CHƯƠNG 1 : HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP TRONG CÁC TỔ CHỨC
2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến
2.1.1 Lịch sử hình thành & phát triển
Cơng ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến được thành lập từ ngày 20/6/1966 với tên gọi ban đầu là Việt Nam Nhựa deo Cơng ty (Simiplast).
Sau giải phóng năm 1975, Cơng ty được Nhà nước tiếp quản và đổi tên thành Nhà máy Nhựa Tân Tiến. Ngày 29/4/1994 được đổi tên thành Cơng ty Bao bì Nhựa Tân Tiến theo Quyết định số 449/QD-TCLD của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ.
Thực hiện Quyết định số 624/QĐ-TCCB ngày 23/10/2002 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp về việc cổ phần hố Cơng ty Bao bì Nhựa Tân Tiến. Đến ngày 28/12/2004 Công ty đã được Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty Cổ phần với tên gọi chính thức là Cơng ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến.
Tháng 12/2002, Cơng ty Bao bì Nhựa Tân Tiến đạt chứng nhận ISO 9002: 1994.
Đầu năm 2003, Công ty đưa vào hoạt động một nhà máy sản xuất mới tại Khu Cơng nghiệp Tân Bình với tổng diện tích là 50.000 m2
Tháng 06/2003, Cơng ty bao bì nhựa Tân Tiến đạt chứng nhận ISO 9001:2000. Ngày 09/11/2006, Ủy ban Chứng khốn Nhà nước có quyết định số 70/UBCK- GPNY về việc cấp giấy phép niêm yết cổ phiếu Cơng ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến trên Trung tâm GDCK TP. Hồ Chí Minh.
Ngày 24/11/2006, Trung tâm Giao dịch Chứng khốn Thành phố Hồ Chí Minh cấp giấy chứng nhận số 46/2006/GCNCP/CNTTLK chứng nhận Cổ phiếu Công ty cổ phần bao bì nhựa Tân Tiến đã đăng ký lưu ký chứng khoán tại Sở Giao dịch Chứng khốn thành phố Hồ Chí Minh kể từ ngày 05/12/2006 (Mã chứng khoán: TTP).
ĐẠI HỘI CỔ ĐƠNG BAN KIỂM SỐT TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TGĐ SẢN XUẤT PHỊNG KẾ HOẠCH SẢN XUẤT PHÒNG R&D PHÒNG QA NHÀ MÁY CHẾ BẢN BAN KIỂM SỐT HỆ THỐNG
NHÀ MÁY IN PHỊNG KHO VẬN
NHÀ MÁY GHÉP MÀNG PHÒNG MUA HÀNG
NHÀ MÁY CUỘN - TÚI PHÒNG BÁN HÀNG
NHÀ MÁY BẮC NINH PHỊNG KẾ TỐN
Trong năm 2007, Cơng ty chính thức đưa vào hoạt động dự án mở rộng nhà xưởng tại Nhà máy bao bì số 2 (Khu cơng nghiệp Tân Bình). Ngày 14/09/2007 Ủy ban Chứng khốn Nhà nước có quyết định số 172/UBCK-ĐKPH về việc chấp thuận cho Cơng ty cổ phần bao bì nhựa Tân Tiến phát hành cổ phiếu tăng vốn điều lệ công ty từ 106.550.000.000 đồng lên 150.000.000.000 đồng.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức & nhân lực
2.1.2.1Cơ cấu tổ chức
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
PHĨ TGĐ KỸ THUẬT
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức hệ thống quản lý của cơng ty
Phịng Nghiên Cứu & Phát Triển
Kiểm soát, tham mưu và giúp việc cho Ban Tổng giám đốc trong công tác quản lý, điều hành các hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, cải tiến công nghệ hiện tại; đề xuất và giám sát thực hiện kế hoạch đầu tư máy móc thiết bị và nhà xưởng trong khuôn khổ tiêu chuẩn về chất lượng và điều kiện công nghệ, kế hoạch phát triển của Công ty với mục tiêu nâng cao chất lượng sản phẩm hiện tại; phát triển sản phẩm mới và hoàn tất các kế hoạch đầu tư của Cơng ty.
Phịng Đảm Bảo Chất Lượng
Tổ chức, triển khai và kiểm soát việc quản lý chất lượng nguyên vật liệu, quy trình sản xuất và thành phẩm; tổ chức, triển khai việc tiếp xúc khách hàng, hướng dẫn tính năng kỹ thuật bao bì cho khách hàng, thực hiện cơng tác hậu mãi và chăm sóc khách hàng.
Ban kiểm sốt
Phối hợp triển khai và duy trì hệ thống các qui trình quản lý trong khn khổ qui định và tiêu chuẩn chất lượng của Công ty, chuẩn mực của ISO với mục tiêu nhằm đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả hoạt động chung của Công ty. Tổ chức, triển khai và duy trì các hệ thống: ISO 9001: 2008; ISO 14001:2004, OHSAS 18001 của Cơng ty.
Phịng Kế Hoạch Sản Xuất
Lập kế hoạch, theo dõi và điều độ sản xuất cho các nhà máy bao bì; lập kế hoạch và kiểm sốt việc gia công sản xuất màng ghép LLDPE trong khuôn khổ điều kiện sản xuất, qui định và qui trình của Cơng ty với mục tiêu đảm bảo kế hoạch giao hàng, cung cấp đủ nguyên liệu màng ghép cho sản xuất.
Ngành Cơ Điện
Lập kế hoạch, triển khai và kiểm soát hoạt động sửa chữa, chế tạo máy móc thiết bị cơ và điện; thiết kế, đề xuất cải tiến, đổi mới, đánh giá, tổ chức lắp đặt và vận hành thiết bị mới trong công ty trong khuôn khổ qui trình, kỹ thuật và chuẩn mực của Cơng ty.
Nhà Máy Chế Bản
Tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát hoạt động thiết kế, in thử mẫu, sản xuất trục in, bảo dưỡng máy móc thiết bị; phối hợp kiểm sốt vệ sinh cơng nghiệp, an tồn lao động, phòng cháy chữa cháy của tồn nhà máy trong khn khổ điều kiện, kỹ thuật và qui định của Công ty với mục tiêu đảm bảo hiệu quả hoạt động của Nhà máy Chế bản.
Nhà Máy In
Tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát hoạt động sản xuất, bảo dưỡng máy móc thiết bị; phối hợp kiểm sốt vệ sinh cơng nghiệp, an tồn lao động, phòng cháy chữa cháy của toàn nhà máy trong khn khổ qui trình, qui định, chuẩn mực hệ thống của Công ty với mục tiêu đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm.
Nhà Máy Ghép
Tổ chức, chỉ đạo và kiểm sốt hoạt động sản xuất, bảo dưỡng máy móc thiết bị; phối hợp kiểm soát vệ sinh công nghiệp, an tồn lao động, phịng cháy chữa cháy của tồn nhà máy trong khn khổ qui trình, qui định, chuẩn mực hệ thống của Công ty với mục tiêu đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm.
Nhà Máy Cuộn Túi
Tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát hoạt động sản xuất, bảo dưỡng máy móc thiết bị; phối hợp kiểm sốt vệ sinh cơng nghiệp, an tồn lao động, phịng cháy chữa cháy của toàn nhà máy trong khn khổ qui trình, qui định, chuẩn mực hệ thống của Công ty với mục tiêu đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm.
Nhà Máy Bắc Ninh
Tổ chức, chỉ đạo và kiểm sốt hoạt động sản xuất, bảo dưỡng máy móc thiết bị; phối hợp kiểm sốt vệ sinh cơng nghiệp, an tồn lao động, phịng cháy chữa cháy của toàn chi nhánh trong khn khổ qui trình, qui định, chuẩn mực hệ thống của Công ty với mục tiêu đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm.
Triển khai và kiểm soát việc thực hiện bán hàng, hậu mãi, giao hàng và thu tiền và cơng tác chăm sóc khách hàng phía Bắc trong khn khổ kế hoạch sản xuất kinh doanh, qui định và qui trình của Cơng ty.
Phịng Tổ Chức Hành Chánh
Xây dựng và triển khai chiến lược phát triển nguồn nhân lực; giám sát công tác quản trị và phát triển nguồn nhân lực trong khuôn khổ chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty với mục đích đảm bảo cung cấp và ổn định nguồn nhân lực phù hợp và kịp thời cho hoạt động của Công ty, bảo đảm mơi trường làm việc an tồn, tiện nghi và an ninh cho nhân viên và tài sản cơng ty.
Phịng Bán Hàng
Triển khai và kiểm soát việc thực hiện chiến lược bán hàng, ngân sách, nguồn nhân lực, hậu mãi, lập hợp đồng, giao hàng, thu tiền và cơng tác chăm sóc khách hàng trong khn khổ kế hoạch sản xuất kinh doanh, qui định và qui trình của Cơng ty với mục tiêu đảm bảo kế hoạch bán hàng, lợi nhuận và đảm bảo việc thu hồi nguồn vốn.
Phịng Mua Hàng
Triển khai và kiểm sốt hoạt động mua hàng, nhập khẩu nguyên vật liệu, phụ liệu, máy móc thiết bị… trong khn khổ qui định của nhà nước và công ty với mục tiêu bảo đảm nguồn nguyên vật liệu, phụ liệu, máy móc thiết bị phục vụ cho cho hoạt động sản xuất.
Phòng Kho Vận
Quản lý, điều phối hàng hoá, nguyên vật liệu, thành phẩm giữa các kho trong khuôn khổ điều kiện sản xuất, qui định và qui trình của Cơng ty với mục tiêu đảm bảo cung cấp đủ nguyên liệu cho sản xuất và hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu tồn kho.
Phịng Tài Chính Kế Tốn
Thiết lập, tổ chức và giám sát hoạt động của hệ thống tài chính kế tốn, quy trình nghiệp vụ; phân tích tình hình thực hiện tài chính với mục tiêu đảm bảo tính hợp quy, hợp pháp của hệ thống và đề xuất các giải pháp quản lý chi phí và tăng lợi nhuận trong khuôn khổ quy định, quy chế của Công ty và luật pháp liên quan.
Quản lý, phân tích, giám sát các hoạt động kinh tế tài chính và xây dựng kế hoạch tài chính của Cơng ty.
2.1.2.2 Nhân lực
Hiện nay tổng số cán bộ công nhân viên của Công ty cổ phần bao bì nhựa Tân Tiến là 900 người, bao gồm kỹ sư, chun viên, nhân viên và cơng nhân kỹ thuật. Trong đó, số nhân viên được đào tạo chuyên môn nghiệp vụ tại các trường đại học, cao đẳng chiếm 14%, trung cấp kỹ thuật lành nghề chiếm 53.6%.
Hình 2.2: Biểu đồ phân bố nhân sự của công ty
(Nguồn: Cơng ty CP Bao bì Nhựa Tân Tiến)
Đa phần cơng nhân viên đã được đào tạo cơng nghệ sản xuất bao bì tại cơng ty và có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành bao bì. Đội ngũ cán bộ quản lý, giám sát của Cơng ty đều có nhiều năm kinh nghiệm trong ngành và đặc biệt được đào tạo các kỹ năng quản lý, giám sát bởi các tổ chức đào tạo, tư vấn chuyên nghiệp như: Impac, CICC, Le&Associate, Toppion,…
2.1.3 Đặc điểm sản phẩm kinh doanh và kết quả hoạt động kinh doanh
2.1.3.1Đặc điểm kinh doanh:
- Cơng ty sản xuất và cung cấp bao bì nhựa mềm các loại. Các dịng sản phẩm chính bao gồm: Bao bì cho các ngành thực phẩm, ngành hàng thủy sản, ngành hàng tiêu dùng, ngành hàng nơng nghiệp: có 2 dạng, dạng bao bì túi và bao bì cuộn.
- Sản phẩm của cơng ty cung cấp bao bì cho các cơng ty sản xuất - kinh doanh các mặt hàng: Thực phẩm (bánh kẹo, bột ngọt, sữa, nước giải khát...), thủy sản (cá, tôm,...), nông nghiệp, thuốc trừ sâu, thuốc bảo vệ thực vật, hàng tiêu dùng (bột giặt, xà bông, nước lau sàn, dầu gội,...)
2.1.3.2 Kết quả hoạt động kinh doanh
Theo báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, doanh số và lợi nhuận đều đạt mục tiêu theo kế hoạch kinh doanh và tăng theo hàng năm. Doanh số tăng nhanh vào các năm 2009, 2010 và 2011. Năm 2012, do tình hình khủng hoảng chung của nền kinh tế thế giới nên doanh số giảm và có xu hướng phục hồi, tăng lên vào năm 2013.
Hình 2.3: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
(Nguồn: báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty)
2.2 Thực trạng việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tại Cơng ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến
2.2.1 Tổng quan về các hệ thống hiện nay tại đơn vị
ISO 9001: Từ năm 2001, Tân Tiến đã tiến hành xây dựng hệ thống tiêu
chuẩn chất lượng 9001: 2000. Và đến gần cuối năm 2002 đã chính thức được tổ chức Quacert chứng nhận và đi vào áp dụng.
ISO 14001: Tiếp theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001, đến năm 2008, Tân
Tiến triển khai xây dựng hệ thống theo tiêu chuẩn Môi trường ISO 14001:2004. Và đến năm 2009 đã chính thức được chứng nhận và triển khai vận hành.
OSHAS 18001: Sau một thời gian áp dụng hệ thống chất lượng ISO 9001 và Tiêu chuẩn Môi trường ISO 14001, để nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trên thị trường (trong nước và quốc tế), phát triển kinh doanh bền vững, đến năm 2009 công ty đã phát triển thêm hệ thống OHSAS 18001:2007. Sau thời gian 1 năm xây dựng, đến năm 2010, công ty đã được tổ chức BSI chứng nhận hệ thống OHSAS 18001:2007.
Hệ thống quản lý tích hợp: Trên cơ sở áp dụng cùng lúc ba hệ thống quản lý,
giữa năm 2011, công ty đã tiến hành triển khai, thực hiện và xây dựng hệ thống quản lý tích hợp theo tiêu chuần của hệ thống quản lý PAS 99:2006 , dựa trên nền tảng của hệ thống chất lượng. Đến tháng 6/2012, công ty đã được tổ chức BSI đánh giá và cấp giấy chứng nhận.
2.2.2 Quá trình xây dựng, triển khai áp dụng và đánh giá HTQL tíchhợp hợp
Q trình xây dựng, triển khai áp dụng và đánh giá cấp chứng nhận của tổ chức BSI đối với hệ thống quản lý tích hợp các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, và OHSAS 18001 được thực hiện tại công ty như sau:
Thời gian thực hiện: dự án bắt đầu từ 8/2011 đến 6/2012 (tổng cộng 10 tháng).
Mơ hình cơ cấu tổ chức ban dự án:
Trưởng ban: Tổng Giám Đốc
Phó ban: Đại diện lãnh đạo hệ thống tích hợp. Thư ký dự án: TP. Tổ chức – Hành chính Ban ISO:
+ Phụ trách ISO 9001 + Phụ trách ISO 14001 + Phụ trách OHS 18001
+ Ủy viên: đại diện công tác chất lượng của các Nhà máy, các bộ phận.
TRƯỞNG BAN
Thư ký dự án
PHÓ BAN
PHỤ TRÁCH ISO 9001 PHỤ TRÁCH OHSAS PHỤ TRÁCH ISO 14001
Đại diện Nhà máy IN
Đại diện Nhà máy Ghép màng
Đại điện Nhà máy Cuồn - Túi
Đại diện Nhà máy Chế Bản
Đại diện Ngành Cơ Điện
Đại diện QA
Đại diện P.KHSX
Đại diện P. Mua hàng
Đại diện phòng Bán hàng
Đại diện phòng Kho vận
Đại diện phịng Kế tốn
Hình 2.4: Sơ đồ mơ hình cơ cấu ban dự án hệ thống quản lý tích hợp tại Cơng ty
(Nguồn: Cơng ty CP Bao bì Nhựa Tân Tiến)
Q trình đào tạo triển khai dự án hệ thống quản lý tích hợp
- Tổ chức đào tạo: Cơng ty tư vấn QAS Indochina. - Nội dung đào tạo:
+ Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, cấu trúc của IMS. + Thực trạng hệ thống quản lý tài liệu của công ty. + Các bước công việc cần thực hiện.
+ Cách thức viết tài liệu - ban hành - quản lý hệ thống tài liệu. + Chuyên gia đánh giá nội bộ.
- Thành phần tham dự các nội dung & Bảng kế hoạch đào tạo:
Bảng 2.1: Kế hoạch đào tạo việc triển khai thực hiện HTQL tích hợp tạiCơng ty Cơng ty
STT Nội dung Thành phần tham dự Thời gian
1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, cấu trúc của IMS
Ban lãnh đạo và Quản lý các bộ phận, các thành viên trong ban dự án
1 buổi
2 Thực trạng hệ quản lý tài liệu của công ty
Ban lãnh đạo và Quản lý các bộ phận, các thành viên trong ban dự án
1 buổi
3 Các bước công việc cần thực
hiện Ban dự án 1 buổi
4
Cách thức viết tài liệu - ban hành - quản lý hệ thống tài liệu
Ban dự án 1 buổi
5 Chuyên gia đánh giá nội bộ
Đại diện lãnh đạo hệ thống tích hợp.
Đại diện lãnh đạo các hệ thống.
8 buổi
Q trình xây dựng hệ thống tích hợp IMS (nội dung, thủ tục, hướng dẫn,
biểu mẫu)
Hoàn thiệ n sổ tay quản lý vớ i các nội dung cơ b ản
Cơ cấu tổ chức – trách nhiệm quyền hạn.
Cơ chế thông tin nội bộ trong doanh nghiệp
Kiểm soát tài liệu và hồ sơ, bao gồm:
- Sổ tay chất lượng, mơi trường và an tồn sức khỏe nghề nghiệp.
- Các quy trình chất lượng, mơi trường và an tồn sức khỏe nghề nghiệp. - Các hướng dẫn cơng việc.
- Các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm.
- Các kế hoạch chất lượng, môi trường và các kế hoạch kiểm tra, thử nghiệm.
- Các tài liệu mua hàng.
- Các tài liệu về kỹ thuật, công nghệ, về kiểm định đo lường, hiệu chuẩn và bảo trì.
- Các mơ tả cơng việc và các tài liệu đào tạo.
- Các tiêu chuẩn của Công ty, các qui định, nội quy, hướng dẫn cơng việc,…
Nhận diện khía cạnh mơi trường, nhận diện mối nguy an toàn thực phẩm và xác
định rủi ro.
Hoạch định và quản lý mục tiêu theo BSC và KPI
Hoạt động quản lý nguồn nhân lực
Thủ tục - quy trình hoạt động bán hàng
Thủ tục - quy trình hoạt động mua hàng
Thủ tục - quy trình lập và kiểm sốt kế hoạch sản xuất