2.2.3.1 .Nguyên tắc tổ chức hồ sơ kiểm toán tai AASC
3.3. Một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức hồ sơ kiểm toán
3.3.2. Tổ chức bảo quản và lưu trữ hồ sơ
Hồ sơ kiểm tốn là tồn bộ những tài liệu liên quan đến cuộc kiểm toán đã được thực hiện, là cơ sở cho những kết luận và báo cáo kiểm tốn, do đó càn được lưu trữ và bảo quản theo quy định. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 230: Kiểm toán viên và cơng ty kiểm tốn phải lưu trữ hồ sơ kiểm toán để đảm bảo yêu cầu về mặt nghiệp vụ và pháp lý. Hồ sơ kiểm toán phải được lưu trữ trong một thời gian đủ để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung của pháp luật về bảo quản lưu trữ hồ sơ, tài liệu do Nhà nước quy định riêng cho tổ chức nghề nghiệp.
Việc tổ chức lưu trữ bảo quản và sắp xếp hồ sơ kiểm toán phải bảo đảm rằng hồ kiểm toán được sắp xếp lưu trữ một cách thuận lợi khoa học theo một trật tự dễ lấy, dễ tra cứu và được lưu giữ quản lý tập trung tại nơi lưu giữ hồ sơ của công ty.
Tại AASC, hồ sơ kiểm toán được bảo quản và lưu giữ tại các phòng nghiệp vụ, nơi lập các hồ sơ kiểm tốn. Trong mỗi năm mỗi phịng này đều thực hiện kiểm toán cho một số lượng khách hàng rất lớn. Mặt khác hồ sơ kiểm toán của nhiều năm cũng được lưu trữ tại đây nên số lượng hồ sơ kiểm toán là rất lớn. Mỗi khi cần sử dụng các hồ sơ này, kiểm toán viên tốn rất nhiều cơng sức và thời gian để tìm kiếm chúng.
Trước vấn đề đó, mỗi phịng nghiệp vụ của Cơng ty cần thiết kế một phương án lưu trữ hồ sơ hợp lý và hiệu quả hơn. Trước hết, hồ sơ kiểm tốn có thể được sắp xếp theo năm hình thành nên hồ sơ đó. Tất cả các hồ sơ được lập cùng một năm được xếp ở một khu vực. Sau đó, trong khu vực của năm này, hồ sơ kiểm toán lại được sắp xếp theo vần chữ cái của tên đơn vị khách hàng và được đánh số. Các thông tin này lại được lưu vào một danh sách có thể trên giấy hoặc trong máy vi tính. Khi cần tìm hồ sơ nào thì kiểm tốn viên chỉ cần to cứu các thông tin như tên khách hàng hoặc số thứ tự và tìm kiếm hồ sơ kiểm tốn một cách dễ dàng.
3.3.3. Một số phương hưởng khác nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính tại AASC
Thứ nhất, Cơng ty cần cố gắng hiện đại hóa hệ thống trang thiết bị đặc
biệt là hệ thống máy vi tính và phần mềm kiểm tốn AS/2. Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được lưu trữ trên giấy, trên phim ảnh, trên phương tiện tin học hay bất kể phương tiện nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành. Mặt khác đây cũng là những tài liệu quan trọng, là bằng chứng chứng minh cuộc kiểm toán đã được thực hiện theo đúng chuẩn mực và pháp luật. Hiện nay ở AASC hệ thống máy vi tính đã được tang bị tuy nhiên số lượng máy còn thiếu và chất lượng máy khơng cao. Bên cạnh đó Cơng ty cũng khơng sử dụng một phần mềm kiểm toán nào để quản lý hồ sơ kiểm toán nên việc lưu trữ chỉ được thực hiện trên giấy làm việc. Khi Công ty tiến hành kiểm tốn cho các cơng ty khách hàng lớn thì khối lượng cơng việc nhiều và thơng tin lớn nếu tiến hành bằng tay thì gặp rất nhiều khó khăn trong việc vận chuyển hồ sơ kiểm toán và lưu trữ hồ sơ kiểm tốn năm. Cùng với việc lưu trữ khó khăn thì việc kiểm tra sốt xét cũng gặp khó khăn. Do đó Cơng ty cần có những đổi mới sao cho phù hợp với những đòi hỏi này. Hiện tại AASC là thành viên của hãng INPACT - một hãng kế toán kiểm tốn có mạng lưới trên tồn thế giới
nên việc chuyển giao cơng nghệ kiểm tốn là hồn tồn có thể thực hiện được.
Thứ hai, để chuẩn bị cho việc thay đổi mơ hình tổ chức hồ sơ kiểm tốn
và thực hiện phương pháp kiểm tốn hiện đại thì ngay từ bây giờ Cơng ty nên mở những lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán cũng như các kỹ năng bổ trụ để giúp kiểm tốn viên phát huy được tồn bộ năng lực của mình, theo kịp sự đổi mới. Nhân tố con người có vai trò quyết định đặc biệt là trong lĩnh vực kiểm tốn. Do vậy việc đào tạo con người khơng chỉ là giải pháp trước mắt mà nó cịn là định hướng chiến lược để phát triển Công ty về lâu dài. Trong những năm qua AASC đã họp tác nghiệp vụ với một số hãng kiểm toán quốc tế như KPMG, E&Y,.... Đây là cơ hội tốt để các nhân viên của AASC có thể học tập kinh nghiệm từ những cơng ty kiểm tốn quốc tế nên Cơng ty nên phát huy những hợp tác này. Hằng năm AASC có tổ chức các lớp đào tạo nghiệp vụ cho các kiểm toán viên và trợ lý kiểm tốn nhằm nâng cao trình độ năng lực chun mơn cho nhân viên của mình. Bên cạnh việc tự đào tạo, Cơng ty có thể cử những cán bộ có khả năng theo học các chứng chỉ kiểm tốn quốc tế như ACCA, ...
Thứ ba, hiện nay với những khách hàng lâu năm việc lữu trữ hồ sơ mới
chỉ được thực hiện ở hồ sơ kiểm toán năm và hồ sơ kiểm toán thường trực. Theo quy định kiểm toán viên và cơng ty kiểm tốn phải lưu trữ hồ sơ kiểm toán để đảm bảo cho yêu cầu về mặt nghiệp vụ và pháp lý. Hồ sơ kiểm toán phải được lưu trữ trong một thời gian đủ dài để đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung về bảo quản lưu trữ hồ sơ do Nhà nước quy định riêng cho tổ chức nghề nghiệp. Việc tổ chức sắp xếp, lưu trữ hồ sơ phải khoa học theo một trật tự dễ lấy dễ tra cứu tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm ưa soát xét. Tuy nhiên, hồ sơ kiểm toán mới chỉ dừng lại ở việc lưu trữ các thông tin về một công ty khách hàng. Với những khách hàng lâu năm Cơng ty nên
có thêm một bộ hồ sơ phụ được lưu theo nhóm khách hàng. Chẳng hạn như Cơng ty đang có những khách hàng truyền thống như Tập đồn Bưu chính viễn thơng Việt Nam. Ngồi hai bộ hồ sơ nói trên Cơng ty nên có thêm một bộ hồ sơ phụ tức là sẽ có thêm một bộ hồ sơ chung cho nhóm khách hàng Bưu điện. Trong bộ hồ sơ phụ này lưu các thông tin chung về ngành bưu điện như các chỉ tiêu tài chính, các văn bản pháp quy về thué, các chế độ chính sách, các thơng tin về mơi trường kinh doanh,.. .Hồ sơ này sẽ rất cần thiết khi kiểm tốn viên thực hiện phân tích các chỉ số khi đó sẽ có sự so sánh giữa các chỉ số của một bưu điện với các chỉ số chung của cả ngành, từ đó kiểm tốn viên sẽ có thể nhận thấy những bất thường trong q trình phân tích.
Đây là một số phân tích và kiến nghị nhằm hồn thiện hệ thống hồ sơ kiểm toán áp dụng tại cơng ty TNHH Hãng Kiểm tốn AASC với mong muốn đóng góp những ý kiến nhỏ bé của mình để hồn thiện hơn nữa mơ hình hồ sơ kiểm tốn tại Công
KẾT LUẬN
*
Hoạt động kiểm tốn là một loại hình dịch vụ mới ở Việt Nam, ra đời cùng với sự chuyển đổi cơ chế kinh tế. Tuy mới ra đời nhưng kiểm toán ở Việt Nam đã phát triển rất nhanh chóng, đóng góp to lớn vào sự phát triển của đất nước.
Trong điều kiện hiện tại khi mà xu thế hội nhập và tồn cầu hóa đang tạo ra cơ hội cho kiểm tốn nước ngồi được tự do cạnh tranh với kiểm tốn trong nước thì kiểm tốn trong nước đang đứng trước rất nhiều khó khăn. Để có thể tồn tại và phát triển được thì địi hỏi rất nhiều sự nỗ lực từ phía các cơng ty kiểm tốn. Cơng ty AASC cũng phải thay đổi cho phù hợp với yêu cầu mới, để nâng cao chất lượng các dịch vụ cung cấp.
Qua nghiên cứu hồ sơ kiểm tốn tại AASC cho thấy mơ hình hồ sơ kiểm tốn mà Công ty đang áp dụng được xây dựng phù hợp với chuẩn mực kiểm toán quốc tế, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và phù hợp với điều kiện thực tế tại Cơng ty. Cơng việc kiểm tốn từ khi có thư mời kiểm toán cho đến khi kết thúc cuộc kiểm toán được thể hiện đầy đủ trong hệ thống hồ sơ kiểm toán. Mỗi chỉ mục, mỗi giấy tờ làm việc được đánh số, phân loại một cách chi tiết có hệ thống tham chiếu làm cho hồ sơ thực sự rõ ràng và dễ hiểu. Bên cạnh những ưu điểm của mơ hình hồ sơ kiểm tốn này thì hồ sơ kiểm tốn của AASC vẫn cịn một số hạn chế như là việc liên kết các giấy tờ làm việc chưa thực sự chặt chẽ, mơ hình kiểm tốn vẫn chưa được vi tính hóa nên cịn phải thực hiện thủ cơng gây khó khăn cho cơng tác sốt xét báo cáo.
Yới nội dung của khóa luận lớn thời gian nghiên cứu có hạn và khả năng kiến thức thực tế cịn nhiều hạn chế nên khóa luận khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận được sự góp ý, đánh giá của các thầy cô
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Đồng chủ biên: THS Đậu Ngọc Châu TS Nguyễn Viết Lợi Giáo trình Kiểm tốn NXB Tài chính- 2011
2. Bộ Tài chính - Vụ Chế độ Kế tốn và Kiểm toán
Hệ thống chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam NXB Tài chính - Hà Nội - 2006
3. Chuẩn mực kiểm toán quốc tế NXB Thống kê - Tháng 2/2002
4. Hồ sơ kiểm toán mẫu AASC Tài liệu nội bộ