THĂNG LONG
2.3.1. Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng tại siêu thị Bigc Thăng Long
Phương pháp xác định giá vốn hàng bán.
Cơng ty sử dụng phương pháp tính giá thực tế đích danh. Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ được xác định trên cơ sở giá thực tế nhập của hàng tồn kho đó. Tức hàng mua vào với giá nào thì sẽ được bán ra với chính đơn giá đó vì vậy hàng tồn kho được đánh mã hàng cụ thể.
Các phương thức bán hàng.
Hiện nay, công ty đang áp dụng các phương thức bán hàng chủ yếu là phương thức bán buôn và phương thức bán lẻ.
Phương thức bán buôn
Phương thức này thực hiện dưới hình thức giao hàng trực tiếp hoặc chuyển hàng. Căn cứ vào hợp đồng kinh tế, đơn đặt hàng được chuyển bằng Fax, bằng điện thoại hoặc giao dịch trực tiếp với nhân viên kinh doanh. Cơng ty có trách nhiệm giao hàng đúng theo yêu cầu của khách.
Phương thức bán lẻ
Các khách hàng mua lẻ với số lượng ít để tiêu dùng mua hàng tại siêu thị. Nếu khách hàng cần hóa đơn GTGT thì phịng dịch vụ chăm sóc khách hàng có trách nhiệm cung cấp hóa đơn GTGT cho khách hàng.
Các phương thức thanh tốn
Hình thức thanh tốn ngay
Với hình thức này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời nên cịn gọi là hình thức thanh tốn trực tiếp, và doanh thu được ghi nhận ngay khi chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm, dịch vụ cho khách. Khách hàng có thể thanh tốn bằng tiền mặt, phiếu mua hàng (do bigc phát hành cho các cơng ty khác làm q tặng), thanh tốn ngay bằng thẻ tín dụng(của các ngân hàng Vietcombank, Tecombank, Vietinbank, các loại thẻ VISA, Mastercar….).
+ Thanh toán bằng tiền mặt: Tại Bigc, hình thức thanh tốn bằng tiền mặt chỉ được chấp nhận là tiền mặt VNĐ, ngoài ra tiền mặt là các ngoại tệ như EUR, USD… đều khơng chấp nhận.
+ Thanh tốn bằng thẻ tín dụng: Các loại thẻ của các ngân hàng như Vietcombank, Tecombank, Vietinbank, các loại thẻ VISA, Masterca……. đều được sử dụng. Tại mỗi quầy thu ngân đều được trang bị máy cà thẻ di động, khi khách hàng thanh tốn bằng hình thức này, thu ngân sẽ cà thẻ với số tiền khách yêu cầu. Máy cà thẻ in ra liên, khách sau khi ký xác nhận sẽ giữ một liên, phòng coffe sẽ giữ lưu một liên, còn một liên chuyển cho ngân hàng liên quan.
+ Thanh toán bằng PMH: phiếu mua hàng là một loại hàng hoá tương đương tiền do BigC phát hành nên chỉ sử dụng được ở hệ thống BigC, và khách thanh tốn bằng hình thức này thì khơng được xuất hố đơn GTGT nữa, bởi đây được coi là loại hàng hoá do Bigc đã đăng ký với cơ quan thuế, khách (Chủ yếu là các doanh nghiệp) mua loại này bằng tiền mặt để hưởng chiết khấu, cịn Bigc chịu thuế.
Hình thức thanh tốn trả chậm
Với hình thức này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa dịch vụ được thực hiện, nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh toán, chưa trả tiền hàng ngay. Tuy vậy, đơn vị vẫn ghi nhận doanh thu bán hàng, nói cách khác doanh thu được ghi nhận trước kỳ thu tiền.
Phương thức thanh toán trả chậm hiện nay chiếm tỷ trọng khá lớn tại bigc, đặc biệt là số lượng hàng hóa có giá trị lớn. Do khách hàng quen và không trực tiếp đến mang hàng về mà có nhân viên vận chuyển tận nhà của Bigc giao cho họ. Sau khi họ nhận được hàng đúng theo yêu cầu và khơng có lỗi nào trên sản phẩm, lúc này họ sẽ thanh tốn.
Hình thức thanh tốn trả góp
Hình thức thanh tốn này chỉ được sử dụng tại quầy hàng điện máy. Đối với các sản phẩm như : Tivi, Máy vi tính, Xe máy, Tủ lạnh,… là những mặt hàng có giá trị lớn. Với hình thức này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa dịch vụ được thực
hiện, nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh tốn trước một ít theo tỷ lệ trả góp của từng mặt hàng, số còn lại sẽ trả dần hàng tháng.
2.3.2. Thực trạng kế toán bán hàng điện máy tại Siêu thị Bigc
2.3.2.1. Cơng tác hạch tốn ban đầu * Chứng từ kế tốn:
- Hóa đơn GTGT (Biểu 2.1): Khi bán hàng, phịng kế tốn sẽ lập chứng từ này căn cứ vào hố đơn bán hàng thơng thường. Hóa đơn GTGT bao gồm: Tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, số tiền hàng khách phải thanh tốn. Hóa đơn được lập thành 3 liên, đặt giấy than viết 1 lần:
Liên 1 (màu tím): được lưu lại trên gốc quyển hóa đơn GTGT. Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng.
Liên 3 (màu xanh): luân chuyển nội bộ.
- Phiếu xuất kho kiêm ĐĐH (Biểu 2.3): Chỉ dùng trong quầy hàng điện máy. - Hố đơn bán hàng thơng thường(Biểu 2.2): Dành cho các khách hàng mua hàng mà khơng cần HĐ GTGT.
* Trình tự luân chuyển chứng từ:
Khi phát sinh các nghiệp vụ bán hàng, các chứng từ được lập để phản ánh nội dung kinh tế của các nghiệp vụ tại thời điểm phát sinh. Các chứng từ này sẽ được kiểm tra về mặt nội dung, quy cách theo quy định của cơng ty sau đó kế tốn sẽ nhập vào phần mềm kế toán và máy sẽ tự xử lý vào hệ thống sổ theo hình thức nhật ký chung.
2.3.2.2. Vận dụng tài khoản kế toán * Tài khoản sử dụng:
- Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”: Kế toán mở chi tiết TK 511 để theo dõi tình hình tiêu thụ từng mặt hàng. Mỗi quầy hàng được đánh một mã hàng riêng để có thể theo dõi chi tiết, hàng điện máy sẽ được theo dõi như sau, TK 511 (510). Hàng hoá tại quầy hàng điện máy sẽ được theo doi doanh thu trên TK này. Quầy hàng điện máy bao gồm: Tivi, tủ lạnh, máy tính, điện thoại di động, laptop, máy in, máy fax….
- Tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”: Dùng để phản ánh trị giá của hàng hóa đã tiêu thụ trong kỳ.
- Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”: Theo dõi các khoản phải thu của khách, tình hình các khoản nợ và thanh tốn của từng khách hàng được mở chi tiết trên TK 131.
Ngoài ra, kế tốn cịn sử dụng một số tài khoản khác như TK 111 “Tiền mặt”, TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”, TK 3331 “Thuế GTGT đầu ra phải nộp”…
*Trình tự hạch tốn nghiệp vụ bán hàng:
-Bán buôn qua kho:
Sau khi lập phiếu giao hàng và hóa đơn bán lẻ của hàng bán, kế tốn sẽ căn cứ vào các chứng từ này để vào phần mềm. Khi vào xong các chứng từ sẽ làm tăng doanh thu bán và tăng thuế đầu ra phải nộp cho ngân sách Nhà Nước. Đồng thời tăng giá vốn hàng bán và giảm giá trị hàng hóa trong kho. Giá vốn hàng bán được ghi theo giá trị thực tế nhập của hàng.
- Bán lẻ:
Công ty bán cho cơ quan hoặc cá nhân tiêu dùng, trình tự hạch tốn nghiệp vụ bán hàng cũng giống như bán buôn qua kho.
- Dù là bán bn hay bán lẻ thì hình thức bán hàng đều được diễn ra theo quy trình sau:
+ Đối với hàng khách hàng tự vận chuyển được như: Laptop, ĐTĐD, máy tính…, khách hàng chỉ việc thanh tốn tại quầy thu ngân số 45( Quầy thanh toán dành riêng cho hàng điện máy), bằng các phương thức thanh toán như: Tiền mặt, thẻ tín dụng, Phiếu mua hàng, hoặc mua bán trả chậm, trả góp. Sau đó, thu ngân sẽ in cho khách hàng hố đơn bán hàng thơng thường (Biểu mẫu 2.2). Nếu khách hàng cần xuất HĐ GTGT, thì chỉ cần mang HĐ bán hàng thơng thường này tới phịng chăm sóc khách hàng, nhân viên xuất HĐ GTGT sẽ xuất.
+ Đối với khách hàng cần vận chuyển và lắp đặt hàng hố tại nhà, thì nhân viên kinh doanh sẽ xuất đơn đặt hàng cho khách, sau đó dẫn khách hàng thanh tốn tại quầy thu ngân 45,tại đây, khách hàng có thể thanh tốn hết số tiền hàng, cũng có
thể thanh tốn một phần nhỏ (Thanh toán trả chậm),nếu là thanh tốn trả chậm, thì khi khách đã nhận được hàng và chập nhận sản phẩm khi được lắp đặt tại nhà, lúc này sẽ thanh tốn nốt. Đây là hình thức ghi nhận trước doanh thu của hàng bán. Nếu khách thanh toán hết, khi nhân viên vận chuyển và lắp đặt hàng cho khách, khách không ưng và yêu cầu đổi hàng thì vẫn đổi sản phẩm khác cùng loại cho khách.
+ Nếu trong quá trình vận chuyển khơng có vấn đề gì, nhưng sản phẩm khách mua mới là bị lỗi, nếu khách không chấp nhận đổi sản phẩm khác mà yêu cầu trả lại tiền, lúc này dựa vào hố đơn bán hàng thơng thường, ta sẽ huy hố đơn đó,trả tiền cho khách, hệ thống tự động ghi giảm doanh thu do hàng bán bị trả lại.
2.3.2.4. Các nghiệp vụ kế toán tiêu biểu phát sinh tại BigC
-Ngày 02/03/2011, xuất bán 20 Máy tính fx-570MS, cho công ty TNHH Anh Huy, giá bán chưa thuế 202.000 đ/cái thành tiền 4.040.000 đ
Thuế suất thuế GTGT là: 10%
Tổng số tiền thanh toán là: 4.444.000đ Xuất HD GTGT theo biểu 2.4
- Ngày 07/03/2011, bán cho khách hàng mua lẻ 01 chiếc điện thoại di động
samsung S5233 với giá bán là 2.980.000đ/cái.Do khách hàng mua lẻ dùng luôn nên
không yêu cầu viết HĐ GTGT, qua quầy thu ngân thanh toán, thu ngân xuất hố đơn bán hàng thơng thường.(Biểu số 2.2). Khi sản phẩm qua máy scan, khách thanh toán tiền, phầm mền tự động lưu lại và hạch toán.
- Ngày 20/03/2011, bán cho công ty YURTEC C ORPORATION một chiêc laptop với giá 15.630.000đ.Nhân viên xuất hoá đơn GTGT số 15085.(Biểu số 2.5).
- Ngày 20/03/2011 bán cho công ty xây dựng Thanh Sơn một chuột quang và USB với tổng số tiền có thuế là 340.000đ.Theo số ticket là 045002788, nhân viên xuất HĐGTGT số 15081(Biểu số 2.6)
- Ngày 10/03/2011, bán một chiếc tủ lạnh LG cho anh Hoàng, ở cầu giấy HN, theo đơn đặt hàng số 01775.Với giá là 5.990.000đ. Sau khi thanh toán tại quầy thu ngân, nhân viên vận chuyển, theo đơn đặt hàng đã vận chuyển hàng tới nhà anh Hoàng.(Biểu mẫu 2.7)
- Ngày 11/03, anh Hoàng thấy tủ lạnh mua tại BigC chạy rất kêu và hệ thống làm lạnh rất kém. Anh đã gọi tới số hotline của bigc để yêu cầu nhân viên tới kiểm tra. Sau khi kiểm tra nhân viên thấy lỗi và đề nghị anh Hồng có thể đổi chiếc khác, nhưng anh Hoàng yêu cầu trả hàng. Sau khi xin ý kiến của Trưởng quầy điện máy, nhân viên chăm sóc khách hàng đã đồng ý trả lại tiền cho anh Hồng, sau đó huỷ hố đơn mua hàng của anh Hồng, chuyển qua kế tốn để ghi nhận giảm doanh thu hàng bán.
Do giới hạn của chuyên đề, và do siêu thị BigC là một siêu thị rất lớn, hàng ngày tại quầy điện máy có rất nhiều giao dich mua hàng phát sinh với doanh thu trung bình một ngày tại quầy lên tới gần 300.000.000đ. Do vậy em chỉ xin đưa ra một vài nghiệp vụ mua hàng tiêu biểu.
Với đặc điểm như vậy, nên doanh thu bán hàng các loại sản phẩm của siêu thị này không chi tiết cho từng mặt hàng, mà chỉ ghi nhận chi tiết cho từng quầy hàng. (VD doanh thu quầy hàng điện máy là TK511(510), doanh thu quầy thực phẩm ngọt là TK511(410)…). Cịn các nhân viên kinh doanh thì mới chi tiết doanh thu của từng loại sản phẩm dựa trên số ticket của thu ngân thanh tốn. Cuối ngày tồn bộ tiền thu được của thu ngân quầy số 45(quầy thu ngân điện máy) sẽ được chuyển về Coffe, sau khi kiểm tiền đối chiếu doanh số giữa máy và số tiền thực thu của thu ngân, nếu khơng có chênh lệch, trưởng coffe sẽ nộp tiền vào ngân hàng vào ngày hơm sau. Kế tốn dựa vào giấy báo có của ngân hàng, báo cáo doanh số do bộ phận cassie in ra trên hệ thơng tính tiền của quầy thu ngân 45, bảng kê chi tiết tiền của coffe để tiến hành bút toán ghi nhận doanh thu của ngày trước đó.
VD ngày 12/03/2011, dựa vào giấy báo có của ngân hàng, báo cáo doanh số do bộ phận cassie, bảng kê chi tiết thu tiền của coffe (Biểu mẫu 2.9), kế toán để tiến hành bút toán ghi nhận doanh thu của ngày 11/03/2011.
Nợ TK 511(510) : 204.456.900
Có TK 112 3.800.900
Có TK 111 : 185.456.000 Có TK 111(PMH) : 15.200.000
- Dựa vào chênh lệch của phần mềm doanh số GOLD chưa khớp với
CALYPSO của ngày 11 tháng 03 do bộ phận thu ngân cung cấp số liệu, kế toán làm căn cứ ghi khấu trừ thuế GTGT
- Dựa vào biên bản huỷ HĐ (yêu cầu có chữ ký của trực ban cửa hàng), kế
toán ghi nhận doanh thu hàng bán bị trả lại.
Nợ TK 531(510) : 5.990.000 Có TK 111 : 5.990.000
2.3.2.5. Tổ chức sổ kế tốn
Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung --->Số cái. Trường hợp dùng số nhật ký đặc biệt thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt có liên quan, định kỳ hoặc cuối tháng tổng hợp và ghi một lần vào sổ cái. Cuối tháng tổng hợp số lượng Số cái --->Bảng Cân đối tài khoản.
Đối với các sổ chi tiết: Căn cứ vào chứng từ gốc --->Số chi tiết. Cuối tháng tổng hợp để đối chiếu với bảng cân đối tài khoản.
Bao gồm các loại sổ:
Sổ nhật ký chung: Ghi chép nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng của các nghiệp vụ đó, làm cơ sở để ghi vào sổ cái.
Sổ cái: là sổ kế toán tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng tài khoản tổng hợp. Số liệu sổ cái cuối tháng được dùng để ghi vào bảng cân đối số phát sinh --->ghi vào bảng cân đối kế toán.
Sổ nhật ký chuyên dùng: trong trường hợp nghiệp vụ phát sinh nhiều. ghi chép riêng cho từng nghiệp vụ chủ yếu.
Tại cơng ty sử dụng phần mềm kế tốn ANAEL và GODL, hình thức ghi sổ là nhật ký chung, nên kế toán chỉ việc dựa trên các chứng từ và nhập vào phần mềm trên máy, máy sẽ tự động ghi vào các Nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết, bảng kê…
Nhật ký chung: tất cả các nghiệp vụ phát sinh trong ngày đều được kế toán tổng hợp lại và vào phần mềm.(Biểu 2.8)
Sổ cái TK 511 (Biểu 2.10) Sổ cái TK 632 (Biểu 2.11) Sổ cái TK 156 (Biểu 2.12)
CHƯƠNG III
KẾT LUẬN, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI SIÊU THỊ BIGC THĂNG LONG 3.1. KẾT LUẬN, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG
3.1.1. Ưu điểm
Siêu thị BigC Thăng Long được thành lập chưa lâu nhưng đã khơng ngừng hồn thiện nhằm đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của nền kinh tế thị trường. Kế toán bán hàng điện máy tại siêu thị bigc Thăng Long được tiến hành tương đối hồn chỉnh. Nó được thể hiện qua các đặc điểm sau:
- Công ty sử dụng đúng mẫu chứng từ ban đầu theo quy định phù hợp với nghiệp vụ bán hàng phát sinh, phản ánh đầy đủ nội dung và tính trung thực của thơng tin. Kế tốn thực hiện tốt việc kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, đảm bảo tính chính xác cao. Điều này đã tạo điều kiện thuận lợi cho cơng việc kế tốn khi cần tìm số liệu để sổ sánh và đối chiếu.
- Việc sử dụng Tài khoản kế toán được thực hiện theo hệ thống Tài khoản ban hành theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính đảm bảo việc cập nhật những quy định mới nhất về Tài khoản kế toán.
- Về phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên, kiểm soát được hàng tồn cả về khối lượng và giá trị, tạo thuận lợi cho việc lập kế hoạch là thực hiện kế hoạch mua vào – bán ra hàng tồn kho. Đồng thời việc hạch toán giá trị hàng tồn kho cũng tuân theo đúng chuẩn mực số 02 “Hàng tồn kho”.
- Khi xác định giá vốn hàng tồn kho thì kế tốn đáng giá theo ngun tắc giá