2.2.3.1 .Nguyên tắc tổ chức hồ sơ kiểm toán tai AASC
3.3. Một số kiến nghị nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức hồ sơ kiểm toán
3.3.1. Đối với việc sắp xếp hồ sơ kiểm toán
Để tiện cho việc sử dụng và fra cứu các hồ sơ kiểm toán, hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp và đánh số một cách khoa học và theo một trật tự hệ thống nhất định.
Thông thường, người ta sắp xếp bắt đầu từ những hồ sơ, tư liệu với thơng tín tổng qt nhất, như: các hồ sơ kiểm toán chung, rồi đến các hồ sơ kiểm toán năm và kết thúc là báo cáo kiểm toán.
Trong phần hồ sơ kiểm toán năm cần phải được sắp xếp sao cho mỗi khoản mục trên báo cáo tài chính đều có thể tra cứu ngược về bảng cân đối kế toán cũng như các bảng biểu cơ sở hoặc tài liệu chứng minh...
Tại AASC, hồ sơ kiểm toán cũng được sắp xép bắt đầu từ những tài liệu hồ sơ với thơng tín tổng quát nhất như: bắt đầu từ hồ sơ kiểm toán thường trực, rồi đến hồ sơ kiểm toán năm. Trong hồ sơ kiểm toán năm lại bắt đầu từ các hồ sơ tổng họp rồi đến hồ sơ làm việc. Tuy nhiên việc sắp xếp trong hồ sơ năm còn một số hạn chế sau:
Các giấy tờ làm việc của Công ty được liên kết chặt chẽ theo quan hệ dọc, tức là các giấy tờ làm việc của một khoản mục nào đó có mối liên hệ chặt chẽ theo chiều dọc từ báo cáo đến bảng cân đối tài khoản, rồi đến bảng kê bút toán điều chỉnh và cuối cùng là các giấy tờ làm việc chi tiết cho phần này. Theo quan hệ dọc này, hồ sơ kiểm toán của AASC được đánh tham chiếu tương ứng, đó là tham chiếu dọc. Mỗi kết luận kiểm tốn của một tài khoản hay khoản mục trên báo cáo tài chính được ký hiệu bằng một chữ cái. Các giấy tờ làm việc chi tiết liên quan đến kết luận kiểm toán được xếp ngang sau trang kết luận và được đánh tham chiếu bằng cách thêm vào sau tham chiếu của tổng kết luận một con số. Tương tự như thế nếu có các bảng chi tiết hơn nữa thì lại được sắp xếp sau các bảng chi tiết trên và được đánh số bằng cách thêm số vào ngay sau ký hiệu của các bảng chi tiết trên. Tuy nhiên mỗi một khoản mục trên báo cáo tài chính đều khơng đứng riêng rẽ mà nó đều mang trong mình những mối liên hệ theo những hướng khác nhau: giữa khoản mục này với khoản mục khác có liên quan, giữa số tiền ghi trên khoản mục với số dư hoặc số phát sinh của các tài khoản tương ứng,... Hồ sơ kiểm toán của
AASC chưa phản ánh được những mối quan hệ này. Đây là những mối quan hệ ngang thể hiện mối liên hệ chặt chẽ giữa các thơng tin tài chính trên báo cáo tài chính. Đe khắc phục nhược điểm này Công ty cần thiết kế một bộ tham chiếu chéo khoa học áp dụng phù hợp với điều kiện của Công ty. Tham chiéu chéo thể hiện việc liên kết chặt chẽ giữa các phần hành kiểm toán với nhau, giúp các kiểm tốn viên có thể trao đổi lẫn nhau và giảm nhẹ cơng việc kiểm toán mà vẫn đạt được hiệu quả.