Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp

Luận Văn :Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp

Mục đích yêu cầu của đề tài 13

Bố cục của luận văn 14

Chương 1: Bài toán quản lý dự án trong doanh nghiệp 15

1.1 Tổng quan về quản lý dự án trong doanh nghiệp 15

1.2.2.1.1 Phân chia công việc 23

1.2.2.1.2 Lập kế hoạch tài nguyên, nguyên vật liệu cho từng công việc 25

1.2.2.1.3 Dự toán ngân sách 26

1.2.2.1.4 Lập kế hoạch thanh toán 27

1.2.2.2 Quản lý quá trình thực hiện dự án 29

Chương 2: Phân tích và thiết kế 31

2.1 Phân tích yêu cầu 31

2.1.1 Sơ đồ usecase Đăng nhập hệ thống 32

2.1.2 Sơ đồ usecase Quản lý hồ sơ dự án 34

2.1.2.1 Sơ đồ usecase Quản lý dự án chính 35

2.1.2.2 Sơ đồ usecase Quản lý dự án 37

2.1.2.3 Sơ đồ usecase Quản lý hạng mục 42

2.1.2.4 Sơ đồ usecase Quản lý công việc 45

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 2 / 297

2.1.2.5 Sơ đồ usecase Quản lý dự toán 49

2.1.2.6 Sơ đồ usecase Quản lý kế hoạch thanh toán 52

2.1.2.7 Sơ đồ usecase Định giá công việc của dự án 54

2.1.2.8 Sơ đồ usecase Thiết lập tham số dự án 55

2.1.2.9 Sơ đồ usecase Tra cứu 55

2.1.2.10 Sơ đồ usecase Xem nhật ký hoá đơn 55

2.1.3 Sơ đồ usecase Quản lý thực hiện dự án 56

2.1.4 Sơ đồ usecase Báo cáo thống kê 62

2.1.5 Sơ đồ usecase Quản lý danh mục dự án 64

2.1.6 Sơ đồ usecase Quản lý thông tin 71

2.1.7 Sơ đồ usecase Quản lý hệ thống 74

Kết quả đạt được của luận văn 293

Hạn chế của luận văn 294

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 3 / 297

Hướng phát triển 295 Phụ lục 296 Tài liệu tham khảo 297

Hình 1.3: Mối quan hệ giữa Ban quản lý dự án và các bộ phận khác 18

Hình 1.4: Quy trình tổng quát quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp 20

Hình 1.5: Quy trình lập kế hoạch thực hiện dự án 22

Hình 1.6: Ví dụ về phân chia công việc 23

Hình 2.1: Sơ đồ use case tổng quát 31

Hình 2.2: Sơ đồ usecase Đăng nhập hệ thống 32

Hình 2.3: Sơ đồ usecase Quản lý hồ sơ dự án 34

Hình 2.4: Sơ đồ usecase quản lý dự án chính 35

Hình 2.5: Sơ đồ usecase Quản lý dự án 37

Hình 2.6: Sơ đồ usecase Quản lý hạng mục 42

Hình 2.7: Sơ đồ usecase Quản lý công việc 45

Hình 2.8 Sơ đồ usecase Quản lý dự toán ngân sách 49

Hình 2.9: Sơ đồ usecase Quản lý kế hoạch thanh toán 52

Hình 2.10: Sơ đồ usecase Quản lý thực hiện dự án 56

Hình 2.11: Sơ đồ usecase Báo cáo thống kê 62

Hình 2.12: Sơ đồ usecase Quản lý danh mục dự án 64

Hình 2.13: Sơ đồ usecase Quản lý thông tin 71

Hình 2.14: Sơ đồ usecase Quản lý hệ thống 74

Hình 2.15: Sơ đồ lớp tổng quát 78

Hình 2.16: Sơ đồ lớp quản lý hồ sơ dự án 79

Hình 2.17: Sơ đồ lớp quá trình thực hiện dự án 80

Hình 2.18: Sơ đồ tuần tự nhập dự án chính 123

Hình 2.24: Sơ đồ tuần tự chuyển dự án sang giai đoạn thực hiện 129

Hình 2.25 :Sơ đồ Cộng tác chuyển dự án sang giai đoạn thực hiện 130

Hình 2.26 :Sơ đồ tuần tự xoá dự án 131

Hình 2.36: Sơ đồ tuần tự nhập công việc 141

Hình 2.37 : Sơ đồ Cộng tác nhập công việc 142

Hình 2.38: Sơ đồ tuần tự lập kế hoạch tài nguyên 143

Hình 2.39: Sơ đồ Cộng tác lập kế hoạch tài nguyên 144

Hình 2.40: Sơ đồ tuần tự lập đơn hàng nguyên vật liệu 145

Hình 2.41: Sơ đồ Cộng tác lập đơn hàng nguyên vật liệu 146

Hình 2.42: Sơ đồ tuần tự xoá công việc 147

Hình 2.43: Sơ đồ Cộng tác xoá công việc 148

Hình 2.44: Sơ đồ tuần tự đóng công việc 149

Hình 2.45: Sơ đồ Cộng tác đóng công việc 150

Hình 2.46: Sơ đồ tuần tự định giá dự án 151

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 6 / 297

Hình 2.47: Sơ đồ Cộng tác định giá dự án 152

Hình 2.48: Sơ đồ tuần tự dự toán cho dự án ( không chia theo năm) 153

Hình 2.49: Sơ đồ Cộng tác dự toán cho dự án ( không chia theo năm) 154

Hình 2.50: Sơ đồ tuần tự dự toán cho dự án (có chia theo năm và thời kỳ) 155

Hình 2.51: Sơ đồ Cộng tác dự toán cho dự án (có chia theo năm và thời kỳ) 156

Hình 2.52: Sơ đồ tuần tự lập kế hoạch thanh toán theo bút toán 157

Hình 2.53: Sơ đồ Cộng tác lập kế hoạch thanh toán theo bút toán 158

Hình 2.54: Sơ đồ tuần tự lập kế hoạch thanh toán theo giá cố định 159

Hình 2.55: Sơ đồ Cộng tác lập kế hoạch thanh toán theo giá cố định 160

Hình 2.56: Sơ đồ tuần tự lập KHTT theo định kỳ 161

Hình 2.57: Sơ đồ Cộng tác lập KHTT theo định kỳ 162

Hình 2.58: Sơ đồ tuần tự nhập bút toán chi phí (có dùng nhật ký bút toán) 163

Hình 2.59: Sơ đồ Cộng tác nhập bút toán chi phí (có dùng nhật ký bút toán) 164

Hình 2.60: Sơ đồ tuần tự nhập bút toán thời gian (có dùng nhật ký bút toán) 165

Hình 2.61: Sơ đồ cộng tác nhập bút toán thời gian (có dùng nhật ký bút toán) 166

Hình 2.62: Sơ đồ tuần tự phân phối nguyên vật liệu 167

Hình 2.63: Sơ đồ Cộng tác phân phối nguyên vật liệu 168

Hình 2.64: Sơ đồ tuần tự hiệu chỉnh nhật ký bút toán 169

Hình 2.65: Sơ đồ Cộng tác hiệu chỉnh nhật ký bút toán 170

Hình 2.66: Sơ đồ tuần tự Tạo hoá đơn đề xuất 171

Hình 2.67: Sơ đồ Cộng tác Tạo hoá đơn đề xuất 172

Hình 2.68: Sơ đồ tuần tự In hoá đơn 173

Hình 2.69: Sơ đồ Cộng tác In hoá đơn 174

Hình 2.70: Sơ đồ tuần tự Hiệu chỉnh hoá đơn đề xuất 175

Hình 2.71: Sơ đồ Cộng tác Hiệu chỉnh hoá đơn đề xuất 176

Hình 2.72: Sơ đồ tuần tự Đóng hoá đơn 177

Hình 2.73: Sơ đồ Cộng tác Đóng hoá đơn 178

Hình 3.1: Màn hình chính 219

Hình 3.7: Màn hình nhập thông tin chi tiết cho hạng mục 223

Hình 3.8: Màn hình chọn chức năng sau khi nhập hạng mục 223

Hình 3.9: Màn hình nhập công việc 224

Hình 3.10: Màn hình nhập thông tin công việc chi phí 225

Hình 3.11: Màn hình nhập thông tin công việc thời gian 225

Hình 3.12: Màn hình danh sách các tài nguyên được lập kế hoạch làm việc 226

Hình 3.13: Màn hình lập kế hoạch làm việc cho từng tài nguyên 227

Hình 3.14: Màn hình nhập thông tin công việc nguyên vật liệu 228

Hình 3.15: Màn hình nhập nguyên vật liệu cần thiết cho công việc 229

Hình 3.21: Màn hình dự toán theo năm 232

Hình 3.22: Màn hình dự toán theo thời kỳ 233

Hình 3.23: Màn hình dự toán không theo năm 233

Hình 3.24: Màn hình lập kế hoạch thanh toán theo bút toán 234

Hình 3.25: Màn hình lập kế hoạch thanh toán theo giá cố định 234

Hình 3.26: Màn hình lập kế hoạch thanh toán theo định kỳ 235

Hình 2.27: Màn hình nhập các sự kiện xuất hoá đơn 235

Hình 3.28: Màn hình xem các hoá đơn đã lập 236

Hình 3.29: Màn hình định giá cho dự án 236

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 8 / 297

Hình 3.30: Màn hình tra cứu thông tin dự án chính 237

Hình 3.31: Màn hình tra cứu thông tin dự án 238

Hình 3.32: Màn hình tra cứu thông tin hạng mục 239

Hình 3.33: Màn hình chọn chức năng tra cứu chi phí dự án 239

Hình 3.34: Màn hình tra cứu chi phí/doanh thu dự án 240

Hình 3.35: Màn hình tra cứu chi phí/doanh thu chi tiết 241

Hình 3.36: Màn hình tra cứu danh sách bút toán 242

Hình 3.37: Màn hình tra cứu dự toán 242

Hình 3.38: Màn hình chọn chức năng tra cứu tổng quát 243

Hình 3.39: Màn hình tra cứu dự án theo giai đoạn 243

Hình 3.40: Màn hình tra cứu dự án theo chi phí 244

Hình 3.41: Màn hình tra cứu dự án theo thời gian thực hiện 244

Hình 3.42: Màn hình kết thúc dự án 245

Hình 3.43: Màn hình chọn chức năng xoá dự án 245

Hình 3.44: Màn hình nhập bút toán thời gian 246

Hình 3.45 : Màn hình nhập bút toán chi phí 247

Hình 3.46: Màn hình phân phối nguyên vật liệu 248

Hình 3.47: Danh sách bút toán trong nhật ký bút toán 249

Hình 3.54: Màn hình nhập danh mục công việc 254

Hình 3.55: Màn hình định giá công việc 254

Hình 3.56: Màn hình nhập dự án mẫu 255

Hình 3.57: Màn hình nhập hạng mục mẫu 255

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 9 / 297

Hình 3.58: Màn hình chọn danh mục cần nhập 256

Hình 3.59: Màn hình nhập thông tin cơ bản cho tài nguyên 256

Hình 3.60: Màn hình chọn chức năng sau khi nhập thông tin cơ bản cho tài nguyên.257 Hình 3.61: Màn hình nhập thời gian làm việc cho tài nguyên 257

Hình 3.62: Màn hình chọn chức năng tra cứu tài nguyên 258

Hình 3.63: Màn hình nhập thời gian biểu 258

Hình 3.69: Báo cáo tiến độ thực hiện dự án 262

Hình 3.70: Báo cáo tiến độ thực hiện từng công việc 264

Hình 3.71: Báo cáo chi phí thực hiện toàn dự án 265

Hình 3.72: Báo cáo chi phí thực hiện từng hạng mục 266

Hình 3.73: Báo cáo chi phí thực hiện từng hạng mục 267

Hình 3.74: Báo cáo chi phí thực hiện từng hạng mục 268

Hình 3.75: Báo cáo chi phí thực hiện từng công việc 269

Hình 3.76: Báo cáo các tài nguyên tham gia dự án 270

Hình 3.77: Báo cáo các tài nguyên tham gia dự án 271

Hình 3.78: Báo cáo thời gian làm việc của tài nguyên tham gia dự án 272

Hình 3.79: Báo cáo các nguyên vật liệu dùng cho dự án 273

Hình 3.80: Xem thông tin dự án 284

Hình 3.81: Biểu đồ thời gian dự kiến thực hiện các hạng mục của dự án 285

Hình 3.82: Xem thông tin hạng mục 286

Hình 3.83: Tiến độ thực hiện dự án so với thời gian dự kiến ban đầu 287

Hình 3.84: Tiến độ từng công việc trong dự án 288

Hình 3.85: Thống kê chi phí thực hiện ở mức dự án chính 289

Tuy nhiên việc quản lý dự án hiện nay chủ yếu là do con người quản lý Với những dự án lớn, nhiều công việc, thực hiện trong một khoảng thời gian dài, số người tham gia nhiều thì việc quản lý trở nên phức tạp, khó quản lý tiến độ thực hiện cũng như nhân công Điều đó dẫn đến dự án bị chậm trễ, sử dụng nguồn nhân lực không có hiệu quả, chi phí vượt kế hoạch ban đầu…

Ngày nay, cùng với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin, công tác tin học hoá trong mọi lĩnh vực, ngành nghề đã giúp cho việc quản lý đạt hiệu quả cao Các phần mềm ra đời như: phầm mềm giáo dục nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, phần mềm quản lý doanh nghiệp nhằm tin học hoá quá trình sản xuất, kinh doanh, điều hành doanh nghiệp, phần mềm kế toán để xử lý, phân tích, tổng hợp số liệu kế toán,…

Đặc biệt, với việc hệ thống hoá thông tin trong hệ thống quản lý dự án giúp cho ban quản lý dự án giảm được tối đa những thao tác thủ công, đồng thời nắm bắt, theo dõi được kịp thời thông tin đầu vào và đầu ra một cách chi tiết nhất đối với từng dự án cụ thể

Hiện nay trên thị trường đã có những phần mềm như Microsoft Project, @Risk, Quản lý thực hiện dự án… là những sản phẩm trợ giúp quản lý dự án Tuy nhiên các phần mềm trên chỉ là một phần mềm riêng lẻ, không đáp ứng được nhu cầu quản lý

thực hiện giải pháp ERP (Enterprise Resource Planning) - Hoạch định khai thác nguồn

tài nguyên doanh nghiệp vào trong quản lý doanh nghiệp với phần mềm IRP

(Intelligent Resource Planning)

Xuất phát từ nhu cầu xã hội và yêu cầu đặt ra của công ty, đề tài xây dựng “Phân hệ

quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp” được hình thành Đây là một phân hệ

trong hệ thống tích hợp IRP về quản lý quá trình thực hiện dự án

Luận văn tốt nghiệp này hướng đến mục tiêu hỗ trợ cho việc quản lý thông tin của dự án, quản lý thời gian, chi phí của dự án, đồng thời quản lý nguồn nhân lực cũng như tiến độ thực hiện các dự án trong doanh nghiệp sau khi đã được phê duyệt và đưa vào giai đoạn thực hiện

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 13 / 297

MỤC ĐÍCH YÊU CẦU CỦA ĐỀ TÀI

Ứng dụng phương pháp phân tích hướng đối tượng bằng UML vào việc xây dựng một cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc Quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp

Môi trường thực hiện đề tài: VB 6.0 kèm theo bộ User Control của công ty AZ có hổ trợ font Unicode kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000, các báo cáo dùng Crystal Report 9.0 để có thể hiển thị được font Unicode, soạn thảo hướng dẫn sử dụng bằng Microsoft FrontPage và dùng chương trình HTML Help WorkShop để dịch thành tập tin Trợ Giúp (Help)

Hệ thống quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp thông qua hệ thống tham số giúp chương trình linh động, nguời sử dụng có thể chủ động điều khiển chương trình theo ý muốn Cho phép theo dõi dự án với nhiều loại tiền tệ khác nhau thông qua loại tiền tệ cơ bản là tiền VND Hổ trợ việc phân chia dự án thành các hạng mục, công việc cụ thể và lập kế hoạch tài nguyên tham gia từng công việc, lập kế hoạch nguyên vật liệu sử dụng cho dự án Bên cạnh đó chương trình còn hổ trợ lập dự toán cho dự án hay cho từng hạng mục, công việc thuộc dự án đó, lập kế hoạch thanh toán cho toàn bộ dự án hay từng hạng mục Trong quá trình dự án đang thực hiện, quản lý các bút toán phát sinh cũng như các hoá đơn thanh toán, đồng thời lập các báo cáo tiến độ thực hiện dự án, so sánh chi phí thực với chi phí dự kiến và các báo cáo khác

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 14 / 297

BỐ CỤC CỦA LUẬN VĂN

Luận văn bao gồm các phần sau:

Mở đầu

Phần này giới thiệu tổng quan về đề tài, mục đích yêu cầu của đề tài

Chương 1: Bài toán quản lý dự án trong doanh nghiệp

Phần này trình bày tổng quan về quản lý dự án, nghiệp vụ và quy trình quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp

Chương 2: Phân tích và thiết kế

Ứng dụng phương pháp phân tích hướng đối tượng bằng UML để phân tích

và thiết kế một cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp

Chương 3: Cài đặt và thử nghiệm

Từ kết quả phân tích và thiết kế, phần này trình bày về cách tổ chức dữ liệu trong môi trường cụ thể, tổ chức menu chương trình, giao diện chương trình và kết quả thử nghiệm chương trình

Kết luận

Kết quả đạt được của luận văn, hạn chế và hướng phát triển trong tương lai

Dự án được phân loại như sau:

Dự án xây dựng, hoá dầu, khai thác mỏ Dự án sản xuất

Dự án đào tạo và quản lý

Dự án nghiên cứu

1.1.2 Quản lý dự án

Quản lý dự án là một nghệ thuật và khoa học phối hợp con người, thiết bị, vật tư, kinh phí và thời gian để hoàn thành dự án đúng hạn và trong phạm vi kinh phí được duyệt

Ngoài ra ta còn có thể hiểu quản lý dự án như sau:

Nhóm các công việc

Quy trình xác định

Mục tiêu nhất định Có thời điểm bắt đầu Có thời điểm kết

thúc

Sử dụng tài nguyên có giới hạn

DỰ ÁN

• Quản lý thời gian của dự án - Xác định các công tác

- Trình tự các công tác

- Ước lượng thời gian hoàn thành công tác - Lập tiến độ/kế hoạch

- Kiểm soát thời gian

• Quản lý chi phí của dự án - Hoạch định tài nguyên - Ước lượng chi phí

- Thiết lập ngân sách cho dự án - Kiểm soát chi phí

• Quản lý nguồn nhân lực dự án - Hoạch định tổ chức

- Tìm kiếm / tuyển dụng nhân viên - Thành lập và duy trì Ban Quản lý dự án • Quản lý thông tin của dự án

- Hoạch định thông tin - Báo cáo tiến trình - Kết thúc quản lý

được gọi là Ban quản lý dự án) Tuỳ theo phạm vi của dự án, ban quản lý dự án sẽ có

những vị trí khác nhau trong sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp

Ban quản lý dự án tồn tại trong suốt quá trình làm dự án, từ khi bắt đầu nhận dạng dự án, soạn thảo dự án cho đến khi có quyết định thành lập Trong suốt quá trình thực hiện dự án, ban quản lý vẫn có nhiều khả năng phải thay đổi cơ cấu tổ chức, nhân sự cho phù hợp với tình hình sản xuất, kinh doanh từng thời kỳ, nhất là đối với các dự án có thời gian tồn tại lâu dài Khi dự án đã hoàn tất và đưa vào sử dụng thì ban quản lý dự án có thể giải tán

Nếu phạm vi dự án nhỏ, chẳng hạn như dự án nhằm tăng trang thiết bị, máy móc, tăng doanh số bán hàng cho công ty…, ban quản lý dự án sẽ được tổ chức như sau:

Hình 1.1: Vị trí Ban quản lý dự án trong sơ đồ tổ chức doanh nghiệp (phạm vi dự án nhỏ) Nếu phạm vi của dự án lớn hơn, chẳng hạn: xây dựng nhà máy, xưởng sản xuất, thành lập công ty con,….hoặc những dự án có tầm vĩ mô, có liên quan tới tỉnh, Sở hay Chính phủ xét duyệt, Ban quản lý sẽ có vị trí trong sơ đồ tổ chức như sau:

Trong quá trình thực hiện dự án, nhân công tham gia dự án sẽ được Ban quản lý dự án tính lương và chuyển về cho phòng Quản lý nhân sự Phòng Quản lý nhân sự chịu trách nhiệm trả lương và theo dõi chấm công hằng ngày cho nhân viên Cuối cùng tiền lương nhân viên sẽ được kết chuyển vào Kế toán tổng hợp

Khi dự án cần nguyên vật liệu thì Ban quản lý dự án gởi danh sách các nguyên vật liệu cần thiết cho bộ phận quản lý kho Bộ phận này kiểm tra xem kho có đủ các nguyên vật liệu cần thiết không, nếu không đủ sẽ yêu cầu mua nguyên vật liệu nhập kho

Các hoá đơn cần thanh toán cho dự án được gởi cho Kế toán phải thu và cập nhật vào kế toán tổng hợp

Hình 1.3: Mối quan hệ giữa Ban quản lý dự án và các bộ phận khác

KẾ TOÁN PHẢI THU

KHO

Lương kết chuyển

Hoá đơn Cập nhật vào KTTH

Yêu cầu xuất nguyên vật liệu

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 19 / 297

1.2.2 Quy trình quản lý thực hiện dự án trong doanh nghiệp

Dự án của công ty bao gồm hai loại Một là dự án do công ty đưa ra nhằm phục vụ cho nhu cầu sản xuất, kinh doanh hay mở rộng quy mô của công ty Hai là dự án công ty nhận thực hiện theo yêu cầu của khách hàng Trong công ty, ban quản lý dự án là bộ phận quản lý toàn bộ mọi hoạt động của dự án, từ khi dự án được hình thành cho đến khi dự án kết thúc Ban quản lý dự án bao gồm hai bộ phận: bộ phận quản lý quá trình xúc tiến và hình thành dự án, bộ phận quản lý quá trình thực hiện dự án Bộ phận quản lý xúc tiến và hình thành dự án quản lý từ khi dự án được đề ra, thông qua các giai đoạn xét duyệt và thẩm định cho đến khi dự án có quyết định được hình thành Bộ phận quản lý thực hiện dự án quản lý từ lúc dự án được đưa vào thực hiện cho đến khi dự án kết thúc

Đối với dự án của công ty, dự án đưa ra phải được xét duyệt, thẩm định từ phòng ban cấp dưới đến phòng ban cấp trên Sau khi đã được xét duyệt, dự án của công ty được hình thành Tùy vào quy mô của dự án, dự án có thể được chia thành nhiều gói thầu, mỗi gói thầu được phân thành nhiều hạng mục Công ty có thể trực tiếp thực hiện toàn bộ các

gói thầu hay chỉ một số gói thầu của dự án Mỗi gói thầu của công ty khi chuyển sang bộ

phận quản lý thực hiện được xem như là một dự án Phần còn lại có thể được đưa ra đấu

thầu và giao cho các công ty ngoài thực hiện

Đối với dự án thực hiện theo yêu cầu của khách hàng, Ban quản lý dự án lập bản báo giá, kế hoạch thực hiện dự án và gửi cho khách hàng (khách hàng ở đây có thể là một công ty hay một người) Nếu khách hàng đồng ý với bản báo giá, dự án sẽ được chuyển sang giai đoạn thực hiện

Quy trình quản lý thực hiện dự án được thể hiện ở hình 1.4

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 20 / 297

Bộ phận QL Hình thành

Báo cáo cho chủ đầu tư

Xét duyệt Không đồng ý

Đồng ýDự án bắt đầu

tình hình thực hiện dự án

Báo cáo cho chủ đầu tư

Kết thúc dự án

Thống kê, báo cáo

Hồ sơ báo cáo Kết

thúc

Quản lý quá trình thực hiện

dự án

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 21 / 297

Mọi dự án trước khi khởi công thực hiện phải được lập kế hoạch thực hiện trước (xem

nội dung lập kế hoạch thực hiện trong hình 1.5) Kế hoạch thực hiện này được đưa cho chủ đầu tư (khách hàng hay công ty yêu cầu thực hiện dự án) xét duyệt Nếu chủ đầu tư không đồng ý thì Ban quản lý dự án lập lại kế hoạch thực hiện Nếu chủ đầu tư đồng ý với kế hoạch này thì dự án bắt đầu thực hiện

Trong quá trình thực hiện dự án, đơn vị chịu trách nhiệm thi công dự án sẽ báo cáo tình hình thực hiện dự án cho Ban quản lý dự án Ban quản lý dự án dựa vào thông tin này để quản lý quá trình thực hiện dự án

Quản lý quá trình thực hiện dự án bao gồm quản lý chi phí, thời gian thực hiện dự án cũng như tình hình tài nguyên tham gia dự án Sau đó, ban quản lý dự án tính toán chi phí, xem xét tiến độ thực hiện dự án Nếu dự án có khả năng vượt chi phí dự kiến ban đầu hay có thể hoàn thành không đúng tiến độ thì ban quản lý dự án sẽ hiệu chỉnh kế hoạch thực hiện Khi kế hoạch thực hiện dự án thay đổi thì Ban quản lý dự án phải báo cáo cho chủ đầu tư biết

Theo định kỳ Ban quản lý dự án cũng sẽ báo cáo tình hình thực hiện dự án cho chủ đầu tư

Khi dự án kết thúc, Ban quản lý dự án nghiệm thu công trình, thống kế báo cáo toàn bộ dự án và gởi về cho chủ đầu tư

Lập kế hoạch thực hiện dự án

Phân chia dự án ra thành từng hạng mục, công việc cụ thể

Lập kế hoạch tài nguyên cho từng công việc

Lập kế hoạch nguyên vật liệu cho từng công việc

Lập kế hoạch thanh toán cho dự án hay hạng mục

Lập dự toán ngân sách

Kết thúc

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 23 / 297

1.2.2.1 Lập kế hoạch thực hiện dự án 1.2.2.1.1 Phân chia công việc

Dù là dự án lớn hay nhỏ thì cũng phải phân chia dự án ra thành những phần việc có thể quản lý được Mục đích của việc phân chia này là để xác định các công việc cần phải thực hiện, nhằm giúp quản lý toàn bộ dự án một cách tốt nhất và là nền tảng cho việc lập kế hoạch tài nguyên tham gia dự án hay kế hoạch nguyên vật liệu sử dụng cho dự án

Sự phân chia các công việc sẽ tiếp tục mãi cho đến khi toàn bộ dự án được hiển thị như là một hệ thống các công việc riêng biệt, không có sự chồng chéo nhau giữa các công việc

Thông thường, một dự án được chia làm 3 mức : dự án, hạng mục, công việc (xem hình 1.6)

Hình 1.6: Ví dụ về phân chia công việc

Thông tin một dự án bao gồm: mã dự án, nội dung thực hiện dự án, dự án thuộc một dự án chính nào, thông tin khách hàng yêu cầu thực hiện dự án và khách hàng thanh toán tiền cho dự án (dự án của công ty thì khách hàng là chính công ty), địa chỉ giao nhận dự án (nơi sản phẩm của dự án được giao cho khách hàng ), người đại diện

Dự án giảng đường B4

Công tác mặt bằng

Thi công nền móng

Thi công lầu 1 Thi công

lầu 2 Thi công

mái

Công tác điện Công tác

nước

Mỗi dự án được chia thành nhiều hạng mục Mỗi hạng mục có các thông tin sau: Mã hạng mục, nội dung hạng mục, người quản lý hạng mục (có thể người quản lý dự án và người quản lý hạng mục khác nhau), giá của hạng mục, ngày dự kiến bắt đầu và kết thúc hạng mục, ngày thực sự bắt đầu, kết thúc hạng mục Giá của tất cả các hạng mục phải nhỏ hơn bằng tổng số vốn được cấp cho dự án

Mỗi hạng mục lại được chia thành nhiều công việc Doanh thu của tất cả các công việc thuộc một hạng mục không được lớn hơn giá hạng mục đó Các công việc có thể phân làm 3 loại như sau :

• Loại 1: công việc quản lý chi phí Ví dụ: chi phí nhiên liệu, chi phí bao bì (nếu có), chi phí thuê mướn nhà cửa, đất đai, chuyên chở bốc xếp, chi phí xây dựng cơ bản, chi phí lắp đặt thiết bị, chi phí quản lý hành chính

• Loại 2: công việc quản lý thời gian Ví dụ: thời gian làm việc của nhân công, các máy móc thiết bị, Nhân công, máy móc thiết bị được gọi chung là tài nguyên

• Loại 3: công việc quản lý việc mua và sử dụng nguyên vật liệu

Một công việc có các thông tin sau: Mã công việc, nội dung công việc, người quản lý công việc, ngày dự kiến bắt đầu và kết thúc công việc, ngày thực tế bắt đầu và kết thúc công việc, loại thuế được áp dụng khi tính tiền hóa đơn, số giờ ước tính thực hiện công việc (đối với công việc loại 2), số lần thực hiện công việc (đối với công việc loại 1), đơn giá được khách hàng thanh toán và chi phí ước tính thực hiện 1 giờ hay 1 lần (đối với công việc loại 1 và loại 2), tổng doanh thu và tổng chi phí cho một đơn hàng đặt mua nguyên vật liệu (đối với công việc loại 3)

1.2.2.1.2 Lập kế hoạch tài nguyên, nguyên vật liệu cho từng công việc

Đối với công việc quản lý thời gian (loại 2), ban quản lý thực hiện dự án lập kế

hoạch tài nguyên, tức là phân công ai sẽ tham gia thực hiện công việc này từ ngày nào

đến ngày nào, mỗi ngày sẽ làm việc trong bao nhiêu giờ Mỗi công việc có thể có nhiều người tham gia và sử dụng nhiều máy móc thiết bị Một tài nguyên có thể cùng lúc tham gia nhiều dự án

Có 4 loại tài nguyên :

• Loại 1: nhân viên công ty Đây là nguồn nhân lực của công ty, mỗi nhân viên trực thuộc một phòng ban hay một bộ phận cụ thể

• Loại 2 : máy móc, thiết bị Đây có thể là tài sản chung của công ty hay là tài sản trực thuộc một phòng ban hay một bộ phận cụ thể

• Loại 3: Nhóm tài nguyên Bộ phận quản lý thực hiện dự án ngoài việc quản lý từng nhân viên, từng máy móc, cũng có thể quản lý tài nguyên theo từng nhóm Nhóm tài nguyên có thể là từng nhóm nhân viên thuộc một phòng ban hay từng nhóm máy móc thiết bị

• Loại 4: Tài nguyên bên ngoài: đây là loại tài nguyên không trực thuộc công ty Công ty có thể thuê nhân lực hay máy móc từ bên ngoài trong một giai đoạn để thực hiện một dự án nào đó.

Mỗi tài nguyên sẽ có các thông tin sau: họ tên, địa chỉ, điện thoại, điện thoại di động, email, số fax, chức vụ, các bằng cấp mà tài nguyên có và một bảng lương (Bảng lương quy định tiền lương cho 1 giờ làm việc Lương của giờ làm việc hành chính, lương làm ngoài giờ, lương làm vào các ngày nghỉ… sẽ khác nhau) Ngoài ra mỗi tài nguyên còn có với một thời gian biểu làm việc Có thể nhiều tài nguyên cùng sử dụng

Đối với công việc quản lý việc mua và sử dụng nguyên vật liệu thì ban quản lý thực

hiện dự án lập đơn đặt hàng mua nguyên vật liệu cần sử dụng Thông tin đơn đặt hàng

như sau: Mã đơn đặt hàng, ngày đặt, ngày giao, tổng tiền của đơn đặt hàng và danh sách các nguyên vật liệu đặt mua gồm mã nguyên vật liệu, tên nguyên vật liệu, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, thành tiền Tổng tiền của đơn đặt hàng không được lớn hơn tổng doanh thu của công việc

1.2.2.1.3 Dự toán ngân sách

Một dự án có thể được dự toán dựa trên một hay nhiều nguồn ngân sách khác nhau Sau khi phân chia công việc thì tổng số tiền ước tính thực hiện từng công việc mặc định xem là dự toán cơ bản

Có thể dự toán trên dự án hay hạng mục, công việc Nếu dự toán trên công việc hay hạng mục thì sẽ được cập nhật lên mức cao hơn (công việc cập nhật lên hạng mục, hạng mục cập nhật lên dự án) Ngoài ra việc dự toán còn được chia theo có dự toán theo từng năm hay không Nếu dự toán theo từng năm thì lại có thể dự toán thành nhiều kỳ trong năm hay chỉ đơn thuần dự toán cho cả năm

Khi một dự toán bị khoá thì ta không thể cập nhật hay chỉnh sửa dự toán đó được nữa

Nội dung dự toán bao gồm : Doanh thu, chi phí, lợi nhuận ước tính cho từng công việc hay hạng mục hay toàn dự án, tuỳ vào mức độ ta chọn dự toán Đối với dự toán ở mức công việc thì có dự toán theo số giờ

Dự toán là cơ sở để so sánh chi phí thực hiện với chi phí ước tính ban đầu, từ đó tính ra lợi nhuận Nếu chi phí thực tế lớn hơn chi phí dự toán ban đầu thì cần có kế hoạch điều chỉnh Công việc quản lý dự án có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều

1.2.2.1.4 Lập kế hoạch thanh toán

Đối với mỗi dự án cần có một kế hoạch thanh toán (hay còn gọi là kế hoạch cấp vốn) trong quá trình thực hiện

Kế hoạch thanh toán có thể được lập cho toàn dự án hay từng hạng mục trong dự án

Có 3 loại thanh toán:

• Loại 1: Thanh toán theo tiến độ thực hiện hay thanh toán theo bút toán (Ongoing)

Với loại thanh toán này, dự án thực hiện đến đâu thì sẽ yêu cầu chủ đầu tư thanh toán đến đó Số tiền thanh toán chính là số tiền dự án hay hạng mục đã sử dụng (tính đến thời điểm thanh toán)

Có thể thiết lập giá trần (ceiling price) cho loại thanh toán này Nếu có dùng giá trần thì toàn bộ số tiền thanh toán cho dự án hay hạng mục không được vượt quá giá trần

Ngoài ra còn có thể định số tiền ban đầu (advance amount) Đây là số tiền đưa trước và có thể bị khấu trừ cho lần thanh toán kế tiếp hay không, điều này phụ thuộc vào lúc lập kế hoạch thanh toán

• Loại 2: Thanh toán theo giá cố định (Fixed price)

Với loại thanh toán này, dự án hay hạng mục sẽ được thanh toán theo giá cố định (fixed price), tức là tổng số tiền thanh toán cho dự án hay hạng mục không được vượt quá giá cố định này Giá cố định là tổng tiền của tất các công việc thuộc dự án hay hạng mục

Có thể định hay không định số tiền ban đầu (advance amount) và số tiền còn lại (Retention amount) Số tiền ban đầu có thể được khấu trừ toàn bộ cho lần thanh toán kế tiếp hay khấu trừ dần cho các lần thanh toán sau Số tiền còn lại

Có 2 cách thanh toán theo loại thanh toán này:

o Cách 1: Giá cố định sẽ được phân bổ toàn bộ ra thành nhiều đợt thanh toán Không quan tâm chi phí thực hiện

o Cách 2: Dự án hay hạng mục thực hiện đến đâu thì thanh toán đến đó Nhưng tổng tiền thanh toán không được vượt quá giá cố định

• Loại 3: Thanh toán định kỳ (Repeat Invoicing)

Với loại thanh toán này, dự án hay hạng mục sau một khoảng thời gian (x ngày, x tháng hay x năm) sẽ được thanh toán một số tiền cố định Tổng số tiền thanh toán không vượt quá tổng số tiền cấp cho dự án hay hạng mục

Các đợt thanh toán được định trước dựa vào các sự kiện Có các sự kiện sau: • Khi dự án bắt đầu được thực hiện

• Khi hạng mục bắt đầu được thực hiện • Khi công việc bắt đầu được thực hiện • Khi dự án được kết thúc

• Khi hạng mục được kết thúc • Khi công việc được kết thúc

• Khi dự án thực hiện được bao nhiêu giờ • Khi hạng mục thực hiện được bao nhiêu giờ • Khi công việc thực hiện được bao nhiêu giờ • Vào ngày nào đó

Khi một sự kiện được lập xảy ra thì dự án hay hạng mục sẽ được xuất hoá đơn yêu cầu thanh toán

Mỗi dự án hay hạng mục chỉ được thanh toán theo một loại duy nhất

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 29 / 297

1.2.2.2 Quản lý quá trình thực hiện dự án

Người quản lý công việc sẽ trông coi mọi hoạt động diễn ra trong từng ngày và báo cáo thời gian làm việc của tài nguyên và các chi phí phát sinh của công việc trong quá trình thực hiện về cho bộ phận quản lý thực hiện dự án Bộ phận quản lý thực hiện

dự án ghi nhận thời gian làm việc của tài nguyên và các chi phí khác thông qua bút

toán dựa vào đơn giá và chi phí đã được dự toán cho công việc trong giai đoạn lập kế

hoạch thực hiện Bút toán có thể lập mỗi ngày, mỗi tuần hay mỗi tháng Có 3 loại bút toán:

• Bút toán cho công việc thời gian: đây là bút toán ghi nhận thời gian làm việc của tài nguyên (nhân công hay máy móc thiết bị) Một bút toán có các thông tin sau: Ngày bút toán, bút toán cho công việc nào, cho tài nguyên nào, loại chi phí, số giờ bút toán, số giờ ghi hoá đơn (mặc định số giờ bút toán bằng số giờ ghi hoá đơn), đơn giá, chi phí

• Bút toán chi phí : đây là bút toán ghi nhận các chi phí khi thực hiện dự án Thông tin bút toán như sau: Ngày bút toán, bút toán cho công việc nào, số giờ bút toán, số giờ ghi hoá đơn (mặc định số giờ bút toán bằng số giờ ghi hoá đơn), đơn giá, chi phí, phần trăm công thêm vào đơn giá (phần trăm cộng thêm có thể bằng 0), mã tài nguyên có liên quan đến chi phí

• Bút toán nguyên vật liệu: khi nguyên vật liệu đặt được giao cho đơn vị thi công thì bút toán nguyên vật liệu được tạo Đơn đặt hàng có bao nhiêu mặt hàng thì có bấy nhiêu bút toán được lập

Sau khi các bút toán được lập thì số tiền bút toán sẽ được cập nhật vào nhật ký bút toán hay cập nhật trực tiếp vào kế toán tổng hợp để tính tiền lương nhân công và tính chi phí thực tế thực hiện từng công việc

Sau mỗi giai đoạn, bộ phận quản lý thực hiện dự án sẽ thống kê chi phí thực tế thực hiện dự án với chi phí dự toán ban đầu, kiểm tra tiến độ thực hiện thực tế với tiến độ dự kiến Nếu chi phí thực tế vượt chi phí dự toán hay tiến độ thực hiện dự án chậm

Sau một khoảng thời gian quy định, hồ sơ báo cáo về tiến độ và chi phí thực hiện dự án được gửi cho khách hàng hay công ty

Khi đến kỳ thanh toán, ban quản lý thực hiện dự án sẽ lập hoá đơn đề xuất Hoá đơn đề xuất là hoá đơn được đưa cho đơn vị yêu cầu thực hiện dự án xem xét, nếu không đồng ý thì có thể thương lượng và điều chỉnh các khoản tiền trong hoá đơn Nếu đồng ý thanh toán số tiền trong hoá đơn thì hoá đơn đề xuất trở thành hoá đơn thực sự và chuyển cho phòng kế toán bán hàng để phòng này tiến hành thu tiền thanh toán của khách hàng hay công ty Sau khi hoá đơn được thanh toán hoàn toàn thì hoá đơn được đóng Thông tin trong hoá đơn bao gồm tổng tiền cần thanh toán, phí lập hoá đơn (có thể có hoặc không) và tiền thuế dựa trên thuế định cho từng công việc hay định lúc lập kế hoạch thanh toán

Sau mỗi tháng, bộ phận quản lý dự án sẽ chuyển hồ sơ tính lương nhân công cho phòng quản lý nhân sự tiền lương để phòng này tiến hành trả lương cho nhân viên

Khi dự án hoàn thành, ban quản lý thực hiện dự án báo cáo về cho cấp trên và báo cáo cho khách hàng Công ty hay khách hàng sẽ thực hiện nghiệm thu dự án Nếu dự án được thực hiện đúng với hợp đồng, bộ phận quản lý thực hiện dự án sẽ đóng dự án và chuyển giao cho công ty hay khách hàng

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 31 / 297

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ

2.1 PHÂN TÍCH YÊU CẦU

Từ việc phân tích các yêu cầu trong quá trình quản lý thực hiện dự án, ta cĩ sơ đồ usecase tổng quát của hệ thống như sau.

Quản lý thông tin khách hàng

(from Quan ly thong tin)

Quản lý thông tin nguyên vật liệu

(from Quan ly thong tin)

Quản lý thông tin tài nguyên

(from Quan ly thong tin)

Định tham số

(from Quan ly he thong)

Quản lý danh mục hệ thống

(from Quan ly he thong)

Quản lý thực hiện dự án

(from Kiem soat thuc hien du an)

Quản lý danh mục dự án

(from Quan ly danh muc du an)

Báo cáo thống kê

(from Bao cao thong ke)

Quản lý thông tin

(from Quan ly thong tin)

<<include>>Đăng nhập hệ thống

(from Dang nhap he thong)

Quản lý hệ thống

(from Quan ly he thong)<<include>><<include>>NV QLDA

(from Actors)

Quản lý hồ sơ dự án

(from Quan Ly Ho So Du An)

Hình 2.1: Sơ đồ use case tổng quát

Hệ thống quản lý dự án

Đăng nhập hệ thống

Nhập / Hiệu chỉnh / Xoá người sử dụng

Hình 2.2: Sơ đồ usecase Đăng nhập hệ thống

Nhập/Hiệu Chỉnh/Xố Người Sử Dụng

- Hệ thống yêu cầu người quản trị hệ thống nhập mã cơng ty - Hệ thống kiểm tra mã cơng ty cĩ tồn tại hay khơng?

- Hệ thống yêu cầu người quản trị hệ thống nhập mã người sử dụng - Hệ thống kiểm tra người sử dụng cĩ tồn tại hay khơng?

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 33 / 297

- Hệ thống yêu cầu người quản trị hệ thống nhập tên người sử dụng

- Hệ thống yêu cầu người quản trị hệ thống nhập mật mã cho người sử dụng

Sau khi người quản trị hệ thống nhập đầy đủ các thông tin và hệ thống kiểm tra đầy đủ, người sử dụng được Thêm/Hiệu chỉnh/Xoá ra khỏi hệ thống.

Dòng đặc biệt

Đăng nhập hệ thống

- Nếu hệ thống kiểm tra không đúng mật mã của người sử dụng, hệ thống sẽ báo lỗi

Nhập/Hiệu Chỉnh/Xoá Người Sử Dụng

- Hệ thống kiểm tra mã công ty Nếu mã công ty không tồn tại, hệ thống sẽ báo lỗi và quay về dòng cơ bản

- Hệ thống kiểm tra mã người sử dụng Nếu mã người sử dụng không tồn tại, hệ thống chuyển tác vụ thành nhập mới Nếu tồn tại, hệ thống chuyển tác vụ thành hiệu chỉnh người sử dụng

- Nếu người quản trị hệ thống chọn chức năng xóa, hệ thống yêu cầu xác nhận việc xoá và nếu người sử dụng đang trong hệ thống, hệ thống báo lỗi và quay về dòng cơ bản

Quản lý dự án chính

Quản lý dự án

Quản lý hạng mục

Quản lý công việc

Quản lý kế hoạch thanh toán

Định giá công việc của dự án

Thiết lập tham số dự ánQuản lý dự toán

Hình 2.3: Sơ đồ usecase Quản lý hồ sơ dự án

Quản lý hồ sơ dự án

(from Quan Ly Ho So Du An)

Nhập dự án chính

Hiệu chính dự án chính

Xoá dự án chínhQuản lý dự án chính

Dịng sự kiện

Dịng cơ bản

Tác vụ nhập dự án chính

- Hệ thống yêu cầu nhập thơng tin cơ bản của dự án chính

- Thơng tin cơ bản của dự án bao gồm : Mã của dự án chính, tên dự án chính, mã người quản lý, mã khách hàng thanh tốn cho dự án, mã điều kiện thanh tốn, mã điều kiện giao nhận, mã phương thức giao nhận

- Khi người sử dụng dự án nhập đầy đủ thơng tin mà hệ thống yêu cầu, hệ thống sẽ thêm thơng tin của dự án chính vào hệ thống

Tác vụ hiệu chỉnh dự án chính

- Hệ thống yêu cầu nhân viên phịng quản lý dự án nhập mã dự án chính

- Nếu xác nhận đồng ý, hệ thống sẽ xoá dự án chính khỏi hệ thống

- Nếu mã của dự án chính nhập vào không tồn tại, xem như nhập mới

- Mã dự án có thể được chọn bằng cách nhấn F4 hiển thị danh sách các dự án chính đã có trong hệ thống

Tác vụ xoá dự án chính

- Nếu mã dự án chính không tồn tại thì hệ thống thông báo lỗi.

Điều kiện trước khi thực hiện

- Người sử dụng phải được login vào hệ thống

- Người sử dụng phải được phân quyền trong phân hệ quản lý dự án

- Các danh mục sau phải được thiết lập trước: người quản lý, khách hàng thanh toán cho dự án chính, điều kiện thanh toán, điều kiện giao nhận, phương thức giao nhận

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 37 / 297

Điều kiện sau khi thực hiện

- Nếu người sử dụng nhập đầy đủ thơng tin hệ thống yêu cầu thì dự án chính sẽ được thêm, xĩa hay cập nhật

2.1.2.2 Sơ đồ usecase Quản lý dự án Lược đồ

Thông tin dự án mẫu

(from Quan ly danh muc du an)

Kết thúc dự án

Chuyển dự án từ giai đoạn báo giá sang thực hiện

Quản lý hồ sơ dự án

(from Quan Ly Ho So Du An)

Quản lý dự án

(from Quan Ly Ho So Du An)

<<exte nd>>

Hình 2.5: Sơ đồ usecase Quản lý dự án

Mơ tả

- Hệ thống cho phép quản lý các thơng tin của dự án cĩ trong hệ thống

- Người sử dụng cĩ thể lấy thơng tin dự án mẫu đã được thiết lập trước để việc nhập dự án nhanh hơn

- Use case bao gồm các tác vụ: • Nhập/Hiệu chỉnh dự án • Xố dự án

• Kết thúc dự án

- Hệ thống yêu cầu nhập các thông tin của dự án

- Thông tin cơ bản của dự án bao gồm: mã dự án, mã loại dự án, mã dự án mẫu (nếu chọn), trạng thái của dự án (báo giá hay thực hiện), mã của dự án chính(nếu có), tên của dự án, nguồn gốc dự án, mã chủ đầu tư yêu cầu thực hiện dự án(khách hàng), mã chủ đầu tư thanh toán cho dự án, địa chỉ thực hiện dự án, người đại diện liên hệ của phía chủ đầu tư, mã số đơn đặt thực hiện dự án của phía chủ đầu tư, người đại diện liên hệ của công ty thực hiện dự án, mã người quản lý dự án, mã nhóm người sử dụng được phân quyền truy cập thông tin dự án, mã người thực hiện giao dịch với phía chủ đầu tư, mã lĩnh vực dự án, ngày dự kiến bắt đầu thực hiện dự án, ngày dự kiến kết thúc thực hiện dự án, ngày báo giá cho chủ đầu tư(nếu có), thông tin tham số của dự án, nhóm thông tin về tài khoản, mã các chiều phân tích, tổng tiền thực hiện dự án, mã đơn vị tiền tệ sử dụng cho dự án, mã đơn vị tiền tệ thanh toán, tỉ giá hối đoái, ngày bắt đầu bảo hành dự án, thời gian bảo đảm (bao nhiêu tháng), thông tin về người nhập/ chỉnh sửa cuối cùng trên dự án

- Sau khi người sử dụng nhập đầy đủ các thông tin mà hệ thống yêu cầu, hệ thống sẽ thêm dự án vào hệ thống

Tác vụ hiệu chỉnh dự án - Hệ thống yêu cầu nhập mã dự án

- Hệ thống kiểm tra mã dự án và hiển thị thông tin của dự án cần tìm - Người sử dụng nhập các thông tin cần hiệu chỉnh

- Hệ thống sẽ cập nhật thông tin đã thay đổi

Tác vụ xóa dự án

- Hệ thống yêu cầu nhập mã dự án muốn xóa - Hệ thống kiểm tra sự tồn tại của dự án

KHOA CNTT –

ĐH KHTN

Trang 39 / 297

- Hê thống yêu cầu xác nhận lại việc xoá dự án

- Nếu đồng ý, hệ thống sẽ xoá dự án khỏi hệ thống Tác vụ kết thúc dự án

- Hệ thống kiểm tra tình trạng của dự án

- Nếu tình trạng là báo giá, hệ thống yêu cầu người sử dụng xác nhận lại ngày dự kiến bắt đầu thực hiện dự án, số ngày dự kiến thực hiện dự án

- Hệ thống chuyển dự án sang tình trạng thực hiện

Cách 2: người sử dụng tự nhập mã dự án theo ý muốn

- Khi nhập mã loại dự án, nếu loại dự án đó có dự án mẫu, hệ thống sẽ cho phép người sử dụng chọn dự án mẫu Nếu người sử dụng đồng ý dùng dự án mẫu thì những thông tin của dự án mẫu được hệ thống gán cho dự án hiện tại Nếu không đồng ý, người sử dụng sẽ nhập tiếp các thông tin còn lại

- Nếu thông tin dự án chính được nhập, hệ thống mặc định thông tin về mã chủ đầu tư yêu cầu thực hiện dự án và mã chủ đầu tư thanh toán cho dự án là mã chủ đầu tư thanh toán cho dự án chính Người sử dụng có thể thay đổi thông tin mặc định này

- Nếu đã bắt đầu thực hiện, hệ thống kiểm tra dự án đã được kết thúc hay chưa - Nếu dự án chưa kết thúc, hệ thống không cho xoá dự án

- Nếu dự án đã kết thúc, hệ thống cho phép thực hiện tác vụ xoá dự án - Khi xóa dự án, hệ thống xoá tất cả các hạng mục và công việc của dự án

Tác vụ kết thúc dự án

- Để kết thúc dự án, tất cả các công việc và hạng mục của dự án phải kết thúc rồi và các hoá đơn đã đóng

Tác vụ chuyển dự án từ giai đoạn báo giá sang giai đoạn thực hiện

- Nếu dự án muốn chuyển sang giai đoạn thực hiện không phải đang ở trạng thái báo giá thì hệ thống báo lỗi