Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu chính của luận văn là hoàn thiện hệ thống quản lý tích hợp cho Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến, với các mục tiêu cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và cải thiện quy trình hoạt động của công ty.
- Phân tích, đánh giá việc áp dụng các hệ thống quản lý tại công ty.
Để hoàn thiện hệ thống quản lý tích hợp tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến, cần thực hiện các giải pháp dựa trên phân tích và nhận xét về việc áp dụng các hệ thống quản lý hiện tại Việc này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty trong tương lai.
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý tích hợp tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến
- Phạm vi về không gian: tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến.
Bài viết này tập trung vào việc sử dụng dữ liệu và số liệu thực tế từ báo cáo của công ty trong khoảng thời gian từ năm 2003 đến 2013, đồng thời cung cấp thông tin cho định hướng phát triển đến năm 2018.
Đề tài áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp với định lượng để phân tích thực trạng và xác định nguyên nhân khiến hệ thống quản lý tích hợp chưa hoạt động hiệu quả Tác giả thu thập thông tin thứ cấp từ hồ sơ lưu trữ tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến, đồng thời thực hiện điều tra và khảo sát qua hai giai đoạn: nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu chính thức.
Phương pháp thu thập tài liệu
Dữ liệu thứ cấp bao gồm nguồn số liệu và thông tin nội bộ về hoạt động quản lý chất lượng của công ty trong thời gian qua, cùng với các tài liệu liên quan Ngoài ra, thông tin bên ngoài được thu thập từ các website và sách vở có liên quan.
- Dữ liệu sơ cấp: điều tra 56 cán bộ cao cấp tại công ty.
- Phương pháp quan sát thực tiễn: dựa trên việc xây dựng và triển khai áp dụng các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế.
Phương pháp thực hiện nghiên cứu Đề tài sử dụng chủ yếu là phương pháp định tính (như: tổng hợp, phân tích, diễn giải và quy nạp)
Luận văn áp dụng phương pháp định lượng thông qua việc khảo sát 56 cán bộ cao cấp và trung cấp trong công ty Bảng câu hỏi khảo sát được thiết kế theo thang đo Likert 5 mức độ nhằm đo lường giá trị các biến số Công cụ thu thập thông tin sử dụng bảng câu hỏi tự trả lời, được gửi trực tiếp đến đối tượng khảo sát Phương pháp xử lý dữ liệu chủ yếu là thống kê mô tả.
5 Kết cấu của đề tài
Kết cấu của đề tài bao gồm:
Chương 1: Hệ thống quản lý tích hợp trong các tổ chức.
Chương 2: Thực trạng việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý tích hợp tại công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến.
CHƯƠNG 1: HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP
1.1 Tổng quan về hệ thống quản lý tích hợp
1.1.1 Một số hệ thống quản lý trong tổ chức
Hệ thống quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và đạt được các chính sách cũng như mục tiêu của tổ chức Nó có thể bao gồm nhiều loại hệ thống khác nhau như hệ thống quản lý chất lượng, tài chính và môi trường, giúp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả.
1.1.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng và các nguyên tắc của hệ thống
Hệ thống quản lý chất lượng
Chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ bao gồm tất cả các tính năng và đặc điểm có khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng Để đánh giá chất lượng, người ta thường dựa vào mức độ hài lòng của khách hàng và khả năng thỏa mãn nhu cầu của họ, theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001.
2008, 2008) Chất lượng phản ánh trình độ và phương pháp của nhà quản lý.
Quản lý chất lượng bao gồm các hoạt động của chức năng quản lý tổng thể, nhằm xác định chính sách, mục tiêu và trách nhiệm về chất lượng Quy trình này được thực hiện thông qua các biện pháp như lập kế hoạch, kiểm soát và cải tiến chất lượng, tất cả đều nằm trong khuôn khổ hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
Quản lý chất lượng (QLCL) cần được thực hiện một cách hệ thống trong toàn bộ tổ chức, không chỉ bởi một bộ phận riêng lẻ, để đảm bảo hiệu quả và sự thống nhất Theo TCVN ISO 9001:2008, hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) là công cụ định hướng và kiểm soát chất lượng trong tổ chức HTQLCL bao gồm cơ cấu tổ chức, thủ tục, quy trình, chính sách, mục tiêu và nguồn lực cần thiết nhằm đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm và dịch vụ đúng như mong đợi.
Các nguyên tắc của quản lý chất lượng
Tám nguyên tắc quản lý chất lượng đã được xác định là nền tảng cho các tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng trong TCVN ISO 9001:2008.
Nguyên tắc đầu tiên là hướng vào khách hàng, vì mọi tổ chức đều phụ thuộc vào khách hàng của mình Do đó, việc hiểu rõ nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng là rất quan trọng Tổ chức cần đáp ứng yêu cầu của khách hàng và nỗ lực vượt qua mong đợi của họ để xây dựng mối quan hệ bền vững.
Nguyên tắc 2 - Sự lãnh đạo: Người lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập sự thống nhất giữa mục đích và phương hướng của tổ chức Họ cần tạo ra và duy trì một môi trường nội bộ hấp dẫn, khuyến khích mọi người tham gia tích cực nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
Nguyên tắc 3 - Sự tham gia của mọi người: Sự tham gia đầy đủ của tất cả các thành viên trong tổ chức là rất quan trọng, vì điều này giúp khai thác tối đa năng lực của họ, mang lại lợi ích cho tổ chức.
Nguyên tắc 4 - Cách tiếp cận theo quá trình nhấn mạnh rằng để đạt được kết quả mong muốn một cách hiệu quả, cần quản lý các nguồn lực và hoạt động liên quan như một quá trình liên tục.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp với định lượng nhằm phân tích thực trạng và tìm hiểu nguyên nhân khiến hệ thống quản lý tích hợp hoạt động chưa hiệu quả Tác giả thu thập thông tin thứ cấp từ hồ sơ lưu trữ tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến và thực hiện điều tra, khảo sát thông qua nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu chính thức.
Phương pháp thu thập tài liệu
Dữ liệu thứ cấp bao gồm nguồn số liệu và thông tin nội bộ về hoạt động quản lý chất lượng của Công ty trong thời gian qua, cùng với các tài liệu liên quan Ngoài ra, nguồn số liệu và thông tin bên ngoài được thu thập từ các website và sách vở có liên quan.
- Dữ liệu sơ cấp: điều tra 56 cán bộ cao cấp tại công ty.
- Phương pháp quan sát thực tiễn: dựa trên việc xây dựng và triển khai áp dụng các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế.
Phương pháp thực hiện nghiên cứu Đề tài sử dụng chủ yếu là phương pháp định tính (như: tổng hợp, phân tích, diễn giải và quy nạp)
Luận văn sử dụng phương pháp định lượng thông qua việc khảo sát 56 cán bộ cao cấp và trung cấp trong công ty Bảng câu hỏi khảo sát được thiết kế với thang đo Likert 5 mức độ để đo lường giá trị các biến số Công cụ thu thập thông tin là bảng câu hỏi tự trả lời, được gửi trực tiếp đến đối tượng khảo sát Phương pháp xử lý dữ liệu chủ yếu là thống kê mô tả.
5 Kết cấu của đề tài
Kết cấu của đề tài bao gồm:
Chương 1: Hệ thống quản lý tích hợp trong các tổ chức.
Chương 2: Thực trạng việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý tích hợp tại công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến.
CHƯƠNG 1: HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP
1.1 Tổng quan về hệ thống quản lý tích hợp
1.1.1 Một số hệ thống quản lý trong tổ chức
Hệ thống quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và đạt được các chính sách cũng như mục tiêu của tổ chức Nó có thể bao gồm nhiều loại hệ thống khác nhau, chẳng hạn như hệ thống quản lý chất lượng, quản lý tài chính và quản lý môi trường, nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và bền vững.
1.1.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng và các nguyên tắc của hệ thống
Hệ thống quản lý chất lượng
Chất lượng của một sản phẩm hoặc dịch vụ được xác định bởi các tính năng và đặc điểm của nó, khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng Để đánh giá chất lượng, người ta thường dựa vào mức độ hài lòng của khách hàng và khả năng thỏa mãn các nhu cầu của họ, theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001.
2008, 2008) Chất lượng phản ánh trình độ và phương pháp của nhà quản lý.
Quản lý chất lượng bao gồm các hoạt động của chức năng quản lý chung nhằm xác định chính sách, mục tiêu và trách nhiệm về chất lượng Điều này được thực hiện thông qua các biện pháp như lập kế hoạch, kiểm soát và cải tiến chất lượng, theo tiêu chuẩn hệ thống chất lượng TCVN ISO 9001:2008.
Quản lý chất lượng (QLCL) cần được thực hiện một cách đồng bộ và toàn diện trong tổ chức, không chỉ bởi một bộ phận riêng lẻ, để đạt hiệu quả cao nhất Theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) là công cụ quan trọng giúp định hướng và kiểm soát chất lượng của tổ chức HTQLCL bao gồm các yếu tố như cơ cấu tổ chức, thủ tục, quy trình, chính sách, mục tiêu và nguồn lực cần thiết, nhằm đảm bảo rằng khách hàng nhận được sản phẩm và dịch vụ đúng như mong đợi.
Các nguyên tắc của quản lý chất lượng
Bảy nguyên tắc quản lý chất lượng đã được xác định là nền tảng cho các tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008.
Nguyên tắc đầu tiên là hướng vào khách hàng, vì mọi tổ chức đều phụ thuộc vào khách hàng Để thành công, các tổ chức cần hiểu rõ nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của họ và nỗ lực vượt qua mong đợi.
Nguyên tắc 2 - Sự lãnh đạo: Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập sự thống nhất giữa mục tiêu và phương hướng của tổ chức Họ cần tạo ra và duy trì một môi trường nội bộ hấp dẫn, khuyến khích mọi người tham gia tích cực nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
Nguyên tắc 3 - Sự tham gia của mọi người nhấn mạnh rằng mọi cá nhân ở tất cả các cấp trong tổ chức đều đóng vai trò quan trọng Việc huy động sự tham gia đầy đủ của họ không chỉ tối ưu hóa năng lực mà còn mang lại lợi ích lớn cho tổ chức.
Nguyên tắc 4 - Cách tiếp cận theo quá trình nhấn mạnh rằng để đạt được kết quả mong muốn một cách hiệu quả, các nguồn lực và hoạt động liên quan cần được quản lý đồng bộ như một quá trình.
Nguyên tắc 5 - Tiếp cận hệ thống trong quản lý nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định và hiểu các quá trình liên quan, giúp quản lý chúng như một hệ thống thống nhất Điều này không chỉ nâng cao hiệu lực mà còn đảm bảo hiệu quả cho tổ chức, góp phần quan trọng vào việc đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Nguyên tắc 6 -Cải tiến liên tục: Cải tiến liên tục các kết quả thực hiện phải là một mục tiêu thường trực của tổ chức.
- Nguyên tắc 7 -Quyết định dựa trên sự kiện: Mọi quyết định có hiệu lực được dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin.
Nguyên tắc 8 - Quan hệ hợp tác cùng có lợi với nhà cung ứng nhấn mạnh tầm quan trọng của sự phụ thuộc lẫn nhau giữa tổ chức và nhà cung cấp Mối quan hệ này không chỉ mang lại lợi ích cho cả hai bên mà còn nâng cao khả năng tạo ra giá trị, từ đó thúc đẩy sự phát triển bền vững.
1.1.1.2 Hệ thống quản lý môi trường
Hệ thống quản lý môi trường đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai và thực hiện chính sách môi trường của tổ chức Nó giúp quản lý hiệu quả các khía cạnh môi trường, đảm bảo sự tuân thủ và cải tiến liên tục trong hoạt động của tổ chức.
HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP TRONG CÁC TỔ CHỨC
Tổng quan về hệ thống quản lý tích hợp
1.1.1 Một số hệ thống quản lý trong tổ chức
Hệ thống quản lý là công cụ thiết lập và đạt được các chính sách cùng mục tiêu của tổ chức Nó có thể bao gồm nhiều hệ thống khác nhau như hệ thống quản lý chất lượng, tài chính và môi trường, giúp tối ưu hóa hoạt động và nâng cao hiệu quả.
1.1.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng và các nguyên tắc của hệ thống
Hệ thống quản lý chất lượng
Chất lượng là tổng hợp các tính năng và đặc điểm của sản phẩm hoặc dịch vụ, có khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng Đánh giá chất lượng dựa trên mức độ hài lòng của khách hàng và khả năng thỏa mãn nhu cầu của họ, theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001.
2008, 2008) Chất lượng phản ánh trình độ và phương pháp của nhà quản lý.
Quản lý chất lượng là một tập hợp các hoạt động trong chức năng quản lý tổng thể, nhằm xác định chính sách, mục tiêu và trách nhiệm về chất lượng Quá trình này được thực hiện thông qua các biện pháp như lập kế hoạch, kiểm soát và cải tiến chất lượng, tất cả đều nằm trong khuôn khổ của hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
Quản lý chất lượng (QLCL) chỉ đạt hiệu quả khi được thực hiện đồng bộ trong toàn bộ tổ chức, không chỉ bởi một bộ phận riêng lẻ Theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) là công cụ giúp định hướng và kiểm soát chất lượng trong tổ chức HTQLCL bao gồm các yếu tố như cơ cấu tổ chức, thủ tục, quy trình, chính sách, mục tiêu và nguồn lực cần thiết, nhằm đảm bảo rằng khách hàng nhận được sản phẩm và dịch vụ theo đúng mong đợi của họ.
Các nguyên tắc của quản lý chất lượng
Tám nguyên tắc quản lý chất lượng là nền tảng cho các tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng trong TCVN ISO 9001:2008.
Nguyên tắc đầu tiên trong kinh doanh là hướng vào khách hàng, vì mọi tổ chức đều phụ thuộc vào họ Để thành công, các doanh nghiệp cần nắm bắt và hiểu rõ nhu cầu hiện tại cũng như tương lai của khách hàng Điều này không chỉ bao gồm việc đáp ứng các yêu cầu của họ mà còn phải nỗ lực để vượt qua những mong đợi của khách hàng.
Nguyên tắc thứ hai trong lãnh đạo là tạo sự thống nhất giữa mục tiêu và phương hướng của tổ chức Người lãnh đạo cần xây dựng và duy trì một môi trường nội bộ hấp dẫn, khuyến khích sự tham gia của mọi người nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
Nguyên tắc 3 - Sự tham gia của mọi người nhấn mạnh tầm quan trọng của việc huy động sự tham gia của tất cả các thành viên trong tổ chức Khi mọi người ở mọi cấp độ được khuyến khích tham gia, năng lực và tiềm năng của họ sẽ được phát huy, mang lại lợi ích lớn cho tổ chức Sự tham gia đầy đủ không chỉ tạo ra một môi trường làm việc tích cực mà còn góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
Nguyên tắc 4 đề cập đến cách tiếp cận theo quá trình, nhấn mạnh rằng để đạt được kết quả mong muốn một cách hiệu quả, cần phải quản lý các nguồn lực và hoạt động liên quan như một quy trình liên kết chặt chẽ với nhau.
Nguyên tắc 5 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tiếp cận hệ thống trong quản lý, qua đó xác định và hiểu các quá trình liên quan lẫn nhau Việc quản lý các quá trình này như một hệ thống không chỉ nâng cao hiệu lực mà còn tăng cường hiệu quả hoạt động của tổ chức, giúp đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Nguyên tắc 6 -Cải tiến liên tục: Cải tiến liên tục các kết quả thực hiện phải là một mục tiêu thường trực của tổ chức.
- Nguyên tắc 7 -Quyết định dựa trên sự kiện: Mọi quyết định có hiệu lực được dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin.
Nguyên tắc 8 nhấn mạnh tầm quan trọng của mối quan hệ hợp tác cùng có lợi giữa tổ chức và nhà cung ứng Sự phụ thuộc lẫn nhau trong mối quan hệ này không chỉ gia tăng năng lực của cả hai bên mà còn tạo ra giá trị bền vững cho cả hai.
1.1.1.2 Hệ thống quản lý môi trường
Hệ thống quản lý môi trường là yếu tố quan trọng trong hệ thống quản lý của tổ chức, giúp triển khai và áp dụng chính sách môi trường, đồng thời quản lý các khía cạnh môi trường hiệu quả.
Hệ thống quản lý môi trường được phát triển dựa trên tiêu chuẩn ISO 14001, phiên bản mới nhất là ISO 14001:2004 Hoạt động của hệ thống này tuân theo mô hình PDCA, đảm bảo hiệu quả trong việc quản lý và cải thiện môi trường.
ISO 14000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế về quản lý môi trường, bao gồm các tiêu chuẩn quan trọng như ISO 14001 và ISO 14004, tập trung vào hệ thống quản lý môi trường.
Tiêu chuẩn ISO 14001 quy định các yêu cầu cho hệ thống quản lý môi trường, nhằm phục vụ cho việc đánh giá và chứng nhận các hệ thống này Với cấu trúc tương tự như tiêu chuẩn ISO 9000 về quản lý chất lượng, ISO 14000 có thể áp dụng cho mọi loại hình tổ chức, không phân biệt quy mô.
1.1.1.3 Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện hệ thống quản lý tích hợp
Khách hàng đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp, và hệ thống chất lượng phải tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của họ Để đạt được điều này, doanh nghiệp không chỉ cần đáp ứng các yêu cầu mà còn phải hiểu rõ và vượt qua mong đợi của khách hàng, từ đó duy trì lòng trung thành của họ.
Nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về chất lượng, tồn kho và thời gian đáp ứng buộc các doanh nghiệp phải linh hoạt và nhanh chóng thích ứng với những thay đổi trong cơ hội phục vụ Để sản xuất hiệu quả với nhiều chủng loại sản phẩm và sản lượng nhỏ, hệ thống quản lý doanh nghiệp cần phải được thiết lập một cách chặt chẽ, thống nhất và rõ ràng, nhằm đảm bảo phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
1.2.1.2 Các yêu cầu của hệ thống văn bản pháp luật
Chính phủ đóng vai trò quan trọng trong việc tác động đến tổ chức ở cấp độ vĩ mô thông qua các quy định và văn bản pháp luật nhằm khuyến khích sự phát triển của doanh nghiệp Sự cạnh tranh trong thời kỳ hội nhập và các rào chắn kỹ thuật từ bên ngoài cũng ảnh hưởng lớn đến hệ thống quản lý của doanh nghiệp Bên cạnh đó, chi phí cho chứng nhận và tư vấn, cũng như vai trò của hệ thống tiêu chuẩn quốc gia và cơ quan công nhận, là những yếu tố cần được xem xét khi tổ chức xây dựng hệ thống quản lý tích hợp các tiêu chuẩn.
1.2.2.1Vai trò của lãnh đạo
Sự cam kết của lãnh đạo cao nhất đóng vai trò quyết định trong việc xây dựng hệ thống quản lý tích hợp các tiêu chuẩn Khi lãnh đạo cao nhất thể hiện sự quan tâm, điều này sẽ thúc đẩy sự chú ý từ lãnh đạo các phòng ban trong tổ chức, tạo ra hiệu ứng tích cực đến từng thành viên trong tổ chức.
Vai trò của lãnh đạo không chỉ là cam kết mà còn là tạo ra sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban trong doanh nghiệp Sự quan tâm và khuyến khích từ lãnh đạo góp phần xây dựng một môi trường làm việc sáng tạo và năng suất cao Thiếu sự cam kết và hỗ trợ từ lãnh đạo có thể dẫn đến thất bại trong việc duy trì và cải tiến hệ thống quản lý.
Lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc xác định thành công của tổ chức, bằng cách thiết lập sự thống nhất giữa mục tiêu và phương hướng Họ tạo ra và duy trì môi trường nội bộ tích cực, khuyến khích sự tham gia của mọi người để đạt được các mục tiêu chung Đồng thời, lãnh đạo cần thể hiện sự chủ động trong việc chỉ đạo các hoạt động chất lượng để đảm bảo hiệu quả công việc.
1.2.2.2 Sự hợp tác của nhân viên trong tổ chức
Con người là nguồn lực thiết yếu trong tổ chức, với sự cam kết tham gia tích cực vào các hoạt động chất lượng Mọi cá nhân đều có trách nhiệm với công việc và sẵn sàng đóng góp cho sự cải tiến liên tục, từ đó đảm bảo việc thực hiện các mục tiêu và mang lại lợi ích cho tổ chức.
Nhân viên đóng vai trò then chốt trong việc tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ, cần phải ở vị trí tốt nhất để đảm bảo và nâng cao chất lượng Họ cũng phải có khả năng giảm chi phí bằng cách loại bỏ lãng phí trong quy trình, đồng thời đẩy nhanh tiến độ bằng cách giảm thời gian chu trình Để trở thành tác nhân lý tưởng của sự thay đổi, nhân viên cần hiểu rõ quy trình và được đào tạo qua giáo dục và kinh nghiệm, cũng như được trao quyền để hành động một cách quyết đoán.
Mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban trong tổ chức là yếu tố then chốt để tạo ra sự thống nhất và nâng cao hiệu quả công việc Để đạt được điều này, lãnh đạo cấp cao cần chú trọng cải thiện sự hợp tác giữa các phòng ban thông qua các hoạt động làm việc nhóm.
Làm việc nhóm nhằm giải quyết các vấn đề và cải tiến cơ hội liên quan đến nhiều phòng ban Lãnh đạo cao nhất cam kết hỗ trợ đầy đủ nguồn lực cho nhóm, trong khi các thành viên được chọn dựa trên khả năng đóng góp của họ Nhóm đa chức năng tạo điều kiện cho việc hợp tác giữa các nhân viên từ các phòng ban khác nhau, giúp họ học hỏi và trao đổi kinh nghiệm Sau khi hoàn thành dự án cải tiến, nhóm sẽ được giải tán.
1.2.2.3 Trình độ nhân lực trong tổ chức
Một hệ thống dù được thiết kế hoàn hảo nhưng nếu không có đội ngũ quản lý và nhân viên đủ năng lực và không nghiêm túc trong việc thực hiện, thì kết quả đạt được sẽ không như mong đợi.
Nhận thức và trình độ của các thành viên trong tổ chức ảnh hưởng lớn đến hệ thống quản lý tích hợp Khi các thành viên hiểu đúng về hệ thống, họ sẽ có thái độ tích cực và hợp tác, ngược lại, nếu không nhận thức đúng, sẽ dẫn đến sự chống đối với thay đổi trong tổ chức Hơn nữa, sự chênh lệch trình độ giữa các thành viên cũng cản trở việc truyền đạt thông tin, yêu cầu, ý nghĩa và lợi ích của hệ thống quản lý tích hợp.
Yếu tố con người đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển tổ chức, vì vậy cần đầu tư vào các hoạt động như xác định yêu cầu tuyển dụng, đánh giá năng lực định kỳ, đào tạo và huấn luyện, cũng như kiểm tra và đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo.
Các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp theo PAS 99:2006
Viện Tiêu chuẩn Anh đã ban hành tiêu chuẩn “PAS 99: 2006” nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các hệ thống quản lý trong tổ chức Tiêu chuẩn này quy định các yêu cầu cần thiết cho hệ thống quản lý tích hợp, giúp các tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động.
Trong luận văn này, tác giả nghiên cứu và trình bày hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001 Việc tích hợp các hệ thống này tuân thủ theo tiêu chuẩn PAS 99:2006, được xây dựng dựa trên nguyên lý Deming P.D.C.A.
Hệ thống quản lý tích hợp theo tiêu chuẩn PAS 99:2006 kết hợp các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001, được xây dựng dựa trên chu trình PDCA Hệ thống này bao gồm các yêu cầu cần thiết để đảm bảo hiệu quả quản lý chất lượng, môi trường và an toàn sức khỏe nghề nghiệp.
1.3.1 Thiết lập chính sách hệ thống quản lý
Lãnh đạo cao nhất cần thiết lập chính sách cho hệ thống quản lý, xác định rõ ràng các chính sách của tổ chức liên quan đến hệ thống này và đảm bảo rằng chúng phù hợp với các hoạt động của tổ chức.
Việc thiết lập chính sách hệ thống quản lý tích hợp (HTQL) cần thể hiện cam kết tuân thủ các tiêu chuẩn, đồng thời đặt ra mục tiêu cụ thể và cam kết cải tiến liên tục Chính sách này phải bao quát các khía cạnh về môi trường, chất lượng và an toàn sức khỏe nghề nghiệp Ngoài ra, nó cần được phổ biến đến tất cả nhân viên và đại diện của tổ chức, đồng thời được xem xét định kỳ để đảm bảo tính phù hợp.
1.3.2 Hoạch định hệ thống quản lý
Hoạch định hệ thống quản lý tích hợp bắt đầu từ mục tiêu của tổ chức, yêu cầu tuân thủ và cam kết cải tiến liên tục trong việc thực hiện chính sách Lãnh đạo cần đảm bảo rằng các mục tiêu được thiết lập rõ ràng tại các cấp và bộ phận chức năng, đồng thời được duy trì thông qua các thủ tục cụ thể Các mục tiêu này phải có thể đo lường và phù hợp với chính sách chất lượng đã đề ra.
Lãnh đạo cần đảm bảo tiến hành hoạch định hệ thống quản lý để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp:
Xác định và áp dụng các quy trình, thủ tục cần thiết trong hệ thống quản lý là rất quan trọng cho toàn bộ tổ chức Điều này bao gồm việc xác định trình tự và mối tương tác giữa các quy trình, đồng thời thiết lập các thủ tục nhằm nhận diện và ứng phó với các rủi ro Mục tiêu là phòng ngừa hoặc giảm thiểu hậu quả của những tình huống không mong muốn, đồng thời đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh.
- Xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo vận hành và kiểm soát các quy trình này có hiệu lực.
- Đảm bảo sẵn có các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ việc vận hành và theo dõi các quy trình này.
Theo dõi, đo lường và phân tích các quy trình là rất quan trọng để đạt được kết quả mong muốn Việc thực hiện các hành động cần thiết sẽ giúp cải thiện liên tục các quy trình này.
Cần bổ nhiệm một hoặc nhiều đại diện lãnh đạo để xác định vai trò, trách nhiệm và quyền hạn, nhằm đảm bảo hệ thống quản lý được thiết lập, thực hiện và duy trì theo các tiêu chuẩn yêu cầu Những đại diện này cũng có trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo cao nhất về hoạt động của hệ thống, bao gồm cả các kiến nghị cải tiến.
Khách hàng là đối tượng quan trọng nhất của mọi doanh nghiệp, vì vậy việc hướng về khách hàng là rất cần thiết Doanh nghiệp cần hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của khách hàng để không chỉ đáp ứng mà còn vượt qua sự mong đợi của họ Thiết kế và sản xuất sản phẩm phải phù hợp với yêu cầu của khách hàng, cung cấp đúng lúc và với giá cạnh tranh Hướng về khách hàng không chỉ giúp doanh nghiệp gia tăng doanh thu và lợi nhuận, mà còn nâng cao năng suất bằng cách giảm chi phí và đảm bảo sản phẩm đáp ứng nhu cầu thực tế Điều này được thể hiện qua quy trình hiệu quả trong việc giải quyết khiếu nại của khách hàng, đồng thời là cơ sở để cải tiến sản phẩm và dịch vụ.
1.3.4 Kiểm soát và điều hành
Việc thực thi và vận hành hệ thống trong tổ chức phụ thuộc vào cấu trúc, vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân Tổ chức cần kiểm soát quá trình vận hành, quản lý nguồn lực hiệu quả, yêu cầu các tài liệu chứng minh và đảm bảo sự liên lạc thông suốt giữa các bộ phận.
1.3.5 Quản lý nguồn nhân lực Để thực hiện yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực, tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả những người làm việc cho tổ chức hoặc đại diện cho tổ chức phải đủ năng lực dựa trên cơ sở về giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm để thực hiện nhiệm vụ được giao Lãnh đạo các cấp phải tổ chức đánh giá hiệu lực của hành động được thực hiện để đảm bảo năng lực cần thiết cho từng vị trí Ngoài ra, công ty cần phải đảm bảo rằng nhân viên của họ nhận thức được mối liên quan và tầm quan trọng của công việc họ làm và cách thức đóng góp vào việc đạt được mục tiêu Đồng thời, công ty phải đảm bảo cung cấp đầy đủ cơ sở hạ tầng, tổ chức đào tạo, huấn luyện nhằm nâng cao trình độ cho nhân viên để thực hiện mục tiêu.
1.3.6 Yêu cầu về hệ thống tài liệu Để vận hành một cách có hiệu quả, tổ chức phải xác định và quản lý nhiều hoạt động có liên quan với nhau Việc quản lý các hoạt động này phải tuân thủ theo hệ thống tài liệu thông qua các chính sách, mục tiêu, thủ tục, quy trình… Do đó, đòi hỏi hệ thống tài liệu cùa HTQL cần phải rõ ràng, dễ nhận biết, phải được kiểm soát, đánh giá thường xuyên theo định kỳ, và phải được cập nhật, thay đổi chính xác phù hợp với các quá trình của hệ thống.
Kiểm tra và đánh giá hệ thống tài liệu thông qua quản lý theo quá trình giúp kiểm soát các công việc đang diễn ra, kết nối các quá trình đơn lẻ trong hệ thống quy trình, và nâng cao sự tương tác giữa các quá trình Điều này góp phần hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng (HTQL) và nâng cao giá trị của tổ chức.
Hình 1.4: Cấu trúc hệ thống tài liệu của hệ thống tích hợp
1.3.7 Kiểm tra, đánh giá, đo lường kết quả hoạt động
Các tổ chức cần thiết lập phương pháp giám sát và đo lường hoạt động của hệ thống, nhằm đánh giá mức độ tuân thủ và thực hiện Việc kiểm tra đánh giá nội bộ là rất quan trọng để xác định những hành động khắc phục, ngăn ngừa và cải tiến cần thiết.
THỰC TRẠNG VIỆC ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ NHỰA TÂN TIẾN
Giới thiệu Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến
2.1.1 Lịch sử hình thành & phát triển
Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến được thành lập từ ngày 20/6/1966 với tên gọi ban đầu là Việt Nam Nhựa deo Công ty (Simiplast).
Sau khi giải phóng năm 1975, Công ty được Nhà nước tiếp quản và đổi tên thành Nhà máy Nhựa Tân Tiến Vào ngày 29/4/1994, công ty được đổi tên thành Công ty Bao bì Nhựa Tân Tiến theo Quyết định số 449/QD-TCLD của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ Theo Quyết định số 624/QĐ-TCCB ngày 23/10/2002 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp, công ty đã tiến hành cổ phần hoá Đến ngày 28/12/2004, Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến.
Vào tháng 12 năm 2002, Công ty Bao bì Nhựa Tân Tiến đã nhận được chứng nhận ISO 9002:1994 Đến đầu năm 2003, công ty đã đưa vào hoạt động một nhà máy sản xuất mới tại Khu Công nghiệp Tân Bình, với tổng diện tích lên tới 50.000 m².
Vào tháng 06/2003, Công ty Bao bì nhựa Tân Tiến đã chính thức nhận chứng nhận ISO 9001:2000 Tiếp theo, vào ngày 09/11/2006, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước đã ban hành quyết định số 70/UBCK-GPNY, cho phép Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến niêm yết cổ phiếu trên Sở Giao dịch Chứng khoán TP Hồ Chí Minh.
Vào ngày 24 tháng 11 năm 2006, Trung tâm Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh đã cấp giấy chứng nhận số 46/2006/GCNCP/CNTTLK cho Công ty cổ phần bao bì nhựa Tân Tiến, xác nhận rằng cổ phiếu của công ty này đã được đăng ký lưu ký tại Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh kể từ ngày 05 tháng 12 năm 2006 với mã chứng khoán TTP.
PHÒNG KẾ HOẠCH SẢN XUẤT
PHÒNG R&D PHÒNG QA NHÀ MÁY CHẾ BẢN BAN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG
NHÀ MÁY IN PHÒNG KHO VẬN
NHÀ MÁY GHÉP MÀNG PHÒNG MUA HÀNG
NHÀ MÁY CUỘN - TÚI PHÒNG BÁN HÀNG
NHÀ MÁY BẮC NINH PHÒNG KẾ TOÁN
Năm 2007, Công ty cổ phần bao bì nhựa Tân Tiến đã chính thức khởi động dự án mở rộng nhà xưởng tại Nhà máy bao bì số 2, thuộc Khu công nghiệp Tân Bình Vào ngày 14/09/2007, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước đã ban hành quyết định số 172/UBCK-ĐKPH, chấp thuận việc Công ty phát hành cổ phiếu nhằm tăng vốn điều lệ từ 106.550.000.000 đồng lên 150.000.000.000 đồng.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức & nhân lực
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức hệ thống quản lý của công ty
(Nguồn: Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến)
Phòng Nghiên Cứu & Phát Triển
Kiểm soát và tham mưu cho Ban Tổng giám đốc trong quản lý các hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, đồng thời cải tiến công nghệ hiện tại Đề xuất và giám sát thực hiện kế hoạch đầu tư máy móc, thiết bị và nhà xưởng theo tiêu chuẩn chất lượng và điều kiện công nghệ, nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm hiện tại, phát triển sản phẩm mới và hoàn tất kế hoạch đầu tư của Công ty.
Phòng Đảm Bảo Chất Lượng
Tổ chức và kiểm soát quản lý chất lượng nguyên vật liệu, quy trình sản xuất và sản phẩm hoàn thiện; đồng thời, triển khai tiếp xúc với khách hàng, hướng dẫn về tính năng kỹ thuật của bao bì, và thực hiện công tác hậu mãi cùng chăm sóc khách hàng.
Phối hợp triển khai và duy trì hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn chất lượng của Công ty và các quy định ISO nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả hoạt động Tổ chức và duy trì các hệ thống ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, và OHSAS 18001 để đảm bảo sự tuân thủ và cải tiến liên tục.
Phòng Kế Hoạch Sản Xuất
Lập kế hoạch và theo dõi sản xuất cho các nhà máy bao bì, đồng thời kiểm soát quá trình gia công sản xuất màng ghép LLDPE theo quy định và quy trình của Công ty Mục tiêu là đảm bảo kế hoạch giao hàng và cung cấp đủ nguyên liệu màng ghép cho sản xuất.
Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động sửa chữa, chế tạo máy móc thiết bị cơ và điện Đề xuất cải tiến và đổi mới thiết kế, đồng thời đánh giá và tổ chức lắp đặt, vận hành thiết bị mới trong công ty Tất cả hoạt động này được thực hiện trong khuôn khổ quy trình, kỹ thuật và chuẩn mực của Công ty.
Tổ chức và kiểm soát hoạt động thiết kế, in thử mẫu và sản xuất trục in, đồng thời bảo dưỡng máy móc thiết bị Phối hợp kiểm soát vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong toàn nhà máy, đảm bảo tuân thủ các quy định kỹ thuật của Công ty Mục tiêu là nâng cao hiệu quả hoạt động của Nhà máy Chế bản.
Tổ chức và kiểm soát hoạt động sản xuất cùng bảo dưỡng máy móc thiết bị, đồng thời phối hợp kiểm soát vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong toàn nhà máy Tất cả hoạt động này được thực hiện theo quy trình, quy định và chuẩn mực của Công ty nhằm đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm.
Tổ chức và kiểm soát hoạt động sản xuất cũng như bảo dưỡng máy móc thiết bị, đồng thời phối hợp kiểm tra vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong toàn nhà máy Mọi hoạt động này đều tuân thủ quy trình, quy định và chuẩn mực của Công ty nhằm đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm.
Tổ chức và kiểm soát hoạt động sản xuất cũng như bảo dưỡng máy móc thiết bị là nhiệm vụ quan trọng Đồng thời, cần phối hợp kiểm soát vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong toàn nhà máy, tuân thủ quy trình và quy định của Công ty Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm đạt tiêu chuẩn.
Tổ chức và kiểm soát hoạt động sản xuất cũng như bảo dưỡng máy móc thiết bị là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm Đồng thời, việc phối hợp kiểm soát vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong toàn chi nhánh cần tuân thủ quy trình, quy định và chuẩn mực hệ thống của Công ty.
Thực trạng việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến 29
2.2.1 Tổng quan về các hệ thống hiện nay tại đơn vị
Từ năm 2001, Tân Tiến đã bắt đầu xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 Đến cuối năm 2002, công ty đã chính thức nhận chứng nhận từ tổ chức Quacert và triển khai áp dụng tiêu chuẩn này.
ISO 14001: Sau tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001, vào năm 2008, Tân Tiến đã bắt đầu xây dựng hệ thống theo tiêu chuẩn Môi trường ISO 14001:2004 Đến năm 2009, hệ thống này đã chính thức được chứng nhận và đưa vào vận hành.
Sau khi áp dụng hệ thống chất lượng ISO 9001 và tiêu chuẩn môi trường ISO 14001, công ty đã nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường Để phát triển bền vững, vào năm 2009, công ty đã triển khai hệ thống OHSAS 18001:2007 Sau một năm xây dựng, vào năm 2010, công ty đã được tổ chức BSI chứng nhận hệ thống OHSAS 18001:2007.
Vào giữa năm 2011, công ty đã triển khai hệ thống quản lý tích hợp dựa trên tiêu chuẩn PAS 99:2006, kết hợp ba hệ thống quản lý khác nhau Hệ thống này được xây dựng trên nền tảng của hệ thống chất lượng Đến tháng 6/2012, công ty đã nhận được chứng nhận từ tổ chức BSI sau khi được đánh giá.
2.2.2 Quá trình xây dựng, triển khai áp dụng và đánh giá HTQL tích hợp
Quá trình xây dựng, triển khai và đánh giá cấp chứng nhận của tổ chức BSI cho hệ thống quản lý tích hợp các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001 tại công ty được thực hiện một cách bài bản và chuyên nghiệp.
Thời gian thực hiện: dự án bắt đầu từ 8/2011 đến 6/2012 (tổng cộng 10 tháng).
Mô hình cơ cấu tổ chức ban dự án:
Trưởng ban: Tổng Giám Đốc
Phó ban: Đại diện lãnh đạo hệ thống tích hợp
Thư ký dự án: TP Tổ chức – Hành chính Ban
+ Ủy viên: đại diện công tác chất lượng của các Nhà máy, các bộ phận.
Đại diện cho các phòng ban quan trọng trong công ty, bao gồm ISO 9001, OHSAS và ISO 14001, các đại diện từ Nhà máy In, Nhà máy Ghép màng, Nhà máy Cuồn - Túi, Nhà máy Chế Bản, Ngành Cơ Điện, QA, P.KHSX, P.Mua hàng, phòng Bán hàng, phòng Kho vận và phòng Kế toán đều đóng vai trò thiết yếu trong việc đảm bảo chất lượng và hiệu quả sản xuất.
Hình 2.4: Sơ đồ mô hình cơ cấu ban dự án hệ thống quản lý tích hợp tại Công ty
(Nguồn: Công ty CP Bao bì Nhựa Tân Tiến)
Quá trình đào tạo triển khai dự án hệ thống quản lý tích hợp
- Tổ chức đào tạo: Công ty tư vấn QAS Indochina.
+ Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, cấu trúc của IMS.
+ Thực trạng hệ thống quản lý tài liệu của công ty.
+ Các bước công việc cần thực hiện.
+ Cách thức viết tài liệu - ban hành - quản lý hệ thống tài liệu.
+ Chuyên gia đánh giá nội bộ.
- Thành phần tham dự các nội dung & Bảng kế hoạch đào tạo:
Bảng 2.1: Kế hoạch đào tạo việc triển khai thực hiện HTQL tích hợp tại Công ty
STT Nội dung Thành phần tham dự Thời gian
1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, cấu trúc của IMS
Ban lãnh đạo và Quản lý các bộ phận, các thành viên trong ban dự án
2 Thực trạng hệ quản lý tài liệu của công ty
Ban lãnh đạo và Quản lý các bộ phận, các thành viên trong ban dự án
3 Các bước công việc cần thực hiện Ban dự án 1 buổi
Cách thức viết tài liệu - ban hành - quản lý hệ thống tài liệu
5 Chuyên gia đánh giá nội bộ Đại diện lãnh đạo hệ thống tích hợp. Đại diện lãnh đạo các hệ thống.
(Nguồn: Tài liệu tư vấn đào tạo)
Quá trình xây dựng hệ thống tích hợp IMS (nội dung, thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu)
Hoàn thiệ n sổ tay quản lý vớ i các nội dung cơ b ản
Cơ cấu tổ chức – trách nhiệm quyền hạn.
Cơ chế thông tin nội bộ trong doanh nghiệp
Kiểm soát tài liệu và hồ sơ, bao gồm:
- Sổ tay chất lượng, môi trường và an toàn sức khỏe nghề nghiệp.
- Các quy trình chất lượng, môi trường và an toàn sức khỏe nghề nghiệp.
- Các hướng dẫn công việc.
- Các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm.
- Các kế hoạch chất lượng, môi trường và các kế hoạch kiểm tra, thử nghiệm.
- Các tài liệu mua hàng.
- Các tài liệu về kỹ thuật, công nghệ, về kiểm định đo lường, hiệu chuẩn và bảo trì.
- Các mô tả công việc và các tài liệu đào tạo.
- Các tiêu chuẩn của Công ty, các qui định, nội quy, hướng dẫn công việc,…
Nhận diện khía cạnh môi trường, nhận diện mối nguy an toàn thực phẩm và xác định rủi ro.
Hoạch định và quản lý mục tiêu theo BSC và KPI
Hoạt động quản lý nguồn nhân lực
Thủ tục - quy trình hoạt động bán hàng
Thủ tục - quy trình hoạt động mua hàng
Thủ tục - quy trình lập và kiểm soát kế hoạch sản xuất
Thủ tục theo dõi và đo lường các quá trình
Thủ tục - hướng dẫn đánh giá nội bộ
Thủ tục xem xét của lãnh đạo
Thủ tục hành động khắc phục phòng ngừa
Hoàn thiệ n sổ tay sản xuất, vớ i các nộ i dung c ơ bản:
Thủ tục triển khai kế hoạch sản xuất
Thủ tục kiểm soát và vận hành thiết bị
Quy định vệ sinh cá nhân
Thủ tục bảo trì thiết bị theo TPM
Quy định vệ sinh nhà xưởng theo 5S
Quy định thu gom rác thải
Thủ tục quản lý hóa chất
Quy định an toàn trong sản xuất
Thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp
Hoàn thiệ n sổ tay bảo đảm chất lư ợ ng (QA/QC) vớ i các nội dung cơ b ản:
Thủ tục kế hoạch kiểm tra thử nghiệm
Quy định các chỉ tiêu kiểm tra sản phẩm (đầu vào, bán thành phẩm, thành phẩm)
Quy định các chỉ tiêu kiểm tra công tác vệ sinh cá nhân, nhà xưởng, thiết bị.
Quy định các chỉ tiêu kiểm tra công tác xử lý môi trường
Hướng dẫn chi tiết phương pháp kiểm tra
Quy định kiểm soát thiết bị đo lường
Quy định hiệu chuẩn thiết bị đo lường.
Để chuẩn bị cho việc triển khai hệ thống quản lý tích hợp, Ban lãnh đạo công ty đã tổ chức cuộc họp với các quản lý cấp cơ sở nhằm thông báo về quá trình thực hiện Đồng thời, ban ISO phối hợp với công ty tư vấn đã treo bảng chính sách chất lượng tại nhiều vị trí trong công ty, bao gồm hội trường, khu vực tiếp tân, căn tin và các bộ phận, nhà máy, nhằm giúp cán bộ công nhân viên dễ dàng tiếp cận với chính sách và mục tiêu của hệ thống quản lý tích hợp.
Mỗi buổi sáng, ban lãnh đạo công ty yêu cầu toàn thể CBCNV đọc bảng chính sách chất lượng để hiểu rõ các yêu cầu cần thực hiện.
Các đại diện của từng bộ phận cần đảm bảo rằng mọi nhân viên trong bộ phận đều hiểu rõ việc triển khai hệ thống quản lý tích hợp thông qua bảng kiểm tra và báo cáo sau 2 tuần phổ biến.
Đào tạo nghiệp vụ đánh giá nội bộ
Trong quá trình triển khai dự án tích hợp hệ thống quản lý, Ban ISO đã tổ chức chương trình đào tạo kỹ năng đánh giá nội bộ theo hệ thống tích hợp Chương trình này nhằm nâng cao năng lực đánh giá và đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống quản lý.
- Người được đào tạo: đại diện lãnh đạo về hệ thống quản lý tích hợp.
- Tổ chức đào tạo: Công ty tư vấn QAS Indochina.
- Thời gian đào tạo: 40 ngày.
Tổ chức đánh giá nội bộ hệ thống tích hợp
Ban ISO đã hợp tác với công ty tư vấn để thiết lập tổ chức đánh giá nội bộ và xác định các yêu cầu cho chuyên gia đánh giá Bên cạnh đó, các tiêu chí trong quy trình đánh giá nội bộ cũng đã được xây dựng và liệt kê một cách rõ ràng.
Kết quả trong 03 ngày đánh giá nội bộ (06, 07, 08/12/2011) đã phát hiện 35
NC, đã hoàn tất việc khắc phục.
Khắc phục các tồn tại và xem xét của lãnh đạo
Sau khi hoàn tất quá trình đánh giá nội bộ, ban ISO đã phối hợp cùng công ty tư vấn và ban lãnh đạo tổ chức cuộc họp xem xét lãnh đạo nhằm khắc phục những tồn tại trong quá trình đánh giá.
- Thành phần xem xét: ban dự án IMS.
- Đầu vào của việc xem xét của lãnh đạo bao gồm các thông tin:
+ Kết quả của cuộc đánh giá (nội bộ, khách hàng, tổ chức đánh giá bên ngoài) + Các phản hồi của khách hàng.
+ Việc thực hiện các quá trình và sự phù hợp của sản phẩm.
+ Tình trạng của các hành động khắc phục, hành động phòng ngừa.
+ Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng.
+ Các khuyến nghị về cải tiến.
- Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo bao gồm các quyết định và hành động liên quan đến:
+ Cải tiến tính hiệu lực của hệ thống quản lý và cải tiến các quá trình của hệ thống.
+ Cải tiến liên quan đến yêu cầu của bên liên quan.
+ Nguồn lực cần thiết để cải tiến hệ thống quản lý và các quá trình đó.
Đề nghị tổ chức chứng nhận vào đánh giá cấp chứng nhận
Vào ngày 10/02/2012, Công ty đã tiến hành ký hợp đồng đánh giá và cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý tích hợp tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001,và OHSAS
18001 với tổ chức BSI với 02 đợt đánh giá sợ bộ và 01 đợt đánh giá chứng nhận chính thức.
Vào ngày 05/04/2012 và 06/04/2012, tổ chức đã tiến hành 02 đợt đánh giá sơ bộ, tiếp theo là 01 đợt đánh giá chứng nhận chính thức vào ngày 10/05/2012 và 11/05/2012, trong đó phát hiện 16 điểm không phù hợp (NC) nhẹ và đưa ra 37 điểm nhận xét Đối với 16 điểm NC, hồ sơ khắc phục đã được gửi đến BSI để kiểm chứng Sau khi thảo luận và thống nhất các hành động khắc phục với các đơn vị liên quan, Ban ISO đã lập 12 phiếu NC và quy định thời hạn hoàn thành khắc phục là ngày 15/06/2012 Sau khi hoàn tất việc khắc phục, Tân Tiến đã được Tổ chức chứng nhận BSI cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý IMS theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001.
Kết quả đánh giá việc thực hiện HTQL tích hợp để cấp chứng nhận của tổ chức bên ngoài (tổ chức BSI) được thể hiện trong bảng 2.2.
Bảng 2.2: Kết quả đánh giá HTQL tích hợp của tổ chức bên ngoài
Bộ phận QT01 QT02 QT03 QT04 QT05 QT06 QT07 QT08 QT09 QT10 QT11 QT12 QT13
Phòng TCHC 1NX 1NX 1NX
Phòng Bán 1NX 1NC 1 NX
NM In 2NC 1NX 1NX
(Nguồn: báo cáo kết quả đánh giá HTQL tích hợp của tổ chức BSI)
Đánh giá kết quả triển khai dự án tích hợp
Do trước đó, công ty đã có đầy đủ các hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO
9001, 14001, OHSAS 18001 nên thời gian thực hiện dự án tích hợp tương đối ngắn. Đồng thời, Tân Tiến đã có nhiều kinh nghiệm trong việc cùng với các tổ chức
Dịch vụ tư vấn xây dựng và triển khai hệ thống, kết hợp với cam kết mạnh mẽ và nhất quán từ lãnh đạo, đã đảm bảo tiến độ dự án không bị chậm trễ.
Triển khai hệ thống quản lý tích hợp thành công là bước ngoặt quan trọng giúp tinh gọn và đơn giản hóa tài liệu cũng như hệ thống của công ty Điều này không chỉ đơn giản hóa việc quản lý hồ sơ quy trình mà còn rút ngắn thời gian thực hiện và kiểm soát, từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và tối ưu hóa nguồn nhân lực.
2.2.3 Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện hệ thống quản lý tích hợp tại Công ty
Đánh giá chung về hệ thống quản lý tích hợp tại công ty
Sau hơn 2 năm áp dụng hệ thống quản lý tích hợp, công ty đã đạt nhiều thành tựu đáng kể, bao gồm việc duy trì và triển khai hiệu quả các hệ thống quản lý hiện có, tăng doanh thu hàng năm và giảm chi phí đầu tư Việc đánh giá riêng biệt từng hệ thống cũng đã được thực hiện Hơn nữa, việc đạt chứng nhận đã nâng cao vị thế cạnh tranh của công ty trên thị trường quốc tế Hoạt động hệ thống quản lý tại công ty đã có những cải tiến rõ rệt qua các lần đánh giá nội bộ và chứng nhận từ tổ chức.
Theo phân tích thực trạng việc thực hiện hệ thống quản lý tích hợp (HTQL) của công ty, tác giả nhận thấy rằng một số yêu cầu đang được thực hiện tốt, trong khi một số yêu cầu khác vẫn chưa được chú trọng đúng mức Điều này cho thấy cần có sự đánh giá toàn diện hơn về hiệu quả thực hiện HTQL trong công ty.
Mô hình “Mức độ quan trọng – Kết quả thực hiện” (Importance – Performance) được đề xuất nhằm giúp công ty đánh giá chiến lược và phân bổ nguồn lực hiệu quả để cải tiến hệ thống quản lý tích hợp Để đưa ra giải pháp và lựa chọn ưu tiên triển khai, tác giả đã thiết kế bảng câu hỏi liên quan đến mức độ quan trọng của các yêu cầu trong hệ thống, yêu cầu người khảo sát xác định mức độ đồng ý hoặc không đồng ý về tầm quan trọng của từng yêu cầu.
Bảng câu hỏi khảo sát được thiết kế dựa trên lý thuyết và yêu cầu của HTQL tích hợp PAS99: 2006, nhằm đánh giá mức độ thực hiện các yêu cầu của hệ thống quản lý Nội dung bảng câu hỏi bao gồm các khía cạnh quan trọng như: (1) chính sách hệ thống quản lý; (2) hoạch định hệ thống quản lý; (3) hướng đến khách hàng; (4) kiểm soát điều hành; (5) quản lý nguồn nhân lực; (6) yêu cầu về hệ thống tài liệu; (7) kiểm tra, đánh giá và đo lường kết quả hoạt động; (8) cải tiến liên tục; (9) động viên và khen thưởng.
Bảng câu hỏi sử dụng thang đo Likert 5 điểm (1= Hoàn toàn không quan trọng; 2 = Không quan trọng; 3 = Bình thường; 4 = Quan trọng; 5 = Rất quan trọng) nhằm khảo sát đánh giá của nhân viên về mức độ quan trọng của các yêu cầu trong hệ thống quản lý chất lượng (HTQL) tích hợp.
Dữ liệu được xử lý bằng phần mềm thống kê Excel để xác định giá trị trung bình (Mean), cho thấy nếu giá trị lớn hơn "3", nhân viên cho rằng các yêu cầu có ý nghĩa quan trọng và mức độ thực hiện trong công việc là tương đối tốt Đối tượng khảo sát bao gồm các quản lý cấp cao, quản lý cấp trung, đại diện lãnh đạo hệ thống và thành viên Ban ISO Bảng câu hỏi khảo sát mức độ quan trọng được trình bày trong phụ lục 11.
Bàng 2.10: Cơ cấu đối tượng tham gia khảo sát ý kiến mức độ quan trọng các yêu cầu của HTQL tích hợp Đối tượng Số phiếu phát Số phiếu thu
Trưởng & Phó các phòng ban và nhà máy 26 26
Ban ISO các phòng ban, nhà máy và đại diện lãnh đạo hệ thống 27 27
Kết quả khảo sát về tầm quan trọng của các yêu cầu ảnh hưởng đến việc thực hiện hệ thống quản lý tích hợp được trình bày chi tiết trong phụ lục 12.
Bảng 2.11: Giá trị trung bình kết quả thực hiện và mức độ quan trọngcác yêu cầu của HTQL tích hợp
STT Yếu tố - câu hỏi khảo sát
Mức độ thực hiện (mean)
Mức độ quan trọng (mean)
1 Chính sách hệ thống quản lý: 3.86 4.81 a)
Lãnh đạo công ty cam kết rõ ràng và phổ biến rộng rãi đến tất cả nhân viên của công ty về hệ thống chất lượng – môi trường
– an toàn & sức khỏe nghề nghiệp
Ban lãnh đạo cam kết cung cấp đầy đủ nguồn lực, bao gồm con người, môi trường và cơ sở hạ tầng, nhằm đảm bảo các hệ thống quản lý được thực hiện, duy trì và cải tiến hiệu quả.
Hoạch định hệ thống quản lý là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe tại công ty Mục tiêu liên quan đến các lĩnh vực này cần được thiết lập rõ ràng và công bố đến tất cả nhân viên để đảm bảo mọi người đều hiểu và thực hiện Bên cạnh đó, kế hoạch hành động để đạt được các mục tiêu đã đề ra cần phải cụ thể, rõ ràng và được theo dõi chặt chẽ để đảm bảo hiệu quả.
Công ty thực hiện các hoạt động thăm dò và khảo sát thường xuyên để đánh giá nhu cầu của khách hàng, cả nội bộ lẫn bên ngoài Những hoạt động này tập trung vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm, đảm bảo an toàn môi trường và bảo vệ sức khỏe người lao động.
Chúng tôi luôn chú trọng đến việc phân tích và giải quyết kịp thời các khiếu nại của khách hàng liên quan đến chất lượng, môi trường và an toàn, cả bên trong lẫn bên ngoài.
Kiểm soát điều hành đạt điểm số 3.86 và 4.07, cho thấy nhân viên thực hiện đầy đủ và phù hợp các quy trình, hướng dẫn với điểm số 3.67 và 4.36 Bên cạnh đó, việc tuân thủ các yêu cầu pháp luật cũng được thể hiện rõ ràng với điểm số 3.85 và 4.02.
Các tác động và mối nguy liên quan đến chất lượng sản phẩm, môi trường và an toàn được nhận diện và phân tích một cách đầy đủ Quy trình này được thực hiện thường xuyên cập nhật và kiểm soát chặt chẽ.
Quản lý nguồn lực là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả công việc Đầu tiên, nhân lực cần được cung cấp đầy đủ theo yêu cầu để thực hiện nhiệm vụ (2.77) Thứ hai, vai trò, trách nhiệm và năng lực cần thiết cho từng vị trí công việc phải được xác định rõ ràng (2.58) Cuối cùng, nhân viên cần thường xuyên được đào tạo về nhận thức và chuyên môn để đáp ứng yêu cầu công việc (2.17).
6 Yêu cầu về hệ thống tài liệu: 2.94 3.46 a)
Tại nơi làm việc, các quy trình, hướng dẫn công việc và hồ sơ liên quan đến hệ thống chất lượng, môi trường và an toàn sức khỏe nghề nghiệp được thiết lập, duy trì và phổ biến đầy đủ, đảm bảo dễ dàng truy cập khi cần thiết.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ NHỰA TÂN TIẾN
Phương hướng phát triển của công ty đến năm 2018
3.1.1Phương hướng phát triển chung
Công ty hướng tới mục tiêu trở thành đơn vị hàng đầu trong ngành sản xuất bao bì nhựa mềm tại Đông Nam Á, với các phương hướng hoạt động được xác định đến năm 2018.
Thương hiệu của chúng tôi cam kết trở thành công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất bao bì mềm, nổi bật với khả năng đáp ứng nhanh chóng, chất lượng sản phẩm cao và ứng dụng công nghệ tiên tiến.
Khách hàng là trung tâm trong việc xây dựng chính sách và chiến lược của công ty Chúng tôi cam kết mang đến sự hài lòng cho khách hàng thông qua sản phẩm chất lượng cao và dịch vụ hoàn hảo.
Chúng tôi cam kết đầu tư mạnh mẽ vào nghiên cứu và cải tiến, sử dụng đội ngũ chuyên gia và công nghệ tiên tiến nhất Mục tiêu của chúng tôi là nâng cao giá trị hoạt động của Công ty, từ đó tối đa hóa lợi ích cho tất cả các bên liên quan.
Công ty cam kết phát triển cá nhân bằng cách tạo ra môi trường thuận lợi, giúp mọi người phát huy tối đa năng lực của mình Chúng tôi thúc đẩy sự phát triển tri thức, khuyến khích các ý tưởng mới và thực hiện những ứng dụng sáng tạo để nâng cao hiệu quả công việc.
Công ty cam kết kết hợp chất lượng sản phẩm và dịch vụ với trách nhiệm bảo vệ môi trường và cộng đồng, đảm bảo an toàn trong quy trình sản xuất.
3.1.2 Phương hướng phát triển HTQL Để thực hiện đúng theo phương hướng phát triển chung, Công ty đã đề ra phương hướng phát triển HTQL tích hợp tại công ty từ nay đến năm 2015 như sau:
- Phát triển chuyên viên quản lý đánh giá hệ thống IMS tại từng bộ phận.
Tất cả 100% người lao động trực tiếp đều được đào tạo đầy đủ về tiêu chuẩn làm việc theo hệ thống IMS, và được thông tin chi tiết về chính sách chất lượng của công ty.
Về hệ thống quản lý:
- Duy trì và hoàn thiện HTQL tích hợp IMS tại Công ty Tân Tiến.
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng, cần tăng cường nghiên cứu và thiết kế sản phẩm mới, đồng thời đa dạng hóa danh mục sản phẩm Việc cải tiến chất lượng sản phẩm hiện tại là rất quan trọng nhằm theo kịp thị hiếu và sở thích của khách hàng, từ đó đảm bảo sự hài lòng tối đa cho người tiêu dùng.
- Phát triển, xây dựng và áp dụng các hệ thống khác: ISO 17025, SA 8000.
- Tích hợp hệ thống SA 8000 và ISO 17025 vào hệ thống quản lý tích hợp ISO 9001 - ISO 14001 - OHSAS 18001 - SA 8000 - ISO 17025.
- Tiếp tục sửa đổi và cải tiến tài liệu, các quy trình, thủ tục hướng dẫn không được chồng chéo, và được tinh gọn.
- Giảm tỷ lệ sản phẩm không phù hợp và khiếu nại của khách hàng.
- Hướng đến việc quản lý chất lượng tổng thể (TQM).
