Đề tài "Quản trị quá trình thay đổi được hiểu như một nghệ thuật quản lý. Sự vận dụng trong doanh nghiệp" potx

Để bước này đạt hiệu quả cao, các nhà quản trị cần cân nhắc các điểm như: những thay đổi trong cách làm việc của mình, của nhóm và tổ chức; Các nhu cầu vềđào tạo; Những thay đổi trong cá

Đề tài

"Quản trị quá trình thay đổi được hiểu như một nghệ thuật quản lý Sự

vận dụng trong doanh nghiệp"

LỜIMỞĐẦU 1

I QUẢNTRỊQUÁTRÌNHTHAYĐỔIĐƯỢCHIỂUNHƯMỘTNGHỆTHUẬ TQUẢNLÝ 4

1 Quản trị quá trình thay đổi là gì? 4

2 Tại sao quản trị quá trình thay đổi lại được xem như một nghệ thuật quản lý? 7

II SỰVẬNDỤNGQUẢNTRỊQUÁTRÌNHTHAYĐỔITRONGDOANHNGH IỆP 10

a Sự vận dụng tốt, hợp lý quá trình quản trị sự thay đổi sẽ mang lại những lợi ích: 10

b Mặt trái của việc vận dụng thiếu khoa học: 11

KẾTLUẬN 13

DANHMỤCTÀILIỆUTHAMKHẢO 14

Chúng ta đang sống trong một thế giới luôn thay đổi Có thể nói thay đổi chính là quy luật của cuộc sống Trong vũ trụ, có lẽ không có gì khác hơn

là vật chất đang vận động và thay đổi liên tục cả về chất và lượng trong không gian và thời gian vô tận

Thế giới nói chung và các tổ chức nói riêng đã, đang và sẽ còn phải trải qua những sự thay đổi cơ bản, nhanh chóng, quyết liệt, mang tính cách mạng hơn bất kỳđiều gì chúng ta có thể nghĩ tới Từ sự thành công nghệ nhân bản

vô tính, công nghệ nano cho đến sựáp dụng phổ biến mạng vi tính và công nghệ thông tin trong cuộc sống Từ xu thế hội nhập, toàn cầu hoá trong kinh doanh đến những biến động không lường như: Sự xuất hiện đồng tiền chung Châu Âu, sự hình thành chủ nghĩa khủng bố, sự mất giá của đồng đôla, tình hình khí hậu trên trái đất đang chịu nhiều bất ổn…

Tất cả những điều kể trên không có gì khác hơn ngoài sự thay đổi Không một doanh nghiệp, một tổ chức nào có thểđứng yên mà không cần thay đổi Sự tự mãn dã không còn chỗ trong một thế giới hiện đại, bởi lẽ cách thức làm việc của ngày hôm qua chỉ còn thích hợp cho con người của ngày hôm qua mà thôi Vì thế, quản trị sự thay đổi trở thành một vấn đề cần thiết, cóý nghĩa, mà cao hơn là một nghệ thuật đối với các nhà quản trị

Đề tài:"Quản trị quá trình thay đổi được hiểu như một nghệ thuật quản lý Sự vận dụng trong doanh nghiệp" do vậy, không chỉđơn thuần

mang tính lý luận mà còn giải quyết một vấn đề hoàn toàn mới mẻ, mang tính thời đại và giúp cho các nhà quản trị có thể vận dụng linh hoạt, đảm bảo sự phát triển cũng nhưđịnh hướng cho tương lai của từng tổ chức

QUẢNTRỊQUÁTRÌNHTHAYĐỔIĐƯỢCHIỂUNHƯMỘTNGHỆTHUẬTQUẢNLÝ.

1 Quản trị quá trình thay đổi là gì?

Thay đổi là một phần không thể tránh khỏi trong quá trình phát triển

Nó thường mang tới cả những hy vọng, cơ hội mới và những thách thức cho các nhà quản trị, các doanh nghiệp Như chúng ta đã biết, sự thay đổi có những đặc điểm vô cùng khó khăn nắm bắt Do vậy, cần phải hiểu bản chất của sự thay đổi, xem xét những vấn đề mà thay đổi gây ra một cách khách quan, tích cực nhất Quản trị quá trình thay đổi là những kỹ năng kiểm soát sự thay đổi, có tác dụng hạn chếđến mức tối thiểu những ảnh hưởng tiêu cực, đồng thời khai thác triệt để những cơ hội, lợi ích mà sự thay đổi có thể mang lại

Theo em, quản trị quá trình thay đổi là một quá trình gồm 3 giai đoạn

cơ bản sau:

* Giai đoạn thứ nhất: nhận diện sự thay đổi.

Sự thay đổi của một tổ chức, một doanh nghiệp là do các yếu tố tác động từ môi trường bên ngoài và từ chính trong nội bộ tổ chức, doanh nghiệp

Do thời lượng bài có hạn, ởđây, em chỉ xin đề cập tới những yếu tố cơ bản thuộc môi trường bên ngoài mà những yếu tố này thường tác động mạnh mẽđến tổ chức vàđòi hỏi tổ chức cần có sự thay đổi

- Yếu tố xã hội và pháp luật: những yếu tố xã hội có thể tác động đến tổ chức một cách thoáng qua hay lâu dài, trực tiếp hay gián tiếp Có thể dễ dàng nhận ra xã hội mà cụ thể là con người trong xã hội luôn có tác động đến bất

kỳ tổ chức nào Lấy ví dụ ngành kinh doanh giày dép, các nhà sản xuất, kinh doanh phải luôn ứng phó với sự thay đổi về thị hiếu của người tiêu dùng Hay như các yếu tố về môi trường cũng đang là vấn đềđược quan tâm hàng đầu của các tổ chức vì người tiêu dùng ngày càng đòi hỏi hàng hoá, dịch vụ mà họ

sử dụng không được gây tổn hại cho môi trường trong điều kiện môi trường

tự nhiên hiện đang bị tổn hại nặng nề

Hệ thống pháp luật, chính sách của Nhà nước cũng có tác động đến phương thức hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp trong nền kinh tế Đặc biệt

ở nước ta, những thay đổi, hoàn thiện về pháp luật, chính sách đã mang lại những thay đổi nói chung là tích cực như: thu hút đầu tư nước ngoài, chính sách ưu đãi cho các doanh nghiệp mới, đẩy mạnh tiến trình cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước…

- Yếu tố kinh tế: đa phần các tổ chức, doanh nghiệp đều phải chịu nhiều

áp lực về kinh tế bởi một thực tế là tổ chức hay doanh nghiệp chỉ có thể tiếp tục tồn tại và phát triển nếu hoạt đông có lãi hoặc ít ra là không bị thua lỗ Những áp lực kinh tế có thể buộc một tổ chức phải có sự thay đổi đến từ bên ngoài và cả xuất phát từ bên trong tổ chức đó Một sốáp lực cơ bản như:

+ Sức ép từ các công ty tài chính: Đó là các công ty có thể cho tổ chức vay tiền để hoạt động nhưng luôn yêu cầu phải hoàn nợ và trả lãi đúng hạn

+ Áp lực cạnh tranh: Một tổ chức, doanh nghiệp luôn phải cố gắng tìm cách thay đổi, hoàn thiện hàng hoá, dịch vụ của mình để chúng trở nên hấp dẫn hơn nhằm duy trì hay gia tăng thị phần, lợi nhuận

+ Sức ép của các cổđông, người góp vốn: Họ là những người luôn đòi hỏi mức lợi nhuận và cổ tức cao hơn

+ Áp lực từ chính cán bộ, nhân viên, công nhân trong tổ chức: họ luôn muốn được tăng lương, giảm giờ làm, cóđiều kiện làm tốt hơn…

- Yếu tố khoa học và công nghệ: khoa học và công nghệ là lĩnh vực có những thay đổi nhanh chóng, thường xuyên vàđôi khi mang tính cách mạng trong cuộc sống của chúng ta Sự thay đổi đến chóng mặt của công nghệđòi hỏi các tổ chức, doanh nghiệp phải liên tục nghiên cứu, đổi mới công nghệđể giữ vững vị trí cũng như duy trìưu thế dẫn đầu của mình trên thị trường Ngày nay, sự phát triển như vũ bão của khoa học, công nghệ cóảnh hưởng trực tiếp tới cơ cấu quản lý, chức năng nhiệm vụ cũng như các mối quan hệ giữa các cấp bậc quản lý trong các tổ chức, doanh nghiệp với sự có mặt của mạng máy tính toàn cầu và hệ thống viễn thông, thông tin hiện đại Tuy nhiên, nó cũng

mang lại một số bất cập như: giảm số lượng lao động, sự xáo trộn về cơ cấu lao động, nhu cầu về lao động chất lượng cao, linh hoạt ngày càng gia tăng

Một điểm cần phải lưu ý là cho dù khoa học công nghệ có phát triển đến đâu đi chăng nữa thì nó cũng xuất phát từ nhu cầu của con người, phục

vụ cho con người, do con người tạo ra và gắn liền với yếu tố con người

* Giai đoạn thứ hai: hoạch định sự thay đổi.

Tiến trình hoạch định gồm những bước cơ bản như sau:

- Thiết lập mục tiêu cho kế hoạch thực hiện thay đổi

Để cho bước này có hiệu quả, các nhà quản trị cần trả lời được các câu hỏi như: lý do phải thay đổi là gì? Nhằm giải quyết vấn đề gì? Các mục tiêu của việc thay đổi do ban lãnh đạo đặt ra là gì? Cần điều chỉnh các mục tiêu như thế nào cho phù hợp với thực tế? Những bộ phận, phòng ban nào liên quan đến kế hoạch thay đổi? Có những hạn chế gì? Thời gian dự tính là bao lâu? Có nguồn lực nào hỗ trợ thực hiện kế hoạch? Công việc thường lệ sẽ bịảnh hưởng như thế nào?

- Xác định những điểm cần xem xét khi lên kế hoạch thay đổi

Khi đã quyết định những điểm cần đạt được, các nhà quản trị cần lập danh sách những khía cạnh cần xem xét cũng nhưảnh hưởng của nóđối với các quyết định

Để bước này đạt hiệu quả cao, các nhà quản trị cần cân nhắc các điểm như: những thay đổi trong cách làm việc của mình, của nhóm và tổ chức; Các nhu cầu vềđào tạo; Những thay đổi trong cách trao đổi thông tin; Một cơ cấu

tổ chức có thể hỗ trợ cho những thay đổi; Cá nhân, tổ chức sẽ bịảnh hưởng gì, thế nào? Những phản ứng, lực lượng chống lại sự thay đổi; Ước tính chi phí cho sự thay đổi; Thời điểm thông báo sự thay đổi

- Lập danh sách các việc cần thực hiện

Các nhà quản trị nên làm một bản danh sách những hành động cụ thể sẽđược tiến hành dựa trên sự cân nhắc các bước nêu trên và nên tham khảo ý kiến các nhân viên trong tổ chức

* Giai đoạn thứ ba: kế hoạch hành động.

Khi đã có trong tay câu trả lời của hai giai đoạn trên, các nhà quản trị cần bắt tay vào kế hoạch hành động, không nên trì hoãn Đểđảm bảo tính khả thi, trong một kế hoạch hành động chỉ nên có một mục tiêu cần đạt được (mục tiêu phải cụ thể, có thểđạt được, có tính phù hợp, có thời hạn hợp lý) và không quá ba vấn đề cần giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định Trong khi thực hiện và khi thực hiện xong kế hoạch hành động, các nhà quản trị nên đánh giá, so sánh xem kết quảđạt được cóđạt kết quả như mong muốn đề ra hay không Công việc này giúp các nhà quản trị tích luỹđược kinh nghiệm để thực hiện thành công các kế hoạch hành động thay đổi trong tương lai

2 Tại sao quản trị quá trình thay đổi lại được xem như một nghệ thuật quản lý?

Sự thay đổi là một quá trình mà không ai có thểđiều khiển được Bản thân sự thay đổi chứa đựng trong nó những đặc điểm vô cùng phức tạp Chính

vì thế, hiều được, nhận diện được sự thay đổi đã là khó, để quản trịđược quá trình thay đổi lại càng khó hơn nhiều Làm thế nào để quản trị quá trình thay đổi được hiệu quả, phù hợp với sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp trong thời đại hiện nay chính là một nghệ thuật quản lý

Thứ nhất, phải khẳng định rằng quản trị quá trình thay đổi là một nghệ thuật quản lý bởi lẽ không phải ai cũng có thể làm, thực hiện được Trong một

tổ chức, tuy rằng mỗi thành viên từ những nhân viên, công nhân bình thường cho đến những lãnh đạo cấp cao đều có những ảnh hưởng, tác động đến quá trình thay đổi của tổ chức, nhưng những người có tác động cũng như chịu trách nhiệm chủ chốt, ảnh hưởng lớn nhất, trực tiếp nhất đến việc quản trị quá trình thay đổi của tổ chức đó lại chính là những nhà lãnh đạo, quản trị cấp cao, các chuyên gia tư vấn hay chíít cúng phải là người cóđược sựủng hộ của cấp, người có quyền lực Nghệ thuật quản trị sự thay đổi chính là nghệ thuật gắn liền, đồng hành với các nhà quản trị, nhà quản lý, các nhà lãnh đạo

Và ngay cả khi họđã là các nhà quản trị hay những người có quyền lực thì bản thân họ cũng phải hội tụ những phẩm chất sau để có thể quản trị tốt sự thay đổi:

- Hoạt động trong những tình huống thay đổi

- Có tầm nhìn về tương lai

- Có khát vọng và tự tin vào khả năng thay đổi và phát triển

- Thích ứng tốt với sự mạo hiểm

- Lắng nghe nhiều ý kiến, quan điểm khác

- Biết tranh thủ sựủng hộ của cấp trên, của đồng nghiệp và cấp dưới Thứ hai, các nhà quản trị cần phải có sự hiểu biết sâu sắc về các đặc điểm của sự thay đổi như:

- Sự thay đổi diễn ra liên tục

- Sự thay đổi cũng đồng thời là sự phức tạp

- Sự thay đổi chưa hềđược thử nghiệm trong một sốđiều kiện cụ thể

- Sự thay đổi thường kéo theo việc khó quản lý

Hiểu được các đặc điểm nêu trên sẽ giúp cho các nhà quản trị cóđược

sự vận dụng đúng đắn, linh hoạt, sáng tạo, có hiệu quả cao vào quá trình quản trị sự thay đổi của tổ chức, doanh nghiệp mình và biến nó trở thành một nghệ thuật quản lý của bản thân

Cuối cùng, quản trị sự thay đổi sẽ trở thành một nghệ thuật quản lý thông qua chính những hoạt động của các nhà quản trị trong tổ chức, thể hiện

ở một số mặt cơ bản sau:

- Nhận biết được những thay đổi tiềm năng: các nàh quản trị, quản lý phải tìm hiểu, nắm bắt được những thay đổi đang và sẽ diễn ra trong tổ chức, trong lĩnh vực hoạt động của mình Đó là một nghệ thuật

- Đề xướng sự thay đổi: khi thấy được sự cần thiết hay cơ hội tốt để thay đổi, các nhà quản trị, quản lý cấp cao phải đề xướng sự thay đổi vàđề xướng như thế nào để mọi người đồng thuận, vui vẻ chấp nhận thay đổi cũng

là một nghệ thuật

- Xác định mức độ khả thi, tính toán chi phí thực hiện sự thay đổi: việc xác định được một kế hoạch thay đổi có khả thi hay không trong một khoản ngân sách, chi phí nhất định và một khoảng thời gian cụ thể không chỉ thể hiện chuyên môn, năng lực của các nhà quản trị mà còn là một nghệ thuật quản lý

- Cung cấp thông tin phản hồi, trao đổi ý tưởng với cả tổ chức: các nhà quản trị cần phát huy kinh nghiệm làm việc của bản thân và những thành viên trong tổ chức để có sự thành công của kế hoạch thay đổi, đồng thời là người cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời giúp lãnh đạo hay những người khác ra quyết định

- Hoạch định, triển khai công việc cho nhân viên, tổ chức: cho dùđây là một phần công việc hàng ngày của các nhà quản trị nhưng khi có sự thay đổi diễn ra, việc hoạch định, triển khai sẽ trở nên khó khăn hơn, đòi hỏi năng lực

và nghệ thuật họ

- Trao quyền cho nhân viên nhằm thích ứng với sự thay đổi: nhà quản trị cần trao quyền để nhân viên, nhóm quản lý công việc theo cách riêng của

họ Ngày nay, nhiều tổ chức nhận thức được rằng phương thức quản lý cũ bằng cách hướng dẫn mọi người phải làm gì và như thế nào đã không còn phù hợp Trao quyền giúp các nhân viên được tự do hơn trong việc tổ chức công việc, chuyển giao việc kiểm soát công việc cho những người trực tiếp thực hiện Tuy nhiên cũng cần có sự giám sát cẩn thận, cung cấp trước các nguồn lực cũng như tổ chức huấn luyện cho nhân viên nếu cần

- Tổ chức hậu cần: Đây chính là việc cung cấp cho nhân viên hay nhóm làm việc các điều kiện làm việc cần thiết như máy móc, trang thiết bị,… đểứng phó với sự thay đổi

- Đảm bảo công việc vẫn trôi chảy trong khi diễn ra những thay đổi: Đây có lức là thử thách đòi hỏi nghệ thuật quản lý cao của các nhà quản trị Các nhà quản trị cần phải làm cho công việc thích ứng với sự thay đổi của

nhân viên, tổ chức diễn ra một cách dễ dàng thông qua việc áp dụng những phương pháp, biện pháp thích hợp trong từng hoàn cảnh

Không chỉ có vậy, các nhà quản trị còn cần thể hiện nghệ thuật quản lý trong việc tích cực tham gia từng giai đoạn, khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, cập nhật thông tin mới, cho mọi người thấy khía cạnh tích cực, đối phó với sức ỳ cũng như thể hiện lòng nhiệt tình của chính bản thân mình trong quá trình thay đổi của tổ chức

II SỰVẬNDỤNGQUẢNTRỊQUÁTRÌNHTHAYĐỔITRONGDOANHNGHIỆP.

Như chúng ta đã biết, sự vận dụng quản trị quá trình thay đổi trong một

tổ chức, một doanh nghiệp là vô cùng cần thiết xuất phát từ chính những yêu cầu của cuộc sống xã hội Trong thời kỳ biến động như thời đại chúng ta đang sống hiện nay, nếu các tổ chức, doanh nghiệp, trường học… không biết cách quản trị sự thay đổi, đón đầu sự thay đổi, thì sẽ không thể nào tồn tại được chứ chưa nói đến phát triển

a Sự vận dụng tốt, hợp lý quá trình quản trị sự thay đổi sẽ mang lại những lợi ích:

Một trong những doanh nghiệp Việt Nam đã quản lý tốt sự thay đổi đó

là công ty Việt Tiến Đầu tiên là việc công ty có sự năng động, linh hoạt khi chuyển sàng hoạt động theo mô hình công ty mẹ, công ty con để nâng cao hiệu quả kinh doanh Trong đó, công ty mẹ vẫn là doanh nghiệp Nhà nước, thực hiện các hoạt động sản xuất kinh doanh và góp vốn đầu tư vào các công

ty khác Điều này làm cho vốn điều lệ của công ty mẹ tăng lên vàđạt 126 tỷđồng Tiếp đến, công ty có chiến lược công nghệđúng đắn khi đãđầu tưđể

có các máy móc, trang thiết bị hiện đại, công suất lớn nên đã giải quyết nhanh các đơn đặt hàng, tiến độ giao hàng tốt, đáp ứng kịp thời sự thay đổi của từng thị trường, từng khách hàng cụ thể Trong thời gian gần đây, thấy được nhu cầu, tiềm năng đa dạng của thị trường khu vực và thế giới, hàng loạt hoạt động xúc tiến thương mại, quảng cáo, tiếp thị cũng được Việt Tiến triển khai

để mở rộng hệ thống phân phối ra nước ngoài, mở các văn phòng đại diện ở