NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỒ SƠ KIỂM TOÁN TRONG QUY TRÌNH KIỂM TOÁN
Khái quát hồ sơ kiểm toán
Bằng chứng kiểm toán được thu thập từ nhiều nguồn và thông qua nhiều thủ tục khác nhau, do đó chúng có nhiều dạng tài liệu cần được sắp xếp theo nguyên tắc nhất định để giúp kiểm toán viên dễ dàng tìm kiếm thông tin và hình thành ý kiến kiểm toán Trong quá trình lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc kiểm toán, tất cả kế hoạch, chương trình, công việc đã thực hiện và thủ tục kiểm toán phải được ghi chép và lưu trữ để chứng minh rằng công việc đã được tiến hành đúng theo kế hoạch và các chuẩn mực kiểm toán Tất cả tài liệu này cần được thu thập và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán.
Theo VSA 230, "Hồ sơ kiểm toán" được định nghĩa là tập hợp các tài liệu do kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ Hồ sơ này có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức như giấy, phim, ảnh, hoặc trên các phương tiện tin học, theo quy định của pháp luật Đây là tài liệu phản ánh toàn diện kết quả của quá trình kiểm toán, bao gồm ba bước chính, và là cơ sở để hình thành ý kiến của kiểm toán viên, chứng minh rằng cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hoặc chuẩn mực quốc tế được chấp nhận.
Theo những chuẩn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quốc tế thì:
Hồ sơ kiểm toán là tài liệu ghi chép quá trình làm việc của kiểm toán viên, bao gồm các bằng chứng thu thập được nhằm hỗ trợ cho quá trình kiểm toán Những hồ sơ này đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp cơ sở pháp lý cho ý kiến của kiểm toán viên trên các báo cáo kiểm toán.
( Theo những chuấn mực và nguyên tắc chỉ đạo kiểm toán quôc tế, 1992, trang 85)
Theo giáo trình kiểm toán của Alvin A Arens và James K Loebbecke, hồ sơ kiểm toán được định nghĩa là tư liệu ghi chép của kiểm toán viên về các thủ tục đã áp dụng, các cuộc khảo sát thực hiện, thông tin thu được và các kết luận đạt được trong quá trình kiểm toán Tất cả các tư liệu này phải bao gồm thông tin cần thiết mà kiểm toán viên cho là quan trọng để thực hiện kiểm tra đầy đủ và cung cấp căn cứ cho báo cáo kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán là tập hợp các tài liệu làm việc của kiểm toán viên, bao gồm thông tin thu thập được, các thủ tục áp dụng và kết luận đạt được trong quá trình kiểm toán Hồ sơ này đảm bảo rằng công việc kiểm toán được thực hiện đúng, đầy đủ và hiệu quả, đồng thời là căn cứ để đưa ra ý kiến của kiểm toán viên Nó phải chứa đựng tất cả thông tin quan trọng cần thiết cho quá trình kiểm tra và báo cáo kiểm toán Mối liên hệ giữa hồ sơ kiểm toán và bằng chứng kiểm toán rất chặt chẽ; hồ sơ kiểm toán lưu giữ bằng chứng, trong khi bằng chứng là một phần không thể thiếu của hồ sơ Do đó, để tạo ra một hồ sơ kiểm toán khoa học và có giá trị, cần có bằng chứng đạt yêu cầu về tính đầy đủ và giá trị, được sắp xếp hợp lý cùng với các tài liệu làm việc của kiểm toán viên.
Trong hồ sơ kiểm toán, việc thu thập tài liệu không phải là toàn bộ mà chỉ cần những thông tin mà kiểm toán viên xác định là cần thiết và có liên quan trực tiếp đến kết luận của họ.
Hồ sơ kiểm toán không chỉ lưu trữ ý kiến bằng văn bản của kiểm toán viên sau quá trình kiểm toán, mà còn bao gồm toàn bộ tư liệu liên quan Việc lưu trữ và quản lý hồ sơ này cần tuân thủ các quy định về kiểm toán cũng như yêu cầu của đơn vị.
1.1.2 Phân loại hồ sơ kiểm toán
Theo tính chất của tư liệu của kiểm toán viên, thì hồ sơ kiểm toán được phân thành hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán năm.
Hồ sơ kiểm toán chung bao gồm thông tin tổng quát về khách hàng từ hai cuộc kiểm toán trở lên, cùng với một số hồ sơ riêng biệt nhằm cung cấp cái nhìn tóm tắt về chính sách và tổ chức của đơn vị Những tài liệu này cũng giúp các kiểm toán viên lưu trữ thông tin về các khoản mục ít hoặc không có sự biến động đáng kể qua các năm.
Hồ sơ kiểm toán chung bao gồm thông tin về khách hàng, tài liệu thuế, nhân sự, kiểm toán, hợp đồng với bên thứ ba và các tài liệu liên quan khác Những hồ sơ này được cập nhật hàng năm để phản ánh các thay đổi liên quan.
Hồ sơ kiểm toán năm là tài liệu quan trọng làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán trong một năm tài chính, bao gồm thông tin về người lập và kiểm tra hồ sơ, các văn bản tài chính, thuế và kế toán từ cơ quan Nhà nước liên quan Nó cũng chứa báo cáo kiểm toán, thư quản lý, báo cáo tài chính, hợp đồng kiểm toán, cùng với các sự kiện phát sinh sau niên độ Ngoài ra, hồ sơ còn ghi chép nội dung, chương trình, phạm vi các thủ tục kiểm toán đã thực hiện, kết quả đạt được, cũng như các bút toán điều chỉnh và phân loại.
Sau khi hoàn tất cuộc kiểm toán, các hồ sơ kiểm toán được sắp xếp và lưu trữ theo thứ tự đánh số để dễ dàng tra cứu Những hồ sơ này được coi là tài sản của công ty kiểm toán và cần được bảo quản an toàn, đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu Việc lưu trữ hồ sơ phải tuân thủ đầy đủ các yêu cầu về nghiệp vụ và pháp luật.
1.1.3 Chức năng hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán là tài liệu thiết yếu trong hoạt động kiểm toán, giữ vai trò quan trọng từ giai đoạn lập kế hoạch cho đến khi kết thúc kiểm toán Đây là tài liệu lưu trữ bắt buộc, được sử dụng nhiều năm sau khi kiểm toán hoàn tất Hồ sơ kiểm toán đảm nhận nhiều chức năng khác nhau, góp phần đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả của quy trình kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc phân công và phối hợp giữa các thành viên trong quá trình kiểm toán, vì công việc này thường được thực hiện bởi nhiều người trong một khoảng thời gian nhất định Việc sử dụng hồ sơ kiểm toán giúp đảm bảo sự hiệu quả và chính xác trong công việc, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và giám sát quá trình kiểm toán.
Các kiểm toán viên chính dựa vào chương trình kiểm toán để lập hồ sơ cho từng công việc và phân công cho các trợ lý kiểm toán thực hiện Kết quả công việc của các trợ lý sẽ được ghi chép trong hồ sơ kiểm toán, cho phép giám sát hiệu quả công việc của họ.
Hồ sơ kiểm toán là nguồn thông tin quan trọng giúp các kiểm toán viên phối hợp hiệu quả trong công việc Kết quả từ kiểm toán viên này có thể được các kiểm toán viên khác sử dụng để tiếp tục công việc hoặc thực hiện các nhiệm vụ liên quan.
Các mô hình hồ sơ kiểm toán
Cách tổ chức tài liệu trong hồ sơ kiểm toán phụ thuộc vào quy định của từng công ty và quyết định của kiểm toán viên, nhưng cần đảm bảo tính hệ thống, với tài liệu được sắp xếp theo từng mục, vấn đề và mã vụ việc để thuận tiện cho việc lưu trữ và tra cứu Hồ sơ kiểm toán không chỉ là báo cáo và thư quản lý mà còn là cơ sở cho việc kiểm tra, soát xét và là bằng chứng pháp lý cho công việc đã thực hiện Cần lưu ý rằng hồ sơ kiểm toán và phương pháp kiểm toán có mối liên hệ chặt chẽ; phương pháp kiểm toán nào được áp dụng thì hồ sơ cũng sẽ được tổ chức theo phương pháp đó.
Hiện nay, trên thế giới có hai mô hình hồ sơ kiểm toán phổ biến: mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu và mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ.
1.2.1 Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu
Mô hình này liên quan đến phương pháp thủ công, cung cấp cách tổ chức giấy tờ và hệ thống đánh tham chiếu bằng chữ cái La Tinh.
Bả ng 1.1: Hệ thống tham chiếu mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu
6 Tài sản lưu động khác F
8 Tài sản cố định hữu hình H
10 Chi phí xây dựng cơ bản dở dang J
11 Ký quỹ ký cược ngắn hạn K
12 Các kinh phí trả ngắn hạn O
13 Vốn kinh doanh và quỹ P
15 Kết quả hoạt động kinh doanh R
18 Các tài khoản ngoài bảng U
Cột “có” hoặc “không” để kiểm toán viên tích vào tùy theo tài liệu đó hoặc không có trong hồ sơ.
Hồ sơ làm việc được tổ chức theo thứ tự các mục trong bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh của Việt Nam, với các mục được đánh theo thứ tự chữ cái.
Mục A bao gồm các phần kiểm tra chung, như đối chiếu bảng cân đối kế toán với sổ cái và giữa kế toán tổng hợp với kế toán chi tiết, nhằm đảm bảo tính chính xác của các báo cáo Các giấy tờ làm việc chủ yếu sẽ được trình bày trong mục này.
Bản g 1.2.: Các g iẩv tờ làm viêc tron g mô hình hồ sơ kiểm toán Tâv Âu
Phân tông họp Có Không
4 Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ A12
5 Các vấn đề còn vướng mắc A16
6 Các ghi chú cho cuộc kiểm toán năm sau A20
7 Thư giải trình của ban giám đốc A22
8 Báo cáo tài chính trước điều chỉnh A25
9 Bảng cân đối kế toán A26 lO.Báo cáo kết quả kinh doanh A32
11 Bảng tổng hợp các bút toán điều chỉnh A33
12.Các bút toán phân loại lại A34
13.Các bút toán điều chinh chi tiết A35
14.Kiểm tra số dư đầu kỳ và các sự kiện phát sinh A42 sau ngày lập báo cáo kiểm toán năm trước
15.Các nghĩa vụ với các bên có liên quan A40 16.Các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ A45
18.Phân tích soát xét báo cáo tài chính trước khi lập A48 ké hoạch
Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu có những ưu điểm sau:
-Trang thiết bị phục vụ cho kiểm toán không quá lớn, giảm được chi phí.
Kết cấu hồ sơ được thiết kế khoa học, giúp người sử dụng dễ dàng chuyển đổi giữa các giấy tờ làm việc chi tiết và phần tổng hợp.
-Khả năng xét đoán và hoạt động độc lập của kiểm toán viên được phát huy tối đa.
-Trong điều kiện ở Việt Nam hiện nay là phù hợp khi sử dụng mô hình trên.
Tuy nhiên mô hình này cũng bộc lộ một số hạn chế sau:
-Tốn thời gian công sức mà độ chính xác lại không cao.
-Các giấy tờ làm việc không có mối liên hệ chặt chẽ vì chưa có sự liên kết theo chiều ngang.
-Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán gặp nhiều khó khăn.
-Bảo quản cần nơi an toàn, tốn kém mà nguy cơ thất lạc, hư hỏng cao.
-Rủi ro kiểm toán cao đặc biệt là với những khách hàng lớn.
1.2.2 Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ
Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ, đại diện bởi phương pháp AS/2, sử dụng hệ thống lập tự động và tham chiếu để nâng cao hiệu quả kiểm toán AS/2 là một phương pháp tiên tiến giúp kiểm toán viên giảm bớt khối lượng công việc và giảm thiểu rủi ro nghề nghiệp thông qua việc phát huy hiểu biết, năng lực và sự năng động của từng nhân viên Phương pháp này bao gồm các yếu tố chính như phương pháp kiểm toán, hệ thống hồ sơ kiểm toán và phần mềm hỗ trợ kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán AS/2 được tổ chức theo một hệ thống chỉ mục thống nhất, gọi là “chỉ mục hồ sơ kiểm toán”, tương tự như danh mục hệ thống tài khoản kế toán Chỉ mục này bao gồm các tài liệu làm việc của kiểm toán viên, được sắp xếp theo trình tự nhất quán Danh mục được chia thành các phần tương ứng với từng giai đoạn của cuộc kiểm toán hoặc thể hiện các mục, tiểu mục trong các phần hành kiểm toán trên báo cáo tài chính Nội dung tổng hợp của hệ thống chỉ mục này rất quan trọng cho quá trình kiểm toán.
Bảng 1.3 : Nội dung các chỉ mục tổng hợp của hồ sơ kiểm toán
Chỉ mục hồ sơ kiểm toán tổng hợp::
1000 lập kế hoạch kiểm toán
3000 quản lý cuộc kiểm toán
5000 kiểm tra chi tiết- tài sản
6000 kiểm tra chi tiết- công nợ phải trả
7000 kiểm tra chi tiết- vốn chủ sở hữu
8000 kiểm tra chi tiết- báo cáo lỗ
Hồ sơ được xây dựng bao gồm chỉ mục tổng hợp được đánh số thứ tự từ
Các chỉ mục từ 1000 đến 4000 trong hồ sơ kiểm toán chứa đựng thông tin chủ yếu về khách hàng, phân tích sơ bộ, kế hoạch kiểm toán và báo cáo kiểm toán Những thông tin này là phần quan trọng trong hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ tổng hợp của năm.
Các chỉ mục từ 5000 đến 8000 trong hồ sơ làm việc cung cấp thông tin chi tiết về kiểm toán các khoản mục trên báo cáo tài chính, bao gồm kiểm tra tài sản, công nợ phải trả, vốn chủ sở hữu và báo cáo lãi lỗ.
Các giấy tờ làm việc cơ bản trong hồ sơ kiểm toán AS/2 được sử dụng theo mẫu quy định trong hệ thống hồ sơ chuẩn Những tài liệu này có định dạng thống nhất với phần mềm AS/2 và được đánh số cụ thể theo từng chỉ mục Trong quá trình thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên cần sử dụng các giấy tờ làm việc này để hoàn thiện hồ sơ kiểm toán.
Do đặc thù khác nhau của từng khách hàng mà kiểm toán viên có thể có những thay đổi nhỏ về giấy tờ làm việc cho phù hợp.
Kiểm toán viên chủ yếu sử dụng phần mềm AS/2 để ghi chép giấy tờ làm việc, giúp tạo ra sự liên kết chặt chẽ giữa các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán Các giấy tờ làm việc không chỉ được liên kết theo "quan hệ dọc" mà còn có sự kết nối chặt chẽ theo "quan hệ ngang" trong từng chỉ mục cũng như giữa các chỉ mục khác nhau.
Mô hình hồ sơ kiểm toán Bắc Mỹ có những ưu điểm sau:
Mô hình vi tính hóa giúp tạo ra các tài liệu làm việc một cách nhanh chóng và chính xác, đồng thời đảm bảo tính nhất quán trong việc sử dụng Việc áp dụng các công thức vi tính hóa không chỉ giảm bớt khối lượng công việc mà còn nâng cao độ chính xác trong quá trình thực hiện.
-Giấy tờ làm việc khi làm xong có mối liên kết chặt chẽ, tự động hóa.
-Việc soát xét, giám sát kết quả trong bước kiểm toán đơn giản hơn rất nhiều.
Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ an toàn và tiện lợi thông qua hai hình thức: tài liệu giấy và đĩa mềm, giúp dễ dàng tra cứu và bảo quản.
-Rủi ro kiểm toán thấp.
THỰC TẾ TỔ CHỨC HỒ SƠ KIỂM TOÁN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY THNH HÃNG KIỂM TOÁN AASC
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH HÃNG KIỂM TOÁN AASC
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của AASC
Công ty TNHH Hãng kiểm toán AASC, được thành lập bởi Bộ Tài Chính vào năm 1991, là một trong hai tổ chức hợp pháp đầu tiên và lớn nhất tại Việt Nam trong lĩnh vực Kiểm toán, Kế toán, Tư vấn Tài chính, Tư vấn thuế và xác định giá trị doanh nghiệp Năm 2007, công ty đã chuyển đổi mô hình hoạt động từ doanh nghiệp nhà nước sang công ty trách nhiệm hữu hạn, đồng thời đổi tên thành Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán (AASC) Đến năm 2013, AASC tiếp tục đổi tên thành Công ty TNHH Hãng Kiểm toán AASC và ra mắt logo mới, cùng với việc thành lập công ty TNHH Tư vấn AASC và cộng sự (ACG).
1 Trụ sở chính tại Hà Nội:
Số 01, Lê Phụng Hiểu, Hoàn Kiếm, Hà Nội Tel: (84.4) 3824 1990
Fax: (84.4) 3825 3973 Email: wenmaster@aasc.com.vn&aaschn@hn.vnn.vn
2 Chi nhánh tại TP Hồ Chí Minh
Số 17 Sông Thương, phường 2, quận Tân Bình, tp.HCM Tel: (84.4) 3848 5983
Email: aaschcm@aasc.com.vn
3 Chi nhánh tại Quảng Ninh
Số 4 Chu Văn An, tp Hạ Long Tel: (84.333) 627 571
Fax: (84.333) 627 572 Email: aascqn@aasc.com.vn
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại AASC
Ban giám đốc, với Tổng Giám đốc kiêm Chủ tịch HĐTV đứng đầu, là bộ phận quản lý chủ chốt tại trụ sở chính ở Hà Nội Các Phó Tổng Giám đốc phụ trách quản lý các phòng ban khác nhau, đảm nhận các lĩnh vực hoạt động đa dạng và điều phối các chi nhánh tại các thành phố lớn trên toàn quốc.
Các phòng trực thuộc bao gồm:
Phòng Kiểm toán 1 chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và kiểm toán, trong khi Phòng Kiểm toán 2 tập trung vào kiểm toán các ngành thương mại dịch vụ Phòng Kiểm toán 3 đảm nhận nhiệm vụ kiểm toán các ngành sản xuất và vật chất, còn Phòng Kiểm toán 5 thực hiện kiểm toán cho các dự án.
Phòng kiểm toán 6 – Kiểm toán các công ty viễn thông, BĐS.
Phòng Kiểm toán XDCB Phòng Dịch vụ đầu tư nước ngoài Phòng Tổng hợp: Kế toán, Hành chính tổng hợp, Công nghệ thông tin.
Phòng Kiểm soát chất lượng và đào tạo
Bộ máy quản lý của Công ty AASC được tổ chức theo mô hình chức năng đơn giản, với mỗi phòng ban đảm nhiệm một lĩnh vực riêng biệt nhưng vẫn giữ mối quan hệ chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau Dưới sự giám sát của Phó Tổng Giám đốc, mô hình này giúp tránh chồng chéo trong chức năng, từ đó tối ưu hóa hiệu quả kinh tế cho Công ty Cách tổ chức này đặc biệt phù hợp với lĩnh vực cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán và kiểm toán.
2.1.3 Đặc điểm tổ chức, quản lý kiểm toán của AASC 2.1.3.1 Phương pháp kiểm toán
Phương pháp tiếp cận kiểm toán tại AASC là phương pháp kết hợp giữa kiểm toán theo chu kỳ và kiểm toán theo khoản mục.
2.1.3.2 Quy trình kiểm toán báo cáo tài chính tại AASC
Quy trình kiểm toán BCTC tại AASC có 3 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Lập kế hoạch kiểm toán + Thu thập thông tin để đánh giá, chấp nhân khách hàng + Lập kế hoạch kiểm toán chiến lược
+ Lập kế hoạch kiểm toán tổng thể + Thiết kế chương trình kiểm toán + Thảo luận với khách hàng, bố trí nhóm kiểm toán và phân công công việc
- Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán + Rà soát hệ thống KSNB
+ Đánh giá việc tuân thủ pháp luật + Kiểm tra soát xét BCTC
+ Thực hiện thủ tục phâp tích + Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
- Giai đoạn 3: Kết thúc kiểm toán + Soát xét hồ sơ kiểm toán
+ Tổng hợp kết quả kiểm toán + Họp khách hàng
+ Dự thảo BCKT và thư quản lý, soát xét
2.1.4 Hệ thống hồ sơ kiểm toán
Khách hàng của AASC chủ yếu là những đối tác lâu dài Hồ sơ kiểm toán của AASC cho từng khách hàng được chia thành hai loại: hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán hàng năm.
Hồ sơ kiểm toán chung bao gồm các tài liệu và thông tin cơ bản về khách hàng, bao gồm hồ sơ pháp lý như giấy đăng ký kinh doanh, hợp đồng kiểm toán, cùng với tất cả các báo cáo kiểm toán và báo cáo tài chính của các năm được kiểm toán Hệ thống chỉ mục trong hồ sơ kiểm toán chung rất quan trọng để tổ chức và quản lý thông tin một cách hiệu quả.
PF1 – Thông tin chung PF2 – Biên bản họp PF3 – Thông tin về tài chính kế toán PF4 – Thông tin về thuế
PF5 – Thông tin về nhân sự PF6 – Thông tin về hợp đồng PF7 – Thông tin về kiểm toán PF8 – Thông tin về tập đoàn
* Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm
* Hệ thống ký hiệu kiểm tra trên GLV của AASC:
Hồ sơ kiểm toán năm – Hồ sơ quản trị: Ký hiệu bằng chữ số, sắp xếp theo thứ tự từ 1-7:
Nội dung Tham chiếu Tham chiếu chi tiết
BCTC và BCKT đã phát hành 1 1.01 – 1.03
Các báo cáo dự thảo 2 2.01 – 2 03
Hoàn tất và soát xét 3 3.01 – 3.08, 3a,3c
Dự thảo Lập kế hoạch và kiểm soát 4 4.01 – 4.07
Tìm hiểu về khách hàng 5 5.01 – 5.06
- Tài liệu trao đổi với KH 7 7.01 – 7.03
Hồ sơ kiểm toán khoản mục : Ký hiệu bằng chữ cái: từ A-K
Bảng 2.1 Tham chiếu hồ sơ kiểm toán
Nội dung Tham chiếu Tài sản A A1: Tiền và các khoản tương đương tiền A2: Các khoản phải thu khác A3: Chi phí trả trước
A4: Các khoản ký quỹ, ký cược
Mua hàng và thanh toán B B1: Phải trả cho người bán
B2: Chi phí phải trả B3: Các khoản phải trả, phải nộp khác B4: Dự phòng phải trả
B5: Chi phí bán hàng B6: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Hàng tồn kho C C1: Hàng tồn kho
C2: Giá thành và chi phí SXKD dở dang Đầu tư và xây dựng cơ bản D D1: Tài sản cố định
D2: Chi phí XDCB dở dang D3: Bất động sản đầu tư
Các khoản phải trả E E1: Vay và nợ
E2: Thuế và các khoản phải nộp cho Nhà nước
E3: Phải trả người lao động Quỹ phát triển khoa học và công nghệ
Bán hàng F F1: Phải thu khách hàng
F2: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
F3: Giá vốn hàng bán Đầu tư tài chính G G1: Các khoản đầu tư tài chính
G2: Giao dịch mua bán lại trái phiếu
Các khoản phải thu và phải trả nội bộ là những yếu tố quan trọng trong quản lý nguồn vốn và công nợ của doanh nghiệp Vốn đầu tư của chủ sở hữu đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì hoạt động kinh doanh Chênh lệch đánh giá lại tài sản có thể ảnh hưởng đến tình hình tài chính, trong khi chênh lệch tỷ giá hối đoái cũng cần được xem xét để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính Cuối cùng, các quỹ được hình thành từ lợi nhuận và các nguồn vốn khác là yếu tố quyết định cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Xác định kết quả kinh doanh
I I1: Xác định kết quả kinh doanh
I2:Thuế thu nhập doanh nghiệp I3: Doanh thu và chi phí hoạt động tài chính
I4: Thu nhập khác và chi phí khác I5: Lãi trên cổ phiếu và lãi suy giảm
Các vấn đề khác K K1: Các chỉ tiêu ngoài Bảng cân đối kế toán K2: Tài sản, nợ tiềm tàng và các cam kết
K3: Giao dịch với các bên liên quan K4: Thông tin về bộ phận
K5: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
Bảng 2.2 – Ký hiệu kiểm tra trên GLV của AASC
KÝ HIỆU GIẢI THÍCH THÍ DỤ
Cc Kiểm tra cộng ngang cc 1230.25
C Đã kiểm tra tính toán c 1230.25 c/f Ký kiệu số dư chuyển sang 1230.25 c/f b/f Ký hiệu số dư được mang sang b/f 1230.25
OB Số dư đầu năm được mang sang đúng với
BCTC đã kiểm toán năm trước
BTB Số dư theo Bảng cân đối thử 1230.25 BTB
BNL Số dư theo sổ cái BNL 1230.25
O/s Số dư chưa giải quyết xong o/s 1230.25
S/c Đã làm rõ hoặc đã thanh toán vào ngày kiểm toán
B Số dư đã kiểm tra b 1230.25
R việc nhận tiền đã được kiểm tra R 1230.25
CB đã đối chiếu với Sổ quỹ CB 1230.25
I đã đối chiếu với hóa đơn I 1230.25
P/C đã đối chiếu với séc thanh toán P/C 1230.25
D/N đã đối chiếu với Giấy báo điều chỉnh nợ D/N 1230.25 C/N đã đối chiếu với Giấy báo điều chỉnh có C/N 1230.25
BS số dư đã được đối chiếu với Giấy báo ngân hàng
P/V đã đối chiếu với phiếu chi P/V 1230.25
PR đã đối chiếu với bảng lương PR 1230.25
VAT đã đối chiếu với tờ khai thuế VAT VAT 1230.25
TD đã xem tài liệu chứng minh quyền sở hữu TD 1230.25
DW đã xem chứng nhận cổ tức DW 123025 WHT đã xem giấy chứng nhận về thuế giữ lại WHT 1230.25
L đã xem sổ lộ trình (hoặc nhật ký hàng hải) L 1230.25
FDR đã xem biên nhận đặt cọc cố định FDR 1230.25
MV đã kiểm tra các biên bản MV 1230.25
CA đã nhận được thư xác nhận và số liệu không chênh lệch
FN đã xem ghi chú về phí FN 1230.25
P đã kiểm tra thực tế P 1230.25
ER phù hợp với tỷ giá hiện hành ER 1230.25
LA đã xem hợp đồng thuê LA 1230.25
PC Ký hiệu này được thêm vào trong các bảng biểu do khách hàng lập
A Chấp nhận cho mục đích thuế A 1230.25
X Không đống ý với kiểm tra X
N/A Không áp dụng N/A ¢ Cấn trừ ¢ 1230.25
2.1.5 Kiểm soát chất lượng công việc kiểm toán
Việc kiểm soát chất lượng kiểm toán diễn ra xuyên suốt quy trình kiểm toán, bắt đầu từ giai đoạn lập kế hoạch, nơi trưởng phòng kiểm toán và phó giám đốc giám sát thực hiện các bước như lập kế hoạch, đánh giá rủi ro, thiết lập mức trọng yếu và thiết kế chương trình kiểm toán Trong giai đoạn thực hiện, trưởng nhóm kiểm toán đánh giá và điều chỉnh các GLV của kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán Khi công việc hoàn thành, các thành viên trong nhóm báo cáo vấn đề phát sinh lên trưởng nhóm, từ đó trưởng nhóm lập biên bản kiểm toán Cuối cùng, báo cáo kiểm toán dự thảo và thư quản lý sẽ được phó giám đốc phụ trách phòng xem xét kỹ lưỡng trước khi gửi cho khách hàng.
Thực tế tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán tại AASC
AASC tuân thủ các quy định của luật kiểm toán độc lập và hồ sơ kiểm toán mẫu của VACPA, cũng như chuẩn mực kiểm toán số 230 Hệ thống sổ sách, tài liệu và mẫu biểu mà Công ty sử dụng được thiết kế phù hợp với quy định của Bộ Tài chính, đồng thời đáp ứng các điều kiện và yêu cầu của Công ty.
Mặc dù AASC không hoạt động trong lĩnh vực kiểm toán từ sớm và không sở hữu công nghệ hiện đại như các công ty kiểm toán 100% vốn nước ngoài như PWC hay KPMG, nhưng với hơn 25 năm kinh nghiệm, AASC đã khẳng định được vị thế của mình Công ty sở hữu đội ngũ nhân viên được đào tạo bài bản và giàu kinh nghiệm, cùng với hệ thống trang thiết bị hiện đại, AASC nỗ lực nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng.
Dịch vụ kiểm toán hiện đang chiếm 75% doanh thu hàng năm của công ty, trong khi các dịch vụ khác như thẩm định giá trị doanh nghiệp, tư vấn kế toán và thuế cũng đang phát triển mạnh mẽ Điều này đã thu hút hơn 2000 khách hàng lớn nhỏ trên toàn quốc.
Trong quá trình tổ chức hồ sơ kiểm toán, công ty hiện vẫn áp dụng mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu đơn giản do những hạn chế về tài chính và nhân lực trong giai đoạn đầu hoạt động Phương pháp này bao gồm việc sắp xếp giấy tờ làm việc và đánh tham chiếu theo chữ cái La Tinh.
Kỹ thuật lập và tổ chức hồ sơ kiểm toán thủ công trước đây chủ yếu dựa vào giấy tờ và kinh nghiệm của kiểm toán viên, nhưng hiện nay đã có sự chuyển mình mạnh mẽ nhờ ứng dụng công nghệ thông tin Tất cả các công việc như ghi chép, tính toán, phân tích và kiểm tra đều được thực hiện trên phần mềm, giúp tăng tính chính xác và hiệu quả Hồ sơ của mỗi khách hàng thường bao gồm 3-4 file, trong đó có một file admin và các file khác được đánh dấu và lưu trữ theo chỉ mục riêng, đảm bảo quản lý và tra cứu dễ dàng theo năm.
2.2.2 Phân loại hồ sơ kiểm toán tại AASC
Hồ sơ kiểm toán là tài liệu quan trọng do kiểm toán viên lập và lưu trữ trong quá trình kiểm toán, được thể hiện trên giấy hoặc các phương tiện lưu trữ khác theo quy định Tại AASC, hồ sơ kiểm toán được chia thành hai loại: hồ sơ kiểm toán chung (hồ sơ kiểm toán thường thực) và hồ sơ kiểm toán năm.
2.2.2.1 Hồ sơ chung (hồ sơ kiểm t oán thường trực )
Hồ sơ kiểm toán thường trực là tập hợp tài liệu ổn định, bao gồm thông tin chung của khách hàng liên quan đến nhiều cuộc kiểm toán qua các năm tài chính khác nhau.
2.2.2.2 Hồ sơ kiểm toán năm
Hồ sơ kiểm toán năm là tài liệu quan trọng chứa đựng thông tin chi tiết về khách hàng, liên quan đến cuộc kiểm toán trong một năm tài chính cụ thể Tại AASC, hồ sơ này được thiết lập trong và sau quá trình kiểm toán cho năm tài chính hiện tại Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm các dữ liệu áp dụng cho năm kiểm toán, được chia thành hai loại: hồ sơ tổng hợp (hồ sơ quản trị) và hồ sơ làm việc, nhằm mục đích quản lý hiệu quả hơn.
Hồ sơ tổng họp là tài liệu quan trọng chứa thông tin về việc thực hiện hợp đồng kiểm toán trong năm kiểm toán cụ thể Hồ sơ này được thực hiện bởi các nhóm trưởng kiểm toán và lưu trữ thông tin chung liên quan đến năm kiểm toán đó Tuy nhiên, kiểm toán viên cần phải lập một hồ sơ riêng biệt để ghi chép chi tiết hơn Bên cạnh đó, hồ sơ làm việc cũng bao gồm các kiểm tra đối với các khoản mục cụ thể trong quá trình kiểm toán.
Hồ sơ làm việc là tài liệu ghi lại quá trình kiểm toán viên thực hiện kiểm toán tại công ty khách hàng, bao gồm các thủ tục kiểm toán nhằm thu thập bằng chứng để hình thành ý kiến về báo cáo tài chính Hồ sơ này lưu giữ toàn bộ giấy tờ liên quan đến các khoản mục trên báo cáo tài chính, bao gồm phần tham chiếu Nó bao gồm các trang tổng hợp, trang kết luận, trang chương trình làm việc và các trang giấy làm việc về các nội dung cụ thể.
-Các vấn đề chung về kiểm toán các khoản mục
-Các vấn đề chung về khách hàng
-Kiểm toán khoản mục tiền
-Kiểm toán khoản mục tài sản cố định…
Mỗi trang trong hồ sơ kiểm toán bao gồm các thông tin quan trọng như tên khách hàng, kỳ kế toán, khoản mục thực hiện, công việc đã thực hiện, người thực hiện, ngày thực hiện, người kiểm tra và ngày kiểm tra.
2.2.3 Nguyên tắc và nội dung tổ chức hồ sơ kiểm toán tạiAASC
2.2.3.1.Nguyên tắc t ổ chức hồ sơ kiểm toán tai AASC Mục tiêu kiểm toán báo cáo tài chính là đưa ra các ý kiến về tính trung thực, tính hợp lý về báo cáo tài chính của công ty khách hàng Muốn đưa ra các ý kiến này kiểm toán viên cần dựa trên các bằng chứng thích đáng mà mình đã thu thập trong quá trình kiểm toán (các bằng chứng này được lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán) Như vậy hồ sơ kiểm toán là căn cứ để lập kế hoạch kiểm toán, ghi chép các bằng chứng thu thập được và các kết luận rút ra từ thực tế kiểm toán, là dữ liệu cho việc quyết định loại báo cáo đúng đắn, là căn cứ để kiểm toán viên và giám đốc soát xét Do đó tổ chức một hệ thống hồ sơ kiểm toán đảm bảo cơ sở pháp lý cho ý kiến kiểm toán viên và phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý là một vấn đề rất quan trọng đối với bất kỳ một công ty kiểm toán nào. Để quản lý hồ sơ kiểm toán một cách khoa học, dễ quản lý tra cứu và soát xét thì AASC đã đề ra một số nguyên tắc để sắp xếp tài liệu như sau:
Hồ sơ kiểm toán cần có đề mục rõ ràng để dễ dàng phân biệt và tìm kiếm thông tin cho từng cuộc kiểm toán, từng khoản mục và nội dung Đề mục thường được đặt ở đầu mỗi hồ sơ và bao gồm những nội dung cần thiết.
+ Tên đơn vị được kiểm toán.
Đối tượng kiểm toán bao gồm các tài khoản và chỉ tiêu có trong các tài liệu kế toán, trong khi kỳ kiểm toán được xác định bằng ngày bắt đầu và kết thúc của niên độ kế toán.
+ Số hiệu hồ sơ kiểm toán: các số hiệu này được ghi để tiện cho việc tra cứu.
+ Ngày thực hiện kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán cần phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên, điều này không chỉ chứng minh kết quả làm việc của họ mà còn xác nhận trách nhiệm đối với thông tin ghi trong hồ sơ Ngoài ra, trong quá trình soát xét các báo cáo, những người có trách nhiệm cũng cần ký tên đầy đủ vào hồ sơ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
-Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp khoa học:
Mục đích và nguyên tắc soát xét giấy làm việc của AASC
Hồ sơ kiểm toán của AASC là cơ sở quan trọng cho việc lập kế hoạch kiểm toán, bao gồm các giấy làm việc ghi chép bằng chứng thu thập và kết luận từ quá trình kiểm toán Những giấy làm việc này giúp kiểm toán viên đưa ra báo cáo chính xác và cũng là căn cứ cho các cấp soát xét báo cáo kiểm toán, nhấn mạnh vai trò thiết yếu của chúng trong quy trình kiểm toán.
-Giấy làm việc chỉ ghi những điều quan trọng cung cấp bằng chứng kiểm toán cho kiểm toán viên.
-Các bằng chứng phải thể hiện đúng chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và các chuẩn mực quốc tế được công nhận tại Việt Nam.
Giấy làm việc cần cung cấp thông tin và hướng dẫn cho cuộc kiểm toán năm sau, đồng thời thiết lập các quy tắc thực hành cho nhân viên mới.
Hồ sơ kiểm toán đóng vai trò quan trọng trong việc xem xét lại báo cáo kiểm toán trước khi phát hành Tại AASC, quy trình soát xét báo cáo được thực hiện qua ba cấp: kiểm toán viên chính của nhóm, trưởng (hoặc phó) phòng kiểm toán và thành viên ban giám đốc Mục đích của việc soát xét này là đảm bảo rằng công việc kiểm toán được lập kế hoạch và thực hiện đúng theo kế hoạch, từ đó nâng cao chất lượng công việc kiểm toán.
Trưởng nhóm kiểm toán sẽ tiến hành kiểm tra các công việc của trợ lý kiểm toán, chú trọng vào việc thực hiện đúng chương trình kiểm toán, ghi chép bằng chứng và kết quả công việc Quá trình kiểm tra này giúp kiểm toán viên chính có cái nhìn tổng quát về các phần hành, từ đó đưa ra ý kiến tổng thể về báo cáo kiểm toán Mặc dù thông thường kiểm toán viên chính chỉ cần xem xét trang kết luận của từng khoản mục, nhưng trong một số trường hợp, họ còn phải tham khảo các trang giấy làm việc chi tiết để có được đánh giá chính xác hơn.
Cấp soát xét thứ hai được thực hiện bởi các trưởng hoặc phó phòng kiểm toán, những người phụ trách nhóm kiểm toán Dựa trên chương trình và kế hoạch kiểm toán, trưởng phòng sẽ tiến hành xem xét lại các giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán Trong giai đoạn này, cần chú ý đặc biệt đến các bút toán điều chỉnh cũng như những vấn đề bất thường trong báo cáo tài chính của khách hàng.
Để giảm thiểu rủi ro cho Công ty, phó giám đốc phụ trách phòng kiểm toán sẽ thực hiện việc soát xét cuối cùng trước khi phát hành các báo cáo kiểm toán.
Tất cả các công việc soát xét trên được ghi lại trên một giấy tờ làm việc như sau:
Bảns 2 6 : Các thủ tục soát xét lại báo cáo kiểm toán
Thủ tục Kiểm toán viên
Ban giám đốc Ký/ ngày
1 Kiêm tra lại các phép tính sô học trên các báo cáo tài chính:
- Các phép tính số học trên bảng cân đối kế toán
- Các phép tính số học trên báo cáo kết quả kinh doanh
- Các phép tính số học trên thuyết
2 Đôi chiêu sô đâu năm, sô liệu so sánh trên báo cáo năm nay với báo cáo năm trước Nếu có sự phân loại lại so với năm trước phải đối chiếu đến các giấy tờ làm việc liên quan đến sự phân loại đó.
3 Đôi chiêu sô liệu trên bảng cân đôi kế toán, kết quả kinh doanh, lưu chuyển tiền tệ, thuyết minh báo cáo tài chính với số liệu sau điều chỉnh trên trang thuyết minh chênh lệch sau kiểm toán trong hồ sơ kiểm toán.
4 Đôi chiêu thông tin vê chính sách kê toán và các thông tin khác với các ghi chép trong hồ sơ kiểm toán.
5 Đôi chiêu các thông tin pháp lý vê khách hàng với các ghi chép ừong hồ sơ kiểm toán.
6 Đôi chiêu lại những thay đôi vê sô liệu trên các báo cáo và thông tin trình bày khác với các giây làm việc liên quan liên quan đến những thay đổi và sự phê duyệt của các cấp soát xét
7 Đôi chiêu lại những thay đôi vê ý kiến kiểm toán với các giấy tờ làm việc liên quan đến những thay đổi và sự phê duyệt của các cấp soát xét.
8 Kiêm tra các thông tin vê thời gian trên báo cáo:
Sự nhất quán về ngày kết thúc niên độ kế toán là rất quan trọng và cần được thể hiện rõ ràng trên bìa báo cáo, báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán, cũng như tiêu đề trên trang đầu của các tài liệu Điều này cũng áp dụng cho việc trình bày số liệu trên bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ, cùng với các phần thuyết minh trong báo cáo tài chính để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.
10 Đôi chiêu sô liệu trên bảng cân đôi kế toán với các chỉ tiêu có liên quan trên kêt qủa kinh doanh (nêu có thê), tình hình thực hiện nghĩa vụ ngân sách, báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
11 Kiêm tra việc trình bày:
-Nhất quán về định dạng (kiểu chữ, đậm nghiêng, giãn dòng, lùi đầu dòng)
-Tính liên tục của số thứ tự trang và đối chiếu với số trang ghi trên phần mục lục.
-Tính liên tục của thứ tự nội dung thuyết minh và đối chiếu với số ghi chú trên
12 Đọc và soát lôi chính tả
13 Kiêm fra bản dịch -Đối chiếu phần lời trên bản dịch với bản gốc Tiếng Việt.
-Đối chiếu phần số trên bản dịch với bản gốc Tiếng Việt, kiểm to định dạng số.
Thực tế tổ chức hồ sơ kiểm toán của khách hàng của AASC
2.3.1 Tổ chức hồ sơ kiêm toán tại công ty khách hàng A
Công ty A, một công ty cổ phần và là khách hàng thường xuyên của AASC từ năm 2013, đã trải qua quá trình hình thành và phát triển lâu dài Trong những năm gần đây, Công ty A không chỉ đạt được hiệu quả kinh doanh cao mà còn đóng góp đáng kể vào ngân sách và tạo ra nhiều việc làm cho người lao động Sự phát triển mạnh mẽ của Công ty A được thể hiện rõ qua các số liệu về vốn, lao động và kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2013 đến 2015.
Bảng 2.7: Môt số chỉ tiêu kết quả kinh doanh cuả doanh nghiệp
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Tông vôn kinh doanh bình quân 1000 đ 40.991.319 46.419.264 52.525.074 Doanh thu thuân 1000 đ 155.913.810 180.910.590 223.033.320 Các khoản nộp ngân sách 1000 đ 5.297.805 11.174.271 15.054.000 Lợi nhuận sau thuê 1000 đ 14.138.406 11.284.926 12.276.396 Tông lao động 1000 đ 759 810 870 Thu nhập bình quân/ người 1000 đ 5.550 6.930 8.541
Công ty A đã ghi nhận sự tăng trưởng ấn tượng trong tổng doanh bình quân qua các năm, với mức tăng trung bình trên 6 tỷ đồng mỗi năm, cho thấy hiệu quả trong việc huy động vốn mở rộng sản xuất Lợi nhuận sau thuế của công ty cũng rất cao, đặc biệt nổi bật vào năm 2013 và 2015, góp phần đáng kể vào ngân sách Nhà nước Công ty A không ngừng mở rộng quy mô, với số lao động chính thức tăng từ 759 người năm 2013 lên 870 người năm 2015 Mức thu nhập bình quân đầu người ổn định và tăng cao, tạo điều kiện cho người lao động yên tâm làm việc và nâng cao năng suất lao động.
Công ty A, một khách hàng thường xuyên của AASC, có hồ sơ kiểm toán được phân chia thành hồ sơ chung và hồ sơ hàng năm Hồ sơ kiểm toán chung của Công ty A bao gồm các chỉ mục và các nội dung chính liên quan đến quy trình kiểm toán.
Khách hàng: Công ty A Ký hiệu:
Kỳ kế toán: 2015 Tham chiếu:
Khoản mục: Người thực hiện: NMP Công việc: Bản kê đặc điểm công ty A Ngày thực hiện:
Công ty M là đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp với ngành nghề chủ yếu là:
Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ xây lắp hệ thống đường ống xăng dầu, bao gồm cả hệ thống xuất nhập bán lẻ, kho bể, kho gas và các sản phẩm hóa dầu, phục vụ cho các công trình trong và ngoài công ty.
- Xây dựng các công trình kiến trúc, công trình dân dụng và công nghiệp khác.
- Kinh doanh dịch vụ tổng đại lý xăng dầu gas, hóa chất, vật tư xây dựng, thiết bị chuyên ngành, tư vấn xây dựng.
Gặp đối tác Lập kế hoạch dự toán
Thảo thuận ký hợp đồng
Lập kế hoạch xây dựng
Huy động vốn Huy động công nhân
Lập kế hoạch thu mua NVL Bàn giao công trình
Kỳ kế toán: 2015 Tham chiếu:
Khoản mục: Người thực hiện: NMP Công việc: Ngày thực hiện:
Ngày soát xét: Để thuận tiện cho việc quản lý sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty A
Bảng 1.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty A Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Giám đốc
Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc
Phòng tổ chức hành chính Phòng tài chính kế toán
Phòng kinh doanh Các đội sản xuất Ban đại diện các khu vực
Khách hàng: Công ty A Ký hiệu:
Kỳ kế toán: 2015 Tham chiếu:
Khoản mục: Người thực hiện: NMP Công việc: Ngày thực hiện:
Ban Giám đốc của Công ty A bao gồm 4 thành viên, trong đó có 1 Giám đốc và 3 Phó Giám đốc Thông tin chi tiết về tên và ngày bổ nhiệm của từng thành viên trong Ban Giám đốc được cung cấp dưới đây.
Bảng 1.2: Các thành viên trons Ban Giám đốc của Cône tv M
Tên Chức vụ Ngày bổ nhiệm Ôngg Bùi Quốc T Giám đôc 06-11-2000 Ông Đoàn Thanh M Phó Giám đôc 05-12-2001 Ông Lưu Quôc P Phó Giám đôc 03-01-2000 Ông Nguyên Hữu T Phó Giám đôc 12-02-2000
Giám đốc phụ trách chung các lĩnh vực của Công ty A còn mỗi Phó Giám đốc phụ trách một mảng được giao để giúp việc cho Giám đốc.
Công ty A có ba Phó Giám đốc đảm nhiệm các mảng quan trọng: Phó Giám đốc M phụ trách tài chính, Phó Giám đốc P phụ trách kỹ thuật, và Phó Giám đốc Hữu T phụ trách tổ chức nhân sự và hành chính.
Biên bản họp PF2 chứa các tài liệu pháp lý quan trọng của Công ty A, bao gồm bản sao Điều lệ Công ty, Giấy đăng ký kinh doanh do Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp, cùng với biên bản họp của Đại hội cổ đông và Hội đồng quản trị.
- PF3 – Thông tin về tài chính kế toán
Khách hàng: Công ty A Ký hiệu:
Kỳ kế toán: 2015 Tham chiếu:
Khoản mục: Người thực hiện: NMP Công việc: Tổ chức bộ máy kế toán Ngày thực hiện:
Công ty M thiết lập hệ thống kế toán tại văn phòng chính và các đơn vị trực thuộc, bao gồm cả văn phòng đại diện Sơ đồ dưới đây minh họa tổng quan về bộ máy kế toán của Công ty A.
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty A
Kế toán tập hợp NVL
Kế toán thuế, ngân hàng
Kế toán chi nhánh Thanh Hóa
Kế toán chi nhánh Nghệ
Kế toán chi nhánh Hưng Yên
Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty M:
- Chế độ kế toán áp dụng
Công ty tuân thủ Chế độ Kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ban hành ngày 20/03/2006, đã được sửa đổi và bổ sung theo Thông tư 244/2009/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính, ngày 31/12/2009.
- Tuyên bố về việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế toán
Công ty tuân thủ các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các hướng dẫn từ Nhà nước, đảm bảo rằng các Báo cáo tài chính được lập và trình bày đúng quy định của từng chuẩn mực và thông tư hướng dẫn, cũng như Chế độ kế toán hiện hành.
- Hình thức kế toán áp dụng
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính.
Báo cáo tài chính được trình bày theo nguyên tắc giá gốc.
Báo cáo tài chính của Công ty được xây dựng dựa trên việc tổng hợp báo cáo tài chính từ chi nhánh hạch toán phụ thuộc và Văn phòng Công ty, đồng thời loại trừ các yếu tố không cần thiết.
Ghi nhận ban đầu Tài sản tài chính
Tài sản tài chính của Công ty bao gồm tiền, các khoản tương đương tiền, phải thu khách hàng, các khoản cho vay, và đầu tư ngắn hạn cũng như dài hạn Khi ghi nhận ban đầu, tài sản tài chính được xác định theo giá mua hoặc chi phí phát hành, cộng với các chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến việc mua hoặc phát hành tài sản đó.
Nợ phải trả tài chính
Nợ phải trả tài chính của Công ty bao gồm các khoản vay, khoản phải trả cho người bán và các khoản phải trả khác, cùng với chi phí phải trả Khi ghi nhận lần đầu, các khoản nợ phải trả tài chính được xác định dựa trên giá phát hành cộng với các chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến việc phát hành các khoản nợ này.
Giá trị sau ghi nhận ban đầu
Hiện tại chưa có các quy định về đánh giá lại công cụ tài chính sau ghi nhận ban đầu.
- Tiền và các khoản tương đương tiền
Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và các khoản đầu tư ngắn hạn có thời gian đáo hạn không quá ba tháng Những tài sản này có tính thanh khoản cao, dễ dàng chuyển đổi thành tiền mặt xác định và có rủi ro thấp trong quá trình chuyển đổi.
- PF4 – Thông tin về thuế:
Kiểm toán viên lưu bản photo quyết toán thuế năm 2013, 2014, 2015 và biên bản kiểm tra thuế năm 2014,2015
PF5 – Thông tin nhân sự bao gồm các tài liệu quan trọng như hợp đồng lao động, đơn giá tiền lương khoán, quy chế quản lý và sử dụng quỹ lương, cùng với phân phối quỹ lương của Công ty A.
PF6 – Thông tin về hợp đồng
-Các tài liệu về họp đồng Các hợp đồng được thu thập và lưu giữ trong phần này gồm:
+ Hợp đồng thuê tài chính: Thuê một máy ủi của Công ty cho thuê tài chính Ngân hàng Ngoại thương.
+ Hợp đồng vay dài hạn với các ngân hàng: Ngân hàng cổ phần Nhà Hà Nội, Ngân hàng Ngoại thương - Hội sở.
+ Hợp đồng kiểm toán với Công ty AASC.
Môt số nhân xét về tổ chức hồ sơ kiểm toán của hai khách hàns của AASC
Trên đây là hồ sơ kiểm toán của hai công ty khách hàng của AASC.
Công ty A là khách hàng quen thuộc của AASC, với hồ sơ kiểm toán được chuẩn bị theo mẫu quy định của AASC Hồ sơ của Công ty A bao gồm cả hồ sơ chung và hồ sơ kiểm toán hàng năm.
Hồ sơ kiểm toán chung của Công ty M chứa đựng đầy đủ thông tin về hoạt động kinh doanh, tổ chức, ban giám đốc, quá trình phát triển, giấy đăng ký kinh doanh, điều lệ hoạt động, quyết toán thuế hàng năm, biên bản kiểm tra thuế, hợp đồng lao động, quy chế quản lý quỹ lương, quy chế tài chính, chính sách kế toán, hệ thống kiểm soát nội bộ, và các hợp đồng ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh Hồ sơ kiểm toán năm của Công ty A được chia thành hai phần: hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc Hồ sơ tổng hợp lưu giữ thông tin về năm kiểm toán hiện tại, bao gồm giải trình của ban giám đốc, báo cáo kiểm toán và các thảo luận giữa kiểm toán viên và Công ty A, cùng các sự kiện đặc biệt phát sinh Hồ sơ làm việc của Công ty A ghi lại tất cả giấy tờ liên quan đến các tài khoản của công ty và được lập theo mẫu của AASC.
Hồ sơ kiểm toán tại AASC đóng vai trò quan trọng trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính của Công ty A, được áp dụng trong các giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc kiểm toán Trong giai đoạn thực hiện, kiểm toán viên tiến hành các thử nghiệm cơ bản và thử nghiệm tuân thủ, sau đó đánh giá các bằng chứng kiểm toán đã thu thập.
Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, dựa vào các bằng chứng kiểm toán thu được kiểm toán viên đưa ra ý kiến của mình
Hồ sơ kiểm toán của Công ty A được phân loại thành hồ sơ chung và hồ sơ kiểm toán hàng năm, được sắp xếp theo các tài khoản phát sinh của từng khách hàng.
MỘT SỐ NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỒ SƠ KIỂM TOÁN TẠI CÔNG
3.1 Nhận xét về công tác tỗ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC*
3.1.1 Những ưu điểm của hồ sơ kiểm toán của AASC
Trong suốt 25 năm hoạt động, AASC đã không ngừng phát triển tiềm lực và chú trọng đến chất lượng dịch vụ Sự cam kết này đã giúp nâng cao uy tín của công ty trong mắt khách hàng, khẳng định vị thế của AASC là một trong những công ty kiểm toán hàng đầu tại Việt Nam.
Vấn đề đổi mới để phù hợp với sự phát triển của thời đại luôn được chú trọng, đặc biệt trong lĩnh vực kiểm toán Từ năm 2002, Công ty đã xây dựng hệ thống hồ sơ kiểm toán chuẩn dựa trên mô hình Tây Âu, điều chỉnh theo quy định của Bộ Tài chính và yêu cầu riêng Mặc dù đã có nhiều nỗ lực nhằm hoàn thiện hệ thống này, thực tế vẫn cho thấy còn một số hạn chế cần khắc phục Do đó, Công ty cần nhanh chóng thực hiện các sửa đổi cần thiết để nâng cao hiệu quả công tác kiểm toán.
Mô hình hồ sơ kiểm toán Tây Âu, gắn liền với phương pháp kiểm toán thủ công, mang lại những ưu nhược điểm riêng Nghiên cứu cho thấy rằng chính phương pháp thủ công đã ảnh hưởng đến hiệu quả và chất lượng của mô hình này.
• Ưu điểm của mô hình hồ sơ kiểm toán tại AASC.
Công tác kiểm toán tại Công ty chủ yếu được thực hiện theo phương pháp thủ công, do đó yêu cầu về trang thiết bị, bao gồm hồ sơ kiểm toán, không cao Kiểm toán viên có khả năng tự hoàn thiện giấy tờ làm việc mà không cần sự hỗ trợ từ hệ thống máy tính Điều này dẫn đến chi phí trang thiết bị phục vụ kiểm toán thấp, từ đó giảm thiểu chi phí tổng thể cho cuộc kiểm toán.
Trong mô hình hồ sơ này, kiểm toán viên có thể thể hiện tính chủ động cao, cho phép họ điều chỉnh các thủ tục kiểm toán theo từng cuộc kiểm toán cụ thể để đảm bảo sự phù hợp và hiệu quả tối ưu.
Hồ sơ làm việc được lập linh hoạt, tùy thuộc vào khả năng xét đoán của kiểm toán viên và đặc điểm riêng của từng khách hàng.
Hồ sơ kiểm toán không cần phải đầy đủ như mẫu quy định; tài liệu không cần thiết có thể bỏ qua, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho kiểm toán viên Với trình độ nghiệp vụ cao và hiểu biết sâu sắc về khách hàng, kiểm toán viên có thể đưa ra phán xét nghề nghiệp nhanh chóng và chính xác.
Thứ ba, phần lớn khách hàng của AASC là những khách hàng lâu năm.
Thông qua hồ sơ thường trực, kiểm toán viên nắm bắt được đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng, đánh giá tính liêm chính của ban giám đốc, nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến báo cáo tài chính và chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Kiểm toán viên có khả năng đánh giá rủi ro kiểm toán mà không cần thực hiện nhiều thủ tục, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cuộc kiểm toán mà vẫn đảm bảo hiệu quả không bị ảnh hưởng.
Kết cấu hồ sơ kiểm toán của AASC được thiết kế khoa học và tiện lợi, giúp người dùng dễ dàng tra cứu Việc sắp xếp từ chỉ mục chi tiết đến tổng hợp, cùng với hệ thống đánh số tham chiếu cụ thể, cho phép người sử dụng nhanh chóng tìm kiếm tài liệu từ chi tiết đến tổng hợp và ngược lại.
Hồ sơ chuẩn của AASC, được xây dựng dựa trên mô hình kiểm toán Tây Âu và sự đóng góp của các chuyên gia có kinh nghiệm, đảm bảo tính khoa học và trung thực Hồ sơ này hướng dẫn cho tất cả các cuộc kiểm toán, quy định về lập, lưu trữ và sắp xếp giấy tờ làm việc Qua hệ thống hồ sơ kiểm toán, người kiểm tra có khả năng kiểm soát toàn bộ công việc, thủ tục và quy trình kiểm toán.
Vào ngày thứ sáu, tổ chức hồ sơ kiểm toán theo mô hình hiện tại là phù hợp với điều kiện chung của đất nước và AASC Trong bối cảnh cơ sở vật chất chưa hoàn thiện và trình độ khoa học công nghệ còn hạn chế, việc áp dụng mô hình này mang lại sự tiện lợi và không đòi hỏi chi phí cao cho việc lưu giữ và bảo quản hồ sơ.
3.1.2 Một số hạn chế của mô hình tổ chức hồ sơ kiểm toán của AASC
Bên cạnh những ưu điểm trên thì vẫn còn một số nhược điểm sau:
Trong bối cảnh hiện tại, sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật và sự bùng nổ công nghệ thông tin đã chỉ ra nhiều hạn chế trong mô hình hồ sơ kiểm toán của AASC, đặc biệt là đối với mô hình kiểm toán Bắc.
Hồ sơ kiểm toán AS/2 của Mỹ nổi bật với nhiều ưu điểm, bao gồm mẫu hồ sơ chuẩn và giấy tờ làm việc được xây dựng theo một mẫu thống nhất, với chỉ mục cụ thể và đánh số rõ ràng Phần mềm AS/2 hỗ trợ kiểm toán viên trong việc ghi chép giấy tờ, giúp liên kết thông tin giữa các tài liệu trong hồ sơ kiểm toán một cách chặt chẽ Khi thông tin được nhập vào giấy tờ làm việc, nó sẽ được xử lý và tự động chuyển đến các tài liệu liên quan khác, tạo ra một cơ chế làm việc hiệu quả So với mô hình hồ sơ kiểm toán năm ở Tây Âu, AS/2 thể hiện rõ những hạn chế của mô hình này.
Mô hình kiểm toán AASC kết hợp phương pháp thủ công và phần mềm trong việc lập giấy tờ làm việc, tuy nhiên, công việc ghi chép và tính toán của kiểm toán viên vẫn rất phức tạp và phụ thuộc vào trình độ cũng như tính chủ quan của họ Đối với các công ty khách hàng lớn với nhiều chi nhánh, việc phân loại và sắp xếp thông tin có thể gặp rối loạn, làm tăng rủi ro về tính chính xác của dữ liệu nhập vào Mặc dù phần mềm hỗ trợ trong công tác tính toán và soát xét, nhưng vẫn tồn tại nguy cơ sai sót do nhầm lẫn công thức Ngược lại, giấy tờ làm việc được thiết kế trên phần mềm AS/2 mang lại độ chính xác cao và tốc độ nhanh chóng.
Giấy tờ làm việc được hình thanh trên máy vi tính và tuân theo những mẫu thiết kế sẵn nên nhanh chóng thuận tiện.
