KIỂM KÊ HÀNG HÓA
Khái niệm và phân loại kiểm kê hàng hóa
Kiểm kê hàng hóa là quá trình thống kê số lượng tất cả các mặt hàng có trong kho, nhằm điều chỉnh sự chênh lệch giữa số liệu hàng tồn kho trên sổ sách và thực tế.
Theo phạm vi kiểm k có hai loại:
Kiểm kê từng phần là quá trình kiểm tra một mã hàng hoặc nhóm hàng cụ thể nhằm phục vụ cho công tác quản lý hiệu quả Thay vì thống kê tất cả các mã hàng cùng một lúc, việc kiểm kê được thực hiện theo hình thức xoay vòng Chẳng hạn, kiểm kê có thể được thực hiện dựa trên vị trí sản phẩm trong kho hoặc theo tần suất quay vòng của sản phẩm.
- Kiểm k toàn phần: Là kiểm kê toàn bộ các hàng hóa trong kho
Theo thời gian tiến hành kiểm k có hai loại:
Kiểm kê định kỳ là phương pháp xác định số lượng hàng tồn kho vào các thời điểm cụ thể, thường diễn ra vào cuối quý hoặc cuối năm Hình thức kiểm kê này được thực hiện trực tiếp tại kho, giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác về tình hình hàng hóa.
Kiểm kê thường xuyên là phương pháp xác định số lượng hàng tồn kho sau mỗi lần nhập hoặc xuất hàng Hình thức kiểm kê này được sử dụng để theo dõi và phản ánh liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa trên sổ kế toán.
Mục đích của kiểm kê hàng hóa:
Để đảm bảo tính chính xác trong quản lý kho hàng, cần kiểm tra và phân tích số liệu trên sổ sách và phần mềm quản lý so với hàng hóa thực tế Việc này giúp xác định đúng vị trí, thời gian và số lượng hàng hóa Nếu phát hiện sự chênh lệch, cần tìm hiểu nguyên nhân, thường do mất cắp hoặc sai sót trong quá trình nhập liệu Đồng thời, tính toán tỷ lệ hao hụt và so sánh với tháng trước hoặc cùng kỳ năm ngoái để đánh giá tình hình.
- Để cung cấp giá trị hàng hóa đƣợc ghi trong Phiếu nhập kho bằng sự kiểm chứng vật lý
Để đảm bảo hạch toán chính xác vốn và xác định giá vốn hàng bán, việc xác định trị giá hàng tồn kho cuối kỳ là rất quan trọng, giúp tính toán lãi gộp từ hàng bán ra.
Để tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa, việc xác định các mặt hàng bán chạy và bán chậm là rất quan trọng Điều này giúp người quản lý quyết định thời điểm và khối lượng cần mua thêm hàng Ngoài ra, cần theo dõi các sản phẩm sắp hết hạn và hàng hóa đã hết hạn, nhằm xử lý kịp thời để trả lại cho nhà cung cấp và giảm thiểu thiệt hại do hàng hóa hư hỏng.
- Thông tin về sự gian lận, thất thoát mất mát do mất cắp, hao hụt hàng hoặc xuống cấp do môi trường, hàng cận ngày hết hạn sử dụng…
- Thông tin về tình hình bảo quản cũng là dịp để sắp xếp hàng hóa đặt nhầm chỗ, cũng là dịp làm vệ sinh và sắp xếp lại kho
Tình hình sử dụng kho bãi hiện nay đang được tối ưu hóa nhằm phát huy tối đa công suất của các kho chứa hàng và nâng cao năng suất của các phương tiện chất và vận chuyển hàng hóa Việc cải thiện hiệu quả sử dụng kho bãi không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn tăng cường khả năng phục vụ khách hàng.
Để cải thiện hệ thống quản lý, cần thực hiện những ghi nhận quan trọng nhằm xác định các khuyết điểm hiện có Một ví dụ cụ thể là việc đánh giá chế độ thưởng phạt đã thực sự khuyến khích tinh thần làm việc của nhân viên trong công tác bảo vệ và quản lý hàng hóa hay chưa.
- Giảm tối thiểu mức đầu tư vào đường dây kiểm kê, kiểm toán
- Tạo thuận lợi cho việc ghi chép thông tin
- Dự báo nhu cầu kiểm tra, kiểm k trong tương lai.
Các phương pháp kiểm kê
Kiểm kê thường xuyên là phương pháp xác định số lượng hàng tồn kho sau mỗi lần nhập hoặc xuất hàng Hình thức kiểm kê này giúp theo dõi và phản ánh liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất và tồn kho hàng hóa trên sổ sách kế toán.
Hệ thống kiểm kê thường xuyên cung cấp ghi nhận liên tục về số lượng hàng hóa vào và ra tại bất kỳ thời điểm nào Ghi nhận này được lưu giữ và thống kê, gọi là ghi nhận kiểm tra quản lý, giúp xác định số hàng luân chuyển nhiều nhất và thời điểm cần tái đặt hàng Công thức tính tồn kho cuối kỳ là tổng số lượng mua vào cộng với tồn kho đầu kỳ và lượng hàng mua trong kỳ, sau đó trừ đi lượng hàng xuất bán trong kỳ.
Thẻ kho ghi nhận số lượng thực tế một cách rõ ràng và thường được sử dụng để xác định tổng giá trị hàng hóa trong kho, do phòng kế toán hạch toán Việc kiểm soát hàng tồn kho liên tục thường áp dụng cho các mặt hàng giá trị cao như thiết bị điện tử, trong khi hàng hóa có giá trị thấp như thực phẩm thường sử dụng phương pháp kiểm kê định kỳ Mặc dù phương pháp kiểm soát liên tục mang lại độ chính xác cao, nhưng nó tốn kém và đòi hỏi nhiều công sức hơn so với phương pháp kiểm kê định kỳ.
- Phó kho đôn đốc và kiểm tra xem các nhân viên kho phụ trách khu vực cập nhật các chứng từ và thẻ kho chƣa?
Thủ kho thực hiện việc kết sổ xuất kho và nhập kho bằng phần mềm Excel Mặc dù công ty đã sử dụng phần mềm quản lý chung cho các bộ phận, nhưng để ngăn chặn tiêu cực và thuận tiện cho việc kiểm tra chéo, thủ kho đã chọn nhập liệu qua phần mềm Excel.
Nhân viên khu vực sẽ kiểm tra và đối chiếu số lượng hàng hóa đã xuất nhập trong ngày từ thẻ kho với số lượng thực tế Nếu phát hiện sai lệch, họ sẽ nhanh chóng tìm nguyên nhân và điều chỉnh ngay lập tức, sau đó báo cáo kết quả cho thủ kho.
Thủ kho cần đối chiếu số liệu tồn kho xuất nhập trong ngày trên phần mềm Excel với báo cáo của nhân viên khu vực kho Nếu phát hiện sai lệch, thủ kho sẽ tìm nguyên nhân và điều chỉnh ngay lập tức Sau khi hoàn thiện số liệu, thủ kho sẽ báo cáo lên Trưởng phòng Kho để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho.
Cuối ngày, phó kho hoặc thủ kho thực hiện việc tuần tra các khu vực kho để phát hiện sai lệch trong việc xếp hàng hóa Họ kiểm tra cách sắp xếp hàng hóa, đảm bảo không có sự lộn xộn gây nguy cơ sụp đổ và hư hỏng hàng hóa bên trong Đồng thời, việc xác nhận nhân viên có cập nhật số liệu trên thẻ kho kịp thời trong ngày cũng được thực hiện để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả trong quản lý kho.
Kiểm kê định kỳ là phương pháp xác định số lượng hàng tồn kho vào cuối quý hoặc cuối năm, thực hiện thực tế trong kho Việc kiểm kê diễn ra ít nhất một hoặc hai lần mỗi năm, thường vào cuối năm tài chính, và có thể được thực hiện khi cần thiết Hàng hóa được kiểm kê vào ngày quyết toán, tuy nhiên, quá trình này thường kéo dài hơn một ngày, đặc biệt đối với kho lớn Để đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, việc kiểm kê cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, bao gồm lập kế hoạch và sự đồng ý của ba bộ phận: phòng kinh doanh, phòng kế toán và kho hàng Danh sách hàng hóa kiểm kê cần được in sẵn với số lượng có trên sổ sách, và các đơn vị cũng cần chuẩn bị thẻ kho Cuối cùng, tất cả các bộ phận liên quan phải thống nhất phương pháp kiểm tra và nhiệm vụ cụ thể của mình, nhằm đảm bảo kiểm kê chính xác số lượng thực tế so với số liệu trên thẻ kho và thông tin từ phòng kế toán và phòng kinh doanh.
Việc đóng cửa kho để kiểm kê định kì có những bất lợi có thể đƣợc tóm tắt nhƣ sau:
- Chỉ đƣợc làm một đến hai lần trong một năm bởi phí tổn và những điều bất lợi li n quan đến sản xuất và kinh doanh
- Luôn cần cho việc đóng các qu trình sản xuất của các kế hoạch trong suốt thời gian kiểm k đƣợc thực hiện
- Độ chính xác thường không thể có được, thông thường yếu tố thời gian được quan tâm nhiều hơn
Một bản kiểm kê không bao giờ đạt độ chính xác 100% và thường có sự khác biệt so với sổ sách Điều này xảy ra do lỗi trong quá trình ghi chép và những khác biệt không thể tránh khỏi giữa các sản phẩm và nhãn ghi sản phẩm.
Các phương pháp xác định số lượng và giá trị hàng hóa trong kho
1.3.1 Phương pháp xác định số lượng hàng hóa trong kho
Xác định số lƣợng hàng hóa trong kho bằng cách cân, đong, đo, đếm:
Cân, đong, đo, đếm hàng hóa trong kho là phương pháp phổ biến nhờ vào tính dễ tổ chức, quy trình đơn giản và chi phí thấp Để hỗ trợ việc kiểm tra, nhiều thiết bị và máy móc khác nhau được sử dụng, với một số cách thức kiểm tra theo trình tự cụ thể.
- Đầu tiên tạm ngƣng mua vào nhập kho và xuất hàng bán để kiểm kê cụ thể từng mặt hàng
Cân, đong, đo, đếm hàng hóa theo đơn vị đo lường phù hợp là một quy trình quan trọng trong logistics Khi xe tải đến giao hoặc lấy hàng, nó cần phải qua cân kết nối với máy tính để ghi nhận trọng lượng Sau khi hoàn tất giao nhận, xe tải lại một lần nữa đi qua cân để so sánh với hóa đơn giao hàng, từ đó xác định chính xác số lượng hàng hóa xuất hoặc nhập.
- Kiểm soát bằng mắt qua kiểm đếm từng kiện nếu là hàng ngu n đai kiện hay nguyên pa-lét có dây ràng cột hay quấn bao nylon (nhựa PE) Nếu là hàng rời thì đếm từng bao, thùng Nếu là hàng lẻ thì mở thùng, kiện hàng ra đếm Thông thường để việc xuất nhập nhanh thường hàng hóa được xếp theo dây cho thẳng hàng sau đó đếm dây sẽ cho ra số lƣợng hàng Ví dụ chiều dài xếp 10 thùng, chiều ngang xếp 5 thùng và chiều cao xếp 5 thùng, vậ toàn lô hàng là: 10 x 5 x 5 = 250 th ng Đối với hàng nhỏ nhƣ trái bóng nhựa loại nhỏ đựng trong thùng giấy 100 trái, mỗi lần xuất lẻ vài chục trái thì số tồn lại trong thùng phải đếm, nhƣ vậy rất mất thì giờ, có thể làm nhƣ sau: cứ
20 trái thì cho vào một bao nhựa nylon, vậy một thùng có 5 bao, nên khi xuất 3 bao tương đương 60 chục trái bóng, khi kiểm kê sẽ rất nhanh
- Ghi nhận kết quả kiểm kê vào phiếu kiểm kê kho
- So sánh số liệu kiểm kê thực tế với số ghi trên thẻ kho của từng mặt hàng
- Ghi nhận và báo cáo bất kì sự chênh lệch nào (nếu có cho Trưởng bộ phận để lập tức xác minh và xử lý
Xác định số lƣợng bằng phần mềm quản lý kho hàng:
Nhiều công ty sử dụng những má móc điện tử qua máy quét (scanner) trên mã vạch kết nối với máy tính có phần mềm chuyên dụng quản lý kho hàng làm cho việc xuất nhập chính xác và nhanh chóng hơn theo trình tự:
- Tạm ngƣng mua vào nhập kho và xuất hàng bán để kiểm kê cụ thể từng mặt hàng
- In danh sách mới nhất các mặt hàng hiện tồn kho
- Kiểm kê sự cân đối hàng tồn kho từ các dữ liệu xuất – nhập – tồn theo công thức:
Hàng tồn cuối kì = Hàng tồn đầu kì + Hàng mua vào – Hàng xuất trong kì
Sự chênh lệch sẽ xuất hiện nếu số lƣợng của các nguồn dữ liệu trên vì lý do nào đó không phản ánh đúng thực tế (ví dụ: hàng thực nhập ít hơn phiếu nhập)
- In ra sự chênh lệch (nếu có Đối chiếu với các phiếu nhập/xuất có liên quan
- Tiến hành quét mã hàng và cân, đong, đo, đếm, số liệu sẽ nhập trực tiếp vào phần mềm, in ra kết quả kiểm kê, những mặt hàng có vấn đề chênh lệch sẽ đƣợc ghi rõ
- Xác minh, điều chỉnh và báo cáo Xác nhận kết quả kiểm kê cuối kì
Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng để kiểm kê có những ƣu điểm sau:
- Nhanh gọn, tiết kiệm công sức và thời gian kiểm kê
- Dữ kiện lưu trữ sẵn sàng, dễ khai thác và bảo quản an toàn trong hệ thống
- Thuận lợi cho những đơn vị có lượng tồn kho lớn, khó kiểm kê bằng phương pháp kiểm k thường xuyên
Tuy nhiên, một số nhƣợc điểm sau cũng cần đƣợc cân nhắc:
- Mức độ chính xác hạn chế hơn phương pháp kiểm k thường xuyên; nhất là đối với những mặt hàng cần cân đong
- Tốn kém trong việc mua sắm thiết bị và phần mềm chuyên dụng
- Phải cập nhật và khai thác dữ liệu thường xuyên bởi nhân viên có nghiệp vụ
1.3.2 Xác định giá trị hàng hóa trong kho
Việc xác định giá trị hàng hóa trong kho là khó khăn, vì thông thường các mặt hàng nhập vào có những giá trị khác nhau Những hàng hoá nhập vào sẽ đƣợc đánh giá về thực chất theo giá mua, nhƣng sẽ cần phải định giá cho chúng theo giá nào khi xuất Để lý giải vấn đề nà , chúng ta nghi n cứu các giải pháp có thể đƣợc đƣợc ứng dụng bằng cách dựa vào một ví dụ cụ thể dưới đâ :
Có một ngu n liệu M với các thông tin cho trước như sau:
- Tồn kho: ngày 1 tháng 5, 60kg với giá 9,40 USD/kg
- Nhập kho: ngày 3 tháng 5, 120kg với giá 10,00 USD/kg
: ngà 20 tháng 5, 60kg với giá 13,00USD/kg
- Xuất kho: ngày 15 tháng 5, 80kg
Xác định giá trị theo phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO):
Người ta coi các hàng hoá nhập vào c ng một thời gian tạo ra một lô Những hàng hoá xuất ra sẽ li n tiếp cho đến hết các lô nà
Xác định giá trị hàng hóa theo phương pháp FIFO First in, First out nghĩa là các lô hàng nhập trước sẽ được ưu ti n xuất trước theo Một cách đơn giản, dễ nhớ có thể gọi phương pháp FIFO là phương pháp “nhập trước xuất trước”
Bảng 1.1: Xác định giá trị hàng theo phương pháp FIFO
Xác định giá trị theo phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO):
Phiếu kho theo phương pháp LIFO có cách làm tương tự như phiếu kho theo phương pháp FIFO, nhưng điểm khác biệt cơ bản là cách thức xử lý hàng tồn kho Trong phương pháp LIFO, hàng hóa mới nhất được xuất trước, điều này ảnh hưởng đến cách tính toán giá trị tồn kho và chi phí hàng bán.
Last in, First out các lô hàng nhập sau sẽ được ưu ti n xuất trước theo chiều hướng ngược lại so với phương pháp FIFO
Bảng 1.2: Xác định giá trị theo phương pháp LIFO
Xác định giá trị theo phương pháp bình quân gia quyền:
Ngược lại với phương pháp xuất hết các lô, người ta coi tất cả các hàng hoá, d cho giá nhập vào của chúng nhƣ thế nào, đã đƣợc dự trữ có c ng một giá bình quân Sau mỗi lần nhập vào, người ta tính đến giá bình quân của dự trữ Sự bình quân nà đã được gia qu ền theo số lượng, khi đó người ta có được giá bình quân gia qu ền
Dự trữ về giá trị + Nhập vào về giá trị Giá bình quân gia quyền =
Dự trữ về hiện vật + Nhập vào về hiện vật
Sau đợt nhập vào của ngà 3 tháng 5, lúc nà dự trữ có:
60kg với giá 9,40 USD, tổng giá trị 564 USD 120kg với giá 10,0 USD, tổng giá trị 1200 USD
Giá bình quân gia qu ền là: 1.764/180 9,80 USD Đó là giá sẽ đƣợc xuất ra đợt ngà 15 tháng 5 Vẫn theo cách lập luận đó, với ngà
20 tháng 5: trước đợt nhập nà , dự trữ vẫn còn 100 kg với giá 9,80 USD và 60kg với giá
13 USD và về giá trị là 1760 USD cho 160kg Giá bình quân gia qu ền đơn vị đƣợc tính là:
100kg với giá 9,80 USD, tổng giá trị 980 USD 60kg với giá 13,0 USD, tổng giá trị 780 USD
Giá bình quân gia qu ền là: 1.760/160 11,0 USD
Giá trị hàng hóa theo phương pháp bình quân gia qu ền, sau mỗi đợt nhập kho nhƣ sau:
Bảng 1.3: Xác định giá trị theo phương pháp giá bình quân gia quyền
Xác định giá trị theo phương pháp giá tiêu chuẩn:
Trong phương pháp nà , các giá được lập theo giá xâ dựng trước Giá xâ dựng trước là một giá được tính toán bởi doanh nghiệp có dự tính đến những giá được ghi nhận trong quá khứ và dự kiến những biến đổi trong tương lai về giá mua những mặt hàng đƣa vào dự trữ
Xác định giá trị bằng các phương pháp khác:
Các doanh nghiệp hiện nay đang linh hoạt áp dụng nhiều phương pháp xuất hàng khác nhau, trong đó ưu tiên lô hàng có giá cao Họ cũng chú trọng đến sự tương thích giữa giá nguyên liệu và giá bán sản phẩm nhằm đảm bảo lợi nhuận hợp lý cho doanh nghiệp.
Xây dựng kế hoạch kiểm kê
Đối với kiểm k định kì, không thường xuyên thì trước khi kiểm kê cần lập kế hoạch cụ thể rõ ràng chi tiết kiểm k , sau đó kế hoạch cần phải được người quản lý bộ phận duyệt
Trong kế hoạch cần thể hiện rõ:
Trong quá trình kiểm kê kho hàng, các bộ phận liên quan thường bao gồm thủ kho, kế toán, và người quản lý hoặc chủ doanh nghiệp Mỗi bộ phận đều có trách nhiệm cụ thể trong việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch của số liệu kho hàng.
- Khu vực nào đƣợc kiểm tra, trình tự kiểm tra
- Thời gian kiểm kê từ ngà nào đến ngày nào
Những lưu ý trước, trong và sau khi xây dựng kế hoạch:
- Trước ngày kiểm kê kho hàng cần rà soát lại báo cáo danh sách hàng tồn kho gần nhất để tiến hành thanh lý, xả hàng hoặc xử lý hàng cận date, hàng hƣ lỗi… Việc này nhằm để giảm bớt khối lƣợng công việc trong giai đoạn kiểm kê hàng hóa
- Sau khi kế hoạch đƣợc duyệt, thông báo cho các bộ phận có li n quan để chuẩn bị tốt hơn
- Trong quá trình kiểm kê:
+ Trong những ngày kiểm kê kho hàng, nếu cảm thấy cần thiết có thể thông báo với nhà cung cấp hoặc đối tác, khách hàng (nếu có để tránh sự phiền hà hoặc hạn chế tầng suất nhập suất hàng
Mỗi nhóm kiểm kê sẽ chỉ định một người chịu trách nhiệm chung, thường xuyên phối hợp giữa ba phòng: Kho, Kế toán và Kinh doanh Họ sẽ cử người giám sát và đếm cùng với nhân viên phụ trách khu vực kho, đồng thời thực hiện kiểm tra lại để đảm bảo tính chính xác.
Người kiểm tra lại xác minh ghi tên sản phẩm và số lượng hàng hóa cụ thể và rõ ràng vào giấy kiểm kê
+ Con số ghi vào biên bản kiểm kê phải chính xác, không đƣợc bôi sửa số, trường hợp có sửa chữa thì ghi bên cạnh số chỉnh sửa mới (vừa ghi con số vừa ghi chữ và ký xác nhận hoặc đóng dấu xác nhận thường phải có chữ ký xác nhận của thủ kho ký tên kế b n Đồng thời đâ cũng là dịp để nhân viên khu vực kho kiểm tra lại thẻ kho của mình có khớp với danh sách các mặt hàng kiểm kê hay không, nếu không khớp sẽ đƣợc ghi vào biên bản ki m k để sau này tìm nguyên nhân vì sao có sự chênh lệch đó để xử lý và điều chỉnh lại cho thống nhất giữa các bộ phận Cuối ngày, những tờ giấy kiểm k đƣợc bàn giao lại cho thủ kho để cuối c ng đối chiếu số liệu với phòng kế toán và phòng kinh doanh
+ Phát hiện những lô hàng nào chƣa dán nhãn tiếng Việt đối với hàng nhập khẩu ha chƣa dán mã code để sau đợt kiểm kê sẽ tiến hành thực hiện
+ Ghi lại từng chi tiết tình trạng hàng, ví dụ hàng bị biến chất, thừa – thiếu, hàng hết hạn hay gần hết hạn sử dụng, hàng còn hạn sử dụng nhƣng có dấu hiệu hƣ hỏng…
+ Sắp xếp tất cả giấy kiểm kê theo số thứ tự và trình cho thủ kho ha người quản lý)
Thủ kho cần kiểm tra số lượng kiểm kê với số tồn trên phần mềm Excel Nếu Bảng kiểm kê cho thấy sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ sách và số kiểm thực tế, cần in ra kết quả chênh lệch và đối chiếu với các phiếu nhập/xuất liên quan.
Tiến hành cân, đong, đo, đếm những mặt hàng có sự chênh lệch và xác minh, điều chỉnh, báo cáo kết quả kiêm kê cuối kỳ là quy trình quan trọng Đối với các công ty lớn, việc quản lý kho hàng hoàn toàn bằng phần mềm giúp bảo vệ an toàn dữ liệu nhờ hệ thống chống virus, do đó không cần thẻ kho hay nhân viên khu vực kho Khi có lệnh xuất kho, nhân viên sẽ sử dụng xe nâng để đến khu vực chứa hàng, quét mã vạch để xác nhận vị trí và số lượng hàng tồn kho, đồng thời kiểm tra thực tế của lô hàng khi lấy hàng ra khỏi kệ.
Xe nâng thế hệ mới được trang bị hệ thống định vị hiện đại, cho phép nhận diện vị trí lô hàng thông qua Phiếu xuất kho hiển thị trên màn hình Hệ thống này giúp xe tự động di chuyển đến đúng vị trí của lô hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
Trong kho hàng sử dụng hệ thống tự động, khi có lệnh xuất kho, xe nâng sẽ tự động di chuyển đến khu vực hàng hóa, và hệ thống sẽ đưa hàng ra đầu kệ để xe nâng dễ dàng lấy Tương tự, khi nhập kho, hệ thống nhận dạng mã vạch sẽ xác định vị trí lô hàng và tự động sắp xếp vào kệ còn chỗ trống.
Rà soát chứng từ, kiểm tra thực tế và điều chỉnh chênh lệch
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp tự soạn thảo chứng từ kiểm kê cho một hoặc nhiều sản phẩm của mình Chứng từ kiểm kê thường chứa các thông tin quan trọng liên quan đến sản phẩm.
- Thông tin sản phẩm : mã hàng, tên mặt hàng;
- Thông tin vị trí lưu hàng : địa chỉ lưu hàng;
- Số lƣợng thực tế hàng tồn kho;
- Họ, tên nhân viên kiểm kê
Các chứng từ trong kiểm kê gồm:
- Phiếu kiểm kê cho một mã hàng duy nhất dùng thống kê số lƣợng hàng tồn kho cho 1 mã hàng
Bảng 1.4: Phiếu kiểm kê cho một mã hàng
Phiếu kiểm kê số 216 Mã hàng :
Họ, tên: Ngu ễn Th
Trang Nhóm sản phẩm hoặc lối đi lưu hàng :
Giá bán đã có thuế :
Tên mặt hàng Găng ta vải Đóng gói: Hộp 10 đôi Nhãn hiệu :
Phiếu kiểm kê, hay còn gọi là giấy kiểm kê, là công cụ quan trọng dùng để thống kê số lượng hàng tồn kho của từng mã hàng trong một nhóm sản phẩm Phiếu này giúp quản lý và theo dõi tình trạng hàng hóa một cách hiệu quả.
Bảng 1.5: Phiếu kiểm kê cho một nhóm sản phẩm
Nhóm sản phẩm : EPI – Bảo vệ tai
Họ, tên nhân viên kiểm kê : Ngu ễn
Mã hàng Tên mặt hàng Địa chỉ lưu hàng
Số lƣợng theo sổ sách
Nút bịt tai bằng polyuréthane có dây nhựa sử dụng một lần (Hộp
DE038 Bộ phân phối nút bịt tai 500 bộ
Nút bịt tai có thể thay thế cho mã hàng DE034
Nút bịt tai sử dụng một lần cho bộ phân phối mã DE038
Nút bịt tai bằng xốp polyuréthane
DE035 Nút bịt tai có băng cố định
- Phiếu sự cố: ghi nhận sự cố hàng tồn kho Ví dụ, sản phẩm bị hỏng, sản phẩm xếp không đúng địa chỉ…
Từ : ng Nh n Chức vụ : Nh n vi n nhận hàng Đến : Qu n kho
Trong quá trình thao tác, thùng carton mã hàng DE036 bị thủng n n 02 h p ị hỏng ng Nh n
Từ : Thu ồng Chức vụ : Nh n vi n u t hàng Đến : Qu n lí kho
SỰ CỐ SỐ 211 Đ ập phiếu uất kho 01 g i n t ịt tai m DE033, tuy nhiên há h hàng ận vi h a đến nhận n ph m
- Phiếu điều chỉnh hàng tồn kho: xác định đƣa mã hàng vào kho sau khi phát hiện sai số lƣợng trong quá trình chuẩn bị đơn hàng
Bảng 1.7: Phiếu điều chỉnh hàng tồn kho
PHIẾU ĐIỀU CHỈNH HÀNG TỒN KHO
SỐ 18 Ngày Mã hàng Số lƣợng xuất Nhập dữ liệu ngày
Lỗi khi lấy hàng sản phẩm đƣợc chuyển lại vào kho
Xác nhận của người điều chỉnh Xác nhận của người kiểm tra
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1
1 Hãy trình bày khái niệm kiểm k , phương pháp kiểm k định kì, phương pháp kiểm k thường xuyên
2 Tóm tắt những điểm cần chú ý khi xây dựng kế hoạch kiểm kê
3 Hãy nêu các chứng từ sử dụng trong quá trình kiểm kê
4 Có số liệu thống k về tình hình nhập, xuất của mặt hàng bột thực phẩm, mã hàng BOT12 của công t Bột thực phẩm Bình An nhƣ sau:
Tồn kho: ngày 5 tháng 7, 100 bao với giá 180.000 VND/bao
- Nhập kho: ngày 9 tháng 7, 220kg với giá 190.000 VND/bao
: ngày 14 tháng 7, 150kg với giá 195.000 VND/bao
: ngà 22 tháng 7, 180 bao với gái 200.000 VND/bao
- Xuất kho: ngày 12 tháng 7, 280 bao
Hã xác định giá trị của hàng hóa trong kho theo phương pháp: a Phương pháp FIFO b Phương pháp LIFO c Phương pháp bình quân gia quyền
5 Sử dụng các thông tin từ bảng số 1.4; 1.5; 1.6; 1.7 để trả lời các bảng sau:
Phân tích tài liệu bảng 1.4 Đâ là tài liệu gì?
Thông tin của tài liệu? Số :
Ai đã điền thông tin vào tài liệu? Đâ là phiếu kiểm kê một mã hàng hay một nhóm sản phẩm? Đâ là mặt hàng gì?
Mã hàng : Nhóm sản phẩm : Nhãn hiệu : Giá : Địa chỉ lưu hàng ở đâu?
Số lƣợng tồn kho là bao nhiêu?
Chức năng của tài liệu này là gì?
Phân tích tài liệu bảng 1.5 Đâ là tài liệu gì?
Thông tin của tài liệu? Số :
Ai đã điền thông tin vào phiếu? Đâ là phiếu kiểm kê một mã hàng hay một nhóm sản phẩm?
Tài liệu này có gì khác với tài liệu 1?
Tính toán số lƣợng sản phẩm ch nh lệch cho mỗi mã hàng
DE037 : DE038 : DE036 : DE039 : DE033 : DE032 : DE035 :
Mã hàng nào có vấn đề?
Nội dung của phần ghi nhận nhƣ thế nào?
Phân tích tài liệu bảng 1.6 Đâ là tài liệu gì?
Ai đã điền thông tin vào phiếu?
Vì sao phải sử dụng phiếu nà ?
Phiếu nà đƣợc gửi đến thủ kho trước ha sau quá trình kiểm k ?
Phiếu nà có thể giải thích cho sự ch nh lệch của tài liệu 2 hay không?
Phân tích tài liệu bảng 1.7 Đâ là tài liệu gì?
Ai đã điền thông tin vào phiếu?
Vì sao phải sử dụng phiếu nà ?
Phiếu nà đƣợc gửi đến thủ kho trước ha sau quá trình kiểm k ?
Phiếu nà có thể giải thích cho sự ch nh lệch của hàng tồn kho hay không?
CÁC CHỈ SỐ CÓ LIÊN QUAN ĐẾN HIỆU NĂNG CỦA QUẢN LÝ KHO23 2.1 Nguyên tắc 80/20 và phương pháp phân tích ABC
Nguyên tắc 80/20
Đường cong 80-20 còn gọi là qu luật 80/20 được Pareto đưa ra vào năm 1897 trong một công trình nghi n cứu về của cải và thu nhập ở Italia Ông kết luận rằng, một tỷ lệ rất lớn trong tổng thu nhập được tập trung trong ta một ít người theo tỷ lệ xấp xỉ 80/20 Ý tưởng nà đã được áp dụng rộng rãi trong kinh doanh.
Nguyên tắc 80/20, do Pareto phát hiện, chỉ ra rằng trong nhiều doanh nghiệp, phần lớn doanh thu đến từ một số ít sản phẩm trong danh mục hàng hóa.
Nguyên tắc 80/20 cho thấy rằng 80% doanh thu của doanh nghiệp thường đến từ chỉ 20% sản phẩm trong danh mục Mặc dù tỷ lệ 80/20 không phải lúc nào cũng chính xác trong thực tế, sự chênh lệch giữa doanh số và số lượng sản phẩm vẫn thường xảy ra.
Phương pháp phân tích ABC
Kỹ thuật phân tích ABC trong kinh doanh giúp xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho, từ đó xây dựng phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và quản lý hàng tồn kho hiệu quả cho từng nhóm hàng khác nhau.
Hình 2.1: Phân loại hàng hóa theo phương pháp phân tích ABC
Phương pháp này dựa trên nguyên tắc Pareto, cho rằng 20% hàng hóa mang lại 80% doanh số Nếu bạn quản lý hiệu quả 20% hàng hóa quan trọng này, bạn sẽ có khả năng kiểm soát 80% toàn bộ hệ thống.
Hàng hóa đƣợc khuyến cáo chia thành 3 thể loại:
Nhóm A: Là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70－80% so với tổng giá trị hàng hoá dự trữ trong kho Đặc tính của nhóm hàng này:
- Có tính chọn lọc nhà cung cấp cao
- Cần sự chính xác về số lƣợng và thời gian đặt hàng
- Cần mua hàng liên tục
Nhóm B bao gồm các loại hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm trung bình, đóng vai trò là hàng trung gian và mang lại 15% chỉ tiêu bán hàng cho doanh nghiệp.
Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm 5% so với tổng giá trị hàng dự trữ Nhóm hàng này cần:
- Đơn giản hoá quy trình mua hàng
- Thời gian giữa các lƣợt đặt hàng dài
Chỉ tiêu bán hàng có thể được đánh giá qua nhiều phương pháp, nhưng phổ biến nhất là dựa trên chỉ tiêu lợi nhuận, vì hàng hóa có giá trị cao thường mang lại lợi nhuận lớn hơn Bên cạnh đó, doanh số và số lượng hàng bán cũng là những chỉ tiêu quan trọng mà nhiều doanh nghiệp và cửa hàng áp dụng để đo lường hiệu quả kinh doanh.
Nếu phân tích ABC bằng máy vi tính sẽ đem lại độ chính xác và tiết kiệm thời gian nhiều hơn phân tích ABC bằng thủ công
Bảng 2.1: Phân loại vật liệu tồn kho theo kỹ thuật phân tích ABC
% Số lƣợng Giá đơn vị
Tổng giá trị hàng năm
Tác dụng của phân tích ABC trong công tác quản trị
Để mua hàng nhóm A, nguồn vốn cần thiết lớn hơn so với nhóm C, vì nhóm A mang lại giá trị lợi nhuận cao hơn Do đó, đầu tư vào nhóm A là quyết định hợp lý Các mặt hàng nhóm A cần được ưu tiên trong quản lý và kiểm tra thường xuyên Việc lập báo cáo chính xác sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn trong sản xuất, giảm thiểu rủi ro và thất thoát.
Cần chú trọng khâu dự báo của nhóm A cẩn thận hơn các nhóm khác
Kỹ thuật phân tích ABC không chỉ nâng cao trình độ của nhân viên giữ kho mà còn giúp họ thường xuyên thực hiện các chu kỳ kiểm tra và kiểm soát hiệu quả từng nhóm hàng.
Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ mang lại kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm soát, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ƣu hoá lƣợng dự trữ.
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover)
2.2.1 Định nghĩa, công thức tính
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho là một trong những tỷ số tài chính để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp
Tỷ số được tính bằng cách chia Giá vốn hàng bán (COGS) cho giá trị hàng tồn kho trung bình trong cùng một kỳ COGS đại diện cho chi phí trực tiếp để sản xuất hàng hóa, bao gồm chi phí sản xuất và chi phí lao động liên quan Tuy nhiên, COGS không bao gồm chi phí vận chuyển và chi phí phân phối không liên quan trực tiếp đến sản xuất hàng hóa.
Bình quân giá trị hàng tồn kho bằng trung bình cộng của giá trị đầu kì và giá trị cuối kì
Vòng quay hàng tồn kho là cách để đo lường số lần doanh nghiệp bán hàng tồn kho của mình trong một thời gian nhất định
Giá vốn hàng bán Chỉ số vòng quay hàng tồn kho =
Giá trị hàng tồn kho trung bình
Giá vốn hàng bán hàng năm của sản phẩm X là 120.000 USD, trong khi giá trị hàng tồn kho trung bình của sản phẩm này là 10.000 USD Dựa trên những số liệu này, chúng ta có thể tính toán chỉ số vòng qua hàng tồn kho.
Chỉ số vòng qua vốn tồn kho = 120.000 / 10.000 = 12 lần
Thời gian dự trữ bình quân của sản phẩm X đƣợc tính ra là một tháng; nói cách khác mỗi năm đơn vị cần cung ứng 12 lần
2.2.2 Ý nghĩa của chỉ số vòng quay hàng tồn kho
Trong khoản mục hàng tồn kho của Báo cáo tài chính, hệ số vòng qua hàng tồn kho thể hiện khả năng quản trị hàng tồn kho
Chỉ số vòng qua hàng tồn kho cao cho thấy doanh nghiệp có khả năng bán hàng nhanh chóng và duy trì hàng tồn kho ở mức thấp, giảm thiểu rủi ro tài chính Ngược lại, chỉ số thấp cho thấy tốc độ tiêu thụ hàng tồn kho chậm, có thể dẫn đến ứ đọng hàng hóa và tăng nguy cơ tài chính cho doanh nghiệp.
Tu nhi n chỉ số nà quá cao cũng không tốt vì nhƣ thế có nghĩa là lƣợng hàng dự trữ trong kho không nhiều, nếu nhu cầu thị trường tăng đột ngột thì rất khả năng doanh nghiệp bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh giành thị phần Th m nữa, dự trữ ngu n liệu vật liệu đầu vào cho các khâu sản xuất không đủ có thể khiến cho dâ chu ền bị ngƣng trệ Vì vậ chỉ số vòng qua hàng tồn kho cần phải đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất đáp ứng đƣợc nhu cầu khách hàng
Chỉ số vòng qua hàng tồn kho tốt phụ thuộc vào nhiều yếu tố như doanh thu, dòng tiền, ngành nghề kinh doanh và tình hình thực tế của doanh nghiệp Vòng qua hàng tồn kho cần đủ lớn để đảm bảo sản xuất và đáp ứng nhu cầu thị trường Một mô hình hiệu quả mà doanh nghiệp Việt Nam có thể học hỏi từ Nhật Bản là duy trì số ngày luân chuyển hàng tồn kho ở mức an toàn là 90 ngày.
Cần lưu ý, hàng tồn kho t thuộc tính chất ngành nghề kinh doanh nhưng không phải cứ mức tồn kho thấp là tốt, mức tồn kho cao là xấu
Doanh nghiệp dự đoán tình trạng khan hiếm hàng hóa sẽ xảy ra, do đó, họ tích trữ lượng hàng lớn và sẽ tung sản phẩm ra vào thời điểm thích hợp Khi đó, hàng tồn kho sẽ trở thành nguồn lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Kì luân chuyển hàng tồn kho (Days to sell inventory)
2.3.1 Định nghĩa, công thức tính
Kì luân chuyển hàng tồn kho là thời gian lưu kho hàng bình quân trong một ki
Số ngày một vòng quay hàng tồn kho là chỉ tiêu tài chính quan trọng, giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Thời gian kì kinh doanh
Kì luân chuyển hàng tồn kho =
Vòng quay hàng tồn kho
Chỉ tiêu này phản ánh thời gian cần thiết để tiêu thụ lượng hàng tồn kho trung bình trong kỳ phân tích Cụ thể, kỳ phân tích có thể là một tháng (30 ngày), một quý (90 ngày), hoặc một năm (12 tháng, 360 ngày hoặc 365 ngày).
Giá vốn hàng bán hàng năm của sản phẩm X là 120.000 USD, trong khi giá trị hàng tồn kho trung bình của sản phẩm này là 10.000 USD Từ đó, chúng ta có thể tính toán kỳ luân chuyển hàng tồn kho.
Chỉ số vòng qua vốn tồn kho = 120.000 / 10.000 = 12 lần
Kì luân chuyển hàng tồn kho = 12 tháng/12 = 1 tháng; hoặc 360 ngày/12 = 30 ngày
Nghĩa là hàng hóa của Doanh nghiệp được lưu kho trung bình một tháng hay là
30 ngà trước khi bán ra Nói cách khác, trung bình, Doanh nghiệp bán toàn bộ hàng tồn kho trong khoảng 30 ngày một kì
Thời gian lưu kho hàng bình quân cao trong một kỳ cho thấy doanh nghiệp có thể đang đầu tư quá nhiều vào hàng tồn kho Ngược lại, thời gian lưu kho ngắn hay tốc độ luân chuyển hàng tồn kho nhanh sẽ giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh chóng, từ đó nâng cao khả năng thanh toán.
2.3.2 Ý nghĩa của kì luân chuyển hàng tồn kho
Kì luân chuyển hàng tồn kho là chỉ số quan trọng phản ánh khả năng tài chính của doanh nghiệp, cho biết thời gian cần thiết để thanh lý toàn bộ hàng tồn kho, bao gồm cả hàng hoá đang sản xuất Một chỉ số thấp thường cho thấy công ty hoạt động hiệu quả, nhưng cần lưu ý rằng mức độ kì luân chuyển hàng tồn kho trung bình có sự khác biệt rõ rệt giữa các ngành.
Kì luân chuyển hàng tồn kho là một chỉ số quan trọng, đặc biệt trong ngành hàng tiêu dùng nhanh (FMCG), nơi sản xuất số lượng lớn và có hạn sử dụng nhưng khó kiểm soát hàng tồn kho Việc đo lường chính xác chỉ số này giúp nhà sản xuất điều phối và sản xuất hàng hóa phù hợp với nhu cầu thị trường Chỉ số kì luân chuyển hàng tồn kho khác nhau tùy thuộc vào thời điểm và ngành hàng; doanh nghiệp cần xác định kì luân chuyển hàng tồn kho bình thường của ngành để đánh giá hiệu quả Ví dụ, hàng tiêu dùng nhanh có kì luân chuyển thấp hơn so với ngành hàng điện máy do tần suất mua sắm cao hơn.
Sau khi xác định được chu kỳ luân chuyển hàng tồn kho trung bình của ngành, doanh nghiệp cần so sánh với nhãn hàng của mình để đưa ra những đánh giá chính xác về tình hình tiêu thụ sản phẩm.
Những nguyên nhân và biện pháp hạn chế thất thoát hàng hóa trong kho
- Lượng hàng hóa lớn, không kiểm kho thường xuyên
Một cửa hàng thông thường không chỉ bán một loại mặt hàng duy nhất mà còn cung cấp đa dạng sản phẩm từ nhiều loại, thương hiệu và kích cỡ khác nhau Điều này khiến cho cả nhân viên và quản lý, chủ cửa hàng cũng khó có thể nhớ hết tất cả các sản phẩm có trong kho.
Tình trạng nhầm lẫn trong quản lý hàng hóa gia tăng do việc không kiểm kho thường xuyên và thiếu lịch trình kiểm kho cụ thể Điều này dẫn đến việc hàng hóa không còn đủ và khó khăn trong việc nắm bắt số lượng tồn kho.
- Quy trình quản lý kho/hàng hóa chƣa chặt chẽ:
Quy trình quản lý kho hàng hóa hiện tại thiếu sự chặt chẽ và không phân quyền rõ ràng cho nhân viên, dẫn đến việc thiếu một quy trình cụ thể và lịch kiểm kho cố định Điều này khiến doanh nghiệp chỉ nhận biết tình trạng hàng hóa sau khi kiểm kê, mà không xác định được thời điểm mất mát hay đối tượng nghi ngờ Khi xảy ra thất thoát, trách nhiệm thường bị truy cứu một cách chủ quan, gây khó khăn trong việc xử lý và phòng ngừa sự cố.
- Lỗi xảy ra từ quy trình:
Quy trình quản lý hàng hóa bao gồm nhập hàng, xuất hàng và chuyển hàng từ kho ra trưng bày tại cửa hàng Việc không kiểm tra và đối chiếu các số liệu trong các giai đoạn này có thể dẫn đến sai lệch và thất thoát Chẳng hạn, nếu số liệu trên chứng từ và hóa đơn từ nhà cung cấp không khớp với lượng hàng thực tế mà không được phát hiện, khi phát hiện thiếu hụt, chủ cửa hàng sẽ không biết nguyên nhân và có thể cho rằng đó là thất thoát.
- Sai lệch hàng hóa khi bán:
Bán hàng bằng phương pháp thủ công ghi trên giấy dễ dẫn đến nhầm lẫn về số liệu Nếu cửa hàng có quá nhiều hàng hóa, việc ghi nhớ giá cả và số lượng trở nên khó khăn Điều này có thể gây ra sai lệch trong quá trình quản lý và tính toán doanh thu.
Những nhầm lẫn trong quá trình quản lý hàng hóa có thể xuất phát từ nhân viên và dẫn đến thất thoát nghiêm trọng cho doanh nghiệp Để khắc phục tình trạng này, bạn nên xem xét việc sử dụng một đơn vị trung gian để quản lý hàng hóa hoặc áp dụng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng kết hợp với phần mềm quản lý kho hàng.
Quản lý bằng mã vạch là giải pháp thông minh và hiệu quả, giúp kiểm soát chặt chẽ tất cả các hóa đơn bán hàng Ứng dụng công nghệ này không chỉ hạn chế thất thoát trong quá trình bán hàng mà còn là chìa khóa giải quyết nhiều vấn đề phát sinh.
- Sai lệch hàng hóa trong quản lý kho:
Quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố then chốt mà mọi cửa hàng cần chú trọng, bởi đây là khâu dễ dẫn đến thất thoát nếu không được giám sát chặt chẽ Việc giao quyền cho nhân viên thiếu trung thực, nhưng lại am hiểu về quy trình xuất nhập hàng, có thể tạo ra rủi ro lớn cho cửa hàng Do đó, cần nâng cao việc kiểm kê kho để hạn chế tối đa tình trạng thất thoát hàng hóa.
Hệ thống kho hiện đại với camera giám sát xung quanh các kệ hàng đảm bảo an toàn cho hàng hóa Quy trình nhập kho, xuất kho và báo cáo minh bạch giúp bạn kiểm soát hàng hóa hàng ngày, giảm thiểu tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình lưu trữ.
- Thất thoát kho hàng từ nhân viên cửa hàng:
Thất thoát từ nhân viên là một vấn đề nghiêm trọng trong kinh doanh cửa hàng, có thể dẫn đến những hậu quả tiêu cực đáng kể Sự thất thoát nguồn lực này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động mà còn là nguyên nhân chính gây ra sự thất bại cho bất kỳ cửa hàng nào.
2.4.2 Biện pháp hạn chế thất thoát hàng hóa trong kho
- Bố trí có tổ chức:
Quản lý kho một cách hiệu quả là rất quan trọng để đảm bảo sản phẩm được bố trí hợp lý Nếu không có hệ thống tổ chức, việc tìm kiếm hàng hóa sẽ trở nên khó khăn và tốn thời gian, đặc biệt khi cửa hàng có nhiều loại sản phẩm Do đó, việc thiết lập một hệ thống quản lý kho là cần thiết Một cách hiệu quả là sắp xếp hàng hóa theo nhóm và đặt các mặt hàng bán chạy ở kệ trung tâm để dễ dàng tiếp cận.
Khi hàng hoá được nhập kho, việc kiểm tra ngay lập tức là rất cần thiết Nếu phát hiện thiếu hụt hoặc thiệt hại, bạn cần ghi chú và thông báo ngay cho nhà sản xuất Sau đó, sắp xếp hàng hoá vào vị trí hợp lý trong kho sẽ giúp người bán dễ dàng tìm kiếm và quản lý sản phẩm theo hệ thống, thay vì theo cách truyền thống là dựa vào kệ hàng.
- Quy trình sắp xếp theo logic:
Dù kho hàng của bạn lớn hay nhỏ, việc sắp xếp đơn hàng chiếm một phần lớn thời gian bán hàng Do đó, nếu kho được vận hành theo quy trình hợp lý, bạn sẽ quản lý thời gian hiệu quả hơn Chẳng hạn, nếu bạn thường gửi ít đơn nhưng có nhiều sản phẩm, hãy tổ chức các danh sách theo nhóm để nhân viên dễ dàng lấy hàng đúng kệ, tránh việc di chuyển qua lại nhiều lần.
- Tổ chức lại là điều cần thiết:
Những gì bạn đang thực hiện hôm nay có thể không còn hiệu quả trong 6 tháng tới, vì vậy hãy xem xét lại phương pháp quản lý kho của bạn trong 6 tháng qua và đánh giá kết quả Chẳng hạn, một sản phẩm từng chiếm 2 kệ hàng tháng trước giờ đã trở nên lỗi thời, trong khi sản phẩm bên cạnh bỗng trở nên phổ biến Việc điều chỉnh vị trí hàng hóa theo nhu cầu thị trường là rất cần thiết.
- Luôn kiểm tra kĩ hàng trước khi gửi đi:
Trước khi gửi hàng đến các đơn vị vận chuyển, hãy kiểm tra kỹ lưỡng sản phẩm để đảm bảo đúng mẫu mã, số lượng và tình trạng hàng hóa mà khách đã đặt Việc gửi hàng thiếu hoặc bị hỏng không chỉ dẫn đến việc hàng bị trả lại mà còn làm giảm uy tín của cửa hàng một cách nghiêm trọng.
- Giữ cho nhà kho luôn an toàn:
BỔ SUNG HÀNG HÓA
Các khái niệm cơ bản về quản trị dự trữ hàng hóa
Quản trị dự trữ hàng hóa là một yếu tố then chốt trong quản trị Logistics, giúp đảm bảo quá trình sản xuất, phân phối và lưu thông diễn ra suôn sẻ, cung ứng hàng hóa kịp thời và đầy đủ cho người tiêu dùng Việc xác định mức dự trữ sản xuất hợp lý không chỉ giảm chi phí bảo quản và hao hụt, mà còn bảo đảm doanh nghiệp có đủ nguyên liệu cần thiết để thực hiện nhiệm vụ sản xuất Đồng thời, quản lý dự trữ hiệu quả còn ngăn ngừa tình trạng dư thừa hàng hóa, ảnh hưởng đến tốc độ chu chuyển vốn, và giúp phát hiện cũng như xử lý kịp thời hàng hóa ứ động trong doanh nghiệp.
Trong quá trình kinh doanh, Quản trị dự trữ hàng hóa có vai trò quan trọng, làm căn cứ để:
Để xây dựng kế hoạch kinh doanh hiệu quả, cần xác định các loại nhu cầu hàng hóa, lượng đặt hàng và tính toán khối lượng hàng hóa nhập về Quan trọng là doanh nghiệp phải dự tính lượng hàng hóa dự trữ tại cuối kỳ và đầu kỳ, từ đó đảm bảo đáp ứng nhu cầu thị trường một cách linh hoạt.
- Điều chỉnh lƣợng hàng hóa nhập trong quá trình hoạt động kinh doanh và kiểm tra thực tế dự trữ hàng hóa ở các kho hàng
- Xác định mức vốn lưu động đầu tư vào sản xuất, kinh doanh Để làm việc này người ta thường qu định mức dự trữ sản xuất bình quân
Để đảm bảo việc bảo quản số lượng và chất lượng hàng hóa dự trữ, các doanh nghiệp cần tính toán nhu cầu diện tích kho hàng cần thiết Việc này dựa trên mức dự trữ sản xuất tối đa, giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ và quản lý hàng hóa hiệu quả hơn.
Dự trữ thường xuyên là nguồn hàng hóa chính của doanh nghiệp, phục vụ nhu cầu khách hàng một cách liên tục giữa các kỳ nhập hàng Lượng dự trữ này luôn dao động từ mức tối đa khi hàng hóa được nhập về đến mức tối thiểu trước kỳ nhập hàng tiếp theo.
Chu kỳ nhập hàng là khoảng thời gian giữa hai lần nhập hàng liên tiếp, từ lần nhập trước đến lần nhập sau Chu kỳ này có thể đều đặn hoặc không đều đặn, tùy thuộc vào nhu cầu của khách hàng trong từng giai đoạn.
Dự trữ bảo hiểm là lượng hàng hóa dự trữ nhằm đảm bảo cung ứng khi nguồn hàng không đáp ứng đủ về số lượng hoặc chất lượng, hoặc khi đối tác vi phạm thời gian giao hàng Nó giúp duy trì hoạt động bán hàng liên tục, khắc phục những thiếu hụt có thể xảy ra với dự trữ thường xuyên Việc xác định mức dự trữ bảo hiểm phù hợp là rất quan trọng; nếu quá ít sẽ không đủ để xử lý sự cố, trong khi nếu quá nhiều sẽ dẫn đến lãng phí không cần thiết.
Dự trữ chuẩn bị là yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp nhập hàng, vì một số mặt hàng cần thời gian để phân loại, làm đồng bộ, sơ chế và chuẩn bị trước khi bán Việc tính toán dự trữ chuẩn bị giúp đảm bảo hàng hóa đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng sau khi nhập kho.
Dự trữ thời vụ là việc tích trữ hàng hóa có tính chất theo mùa, bao gồm nông lâm hải sản và hàng công nghiệp, để đáp ứng nhu cầu tiêu dùng trong các thời điểm như mùa nóng, lạnh, mùa khô, mùa mưa, và các ngày lễ tết Quá trình này bắt đầu từ khi kết thúc vụ trước hoặc khi bắt đầu thu hoạch, và đạt mức tối đa vào cuối vụ thu hoạch hoặc khi bắt đầu thời vụ tiêu dùng Dự trữ thời vụ bao gồm cả dự trữ thường xuyên và dự trữ bảo hiểm, nhằm phục vụ nhu cầu tiêu dùng khẩn cấp và cao hơn mức bình thường, do đó doanh nghiệp thường gặp áp lực về vốn cho hoạt động này.
Dự trữ hàng hóa bình quân trong kỳ là lượng hàng hóa tồn kho trung bình trong một kỳ kinh doanh Để tính toán dự trữ hàng hóa bình quân, ta sử dụng công thức lấy trung bình cộng giữa dự trữ hàng hóa đầu kỳ và dự trữ hàng hóa cuối kỳ.
Dự trữ hàng hóa tối đa là mức dự trữ cao nhất cho một loại hàng hóa hoặc cho toàn bộ hàng hóa của doanh nghiệp Mức dự trữ tối đa được xác định bằng tổng ba chỉ số: dự trữ chuẩn bị, dự trữ bảo hiểm và dự trữ thường xuyên.
Dự trữ hàng hóa tối thiếu: là dự trữ ít nhất có thể ở doanh nghiệp Dự trữ tối thiểu bằng dự trữ bảo hiểm.
Mô hình EOQ (Wilson)
Mô hình EOQ (Economic Order Quantity) nhằm xác định mức đặt hàng hiệu quả tr n cơ sở cân nhắc giữa chi phí tồn kho và chi phí đặt hàng
3.2.1 Mô hình EOQ cơ bản Điều kiện áp dụng mô hình EOQ:
- Nhu cầu phải đƣợc xác định và đều trong năm
- Giá đơn vị không tha đổi theo qui mô đặt hàng
- Chi phí đặt một đơn hàng là bằng nhau bất kể qui mô lô hàng
- Chi phí tồn kho tuyến tính theo số lƣợng hàng tồn kho
- Cạn dự trữ có thể đƣợc bỏ qua do cung cấp hàng đúng lúc
Mục tiêu của doanh nghiệp là phải tối thiểu hóa Tổng chi phí tồn kho trong năm
Ta có: Tổng chi phí tồn kho = Chi phí đặt hàng + Chi phí tồn kho
TC TK : tổng chi phí tồn kho trong năm
D: Tổng nhu cầu trong năm
H: chi phí tồn kho đơn vị trong năm
EOQ: mức đặt hàng hiệu quả
Công thức mức đặt hàng hiệu quả:
EOQ 2DS là mức đặt hàng tại đó chi phí đặt hàng bằng chi phí tồn kho
Hình 3.1: Số lƣợng đặt hàng tối ƣu theo mô hình EOQ
Số lƣợng đơn đặt hàng trong năm:
Thời gian giữa 2 đơn hàng:
Một doanh nghiệp sản xuất mặt hàng X cần 10.000 đơn vị nguyên vật liệu Y mỗi năm, với chi phí đặt hàng là 1.000.000 đồng và chi phí dự trữ là 5.000 đồng mỗi đơn vị Để xác định lượng mua hàng tối ưu cho mỗi lần đặt hàng, doanh nghiệp cần tính toán số đơn hàng mong muốn và tổng chi phí tồn kho hàng năm Nếu năm có 360 ngày hoạt động, thời gian giữa hai đơn đặt hàng sẽ được xác định dựa trên nhu cầu hàng năm và số đơn hàng dự kiến.
Giải: a Lƣợng đặt hàng tối ƣu cho mỗi lần mua hàng:
Số đơn hàng mong muốn: 5
N D * (lần) b Tổng chi phí tồn kho trong năm:
TC D a đồng c Thời gian giữa hai đơn đặt hàng: ngày
3.2.2 Mô hình EOQ mở rộng
Nhiều công ty hiện nay áp dụng chương trình chiết khấu theo khối lượng đặt hàng, cho phép khách hàng linh hoạt lựa chọn quy mô đặt hàng phù hợp với nhu cầu và chi phí tồn kho của họ Chiết khấu theo khối lượng mang lại lợi ích giảm giá cho khách hàng khi mua với số lượng lớn.
Mô hình này giải quyết những hạn chế của mô hình EOQ bằng cách cho phép đặt hàng với quy mô lớn để nhận được chiết khấu giảm giá, đặc biệt khi chi phí tồn kho được tính theo tỷ lệ phần trăm với giá đơn vị Điều này có thể tác động đến toàn bộ quy trình mua sắm và quản lý tồn kho, yêu cầu người quản trị xác định kích thước đơn hàng tối ưu để giảm thiểu tổng chi phí.
Công thức xác định tổng chi phí: QH pD
Tiến trình xác định qui mô đặt hàng tối ƣu nhƣ sau:
- Với mỗi suất chiết khấu, xác định mức đặt hàng hiệu quả EOQ
Khi xác định EOQ, nếu giá trị này nằm trong khoảng giữa mức tối thiểu và mức tối đa cho mỗi suất chiết khấu, bạn nên chọn EOQ Tuy nhiên, nếu EOQ thấp hơn mức tối thiểu, cần điều chỉnh lên mức tối thiểu, trong khi trường hợp EOQ vượt quá mức tối đa sẽ không được xem xét.
Để xác định tổng chi phí mua hàng trong năm (TCMH) cho từng qui mô đặt hàng đã chọn, cần tiến hành so sánh và lựa chọn qui mô đặt hàng có tổng chi phí thấp nhất Việc này giúp tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý hàng tồn kho.
Một doanh nghiệp sản xuất mặt hàng X cần 10.000 đơn vị nguyên vật liệu Y mỗi năm Chi phí đặt hàng là 1.000.000 đồng mỗi lần, trong khi chi phí dự trữ hàng là 5.000 đồng cho mỗi đơn vị mỗi năm Giá mỗi đơn vị Y là 250.000 đồng Hiện tại, mức đặt hàng là 1.500 đơn vị và chi phí tồn kho cho mỗi đơn vị là 2% giá mua.
Nhà cung cấp khuyến khích công ty mua với số lượng nhiều sẽ được hưởng chiết
Số lƣợng đặt mua vật liệu Y Chiết khấu (%) giá mua
Hã xác định lƣợng đặt hàng tối ƣu và tính tổng chi phí mua hàng trong năm tương ứng với lượng đặt hàng tối ưu đó
Với mức giá chiết khấu 20%, lƣợng đặt hàng tối ƣu cho mỗi lần mua hàng:
Tổng chi phí mua hàng trong năm ứng với Q* = 2.236 đơn vị:
Với mức giá chiết khấu 30%, lƣợng đặt hàng tối ƣu cho mỗi lần mua hàng:
Q * 2 2DS đơn vị Điều chỉnh Q* cho phù hợp với từng mức chiết khấu:
Q* 1 = 2.236 ; Q* 2 = 2.390 → cần điều chỉnh lƣợng đặt hàng là 2.500 cho phù hợp với mức chiết khấu 30% giá mua
Tổng chi phí mua hàng trong năm ứng với từng mức đặt hàng:
So sánh các TC MH → chọn lƣợng đặt hàng tối ƣu là 2.500 đơn vị Y vì có chi phí mua hàng thấp nhất.
Các phương pháp đặt hàng theo số lượng cố định hay ngày cố định
3.3.1 Phương pháp điểm tái đặt hàng (ROP) Điểm tái đặt hàng (Reorder point) là thời điểm mà sản lƣợng hàng trong kho đủ để sản xuất ha để bán trong lúc chờ đợi số lƣợng đặt hàng chờ về nhập kho Nghĩa là lượng hàng đặt trước khi lượng sử dụng bằng không căn cứ vào thời gian vận chuyển đơn hàng để đảm bảo không gián đoạn trong quá trình sản xuất Điều kiện áp dụng mô hình:
- Số lƣợng hàng đặt mỗi lần là cố định và có thể ƣớc lƣợng đƣợc
- Thời gian giữa hai lần đặt là cố định
Công thức: ROP Ld với
Trong đó: d: Nhu cầu hàng tháng, hàng tuần hoặc hàng ngày của hàng dự trữ;
L : Thời gian từ khi đặt hàng đến khi nhận đƣợc bình quân đơn vị thời gian);
D: Nhu cầu hàng năm của hàng dự trữ (sản phẩm);
N: Thời gian trong năm ngà , tuần hoặc tháng)
Hình 3.2: Mô hình điểm tái đặt hàng ROP
Công ty lắp ráp điện tử H cần 8.000 đơn vị dây dẫn mã TYS2 mỗi năm, với thời gian làm việc 200 ngày trong năm và thời gian vận chuyển mỗi đơn hàng là 3 ngày.
Giải: Điểm đặt lại hàng ROP sẽ là: ROP = 8.000: 200 x 3= 120 đơn vị
Tái đặt hàng tự động
Thủ kho có thể dễ dàng kiểm soát hàng xuất kho bằng cách thống kê danh sách hàng dự trữ trong vài tháng, giúp nắm bắt số lượng mặt hàng bán ra hàng tuần để tái đặt hàng kịp thời Để duy trì số lượng hàng tồn kho, bạn có thể áp dụng công thức quản lý hàng tồn kho hiệu quả.
O: số lƣợng mặt hàng cần đặt mua a: khoảng thời gian giữa 2 lần thống kê (tính theo tuần) b: Khoảng thời gian từ khi đặt hàng cho đến khi hàng thực sự đƣợc giao vào trong kho để bán (tính theo tuần)
R: Mức xuất kho bán trung bình hàng tuần của mặt hàng
I: Số lƣợng hàng tồn vào lúc lập bảng thống kê
Nhân viên kho hàng tại Công ty AXN thực hiện việc lập bảng thống kê hàng hóa trong kho mỗi tháng (tức là sau mỗi 4 tuần) và cung cấp cho Quản lý kho những dữ liệu cần thiết.
- Trong kho đang có 18 sản phẩm X
- 12 sản phẩm X sẽ đƣợc giao đến trong vòng 1 hoặc 2 ngày nữa
- Nhà cung cấp sẽ giao hàng 2 tuần/1 lần
- Công ty bán khoảng 36 sản phẩm X mỗi tuần
Xác định số lƣợng mặt hàng X cho một lần đặt hàng?
Số lƣợng mặt hàng X cần đặt cho một lần đặt hàng là:
Công ty cần đặt 186 sản phẩm X để đảm bảo có đủ hàng bán, nhưng không cần phải có tất cả sản phẩm này cùng một lúc do thời gian xuất kho kéo dài 4 tuần Việc để tồn kho một mặt hàng trong 1 tháng là không cần thiết vì có thể gây tốn kém vốn lưu động Do đó, công ty nên xem xét thực hiện giao hàng trong vòng một vài tuần nếu có thể.
3.3.2 Mô hình sản lƣợng đơn hàng sản xuất (POQ)
Mô hình sản lượng đơn hàng sản xuất (Production Order Quantity) được sử dụng khi doanh nghiệp thực hiện cả sản xuất và bán hàng cùng lúc Mô hình này cho phép hàng hóa được cung cấp liên tục và tích lũy dần trong một khoảng thời gian sau khi đơn đặt hàng hoàn tất Điều kiện áp dụng mô hình này bao gồm việc doanh nghiệp cần có khả năng sản xuất và phân phối hàng hóa một cách hiệu quả.
- Nhu cầu hàng năm, chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng của một loại vật liệu là cố định và có thể ƣớc lƣợng đƣợc
Không duy trì tồn kho an toàn, vật liệu được cung cấp và sử dụng theo mức đồng nhất (p) và (d), đảm bảo rằng toàn bộ vật liệu sẽ được sử dụng hết khi đơn hàng tiếp theo được giao.
- Nếu hết tồn kho thì sự đáp ứng khách hàng và các chi phí khác không đáng kể
- Không có chiết khấu theo số lƣợng
- Mức cung cấp (p) lớn hơn mức sử dụng d d ≤ p
Mô hình POQ rất hữu ích trong việc xác định kích thước đơn hàng cho các vật liệu sản xuất qua nhiều giai đoạn Nó cho thấy rằng các đơn hàng được sản xuất với mức đồng nhất p trong giai đoạn đầu của chu kỳ tồn kho và được sử dụng ở mức đồng nhất d trong suốt chu kỳ Mức gia tăng tồn kho trong sản xuất là (p - d) và không bao giờ đạt đến mức Q như trong mô hình EOQ.
Công thức mức đặt hàng hiệu quả:
Khi đó Tổng chi phí tồn kho: p
Hình 3.3: Lƣợng đặt hàng tối ƣu theo mô hình POQ
Một doanh nghiệp sản xuất mặt hàng X cần 10.000 đơn vị nguyên vật liệu Y mỗi năm Chi phí đặt hàng là 1.000.000 đồng cho mỗi đơn hàng, trong khi chi phí dự trữ hàng là 5.000 đồng cho mỗi đơn vị mỗi năm Doanh nghiệp có mức cung cấp 1.000 đơn vị mỗi ngày và mức sử dụng 500 đơn vị mỗi ngày.
- Xác định lƣợng đặt hàng tối ƣu cho mỗi lần đặt hàng
Xác định lƣợng đặt hàng tối ƣu cho mỗi lần đặt hàng
Tổng chi phí tồn kho trong năm:
Mô hình POQ cho kết quả chi phí tồn kho tiết kiệm hơn so với mô hình EOQ tương ứng là: 10.000.000 - 7.070.000 = 2.930.000 đồng
CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 3
1 Hã n u một số khái niệm cơ bản về quản trị dự trữ?
2 Trình bà điều kiện áp dụng và công thức tính lƣợng đặt hàng tối ƣu theo mô hình EOQ cơ bản, EOQ mở rộng, ROP, POP
3 Một si u thị có nhu cầu hàng năm về sản phẩm A là 40.000 sản phẩm Chi phí đặt hàng là 250.000 đồng/đơn hàng, không kể số lƣợng đặt hàng là bao nhi u; chi phí tồn trữ là 20% đơn giá sản phẩm Sản phẩm A đƣợc cung cấp với giá 100.000 đồng/sản phẩm Hỏi người ta đặt hàng mỗi lần là bao nhi u sản phẩm để tối thiểu hóa tổng chi phí tồn kho?
Giả sử thời gian để thực hiện đơn hàng là 2 ngà , thời gian làm việc trong năm là
250 ngà Xác định điểm đặt hàng lại của sản phẩm tr n?
4 Nhà cung cấp dầu hỏa X gởi đến công t Lửa Đỏ chu n kinh doanh dầu hỏa bảng giá chiết khấu nhƣ sau:
Lƣợng mua (thùng) Đơn giá (ngàn đồng/thùng)
Để tối ưu hóa lợi ích từ mức chiết khấu, cần xác định công thức đặt hàng tối ưu dựa trên chi phí tồn trữ 25% đơn giá và chi phí đặt hàng 1 triệu đồng mỗi lần Với nhu cầu hàng năm là 10.000 thùng, việc tính toán số lượng đặt hàng mỗi lần sẽ giúp giảm thiểu chi phí tổng thể và tăng cường hiệu quả quản lý kho.
5 Công t G sản xuất phân, một loại ngu n liệu thô cần đƣợc sử dụng với số lƣợng lớn cho sản xuất ở năm tới theo dự báo là 2,5 triệu tấn Nếu giá của ngu n liệu nà là 1,225 triệu đồng/tấn, chi phí tồn trữ là là 35% chi phí đơn vị ngu n liệu và chi phí đặt hàng là 15,95 triệu đồng/đơn hàng Y u cầu: a Công t n n mua với số lƣợng nào? Chi phí tồn kho hàng năm là bao nhi u ? b Thời cách quãng giữa hai lần đặt hàng? biết doanh nghiệp làm việc 300 ngà trong năm
6 Doanh nghiệp tƣ nhân X bán lẻ hóa chất diệt côn tr ng Sản phẩm nà đƣợc đặt từ nhà buôn sỉ với giá 120.000 đồng/kg, nhu cầu cho năm tới ƣớc lƣợng là 50 tấn Nếu doanh nghiệp đặt hàng dưới 7,5 tấn/đơn hàng, thì chi phí tồn trữ là 35% đơn giá nhiều hơn 7,5 tấn thì chi phí tồn trữ giảm xuống còn 25% đơn giá mua/năm, nhƣng chi phí đặt hàng tăng thành 25,75 triệu đồng/đơn hàng do chi phí vận chu ển phụ trội Vậ doanh nghiệp n n đặt bao nhi u hàng cho một đơn hàng?
7 Công t C tồn kho hàng ngàn vale ống nước bán cho những thợ ống nước, nhà thầu và các nhà bán lẻ Tổng giám đốc doanh nghiệp lưu tâm đến việc có bao nhi u tiền có thể tiết kiệm đƣợc hàng năm nếu EOQ đƣợc d ng tha vì sử dụng chính sách nhƣ hiện na của xí nghiệp Ông ta u cầu nhân vi n phân tích tồn kho, lập bảng phân tích của loại vật liệu nà để thấ việc tiết kiệm nếu có do việc d ng EOQ Nhân vi n phân tích lập các ƣớc lƣợng sau đâ từ những thông tin kế toán: D = 10.000 vale/năm,
Q = 400 vale/đơn hàng lƣợng đặt hàng hiện na , H = 0,4 triệu đồng/vale/năm và S 5,5 triệu đồng/đơn hàng
