Chƣơng 1 : KIỂM KÊ HÀNG HÓA
2.1.2. Phƣơng pháp phân tích ABC
Trong kinh doanh, kỹ thuật phân tích ABC thƣờng đƣợc sử dụng nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho. Qua đó, xâ dựng phƣơng pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và quản lý hàng tồn kho cho từng nhóm hàng khác nhau.
Hình 2.1: Phân loại hàng hóa theo phƣơng pháp phân tích ABC
Phƣơng pháp nà đƣợc xây dựng tr n cơ sở nguyên tắc Pareto – 20% hàng hóa đem lại 80% doanh số. Nói cách khác, nếu bạn kiểm sốt tốt 20% hàng hóa này thì có thể kiểm sốt 80% tồn bộ hệ thống.
Hàng hóa đƣợc khuyến cáo chia thành 3 thể loại:
Nhóm A: Là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70－80% so với tổng
giá trị hàng hố dự trữ trong kho. Đặc tính của nhóm hàng này: - Có tính chọn lọc nhà cung cấp cao
- Cần sự chính xác về số lƣợng và thời gian đặt hàng - Cần mua hàng liên tục
Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hố dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung
bình. Hàng hóa nhóm B là hàng trung gian, đem lại 15% chỉ tiêu bán hàng cho doanh nghiệp.
Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm 5% so với
tổng giá trị hàng dự trữ. Nhóm hàng này cần:
- Đơn giản hố quy trình mua hàng - Thời gian giữa các lƣợt đặt hàng dài
Chỉ tiêu bán hàng có thể đƣợc đánh giá theo nhiều cách khác nhau. Cách tốt nhất và đƣợc dùng phổ biến nhất là theo chỉ tiêu lợi nhuận. Hàng nào giá trị càng cao thì mang lại lợi nhuận càng nhiều. Ngồi ra, doanh số, số lƣợng cũng là chỉ tiêu bán hàng đƣợc nhiều doanh nghiệp – cửa hàng áp dụng.
Nếu phân tích ABC bằng máy vi tính sẽ đem lại độ chính xác và tiết kiệm thời gian nhiều hơn phân tích ABC bằng thủ cơng.
Bảng 2.1: Phân loại vật liệu tồn kho theo kỹ thuật phân tích ABC Loại vật liệu Nhu cầu hàng năm % Số lƣợng Giá đơn vị Tổng giá trị hàng năm
% Giá trị Phân loại ABC 1 1.000 3,92 4.300 4.300.000 38,64 A 2 5.000 9,80 720 3.800.000 34,15 A 3 1.900 7,45 500 950.000 8,54 B 4 1.000 3,92 710 710.000 6,38 B 5 2.500 9,80 250 625.000 5,62 B 6 2.500 9,80 192 480.000 4,31 B 7 400 1,57 200 80.000 0,72 C 8 500 1,96 100 50.000 0,45 C 9 200 0,78 210 42.000 0,38 C 10 1.000 3,92 35 35.000 0,31 C 11 3.000 11,76 10 30.000 0,27 C 12 9.000 35,29 3 27.000 0,24 C Tổng 25.500 100,00 8.030 11.129.000 100,00 2.1.3. Tác dụng của phân tích ABC trong cơng tác quản trị
Các nguồn vốn để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C. Nên đầu tƣ thích đáng vào nhóm A bởi đâ là mặt hàng mang lại nhiều giá trị lợi nhuận.
Các loại hàng nhóm A cần có sự ƣu ti n trong các khâu quản lý, kiểm tra thƣờng xuyên. Việc lập báo cáo chính xác sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo đƣợc độ an toàn trong sản xuất, tránh rủi ro, thất thoát.
Cần chú trọng khâu dự báo của nhóm A cẩn thận hơn các nhóm khác.
Kỹ thuật phân tích ABC giúp trình độ của nhân viên giữ kho đƣợc nâng cao do họ thƣờng xuyên thực hiện các chu kì kiểm tra, kiểm sốt từng nhóm hàng.
Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ mang lại kết quả tốt hơn trong dự báo, kiểm sốt, đảm bảo tính khả thi của nguồn cung ứng, tối ƣu hoá lƣợng dự trữ.
2.1. Chỉ số vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover) 2.2.1. Định nghĩa, cơng thức tính 2.2.1. Định nghĩa, cơng thức tính
Chỉ số vịng quay hàng tồn kho là một trong những tỷ số tài chính để đánh giá
hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Tỷ số nà đƣợc tính ra bằng cách lấy Giá vốn hàng bán (COGS - Cost of Goods Sold) trong một kì nhất định chia cho giá trị hàng tồn kho trung bình trong cùng kì.
COGS chính là chi phí trực tiếp để tạo ra hàng hố. Thơng thƣờng, chi phí này gồm chi phí sản xuất hàng hố cộng với bất kỳ chi phí lao động nào liên quan trực tiếp đến việc sản xuất hàng hoá. COGS khơng bao gồm chi phí nhƣ vận chuyển và chi phí phân phối khơng liên quan trực tiếp đến việc sản xuất ra hàng hố.
Bình qn giá trị hàng tồn kho bằng trung bình cộng của giá trị đầu kì và giá trị cuối kì.
Vịng quay hàng tồn kho là cách để đo lƣờng số lần doanh nghiệp bán hàng tồn kho của mình trong một thời gian nhất định.
Cơng thức:
Giá vốn hàng bán Chỉ số vịng quay hàng tồn kho =
Giá trị hàng tồn kho trung bình
Ví dụ: Giá vốn hàng bán của sản phẩm X hàng năm là: USD 120.000. Giá trị hàng
tồn kho trung bình của sản phẩm nà là: USD 10.000. Hã tính chỉ số vịng qua hàng tồn kho.
Giải:
Chỉ số vòng qua vốn tồn kho = 120.000 / 10.000 = 12 lần
Thời gian dự trữ bình quân của sản phẩm X đƣợc tính ra là một tháng; nói cách khác mỗi năm đơn vị cần cung ứng 12 lần.
2.2.2. Ý nghĩa của chỉ số vòng quay hàng tồn kho
Trong khoản mục hàng tồn kho của Báo cáo tài chính, hệ số vịng qua hàng tồn kho thể hiện khả năng quản trị hàng tồn kho.
Chỉ số vòng qua hàng tồn kho càng cao càng cho thấ doanh nghiệp bán hàng nhanh và hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều trong doanh nghiệp. Nghĩa là doanh nghiệp
sẽ ít rủi ro hơn nếu nhìn thấ trong báo cáo tài chính, khoản mục hàng tồn kho có giá trị giảm qua các năm. Ngƣợc lại, nếu chỉ số nà nhỏ thì tốc độ qua vịng hàng tồn kho thấp.
Tu nhi n chỉ số nà q cao cũng khơng tốt vì nhƣ thế có nghĩa là lƣợng hàng dự trữ trong kho khơng nhiều, nếu nhu cầu thị trƣờng tăng đột ngột thì rất khả năng doanh nghiệp bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh giành thị phần. Th m nữa, dự trữ ngu n liệu vật liệu đầu vào cho các khâu sản xuất khơng đủ có thể khiến cho dâ chu ền bị ngƣng trệ. Vì vậ chỉ số vòng qua hàng tồn kho cần phải đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất đáp ứng đƣợc nhu cầu khách hàng.
Vậ câu hỏi đặt ra là chỉ số vòng qua hàng tồn kho bao nhi u là tốt? Để trả lời câu hỏi nà cần phải xem xét th m nhiều ti u chí nhƣ doanh thu, dịng tiền… cũng nhƣ ngành nghề kinh doanh và tình hình thực tế doanh nghiệp. Vòng qua hàng tồn kho phải đủ lớn để đảm bảo sản xuất và đáp ứng nhu cầu của thị trƣờng. Một ví dụ về mơ hình đang áp dụng hiệu quả tại các cơng t của Nhật Bản mà doanh nghiệp Việt Nam có thể học hỏi là số ngà luân chu ển hàng tồn kho ở mức an toàn là 90 ngà .
Cần lƣu ý, hàng tồn kho t thuộc tính chất ngành nghề kinh doanh nhƣng khơng phải cứ mức tồn kho thấp là tốt, mức tồn kho cao là xấu.
Ví dụ: doanh nghiệp ti n đốn sẽ có tình trạng khan hiếm hàng hóa n n trữ lƣợng lớn hàng và sẽ tung sản phẩm ra ở thời điểm cần thiết. Lúc đó, hàng tồn kho trở thành khoản lợi nhuận của doanh nghiệp.
2.3. Kì luân chuyển hàng tồn kho (Days to sell inventory) 2.3.1. Định nghĩa, cơng thức tính 2.3.1. Định nghĩa, cơng thức tính
Kì ln chuyển hàng tồn kho là thời gian lƣu kho hàng bình quân trong một ki
(hay số ngày một vòng quay hàng tồn kho. Đâ cũng là một trong những chỉ tiêu tài
chính quan trọng để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Cơng thức:
Thời gian kì kinh doanh Kì luân chuyển hàng tồn kho =
Vòng quay hàng tồn kho
Chỉ tiêu này cho biết thời gian cần thiết để tiêu thụ số hàng tồn kho bình quân trong kì. Thời gian của kì phân tích một tháng là 30 ngày, một quý là 90 ngày, một năm là 12 tháng hoặc là 360 ngày hoặc 365 ngày.
Ví dụ: Giá vốn hàng bán của sản phẩm X hàng năm là: USD 120.000. Giá trị hàng
tồn kho trung bình của sản phẩm nà là: USD 10.000. Hã tính kì ln chu ển hàng tồn kho.
Giải:
Chỉ số vòng qua vốn tồn kho = 120.000 / 10.000 = 12 lần
Kì luân chuyển hàng tồn kho = 12 tháng/12 = 1 tháng; hoặc 360 ngày/12 = 30 ngày
Nghĩa là hàng hóa của Doanh nghiệp đƣợc lƣu kho trung bình một tháng hay là 30 ngà trƣớc khi bán ra. Nói cách khác, trung bình, Doanh nghiệp bán tồn bộ hàng tồn kho trong khoảng 30 ngày một kì.
Thời gian lƣu kho hàng bình quân trong một kì lớn là một dấu hiệu của việc doanh nghiệp đầu tƣ quá nhiều cho hàng tồn kho. Nếu thời gian lƣu kho hàng ngắn,hay
gọi là tốc độ luân chuyển hàng tồn kho nhanh sẽ đẩy nhanh tốc độ thu hồi vốn, do đó làm tăng khả năng thanh tốn cho Doanh nghiệp.
2.3.2. Ý nghĩa của kì luân chuyển hàng tồn kho
Kì luân chuyển hàng tồn kho là thƣớc đo thể hiện khả năng về mặt tài chính của doanh nghiệp. Chỉ số này thể hiện khoảng thời gian cần thiết để doanh nghiệp có thể thanh lý đƣợc hết số lƣợng hàng tồn kho của mình (bao gồm cả hàng hố cịn đang trong quá trình sản xuất . Thơng thƣờng nếu chỉ số này ở mức thấp thì có nghĩa là công ty hoạt động khá tốt, tu nhi n cũng cần phải chú ý rằng chỉ số kì luân chuyển hàng tồn kho bình quân là rất khác nhau giữa các ngành.
Khẳng định rằng kì luân chuyển hàng tồn kho là một chỉ số rất quan trọng, đặc biệt ngành hàng tiêu dùng nhanh (Fast Moving Consumer Goods) luôn sản xuất số lƣợng lớn, có date nhƣng lại rất khó kiểm sốt hàng tồn ngoài thị trƣờng. Việc đo lƣờng đƣợc chính xác chỉ số kì ln chuyển hàng tồn kho có thể giúp nhà sản xuất điều phối và sản xuất hàng với số lƣợng hợp lý hơn với thực tế tiêu thụ của thị trƣờng.
Tùy từng thời điểm và ngành hàng sẽ có chỉ số kì ln chuyển hàng tồn kho khác nhau, để xác định chỉ số kì luân chuyển hàng tồn kho nhãn hàng mà Doanh nghiệp đang có tốt ha khơng trƣớc hết Doanh nghiệp cần xác định kì luân chuyển hàng tồn kho bình thƣờng của ngành hàng là bao nhiêu. Ví dụ hàng tiêu dùng nhanh chắc chắn sẽ đƣợc dùng nhiều hơn và mua thƣờng xu n hơn, vì vậy kì luân chuyển hàng tồn kho sẽ thấp hơn so với ngành hàng điện máy.
Sau khi xác định đƣợc kì luân chuyển hàng tồn kho trung bình của ngành hàng, Doanh nghiệp sẽ so sánh với nhãn hàng của mình để đƣa ra những nhận định hợp lý về tình hình tiêu thụ sản phẩm.
2.4. Những nguyên nhân và biện pháp hạn chế thất thốt hàng hóa trong kho 2.4.1. Ngun nhân gây thất thốt hàng hóa
- Lƣợng hàng hóa lớn, khơng kiểm kho thƣờng xuyên
Một cửa hàng thông thƣờng sẽ chẳng kinh doanh một loại mặt hàng duy nhất mà bao gồm rất nhiều những sản phẩm thuộc các loại; thƣơng hiệu; kích cỡ khác nhau. Dù là nhân viên tại cửa hàng hay chính nhà quản lý; ngƣời chủ cũng chƣa chắc có thể nhớ hết đƣợc toàn bộ những sản phẩm này.
Từ đó, dẫn đến tình trạng nhầm lẫn dễ xả đến; hàng hóa khơng cịn đủ cũng chẳng thể nắm bắt đƣợc. Th m vào đó là tình trạng khơng kiểm kho thƣờng xun hoặc chƣa có lịch trình kiểm kho cụ thể; rảnh lúc nào – làm lúc ấy!
- Quy trình quản lý kho/hàng hóa chƣa chặt chẽ:
Quy trình quản lý kho/hàng hóa chƣa chặt chẽ; khơng phân quyền nhân viên rõ ràng: Khơng quy trình rõ ràng; khơng lịch kiểm kho cố định dẫn đến việc bạn chỉ biết đƣợc kết quả là hàng thiếu ha đủ sau khi kiểm mà không biết đƣợc là mất trong khoảng thời điểm nào; đối tƣợng tình nghi là ai. Khi khơng may thất thốt, trách nhiệm đƣợc truy cứu một cách chủ quan.
- Lỗi xảy ra từ quy trình:
Quy trình ở đâ có thể bao gồm cả quy trình nhập hàng; xuất hàng; chuyển hàng hóa từ kho ra trƣng bà tại cửa hàng của bạn. Không quản lý; đối chiếu kỹ càng; các con số từ những giai đoạn này xả đến sai lệch; thất thốt. (ví dụ nhƣ trong q trình nhập hàng; con số trên chứng từ; hóa đơn từ nhà cung cấp không khớp với lƣợng hàng hiện tại nhƣng bạn hoặc nhân viên không phát hiện ra. Trong giai đoạn sau; khi phát hiện thiếu hụt; chủ cửa hàng là bạn không biết đƣợc do đâu n n cho rằng đâ là phần thất thoát).
- Sai lệch hàng hóa khi bán:
Bán hàng; tính tiền theo phƣơng pháp thủ công ghi trên giấ thƣờng gây ra việc nhầm lẫn về số liệu. Nếu cửa hàng của bạn có q nhiều hàng hóa thì bạn sẽ gặp khó khăn trong việc ghi nhớ giá cả; số lƣợng. Những việc này sẽ dẫn đến sai lệch trong quá
Những nhầm lẫn này có thể đến từ nhân vi n ha khách hàng nhƣng đều gây ra thất thoát; dẫn đến hậu quả nghiêm trọng đối với kinh doanh. Trong những trƣờng hợp này; bạn có thể sử dụng 1 đơn vị trung gian để quản lý hàng hóa của mình hoặc sử dụng hệ thống phần mềm quản lý bán hàng bao gồm cả hệ thống phần mềm quản lý kho hàng.
Việc quản lý bằng mã vạch đƣợc coi là lựa chọn thông minh và hợp lý nhất. Tất cả các hóa đơn bán hàng sẽ đƣợc kiểm sốt một cách chặt chẽ và hiệu quả. Đâ đƣợc coi là ứng dụng cơng nghệ vƣợt trội giúp hạn chế các thất thốt trong khâu bán hàng và là chìa khóa để giải quyết mọi vấn đề.
- Sai lệch hàng hóa trong quản lý kho:
Quản lý kho hàng hiệu quả là một khâu quan trọng mà bất kì cửa hàng nào cũng quan tâm và đâ cũng là khâu dễ gây thất thốt nếu khơng đƣợc quản lý chặt chẽ. Cửa hàng có thể đang trao qu ền cho những nhân sự thiếu trung thực nhƣng lại rất hiểu biết về thời điểm xuất nhập hàng để lấy cắp, trong khi việc kiểm kho chƣa đƣợc chú trọng đúng mức. Giờ đâ , để hạn chế tình trạng thất thốt một cách tối đa.
Với hệ thống kho hiện đại, camera lắp đặt xung quanh các vị trí kệ hàng, đảm bảo hàng hóa của bạn đƣợc bảo quản và lƣu trữ an tồn. Quy trình nhập kho, xuất kho và báo cáo rõ ràng giúp bạn kiểm sốt hàng hóa hàng ngày, giảm thiểu tối đa việc thất thốt hàng hóa trong q trình lƣu kho
- Thất thốt kho hàng từ nhân viên cửa hàng:
Thất thoát từ nhân vi n là trƣờng hợp đáng xem xét trong kinh doanh cửa hàng. Thất thoát nguồn lực mang lại những hậu quả xấu trong kinh doanh và là nguyên nhân tạo nên thất bại cho bất kì cửa hàng nào.
2.4.2. Biện pháp hạn chế thất thốt hàng hóa trong kho
- Bố trí có tổ chức:
Nếu bạn quản lý kho không theo một hệ thống nhất định thì tất nhiên sản phẩm sẽ khơng đƣợc bố trí một cách thích hợp nhất. Điều nà ban đầu thì khơng có vấn đề gì, nhƣng về lâu dài nhất là cửa hàng có đa dạng hàng hố thì chắc chắn bạn sẽ mất nhiều thời gian không cần thiết để tìm kiếm một thứ gì đó khách u cầu. Nhƣ vậy, việc thiết lập một hệ thống quản lý là điều chắc chắn phải làm. Cách tốt nhất là sắp xếp đồ theo nhóm, đặt hàng bán chạy vào kệ trung tâm của kho.
- Nhập liệu rõ ràng:
Khi hàng hoá vào kho, bạn nên kiểm tra chúng ngay lập tức. Nếu có bất kì thiếu hụt hoặc thiệt hại gì thì phải note lại và báo ngay cho bên sản xuất. Sau đó, việc đặt chúng vào đúng vị trí trong kho là rất quan trọng bởi ngƣời bán sẽ dễ dàng tìm kiếm và quản lý sản phẩm theo hệ thống chứ không phải theo kệ hàng nhƣ trƣớc.
- Quy trình sắp xếp theo logic:
Cho dù kho của bạn lớn hay nhỏ thì việc sắp đơn chiếm khá nhiều phần trăm