5. Kết cấu khóa luận
2.3 Phân tích và đánh giá thực trạng khoản phải thu tại công ty TNHH UpViet
2.3.2 Phân tích dữ liệu thứ cấp
2.3.2.1 Tình hình khoản phải thu của cơng ty TNHH UpViet
Bảng 2.3 Các khoản phải thu của công ty UpViet trong 3 năm 2012, 2013, 2014
Đơn vị: VND
STT Chỉ tiêu
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
So sánh Năm 2013 so với 2012 Năm 2014 so với 2013 Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) III Các khoản phải thu
ngắn hạn 2.316.602.00 0 100 5.103.587.210 100 11.957.962.37 6 100 2.786.985.21 0 120 6.854.375.166 134
1 Phải thu của khách hàng 2.258.302.00 0 97.4 2.493.042.183 48.8 634.614.850 5.3 234.740.183 10.3 - 1.858.427.333 74.5 2 Trả trước cho người bán 58.300.000 2.6 1.710.545.027 33.5 10.432.347.52 6 87.2 1.652.245.02 7 2834.0 8.721.802.499 509.9
3 Các khoản phải thu
khác 0 0 900.000.000 17.7 900.000.000 7.5 - - 0 0 4 Dự phịng phải thu
ngắn hạn khó địi - - - - - - -
Bảng phân tích trên cho ta thấy các khoản phải thu của công ty tăng nhanh qua các năm và chiếm tỷ trọng lớn nhất là khoản phải thu khách hàng.
- Khoản phải thu của công ty UpViet chủ yếu là khoản phải thu từ khách hàng và tăng mạnh qua các năm.
- Năm 2012, khoản phải thu khách hàng đạt 2.258.302.000, chiếm 97.4 % tổng các khoản phải thu năm 2012. Đến năm 2013, khoản phải thu khách hàng tăng lên 2.493.042.183, tăng 10.3% so với năm 2102 và nhưng vẫn chiếm 48.8% tổng các khoản phải thu của năm 2013. Năm 2014, khoản phải thu của khách hàng giảm 74.5% so với năm 2013, chỉ còn 634.614.850 VND (chiếm 5.3%). Như ta thấy tỷ trọng khoản phải thu khách hàng từ năm 2013 đến 2014 có xu hướng giảm mạnh, cho thấy hiệu quả của hoạt động kinh doanh của công ty cùng với công tác đẩy mạnh thanh toán của khách hàng trong việc thực hiện hợp đồng.
- Trả trước cho người bán là việc người mua cấp tín dụng cho người bán. Khoản trả trước cho người bán là khoản chiếm tỷ trọng không hề nhỏ trong tổng các khoản phải thu của công ty. Khoản phải thu trả trước cho người bá tăng đột ngột qua các năm, lên đến 1.710.545.027VND năm 2013 từ 58.300.000VND năm 2012 (tăng 2834%), đạt mức cao nhất 10.432.347.526VND năm 2014 (87.2%)
- Trong các khoản phải thu thì các khoản phải thu khác chiếm tỷ trong tương đối nhỏ, năm 2012 là 0%, sang năm 2013 tăng 900.000.000chiếm tỷ trọng 17.7% và giữ nguyên mức đó ở năm 2014 . Điều này cho thấy tình trạng chưa rõ ràng, thiếu sự quản lý của nhà quản trị đối với tình hình tài chính của Cơng ty.
Từ những phân tích ở trên cho thấy cơng tác quản trị khoản phải thu của cơng ty vẫn cịn nhiều điều bất cập, cần phải nghiên cứu tìm ra hướng giải quyết. Cơng ty cần có những biện pháp thích hợp để nhanh chóng thu hồi các khoản nợ, đặc biệt là từ khách hàng và điều chỉnh các khoản phải thu với tỷ lệ phù hợp, tránh đọng vốn lớn tại những khoản phải thu khó địi.
Bảng 2.4 Tính chi tiêu vịng quay khoản phải thu trong 3 năm 2012, 2013, 2014
Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Doanh thu thuần VND 5.689.600.904 15.236.518.856 13.351.460.976
Khoản phải thu bình quân VND 1.908.301.000 3.620.094.605 8.530.771.793
Vòng quay khoản phải thu Vòng 3 4,2 1,6
Kỳ thu tiền bình quân Ngày 120 86 228
(Nguồn: Tự tổng hợp)
Xem xét trong 3 năm 2012, 2013, 2014 ta thấy có sự biến động khác nhau về vịng quay khoản phải thu và kỳ thu tiền bình quân. Từ năm 2012 qua năm 2013 phản ánh công tác thu hồi nợ có hiệu quả hơn. Tuy nhiên đến năm 2014, cơng tác thu hồi nợ gặp nhiều khó khăn, cơng ty bị ứ đọng vốn nhiều. Tuy nhiên, nếu chỉ xem xét đến các chỉ tiêu này thì chưa phản ánh hết thực trạng quản trị khoản phải thu tại doanh nghiệp.
Bảng 2.5 Phân loại khoản phải thu của khách hàng theo nhóm khách hang trong 3 năm 2012, 2013, 2014
Đơn vị: VNĐ
Chỉ tiêu
Năm 2012 Năm 2013 N ăm 2014
So sánh Năm 2013 so với 2012 Năm 2014 so với 2013 Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Nhóm A 1.737.451.500 75 4.082.869.768 80 7.653.095.920 64 2.345.418.268 135,00 3.570.226.152 87,44 Nhóm B 393.822.340 17 765.538.082 15 2.391.592.475 20 371.715.742 94,39 1.626.054.393 212,41 Nhóm C 132.046.314 5.7 178.625.552 3.5 896.847.178 7.5 46.579.238 35,27 718.221.626 402,08 Nhóm N 53.281.846 2.3 76.553.808 1.5 1.016.426.801 8.5 23.271.962 43,68 939.872.993 1227,73 Các KPT 2.316.602.000 100 5.103.587.210 100 11.957.962.376 100 2.786.985.210 120,30 6.854.375.166 134,31 (Nguồn: Phong k ế to án)
Tỷ trọng khoản phải thu nhóm khách hàng A và B trong tổng số khoản phải thu luôn chiếm tỷ trọng cao. Tổng nhóm khách hàng A và B chiếm 92% và 95% số khoản phải thu năm 2012 và năm 2013. Tuy nhiên tỷ trọng nhóm khách hàng A và B trong tổng khoản phải thu năm 2014 lại giảm, ngược lại nhóm N tăng 7% so với năm 2013. Chứng tỏ cơng ty đang thận trọng có sự chuyển dịch phân bổ những nới lỏng chính sách tín dụng sang các nhóm khách hàng khác.
Nhóm N tăng mạnh nhất, tăng 1227,73% tại năm 2014 so với năm 2013 là bời công ty đã mở rộng điều kiện tín dụng đối với nhóm này để thu hút thêm khách hàng mới, tạo hấp dẫn, vì theo đánh giá đây có thể là nhóm khách hàng lớn có chất lượng trong tương lai.
Như vậy chiếm phần lớn các khoản nợ phải thu của khách hàng tại cơng ty là nhóm khách hàng A và B ( nhóm có độ tin cậy cao, ít rủi ro tài chính). Số cịn lại là nhóm các khách hàng khác, trong đó đáng kể đến là sự gia tăng nhanh chóng của nhóm khách hàng N, đây là nhóm khách hàng tiềm năng mới của cơng ty, có khả năng trở thành nhóm A và B.
2.3.2.2 Tình hình quản trị khoản phải thu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH UpViet.
a. Về chính sách tín dụng cho khách hàng:
Tiêu chuẩn tín dụng
- Đối với các khách hàng lớn, truyền thơng và có mối quan hệ làm ăn lâu năm, cơng ty xếp họ là nhóm A. Do đã có sự tin tưởng hiểu biết lẫn nhau, các hãng đều có vị thế tài chính vững chắc, có uy tín.
- Đối với các doanh nghiệp có tiềm lực tài chính và quy mơ hoạt động nhỏ hơn, thanh tốn có thể khơng đúng hạn nhưng chưa phát sinh nợ khó địi .Cơng ty xếp nhóm B. Các đơn vị này khả năng tài chính khá vững chắc, nhưng thường đơn hàng không thường xun được quanh năm, thường thanh tốn khơng đúng hạn, thậm chí để quá hạn 3 tháng sau khi ký hợp đồng.
- Đối với khách hàng có uy tín thấp, tài chính khơng chắc chắn (nhóm C). Nhưng khi cần tạo việc làm cho công nhân công ty vẫn ký hợp đồng với họ. Tuy nhiên đi kèm với nó là các rằng buộc chắc chắn về tài chính và thanh tốn.
- Đối với đối tác nước ngồi tiềm năng mới cơng ty xếp họ nhóm N (New), áp dụng các điều khoản tín dụng ở mức vừa phải và mang tính thăm dị.
Mức chiết khấu
Từ việc đánh giá vị thế tín dụng của khách hàng mà TCT áp dụng một chính sách tín dụng hợp lý cho từng khách hàng về tỷ lệ chiết khấu. Các hình thức bán chịu hàng có tỷ lệ chiết khấu mà công ty thường áp dụng như 2/10 net 30, 2/10 net 60, 3/10 net 45…Khách hàng được hưởng 2% (hay 3%) chiết khấu trong thời gian 10 ngày kể từ khi giao hàng, hoặc phải trả 100% số tiền trong thời hạn 30, 45 hay 60 ngày…Đây là hình thức bán hàng phổ biến được doanh nghiệp áp dụng cho các khách hàng của mình. Ngồi ra doanh nghiệp cũng áp dụng hình thức thanh tốn theo tháng, theo mùa vụ hoặc theo ngày ghi trên hợp đồng. Cơng ty đang dần hồn thiện chính sách tín dụng bằng cách xây dựng hợp lý các điều kiện kí kết họp đồng như tỷ lệ chiết khấu và thời hạn thanh toán đối với từng khách hàng, nhà đầu tư.
Chính sách thu nợ
Chính sách thu được, thì chính sách thu nợ của cơng ty được tiến hành phụ thuộc theo lộ trình hàng xuất của đơn hàng. Phịng kế hoạch phối hợp với phịng kế tốn và thơng báo cho phịng kế tốn về lịch kế hoạch hàng đi, cùng thông tin chi tiết liên quan. Phịng kế tốn căn cứ vào đó và tiến hành thơng báo thanh tốn một phần giá trị hợp đồng (thường nhỏ hơn hoặc bằng giá trị lô hàng xuất). Đến khách hàng để cơng ty có vốn tái sản xuất. Tuy nhiên thường chỉ được thanh tốn với mức ít hơn mong muốn của phịng kế tốn. Khi các đơn hàng đi hết, kết thúc đơn hàng, công ty cho khách hàng thời hạn 30 ngày để thanh toán hết tồn bộ hợp đồng. Thơng thường các khách hàng thường thanh toán nhiều lần với giá trị nhỏ trong quá trình sản xuất, cịn dồn lại hết hạn tín dụng mới thanh tốn hết. Thực ra quy định thanh tốn nhiều lần theo lộ trình này khơng phải là điều khoản chính mang tính bắt buộc, mà chỉ dựa trên sự thông cảm lẫn nhau. Cho nên chưa phát huy hiệu quả của nó.
Tỷ lệ đặt trước
Đối với khách hàng thuộc nhóm A, thường cơng ty khơng u cầu khách hàng đặt cọc trước theo tỷ lệ % giá trị hợp đồng ký mới.
Đối với khách hàng thuộc nhóm B, thường cơng ty u cầu khách hàng đặt cọc trước 5% giá trị toàn bộ hợp đồng mới.
Đối với khách hàng thuộc nhóm C và nhóm N (New), thì cơng ty u cầu khách hàng đặt trước 10% giá trị toàn bộ hợp đồng mới.
c. Về tổ chức lãnh đạo quản trị khoản phải thu:
Mơ hình quản trị khoản phải thu
Công ty thực hiện việc theo dõi, đánh giá các khoản phải thu dựa trên các số liệu của sổ theo dõi chi tiết các khoản phải thu do bộ phận kế tốn của cơng ty mở ra, và được báo cáo thường xuyên lên ban lãnh đạo. Theo định kỳ 1 năm, công ty tiến hành phân loại tổng nợ phải thu và chi tiết theo từng khách nợ, để từ đó có những biện pháp thu hồi nợ hiệu quả. Tổng nợ phải thu của doanh nghiệp được phân ra thành 5 nhóm chính: Nhóm nợ trong hạn đang trong thời gian thu hồi, nhóm nợ dưới 1 năm, nhóm nợ từ 1 đến 2 năm, nhóm nợ từ 2 đến 3 năm và nhóm nợ trên 3 năm. Từ đây, các nhà quản trị có thể nắm rõ được thực trạng và tính hiệu quả của công tác quản trị khoản phải thu, để đưa ra các chính sách thu hồi nợ hiệu quả hơn, giảm thiểu được một phẩn rủi ro đối vơi các khoản phải thu của công ty.
Công ty đã áp dụng các biện pháp thu hồi những khoản nợ đến hạn như gửi thư, gọi điện nhắc nhở khách hàng thời hạn thanh tốn. Đơi khi biện pháp này tỏ ra không hiệu quả bằng việc địi nợ trực tiếp. Bên cạnh đó doanh nghiệp cịn uỷ thác cho người đại diện là các ngân hàng hoặc các tổ chức tín dụng khác tiến hành các thủ tục pháp lý thu hồi nợ.
Phòng ngừa rủi ro và xử lý đối với khoản phải thu khó địi
Khi cơng ty nới lỏng chính sách tín dụng một phần làm mở rộng thị trường sản xuất kinh doanh, tăng doanh thu,…nhưng một phần cũng chứa đựng nhiều rủi ro tiềm ẩn như rủi ro không thu hồi được nợ, rủi ro do tác động của tỷ giá, lãi suất,… Để phịng ngừa thực tế phát sinh khoản phải thu khó địi, ngồi việc phải tìm hiểu kỹ khách hàng, năng lực tài chính của khách hàng , doanh nghiệp cịn kiểm sốt khoản phải thu bằng cách uỷ quyền cho các ngân hàng như: Ngân hàng TMCP MB, BIDV, VIBank,…và các tổ chức tín dụng khác tiến hành các thủ tục pháp lý địi nợ.
Bên cạnh việc đơn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn, đối với những khách hàng chây ì thì cơng ty đã nhờ đến cơ quan pháp luật xử lý. Song song đó, căn cứ vào kết quả phân loại nợ phải thu của công ty đã lập các khoản dự phịng đối với các khoản phải thu khó địi. Quỹ dự phịng thường chiếm tỷ lệ từ 10 – 15% tổng doanh thu bán chịu. Điều này giúp cho cơng ty có thể chủ động đối phó khi rủi ro xảy ra.
Đánh giá công tác quản trị khoản phải thu của các nhà quản trị công ty
Trong thời gian qua, kinh tế đã dần đi vào ổn định nhưng vẫn còn ảnh hưởng dư âm của cơn bão tiền tệ, cuộc khủng hoảng tài chính tồn cầu, tỷ giá hối đối trên thị trường thế giới và khu vực biến động mạnh làm ảnh hưởng đến tình hình tài chính của cơng ty nhưng công ty đã sử dụng khá tốt các biện pháp phịng ngừa nhằm giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra và tiếp tục phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Điều này chứng minh rằng cơng tác quản trị khoản phải thu của doanh nghiệp đã đạt được những hiệu quả rõ rệt. Đối với khách hàng, công ty đã có những chính sách tín dụng hợp lý đối với từng khách hàng nhằm nâng cao mối quan hệ mật thiết đối với khách hàng để ngày càng phát triển, mở rộng thị trường và cũng giảm thiểu được những rủi ro tín dụng có thể xảy ra. Qua sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ với khách hàng tương ứng thì cơng ty có thể nắm rõ được tình trạng các khoản nợ đó, để từ đó có thể đưa ra các chính sách thu hồi hợp lý. Đối với những khoản nợ khó địi, bên cạnh cơng tác đơn đốc khách hàng thanh toán nợ, thường xuyên gọi điện nhắc nhở khách hàng thanh tốn đúng hạn, cơng ty còn sử dụng một số biện pháp đã mang lại hiệu quả cao như thông qua hệ thống ngân hàng và các tổ chức tin dụng để địi nợ, bán nợ, trích lập quỹ dự phịng cho các khoản phải thu khó địi,…
Tuy nhiên cơng tác quản trị khoản phải thu của công ty vẫn cịn có nhiều điều bất cập. Do biến động tỷ giá mà khách hàng thường hay đưa ra những yêu sách để huỷ hợp đồng, điều này ảnh hưởng lớn đến khoản phải thu của cơng ty. Cịn có những trường hợp do rủi ro do ảnh hưởng của khí hậu đến máy móc, thiết bị xây dưng, tiến độ hồn thành cơng trình...
Từ đây, ta có thể thấy được cơng tác quản trị khoản phải thu của cơng ty vẫn cịn tồn tại một số điểm yếu kém, quản lý còn lỏng lẻo và chưa thực sự hợp lý, đặc biệt là đối với những khoản phải thu khó địi. Trong khi đó, tình hình thị trường ln ln biến động, xu hướng khó dự đốn. Do đó, cơng ty cần phải có những điều chỉnh trong hoạt động quản trị khoản phải thu nhằm đạt được hiệu quả cao hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho tiến hành việc kinh doanh.
CHƯƠNG III. CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT ĐỐI VỚI QUẢN TRỊ KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH UPVIET