quản trị quá trình thay đổi được hiểu như một nghệ thuật quản lý sự vận dụng trong doanh nghiệp

LỜIMỞĐẦU Chúng ta sống giới thay đổi Có thể nói thay đổi quy luật sống Trong vũ trụ, có lẽ khơng có khác vật chất vận động thay đổi liên tục chất lượng không gian thời gian vô tận Thế giới nói chung tổ chức nói riêng đã, phải trải qua thay đổi bản, nhanh chóng, liệt, mang tính cách mạng bất kỳđiều nghĩ tới Từ thành cơng nghệ nhân vơ tính, cơng nghệ nano sựáp dụng phổ biến mạng vi tính cơng nghệ thơng tin sống Từ xu hội nhập, tồn cầu hố kinh doanh đến biến động không lường như: Sự xuất đồng tiền chung Châu Âu, hình thành chủ nghĩa khủng bố, giá đồng đơla, tình hình khí hậu trái đất chịu nhiều bất ổn… Tất điều kể khơng có khác ngồi thay đổi Khơng doanh nghiệp, tổ chức có thểđứng n mà khơng cần thay đổi Sự tự mãn dã khơng cịn chỗ giới đại, lẽ cách thức làm việc ngày hơm qua cịn thích hợp cho người ngày hơm qua mà thơi Vì thế, quản trị thay đổi trở thành vấn đề cần thiết, cóý nghĩa, mà cao nghệ thuật nhà quản trị Đề tài:"Quản trị trình thay đổi hiểu nghệ thuật quản lý Sự vận dụng doanh nghiệp" vậy, không chỉđơn mang tính lý luận mà cịn giải vấn đề hồn tồn mẻ, mang tính thời đại giúp cho nhà quản trị vận dụng linh hoạt, đảm bảo phát triển nhưđịnh hướng cho tương lai tổ chức I.QUẢN TRỊ QUÁ TRÌNH THAY ĐỔI ĐƯỢC HIỂU NHƯ MỘT NGHỆ THUẬT QUẢN LÝ Quản trị trình thay đổi gì? Tại quản trị trình thay đổi lại xem nghệ thuật quản lý? II SỰVẬNDỤNGQUẢNTRỊQUÁTRÌNHTHAYĐỔITRONGDOANHNGHIỆP a Sự vận dụng tốt, hợp lý trình quản trị thay đổi mang lại lợi ích: b Mặt trái việc vận dụng thiếu khoa học: KẾTLUẬN MỤCLỤC I.QUẢNTRỊQUÁTRÌNHTHAYĐỔIĐƯỢCHIỂUNHƯMỘTNGHỆTHUẬTQUẢNL Ý Quản trị trình thay đổi gì? Thay đổi phần khơng thể tránh khỏi q trình phát triển Nó thường mang tới hy vọng, hội thách thức cho nhà quản trị, doanh nghiệp Như biết, thay đổi có đặc điểm vơ khó khăn nắm bắt Do vậy, cần phải hiểu chất thay đổi, xem xét vấn đề mà thay đổi gây cách khách quan, tích cực Quản trị trình thay đổi kỹ kiểm sốt thay đổi, có tác dụng hạn chếđến mức tối thiểu ảnh hưởng tiêu cực, đồng thời khai thác triệt để hội, lợi ích mà thay đổi mang lại Theo em, quản trị trình thay đổi trình gồm giai đoạn sau: * Giai đoạn thứ nhất: nhận diện thay đổi Sự thay đổi tổ chức, doanh nghiệp yếu tố tác động từ mơi trường bên ngồi từ nội tổ chức, doanh nghiệp Do thời lượng có hạn, ởđây, em xin đề cập tới yếu tố thuộc môi trường bên mà yếu tố thường tác động mạnh mẽđến tổ chức vàđịi hỏi tổ chức cần có thay đổi - Yếu tố xã hội pháp luật: yếu tố xã hội tác động đến tổ chức cách thoáng qua hay lâu dài, trực tiếp hay gián tiếp Có thể dễ dàng nhận xã hội mà cụ thể người xã hội ln có tác động đến tổ chức Lấy ví dụ ngành kinh doanh giày dép, nhà sản xuất, kinh doanh phải ln ứng phó với thay đổi thị hiếu người tiêu dùng Hay yếu tố môi trường vấn đềđược quan tâm hàng đầu tổ chức người tiêu dùng ngày địi hỏi hàng hố, dịch vụ mà họ sử dụng khơng gây tổn hại cho môi trường điều kiện môi trường tự nhiên bị tổn hại nặng nề Hệ thống pháp luật, sách Nhà nước có tác động đến phương thức hoạt động tổ chức, doanh nghiệp kinh tế Đặc biệt nước ta, thay đổi, hoàn thiện pháp luật, sách mang lại thay đổi nói chung tích cực như: thu hút đầu tư nước ngồi, sách ưu đãi cho doanh nghiệp mới, đẩy mạnh tiến trình cổ phần hố doanh nghiệp nhà nước… - Yếu tố kinh tế: đa phần tổ chức, doanh nghiệp phải chịu nhiều áp lực kinh tế thực tế tổ chức hay doanh nghiệp tiếp tục tồn phát triển hoạt đơng có lãi khơng bị thua lỗ Những áp lực kinh tế buộc tổ chức phải có thay đổi đến từ bên xuất phát từ bên tổ chức Một sốáp lực như: + Sức ép từ cơng ty tài chính: Đó cơng ty cho tổ chức vay tiền để hoạt động ln u cầu phải hồn nợ trả lãi hạn + Áp lực cạnh tranh: Một tổ chức, doanh nghiệp phải cố gắng tìm cách thay đổi, hồn thiện hàng hố, dịch vụ để chúng trở nên hấp dẫn nhằm trì hay gia tăng thị phần, lợi nhuận + Sức ép cổđơng, người góp vốn: Họ người ln địi hỏi mức lợi nhuận cổ tức cao + Áp lực từ cán bộ, nhân viên, công nhân tổ chức: họ muốn tăng lương, giảm làm, cóđiều kiện làm tốt hơn… - Yếu tố khoa học công nghệ: khoa học cơng nghệ lĩnh vực có thay đổi nhanh chóng, thường xun vàđơi mang tính cách mạng sống Sự thay đổi đến chóng mặt cơng nghệđịi hỏi tổ chức, doanh nghiệp phải liên tục nghiên cứu, đổi công nghệđể giữ vững vị trí trìưu dẫn đầu thị trường Ngày nay, phát triển vũ bão khoa học, công nghệ cóảnh hưởng trực tiếp tới cấu quản lý, chức nhiệm vụ mối quan hệ cấp bậc quản lý tổ chức, doanh nghiệp với có mặt mạng máy tính tồn cầu hệ thống viễn thông, thông tin đại Tuy nhiên, mang lại số bất cập như: giảm số lượng lao động, xáo trộn cấu lao động, nhu cầu lao động chất lượng cao, linh hoạt ngày gia tăng Một điểm cần phải lưu ý cho dù khoa học cơng nghệ có phát triển đến đâu xuất phát từ nhu cầu người, phục vụ cho người, người tạo gắn liền với yếu tố người * Giai đoạn thứ hai: hoạch định thay đổi Tiến trình hoạch định gồm bước sau: - Thiết lập mục tiêu cho kế hoạch thực thay đổi Để cho bước có hiệu quả, nhà quản trị cần trả lời câu hỏi như: lý phải thay đổi gì? Nhằm giải vấn đề gì? Các mục tiêu việc thay đổi ban lãnh đạo đặt gì? Cần điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp với thực tế? Những phận, phòng ban liên quan đến kế hoạch thay đổi? Có hạn chế gì? Thời gian dự tính bao lâu? Có nguồn lực hỗ trợ thực kế hoạch? Công việc thường lệ bịảnh hưởng nào? - Xác định điểm cần xem xét lên kế hoạch thay đổi Khi định điểm cần đạt được, nhà quản trị cần lập danh sách khía cạnh cần xem xét nhưảnh hưởng nóđối với định Để bước đạt hiệu cao, nhà quản trị cần cân nhắc điểm như: thay đổi cách làm việc mình, nhóm tổ chức; Các nhu cầu vềđào tạo; Những thay đổi cách trao đổi thông tin; Một cấu tổ chức hỗ trợ cho thay đổi; Cá nhân, tổ chức bịảnh hưởng gì, nào? Những phản ứng, lực lượng chống lại thay đổi; Ước tính chi phí cho thay đổi; Thời điểm thông báo thay đổi - Lập danh sách việc cần thực Các nhà quản trị nên làm danh sách hành động cụ thể sẽđược tiến hành dựa cân nhắc bước nêu nên tham khảo ý kiến nhân viên tổ chức * Giai đoạn thứ ba: kế hoạch hành động Khi có tay câu trả lời hai giai đoạn trên, nhà quản trị cần bắt tay vào kế hoạch hành động, khơng nên trì hỗn Đểđảm bảo tính khả thi, kế hoạch hành động nên có mục tiêu cần đạt (mục tiêu phải cụ thể, có thểđạt được, có tính phù hợp, có thời hạn hợp lý) không ba vấn đề cần giải khoảng thời gian định Trong thực thực xong kế hoạch hành động, nhà quản trị nên đánh giá, so sánh xem kết quảđạt cóđạt kết mong muốn đề hay không Công việc giúp nhà quản trị tích luỹđược kinh nghiệm để thực thành công kế hoạch hành động thay đổi tương lai Tại quản trị trình thay đổi lại xem nghệ thuật quản lý? Sự thay đổi q trình mà khơng có thểđiều khiển Bản thân thay đổi chứa đựng đặc điểm vơ phức tạp Chính thế, hiều được, nhận diện thay đổi khó, để quản trịđược q trình thay đổi lại khó nhiều Làm để quản trị trình thay đổi hiệu quả, phù hợp với phát triển tổ chức, doanh nghiệp thời đại nghệ thuật quản lý Thứ nhất, phải khẳng định quản trị trình thay đổi nghệ thuật quản lý lẽ khơng phải làm, thực Trong tổ chức, thành viên từ nhân viên, cơng nhân bình thường lãnh đạo cấp cao có ảnh hưởng, tác động đến trình thay đổi tổ chức, người có tác động chịu trách nhiệm chủ chốt, ảnh hưởng lớn nhất, trực tiếp đến việc quản trị trình thay đổi tổ chức lại nhà lãnh đạo, quản trị cấp cao, chuyên gia tư vấn hay chíít cúng phải người cóđược sựủng hộ cấp, người có quyền lực Nghệ thuật quản trị thay đổi nghệ thuật gắn liền, đồng hành với nhà quản trị, nhà quản lý, nhà lãnh đạo Và họđã nhà quản trị hay người có quyền lực thân họ phải hội tụ phẩm chất sau để quản trị tốt thay đổi: - Hoạt động tình thay đổi - Có tầm nhìn tương lai - Có khát vọng tự tin vào khả thay đổi phát triển - Thích ứng tốt với mạo hiểm - Lắng nghe nhiều ý kiến, quan điểm khác - Biết tranh thủ sựủng hộ cấp trên, đồng nghiệp cấp Thứ hai, nhà quản trị cần phải có hiểu biết sâu sắc đặc điểm thay đổi như: - Sự thay đổi diễn liên tục - Sự thay đổi đồng thời phức tạp - Sự thay đổi chưa hềđược thử nghiệm sốđiều kiện cụ thể - Sự thay đổi thường kéo theo việc khó quản lý Hiểu đặc điểm nêu giúp cho nhà quản trị cóđược vận dụng đắn, linh hoạt, sáng tạo, có hiệu cao vào q trình quản trị thay đổi tổ chức, doanh nghiệp biến trở thành nghệ thuật quản lý thân Cuối cùng, quản trị thay đổi trở thành nghệ thuật quản lý thông qua hoạt động nhà quản trị tổ chức, thể số mặt sau: - Nhận biết thay đổi tiềm năng: nàh quản trị, quản lý phải tìm hiểu, nắm bắt thay đổi diễn tổ chức, lĩnh vực hoạt động Đó nghệ thuật - Đề xướng thay đổi: thấy cần thiết hay hội tốt để thay đổi, nhà quản trị, quản lý cấp cao phải đề xướng thay đổi vàđề xướng để người đồng thuận, vui vẻ chấp nhận thay đổi nghệ thuật - Xác định mức độ khả thi, tính tốn chi phí thực thay đổi: việc xác định kế hoạch thay đổi có khả thi hay khơng khoản ngân sách, chi phí định khoảng thời gian cụ thể chuyên môn, lực nhà quản trị mà nghệ thuật quản lý - Cung cấp thông tin phản hồi, trao đổi ý tưởng với tổ chức: nhà quản trị cần phát huy kinh nghiệm làm việc thân thành viên tổ chức để có thành cơng kế hoạch thay đổi, đồng thời người cung cấp thông tin đầy đủ, xác, kịp thời giúp lãnh đạo hay người khác định - Hoạch định, triển khai công việc cho nhân viên, tổ chức: cho dùđây phần công việc hàng ngày nhà quản trị có thay đổi diễn ra, việc hoạch định, triển khai trở nên khó khăn hơn, đòi hỏi lực nghệ thuật họ - Trao quyền cho nhân viên nhằm thích ứng với thay đổi: nhà quản trị cần trao quyền để nhân viên, nhóm quản lý cơng việc theo cách riêng họ Ngày nay, nhiều tổ chức nhận thức phương thức quản lý cũ cách hướng dẫn người phải làm khơng cịn phù hợp Trao quyền giúp nhân viên tự việc tổ chức công việc, chuyển giao việc kiểm sốt cơng việc cho người trực tiếp thực Tuy nhiên cần có giám sát cẩn thận, cung cấp trước nguồn lực tổ chức huấn luyện cho nhân viên cần - Tổ chức hậu cần: Đây việc cung cấp cho nhân viên hay nhóm làm việc điều kiện làm việc cần thiết máy móc, trang thiết bị,… đểứng phó với thay đổi - Đảm bảo công việc trôi chảy diễn thay đổi: Đây có lức thử thách địi hỏi nghệ thuật quản lý cao nhà quản trị Các nhà quản trị cần phải làm cho công việc thích ứng với thay đổi nhân viên, tổ chức diễn cách dễ dàng thông qua việc áp dụng phương pháp, biện pháp thích hợp hồn cảnh Khơng có vậy, nhà quản trị cần thể nghệ thuật quản lý việc tích cực tham gia giai đoạn, khích lệ tinh thần làm việc nhân viên, cập nhật thơng tin mới, cho người thấy khía cạnh tích cực, đối phó với sức ỳ thể lịng nhiệt tình thân q trình thay đổi tổ chức II SỰVẬNDỤNGQUẢNTRỊQTRÌNHTHAYĐỔITRONGDOANHNGHIỆP Như biết, vận dụng quản trị trình thay đổi tổ chức, doanh nghiệp vơ cần thiết xuất phát từ yêu cầu sống xã hội Trong thời kỳ biến động thời đại sống nay, tổ chức, doanh nghiệp, trường học… cách quản trị thay đổi, đón đầu thay đổi, khơng thể tồn chưa nói đến phát triển a Sự vận dụng tốt, hợp lý trình quản trị thay đổi mang lại lợi ích: Một doanh nghiệp Việt Nam quản lý tốt thay đổi cơng ty Việt Tiến Đầu tiên việc cơng ty có động, linh hoạt chuyển sàng hoạt động theo mơ hình cơng ty mẹ, cơng ty để nâng cao hiệu kinh doanh Trong đó, cơng ty mẹ doanh nghiệp Nhà nước, thực hoạt động sản xuất kinh doanh góp vốn đầu tư vào cơng ty khác Điều làm cho vốn điều lệ công ty mẹ tăng lên vàđạt 126 tỷđồng Tiếp đến, cơng ty có chiến lược cơng nghệđúng đắn đãđầu tưđể có máy móc, trang thiết bị đại, cơng suất lớn nên giải nhanh đơn đặt hàng, tiến độ giao hàng tốt, đáp ứng kịp thời thay đổi thị trường, khách hàng cụ thể Trong thời gian gần đây, thấy nhu cầu, tiềm đa dạng thị trường khu vực giới, hàng loạt hoạt động xúc tiến thương mại, quảng cáo, tiếp thị Việt Tiến triển khai để mở rộng hệ thống phân phối nước ngoài, mở văn phòng đại diện Mỹ, Nhật, Hồng Kơng, Singapore…Hiện cơng ty có 37 nhà máy, xí nghiệp, cơng ty liên doanh nước ngồi, cơng ty liên doanh nước, công ty cổ phần hoạt động nhiều lĩnh vực khác Do có quản trị tốt, linh hoạt thay đổi phương diện: mơ hình hoạt động, cơng nghệ, nhu cầu khách hàng, môi trường kinh doanh nêu nên công ty hy vọng sẽđạt mức tăng trưởng doanh thu 15-20% năm 2005 (năm 2004 ước đạt 2.200 tỷđồng doanh thu hàng xuất khoảng 1.500 tỷđồng) Việt Tiến xem tập đoàn sản xuất thương mại dịch vụ có tiềm lớn Việt Nam Như vậy, qua thực tế công ty Việt Tiến, ta thấy tổ chức, doanh nghiệp biết quản trị thay đổi hiệu sẽđem lại lợi ích to lớn cho tổ chức, doanh nghiệp Nó khơng làm cho doanh nghiệp tăng lợi nhuận, thị phần, tăng sức cạnh tranh… mà giúp cho doanh nghiệp khẳng định vị thương trường, phát triển bền vững có khả thích ứng cao điều kiện mơi trường kinh doanh có nhiều biến động b Mặt trái việc vận dụng thiếu khoa học: Bên cạnh đó, việc vận dụng thiếu khoa học q trình quản trị thay đổi có mặt trái Nếu tổ chức, doanh nghiệp cách không vận dụng đắn trình quản trị thay đổi làm cho họ gặp nhiều khó khăn q trình hoạt động, kinh doanh mà hậu tồi tệ dẫn tới sụp đổ tổ chức hay phá sản doanh nghiệp ví dụ thực tế Cơng ty Bạch Tuyết (BBT) năm vừa qua lỗ 2,2tỷđồng Nguyên nhân công ty không quản lý tốt yếu tố khoa học, công nghệ công thể việc đầu tư dây chuyền sản xuất lớn không đồng dẫn đến hoạt động khơng hết cơng suất, chi phí sản xuất tăng cao Tiếp đến việc công ty khơng linh hoạt để thích ứng kịp thời với nhu cầu thay đổi đa dạng khách hàng, thị trường nên sản phẩm 10 công ty không cạnh tranh với sản phẩm khác thị trường Thêm vào đó, cơng ty khác ngành đầu tư, đưa sản phẩm mới, trọng vào việc quảng cáo phát triển thêm thị trường khác để chiếm thị phần, công ty khơng có biện pháp, chiến lược cụ thể để phản ứng lại Điều cho thấy máy lãnh đạo cơng ty việc thích ứng với thay đổi yếu tố mơi trường bên ngồi Tất yếu tốđó làm cho công ty không đạt mục tiêu kinh doanh đặt năm vừa qua vàđứng trước nhiều khó khăn thời gian tới Một trường hợp cơng ty gốm sứ Hamico (Bát Tràng- Hà Nội) làđiển hình việc quản lý khơng hiệu yếu tố công nghệ với hoạt động kinh doanh Hamico nhập từ Hàn Quốc lò gas với hệ thống điều khiển bán tựđộng, song công việc chuyển giao cơng nghệ lại gặp nhiều khó khăn Cơng ty bỏ 43.000USD đưa vào vận hành chất lượng nung không đạt Điều dẫn tới việc công ty không thực thời hạn hợp đồng ký kết Chính cơng ty uy tín với khách hàng vàđứng trước nguy bạn hàng nguy phá sản 11 KẾTLUẬN Thế giới thay đổi, thời gian thay đổi tất thay đổi với thời gian Trong thời kỳđầy biến động thời đại sống nay, thay đổi tất yếu khách quan làđiều bình thường Sự thay đổi chứa đựng đặc điểm vô phức tạp, đầy rủi ro đồng thời mở hội lớn lao cho tổ chức, doanh nghiệp nhà quản trị Làm để quản trị hiệu thay đổi cao hơn, đưa trở thành nghệ thuật quản lý thách thức trọng tâm kỷ XXI tổ chức, doanh nghiệp hay trường đại học, bệnh việc, đoàn thể… Nhận thức rõ chất thay đổi, lực lượng thúc đẩy, biết cách hoạch định có kế hoạch hành động đắn giúp hạn chế ảnh hưởng tiêu cực, đưa chúng nằm tầm kiểm soát, đồng thời giúp nhà quản trị nhận khía cạnh tích cực thay đổi, tận dụng chúng cách triệt để, dẫn trước thay đổi mang lại hy vọng hội cho tổ chức, doanh nghiệp Do quản trị thay đổi vấn đề hoàn toàn mẻ, thời lượng tiểu luận kiến thức có hạn thân nên tiểu luận em khơng tránh khỏi cịn nhiều hạn chế Em mong nhận sựđóng góp ý kiến thày, giáo để tiểu luận em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! 12 DANHMỤCTÀILIỆUTHAMKHẢO Sách "Những thách thức quản lý kỷ XXI" - Peter F Drucker, Nhà xuất Trẻ thành phố Hồ Chí Minh, 2003 Sách "Làm chủ thay đổi" - Business-Edge, Nhà xuất Trẻ Thời lượng Kinh tế Việt Nam - Số 4, 2005 Báo kinh tế Việt Nam, số 1, 2005 Báo Việt Nam Trade, 2005 Giáo trình Tổ chức doanh nghiệp - Trường đại học Quản lý Kinh doanh 13 14 ... Tại quản trị trình thay đổi lại xem nghệ thuật quản lý? II SỰVẬNDỤNGQUẢNTRỊQUÁTRÌNHTHAYĐỔITRONGDOANHNGHIỆP a Sự vận dụng tốt, hợp lý trình quản trị thay đổi mang lại lợi ích: b Mặt trái việc vận. .. thân q trình thay đổi tổ chức II SỰVẬNDỤNGQUẢNTRỊQUÁTRÌNHTHAYĐỔITRONGDOANHNGHIỆP Như biết, vận dụng quản trị trình thay đổi tổ chức, doanh nghiệp vô cần thiết xuất phát từ yêu cầu sống xã hội Trong. .. Mặt trái việc vận dụng thiếu khoa học: KẾTLUẬN MỤCLỤC I.QUẢNTRỊQTRÌNHTHAYĐỔIĐƯỢCHIỂUNHƯMỘTNGHỆTHUẬTQUẢNL Ý Quản trị q trình thay đổi gì? Thay đổi phần khơng thể tránh khỏi q trình phát triển Nó