Căn cứ vào đối tượng phục vụ, cơ cấu tổ chức và quản lý của Thư viện được tổ chức thành các bộ phận chức năng sau: TRƯỞNG THƯ VIỆN PHÓ TRƯỞNG THƯ VIỆN Phụ trách Phục vụ PHÓ TRƯỞNG THƯ VI
Trang 1ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN HỌC
- -BÁO CÁO THỰC TẬP
GVHD: ĐOÀN THỊ THU
LÊ THỊ HỒNG HIẾU
SV: NGUYỄN MAI DUNG MSSV: 0856100013
TP HỒ CHÍ MINH THÁNG 22 NĂM 2012
Trang 2LỜI MỞ ĐẦU
Trong suốt bốn năm học trên giảng đường đại học, phần lớn là học lý thuyết, bên cạnh đó chúng ta cũng cần phải học thực hành, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn, vì vậy hàng năm quý Thầy Cô khoa Thư viện_Thông tin học Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn TP HCM đã tạo điều kiện cho sinh viên năm cuối đến thực tập tại các đơn vị thư viện khác nhau, giúp chúng em có cơ hội cọ sát thực tiễn nghề nghiệp, bổ sung kiến thức thực hành và ứng dụng kiến thức đã học vào thực tế Đây cũng là dịp để chúng em học hỏi những giá trị thực tiễn cuộc sống, luyện tập tinh thần làm việc tập thể, rèn luyện tính kỷ luật trong công việc
Nhóm chúng em gồm 11 thành viên dưới sự hướng dẫn của Cô Đoàn Thị Thu và Lê Thị Hồng Hiếu đã bắt đầu đợt thực tập của mình tại thư viện trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM, thời gian từ ngày 12/11/20112 đến 28/12/2012
Trang 3I PHẦN NỘI DUNG
1 Giới thiệu về Thư viện
1.1 Vài nét về Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp Hồ Chí Minh.
Thư viện Trường Đại Học Sư Phạm Kỹ Thuật Thành Phố Hồ Chí Minh được thành lập sau ngày cả nước thống nhất (27/10/1976), trên cơ sở Thư viện Đại học Giáo dục trực thuộc Viện Đại học Thủ Đức; với diện tích ban đầu là 760,5 m2 và 4 cán bộ Hình thức phục vụ lúc ban đầu duy nhất chỉ là mượn về nhà Hệ thống kho sách chưa được tổ chức, phân loại theo một phương pháp khoa học nào Năm 1980 để phát triển thư viện, nhà trường đã
bổ sung thêm cán bộ thư viện có trình độ chuyên môn, từ 4 cán bộ thư viện ban đầu đã tăng dần lên đến 12 cán bộ, các kho sách đã được tổ chức xử lí kỹ thuật theo chuyên môn và đưa vào phục vụ có hệ thống Đến năm 1997 để mở rộng thêm diện tích cho thư viện, nhà trường đã cho nâng tầng Thư viện với diện tích 760,5 m2 ban đầu đã tăng lên 1.521 m2 Lúc này Thư viện đã tổ chức Phòng đọc tự chọn và kho sách của Thư viện đã phát triển về số lượng cũng như phong phú hơn về môn loại tri thức
Hiện nay, cơ sở vật chất trang thiết bị, phương tiện hoạt động của Thư viện được đầu tư phát triển đáng kể nhờ vào sự quan tâm của Ban Giám Hiệu trường Đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm quản lý Thư viện điện tử LIBOL version 5.0 cùng với việc nối mạng LAN, mạng Internet làm cho mọi hoạt động lao động của Thư viện trở nên khoa học va có chiều sâu, công tác phục
vụ cũng ngày càng đáp ứng được nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu và lao động sản xuất của nhà trường
1.2 Vốn tài liệu
Vốn tài liệu là nguồn thông tin chủ yếu để thỏa mãn nhu cầu học tập, nghiên cứu và sản xuất Vì vậy thư viện đã từng bước nghiên cứu xây dựng nguồn vốn tài liệu phong phú và có giá trị Để làm được điều này, trước hết
Trang 4cần hiểu biết rõ bản chất, quy luật hình thành vốn tài liệu, xem xét nhu cầu người dùng tin và nguồn lực thông tin, tiến hành lập kế hoạch, xây dựng chính sách bổ sung Từ đó làm cơ sở tổ chức, quản lý một cách đúng đắn, khoa học cho sự phát triển của vốn tài liệu
Tài liệu trong Thư viện gồm: tài liệu in truyền và tài liệu điện tử được chia sẻ trên mạng Internet Việc xây dựng chiến lược bổ sung tư liệu Thư viện đóng vai trò quan trọng trong quá trình hoạt động của Thư viện
- Tài liệu in:
Bao gồm các loại tài liệu đang được lưu trữ tại Thư viện:
STT LOẠI HÌNH TÀI LIỆU SỐ LƯỢNG
1 Sách tham khảo - Giáo trình 305.496 bản
2 Luận văn - Luận án 2.645 cuốn
3 Công trình nghiên cứu khoa học 1.220 đề tài
4 Bài trích báo tạp chí 585 biểu ghi
- Tài liệu điện tử:
Sưu tập nguồn tài nguyên điện tử được sưu tầm, tổ chức và phục vụ tại Thư viện: các CSDL trực tuyến dạng có phí và miễn phí; tài liệu sách điện tử đã download về TV; giáo trình bài giảng do nhà trường biên soạn; CD-ROM; nguồn học liệu điện tử
Hiện nay thư viện dang xây dựng thư viện số thông qua việc liên kết với trng web tailieu.vn, nhằm phục vụ không chỉ cho sinh viên, giảng viên, người nghiên cứu của trường mà cho tất cả mọi người
1.3 Bạn đọc
Trong những năm gần đây, với quy mô đào tạo ngày càng mở rộng của nhà trường đã làm cho số lượng sinh viên đầu vào hàng năm tăng lên đáng kể,
số lượng giảng viên, cán bộ quản lý, nhân viên hành chính nghiệp vụ cũng
Trang 5tăng; cộng thêm vào là việc cải tiến phương pháp giảng dạy trong nhà trường dẫn đến số lượng bạn đọc trong trường sử dụng thư viện tăng ngày càng cao Tính đến ngày 30/111/2012số lượng bạn đọc hiện đang sử dụng thư viện là: 17.164
1.4 Cán bộ thư viện
Đội ngũ cán bộ thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật hiện có 17 người, cụ thể như sau:
- Đại học chuyên ngành Thư viện: 09 (08 ngành Thư viện)
- Cao đẳng: 06 (03 ngành Thư viện, 02 ngành văn, 01 Tin học)
- Trung Cấp: 01 (01 ngành Thư viện)
- Cộng tác viên (Sinh viên đã tốt nghiệp): 03 (sinh viên ngành Thư viện thông tin)
1.5 Cơ sở vật chất
Thư viện Trường Đại học Sư phạm Kỹ thuật được bố trí ngay trong trung tâm khuôn viên trường Có tổng diện tích 2.200m2, gồm 1 phòng đọc,1 phòng Mượn, 1 phòng học liệu điện tử; 1 phòng nghiệp vụ, 1 phòng giữ túi xách, 1 phòng đọc cộng đồng, 1 phòng tiếp sinh viên, 1 phòng bảo quản, 2 kho chứa sách báo, 1 phòng làm việc của ban lãnh đạo thư viện
Trong công tác mua sắm các trang thiết bị, Thư viện đã bổ sung phần lớn trang thiết bị phục vụ cho việc tin học hóa Thư viện như:
- Phần mềm quản lý Thư viện: Phần mềm quản lý Thư viện Libol 5.0
- Trang thiết bị tin học: 02 máy chủ, 58 máy trạm, 3 máy in laze, 1 máy in kim, 10 máy đọc barcode (mã vạch), 02 máy quét Scaner, 3 đầu đọc
và ghi đĩa CD, 1 máy in thẻ thư viện (thẻ nhựa)
- Trang thiết bị phục vụ và bảo quản: 1 máy photocopy, 1 máy hút bụi, 6 máy lạnh, thiết bị PCCC, thiết bị chống sét,…
Trang 6- Hiện nay thư viện mới lắp đặt 1 cổng từ ở phòng đọc, để kiểm soát tài liệu hiệu quả hơn
Sự phát triển về cơ sở vật chất và trang thiết bị đã góp phần nâng cao chất lượng phục vụ và tạo ra một môi trường phục vụ hiện đại, là nơi học tập, nghiên cứu, giải trí lý tưởng
2 Giới thiệu về cơ cấu tổ chức và hoạt động của thư viện
Thư viện trường thuộc sự quản lý trực tiếp của Ban Giám hiệu nhà trường Căn cứ vào đối tượng phục vụ, cơ cấu tổ chức và quản lý của Thư viện được tổ chức thành các bộ phận chức năng sau:
TRƯỞNG THƯ VIỆN
PHÓ TRƯỞNG THƯ VIỆN
Phụ trách Phục vụ
PHÓ
TRƯỞNG THƯ VIỆN
Phụ trách CNTT
CB PHÒNG
ĐỌC
CB PHÒNG HLĐT
CB PHÒNG MƯỢN - GT
CB PHÒNG NGHIỆP VỤ
Trang 72.1 Lãnh đạo thư viện
2.1.1 Trưởng thư viện
Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về toàn bộ công tác tổ chức, lãnh đạo, lập
kế hoạch và phương hướng hoạt động của đơn vị
- Quản lý, điều hành toàn đơn vị
- Xây dựng, quản lý và khai thác vốn tài liệu một cách có hiệu quả, tổ chức và phân công công việc cho Tổ nghiệp vụ thư viện
- Phát triển ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện
- Xây dựng và triển khai các sản phẩm thông tin phục vụ dạy và học
- Định hướng phát triển nhằm nâng cao chất lượng phục vụ độc giả
- Xây dựng và phát triển đội ngũ cán bộ thư viện có tinh thần đoàn kết, tạo mọi điều kiện thuận lợi để phát huy khả năng, tính chủ động sáng tạo của cán bộ thư viện trong công tác; để nâng cao trình độ chính trị, khoa học của cán bộ thư viện
- Phụ trách công tác kiểm kê trong toàn đơn vị
Quyền hạn:
- Đề xuất và tham mưu cho lãnh đạo nhà trường các hướng phát triển thư viện, nâng cao chất lượng phục vụ của thư viện
- Xây dựng định hướng phát triển đơn vị
- Đề xuất tuyển dụng và quản lý nhân sự của đơn vị
- Tổ chức, điều động phân công công tác cán bộ trong đơn vị
- Bình xét, đề cử cán bộ cho các danh hiệu thi đua khen thưởng, kỷ luật và các chức danh trong đơn vị
2.1.2 Phó Trưởng Thư viện phụ trách công tác phục vụ
Trách nhiệm:
- Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động phục vụ trong đơn vị
Trang 8- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển, xử lý công tác phục vụ vốn tài liệu Thư viện
- Tổ chức và phân công lao động trong công tác phục vụ, công tác bạn đọc và hoạt động tra cứu của thư viện
- Tư vấn và chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị về công tác tuyển dụng nhân sự
- Duy trì và phát triển tình đoàn kết nội bộ
- Phụ trách mảng quản lý tài sản và công tác kiểm kê tài sản trong đơn vị
Quyền hạn:
- Xây dựng chiến lược phát triển thư viện trong lĩnh vực được phân công
- Chỉ đạo, điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác
- Đề xuất và thực hiện tuyển dụng việc bổ sung nhân sự
- Kiểm tra kết quả công tác các mảng hoạt động trong đơn vị
2.1.3 Phó Trưởng Thư viện phụ trách công nghệ thông tin
Trách nhiệm:
- Hỗ trợ, tham mưu cho Trưởng Thư viện các mảng hoạt động trong đơn vị
- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về việc xây dựng, phát triển công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện
- Nghiên cứu, xây dựng và phát triển thư viện điện tử
- Quản trị và bảo trì cơ sở dữ liệu thư viện, nghiên cứu triển khai các cơ sở dữ liệu điện tử
- Xử lý và đưa ra phục vụ vốn tài liệu điện tử
- Phát triển ứng dụng và hình thành sản phẩm thông tin phục vụ nhu cầu của độc giả
- Cung ứng giải pháp công nghệ ứng dụng trong việc quản lý tư liệu cá nhân, tư liệu phục vụ nghiên cứu khoa học
- Nghiên cứu, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật và công nghệ trong công tác thư viện
Trang 9- Thiết kế, vận hành và bảo trì hệ thống website, hệ thống mạng của thư viện.
- Phụ trách mảng công tác ISO trong đơn vị
Quyền hạn:
- Xây dựng chiến lược phát triển thư viện, phát triển ứng dụng CNTT
- Điều động và tổ chức cán bộ trong các khâu công tác thuộc mảng công nghệ
- Đề xuất việc bổ sung nhân sự
- Quản lý cơ sở vật chất và trang thiết bị của đơn vị
- Vận hành hệ thống mạng máy tính trong đơn vị
2.2 Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ
2.2.1 Phòng nghiệp vụ
Xử lý kỹ thuật tài liệu, cập nhật và bảo trì CSDL thư viện, thực hiện các nhiệm vụ khác của Thư viện
a) Cán bộ phụ trách phòng nghiệp vụ
Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước Trưởng Thư viện về các mảng hoạt động xử lý nghiệp
vụ thư viện
- Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc Phòng Nghiệp vụ
- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển mảng nghiệp vụ thư viện
Quyền hạn:
- Tổ chức, phân công nhân sự và điều hành công việc trong Tổ Nghiệp vụ
- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Tổ
- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động nghiệp vụ của thư viện
- Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp phát triển hoạt động nghiệp vụ thư viện; liên thông, liên kết với các thư viện bạn để hỗ trợ cùng phát triển chuyên môn
Trang 10b) Cán bộ phòng nghiệp vụ
Trách nhiệm:
- Trực tiếp thực hiện công tác biên mục tài liệu và các công tác xử lý kỹ thuật
- Thu thập, xử lý và biên mục nguồn tài liệu điện tử
Quyền hạn:
- Nghiên cứu, đề xuất phương án cải tiến công việc
2.2.2 Phòng đọc
Phục vụ người đọc sử dụng tài liệu tại chỗ với các loại hình tài liệu: Sách Việt văn, ngoại văn, luận văn, luận án, báo, tạp chí,…
a) Cán bộ phụ trách phòng đọc
Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về các mảng hoạt động phục vụ của Phòng Đọc
- Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc
- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của Phòng Đọc
- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng
Quyền hạn:
- Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Đọc
- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của của Phòng Đọc
- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động phục vụ đọc b) Cán bộ phòng đọc
Trách nhiệm:
- Phục vụ độc giả đọc và tham khảo tài liệu tại Phòng Đọc
- Tổ chức, sắp xếp và ổn định tài liệu
Quyền hạn:
- Xử lý những vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Đọc
- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác
- Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác
Trang 112.2.3 Phòng mượn
Phục vụ cho bạn đọc mượn sách tham khảo và giáo trình về nhà
a) Cán bộ phụ trách phòng mượn
Trách nhiệm:
- Chịu trách nhiệm trước Phó Trưởng Thư viện phụ trách phục vụ về các mảng hoạt động phục vụ mượn trả tài liệu của thư viện
- Quản lý, tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn
- Nắm bắt, đề xuất và tổ chức thực hiện hướng phát triển của hoạt động mượn trả tài liệu
- Chịu trách nhiệm quản lý tài sản, tư liệu trong phạm vi của Phòng
Quyền hạn:
- Tổ chức, phân công và điều hành công việc của Phòng Mượn
- Nghiên cứu, đề xuất và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của Phòng Mượn
- Trực tiếp giải quyết những vấn đề có liên quan đến hoạt động mượn trả tài liệu của thư viện trong phạm vi Phòng Mượn
b) Cán bộ phòng mượn
Trách nhiệm:
- Phục vụ mượn tài liệu tham khảo và giáo trình
- Nhận trả tài liệu
- Ổn định kho tư liệu
- Gia cố, bảo quản tài liệu cũ
Quyền hạn:
- Xử lý những công việc và vi phạm kỷ luật trong phạm vi Phòng Mượn
- Thu thập nhu cầu, nghiên cứu đề xuất hướng phát triển mảng công tác của phòng
Trang 122.2.4 Phòng học liệu điện tử:
- Giao tiếp, nắm bắt nhu cầu người dùng tin và cung cấp thông tin theo yêu cầu và gia hạn tái cấp quyền sử dụng thẻ thư viện,…
- Cán bộ phòng dịch vụ thông tin:
Trách nhiệm:
- Cung cấp thông tin và xử lý thông tin theo yêu cầu của bạn đọc
- Theo dõi, xử lý và cập nhật thông tin bạn đọc
Quyền hạn:
- Thu thập, điều tra nhu cầu thông tin và đề xuất hướng thực hiện nhằm cải tiến, nâng cao chất lượng công tác
II NỘI DUNG THỰC TẬP
Nhằm giúp cho chúng em có thể vận dụng tốt các kiến thức đã được học
và để phù hợp với đặc thù của thư viện, trong thời gian 7 tuần thực tập nhóm chúng em đã được phân công công việc cụ thể như sau: chúng em được tách thành nhiều nhóm nhỏ lần lượt thực tập dưới sự hướng dẫn của các thầy cô, anh chị tại các phòng ban của thư viện:
1 Phòng đọc
2 Phòng mượn
3 Phòng nghiệp vụ
4 Phòng học liệu điện tủ
5 Phòng giữ cặp
6 Phòng đọc cộng đồng
Công việc cụ thể tại các phòng ban:
1 Phòng đọc
- Nắm cách tổ chức kho trong phòng đọc:
o Khu vực sách Việt văn
o Khu vực sách ngoại văn (gồm sách tiếng Anh, tiếng Đức, tiếng Pháp…), tài liệu nghiên cứu khoa học
Trang 13o Khu vực tài liệu tra cứu
o Khu vực luận văn, luận án, NCKH
o Khu vực báo, tạp chí
- Nắm cách quản lí bạn đọc ra vào phòng đọc:
o Quét và giữ thẻ sinh viên khi bạn đọc đi vào
o Để ý tác phong bạn đọc đúng nội quy thư viện
o Nhắc nhở bạn đọc khi hết giờ
o Trả thẻ, quan sát xem bạn đọc có cầm sách trong phòng ra hay không
o Xử phạt nếu bạn đọc vi phạm nội quy
- Tìm hiểu cách cho bạn đọc mượn tài liệu ra ngoài photo, bán giáo trình cho sinh viên mua để đền cho thư viện
- Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu
- Sắp xếp lại báo, tạp chí
- Bấm báo mới trong ngày
2 Phòng mượn
- Nắm cách tổ chức kho trong phòng mượn:
o Khu vực giáo trình
o Khu vực tài liệu tham khảo
- Hướng dẫn bạn đọc tìm tài liệu
- Tìm hiểu quy trình mượn/trả tài liệu
- Sắp xếp tài liệu đúng khu vực
3 Phòng nghiệp vụ
- Kiểm tra tài liệu mới nhập về
- Đóng dấu, dán nhãn, dán mã vạch tài liệu
- Biên mục mô tả, phân loại tài liệu: sách, luận văn, luận án
- Bảo quản tài liệu: sách, giáo trình bị hư hỏng nh
