đoái như hoán đổi lãi suất, quyền chọn tỷ giá và bảo hiểm tín dụng, nhằm đảm bảo mức phí hợp lý.
Cần chú trọng vào việc thực thi chính sách tín dụng, đảm bảo đúng đối tượng và quy trình nghiệp vụ để tránh sai sót Việc thực hiện hiệu quả công tác này sẽ giúp giảm thiểu rủi ro tín dụng cho doanh nghiệp trong tương lai.
Nâng cao chất lượng thẩm định thông tin khách hàng và theo dõi thường xuyên tình hình tài chính của đối tác là rất quan trọng Khi phát hiện dấu hiệu bất thường, cần có biện pháp xử lý kịp thời để đảm bảo an toàn tài chính Ngoài ra, việc áp dụng hình thức chiết khấu thanh toán cũng là một chiến lược hiệu quả để cải thiện dòng tiền và khuyến khích đối tác thanh toán sớm.
Công ty có thể áp dụng chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán cho các hợp đồng lớn nhằm rút ngắn thời gian thu hồi tiền và giảm thiểu đầu tư vào khoản phải thu cũng như chi phí liên quan.
Ví dụ về điều khoản thanh toán 2/10 net 60 cho thấy khách hàng có thể nhận chiết khấu 2% nếu thanh toán trong 10 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn, trong khi thời hạn thanh toán cuối cùng là 60 ngày Điều này giúp khuyến khích khách hàng thanh toán sớm và cải thiện dòng tiền cho doanh nghiệp.
Công ty cần phân loại các đối tượng nợ và thành lập một bộ phận chuyên trách để thu hồi nợ, đồng thời theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ Đối với các khoản nợ cũ, cần thực hiện thu hồi và giải quyết dứt điểm.
