II. Kết quả kiểm tra, nghiệm thu:
Đơn vị: Cty LFVN PHIẾU XUẤT KHO
Địa chỉ: Hưng Yên
Mẫu số : 02-VT Ngày 08 tháng 12 năm 2008 Theo QĐ: 15/2006/QĐ - BTC
Ngày 20 tháng 03 năm 2006 Của Bộ trưởng Bộ tài chính
Nợ 621 Số 13/12Có 152
Họ tên người nhận hàng : A. Đô
Lý do xuất kho : Xuất sản xuất - theo kế hoạch số 2008-12-08 Xuất tại kho : Xưởng 1 (Lắp ráp Xe máy)
ST T
Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Theo chứng từ Thực xuất
Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4
1 Cụm đồng hồ công tơ mét
C110 C110 Chiếc 200 200 75.222 15.044.400
2 Cụm đồng hồ công tơ mét
C100 C100 Chiếc 50 50 65.000 3.250.000
3 Cụm đồng hồ công tơ mét W100 W100 Chiếc 40 40 80000 3.200.000
Cộng 21.494.400
Cộng thành tiền ( Viết bằng chữ):
Ngày 08háng 12 năm 2008
Thủ trưởng đơn vị Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho
Biểu 3.9: Mẫu phiếu xuất kho
Biểu 7: Phiếu xuất kho.
3.3.2. Nguyên, vật liệu giảm do xuất kho để sửa chữa.
Trong quá trình lắp ráp, không phải lúc nào sản phẩm cũng đạt được thông số kỹ thuật như yêu cầu đề ra. Khi sản phẩm hoàn thành cho qua bộ phận nổ, chạy thử, nếu sản phẩm không đạt chất lượng, khi đó sẽ yêu cầu xuất nguyên, vật liệu ra để sửa chữa.
Căn cứ vào phiếu đề nghị lĩnh vật tư của Bộ phận sửa chữa, thủ kho sẽ xuất kho nguyên, vật liệu ra để phục vụ sửa chữa và viết phiếu xuất kho tương tự như Biểu 7 trang 45. Căn cứ vào Phiếu đề nghị lĩnh vật tư của bộ phận sửa chữa và phiếu xuất kho, thủ kho ghi vào sổ kho chi tiết phần xuất nguyên vật liệu, vật liệu trực tiếp chế tạo sản phẩm cho từng phân xưởng, vật liệu tồn trong kho cũng được trù lùi dần.
3.3.3. Nguyên, vật liệu giảm do xuất kho để bảo hành.
Công ty thực hiện phương châm uy tín và chất lượng. Vì vậy, sau khi khách hàng mua sản phẩm của công ty, công ty vẫn có một khoảng thời gian dài để bảo hành cho khách hàng. Khi sản phẩm mà khách hàng mua về có sự cố hay như những linh kiện dễ bị vỡ, công ty vẫn cung cấp lại linh kiện đó cho khách hàng nếu sản phẩm còn trong thời gian bảo hành. Khi phát sinh nghiệp vụ bảo hành, căn cứ vào Công văn phản hồi của khách hàng, phòng Tiêu thụ sẽ xem xét. Nếu đang trong thời gian bảo hành, phòng Tiêu thụ sẽ viết phiếu đề nghị lĩnh vật tư. Căn cứ vào phiếu đề nghị lĩnh vật tư, thủ kho sẽ xuất kho vật tư và viết phiếu xuất kho theo mẫu (Biểu 7 – trang 45).
3.3.4. Nguyên, vật liệu giảm do xuất kho đi gia công.
Do một số loại Động cơ và Xe máy của công ty mang tính chất đặc biệt, thử nghiệm, đòi hỏi tính chính xác và thông số kỹ thuật cao. Khi đó, công ty sẽ nhập khẩu linh kiện từ Trung Quốc về để lắp ráp chúng. Có những linh kiện khi nhập khẩu về chỉ là hàng phôi, trước khi đưa vào lắp ráp, công ty phải xuất sang những công ty vệ tinh để gia công phun sơn. Cũng có thể những linh kiện do quá trình vận chuyển, lắp ráp bị bong sơn, Công ty cũng xuất sang những công ty vệ tinh để gia công phun sơn lại.
Nhìn chung khi tiến hành công tác cấp phát nguyên vật liệu tại công ty đã đảm bảo mọi thủ tục giấy tờ được thực hiện chính xác, đầy đủ, quá trình diễn ra kịp thời, tạo điều kiện thuận lợi cho dây chuyền lắp ráp tận dụng triệt để và có hiệu quả công suất thiết bị và thời gian lao động của công nhân từ đó góp phần nâng cao hiệu quả tiến độ lắp ráp động cơ và xe máy của công ty theo đúng kế hoạch.
→ Tóm lại việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu tại kho hợp lý và tiết kiệm đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó đảm bảo việc sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, đúng số lượng, chất lượng, đúng quy trình kỹ thuật nhằm bảo đảm chất lượng và tiến độ lắp ráp trên dây chuyền, hạn chế những hao hụt và lãng phí quá mức, từ đó làm giảm chi phí nguyên vật liệu, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và vốn kinh doanh nói chung.
Việc quản lý sử dụng nguyên vật liệu do các kho và thủ kho từng phân xưởng trực tiếp quản lý, các thành viên trong ban lãnh đạo đội phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về công tác sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng mình. Trong đó quản đốc, tổ trưởng phân xưởng phối hợp với các cán bộ kỹ thuật, là người trực tiếp có trách nhiệm đôn đốc và hướng dẫn công nhân làm đúng yêu cầu kỹ thuật, tránh tình trạng hao phí nguyên vật liệu làm cho chi phí nguyên vật liệu vượt quá cao so với dự tính kế hoạch. Để thực hiện công tác quản lý tốt, định kỳ hàng quý, hàng năm các cán bộ phòng ban có liên quan của Công ty (gồm đại diện phòng kinh tế - kế hoạch; tài chính kế toán; kỹ thuật; vật tư thiết bị và ban Giám đốc) tiến hành kiểm tra việc sử dụng nguyên vật liệu tại các kho, phân xưởng để kịp thời có biện pháp nếu sử dụng nguyên vật liệu không đúng mục đích và chưa hiệu quả. Tuy nhiên ban kiểm tra không chỉ kiểm tra tình hình sử dụng nguyên vật liệu trên tài liệu giấy tờ như báo cáo của kho hay phân xưởng về tình hình sử dụng nguyên vật liệu mà còn tiến hành kiểm tra thực tế ở từng kho. Công việc kiểm tra này được thực hiện như sau: Công ty cử các đại diện của từng phòng xuống kiểm tra, tất cả sẽ căn cứ vào lượng nguyên vật liệu đã nhập kho, tính toán khối lượng nguyên vật liệu đã đưa vào sử dụng, kiểm kê nguyên vật liệu còn tồn trong kho. Từ đó xem xét việc sử dụng nguyên vật liệu có hợp lý không.
Đồng thời công ty cũng có những chế độ khuyến khích và chế độ quy trách nhiệm về việc sử dụng nguyên vật liệu. Tuy nhiên các chế độ này vẫn chưa được quy định rõ ràng và ban hành toàn công ty. Tại công ty, sẽ có chế độ khen thưởng đối với các kho khi quản lý kho tốt, ngược lại sẽ bị nhắc nhở, khiển trách để rút kinh nghiệm.
Tại hai kho và phân xưởng của công ty việc kiểm tra sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu diễn ra thường xuyên và định kỳ do tổ kiểm tra gồm cán bộ ban kế hoạch kỹ thuật, ban tài chính kế toán, ban vật tư, ban Giám đốc tiến hành thực hiện kiểm tra. Những vật tư không sử dụng hết ngoài dây chuyền sản xuất đều được nhập lại kho.
Với công tác tổ chức quản lý sử dụng nguyên vật liệu khá hợp lý và chặt chẽ như vậy, cùng với sự cố gắng của đội ngũ công nhân nhìn chung việc sử dụng nguyên vật liệu tại công ty đã hợp lý và tiết kiệm đảm bảo chất lượng và tiến độ chung cho việc lắp ráp động cơ và xe máy.
PHẦN III