Giải pháp, hoàn thiện quản trị kho nguyên vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam

[NOTE] LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay khi nền kinh tế nước ta đang chuyển dần từ nền kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường cùng với hàng loạt các chính sách mở cửa của Đảng và nh

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay khi nền kinh tế nước ta đang chuyển dần từ nền kinh tế tập trungquan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường cùng với hàng loạt các chính sách mởcửa của Đảng và nhà nước, đất nước ta đã và đang có sự chuyển biến sâu sắc và toàndiện Bước những bước dài vững chắc sánh vai cùng với bạn bè quốc tế Đóng gópkhông nhỏ vào bước tiến đó là sự phấn đấu, phát triển không ngừng của ngành sảnxuất Sản xuất công nghiệp sẽ trở thành mặt trận mang tính chất quyết định trongcông cuộc đổi mới cơ chế hiện nay, cơ chế công nghiệp hoá đất nước nhất là trongđiều kiện nền kinh tế mở

Cũng như những doanh nghiệp nhà nước khi chuyển sang cơ chế thị trườngcó sự điều tiết của Nhà nước Các đơn vị sản xuất công nghiệp nói chung và sản xuấthàng tiêu dùng nói riêng, các doanh nghiệp sản xuất trong nước hay các Công tyLiên doanh với nước ngoài đều trở thành đơn vị kinh tế độc lập, tự chủ trong lĩnhvực sản xuất kinh doanh…

Sau khi đã học tập, rèn luyện và làm quen với công tác chuyên môn tạiTrường Đại học Kinh tế Quốc dân cùng với quá trình tìm hiểu tại Công ty Liêndoanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam, bản thân em đã nhận thức rõ hơn tầm quantrọng của hoạt động quản trị nguyên vật liệu đầu vào Bởi đây là một vấn đề mà hầuhết doanh nghiệp nào cũng hết sức quan tâm vì: Nguyên vật liệu là yếu tố đầu vàocấu thành lên thực thể của sản phẩm, nó quyết định đến chất lượng, mẫu mã, và giáthành của sản phẩm Hơn nữa quản trị nguyên vật liệu là một trong những yếu tốquyết định sự thành bại của công ty Trong giai đoạn hiện nay, khi nền kinh tế nướcta đã có sự phát triển vượt bậc thì cũng mở ra cho các doanh nghiệp nhiều thời cơ vàthách thức mới, đòi hỏi các doanh nghiệp ngày càng phải nâng cao hiệu quả sảnxuất, quản lý và việc sử dụng các nguồn lực sao cho hợp lý đặc biệt là vấn đềnguyên vật liệu.

Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam với tính chất sản phẩmsản xuất ra là xe máy và động cơ xe gắn máy đó là những sản phẩm có kết cấuphức tạp mang tính chất chế tạo máy Xuất phát từ thực tế công việc được thực tậptại công ty, với những kiến thức đã được học tại nhà trường, cùng với sự hướng dẫnnhiệt tình của Cô giáo: Th.S Nguyễn Thu Thuỷ và ban lãnh đạo, cùng toàn thể nhân

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 1

-viên phòng cung ứng vật tư, phòng kho vật tư, em đã mạnh dạn chọn đề tài "Giảipháp, hoàn thiện quản trị kho nguyên vật liệu” tại Công ty Liên doanh Chế tạo

Xe máy Lifan - Việt Nam làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.Chuyên đề thực tập chuyên ngành của em gồm các nội dung sau:

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà nội, ngày 20 th áng 11 năm 2009

Sinh viên

Nguyễn Văn Phú

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 2

Tên gọi tắt : Công ty LIFAN - VIỆT NAM

Tên tiếng anh : LIFAN - VIET NAM Motor Co Ltd

Địa chỉ : Xã Nghĩa Hiệp - huyện Yên Mỹ - tỉnh Hưng Yên

Tiền thân của Công ty Lifan Việt Nam là Công ty Vina - Hua Wei, đượcthành lâp từ năm 1998 theo giấy phép đầu tư Số 20/GP-HN ngày 15/04/1988 đượcUBND thành phố Hà nội cấp phép, nhằm thực hiện hợp đồng liên doanh chế tạo xemáy tại Việt Nam, giữa Công ty xuất nhập khẩu và đầu tư VIEXIM của Việt Namvà Công ty TNHH sản xuất xe cơ giới Huawei, Trùng Khánh - Trung Quốc.

Ngày 28/06/2000 UBND thành phố Hà Nội cấp giấy phép đầu tư sửa đổi số20A/GPC2-HN cho phép chuyển đổi từ hợp đồng liên doanh thành Công ty liêndoanh chế tạo xe máy Vina - Huawei có trụ sở tại nhà máy xe lửa Gia Lâm - thị trấnGia Lâm - Thành phố Hà Nội.

Ngày 18/01/2002, UBND thành phố Hà Nội đã cấp giấy phép đầu tư sửa đổisố 20A/GPĐTC2-HN cho phép chuyển nhượng phần vốn của đối tác phía

Trung Quốc là Công ty TNHH sản xuất xe cơ giới Huawei Trùng Khánh chocông ty TNHH công nghiệp HONGDA - Lifan Trùng Khánh và chuyển tên

Công ty từ Công ty Liên doanh chế tạo xe máy Vina - Huawei thành Công tyliên doanh chế tạo xe máy Lifan Việt Nam (Lifan - Việt Nam Motor co.Ltd).

Ngày 21/06/2002, UBND tỉnh Hưng yên cấp giấy phép đầu tư sửa đổi20A/GPĐC2-HN- GPĐC2-HY về việc chuyển địa điểm của Công ty từ Nhà máy xelửa Gia Lâm - Hà Nội về xã Nghĩa Hiệp - huyện Yên Mỹ - tỉnh Hưng Yên.

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 3

-Ngày 04/04/2003, UBND tỉnh Hưng Yên cấp giấy phép đầu tư sửa đổi số20A/GPĐC2-HN-GPĐC2-HY về việc tổng hợp lại tất cả các Giấy phép đã cấp.

Ngày 23/01/2006, UBND tỉnh Hưng Yên cấp Giấy phép đầu tư sửa đổi 20A/GPĐC2-HN-GPĐC2-HY phê chuẩn việc Công ty phát triển xuất nhập khẩu và đầutư VIEXIM chuyển nhượng 30% quyền lợi và nghĩa vụ trong Công ty Liên doanhcho Công ty TNHH xây dựng Hoàng Hiệp.

Hiện nay Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan Việt Nam là Công ty liêndoanh giữa: Công ty tập đoàn Công nghiệp Lifan Trung Quốc và Công ty TNHHxây dựng Hoàng Hiệp.

1.2 Sự phát triển của Công ty.

Ngay sau khi được thành lập, Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - ViệtNam đã từng bước củng cố và phát triển mạnh mẽ trên thị trường Qua các năm hoạtđộng đã đạt được những thành tích đang kể doanh thu lắp ráp bán động cơ và xemáy từ ngày thành lập tại Hưng Yên là 241,238 tỷ đồng (2002), mức tăng trưởnghàng năm là rất đáng kể, từ chỗ chỉ hoạt động tạị các khu vực miền Bắc đến nay đãmở rộng và phát triển trên toàn quốc

Ban đầu cán bộ công nhân viên trong công ty chỉ có hơn 200 nhân viên vàmột số đại lý nhỏ lẻ, thì hiện nay thì công ty đã có 600 công nhân viên (2008) và cácvăn phòng chính tại các thành phố lớn đó là văn phòng đại diện tại Miền Nam, vănphòng đại diện tại Miền Bắc, kho trung chuyển Tiền Giang, tại các trụ sở chính đóthì có các đại lý được phân bố rộng khắp Do điều kiện kinh doanh thuận lợi và pháttriển nhanh qua từng năm, từ đó thu nhập và đời sống của cán bộ công nhân viêntrong công ty ngày một nâng cao (thu nhập bình quân từ 900 ngđ/ng/tháng năm 2002đến nay là 1,85 trđ/ng/tháng).

Đến nay thương hiệu xe máy Lifan tại các địa phương trên toàn quốc đượcnhiều người biết đến và sử dụng Với uy tín, khả năng kinh doanh tốt, nguồn lực laođộng dồi dào, thiết bị công nghệ hiện đại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan -Việt Nam hiện nay đang đứng vững và tiếp tục vươn lên trong cơ chế thị trường

2 Một số đặc điểm và nhiệm vụ của Công ty.

-Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của công ty là tạo ra được những chiếc xe tốtnhưng phải hợp với túi tiền của người dân để có thể cùng canh tranh với các công tykhác trên thị trường, hơn nũa còn mở rộng quan hệ và tìm kiếm thị trường mới, đảmbảo có đủ việc làm và thu nhập ngày càng cao cho cán bộ công nhân viên Bảo đảmvà phát triển nguồn vốn kinh doanh ngày càng mạnh mẽ hơn.

- Lợi nhuận trước thuế: 65 tỷ đồng

3 Đặc điểm tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh

Để quản lý và điều hành tốt mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, đòi hỏi mỗidoanh nghiệp phải có môt bộ máy tổ chức quản lý Tuỳ thuộc vào quy mô loại hìnhdoanh nghiệp, tuỳ thuộc vào điều kiện, đặc điểm sản xuất cụ thể mà lập ra bộ máyquản lý sao cho phù hợp Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Namchuyên sản xuất xe gắn máy, mỗi một khâu trong quá trình sản xuất lắp ráp là mộtmắt xích quan trọng Do vậy không thể lơi là trong quá trình quản lý Vì thế, công tyđã tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng Đứng đầu là Tổng giámđốc, giúp việc cho Tổng giám đốc là các Phó Tổng Giám đốc và trợ lý Tổng giám

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 5

-đốc Bên dưới là các phòng ban chức năng và phân xưởng sản xuất Cơ cấu bộ máyđược chuyên môn hoá tới từng phòng ban, bộ phận và từng phân xưởng sản xuất Cụthể được thể hiện như sau:

Công ty Lifan Việt Nam là Công ty Liên doanh với Trung Quốc, có TổngGiám đốc do bên nước ngoài chỉ định, Phó tổng thứ nhất do bên Việt Nam chỉ địnhvà được Hội đồng quản trị nhất trí bổ nhiệm.

- Tổng Giám đốc: Là người chịu trách nhiệm cao nhất tại Công ty trước

Pháp luật Việt Nam và trước Hội đồng quản trị về tình hình hoạt động sản xuất kinhdoanh, cũng như phương hướng hoạt động của công ty.

Bên cạnh đó, Tổng giám đốc có quyền ra quyết định phân công công việc,quyền hạn cho các phó Tổng Giám đốc và trợ lý Tổng Giám đốc hàng năm cótrách nhiệm tổ chức lập kế hoạch kinh doanh hàng năm trình lên Hội đồng quản trịphê chuẩn và tổ chức thực hiện Tổng Giám đốc có quyền ký kết các hợp đồng laođộng cũng như các hợp đồng khác Tổng giám đốc có quyền ủy quyền cho các Phótổng thưc hiện và giải quyết một số công việc Khi Tổng giám đốc và Phó tổng giámđốc thứ nhất có bất đồng ý kiến thì Tổng giám đốc có quyền bảo lưu ý kiến củamình để trình lên hội nghị của Hội nghị Hội đồng quản trị gần nhất Ngoài ra Tổnggiám đốc còn thực hiện và hoàn thành nhiệm vụ khác thuộc thẩm quyền trong thờigian được Hội đồng quản trị ủy quyền.

- Phó tổng giám đốc thứ nhất: Có nhiệm vụ và chức năng giúp đỡ Tổng

giám đốc điều hành công việc quản lý hàng ngày, giải quyết các công việc liên quanđến các Cơ quan của nhà nước Việt Nam Phó tổng giám đốc có trách nhiệm thườngxuyên trao đổi, trao đổi và nêu ý kiến với Tổng giám đốc về tình hình hoạt độngcủa Công ty Nếu ý kiến của Phó tổng giám đốc thứ nhất bất đồng với ý kiến củaTổng giám đốc thì có quyền bảo lưu ý kiến để đưa ra trước hội nghị của Hội đồngquản trị, trong thời gian đó Phó tổng giám đốc thứ nhất phải chấp hành các quyếtđịnh của Tổng giám đốc Phó Tổng giám đốc có còn quyền nhận các ủy quyền củaTổng giám đốc giải quyết một số công việc trong thời gian được ủy quyền Ngoài raTổng giám đốc còn phải hoàn thành tốt các nhiệm vụ được Tổng giám đốc phâncông.

- Phó Tổng giám đốc thứ hai và trợ lý Tổng giám đốc: có trách nhiệm

trước Tổng giám đốc về tình hình sản xuất, khống chế giá thành của sản phẩm, khaithác sản phẩm mới Phó tổng giám đốc thứ hai và trợ lý có trách nhiệm hoàn thànhvà giúp Tổng giám đốc trong công tác quản lý sản xuất và phân công công việc cho

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 6

-các phòng ban.Dưới Ban giám đốc là -các phòng ban chức năng và -các phân xưởng.Mỗi một bộ phận đảm nhiệm công việc của mình theo sự phân công, công nhiệm:

- Phòng xuất nhập khẩu: Có chức năng chuyên về các thủ tục hải quan ở

công ty và khi xuất nhập các linh kiện xe máy ở cửa khẩu Phòng xuất nhập khẩu cótrách nhiệm với ban giám đốc công ty là phải đảm bảo được an toàn và đầy đủ cholượng hàng được nhập về theo yêu cầu và kế họach sản xuất của công ty và phòngtiêu thụ.

- Phòng hành chính: Có chức năng và nhiệm vụ quản lý và ra các văn bảnphục vụ cho các công tác quản lý của công ty Có trách nhiệm thông báo và phổ biếncác quy định mới tới các phòng ban và khối sản xuất Phòng hành chính còn là nơitiếp nhận những ý kiến của người lao động và có trách nhiệm truyền đạt lại các ýkiến của người lao động lên ban giám đốc Phòng hành chính có trách nhiệm thựchiện các công việc của tổ chức công đoàn công ty đối với cán bộ công nhân viên.Ngoài ra phòng hành chính còn phải tiến hành tổ chức, điều hành và phân công cơcấu lao động và nhân sự sao cho hợp lý nhất.

- Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước Ban giám đốc, Hộiđồng quản trị và các cơ quan của nhà nước về tất cả các thông tin tài chính đã đượcphản ánh trên các báo cáo tài chính của công ty Phòng kế toán có chức năng vànhiệm vụ là thu thập xử lý, ghi chép và phản ánh các thông tin kinh tế một cách cóhệ thống, đầu đủ, kịp thời, chính xác và đúng với chế độ kế toán hiện hành theo quyđịnh của nhà nước Phòng kế toán có trách nhiệm tổ chức hệ thống kế toán phù hợpquy mô, loại hình và yêu cầu quản lý của công ty Phòng kế toán có chức năngthường xuyên báo cáo cho Ban giám đốc tình hình tài chính của Công ty, lập cácbáo cáo tài chính hàng tháng, quý và năm gửi các cơ quan của nhà nước.

- Phòng tiêu thụ chịu trách nhiệm: Về cung tiêu sản phẩm của công ty,

thiết lập các kênh phân phối sản phẩm sao cho sản phẩm của Công ty có thể tiêu thụđược nhiều nhất Phòng tiêu thụ có trách nhiệm trước Ban giám đốc về việc thựchiện các mục tiêu, chiến lược tiêu thụ sản phẩm của Công ty trong các tháng, quý vàcác năm, thiết lập và tạo mối quan hệ với các khách hàng truyền thống và kháchhàng mới Ngoài ra Phòng tiêu thụ có trách nhiệm thực hiện việc lập kế hoạch tiêuthụ sản phẩm cho các tháng, quý, năm lên Ban giám đốc phê duyệt và các phòngban chuẩn bị cho kế hoạch lắp ráp sản phẩm.

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 7

-Trong phòng tiêu thụ ở công ty trực tiếp với khu vực sản xuất cũng được chiara làm ba chi nhánh để phân phối hàng bán cho các đại lý đó là: Văn phòng đại diệntại Miền Bắc, văn phòng đại diện taị Miền Nam, kho trung chuyển Tiền Giang.

- Phòng cung ứng vật tư: Có trách nhiệm trước Ban giám đốc về toàn bộviệc cung ứng vật tư chuẩn bị cho lắp ráp và vật tư khác của công ty Phòng cungứng chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm các nguồn cung ứng nguyên vật liệu sao chophù hợp với các sản phẩm của công ty yêu cầu lắp ráp Phòng cung ứng luôn luônphải đảm bảo mục tiêu đó là nguồn cung ứng kịp thời, chất lượng phù hợp, giá cảhợp lý để sản phẩm sản xuất ra có thể khống chế được giá thành.

- Phòng kỹ thuật và kiểm tra chất lượng: Có chức năng và nhiệm vụ làkhai thác, thiết kế các sản phẩm mới, cải tiến kỹ thuật, nắm vững các quy trình sảnxuất, trạng thái kỹ thuật của sản phẩm Phòng kỹ thuật và kiểm tra chất lượngthường xuyên kết hợp với phòng Cung ứng và xưởng sản xuất để kiểm tra chấtlượng nguyên vật liệu đầu vào và sản phẩm hoàn thành, khi có các vấn đề về kỹthuật xảy ra, phòng kỹ thuật có trách nhiệm đề xuất các phương án giải quyết chocác phòng ban có liên quan kết hợp với phòng tiêu thụ, phòng cung ứng để đưa racác kế hoạch sản xuất hàng ngày, kế hoạch sản xuẩt của cả tuần.

- Kho vật tư: Bao gồm hai kho: kho xưởng I và kho xưởng II, có trách nhiệm

quản lý chặt chẽ tình hình nhập xuất vật tư sao cho đúng chủng loại, trạng thái,tránh tình trạng thất thoát nguyên vật liệu ra ngoài Đối với kho thành phẩm bảoquản nhập xuất theo đúng mặt hàng, trạng thái chọn dùng của các sản phẩm nhậpkho.

- Xưởng sản xuất : Bao gồm hai xưởng : xưởng số I và xưởng số II.

Đây là nơi diễn ra quá trình lắp ráp và cho ra sản phẩm hoàn thành của doanhnghiệp Xưởng sản xuất phải có trách nhiệm thực hiện các kỷ luật lao động, tuân thủcác quy trình lắp ráp, giảm thiểu những sai hỏng đối với sản phẩm do tay nghề côngnhân.

- Phòng bảo vệ: Phòng bảo vệ có trách nhiệm đảm bảo an ninh trong toànCông ty, bảo vệ tài sản của Công ty tránh tình trạng mất tài sản diễn ra trong côngty.

Có thể khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty qua sơ đồ sau:

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 8

-Sơ đồ 1 : SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CHẾ TẠO XE MÁY LIFAN - VIỆT NAM

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh - 9 -

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC THỨNHẤT

TRỢ LÝ TỔNG GIÁM§ỐC

PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐCTHỨ HAI

Phòngkế toán

Phòngtiêu thụ

Phòngkỹ thuậtvà KCS

PhòngSản xuất

Phòngkho vật

Phòng bảo vệ

TiềnGiang

2

4.Đánh giá kết quả hoạt động của Công ty.

4.1 Lĩnh vực kinh doanh.

Tuy mới được thành lập, nhưng với sự lãnh đạo sáng suốt của Ban giám đốc,cùng với sự nỗ lực cống hiến của toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty Côngty Lifan Việt Nam đang ngày một bước những bước tiến vững chắc và khẳng định sảnphẩm cũng như thương hiệu của mình trên thị trường Qua những năm dài xây dựngvà trưởng thành, công ty đã đạt được những kết qủa đáng khích lệ:

Đơn vị tính: 1.000 đ

Nguồn vốn kinh doanh

Trong đó: Vốn cố định Vốn lưu động

53.649.52134.279.4792 Tổng doanh thu bán

3 Giá vốn hàng bán 204.617.815 213.709.974 232.517.802 240.818.2054 Lợi nhuận trước thuế 21.716.452 30.526.302 41.193.527 53.146.4835 Nộp ngân sách Nhà

-+ Tổng doanh thu năm 2006 tăng lên 4.885.934 nghìn đồng so với năm 2005,tổng doanh thu năm 2007 tăng lên 23.236.606 nghìn đồng so với năm 2006 và năm2008 tăng lên 32.488.009nghìn đồng so với năm 2007.

+ Tổng các khoản phải nộp ngân sách tăng 3.447.896 nghìn đồng của năm2006 so với năm 2005 và tăng 4.023.273 nghìn đồng của năm 2007 so với năm 2006và tăng 5.116.853 nghìn đồng của năm 2008 so với năm 2007.

+ Lợi nhuận trước thuế từ 21.716.452 nghìn đồng năm 2005 lên 53.146.483nghìn đồng năm 2008.

+ Thu nhập bình quân của công nhân viên trong công ty củng tăng từ 1.350nghìn đồng năm 2005 lên 1.850 nghìn đồng năm 2008.

Như vậy là từ những con số cụ thể về thu nhập bình quân của từng công nhânviên được tăng lên theo từng năm cũng như tổng doanh thu cho thấy doanh nghiệp đãđi đúng hướng phát triển trong những năm qua

* Môi trường tác nghiệp:

Mặc dù công ty mới sang Việt Nam để bắt đầu cho hoạt động kinh doanh xemáy của mình, nhưng công ty đã có rất nhiều kinh nghiệm trong việc tính các bước đi,thâm nhập thi trường với tốc độ rất nhanh Nhưng bên cạnh đó công ty cũng phải đốimặt với các doanh nghiệp lớn trong nước như: Công ty HANAMOTO, tập đoàn T&T,

Công ty VIEXIM … Chính vì điều này mà công ty đã không ngừng nâng cao hiệu

quả sử dụng các nguồn lực sẵn có trong doanh nghiệp như: Vốn, lao động, chất lượng,uy tín ….để tồn tại và phát triển.

Thời gian làm việc thực tế của công nhân viên là 8h/ngày, tháng làm việc 26ngày

Các vấn đề khác đều theo quy định hiện hành của nhà nước.

4.2 Các hình thức xúc tiên bán hàng mà Công ty đã áp dụng.

Việc tiêu thụ sản phẩm là một trong những khâu quan trọng trong chiến lượcsản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp trong cơ chế thị trường Nó là việc làmmang tính sống còn của mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh Để tiêu thụ sản phẩm và mởrộng thị trường tiêu thụ sản phẩm thì ngoài các chính sách khác ra, chính sách xúc tiếnlà không thể thiếu được.

Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam thực hiện hình thức quảngcáo trên biển hiệu, tạp chí hay catalogue… Hàng năm công ty quảng cáo từ 20 đến 30

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 11

-số báo, tạp chí với chi phí khoảng 200 – 300 triệu Ngoài ra công ty còn in rất nhiềucatalogue để giới thiệu và quảng bá hình ảnh của công ty.

Công ty tham gia các hội chợ triển lãm mỗi năm từ 5 đến 10 hội chợ trongnước và quốc tế, đây là hoạt động quan trọng trong hoạt động xúc tiến của công ty.Hội chợ là nơi thích hợp cho việc giới thiệu sản phẩm của công ty, thiết lập các mốiquan hệ với bạn hàng, là nơi chủ yếu ký kết hợp đồng và tìm hiểu thị trường.

Bên cạnh những công cụ trên thì công ty còn áp dụng một số những công cụkhác của quá trình xúc tiến như: Cổ động, tuyên truyền, chào bán, marketing trực tiếp,xúc tiến bán hàng được thực hiện gián tiếp nhằm bổ trợ cho những công cụ chủ yếumà công ty đang sử dụng thông qua việc tham gia hội chợ.

Hàng năm công ty thực hiện từ 3 tới 5 chương trình khuyến mại như tặng quàbằng các sản phẩm của công ty nhân dịp lễ tết…

Công ty còn tích cực khai thác lợi thế của mạng Internet để quảng cáo, chàobán các loại hàng hóa Công ty đã thiết kế những trang Web riêng giới thiệu về cácmặt hàng của công ty Hàng tuần, công ty thực hiện hàng trăm cuộc giao dịch vớingoại khách, thu được nhiều kết quả, nhiều hợp đồng được kí qua kết quả giao dịchtrên Internet.

4.3 Các kênh phân phối sản phẩm động cơ và xe máy

Sản phẩm của công ty được tiêu thụ rộng khắp trên toàn quốc, các sản phẩmnày chủ yếu qua các kênh phân phối sau:

Kênh phân phối trực tiếp đến người tiêu dùng: Công ty có các cửa hàng bán sảnphẩm tại các tỉnh, thành phố khác nhau, các cửa hàng đặt tại các thị trấn chợ lớn nhỏmang tính chất quảng cáo Với kênh này công ty tiêu thụ khoảng 60% doanh thụ nộiđịa.

Kênh phân phối gián tiếp: Qua các đại lý của công ty, các nhà bán buôn lấyhàng với khối lượng lớn sau đó đem tiêu thụ tại các tỉnh, huyện, thị xã, vùng sâu vùngxa Với kênh này công ty tiêu thụ khoảng 40% doanh thu nội địa.

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 12

-Sơ đồ 2: Kênh phân phối sản phẩm xe máy

Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam sử dụng hai hình thức báncơ bản đó là bán lẻ tại các cửa hàng đại lý bán lẻ của công ty ở các thành phố lớn trêntoàn quốc và bán buôn cho các công ty thương mại, các tổ chức trung gian, trong bánbuôn có bán theo hợp đồng và bán theo đơn đặt hàng từ phía khách hàng Công ty bánsản phẩm của mình cho các công ty thương mại như: Công ty TNHH Tân thịnh phát;Công ty Phương Đông; Công ty Viexim; Công ty TNHH HaNamôtô…

4.4 Các kết quả về xã hội.

Mặc dù là một công ty liên doanh giữa Trung Quốc - Việt Nam, nhưng nhiềunăm công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam luôn tích cực tham gia cáchoạt động xã hội từ thiện như: Ủng hộ người nghèo, người tàn tật, người bị chất độcmàu da cam… với tổng số tiền 150 triệu đồng Đối với công ty số tiền không phải làquá lớn nhưng công ty muốn góp một phần nhỏ vào xã hội với một tấm lòng chânthành, tình nhân ái của toàn xã hội.

Mặt khác ngay tại công ty hằng năm luôn được các sở liên ngành tỉnh hưng yêntặng bằng khen về việc:

- Có hệ thống xử lý chất thải tốt, không gây tiếng ồn, không gây ô nhiễm làmảnh hưởng tới môi trường xung quanh.

- An toàn lao động luôn được đảm bảo.

Với sự phát triển không ngừng qua những năm vừa qua công ty đã dần thâutóm được nhiều thị trường trong và ngoài nước Cùng với đó là sự xoá đói giảm nghèo

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 13

-Công ty

Đại lý

Cửa hàng giới thiệu sản phẩm

Nhà bán lẻ

Người tiêu dùng

cho nhiều cán bộ công nhân viên tại các khu vực, mà giờ đây hầu hết các nhân viêntrong công ty đều có được một cuộc sống tốt hơn trước đây rất nhiều

Lãnh đạo công ty luôn ngầm định rằng phát triển và lớn mạnh là mục đích hàngđầu nhưng khiến cho xã hội ngày càng phồn vinh và cuộc sống đầy đủ mới là điềuquan trọng và cấp thiết nhất.

5 Một số hoạt động quản trị của Công ty.

5.1 Đặc điểm tổ chức phòng cung ứng vật tư tại công ty

Bộ máy quản trị tại Công ty Liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam đượctổ chức theo mô hình tập trung, tổ chức một bộ máy quản trị để thực hiện các giaiđoạn ở tất cả các phần hành quản trị Phòng cung ứng vật tư của công ty phải thựchiện tất cả phần hành quản trị nguyên vật liệu là yếu tố đầu vào, từ công việc lên kếhoạch đặt hàng cho các đơn hang tới việc sắp xếp, cân đối hàng hoá nhập về sao chophù hợp với hệ thống kho tang của công ty và lập tất cả các báo cáo chi tiết, cân đối sổsách hoá đơn chứng từ cho khớp với số liệu để lập hoá đơn… Còn ở tại các phânxưởng, công ty có bố trí các nhân viên thống kê có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép ngàygiờ nhập hàng, lựợng vật tư tiêu hao thực tế rồi nộp cho phòng cung ứng vật tư đểnhân viên trong phòng cân đối lại sổ sách sao cho hợp lý nhất và lên kế hoạch đặthàng bù cho lượng tiêu hao đó như hàng không đạt, hàng hỏng… Quan hệ giữa cácnhân viên trong bộ máy quản trị là quan hệ theo kiểu trực tuyến, tức là giám đốc cungứng vật tư trực tiếp điều hành các nhân viên cung ứng phần hành chứ không thông quatrung gian nhận lệnh.

Bộ máy quản trị của phòng cung ứng trên giác độ là tập hợp đồng bộ các nhânviên lao động để đảm bảo thực hiện khối lượng công việc với đầy đủ chức năng thôngtin và kiểm tra Tất cả các nhân viên trong phòng cung ứng luôn có mối liên hệ chặtchẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy quản trị Cụthể trong phòng cung ứng có 10 người chịu trách nhiệm chính với các chức năng vànhiệm vụ như sau:

- Giám đốc cung ứng (Trưởng phòng): Đứng đầu phòng Cung ứng là giám đốccung ứng, là người Trung Quốc và được Hội đồng quản trị của công ty nhất trí thôngqua Giám đốc cung ứng là người chịu trách nhiệm cao nhất về tình hình phản ánh cácthông tin về nguồn nguyên vật liệu nhập đầu vào cho các đối tượng sử dụng thông tin.Giám đốc cung ứng có trách nhiệm quản lý, phân công công việc, giám sát các nhânviên trong phòng nghiêm chỉnh chấp hành theo chế độ của công ty và nhà nước Giámđốc cung ứng có trách nhiệm lớn nhất trong việc ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 14

-trong nước và nhập khẩu nước ngoài sao cho phù hợp với các chỉ tiêu đặt ra của bangiam đốc…

- Phó giám đốc cung ứng (phó phòng): Là người Việt Nam được giám đốccung ứng chỉ định và được Hội đồng quản trị nhất trí thông qua Phó giám đốc cótrách nhiệm giúp đỡ, cân nhắc, tính toán… cho giám đốc Sao cho các công việc củagiám đốc được thực hiện một cách gọn nhẹ nhất, hợp lý nhất, ít tốn kém nhất

Dưới giám đốc và phó giám đốc cung ứng là các nhân cung ứng đảm nhiệm cácphần hành khác nhau như:

- Tổ trưởng tổ động cơ và xe máy ( 2 người): Tổ trưởng của hai bên có tráchnhiệm theo dõi sát sao các kế hoạch đặt hàng của các nhân viên trực tiếp đặt hàng, đốcthúc họ trong mọi việc ngay cả trong việc chỉ bảo họ Tổ trưởng cũng lên kế hoạchlàm việc cho từng nhân viên trong từng ngày, từng tháng và cân đối số lượng đã đượclên kế hoạch sao cho hợp lý.

- Nhân viên lên kế hoạch thanh toán, theo dõi phiếu nhập, xuất, hoá đơn (2người): Có trách nhiệm phản ánh chính xác, kịp thời các phiếu nhập, xuất, hoá đơnchứng từ của các công ty cung ứng vật liệu cho công ty trong ngày Đặc biệt là theodõi các phiếu thanh toán của các công ty cung ứng xem xét thanh toán đúng tiến độchưa.

- Nhân viên đặt hàng trực tiếp (4 người): Cả tổ động cơ và xe máy thì nhânviên đặt hàng trực tiếp có nhiệm vụ phải phân tích các mặt hàng cần đặt do phòng tiêuthụ mang sang Sau khi đã phân tích kỹ lưỡng và chuẩn xác thì làm đơn đặt hàng trìnhlên xếp phê duyệt rồi fax sang cho các đơn vị cung ứng đã được làm hợp đồng từtrước Sau khi đã có đơn đặt hàng thì các nhân viên phải có trách nhiệm đốc thúc việcgiao hàng sao cho phù hợp với tiến độ lắp đặt của công ty Ngoài ra họ còn phải cânđối phiếu nhập với hoá đơn thanh toán và với phòng kho vật tư để số lượng là tuyệtđối chính xác.

Có thể khái quát cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của phòng cung ứng vật tưtại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan - Việt Nam qua sơ đồ như sau:

Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức phòng cung ứng vật tư tại Công ty liên doanh chếtạo xe máy Lifan - Việt Nam

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 15

Giám đốc

cung ứng

Phó giám đốc cung ứng

Tổ trưởng

thanh toán 1,2 đặt hàng 1,2,3,4

5.2 Đặc điểm tổ chức phòng kho vật tư tại Công ty.

Phòng kho vật tư luôn làm việc sát sườn với phòng cung ứng vật tư Phòng khovật tư có nhiệm vụ xắp sếp và làm thủ tục xuất nhập hành có lệnh của phòng cungứng Ngoài ra phòng kho vật tư còn phải làm toàn bộ phiếu nhập trên phần mềm củamáy tính đã được lập sẵn Nhân sự phòng kho vật tư gồm có Trưởng phòng, phóphòng, tổ trưởng, nhân viên máy tính, thủ kho và các nhân viên trong kho có tráchnhiệm phân phối và xắp sếp kho bãi Cũng như các phòng ban khác Trưởng phòngkho có trách nhiệm giám sát, đôn đốc các nhân viên trong phòng và báo cáo tất cả cáchoạt động trong ngày lên ban giám đốc Phó phòng và các nhân viên trong phòng đềulàm việc theo đúng nguyên tắc và nhiệm vụ được giao Sơ đồ tổ chức phòng kho đượckhái quát qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 4: Sơ đồ tổ chức phòng kho vật tư tại Công ty LD chế tạo xe máyLifan - Việt Nam.

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 16

5.3.1 Đặc điểm về nguyên vật liệu sản xuất sản phẩm.

Đây là yếu tố đầu vào chủ yếu, chiếm phần lớn trong một chiếc xe thành phẩm.Chất lượng, độ an toàn của xe phụ thuộc rất lớn vào chất lượng của nguyên vật liệu

Như vậy việc sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu cùng với một hệthống cung ứng nguyên vật liệu tốt sẽ góp phần nâng cao chất lượng của xe và giảmchi phí sản xuất rất đáng kể

Đối với Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam tận dụng khaithác được các nguyên vật liệu cho sản xuất các loại xe là phương châm của Công ty.Khai thác nguyên vật liệu theo phương châm này vừa tránh được chi phí vận chuyểnbốc rỡ khi xuất hàng thành phẩm cho các đơn vị đặt hàng vừa đảm bảo được nhu cầukịp thời cho tiến độ sản xuất của công ty đề ra Từ đó góp phần giảm giá thành của xe.Để làm được điều đó Công ty luôn cố gắng tạo lập và duy trì mối quan hệ với các nhàcung ứng trên địa bàn hoạt động của mình để có được nguồn cung ứng nguyên vật liệu

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 17

-đầy đủ, kịp thời, đảm bảo chất lượng mà vẫn tiết kiệm được chi phí, thu mua với giáphù hợp, đồng thời tích cực tìm kiếm những đối tác cung ứng mới

Do sản phẩm chính của Công ty là động cơ và xe máy nên nguyên vật liệuchính để sản xuất sản phẩm bao gồm: Nhựa, săm, lốp, vành, bánh, nan hoa, phanh,bàn đạp, chân chống, tem, nhãn mác……

Các đối tác đầu vào chính của Công ty :

- Đối tác cung cấp nhựa: Công ty Lifan – XuQuang, công ty Động Lực HưngYên, công ty Hoàng hải, công ty Hùng Cường…

- Đối tác cung cấp săm lốp: Công ty Asian tire, công ty cao su sao vàng, côngty KenDa…

- Đối tác cung cấp vành: Công ty Ngọc Minh, công ty Minh Hùng, công ty KimKhí Thăng Long…

- Đối tác cung cấp tem, nhãn mác: Công ty Á Long, công ty Hâm Nguyên,công ty Akita…

Và còn rất nhiều các đối tác khác cung cấp các mặt hàng chính cho công tyLifan - Việt Nam để sản xuất Tất cả các đối tác này đều là những công ty đáng tin cậyvề mặt chất lượng sản phẩm.

5.3.2 Đặc điểm về sản phẩm và thị trường

Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam là một công ty chuyên vềlĩnh vực sản xuất động cơ và xe máy thành phẩm Vì vậy sản phẩm của công ty cónhững đặc điểm khác biệt so với các lĩnh vực kinh doanh thông thường, là các loại xevới các đặc điểm sau:

- Sản phẩm được sản xuất chủ yếu là theo đơn đặt hàng của các đơn vị trongnước như các đại lý khắp ba miền: Bắc, Trung, Nam.

- Sản phẩm về động cơ và xe máy của công ty được sản xuất rất đa dạng, mẫumã sản phẩm được thay đổi liên tục theo nhu cầu thích ứng của người tiêu dùng.

- Sản phẩm của công ty luôn luôn đảm bảo về mặt chất lượng, thời hạn sử dụngđược bảo hành khá dài

- Điều đáng nói nhất là sản phẩm của công ty được sản xuất với giá rất hợp lývới người tiêu dung mà chất lượng cũng không hề thua kém với các mặt hàng khác

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 18

-trên thị trường Chính vì vậy mà sản phẩm của công ty luôn có những nét riêng biệtnên đã đem lại cho công ty khá nhiều thành quả trong những năm gần đây

Do các yếu tố khách quan và chủ quan đem lại mà ngày nay sản phẩm của côngty đã trải dài kháp toàn quốc và nước ngoài Thành công của công ty cũng chính lànhờ vào những suy tính, những cách nghĩ táo bạo, và sự quản lý về con người cũngnhư về nguyên vật liệu rất đúng đắn.

5.3.3 Tình hình lao động của Công ty

 Về tuyển dụng lao động:

Công tác tuyển dụng lao động do Phòng nhân sự thực hiện Công ty có các hìnhthức tuyển dụng sau: Tuyển nhân viên lao động đã được đào tạo chính quy (đa số làcác sinh viên của các trường kinh tế và kỹ thuật ở trong nước), công ty phối hợp vớicác trường, trung tâm dạy nghề để tuyển lao động trực tiếp.

 Về sử dụng lao động:

Đây là vấn đề rất quan trọng không những ảnh hưởng đến tinh thần thái độ làmviệc của người lao động mà còn ảnh hưởng đến kết quả làm việc của người lao động.Công ty luôn cố gắng bố trí đúng người, đúng việc, phù hợp với khả năng, trình độcủa người lao động Công ty cũng luôn chú ý đến công tác nâng cao nghiệp vụ chocán bộ công nhân viên thông qua các hình thức như: Tổ chức các cuộc thi nâng cấpbậc cho đội ngũ thợ chuyên ngành, đưa đi đào tạo những cán bộ trẻ có năng lực

-Chất lượng động cơ và xe máy thành phẩm:+ Loại A: hệ số lương 0,2

+ Loại B: hệ số lương 0,3+ Loại C: hệ số lương 0,5

Bảng 2: Cơ cấu cán bộ chuyên môn và kỹ thuật của Công ty liên doanh chế tạoxe máy Lifan - Việt Nam năm 2008.

Bằng cấp

Thời gianlàm việc tại

Công ty

Thời gianlàm công việc

tương tự(năm)

Trung cấp tàichính

(Nguồn phòng tổ chức nhân sự)

Còn lại là các công nhân viên đều có tay nghề và đựơc đào tạo qua các trườngtrung cấp hoặc dạy nghề, chỉ có một số ít công nhân là lao động phổ thông Tại côngty luôn có những khoá học ngắn hạn để nâng cấp tay nghề cho các công nhân.

Hầu hết lực lượng lãnh đạo trong Công ty đều được đào tạo chính quy, đều cótrình độ và thâm niên công tác Chính những ưu điểm này làm cho ban lãnh đạo côngty nhanh nhẹn, linh hoạt, sáng tạo, có nhiều kinh nghiệm trong việc lãnh đạo, làm chocông ty làm ăn ngày càng có hiệu quả.

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 20

-Công ty rất mạnh về lĩnh vực sản xuất động cơ và xe máy, tiếp theo là lĩnh vựcmáy phát điện, xe đạp điện

5.3.4 Năng lực về máy móc thiết bị công nghệ.

Về khoa học kỹ thuật: Công ty chỉ đạo thực hiện chương trình nghiên cứu pháttriển khoa học công nghệ trên các mặt: Tiếp nhận, phân tích thông tin khoa học kỹthuật của thế giới và trong nước để ứng dụng vào hoạt động sản xuất Do yêu cầu vềmáy móc thiết bị, yêu cầu của sự phát triển và đặc điểm khác nhau của từng sản phẩmsao cho thích ứng với nhu cầu của khách hàng cho nên trong những năm qua công tyđã không ngừng đầu tư mua sắm mới máy móc thiết bị

Hiện nay Công ty Liên Doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam có một hệthống máy móc thiết bị hiện đại được nhập về từ Nhật Bản, Hàn Quốc, CHLB Nga.Trung Quốc, Đài Loan…

Sau đây là các loại máy móc thiết bị chính của Công ty Liên Doanh chế tạo xemáy Lifan - Việt Nam:

Bảng 3: Chủng loại và số lượng máy móc, trang thiết bị của Công ty(Thiết bị chính)

-2 Xe bán tải, xe tải (các loại) Chiếc 05 1-15 tấn Nga- Hàn quốc,Trung quốc

CHO DÂY CHUYỀN SẢNXUẤT

NGHIỆM CHUYÊN DỤNGKHÁC

Chiếc

-1 Đặc điểm và phân loại nguyên, vật liệu tại Công ty liên doanh chế tạo xemáy Lifan - Việt Nam.

Do sản phẩm sản xuất ra là các loại Động cơ và các loại Xe máy Nên nguyên,vật liệu tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan – Việt Nam nhiều, với nhiềutrạng thái, chủng loại khác nhau, cồng kềnh và chiếm nhiều diện tích.

Hơn nữa, nguyên, vật liệu chủ yếu mang tính chất cơ khí và chế tạo máy nênphải mang tính chính xác cao Ngoài ra, nguyên, vật liệu dùng cho chế tạo Xe máy vàĐộng cơ có tính chất và đặc điểm khác biệt nhau

Do đặc tính của nguyên, vật liệu là cồng kềnh, nhiều chủng loại, dễ bị ôxihoá Vì vậy, công ty có một hệ thống kho rộng rãi, khô thoáng, được xây ngăn ra từngkhu, từng kho nhỏ theo từng đặc điểm Nguyên, vật liệu để bảo quản đảm bảo chấtlượng Các nguyên, vât liệu tại công ty được bố trí rất hợp lý, sao cho dễ phát hàng radây chuyền sản xuất và dễ kiểm kê, phân loại

Tại Công ty Liên doanh Chế tạo Xe máy Lifan – Việt Nam, nguyên, vật liệudùng để lắp ráp Động cơ và Xe máy nên được tập hợp vào hai xưởng riêng biệt:nguyên, vật liệu dùng cho sản xuất lắp ráp Động cơ được tập hợp vào Kho xưởng 2,nguyên, vật liệu dùng cho sản xuất lắp ráp Xe máy được tập hợp vào Kho xưởng 1.

Do tính chất sản phẩm của công ty là sản phẩm mang tính chất kỹ thuật cao,được cấu tạo gắn liền với chuyển động cơ học Vì vậy nếu thiếu bất kỳ một chi tiếtnhỏ nào cũng không thể lắp ráp ra sản phẩm được.

2 Quản trị chi tiết, các chi tiết cung ứng và dự trữ nguyên vật liệu tạiCông ty LD chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam.

2.1 Kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu tại Công ty.

Trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường xe máy, công ty Lifan Việt Nam luôn luôn chú ý tới cơ sở cầu của thị trường và các nhân tố liên quan nhưđịnh mức tiêu dùng, giá cả, và sự cạnh tranh của nguyên vật liệu Từ các yếu tố trênphòng cung ứng vật tư và ban lãnh đạo công ty sẽ có kế hoạch định mức cho việcnhập nguyên vật liệu

-Mặt khác, khi bộ phận tiêu thụ của công ty muốn có dữ trữ một số chủng loạixe máy và động cơ thông dụng nhằm thoả mãn nhu cầu của khách hàng trên thị trườngvề các sản phẩm đó Hoặc bộ phận sản xuất muốn có dự trữ nguyên vật liệu, sản phẩmdở dang cũng như bán thành phẩm nhiều nhằm đảm bảo cho quá trình sản xuất đượcdiễn ra liên tục không bị chậm dây chuyền sản xuất và kế hoạch sản xuất Lúc này bộ

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 23

-phận cung ứng vật tư của công ty sẽ lên kế hoạch cho việc mua hàng dự trữ cho các bộphận để không chậm tiến độ sản xuất.

Khi có các nhu cầu về sản xuất phòng cung ứng lập kế hoạch mua hàng vàđược tính theo công thức sau:

i = TDMij x Qsp

2.2 Kế hoạch đặt lượng hàng và lượng dự trữ nguyên vật liệu của công ty.

2.2.1 Kế hoạch đặt lượng hàng.

Khi thị trường có nhu cầu về chủng loại động cơ hoặc xe máy công ty sẽ lên kếhoạch lắp ráp và mua linh kiện Lúc này phòng cung ứng vật tư sẽ lên kế hoạch đặthàng tại các đơn vị cung ứng Nhân viên phòng cung ứng vật tư sẽ lên kế hoạch đặthàng theo từng gian đoạn một và trong bản kế hoạch đặt hàng đã được ghi rõ ngàygiao hàng tới công ty Tất cả các kế hoạch đặt hàng sau khi được fax tới các đơn vịcung ứng sẽ được nhận fax hồi ngược trở lại về việc đồng ý giao hàng theo đúng đơnhàng của các đơn vị cung ứng

Kế hoạch đặt lượng hàng còn phụ thuộc vào nhiều các yếu tố khác, ngoài dùngcho việc sản xuất còn phụ thuộc vào yếu tố hệ thống kho bãi Bởi mặt hàng xe máycủa công ty có rất nhiều loại linh kiện khác nhau, mỗi loại linh kiện lại có nhiều trạngthái khác nhau cho từng loại xe và động cơ Vì vậy nếu không có kế hoạch đặt hànghợp lý sẽ gây ứ đọng nguyên vật liệu trong kho khi dây chuyền sản xuất không lắp rápkịp và điều này rất khó cho việc cấp phát nguyên vật liệu cho dây chuyền sản xuất.Ngược lại nếu đặt hàng quá ít sẽ rất có thể dẫn đến việc không kịp cho tiến độ sảnxuất và đặt hàng đưa ra thị trường, hơn nữa đó là tăng chi phí trong việc vận chuyển,

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 24

-và cũng có thế phải chấp nhận với giá nguyên vật liệu mua -vào tăng lên do sự khannguyên vật liệu của các nhà cung ứng

Ngoài các vấn đề trên nhân viên phòng cung ứng của công ty liên doanh chếtạo xe máy Lifan - Việt Nam cũng luôn luôn lưu tâm tới vấn đề lên kế hoạch đặt hàngvới số lượng lớn một mặt để dự trữ trong kho, một mặt tránh tình trạng khan hang, vàmặt nữa là đặt với số lượng lớn sẽ được giảm giá trong thời kỳ giá nguyên vật liệugiảm Vấn đề này rất quan trọng cho công ty vì nó đem về một số lợi nhuận đáng kểtrong công ty.

Tất cả các vấn đề trên luôn được các nhân viên phòng cung ứng vật tư dự báotrước và phân tích rõ ràng sao cho phù hợp với tiến độ lắp đặt của công ty

2.2.2 Lượng dự trữ nguyên vật liệu tại công ty.

Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, lợi nhuận đã trở thành mục đích cuốicùng của hoạt động kinh doanh Mối quan hệ tỷ lệ nghịch giữa chi phí và lợi nhuậnngày càng được quan tâm

Vì thế Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam hết sức quan tâmtới việc giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm Do đó, với tỷ trọng chiếmkhoảng 60 - 70% tổng chi phí, nguyên vật liệu cần được quản lý chặt chẽ Nếu Côngty biết sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý, tiết kiệm thì thành phẩm động cơ vàxe máy càng có chất lượng tốt với chi phí giảm tạo ra mối tương quan có lợi cho côngty trên thị trường Việc quản lý dự trữ nguyên vật liệu càng khoa học thì cơ hội đạthiệu quả kinh tế càng cao Với vai trò như vậy nên yêu cầu quản lý, dự trữ nguyên vậtliệu cần phù hợp và chặt chẽ trong tất cả các khâu.

Dự trữ nguyên vật liệu nhằm đảm bảo quá trình sản xuất trên dây chuyền diễnra liên tục trong các điều kiện cung ứng bình thường cũng như trong các điều kiệncung ứng không bình thường.

Trong quá trình sản xuất phải dự trữ nguyên vật liệu đầy đủ, không gây giánđoạn sản xuất nhưng cũng không được dự trữ quá lượng cần thiết gây ứ đọng vốn, tốndiện tích Đồng thời phải thực hiện đầy đủ chế độ bảo quản theo tính chất lý hoá họccủa vật liệu.

Dự trữ nguyên vật liệu là rất cần thiết đối với mọi công ty, mọi doanh nghiệpgiúp cho công ty giảm thiểu được rủi ro trong khâu sản xuất và lắp ráp động cơ, xemáy cũng như tránh rủi ro do biến động về giá

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 25

-Dự trữ nguyên vật liệu cũng làm giảm một vài chi phí sau đây: Chi phí chấtlượng khởi động, khi chúng ta bắt đầu sản xuất trên dây chuyền thì sẽ có nhiều nhượcđiểm trong giai đoạn đầu, như công nhân có thể đang học cách thức lắp ráp, vật liệukhông đạt đặc tính, máy móc lắp đặt cần có sự điều chỉnh

Đối với các công ty lắp ráp xe máy thì dự trữ nguyên vật liệu lại càng vô cùngquan trọng Trong thời kỳ hiện nay thì giá các loại nguyên vật liệu không ngừng cóbiến động tăng Vì vậy dự trữ là một yêu cầu bắt buộc và cần phải tính đến để tránhđược sự ép giá cũng như làm gián đoạn việc lắp ráp trên dây chuyền.

* Các vấn đề chủ yếu về dự trữ nguyên vật liệu tại Công ty liên doanh chế tạoxe máy Lifan - Việt Nam.

Trong những năm qua để đảm bảo việc lắp ráp động cơ và xe máy được ổnđịnh và đúng kế hoạch đặt hàng của các công ty và đại lý trên thị trường, thì việc dựtrữ nguyên vật liệu đã được công ty rất quan tâm và chú trọng đầu tư Công ty đã xâydựng và hoàn thiện hệ thống kho tàng tại công ty rất có khoa học và hợp lý Công tyluôn có lượng dự trữ nguyên vật liệu cần thiết cho lắp đặt sản phẩm trong mọi điềukiện và mọi tình huống Do đó việc lắp ráp các chủng loại xe và động cơ mà Công tythực hiện đã diễn ra theo đúng kế hoạch sản xuất

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 26

Cơ cấu về lượng dự trữ của Công ty được thể hiện qua bảng sau:

Bảng 4: Khối lượng nguyên vật liệu dự trữ trong các năm 2005 - 2008

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 27

-nghĩa với việc lượng lưu kho, lưu bãi lớn, cầu về vốn lưu động lớn Điều này ảnhhưởng xấu đến khả năng thanh toán của doanh nghiệp, làm cho chi phí kinh doanh trảlãi về vốn cao Các chi phí liên quan như thuê mượn hoặc mở rộng kho tàng, chi phíbảo quản cũng như bảo hiểm nguyên vật liệu cũng tăng lên đáng kể Tất cả nhữngđiều như vậy sẽ làm tăng chi phí cho dự trữ ảnh hưởng đến chi phí chung cho toàn bộcông ty trong việc lắp ráp.

Vì vậy công ty cần tìm ra phương pháp sao cho lượng dự trữ là tối ưu để tiếtkiệm chi phí và tạo lợi nhuận lớn hơn nữa.

Chi phí cho dự trữ nguyên vật liệu cũng được công ty rất quan tâm trong nhữngnăm qua Công ty đã đầu tư nhiểu hơn cho các khâu như làm mới và xây dựng các khotàng, nghiên cứu các hình thức bảo quản cũng như các tính năng của nguyên vật liệuđể từ đó có các biện pháp hay các đầu tư đúng đắn nhất Chi phí hàng năm cho dự trữcủa công ty là tương đối cao và tăng lên theo từng thời kỳ

Điều đó cũng đồng nghĩa với việc khối lượng các nguyên vật liệu phục vụ chodây chuyền lắp ráp hàng năm tăng lên, cho thấy số lượng động cơ và xe máy mà côngty lắp ráp ngày càng nhiều và đa dạng Nhưng chi phí này nó cũng làm ảnh hưởngđáng kể tới quyết toán tài chính của công ty.

2.3 Hình thức lựa chọn nhà cung ứng, cấp phát nguyên vật liệu, hoạt độngvận chuyển tại Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam.

2.3.1 Tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng.

Việc tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng nguyên vật liệu đối với một doanhnghiệp có ý nghĩa quan trọng mà chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng cao trong giáthành như Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam là rất lớn Bởi vì việclựa chọn người cung ứng với tổng giá cả và chi phí vận tải nhỏ nhất đối với công ty sẽảnh hưởng không nhỏ tới chi phí lắp ráp thành phẩm động cơ và xe máy, do đó làmtăng lợi nhuận có thể thu được.

Mặt khác, thị trường luôn có nhiều loại nguyên vật liệu với chất lượng khácnhau, có loại đáp ứng yêu cầu lắp ráp và chất lượng của sản phẩm nhưng có loạikhông đáp ứng được các yêu cầu này Vì vậy việc tính toán cho đầy đủ các khía cạnhcần thiết để lựa chọn người cung ứng nguyên vật liệu là một trong những vấn đề quantrọng đối với Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan - Việt Nam Nhận thức rất rõvề điều đó, Công ty rất quan tâm đến việc tìm kiếm và lựa chọn những nhà cung ứngnguyên vật liệu đáp ứng được yêu cầu cho hoạt động kinh doanh của công ty.

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 28

-Với đặc trưng kinh doanh của loại hình xe máy là cần sử dụng nhiều chủng loạinguyên vật liệu khác nhau có chất lượng khác nhau do vậy đối với mỗi loại nguyênvật liệu công ty đưa ra cách tìm kiếm và lựa chọn người cung ứng cụ thể như sau:

- Đối với những loại nguyên vật liệu như: Bộ nhựa, bộ côn, lốc máy, khung xe,càng xe và các loại dung cho xe phân khối lớn thì hầu hết công ty nhập khẩu từ TrungQuốc hoặc các công ty vệ tinh trong khu công nghiệp của tập đoàn Lifan Bởi đó lànhững loại vật liệu rất quan trọng cho một chiếc xe hoàn chỉnh với độ chính xác caovề mặt kỹ thuật

- Đối với những loại nguyên vật liệu như: Moay ơ, bát phanh, săm lốp vành,nan hoa… thì công ty có thể lựa chọn các nhà cung ứng trong nước như Công tyAMA, Cao su sao vàng, Á Long, Cường Hậu, Ngọc lan… Như vậy Công ty sẽ xemxét những nhà cung ứng đáp ứng được yêu cầu, tham khảo giá và các yêu cầu khácnhau để lựa chọn Sau đó Công ty liên hệ với nhà cung ứng để thực hiện kí kết hợpđồng Công ty sẽ định kỳ tiến hành đánh giá người cung cấp thông qua một hệ thốngcác chỉ tiêu như giá cả, thời hạn cung ứng, việc thực hiện các hợp đồng… để chủ độngtìm nguồn cung ứng thích hợp.

- Còn với những nguyên vật liệu nhỏ, lẻ như: Súng hơi, xe đẩy, xe kéo… thìcác nhân viên phòng cung ứng vật tư tiến hành mua tại các đại lý, với tiêu chuẩn đápứng được yêu cầu của công việc

Việc mua nguyên vật liệu của Công ty chủ yếu phải thực hiện qua các khâutrung gian (các hãng kinh doanh về nguyên vật liệu, các tổ chức đại lý…) Về nguyêntắc nhân viên phòng cung ứng vật tư của công ty luôn mua trực tiếp nguyên vật liệu từchính nơi sản xuất ra có lợi hơn mua qua trung gian, bởi việc này giảm chi phí rấtđáng kể.

2.3.2 Công tác tổ chức mua sắm và vận chuyển nguyên vật liệu.

* Hoạt động mua sắm của công ty.

Công ty liên doanh chế tạo xe máy Lifan Việt Nam thực hiện công tác tổ chứcmua sắm nguyên vật liệu khá tốt, luôn đảm bảo tốt yếu tố đầu vào cho hoạt động lắpráp và phục vụ cho dây chuyền sản xuất của Công ty không bị gián đoạn và chờ đợicông việc.

Sơ đồ 5: Quy trình mua nguyên vật liệu của Công ty LD chế tạo xe máyLifan - Việt Nam

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 29

-Thoả mãnKhông thoả mãn

* Hoạt động vận chuyển của công ty.

Sau khi đã ký kết hợp đồng mua nguyên vật liệu của nhà cung ứng, trong bảnhợp đồng công ty luôn ghi rõ hình thức vận chuyển Nếu nhà cung ứng chấp nhận vậnchuyển tới tận kho của công ty thì mức chi phí vận chuyển sẽ được tính theo mức giácố định dược hai bên chấp nhận, còn đối với một số nhà cung ứng ở gần công ty thìcông ty luôn có các đội xe vận chuyển.

Công ty luôn đặt vấn đề vận chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung ứng tới khocủa công ty phải đảm bảo đúng thời gian, chất lượng và hiệu quả lên hàng đầu Trướckhi vận chuyển các loại nguyên vật liệu thì công ty cung luôn lên kế hoạch vậnchuyển; lựa chọn phương thức và phương tiện vận chuyển; xây dựng kế hoạch vậnchuyển; tổ chức vận chuyển theo kế hoạch; kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh hoạt độngvận chuyển sao cho phù hợp với hình thức công việc và có sự chủ động nhất.

2.4 Hình thức bố trí hệ thống kho tàng và phương pháp bảo quản.

2.4.1 Hình thức bố trí kho tàng của Công ty.

Bất kì một doanh nghiệp nào trong quá trình kinh doanh đều cần phải có hệthống kho tàng bởi vì trong quá trình sản xuất kinh doanh luôn luôn có sự tách biệtgiữa việc mua sắm nguyên vật liệu với việc sử dụng chúng Nhưng do đặc trưng củangành nghề lắp ráp động cơ và xe máy nguyên vật liệu với số lượng là rất lớn và nhiềuchủng loại Chính vì vậy hệ thống kho tàng của công ty với diện tích lớn và được xâydựng tập chung để tiện cho việc cấp phát nguyên vật liệu ra dây chuyền lắp ráp đượcnhanh chóng và thuận tiện (hệ thống kho của công ty luôn được xây dựng liền với dâychuyền lắp ráp)

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 30

-Biểu hiện cầu

Đánh giá kếtquả mua

Tìm và chọnngười bán

Thương lượng

và đặt hàngThực hiệnđơn hàng

Hệ thống kho của công ty được phân bổ theo nguyên tắc gần giống như hìnhbàn cờ với các khu và các lô cột, giá để linh kiện theo từng chủng loại Các cột hàngđược xếp theo kiểu 5-5, xếp theo hình thức này rất tiện cho việc cấp phát hàng ra dâychuyền lắp ráp và kiểm kể linh kiện trong kho.

Đặc điểm chung của cả hai kho động cơ và xe máy đều giống nhau Đầu tiênvào phân xưởng là phòng kho vật tư được nằm trung gian giữa hai kho tiện cho việcquản lý và đôn đốc công việc cho các nhân viên trong kho Tiếp đến là kho để nguyênvật liệu đầu vào, tiếp theo là phân xưởng sản xuất, còn cuối cùng là kho thành phẩmdùng để lưu trữ động cơ và xe máy đã được lắp ráp hoàn chỉnh để tiện cho việc xuấthàng Hệ thống kho, nhà xưởng được bố trí theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 6: Sơ đồ kho, nhà xưởng tại Công ty LD chế tạo xe máy Lifan - ViệtNam.

Phòng kho vật tư

Kho linh Dây chuyền Kho Kho linh Dây chuyền Kho

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 31

kiện xe lắp ráp thành kiện động lắp ráp thànhmáy xe máy phẩm cơ động cơ phẩm

Nhìn chung hệ thống kho tàng của Công ty được sắp xếp 1 cách hợp lý vàtương đối thuận tiện cho việc tiếp nhận, cấp phát và bảo quản nguyên vật liệu

2.4.2 Phương pháp bảo quản

Lượng nguyên vật liệu trong kho của công ty có số lượng lớn, đa dạng vàphong phú về chủng loại và trạng thái nên công tác bảo quản nguyên vật liệu rất quantrọng và cần thiết.

Phương pháp bảo quản: Tất cả các loại nguyên vật liệu trong kho của công tykhi nhập hàng về vận chuyển vào trong kho khi sắp xếp chỗ để đều được đụng trêncác giá đỡ và các cột đều được lót các miếng gỗ để tránh tiếp đất trực tiếp, các linhkiện đều được đóng hộp kín tránh được không khí, tránh rỉ Bởi mặt hàng của công tyđều là động cơ và xe máy nên lượng linh kiện là rất nhiều, nếu không được bọc kỹ cậnthận rất rễ bị hư.

Nhìn chung công tác bảo quản nguyên vật liệu như hiện nay của Công ty là khátốt tránh được sự hao hụt, mất mát nguyên vật liệu, đảm bảo chất lượng nguyên vậtliệu

3 Thực trạng quản trị kho nguyên vật liệu tại Công ty liên doanh chế tạoxe máy Lifan - Việt Nam.

3.1 Thực trạng ghi sổ theo dõi nguyên vật liệu tại kho của Công ty.

Tại kho, thủ kho dùng thẻ kho để theo dõi sự biến động của NVL về mặt sốlượng Thẻ kho được mở cho từng danh điểm NVL.

Hàng ngày, khi nhận được các chứng từ xuất, nhập NVL từ phòng Cung ứng, thủkho kiểm tra tính hợp lí và hợp pháp của các chứng từ này rồi tiến hành nhập, xuất NVL.Sau đó, thủ kho phân loại chứng từ và lấy số liệu ghi vào Thẻ kho Cuối tháng, căn cứvào Thẻ kho, thủ kho lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm NVL đểđối chiếu với số liệu trong Thẻ chi tiết nguyên vật liệu do kế toán nguyên vật liệu lập.

Thẻ kho được lập theo mẫu sau: (Biểu 1 – Trang 35)

Nguyễn Văn Phú - QTK9 Như Quỳnh 32