Quản trị quá trình thay đổi được hiểu như một nghệ thuật quản lý. sự vận dụng trong doanh nghiệp

Lời mở đầu Chúng ta đang sống trong một thế giới luôn thay đổi. Có thể nói thay đổi chính là quy luật của cuộc sống. Trong vũ trụ, có lẽ không có gì khác hơn là vật chất đang vận động và thay

LỜI MỞ ĐẦU

Chúng ta đang sống trong một thế giới luôn thay đổi Có thể nói thayđổi chính là quy luật của cuộc sống Trong vũ trụ, có lẽ không có gì khác hơnlà vật chất đang vận động và thay đổi liên tục cả về chất và lượng trong khônggian và thời gian vô tận.

Thế giới nói chung và các tổ chức nói riêng đã, đang và sẽ còn phải trảiqua những sự thay đổi cơ bản, nhanh chóng, quyết liệt, mang tính cách mạnghơn bất kỳ điều gì chúng ta có thể nghĩ tới Từ sự thành công nghệ nhân bảnvô tính, công nghệ nano cho đến sự áp dụng phổ biến mạng vi tính và côngnghệ thông tin trong cuộc sống Từ xu thế hội nhập, toàn cầu hoá trong kinhdoanh đến những biến động không lường như: Sự xuất hiện đồng tiền chungChâu Âu, sự hình thành chủ nghĩa khủng bố, sự mất giá của đồng đôla, tìnhhình khí hậu trên trái đất đang chịu nhiều bất ổn…

Tất cả những điều kể trên không có gì khác hơn ngoài sự thay đổi.Không một doanh nghiệp, một tổ chức nào có thể đứng yên mà không cầnthay đổi Sự tự mãn dã không còn chỗ trong một thế giới hiện đại, bởi lẽ cáchthức làm việc của ngày hôm qua chỉ còn thích hợp cho con người của ngàyhôm qua mà thôi Vì thế, quản trị sự thay đổi trở thành một vấn đề cần thiết,có ý nghĩa, mà cao hơn là một nghệ thuật đối với các nhà quản trị.

Đề tài:"Quản trị quá trình thay đổi được hiểu như một nghệ thuậtquản lý Sự vận dụng trong doanh nghiệp" do vậy, không chỉ đơn thuần

mang tính lý luận mà còn giải quyết một vấn đề hoàn toàn mới mẻ, mang tínhthời đại và giúp cho các nhà quản trị có thể vận dụng linh hoạt, đảm bảo sựphát triển cũng như định hướng cho tương lai của từng tổ chức.

I QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH THAY ĐỔI ĐƯỢC HIỂU NHƯ MỘT NGHỆ THUẬTQUẢN LÝ.

1 Quản trị quá trình thay đổi là gì?

Thay đổi là một phần không thể tránh khỏi trong quá trình phát triển.Nó thường mang tới cả những hy vọng, cơ hội mới và những thách thức chocác nhà quản trị, các doanh nghiệp Như chúng ta đã biết, sự thay đổi cónhững đặc điểm vô cùng khó khăn nắm bắt Do vậy, cần phải hiểu bản chấtcủa sự thay đổi, xem xét những vấn đề mà thay đổi gây ra một cách kháchquan, tích cực nhất Quản trị quá trình thay đổi là những kỹ năng kiểm soát sựthay đổi, có tác dụng hạn chế đến mức tối thiểu những ảnh hưởng tiêu cực,đồng thời khai thác triệt để những cơ hội, lợi ích mà sự thay đổi có thể mang lại.

Theo em, quản trị quá trình thay đổi là một quá trình gồm 3 giai đoạncơ bản sau:

* Giai đoạn thứ nhất: nhận diện sự thay đổi.

Sự thay đổi của một tổ chức, một doanh nghiệp là do các yếu tố tácđộng từ môi trường bên ngoài và từ chính trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp.Do thời lượng bài có hạn, ở đây, em chỉ xin đề cập tới những yếu tố cơ bảnthuộc môi trường bên ngoài mà những yếu tố này thường tác động mạnh mẽđến tổ chức và đòi hỏi tổ chức cần có sự thay đổi.

- Yếu tố xã hội và pháp luật: những yếu tố xã hội có thể tác động đến tổchức một cách thoáng qua hay lâu dài, trực tiếp hay gián tiếp Có thể dễ dàngnhận ra xã hội mà cụ thể là con người trong xã hội luôn có tác động đến bấtkỳ tổ chức nào Lấy ví dụ ngành kinh doanh giày dép, các nhà sản xuất, kinhdoanh phải luôn ứng phó với sự thay đổi về thị hiếu của người tiêu dùng Haynhư các yếu tố về môi trường cũng đang là vấn đề được quan tâm hàng đầucủa các tổ chức vì người tiêu dùng ngày càng đòi hỏi hàng hoá, dịch vụ mà họsử dụng không được gây tổn hại cho môi trường trong điều kiện môi trườngtự nhiên hiện đang bị tổn hại nặng nề.

Hệ thống pháp luật, chính sách của Nhà nước cũng có tác động đếnphương thức hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp trong nền kinh tế Đặc biệtở nước ta, những thay đổi, hoàn thiện về pháp luật, chính sách đã mang lạinhững thay đổi nói chung là tích cực như: thu hút đầu tư nước ngoài, chínhsách ưu đãi cho các doanh nghiệp mới, đẩy mạnh tiến trình cổ phần hoádoanh nghiệp nhà nước…

- Yếu tố kinh tế: đa phần các tổ chức, doanh nghiệp đều phải chịu nhiềuáp lực về kinh tế bởi một thực tế là tổ chức hay doanh nghiệp chỉ có thể tiếptục tồn tại và phát triển nếu hoạt đông có lãi hoặc ít ra là không bị thua lỗ.Những áp lực kinh tế có thể buộc một tổ chức phải có sự thay đổi đến từ bênngoài và cả xuất phát từ bên trong tổ chức đó Một số áp lực cơ bản như:

+ Sức ép từ các công ty tài chính: Đó là các công ty có thể cho tổ chứcvay tiền để hoạt động nhưng luôn yêu cầu phải hoàn nợ và trả lãi đúng hạn.

+ Áp lực cạnh tranh: Một tổ chức, doanh nghiệp luôn phải cố gắng tìmcách thay đổi, hoàn thiện hàng hoá, dịch vụ của mình để chúng trở nên hấpdẫn hơn nhằm duy trì hay gia tăng thị phần, lợi nhuận.

+ Sức ép của các cổ đông, người góp vốn: Họ là những người luôn đòihỏi mức lợi nhuận và cổ tức cao hơn.

+ Áp lực từ chính cán bộ, nhân viên, công nhân trong tổ chức: họ luônmuốn được tăng lương, giảm giờ làm, có điều kiện làm tốt hơn…

- Yếu tố khoa học và công nghệ: khoa học và công nghệ là lĩnh vực cónhững thay đổi nhanh chóng, thường xuyên và đôi khi mang tính cách mạngtrong cuộc sống của chúng ta Sự thay đổi đến chóng mặt của công nghệ đòihỏi các tổ chức, doanh nghiệp phải liên tục nghiên cứu, đổi mới công nghệ đểgiữ vững vị trí cũng như duy trì ưu thế dẫn đầu của mình trên thị trường.Ngày nay, sự phát triển như vũ bão của khoa học, công nghệ có ảnh hưởngtrực tiếp tới cơ cấu quản lý, chức năng nhiệm vụ cũng như các mối quan hệgiữa các cấp bậc quản lý trong các tổ chức, doanh nghiệp với sự có mặt củamạng máy tính toàn cầu và hệ thống viễn thông, thông tin hiện đại Tuy

nhiên, nó cũng mang lại một số bất cập như: giảm số lượng lao động, sự xáotrộn về cơ cấu lao động, nhu cầu về lao động chất lượng cao, linh hoạt ngàycàng gia tăng.

Một điểm cần phải lưu ý là cho dù khoa học công nghệ có phát triểnđến đâu đi chăng nữa thì nó cũng xuất phát từ nhu cầu của con người, phụcvụ cho con người, do con người tạo ra và gắn liền với yếu tố con người.

* Giai đoạn thứ hai: hoạch định sự thay đổi.

Tiến trình hoạch định gồm những bước cơ bản như sau:- Thiết lập mục tiêu cho kế hoạch thực hiện thay đổi.

Để cho bước này có hiệu quả, các nhà quản trị cần trả lời được các câuhỏi như: lý do phải thay đổi là gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Các mục tiêucủa việc thay đổi do ban lãnh đạo đặt ra là gì? Cần điều chỉnh các mục tiêunhư thế nào cho phù hợp với thực tế? Những bộ phận, phòng ban nào liênquan đến kế hoạch thay đổi? Có những hạn chế gì? Thời gian dự tính là baolâu? Có nguồn lực nào hỗ trợ thực hiện kế hoạch? Công việc thường lệ sẽ bịảnh hưởng như thế nào?

- Xác định những điểm cần xem xét khi lên kế hoạch thay đổi.

Khi đã quyết định những điểm cần đạt được, các nhà quản trị cần lậpdanh sách những khía cạnh cần xem xét cũng như ảnh hưởng của nó đối vớicác quyết định.

Để bước này đạt hiệu quả cao, các nhà quản trị cần cân nhắc các điểmnhư: những thay đổi trong cách làm việc của mình, của nhóm và tổ chức; Cácnhu cầu về đào tạo; Những thay đổi trong cách trao đổi thông tin; Một cơ cấutổ chức có thể hỗ trợ cho những thay đổi; Cá nhân, tổ chức sẽ bị ảnh hưởnggì, thế nào? Những phản ứng, lực lượng chống lại sự thay đổi; Ước tính chiphí cho sự thay đổi; Thời điểm thông báo sự thay đổi.

- Lập danh sách các việc cần thực hiện.

Các nhà quản trị nên làm một bản danh sách những hành động cụ thể sẽđược tiến hành dựa trên sự cân nhắc các bước nêu trên và nên tham khảo ýkiến các nhân viên trong tổ chức.

* Giai đoạn thứ ba: kế hoạch hành động.

Khi đã có trong tay câu trả lời của hai giai đoạn trên, các nhà quản trịcần bắt tay vào kế hoạch hành động, không nên trì hoãn Để đảm bảo tính khảthi, trong một kế hoạch hành động chỉ nên có một mục tiêu cần đạt được (mụctiêu phải cụ thể, có thể đạt được, có tính phù hợp, có thời hạn hợp lý) vàkhông quá ba vấn đề cần giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định.Trong khi thực hiện và khi thực hiện xong kế hoạch hành động, các nhà quảntrị nên đánh giá, so sánh xem kết quả đạt được có đạt kết quả như mong muốnđề ra hay không Công việc này giúp các nhà quản trị tích luỹ được kinhnghiệm để thực hiện thành công các kế hoạch hành động thay đổi trong tươnglai.

2 Tại sao quản trị quá trình thay đổi lại được xem như một nghệthuật quản lý?

Sự thay đổi là một quá trình mà không ai có thể điều khiển được Bảnthân sự thay đổi chứa đựng trong nó những đặc điểm vô cùng phức tạp Chínhvì thế, hiều được, nhận diện được sự thay đổi đã là khó, để quản trị được quátrình thay đổi lại càng khó hơn nhiều Làm thế nào để quản trị quá trình thayđổi được hiệu quả, phù hợp với sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp trongthời đại hiện nay chính là một nghệ thuật quản lý.

Thứ nhất, phải khẳng định rằng quản trị quá trình thay đổi là một nghệthuật quản lý bởi lẽ không phải ai cũng có thể làm, thực hiện được Trong mộttổ chức, tuy rằng mỗi thành viên từ những nhân viên, công nhân bình thườngcho đến những lãnh đạo cấp cao đều có những ảnh hưởng, tác động đến quátrình thay đổi của tổ chức, nhưng những người có tác động cũng như chịutrách nhiệm chủ chốt, ảnh hưởng lớn nhất, trực tiếp nhất đến việc quản trị quátrình thay đổi của tổ chức đó lại chính là những nhà lãnh đạo, quản trị cấp

cao, các chuyên gia tư vấn hay chí ít cúng phải là người có được sự ủng hộcủa cấp, người có quyền lực Nghệ thuật quản trị sự thay đổi chính là nghệthuật gắn liền, đồng hành với các nhà quản trị, nhà quản lý, các nhà lãnh đạo.

Và ngay cả khi họ đã là các nhà quản trị hay những người có quyền lựcthì bản thân họ cũng phải hội tụ những phẩm chất sau để có thể quản trị tốt sựthay đổi:

- Hoạt động trong những tình huống thay đổi.- Có tầm nhìn về tương lai.

- Có khát vọng và tự tin vào khả năng thay đổi và phát triển.- Thích ứng tốt với sự mạo hiểm.

- Lắng nghe nhiều ý kiến, quan điểm khác.

- Biết tranh thủ sự ủng hộ của cấp trên, của đồng nghiệp và cấp dưới.Thứ hai, các nhà quản trị cần phải có sự hiểu biết sâu sắc về các đặcđiểm của sự thay đổi như:

- Sự thay đổi diễn ra liên tục.

- Sự thay đổi cũng đồng thời là sự phức tạp.

- Sự thay đổi chưa hề được thử nghiệm trong một số điều kiện cụ thể.- Sự thay đổi thường kéo theo việc khó quản lý.

Hiểu được các đặc điểm nêu trên sẽ giúp cho các nhà quản trị có đượcsự vận dụng đúng đắn, linh hoạt, sáng tạo, có hiệu quả cao vào quá trình quảntrị sự thay đổi của tổ chức, doanh nghiệp mình và biến nó trở thành một nghệthuật quản lý của bản thân.

Cuối cùng, quản trị sự thay đổi sẽ trở thành một nghệ thuật quản lýthông qua chính những hoạt động của các nhà quản trị trong tổ chức, thể hiệnở một số mặt cơ bản sau:

- Nhận biết được những thay đổi tiềm năng: các nàh quản trị, quản lýphải tìm hiểu, nắm bắt được những thay đổi đang và sẽ diễn ra trong tổ chức,trong lĩnh vực hoạt động của mình Đó là một nghệ thuật.

- Đề xướng sự thay đổi: khi thấy được sự cần thiết hay cơ hội tốt đểthay đổi, các nhà quản trị, quản lý cấp cao phải đề xướng sự thay đổi và đềxướng như thế nào để mọi người đồng thuận, vui vẻ chấp nhận thay đổi cũnglà một nghệ thuật.

- Xác định mức độ khả thi, tính toán chi phí thực hiện sự thay đổi: việcxác định được một kế hoạch thay đổi có khả thi hay không trong một khoảnngân sách, chi phí nhất định và một khoảng thời gian cụ thể không chỉ thểhiện chuyên môn, năng lực của các nhà quản trị mà còn là một nghệ thuậtquản lý.

- Cung cấp thông tin phản hồi, trao đổi ý tưởng với cả tổ chức: các nhàquản trị cần phát huy kinh nghiệm làm việc của bản thân và những thành viêntrong tổ chức để có sự thành công của kế hoạch thay đổi, đồng thời là ngườicung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp lãnh đạo hay những ngườikhác ra quyết định.

- Hoạch định, triển khai công việc cho nhân viên, tổ chức: cho dù đây làmột phần công việc hàng ngày của các nhà quản trị nhưng khi có sự thay đổidiễn ra, việc hoạch định, triển khai sẽ trở nên khó khăn hơn, đòi hỏi năng lựcvà nghệ thuật họ.

- Trao quyền cho nhân viên nhằm thích ứng với sự thay đổi: nhà quảntrị cần trao quyền để nhân viên, nhóm quản lý công việc theo cách riêng củahọ Ngày nay, nhiều tổ chức nhận thức được rằng phương thức quản lý cũbằng cách hướng dẫn mọi người phải làm gì và như thế nào đã không còn phùhợp Trao quyền giúp các nhân viên được tự do hơn trong việc tổ chức côngviệc, chuyển giao việc kiểm soát công việc cho những người trực tiếp thựchiện Tuy nhiên cũng cần có sự giám sát cẩn thận, cung cấp trước các nguồnlực cũng như tổ chức huấn luyện cho nhân viên nếu cần.

- Tổ chức hậu cần: Đây chính là việc cung cấp cho nhân viên hay nhómlàm việc các điều kiện làm việc cần thiết như máy móc, trang thiết bị,… đểứng phó với sự thay đổi.

- Đảm bảo công việc vẫn trôi chảy trong khi diễn ra những thay đổi:Đây có lức là thử thách đòi hỏi nghệ thuật quản lý cao của các nhà quản trị.Các nhà quản trị cần phải làm cho công việc thích ứng với sự thay đổi củanhân viên, tổ chức diễn ra một cách dễ dàng thông qua việc áp dụng nhữngphương pháp, biện pháp thích hợp trong từng hoàn cảnh.

Không chỉ có vậy, các nhà quản trị còn cần thể hiện nghệ thuật quản lýtrong việc tích cực tham gia từng giai đoạn, khích lệ tinh thần làm việc củanhân viên, cập nhật thông tin mới, cho mọi người thấy khía cạnh tích cực, đốiphó với sức ỳ cũng như thể hiện lòng nhiệt tình của chính bản thân mìnhtrong quá trình thay đổi của tổ chức.

II SỰ VẬN DỤNG QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH THAY ĐỔI TRONG DOANHNGHIỆP.

Như chúng ta đã biết, sự vận dụng quản trị quá trình thay đổi trong mộttổ chức, một doanh nghiệp là vô cùng cần thiết xuất phát từ chính những yêucầu của cuộc sống xã hội Trong thời kỳ biến động như thời đại chúng ta đangsống hiện nay, nếu các tổ chức, doanh nghiệp, trường học… không biết cáchquản trị sự thay đổi, đón đầu sự thay đổi, thì sẽ không thể nào tồn tại đượcchứ chưa nói đến phát triển.

a Sự vận dụng tốt, hợp lý quá trình quản trị sự thay đổi sẽ manglại những lợi ích:

Một trong những doanh nghiệp Việt Nam đã quản lý tốt sự thay đổi đólà công ty Việt Tiến Đầu tiên là việc công ty có sự năng động, linh hoạt khichuyển sàng hoạt động theo mô hình công ty mẹ, công ty con để nâng caohiệu quả kinh doanh Trong đó, công ty mẹ vẫn là doanh nghiệp Nhà nước,thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh và góp vốn đầu tư vào các côngty khác Điều này làm cho vốn điều lệ của công ty mẹ tăng lên và đạt 126 tỷđồng Tiếp đến, công ty có chiến lược công nghệ đúng đắn khi đã đầu tư để cócác máy móc, trang thiết bị hiện đại, công suất lớn nên đã giải quyết nhanhcác đơn đặt hàng, tiến độ giao hàng tốt, đáp ứng kịp thời sự thay đổi của từng

thị trường, từng khách hàng cụ thể Trong thời gian gần đây, thấy được nhucầu, tiềm năng đa dạng của thị trường khu vực và thế giới, hàng loạt hoạtđộng xúc tiến thương mại, quảng cáo, tiếp thị cũng được Việt Tiến triển khaiđể mở rộng hệ thống phân phối ra nước ngoài, mở các văn phòng đại diện ởMỹ, Nhật, Hồng Kông, Singapore…Hiện công ty có 37 nhà máy, xí nghiệp, 4công ty liên doanh nước ngoài, 7 công ty liên doanh trong nước, 7 công ty cổphần hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau Do có sự quản trị tốt, linh hoạtvề sự thay đổi trên các phương diện: mô hình hoạt động, công nghệ, nhu cầukhách hàng, môi trường kinh doanh đã nêu ở trên nên công ty hy vọng sẽ đạtmức tăng trưởng doanh thu 15-20% trong năm 2005 (năm 2004 ước đạt 2.200tỷ đồng trong đó doanh thu hàng xuất khẩu khoảng 1.500 tỷ đồng) Việt Tiếnđược xem là tập đoàn sản xuất thương mại dịch vụ có tiềm năng lớn của ViệtNam.

Như vậy, qua thực tế của công ty Việt Tiến, ta có thể thấy được rằngnếu các tổ chức, doanh nghiệp biết quản trị sự thay đổi hiệu quả sẽ đem lạinhững lợi ích to lớn cho chính tổ chức, doanh nghiệp mình Nó không nhữnglàm cho doanh nghiệp tăng lợi nhuận, thị phần, tăng sức cạnh tranh… mà còngiúp cho doanh nghiệp khẳng định vị thế của mình trên thương trường, pháttriển bền vững và có khả năng thích ứng cao trong điều kiện môi trường kinhdoanh có nhiều biến động như hiện nay.

b Mặt trái của việc vận dụng thiếu khoa học:

Bên cạnh đó, việc vận dụng thiếu khoa học quá trình quản trị sự thayđổi cũng có mặt trái của nó Nếu các tổ chức, doanh nghiệp không biết cáchhoặc không vận dụng đúng đắn quá trình quản trị sự thay đổi sẽ làm cho họgặp nhiều khó khăn trong quá trình hoạt động, kinh doanh mà hậu quả tồi tệnhất là dẫn tới sự sụp đổ của tổ chức hay sự phá sản doanh nghiệp như ví dụthực tế dưới đây.

Công ty bông Bạch Tuyết (BBT) trong năm vừa qua đã lỗ 2,2tỷ đồng.Nguyên nhân đầu tiên là do công ty đã không quản lý tốt yếu tố khoa học,

công nghệ của công thể hiện ở việc đầu tư dây chuyền sản xuất quá lớn nhưngkhông đồng bộ dẫn đến hoạt động không hết công suất, chi phí sản xuất tăngcao Tiếp đến là việc công ty đã không linh hoạt để thích ứng kịp thời vớinhững nhu cầu thay đổi đa dạng của khách hàng, thị trường nên các sản phẩmcủa công ty không cạnh tranh được với các sản phẩm khác trên thị trường.Thêm vào đó, khi các công ty khác cùng ngành đầu tư, đưa ra các sản phẩmmới, chú trọng vào việc quảng cáo và phát triển thêm các thị trường khácnhau để chiếm thị phần, công ty hầu như không có biện pháp, chiến lược cụthể nào để phản ứng lại Điều này cho thấy bộ máy lãnh đạo công ty rất kémtrong việc thích ứng với sự thay đổi do các yếu tố của môi trường bên ngoài.Tất cả các yếu tố đó làm cho công ty không đạt được mục tiêu kinh doanh đặtra trong năm vừa qua và đứng trước nhiều khó khăn trong thời gian tới.

Một trường hợp nữa là công ty gốm sứ Hamico (Bát Tràng- Hà Nội)chính là điển hình về việc quản lý không hiệu quả yếu tố công nghệ với hoạtđộng kinh doanh Hamico đã nhập khẩu từ Hàn Quốc một lò gas với hệ thốngđiều khiển bán tự động, song công việc chuyển giao công nghệ lại gặp nhiềukhó khăn Công ty đã bỏ ra 43.000USD nhưng khi đưa vào vận hành thì chấtlượng nung không đạt Điều này dẫn tới việc công ty không thực hiện đượcđúng thời hạn các hợp đồng đã ký kết Chính vì thế công ty mất uy tín vớikhách hàng và đứng trước nguy cơ mất bạn hàng cũng như nguy cơ phá sản.