Chƣơng 1 : KIỂM KÊ HÀNG HÓA
2.3. Kì luân chuyển hàng tồn kho (Days to sell inventory)
2.3.1. Định nghĩa, cơng thức tính
Kì ln chuyển hàng tồn kho là thời gian lƣu kho hàng bình quân trong một ki
(hay số ngày một vòng quay hàng tồn kho. Đâ cũng là một trong những chỉ tiêu tài
chính quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Cơng thức:
Thời gian kì kinh doanh Kì luân chuyển hàng tồn kho =
Vòng quay hàng tồn kho
Chỉ tiêu này cho biết thời gian cần thiết để tiêu thụ số hàng tồn kho bình quân trong kì. Thời gian của kì phân tích một tháng là 30 ngày, một quý là 90 ngày, một năm là 12 tháng hoặc là 360 ngày hoặc 365 ngày.
Ví dụ: Giá vốn hàng bán của sản phẩm X hàng năm là: USD 120.000. Giá trị hàng
tồn kho trung bình của sản phẩm nà là: USD 10.000. Hã tính kì ln chu ển hàng tồn kho.
Giải:
Chỉ số vòng qua vốn tồn kho = 120.000 / 10.000 = 12 lần
Kì luân chuyển hàng tồn kho = 12 tháng/12 = 1 tháng; hoặc 360 ngày/12 = 30 ngày
Nghĩa là hàng hóa của Doanh nghiệp đƣợc lƣu kho trung bình một tháng hay là 30 ngà trƣớc khi bán ra. Nói cách khác, trung bình, Doanh nghiệp bán tồn bộ hàng tồn kho trong khoảng 30 ngày một kì.
Thời gian lƣu kho hàng bình quân trong một kì lớn là một dấu hiệu của việc doanh nghiệp đầu tƣ quá nhiều cho hàng tồn kho. Nếu thời gian lƣu kho hàng ngắn,hay
gọi là tốc độ luân chuyển hàng tồn kho nhanh sẽ đẩy nhanh tốc độ thu hồi vốn, do đó làm tăng khả năng thanh tốn cho Doanh nghiệp.
2.3.2. Ý nghĩa của kì luân chuyển hàng tồn kho
Kì luân chuyển hàng tồn kho là thƣớc đo thể hiện khả năng về mặt tài chính của doanh nghiệp. Chỉ số này thể hiện khoảng thời gian cần thiết để doanh nghiệp có thể thanh lý đƣợc hết số lƣợng hàng tồn kho của mình (bao gồm cả hàng hố cịn đang trong quá trình sản xuất . Thông thƣờng nếu chỉ số này ở mức thấp thì có nghĩa là cơng ty hoạt động khá tốt, tu nhi n cũng cần phải chú ý rằng chỉ số kì luân chuyển hàng tồn kho bình quân là rất khác nhau giữa các ngành.
Khẳng định rằng kì luân chuyển hàng tồn kho là một chỉ số rất quan trọng, đặc biệt ngành hàng tiêu dùng nhanh (Fast Moving Consumer Goods) luôn sản xuất số lƣợng lớn, có date nhƣng lại rất khó kiểm sốt hàng tồn ngoài thị trƣờng. Việc đo lƣờng đƣợc chính xác chỉ số kì ln chuyển hàng tồn kho có thể giúp nhà sản xuất điều phối và sản xuất hàng với số lƣợng hợp lý hơn với thực tế tiêu thụ của thị trƣờng.
Tùy từng thời điểm và ngành hàng sẽ có chỉ số kì ln chuyển hàng tồn kho khác nhau, để xác định chỉ số kì luân chuyển hàng tồn kho nhãn hàng mà Doanh nghiệp đang có tốt ha khơng trƣớc hết Doanh nghiệp cần xác định kì luân chuyển hàng tồn kho bình thƣờng của ngành hàng là bao nhiêu. Ví dụ hàng tiêu dùng nhanh chắc chắn sẽ đƣợc dùng nhiều hơn và mua thƣờng xu n hơn, vì vậy kì luân chuyển hàng tồn kho sẽ thấp hơn so với ngành hàng điện máy.
Sau khi xác định đƣợc kì luân chuyển hàng tồn kho trung bình của ngành hàng, Doanh nghiệp sẽ so sánh với nhãn hàng của mình để đƣa ra những nhận định hợp lý về tình hình tiêu thụ sản phẩm.
2.4. Những nguyên nhân và biện pháp hạn chế thất thốt hàng hóa trong kho 2.4.1. Ngun nhân gây thất thốt hàng hóa
- Lƣợng hàng hóa lớn, khơng kiểm kho thƣờng xuyên
Một cửa hàng thông thƣờng sẽ chẳng kinh doanh một loại mặt hàng duy nhất mà bao gồm rất nhiều những sản phẩm thuộc các loại; thƣơng hiệu; kích cỡ khác nhau. Dù là nhân viên tại cửa hàng hay chính nhà quản lý; ngƣời chủ cũng chƣa chắc có thể nhớ hết đƣợc tồn bộ những sản phẩm này.
Từ đó, dẫn đến tình trạng nhầm lẫn dễ xả đến; hàng hóa khơng cịn đủ cũng chẳng thể nắm bắt đƣợc. Th m vào đó là tình trạng khơng kiểm kho thƣờng xuyên hoặc chƣa có lịch trình kiểm kho cụ thể; rảnh lúc nào – làm lúc ấy!
- Quy trình quản lý kho/hàng hóa chƣa chặt chẽ:
Quy trình quản lý kho/hàng hóa chƣa chặt chẽ; khơng phân quyền nhân viên rõ ràng: Khơng quy trình rõ ràng; khơng lịch kiểm kho cố định dẫn đến việc bạn chỉ biết đƣợc kết quả là hàng thiếu ha đủ sau khi kiểm mà không biết đƣợc là mất trong khoảng thời điểm nào; đối tƣợng tình nghi là ai. Khi khơng may thất thốt, trách nhiệm đƣợc truy cứu một cách chủ quan.
- Lỗi xảy ra từ quy trình:
Quy trình ở đâ có thể bao gồm cả quy trình nhập hàng; xuất hàng; chuyển hàng hóa từ kho ra trƣng bà tại cửa hàng của bạn. Không quản lý; đối chiếu kỹ càng; các con số từ những giai đoạn này xả đến sai lệch; thất thốt. (ví dụ nhƣ trong q trình nhập hàng; con số trên chứng từ; hóa đơn từ nhà cung cấp khơng khớp với lƣợng hàng hiện tại nhƣng bạn hoặc nhân viên không phát hiện ra. Trong giai đoạn sau; khi phát hiện thiếu hụt; chủ cửa hàng là bạn không biết đƣợc do đâu n n cho rằng đâ là phần thất thốt).
- Sai lệch hàng hóa khi bán:
Bán hàng; tính tiền theo phƣơng pháp thủ cơng ghi trên giấ thƣờng gây ra việc nhầm lẫn về số liệu. Nếu cửa hàng của bạn có q nhiều hàng hóa thì bạn sẽ gặp khó khăn trong việc ghi nhớ giá cả; số lƣợng. Những việc này sẽ dẫn đến sai lệch trong quá
Những nhầm lẫn này có thể đến từ nhân vi n ha khách hàng nhƣng đều gây ra thất thoát; dẫn đến hậu quả nghiêm trọng đối với kinh doanh. Trong những trƣờng hợp này; bạn có thể sử dụng 1 đơn vị trung gian để quản lý hàng hóa của mình hoặc sử dụng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng bao gồm cả hệ thống phần mềm quản lý kho hàng.
Việc quản lý bằng mã vạch đƣợc coi là lựa chọn thông minh và hợp lý nhất. Tất cả các hóa đơn bán hàng sẽ đƣợc kiểm soát một cách chặt chẽ và hiệu quả. Đâ đƣợc coi là ứng dụng cơng nghệ vƣợt trội giúp hạn chế các thất thốt trong khâu bán hàng và là chìa khóa để giải quyết mọi vấn đề.
- Sai lệch hàng hóa trong quản lý kho:
Quản lý kho hàng hiệu quả là một khâu quan trọng mà bất kì cửa hàng nào cũng quan tâm và đâ cũng là khâu dễ gây thất thốt nếu khơng đƣợc quản lý chặt chẽ. Cửa hàng có thể đang trao qu ền cho những nhân sự thiếu trung thực nhƣng lại rất hiểu biết về thời điểm xuất nhập hàng để lấy cắp, trong khi việc kiểm kho chƣa đƣợc chú trọng đúng mức. Giờ đâ , để hạn chế tình trạng thất thốt một cách tối đa.
Với hệ thống kho hiện đại, camera lắp đặt xung quanh các vị trí kệ hàng, đảm bảo hàng hóa của bạn đƣợc bảo quản và lƣu trữ an tồn. Quy trình nhập kho, xuất kho và báo cáo rõ ràng giúp bạn kiểm sốt hàng hóa hàng ngày, giảm thiểu tối đa việc thất thốt hàng hóa trong q trình lƣu kho
- Thất thoát kho hàng từ nhân viên cửa hàng:
Thất thoát từ nhân vi n là trƣờng hợp đáng xem xét trong kinh doanh cửa hàng. Thất thoát nguồn lực mang lại những hậu quả xấu trong kinh doanh và là nguyên nhân tạo nên thất bại cho bất kì cửa hàng nào.
2.4.2. Biện pháp hạn chế thất thốt hàng hóa trong kho
- Bố trí có tổ chức:
Nếu bạn quản lý kho không theo một hệ thống nhất định thì tất nhiên sản phẩm sẽ khơng đƣợc bố trí một cách thích hợp nhất. Điều nà ban đầu thì khơng có vấn đề gì, nhƣng về lâu dài nhất là cửa hàng có đa dạng hàng hố thì chắc chắn bạn sẽ mất nhiều thời gian không cần thiết để tìm kiếm một thứ gì đó khách u cầu. Nhƣ vậy, việc thiết lập một hệ thống quản lý là điều chắc chắn phải làm. Cách tốt nhất là sắp xếp đồ theo nhóm, đặt hàng bán chạy vào kệ trung tâm của kho.
- Nhập liệu rõ ràng:
Khi hàng hoá vào kho, bạn nên kiểm tra chúng ngay lập tức. Nếu có bất kì thiếu hụt hoặc thiệt hại gì thì phải note lại và báo ngay cho bên sản xuất. Sau đó, việc đặt chúng vào đúng vị trí trong kho là rất quan trọng bởi ngƣời bán sẽ dễ dàng tìm kiếm và quản lý sản phẩm theo hệ thống chứ không phải theo kệ hàng nhƣ trƣớc.
- Quy trình sắp xếp theo logic:
Cho dù kho của bạn lớn hay nhỏ thì việc sắp đơn chiếm khá nhiều phần trăm trong tổng số thời gian bán hàng. Bởi vậy, nếu kho hàng đƣợc vận hành theo một quy trình logic, bạn sẽ kiểm sốt thời gian tốt hơn. Chẳng hạn, nếu bạn thƣờng gửi lƣợng đơn ít nhƣng sản phẩm nhiều, hãy sắp xếp các danh sách theo nhóm để nhân viên có thể lấ đúng hàng, đúng kệ tránh tình trạng qua đi qua lại một nơi nhiều lần.
- Tổ chức lại là điều cần thiết:
Những gì bạn đang làm ngà hơm na có thể sẽ khơng cịn phù hợp trong 6 tháng tiếp theo nữa, vậy nên hãy xem lại phƣơng pháp mình đã quản lý kho trong 6 tháng trƣớc và đánh giá kết quả của thời gian đó. Ví dụ, một sản phẩm chiếm 2 kệ để đồ vào tháng trƣớc đã trở nên lỗi thời cịn sản phẩm cạnh nó thì đột nhi n đƣợc ƣa chuộng hơn. Tha đổi vị trí hàng hố theo cung - cầu là điều cần thiết.
- Luôn kiểm tra kĩ hàng trƣớc khi gửi đi:
Hãy kiểm tra kĩ sản phẩm trƣớc khi gửi đến các đơn vị vận chuyển để tránh tình trạng sai sót về mẫu mã hoặc số lƣợng hàng, tình trạng sản phẩm khách đã đặt trƣớc đó. Nếu bạn gửi thiếu, hàng hố vỡ hỏng thì khơng những hàng bị trả lại mà uy tín của cửa hàng cũng bị giảm sút đáng kể.
- Giữ cho nhà kho ln an tồn:
Duy trì một mơi trƣờng an tồn cực kì quan trọng để đảm bảo sự an tâm trong lòng ngƣời bán cũng nhƣ ngƣời mua. Những trƣờng hợp xấu xảy ra không những làm bạn thiệt hại về tiền bạc mà còn khiến bạn tốn thời gian xây dựng và sắp xếp lại kho của mình.
- Duy trì ánh sáng thích hợp:
Một nhà kho với ánh sáng tốt không chỉ cung cấp một môi trƣờng làm việc an toàn, th m vào đó nó cũng rèn lu ện khả năng hồn thành cơng việc của nhân viên. Đèn sáng hơn làm tinh thần ngƣời bán hàng tỉnh táo hơn khi lấy sản phẩm, tránh việc
- Đào tạo nhân viên kỹ càng:
Vì quy trình làm việc có thể tha đổi theo thời gian nên việc đào tạo nhân viên cả cũ lẫn mới đều rất quan trọng. Kết hợp đào tạo chéo để nhân viên có thể xử lý nhiều loại công việc khác nhau và nếu một nhân viên xảy ra vấn đề thì ngay tức khắc có ngƣời khác thực hiện thay.
- Lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp:
Bạn có rất nhiều lựa chọn về phần mềm quản lý kho cho cửa hàng của mình, tuy nhiên một phần mềm thực sự hữu ích là khi nó có thể cho ra những con số cụ thể chứ không phải lƣợng phần trăm mơ hồ. Nhanh.vn chính là thứ mà bạn cần lúc này, phần mềm quản lý kho hàng do Nhanh cung cấp không những nhập, xuất, chuyển kho hàng theo nhiều kiểu loại; cho phép sắp xếp vị trí sản phẩm trong kho hàng; nghiệp vụ kiểm kho đơn giản, hệ thống tự động bù trừ hàng hố mà cịn quản lý xếp dỡ hàng hoá, thời gian chuyển kho,... Lời giải đáp cho các vấn đề kho hàng nằm gọn trong một phần mềm nhỏ.
CÂU HỔI ƠN TẬP CHƢƠNG 2
1. Hãy trình bày tóm tắt nội dung phƣơng pháp phân tích ABC và tác dụng của phƣơng nà trong Quản trị kho hàng?
2. Hã trình bà định nghĩa, cơng thức tính và ý nghĩa của chỉ số Vòng quay hàng tồn kho?
3. Hã trình bà định nghĩa, cơng thức tính và ý nghĩa của chỉ số Kì ln chuyển tồn kho?
4. Hãy trình bày tóm tắt những nguyên nhân và biện pháp hạn chế thất thoát trong kho?
5. Bộ phận kế tốn kho của Doanh nghiệp W cung cấp thơng tin về nhu cầu tiêu thụ sản phẩm và doanh thu hàng năm của các mặt hàng mà Doanh nghiệp đang kinh doanh. Mã Sản phẩm Thứ hạng Sản phẩm theo doanh thu Nhu cầu hàng năm % Nhu cầu Doanh thu mặt hàng dự kiến (USD) % Doanh thu Xếp loại D- 192 4 1.260 12.640 D- 200 10 940 3.540 D- 202 2 970 68.890 D- 179 6 1.060 9.030 D- 193 5 1.155 10.270 D- 195 7 920 6.130 D- 204 1 900 111.050 D- 198 8 980 5.070 D- 199 9 950 4.040 D-185 3 480 16.250 D- 205 11 385 3.090 Tổng
Hãy phân loại hàng hóa tồn kho theo kĩ thuật phân tích ABC.
6. Cơng ty DBA sản xuất và cung cấp cafe hạt ở thị trƣờng trong nƣớc. Bộ phận kế toán cung cấp số liệu trong năm sản xuất 20XX, công t đã chi 3 tỷ VND cho hạt giống, thuốc trừ sâu và chi phí khác li n quan đến việc trồng cà phê và 2 tỷ VND cho chi phí lao động. Đầu năm 20xx, cơng t có 0,5 tỷ VND giá trị hạt cafe tồn kho. Vào cuối năm 20XX, cơng t có 0,3 tỷ VND giá trị hạt cafe tồn kho. Công ty hoạt động 360 ngà trong năm.
- Hãy tính kì ln chuyển hàng tồn kho.
7. Có thơng tin về Kì ln chuyển hàng tồn kho trong của Ngành chế biến gỗ và của ba doanh nghiệp kinh doanh gỗ nhƣ sau:
Chỉ tiêu Ngành chế biến gỗ DN A DN B DN
Năm N-2 Năm N -1 Năm N Năm N Năm N Năm N
Kì luân chuyển hàng tồn kho (ngày)
131 105 90 80 90 110
- Hãy thảo luận tình hình tiêu thụ sản phẩm của ba doanh nghiệp trên?
- Đề xuất biện pháp cải thiện tình hình tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp nếu tình hình tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp không đƣợc tốt?
Chƣơng 3: BỔ SUNG HÀNG HÓA Giới thiệu Giới thiệu
Chƣơng nà cung cấp cho ngƣời học mơ hình dự trữ hàng hóa nhƣ mơ hình lƣợng đặt hàng tối ƣu theo mơ hình EOQ cơ bản và các mơ hình EOQ mở rộng, ROP, POP… Đâ là những cơng cụ giúp ngƣời Quản lý kho tính tốn lƣợng đặt hàng và chi phí tồn kho từ đó đƣa ra những qu ết định quản trị ph hợp đối với kho hàng.
Mục tiêu
Sau khi học xong nội dung dung nà , ngƣời học có thể:
- Trình bà đƣợc một số khái niệm cơ bản về quản trị dự trữ hàng hóa.
- Trình bà điều kiện áp dụng và cơng thức tính lƣợng đặt hàng tối ƣu theo mơ hình EOQ cơ bản, EOQ mở rộng, ROP, POP.
- Tính tốn đƣợc lƣợng đặt hàng tối ƣu theo mô hình EOQ cơ bản, EOQ mở rộng, ROP, POP.
Nội dung chính
3.1. Các khái niệm cơ bản về quản trị dự trữ hàng hóa
Quản trị dữ trữ hàng hóa là một nội dung quan trọng trong quản trị Logistics .Dự trữ bảo đảm cho quá trình sản xuất, phân phối và lƣu thơng diễn ra bình thƣờng nhằm cung ứng hàng hóa đến ta ngƣời tiêu dùng một cách kịp thời ,đầ đủ và đồng bộ
Đối với dự trữ sản xuất, việc qu định đúng đắn mức dự trữ có một ý nghĩa rất lớn, nó cho phép giảm các chi phí về quản bảo quản hàng hóa, giảm hao hụt mất mát, bảo đảm cho các doanh nghiệp có đủ những vật tƣ hàng hóa cần thiết trong sản xuất để thực hiện các nhiệm vụ đề ra, ngăn ngừa việc hình thành quá mức dự trữ ,làm ảnh hƣởng tốc độ chu chuyển vốn, phát hiện và có các biện pháp giải quyết những hàng hóa ứ động doanh nghiệp
Trong quá trình kinh doanh, Quản trị dự trữ hàng hóa có vai trị quan trọng, làm