Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu
Khái niệm, đặc điểm, phân loại và tính giá vật liệu 9
1.2.1 Khái niệm và đặc điểm vật liệu
Vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh, là những đối tượng lao động được sử dụng dưới dạng vật hoá Chúng không chỉ tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất mà còn ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng sản phẩm cuối cùng.
Tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh cụ thể, toàn bộ giá trị nguyên vật liệu sẽ được chuyển giao hoàn toàn vào chi phí sản xuất trong kỳ.
Khi tham gia hoạt động sản xuất vật liệu bị biến dạng hoặc tiêu hao hoàn toàn.
Vật liệu trong doanh nghiệp xây dựng được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, góp vốn liên doanh và đóng góp từ các thành viên trong công ty Đây không chỉ là đối tượng lao động mà còn là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, góp phần cấu thành thực thể sản phẩm Vì vậy, vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp xây lắp rất phong phú, đa dạng về chủng loại và phức tạp về mặt kỹ thuật.
Vật liệu trong doanh nghiệp rất đa dạng về loại hình, giá trị, công dụng và nguồn gốc Để tối ưu hóa quản lý, sử dụng và hạch toán, việc phân loại vật liệu là cần thiết.
+Căn cứ vào vai trò và tác dụng vật liệu đ•ợc chia thành các loại sau:
Nguyên, vật liệu chính là những thành phần cơ bản tạo nên sản phẩm sau quá trình gia công chế biến Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, loại vật liệu chính sẽ có sự khác biệt, phản ánh đặc trưng và nhu cầu sản xuất của từng lĩnh vực.
Vật liệu phụ là những thành phần hỗ trợ trong quá trình sản xuất, được kết hợp với vật liệu chính nhằm thay đổi màu sắc, hình dáng và mùi vị của sản phẩm Chúng cũng đóng vai trò quan trọng trong quản lý sản xuất và bao bì, ví dụ như thuốc nhuộm, hương liệu và xà phòng.
-Nhiên liệu : là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt l•ợng trong quá trình sản xuất kinh doanh nh•: than, củi, xăng dầu, hơi, khí đốt…
-Phụ tùng thay thế : là các chi tiết phụ tùng dùng để thay thế sửa chữa máy móc, thiết bị, phơng tiện vận tải…
Vật liệu và thiết bị xây dựng công trình bao gồm các loại vật liệu và thiết bị cần thiết cho quá trình xây dựng, như vật liệu lắp ráp, vật liệu kết cấu, công cụ và khí cụ Doanh nghiệp mua sắm những vật liệu và thiết bị này để phục vụ cho các dự án xây dựng, đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc.
Phế liệu là những vật liệu thu được từ quá trình sản xuất hoặc thanh lý tài sản, bao gồm các loại như phôi bào, vải vụn, sắt và nhiều nguyên liệu khác có thể sử dụng hoặc bán ra ngoài.
-Vật liệu khác : bao gồm các loại vật liệu còn lại ch•a kể trên nh• bao bì, vật đóng gói,…
Trong cách phân loại này cần l•u ý rằng có những loại vật liệu ở doanh nghiệp này là vật liệu chính nh•ng ở doanh nghiệp khác lại là vật liệu phụ.
Tính giá vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc hạch toán chính xác tài sản và chi phí sản xuất kinh doanh Quá trình này sử dụng thước đo tiền tệ để thể hiện giá trị thực tế của vật liệu, phản ánh toàn bộ số tiền đã chi để mua nguyên liệu đó.
Tính giá vật liệu phụ thuộc vào ph•ơng pháp hạch toán là kê khai th•ờng xuyên hay kiểm kê định kỳ.
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, kế toán chỉ ghi nhận các nghiệp vụ nhập vật liệu, trong khi số liệu xuất được tính toán vào cuối kỳ dựa trên kết quả kiểm kê cuối kỳ.
Giá trị vật liệu Giá trị VL tồn Giá trị vật liệu Giá trị vật liệu xuất trong kỳ = đầu kỳ + nhập trong kỳ - tồn cuối kỳ
Theo quy định hiện hành, các doanh nghiệp xây lắp phải thực hiện hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên Phương pháp này cho phép cập nhật và theo dõi các nghiệp vụ nhập xuất một cách liên tục, từ đó phản ánh kịp thời tình hình biến động tăng giảm của vật liệu.
Tính giá VL nhập kho
Kế toán nhập, xuất và tồn kho vật liệu trên tài khoản 152 phải tuân thủ nguyên tắc giá gốc theo chuẩn mực số 02 về hàng tồn kho Giá gốc được xác định dựa trên từng nguồn nhập cụ thể.
Vật liệu được nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, và nhận góp vốn liên doanh Giá ghi sổ của các loại vật liệu này là giá thực tế.
Giá thực tế Giá thực tế Chi phí liên quan Các khoản giảm vật liệu mua = ghi trên +
( vËn chuyÓn, bèc dì - trừ, trả lại ngoàinhập kho hoá đơn GTGT thuế không hoàn lại) thuế khấu trừ
Vật liệu thuê ngoài gia công
Giá thực tế vật liệu Giá VL xuất thuê Chi phí
Các loại thuếthuê ngoài gia công = ngoài gia công + gia công
+ không đ•ợc chế biến nhập kho chế biến hoàn thiện hoàn lại( nếu có)
+ Chi phí liên quan Thuế GTGT (vËn chuyÓn, bèc dì…)- khÊu trõ
Giá thực tế vật liệu sản xuất nhập kho là giá thành sản xuất thực tế của vât liệu đợc doanh nghiệp sản xuất, kiểm nghiệm, nhập kho…
Giá thực tế nhập kho được xác định bằng giá thoả thuận giữa các bên, cụ thể là tổng giá thanh toán ghi trên hợp đồng GTGT do bên tham gia liên doanh lập, cộng với chi phí tiếp nhận mà doanh nghiệp phải chi trả.
Tính giá vật liệu xuất kho
Trong kế toán vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, có nhiều phương pháp tính giá vật liệu xuất kho, bao gồm phương pháp giá đơn vị bình quân, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước, phương pháp trực tiếp và giá hạch toán Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp tính giá hợp lý dựa trên yêu cầu quản lý và trình độ kế toán viên Đặc biệt, việc sử dụng các phương pháp này phải đảm bảo tính nhất quán trong hạch toán, và nếu có thay đổi phương pháp, cần phải giải thích rõ ràng.
Ph•ơng pháp giá đơn vị bình quân
Giá thực tế Số l•ợng từng loại Giá đơn vị Từng loại xuất kho
Trong đó giá đơn vị bình quân đ•ợc tính theo một trong 3 cách sau: Giá đơn vị Giá thực tế từng loại
Bình quân tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ
Cả kỳ dự trữ L•ợng thực tế từng loại Tồn đầu kỳ và nhËp trong kú
Giá đơn vị Giá thực tế từng loại tồn kho đầu kú
Bình quân ( hoặc cuối kỳ tr•ớc)
Cuối kỳ tr•ớc L•ợng thực tế từng loại tồn kho đầu kỳ ( hoặc cuối kỳ tr•íc)
Giá đơn vị Giá thực tế từng loại tồn kho
Bình quân sau mỗi lần nhập
Sau mỗi lần nhập = L•ợng thực tế từng loại tồn kho
Ph•ơng pháp nhập tr•ớc xuất tr•ớc (FIFO)
Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phÇn Sông Đà Thăng Long
Tổng quan về công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long 27
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Công ty Cổ phần Sông Đà Thăng Long được thành lập từ việc chuyển đổi chi nhánh của doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần, theo quyết định số 43 CT/QĐ-HĐTV ban hành ngày 25 tháng 10 năm 2006.
Chi nhánh công ty TNHH nhà nước một thành viên Sông Đà 1 tại Hà Nội là một đơn vị thành viên của công ty TNHH nhà nước một thành viên Sông Đà 1, có tiền thân là đội xây dựng thuộc công ty thủy điện Thác Bà Năm 1973, đơn vị này được đổi tên thành xí nghiệp xây dựng số 1 và được nâng cấp thành công ty vào năm 1989 Đến năm 1995, theo nghị định của Hội đồng Bộ Trưởng, công ty được thành lập lại với tên gọi Công ty Sông Đà 1 thuộc tổng công ty Sông Đà Năm 2005, công ty Sông Đà 1 chuyển đổi thành công ty TNHH nhà nước một thành viên Sau hơn 30 năm phát triển, Tổng giám đốc công ty đã quyết định thành lập chi nhánh tại Hà Nội, và hiện tại chi nhánh này đã được chuyển đổi thành công ty cổ phần mang tên Công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long.
Việc thành lập công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long với sự góp vốn của công ty Sông Đà 1 đã thu hút nhiều nguồn vốn đầu tư, tận dụng sức mạnh trí tuệ của cá nhân và tập thể Công ty hướng tới phát triển bền vững trong các lĩnh vực đa ngành, đặc biệt chú trọng vào đầu tư kinh doanh bất động sản và sản xuất công nghiệp.
-Đầu t• xây dựng kinh doanh nhà
-Sản xuất kinh doanh các sản phẩm công nghiệp.
-Xây dựng các công trình công nghiệp, đ•ờng dây trạm biến thế điện, các công trình dân dụng giao thông, thuỷ lợi, thuỷ điện sả n.
-Khoan nổ mìn, khai thác mỏ lộ thiên, khai thác và chế biến khoáng
-Trang trí nội, ngoại thất
-Sản xuất bê tông th•ơng phẩm và kết cấu kiện bê tông
-Sản xuất và kinh doanh xuất nhập khẩu vật t•, vật liệu xây dựng, thiết bị máy móc xây dựng.
-T• vấn đầu t• xây dựng chuyển giao công nghệ
Công ty có tên giao dịch bằng tiếng Việt là: công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long.
Tên giao dịch bằng tiếng Anh là: Song Da Thang Long Joint stock Company.
Tên viết tắt là SDT.JSC
Trụ sở chính của công ty tại toà nhà Sông Đà cầu giấy số 18/165, ph•ờng Dịch Vọng quận Cầu Giấy TP Hà Nội.
Vốn điều lệ của công ty là 25 tỷ đồng, trong đó cổ đông sáng lập đóng góp 65%, còn lại 35% do các cá nhân khác góp.
Sau khi cổ phần hoá, Công ty đã đối mặt với nhiều thách thức trong quản lý và điều hành, bao gồm vấn đề lương bổng và quyền lợi của người lao động Tuy nhiên, nhờ sự nỗ lực của tập thể lãnh đạo và tinh thần “Sông Đà”, cán bộ công nhân viên đã dần nhận thức rõ về cổ phần hoá, tạo tâm lý ổn định trong công việc Công ty đã triển khai đầy đủ các chức năng ngành nghề được cấp phép, tận dụng các hoạt động kinh doanh ngắn hạn hiệu quả để tạo nguồn cho các hoạt động lâu dài Đội ngũ cán bộ cũ với kinh nghiệm và trình độ quản lý đã nhanh chóng thích ứng với thị trường Đồng thời, công ty liên tục đầu tư, cải tiến hệ thống máy móc và nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ kỹ thuật, dẫn đến việc thắng thầu nhiều công trình lớn, mang lại lợi nhuận cao và góp phần vào sự phát triển chung của Tổng công ty Công ty cũng đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu giao, đóng góp đầy đủ nghĩa vụ cho ngân sách nhà nước, nâng cao đời sống tinh thần và vật chất của toàn thể cán bộ công nhân viên.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh
Mô hình tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh được tối ưu hóa theo hướng gọn nhẹ và khoa học, nhằm nâng cao tính chuyên môn hóa và hiệu quả làm việc của các phòng ban Bộ máy quản lý của công ty được thiết kế theo cấu trúc Đại Hội đồng cổ đông.
Tổng giám đốc điều hành
Phó tổng giám đốc kỹ thuật Phó tổng giám đóc kinh tế Phó tổng giám đốc thi công
Phòng TCHC Phòng TCKT Phòng KTKH Phòng dự án đầu t• Đội xây dựng X•ởng cửa uPVC
Ban quản lý dự án CT Văn Khê- Hà Đông
Sơ đồ 2.1.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long
Mô hình quản lý điều hành và tổ chức sản xuất của Công ty được xác định bởi Đại hội đồng cổ đông, cơ quan quyết định cao nhất Đại hội đồng cổ đông thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền thông qua hình thức biểu quyết tại cuộc họp, yêu cầu sự tán thành của ít nhất 65% tổng số vốn điều lệ của công ty Đồng thời, cơ quan này cũng có nhiệm vụ kiểm soát hoạt động của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý cao nhất của công ty, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của công ty, ngoại trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông Nhiệm vụ của Hội đồng quản trị bao gồm việc xác định chiến lược phát triển, giải pháp mở rộng thị trường, triệu tập cuộc họp Đại hội đồng cổ đông, thực hiện hợp đồng kinh tế, và quản lý cơ cấu tổ chức nội bộ Các quyết định của Hội đồng quản trị được thông qua thông qua biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản Hiện tại, Hội đồng quản trị của công ty có 5 thành viên.
- Công TNHH Sông Đà 1: 01 (một) thành viên;
- Nhóm thể nhân phong phú: 01 (một) thành viên;
- Nhóm thể nhân CTy CP Sông Đà 6: 01 (một) thành viên;
-Nhóm thể nhân CTy THHH Sông Đà 1: 01 (một) thành viên;
-Thể nhân Ông Nguyễn Trí Dũng: 01 (một) thành viên;
Ban kiểm soát, được bầu ra từ đại hội cổ đông, có nhiệm vụ đảm bảo tính trung thực, hợp lý và hợp pháp trong quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty Họ cũng chịu trách nhiệm kiểm tra việc ghi chép, lưu giữ chứng từ sổ sách kế toán và báo cáo tài chính.
Tổng giám đốc điều hành được bổ nhiệm bởi Hội đồng quản trị, có trách nhiệm điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của công ty Là người đại diện theo pháp luật, tổng giám đốc phải tổ chức thực hiện các quyết định và kế hoạch của Hội đồng quản trị, đồng thời báo cáo thường xuyên về tình hình và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Các phó tổng giám đốc : Là những ng•ời giúp việc cho
Tổng giám đốc, các phó Tổng giám đốc do Tổng giám đốc đề nghị và Hội đồng quản trị bổ nhiệm.
Các phòng ban chức năng, các đơn vị sản xuất :
Các phòng ban chức năng trong các đơn vị sản xuất đảm nhận nhiệm vụ cụ thể, với từng phòng và đơn vị có vai trò rõ ràng Các trưởng phòng và giám đốc đơn vị do Tổng giám đốc bổ nhiệm và miễn nhiệm, nhưng trước đó cần có sự phê duyệt bằng văn bản từ Hội đồng quản trị Bên cạnh đó, các phó phòng và phó giám đốc cũng do Tổng giám đốc quyết định, cùng với đội trưởng sản xuất Biên chế của từng phòng được Tổng giám đốc xác định dựa trên phân cấp.
Phòng Tổ chức – Hành chính có nhiệm vụ quản lý theo chức năng đã được Tổng giám đốc phê duyệt, bao gồm công tác tổ chức đào tạo, sắp xếp nhân lực, quản lý tiền lương, chế độ chính sách, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT) cho người lao động, cũng như công tác quản trị, hành chính đời sống và văn hóa.
Phòng Dự án đầu tư chịu trách nhiệm quản lý theo chức năng và nhiệm vụ được Tổng giám đốc phê duyệt, bao gồm lập dự án đầu tư, chuẩn bị đầu tư và tiếp thị đấu thầu Phòng cũng hỗ trợ Tổng giám đốc trong việc nghiên cứu các dự án đầu tư và hoạt động tiếp thị đấu thầu hiệu quả.
Phòng Kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý theo chức năng đã được Tổng Giám đốc phê duyệt, bao gồm quản lý kỹ thuật công nghệ, bảo hộ lao động và an toàn vệ sinh Phòng hỗ trợ Tổng Giám đốc trong việc xây dựng mục tiêu tiến độ, biện pháp thi công, quản lý chất lượng, quản lý xe máy thiết bị, cũng như phát triển sáng kiến cải tiến kỹ thuật và ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào sản xuất thực tế.
Phòng Kinh tế - Kế hoạch chịu trách nhiệm quản lý theo chức năng đã được Tổng giám đốc phê duyệt, bao gồm công tác kinh tế, lập kế hoạch, quản lý hợp đồng kinh tế, giám sát thực hiện đầu tư xây dựng cơ bản và quản lý vật tư Đồng thời, phòng cũng xây dựng và tham mưu cho Tổng giám đốc về quy định phân cấp quản lý và các quy chế quản lý kinh tế trong công ty.
Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán 33 1 Đặ
2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Phòng tài chính kế toán của Công ty có trách nhiệm hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thu thập và xử lý chứng từ từ các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng Để thực hiện hiệu quả các chức năng này, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo một sơ đồ cụ thể.
Sơ đồ 2.2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty CP Sông Đà Thăng Long
Từ sơ đồ trên cho thấy, Phòng kế toán của công ty gồm:
Kế toán trưởng, phó kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán ngân hàng, kế toán tạm ứng, kế toán tiền lương và BHXH, kế toán vật tư và TSCĐ, kế toán thuế, kế toán Nhật ký chung, và thủ quỹ là những vị trí quan trọng trong bộ phận kế toán Mỗi kế toán đảm nhận những nhiệm vụ và chức năng riêng biệt, góp phần vào sự quản lý tài chính hiệu quả của doanh nghiệp.
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ Tổng giám đốc giám sát tài chính cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Họ tổ chức và hướng dẫn thực hiện các quy định về kế toán và thống kê, đồng thời chỉ đạo trực tiếp hoạt động của Phòng Tài chính – Kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong các giao dịch tài chính.
Phó kế toán trưởng hỗ trợ tổng giám đốc và kế toán trưởng trong việc phân tích và tổng hợp tài chính của đơn vị, đồng thời điều hành và giám sát các hoạt động kế toán để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong công tác tài chính.
Kế toán tổng hợp : tổng hợp số liệu, lập báo cáo quyết toán toàn đơn vị.
Kế toán tạm ứng : lập phiếu thu, chi theo dõi công nợ nội bộ, bên ngoài và việc tạm ứng, hoàn trả tạm ứng.
Kế toán ngân hàng : phụ trách công tác ngân hàng.
Kế toán tiền l•ơng và BHXH : phụ trách tiền l•ơng và
Kế toán vật t• và TSCĐ : phụ trách về tình hình tăng giảm vật t• và tài sản trong đơn vị.
Kế toán thuế : làm nhiệm vụ theo dõi việc nộp thuế và thực hiện nghĩa vụ của công ty với nhà n•ớc.
Kế toán nhật ký chung là quá trình hàng ngày thu thập số liệu để ghi chép vào sổ nhật ký chung, từ đó chuyển đổi thành sổ cái Vào cuối tháng và cuối quý, kế toán sẽ tổng hợp thông tin để lập báo cáo tài chính.
Thủ quỹ : giữ tiền mặt của công ty, hàng ngày lập bảng kê giao nhận chứng từ, xác nhận số tiền tồn quỹ cuối ngày.
Kế toán cho các đơn vị trực thuộc như đội xây dựng và xưởng sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc tổng hợp toàn bộ chi phí phát sinh tại các công trình Đồng thời, kế toán cũng theo dõi và quản lý tiền lương cho công nhân làm việc tại các dự án này.
Công ty áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, quy định về chế độ kế toán doanh nghiệp, cùng với quyết định 1864/1998/QĐ-BTC về chế độ kế toán cho các doanh nghiệp xây lắp.
-Niên độ kế toán: Bắt đầu từ 1/1 kết thúc 31/12
Trong ghi chép kế toán, đơn vị sử dụng là đồng Việt Nam Đối với việc thu chi ngoại tệ, nguyên tắc và phương pháp chuyển đổi từ các đồng tiền khác được thực hiện theo tỷ giá thực tế.
Hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng theo chế độ kế toán hiện hành cho tất cả doanh nghiệp theo quyết định số 15/QĐ/BTC, cùng với các chuẩn mực kế toán Việt Nam Tổng công ty đã hướng dẫn và cụ thể hóa việc mở một số tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh trong ngành xây lắp.
2.2.2 Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toán
Kế toán là công cụ thiết yếu trong quản lý kinh tế, thực hiện việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản cũng như các hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị Nó cũng đảm bảo giám sát và kiểm tra toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính Để phù hợp với đặc điểm tổ chức, quy mô và ngành nghề, công ty áp dụng hình thức kế toán "Nhật ký chung".
Chứng từ gốc liên quan đến vật liệu
Báo cáo quỹ hàng ngày Sổ thẻ kế toán chi tiết vật liệu NhËt ký chung
Bảng tổng hợp nhập- xuất-tồn vật liệu
Bảng cân đối số phát sinh
Bảng cân đối kế toán và các BCTC khác
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng hoặc định kỳ
Sơ đồ 2.2.2: Sơ đồ kế toán nguyên vật liệu theo hình thức nhật ký chung tại công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc liên quan đến nhập xuất vật liệu như PNK, PXK và HĐ mua hàng, cần kiểm tra và ghi chép chi tiết vào sổ và thẻ kế toán liên quan, bao gồm sổ chi tiết phải trả người bán và sổ chi tiết các khoản tạm ứng Đồng thời, cần phản ánh báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày và ghi vào sổ nhật ký chung Dựa trên số liệu từ sổ nhật ký chung, thực hiện ghi vào sổ cái tài khoản có liên quan.
Vào cuối tháng, quý hoặc năm, cần tổng hợp số liệu từ sổ kế toán chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn Sau khi cộng số liệu trên các sổ cái TK152, chúng ta sẽ lập bảng cân đối số phát sinh và bản chi tiết số phát sinh Tiếp theo, cần đối chiếu số liệu tổng hợp trên sổ cái với bảng tổng hợp để hoàn thiện các báo cáo tài chính Theo nguyên tắc, tổng phát sinh nợ và phát sinh có trên bảng cân đối kế toán phải bằng tổng số phát sinh bên nợ và bên có của nhật ký chung trong cùng kỳ.
Công ty sử dụng phần mềm kế toán ACCOUNTING SYSTEM của UNESCO, mang lại lợi ích trong việc thu thập thông tin nhanh chóng và kịp thời, đồng thời đảm bảo sự thống nhất trong quản lý công tác kế toán, đặc biệt là kế toán vật liệu Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính giá vật liệu xuất kho theo giá đơn vị bình quân tại thời điểm Khâu quan trọng nhất trong hạch toán kế toán trên máy là thu thập, xử lý, phân loại chứng từ và định khoản kế toán.
Mỗi ngày, kế toán nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra, liên quan đến tài khoản 152 Đối với phiếu nhập kho, kế toán sẽ nhấn vào biểu tượng nhập hàng trên phần mềm và điền các thông tin cần thiết về hàng hóa Tương tự, khi xuất hàng, kế toán chọn biểu tượng xuất hàng và điền thông tin phù hợp với lô hàng xuất Giá xuất kho sẽ được hệ thống tự động tính toán theo phương pháp bình quân tại thời điểm xuất.
Công ty Sông Đà Thăng Long đang sử dụng phần mềm kế toán máy được cài đặt theo các chế độ kế toán quy định cho tất cả doanh nghiệp, phù hợp với quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006.
Thực trạng kế toán tổng hợp vật liệu tại công ty CP Sông Đà Th¨ng Long
CP Sông Đà Thăng Long
Công ty sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho, nhằm phản ánh chính xác tình hình nhập xuất vật liệu Để thực hiện điều này, kế toán áp dụng các tài khoản phù hợp.
TK 152 phản ánh tình hình hiện tại và sự biến động của vật liệu, bao gồm cả tăng giảm Nội dung được mở rộng theo từng loại, nhóm và thứ, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán.
TK15201: Xi m¨ng TK15211: Gạch
TK 15216: Thép cửa nhựa mới….
Bên nợ: phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ ( mua ngoài, tự sản xuất…)
Bên có: phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm nguyên vật liệu trong kỳ theo giá thực tế ( xuất dùng, xuất bán, thiếu hụt…)
D• nợ: giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho.
Sông Đà Thăng Long là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, do đó cần quản lý một lượng lớn nguyên vật liệu Kế toán thực hiện việc mở sổ danh điểm và các tài khoản cấp 2, cấp 3, gán mã số riêng cho từng loại vật liệu Nhờ vậy, tất cả các loại nguyên vật liệu đều được ghi nhận vào tài khoản 152.
Ngoài ra còn có các TK liên quan là: TK331, TK 141, TK621, TK627, TK641, TK642, TK133,…
Kế toán tổng hợp vật liệu là một phần quan trọng trong quy trình kế toán máy, trong đó áp dụng phương pháp tính giá đơn vị bình quân tại thời điểm để xác định giá trị vật liệu khi xuất kho.
2.4.1 Kế toán các nghiệp vụ biến động tăng vật liệu tại công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long
* Mua hàng ch•a trả tiền cho ng•ời bán
Vật liệu của công ty chủ yếu là mua ngoài, theo số liệu nhập vật t• ở nghiệp vụ 1( phần ví dụ 1) ta nhập định khoản vào máy:
Có TK 331(3316)- công ty CP Vinh Hằng:
Trên giao diện màn hình nền ta vào menu nhập chứng từ, chọn ô nhập vật t• sau đó điền các thông tin liên quan :
-Tại ô số hiệu CT nhập: PN04-Huế
-Tại ô ngày nhập CT nhập: 30/1/2007
-Tại ô ngày ghi sổ nhập: 30/1/07
-Tại ô diễn giải nhập: Nguyễn Thị S•ơng công trình Huế nhập vật t• của công ty CP Minh Hằng theo HD 7746 ngày 7/1/07.
-Tại ô mã vật t•: (Nhập theo từng loại sắt) Sắt phi 6LD
-Tại ô phát sinh nợ nhập: số l•ợng là 5118 kg, đơn giá 8.000 Sắt phi 8LD
-Tại ô phát sinh nợ nhập: số l•ợng là 4338,3kg; đơn giá 8.000 Sắt phi 20
-Tại ô phát sinh nợ nhập: số l•ợng 31.679,12 kg; đơn giá 7.904,762
-Tại ô phát sinh có ta nhập: TK331(331116-công ty CP Vinh Hằng).
Các thông tin liên quan đến nghiệp vụ nhập vật liệu đ•ợc thể hiện qua giao diện 1:
* Mua vật t• thanh toán ngay bằng tiền mặt.
Trong Nghiệp vụ 4, chúng ta thực hiện việc nhập dữ liệu liên quan đến việc mua kính an toàn 10.38mm từ công ty TNHH Long Thành vào máy, tương tự như các quy trình đã thực hiện trước đó, theo định khoản đã được quy định.
* Mua vật t• bằng tiền tạm ứng
Trần Thị Uyên, CT Huế, đã thực hiện giao dịch mua vật tư từ công ty cổ phần gạch tuynel Huế theo hợp đồng số 75858 ký ngày 13/1 Số lượng gạch được mua là 1.836 viên với đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 707,6 đồng/viên, thanh toán bằng tiền tạm ứng.
Kế toán nhập liệu vào máy theo định khoản:
Cã TK 141(14108)- CT TTTM HuÕ:
Trước khi thi công các công trình lớn, công ty luôn lựa chọn những nhà cung cấp đáng tin cậy để đảm bảo chất lượng vật liệu Trong quá trình nhập hàng, công ty cam kết không xảy ra tình trạng thừa hoặc thiếu so với hóa đơn, và mỗi lô hàng đều có hóa đơn kèm theo Tuy nhiên, nếu có sự không khớp giữa số hàng nhận và hóa đơn của người bán, hoặc trường hợp hóa đơn đã về nhưng hàng chưa đến, hoặc ngược lại, công ty sẽ thực hiện các định khoản tương tự như đã nêu trong phần 1.4.2 về phương pháp kế toán các nghiệp vụ biến động tăng vật liệu.
2.4.2 Kế toán các nghiệp vụ biến động giảm vật liệu tại công ty Cổ Phần Sông Đà Thăng Long
Công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long hoạt động trong lĩnh vực xây lắp và sản xuất công nghiệp, dẫn đến việc biến động vật liệu thường xuyên Nguyên nhân chính gây giảm vật liệu là do việc sử dụng cho thi công các công trình và sản xuất cửa nhựa UPVC Ngoài ra, còn có trường hợp giảm vật liệu do không sử dụng hết.
1 bán cho các doanh nghiệp khác( tr•ờng hợp này rất ít xảy ra), góp vốn vào công ty khác bằng vật liệu.
Giá vật liệu xuất kho là giá bình quân tại thời điểm tính theo công thức: Giá đơn vị Giá thực tế từng loại tồn kho
B×nh quân = sau mỗi lần nhập
Sau mỗi lần nhập L•ợng thực tế từng loại tồn kho
*Khi xuất vật liệu phục vụ sản xuất kinh doanh.
NV2(VD1) Xuất vật liệu ngày 11/1/07 phục vụ thi công công trình Huế theo phiếu xuất số 03.
Kế toán nhập liệu vào máy theo định khoản:
( Quy trình nhập vào máy đ•ợc trình bày t•ơng tự nh• NV3(VD1) tiÕp the o) NV3 ( VD1): Ngày 12/1/07 xuất xi măng kim đỉnh
20LD bổ xung phiếu xuất ngày 11/1/07 theo yêu cầu cung cấp vật t• của ban chỉ huy công trình Huế.
Kế toán nhập liệu vào máy theo định khoản:
Cã TK 152: 129.043.376 (Tk 15201- Xi m¨ng: 17.500.000
TK 15202- Sắt phi 20LD: 111.543.376) ( Giá đơn vị vật liệu xuất kho máy tự tính theo ph•ơng pháp giá đơn vị bình quân tại thời điểm)
Trên màn hình nền, chọn menu xuất chứng từ để mở giao diện nhập liệu Tại đây, bạn sẽ thấy các ô cần điền như số hiệu CT, ngày ghi sổ, mã nhóm vật tư, mã vật tư và số lượng Hãy nhập dữ liệu liên quan vào các ô này để hoàn tất quá trình xuất chứng từ.
-Tại ô số hiệu CT nhập: PX04-Huế
-Tại ô ngày ghi sổ nhập: 30/1/07
- Tại ô ngày chứng từ: nhập 30/1/07
-Tại ô diễn giải: Hà Văn T•ờng Quang- CT Huế nhận vật t• thi công công trình Huế GĐII tháng 1/2007
Nhập theo từng quy cách vật t•:
-Tại ô Mã nhóm nhập: 15201( xi măng)
-Tại ô Mã vật t• nhập: 010006( XM Kim Đỉnh PVB30);
-Tại ô phát sinh nợ nhập: số l•ợng 25.000kg xi măng
-Sau khi nhập xong xi măng ta nhập đến sắt phi 20LD -Tại ô mã nhóm nhập: 15201( sắt thép)
-Tại ô mã vật t• nhập: 020121( sắt phi 20LD)
-Tại ô phát sinh nợ nhập: Số l•ợng 14.025,96 kg
-Tại ô phát sinh có nhập tài: TK 621(6210102)
Khi nhập hoặc xuất vật tư có hai loại trên một chứng từ, cần ghi các thông tin chung như số hiệu chứng từ và ngày tháng Sau đó, lần lượt nhập mã nhóm, mã vật tư và số lượng cho từng loại Trong trường hợp xuất vật tư, trước tiên chọn mã nhóm và vật tư, ví dụ như số lượng xi măng, rồi mới tiếp tục chọn các thông tin liên quan đến sắt phi 20LD.
Quy trình nhập liệu xuất vật t• đ•ợc thể hiện qua giao diện 2:
NV5( VD 1): Xuất kính theo phiếu xuất số 05 để phục vụ cho sản xuất
Cã TK 152(15216): 24.090.360 Quy trình nhập liệu t•ơng tự trên.
Tr•ờng hợp xuất vật liệu góp vốn liên doanh.
VD3: Ngày 16/1/2007 xuất vật liệu góp cổ phần vào công ty cổ phần
Hà Châu địa chỉ số 165 đ•ờng Hoàng Hoa Thám- Tây Hồ-
Hà Nội cụ thể nh• sau:
Tên vật t• ĐVT Mã số L•ợng Tiền
(Vật t• xuất góp vốn đ•ợc hội đồng kiểm định đánh giá đúng theo giá trị thực xuất) Định khoản:
Nợ TK 223( Cty CP Hà Châu):
Khi đánh giá giá trị vật tư, nếu giá trị này nhỏ hơn giá gốc, chúng ta ghi Nợ vào tài khoản 811 (Chi phí khác) Ngược lại, nếu giá trị vật tư lớn hơn giá gốc, chúng ta ghi Có vào tài khoản 711 (Thu nhập khác).
Tr•ờng hợp vật t• không sử dụng hết đem bán.
Vào ngày 29/3/2007, VD4 đã bán cho cửa hàng nhôm kính Ngọc 8 bộ phụ tùng cửa sổ ngoài cửa đôi, với giá trị mỗi bộ là 370.000 đồng (chưa bao gồm thuế VAT 10%).
350.913đồng/bộ Căn cứ vào các chứng từ gốc ( PXK07-X•ởng cửa, HĐ bán hàng, phiếu thu) kế toán nhập vào máy theo định khoản.
Cã TK 152( 15261): 2.807.303 Doanh thu bán vật t• và thuế đầu ra phải nộp Nợ TK 111(1111): 3.256.000
Cã TK 333(33311) có số liệu là 296.000 Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn nút ghi máy sẽ tự động chuyển dữ liệu vào các bảng kê luỹ kế nhập xuất tồn (biểu 1), sổ nhật ký chung (biểu 2) và sổ chi tiết.
TK 331( biểu3), sổ chi tiết TK141( biểu 4), sổ cái TK 152( biểu 5), sổ cái TK 141( biểu 6)…
Công ty CP Sông Đà Thăng Long Trích Sổ nhật ký chung
MST: 0102093571 Từ tháng 1/2007 đến tháng 3/2007
STT Số CT Ngày CT Ngày Diễn giải Tài PS nợ PS có
1 PN03-Huế 30/1/2007 30/1/2007 Nguyễn Thị S•ơng-CT Huế nhập vật t• của công ty
10.318.000 theo HĐ số 7733 ngày 5/1/07 Nguyên liệu, vật liệu
Thuế GTGT đ•ợc khấu trừ 13311 938.000
Phải trả ng•ời bán 3311
2 PN04-Huế 30/1/2007 30/1/2007 Nguyễn Thị S•ơng-CT Huế nhập vật t• của công ty
342.374.563 theo HĐ số 7746 ngày 7/1/07 Nguyên liệu, vật liệu
Thuế GTGT đ•ợc khấu trừ 133111 16.303.551
Phải trả ng•ời bán 331116
3 PX03-Huế 30/1/2007 30/1/2007 Hà Văn T•ờng Quang nhận vât t• thi công công trình
PP Plaza G§II t1/07 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
4 PX04-Huế 30/1/2007 30/1/2007 Hà Văn T•ờng Quang CTHuế nhận vật t• thi công công trình PP Plaza GĐII T1/07 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nguyên liệu, vật liệu
5 PN89-UPVC 31/1/2007 31/1/2007 Nguyễn Anh Đức-x•ởng cửa nhâp vật t• của công ty
Thành theo HĐ số 1376 ngày 15/1/07 Nguyên liệu, vật liệu
Thuế GTGT đ•ợc khấu trừ 13311 2.409.036
Phải trả ng•ời bán 33118
STT Số CT Ngày CT Ngày Diễn giải Tài PS nợ PS có
31/1/2007 31/1/2007 Phan Thanh Hải nhận vật t• thi công nhà Anh Lâm Sài
Gòn-HĐ 06PP Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nguyên liệu, vật liệu trực tiếp
31/1/2007 31/1/2007 Phan Thanh Hải nhận vật t• thi công cửa mẫu Đào
Tấn T1/07 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Nguyên liệu, vật liệu
31/1/2007 31/1/2007 Nguyễn Thanh Phú nhận vật t• góp vốn vào công ty cổ phần Hà Châu Đầu t• vào công ty liên kết 223
10 PX183- 31/1/2007 31/31/2007 Phan Thanh Hải–x•ởng cửa xuất bán vật t• cho cửa hàng nhôm kính
Giá vốn hàng bán Nguyên liệu, vật liệu
Thuế GTGT đầu ra phải nộp 296.000
11 PC77 30/3/2007 30/3/2007 Phạm Thị Kim Anh phòng TCKT trả lại tiền khách hàng cho vay vèn
455.025.000 ngắn hạn Chi bằng tiền khác
Ng•ời lập biểu Kế toán tr•ởng
Công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long Trích Sổ chi tiết tài khoản
MST: 0102093571 Từ tháng 1/2007 đến tháng 3/2007 331116- Công ty cổ phần Vinh Hằng-Huế
Diễn giải Mã số Đối ứn PS nợ PS có Số d•
CTTT10/01 19/1/2007 19/1/2007 Chuyển tiền gửi NH Kim Mã thanh toán tiền mua vật t• cho Cty CP Vinh Hằng
PN03-Huế 30/1/2007 30/1/2007 Nguyễn Thị S•ơng CT Huế nhập vật t• của công ty cổ phần Vinh Hằng theo HĐ số 7733
PN03-Huế 30/1/2007 30/1/2007 Nguyễn Thị S•ơng CT Huế nhập vật t• của công ty cổ phần Vinh Hằng theo HĐ số 7733
PN04-Huế 30/1/2007 30/1/2007 Nguyễn Thị S•ơng CT Huế nhập vật t• của công ty cổ phần Vinh Hằng theo HĐ số 7746
Vào ngày 30 tháng 1 năm 2007, Nguyễn Thị Sương, Chủ tịch Huế, đã thực hiện việc nhập vật tư từ công ty cổ phần Vinh Hằng theo hợp đồng số 7746, với tổng giá trị là 352.693.600 Tiếp theo, vào ngày 27 tháng 2 năm 2007, bà Sương tiếp tục nhập vật tư từ công ty cổ phần Vinh Hằng theo hợp đồng số 30971.
Vào ngày 27 tháng 2 năm 2007, Nguyễn Thị Sương, Giám đốc Công ty TNHH Huế, đã thực hiện việc nhập vật tư từ Công ty Cổ phần Vinh Hằng theo hợp đồng số 30971, với tổng giá trị 560.000 và 358.852.600 Tiếp theo, vào ngày 14 tháng 3 năm 2007, bà Sương tiếp tục nhập vật tư từ Công ty Cổ phần Vinh Hằng theo hợp đồng số 30997.
PN30-Huế 14/3/2007 14/3/2007 Nguyễn Thị S•ơng CT Huế nhập vật t• của công ty cổ phần Vinh Hằng theo HĐ số 30997
Ng•ời lập biểu Kế toán tr•ởng
Công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long Sổ chi tiết tài khoản
MST: 0102093571 Từ tháng 1/2007 đến tháng 3/2007 14108- Nguyễn Anh TuÊn – CT TTTM HuÕ
Diễn giải Mã số Đối ứn PS nợ PS có Số d•
PC07 9/1/2007 9/1/2007 Nguyễn Anh Tuấn- Ban CHCT Huế tạm ứng tiền thi công 14108 1111 200.000.000 200.000.000
PC26 13/1/2007 13/1/2007 Nguyễn Anh Tuấn –Ban CHCT Huế tạm ứng tiền thi công GĐII
Huế 30/1/2007 30/1/2007 Trần Thị uyên-CTHuế nhập vật t• của công ty cổ phần tuynel Huế theo HĐ số75858 ngày
Huế 30/1/2007 30/1/2007 Trần Thị uyên-CTHuế nhập vật t• của công ty cổ phần tuynel Huế theo HĐ số75858 ngày
PN10-Huế 30/1/2007 30/1/2007 D•ơng Văn Tịnh- CT Huế nhập vật t• của
DNTN Hoà Đức theo hoá đơn số 89363 ngày 15 /
PN10-Huế 30/1/2007 30/1/2007 D•ơng Văn Tịnh- CT Huế nhập vật t• của
DNTN Hoà Đức theo hoá đơn số 89363 ngày 15 /
TT04/01 28/2/2007 28/2/2007 Nguyễn Anh Tuấn thanh toán tiền điện, điện thoại, văn phòng phẩm phục vụ công
TT04/01 30/3/2007 30/3/2007 Nguyễn Anh Tuấn thanh toán tiền điện, điện thoại, văn phòng phẩm phục vụ công
Tổng phát sinh 2.049.881.918 1.157.229.624 Phát sinh luỹ kế 2.049.881.918 1.157.229.624
Ng•ời lập biểu Kế toán tr•ởng
Công ty cổ phần Sông Đà Thăng Long Sổ cái tài khoản
MST: 0102093571 152- Nguyên liệu, vật liệu
Từ tháng 1/2007 đến tháng 3/2007 Số d• đầu kỳ:
GS Diễn giải Đối ứng PS nợ PS có Số d•
PN03-Huế 30/1/2007 30/1/2007 Nguyễn Thị S•ơng CT Huế nhập vật t• của công ty cổ phần Vinh Hằng theo HĐ số 7733 ngày
PN04-Huế 30/1/2007 30/1/2007 Nguyễn Thị S•ơng CT Huế nhập vật t• của công ty cổ phần Vinh Hằng theo HĐ số 7746 ngày
Huế 30/1/2007 30/1/2007 Trần Thị uyên-CTHuế nhập vật t• của công ty cổ phần tuynel Huế theo HĐ số75858 ngày 13/1/07
PN88-UPV 30/1/2007 30/1/2007 Phan Thanh Hải- Xcửa nhập vật t• của cửa hàng nhôm kính Ngọc cảnh theo HĐ số 47559 ngày
PX04-Huế 30/1/2007 30/1/2007 Hà V T•ờng Quang nhận vật t• thi công CT Ppplaza 621 129.043.376 1.259.463.200 PN10-Huế 30/1/2007 30/1/2007 D•ơng Văn Tịnh- CT Huế nhập vật t• của DNTN
Hoà Đức theo hoá đơn số 89363 ngày 15 /1/07
Huế 27/2/2007 27/2/2007 Vũ Văn Nghạnh CT Huế nhập vật t• của Cty CO
Thừa Thiên Huế theo HĐ số 86538 ngày 3/2/2007
30/3/2007 30/3/2007 Phan Thanh Hải nhận vật t• thi công công trình tại Cty CP Sông Đà TL
Tổng phát sinh 3.075.863.097 2.314.358.698 Phát sinh luỹ kế 3.075.863.097 2.314.358.698
