Mục tiêu của đề tài
Mục tiêu chính của luận văn là đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống quản lý tích hợp cho Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến Các mục tiêu cụ thể bao gồm việc nâng cao hiệu quả quản lý, tối ưu hóa quy trình sản xuất và cải thiện chất lượng sản phẩm.
- Phân tích, đánh giá việc áp dụng các hệ thống quản lý tại công ty
Để hoàn thiện hệ thống quản lý tích hợp tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến, cần đề xuất các giải pháp dựa trên phân tích và nhận xét về việc áp dụng các hệ thống quản lý hiện tại của công ty Việc này sẽ giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, tối ưu hóa quy trình và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.
3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống quản lý tích hợp tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến
- Phạm vi về không gian: tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến
Đề tài này sử dụng dữ liệu và số liệu thực tế từ báo cáo của công ty trong khoảng thời gian từ năm 2003 đến 2013, đồng thời cũng bao gồm các dữ liệu hướng tới định hướng phát triển trong tương lai.
Đề tài áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp với định lượng để phân tích thực trạng và tìm ra nguyên nhân khiến hệ thống quản lý tích hợp hoạt động chưa hiệu quả Tác giả thu thập thông tin thứ cấp từ hồ sơ lưu trữ tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến, đồng thời thực hiện điều tra, khảo sát qua nghiên cứu sơ bộ và nghiên cứu chính thức.
Phương pháp thu thập tài liệu
Dữ liệu thứ cấp bao gồm nguồn số liệu và thông tin nội bộ về hoạt động quản lý chất lượng của Công ty trong thời gian qua, cùng với các tài liệu liên quan Ngoài ra, nguồn số liệu và thông tin bên ngoài được thu thập từ các website và sách vở có liên quan.
- Dữ liệu sơ cấp: điều tra 56 cán bộ cao cấp tại công ty
- Phương pháp quan sát thực tiễn: dựa trên việc xây dựng và triển khai áp dụng các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế
Phương pháp thực hiện nghiên cứu Đề tài sử dụng chủ yếu là phương pháp định tính (như: tổng hợp, phân tích, diễn giải và quy nạp)
Luận văn áp dụng phương pháp định lượng thông qua việc khảo sát 56 cán bộ cao cấp và trung cấp trong công ty Bảng câu hỏi khảo sát được thiết kế với thang đo Likert 5 mức độ nhằm đánh giá giá trị của các biến số.
Bảng câu hỏi tự trả lời sẽ được sử dụng để thu thập thông tin và dữ liệu cần thiết cho phân tích định lượng Các bảng câu hỏi này sẽ được gửi trực tiếp đến đối tượng khảo sát, và phương pháp xử lý chủ yếu sẽ là thống kê mô tả.
5 Kết cấu của đề tài
Kết cấu của đề tài bao gồm:
Phần mở đầu Chương 1: Hệ thống quản lý tích hợp trong các tổ chức
Chương 2: Thực trạng việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý tích hợp tại công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến
Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục
CHƯƠNG 1: HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP
1.1 Tổng quan về hệ thống quản lý tích hợp 1.1.1 Một số hệ thống quản lý trong tổ chức
Hệ thống quản lý là công cụ thiết lập và đạt được các chính sách cùng mục tiêu của tổ chức Một tổ chức có thể có nhiều hệ thống quản lý khác nhau, chẳng hạn như hệ thống quản lý chất lượng, tài chính và môi trường, nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và bền vững.
1.1.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng và các nguyên tắc của hệ thống
Hệ thống quản lý chất lượng
Chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ được xác định bởi các tính năng và đặc điểm của nó, nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng Sự hài lòng của khách hàng là tiêu chí quan trọng để đo lường chất lượng, phản ánh mức độ thỏa mãn nhu cầu của họ (TCVN ISO 9001).
2008, 2008) Chất lượng phản ánh trình độ và phương pháp của nhà quản lý
Quản lý chất lượng bao gồm các hoạt động của chức năng quản lý tổng thể, nhằm xác định chính sách, mục tiêu và trách nhiệm liên quan đến chất lượng Quy trình này được thực hiện thông qua việc lập kế hoạch, kiểm soát và cải tiến chất lượng, tất cả đều nằm trong khuôn khổ của hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008.
Quản lý chất lượng (QLCL) cần được thực hiện một cách đồng bộ và toàn diện trong toàn bộ tổ chức, thay vì chỉ do một bộ phận riêng lẻ đảm nhiệm, để đảm bảo hiệu quả và sự thống nhất Theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) được định nghĩa là một hệ thống nhằm định hướng và kiểm soát chất lượng trong tổ chức.
HTQLCL bao gồm các yếu tố như cơ cấu tổ chức, quy trình, thủ tục, chính sách, mục tiêu và nguồn lực cần thiết để quản lý chất lượng, nhằm đảm bảo rằng khách hàng nhận được sản phẩm và dịch vụ đáp ứng đúng mong đợi của họ.
Các nguyên tắc của quản lý chất lượng
Bảy nguyên tắc quản lý chất lượng đã được xác định là nền tảng cho các tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001:2008.
Nguyên tắc đầu tiên là hướng vào khách hàng, vì mọi tổ chức đều phụ thuộc vào khách hàng Việc hiểu rõ nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng là rất quan trọng, đồng thời cần đáp ứng yêu cầu của họ và nỗ lực vượt qua mong đợi.
Nguyên tắc 2 - Sự lãnh đạo: Lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập sự thống nhất giữa mục đích và phương hướng của tổ chức Họ cần tạo ra và duy trì một môi trường nội bộ hấp dẫn, khuyến khích mọi người tham gia tích cực nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu kết hợp giữa phương pháp định tính và định lượng nhằm phân tích thực trạng và nguyên nhân dẫn đến hiệu quả chưa cao của hệ thống quản lý tích hợp Tác giả thu thập thông tin thứ cấp từ hồ sơ lưu trữ tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến, đồng thời tiến hành điều tra và khảo sát qua các nghiên cứu sơ bộ và chính thức.
Phương pháp thu thập tài liệu
Dữ liệu thứ cấp bao gồm nguồn số liệu và thông tin nội bộ liên quan đến hoạt động quản lý chất lượng của Công ty trong thời gian qua, cùng với các tài liệu khác Ngoài ra, nguồn số liệu và thông tin bên ngoài được thu thập từ các website và sách vở có liên quan.
- Dữ liệu sơ cấp: điều tra 56 cán bộ cao cấp tại công ty
- Phương pháp quan sát thực tiễn: dựa trên việc xây dựng và triển khai áp dụng các hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn quốc tế
Phương pháp thực hiện nghiên cứu Đề tài sử dụng chủ yếu là phương pháp định tính (như: tổng hợp, phân tích, diễn giải và quy nạp)
Luận văn áp dụng phương pháp định lượng thông qua việc khảo sát 56 cán bộ cao cấp và trung cấp trong công ty Bảng câu hỏi khảo sát được thiết kế với thang đo Likert 5 mức độ nhằm đo lường giá trị các biến số.
Bảng câu hỏi tự trả lời sẽ được sử dụng như công cụ thu thập thông tin và dữ liệu cần thiết cho phân tích định lượng Những bảng câu hỏi này sẽ được gửi trực tiếp đến các đối tượng khảo sát, và phương pháp xử lý chính sẽ là thống kê mô tả.
Kết cấu của đề tài
Kết cấu của đề tài bao gồm:
Phần mở đầu Chương 1: Hệ thống quản lý tích hợp trong các tổ chức
Chương 2: Thực trạng việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến
Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống quản lý tích hợp tại công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến
Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục
HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP TRONG CÁC TỔ CHỨC
Tổng quan về hệ thống quản lý tích hợp
Hệ thống quản lý là công cụ thiết lập và đạt được các chính sách và mục tiêu của tổ chức Trong một tổ chức, có thể tồn tại nhiều hệ thống quản lý khác nhau, chẳng hạn như hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý tài chính, và hệ thống quản lý môi trường.
1.1.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng và các nguyên tắc của hệ thống
Hệ thống quản lý chất lượng
Chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ bao gồm tất cả các tính năng và đặc điểm có khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng Để đánh giá chất lượng, cần xem xét mức độ hài lòng của khách hàng và khả năng thỏa mãn nhu cầu của họ, theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001.
2008, 2008) Chất lượng phản ánh trình độ và phương pháp của nhà quản lý
Quản lý chất lượng là một tập hợp các hoạt động trong chức năng quản lý chung, bao gồm việc xác định chính sách chất lượng, mục tiêu và trách nhiệm Các hoạt động này được thực hiện thông qua việc lập kế hoạch chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng, theo tiêu chuẩn hệ thống chất lượng TCVN ISO 9001:2008.
Quản lý chất lượng (QLCL) cần được thực hiện một cách đồng bộ trong toàn bộ tổ chức để đạt hiệu quả cao, tránh tình trạng thiếu thống nhất Theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008, hệ thống quản lý chất lượng (HTQLCL) là công cụ quan trọng giúp định hướng và kiểm soát chất lượng trong tổ chức.
HTQLCL bao gồm các yếu tố như cơ cấu tổ chức, thủ tục, quy trình, chính sách, mục tiêu và nguồn lực cần thiết để thực hiện quản lý chất lượng Mục tiêu chính của HTQLCL là đảm bảo rằng khách hàng nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ đúng như mong đợi của họ.
Các nguyên tắc của quản lý chất lượng
Bảy nguyên tắc quản lý chất lượng đã được xác định là nền tảng cho các tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng trong TCVN ISO 9001:2008.
Nguyên tắc đầu tiên trong kinh doanh là hướng vào khách hàng, vì mọi tổ chức đều phụ thuộc vào họ Việc hiểu rõ nhu cầu hiện tại và tương lai của khách hàng là điều cần thiết, đồng thời đáp ứng và vượt qua mong đợi của họ cũng là mục tiêu quan trọng.
Nguyên tắc 2 - Sự lãnh đạo: Người lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập sự thống nhất giữa mục đích và phương hướng của tổ chức Để đạt được các mục tiêu, lãnh đạo cần tạo ra và duy trì một môi trường nội bộ hấp dẫn, khuyến khích mọi người tham gia tích cực vào quá trình phát triển của tổ chức.
Nguyên tắc 3 - Sự tham gia của mọi người: Sự tham gia của tất cả các cấp trong tổ chức là yếu tố quan trọng, giúp khai thác tối đa năng lực của họ vì lợi ích chung của tổ chức.
Nguyên tắc 4 nhấn mạnh cách tiếp cận theo quá trình, trong đó kết quả mong muốn sẽ được đạt được hiệu quả hơn khi các nguồn lực và hoạt động liên quan được quản lý đồng bộ như một quy trình liên tục.
Nguyên tắc 5 - Tiếp cận hệ thống trong quản lý nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xác định và hiểu các quá trình liên quan, nhằm quản lý chúng một cách đồng bộ Cách tiếp cận này giúp nâng cao hiệu lực và hiệu quả của tổ chức, từ đó đạt được các mục tiêu đã đề ra.
- Nguyên tắc 6 -Cải tiến liên tục: Cải tiến liên tục các kết quả thực hiện phải là một mục tiêu thường trực của tổ chức
- Nguyên tắc 7 -Quyết định dựa trên sự kiện: Mọi quyết định có hiệu lực được dựa trên việc phân tích dữ liệu và thông tin
Nguyên tắc 8 nhấn mạnh tầm quan trọng của mối quan hệ hợp tác cùng có lợi giữa tổ chức và nhà cung ứng Sự phụ thuộc lẫn nhau trong mối quan hệ này không chỉ nâng cao năng lực của cả hai bên mà còn tạo ra giá trị bền vững cho cả tổ chức và nhà cung ứng.
1.1.1.2 Hệ thống quản lý môi trường
Hệ thống quản lý môi trường là thành phần quan trọng trong hệ thống quản lý của tổ chức, giúp triển khai và áp dụng chính sách môi trường, đồng thời quản lý các khía cạnh môi trường một cách hiệu quả.
Hệ thống quản lý môi trường được thiết lập dựa trên tiêu chuẩn ISO 14001, phiên bản mới nhất là ISO 14001:2004 Hoạt động của hệ thống này tuân theo mô hình PDCA, đảm bảo hiệu quả và liên tục cải tiến trong quản lý môi trường.
ISO 14000 là bộ tiêu chuẩn quốc tế về quản lý môi trường, bao gồm các tiêu chuẩn quan trọng như ISO 14001 và ISO 14004, tập trung vào hệ thống quản lý môi trường.
Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện hệ thống quản lý tích hợp
Khách hàng đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp, và hệ thống chất lượng cần phải tập trung vào việc thỏa mãn nhu cầu của họ Để đạt được điều này, doanh nghiệp không chỉ cần đáp ứng các yêu cầu của khách hàng mà còn phải hiểu rõ họ, vượt qua mong đợi và duy trì lòng trung thành.
Nhu cầu ngày càng cao của khách hàng về chất lượng, tồn kho và thời gian đáp ứng yêu cầu các doanh nghiệp phải linh hoạt và nhanh chóng thích ứng với những thay đổi trong cơ hội phục vụ Để sản xuất hiệu quả với quy mô nhỏ và đa dạng sản phẩm, các doanh nghiệp cần có hệ thống quản lý chặt chẽ, thống nhất và rõ ràng nhằm tối ưu hóa dịch vụ khách hàng.
1.2.1.2 Các yêu cầu của hệ thống văn bản pháp luật
Chính phủ đóng vai trò quan trọng trong việc tác động đến tổ chức ở cấp độ vĩ mô thông qua các quy định và văn bản pháp luật, nhằm khuyến khích và tạo điều kiện cho sự phát triển của doanh nghiệp Bên cạnh đó, các rào cản kỹ thuật từ bên ngoài và sự cạnh tranh trong thời kỳ hội nhập cũng là những yếu tố ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống quản lý của doanh nghiệp.
Chi phí chứng nhận và tư vấn, cùng với vai trò của hệ thống tiêu chuẩn quốc gia và cơ quan công nhận, là những yếu tố quan trọng cần xem xét khi tổ chức xây dựng hệ thống quản lý tích hợp các tiêu chuẩn.
1.2.2 Yếu tố bên trong 1.2.2.1 Vai trò của lãnh đạo
Sự cam kết của lãnh đạo cao nhất là yếu tố quyết định đến thành công trong việc xây dựng hệ thống quản lý tích hợp các tiêu chuẩn Cam kết và quan tâm từ lãnh đạo cao nhất sẽ thúc đẩy sự chú ý của lãnh đạo các phòng ban, tạo ra hiệu ứng tích cực đến từng thành viên trong tổ chức.
Lãnh đạo không chỉ cần cam kết mà còn phải tạo ra sự phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban trong doanh nghiệp Sự quan tâm và khuyến khích từ lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng một môi trường làm việc sáng tạo và năng suất cao Thiếu sự cam kết hỗ trợ từ lãnh đạo là nguyên nhân chính dẫn đến sự thất bại của các chương trình duy trì và cải tiến hệ thống quản lý.
Lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc quyết định thành công của tổ chức Họ không chỉ thiết lập sự thống nhất giữa mục tiêu và phương hướng mà còn tạo ra và duy trì môi trường làm việc tích cực Qua đó, lãnh đạo khuyến khích sự tham gia của mọi người nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
Lãnh đạo phải thể hiện sự tham gia vào việc chỉ đạo các hoạt động chất lượng
1.2.2.2 Sự hợp tác của nhân viên trong tổ chức
Con người đóng vai trò then chốt trong tổ chức, với sự cam kết mạnh mẽ tham gia vào các hoạt động chất lượng Họ có trách nhiệm với công việc và luôn sẵn sàng đóng góp cho sự cải tiến liên tục Điều này không chỉ giúp tổ chức đạt được mục tiêu mà còn mang lại lợi ích lâu dài cho sự phát triển bền vững.
Nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ, cần được đặt ở vị trí tối ưu để đảm bảo và nâng cao chất lượng Họ cần có khả năng giảm chi phí bằng cách loại bỏ lãng phí trong quy trình, đồng thời rút ngắn thời gian chu trình để tăng tốc độ Để trở thành tác nhân thay đổi hiệu quả, nhân viên cần hiểu rõ quy trình, được đào tạo qua giáo dục và kinh nghiệm, và được trao quyền để hành động một cách quyết đoán.
Mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban trong tổ chức là yếu tố then chốt để tạo ra sự thống nhất, giúp công việc được phối hợp hiệu quả Lãnh đạo cao cấp cần chú trọng cải thiện mối quan hệ này thông qua việc thúc đẩy làm việc nhóm.
Làm việc nhóm nhằm giải quyết các vấn đề hoặc tìm kiếm cơ hội cải tiến liên quan đến nhiều phòng ban Lãnh đạo cao nhất thường đại diện cho nhóm và cam kết cung cấp đầy đủ nguồn lực cần thiết Thành phần tham gia nhóm thường là những nhân viên chủ chốt từ các phòng ban khác nhau để trình bày và thảo luận về các lĩnh vực liên quan.
Thành viên trong nhóm được lựa chọn dựa trên tiềm năng đóng góp của họ Nhóm đa chức năng bao gồm những cá nhân từ các phòng ban khác nhau, tạo cơ hội cho việc hợp tác, học hỏi và chia sẻ kinh nghiệm Sau khi hoàn thành dự án cải tiến, nhóm sẽ được giải tán khi nhiệm vụ kết thúc.
1.2.2.3 Trình độ nhân lực trong tổ chức
Một hệ thống, dù được thiết kế tinh vi, sẽ không đạt được kết quả mong muốn nếu đội ngũ quản lý và nhân viên không thực sự quan tâm và thiếu năng lực trong việc vận hành.
Nhận thức và trình độ của các thành viên trong tổ chức ảnh hưởng lớn đến hệ thống quản lý tích hợp Khi các thành viên có nhận thức đúng, họ sẽ thể hiện thái độ tích cực và hợp tác; ngược lại, nếu không hiểu rõ, họ có thể phản kháng lại sự thay đổi Hơn nữa, sự chênh lệch về trình độ giữa các thành viên cũng gây khó khăn trong việc truyền đạt thông tin, yêu cầu, ý nghĩa và lợi ích của hệ thống quản lý tích hợp.
Yếu tố con người đóng vai trò quan trọng và cần được chú trọng đầu tư thông qua việc xác định yêu cầu tuyển dụng, đánh giá năng lực định kỳ, đào tạo và huấn luyện, cũng như kiểm tra và đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo.
Các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp theo PAS 99:2006
Viện Tiêu chuẩn Anh đã phát hành tiêu chuẩn "PAS 99: 2006" nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các hệ thống quản lý trong tổ chức, quy định các yêu cầu cần thiết cho hệ thống quản lý tích hợp.
Trong luận văn này, tác giả nghiên cứu và trình bày về hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001 Việc tích hợp các hệ thống này được thực hiện theo tiêu chuẩn PAS 99:2006, với nội dung được trình bày chi tiết trong phụ lục 1, và được xây dựng dựa trên nguyên lý Deming P.D.C.A.
Hệ thống quản lý tích hợp theo tiêu chuẩn PAS 99:2006 kết hợp các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001, được xây dựng dựa trên chu trình PDCA Hệ thống này đáp ứng các yêu cầu quản lý chất lượng, môi trường và an toàn lao động một cách đồng bộ và hiệu quả.
1.3.1 Thiết lập chính sách hệ thống quản lý
Lãnh đạo cao nhất cần thiết lập chính sách hệ thống quản lý, xác định rõ ràng các chính sách liên quan đến hệ thống quản lý của tổ chức và đảm bảo rằng các chính sách này phù hợp với các hoạt động diễn ra trong tổ chức.
Việc thiết lập chính sách hệ thống quản lý tích hợp không chỉ thể hiện cam kết tuân thủ các yêu cầu tiêu chuẩn mà còn định hướng cho hệ thống quản lý Điều này bao gồm việc đặt ra các mục tiêu cụ thể và cam kết cải tiến liên tục hệ thống quản lý.
Xây dựng chính sách tích hợp cần bao gồm các yếu tố môi trường, chất lượng và an toàn sức khỏe nghề nghiệp Chính sách này phải được truyền đạt đến tất cả nhân viên và đại diện của tổ chức, đồng thời cần được xem xét định kỳ để đảm bảo tính phù hợp và hiệu quả.
1.3.2 Hoạch định hệ thống quản lý
Hoạch định hệ thống quản lý tích hợp phải bắt đầu từ mục tiêu của tổ chức, đồng thời xem xét các yêu cầu cần tuân thủ và cam kết cải tiến liên tục trong quá trình thực hiện chính sách.
Lãnh đạo cần đảm bảo rằng các mục tiêu đã được thiết lập tại các cấp và bộ phận chức năng trong tổ chức được thể hiện và duy trì thông qua các thủ tục Các mục tiêu này phải có khả năng đo lường và phù hợp với chính sách chất lượng đã đề ra.
Lãnh đạo cần đảm bảo tiến hành hoạch định hệ thống quản lý để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp:
Xác định và áp dụng các quy trình, thủ tục cần thiết trong hệ thống quản lý là rất quan trọng cho toàn bộ tổ chức Điều này bao gồm việc xác định trình tự và mối tương tác giữa các quy trình, đồng thời thiết lập các thủ tục nhằm nhận diện và ứng phó với các rủi ro Mục tiêu là phòng ngừa hoặc giảm thiểu hậu quả từ những tình huống không mong muốn và đảm bảo tính liên tục của hoạt động kinh doanh.
- Xác định các chuẩn mực và phương pháp cần thiết để đảm bảo vận hành và kiểm soát các quy trình này có hiệu lực
- Đảm bảo sẵn có các nguồn lực và thông tin cần thiết để hỗ trợ việc vận hành và theo dõi các quy trình này
Theo dõi, đo lường và phân tích các quy trình là rất quan trọng để đạt được kết quả mong muốn Việc thực hiện các hành động cần thiết giúp cải thiện liên tục các quy trình này.
Cần bổ nhiệm một hoặc nhiều đại diện lãnh đạo để xác định vai trò, trách nhiệm và quyền hạn nhằm đảm bảo hệ thống quản lý được thiết lập, thực hiện và duy trì theo các tiêu chuẩn yêu cầu Những đại diện này cũng có trách nhiệm báo cáo với lãnh đạo cao nhất về hoạt động của hệ thống, bao gồm cả các kiến nghị cải tiến.
Khách hàng là đối tượng quan trọng nhất của mọi doanh nghiệp, vì vậy việc hướng về khách hàng là cần thiết để hiểu và đáp ứng nhu cầu cũng như mong đợi của họ Doanh nghiệp cần thiết kế và sản xuất sản phẩm phù hợp với yêu cầu của khách hàng, cung cấp đúng thời gian và với giá cả cạnh tranh Khi tập trung vào khách hàng, doanh nghiệp không chỉ thỏa mãn nhu cầu mà còn gia tăng doanh thu và lợi nhuận Hơn nữa, việc này còn giúp nâng cao năng suất thông qua việc giảm chi phí và đảm bảo rằng sản phẩm sản xuất ra là cần thiết cho khách hàng.
Hướng đến khách hàng là yếu tố quan trọng, được thể hiện qua quy trình hiệu quả trong việc giải quyết khiếu nại của khách hàng, đồng thời là nền tảng để công ty cải tiến sản phẩm và dịch vụ (Bùi Nguyên Hùng và Trần Thị Kim Loan, 2010).
1.3.4 Kiểm soát và điều hành
Việc thực thi và vận hành hệ thống trong tổ chức yêu cầu xác định rõ cấu trúc, vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận và cá nhân Tổ chức cần kiểm soát quá trình vận hành, quản lý hiệu quả các nguồn lực, cung cấp văn bản chứng minh và đảm bảo sự liên lạc thông suốt giữa các thành viên.
1.3.5 Quản lý nguồn nhân lực Để thực hiện yêu cầu về quản lý nguồn nhân lực, tổ chức phải đảm bảo rằng tất cả những người làm việc cho tổ chức hoặc đại diện cho tổ chức phải đủ năng lực dựa trên cơ sở về giáo dục, đào tạo, kỹ năng và kinh nghiệm để thực hiện nhiệm vụ được giao Lãnh đạo các cấp phải tổ chức đánh giá hiệu lực của hành động được thực hiện để đảm bảo năng lực cần thiết cho từng vị trí Ngoài ra, công ty cần phải đảm bảo rằng nhân viên của họ nhận thức được mối liên quan và tầm quan trọng của công việc họ làm và cách thức đóng góp vào việc đạt được mục tiêu Đồng thời, công ty phải đảm bảo cung cấp đầy đủ cơ sở hạ tầng, tổ chức đào tạo, huấn luyện nhằm nâng cao trình độ cho nhân viên để thực hiện mục tiêu
Giới thiệu Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến
Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến được thành lập từ ngày 20/6/1966 với tên gọi ban đầu là Việt Nam Nhựa dẻo Công ty (Simiplast)
Sau khi giải phóng năm 1975, Nhà nước tiếp quản và đổi tên Công ty thành Nhà máy Nhựa Tân Tiến Vào ngày 29/4/1994, theo Quyết định số 449/QD-TCLD của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp nhẹ, công ty được đổi tên thành Công ty Bao bì Nhựa Tân Tiến.
Theo Quyết định số 624/QĐ-TCCB ngày 23/10/2002 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp, Công ty Bao bì Nhựa Tân Tiến đã tiến hành cổ phần hoá Đến ngày 28/12/2004, Công ty được Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chính thức mang tên Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến.
Tháng 12/2002, Công ty Bao bì Nhựa Tân Tiến đạt chứng nhận ISO 9002:
1994 Đầu năm 2003, Công ty đưa vào hoạt động một nhà máy sản xuất mới tại Khu Công nghiệp Tân Bình với tổng diện tích là 50.000 m 2
Tháng 06/2003, Công ty bao bì nhựa Tân Tiến đạt chứng nhận ISO 9001:2000
Vào ngày 09/11/2006, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước đã ban hành quyết định số 70/UBCK-GPNY, cho phép Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến niêm yết cổ phiếu trên Trung tâm Giao dịch Chứng khoán TP Hồ Chí Minh.
Vào ngày 24/11/2006, Trung tâm Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh đã cấp giấy chứng nhận số 46/2006/GCNCP/CNTTLK, xác nhận rằng Cổ phiếu Công ty cổ phần bao bì nhựa Tân Tiến đã được đăng ký lưu ký tại Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh Cổ phiếu này chính thức được lưu ký kể từ ngày 05/12/2006 với mã chứng khoán tương ứng.
Vào năm 2007, Công ty đã chính thức triển khai dự án mở rộng nhà xưởng tại Nhà máy bao bì số 2 ở Khu công nghiệp Tân Bình Ngày 14/09/2007, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước đã ban hành quyết định số 172/UBCK-ĐKPH, cho phép Công ty cổ phần bao bì nhựa Tân Tiến phát hành cổ phiếu nhằm tăng vốn điều lệ từ 106.550.000.000 đồng lên 150.000.000.000 đồng.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức & nhân lực 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức
Hình 2.1: Sơ đồ tổ chức hệ thống quản lý của công ty
(Nguồn: Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến) ĐẠI HỘI CỔ ĐÔNG
PHÓ TGĐ SẢN XUẤT PHÓ TGĐ KỸ THUẬT
BAN KIỂM SOÁT HỆ THỐNG
Phòng Nghiên Cứu & Phát Triển
Kiểm soát và tham mưu cho Ban Tổng giám đốc trong quản lý các hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, cải tiến công nghệ; đề xuất và giám sát kế hoạch đầu tư máy móc, thiết bị và nhà xưởng theo tiêu chuẩn chất lượng và điều kiện công nghệ Mục tiêu là nâng cao chất lượng sản phẩm hiện tại, phát triển sản phẩm mới và hoàn tất kế hoạch đầu tư của Công ty.
Phòng Đảm Bảo Chất Lượng
Tổ chức và kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu, quy trình sản xuất và thành phẩm là rất quan trọng Đồng thời, việc tiếp xúc và hướng dẫn khách hàng về tính năng kỹ thuật của bao bì cũng cần được triển khai hiệu quả Công tác hậu mãi và chăm sóc khách hàng đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì mối quan hệ và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Phối hợp triển khai và duy trì hệ thống quản lý theo quy định và tiêu chuẩn chất lượng của Công ty, cũng như các chuẩn mực ISO, nhằm đảm bảo và nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như hiệu quả hoạt động chung Tổ chức và duy trì các hệ thống ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 và OHSAS 18001 để đạt được mục tiêu này.
Phòng Kế Hoạch Sản Xuất
Lập kế hoạch và theo dõi sản xuất cho các nhà máy bao bì là rất quan trọng; đồng thời, cần kiểm soát quá trình gia công sản xuất màng ghép LLDPE theo quy định và quy trình của Công ty Mục tiêu chính là đảm bảo kế hoạch giao hàng và cung cấp đủ nguyên liệu màng ghép cho sản xuất.
Lập kế hoạch và triển khai các hoạt động sửa chữa, chế tạo máy móc thiết bị cơ và điện là rất quan trọng Cần thiết kế và đề xuất cải tiến, đổi mới thiết bị, đồng thời đánh giá và tổ chức lắp đặt, vận hành thiết bị mới trong công ty Tất cả các hoạt động này phải tuân thủ quy trình, kỹ thuật và chuẩn mực của công ty để đảm bảo hiệu quả và chất lượng.
Tổ chức và kiểm soát hoạt động thiết kế, in thử mẫu, sản xuất trục in và bảo dưỡng máy móc thiết bị, đồng thời phối hợp kiểm soát vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong toàn nhà máy Mục tiêu là đảm bảo hiệu quả hoạt động của Nhà máy Chế bản theo các điều kiện, kỹ thuật và quy định của Công ty.
Tổ chức và kiểm soát hoạt động sản xuất, bảo trì máy móc thiết bị là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong toàn nhà máy Việc phối hợp này phải tuân thủ qui trình, qui định và chuẩn mực của Công ty, với mục tiêu cuối cùng là nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.
Tổ chức và kiểm soát hoạt động sản xuất cùng bảo dưỡng máy móc thiết bị, đồng thời phối hợp kiểm soát vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong toàn nhà máy Mọi hoạt động đều tuân thủ quy trình, quy định và chuẩn mực hệ thống của Công ty nhằm đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm.
Tổ chức và kiểm soát hoạt động sản xuất cũng như bảo dưỡng máy móc thiết bị là nhiệm vụ quan trọng, đồng thời phối hợp kiểm soát vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong toàn nhà máy Điều này cần tuân thủ qui trình, qui định và chuẩn mực của Công ty nhằm đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm.
Tổ chức và kiểm soát hoạt động sản xuất, bảo dưỡng máy móc thiết bị là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo năng suất và chất lượng sản phẩm Đồng thời, phối hợp kiểm soát vệ sinh công nghiệp, an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy trong toàn chi nhánh theo quy trình và quy định của Công ty.
Thực trạng việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tại Công ty Cổ phần Bao bì Nhựa Tân Tiến
2.2.1 Tổng quan về các hệ thống hiện nay tại đơn vị
Từ năm 2001, Tân Tiến đã bắt đầu xây dựng hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 Đến cuối năm 2002, công ty đã chính thức nhận chứng nhận từ tổ chức Quacert và triển khai áp dụng hệ thống này.
ISO 14001: Tiếp theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001, đến năm 2008, Tân
Tiến triển khai xây dựng hệ thống theo tiêu chuẩn Môi trường ISO 14001:2004 Và đến năm 2009 đã chính thức được chứng nhận và triển khai vận hành
OSHAS 18001: Sau một thời gian áp dụng hệ thống chất lượng ISO 9001 và
Tiêu chuẩn Môi trường ISO 14001 giúp nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường trong nước và quốc tế, đồng thời phát triển kinh doanh bền vững Đến năm 2009, công ty đã mở rộng hệ thống quản lý với OHSAS 18001:2007 Sau một năm xây dựng, vào năm 2010, công ty được tổ chức BSI chứng nhận hệ thống OHSAS 18001:2007.
Vào giữa năm 2011, công ty đã triển khai hệ thống quản lý tích hợp dựa trên tiêu chuẩn PAS 99:2006, kết hợp ba hệ thống quản lý và xây dựng trên nền tảng hệ thống chất lượng Đến tháng 6/2012, công ty đã được tổ chức BSI đánh giá và cấp giấy chứng nhận cho hệ thống này.
2.2.2 Quá trình xây dựng, triển khai áp dụng và đánh giá HTQL tích hợp
Quá trình xây dựng và triển khai hệ thống quản lý tích hợp ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001 tại công ty được BSI đánh giá và cấp chứng nhận theo các bước cụ thể.
Thời gian thực hiện: dự án bắt đầu từ 8/2011 đến 6/2012 (tổng cộng 10 tháng)
Mô hình cơ cấu tổ chức ban dự án:
Trưởng ban: Tổng Giám Đốc Phó ban: Đại diện lãnh đạo hệ thống tích hợp
Thư ký dự án: TP Tổ chức – Hành chính Ban ISO:
+ Phụ trách ISO 9001 + Phụ trách ISO 14001 + Phụ trách OHS 18001 + Ủy viên: đại diện công tác chất lượng của các Nhà máy, các bộ phận
PHỤ TRÁCH OHSAS Đại diện Nhà máy IN Đại diện Nhà máy Ghép màng Đại điện Nhà máy Cuồn - Túi Đại diện Nhà máy Chế Bản Đại diện Ngành
Cơ Điện Đại diện QA Đại diện P.KHSX Đại diện P Mua hàng Đại diện phòng Bán hàng Đại diện phòng Kho vận Đại diện phòng
Hình 2.4: Sơ đồ mô hình cơ cấu ban dự án hệ thống quản lý tích hợp tại Công ty
(Nguồn: Công ty CP Bao bì Nhựa Tân Tiến)
Quá trình đào tạo triển khai dự án hệ thống quản lý tích hợp
- Tổ chức đào tạo: Công ty tư vấn QAS Indochina
+ Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, cấu trúc của IMS
+ Thực trạng hệ thống quản lý tài liệu của công ty
+ Các bước công việc cần thực hiện
+ Cách thức viết tài liệu - ban hành - quản lý hệ thống tài liệu
+ Chuyên gia đánh giá nội bộ
- Thành phần tham dự các nội dung & Bảng kế hoạch đào tạo:
Bảng 2.1: Kế hoạch đào tạo việc triển khai thực hiện HTQL tích hợp tại Công ty
STT Nội dung Thành phần tham dự Thời gian
1 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, cấu trúc của IMS
Ban lãnh đạo và Quản lý các bộ phận, các thành viên trong ban dự án
2 Thực trạng hệ quản lý tài liệu của công ty
Ban lãnh đạo và Quản lý các bộ phận, các thành viên trong ban dự án
3 Các bước công việc cần thực hiện Ban dự án 1 buổi
Cách thức viết tài liệu - ban hành - quản lý hệ thống tài liệu
5 Chuyên gia đánh giá nội bộ Đại diện lãnh đạo hệ thống tích hợp Đại diện lãnh đạo các hệ thống
(Nguồn: Tài liệu tư vấn đào tạo)
Quá trình xây dựng hệ thống tích hợp IMS (nội dung, thủ tục, hướng dẫn, biểu mẫu)
Hoàn thiện sổ tay quản lý với các nội dung cơ bản
Cơ cấu tổ chức – trách nhiệm quyền hạn
Cơ chế thông tin nội bộ trong doanh nghiệp
Kiểm soát tài liệu và hồ sơ, bao gồm:
- Sổ tay chất lượng, môi trường và an toàn sức khỏe nghề nghiệp
- Các quy trình chất lượng, môi trường và an toàn sức khỏe nghề nghiệp
- Các hướng dẫn công việc
- Các đặc tính kỹ thuật của sản phẩm
- Các kế hoạch chất lượng, môi trường và các kế hoạch kiểm tra, thử nghiệm
- Các tài liệu mua hàng
- Các tài liệu về kỹ thuật, công nghệ, về kiểm định đo lường, hiệu chuẩn và bảo trì
- Các mô tả công việc và các tài liệu đào tạo
- Các tiêu chuẩn của Công ty, các qui định, nội quy, hướng dẫn công việc,…
Nhận diện khía cạnh môi trường, nhận diện mối nguy an toàn thực phẩm và xác định rủi ro
Hoạch định và quản lý mục tiêu theo BSC và KPI
Hoạt động quản lý nguồn nhân lực
Thủ tục - quy trình hoạt động bán hàng
Thủ tục - quy trình hoạt động mua hàng
Thủ tục - quy trình lập và kiểm soát kế hoạch sản xuất
Thủ tục theo dõi và đo lường các quá trình
Thủ tục - hướng dẫn đánh giá nội bộ
Thủ tục xem xét của lãnh đạo
Thủ tục hành động khắc phục phòng ngừa
Hoàn thiện sổ tay sản xuất, với các nội dung cơ bản:
Thủ tục triển khai kế hoạch sản xuất
Thủ tục kiểm soát và vận hành thiết bị
Quy định vệ sinh cá nhân
Thủ tục bảo trì thiết bị theo TPM
Quy định vệ sinh nhà xưởng theo 5S
Quy định thu gom rác thải
Thủ tục quản lý hóa chất
Quy định an toàn trong sản xuất
Thủ tục kiểm soát sản phẩm không phù hợp
Hệ thống báo cáo Hoàn thiện sổ tay bảo đảm chất lượng (QA/QC) với các nội dung cơ bản:
Thủ tục kế hoạch kiểm tra thử nghiệm
Quy định các chỉ tiêu kiểm tra sản phẩm (đầu vào, bán thành phẩm, thành phẩm)
Quy định các chỉ tiêu kiểm tra công tác vệ sinh cá nhân, nhà xưởng, thiết bị
Quy định các chỉ tiêu kiểm tra công tác xử lý môi trường
Hướng dẫn chi tiết phương pháp kiểm tra
Quy định kiểm soát thiết bị đo lường
Quy định hiệu chuẩn thiết bị đo lường
Để triển khai hệ thống quản lý tích hợp, Ban lãnh đạo công ty đã tổ chức cuộc họp với quản lý cấp cơ sở nhằm thông báo về quá trình thực hiện Ban ISO cùng công ty tư vấn đã treo bảng chính sách chất lượng tại nhiều vị trí như hội trường, khu vực tiếp tân, căn tin và các bộ phận trong nhà máy, giúp CBCNV dễ dàng tiếp cận và nắm rõ chính sách cũng như mục tiêu của hệ thống quản lý tích hợp.
Ban lãnh đạo công ty quy định vào mỗi buổi sáng, toàn thể CBCNV sẽ cùng nhau đọc bảng chính sách chất lượng để nắm rõ các yêu cầu cần thực hiện trong công việc.
Các đại diện của từng bộ phận cần đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên trong bộ phận hiểu rõ về việc triển khai hệ thống quản lý tích hợp thông qua bảng kiểm tra và báo cáo sau 2 tuần phổ biến.
Đào tạo nghiệp vụ đánh giá nội bộ
Trong quá trình triển khai dự án tích hợp hệ thống quản lý, Ban ISO đã tổ chức chương trình đào tạo kỹ năng đánh giá nội bộ nhằm nâng cao hiệu quả của hệ thống tích hợp.
- Người được đào tạo: đại diện lãnh đạo về hệ thống quản lý tích hợp
- Tổ chức đào tạo: Công ty tư vấn QAS Indochina
- Thời gian đào tạo: 40 ngày
Tổ chức đánh giá nội bộ hệ thống tích hợp
Ban ISO đã hợp tác với công ty tư vấn để thiết lập tổ chức đánh giá nội bộ và xác định các yêu cầu cho chuyên gia đánh giá Ngoài ra, ban cũng đã xây dựng và liệt kê các tiêu chí cần thiết trong quá trình đánh giá nội bộ.
Kết quả trong 03 ngày đánh giá nội bộ (06, 07, 08/12/2011) đã phát hiện 35
NC, đã hoàn tất việc khắc phục
Khắc phục các tồn tại và xem xét của lãnh đạo
Sau khi thực hiện đánh giá nội bộ, ban ISO đã phối hợp với công ty tư vấn và ban lãnh đạo tổ chức cuộc họp để xem xét và khắc phục những tồn tại được phát hiện trong quá trình đánh giá.
- Thành phần xem xét: ban dự án IMS
- Đầu vào của việc xem xét của lãnh đạo bao gồm các thông tin:
+ Kết quả của cuộc đánh giá (nội bộ, khách hàng, tổ chức đánh giá bên ngoài) + Các phản hồi của khách hàng
+ Việc thực hiện các quá trình và sự phù hợp của sản phẩm
+ Tình trạng của các hành động khắc phục, hành động phòng ngừa
+ Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ thống quản lý chất lượng
+ Các khuyến nghị về cải tiến
- Đầu ra của việc xem xét của lãnh đạo bao gồm các quyết định và hành động liên quan đến:
+ Cải tiến tính hiệu lực của hệ thống quản lý và cải tiến các quá trình của hệ thống
+ Cải tiến liên quan đến yêu cầu của bên liên quan
+ Nguồn lực cần thiết để cải tiến hệ thống quản lý và các quá trình đó
Đề nghị tổ chức chứng nhận vào đánh giá cấp chứng nhận
Vào ngày 10/02/2012, Công ty đã tiến hành ký hợp đồng đánh giá và cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý tích hợp tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001,và OHSAS
18001 với tổ chức BSI với 02 đợt đánh giá sợ bộ và 01 đợt đánh giá chứng nhận chính thức
Vào ngày 05/04/2012 và 06/04/2012, tổ chức đã tiến hành 02 đợt đánh giá sơ bộ, tiếp theo là 01 đợt đánh giá chứng nhận chính thức vào ngày 10/05/2012 và 11/05/2012 Qua quá trình đánh giá, đã phát hiện 16 điểm không phù hợp (loại nhẹ) và đưa ra 37 điểm nhận xét Đối với 16 điểm không phù hợp, hồ sơ khắc phục đã được gửi đến BSI để kiểm chứng Sau khi trao đổi và thống nhất các biện pháp khắc phục với các đơn vị liên quan, Ban ISO đã lập 12 phiếu không phù hợp, yêu cầu hoàn thành việc khắc phục trước ngày 15/06/2012.
Sau khi hoàn tất việc khắc phục, Tân Tiến đã nhận được giấy chứng nhận từ Tổ chức BSI, xác nhận rằng công ty đã triển khai thành công hệ thống quản lý tích hợp IMS theo tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001.
Kết quả đánh giá việc thực hiện HTQL tích hợp để cấp chứng nhận của tổ chức bên ngoài (tổ chức BSI) được thể hiện trong bảng 2.2
Bảng 2.2: Kết quả đánh giá HTQL tích hợp của tổ chức bên ngoài
Bộ phận QT01 QT02 QT03 QT04 QT05 QT06 QT07 QT08 QT09 QT10 QT11 QT12 QT13
1NX Ngành Cơ Điện 1NX 1 NC 1NX
Phòng TCHC 1NX 1NX 1NX
Phòng Bán 1NX 1NC 1 NX
NM In 2NC 1NX 1NX
(Nguồn: báo cáo kết quả đánh giá HTQL tích hợp của tổ chức BSI)
Đánh giá kết quả triển khai dự án tích hợp
Do trước đó, công ty đã có đầy đủ các hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO
9001, 14001, OHSAS 18001 nên thời gian thực hiện dự án tích hợp tương đối ngắn Đồng thời, Tân Tiến đã có nhiều kinh nghiệm trong việc cùng với các tổ chức
Dịch vụ tư vấn xây dựng và triển khai hệ thống, kết hợp với cam kết mạnh mẽ từ lãnh đạo, đảm bảo tiến độ dự án luôn được duy trì đúng hạn.
Triển khai thành công hệ thống quản lý tích hợp là bước ngoặt quan trọng giúp tinh gọn và đơn giản hóa tài liệu, hệ thống của công ty Điều này không chỉ làm cho việc quản lý tài liệu và hồ sơ quy trình trở nên dễ dàng hơn mà còn rút ngắn thời gian thực hiện và kiểm soát Nhờ vậy, hiệu quả sản xuất kinh doanh và sử dụng nguồn nhân lực được nâng cao rõ rệt.
2.2.3 Phân tích, đánh giá tình hình thực hiện hệ thống quản lý tích hợp tại Công ty
Việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp theo tiêu chuẩn PAS99:2006 đang gặp nhiều thách thức, đòi hỏi nỗ lực từ các cấp quản lý và toàn thể cán bộ nhân viên, cũng như sự phối hợp chặt chẽ với các đối tác để đảm bảo hiệu quả trong quản lý và kiểm soát chất lượng Để phân tích tình hình thực hiện hệ thống này tại công ty, tác giả đã tiến hành đánh giá nội bộ và đánh giá từ tổ chức bên ngoài, kết hợp với quan sát thực tiễn và khảo sát qua nghiên cứu sơ bộ và định lượng, nhằm đưa ra những nhận xét, đánh giá và giải pháp phù hợp cho việc thực hiện hệ thống quản lý tích hợp.
Đánh giá chung về hệ thống quản lý tích hợp tại công ty
Sau hơn 2 năm triển khai hệ thống quản lý tích hợp, công ty đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng, bao gồm duy trì và phát triển các hệ thống quản lý, nâng cao doanh thu hàng năm, và giảm chi phí đầu tư Việc đánh giá riêng biệt từng hệ thống cũng đã được thực hiện Hơn nữa, việc đạt chứng nhận đã nâng cao vị thế cạnh tranh của công ty trên thị trường quốc tế Hoạt động hệ thống quản lý tại công ty đã có những cải tiến đáng kể thông qua các đợt đánh giá và chứng nhận từ tổ chức.
Kết quả phân tích thực trạng HTQL tích hợp của công ty cho thấy một số yêu cầu được thực hiện tốt, trong khi một số khác chưa được quan tâm đúng mức Để đánh giá chính xác mức độ quan trọng và kết quả thực hiện của các yêu cầu, tác giả đề xuất mô hình "Mức độ quan trọng – Kết quả thực hiện" (Importance – Performance) nhằm giúp công ty đánh giá chiến lược và phân bổ nguồn lực hợp lý cho cải tiến hệ thống Để đưa ra giải pháp và lựa chọn ưu tiên triển khai, tác giả đã thiết kế bảng câu hỏi về mức độ quan trọng liên quan đến các yêu cầu của HTQL tích hợp, yêu cầu người được khảo sát chỉ ra phạm vi đồng ý hoặc không đồng ý về mức độ quan trọng cho từng yêu cầu.
Bảng câu hỏi khảo sát được thiết kế dựa trên lý thuyết và yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp PAS99: 2006 Nội dung bảng câu hỏi tương tự như bảng câu hỏi trước đó về mức độ thực hiện các yêu cầu của hệ thống quản lý tích hợp Cụ thể, các nội dung cần thực hiện trong bảng câu hỏi bao gồm: (1) chính sách hệ thống quản lý; (2) hoạch định hệ thống quản lý; (3) hướng đến khách hàng; (4) kiểm soát điều hành; (5) quản lý nguồn nhân lực; (6) yêu cầu về hệ thống tài liệu; (7) kiểm tra, đánh giá và đo lường kết quả hoạt động; (8) cải tiến liên tục; (9) động viên và khen thưởng.
Bảng câu hỏi đánh giá mức độ quan trọng được xây dựng dựa trên thang đo Likert 5 điểm, trong đó 1 biểu thị "Hoàn toàn không quan trọng" và 5 là "Rất quan trọng" Công cụ này được sử dụng để khảo sát ý kiến của nhân viên về tầm quan trọng của các yêu cầu trong hệ thống quản lý chất lượng tích hợp.
Dữ liệu được xử lý bằng phần mềm thống kê Excel để xác định giá trị trung bình (Mean) Kết quả cho thấy giá trị trung bình lớn hơn "3", cho thấy nhân viên đánh giá các yêu cầu là quan trọng đối với hệ thống và mức độ thực hiện các yêu cầu trong công việc là tương đối tốt Đối tượng khảo sát bao gồm các quản lý cấp cao (Ban giám đốc), quản lý cấp trung (Trưởng/phó các phòng ban, trưởng/phó giám đốc các nhà máy), các đại diện lãnh đạo về hệ thống và thành viên Ban ISO của các bộ phận Bảng câu hỏi khảo sát được trình bày trong phụ lục 11.
Bàng 2.10: Cơ cấu đối tượng tham gia khảo sát ý kiến mức độ quan trọng các yêu cầu của HTQL tích hợp Đối tượng Số phiếu phát Số phiếu thu
Trưởng & Phó các phòng ban và nhà máy 26 26 Ban ISO các phòng ban, nhà máy và đại diện lãnh đạo hệ thống 27 27
Kết quả khảo sát cho thấy mức độ quan trọng của các yêu cầu ảnh hưởng đến việc thực hiện hệ thống quản lý tích hợp, được trình bày chi tiết trong phụ lục 12.
Bảng 2.11: Giá trị trung bình kết quả thực hiện và mức độ quan trọngcác yêu cầu của HTQL tích hợp
STT Yếu tố - câu hỏi khảo sát
Mức độ thực hiện (mean)
Mức độ quan trọng (mean)
1 Chính sách hệ thống quản lý: 3.86 4.81 a)
Lãnh đạo công ty cam kết mạnh mẽ về việc thiết lập và truyền đạt hệ thống quản lý chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp đến toàn thể nhân viên.
Ban lãnh đạo cam kết cung cấp đầy đủ nguồn lực, bao gồm con người, môi trường và cơ sở hạ tầng, nhằm đảm bảo việc tuân thủ, duy trì và cải tiến các hệ thống quản lý.
Hoạch định hệ thống quản lý bao gồm việc thiết lập và công bố mục tiêu của công ty liên quan đến chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe cho tất cả nhân viên Kế hoạch hành động để thực hiện các mục tiêu này cần phải rõ ràng, cụ thể và được kiểm soát chặt chẽ.
Công ty thường xuyên tiến hành thăm dò và khảo sát để đánh giá nhu cầu của khách hàng, cả nội bộ và bên ngoài, liên quan đến chất lượng sản phẩm, đảm bảo an toàn môi trường và bảo vệ sức khỏe người lao động.
Khách hàng luôn được lắng nghe và các khiếu nại liên quan đến chất lượng, môi trường và an toàn, cả bên trong lẫn bên ngoài, sẽ được phân tích và giải quyết một cách kịp thời.
Kiểm soát điều hành là việc đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ đầy đủ và phù hợp các quy trình, hướng dẫn với điểm đánh giá 3.67 và 4.36 Đồng thời, các yêu cầu pháp luật cũng cần được thực hiện đầy đủ và phù hợp, với điểm đánh giá 3.85 và 4.02.
Các tác động và mối nguy liên quan đến chất lượng sản phẩm, môi trường và an toàn được nhận diện và phân tích một cách đầy đủ Thông tin này được thường xuyên cập nhật và kiểm soát để đảm bảo hiệu quả và độ tin cậy.
Quản lý nguồn lực hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo nhân lực được cung cấp đầy đủ theo yêu cầu công việc Cần xác định rõ vai trò, trách nhiệm và năng lực cần thiết cho mỗi vị trí để tối ưu hóa hiệu suất làm việc Đồng thời, việc đào tạo nhân viên thường xuyên về nhận thức và chuyên môn là cần thiết để đáp ứng các yêu cầu công việc ngày càng cao.
6 Yêu cầu về hệ thống tài liệu: 2.94 3.46 a)
Các quy trình, hướng dẫn công việc và hồ sơ yêu cầu của hệ thống chất lượng, môi trường, an toàn và sức khỏe nghề nghiệp được thiết lập và duy trì một cách đầy đủ tại nơi làm việc, đảm bảo dễ dàng truy cập khi cần sử dụng.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BAO BÌ NHỰA TÂN TIẾN
Phương hướng phát triển của công ty đến năm 2018
Công ty đặt mục tiêu trở thành doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất bao bì nhựa mềm tại khu vực Đông Nam Á, với các phương hướng hoạt động cụ thể được xác định cho giai đoạn đến năm 2018.
Thương hiệu của chúng tôi cam kết trở thành công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất bao bì mềm, nổi bật với khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng, chất lượng sản phẩm cao và ứng dụng công nghệ tiên tiến.
Khách hàng là trọng tâm trong việc hoạch định chính sách và chiến lược của công ty, với mục tiêu mang đến sự hài lòng tối đa thông qua sản phẩm chất lượng và dịch vụ hoàn hảo.
Đổi mới và cải tiến là yếu tố then chốt trong chiến lược phát triển của Công ty, với việc đầu tư mạnh mẽ vào nghiên cứu và cải tiến Đội ngũ chuyên nghiệp và công nghệ tiên tiến hàng đầu được áp dụng nhằm tăng giá trị hoạt động, từ đó tối đa hóa lợi ích cho các bên liên quan.
Công ty cam kết phát triển cá nhân bằng cách tạo ra môi trường thuận lợi, giúp mỗi cá nhân phát huy tối đa năng lực của mình Chúng tôi khuyến khích việc phát triển tri thức, thúc đẩy những ý tưởng mới và thực hiện các ứng dụng sáng tạo.
Công ty cam kết kết hợp chất lượng sản phẩm và dịch vụ với trách nhiệm bảo vệ môi trường và cộng đồng, đảm bảo an toàn trong quá trình sản xuất.
3.1.2 Phương hướng phát triển HTQL Để thực hiện đúng theo phương hướng phát triển chung, Công ty đã đề ra phương hướng phát triển HTQL tích hợp tại công ty từ nay đến năm 2015 như sau:
- Phát triển chuyên viên quản lý đánh giá hệ thống IMS tại từng bộ phận
Tất cả 100% nhân viên trực tiếp đều được đào tạo về tiêu chuẩn làm việc theo hệ thống IMS, đồng thời được thông báo đầy đủ về chính sách chất lượng của công ty.
Về hệ thống quản lý:
- Duy trì và hoàn thiện HTQL tích hợp IMS tại Công ty Tân Tiến
Để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, cần tăng cường nghiên cứu và thiết kế sản phẩm mới, đồng thời đa dạng hóa các sản phẩm hiện có Việc cải tiến chất lượng sản phẩm hiện tại sẽ giúp theo kịp thị hiếu và sở thích của khách hàng, từ đó thỏa mãn tốt nhất yêu cầu của họ.
- Phát triển, xây dựng và áp dụng các hệ thống khác: ISO 17025, SA 8000
- Tích hợp hệ thống SA 8000 và ISO 17025 vào hệ thống quản lý tích hợp ISO 9001 - ISO 14001 - OHSAS 18001 - SA 8000 - ISO 17025
- Tiếp tục sửa đổi và cải tiến tài liệu, các quy trình, thủ tục hướng dẫn không được chồng chéo, và được tinh gọn
- Giảm tỷ lệ sản phẩm không phù hợp và khiếu nại của khách hàng
- Hướng đến việc quản lý chất lượng tổng thể (TQM).
