Đặc biệt, việc ứngdụng phần mềm quản lý Thư viện điện tử LIBOL version 5.0 cùng với việc nối mạng LAN,mạng Internet làm cho mọi hoạt động lao động của Thư viện trở nên khoa học và có chi
Trang 1KHOA THƯ VIỆN - THÔNG TIN HỌC
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TẠI THƯ VIỆN ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KĨ THUẬT TP.HCM
Sinh viên : Hà Thị Tỉnh GVHD : ThS Đoàn Thị Thu
Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 22/12/2012
Trang 2Nhận xét của đơn vị thực tập
Nhận xét của giáo viên hướng dẫn
MỤC LỤC
Trang 3LỜI MỞ ĐẦU 4
I.PHẦN GIỚI THIỆU 5
1 Giới thiệu về thư viện 5
1.1.Vài nét về Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh 5
1.2.Vốn tài liệu 5
1.3.Bạn đọc 6
1.4.Cán bộ thư viện 6
1.5.Cơ sở vật chất 6
2 Giới thiệu về cơ cấu tổ chức và hoạt động của thư viện 7
2.1.Lãnh đạo thư viện 7
2.1.1.Trưởng thư viện 7
2.1.2.Phó Trưởng thư viện phụ trách công tác phục vụ 8
2.1.3.Phó Trưởng thư viện phụ trách công nghệ thông tin 9
2.2 Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ 9
2.1.1.Phòng nghiệp vụ 9
2.1.2.Phòng đọc 10
2.1.3.Phòng mượn 11
2.1.4.Phòng học liệu điện tử 11
2.1.5.Phòng đọc cộng đồng 12
2.1.6.Phòng giữ cặp 12
II.NỘI DUNG THỰC TẬP 13
III.LẬP KẾ HOẠCH 15
IV.TỰ NHẬN XÉT QUA QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 21
1.Phần tự nhận xét về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và tác phong làm việc của cá nhân theo từng phòng ban cụ thể 21
2.Nhận xét về thư viện 24
THAY LỜI KẾT 26
Trang 4Em tên Hà Thị Tỉnh, là thành viên trong nhóm sinh viên gồm 11 thành viên dưới sựhướng dẫn của Cô Đoàn Thị Thu và chị Lê Thị Hồng Hiếu, đã bắt đầu đợt thực tập của mìnhtại thư viện trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM, thời gian từ ngày 12/11/2011 đến29/12/2011.
Trang 5I PHẦN GIỚI THIỆU
1 Giới thiệu về thư viện
1.1.Vài nét về Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh.
Thư viện Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh đượcthành lập sau ngày cả nước thống nhất (27/10/1976), trên cơ sở Thư viện Đại học Giáo dụctrực thuộc Viện Đại học Thủ Đức; với diện tích ban đầu là 760,5 m2 và 4 cán bộ Hình thứcphục vụ lúc ban đầu duy nhất chỉ là mượn về nhà Hệ thống kho sách chưa được tổ chức, phânloại theo một phương pháp khoa học nào Năm 1980 để phát triển thư viện, nhà trường đã bổsung thêm cán bộ thư viện có trình độ chuyên môn, từ 4 cán bộ thư viện ban đầu đã tăng dầnlên đến 12 cán bộ, các kho sách đã được tổ chức xử lí kỹ thuật theo chuyên môn và đưa vàophục vụ có hệ thống Đến năm 1997 để mở rộng thêm diện tích cho thư viện, nhà trường đãcho nâng tầng Thư viện với diện tích 760,5 m2 ban đầu đã tăng lên 1.521 m2 Lúc này Thưviện đã tổ chức Phòng đọc tự chọn và kho sách của Thư viện đã phát triển về số lượng cũngnhư phong phú hơn về môn loại tri thức
Hiện nay, cơ sở vật chất trang thiết bị, phương tiện hoạt động của Thư viện được đầu
tư phát triển đáng kể nhờ vào sự quan tâm của Ban Giám Hiệu trường Đặc biệt, việc ứngdụng phần mềm quản lý Thư viện điện tử LIBOL version 5.0 cùng với việc nối mạng LAN,mạng Internet làm cho mọi hoạt động lao động của Thư viện trở nên khoa học và có chiềusâu, công tác phục vụ cũng ngày càng đáp ứng được nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu
và lao động sản xuất của nhà trường
sự phát triển của vốn tài liệu
Trang 6
Vốn tài liệu của thư viện đạt được gần 40.000 đầu sách trong đó : Sách tham khảo - Giáotrình: 305.496 bản, Luận văn - Luận án: 2.645 cuốn, Công trình nghiên cứu khoa học: 1.220
đề tài, Bài trích báo tạp chí: 585 biểu ghi, Báo tạp chí: 253 loại
1.3 Bạn đọc
Trong những năm gần đây, với quy mô đào tạo ngày càng mở rộng của nhà trường đãlàm cho số lượng sinh viên đầu vào hàng năm tăng lên đáng kể, số lượng giảng viên, cán bộquản lý, nhân viên hành chính nghiệp vụ cũng tăng; cộng thêm vào là việc cải tiến phươngpháp giảng dạy trong nhà trường dẫn đến số lượng bạn đọc trong trường sử dụng thư việntăng ngày càng cao.Số lượng bạn đọc hiện đang sử dụng thư viện hơn 17.000 bạn đọc, trong
đó bạn đọc trong trường chiếm 90%, bạn đọc ngoài trường chiếm 10%
kho chứa sách báo, 1 phòng làm việc của ban lãnh đạo thư viện.
Trong công tác mua sắm các trang thiết bị, thư viện đã bổ sung phần lớn trang thiết bịphục vụ cho việc tin học hóa thư viện như:
- Phần mềm quản lý thư viện: Phần mềm quản lý thư viện Libol 5.0
- Trang thiết bị tin học: 02 máy chủ, 58 máy trạm, 3 máy in laze, 1 máy in kim, 10máy đọc barcode (mã vạch), 02 máy quét Scaner, 3 đầu đọc và ghi đĩa CD, 1 máy
in thẻ thư viện (thẻ nhựa)
Trang 7- Trang thiết bị phục vụ và bảo quản: 1 máy photocopy, 1 máy hút bụi, 6 máy lạnh,thiết bị PCCC, thiết bị chống sét,…
Sự phát triển về cơ sở vật chất và trang thiết bị đã góp phần nâng cao chất lượng phục vụ vàtạo ra một môi trường phục vụ hiện đại, là nơi học tập, nghiên cứu, giải trí lý tưởng
2 Giới thiệu về cơ cấu tổ chức và hoạt động của thư viện
Thư viện trường thuộc sự quản lý trực tiếp của Ban Giám hiệu nhà trường Căn cứ vàođối tượng phục vụ, cơ cấu tổ chức và quản lý của Thư viện được tổ chức thành các bộ phậnchức năng sau:
2.1 Lãnh đạo thư viện
2.1.1.Trưởng thư viện
Trang 8- Xây dựng, quản lý và khai thác vốn tài liệu một cách có hiệu quả, tổ chức và phâncông công việc cho Tổ nghiệp vụ thư viện.
- Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện
- Xây dựng và triển khai các sản phẩm thông tin phục vụ dạy và học
- Định hướng phát triển nhằm nâng cao chất lượng phục vụ độc giả
- Xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ thư viện có tinh thần đoàn kết, tạo mọi điềukiện thuận lợi để phát huy khả năng, tính chủ động sáng tạo của cán bộ thư viện trongcông tác; để nâng cao trình độ chính trị, khoa học của cán bộ thư viện
- Phụ trách công tác kiểm kê trong toàn đơn vị
Quyền hạn:
- Đề xuất và tham mưu cho lãnh đạo nhà trường các hướng phát triển thư viện, nâng caochất lượng phục vụ của thư viện
- Xây dựng định hướng phát triển đơn vị
- Đề xuất tuyển dụng và quản lý nhân sự của đơn vị
- Tổ chức, điều động phân công công tác cán bộ trong đơn vị
- Bình xét, đề cử cán bộ cho các danh hiệu thi đua khen thưởng, kỷ luật và các chứcdanh trong đơn vị
2.1.2 Phó Trưởng thư viện phụ trách công tác phục vụ
Trách nhiệm:
- Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động phục vụ trong đơn vị
- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển, xử lý công tácphục vụ vốn tài liệu thư viện
- Tổ chức và phân công lao động trong công tác phục vụ, công tác bạn đọc và hoạt độngtra cứu của thư viện
- Tư vấn và chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị về công tác tuyển dụng nhân sự
- Duy trì và phát triển tình đoàn kết nội bộ
- Phụ trách mảng quản lý tài sản và công tác kiểm kê tài sản trong đơn vị
Quyền hạn:
- Xây dựng chiến lược phát triển thư viện trong lĩnh vực được phân công
- Chỉ đạo, điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác
- Đề xuất và thực hiện tuyển dụng việc bổ sung nhân sự
- Kiểm tra kết quả công tác các mảng hoạt động trong đơn vị
Trang 92.1.3 Phó Trưởng thư viện phụ trách công nghệ thông tin
Trách nhiệm:
- Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động trong đơn vị
- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển công nghệ thôngtin trong hoạt động thư viện
- Nghiên cứu, xây dựng và phát triển thư viện điện tử
- Quản trị và bảo trì cơ sở dữ liệu thư viện, nghiên cứu triển khai các cơ sở dữ liệu điệntử
- Xử lý và đưa ra phục vụ vốn tài liệu điện tử
- Phát triển ứng dụng và hình thành sản phẩm thông tin phục vụ nhu cầu của độc giả
- Cung ứng giải pháp công nghệ ứng dụng trong việc quản lý tư liệu cá nhân, tư liệuphục vụ nghiên cứu khoa học
- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật và công nghệ trong công tác thưviện
- Thiết kế, vận hành và bảo trì hệ thống website, hệ thống mạng của thư viện
- Phụ trách mảng công tác ISO trong đơn vị
Quyền hạn:
- Xây dựng chiến lược phát triển thư viện, phát triển ứng dụng CNTT
- Điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác thuộc mảng công nghệ
- Đề xuất việc bổ sung nhân sự
- Quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị của đơn vị
- Vận hành hệ thống mạng máy tính trong đơn vị
2.2 Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ
- Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc Phòng Nghiệp vụ
- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển mảng nghiệp vụ thư viện
Quyền hạn:
Trang 10- Tổ chức, phân công nhân sự và điều hành công việc trong Tổ Nghiệp vụ.
- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Tổ
- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động nghiệp vụ của thư viện
- Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp phát triển hoạt động nghiệp vụ thư viện; liên thông,liên kết với các thư viện bạn để hỗ trợ cùng phát triển chuyên môn
b) Cán bộ phòng nghiệp vụ
Trách nhiệm:
- Trực tiếp thực hiện công tác biên mục tài liệu và các công tác xử lý kỹ thuật
- Thu thập, xử lý và biên mục nguồn tài liệu điện tử
- Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc
- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của Phòng Đọc
- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng
Quyền hạn:
- Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc
- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác củacủa Phòng Đọc
- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động phục vụ đọc
Trang 11- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác.
- Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn
- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của hoạt động mượn trả tài liệu
- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng
Quyền hạn:
- Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn
- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác củaPhòng Mượn
- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động mượn trả tài liệu của thưviện trong phạm vi Phòng Mượn
b) Cán bộ phòng mượn
Trách nhiệm:
- Phục vụ mượn tài liệu tham khảo và giáo trình
- Nhận trả tài liệu
- Ổn định kho tư liệu
- Gia cố, bảo quản tài liệu cũ
Quyền hạn:
- Xử lý những công việc và vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Mượn
- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác của phòng
2.1.4 Phòng học liệu điện tử
Hỗ trợ người dùng tin trong việc in ấn, sao chụp, photocopy tài liệu, truy cập tài liệu và cácthông tin trong CSDL Thư viện và trên Internet, liên quan đến việc nghiên cứu, giảng dạy,học tập, giải trí,…
a) Cán bộ phòng học liệu điện tử
Trách nhiệm:
- Quản lý, vận hành và đảm bảo an ninh hệ thống mạng và máy tính trong thư viện
- Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính trong phòng
Trang 12Quyền hạn:
- Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi của Phòng
- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng caochất lượng phục vụ
b) Cán bộ kỹ thuật viên mạng và hệ thống
Trách nhiệm:
- Sưu tầm, tổ chức và xây dựng nguồn tài liệu điện tử
- Quản lý, vận hành và đảm bảo an ninh hệ thống mạng và máy tính trong thư viện
- Quản lý tài sản, trang thiết bị, máy tính trong đơn vị
Quyền hạn:
- Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi của Phòng
- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển nhằm không ngừng nâng caochất lượng phục vụ
- Nghiên cứu, đề xuất hướng bổ sung nguồn tài liệu điện tử
- Nghiên cứu đề xuất các giải pháp an ninh mạng
- Xây dựng và phát triển sản phẩm thông tin
2.1.5 Phòng đọc cộng đồng
a) Nhiệm vụ phòng đọc cộng đồng:
- Là nơi bạn đọc có thể trao đổi hoặc tặng sách, báo, tạp chí cho thư viện
- Không gian tự học cho bạn đọc
b) Nhiệm vụ của cán bộ phòng đọc cộng đồng :
- Phục vụ sách, báo, tạp chí được tặng cho bạn đọc
- Tuyên truyền giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ của phòng đọc cộng đồng đến bạn đọc
2.1.6 Phòng giữ cặp
a) Nhiệm vụ:
- Giữ cặp cho bạn đọc vào thư viện
b) Nhiệm vụ của cán bộ phòng giữ cặp
- Quản lí và bảo quản tài sản của bạn đọc và cơ sở vật chất của thư viện
Trang 13II NỘI DUNG THỰC TẬP
Nhằm giúp cho chúng em có thể vận dụng tốt các kiến thức đã được học và để phù hợpvới đặc thù của thư viện, trong thời gian 7 tuần thực tập nhóm chúng em đã được phân côngcông việc cụ thể như sau: nhóm lần lượt thực tập dưới sự hướng dẫn của các thầy cô, anh chịtại các phòng ban của thư viện, mỗi phòng ban có thể là hai hay một người tùy thuộc vàonhiệm vụ của phòng ban, và luân phiên, thay thế nhau:
o Khu vực sách Việt văn
o Khu vực sách ngoại văn (gồm sách tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Pháp)
o Khu vực tài liệu tra cứu
o Khu vực luận văn, luận án, NCKH
o Khu vực báo, tạp chí
- Nắm cách quản lí bạn đọc ra vào phòng đọc:
o Quét và giữ thẻ sinh viên khi bạn đọc đi vào
o Để ý tác phong bạn đọc đúng nội quy thư viện
Trang 14o Nhắc nhở bạn đọc khi hết giờ
o Trả thẻ, quan sát xem bạn đọc có cầm sách trong phòng ra hay không
o Xử phạt nếu bạn đọc vi phạm nội quy
- Tìm hiểu cách cho bạn đọc mượn tài liệu ra ngoài photo, bán giáo trình chosinh viên mua để đền cho thư viện
- Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu
o Khu vực tài liệu tham khảo
- Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu
- Tìm hiểu quy trình mượn/trả tài liệu
- Sắp xếp tài liệu đúng khu vực
4 Phòng KTNV
- Kiểm tra tài liệu mới nhập về
- Đóng dấu, dán nhãn, dán mã vạch tài liệu
- Biên mục mô tả, phân loại tài liệu: sách, luận văn, luận án
Trang 15- Bảo quản tài liệu: sách, giáo trình bị hư hỏng nhỏ
5 Phòng HLĐT
- In tài liệu cho sinh viên
- Scan tài liệu
BẢN KẾ HOẠCH BỔ SUNG TÀI LIỆU CHO THƯ VIỆN ĐHSPKT TPHCM
I Mục đích và yêu cầu
1 Mục đích
- Đảm bảo việc lựa chọn và bổ sung tài liệu cho Thư viện là khách quan và phù hợp vớichương trình đào tạo và mục tiêu giảng dạy của nhà Trường
Trang 16- Quy định trách nhiệm của các cá nhân, tập thể trong việc lựa chọn tài liệu cho Thưviện; quy định về ngân sách bổ sung tài liệu; và thống nhất các quy trình, thủ tục trongviệc lựa chọn tài liệu nhằm đảm bảo sự cân đối và chính xác trong hoạt động bổ sungvốn tài liệu
nguồn biếu tặng: Thư viện hoan nghênh các cá nhân, tổ chức trong và ngoài nước tặng
tài liệu cho Thư viện
Nhận tài liệu giống như phương thức lưu chiểu: Hàng năm, một số lượng lớn sinh
viên ra trường, một số thạc sĩ, nghiên cứu sinh tốt nghiệp, do đó các khoá luận, luậnvăn, luận án hay các đề tài nghiên cứu khoa học sẽ được phát hành Đây chính lànguồn tài liệu rất tốt để làm nền tảng để phát triển vốn tài nguyên Thư Viện Đối vớithư viện trường đại học thì phương thức nhận tài liệu giống lưu chiểu là phương thức
bổ sung tài liệu rất đáng kể và hiệu quả
2 Xác định loại hình tài liệu bổ sung
- Tài liệu giấy (truyền thống)
Các loại sách giáo trình, giáo khoa, tham khảo, chuyên khảo…
Các loại từ điển, từ điển chuyên ngành phù hợp với các ngành đào tạo của Trường
- Tài liệu nghe nhìn: đĩa CD-ROM, VCD, DVD
- Tài liệu điện tử: E-books, các bộ sưu tập, tạp chí điện tử, Cơ sở dữ liệu trực tuyến…
3 Xác định diện ưu tiên bổ sung
- Lĩnh vực trọng điểm: Theo các ngành đào tạo của Trường
- Tổng: Các lĩnh vực bổ sung là 100% trong đó:
Trang 17+ Tài liệu tham khảo khác : 10 %
Đặc điểm của thư viện là bảo đảm cung ứng đầy đủ sách giáo trình cho toàn bộ sinh viêntrường vì vậy số lượng giáo trình bổ sung hàng năm là rất lớn, vì vậy ưu tiên bổ sung chosách giáo trình
Dự kiến bổ sung : 4.000 bản sách cho 20 tên sách
4 Dự kiến kinh phí bổ sung
Dựa trên nguồn tài liệu xác định kinh phí bổ sung là: 150 triệu
5 Dự kiến thời gian bổ sung
Thời gian dự kiến cho tất cả các khâu gồm : lập danh sách, liên hệ với nhà cung cấp, nhậntài liệu, kiểm tra và nhận tài liệu cho đến khâu xử lí nghiệp vụ là 2 tuần
6 Thanh lý, thanh lọc tài liệu
Công tác thanh lý, thanh lọc tài liệu cũng là một phần của công tác bổ sung tài liệu,giúp cho thư viện tiết kiệm được diện tích kho, đảm bảo diện tích cho tài liệu bổ sungđồng thời thanh lọc lượng tài liệu thời gian xuất bản quá lâu khoảng 10 năm trở đi, đãtrở nên lỗi thời, đặc biệt là tài liệu thuộc khoa học kĩ thuật
7 Phân công công việc
Công việc bổ sung cần có sự hợp tác phối hợp giữa cán bộ bổ sung và ban lãnh đạo thưviện cũng như các phòng ban thư viện, các khoa (khi đưa ra yêu cầu tài liệu bổ sung), giữathư viện và các thư viện trao đổi, các cá nhân tập thể biếu tặng tài liệu
Phối hợp bổ sung là phân chia ranh giới trách nhiệm thu thập từng loại hình tài liệu vớimục đích tránh trùng lặp và làm tăng số lượng tài liệu
Phân công cụ thể cho công tác bổ sung : 3 cán bộ bổ sung
III Quy trình bổ sung tài liệu