(Nguồn: Cơng ty CP Bao bì Nhựa Tân Tiến)
Đa phần công nhân viên đã được đào tạo công nghệ sản xuất bao bì tại cơng ty và có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành bao bì. Đội ngũ cán bộ quản lý, giám sát của Cơng ty đều có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành và đặc biệt được đào tạo các kỹ năng quản lý, giám sát bởi các tổ chức đào tạo, tư vấn chuyên nghiệp như: Impac, CICC, Le&Associate, Toppion,…
2.1.3 Đặc điểm sản phẩm kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh
2.1.3.1Đặc điểm kinh doanh:
- Công ty sản xuất và cung cấp bao bì nhựa mềm các loại. Các dịng sản phẩm chính bao gồm: Bao bì cho các ngành thực phẩm, ngành hàng thủy sản, ngành hàng tiêu dùng, ngành hàng nơng nghiệp: có 2 dạng, dạng bao bì túi và bao bì cuộn.
- Sản phẩm của cơng ty cung cấp bao bì cho các cơng ty sản xuất - kinh doanh các mặt hàng: Thực phẩm (bánh kẹo, bột ngọt, sữa, nước giải khát...), thủy sản (cá, tôm,...), nông nghiệp, thuốc trừ sâu, thuốc bảo vệ thực vật, hàng tiêu dùng (bột giặt, xà bông, nước lau sàn, dầu gội,...)
2.1.3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh
Theo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, doanh số và lợi nhuận đều đạt mục tiêu theo kế hoạch kinh doanh và tăng theo hàng năm. Doanh số tăng nhanh vào các năm 2009, 2010 và 2011. Năm 2012, do tình hình khủng hoảng chung của nền kinh tế thế giới nên doanh số giảm và có xu hướng phục hồi, tăng lên vào năm 2013.
Hình 2.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
(Nguồn: báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty)
2.2 Thực trạng việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tại Cơng ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến
2.2.1 Tổng quan về các hệ thống hiện nay tại đơn vị
ISO 9001: Từ năm 2001, Tân Tiến đã tiến hành xây dựng hệ thống tiêu
chuẩn chất lượng 9001: 2000. Và đến gần cuối năm 2002 đã chính thức được tổ chức Quacert chứng nhận và đi vào áp dụng.
ISO 14001: Tiếp theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001, đến năm 2008, Tân
Tiến triển khai xây dựng hệ thống theo tiêu chuẩn Môi trường ISO 14001:2004. Và đến năm 2009 đã chính thức được chứng nhận và triển khai vận hành.
OSHAS 18001: Sau một thời gian áp dụng hệ thống chất lượng ISO 9001 và Tiêu chuẩn Môi trường ISO 14001, để nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường (trong nước và quốc tế), phát triển kinh doanh bền vững, đến năm 2009 công ty đã phát triển thêm hệ thống OHSAS 18001:2007. Sau thời gian 1 năm xây dựng, đến năm 2010, công ty đã được tổ chức BSI chứng nhận hệ thống OHSAS 18001:2007.
Hệ thống quản lý tích hợp: Trên cơ sở áp dụng cùng lúc ba hệ thống quản lý,
giữa năm 2011, công ty đã tiến hành triển khai, thực hiện và xây dựng hệ thống quản lý tích hợp theo tiêu chuần của hệ thống quản lý PAS 99:2006 , dựa trên nền tảng của hệ thống chất lượng. Đến tháng 6/2012, công ty đã được tổ chức BSI đánh giá và cấp giấy chứng nhận.
2.2.2 Quá trình xây dựng, triển khai áp dụng và đánh giá HTQL tíchhợp hợp
Q trình xây dựng, triển khai áp dụng và đánh giá cấp chứng nhận của tổ chức BSI đối với hệ thống quản lý tích hợp các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, và OHSAS 18001 được thực hiện tại công ty như sau:
Thời gian thực hiện: dự án bắt đầu từ 8/2011 đến 6/2012 (tổng cộng 10 tháng).
Mơ hình cơ cấu tổ chức ban dự án:
Trưởng ban: Tổng Giám Đốc
Phó ban: Đại diện lãnh đạo hệ thống tích hợp. Thư ký dự án: TP. Tổ chức – Hành chính Ban ISO:
+ Phụ trách ISO 9001 + Phụ trách ISO 14001 + Phụ trách OHS 18001
+ Ủy viên: đại diện công tác chất lượng của các Nhà máy, các bộ phận.
TRƯỞNG BAN
Thư ký dự án
PHÓ BAN
PHỤ TRÁCH ISO 9001 PHỤ TRÁCH OHSAS PHỤ TRÁCH ISO 14001
Đại diện Nhà máy IN
Đại diện Nhà máy Ghép màng
Đại điện Nhà máy Cuồn - Túi
Đại diện Nhà máy Chế Bản
Đại diện Ngành Cơ Điện
Đại diện QA
Đại diện P.KHSX
Đại diện P. Mua hàng
Đại diện phòng Bán hàng
Đại diện phịng Kho vận
Đại diện phịng Kế tốn
Hình 2.4: Sơ đồ mơ hình cơ cấu ban dự án hệ thống quản lý tích hợp tại Cơng ty
(Nguồn: Cơng ty CP Bao bì Nhựa Tân Tiến)
Quá trình đào tạo triển khai dự án hệ thống quản lý tích hợp
- Tổ chức đào tạo: Công ty tư vấn QAS Indochina. - Nội dung đào tạo:
+ Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, cấu trúc của IMS. + Thực trạng hệ thống quản lý tài liệu của công ty. + Các bước công việc cần thực hiện.
+ Cách thức viết tài liệu - ban hành - quản lý hệ thống tài liệu. + Chuyên gia đánh giá nội bộ.
- Thành phần tham dự các nội dung & Bảng kế hoạch đào tạo:
Bảng 2.1: Kế hoạch đào tạo việc triển khai thực hiện HTQL tích hợp tạiCơng ty Cơng ty
STT Nội dung Thành phần tham dự Thời gian
1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, cấu trúc của IMS
Ban lãnh đạo và Quản lý các bộ phận, các thành viên trong ban dự án
1 buổi
2 Thực trạng hệ quản lý tài liệu của công ty
Ban lãnh đạo và Quản lý các bộ phận, các thành viên trong ban dự án
1 buổi
3 Các bước công việc cần thực
hiện Ban dự án 1 buổi
4
Cách thức viết tài liệu - ban hành - quản lý hệ thống tài liệu
Ban dự án 1 buổi
5 Chuyên gia đánh giá nội bộ
Đại diện lãnh đạo hệ thống tích hợp.
Đại diện lãnh đạo các hệ thống.
8 buổi
Q trình xây dựng hệ thống tích hợp IMS (nội dung, thủ tục, hướng dẫn,
biểu mẫu)
Hoàn thiệ n sổ tay quản lý vớ i các nội dung cơ b ản
Cơ cấu tổ chức – trách nhiệm quyền hạn.
Cơ chế thơng tin nội bộ trong doanh nghiệp
Kiểm sốt tài liệu và hồ sơ, bao gồm:
- Sổ tay chất lượng, mơi trường và an tồn sức khỏe nghề nghiệp.
- Các quy trình chất lượng, mơi trường và an tồn sức khỏe nghề nghiệp. - Các hướng dẫn công việc.
- Các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm.
- Các kế hoạch chất lượng, môi trường và các kế hoạch kiểm tra, thử nghiệm.
- Các tài liệu mua hàng.
- Các tài liệu về kỹ thuật, công nghệ, về kiểm định đo lường, hiệu chuẩn và bảo trì.
- Các mơ tả cơng việc và các tài liệu đào tạo.
- Các tiêu chuẩn của Công ty, các qui định, nội quy, hướng dẫn cơng việc,…
Nhận diện khía cạnh mơi trường, nhận diện mối nguy an toàn thực phẩm và xác
định rủi ro.
Hoạch định và quản lý mục tiêu theo BSC và KPI
Hoạt động quản lý nguồn nhân lực
Thủ tục - quy trình hoạt động bán hàng
Thủ tục - quy trình hoạt động mua hàng
Thủ tục - quy trình lập và kiểm soát kế hoạch sản xuất
Thủ tục theo dõi và đo lường các quá trình
Thủ tục - hướng dẫn đánh giá nội bộ
Thủ tục xem xét của lãnh đạo
Hoàn thiệ n sổ tay sản xuất, vớ i các nộ i dung c ơ bản:
Thủ tục triển khai kế hoạch sản xuất
Thủ tục kiểm soát và vận hành thiết bị
Quy định vệ sinh cá nhân
Thủ tục bảo trì thiết bị theo TPM
Quy định vệ sinh nhà xưởng theo 5S
Quy định thu gom rác thải
Thủ tục quản lý hóa chất
Quy định an tồn trong sản xuất
Thủ tục kiểm sốt sản phẩm khơng phù hợp
Hệ thống báo cáo
Hồn thiệ n sổ tay bảo đảm chất lư ợ ng (QA/QC) vớ i các nội dung cơ b ản:
Thủ tục kế hoạch kiểm tra thử nghiệm
Quy định các chỉ tiêu kiểm tra sản phẩm (đầu vào, bán thành phẩm, thành phẩm)
Quy định các chỉ tiêu kiểm tra công tác vệ sinh cá nhân, nhà xưởng, thiết bị.
Quy định các chỉ tiêu kiểm tra công tác xử lý môi trường
Hướng dẫn chi tiết phương pháp kiểm tra
Quy định kiểm soát thiết bị đo lường
Quy định hiệu chuẩn thiết bị đo lường.
Quá trình ban hành - hướng dẫn - triển khai thực hiện
Để chuẩn bị cho việc đi vào thực hiện hệ thống quản lý tích hợp, Ban lãnh đạo cơng ty đã tổ chức cuộc họp với quản lý cấp cơ sở để đưa ra thông báo về việc thực hiện.
Đồng thời, ban ISO cùng công ty tư vấn đã treo bảng chính sách chất lượng cơng ty trên bảng lớn tại hội trường, bảng nhỏ tại khu vực tiếp tân, căn tin, tại các bộ phận, nhà máy giúp CBCNV có thể tiếp cận với chính sách, mục tiêu của hệ thống quản lý tích hợp được thuận lợi, dễ dàng.
Bên cạnh đó, ban lãnh đạo công ty đưa ra quy định vào mỗi buổi sáng, tồn thể CBCNV cùng đọc bảng chính sách chất lượng đầu giờ làm việc để nắm rõ hơn các yêu cầu cần thực hiện.
Ngoài ra, các đại diện của từng bộ phận có trách nhiệm bảo đảm tồn bộ nhân viên trong bộ phận được thấu hiểu việc triển khai hệ thống quản lý tích hợp qua bảng kiểm tra, báo cáo sau 2 tuần phổ biến.
Đào tạo nghiệp vụ đánh giá nội bộ
Song song với q trình triển khai dự án tích hợp hệ thống quản lý, ban ISO tổ chức chương trình đào tạo kỹ năng đánh giá nội bộ theo hệ thống tích hợp.
- Người được đào tạo: đại diện lãnh đạo về hệ thống quản lý tích hợp. - Tổ chức đào tạo: Cơng ty tư vấn QAS Indochina.
- Thời gian đào tạo: 40 ngày.
Tổ chức đánh giá nội bộ hệ thống tích hợp
Ban ISO đã kết hợp với công ty tư vấn để xây dựng, thành lập tổ chức đánh giá nội bộ và các yêu cầu về chuyên gia đánh giá. Đồng thời, cũng xây dựng và liệt kê các tiêu chí trong q trình đánh giá nội bộ.
Kết quả trong 03 ngày đánh giá nội bộ (06, 07, 08/12/2011) đã phát hiện 35 NC, đã hoàn tất việc khắc phục.
Khắc phục các tồn tại và xem xét của lãnh đạo
Sau quá trình đánh giá nội bộ, ban ISO đã cùng kết hợp với công ty tư vấn và ban lãnh đạo tổ chức cuộc họp xem xét lãnh đạo, khắc phục các tồn tại trong quá trình đánh giá.
- Thành phần xem xét: ban dự án IMS.
- Đầu vào của việc xem xét của lãnh đạo bao gồm các thông tin:
+ Kết quả của cuộc đánh giá (nội bộ, khách hàng, tổ chức đánh giá bên ngoài) + Các phản hồi của khách hàng.
+ Việc thực hiện các quá trình và sự phù hợp của sản phẩm.
+ Tình trạng của các hành động khắc phục, hành động phòng ngừa. + Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng.
+ Các khuyến nghị về cải tiến.
- Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo bao gồm các quyết định và hành động liên quan đến:
+ Cải tiến tính hiệu lực của hệ thống quản lý và cải tiến các quá trình của hệ thống.
+ Cải tiến liên quan đến yêu cầu của bên liên quan.
+ Nguồn lực cần thiết để cải tiến hệ thống quản lý và các q trình đó.
Đề nghị tổ chức chứng nhận vào đánh giá cấp chứng nhận
Vào ngày 10/02/2012, Công ty đã tiến hành ký hợp đồng đánh giá và cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý tích hợp tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001,và OHSAS 18001 với tổ chức BSI với 02 đợt đánh giá sợ bộ và 01 đợt đánh giá chứng nhận chính thức.
Tổ chức 02 đợt đánh giá sơ bộ vào ngày 05/04/2012, 06/04/2012; 01 đợt đánh giá chứng nhận chính thức vào ngày 10/05/2012, 11/05/2012; phát hiện 16 điểm NC (loại nhẹ) và đưa ra 37 điểm nhận xét.
Đối với 16 điểm NC phải gửi hồ sơ khắc phục sang BSI kiểm chứng, sau khi trao đổi và thống nhất hành động khắc phục với các đơn vị, Ban ISO đã lập 12 phiếu NC và thời hạn hoàn thành để khắc phục các điểm này là ngày 15/06/2012. Sau khi hoàn tất khắc phục, Tân Tiến được Tổ chức chứng nhận BSI cấp giấy chứng nhận đã thực hiện hệ thống quản lý IMS theo chuẩn ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001.
Kết quả đánh giá việc thực hiện HTQL tích hợp để cấp chứng nhận của tổ chức bên ngoài (tổ chức BSI) được thể hiện trong bảng 2.2.
37
Bảng 2.2: Kết quả đánh giá HTQL tích hợp của tổ chức bên ngồi
Quytrình Bộ phận QT01 QT02 QT03 QT04 QT05 QT06 QT07 QT08 QT09 QT10 QT11 QT12 QT13 Phòng NCPT 1NC 1NX 1NC 1NX 1NX Phòng QA 1NX 1NX Ngành Cơ Điện 1NX 1 NC 1NX Phòng Điều Độ & Kho Vận 1NX 1NC1NX 1NC 2NX Phòng TCHC 1NX 1NX 1NX Phòng Bán 1NX 1NC 1 NX NMCB 1NX 1NC 1NX 2NX 1NC 1NX 1NX NM In 2NC 1NX 1NX 2NC 1NX NM Ghép Màng 2NC 1 NX 1NC 2NX 1NX NM Cuồn - Túi 1NC 2 NX 2NX 1NX 1NX Phòng Mua 1NX 1 NX 1 NX Kế Toán Tổng 2NX 1NC 2NX 1NC 1NX 1NX 7NC 8NX 1NC 8NX 7NX 6NC 8NX
Đánh giá kết quả triển khai dự án tích hợp
Do trước đó, cơng ty đã có đầy đủ các hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001, 14001, OHSAS 18001 nên thời gian thực hiện dự án tích hợp tương đối ngắn. Đồng thời, Tân Tiến đã có nhiều kinh nghiệm trong việc cùng với các tổ chức Tư vấn xây dựng và triển khai hệ thống, cùng với sự cam kết nhất quán, mạnh mẽ của lãnh đạo nên tiến độ triển khai dự án không bị trễ.
Việc triển khai, thực hiện thành công hệ thống quản lý tích hợp là một bước ngoặt trong việc tinh gọn, đơn giản hóa tài liệu, hệ thống của công ty, giúp cho việc quản lý tài liệu hồ sơ quy trình được đơn giản, thời gian thực hiện và kiểm soát được tinh giảm, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực.
2.2.3 Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện hệ thống quản lý tích hợp tại Cơng ty
Thực trạng việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp được thể hiện qua việc thực hiện các yêu cầu của HTQL tích hợp theo PAS99:2006 và các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống quản lý tích hợp mà tác giả đã trình bày trong phần cơ sở lý luận. Việc thực hiện và duy trì hệ thống quản lý tích hợp địi hỏi sự nỗ lực rất lớn của các cấp quản lý và của toàn thể cán bộ nhân viên cũng như sự phối hợp của các đối tác để việc quản lý hệ thống và kiểm soát chất lượng đạt hiệu quả như mong muốn.
Để có thể phân tích tình hình thực hiện hệ thống quản lý tích hợp tại công ty, trên cơ sở thực tế đưa ra những nhận xét, đánh giá và giải pháp thích hợp cho việc thực hiện hệ thống quản lý tích hợp, tác giả căn cứ vào các kết quả đánh giá bao gồm đánh giá nội bộ và đánh giá của tổ chức bên ngoài, kết hợp với việc quan sát thực tiễn, tác giả tiến hành thực hiện khảo sát thông qua nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu định lượng.
Nghiên cứu sơ bộ : Được thực hiên thông qua phương pháp định tính với kỹ thuật thảo luận tay đơi với ban lãnh đạo, ban ISO (05 người), đồng thời tác giả tiến hành thảo luận với 15 người bao gồm các trưởng bộ phận, các trưởng nhóm, quản đốc ca. Mục đích của bước này để điều chỉnh, rút gọn và bổ sung các biến quan sát
dùng trong đo lường các khái niệm nghiên cứu. Kiểm tra mức độ rõ ràng của từ ngữ, khả năng diễn đạt hay sự trùng lắp nếu có của các phát biểu trong thang đo để phục vụ cho phần hiệu chỉnh sau đó.
Nghiên cứu định lượng: mẫu được thu thập thơng qua lấy mẫu trực tiếp bằng bảng câu hỏi. Mẫu được sử dụng để đánh giá thang đo và kiểm định lại các giả thuyết. Kết quả khảo sát được xử lý trên phần mềm Excel. Từ đó đưa ra các đánh giá và phân tích.