Luận Văn :Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Trang 1KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 1 / 297
MỤC LỤC
Danh mục các hình 4
Mở đầu 11
Đặt vấn đề 11
Mục đích yêu cầu của đề tài 13
Bố cục của luận văn 14
Chương 1: Bài toán quản lý dự án trong doanh nghiệp 15
1.1 Tổng quan về quản lý dự án trong doanh nghiệp 15
1.1.1 Khái niệm dự án 15
1.1.2 Quản lý dự án 15
1.2 Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp 17
1.2.1 Sơ đồ tổ chức 17
1.2.2 Quy trình quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp 19
1.2.2.1 Lập kế hoạch thực hiện dự án 23
1.2.2.1.1 Phân chia công việc 23
1.2.2.1.2 Lập kế hoạch tài nguyên, nguyên vật liệu cho từng công việc 25
1.2.2.1.3 Dự toán ngân sách 26
1.2.2.1.4 Lập kế hoạch thanh toán 27
1.2.2.2 Quản lý quá trình thực hiện dự án 29
Chương 2: Phân tích và thiết kế 31
2.1 Phân tích yêu cầu 31
2.1.1 Sơ đồ usecase Đăng nhập hệ thống 32
2.1.2 Sơ đồ usecase Quản lý hồ sơ dự án 34
2.1.2.1 Sơ đồ usecase Quản lý dự án chính 35
2.1.2.2 Sơ đồ usecase Quản lý dự án 37
2.1.2.3 Sơ đồ usecase Quản lý hạng mục 42
2.1.2.4 Sơ đồ usecase Quản lý công việc 45
Trang 2KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 2 / 297
2.1.2.5 Sơ đồ usecase Quản lý dự toán 49
2.1.2.6 Sơ đồ usecase Quản lý kế hoạch thanh toán 52
2.1.2.7 Sơ đồ usecase Định giá công việc của dự án 54
2.1.2.8 Sơ đồ usecase Thiết lập tham số dự án 55
2.1.2.9 Sơ đồ usecase Tra cứu 55
2.1.2.10 Sơ đồ usecase Xem nhật ký hoá đơn 55
2.1.3 Sơ đồ usecase Quản lý thực hiện dự án 56
2.1.4 Sơ đồ usecase Báo cáo thống kê 62
2.1.5 Sơ đồ usecase Quản lý danh mục dự án 64
2.1.6 Sơ đồ usecase Quản lý thông tin 71
2.1.7 Sơ đồ usecase Quản lý hệ thống 74
2.2 Sơ đồ lớp 75
2.2.1 Xác định lớp và quan hệ 75
2.2.2 Mô tả lớp 81
2.2.3 Mô tả các ràng buộc toàn vẹn 113
2.3 Sơ đồ trình tự thực hiện 123
Chương 3: Cài đặt và thử nghiệm 179
3.1 Tổ chức dữ liệu 179
3.1.1 Mô tả các bảng 180
3.1.2 Mô tả thuộc tính các bảng 181
3.2 Tổ chức chương trình 210
3.2.1 Sơ đồ liên kết các màn hình 210
3.2.2 Mô tả các màn hình 219
3.2.3 Các hàm/ thủ tục chính 274
3.3 Kết quả thử nghiệm 284
Kết luận 293
Kết quả đạt được của luận văn 293
Hạn chế của luận văn 294
Trang 3KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 3 / 297
Hướng phát triển 295 Phụ lục 296 Tài liệu tham khảo 297
Trang 4KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 4 / 297
DANH MỤC CÁC HÌNH
Hình 1.1: Vị trí Ban quản lý dự án trong sơ đồ tổ chức doanh nghiệp (phạm vi dự án
nhỏ) 17
Hình 1.2: Vị trí Ban quản lý dự án trong sơ đồ tổ chức doanh nghiệp (phạm vi dự án lớn) 18
Hình 1.3: Mối quan hệ giữa Ban quản lý dự án và các bộ phận khác 18
Hình 1.4: Quy trình tổng quát quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp 20
Hình 1.5: Quy trình lập kế hoạch thực hiện dự án 22
Hình 1.6: Ví dụ về phân chia công việc 23
Hình 2.1: Sơ đồ use case tổng quát 31
Hình 2.2: Sơ đồ usecase Đăng nhập hệ thống 32
Hình 2.3: Sơ đồ usecase Quản lý hồ sơ dự án 34
Hình 2.4: Sơ đồ usecase quản lý dự án chính 35
Hình 2.5: Sơ đồ usecase Quản lý dự án 37
Hình 2.6: Sơ đồ usecase Quản lý hạng mục 42
Hình 2.7: Sơ đồ usecase Quản lý công việc 45
Hình 2.8 Sơ đồ usecase Quản lý dự toán ngân sách 49
Hình 2.9: Sơ đồ usecase Quản lý kế hoạch thanh toán 52
Hình 2.10: Sơ đồ usecase Quản lý thực hiện dự án 56
Hình 2.11: Sơ đồ usecase Báo cáo thống kê 62
Hình 2.12: Sơ đồ usecase Quản lý danh mục dự án 64
Hình 2.13: Sơ đồ usecase Quản lý thông tin 71
Hình 2.14: Sơ đồ usecase Quản lý hệ thống 74
Hình 2.15: Sơ đồ lớp tổng quát 78
Hình 2.16: Sơ đồ lớp quản lý hồ sơ dự án 79
Hình 2.17: Sơ đồ lớp quá trình thực hiện dự án 80
Hình 2.18: Sơ đồ tuần tự nhập dự án chính 123
Trang 5KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 5 / 297
Hình 2.19 : Sơ đồ Cộng tác nhập dự án chính 124
Hình 2.20: Sơ đồ tuần tự Xoá dự án chính 125
Hình 2.21: Sơ đồ Cộng tác xoá dự án chính 126
Hình 2.22: Sơ đồ tuần tự nhập dự án 127
Hình 2.23: Sơ đồ cộng tác nhập dự án 128
Hình 2.24: Sơ đồ tuần tự chuyển dự án sang giai đoạn thực hiện 129
Hình 2.25 :Sơ đồ Cộng tác chuyển dự án sang giai đoạn thực hiện 130
Hình 2.26 :Sơ đồ tuần tự xoá dự án 131
Hình 2.27: Sơ đồ Cộng tác xoá dự án 132
Hình 2.28 : Sơ đồ tuần tự đóng dự án 133
Hình 2.29: Sơ đồ Cộng tác đóng dự án 134
Hình 2.30: Sơ đồ tuần tự nhập hạng mục 135
Hình 2.31: Sơ đồ Cộng tác nhập hạng mục 136
Hình 2.32: Sơ đồ tuần tự xoá hạng mục 137
Hình 2.33: Sơ đồ Cộng tác xoá hạng mục 138
Hình 2.34: Sơ đồ tuần tự đóng hạng mục 139
Hình 2.35 : Sơ đồ Cộng tác đóng hạng mục 140
Hình 2.36: Sơ đồ tuần tự nhập công việc 141
Hình 2.37 : Sơ đồ Cộng tác nhập công việc 142
Hình 2.38: Sơ đồ tuần tự lập kế hoạch tài nguyên 143
Hình 2.39: Sơ đồ Cộng tác lập kế hoạch tài nguyên 144
Hình 2.40: Sơ đồ tuần tự lập đơn hàng nguyên vật liệu 145
Hình 2.41: Sơ đồ Cộng tác lập đơn hàng nguyên vật liệu 146
Hình 2.42: Sơ đồ tuần tự xoá công việc 147
Hình 2.43: Sơ đồ Cộng tác xoá công việc 148
Hình 2.44: Sơ đồ tuần tự đóng công việc 149
Hình 2.45: Sơ đồ Cộng tác đóng công việc 150
Hình 2.46: Sơ đồ tuần tự định giá dự án 151
Trang 6KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 6 / 297
Hình 2.47: Sơ đồ Cộng tác định giá dự án 152
Hình 2.48: Sơ đồ tuần tự dự toán cho dự án ( không chia theo năm) 153
Hình 2.49: Sơ đồ Cộng tác dự toán cho dự án ( không chia theo năm) 154
Hình 2.50: Sơ đồ tuần tự dự toán cho dự án (có chia theo năm và thời kỳ) 155
Hình 2.51: Sơ đồ Cộng tác dự toán cho dự án (có chia theo năm và thời kỳ) 156
Hình 2.52: Sơ đồ tuần tự lập kế hoạch thanh toán theo bút toán 157
Hình 2.53: Sơ đồ Cộng tác lập kế hoạch thanh toán theo bút toán 158
Hình 2.54: Sơ đồ tuần tự lập kế hoạch thanh toán theo giá cố định 159
Hình 2.55: Sơ đồ Cộng tác lập kế hoạch thanh toán theo giá cố định 160
Hình 2.56: Sơ đồ tuần tự lập KHTT theo định kỳ 161
Hình 2.57: Sơ đồ Cộng tác lập KHTT theo định kỳ 162
Hình 2.58: Sơ đồ tuần tự nhập bút toán chi phí (có dùng nhật ký bút toán) 163
Hình 2.59: Sơ đồ Cộng tác nhập bút toán chi phí (có dùng nhật ký bút toán) 164
Hình 2.60: Sơ đồ tuần tự nhập bút toán thời gian (có dùng nhật ký bút toán) 165
Hình 2.61: Sơ đồ cộng tác nhập bút toán thời gian (có dùng nhật ký bút toán) 166
Hình 2.62: Sơ đồ tuần tự phân phối nguyên vật liệu 167
Hình 2.63: Sơ đồ Cộng tác phân phối nguyên vật liệu 168
Hình 2.64: Sơ đồ tuần tự hiệu chỉnh nhật ký bút toán 169
Hình 2.65: Sơ đồ Cộng tác hiệu chỉnh nhật ký bút toán 170
Hình 2.66: Sơ đồ tuần tự Tạo hoá đơn đề xuất 171
Hình 2.67: Sơ đồ Cộng tác Tạo hoá đơn đề xuất 172
Hình 2.68: Sơ đồ tuần tự In hoá đơn 173
Hình 2.69: Sơ đồ Cộng tác In hoá đơn 174
Hình 2.70: Sơ đồ tuần tự Hiệu chỉnh hoá đơn đề xuất 175
Hình 2.71: Sơ đồ Cộng tác Hiệu chỉnh hoá đơn đề xuất 176
Hình 2.72: Sơ đồ tuần tự Đóng hoá đơn 177
Hình 2.73: Sơ đồ Cộng tác Đóng hoá đơn 178
Hình 3.1: Màn hình chính 219
Trang 7KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 7 / 297
Hình 3.2: Màn hình đăng nhập hệ thống 220
Hình 3.3: Màn hình nhập dự án chính 220
Hình 3.4: Màn hình nhập thông tin dự án 221
Hình 3.5: Màn hình chọn chức năng thực hiện sau khi nhập dự án 222
Hình 3.6: Màn hình nhập hạng mục 222
Hình 3.7: Màn hình nhập thông tin chi tiết cho hạng mục 223
Hình 3.8: Màn hình chọn chức năng sau khi nhập hạng mục 223
Hình 3.9: Màn hình nhập công việc 224
Hình 3.10: Màn hình nhập thông tin công việc chi phí 225
Hình 3.11: Màn hình nhập thông tin công việc thời gian 225
Hình 3.12: Màn hình danh sách các tài nguyên được lập kế hoạch làm việc 226
Hình 3.13: Màn hình lập kế hoạch làm việc cho từng tài nguyên 227
Hình 3.14: Màn hình nhập thông tin công việc nguyên vật liệu 228
Hình 3.15: Màn hình nhập nguyên vật liệu cần thiết cho công việc 229
Hình 3.16: Đơn đặt hàng 230
Hình 3.17: Màn hình chọn chức năng định tham số cho dự án 230
Hình 3.18: Màn hình nhập tham số dự án 231
Hình 3.19: Màn hình xem các dự toán đã lập cho dự án 231
Hình 3.20: Màn hình định mức dự toán 232
Hình 3.21: Màn hình dự toán theo năm 232
Hình 3.22: Màn hình dự toán theo thời kỳ 233
Hình 3.23: Màn hình dự toán không theo năm 233
Hình 3.24: Màn hình lập kế hoạch thanh toán theo bút toán 234
Hình 3.25: Màn hình lập kế hoạch thanh toán theo giá cố định 234
Hình 3.26: Màn hình lập kế hoạch thanh toán theo định kỳ 235
Hình 2.27: Màn hình nhập các sự kiện xuất hoá đơn 235
Hình 3.28: Màn hình xem các hoá đơn đã lập 236
Hình 3.29: Màn hình định giá cho dự án 236
Trang 8KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 8 / 297
Hình 3.30: Màn hình tra cứu thông tin dự án chính 237
Hình 3.31: Màn hình tra cứu thông tin dự án 238
Hình 3.32: Màn hình tra cứu thông tin hạng mục 239
Hình 3.33: Màn hình chọn chức năng tra cứu chi phí dự án 239
Hình 3.34: Màn hình tra cứu chi phí/doanh thu dự án 240
Hình 3.35: Màn hình tra cứu chi phí/doanh thu chi tiết 241
Hình 3.36: Màn hình tra cứu danh sách bút toán 242
Hình 3.37: Màn hình tra cứu dự toán 242
Hình 3.38: Màn hình chọn chức năng tra cứu tổng quát 243
Hình 3.39: Màn hình tra cứu dự án theo giai đoạn 243
Hình 3.40: Màn hình tra cứu dự án theo chi phí 244
Hình 3.41: Màn hình tra cứu dự án theo thời gian thực hiện 244
Hình 3.42: Màn hình kết thúc dự án 245
Hình 3.43: Màn hình chọn chức năng xoá dự án 245
Hình 3.44: Màn hình nhập bút toán thời gian 246
Hình 3.45 : Màn hình nhập bút toán chi phí 247
Hình 3.46: Màn hình phân phối nguyên vật liệu 248
Hình 3.47: Danh sách bút toán trong nhật ký bút toán 249
Hình 3.48: Màn hình hiệu chỉnh bút toán 249
Hình 3.49: Màn hình cập nhật kế toán tổng hợp 250
Hình 3.50: Màn hình tạo hoá đơn đề xuất 250
Hình 3.51: Hoá đơn 251
Hình 3.52: Màn hình hiệu chỉnh hoá đơn đề xuất 252
Hình 3.53: Màn hình công nợ khách hàng 253
Hình 3.54: Màn hình nhập danh mục công việc 254
Hình 3.55: Màn hình định giá công việc 254
Hình 3.56: Màn hình nhập dự án mẫu 255
Hình 3.57: Màn hình nhập hạng mục mẫu 255
Trang 9KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 9 / 297
Hình 3.58: Màn hình chọn danh mục cần nhập 256
Hình 3.59: Màn hình nhập thông tin cơ bản cho tài nguyên 256
Hình 3.60: Màn hình chọn chức năng sau khi nhập thông tin cơ bản cho tài nguyên.257 Hình 3.61: Màn hình nhập thời gian làm việc cho tài nguyên 257
Hình 3.62: Màn hình chọn chức năng tra cứu tài nguyên 258
Hình 3.63: Màn hình nhập thời gian biểu 258
Hình 3.64: Màn hình nhập thời gian nghỉ 259
Hình 3.65: Màn hình nhập thông tin khách hàng 259
Hình 3.66: Màn hình nhập thông tin nguyên vật liệu 260
Hình 3.67: Màn hình nhập danh mục hệ thống 260
Hình 3.68: Màn hình nhập tham số hệ thống 261
Hình 3.69: Báo cáo tiến độ thực hiện dự án 262
Hình 3.70: Báo cáo tiến độ thực hiện từng công việc 264
Hình 3.71: Báo cáo chi phí thực hiện toàn dự án 265
Hình 3.72: Báo cáo chi phí thực hiện từng hạng mục 266
Hình 3.73: Báo cáo chi phí thực hiện từng hạng mục 267
Hình 3.74: Báo cáo chi phí thực hiện từng hạng mục 268
Hình 3.75: Báo cáo chi phí thực hiện từng công việc 269
Hình 3.76: Báo cáo các tài nguyên tham gia dự án 270
Hình 3.77: Báo cáo các tài nguyên tham gia dự án 271
Hình 3.78: Báo cáo thời gian làm việc của tài nguyên tham gia dự án 272
Hình 3.79: Báo cáo các nguyên vật liệu dùng cho dự án 273
Hình 3.80: Xem thông tin dự án 284
Hình 3.81: Biểu đồ thời gian dự kiến thực hiện các hạng mục của dự án 285
Hình 3.82: Xem thông tin hạng mục 286
Hình 3.83: Tiến độ thực hiện dự án so với thời gian dự kiến ban đầu 287
Hình 3.84: Tiến độ từng công việc trong dự án 288
Hình 3.85: Thống kê chi phí thực hiện ở mức dự án chính 289
Trang 11Tuy nhiên việc quản lý dự án hiện nay chủ yếu là do con người quản lý Với những
dự án lớn, nhiều công việc, thực hiện trong một khoảng thời gian dài, số người tham gia nhiều thì việc quản lý trở nên phức tạp, khó quản lý tiến độ thực hiện cũng như nhân công Điều đó dẫn đến dự án bị chậm trễ, sử dụng nguồn nhân lực không có hiệu quả, chi phí vượt kế hoạch ban đầu…
Ngày nay, cùng với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin, công tác tin học hoá trong mọi lĩnh vực, ngành nghề đã giúp cho việc quản lý đạt hiệu quả cao Các phần mềm ra đời như: phầm mềm giáo dục nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, phần mềm quản lý doanh nghiệp nhằm tin học hoá quá trình sản xuất, kinh doanh, điều hành doanh nghiệp, phần mềm kế toán để xử lý, phân tích, tổng hợp số liệu kế toán,…
Đặc biệt, với việc hệ thống hoá thông tin trong hệ thống quản lý dự án giúp cho ban quản lý dự án giảm được tối đa những thao tác thủ công, đồng thời nắm bắt, theo dõi được kịp thời thông tin đầu vào và đầu ra một cách chi tiết nhất đối với từng dự án cụ thể
Hiện nay trên thị trường đã có những phần mềm như Microsoft Project, @Risk, Quản lý thực hiện dự án… là những sản phẩm trợ giúp quản lý dự án Tuy nhiên các phần mềm trên chỉ là một phần mềm riêng lẻ, không đáp ứng được nhu cầu quản lý
Trang 12thực hiện giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning) - Hoạch định khai thác nguồn
tài nguyên doanh nghiệp vào trong quản lý doanh nghiệp với phần mềm IRP
(Intelligent Resource Planning)
Xuất phát từ nhu cầu xã hội và yêu cầu đặt ra của công ty, đề tài xây dựng “Phân hệ
quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp” được hình thành Đây là một phân hệ
trong hệ thống tích hợp IRP về quản lý quá trình thực hiện dự án
Luận văn tốt nghiệp này hướng đến mục tiêu hỗ trợ cho việc quản lý thông tin của
dự án, quản lý thời gian, chi phí của dự án, đồng thời quản lý nguồn nhân lực cũng như tiến độ thực hiện các dự án trong doanh nghiệp sau khi đã được phê duyệt và đưa vào giai đoạn thực hiện
Trang 13KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 13 / 297
MỤC ĐÍCH YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI
Ứng dụng phương pháp phân tích hướng đối tượng bằng UML vào việc xây dựng một cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Môi trường thực hiện đề tài: VB 6.0 kèm theo bộ User Control của công ty AZ có
hổ trợ font Unicode kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000, các báo cáo dùng Crystal Report 9.0 để có thể hiển thị được font Unicode, soạn thảo hướng dẫn sử dụng bằng Microsoft FrontPage và dùng chương trình HTML Help WorkShop để dịch thành tập tin Trợ Giúp (Help)
Hệ thống quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp thông qua hệ thống tham số giúp chương trình linh động, nguời sử dụng có thể chủ động điều khiển chương trình theo ý muốn Cho phép theo dõi dự án với nhiều loại tiền tệ khác nhau thông qua loại tiền tệ cơ bản là tiền VND Hổ trợ việc phân chia dự án thành các hạng mục, công việc
cụ thể và lập kế hoạch tài nguyên tham gia từng công việc, lập kế hoạch nguyên vật liệu sử dụng cho dự án Bên cạnh đó chương trình còn hổ trợ lập dự toán cho dự án hay cho từng hạng mục, công việc thuộc dự án đó, lập kế hoạch thanh toán cho toàn bộ dự
án hay từng hạng mục Trong quá trình dự án đang thực hiện, quản lý các bút toán phát sinh cũng như các hoá đơn thanh toán, đồng thời lập các báo cáo tiến độ thực hiện dự
án, so sánh chi phí thực với chi phí dự kiến và các báo cáo khác
Trang 14KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 14 / 297
BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN
Luận văn bao gồm các phần sau:
Mở đầu
Phần này giới thiệu tổng quan về đề tài, mục đích yêu cầu của đề tài
Chương 1: Bài toán quản lý dự án trong doanh nghiệp
Phần này trình bày tổng quan về quản lý dự án, nghiệp vụ và quy trình quản
lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Chương 2: Phân tích và thiết kế Ứng dụng phương pháp phân tích hướng đối tượng bằng UML để phân tích
và thiết kế một cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Chương 3: Cài đặt và thử nghiệm
Từ kết quả phân tích và thiết kế, phần này trình bày về cách tổ chức dữ liệu trong môi trường cụ thể, tổ chức menu chương trình, giao diện chương trình
và kết quả thử nghiệm chương trình
Kết luận
Kết quả đạt được của luận văn, hạn chế và hướng phát triển trong tương lai
Trang 15Dự án được phân loại như sau:
Dự án xây dựng, hoá dầu, khai thác mỏ
Ngoài ra ta còn có thể hiểu quản lý dự án như sau:
Nhóm các công việc
Quy trình xác định
Mục tiêu nhất định
Có thời điểm bắt đầu
Có thời điểm kết thúc
Sử dụng tài nguyên
có giới hạn
DỰ ÁN
Trang 16KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 16 / 297
hiện và kiểm tra công việc để hoàn thành các mục tiêu đã định của dự án
Mục tiêu của quản lý dự án :
• Quản lý dự án hoàn thành đúng hạn
• Quản lý dự án hoàn thành trong chi phí đã dự trù
• Quản lý dự án hoàn thành đạt yêu cầu đã đặt ra
• Quản lý sử dụng nguồn nhân lực một cách hiệu quả Nội dung chính trong Quản lý dự án :
• Quản lý thời gian của dự án
- Xác định các công tác
- Trình tự các công tác
- Ước lượng thời gian hoàn thành công tác
- Lập tiến độ/kế hoạch
- Kiểm soát thời gian
• Quản lý chi phí của dự án
- Hoạch định tài nguyên
- Ước lượng chi phí
- Thiết lập ngân sách cho dự án
- Kiểm soát chi phí
• Quản lý nguồn nhân lực dự án
- Hoạch định tổ chức
- Tìm kiếm / tuyển dụng nhân viên
- Thành lập và duy trì Ban Quản lý dự án
• Quản lý thông tin của dự án
- Hoạch định thông tin
- Báo cáo tiến trình
- Kết thúc quản lý
Trang 17được gọi là Ban quản lý dự án) Tuỳ theo phạm vi của dự án, ban quản lý dự án sẽ có
những vị trí khác nhau trong sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp
Ban quản lý dự án tồn tại trong suốt quá trình làm dự án, từ khi bắt đầu nhận dạng
dự án, soạn thảo dự án cho đến khi có quyết định thành lập Trong suốt quá trình thực hiện dự án, ban quản lý vẫn có nhiều khả năng phải thay đổi cơ cấu tổ chức, nhân sự cho phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh từng thời kỳ, nhất là đối với các dự án có thời gian tồn tại lâu dài Khi dự án đã hoàn tất và đưa vào sử dụng thì ban quản lý dự án có thể giải tán
Nếu phạm vi dự án nhỏ, chẳng hạn như dự án nhằm tăng trang thiết bị, máy móc, tăng doanh số bán hàng cho công ty…, ban quản lý dự án sẽ được tổ chức như sau:
Hình 1.1: Vị trí Ban quản lý dự án trong sơ đồ tổ chức doanh nghiệp (phạm vi dự án nhỏ) Nếu phạm vi của dự án lớn hơn, chẳng hạn: xây dựng nhà máy, xưởng sản xuất, thành lập công ty con,….hoặc những dự án có tầm vĩ mô, có liên quan tới tỉnh, Sở hay Chính phủ xét duyệt, Ban quản lý sẽ có vị trí trong sơ đồ tổ chức như sau:
Ban giám đốc
Phòng sản xuất kinh doanh Phòng
Phòng
kế toán Ban quản lý
dự án
Trang 18Trong quá trình thực hiện dự án, nhân công tham gia dự án sẽ được Ban quản lý dự án tính lương và chuyển về cho phòng Quản lý nhân sự Phòng Quản lý nhân sự chịu trách nhiệm trả lương và theo dõi chấm công hằng ngày cho nhân viên Cuối cùng tiền lương nhân viên sẽ được kết chuyển vào Kế toán tổng hợp
Khi dự án cần nguyên vật liệu thì Ban quản lý dự án gởi danh sách các nguyên vật liệu cần thiết cho bộ phận quản lý kho Bộ phận này kiểm tra xem kho có đủ các nguyên vật liệu cần thiết không, nếu không đủ sẽ yêu cầu mua nguyên vật liệu nhập kho
Các hoá đơn cần thanh toán cho dự án được gởi cho Kế toán phải thu và cập nhật vào
Hoá đơn Cập nhật vào KTTH
Yêu cầu xuất nguyên vật liệu
Trang 19KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 19 / 297
1.2.2 Quy trình quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp
Dự án của công ty bao gồm hai loại Một là dự án do công ty đưa ra nhằm phục vụ cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh hay mở rộng quy mô của công ty Hai là dự án công ty nhận thực hiện theo yêu cầu của khách hàng Trong công ty, ban quản lý dự án là bộ phận quản lý toàn bộ mọi hoạt động của dự án, từ khi dự án được hình thành cho đến khi dự án kết thúc Ban quản lý dự án bao gồm hai bộ phận: bộ phận quản lý quá trình xúc tiến và hình thành dự án, bộ phận quản lý quá trình thực hiện dự án Bộ phận quản lý xúc tiến và hình thành dự án quản lý từ khi dự án được đề ra, thông qua các giai đoạn xét duyệt và thẩm định cho đến khi dự án có quyết định được hình thành Bộ phận quản lý thực hiện
dự án quản lý từ lúc dự án được đưa vào thực hiện cho đến khi dự án kết thúc
Đối với dự án của công ty, dự án đưa ra phải được xét duyệt, thẩm định từ phòng ban cấp dưới đến phòng ban cấp trên Sau khi đã được xét duyệt, dự án của công ty được hình thành Tùy vào quy mô của dự án, dự án có thể được chia thành nhiều gói thầu, mỗi gói thầu được phân thành nhiều hạng mục Công ty có thể trực tiếp thực hiện toàn bộ các
gói thầu hay chỉ một số gói thầu của dự án Mỗi gói thầu của công ty khi chuyển sang bộ
phận quản lý thực hiện được xem như là một dự án Phần còn lại có thể được đưa ra đấu
thầu và giao cho các công ty ngoài thực hiện
Đối với dự án thực hiện theo yêu cầu của khách hàng, Ban quản lý dự án lập bản báo giá, kế hoạch thực hiện dự án và gửi cho khách hàng (khách hàng ở đây có thể là một công ty hay một người) Nếu khách hàng đồng ý với bản báo giá, dự án sẽ được chuyển sang giai đoạn thực hiện
Quy trình quản lý thực hiện dự án được thể hiện ở hình 1.4
Trang 20KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 20 / 297
Bộ phận QL Hình thành
Báo cáo cho chủ đầu tư
Xét duyệt Không đồng ý
Đồng ý
Dự án bắt đầu
tình hình thực hiện
dự án
Báo cáo cho chủ đầu tư
Kết thúc dự án
Thống kê, báo cáo
Hồ sơ báo cáo Kết
thúc
Quản lý quá trình thực hiện
dự án
Trang 21KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 21 / 297
Mọi dự án trước khi khởi công thực hiện phải được lập kế hoạch thực hiện trước (xem
nội dung lập kế hoạch thực hiện trong hình 1.5) Kế hoạch thực hiện này được đưa cho chủ đầu tư (khách hàng hay công ty yêu cầu thực hiện dự án) xét duyệt Nếu chủ đầu tư không đồng ý thì Ban quản lý dự án lập lại kế hoạch thực hiện Nếu chủ đầu tư đồng ý với
kế hoạch này thì dự án bắt đầu thực hiện
Trong quá trình thực hiện dự án, đơn vị chịu trách nhiệm thi công dự án sẽ báo cáo tình hình thực hiện dự án cho Ban quản lý dự án Ban quản lý dự án dựa vào thông tin này
để quản lý quá trình thực hiện dự án
Quản lý quá trình thực hiện dự án bao gồm quản lý chi phí, thời gian thực hiện dự án cũng như tình hình tài nguyên tham gia dự án Sau đó, ban quản lý dự án tính toán chi phí, xem xét tiến độ thực hiện dự án Nếu dự án có khả năng vượt chi phí dự kiến ban đầu hay
có thể hoàn thành không đúng tiến độ thì ban quản lý dự án sẽ hiệu chỉnh kế hoạch thực hiện Khi kế hoạch thực hiện dự án thay đổi thì Ban quản lý dự án phải báo cáo cho chủ đầu tư biết
Theo định kỳ Ban quản lý dự án cũng sẽ báo cáo tình hình thực hiện dự án cho chủ đầu tư
Khi dự án kết thúc, Ban quản lý dự án nghiệm thu công trình, thống kế báo cáo toàn
bộ dự án và gởi về cho chủ đầu tư
Trang 22Lập kế hoạch thực hiện dự án
Phân chia
dự án ra thành từng hạng mục, công việc
cụ thể
Lập kế hoạch tài nguyên cho từng công việc
Lập kế hoạch nguyên vật liệu cho từng công việc
Lập kế hoạch thanh toán cho
dự án hay hạng mục
Lập dự toán ngân sách
Kết thúc
Trang 23KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 23 / 297
1.2.2.1 Lập kế hoạch thực hiện dự án 1.2.2.1.1 Phân chia công việc
Dù là dự án lớn hay nhỏ thì cũng phải phân chia dự án ra thành những phần việc có thể quản lý được Mục đích của việc phân chia này là để xác định các công việc cần phải thực hiện, nhằm giúp quản lý toàn bộ dự án một cách tốt nhất và là nền tảng cho việc lập kế hoạch tài nguyên tham gia dự án hay kế hoạch nguyên vật liệu sử dụng cho
dự án
Sự phân chia các công việc sẽ tiếp tục mãi cho đến khi toàn bộ dự án được hiển thị như là một hệ thống các công việc riêng biệt, không có sự chồng chéo nhau giữa các công việc
Thông thường, một dự án được chia làm 3 mức : dự án, hạng mục, công việc (xem hình 1.6)
Hình 1.6: Ví dụ về phân chia công việc Thông tin một dự án bao gồm: mã dự án, nội dung thực hiện dự án, dự án thuộc một dự án chính nào, thông tin khách hàng yêu cầu thực hiện dự án và khách hàng thanh toán tiền cho dự án (dự án của công ty thì khách hàng là chính công ty), địa chỉ giao nhận dự án (nơi sản phẩm của dự án được giao cho khách hàng ), người đại diện
Dự án giảng đường B4
Công tác mặt bằng
Thi công nền móng
Thi công lầu 1
Thi công lầu 2
Thi công mái
Công tác điện Công tác nước
Trang 24Mỗi dự án được chia thành nhiều hạng mục Mỗi hạng mục có các thông tin sau:
Mã hạng mục, nội dung hạng mục, người quản lý hạng mục (có thể người quản lý dự
án và người quản lý hạng mục khác nhau), giá của hạng mục, ngày dự kiến bắt đầu và kết thúc hạng mục, ngày thực sự bắt đầu, kết thúc hạng mục Giá của tất cả các hạng mục phải nhỏ hơn bằng tổng số vốn được cấp cho dự án
Mỗi hạng mục lại được chia thành nhiều công việc Doanh thu của tất cả các công việc thuộc một hạng mục không được lớn hơn giá hạng mục đó Các công việc có thể phân làm 3 loại như sau :
• Loại 1: công việc quản lý chi phí Ví dụ: chi phí nhiên liệu, chi phí bao bì (nếu có), chi phí thuê mướn nhà cửa, đất đai, chuyên chở bốc xếp, chi phí xây dựng cơ bản, chi phí lắp đặt thiết bị, chi phí quản lý hành chính
• Loại 2: công việc quản lý thời gian Ví dụ: thời gian làm việc của nhân công, các máy móc thiết bị, Nhân công, máy móc thiết bị được gọi chung là tài nguyên
• Loại 3: công việc quản lý việc mua và sử dụng nguyên vật liệu
Một công việc có các thông tin sau: Mã công việc, nội dung công việc, người quản
lý công việc, ngày dự kiến bắt đầu và kết thúc công việc, ngày thực tế bắt đầu và kết thúc công việc, loại thuế được áp dụng khi tính tiền hóa đơn, số giờ ước tính thực hiện công việc (đối với công việc loại 2), số lần thực hiện công việc (đối với công việc loại 1), đơn giá được khách hàng thanh toán và chi phí ước tính thực hiện 1 giờ hay 1 lần (đối với công việc loại 1 và loại 2), tổng doanh thu và tổng chi phí cho một đơn hàng đặt mua nguyên vật liệu (đối với công việc loại 3)
Trang 25án sang giai đoạn thực hiện
1.2.2.1.2 Lập kế hoạch tài nguyên, nguyên vật liệu cho từng công việc
Đối với công việc quản lý thời gian (loại 2), ban quản lý thực hiện dự án lập kế
hoạch tài nguyên, tức là phân công ai sẽ tham gia thực hiện công việc này từ ngày nào
đến ngày nào, mỗi ngày sẽ làm việc trong bao nhiêu giờ Mỗi công việc có thể có nhiều người tham gia và sử dụng nhiều máy móc thiết bị Một tài nguyên có thể cùng lúc tham gia nhiều dự án
Có 4 loại tài nguyên :
• Loại 1: nhân viên công ty Đây là nguồn nhân lực của công ty, mỗi nhân viên trực thuộc một phòng ban hay một bộ phận cụ thể
• Loại 2 : máy móc, thiết bị Đây có thể là tài sản chung của công ty hay là tài sản trực thuộc một phòng ban hay một bộ phận cụ thể
• Loại 3: Nhóm tài nguyên Bộ phận quản lý thực hiện dự án ngoài việc quản lý từng nhân viên, từng máy móc, cũng có thể quản lý tài nguyên theo từng nhóm Nhóm tài nguyên có thể là từng nhóm nhân viên thuộc một phòng ban hay từng nhóm máy móc thiết bị
• Loại 4: Tài nguyên bên ngoài: đây là loại tài nguyên không trực thuộc công ty Công ty có thể thuê nhân lực hay máy móc từ bên ngoài trong một giai đoạn
để thực hiện một dự án nào đó
Mỗi tài nguyên sẽ có các thông tin sau: họ tên, địa chỉ, điện thoại, điện thoại di động, email, số fax, chức vụ, các bằng cấp mà tài nguyên có và một bảng lương (Bảng lương quy định tiền lương cho 1 giờ làm việc Lương của giờ làm việc hành chính, lương làm ngoài giờ, lương làm vào các ngày nghỉ… sẽ khác nhau) Ngoài ra mỗi tài nguyên còn có với một thời gian biểu làm việc Có thể nhiều tài nguyên cùng sử dụng
Trang 26Đối với công việc quản lý việc mua và sử dụng nguyên vật liệu thì ban quản lý thực
hiện dự án lập đơn đặt hàng mua nguyên vật liệu cần sử dụng Thông tin đơn đặt hàng
như sau: Mã đơn đặt hàng, ngày đặt, ngày giao, tổng tiền của đơn đặt hàng và danh sách các nguyên vật liệu đặt mua gồm mã nguyên vật liệu, tên nguyên vật liệu, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền Tổng tiền của đơn đặt hàng không được lớn hơn tổng doanh thu của công việc
1.2.2.1.3 Dự toán ngân sách
Một dự án có thể được dự toán dựa trên một hay nhiều nguồn ngân sách khác nhau Sau khi phân chia công việc thì tổng số tiền ước tính thực hiện từng công việc mặc định xem là dự toán cơ bản
Có thể dự toán trên dự án hay hạng mục, công việc Nếu dự toán trên công việc hay hạng mục thì sẽ được cập nhật lên mức cao hơn (công việc cập nhật lên hạng mục, hạng mục cập nhật lên dự án) Ngoài ra việc dự toán còn được chia theo có dự toán theo từng năm hay không Nếu dự toán theo từng năm thì lại có thể dự toán thành nhiều
kỳ trong năm hay chỉ đơn thuần dự toán cho cả năm
Khi một dự toán bị khoá thì ta không thể cập nhật hay chỉnh sửa dự toán đó được nữa
Nội dung dự toán bao gồm : Doanh thu, chi phí, lợi nhuận ước tính cho từng công việc hay hạng mục hay toàn dự án, tuỳ vào mức độ ta chọn dự toán Đối với dự toán ở mức công việc thì có dự toán theo số giờ
Dự toán là cơ sở để so sánh chi phí thực hiện với chi phí ước tính ban đầu, từ đó tính ra lợi nhuận Nếu chi phí thực tế lớn hơn chi phí dự toán ban đầu thì cần có kế hoạch điều chỉnh Công việc quản lý dự án có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều
Trang 271.2.2.1.4 Lập kế hoạch thanh toán
Đối với mỗi dự án cần có một kế hoạch thanh toán (hay còn gọi là kế hoạch cấp vốn) trong quá trình thực hiện
Kế hoạch thanh toán có thể được lập cho toàn dự án hay từng hạng mục trong dự
án
Có 3 loại thanh toán:
• Loại 1: Thanh toán theo tiến độ thực hiện hay thanh toán theo bút toán (Ongoing)
Với loại thanh toán này, dự án thực hiện đến đâu thì sẽ yêu cầu chủ đầu tư thanh toán đến đó Số tiền thanh toán chính là số tiền dự án hay hạng mục đã
sử dụng (tính đến thời điểm thanh toán)
Có thể thiết lập giá trần (ceiling price) cho loại thanh toán này Nếu có dùng giá trần thì toàn bộ số tiền thanh toán cho dự án hay hạng mục không được vượt quá giá trần
Ngoài ra còn có thể định số tiền ban đầu (advance amount) Đây là số tiền đưa trước và có thể bị khấu trừ cho lần thanh toán kế tiếp hay không, điều này phụ thuộc vào lúc lập kế hoạch thanh toán
• Loại 2: Thanh toán theo giá cố định (Fixed price) Với loại thanh toán này, dự án hay hạng mục sẽ được thanh toán theo giá cố định (fixed price), tức là tổng số tiền thanh toán cho dự án hay hạng mục không được vượt quá giá cố định này Giá cố định là tổng tiền của tất các công việc thuộc dự án hay hạng mục
Có thể định hay không định số tiền ban đầu (advance amount) và số tiền còn lại (Retention amount) Số tiền ban đầu có thể được khấu trừ toàn bộ cho lần thanh toán kế tiếp hay khấu trừ dần cho các lần thanh toán sau Số tiền còn lại
Trang 28Có 2 cách thanh toán theo loại thanh toán này:
o Cách 1: Giá cố định sẽ được phân bổ toàn bộ ra thành nhiều đợt thanh toán Không quan tâm chi phí thực hiện
o Cách 2: Dự án hay hạng mục thực hiện đến đâu thì thanh toán đến đó Nhưng tổng tiền thanh toán không được vượt quá giá cố định
• Loại 3: Thanh toán định kỳ (Repeat Invoicing) Với loại thanh toán này, dự án hay hạng mục sau một khoảng thời gian (x ngày, x tháng hay x năm) sẽ được thanh toán một số tiền cố định Tổng số tiền thanh toán không vượt quá tổng số tiền cấp cho dự án hay hạng mục
Các đợt thanh toán được định trước dựa vào các sự kiện Có các sự kiện sau:
• Khi dự án bắt đầu được thực hiện
• Khi hạng mục bắt đầu được thực hiện
• Khi công việc bắt đầu được thực hiện
• Khi dự án được kết thúc
• Khi hạng mục được kết thúc
• Khi công việc được kết thúc
• Khi dự án thực hiện được bao nhiêu giờ
• Khi hạng mục thực hiện được bao nhiêu giờ
• Khi công việc thực hiện được bao nhiêu giờ
• Vào ngày nào đó Khi một sự kiện được lập xảy ra thì dự án hay hạng mục sẽ được xuất hoá đơn yêu cầu thanh toán
Mỗi dự án hay hạng mục chỉ được thanh toán theo một loại duy nhất
Trang 29KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 29 / 297
1.2.2.2 Quản lý quá trình thực hiện dự án
Người quản lý công việc sẽ trông coi mọi hoạt động diễn ra trong từng ngày và báo cáo thời gian làm việc của tài nguyên và các chi phí phát sinh của công việc trong quá trình thực hiện về cho bộ phận quản lý thực hiện dự án Bộ phận quản lý thực hiện
dự án ghi nhận thời gian làm việc của tài nguyên và các chi phí khác thông qua bút
toán dựa vào đơn giá và chi phí đã được dự toán cho công việc trong giai đoạn lập kế
hoạch thực hiện Bút toán có thể lập mỗi ngày, mỗi tuần hay mỗi tháng
Có 3 loại bút toán:
• Bút toán cho công việc thời gian: đây là bút toán ghi nhận thời gian làm việc của tài nguyên (nhân công hay máy móc thiết bị) Một bút toán có các thông tin sau: Ngày bút toán, bút toán cho công việc nào, cho tài nguyên nào, loại chi phí, số giờ bút toán, số giờ ghi hoá đơn (mặc định số giờ bút toán bằng số giờ ghi hoá đơn), đơn giá, chi phí
• Bút toán chi phí : đây là bút toán ghi nhận các chi phí khi thực hiện dự án Thông tin bút toán như sau: Ngày bút toán, bút toán cho công việc nào, số giờ bút toán, số giờ ghi hoá đơn (mặc định số giờ bút toán bằng số giờ ghi hoá đơn), đơn giá, chi phí, phần trăm công thêm vào đơn giá (phần trăm cộng thêm
có thể bằng 0), mã tài nguyên có liên quan đến chi phí
• Bút toán nguyên vật liệu: khi nguyên vật liệu đặt được giao cho đơn vị thi công thì bút toán nguyên vật liệu được tạo Đơn đặt hàng có bao nhiêu mặt hàng thì có bấy nhiêu bút toán được lập
Sau khi các bút toán được lập thì số tiền bút toán sẽ được cập nhật vào nhật ký bút toán hay cập nhật trực tiếp vào kế toán tổng hợp để tính tiền lương nhân công và tính chi phí thực tế thực hiện từng công việc
Sau mỗi giai đoạn, bộ phận quản lý thực hiện dự án sẽ thống kê chi phí thực tế thực hiện dự án với chi phí dự toán ban đầu, kiểm tra tiến độ thực hiện thực tế với tiến
độ dự kiến Nếu chi phí thực tế vượt chi phí dự toán hay tiến độ thực hiện dự án chậm
Trang 30dự toán Mọi điều chỉnh đều nhằm mục đích hoàn thành dự án đúng tiến độ và trong khoảng chi phí đã dự toán
Sau một khoảng thời gian quy định, hồ sơ báo cáo về tiến độ và chi phí thực hiện
dự án được gửi cho khách hàng hay công ty
Khi đến kỳ thanh toán, ban quản lý thực hiện dự án sẽ lập hoá đơn đề xuất Hoá đơn đề xuất là hoá đơn được đưa cho đơn vị yêu cầu thực hiện dự án xem xét, nếu không đồng ý thì có thể thương lượng và điều chỉnh các khoản tiền trong hoá đơn Nếu đồng ý thanh toán số tiền trong hoá đơn thì hoá đơn đề xuất trở thành hoá đơn thực sự
và chuyển cho phòng kế toán bán hàng để phòng này tiến hành thu tiền thanh toán của khách hàng hay công ty Sau khi hoá đơn được thanh toán hoàn toàn thì hoá đơn được đóng Thông tin trong hoá đơn bao gồm tổng tiền cần thanh toán, phí lập hoá đơn (có thể có hoặc không) và tiền thuế dựa trên thuế định cho từng công việc hay định lúc lập
kế hoạch thanh toán
Sau mỗi tháng, bộ phận quản lý dự án sẽ chuyển hồ sơ tính lương nhân công cho phòng quản lý nhân sự tiền lương để phòng này tiến hành trả lương cho nhân viên Khi dự án hoàn thành, ban quản lý thực hiện dự án báo cáo về cho cấp trên và báo cáo cho khách hàng Công ty hay khách hàng sẽ thực hiện nghiệm thu dự án Nếu dự
án được thực hiện đúng với hợp đồng, bộ phận quản lý thực hiện dự án sẽ đóng dự án
và chuyển giao cho công ty hay khách hàng
Trang 31KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 31 / 297
CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ
2.1 PHÂN TÍCH YÊU CẦU
Từ việc phân tích các yêu cầu trong quá trình quản lý thực hiện dự án, ta cĩ sơ đồ usecase tổng quát của hệ thống như sau
Quản lý thông tin khách hàng
(from Quan ly thong tin)
Quản lý thông tin nguyên vật
liệu
(from Quan ly thong tin)
Quản lý thông tin tài nguyên
(from Quan ly thong tin)
Định tham số
(from Quan ly he thong)
Quản lý danh mục hệ thống
(from Quan ly he thong)
Quản lý thực hiện dự án
(from Kiem soat thuc hien du an)
Quản lý danh mục dự án
(from Quan ly danh muc du an)
Báo cáo thống kê
(from Bao cao thong ke)
Quản lý thông tin
(from Quan ly thong tin)
<<include>>
<<include>>
<<include>>
Đăng nhập hệ thống
(from Dang nhap he thong)
Quản lý hệ thống
(from Quan ly he thong) <<include>>
<<include>>
NV QLDA
(from Actors)
Quản lý hồ sơ dự án
(from Quan Ly Ho So Du An)
Hình 2.1: Sơ đồ use case tổng quát
Trang 32Hệ thống quản lý dự án
Đăng nhập hệ thống
Nhập / Hiệu chỉnh / Xoá người
Nhập/Hiệu Chỉnh/Xố Người Sử Dụng
- Hệ thống yêu cầu người quản trị hệ thống nhập mã cơng ty
- Hệ thống kiểm tra mã cơng ty cĩ tồn tại hay khơng?
- Hệ thống yêu cầu người quản trị hệ thống nhập mã người sử dụng
- Hệ thống kiểm tra người sử dụng cĩ tồn tại hay khơng?
Trang 33KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 33 / 297
- Hệ thống yêu cầu người quản trị hệ thống nhập tên người sử dụng
- Hệ thống yêu cầu người quản trị hệ thống nhập mật mã cho người sử dụng
Sau khi người quản trị hệ thống nhập đầy đủ các thông tin và hệ thống kiểm tra đầy
đủ, người sử dụng được Thêm/Hiệu chỉnh/Xoá ra khỏi hệ thống
Dòng đặc biệt
Đăng nhập hệ thống
- Nếu hệ thống kiểm tra không đúng mật mã của người sử dụng, hệ thống sẽ báo lỗi
Nhập/Hiệu Chỉnh/Xoá Người Sử Dụng
- Hệ thống kiểm tra mã công ty Nếu mã công ty không tồn tại, hệ thống sẽ báo lỗi
và quay về dòng cơ bản
- Hệ thống kiểm tra mã người sử dụng Nếu mã người sử dụng không tồn tại, hệ thống chuyển tác vụ thành nhập mới Nếu tồn tại, hệ thống chuyển tác vụ thành hiệu chỉnh người sử dụng
- Nếu người quản trị hệ thống chọn chức năng xóa, hệ thống yêu cầu xác nhận việc xoá và nếu người sử dụng đang trong hệ thống, hệ thống báo lỗi và quay về dòng cơ bản
Trang 34Quản lý dự án chính
Quản lý dự án
Quản lý hạng mục
Quản lý công việc
Quản lý kế hoạch thanh toán
Định giá công việc của dự án
Thiết lập tham số dự án Quản lý dự toán
Trang 35Quản lý hồ sơ dự án
(from Quan Ly Ho So Du An)
Hệ thống cho phép quản lý thơng tin của dự án chính cĩ trong hệ thống
UseCase này bao gồm các tác vụ:
- Hệ thống yêu cầu nhập thơng tin cơ bản của dự án chính
- Thơng tin cơ bản của dự án bao gồm : Mã của dự án chính, tên dự án chính, mã người quản lý, mã khách hàng thanh tốn cho dự án, mã điều kiện thanh tốn, mã điều kiện giao nhận, mã phương thức giao nhận
- Khi người sử dụng dự án nhập đầy đủ thơng tin mà hệ thống yêu cầu, hệ thống sẽ thêm thơng tin của dự án chính vào hệ thống
Tác vụ hiệu chỉnh dự án chính
- Hệ thống yêu cầu nhân viên phịng quản lý dự án nhập mã dự án chính
Trang 36KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 36 / 297
- Hệ thống kiểm tra mã dự án chính và hiển thị các thông tin của dự án chính
- Người sử dụng nhập các thông tin cần hiệu chỉnh
- Hệ thống sẽ cập nhật thông tin người sử dụng đã thay đổi
Tác vụ xóa dự án chính
- Hệ thống yêu cầu nhập mã của dự án chính muốn xóa
- Hệ thống kiểm tra mã dự án chính có tồn tại không
- Hệ thống yêu cầu xác nhận lại việc xoá dự án chính
- Nếu xác nhận đồng ý, hệ thống sẽ xoá dự án chính khỏi hệ thống
- Nếu mã của dự án chính nhập vào không tồn tại, xem như nhập mới
- Mã dự án có thể được chọn bằng cách nhấn F4 hiển thị danh sách các dự án chính
đã có trong hệ thống
Tác vụ xoá dự án chính
- Nếu mã dự án chính không tồn tại thì hệ thống thông báo lỗi
Điều kiện trước khi thực hiện
- Người sử dụng phải được login vào hệ thống
- Người sử dụng phải được phân quyền trong phân hệ quản lý dự án
- Các danh mục sau phải được thiết lập trước: người quản lý, khách hàng thanh toán cho dự án chính, điều kiện thanh toán, điều kiện giao nhận, phương thức giao nhận
Trang 37KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 37 / 297
Điều kiện sau khi thực hiện
- Nếu người sử dụng nhập đầy đủ thơng tin hệ thống yêu cầu thì dự án chính sẽ được thêm, xĩa hay cập nhật
2.1.2.2 Sơ đồ usecase Quản lý dự án Lược đồ
Thông tin dự án mẫu
(from Quan ly danh muc du an)
Kết thúc dự án
Chuyển dự án từ giai đoạn báo giá sang thực hiện
Quản lý hồ sơ dự án
(from Quan Ly Ho So Du An)
Quản lý dự án
(from Quan Ly Ho So Du An)
- Hệ thống cho phép quản lý các thơng tin của dự án cĩ trong hệ thống
- Người sử dụng cĩ thể lấy thơng tin dự án mẫu đã được thiết lập trước để việc nhập dự án nhanh hơn
- Use case bao gồm các tác vụ:
• Nhập/Hiệu chỉnh dự án
• Xố dự án
• Kết thúc dự án
Trang 38- Hệ thống yêu cầu nhập các thông tin của dự án
- Thông tin cơ bản của dự án bao gồm: mã dự án, mã loại dự án, mã dự án mẫu (nếu chọn), trạng thái của dự án (báo giá hay thực hiện), mã của dự án chính(nếu có), tên của dự án, nguồn gốc dự án, mã chủ đầu tư yêu cầu thực hiện dự án(khách hàng),
mã chủ đầu tư thanh toán cho dự án, địa chỉ thực hiện dự án, người đại diện liên hệ của phía chủ đầu tư, mã số đơn đặt thực hiện dự án của phía chủ đầu tư, người đại diện liên
hệ của công ty thực hiện dự án, mã người quản lý dự án, mã nhóm người sử dụng được phân quyền truy cập thông tin dự án, mã người thực hiện giao dịch với phía chủ đầu tư,
mã lĩnh vực dự án, ngày dự kiến bắt đầu thực hiện dự án, ngày dự kiến kết thúc thực hiện dự án, ngày báo giá cho chủ đầu tư(nếu có), thông tin tham số của dự án, nhóm thông tin về tài khoản, mã các chiều phân tích, tổng tiền thực hiện dự án, mã đơn vị tiền tệ sử dụng cho dự án, mã đơn vị tiền tệ thanh toán, tỉ giá hối đoái, ngày bắt đầu bảo hành dự án, thời gian bảo đảm (bao nhiêu tháng), thông tin về người nhập/ chỉnh sửa cuối cùng trên dự án
- Sau khi người sử dụng nhập đầy đủ các thông tin mà hệ thống yêu cầu, hệ thống
sẽ thêm dự án vào hệ thống
Tác vụ hiệu chỉnh dự án
- Hệ thống yêu cầu nhập mã dự án
- Hệ thống kiểm tra mã dự án và hiển thị thông tin của dự án cần tìm
- Người sử dụng nhập các thông tin cần hiệu chỉnh
- Hệ thống sẽ cập nhật thông tin đã thay đổi
Tác vụ xóa dự án
- Hệ thống yêu cầu nhập mã dự án muốn xóa
- Hệ thống kiểm tra sự tồn tại của dự án
Trang 39KHOA CNTT –
ĐH KHTN
Trang 39 / 297
- Hê thống yêu cầu xác nhận lại việc xoá dự án
- Nếu đồng ý, hệ thống sẽ xoá dự án khỏi hệ thống
- Hệ thống kiểm tra tình trạng của dự án
- Nếu tình trạng là báo giá, hệ thống yêu cầu người sử dụng xác nhận lại ngày dự kiến bắt đầu thực hiện dự án, số ngày dự kiến thực hiện dự án
- Hệ thống chuyển dự án sang tình trạng thực hiện
Cách 2: người sử dụng tự nhập mã dự án theo ý muốn
- Khi nhập mã loại dự án, nếu loại dự án đó có dự án mẫu, hệ thống sẽ cho phép người sử dụng chọn dự án mẫu Nếu người sử dụng đồng ý dùng dự án mẫu thì những thông tin của dự án mẫu được hệ thống gán cho dự án hiện tại Nếu không đồng ý, người sử dụng sẽ nhập tiếp các thông tin còn lại
- Nếu thông tin dự án chính được nhập, hệ thống mặc định thông tin về mã chủ đầu
tư yêu cầu thực hiện dự án và mã chủ đầu tư thanh toán cho dự án là mã chủ đầu tư thanh toán cho dự án chính Người sử dụng có thể thay đổi thông tin mặc định này
Trang 40- Nếu dự án cần xoá không tồn tại thì hệ thống thông báo
- Hệ thống kiểm tra dự án cần xoá đã thực sự thực hiện chưa
- Nếu chưa, hệ thống sẽ cho phép xóa dự án
- Nếu đã bắt đầu thực hiện, hệ thống kiểm tra dự án đã được kết thúc hay chưa
- Nếu dự án chưa kết thúc, hệ thống không cho xoá dự án
- Nếu dự án đã kết thúc, hệ thống cho phép thực hiện tác vụ xoá dự án
- Khi xóa dự án, hệ thống xoá tất cả các hạng mục và công việc của dự án
Tác vụ kết thúc dự án
- Để kết thúc dự án, tất cả các công việc và hạng mục của dự án phải kết thúc rồi và các hoá đơn đã đóng
Tác vụ chuyển dự án từ giai đoạn báo giá sang giai đoạn thực hiện
- Nếu dự án muốn chuyển sang giai đoạn thực hiện không phải đang ở trạng thái báo giá thì hệ thống báo lỗi