2.2.3.1 .Nguyên tắc tổ chức hồ sơ kiểm toán tai AASC
2.4. Thực tế tổ chức hồ sơ kiểm toán của khách hàng của AASC
2.3.1. Tổ chức hồ sơ kiêm tốn tại cơng ty khách hàng A
Công ty A là một công ty cổ phần, đây là một khách hàng thường xuyên của AASC từ năm 2013 đến nay. Cơng ty A có một q trình hình thành
phát triển lâu dài. Trong những năm gần đây Cơng ty A liên tục làm ăn có hiệu quả, khơng những đóng góp lớn cho ngân sách mà cịn tạo ra việc làm cho người lao động. Có thể thấy sự phát triển lớn mạnh của Công ty A thông qua bảng số liệu dưới đây về vốn, lao động, kết quả hoạt động kinh doanh qua các năm từ 2013 đến 2015
Bảng 2.7: Môt số chỉ tiêu kết quả kinh doanh cuả doanh nghiệp
Chỉ tiêu Đơn vị tính Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
Tông vôn kinh
doanh bình quân 1000 đ 40.991.319 46.419.264 52.525.074 Doanh thu thuân 1000 đ 155.913.810 180.910.590 223.033.320 Các khoản nộp
ngân sách 1000 đ 5.297.805 11.174.271 15.054.000 Lợi nhuận sau
thuê 1000 đ 14.138.406 11.284.926 12.276.396 Tông lao động 1000 đ 759 810 870 Thu nhập bình
quân/ người 1000 đ 5.550 6.930 8.541 Qua bảng trên ta thấy tổng doanh bình qn của Cơng ty A liên tục tăng qua các năm, trung bình mỗi năm vốn kinh doanh tăng hơn 6 tỷ đồng. Chứng tỏ Cơng ty A đã có thành tích trong việc huy động vốn cho việc mở rộng quy mô sản xuất. Lợi nhuận sau thuế của Công ty A cũng rất cao đặc biệt là hai năm 2013 và 2015. Cơng ty A ln làm ăn có hiệu quả có lợi nhuận cao và đóp góp lớn vào ngân sách Nhà nước. Bên cạnh đó Cơng ty A khơng ngừng mở rộng quy mơ biểu hiện số lao động chính thức của Công ty A liên tục tăng từ 759 người năm 2013 lên 870 năm 2015. Thu nhập bình quân đầu người ở Công ty A ổn định và liên tục tăng cao tạo điều kiện cho người lao động yên tâm làm việc và năng suất lao động cũng vì thế mà ngày một nâng cao.
Công ty A là một khách hàng thường xuyên của AASC nên trong hồ sơ kiểm tốn của Cơng ty A được chia làm hồ sơ chung và hồ sơ năm. Hồ sơ kiểm tốn chung của Cơng ty M bao gồm các chỉ mục và có những nội dung chính như sau:
Khách hàng: Cơng ty A Ký hiệu: Kỳ kế toán: 2015 Tham chiếu:
Khoản mục: Người thực hiện: NMP Công việc: Bản kê đặc điểm công ty A Ngày thực hiện:
Người soát xét: Ngày sốt xét:
Cơng ty M là đơn vị kinh doanh trong lĩnh vực xây lắp với ngành nghề chủ yếu là:
- Xây lắp chuyên ngành đường ống xăng dầu, hệ thống xuất nhập bán lẻ, kho bể, kho gas và các sản phẩm hóa dầu (cơng trình trong và ngơài cơng ty)
- Xây dựng các cơng trình kiến trúc, cơng trình dân dụng và công nghiệp khác.
- Kinh doanh dịch vụ tổng đại lý xăng dầu gas, hóa chất, vật tư xây dựng, thiết bị chuyên ngành, tư vấn xây dựng.
- Quy trình sản xuất Cơng ty Thị trường Gặp đối tác Lập kế hoạch dự toán Thảo thuận ký hợp đồng Lập kế hoạch xây dựng Huy động
vốn Huy động công nhân
Lập kế hoạch thu mua NVL Bàn giao cơng trình
HÃNG KIỂM TỐN AASC
Khách hàng: Cơng ty A Ký hiệu:
Kỳ kế toán: 2015 Tham chiếu:
Khoản mục: Người thực hiện: NMP Công việc: Ngày thực hiện:
Người soát xét: Ngày soát xét: Để thuận tiện cho việc quản lý sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty A
Bảng 1.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy công ty A
Đại hội đồng cổ đông
Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt Giám đốc
Phó giám đốc Phó giám đốc Phó giám đốc
Phịng tổ chức hành
chính Phịng tài chính kế tốn
Phịng kinh doanh Các đội sản xuất Ban đại diện các khu vực
Khách hàng: Công ty A Ký hiệu:
HÃNG KIỂM TOÁN AASC
AASC AUDITING FIRM
HÃNG KIỂM TỐN AASC
Kỳ kế tốn: 2015 Tham chiếu: Khoản mục: Người thực hiện: NMP Công việc: Ngày thực hiện:
Người soát xét: Ngày sốt xét:
Ban Giám đốc của Cơng ty A có 4 thành viên gồm 1 Giám đốc và 3 Phó Giám đốc. Các thơng tin về tên và ngày bổ nhiệm Ban Giám đốc như sau: Bảng 1.2: Các thành viên trons Ban Giám đốc của Cône tv M
Tên Chức vụ Ngày bổ nhiệm
Ơngg Bùi Quốc T Giám đơc 06-11-2000 Ông Đồn Thanh M Phó Giám đơc 05-12-2001 Ơng Lưu Qc P Phó Giám đơc 03-01-2000 Ơng Ngun Hữu T Phó Giám đơc 12-02-2000
Giám đốc phụ trách chung các lĩnh vực của Cơng ty A cịn mỗi Phó Giám đốc phụ trách một mảng được giao để giúp việc cho Giám đốc.
Phó Giám đốc M phụ trách mảng tài chính cho Cơng ty A Phó Giám đốc P phụ trách mảng kỹ thuật cho Công ty A
Phó Giám đốc Hữu T phụ trách mảng tổ chức nhân sự và hành chính cho Cơng ty A
-PF2 – Biên bản họp: Các tài liệu về pháp luật của Cơng ty A. Trong chỉ mục này kiểm tốn viên lưu các bản photo Điều lệ Công ty A, Giấy đăng ký kinh doanh của Công ty A do Sở Kế hoạch Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp, Biên bản họp Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị.
- PF3 – Thông tin về tài chính kế tốn
Khách hàng: Cơng ty A Ký hiệu:
HÃNG KIỂM TỐN AASC
Kỳ kế tốn: 2015 Tham chiếu:
Khoản mục: Người thực hiện: NMP Cơng việc: Tổ chức bộ máy kế tốn Ngày thực hiện:
Người soát xét: Ngày sốt xét:
Cơng ty M tổ chức bộ máy kế tốn ở cả văn phịng Cơng ty và các đơn vi trực thuộc, văn phịng đại diện. Bộ máy kế tốn của Cơng ty A có thể được khái quát qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.6: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế tốn của Cơng ty A
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tập hợp NVL Kế toán thanh toán Kế toán thuế, ngân hàng Kế toán chi nhánh Thanh Hóa Kế tốn chi nhánh Nghệ An Kế tốn chi nhánh Hưng n Chính sách kế tốn áp dụng tại Công ty M: - Chế độ kế tốn áp dụng
Cơng ty áp dụng Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 đã được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại Thông tư 244/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
- Tuyên bố về việc tuân thủ Chuẩn mực kế toán và Chế độ kế tốn
Cơng ty đã áp dụng các Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản hướng dẫn Chuẩn mực do Nhà nước đã ban hành. Các Báo cáo tài chính được lập và trình bày theo đúng mọi quy định của từng chuẩn mực, thông tư hướng dẫn thực hiện chuẩn mực và Chế độ kế tốn hiện hành đang áp dụng.
- Hình thức kế tốn áp dụng
Cơng ty áp dụng hình thức kế tốn trên máy vi tính.
Báo cáo tài chính được trình bày theo ngun tắc giá gốc.
Báo cáo tài chính của Cơng ty được lập trên cơ sở tổng hợp báo cáo tài chính của chi nhánh hạch tốn phụ thuộc và của Văn phịng Cơng ty.
được loại trừ.
- Cơng cụ tài chính Ghi nhận ban đầu
Tài sản tài chính
Tài sản tài chính của Cơng ty bao gồm tiền và các khoản tương đương tiền, các khoản phải thu khách hàng và phải thu khác, các khoản cho vay, các khoản đầu tư ngắn hạn và dài hạn. Tại thời điểm ghi nhận ban đầu, tài sản tài chính được xác định theo giá mua/chi phí phát hành cộng các chi phí phát sinh khác liên quan trực tiếp đến việc mua, phát hành tài sản tài chính đó.
Nợ phải trả tài chính
Nợ phải trả tài chính của Cơng ty bao gồm các khoản vay, các khoản phải trả người bán và phải trả khác, chi phí phải trả. Tại thời điểm ghi nhận lần đầu, các khoản nợ phải trả tài chính được xác định theo giá phát hành cộng các chi phí phát sinh liên quan trực tiếp đến việc phát hành nợ phải trả tài chính đó.
Giá trị sau ghi nhận ban đầu
Hiện tại chưa có các quy định về đánh giá lại cơng cụ tài chính sau ghi nhận ban đầu.
- Tiền và các khoản tương đương tiền
Tiền và các khoản tương đương tiền bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng, các khoản đầu tư ngắn hạn có thời gian đáo hạn khơng q ba 03 tháng, có tính thanh khoản cao, có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành các lượng tiền xác định và khơng có nhiều rủi ro trong chuyển đổi thành tiền.
- PF4 – Thông tin về thuế:
Kiểm toán viên lưu bản photo quyết toán thuế năm 2013, 2014, 2015 và biên bản kiểm tra thuế năm 2014,2015
PF5 – Thông tin về nhân sự
Các tài liệu về nhân sự. Ở mục này kiểm toán viên lưu giữ các bản họp đồng lao động, đơn giá tiền lương khốn của Cơng ty A, quy ché quản lý, sử dụng quỹ lương và phân phối quỹ lương của Công ty A.
PF6 – Thông tin về hợp đồng
-Các tài liệu về họp đồng. Các hợp đồng được thu thập và lưu giữ trong phần này gồm:
+ Hợp đồng thuê tài chính: Thuê một máy ủi của Cơng ty cho th tài chính Ngân hàng Ngoại thương.
+ Hợp đồng vay dài hạn với các ngân hàng: Ngân hàng cổ phần Nhà Hà Nội, Ngân hàng Ngoại thương - Hội sở.
+ Hợp đồng kiểm tốn với Cơng ty AASC.
Trên đây là một số thông tin quan trọng trong phần hồ sơ chung của Công ty A . Những thông tin này được bổ sung qua các năm cho phù hợp với những thay đổi của Công ty A. Những thơng tin này giúp cho kiểm tốn viên kế nhiệm có thể hiểu biết về lĩnh vực hoạt động kinh doanh của khách để thực hiện kiểm tốn có hiệu quả cao nhất.
Hồ sơ kiểm tốn năm của Cơng ty A cũng bao gồm hai phần là hồ sơ quản trị và hồ sơ kiểm tra các khoản mục.
Trong hồ sơ quản trị cũng có những thơng tin bắt buộc như báo cáo kiểm tốn, thư quản lý, báo cáo tài chính đã kiểm tốn, các sự kiện phát sinh, những điểm cần theo dõi...Trên cơ sở những thông tin được lưu trong hồ sơ chung và những thông tin về những thay đổi liên quan đến năm hiện hành mà kiểm toán viên mới thu thập được, từ đó kiểm tốn viên đưa ra kế hoạch kiểm tốn cho cơng ty khách hàng và đề xuất giá phí kiểm tốn.
Bên cạnh đó, kiểm tốn viên cịn đưa ra bản chi tiết về tiến độ thực hiện bao gồm các bước công việc, dự kiến thời gian, địa điểm thực hiện...
Trong hồ sơ kiếm tra các khoản mục: Gồm tất cả các tài liệu giống như quy định của hồ sơ kiểm toán chuẩn như: trang tổng hợp, trang kết luận, trang chương trình kiểm tốn và giấy làm việc ghi chép lại các thủ tục kiểm toán đã được áp dụng kiểm tốn các chu trình kinh doanh của cơng ty M và các khoản mục chi tiết như: Khoản mục tiền mặt, khoản mục thuế, khoản mục đầu tư dài hạn, khoản mục nợ phải trả,...Có thể lấy khoản mục thuế để làm ví dụ về các trang giấy làm việc của Công ty A.
AASC AUDITING FIRM A14
Client 0 Prepared by: Date:
Period ended 0 Reviewed by: Date:
Subject Audit programme
Tiền và các khoản tương đương tiền/ Cash and cash equivalents TÀI LIỆU YÊU CẦU KHÁCH HÀNG CHUẨN BỊ
Sổ cái và các sổ kế toán chi tiết Sổ quỹ tiền mặt
Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt
Bản đối chiếu số dư các tài khoản ngân hàng Xác nhận của ngân hàng
Các rủi ro trọng yếu Thủ tục kiểm tốn Ngườ
i thực hiện
Tham chiếu
XEM XÉT Q TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
Tham khảo Biểu 4.04, 5.01, 5.03 trong việc xác định những kiểm soát chủ yếu, các rủi ro (bao gồm cả các rủi ro về gian lận) và phương pháp với rủi ro được đánh giá
CÁC THỦ TỤC KIỂM TOÁN (THÊM BỚT CHO PHÙ HỢP VỚI TỪNG CUỘC KIỂM TOÁN)
XEM XÉT QUÁ TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH
Tham khảo Biểu 4.06, 5.02, 5.03 và 5.04 trong việc xác định những kiểm soát chủ yếu, các rủi ro (bao gồm cả các rủi ro về gian lận) và phương pháp đối với rủi ro được đánh giá
1 LẬP BIỂU TỔNG HỢP
1.1 Lập Biểu tổng hợp về tiền và các khoản tương đương tiền. A111
1.2 Đối chiếu số dư đầu năm trên Biểu tổng hợp, Bảng cân đối số phát sinh, sổ cái,
sổ chi tiết với số dư cuối năm trước hoặc hồ sơ kiểm tốn năm trước (nếu có). A111
1.3 Đối chiếu các số dư trên Bảng số liệu tổng hợp với Bảng CĐPS, Sổ Cái, sổ chi tiết… và giấy tờ làm việc của kiểm tốn năm trước (nếu có).
A112
2 CÁC CHÍNH SÁCH KẾ TỐN
2.1 Xem xét xem chính sánh kế tốn áp dụng nhất quán với năm trước và phù hợp
với khuôn khổ về lập và trình bày BCTC được áp dụng. A154
3 KIỂM TRA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
3.1 Kiểm tra các hoạt động kiểm soát chủ yếu được xác định tại Biểu 4.06, 5.02, 5.03, 5.04 và các kết luận về việc thiết lập và hoạt động hữu hiệu của hệ thống trong kỳ. Xác định các cơ sở dẫn liệu có ảnh hưởng quan trọng được đảm bảo bởi việc kiểm tra hệ thống
A15
3.2 Hệ thống lại các tìm hiểu Quy chế tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ về các quy định liên quan đến tiền và các khoản tương đương tiền như: định mức chi tiêu, hạn mức tiền mặt tồn quỹ, phân cấp phê duyệt, …và đánh giá việc tuân thủ các quy định đó. Trường hợp có vi phạm: Xác định việc trao đổi với Ban quản trị, BGĐ của DN
A153
4.2 Phân tích biến động thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng trong năm. Giải
thích các nguyên nhân biến động bất thường. A162
4.2 Tổng hợp và giải thích nội dung đối ứng tài khoản. A163
Các thủ tục phân tích khác (tùy theo đặc điểm từng đơn vị)
5 KIỂM TRA CHI TIẾT
5.2 Tiền mặt
5.2.1 Nếu tiền mặt là trọng yếu: Chứng kiến kiểm kê quỹ tiền mặt (bao gồm cả vàng, bạc, đá q, nếu có) tại ngày kết thúc kỳ kế tốn và đối chiếu với số dư của sổ quỹ và sổ chi tiết tại ngày kết thúc kỳ kế tốn, đảm bảo tồn bộ các quỹ của DN đều được kiểm kê.
A171
5.2.2 Trường hợp chứng kiến kiểm kê tiền mặt trước hoặc sau ngày kết thúc kỳ kế toán (1): Tiến hành chọn mẫu kiểm tra phiếu thu/chi đối với các nghiệp vụ phát sinh sau hoặc trước thời điểm kiểm kê, thực hiện đối chiếu xuôi/ngược đến số dư tiền thực tế trên sổ quỹ tại ngày khóa sổ bằng cách điều chỉnh các nghiệp vụ thu chi phát sinh tương ứng. Tìm hiểu ngun nhân chênh lệch (nếu có).
A171
5.2.3 Lập bảng đối chiếu số dư được kiểm kê với số liệu trên sổ cái và báo cáo tài chính. Kiểm tra chứng từ chứng minh cho các khoản chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu ghi sổ( nếu có)
A172
5.3 Tiền gửi ngân hàng
5.3.1 Lập và gửi thư xác nhận cho các ngân hàng lần 1. Trường hợp thư xác nhận khơng có hồi âm (1): Gửi thư xác nhận lần 2 (nếu cần).
A173
5.3.2 Tổng hợp kết quả nhận được, đối chiếu với các số dư trên sổ chi tiết. Giải thích
5.3.4 Trường hợp đơn vị không cho phép KTV gửi thư xác nhận (1): Thu thập giải trình bằng văn bản của BGĐ/BQT về ngun nhân khơng cho phép và thực hiện các thủ tục thay thế khác.
5.3.5 Thu thập toàn bộ hợp đồng tiền gửi có kỳ hạn cịn số dư tại ngày kết thúc kỳ kế toán. Kết hợp với KTV thực hiện kiểm tra chỉ tiêu “Các khoản đầu tư tài chính” để xem xét tính hợp lý của các khoản tương đương tiền.
A175
5.3.6 Tiến hành đối chiếu với các xác nhận ngân hàng, đồng thời ước tính thu nhập
tài chính liên quan đến các khoản tiền gửi tại ngày kết thúc kỳ kế toán. A176
5.5 Tiền đang chuyển:
5.5.1 Đối chiếu các séc chưa về tài khoản tiền gửi và các khoản khác như chuyển