Một số Giải pháp nhằm nâng cao chất lượng quản trị hoạt động XK của Cty XNK với Lào (VILEXIM)

MỤC LỤC Lời mở đầu 1 Chương I 4 những lý luận chung về quản trị xuất khẩu hàng hoá trong các doanh nghiệp (*************) thương mại 4 I. Xuất khẩu hàng hoá và vai trò của hoạt động xuất khẩu trong c

Lời mở đầu

Chúng ta đều biết rằng, hoạt động xuất khẩu có vai trò hết sức quan trọng đối với sự phát triển kinh tế của mỗi quốc gia Đối với Việt Nam, xuất khẩu hàng hoá đang trở thành một vấn đề hết sức cấp thiết cho sự Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá đất nớc, cũng nh góp phần nâng cao đời sống nhân dân Thông qua hoạt động xuất khẩu Việt Nam có thể tận dụng đợc các tiềm năng sẵn có để sản xuất ra các loại hàng hoá phục vụ cho việc trao đổi buôn bán với các quốc gia khác để thu ngoại tê Với ngoại tệ thu đợc tử hoạt động xuất khẩu, chúng ta có thể mua sắm các loại hàng hoá cần thiết từ các nớc trên thế giới nhằm phục vụ cho quá trình Công nghiệp hoá- Hiện đại hoá cũng nh thoả mãn các nhu cầu sinh hoạt của nhân dân Chính vì vậy hoạt động xuất khẩu có vai trò hết sức quan trọng và trong Đại hội Đảng lần thứ VI một lần nữa khẳng định việc sản xuất hàng xuất khẩu là một trong ba chơng trình kinh tế quan trọng trong thời kỳ đổi mới của nớc ta (ba chơng trình đó là: sản xuất lơng thực, sản xuất hàng tiêu dùng và sản xuất hàng xuất khẩu.) Từ đó đến nay, vấn đề sản xuất hàng xuất khẩu cũng nh các hoạt động liên quan đến xuất khẩu hàng hoá ở Việt Nam đang trở thành một vấn đề đợc nhiều ngời quan tâm với mục đích tìm ra các biện pháp hữu hiệu nhất để đa hoạt động xuất khẩu của Việt Nam ngày càng có hiệu quả Bởi vì, thực tiễn hoạt động xuất khẩu của Việt Nam cho thấy bên cạnh một số thành tựu đạt đợc chúng ta cũng đang gặp không ít những khó khăn trong hoạt động này.

Vấn đề đặt ra cho các doanh nghiệp làm thế nào để tiêu thụ sản phẩm một cách hiệu quả nhất vì nó liên quan đến sự sống còn của doanh nghiệp kinh doanh quốc tế Tuy nhiên, đây là công việc hết sức khó khăn trong giai đoạn hiện nay khi mà nền kinh tế thị trờng ngày càng phát triển, những mặt hàng có lợi thế của chúng ta cung đã vợt quá cầu đối với một số mặt hàng đồi hỏi doanh nghiệp phải tìm cho mình các thị trờng mới Khi đã có thị trờng mới doanh nghiệp phải lựa chọn cho mình mặt hang kinh doanh có chất lợng đáp ứng nhu cầu ngời tiêu dùng cộng voí sự chỉ đạo và quản lý tốt để nắm bắt những diễn

biến sôi động của thị trờng, xây dựng cho mình một chiến lợc kinh doanh hợp lý vừa đem lại hiệu quả cho doanh nghệp lại va phù hợp với chính sách chiến l-ợc phát triển chung của đất nớc

Công ty xuất nhập khẩu với Lào - VILEXIM là một doanh nghiệp ngoại thơng nhà nớc có chức năng chính là kinh doanh xuất nhập khẩu tổng hợp các loại hàng hoá Qua thời gian thực tập tại Công ty, với sự hiểu biết của mình cùng với sự giúp đỡ của các thầy cô giáo, các cán bộ trong Công ty và thực tiễn

hoạt động của Công ty tôi đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lợng quản trị hoạt động xuất khẩu của Công ty xuất nhập khẩu với Lào - VILEXIM” Với cơ sở số liệu đợc lấy tại Công ty, phơng

pháp nghiên cứu là dựa trên cơ sở lý luận kết hợp với thực tế, từ đó rút ra những ý kiến nhận xét và đề xuất các giải pháp Nội dung chuyên đề thực tập ngoài phần mở đầu và phần kết luận có kết cấu gồm ba chơng:

Vì trình độ và thời gian có hạn nên bài viết không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế nhất định Tôi mong nhận đợc sự góp ý của các thầy cô giáo, của Công ty VILEXIM và bạn đọc

Cuối cùng tôi xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo và các cán bộ khoa Quản tri doanh nghiệp Trờng đại học Thơng mại , bộ môn Quản trị doanh nghiệp Thơng mại Đặc biệt tôi xin bày tỏ sự biết ơn đến thầy giáo tiến sĩ Trần Hùng, Ngời đã trực tiếp hớng dẫn tôi trong quá trình thực tập và viết chuyên đề thực tập

Tôi xin cảm ơn toàn thể cán bộ công nhân viên của Công ty VILEXIM vì sự giúp đỡ nhiệt tình trong quá trình tôi thực tập tại Công ty và

xin chúc Công ty gặt hái đợc nhiều thành công.

1 Khái niệm và đặc điểm của xuất khẩu hàng hoá.

Từ sự ra đời của hoạt động thơng mại quốc tế có thể nói: Thơng mại quốc tế là quá trình trao đổi hàng hoá giữa các quốc gia khác nhau trên thế giớithông qua các quan hệ mua bán quốc tế Hoạt động thơng mại quốc tế là biểu hiện của hình thức quan hệ xã hội ở phạm vi quốc tế và phản ánh sự phụ thuộc lẫn nhau về kinh tế giữa những ngời sản xuất hàng hoá riêng biệt.

Hoạt động xuất khẩu là một mặt quan trọng của hoạt động thơng mại quốc tế của một quốc gia với phần còn lại của thế giới Nó là quá trình bán những hàng hoá của quốc gia đó cho một hay nhiều quốc gia khác trên thế giới nhằm thu ngoại tệ.

Nh vậy, về bản chất hoạt động xuất khẩu và hoạt động buôn bán trong nớc đều là một qú trình trao đổi hàng hoá( bán hàng), đó là quá trình thực hiệ giá trị hàng hoá của ngời sản xuất hoặc ngời bán Tuy nhiên, về hình thức và phạm vi thì hoạt động xuất khẩu có nhiều đặc điểm khác biệt mà các nhà xuất khẩu cần nhận thấy để có sự vận dụng hợp lý, các đặc điểm đó là:

Thứ nhất, khách hàng trong hoạt động xuất khẩu là ngời nớc ngoài Do đó,

khi muốn phục vụ họ, nhà xuất khẩu không thể áp dụng các biện pháp giống hoàn toàn nh khi chinh phục khách hàng trong nớc Bởi vì, giữa hai loại khách hành này có nhiều điểm khác biệt về ngôn ngữ, lối sống, mức sống, phong tục tập quán và cách thức thoả mãn nhu cầu của khách hàng nớc ngoài để đa ra những hàng hoá phù hợp.

Thứ hai, thị trờng trong kinh doanh xuất khẩu thờng phức tạp và khó tiếp

cận hơn thị trờng kinh doanh trong nớc Bởi vì thị trờng xuất khẩu vợt qua phạm vi biên giới quốc gia nên về mặt địa lý thì nó ở cách xa hơn, phức tạp hơn, có nhiều nhân tố ràng buộc hơn.

Thứ ba, hình thức mua bán trong hoạt động xuất khẩu thờng là mua bán

qua hợp đồng xuất khẩu với khối lợng mua lớn mới có hiệu quả.

Thứ t, các nghiệp vụ liên quan đến hoạt động xuất khẩu nh thanh toán vận

chuyển, ký kết hợp đồng đều phức tạp và chứa đựng nhiều rủi ro Nói tóm lại,…hoạt động xuất khẩu là sự mở rộng quan hệ buôn bán trong nớc ra nớc ngoài, điều này thể hiện sự phức tạp của nó Hoạt động xuất khẩu có thể có thể đem lại hiệu quả cao hơn hoạt động kinh doanh trong nớc nhng cũng chứa đựng nhiều yếu tố rủi ro hơn.

2 Vai trò của hoạt động xuất khẩu trong nền kinh tế thị trờng.

Hoạt động xuất khẩu hàng hoá của một quốc gia đợc thực hiện bởi các đơn vị kinh tế của các quốc gia đó mà phần lớn là thông qua doanh nghiệp ngoại th-ơng Do vây, thực chất của hoạt động xuất khẩu hàng hoá của các quốc gia là hoạt động xuất khẩu hàng hoá của các doanh nghiệp

Hoạt động xuất khẩu không chỉ có vai trò quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân mà còn đối với bản thân các doanh nghiệp tham gia.

2.1 Đối với nền kinh tế quốc dân.

Là một nội dung chính của thơng mại quốc tế và là hoạt động đầu tiên trong hoạt động thơng mại quốc tế, xuất khẩu có vai trò đặc biệt quan trọng trong qúa trình phát triển kinh tế của từng quốc gia cũng nh trên toàn thế giới Nó là một trong những nhân tố cơ bản để thúc đẩy sự tăng trởng và phát triển kinh tế quốc gia:

Thứ nhất, xuất khẩu tạo nguồn vốn lớn chủ yếu cho nhập khẩu, phục vụ

công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc.

ở các nớc phát triển, một trong những vật cản chính đối với sự tăng trởng kinh tế là thiếu tiềm lực về vốn Vì vậy, nguồn vốn huy động từ nớc ngoài đợc coi là nguồn vốn chủ yếu của họ trong quá trình phát triển Nhng mọi cơ hội

đầu t hoặc cơ hội đầu t hoặc vay nợ từ nớc ngoài và quốc tế chỉ tăng lên khi các chủ đầu t và ngời cho vay thấy đợc khả năng xuất khẩu của nớc đó, vì đây là nguồn chính để đảm bảo nớc này có thể trả nợ đợc.

Thứ hai, thúc đẩy quá trình chuyển dịch cơ cấu kinh tế, thúc đẩy sản xuất

phát triển Dới tác động của xuất khẩu, cơ cấu sản xuất và tiêu dùng của thế giới đã, đang và sẽ thay đổi mạnh mẽ hoạt động xuất khẩu làm chuyển dịch cơ cấu kinh tế của quốc gia từ nông nghiệp sang công nghiệp và dịch vụ.

Có hai cách nhìn nhận về tác động của xuất khẩu đối với sản xuất và sự dịch chuyển cơ cấu kinh tế :

- Coi thị trờng là mục tiêu để tổ chức sản xuất và xuất khẩu Quan điểm này tác động tích cực đến chuyển dịch cơ cấu kinh tế, thúc đẩy sản xuất phát triển Cụ thể là:

+ Xuất khẩu tạo điều kiện cho các ngành cùng có cơ hội phát triển.

+ Xuất khẩu tạo điều kiện mở rộng thị trờng sản phẩm, góp phần ổn định sản xuất, tạo ra lợi thế nhờ quy mô.

+ Xuất khẩu tạo điều kiện mở rộng khả năng cung cấp đầu vào cho sản xuất mở rộng khả năng tiêu dùng của một quốc gia Hoạt động thơng mại quốc tế cho phép một nớc có thể tiêu dùng tất cả các mặt hàng với số lợng lớn hơn nhiêù lần so với khả năng sản xuất của quốc gia đó.

+ Xuất khẩu là phơng tiện quan trọng để tạo vốn và thu hút kỹ thuật công nghệ từ các quốc gia phát triển nhằm tạo điều kiện hiện đại hoá nền kinh tế nội địa và tạo năng lực cho sản xuất mới.

+ Xuất khẩu còn có vai trò thúc đẩy chuyên môn hóa, tăng cờng hiệu quả sản xuất của tng quốc gia Khoa học công nghệ ngày càng phát triển thì phân công lao động ngày càng sâu sắc Ngày nay đã có những sản phẩm mà việc chế tạo từng bộ phận đợc thực hiện ở các quốc gia khác nhau Để hoàn thiện đợc những sản phẩm này, ngời ta phải xuất khẩu linh kiện từ nớc này sang nớc khác để lắp ráp sản phẩm hoàn chỉnh Do đó, từng nớc không nhất thiết phải sản xuất ra tất cả các loại hàng hoá của mình cần, mà thông qua xuất khẩu họ có thể tập

trung vào sản xuất một vài loại mà họ có lợi thế, sau đó tiến hành trao đổi lấy những hàng hoá mà mình cần.

- Một cách nhìn khác lại cho rằn, chỉ sản xuất những hàng hoá thừa trong tiêu dùng nội địa Trong trờng hợp nền kinh tế còn lạc hậu và chậm phát triể, sản xuất về cơ bản cha đủ tiêu dùng Nếu chỉ thụ động chờ sự thừa ra của sản xuất thì xuất khẩu chỉ bó hẹp trong phạm vi hẹp và tăng trởng chậm, do đó các ngành sản xuất không có cơ hội phát triển.

Thứ ba, xuất khẩu có tác động tích cực đến giải quyết công ăn việc làm cải

thiện đời sống nhân dân.

Đối với việc giải quyết công ăn việc làm: xuất khẩu thu hút hàng triệu lao động thông qua sản xuất hàng xuất khẩu, tạo thu nhập ổn định cho ngời lao động.

Mặt khác, xuất khẩu tạo ra nguồn ngoại tệ để nhập khẩu hàng hoá đáp ứng nhu cầu hàng ngày phong phú và đa dạng của nhân dân.

Thứ t, xuất khẩu là cơ sở để mở rộng và thúc đẩy các mối quan hệ kinh tế

đối ngoại Xuất khẩu và các mối quan hệ kinh tế đối ngoại có sự tác động qua lại, phụ thuộc lẫn nhau Hoạt động xuất khẩu là một hoạt động cơ bản, là hình thức ban đầu của kinh tế đối ngoại, từ đó thúc đẩy các mối quan hệ khác nh du lịch quốc tê, bảo hiểm quốc tế, tín dụng quốc tế phát triển theo Ng… ợc lại sự phát triển của các ngành này lại tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động xuất khẩu phát triển.

2.2 Đối với doanh nghiệp

Với bất kỳ một doanh nghiệp nàothì công ác tiêu thụ hàng hoá cũng là một hoạt động cần thiết để nhằm kết thúc chu kỳ kinh doanh Nhờ hoạt động tiêu thụ hàng hoá mà doanh nghiệp mới thu hồi vốn kinh doanh để tạo nguồn tài chính, bù đắp đợc chi phí bỏ ra và có lãi để tiếp tục thực hiện và mở rộng hoạt động kinh doanh

Tiêu thụ hàng hoá là hoạt động chủ yếu nhất của doanh nghiệp thơng mại Không có hoạt đông tiêu thụ hàng hoá sẽ không có doanh nghiệp thơng mại.Bởi vậy trong doanh nghiệp thơng mại các hoạt động nh: marketing, hậu cần, tài chính đều là hoạt động mang tính mang tính hỗ trợ và việc đạt mục tiêu nàyđảm bảo cho hoạt đông tiêu thụ đạt đợc mục tiêu đề ra Tiêu thụ hàng hoá là hoạt động tạo ra mối quan hểtực tiếp gi2ã doanh nghiệp thơng mại vàkhách hàng của mình trong và ngoài nớc Do đó thông qua hoạt đông này doanh nghiệp có thể tạo lập đợc uy tín của mình đối với khách hàng trong và ngoài nớc từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh, mở rông thị phần, tăng thế lực kinh doanh của doanh nghiệp trên thơng trờng.

Với các nà quản trị trong doanh nghệp thơng mại, hoạt động tiêu thụ hàng hoá vừa mang tính chất đúng đắn của các quyết định quả trị nh: quyết định về kế hoạch, phơng án tiêu thụ, phơng thức xuất khẩu, quyết định về vốn, nhân lực ) cho chúng ta thấy đợc kết quả mang lại từ các quyết định thông qua doanh số thu về

Vì vậy, có thể nói hoạt đông tiêu thụ hàng hoá giống nh một tấm gơng chiếu dọi mọi hoạt đông kinh doanh của doanh nghiệp, nó phản ảnh đầy đủ những điểm mạnh điểm yếu của doanh nghiệp.

2.3 Một số đặc thù của hoạt động xuất khẩu

Xuất khẩu hàng hoá đợc coi là hoạt đông tiêu thụ hàng hoá ra thị trờng nớc ngoài Việc mở rộng thị trờng tiêu thụ hàng hoá ra thị trờng nớc ngoài góp phần tăng thu ngoại tệ cho doanh nghiệp Đông thời cũng tạo cho sự phát triển hạ tầng cơ sở là một mục tiêu quan trong của chính sách thơng mại Nh vậy có thể khẳng định rằng xuất khẩu hàng hoá là hoạt động bán hàng của doanh nghiệp v-

ợt ra khỏi biên giới quốc gia thông qua hợp đồng kinh tế đã ký kết giữa các doanh nghiệp kinh doanh quốc tế với nhau hay giữa doanh nghiệp kinh doanh quốc tế rong nớc với tổ chức kinh tế chính trị của nớc ngoài hoặc giữa các chính phủ với nhau.

hoạt động xuất khẩu hàng hoácó những đặc điểm riêng biệt so với hoạt động tiêu thụ trong nớc:

- Chịu sự điều chỉnh của nhiều nguồn luật nh điều ớc quóc tế về thơng mại quốc tế, luật các quốc gia có các bạn hàng của doanh nghiệp, tập quán th-ơng mại quốc tế

- Các phong thức giao dịch mua bán trên thị rờngquốc tế rất phong phú đó là giao dịch thông thờng, giao dịch trung gian, buôn bán đối lu

- Mọi hoạt động xuất khẩu phải thông qua hợp đông ngoại thơng bằng các văn bản Phơng thức thanh toán rất đa dạng có thể bằng thanh toán tín dụng chứn từ hay bằng các phơng thứcc khác nh nhờ thu, séc bảo chi séc chuyển khoản Và tiền tệ dùng cho thanh toán thờng là các ngoại tệ mạnh nh USD, FSF, DEM, GBP,

- Điều kiện cơ sở giao hàng có rất nhiều hình thức nh: FOB, CIS, CFR, CFA Ngoài ra, trong kinh doanh quốc tế hoạt động xuất khẩu hàng hoá là hoạt động mà quy mô về thị trờng rất rộng, thủ tục phức tạp, thời gian thực hiện lâu Vì vậy có thể xẩy ra nhiều rủi ro đối với hàng hoá xuất khẩu Để đề phòng rủi ro doanh nghiệp có thể mua bảo hiểmtơng ứng chi phí mua bảo hiểmcó thể do bên bán hoặc bên mua trả tuỳ thuộc vào điều khoản ghi trong hợp đồng

I Nội dung của QUảN TRị hoạt động xuất khẩu HàNG HOá ở CáC DOANH NGHIệP THƯƠNG MạI

1 Khái niệm quản trị và các chức năng của quản trị

a) khái niệm

Tuỳ theo mục đích gnhiên cứuvà tiếp cận mà khái niệm quả trị đợc hiểu theo nhiều cách khác nhau Theo một cách chung nhất quản trị đợc hiểu là tổng hợp các hoạt động khác nhau đợc thực hiện nhằm mục đích đạt đợc mục tiêu đã xác định thông qua sự nỗ lực phấn đáu thực hiện của ngời khác.

b) Chức năng quản trị

Quản trị có bốn chức năng đó là: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát

* Hoạch định: Là việc ra quyết định cho các hoạt động cho tơng lai Nó

bao gồm các hoạt động sau:

- Xác định mục tiêu của doanh nghiệp.

- Xác định chính sách, các chơng trình và các thủ tục cần thiết nhằm đạt ợc mục tiêu đã xác định.

đ Xác định các giai đoạn mà doanh nghiệp phải trải qua trong quá trình tiến tới mục tiêu.

- Xác định các phơng tiện cần thiết và cần phải có để đối tơng quản trị đạt đợc mục tiêu.

Nh vậy, hoạc định đợc hiểu là một quá trình hành đọng trong hiện tại nhng hớng tới tơng lai.

* Tổ chức: Là việc xác định mô hình, phân công lao động, giao nhiệm vụ

cho mỗi thành viên trong nội bộ đối tợng quản trị Nó bao gồm cả việc phân công và giao nhiệm vụ cho mỗi cấp, mỗi thành viên trong doanh nghiệp để họ thực hiện nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả nhất

* Lãnh đạo: Là toàn bộ những hoạt động đợc thực hiện nhằm làm cho đối

tợng quản trị vận động và thực hiện mục tiêu đã xác định, tạo ra bầu sinh khi trong công việc, trong tổ chức Yếu tố tạo ra sinh khí đợc quan tâm là vì nó tồn tại lâu dài, bên lâu là nguồn gốc tạo nên sức mạnh giúp doanh nghiệp tồn tại Lãnh đạo bao gồm các nội dung sau:

- Tìm ra các biệnu pháp kích thích ngời lao đông làm việc với hiệu suất lao động cao.

* Kiểm soát: Là việc kiểm tra giám sát quá trình vận hành đi đến mục

tiêu.Kiểm soát bao gồm việc thiết lập các tiêu chuẩn đo lờng lợng hoá với các tiêu chuẩn đã đạt đợc so sánh kết quả đó với các tiêu chuẩn đã đề ra và tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết trong trờng hợp có sự sai lẹch giữa kết quả đạt đợc với tiêu chuẩn.

Bất kỳ một nhà quản trị nào cũng cần phải thực hiện đầy đủ bốn chức năng trên Giữa các chức năng đó có sự phân biệt tơng đối nhng lại có mối liên hệ qua lại bổ sung, liên hệ và qui định lẫn nhau Trên thực tế, chúng đợc thực hiện đồng thời đan xen quyện chặt với nhau và trở thành công việc thờng xuyên hàng ngày của nhà quản trị.

Để thực hiện đầy đủ bốn chức năng này đòi hỏi nhà quản trị phải có tài năng, khả năng lãnh đạo và cái tài gây hứng thú cho ngời khác sẵn sàng làm công tác của mình Nhiệm vụ của nhà quản trị là phối hợp mục tiêu của các công sự dới quyền và các bộ phận trong tổ chức doanh nghiệp với các mục tiêu chung của doanh nghiệp

2 Nội dung của quản trị xuất khẩu hàng hoá:

Quản trị tiêu thụ hàng hoá nói chung và quản trị hoạt động xuất khẩu hàng hoá nói riêng trong doanh nghiệp có thể hiểu là hoạt động quản trị của những ngời thuộc lực lỡng bán hàng hay những ngời hỗ trợ trực tiếp cho lực lợng bán hàng cho doanh nghiệp.

Quản trị xuất khẩu nhằm mục đích làm thế nào để tiêu thụ hàng hóa ở thị ờng nớc ngoài một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất Từ đó doanh nghiệp thu hồi đợc vốn kinh doanh để tái đầu t cho hoạt động kinh doanh ở qui mô cao hơn với việc sử dụng vốn có hiệu quả.

tr-Trong doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu, quản trị hoạt động xuất khẩu là một vấn đề quan trọng nhất của công tác quản trị kinh doanh Để quản trị xuất khẩu đạt kết quả tốt các nhà quản trị phải tiến hành công việc sau:

2.1 Nghiên cứu thị trờng xuất khẩu

Vấn đề nghiên cứu thị trờng là một việc làm cần thiết đầu tiên đến với bất kỳ một công ty nào muốn tham gia vào thị trờng thế giới Việc nghiên cứu thị trờng tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà kinh doanh nhận ra đợc quy luật vận động của từng loại hàng hoá cụ thể thông qua sự biến đổi nhu cầu, hàng cung ứng giá cả thị trờng Qua đó giúp các nhà kinh doanh giải quyết đợc những vấn đề thực tiễn kinh doanh nh yêu cầu của thị trờng, khả năng tiêu thụ, khả năng cạnh tranh trên thị trờng.

Nghiên cứu thị trờng là quá trình thu thập thông tin, số liệu về thị trờng so sánh, phân tích những thông tin số liệu đó để rút ra kết luận về xu hớng vận động của thị trờng Những kết luận này sẽ giúp cho nhà quản lý đa ra đợc những nhận định đúng đắn để lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch marketing.

Nội dung chính của nghiên cứu thị trờng là xem xét khả năng xâm nhập và mở rộng thị trờng Việc nghiên cứu thị trờng đợc thực hiện theo hai bớc là nghiên cứu khái quát và nghiên cứu chi tiết thị trờng.

- Nghiên cứu khái quát thị trờng cung cấp những thông tin về quy mô, cơ cấu, sự vận động của thị trờng, các yếu tố ảnh hởng đến thị trờng nh môi trờng kinh doanh, các yếu tố ảnh hởng thị trờng nh môi trờng kinh doanh, môi trờng chính trị, luật pháp, khoa học công nghệ, môi trờng văn hoá xã hội, môi trờng sinh thái …

- Nghiên cứu chi tiết thị trờng cho biết những chi tiết thông tin về tập quán mua hàng, những thói quen và những ảnh hởng đến hành vi mua hàng của ngời tiêu dùng Nghiên cứu thị trờng đợc tiến hành theo hai phơng pháp chính: ph-ơng pháp nghiên cứu tại bàn và phơng pháp nghiên cứu tại hiện trờng.

Phơng pháp nghiên cứu tại bàn là phơng pháp nghiên cứu bằng cách thu thập thông tin từ các nguồn tài liệu đã đợc xuất bản công khai và xử lý thông tin đó Phơng pháp nghiên cứu tại hiện trờng là việc thu thập thông tin chủ yếu thông qua tiếp xúc trực tiếp, sau đó tiến hành phân tích các thông tin thu thập đ-ợc Thông thờng nghiên cứu tại hiện trờng bao gồm các công việc sau:

- Phân tích tình hình cung: trớc hết cần nắm sơ tình hình cung, đó là toàn bộ khối lợng hàng hoá đã, đang và có khả năng bán ra trên thị trờng Cần xem xét giá cả trung bình, sự phân bố hàng hoá và tình hình sản phẩm của công ty đang ở giai đoạn nào trên thị trờng, xem xét tính cạnh tranh của mặt hàng đó.

- Phân tích tình hình cung cầu: Từ những thông tinh về hàng hoá đang bán trên thị trờng cần xác định xem những sản phẩm nào có thể thơng mại hoá đợc

Vì vậy cần xác định:

+ Ngời tiêu dùng là ai, tuổi, giới tính, nghề nghiệp.+ Lý do mua hàng của khách hàng.

+ Nhịp điệu mua hàng của khách hàng

+ Ai đó có khả năng trở thành ngời tiêu dùng hàng hoá của công ty+Sản phẩm của công ty liệu có kéo dài đợc chu kỳ sống hay không.

-Phân tích những điều kiện của thị trờng : Phải phân tích cẩn thận tất cả nhng điều kiện mà việc thơng mại hoá sản phẩm của công ty có thể gặp

nh về cơ chế quản lý, về tài chính, kỹ thuật, về con ngời và tâm lý …- Lựa chọn đối tác buôn bán: Để lựa chọn các đối tác buôn bán có hiệu quả nên tìm hiểu các nội dung sau:

+ Quan điểm kinh doanh của đối tác+ Lĩnh vực kinh doanh của đối tác.

+ Khả năng về vốn và cơ sở vật chất của họ+ Uy tín và mối quan hệ trong kinh doanh của họ

+ Những ngời chịu trách nhiệm trong kinh doanh và phạm vi trách nhiệm của họ đối với công ty.

2.2.Lập phơng án kinh doanh:

Trên cơ sở những kết quả thu đợc trong quá trình nghiên cứu tiếp cận thị trờng, đơn vị kinh doanh phải lập phơng án kinh doanh cho mình Phơng án này là kế hoạch hoạt động của đơn vị nhằm đạt đợc những mục tiêu xác định trong kinh doanh Việc xác định phơng án kinh doanh bao gồm:

- Đánh giá tình hình thị trờng và thơng nhân, phác hoạ bức tranh tổng quát về hoạt động kinh doanh, những thuận lợi và khó khăn.

- Lựa chọn mặt hàng, thời cơ điều kiện và phơng thức kinh doanh Sự lựa chọn này phải mang tính thuyết phục trên cơ sở phân tích tình hình có liên quan.

- Đề ra mục tiêu cụ thể nh sẽ bán đợc bao nhiêu hàng, giá bán là bao nhiêu, thâm nhập vào thị trờng nào

- Đề ra biện pháp và công cụ thực tiễn nhằm đạt đợc mục tiêu: Những biện pháp này bao gồm đầu t vào sản xuất, cải tiến mẫu mã bao bì hàng hoá, ký hợp đồng kinh tế, tham gia hội chợ quốc tế, tổ chức quảng cáo, mở rộng mạng lới đại lý, lập chi nhánh ở nớc ngoài…

- Sơ bộ đánh giá hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh tế thông qua các chỉ tiêu cơ bản nh:

+ Chỉ tiêu tỷ suất ngoại tệ+ Chỉ tiêu tỷ suất doanh lợi + Chỉ tiêu thời gian thu hồi vốn+ Điểm hoà vôn

2.3 Lựa chọn hình thức xuất khẩu

Thông thờng ngời ta sử dụng các hình thức xuất khẩu sau:

* Xuất khẩu trực tiếp: Là phơng thức xuất khẩu trong đó ngời mua và ngời

bán có quan hệ trực tiếp với nhau để bàn bạc, thoả thuận về hàng hoá, giá cả và các điều kiện giao dịch khách Ngời xuất khẩu trên cơ sở nghiên cứu kỹ thị tr-ờng nớc ngoài để tính toán đầy đủ chi phí đảm bảo kinh doanh xuất khẩu có lãi, đúng phơng hớng chính sachpháp luật của quốc gia và quốc tế.

*Xuất khẩu uỷ thác: Là hoạt động xuất khẩuhình thành giữa một doanh

nghiệp có nhu cầu xuất khẩu mộyt số loại hàng hoá nhng không có quyền tham gia quan hệ xuất khẩu trực tiếp đã uỷ thác cho một doanh nghiệp khác có chức năng giao dịch thơng mại quốc tế tiến hành xuất khẩu hàng hóa tiến hành theo yêu cầu của mình Bên nhận uỷ thác phải tiến hành đàm phán cho bên nhận uỷ thác và đợc hởng một phần thù lao gọi là phí uỷ thác.

Đặc điểm của hoạt động xuất khẩu này là doanh nghiệp xuất khẩu (nhận uỷ thác) không phải bỏ vốn,không phải xin hạn nghạch (nếu có) , không phải

nghiên cứu thị trờng tiêu thụ hàng hoá mà chỉ đứng ra thay mặt bên uỷ tháckhiếu nại đòi bồi thờng khi có tổn thất về hàng hoá.

*Buôn bán đối lu: Là phơng thức trong đó xuất khẩu kết hợp chặt chẽ với

nhập khẩu, thanh toán trong trờng hợp này không phảo bằng tiền mà bằng hàng hoá, ngời bán đông thời là ngời mua Lợng hàng hoá có giá trị tơng đơng Hoạt động này rất có lợi bởi cùng một hợp đồng có thể tiến hành cùng một lúc hoạt động xuất khảu và nhập khẩu Do đó doanh ngiêp có thể thu lợi từ cả hai hoạt động này Hàng hoá xuất và nhập thờng tơng đơng nhau về giá trị, tính quý hiếm, bạn hàng và ngời mua là một.

*Tái xuất: Đây là hoạt động nhập vào trong nớc nhng không phải tiêu thụ

tại thị trơng nội địa mà để tái xuất sang quốc gia thứ ba nhằm thu đợc chênh lệch giá Những hàng nhập này không đợc qua chế biến ở nớc tái xuất.

Đặc điểm của hoạt động này là luôn luôn thu hút ba nớc: nớc xuất khẩu, ớc tái xuất và nớc nhập khẩu Doanh nghiệp tái xuất phí thanh toán chi phí, ghép nối đợc bạn hàng nhập khẩu và bạn hàng xuất khẩu đảm bảo có thể thu đ-ợc số tiền lớn hơn tổng chi phí đã bỏ ra để tiến hành hoạt động tái xuất Có tr-ờng hợp hàng hoá không chuyển về nớc tái xuất mà chuyển thẳng từ nớc xuất khẩu đến nớc nhập khẩu nhng tiền trả luôn cho ngời tái xuất thu từ nớc nhập khẩu trả cho nớc xuất khẩu.

n-*Gia công quốc tế : Là phơng thức sản xuất hàng hoá xuất khẩu trong đó

ngời đặt gia công nớc ngoàicung cấp máy móc thiết bị, nguyên nhiên vật liệu, phụ liệu hoặc bán thành phẩm theo mẫu hàng và định mức cho trớc Ngời nhân gia công ở trong nớc tổ chức quá trính sản xuất sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng Toàn bộ sản phẩm làm ra ngời nhận gia công sẽ giao lại cho ngời đặt gia công để thu tiền gia công.

*Giao dịch tại sở giao dịch hàng hoá: Sở giao dịch hàng hoá là một thị

tr-ơng đặc biệt, tại sđó thông qua ngời môi giới do sở giao dịch chỉ định ngời mua ngời bán và các loại hàng hoá có khối lợng lớn, có tính chất đồng loại, có phẩm chất có thể thay thế cho nhau

Nh vậy,có rất nhiều hình thức xuất khẩu khác nhau nhng tuỳ thuộc vào các điều kiện cụ thể khác nhau mà các doanh nghiệp lựa chọn hình thức nào cho phù hợp và có lợi nhất Ngoài hình thức xuất khẩu độc lập doanh nghiệp có thể liên doanh với các doanh nghiệp khác cùng thực hiện một hợp đồng xuất khẩu nhằm khắc phục tình trạng thiếu vốn, san sẻ bớt rủi ro cùng phối hợp khả năng giao dịch và đề ra các biện pháp tối u tiêu thụ đợc hàng hoá và có đợc lợi nhuận tối đa

2.4 Ký kết hợp đồng xuất khẩu:

Hợp đồng xuất khẩu là loại hợp đồng mua bán đặc biệt, trong đó ngời bán có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu một loại hàng hoá nhất định với một khối l-ợng cụ thể cho ngời mua, còn ngời bán có nghĩa vụ trả cho ngời bán một khoản tiền tơng đơng với giá trị lô hàng bằng một phơng thức thanh toán quốc tế nào đó.

Về thực chất, hợp đồng xuất khẩu là những thoả thuận về các điều kiện mua bán hàng hoá nh tên hàng, khối lợng hàng, chất lợng, giá cả, điều kiện giao nhận, điều kiện thanh toán giữa doanh nghiệp ngoại th… ơng và các khách hàng cụ thể Những thoả thuận này đợc thể hiện thành các hình thức văn bản hợp đồng nhất định.

Về mặt pháp lý, hợp đồng xuất khẩu là căn cứ pháp luật ràng buộc các bên thực hiện các nghĩa vụ của mình cũng nh đợc hởng các quyền lợi nhất định Chính vì vậy, khi ký kết hợp đồng xuất khẩu, doanh nghiệp phải xem xét lại các khoản thỏa thuận trớc khi kí kết hợp đồng.

Doanh nghiệp có thể ký kết hợp đồng xuất khẩu với khách hàng nớc ngoài theo các bớc sau:

- Hai bên ký vào một văn bản hợp đồng mua bán.

- Doanh nghiệp xác nhận là ngời mua đã đồng ý các điều kiện của th chào hàng.

- Doanh nghiệp xác nhận đơn đặt hàng của khách hàng.

2.5 Tổ chức và điều khiển hoạt động tiêu thụ hàng hoá:

Sau khi đã xây dựng đợc các chính sách chiến lợc tiêu thụ hàng hoá và lựa chọn đợc phơng án tiêu thụ hàng hoá thì các nhà quản trị phải tiến hành tổ chức và điều khiển hoạt đông tiêu thụ hàng hoá để hàng hoá đơcj tiêu thụ một cách có hiệu quả.

Tổ chức và điều hành hoạt động tiêu thụ hàng hoálà việc phân chía các công doạn, công việc, phân bố lao động vao các vị trí để thực hiện từng công đoạn của từng phơng thức bán hàng cũng nh các dịch vụ trớc và sau bán hàng.

Đối với hoạt động tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu đợc thực hiện theo sơ đồ sau:

Sơ đồ : Trình tự thực hiện hợp đồng xuất khẩu.

ở mỗi công đoạn trênnhà quản trị xuất khẩu phải phân công các công đoạn tiêu thụ hàng hoá với nhiệm vụ cụ thể và phù hợp với nhân viên thừa hành Mỗi giai đoạn là một quá trình bao gồm nhiều công việc khác nhau, đòi hỏi nhân viên thừa hành phải có chuyên môn nghiệp vụ và những kĩ năng nhất định để hoàn thành nó Đông thời với việc giao nhiệm vụ các nhà quản trị cần phải trao cho họ những quyền hạn nhất định để họ có thể tự giải quyết công việc một cách có hệ thống và có những quyết định khác pục sự cố kịp thời khi sự cố xấy ra trong quá trình thực hiện công việc.

Cùng với công tác tổ chức phân công nhiệm vụ cho nhân viên thừa hành nhà quản trị phải có những biện pháp điều khiển phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận cũng nh mỗi thành viểntong lực lỡng tiêu thụ hàng hoá đều hớng vaò mục tiêu đã định trớc, cố găqngs hết khả năng của mình, nỗ lực hoàn thành tốt công việc đợc giao với kết quả cao nhất từ đó thúc đẩy hiệu quả tiêu thụ chung

Ký hợp đồng XK

Kiểm tra L/C

Xin giấy phép XK

Chuẩn bị hàng hoá

Giao hàng lên

Làm thủ tục hải

Kiểm nghiệm hàng hoá

Thuê tàu

Giải quyết khiếu nại (nếu

có).Mua bảo

Làm thủ tục thanh

toán

của doanh nghiệp tăng lên Muốn vậy ngoài việc tổ chức lao động khao học, các nhà quản trị phải cần phải có biện pháp quản lý chặt chẽ cùng với sự quan tâm thoã đáng tới nhu cầu và lợi ích của các nhân viên Cần chú trọng tới các biện pháp khuyến khích vật chất, với cơ chế thởng phạt nghiêm minh, chủ động gắn lợi ích của ngời lao động với chính công việc của họ để ngời lao động có sự quan tâm và có trách nhiệm hin với công việc của mình.

Song với công tác tổ chức nhân sự , các nhà quản trị cũng cần quan tâm tới công tác tổ chức tài chính cho phù hợp với từng giai đoạn để sử dụng có hiệu quả nguồn ngân sách trong doanh nghiệp tránh lãng phí vốn kinh doanh.

Nh vậy, công tác tổ chức và diều khiển hoạt động tiêu thụ đòi hỏi các nhà quản trị phải có phơng pháp khoa học cùng với sự tác động tích cực tới hoạt động của mỗi bộ phận.

2.6 Kiểm soát đánh giá hoạt động tiêu thụ:

Mục tiêu của hoạt động kiểm soát tiêu hàng xuất khẩu là giúp các nhà quản trị thấy đợc thực trạng của hoạt động tiêu thụ hàng hóa xuất khẩucũng nh các kết quả của việc thực hiện các phơng án chiến lợc tiêu thụ hàng hoá đã đề ra, phát hiện ra những sai lệch trong trong quá trình thực hiện phơng án tiêu thụ Đồng thời phải có nhữngphơng án điều chỉnh thích hợp nhằm đảm bảo kết quả hoạt động phù hợp với mục tiêu của công tác tiêu thụ hàng hoá xuất khẩu.

Với cá doanh nghiệp kinh doanh xuất – nhập khẩu hàng hoá, dịch vụ công việc nay đợc thực hiểntong suốt quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu để có những tác động điều chỉnh kịp thời những sai lệch không phù hợp với nội dung của từng hợp đồng hoặc không phù hợp với mục tiêu của từng giai đoạn Đến giai bđoạn cuối của kiểm soát, đánh giá toàn bộ các công đoạn của quá trình xuất khẩu Điều này không điều chỉnh đợc việc thực hiện hợp đồng mà điều chỉnh vào việc thực hiện hợp đông mới.

Để việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động tiêu thụ đạt kết quả cao trớc hết các nhà quản trị cần xác định các tiêu chuẩn về hoạt động tiêu thụ bao gồm các chỉ tiêu định lợng nh: kim nghạch xuất khẩu, doanh số tiêu thụ hàng xuất khẩu, mức lợi nhuận hàng xuất khẩu, tốc độ chu chuyển hàng hoá, tổng mức chi phí

cho hoạt động bán hàng và các chỉ tiêu định tính nh mức độ an toàn trong kinh doanh, trình độ văn minh, uy tín, thế lực của doanh nghiệp trên thơng trờng trên cơ sở đó so sánh kết quả đạt đợc với các tiêu chuẩn đề ra tìm ra các sai lệch và tiến hành điêu chỉnh theo hớng dẫn đã chọn.

Thông thờng ngời ta dùng các chỉ tiêu tài chính để dánh giá kết quả thực iện nh: so sánh lợi nhuận với doanh số để tính tỉ suất lợi nhuận, so sánh lợi nhuận với chi phí để tính tỉ suất chi phí và hiệu quả sử dụng vốn.

Việc kiểm soát, đánh giáhoạt động xuất khẩu không đợc áp dụng một cách cứng nhắc mà phải phù hợp với hoàn cảnh cụ thể của doanh nghiệp và bối cảnh của thị trờng trong và ngoài nớc.

Chơng II

Phân tích và đánh giá thực trạng hoạtđộng xuất khẩu hàng hoá tại công ty vilexim

I- Giới thiệu khái quát về công ty VILEXIM:

- Tên Việt Nam: Công ty xuất nhập khẩu với Lào.

- Tên giao dịch quốc tế: Viet Nam National Import – Export Corporation with Laos.

- Tên viết tắt: VILEXIM.

- Trụ sở chính của công ty tại: P4A - Đờng Giải Phóng – Nội.

- Chi nhánh của Công ty tại TP Hồ Chí Minh 6/59 Bis Đờng Cao Thắng.- Văn phòng đại diện tại Vietianl – CHDCND Lào

1 Qúa trình hình thành và phát triển:

Công ty xuất nhập khẩu với Lào trớc đây thuộc tổng công ty xuất nhập khẩu biên giới đợc thành lập căn cứ vào quyết định số: 82/ VNT – TCCB ngày

24/2/1987 của Bộ ngoại thơng nay là Bộ Thơng mại Công ty đợc Bộ Thơng mại giao nhiệm vụ tiến hành hoạt động kinh doanh XNK với nớc CHDCND Lào

Từ năm 1993 đến nay theo xu thế của thị trờng và sự đổi mới của đất nớc Công ty không chỉ thực hiện thực hiện kinh doanh XNK với CHDC Lào mà mở rộng hoạt động kinh doanh với nhiều quốc gia trong khu vực và trên thế giới nh: Đài Loan, Trung Quốc, Nhật Bản và nhiều tổ chức kinh tế khác Công ty hoạt động kinh doanh XNK để đẩy mạnh phát triển quan hệ thơng mại và các hoạt động khác có liên quan Cũng trong thời gian này Công chính thức mang tên là Công ty xuất nhập khẩu với Lào, là một doanh nghiệp nhà nớc hoạt động với tcách pháp nhân và chịu sự quản lý trực tiếp của nhà nớc thông qua bộ Thơng mại

2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của công ty:

- Chức năng:

Là một đơn vị kinh tế Nhà nớc, thực hiện chế độ hạch toán kinh tế độc lập với mục đích là thông qua kinh doanh nội địa và xuất nhập khẩu để góp phần thúc đẩy sản xuất phát triển, tạo thu nhập cho công ty, tăng thu ngoại tệ cho Nhà nớc và thúc đẩy phát triển kinh tế đất nớc.

Nh vậy chức năng chính của công ty VILEXIM là kinh doanh trong nớc và tham gia hoạt động xuất nhập khẩu tổng hợp các loại hàng hoá nhằm phục vụ cho quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc trên cơ sở kết hợp lợi ích của xã hội, của công ty và toàn thể cán bộ công nhân viên trong công ty.

- Nhiệm vụ:

+ Tổ chức nghiên cứu tốt thị trờng trong và ngoài nớc, nắm vững nhu cầu thị hiếu trên thị trờng để hoạch định các kế hoạch kinh doanh, các chiến lợc marketing đúng đắn đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của công ty đợc chủ động tránh rủi ro và mang lại hiệu quả tối u.

+ Tự tạo nguồn vốn cho sản xuất kinh doanh và dịch vụ của công ty Quản lý, khai thác sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đó, đảm bảo đầu t mở rộng hoạt động kinh doanh, bù đắp các chi phí, cân đối giữa xuất và nhập, làm tròn nghĩa vụ

nộp ngân sách nhà nớc; phấn đấu thực hiện chỉ tiêu kế hoạch xuất nhập khẩu ngày càng cao.

+ Tuân thủ các chính sách chế độ quản lý kinh tế , quản lý xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại.

+ Thực hiện tốt các chính sách cán bộ, chế độ quản lý tài sản, tài chính, lao động, tiền lơng, tiền thởng do công ty quản lý, làm tốt công tác phân phối…lao động, đảm bảo công bằng xã hội, đào tạo bồi dỡng để nâng cao trình độ văn hoá, nghiệp vụ tay nghề cho cán bộ công nhân viên trong công ty.

+ Thức hiện các cam kết trong hợp đồng mua bán ngoại thơng và các hợp đồng có liên quan tới hoạt động xuất khẩu của công ty.

+ Nghiên cứu nắm vững môi trờng luật kinh tế, văn hoá, xã hội để phục vụ cho việc đề ra các quyết định kinh doanh, ký kết hợp đồng kinh tế, tham gia đàm phán ký kết trực tiếp hoặc thông qua đơn chào hàng, đặt hàng.

+ Nghiên cứu thực hiện các biện pháp để nâng cao chất lợng, gia tăng khối ợng hàng xuất khẩu, mở rộng thị trờng quốc tế nhằm góp phần thu hút ngoại tệ, phát triển xuất nhập khẩu.

l-+ Xuất nhập khẩu trực tiếp hoặc uỷ thác cho các đơn vị khác hoặc nhờ đơn vị khác uỷ thác xuất nhập khẩu.

+ Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nớc + Không ngừng bảo đảm và phát triển vốn

+ Quản lý sử dụng tốt ngoại tệ

+ Làm tốt công tác bảo hộ lao động và an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trờng, bảo vệ tài sảm xã hội chủ nghĩa, bảo đảm an ninh, làm tròn nghĩa vụ quốc phòng.

- Quyền hạn của công ty:

+ Đợc vay vốn tiền Việt Nam và ngoại tệ tại các ngân hàng Việt Nam hay nhân hàng nớc ngoài, đợc huy động vốn nhằm phục vụ sản xuất kinh doanh của công ty Công ty đảm bảo tự trang trải nợ vay, thực hiện các quy định về quản lý ngoại tệ của nhà nớc.

+ Đợc ký kết hợp đồng với các đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc các thành phân kinh tế, kể cả các đơn vị khoa học kỹ thuật trong việc kinh doanh, hợp tác đầu t, uỷ thác và nhận uy thác xuất nhập khẩu trên cơ sở bình đẳng, tự nguyện và các bên cùng có lợi.

+ Đợc đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu với nớc ngoài, đợc quyền ký kết và thực hiện các phơng án hợp tác đầu t với bên nớc ngoài theo các quy định của Nhà nớc và luật pháp Quốc tế.

+ Đợc mở rộng cửa hàng buôn bán các sản phẩm do mình kinh doanh theo quy định của nhà nớc.

+ Đợc dự hội chợ, triển lãm, giới thiệu các sản phẩm của công ty trong nớc và ngoài nớc, mời bên nớc ngoài vào hoặc cử cán bộ ra nớc ngoài đàm phán, ký kết hợp đồng, khảo sát thị trờng, trao đổi nghiên cứu kỹ thuật.

+ Đợc đặt các đại diện, chi nhánh của công ty ở trong nớc và ngoài nớc theo quy định của Nhà nớc Việt Nam và của các nớc sở tại Đợc thu thập và cung cấp các thông tin về kinh tế và thị trờng thế giới.

3 Tổ chức bộ máy quản lý:

ban GIáM ĐốC

Phòng kế toán tài vụ

Phòng tổ chức hành chính

Phòng kế hoạch tổng hợp

Phòng XNK

Phòng XNK

Phòng XNK

Phòng XNK

Phòng XNK

Các chi nhánh và

văn phòng đại diên

Hình 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động của công ty VILEXIM.

Ban giám đốc là bộ phận đứng đầu Công ty bao gồm: giám đốc, phó giám đốc và các trởng phòng Trong đó ban giám đốc đứng đầu là giám đốc do Bộ tr-ởng Bộ trởng Bộ Thơng mại bổ nhiệm trực tiếp điều hành Công ty theo chế độ một thủ trởng có toàn quyền quyết định mọi hoạt động của công ty sao cho có hiệu quả và là ngời chịu trách nhiệm cao nhất và toàn diện trớc Bộ trởng Bộ Th-ơng mại và tập thể của Công ty về quá trình quyết định công việc của mình.

Giúp việc cho giám đốc là hai phó giám đốc Các phó giám đốc do giám đốc đề nghị và đợc Bộ trởng bộ Thơng mại bổ nhiệm hoặc bãi nhiệm Phó giám đốc Công ty đợc phân công phụ trách một số lĩnh vực nh một số mặt hàng hay thị tr-ờng mà công ty kinh doanh và chịu trách nhiệm trớc giám đốc Công ty những lĩnh vực mà mình đảm nhiệm Trong các phó giám đốc có phó giám đốc thứ nhất có quyền thay mặt giám đốc điều hành Công ty khi giám đốc đi vắng.

Dới phó giám đốc là các phòng ban chức năng các chi nhánh và văn phòng đại diện Cụ thể:

- Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ:

+ Tham mu cho giám đốc về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty có hiệu quả Trong từng thời kỳ, đánh giá chất lợng cán bộ, chỉ đạo xây dựng và xét duyệt mức lao động tiền lơng cho các thành viên.

+ Tổ chức quản lý và thực hiện các công tác quản lý hành chính nhằm phục vụ và duy trì các hoạt động cần thiết cho công việc kinh doanh của Công ty.

+ Thực hiện chế độ chính sách đối với nhân viên và tổ chức công tác hành chính văn th lu trữ nhằm phục vụ cho công tác quản trị của Công ty.

- Phòng kế toán tài vụ có nhiệm vụ sau:

Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến công tác hạch toán kế toán của Công ty Làm công tác kiểm tra kiểm soát việc thực hiện chế độ quản lý

kinh tế, lập báo cáo quyết toán phản ảnh hoạt động kinh doanh của Công ty theo định kỳ Chịu trách nhiệm trớc giám đốc về toàn bộ về hoạt động tài chính của công ty Trong đó kế toán trởng có nhiệm vụ chỉ đạo nhân viên trong phòng kế toán hạch toán theo đúng thới gian và chế độ nhà nớc qui định.

- Phòng kế hoạch tổng hợp có nhiệm vụ:

Lập kế hoạch kinh doanh chung cho toàn công ty và đem cho giám đốc Công ty trình duyệt và phân bố kế hoạch kinh doanh cho từng phòng kinh doanh cụ thể và báo cáo lên ban lãnh đạo của Công ty tình hình thực hiện kế hoạch theo từng tháng, quí và năm Đồng thời đa ra các biện pháp tháo gỡ khó khăn trong công ty và trình lên giám đốc

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu I có nhiệm vụ sau:

Thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu chủ yếu với thị trờng Lào và có thể thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu với một số thị trờng khác.

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu III có nhệm vụ sau:

Chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu với thị trờng Trung Quốc Ngoài ra, phòng có thể nhận uỷ thác xuất nhập khẩu một số mặt hàng do khách hàng yêu cầu

- Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu II, IV, V là các phòng kinh doanh đa nghành co nhiệm vụ:

Tự tìm khách hàng và thị trờng cho mình Khi đã tìm đợc thị trờng và khách hàng cho mình thì các phòng này phải lập phơng án kinh doanh và trình lên giám đốc Giám đốc sẽ duyệt và đứng ra làm đại diện ký hợp đồng với khách hàng và giao cho phòng thực hiện các nghiệp vụ cụ thể Đồng thời, giám đốc sẽ ký quyết định phân bổ vốn kinh doanh cho từng phòng theo từng hợp đồng.

- Chi nhánh và văn phòng đại diện: hoạt động theo phơng thức khoán Trởng chi nhánh và văn phòng đại diện có quyền quyết định, quản lý mọi hoạt động kinh doanh của mình Đồng thời chịu trach nhiệm trớc giám đốc, pháp luật và tập thể công nhân viên của mình

4 Đặc điểm hoạt động kinh doanh:

4.1 Các lĩnh vực kinh doanh của Công ty:

Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty là hoạt động xuất nhập khẩu hàng hoá và t liệu sản xuất Đối với thị trờng trong nớc, Công ty trực tiếp thu mua hàng từ các cá nhân và tổ chức để xuất khẩu và tìm thị trờng để tiêu thụ các hàng hoá đã nhập về Đối với thị trờng nớc ngoài, Công ty nhập khẩu hàng hoá từ các tổ chức kinh doanh quốc tế nớc ngoài Đồng thời, xuất hàng cho các tổ chức này

- Về xuất khẩu, Công ty thực hiện xuất khẩu hàng hoá với thị trờng Lào và một số thị trờng khác trong khu vực và trên thế giới Hàng hoá xuất khẩu là những mặt hàng do Công ty trực tiếp sản xuất hoặc liên doanh sản xuất hay thu mua từ các cá nhân và tổ chức kinh tế khác trong nớc Đồng thời nhận sự uỷ thác xuất khẩu và làm các dịch vụ thuộc phạm vi t nhân cho các khách hàng trong nớc và ngoài nớc

- Về xuất khẩu, Công ty trực tiếp thực hiện nhập khẩucác mặt hàng mà thị ơng trong nớc có nhu cầu theo hạn nghạch của Bộ Thơng mại cấp Nhận sự uỷ thác nhập khẩu của khách hàng trong và ngoài nớc Đông thời, làm nhiệm vụ của nhà nớc giao nh nhập khẩu các mặt hàng do Lào trả nợ theo hình thức nhập khẩu.

tr-4.2 Nhân sự:

Tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty là 80 ngời.Trong đó đợc phân bố nh sau:

- Phòng giám đốc: 1 ngời- Phòng phó giám đốc kinh doanh: 1 ngời- Phòng phó giám đốc chi nhánh: 1 ngời- Phòng tổ chức hành chính: 10 ngời- Phòng kế hoạch tổng hợp: 4 ngời- Phòng kế toán tài vụ: 10 ngời- Phòng xuất nhập khẩu I: 5 ngời- Phòng xuất nhập khẩu II: 5 ngời

- Phòng xuất nhập khẩu III: 5 ngời- Phòng xuất nhập khẩu IV: 5 ngời- Phòng xuất nhập khẩu V: 5 ngời

Từ năm 1999 tới nay nhân sự của công ty vẫn ổn định không có sự thay đổi nào đáng kể Các cán bộ công nhân viên trong công ty đều có năng lực và đều đợc đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ xuất nhập khẩu Trong số cán bộ công nhân viên của Công ty có 70 % đã đợc đào tạo đại học và 30% là cao đẳng và trung cấp Tỷ lệ nữ giới chiếm 60% và tỷ lệ nam giới chiếm 40% Trong thời gian gần đây, do sự cạnh tranh trên thị trờng gia tăng, luật pháp có sự thay đổi đáng kể Trớc tình hình đó Công ty đã khuyến khích và tạo điều kiện cho nhân viên bổ sung trình độ chuyên môn nghiệp vụ dẫn đến tỷ lệ dào tạo qua đại học trong năm 2000 tăng 5% so với năm 1999 và đạt 70% ty lệ này giữ nguyên đến năm 2001

4.3 Vốn kinh doanh:

Vốn kinh doanh của Công ty đợc hình thành từ hai nguồn là ngân sách nhà ớc đây là nguồn chủ yếu ban đầu mà Công ty phải có trách nhiệm bảo toàn và phát triển trong quá trình sử dụng và nguồn vốn do Công ty tự bổ sung Hiện nay, tổng vốn điều lệ của Công ty là 10.303.433.424 VNĐ Vốn kinh doanh của công ty đợc phân thành vốn cố định và vốn lu động Trong đó:

n Vốn cố định là sự biểu hiện bằng tiền của tài sản cố định vô hình( là một loại vốn rất khó xác định) và tài sản cố định hữu hình gồm:

+ Chi phí thành lập, xây dựng, tăng vốn, nghiên cứu và phát triển+ Lợi thế thơng mại và uy tín danh tiếng của công ty.

+ Đất đai.

+ Nhà kho, nhà văn phòng.

+ Các phơng tiện vận tải, bốc xếp, bảo quản và quảng cáo hàng hoá + Các khoản ứng trớc để mua tài sản cố định.

+ Qũi khấu hao cơ bản và khấu hao sửa cha tài sản cố định.

Cho tới hiện nay vốn cố định của công ty đạt 4.093.825.810 VNĐ.- Vốn lu động là sự biểu hiện bằng tiền của tài sản lu động bao gồm:

+ Vốn bằng tiền bao gồm: tiền mặt tại quĩ, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển.

+ Hàng tồn kho gồm: Hàng tồn kho, hàng đang đi đờng hàng gửi đi bán và dự phòng giảm giá hàng tồn kho.

+ Các khoản ứng trớc và trả trớc.+ Các khoản phải thu.

+ Các khoản chi sự nghiệp.

Cho tới hiện nay, vốn lu động của Công ty 6.209.607.614 VNĐ.

Bảng1: Vốn kinh doanh trong các năm gần đây

Đơn vị: đồng

Chỉ tiêu

Số tiềnTỷ trọng

Số tiềnTỷ trọng

Số tiềnTỷ trọngTổng số vốn9.717.182.74610010.303.433.424 100 10.303.433.424100

Vốn cố định3.959.708.20740,75 4.093.825.810 39,7 4.093.825.81039,7Vốnlu động5.757.474.53959,25 6.209.607.61460,3 6.209.607.61460,3

Bảng2: So sánh vốn các năm qua

Đơn vị: đồngChỉ tiêu Năm 2001 so sánh với năm

Năm 2000 so sánh với năm 1999

Số tiềnTỷ lệTỷ trọngSố tiềnTỷ lệTỷ trọng

Vốn cố định -134.117.6033,39%-1,05%Vốn lu động -452.133.0757,85%1,05%

Bảng3: Số vòng chu chuyển vốn trong các năm qua.

Đơn vị: đồng

Số vòng chu chuyển

Trong những năm gần đây hàng năm nguồn vốn của Công ty đợc bổ sung thêm nhằm ổn định hoạt động kinh doanh Năm 2000 nhu cầu vốn kinh doanh của Công ty tăng lên trớc tình hình đó Công ty đã huy động vốn bổ sung từ ngân sách nhà nớc và quĩ phát triển kinh doanh của mình Sang năm 2001 nhu

cầu vốn kinh doanh của Công ty vẫn ổn định nên vốn kinh doanh không có sự bổ sung thêm Trong cơ cấu vốn kinh doanh thì vốn lu động chiếm phần lớn hơn đây là sự phân bổ nguồn vốn hợp đối với doanh nghiệp kinh doanh thơng mại Tạo điều kiện cho nghiệp vụ xuất nhập khẩu đợc thực hiện có hiệu quả hơn Những năm qua, tốc độ chu chuyển vốn lu động của Công ty luôn đợc duy trì ổn định ở mức cao hiệu quả nguồn vốn đợc khai thác triệt để hơn

4.4 Tình hình tài chính tại thời điểm đến hết ngày 31/12/2001:

Hoạt động chủ yếu của Công ty là xuất nhập khẩu hàng hoá cho nên các nguồn vốn của Công ty đều giành cho đầu t cho hoat động kinh doanh là chủ yếu Còn đầu t cho hoạt động tài chính rất ít Tuy nhiên, theo xu thế của thị tr-ờng và để tăng nguồn lực kinh doanh và tìm kiếm thêm lợi nhuận Công ty đã bắt đầu có các hoạt động đầu t tài chính Chẳng hạn mua bán và phát hành trái phiếu Mua bán cổ phiếu trên thị trờng tài chính Đồng thời, góp vốn tham gia liên doanh liên kết.

Tuy nhiên, trong hoạt động kinh doanh Công ty phải có sự thu hút vốn từ bên ngoài Trong những thơng vụ lớn việc thiếu vốn lu động để thanh toán vẫn xẩy ra Vì vậy, Công ty phải thu hút vốn từ bên ngoài mà chủ yếu là vay ngắn hạn của ngân hàng để thực hiện thơng vụ Thờng thì vốn vay của ngân hàng đợc chu chuyển nhanh để chi phí tiền vay đợc giảm tối đa.

4.5 Sản phẩm:

Sản phẩn kinh doanh của Công ty có thể do Công ty sản xuất hoặc liên doanh liên kết sản xuất hàng xuất khẩu với bạn hàng hoặc gom hàng xuất khẩu từ các cá nhân và tổ chức kinh tế khác Đồng thời, nhập các mặt hàng mà trong nớc có nhu cầu.

- Những mặt hàng xuất khẩu của Công ty là những mặt hàng vốn là lợi thế của Việt Nam và chủ yếu là do Công ty thu gom gồm:

+ Hàng nông sản: gạo, lạc, ngô, vừng,

+ Hàng lâm sản: chè, cà phê, hạt tiêu, hạt điều, gỗ thông, hoa hồi + Hàng thủ công mỹ nghệ: đồ gốm, sứ, sơn mài,

+ Trục chà lúa

+ Dợc liệu: sa nhân, các cây thuốc dân tộc, + Hàng hoá khác.

- Những mặt hàng xuất khẩu của Công ty là những mặ hàng trong nớc cha sản xuất đợc hay sản xuất cha đáp ứng nhu cầu tiêu dùng gồm:

+ Kim loại đen và kim loại màu các lại: dây cáp nhôm, đồng,ống nớc + Đồ điện tử điện lạnh: máy điều hòa, tủ lạnh

+ Máy móc, ôtô, xe máy + Hoá chất, chất dẻo, + Hàng hoá khác.

4.6 Thị trờng:

- Công ty VILEXIM có quan hệ ngoại giao với nhiều quốc gia trên thế giới Trong đó, Công ty có quan hệ kinh doanh với 23 quốc gia Chủ yếu là các quốc gia Đông nam á, Châu âu và Nhật Bản Thị trờng xuất khẩu chủ yếu của Công ty là Châu âu, Nhật Bản, Singapore, Đài Loan, Trung Quốcvà Lào Ngoài ra, công ty còn xuất khẩu sang thị trờng mỹ và Châu phi.

Đối với thị trờng nội địa thì Công ty nhập khẩu các mặt hàng mà Công ty đã có đơn đặt hàng cụ thể chứ không trực tiếp thực hiện phân phối hoặc giao cho đại lý phân phối Thờng thì Công ty nhập về những mặt hàng mà trong nớc đang có nhu cầu

Bảng 4:Tình hình tỷ trọng xuất khẩu của Công ty VILEXIM tại các thị trờng

- Về nguồn cung ứng:

+ Đối với hàng xuất khẩu Công ty thờng gom hàng trực tiếp từ các cá nhân, tổ chức sản xuất( các doanh nghiệp sản xuất và hợp tác xã) hay gián tiếp qua các tổ chức thơng mại trong nớc Hiện nay Công ty đang có chủ trơng liên kết bao tiêu các sản phẩm đầu ra của các nhà sản xuất các mặt hàng xuất khẩu bằng các hợp đồng dài hạn.

+ Đối với hàng nhập khẩu do cha có các chi nhánh tại các thị trờng cho nên khi nhập khẩu công ty phải qua trung gian thơng mại là các tổ chức kinh doanh quốc tế trong nớc có chi nhánh tại các thị trờng mà công ty cần nhập khẩu và có sự thuận lợi hơn trong việc nhập khẩu hoặc là các tổ chức kinh doanh quốc tế của nớc ngoài.

Nguồn hàng xuất khẩu là nhân tố có ảnh hởng trực tiếp đến hoạt động xuất khẩu của Công ty Vì vậy, việc tổ chức thu mua tạo nguồn là một vấn đề hết sức quan trọng Hiện nay, Công ty tổ chức thu mua hàng xuất khẩu từ các địa ph-ơng, các cơ sở sản xuất nằm rải rác trên cả nớc Việc mở rộng đợc thị trờng thu mua của Công ty trong thời gian qua là kết quả đáng mừng và nó sẽ giúp cho công tác thu mua tạo nguồn hàng đạt kết quả cao nếu Công ty biết khai thác một cách triệt để.

Địa bàn thu mua tạo nguồn hàng của Công ty phân bố theo các chi nhánh trực thuộc:

-Tại khu vực phía Bắc: Do Công ty trực tiếp chỉ đạo -Tại khu vực phía nam: Do chi nhánh TP HCM tổ chức

Việc tổ chức thu mua tạo nguồn của Công ty đợc phản ánh qua sơ đồ sau:

Hình 3: Sơ đồ mô hình tổ chức thu mua, tạo nguồn hàng của Công ty VILEXIM

Hàng hoá từ các hộ gia đình sản xuất có thể đợc thu gom qua các nhà buôn nhỏ địa phơng, các chi nhánh của Công ty rồi về Công ty hoặc có thể đa trực tiếp về kho hàng của Công ty.

Hàng hoá từ các cơ sở sản xuất chế biến cũng có thể đợc đa trực tiếp về kho hàng của Công ty không qua khâu trung gian.

Có thể nói việc thu mua tạo nguồn hàng cho xuất khẩu của Công ty đợc thực hiện dới nhiều hình thức khác nhau:

a.Thu mua tạo nguồn theo hợp đồng:

Đây là hình thức thu mua chủ yếu của Công ty, nó chiếm gần 80% giá trị hàng mua Công ty dựa trên yêu cầu của các đơn hàng từ phía khách hàng nớc ngoài để đa ra các điều kiện phù hợp với hợp đồng thu mua về chất lợng, số l-ợng, mẫu mẵ, giá cả, phơng thức thanh toán, thời hạn giao hàng Sau khi cả hai bên Công ty và ngời cung ứng đã thoả thuận xong thì tiến hành ký kết hợp đồng Thông thờng, Công ty sẽ trả tiền cho ngời bán sau khi đã nhận hàng hoá theo các điều khoán đã ghi trong hợp đồng Trong những trờng hợp ký kết các hợp đồng lớn với các cơ sở sản xuất cung ứng đáng tin cậy đã có quan hệ truyền

Nhà buôn nhỏ địa phươngHộ gia đình

sản xuất

Các chi nhánh của Công ty

Các cơ sở sản

thống với Công ty thì Công ty ứng trớc một phần tiền cho họ và thờng giữ lại trên 20% giá trị hợp đồng và sẽ thanh toán khi kết hợp đồng

b.Thu mua tạo nguồn không theo hợp đồng:

Hình thức này đợc Công ty áp dụng đối với việc mua bán thu gom hàng trôi nổi trên thị trờng, hàng hoá của các hộ gia đình với khối lợng nhỏ, phân tán nó có tác dụng bổ sung cho các nguồn hàng khác cha đủ về số lợng Tuy nhiên hình thức này có nhợc điểm là chất lợng hàng mua không đồng đều và thờng ở mức thấp.

Ngoài ra, Công ty cũng áp dụng các hình thức thu mua tạo nguồn hàng khác nhng với không lợng nhỏ, không thờng xuyên, chỉ chiếm một tỷ lệ khoảng 2,5% trong tổng số giá trị thu mua của Công ty chẳng hạn nh hình thức thu mua tạo nguồn theo đơn đặt hàng kết hợp với ký kết hợp đồng, theo phơng thức hàng đổi hàng.

Việc xuất khẩu nhiều mặt hàng tiểu ngạch này có ảnh hởng đến công tác thu mua, tuy đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trờng nhng khó khăn cho việc hoạch địn kế hoạch thu mua Vì mỗi mặt hàng có một đặc tính hàng hoá riêng nên việc tổ chức thu mua phải có nghiệp vụ phù hợp.

Trong cơ chế thị trờng hiện nay, các hình thức thu mua tạo nguồn hàng cho xuất khẩu rất phong phú và đa dạng Tuy theo từng trờng hợp cung cầu cụ thể mà Công ty có thể áp dụng các hình thức và biện pháp khác nhau sao cho đạt hiệu quả cao nhất.

- Đối thủ cạnh tranh của Công ty gồm những nhà kinh doanh xuất nhập khẩu những mặt hàng mà công ty đang kinh doanh Trong đó, có các tổng công ty hay các doanh nghiệp lớn chuyên kinh doanh một mặt hàng xuất khẩu mà những mặt hàng này cũng là mặt hàng xuất khẩu của Công ty Tơng tự đối với hàng nhập khẩu Công ty cũng chịu sức ép lớn từ phía các nhà chuyên về nhập khẩu các mặt hàng mà hiện Công ty đang nhập khẩu Những tổ chức này do chuyên về một mặt hàng cho nên khả năng thu hút khách hàng cũng nh sự hiêu biết về sản phẩm và thị trờng rất nhanh nhạy

4.8 Tình hình thực hiện kinh doanh trong thời gian gần đây:

Bảng 5: Tình hình thực hiện xuất nhập khẩu trong các năm qua

Chỉ tiêu Đơn vị tính

Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001Tổng kim nghạch USD 24.578.719 25.295.227 25.092.866Kim nghạch XK USD 12.330.405 11.889.070 11.818.925Kim nghạch NK USD 12.248.314 13.406.667 13.273.941

Bảng 6: So sánh thực hiện xuất nhập khẩu các năm qua

Chỉ tiêu

Đơn vị tính

Thực hiện năm 2001 so với năm 2000

Thực hiện năm 2000 so với năm 1999Số tiền Tỷ lệ% Số tiền tỷ lệTổng kim nghạch USĐ (202.361) 99,20 716.508 102,9Kim ngạch XK USD (70.145) 99,41 (441.335) 96,42Kim nghạch NK USD (132.726) 99,01 1.158.353 109,46

Nhìn vào bảng tình hình thực hiện kinh doanh xuất nhập khẩu của những năm gần đây cho thấy kim nghạch xuất nhập khẩu tăng trong năm 2000 và giảm sút trong năm 2001điều này cho thấy kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Công ty cũng bị ảnh hởng đáng kể và có dấu hiệu giảm sút trong thời gian gần đây Cụ thể:

-Năm 1999:

Kim nghạch xuất nhập khẩu đạt 24.578.719 USDKim nghạch xuất khẩu đạt 12.330.405 USDKim nghạch nhập khẩu đạt 12.248.314 USDDoanh số đạt 260 tỷ đồng

Lợi nhuận đạt 450 triệu đồngNộp ngân sách 29 tỷ đồng

Thu nhập bình quân đầu ngời hàng tháng đạt 800000 đồng- Năm 2000: