SỰ CẦN THIẾT PHẢI NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI
Việt Nam gia nhập WTO đã tạo điều kiện thuận lợi cho ngành thương mại phát triển mạnh mẽ trên thị trường toàn cầu Sự mở rộng quan hệ buôn bán giữa các quốc gia đã dẫn đến sự ra đời của nhiều công ty thương mại mới, đáp ứng tốt hơn nhu cầu tiêu dùng Tuy nhiên, trước sự cạnh tranh khốc liệt cả trong nước và quốc tế, các doanh nghiệp cần cải thiện hiệu quả quản lý kinh doanh để duy trì và nâng cao vị thế của mình.
Bán hàng là giai đoạn cuối cùng trong quy trình sản xuất kinh doanh, đóng vai trò quan trọng trong việc đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp Đối với doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng không chỉ là điều kiện sống còn mà còn là yếu tố quyết định sự phát triển bền vững Việc quản lý hiệu quả khâu bán hàng giúp doanh nghiệp thu hồi vốn, hỗ trợ tái sản xuất và mở rộng quy mô lao động, từ đó góp phần vào các mục tiêu kinh tế xã hội và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
Doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại, cần áp dụng nhiều biện pháp để thúc đẩy tiêu thụ hàng hóa và quản lý hiệu quả công tác này Một trong những biện pháp quan trọng là thực hiện kế toán bán hàng một cách chính xác Thông tin từ kế toán bán hàng giúp doanh nghiệp theo dõi tình hình tiêu thụ, từ đó phát triển các chiến lược kinh doanh phù hợp và hiệu quả Do đó, các nhà quản lý cần nghiên cứu và cải tiến quy trình kế toán bán hàng để đảm bảo sự tồn tại và phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Khi môi trường kinh doanh biến động, phương thức hoạt động của doanh nghiệp cũng thay đổi, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến công tác kế toán Do đó, cần thiết phải cập nhật các yêu cầu mới trong quản lý nghiệp vụ kế toán, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán bán hàng, để giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý quá trình tiêu thụ hàng hóa.
Siêu thị BigC Thăng Long là một doanh nghiệp thương mại hàng đầu tại Việt Nam, chuyên kinh doanh siêu thị với đa dạng mặt hàng Hàng điện máy là một lợi thế lớn của BigC, nhờ tỷ lệ thất thoát thấp và giá cả cạnh tranh do có nhiều nhà cung cấp Nhu cầu về sản phẩm ngày càng tăng cao, khiến siêu thị phát triển nhanh chóng và tạo ra nguồn thu lớn hàng ngày Là một phần của tập đoàn CASINO, BigC Thăng Long đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường Việt Nam suốt gần 10 năm qua.
XÁC LẬP VÀ TUYÊN BỐ VẤN ĐỀ TRONG ĐỀ TÀI
Kế toán bán hàng là một phần quan trọng trong công tác kế toán, phản ánh hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định Với vai trò quan trọng đó, các doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp kế toán phù hợp, đồng thời tuân thủ các quy định của nhà nước Để nhấn mạnh tầm quan trọng của hệ thống kế toán và bộ phận kế toán bán hàng điện máy, bài viết này sẽ tập trung vào việc đánh giá hiệu quả hoạt động của công ty TNHH TM QT.
DV siêu thị Bigc Thăng Long ”
MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU CỦA ĐỀ TÀI
Chuyên đề này nhằm hệ thống hóa và làm rõ những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán bán hàng theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Việc này không chỉ giúp bổ sung kiến thức cá nhân mà còn tạo nền tảng cho việc nghiên cứu thực trạng kế toán bán hàng tại siêu thị BigC Thăng Long.
Đánh giá công tác kế toán bán hàng tại công ty giúp xác định những ưu điểm cần phát huy và những nhược điểm cần khắc phục Qua đó, có thể chỉ ra những hạn chế còn tồn tại trong quy trình kế toán, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Dựa trên những hạn chế đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng tại Siêu thị Bigc Thăng Long.
MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI
Một số khái niệm và nội dung các chuẩn mực kế toán Việt Nam có liên quan đế kế toán bán hàng
1.5.1.1 Một số khái niệm cơ bản
Doanh thu là tổng lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường, góp phần tăng cường vốn chủ sở hữu.
*Khái niệm doanh thu bán hàng
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng số tiền thu được từ các giao dịch phát sinh doanh thu, bao gồm việc bán sản phẩm, hàng hóa và cung cấp dịch vụ cho khách hàng Doanh thu này cũng bao gồm các khoản phụ thu và phí thu thêm ngoài giá bán.
Giá vốn hàng bán là giá trị vốn của sản phẩm, vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ.
*Các khoản giảm trừ doanh thu
Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm: chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
Chiết khấu thương mại là khoản tiền mà doanh nghiệp giảm trừ hoặc thanh toán cho khách hàng khi khách hàng mua hàng hóa hoặc dịch vụ với số lượng lớn, theo thỏa thuận chiết khấu đã được ghi trong hợp đồng.
Giảm giá hàng bán là khoản tiền được trừ cho khách hàng ngoài hóa đơn bán hàng hoặc hợp đồng cung cấp dịch vụ, thường do các lý do đặc biệt như hàng hóa kém chất lượng, không đúng tiêu chuẩn, giao hàng trễ hạn hoặc không đúng địa điểm theo thỏa thuận trong hợp đồng.
Hàng bán bị trả lại là số lượng hàng hóa đã được tiêu thụ nhưng bị người mua trả lại do không đáp ứng yêu cầu, tiêu chuẩn hoặc quy cách kỹ thuật đã thỏa thuận, bao gồm hàng kém chất lượng hoặc không đúng chủng loại theo hợp đồng.
1.5.1.2 Nội dung các chuẩn mực kế toán Việt Nam có liên quan đến kế toán bán hàng
*Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01: “Chuẩn mực chung”
Các nguyên tắc cơ bản:
Cơ sở dồn tích yêu cầu mọi nghiệp vụ kinh tế và tài chính của doanh nghiệp, bao gồm tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, doanh thu và chi phí, phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không phụ thuộc vào thời điểm thực tế thu hoặc chi tiền Báo cáo tài chính được lập trên cơ sở này sẽ phản ánh chính xác tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.
Nguyên tắc phù hợp yêu cầu rằng doanh thu và chi phí phải được ghi nhận đồng thời Khi ghi nhận doanh thu, cần phải ghi nhận chi phí tương ứng có liên quan đến việc tạo ra doanh thu đó Chi phí này có thể bao gồm chi phí trong kỳ tạo ra doanh thu cũng như chi phí từ các kỳ trước hoặc chi phí phải trả nhưng liên quan đến doanh thu của kỳ hiện tại.
*Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02: “Hàng tồn kho”
Việc tính giá trị hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau:
- Phương pháp tính theo giá đích danh: được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được
Phương pháp bình quân gia quyền là cách tính giá trị hàng tồn kho dựa trên giá trị trung bình của các loại hàng tồn kho tương tự ở đầu kỳ, kết hợp với giá trị của hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ.
Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc và tình hình của doanh nghiệp
Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO) giả định rằng hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước sẽ được xuất trước Theo đó, hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất gần thời điểm kết thúc kỳ Giá trị hàng xuất kho được xác định dựa trên giá của lô hàng nhập kho ở đầu kỳ, trong khi giá trị hàng tồn kho cuối kỳ được tính theo giá của hàng nhập kho gần cuối kỳ.
Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO) được áp dụng dựa trên giả định rằng hàng tồn kho mua hoặc sản xuất sau sẽ được xuất trước, trong khi hàng tồn kho còn lại vào cuối kỳ là hàng đã mua hoặc sản xuất trước đó Theo phương pháp này, giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhận gần đây nhất, trong khi giá trị hàng tồn kho được xác định dựa trên giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn.
*Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14: “Doanh thu và thu nhập khác”
Chuẩn mực số 14 quy định và hướng dẫn các nguyên tắc cũng như phương pháp kế toán liên quan đến doanh thu và thu nhập khác Nội dung bao gồm các loại doanh thu, thời điểm ghi nhận doanh thu, và phương pháp kế toán áp dụng, nhằm tạo cơ sở cho việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Theo chuẩn mực kế toán, bán hàng bao gồm việc tiêu thụ sản phẩm do doanh nghiệp sản xuất và hàng hóa mua vào Doanh thu được xác định là tổng giá trị lợi ích kinh tế mà doanh nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh thông thường, góp phần gia tăng vốn chủ sở hữu.
Doanh thu được xác định dựa trên giá trị hợp lý của các khoản thu đã nhận hoặc sẽ nhận Doanh thu từ bán hàng chỉ được ghi nhận khi đáp ứng đầy đủ năm điều kiện cụ thể.
- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua.
- Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lí hàng hóa cũng như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng.
- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH TM QT VÀ DỊCH VỤ SIÊU THỊ
PHƯƠNG PHÁP HỆ NGHIÊN CỨU CÁC VẤN ĐỀ
Chuyên đề này được xây dựng dựa trên việc thu thập và phân tích số liệu sơ cấp và thứ cấp từ siêu thị Bigc Thăng Long Chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo và các bộ phận liên quan đến kế toán bán hàng, đồng thời phân tích các số liệu ghi chép và báo cáo tài chính của công ty Ngoài ra, quá trình quan sát các quy trình và nghiệp vụ kế toán tại đây cũng được thực hiện để đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin.
Trong quá trình thực tập tại công ty, tôi đã tiến hành quan sát quy trình hạch toán và luân chuyển chứng từ của nhân viên kế toán Bên cạnh đó, tôi cũng xem xét hệ thống sổ kế toán trên máy tính, các sổ chứng từ, hóa đơn và phiếu kế toán để phục vụ cho nghiên cứu đề tài của mình.
Mặc dù đây là cái nhìn tổng quan về doanh nghiệp, nhưng để hiểu rõ hơn về bản chất và cốt lõi của nó, tôi sẽ áp dụng phương pháp điều tra qua phỏng vấn trực tiếp.
2.1.2 Phương pháp phỏng vấn trực tiếp Đối tượng phỏng vấn là các cán bộ lãnh đạo siêu thị, các nhân viên kế toán tại siêu thị Bigc Thăng Long, gồm: Giám đốc, kế toán trưởng, kế toán chi phí, kế toán bán hàng, kế toán vốn bằng tiền và thanh toán.
Trong quá trình phỏng vấn, tôi sẽ chuẩn bị sẵn các câu hỏi để đặt cho người được phỏng vấn Khi họ trả lời, tôi sẽ ghi chép lại những câu trả lời đó, nhằm làm cơ sở cho việc viết chuyên đề sau này.
Phương pháp điều tra trực tiếp cung cấp thông tin chính xác, giúp giải đáp thắc mắc và làm rõ các vấn đề khó hiểu Phương pháp này cho phép tìm hiểu chi tiết về các nghiệp vụ tại doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ việc viết chuyên đề một cách chi tiết và chính xác nhất.
ĐÁNH GIÁ TỔNG QUAN TÌNH HÌNH VÀ ẢNH HƯỞNG NHÂN TỐ MÔI TRƯỜNG ĐẾN KẾ TOÁN BÁN HÀNG
2.2.1 Quá trình hình thành, phát triển, chức năng, đặc điểm tổ chức hoạt động của siêu thị Bigc Thăng Long.
Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
♦Tên đơn vị : Công ty TNHH TM QT & DV siêu thị BIGC Thăng Long
♦Tên tiếng anh : ESPACE BIGC Thăng Long ♦Tên viết tắt : BIGC
♦Trụ sở chính tại Hà Nội : 222, Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q Cầu Giấy,
TP Hà Nội ♦Điện thoại : 0437848596 Hotline:0932322622 ♦Fax : 0437846900
♦ Email : Bigc@bigc-vietnam.com ♦Trang web : Bigc.com.vn
♦ Mã số thuế : 0100956381 ♦ Hình thức sở hữu vốn :
♦Tên cơ quan chủ quản : Tập đoàn bán lẻ Châu Âu CASINO ♦ Hình thức hoạt động : Sản xuất, bán lẻ, xuất khẩu
♦ Loại hình doanh nghiệp : Liên doanh Vốn đầu tư hiện nay : 250triệu USD (tất cả các doanh nghiệp thành viên).
Chức năng chính của công ty bao gồm:
Mua, tồn trữ và bán các sản phẩm hàng hóa tiêu dùng
Mua, tồn trữ nguyên liệu và chế biến lương thực, thực phẩm để bán
Trực tiếp hoặc qua các nhà thầu phụ để kinh doanh các dịch vụ thương mại, giải trí, dịch vụ xe tại siêu thị
BigC đã có hơn 10 năm hoạt động tại thị trường Việt Nam và đã phát triển thương hiệu một cách ấn tượng thông qua việc nghiên cứu thị trường và dịch vụ sau bán hàng, giúp nâng cao doanh số và tăng tiêu thụ Công ty liên tục mở rộng quy mô kinh doanh, minh chứng là việc phát hành bản tin khuyến mãi mỗi 3 tuần với nhiều quà tặng hấp dẫn Các chương trình khuyến mãi quy mô lớn và đa dạng chủ đề gian hàng đã tạo ra nhiều lựa chọn cho khách hàng, cùng với mức giảm giá mạnh lên đến 50% giá trị sản phẩm.
Với hơn 1000 thành viên nỗ lực không ngừng, Bigc tự hào mang đến cho người tiêu dùng không gian mua sắm hiện đại, thoáng mát và thoải mái Chúng tôi cung cấp đa dạng hàng hóa chất lượng với giá cả hợp lý, cùng dịch vụ khách hàng hiệu quả Tất cả các cửa hàng Bigc trên toàn quốc đều cam kết mang lại trải nghiệm mua sắm tiện ích cho khách hàng.
Bên cạnh đó Bigc còn xây dựng hình ảnh của công ty thông qua các hoạt động từ thiện.
BigC Thăng Long hiện có một xưởng chế biến thịt nguội và bộ phận xuất khẩu, với hơn 1000 nhân viên Công ty đang hợp tác với hơn 1500 nhà phân phối và kinh doanh trên 50000 mặt hàng Tổ chức quản lý của BigC được xây dựng để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững.
Do đặc thù về loại hình kinh doanh và quy mô sản xuất, công ty áp dụng hình thức quản lý kết hợp trực tuyến và chức năng để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh Phương pháp này tận dụng ưu điểm và khắc phục nhược điểm của cả hai hình thức quản lý, đồng thời thể hiện tính tập trung và phi tập trung Nhờ đó, bộ máy quản lý được tổ chức theo một cơ cấu ổn định, khoa học và phù hợp.
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Giám đốc công ty là người đứng đầu, đại diện hợp pháp cho công ty và chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc bảo toàn vốn và phát triển kinh doanh Người này có quyền quyết định các vấn đề quan trọng của công ty.
Phòng tài chính kế toán: Công việc quản lý kinh doanh, công việc kế toán, quản lý giá thành, tài chính.
Phòng nhân sự: tuyển dụng nhân viên cho công ty, chịu trách nhiệm về tất cả các vấn đề liên quan tới nhân sự trong công ty.
Phòng Marketing: Lập kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung và dài hạn và chiến lược marketing.
Phòng xuất - nhập khẩu: phụ trách mảng xuất và nhập khẩu hàng hoá của công ty.
Bộ phận kỹ thuật thực hiện kiểm tra định kỳ để đánh giá tình trạng thiết bị sản xuất Dựa trên kết quả kiểm tra, bộ phận này lập kế hoạch bảo trì và sửa chữa, đồng thời xây dựng và thực hiện các kế hoạch bảo dưỡng cải tạo cho thiết bị sản xuất và thiết bị hỗ trợ nhằm đảm bảo hiệu suất hoạt động tối ưu.
Bộ phận an ninh: đảm bảo an ninh cho toàn siêu thị, tránh thất thoát hàng hoá, tài sản cho công ty và cho khách hàng.
Bộ phận thu ngân tại Big C đóng vai trò quan trọng như một "Sứ giả" giao tiếp trực tiếp với khách hàng, chịu trách nhiệm tổ chức và thực hiện quy trình thanh toán khi khách hàng mua sắm.
Bộ phận PF: phụ trách các quầy như: quầy thịt, quầy bánh mì, quầy chế biến, quầy rau quả…
Bộ phận Bazar: phụ trách quầy gia dụng
Bộ phận FMCG chịu trách nhiệm quản lý các quầy hàng tiêu dùng nhanh, bao gồm quầy mỹ phẩm, hóa phẩm, thực phẩm ngọt, thực phẩm mặn, bơ sữa và đông lạnh Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong bộ phận này là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả trong việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa.
Bộ máy kế toán của công ty: (Theo sơ đồ số 6 – phụ lục)
Kế toán trưởng là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm tổ chức và quản lý công tác kế toán theo quy định của bộ tài chính Họ giám sát, kiểm tra số liệu trên sổ sách kế toán và đảm bảo các bộ phận tuân thủ quy chế kế toán nhà nước Kế toán trưởng cũng báo cáo tình hình tài chính của công ty cho các cơ quan chức năng, bao gồm nghĩa vụ thuế với cơ quan thuế Họ phân tích tình hình tài chính, nguồn vốn để tư vấn cho lãnh đạo công ty, đồng thời cùng giám đốc công ty chịu trách nhiệm về các quyết định tài chính và phê duyệt các tài liệu liên quan.
Giám sát kế toán là vị trí quản lý trực tiếp dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng, có trách nhiệm giám sát hoạt động của các bộ phận kế toán, đảm bảo tuân thủ quy trình trong thời gian kế toán trưởng vắng mặt Người giám sát cần theo dõi và đảm bảo tính chính xác của số liệu trên sổ sách kế toán, truyền đạt các chỉ thị từ kế toán trưởng đến nhân viên, và cập nhật các thông tư mới nhất về chế độ kế toán và thuế từ cơ quan chức năng Ngoài ra, họ cũng phải phản ánh tình hình biến động tài sản cố định và vốn, thực hiện trích khấu hao hàng tháng, cùng với việc theo dõi nguồn vốn và công nợ của công ty.
Phụ trách kế toán tổng hợp: Là người chịu trách nhiệm cao nhất của bộ phận kế toán tổng hợp kế toán tổng hợp có các nhiệm vụ sau:
+ Cập nhật, kiểm tra, ghi chép số liệu, hạch toán kế toán, và kế toán tổng hợp:
+ Cập nhật thông tin vào sổ sách kế toán, chứng từ ghi sổ theo chế độ kế toán
+ Lập các hoá đơn bán hàng, phiếu thu, chi cho khách hàng và nhà cung cấp.
+ Quản lý hệ thống chứng từ, sổ sách theo quy định + Lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính theo định kì.
+ Tham gia quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện các thủ tục thu chi và thanh toán:
+ Tham gia quản lý quỹ tiền mặt, thực hiện các thủ tục thu chi và thanh toán:
+ Thực hiện chế độ lập kế hoạch và báo cáo công việc theo quy định.
Phó phụ trách kế toán tổng hợp:
Kế toán tài khoản ngân hàng:
Phụ trách kế toán hàng hoá là người chủ chốt trong bộ phận kế toán, có trách nhiệm cập nhật thông tin chuyên môn từ cấp trên và truyền đạt lại cho cấp dưới Công việc của họ bao gồm quản lý hoạt động kế toán liên quan đến hàng hoá, đảm bảo thông tin được lưu trữ và xử lý chính xác.
+ Báo cáo MB và báo cáo kết quả kiểm kê PF vào cuối tháng.
+ Báo cáo kết quả kiểm kê ( nếu có ) đối với các quầy không thuộc PF.
+ Kiểm tra thuế GTGT đầu vào khi phó phụ trách tổng hợp được, theo dõi xuất trả hàng, hàng huỷ, hàng mất
+ Lên bảng tổng hợp doanh số mua hàng cuối mỗi tháng gửi cho trung tâm thu mua.
Gửi đối chiếu công nợ với nhà cung cấp để kiểm tra và xử lý kịp thời các khoản chênh lệch Đồng thời, cần trả lời nhanh chóng những thắc mắc từ khách hàng và nhà cung cấp.
+ Thực hiện sử lý công việc của cấp dưới khi họ nghỉ đột xuất.
Phó phụ trách kế toán hàng hoá Thăng Long có nhiệm vụ hỗ trợ phụ trách trong việc theo dõi hồ sơ nhận hàng và quản lý xuất trả hàng, bao gồm việc xuất hoá đơn GTGT Họ kiểm tra thuế đầu vào và tổng hợp báo cáo vào cuối tháng, đồng thời theo dõi việc chuyển giao hàng hóa giữa các quầy trong siêu thị Ngoài ra, phó phụ trách còn quản lý các khoản công nợ với các công ty trong tập đoàn, đối chiếu doanh số với nhà cung cấp theo quý và tổng hợp số liệu cho báo cáo của phụ trách Họ cũng có khả năng xử lý công việc khi phụ trách vắng mặt.
Phó phụ trách kế toán hàng hoá tại Garden có nhiệm vụ hỗ trợ trong việc theo dõi hồ sơ nhận hàng và công nợ của nhà cung cấp Người này cũng chịu trách nhiệm tổng hợp thuế GTGT đầu vào của bộ phận, và vào cuối tháng sẽ tổng hợp và nộp báo cáo cho phụ trách Bên cạnh đó, phó phụ trách còn kiểm soát công việc của cấp dưới để đảm bảo quy trình kế toán diễn ra hiệu quả.
Kế toán viên có nhiệm vụ nhận hồ sơ từ bộ phận giao nhận hàng ngày, đối chiếu giá và số lượng giữa hóa đơn GTGT của nhà cung cấp và đơn đặt hàng của trung tâm thu mua Nếu phát hiện sự chênh lệch, kế toán viên sẽ xử lý và ghi nhận công nợ phải trả vào phần mềm kế toán Ngoài ra, họ cũng theo dõi hạn thanh toán các khoản phải trả, lập danh sách các nhà cung cấp đến hạn và nộp cho kế toán thanh toán để chuyển khoản Đồng thời, kế toán viên cũng giải đáp thắc mắc của khách hàng và nhà cung cấp.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN H ÀNG ĐIÊN MÁY TẠI SIÊU THỊ BIGC THĂNG LONG
2.3.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại siêu thị Bigc Thăng Long
Phương pháp xác định giá vốn hàng bán.
Công ty áp dụng phương pháp tính giá thực tế đích danh để xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ Theo đó, giá trị hàng tồn kho được tính dựa trên giá thực tế nhập vào, nghĩa là hàng hóa mua vào với giá nào sẽ được bán ra với chính đơn giá đó Điều này dẫn đến việc hàng tồn kho được đánh mã hàng cụ thể.
Các phương thức bán hàng.
Hiện nay, công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng chủ yếu là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ.
Phương thức giao hàng bao gồm giao hàng trực tiếp và chuyển hàng, dựa trên hợp đồng kinh tế Đơn đặt hàng có thể được gửi qua Fax, điện thoại hoặc thực hiện giao dịch trực tiếp với nhân viên kinh doanh Công ty cam kết giao hàng đúng yêu cầu của khách hàng.
Khách hàng mua lẻ với số lượng ít thường chọn siêu thị để tiêu dùng Nếu cần hóa đơn GTGT, phòng dịch vụ chăm sóc khách hàng sẽ hỗ trợ cung cấp hóa đơn cho khách.
Các phương thức thanh toán
Hình thức thanh toán ngay
Hình thức thanh toán trực tiếp cho phép chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng và thu tiền đồng thời, giúp doanh thu được ghi nhận ngay khi giao hàng Khách hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, phiếu mua hàng do BigC phát hành, hoặc thẻ tín dụng từ các ngân hàng như Vietcombank, Techcombank, Vietinbank, cùng các loại thẻ VISA, MasterCard.
Tại BigC, hình thức thanh toán duy nhất được chấp nhận là tiền mặt VNĐ, trong khi các ngoại tệ như EUR và USD không được chấp nhận.
Khách hàng có thể thanh toán bằng thẻ tín dụng từ các ngân hàng như Vietcombank, Techcombank, Vietinbank, cũng như các loại thẻ VISA và MasterCard Tại mỗi quầy thu ngân, máy cà thẻ di động được trang bị sẵn, cho phép thu ngân thực hiện giao dịch theo số tiền mà khách hàng yêu cầu.
Máy cà thẻ in ra ba liên: một liên sẽ được khách hàng giữ sau khi ký xác nhận, một liên sẽ được phòng coffee lưu trữ, và một liên sẽ được chuyển cho ngân hàng liên quan.
Thanh toán bằng phiếu mua hàng (PMH) tại BigC là hình thức sử dụng loại hàng hóa tương đương tiền, chỉ áp dụng trong hệ thống của BigC Khách hàng khi thanh toán bằng PMH sẽ không nhận được hóa đơn GTGT, vì đây được xem là hàng hóa đã được BigC đăng ký với cơ quan thuế Phương thức thanh toán này thường được các doanh nghiệp lựa chọn để thanh toán bằng tiền mặt nhằm hưởng chiết khấu, trong khi BigC vẫn chịu trách nhiệm về thuế.
Hình thức thanh toán trả chậm
Trong hình thức này, quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ được chuyển giao, tuy nhiên khách hàng chỉ đồng ý thanh toán mà chưa thanh toán ngay Dù vậy, đơn vị vẫn ghi nhận doanh thu bán hàng, tức là doanh thu được ghi nhận trước thời điểm thu tiền.
Phương thức thanh toán trả chậm đang trở thành xu hướng phổ biến tại BigC, đặc biệt với các sản phẩm có giá trị cao Khách hàng không cần trực tiếp đến cửa hàng mà có thể nhận hàng ngay tại nhà qua dịch vụ giao hàng của BigC Sau khi xác nhận hàng hóa đúng yêu cầu và không có lỗi, khách hàng tiến hành thanh toán.
Hình thức thanh toán trả góp
Hình thức thanh toán này chỉ áp dụng tại quầy hàng điện máy cho các sản phẩm có giá trị lớn như tivi, máy vi tính, xe máy và tủ lạnh.
Hình thức này cho phép chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ, trong đó khách hàng chỉ cần thanh toán một phần nhỏ theo tỷ lệ trả góp của từng mặt hàng, phần còn lại sẽ được trả dần hàng tháng.
2.3.2 Thực trạng kế toán bán hàng điện máy tại Siêu thị Bigc
2.3.2.1 Công tác hạch toán ban đầu
Hóa đơn GTGT (Biểu 2.1) được lập bởi phòng kế toán khi thực hiện bán hàng, dựa trên hóa đơn bán hàng thông thường Hóa đơn GTGT bao gồm các thông tin quan trọng như tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và tổng số tiền khách hàng cần thanh toán Hóa đơn này được tạo thành 3 liên và sử dụng giấy than để viết một lần.
Liên 1 (màu tím): được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT.
Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng.
Liên 3 (màu xanh): luân chuyển nội bộ.
- Phiếu xuất kho kiêm ĐĐH (Biểu 2.3): Chỉ dùng trong quầy hàng điện máy.
- Hoá đơn bán hàng thông thường(Biểu 2.2): Dành cho các khách hàng mua hàng mà không cần HĐ GTGT.
* Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi xảy ra các giao dịch bán hàng, các chứng từ cần được lập để ghi nhận nội dung kinh tế tại thời điểm đó Những chứng từ này sẽ được kiểm tra về nội dung và quy cách theo quy định của công ty Sau đó, kế toán sẽ nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán, và hệ thống sẽ tự động xử lý vào sổ theo hình thức nhật ký chung.
2.3.2.2 Vận dụng tài khoản kế toán
Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” được sử dụng để theo dõi tình hình tiêu thụ từng mặt hàng, đặc biệt là tại quầy hàng điện máy Mỗi quầy hàng sẽ được gán một mã hàng riêng, giúp quản lý doanh thu chi tiết cho các sản phẩm như Tivi, tủ lạnh, máy tính, điện thoại di động, laptop, máy in và máy fax Doanh thu từ các mặt hàng điện máy sẽ được ghi nhận trên tài khoản 511 (510), đảm bảo việc theo dõi hiệu quả và chính xác.
- Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
KẾT LUẬN, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG
Siêu thị BigC Thăng Long, mặc dù mới được thành lập, đã không ngừng cải tiến để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường.
Kế toán bán hàng điện máy tại siêu thị bigc Thăng Long được tiến hành tương đối hoàn chỉnh Nó được thể hiện qua các đặc điểm sau:
Công ty tuân thủ mẫu chứng từ ban đầu theo quy định phù hợp với nghiệp vụ bán hàng, đảm bảo nội dung và thông tin chính xác Kế toán thực hiện kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ, góp phần nâng cao độ chính xác Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm số liệu trong công tác sổ sách và đối chiếu.
Việc sử dụng tài khoản kế toán tuân theo hệ thống tài khoản được quy định trong Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ Tài chính, nhằm đảm bảo cập nhật các quy định mới nhất về kế toán.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo hình thức kê khai thường xuyên giúp kiểm soát hiệu quả cả khối lượng và giá trị hàng tồn kho Phương pháp này tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch mua vào và bán ra hàng tồn kho Đồng thời, việc hạch toán giá trị hàng tồn kho cũng phải tuân thủ theo chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho”.
Khi xác định giá vốn hàng tồn kho, kế toán áp dụng nguyên tắc giá gốc và sử dụng phương pháp đích danh Phương pháp này cho phép đánh giá chính xác giá trị thực tế của từng mặt hàng xuất bán, mang lại kết quả tin cậy hơn so với các phương pháp khác.
Công ty chúng tôi sử dụng phần mềm kế toán ANAEL và GODL, giúp đội ngũ kế toán thực hiện công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả Nhờ vào sự thành thạo trong việc sử dụng các phần mềm này, khối lượng công việc của kế toán được giảm bớt đáng kể, đồng thời đảm bảo độ chính xác cao trong các báo cáo tài chính.
Công ty áp dụng hệ thống mã hóa sản phẩm và khách hàng để tối ưu hóa quy trình hạch toán và theo dõi Đối với khách hàng quen thuộc, thông tin được mã hóa giúp kế toán nhanh chóng và chính xác hơn Đối với khách hàng lẻ, hàng ngày công ty nhận báo cáo doanh thu từ quỹ trung tâm Báo cáo doanh thu từ bộ phận quỹ trung tâm – thu ngân (Caisse Report) được in tự động từ phần mềm Calypso, và chỉ có giá trị khi được in ra sau khi thực hiện thao tác đóng ngày giao dịch theo hình thức báo cáo bình thường.
Mọi báo cáo được xuất ra và in lại đều không có giá trị.
Công ty hiện đang sử dụng hình thức nhật ký chung trên phần mềm kế toán ANAEL và GODL để lập báo cáo tài chính Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kế toán, kế toán viên in ra các sổ chi tiết cần thiết, tránh rủi ro mất dữ liệu trên máy tính Việc lưu trữ các chứng từ là rất quan trọng, bởi nếu xảy ra sự cố, việc khôi phục dữ liệu có thể gặp khó khăn và thiếu sót Cuối mỗi quý, công ty in các sổ kế toán như sổ nhật ký chung, nhật ký bán hàng, nhật ký thu tiền, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết thanh toán với khách hàng, sổ chi tiết hàng hóa và sổ cái của các tài khoản như TK 511, TK 632, TK 156 để lưu giữ an toàn.
Về cơ bản công ty đã tổ chức tốt việc hạch toán nghiệp vụ bán hàng, tuy nhiên công ty vẫn còn một số tồn tại, nhược điểm sau:
Công ty không tuân thủ mẫu phiếu xuất kho theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, mà thay vào đó sử dụng đơn đặt hàng Việc này có thể dẫn đến sự không nhất quán trong quy trình xuất kho và ảnh hưởng đến việc quản lý hàng hóa.
Bộ tài chính hướng dẫn thì không phản ánh được tài khoản nào tăng hay giảm, số lượng thực xuất so với yêu cầu có đúng hay không?
Công ty sử dụng hình thức sổ kế toán nhật ký chung, nhưng thực tế, tất cả các nghiệp vụ phát sinh được nhập vào hệ thống máy tự xử lý Việc theo dõi và xem xét hoàn toàn diễn ra trên máy, và chỉ in sổ sách vào cuối năm Mặc dù phương pháp này giúp tiết kiệm không gian lưu trữ và bảo quản, nhưng lại tiềm ẩn rủi ro mất dữ liệu do sự cố không mong muốn.
- Kế toán bán hàng không sử dụng TK 5211, TK 5212, TK5213 Công ty không có chính sách chiết khấu thanh toán cho người mua hàng lẻ nên không có TK
Công ty cần khắc phục thiếu sót trong chính sách giá cả, hiện tại cả bán lẻ và bán buôn đều áp dụng mức giá giống nhau Để tăng doanh thu, siêu thị nên áp dụng chiết khấu và giảm giá cho hàng bán buôn, điều này sẽ khuyến khích khách hàng mua sắm nhiều hơn và thúc đẩy doanh số bán hàng.
Hiện tại, công ty BigPack đang gặp khó khăn trong việc tiếp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại do chỉ có hai nhân viên bán hàng, dẫn đến tình trạng nhầm lẫn hàng hóa và ảnh hưởng đến uy tín của siêu thị Số lượng cuộc gọi từ khách hàng rất lớn, nhưng quy trình xử lý chưa hiệu quả Ngoài ra, công ty còn đối mặt với tình trạng lừa đảo, khi nhân viên giao nhận đến địa chỉ được cung cấp nhưng phát hiện đó là địa chỉ ảo và không thể liên lạc với khách hàng.
Hình thức thanh toán bằng ngoại tệ, đặc biệt là USD, không được áp dụng tại BigC, một siêu thị nổi tiếng ở Hà Nội Điều này gây khó khăn cho du khách nước ngoài và có thể làm giảm doanh thu của siêu thị, khi mà nơi đây không chỉ phục vụ khách hàng Việt mà còn thu hút rất nhiều du khách quốc tế.
Qua khảo sát, tôi nhận thấy rằng đội ngũ nhân viên quầy điện máy thiếu kiến thức chuyên môn về sản phẩm Mặc dù họ là những nhân viên kinh doanh có kỹ năng, nhưng khi gặp sự cố hỏng hóc, họ thường xử lý kém và phải phụ thuộc vào nhân viên sửa chữa của hãng.
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG ĐIỆN MÁY TẠI SIÊU THỊ BIG C THĂNG LONG
Siêu thị nên thay thế đơn đặt hàng bằng phiếu xuất kho để tuân thủ quy định của Bộ Tài chính, từ đó nâng cao độ tin cậy và tính trung thực của chứng từ gốc.
Công ty nên áp dụng tài khoản giảm trừ doanh thu và chính sách chiết khấu thanh toán để khuyến khích khách hàng mua hàng với số lượng lớn Việc này không chỉ thúc đẩy tiêu thụ mà còn tạo điều kiện thuận lợi cho cả hai bên trong thỏa thuận Trong trường hợp có chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán hoặc hàng bị trả lại, công ty cần giảm trừ ngay trên hóa đơn bán hàng để dễ dàng theo dõi và ghi sổ.
Sau đó cuối kỳ kế toán sẽ xác định lại doanh thu thuần trong kỳ của công ty.
Số tiền chiết khấu thanh toán sẽ được hạch toán vào TK 635 “Chi phí tài chính”
Bên Nợ: Chiết khấu thanh toán cho người mua.
Bên Có: Cuối kỳ kết chuyển chi phí tài chính phát sinh trong kỳ để xác định kết quả kinh doanh.
Khi khách hàng được chiết khấu thanh toán do thanh toán trước hạn, kế toán sẽ ghi nhận bằng cách tăng tài khoản 635 "chi phí tài chính" và đồng thời tăng số tiền thực nhận.
111, TK 112), giảm số tiền tổng phải thu của khách hàng.
Cuối kỳ, khi kết chuyển chi phí tài chính, kế toán ghi tăng tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh” và ghi giảm tài khoản 635 “Chi phí tài chính”.
Giá cả thị trường của hàng tồn kho thường xuyên biến động, và khi giá trị thị trường giảm dưới giá trị ghi sổ, giá trị thuần có thể thực hiện được sẽ thấp hơn giá gốc Vì vậy, việc ghi giảm giá gốc hàng tồn kho xuống giá trị thuần có thể thực hiện được là hợp lý, nhằm tuân thủ nguyên tắc rằng tài sản không được phản ánh cao hơn giá trị thực tế ước tính từ việc bán hoặc sử dụng chúng.
Việc tiếp nhận đơn đặt hàng qua điện thoại chỉ giao cho hai nhân viên bán hàng dẫn đến nhiều sai sót Để cải thiện tình hình, công ty nên cử một nhân viên kinh doanh hỗ trợ trong quá trình tiếp nhận đơn hàng Ngoài ra, lắp đặt máy ghi âm vào điện thoại cũng là một giải pháp hiệu quả để tránh nhầm lẫn trong việc ghi nhận hàng hóa đặt hàng.
Đề xuất với cấp trên về việc áp dụng hình thức thanh toán bằng ngoại tệ không chỉ giúp tăng doanh thu mà còn nâng cao hình ảnh của siêu thị.
Để xây dựng niềm tin với khách hàng, việc hình thành một đội ngũ vận chuyển, lắp đặt và sửa chữa tại nhà chuyên nghiệp và lành nghề là vô cùng quan trọng.