2.2.3.1 .Nguyên tắc tổ chức hồ sơ kiểm toán tai AASC
2.5. Môt số nhân xét về tổ chức hồ sơ kiểm toán của hai khách hàns của
AASC
Trên đây là hồ sơ kiểm tốn của hai cơng ty khách hàng của AASC. Công ty A là khách hàng thường xuyên của AASC, hồ sơ kiểm tốn của Cơng ty được lập theo đúng mẫu chuẩn hồ sơ kiểm toán của AASC. về mặt hình
thức hồ sơ của Công ty A bao gồm cả hồ sơ chung và hồ sơ kiểm toán năm. Trong phần hồ sơ kiểm tốn chung của Cơng ty M có đầy đủ các thơng tin được kiểm toán viên cập nhật qua các năm về: đặc điểm hoạt động kinh doanh, sơ đồ tổ chức chung, ban giám đốc, quá trình phát triển, giấy đăng kỳ kinh doanh, điều lệ hoạt động, quyết toán thuế hàng năm, biên bản kiểm tra thuế, hợp đồng lao động, quy chế quản lý sử dụng và phàn phối quỹ lương, quy chế tài chính của đơn vị, chính sách kế tốn, hệ thống kiểm soát nội bộ, chế độ, nguyên tắc kế toán mà đơn vị đang áp dụng, các hợp đồng có ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị. Trong hồ sơ kiểm tốn năm của Cơng ty A cũng được chia làm hai phàn là hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc. Hồ sơ tổng hợp của Công ty A lưu giữ những thông tin liên quan trực tiếp đến năm kiểm toán hiện hành như: bản giải trình của ban giám đốc, báo cáo kiểm tốn về báo cáo tài chính của Cơng ty A, báo cáo tài chính đã
được kiểm tốn. Đồng thời hồ sơ kiểm toán tổng hợp cũng lưu giữ những thảo luận giữa kiểm tốn viên và Cơng ty A, các sự kiện đặc biệt phát sinh sau khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trước và những vấn đề năm nay chưa được giải quyết. Đối với hồ sơ làm việc của Công ty A, hồ sơ lưu giữ tất cả các giấy tờ làm việc của kiểm toán viên về tất cả các tài khoản của Cơng ty A. Hồ sơ kiểm tốn của Công ty A được lập theo đúng hồ sơ mẫu của AASC.
Xét về tác dụng của hồ sơ kiểm tốn trong quy trình kiểm tốn báo cáo tài chính tại AASC hồ sơ Công ty A được ứng dụng trong giai đoạn lập kế hoạch, thực hành kiểm toán và giai đoạn kết thúc kiểm toán. Trong giai đoạn thực hành kiểm toán, kiểm toán viên thực hiện các thử nghiệm cơ bản và thử nghiệm tuân thủ, sau đó đánh giá các bằng chứng kiểm tốn thu thập được. Trong giai đoạn kết thúc kiểm toán, dựa vào các bằng chứng kiểm toán thu được kiểm tốn viên đưa ra ý kiến của mình.
Như vậy, hồ sơ kiểm tốn của Cơng ty A được tổ chức thành hồ sơ chung và hồ sơ kiểm toán năm và đều được tổ chức theo các tài khoản phát sinh của các khách hàng này.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ VÀ PHƯƠNG HƯỚNG HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỒ SƠ KIỂM TỐN TẠI CƠNG TY TNHH HÃNG KIỂM TỐN
AASC.
*
3.1. Nhận xét về công tác tỗ chức hồ sơ kiểm toán tại AASC
3.1.1. Những ưu điểm của hồ sơ kiểm toán của AASC
Trong suốt thời gian 25 năm từ ngày thành lập, AASC luôn phát huy tiềm lực của mình và ln đặc biệt quan tâm đến chất lượng các dịch vụ mình cung cấp. Chính điều đó đã nâng cao uy tín của cơng ty đối với khách hàng, và AASC luôn là một trong những cơng ty kiểm tốn đầu ngành của kiểm toán Việt Nam.
Vấn đề đổi mới cho phù hợp với sự phát triển của thời đại luôn được chú ý. Với hồ sơ kiểm tốn, Cơng ty đã xây dựng cho mình hệ thống hồ sơ chuẩn từ năm 2002. Đó là mơ hình hồ sơ kiểm tốn của Tây Âu có sửa đổi theo quy định của Bộ Tài chính và quy định riêng của Cơng ty. Tuy nhiên hiện nay đã có rất nhiều cố gắng để hồn thiện hệ thống hồ sơ kiểm toán để phù hợp và hiệu quả hơn trong q trình kiểm tốn, nhưng thực tế cho thấy vẫn cịn một số hạn chế u cầu Cơng ty cần nhanh chóng sửa đổi sao cho phù hợp và giúp cho cơng tác kiểm tốn ngày càng tốt hơn.
Mơ hình hồ sơ kiểm tốn Tây Âu là mơ hình hồ sơ kiểm toán gắn liền với phương pháp kiểm tốn thủ cơng. Qua nghiên cứu có thể kết luận rằng chính phương pháp thủ cơng này đã đem lại cho mơ hình hồ sơ kiểm tốn này những ưu nhược điểm riêng:
• Ưu điểm của mơ hình hồ sơ kiểm tốn tại AASC.
Thứ nhất, công tác kiểm tốn của Cơng ty đa số được thực hiện bằng
khơng q lớn. Kiểm tốn viên có thể tự mình hồn thiện giấy tờ làm việc mà khơng cần sự trợ giúp của hệ thống máy tính. Chi phí cho trang thiết bị phục vụ kiểm tốn vì thé mà thấp dẫn đén chi phí cho cuộc kiểm tốn cũng thấp.
Thứ hai, trong mơ hình hồ sơ này, tính chủ động của kiểm tốn viên
được phát huy cao độ. Tuỳ thuộc vào từng cuộc kiểm toán khác nhau mà kiểm tốn viên có thể đưa ra những thủ tục kiểm tốn sao cho phù hợp nhất. Các giấy tờ làm việc trong hồ sơ được lập một cách linh động phụ thuộc nhiều vào khả năng xét đoán của kiểm toán viên và đặc điểm của khách hàng. Hồ sơ kiểm tốn khơng nhất thiết phải đầy đủ như trong hồ sơ mẫu đã quy định. Tài liệu nào khơng cần thiết thì khơng nhất thiết phải thu thập. Điều này đã tiết kiệm được thời gian và công sức của kiểm tốn viên. Khi kiểm tốn viên có trình độ nghiệp vụ cao, có sự am hiểu sâu sắc đối với khách hàng thì kiểm tốn viên có thể đưa ra những phán xét mang tính nghề nghiệp hết sức nhanh chóng và chính xác.
Thứ ba, phần lớn khách hàng của AASC là những khách hàng lâu năm.
Thông qua hồ sơ thường trực, kiểm tốn viên đã có được những am hiểu nhất định về đặc điểm hoạt động kinh doanh của khách hàng, tính liêm chính của ban giám đốc cơng ty khách hàng, về những yếu tố ảnh hưởng đến báo cáo tài chính của khách hàng, về chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm sốt nội bộ. Vì vậy kiểm tốn viên có thể đưa ra những nhận xét đánh giá về rủi ro kiểm toán mà khơng cần q nhiều thủ tục kiểm tốn. Từ đó giảm thiểu được thời gian, chi phí cuả cuộc kiểm tốn mà hiệu quả khơng bị giảm sút.
Thứ tư, kết cấu hồ sơ kiểm toán của AASC rất khoa học, tiện lợi cho
việc tra cứu. Việc sắp xếp từ chỉ mục chi tiết đến tổng hợp, đánh số tham chiếu cụ thể làm cho người sử dụng hồ sơ có thể dễ dàng tra cứu giấy tờ từ chi tiết đến tổng hợp và ngược lại.
Thứ năm, hồ sơ chuẩn của AASC được lập dựa trên hồ sơ kiểm tốn
theo mơ hình ở Tây Âu, có sự đóng góp ý kiến của nhiều chun gia có trình chun mơn cao, có kinh nghiệm kiểm tốn lâu năm nên vừa mang tính khoa học vừa mang tính trung thực. Hồ sơ chuẩn được sử dụng hướng dẫn cho tất cả các cuộc kiểm toán với các quy định về lập, lưu trữ và sắp xếp giấy tờ làm việc. Thông qua hệ thống hồ sơ kiểm tốn, người kiểm tra có thể kiểm sốt được tồn bộ các cơng việc, thủ tục và quy trình kiểm tốn.
Thứ sáu, trong điều kiện nước ta hiện nay nói chung và trong điều kiện
của AASC hiện nay nói riêng thì việc tổ chức hồ sơ kiểm tốn theo mơ hình này là hồn tồn phù hợp. Với cơ sở vật chất cịn chưa đầy đủ trình độ khoa học cơng nghệ cịn chưa cao thì tổ chức hồ sơ như thế này tiện lợi hơn. Không yêu cầu cao về chi phí lưu giữ bảo quản.
3.1.2. Một số hạn chế của mơ hình tổ chức hồ sơ kiểm tốn của AASC
Bên cạnh những ưu điểm trên thì vẫn cịn một số nhược điểm sau:
Trong điều kiện hiện nay, với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, sự bùng nổ của cơng nghệ thơng tin thì mơ hình hồ sơ kiểm tốn của AASC cũng đã thể hiện rất nhiều hạn chế. Nhất là khi mơ hình kiểm tốn Bắc Mỹ mà đại diện là hồ sơ kiểm toán AS/2 ra đời và thể hiện nhiều ưu việt hơn hẳn bởi AS/2 có đưa ra mẫu hồ sơ kiểm tốn chuẩn với giấy tờ làm việc được xây dựng theo mẫu thống nhất đi tới từng chỉ mục cụ thể và được đánh số theo chỉ mục đó. Việc ghi chép giấy tờ làm việc của kiểm tốn viên có sự trợ giúp của phần mềm AS/2 nên việc liên kết thông tin giữa các giấy tờ làm việc trong hồ sơ kiểm toán là rất chặt chẽ. Khi thông tin được đưa vào giấy tờ làm việc này thì lập tức thơng tin đó sẽ được xử lý, lọc và chuyển đến các giấy tờ làm việc khác có liên quan theo một cơ chế tự động trong máy vi tính. So sánh hai mơ hình này, ta càng thấy rõ những hạn chế của mơ hình hồ sơ kiểm tốn năm ở Tây Âu.
Thứ nhất, mơ hình kiểm tốn AASC sử dụng phương pháp thủ cơng kết
hợp có sử dụng phần mềm trong việc lập các giấy tờ làm việc, Tuy vậy cơng việc ghi chép tính tốn của kiểm tốn viên cịn khá phức tạp, phụ thuộc vào trình độ cũng như tính chủ quan cao của kiểm tốn viên. Ví dụ như một cơng ty khách hàng lớn, có nhiều chi nhánh khác nhau thì việc phân loại, sắp xếp sẽ bị rối loạn, tính chính xác của việc nhập dữ liệu của các công ty cũng nhiều rủi ro, phụ thuộc vào cá nhân kiểm tốn viên, cơng tác tính tốn, sốt xét tuy có sự can thiệp của phần mềm nhưng rủi ro trong việc nhảnh công thức, công thức sai, nhầm cơng thức là rất cao. Trong khi đó thì các giấy tờ làm việc được thiết kế trên phần mềm AS/2 có độ chính xác cao mà lại nhanh chóng. Giấy tờ làm việc được hình thanh trên máy vi tính và tuân theo những mẫu thiết kế sẵn nên nhanh chóng thuận tiện.
Thứ hai, giấy tờ làm việc chưa có mối liên hệ chặt chẽ. Sự liên kết giữa
các giấy tờ này chỉ là sự liên kết từ giấy tờ tổng hợp đến giấy tờ làm việc chi tiết và ngược lại. Nhược điểm là thông tin giữa các chỉ mục không gắn bó chặt chẽ với nhau, khơng hình thành nên đường đi của thơng tin xun suốt trong hồ sơ. Khi muốn đưa các thơng tin liên quan với nhau, kiểm tốn viên lại phải tìm kiếm thơng tìm trên các giấy tờ làm việc khác để ghi chép vào. Điều này khiến các thông tin bị lặp lại nhiều lần trong hồ sơ kiểm tốn khiến kiểm tốn viên phải mất thêm thời gian, cơng sức cũng như vật chất để hình thành nên giấy tờ làm việc..
Thứ ba, hồ sơ kiểm tốn đã hồn thành được lưu trữ ngay tại phịng làm việc của nhóm kiểm tốn viên đã thực hiện cuộc kiểm tốn đó. Hồ sơ kiểm toán được tổ chức chỉ dưới dạng giấy tờ làm việc mà không lưu giữ trên các đĩa mềm. Như vậy, hồ sơ sẽ dễ bị hư hỏng, mất mát, thất lạc, việc lưu trữ chiém nhiều diện tích và bất tiện khi phải mang theo bởi kích thước các hồ sơ thường lớn và rất cồng kềnh. Cũng với ví dụ ở trên, với một cơng ty có nhiều
chi nhánh, hoặc nhiều cửa hàng, hồ sơ kiểm tốn có thể lên tới 6 file sẽ gây nhiều khó khăn trong việc vận chuyển. Trong khi đó việc lưu trữ hồ sơ kiểm tốn trong mơ hình AS/2 được thực hiện bằng cả 2 cách là trên giấy tờ lảm việc và trên đĩa mềm. Việc lưu giữ như vậy có độ an tồn cao hon. Đặc biệt là lưu giữ bằng địa mềm thì gọn nhẹ, thuận tiện cho ưa cứu. Theo mơ hình AS/2, các hồ sơ được vi tính hố, các máy tính được nối mạng với nhau nên việc trao đổi thông tin bằng thư điện tử về các bước công việc rất thuận tiện cho việc kiểm soát của các cấp quản lý đối với tiến độ của kiểm tốn.
Thứ tư, cơng tác kiểm toán phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm và khả
năng xét đoán của kiểm tốn viên. Đây là ưu điểm vì nó tăng khả năng hoạt động độc lập của kiểm toán viên, rút ngắn thời gian cho cuộc kiểm toán nhưng hậu quả là rủi ro kiểm toán trong trường hợp này tương đối cao, nhất là với những khách hàng mới, khách hàng lớn. Ví dụ, với những khách hàng lớn, lượng thơng tín thu thập địi hỏi tương đối nhiều thì việc lưu trữ thủ cơng rất dễ dẫn tới tình trạng bị bỏ sót giấy tờ làm việc.
3.2. Sự cần thiết phải hồn thiện cơng tác tổ chức hồ sơ kiểm tốn tại AASC
Yêu cầu của sự nghiệp đổi mới, hội nhập quốc tế đối với cơng tác kế tốn, kiểm toán:
Như chúng ta đã biết, tồn cầu hố và xu thể hội nhập đã làm thay đổi căn bản những diễn biến trong nền kinh tế thế giới. Ngày nay, thương mại dịch vụ đã trở thành một ngành kinh tế quan trọng và chiếm một tỷ trọng khá lớn trong giao dịch thương mại tồn cầu, vấn đề tự do hóa thương mại dịch vụ đã trở thành mối quan tâm ngày càng lớn của các quốc gia đặc biệt là các nước đang phát triển. Trong các vòng đàm phán song phương và đa phương các ngành dịch vụ quan trọng như vận tải, tài chính, thơng tín, mơi trường, ln được đưa ra thảo luận.
Mở cửa dịch vụ tài chính ln được coi là vấn đề quan trọng nhất. Phần lớn các quốc gia trong đó có Việt Nam đang phải đối mặt với nhiều sức ép từ các nước phát triển, yêu cầu mở cửa ngành dịch vụ tài chính cho cạnh tranh nước ngồi. Tuy nhiên, việc mở cửa ngành dịch vụ tài chính là vấn đề rất nhạy cảm, các quốc gia đều phải có các bước đi thận trọng. Đây là một trong những lý do giải thích cho thực tế là các nước đang phát triển thời gian qua đã rất dè dặt trong việc mở cửa dịch vụ tài chính
Yêu cầu của bản thân vấn đề tổ chức hệ thống hồ sơ kiểm toán trong sự nghiệp đổi mới:
Kiểm toán độc lập là một loại hình dịch vụ rất mới nhưng lại có tốc độ phát triển rất nhanh. Trong xu thế của tiến trìn hội nhập và tồn cầu hóa chúng ta cần phải đổi mới một cách tồn diện và nhanh chóng cơng tác kế tốn và kiểm tốn nhằm đáp ứng một cách tốt nhất mọi nhu cầu của khách hàng, tạo thế cạnh tranh cho các ngành dịch vụ nói chung và kiểm tốn nói riêng.
Hồ sơ kiểm tốn có vai trị quan trọng trong cơng tác kiểm tốn. Nó là nguồn chứa đựng thơng tín cần thiết của mỗi cuộc kiểm tốn. Thơng qua hồ sơ kiểm tốn chúng ta có thể đánh giá được cơng nghệ kiểm tốn. Do đó các cơng ty kiểm tốn cần hồn thiện hồ sơ kiểm toán sao cho việc sử dụng các thông tin đã thu thập được lưu trữ trong hồ sơ kiểm tốn có hiệu quả hơn. Cơng việc này u cầu các cơng ty kiểm tốn phải có một mơ hình hồ sơ kiểm tốn được xây dựng phù hợp với điều kiện thực tế, các thông tin phải được sắp xếp khoa học dễ tra cứu và xử lý. Đây là một vấn đề phức tạp vì hồ sơ kiểm tốn được hình thành dựa vào cơng nghệ kiểm tốn của từng công ty. Nếu công nghệ kiểm tốn được thực hiện thủ cơng thì hồ sơ kiểm tốn cũng được lập thủ cơng trong suốt q trình làm việc của đồn kiểm toán. Như vậy muốn đổi mới hồ sơ kiểm tốn thì việc cần làm đầu tiên là đổi mới cơng nghệ kiểm toán.
Hiện nay do yêu cầu phát triển của nền kinh tế nên ngành kiểm toán phát triển rất nhanh. Tuy nhiên, ngay trong ngành dịch vụ này cũng có sự cạnh tranh rất lớn. Nếu cơng ty nào có khả năng cung cấp cho khách hàng dịch vụ có chất lượng tốt thì cơng ty đó sẽ được lựa chọn. Chính vì vậy bản thân cơng