các phương pháp hành chính trong quản lý và vận dụng vào doanh nghiệp

Bằng cách nào có thể đạt đợc điều này, đó là nhờ các phơng pháp quản lý trong nội bộ doanh nghiệp: Phơng pháp kinh tế, phơng pháp tâm lý - giáo dục, phơng pháp hành chính.. 2.Các phơng p

Lời mở đầu

Quản lý hành chính là một ngành nghiên cứu khoa học về quản lý không chỉ ở nớc ta mà còn ở các quốc gia trên thế giới Đặc biệt trong thời kì chuyển đổi sang nền kinh tế thị trờng theo định hớng xã hội chủ nghĩa thì vấn đề quản lý hành chính trong các doanh nghiệp ở nớc ta càng rất cần thiết Vì vậy quản lý hành chính nói chung và quản lý hành chính trong các doanh nghiệp nói riêng đợc Đảng, nhà Nớc và cả xã hội quan tâm

Trong giai đoạn hiện nay việc tổ chức, quản lý, điều hành và thiết lập

kỉ cơng doanh nghiệp thích ứng đợc với nền kinh tế thị trờng là việc không

dễ dàng Do vậy có thể nói không có lĩnh vực hoạt động nào của con ngời quan trọng hơn công việc quản lý Bởi vì mọi nhà quản lý ở mọi cấp độ và trong mọi cơ sở đều có nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi trờng

mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm, phòng, ban, có thể hoàn thành mọi nhiệm vụ và mục tiêu đã định Nói cách khác các nhà quản lý có trách nhiệm duy trì hoạt động làm cho các cá nhân có thể đóng góp tốt nhất vào mục tiêu chung của doanh nghiệp Bằng cách nào có thể đạt

đợc điều này, đó là nhờ các phơng pháp quản lý trong nội bộ doanh nghiệp: Phơng pháp kinh tế, phơng pháp tâm lý - giáo dục, phơng pháp hành chính

ở trong bài viết này em không có tham vọng phân tích tất cả các phơng pháp trên mà chỉ tập trung vào phơng pháp hành chính Do vậy đề tài của em

có tên là: “các phơng pháp hành chính trong quản lý và vận dụng vào doanh nghiệp “

Bài viết này là do em tìm kiếm tài liệu cùng với sự hiểu biết còn hết sức hạn chế nên em chắc chắn rằng bài viết sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy em rất mong có đợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo để bài viết của em đợc tốt hơn

I.Khái quát về thuyết quản lý hành chính:

1.Vài nét về thuyết quản lý hành chính của Henry Fayol:

Henry Fayol sinh năm 1841 trong một gia đình tiểu t sản Pháp, tốt nghiệp kĩ s mỏ năm 1860 và suốt đời làm việc tại Xanhđica Commentry Fourchambault Ông không là một môn đồ của thuyết quản lý theo khoa học nhng ngời ta đánh giá ông là một Taylor của châu Âu, bởi vì ông đã

có công lớn đối với việc quản lý hành chính một cách khoa học

Henry Fayol đa ra định nghĩa: “ Quản lý hành chính là dự đoán và lập

kế hoạch, tổ chức điều khiển, phối hợp và kiểm tra “ Đây chính là năm chức năng cơ bản của nhà quản lý Trong 6 nhóm hoạt động của một doanh nghiệp (kĩ thuật, thơng mại, tài chính, an ninh, hạch toán- thống kê

và quản lý), ông coi quản lý là tổng hợp bao trùm để tạo nên sức mạnh của một doanh nghiệp Chức vụ càng cao thì đòi hỏi về khả năng quản lý càng lớn “ ở cấp dới, khả năng chuyên môn là điểm quan trọng nhất; ở cấp trên khả năng quản lý hành chính là chủ chốt, tổ chức càng lớn thì càng nh vậy Nếu những ngời thợ, đốc công và kĩ s thiếu kĩ thuật thì khả năng kỹ thuật của toàn cơ sở kinh doanh cũng bị suy yếu; Mặt khác những nhân viên đó không nhất thiết phải là những ngời quản lý hành chính hoàn hảo Nhng nếu vị giám đốc và các uỷ viên quản trị cao cấp khác không có khả năng quản lý hành chính, toàn bộ xí nghiệp sẽ giảm dần, dẫn tới con số không “

Khác với Taylor, Henry Fayol xem xét quản lý từ trên xuống tập trung vào việc tổ chức bộ máy lãnh đạo của các hãng lớn Fayol nghiên cứu kỹ bản chất công việc của ngời quản lý và đi đến kết luận rằng thành công của ngời quản lý không phải nhờ những phẩm chất cá nhân mà nhờ những phơng pháp đã áp dụng và các nguyên tắc chỉ đạo hành động của ngời đó Những phơng pháp và nguyên tắc này mang tính khách quan, hệ thống và khoa học, là mục tiêu và nhiệm vụ của lý thuyết quản lý hành chính Fayol là ngời đầu tiên nêu ra một cách rõ ràng các yếu tố của việc quản lý cũng là năm chức năng cần thiết của một nhà quản lý:

+ Ông coi chức năng dự đoán- lập kế hoạch là nội dung quan trọng hàng đầu của quản lý và là chức năng cơ bản của quản lý Tuy nhiên, ông cũng chỉ ra tính tơng đối của công cụ kế hoạch: không thể dự đoán trớc

đ-ợc tất cả những sự việc bất ngờ có thể xảy ra, cần phải có tính linh hoạt để ứng phó

+ Đóng góp nổi bật là đa ra trật tự thứ bậc trong bộ máy quản lý với sơ

đồ tổ chức quản lý, gồm 3 cấp cơ bản: cấp cao nhất là giám đốc điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp Cấp giữa là các nhà quản lý từng bộ phận và từng công đoạn Cấp thấp là các nhà quản lý cơ sở mang tính tác nghiệp Trật tự đó thể hiện phân phối quyền lực và trách nhiệm với ranh giới rõ ràng

+ Về yếu tố điều khiển, Fayol cho rằng muốn vận hành guồng máy hoạt động để đạt tới mục tiêu, ngời quản lý phải gơng mẫu, thúc đẩy sự thống nhất hành động, tính sáng tạo và tính kỷ luật

+ Để thực hiện chức năng phối hợp, Fayol đòi hỏi các nhà quản lý phải kết hợp hài hoà mọi hoạt động; cân bằng hợp lý các khía cạnh vật chất, xã hội và chức năng; duy trì cán cân tài chính; áp dụng mọi biện pháp thích

đáng để mọi hoạt động đều hớng vào mục đích chung

+ Chức năng cuối cùng là kiểm tra, qua đó phải thu nhận đợc nhiều thông tin trong quá trình thực hiện (thờng xuyên, kịp thời, chính xác) để các cấp quản lý kịp thời điều chỉnh hoậc rút kinh nghiệm Fayol cũng cho rằng không nên lạm dụng kiểm tra, có thể gây thiệt hại cho hoạt động kinh doanh

2.Các phơng pháp hành chính trong quản lý:

2.1.Khái niệm và đặc điểm của phơng pháp hành chính:

a.Khái niệm:

Phơng pháp hành chính dựa vào các mối quan hệ tổ chức của hệ thống quản lý và kỷ luật của doanh nghiệp để tác động lên đối tợng quản lý bằng sự cỡng chế hành chính buộc đối tợng phải chấp hành các quyết định quản lý b.Đặc điểm của phơng pháp hành chính:

phơng pháp hành chính tác động lên đối tợng quản lý theo hai hớng:

+ Tác động về mặt tổ chức đợc thực bằng việc ban hành các qui định của doanh nghiệp, bằng cơ cấu tổ chức, điều lệ hoạt động, nội qui…làm chuẩn mực để xử lý các mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp

+ Tác động điều chỉnh hành vi của đối tợng quản lý đợc thực hiện bằng những mệnh lệnh, chỉ thị, thông báo để bắt buộc hoặc hớng dẫn cấp dới thực hiện những nhiệm vụ nhất định

2.2.Vai trò của phơng pháp hành chính trong quản lý:

Một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững cần phải có một bộ máy hợp lý gồm các cấp, các khâu, liên kết với nhau theo quan hệ chiều dọc và chiều ngang Mỗi bộ phận đều có những chức năng, quyền hạn

và trách nhiệm xác định Nhng làm thế nào để các bộ phận kết hợp với nhau

và vận hành ăn khớp nhịp nhàng theo sự điều khiển thống nhất của một trung tâm, nhằm tạo hiệu lực quản lý và đạt mục tiêu chung là nâng cao hiệu quả

và năng suất lao động.Đó là nhờ các phơng pháp quản lý kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp gồm: Phơng pháp kinh tế, phơng pháp tâm lý- giáo dục

và phơng pháp hành chính

Nếu phơng pháp kinh tế tác động vào đối tợng quản lý thông qua các lợi ích kinh tế, sử dụng các đòn bẩy kinh tế, qua đó tạo động lực thúc đẩy con ngời lao động một cách tích cực và sáng tạo vì lợi ích của chính mình,

mà lợi ích này gắn chặt với lợi ích chung của doanh nghiệp nhằm nâng cao năng suất, hiệu suất lao động dẫn đến nâng cao hiệu quả kinh doanh

Và phơng pháp tâm lý- giáo dục tác động vào nhận thức, ý thức, tình cảm của đối tợng quản lý nhằm nâng cao tính tự giác, ý thức trách nhiệm và nhiệt tình lao động trong việc thực hiện nhiệm vụ

Thì phơng pháp hành chính nh đã đề cập ở trên là dùng quyền uy để bắt buộc chấp hành, điều chỉnh hành vi của đối tợng quản lý

Vậy liệu chúng ta quản lý doanh nghiệp chỉ bằng phơng pháp kinh tế

và phơng pháp tâm lý- giáo dục hoặc chỉ sử dụng phơng pháp hành chính có

đợc không ? Có thể nói rằng phơng pháp kinh tế và phơng pháp giáo dục chỉ tạo ra động lực thúc đẩy lao động và ít chú trọng vào việc đa ngời lao động vào kỉ cơng, nề nếp của doanh nghiệp, chính vì vậy phơng pháp hành chính

đã khắc phục nhợc điểm này Do vậy việc đa các phơng pháp hành chính vào quản lý doanh nghiệp là rất cần thiết vì nó có vai trò rất quan trọng là tạo lập

và duy trì kỉ cơng trong doanh nghiệp Đặc biệt trong những trờng hợp hệ thống quản lý gặp tình huống khó khăn, phức tạp thì phơng pháp này giải quyết kịp thời các vấn đề đó

II.Vận dụng các phơng pháp hành chính trong quản

lý kinh doanh ở Việt Nam:

1.Tình hình quản lý doanh nghiệp bằng các phơng pháp hành chính ở một vài doanh nghiệp Việt Nam:

Mô hình quản lý doanh nghiệp ở nớc ta đợc hình thành trong khuôn khổ của các doanh nghiệp quốc doanh, bây giờ là doanh nghiệp nhà Nớc và

từ đó lan sang các công ty t nhân Doanh nghiệp quốc doanh đã tồn tại từ

1945 hay sớm hơn Từ đó cho đến nay mô hình quản lý doanh nghiệp đã phát triển đến một mức nhất định Song nó vẫn chứa đựng một số khuyết tật nh: Phân tán, không đồng bộ, mất cân đối trong tổ chức sản xuất, hành chính,

quan liêu, kém kĩ thuật, kém trách nhiệm…Và những tồn tại này hiện vẫn

đang hiện hữu trong cách quản lý hành chính ở một số doanh nghiệp

Ta có thể thấy đợc một trong những yếu kém đó trong Marketing ở quá trình truyền đạt thông tin từ các nhà kinh doanh đến ngời tiêu dùng và ngợc lại là thu thập, xử lý thông tin phản hồi của khách hàng ở các doanh nghiệp quốc doanh nớc ta quá trình truyên tải thông tin từ ngời bán đến ngời mua rất yếu kém Một công ty tạo ra sản phẩm tốt, ấn định một mức giá hấp dẫn, đợc bán ở một địa điểm thuận lợi là điều lý tởng Nhng sẽ không hiệu quả nếu sản phẩm đó cha đợc khách hàng mua Tất nhiên sản phẩm đó bán

đợc hay không còn phụ thuộc vào phía ngời mua Song để tác động vào thị hiếu, hành vi của ngời tiêu dùng thì điều quan trọng là nhà kinh doanh phải

có các quan hệ giao tiếp với khách hàng Các quan hệ này nếu đợc xây dựng

và duy trì tốt sẽ tạo cơ hội cho khách hàng tiếp cận đợc sản phẩm, tiếp cận

đ-ợc công ty và họ có thể sẽ mua hàng của doanh nghiệp Để có đđ-ợc mối quan

hệ giao tiếp này thì công ty cần phải sử dụng linh hoạt các công cụ xúc tiến gián tiếp nh quảng cáo trên ti vi, báo chí và các phơng tiện truyền thông khác Bằng mọi cách cung cấp thông tin, hình ảnh sản phẩm cũng nh những hình ảnh tốt của công ty tới khách hàng, nhằm làm cho ngời tiêu dùng có nhận thức đầy đủ nhất về sản phẩm của doanh nghiệp mình

Tuy nhiên hiện nay vấn đề này vẫn cha đợc quan tâm sát đáng ở doanh nghiệp nhà nớc Đặc biệt là khi doanh nghiệp thu thập đợc những thông tin phản hồi từ khách hàng thì việc xử lý thông tin và cần thiết đa ra những quyết định, chính sách cho phù hợp thì lại rất chậm chạp, không nhanh nhạy

Đó là do những đề nghi, kiến nghị phải qua quá nhiều cấp và các phòng ban, nên đến khi ngời lãnh đạo cấp cao nhất đa ra quyết định thì đã muộn Đối thủ cạnh tranh đã đa ra những thay đổi mau lẹ hơn do vậy họ thoả mãn yêu cầu của khách hàng và thu hút ngời tiêu dùng đến với họ

Qua đây ta thấy rằng cách quản lý hành chính trong các doanh nghiệp nhà nớc vẫn còn rất cứng nhắc, dập khuôn, kém linh hoạt vì thế mà hiệu quả kinh doanh thấp là điều khó tránh khỏi

Bên cạnh đó việc sử dụng các phơng pháp hành chính thiếu khoa học,

và khả năng quản lý hành chính yếu của nhà quản lý sẽ dẫn đến sự chồng chéo trong cơ cấu làm cho khả năng kinh doanh của doanh nghiệp bị suy yếu Cụ thể là: Siêu thị Diamond ở thành phố Hồ Chí Minh là một trung tâm

thong mại tơng đối lớn khác hẳn với hệ thống siêu thị trong thành phố, trung tâm nổi bật lên với chủng loại mặt hàng đa dạng, phong phú, qui mô hoành tráng, mức giá bán hấp dẫn, đặc biệt có một số mặt hàng có giá bán thấp hơn

so với mặt hàng cùng loại ngoài thị trờng từ 5%- 10% nên Diamond thực sự chiếm đợc lòng tin của khách hàng Chính vì vậy mà lợng khách đến trung tâm rất đông, lực lợng bảo vệ không thể quản lý nổi, nên việc đảm bảo an ninh cho khách hàng đợc thực hiện rất kém Nhiều khách hàng sau khi vào trung tâm mua hàng xong quay ra đã bị mất tiền, mất điện thoại di động, đồ trang sức…Ngay tại bãi gửi xe, nhiều khách hàng thắc mắc không hiểu lực l-ợng bảo vệ trông xe mình bằng cách nào khi mà hàng ngàn xe máy đều không đợc ghi vé Trong khi đó sự thiếu linh hoạt và cách làm việc dập khuôn của nhân viên siêu thị trớc quầy thu ngân đã làm không ít khách hàng phải “Bỏ của chạy lấy ngời “ Họ yêu cầu khách hàng muốn đợc qua quầy thanh toán phải dùng xe đẩy nhng lợng ngời đông, xách đồ bằng tay đi lại còn khó khăn thì nói gì đến việc dùng xe đẩy Thêm vào đó, những thông tin khuyến mại các sản phẩm đợc ghi rõ trên các tờ rơi, nơi trng bày sản phẩm nhng thực tế không ít khách hàng khi thanh toán xong không biết hỏi ai để nhận quà khuyến mại…

Từ dẫn chứng cụ thể có thể thấy đợc phần nào việc lạm dụng và thiếu cơ sở khoa học trong việc vận dụng các phơng pháp hành chính trong quản lý của các doanh nghiệp ở Việt Nam, là nguyên nhân dẫn đến kiểu quản lý quan liêu, cứng nhắc, dập khuôn dễ gây tổn thất cho doanh nghiệp

2 Những vấn đề còn tồn tại trong việc quản lý bằng các phơng pháp hành chính:

+ Hệ thống thông tin quản lý cha tốt nên cha đảm bảo đợc việc cung cấp thông tin qua lại đầy đủ và kịp thời, trung thực và tin cậy, hệ thống thông tin không nhanh nhạy, thiếu chính xác và thông suốt

+ Trình độ, năng lực quản lý hành chính của cán bộ quản lý doanh nghiệp cha đáp ứng đợc nhu cầu của thực tế

+ Quyền lực tập trung trong tay các nhà quản trị cao cấp nên cấp dới thừa hành một cách thụ động (chấp hành vô điều kiện) Do vậy không khai thác đợc trí tuệ, tính sáng tạo của cấp dới đồng thời thui chột tính chủ động,

sự hứng thú trong công việc của họ

+ Các quyết định quản lý cha đạt đợc các yêu cầu nh: Có cơ sở khách quan, có tính định hớng, tính hệ thống, tính linh hoạt, tính cụ thể và tính hành chính Nhiều quyết định còn mang tính trực giác dựa vào các quyết

định tơng tự trớc đó ( kinh nghiệm ) hoặc “ tùy cơ ứng biến “ nên dễ phạm sai lầm, chủ quan gây tổn thất cho doanh nghiệp

+ Thiếu sự phối hợp, liên kết giữa các bộ phận, các thành viên trong tổ chức với nhau vì vậy làm giảm hiệu lực của tổ chức, không tạo ra tính đồng

bộ nhịp nhàng giữa các bộ phận trong hệ thống quản lý, làm cho các hoạt

động rời rạc, trùng chéo, không hỗ trợ đợc cho nhau

3.Một vài giải pháp nhằm cải thiện các phơng pháp hành chính trong quản lý doanh nghiệp:

+ Phân công lao động: nhằm chuyên môn hoá ngời lao động, tạo điều kiện để cho họ trở thành ngời sản xuất có kinh nghiệm và có năng suất lao

động cao Phân công phải phù hợp, rõ ràng và tạo sự liên kết

+ Quyền hạn: ngời quản lý phải có quyền hạn chính thức để ra quyết

định; đồng thời phải có uy tín cá nhân (năng lực, kinh nghiệm và phong cách)

+ Kỷ luật: công nhân phải tự nguyện tuân thủ nội qui của doanh

nghiệp Kỷ luật tốt là nhờ tổ chức quản lý- điều hành có hiệu lực, nhờ thực hiện công bằng hợp lý trong đãi ngộ, nhờ thởng phạt công minh

+ Chỉ huy thống nhất: mỗi cấp dới chỉ thực hiện một mệnh lệnh từ một cấp trên (tránh can thiệp vợt cấp với mệnh lệnh trái ngợc)

+ Chỉ đạo nhất quán: mỗi hoạt động phải đợc chỉ đạo theo một kế hoạch tác nghiệp duy nhất của một cơ quan chức năng

+ Hài hoà lợi ích: cá nhân phục tùng lợi ích chung, bộ phận phục tùng lợi ích toàn doanh nghiệp; xử lý hài hoà khi lợi ích xung đột

+ Thù lao hợp lý: trả lơng thoả đáng, sòng phẳng, công bằng

+ Tập trung quyền lực: có hệ thống quyền lực thông suốt từ cao nhất

đến thấp nhất

+ ổn định chức trách: hạn chế việc thuyên chuyển, đổi việc, tạo điều kiện học tập và tích luỹ kinh nghiệm

+ Sáng tạo: trao đủ quyền chủ động cho cấp dới, thúc đẩy óc sáng tạo

và sự hứng thú trong công việc

+ Tinh thần đồng đội: tăng cờng ý thức tập thể, đoàn kết hỗ trợ trong ngời lao động

Kết luận

Có thể khẳng định lại một lần nữa rằng việc sử dụng các phơng pháp hành chính trong quản lý doanh nghiệp là điều rất cần thiết và không thể thiếu Bởi lẽ nếu phơng pháp kinh tế sử dụng những lợi ích vật chất để

khuyến khích ngời lao động làm việc năng suất sáng tạo và phơng pháp giáo dục đánh vào tâm lý, tình cảm của công nhân nhằm thúc đẩy tính tự giác làm việc của họ Thì ở phơng pháp hành chính lại đa ngời lao động vào qui củ, nề nếp, nâng cao tính kỷ luật và sự tuân lệnh thông qua những điều lệ, qui định, qui chế của doanh nghiệp Tuy vậy các phơng pháp hành chính vẫn còn những yếu điểm: sự điều khiển của cấp trên còn mang nặng tính cỡng chế thi hành đối với cấp dới, do vậy mà họ thực hiện nhiệm vụ một cách bị động, không phát huy đợc tính sáng tạo, chủ động và lòng say mê nghề nghiệp của nhân viên đồng thời không duy trì đợc bầu không khí hợp tác gắn bó, thoảI máI giữa ngời điều hành và cấp dới Quản lý hành chính còn máy móc, cứng nhắc, dập khuôn nên dễ rơi vào kiểu quản lý quan liêu, chủ quan Tuy vậy không thể phủ nhận rằng quản lý hành chính là sự tổng hợp của các nhân tố quản lý để tạo thành sức mạnh tổng hợp của doanh nghiệp

Tài liệu tham khảo

1.Giáo trình khoa học quản lý - Trờng ĐHQLKD-HN

2.Sách quản lý hành chính - lý thuyết và thực hành

3.Tạp chí nhà quản lý

4.Tạp chí thơng mại.

Lời mở đầu

Nội dung

I.khái quát về thuyết quản lý hành chính

1.vài nét về thuyết quản lý hành chính của Henry Fayol

2.các phơng pháp hành chính trong quản lý

2.1.khái niệm và đặc điểm của phơng pháp hành chính

2.2.vai trò của phơng pháp hành chính trong quản lý

II.vận dụng các phơng pháp hành chính trong quản lý kinh doanh ở Việt Nam

1.Tình hình quản lý doanh nghiệp bằng các phơng pháp hành chính ở một vài doanh nghiệp Việt Nam

2.Những vấn đề còn tồn tại trong việc quản lý bằng các phơng pháp hành chính

3.Một vài giải pháp nhằm cải thiện các phơng pháp hành chính trong quản lý doanh nghiệp

Kết luận