Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin phần 1 gồm các nội dung chính sau: dự án và khoa học quản lý; quản lý dự án và người quản lý dự án; đối tượng tham gia dự án; tài liệu mô tả dự án; bảng công việc; ước lượng thời gian và chi phí thực hiện dự án; xác định rủi ro. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 1 giáo trình.
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ AN GIANG GIÁO TRÌNH MƠN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN NGHỀ: LẬP TRÌNH MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG NGHỀ Ban hành theo QĐ số: ……/QĐ-CĐN, ngày … tháng … năm 201… Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề An Giang) Tên tác giả: Vũ Trƣờng Duy Năm ban hành: 2018 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu thuộc loại sách giáo trình nên nguồn thơng tin đƣợc phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm LỜI GIỚI THIỆU Với phát triển vô mạnh mẽ Công nghệ thông tin (CNTT), nhu cầu phát triển phần mềm ngày tăng, đặc biệt phần mềm lớn, có phạm vi ứng dụng rộng rãi, xây dựng nhiều năm, huy động đội ngũ đông đảo chuyên gia phần mềm khác Các phần mềm đƣợc thiết kế xây dựng khuôn khổ dự án CNTT Rất nhiều học thực tế Việt Nam giới cho thấy dự án lớn khả thành cơng Việc quản lý dự CNTT ngày chứng tỏ vai trò đặc biệt quan trọng nó, góp phần đảm bảo thành công cho dự án Quản lý dự án, từ chỗ nghệ thuật, đƣợc nghiên cứu, tổng kết phát triển thành môn khoa học Đây môn học mang nhiều yếu tố khoa học xã hội, đƣợc ứng dụng khoa học tự nhiên Giáo trình gồm nội dung sau: Bài 1: DỰ ÁN VÀ KHOA HỌC QUẢN LÝ Bài 2: QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ NGƢỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN Bài 3: ĐỐI TƢỢNG THAM GIA DỰ ÁN Bài 4: TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN Bài 5: BẢNG CÔNG VIỆC Bài 6: ƢỚC LƢỢNG THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN Bài 7: XÁC ĐỊNH RỦI RO Bài 8: LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN VÀ PHÂN BỐ LỰC LƢỢNG, TÀI NGUYÊN Bài 9: SỬ DỤNG PHẦN MỀM Bài 10: SƠ ĐỒ LUỒNG CÔNG VIỆC Bài 11: HỒ SƠ DỰ ÁN Bài 12: ĐẶC DIỂM CỦA DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Bài 13: KIỂM SỐT DỰ ÁN Bài 14: KHỐN NGỒI, MUA SẮM Bài 15: KẾT THÚC DỰ ÁN Trong trình biên soạn, cố gắng tham khảo nhiều tài liệu giáo trình khác nhƣng tác giả khơng khỏi tránh đƣợc thiếu sót hạn chế Tác giả chân thành mong đợi nhận xét, đánh giá góp ý để giáo trình ngày hồn thiện An Giang, ngày tháng năm 2018 Tham gia biên soạn Vũ Trường Duy MỤC LỤC Bài 1: DỰ ÁN VÀ KHOA HỌC QUẢN LÝ I KHOA HỌC QUẢN LÝ Lịch sử phát triển tƣ tƣởng quản lý Khái niệm quản lý 10 Đặc điểm chung Hệ thống quản lý 11 II DỰ ÁN 12 Khái niệm dự án 12 Tính chất dự án 12 Một số nguyên nhân thất bại dự án 13 Bài 2: QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ NGƢỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN 15 I QUẢN LÝ DỰ ÁN 15 Khái niệm quản lý dự án 15 Các nội dung quản lý dự án 15 Phong cách quản lý dự án 16 II NGƢỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN 18 Bảng phân vai dự án 18 Lựa chọn nhân cho Ban quản lý Nhóm chuyên môn 18 Những trở ngại cho việc quản lý dự án 21 Việc định ngƣời quản lý dự án 21 Bài 3: ĐỐI TƢỢNG THAM GIA DỰ ÁN 23 I ĐƠN VỊ TÀI TRỢ 23 II KHÁCH HÀNG 23 III.BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 23 IV TỔ CHUYÊN MÔN 24 V HƢỚNG DẪN TRỢ GIÚP ĐỐI VỚI DỰ ÁN CNTT 24 Bài 4: TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN 26 I MỤC ĐÍCH-MỤC TIÊU DỰ ÁN 26 II TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN 28 III.KHUNG TÀI LIỆU MÔ TẢ CHO DỰ ÁN CNTT 30 Mơ tả dự án 30 Mục đích mục tiêu dự án 30 Phạm vi dự án 30 IV CÁC BƢỚC TIẾN HÀNH KHI XÂY DỰNG TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN 31 V LỰA CHỌN CƠNG NGHỆ THỰC HIỆN VÀ MƠ HÌNH PHÁT TRIỂN DỰ ÁN 32 Bài 5: BẢNG CÔNG VIỆC 35 I KHÁI NIỆM VỀ BẢNG CÔNG VIỆC 35 II NHỮNG YẾU TỐ TRONG BẢNG CÔNG VIỆC 35 III.CẤU TRÚC BẢNG CÔNG VIỆC 36 IV CÁC BƢỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC 38 V LƢU Ý VÀ CÁC VÍ DỤ 39 Bài 6: ƢỚC LƢỢNG THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN 44 I ƢỚC LƢỢNG THỜI GIAN 44 Các kỹ thuật làm ƣớc lƣợng thời gian 44 Các bƣớc làm ƣớc lƣợng thời gian 46 Lƣu ý hƣớng dẫn trợ giúp 47 II ƢỚC LƢỢNG CHI PHÍ 52 Phân loại chi phí 52 Cách tính chi phí 53 III.CÁC PHƢƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH CÁC HẠNG MỤC CHI PHÍ DỰ ÁN 53 IV THỰC HÀNH CÁCH TÍNH CHI PHÍ DỰ ÁN VỚI CÁC DỰ ÁN CNTT 54 Bài 7: XÁC ĐỊNH RỦI RO 58 I ĐỊNH NGHĨA RỦI RO 58 II XÁC ĐỊNH VÀ PHÒNG NGỪA RỦI RO 58 Bài 8: LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN VÀ PHÂN BỐ LỰC LƢỢNG, TÀI NGUYÊN 62 I LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN 62 Mục đích 62 Phƣơng pháp lập lịch theo biểu đồ mạng PERT 62 Sơ đồ Gantt 63 II CÁCH PHÂN BỐ LỰC LƢỢNG, TÀI NGUYÊN 65 Hình đồ tài nguyên 65 Cách xây dựng hình đồ 66 Hƣớng dẫn bổ sung 69 Bài 9: SỬ DỤNG PHẦN MỀM 74 I GIỚI THIỆU MỘT SỐ PHẦN MỀM TRỢ GIÚP QUẢN LÝ DỰ ÁN 74 Giới thiệu chung 74 Giới thiệu số phần mềm trợ giúp quản lý dự án 74 II PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 75 Chuẩn bị 75 Các thiết lập ban đầu cho dự án (new project) 82 Khai báo tài nguyên sử dụng dự án 88 Bắt đầu với bƣớc lập dự án 89 Cập nhật tiến độ trình thực dự án 96 Xác lập đƣờng găng dự án 97 In biểu đồ báo cáo 98 Bài 10: SƠ ĐỒ LUỒNG CÔNG VIỆC 100 I CÁC THỦ TỤC DỰ ÁN 100 II MÔ TẢ LUỒNG CÔNG VIỆC 100 Bài 11: HỒ SƠ DỰ ÁN 103 I HỒ SƠ QUẢN LÝ DỰ ÁN 103 II CÁC BIỂU MẪU 104 III.BÁO CÁO 104 IV THƢ VIỆN DỰ ÁN, LƢU TRỮ 105 V CÁC BIÊN BẢN 105 VI VĂN PHÒNG DỰ ÁN 105 Bài 12: ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 106 I LỊCH SỬ CỦA VIỆC LÀM PHẦN MỀM 106 II ĐẶC ĐIỂM CỦA VIỆC XÂY DỰNG NHỮNG PHẦN MỀM LỚN 107 III.ĐẶC THÙ VÀ ĐỘ ĐO CỦA DỰ ÁN CNTT 108 Bài 13: KIỂM SOÁT DỰ ÁN 110 I CÁC YẾU TỐ LÀM ẢNH HƢỞNG ĐẾN NĂNG SUẤT VÀ CHẤT LƢỢNG CỦA DỰ ÁN CNTT 110 II THU THẬP, ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 111 III.LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA RỦI RO 111 IV KIỂM SOÁT TÀI LIỆU DỰ ÁN 112 V CÁC HOẠT ĐỘNG ĐIỀU CHỈNH 114 VI KIỂM SOÁT THAY ĐỔI 115 VII CHỈNH SỬA VÀ LẬP KẾ HOẠCH LẠI 117 Bài 14: KHỐN NGỒI, MUA SẮM 119 I KHỐN NGỒI 119 Khốn - vấn đề chung 119 Dịch vụ khốn ngồi 119 Rủi ro liên quan tới khốn ngồi 120 Tiến trình quản lý rủi ro 120 Thẩm định rủi ro lập kế hoạch chiến lƣợc 120 Chọn bên thứ ba trách nhiệm nghề nghiệp 121 Vấn đề hợp đồng 121 Giám sát mối quan hệ bên thứ ba 121 II HỢP ĐỒNG THUÊ KHOÁN 122 Cấu phần hợp đồng 122 Quản lý hợp đồng 123 Quản lý nhà cung cấp 124 Bài 15: KẾT THÚC DỰ ÁN 128 I ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 128 II CÁC PHƢƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ, CÁC THÔNG SỐ ĐÁNH GIÁ 128 Phƣơng pháp đánh giá 128 Thông số đánh giá 129 III.LẬP BÁO CÁO TỔNG THỂ 129 IV NHỮNG VIỆC LÀM KHI KẾT THÚC DỰ ÁN 129 V TOÀN CẢNH VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT 130 VI MỘT SỐ VĂN BẢN PHÁP QUY LIÊN QUAN ĐẾN TỔ CHỨC VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN 130 CÁC THUẬT NGỮ CHUYÊN MÔN 132 TÀI LIỆU THAM KHẢO 133 GIÁO TRÌNH MƠN HỌC Tên mơn học: QUẢN LÝ DỰ ÁN CƠNG NGHỆ THƠNG TIN Mã mơn học: MH 32 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học/mơ đun: - Vị trí: Mơn học đƣợc bố trí sau sinh viên học xong môn học chung, môn học sở chun ngành đào tạo chun mơn nghề - Tính chất: Là môn chuyên ngành tự chọn - Ý nghĩa vai trị mơ học: Đây mơn học đào tạo chuyên môn nghề, cung cấp cho sinh viên kỹ quản lý dự án công nghệ thông tin Mục tiêu môn học/mô đun: -Về kiến thức: + Trình bày đƣợc phƣơng pháp luận, tiêu chuẩn cho việc quản lý dự án nói chung dự án cơng nghệ thơng tin nói riêng + Lựa chọn đƣợc giải pháp cho việc quản lý công nghệ thông tin thực tiễn -Về kỹ năng: + Hoạch định đƣợc công việc cần chuẩn bị trƣớc dự án CNTT hoạt động + Thực đƣợc hoạt động quản lý kiểm soát dự án CNTT hoạt động -Về lực tự chủ trách nhiệm: cẩn thận, tự giác, tự học hỏi, nghiên cứu chuyên sâu Nội dung môn học/mô đun Chƣơng 1: Tổng quan công nghệ phần mềm Định nghĩa thuật ngữ CNPM Quy trình xây dựng phần mềm Chƣơng 2: Quản lý dự án phần mềm Tiến trình quản lý phần mềm Lập kế hoạch dự án phần mềm Theo dõi dự án phần mềm Quản lý rủi ro Kiểm tra Chƣơng 3: Phân tích yêu cầu hệ thống phần mềm Yêu cầu hệ thống Yêu cầu ngƣời sử dụng Tài liệu đặc tả yêu cầu Quy trình xác định yêu cầu Các mơ hình hệ thống Kiểm tra Chƣơng 4: Thiết kế cài đặt phần mềm Các tảng thiết kế phần mềm Thiết kế giao diện ngƣời dùng Chƣơng 5: Kiểm thử bảo trì phần mềm Bảo đảm chất lƣợng phần mềm Kiểm thử phần mềm Kiểm tra Bài 1: DỰ ÁN VÀ KHOA HỌC QUẢN LÝ Thời gian: 1h (LT: 1h, TH: 0h) Quản lý dự án lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng nhiệm vụ hàng ngày nhà quản lý hay cá nhân có tham vọng trở thành nhà quản lý Để hiểu rõ làm chủ đƣợc kiến thức, nội dung xung quanh nhiệm vụ, hoạt đông quản lý dự án, cụ thể dự án công nghệ thống tin - CNTT, trƣớc tiên, cần phải trang bị kiến thức nhằm khai thông khái niệm, thuật ngữ quản lý dự án CNTT Mục tiêu bài: - Phân tích đƣợc khái niệm quản lý dự án - Phân tích đƣợc đặc điểm chung hệ thống quản lý - Phân tích đƣợc tính chất dự án nắm bắt số nguyên nhân thất bại dự án Nội dung bài: I KHOA HỌC QUẢN LÝ Lịch sử phát triển tƣ tƣởng quản lý Hoạt động quản lý có từ lâu, nhƣng khoa học quản lý lại mẻ Có tồn nhiều chủ thuyết khác quản lý a) Thời Trung Hoa cổ đại - Khổng tử: Đức trị Khổng Tử: 551 TCN - 479 TCN (Thời Xuân Thu) Lấy "Nhân" nguyên tắc bản, quy định hoạt động chủ thể quản lý quan hệ với đối tƣợng quản lý Động viên, khuyến khích Xuất phát điểm ngƣời: Thiện Cơng-Tƣ thống Khuyến khích chủ nghĩa "quân tử", đả phá chủ nghĩa "tiểu nhân" Nhấn mạnh tâm đức ngƣời quản lý - Hàn Phi Tử: Pháp trị Hàn Phi Tử: 403 TCN - 221 TCN (Thời Chiến Quốc) Lấy"Pháp" nguyên tắc bản, quy định hoạt động chủ thể quản lý quan hệ với đối tƣợng quản lý Thƣởng phạt công minh Xuất phát điểm ngƣời: ác, vụ lợi Công-Tƣ mâu thuẫn Ủng hộ chuyên chế, cổ vũ độc tài Ba khái niệm quản lý: "thế" (quyền lực), ""pháp" (luật pháp), "thuật" (biện pháp quản lý) b) Trƣờng phái cổ điển thời kỳ đầu phát triển công nghiệp Sự đời: Thế kỷ 18, công nghiệp bắt đầu phát triển Châu Âu dẫn đến đời nhà máy, cơng ty từ xuất nhu cầu quản lý c) Lý thuyết quản lý cách khoa học (Scientific Management) - Freadrich Winslow Taylor (Mỹ), - Quy trình lao động hợp lý, khơng trùng lặp, tốn sức, suất cao - Tiêu chuẩn hố cơng việc, đặt định mức, trả lƣơng theo sản phẩm - Chun mơn hố lao động - Tiền thƣởng động thúc đẩy sản xuất d) Lý thuyết "quản lý hành - tổ chức" - Henry Fayol (Pháp), Max Weber (Đức), - Các chức quản lý: POSDCORB P: Planning - Lập kế hoạch O: Organizing - tổ chức (xác định phân cấp quản lý) S: Staffing - quản lý nhân D: Directing - Chỉ đạo CO: coordinating - Phối hợp (=>họp) R: Reviewing - Kiểm tra B: Budgeting - Tài chính, ngân sách - Các nguyên tắc quản lý - Các nguyên tắc định e) Trƣờng phái tâm lý - xã hội thời kỳ đại - Coi trọng mối quan hệ ngƣời - Xem xét quản lý quan điểm tâm lý học - Năng suất làm việc phụ thuộc nhiều vào yếu tố tâm lý, xã hội đối tƣợng quản lý - Ngƣời quản lý tìm cách gia tăng thoả mãn tâm lý nhu cầu tinh thần nhân viên - Coi trọng mối quan hệ tốt đẹp thành viên tổ chức f) Trƣờng phái định lƣợng quản lý - Cố gắng áp dụng môn khoa học khác phục vụ cho quản lý - Không coi trọng yếu tố tâm lý, xã hội - Các môn khoa học đƣợc áp dụng cho quản lý: lý thuyết hệ tthống, lý thuyết xác suất, lý thuyết thống kê, lý thuyết chọn mẫu, lý thuyết mô phỏng, lý thuyết xếp hàng, lý thuyết định, tin học g) Một vài tƣ tƣởng quản lý xã hội đƣơng đại (từ 1960 đến nay) Ví dụ mơ hình quản lý nhà máy, doanh nghiệp Nhật Nhật Châu Âu - Làm việc suốt đời - Làm việc theo hợp đồng, có thời hạn - Đánh giá đề bạt chậm - Đánh giá đề bạt nhanh - Công nhân đa - Cơng nhân đƣợc chun mơn hố - Cơ chế kiểm tra gián tiếp - Cơ chế kiểm tra trực tiếp - Quyết định tập thể - Quyết định cá nhân - Trách nhiệm tập thể - Trách nhiệm cá nhân - Quyền lợi toàn cục - Quyền lợi riêng Tƣ quản lý theo dự án phát triển mạnh thời kì phổ cập cơng nghệ thông tin, mà môi trƣờng kinh tế trở thành tồn cầu mang tính biến chuyển khơng ngừng Khái niệm quản lý Quản lý (nói chung) tác động chủ thể quản lý lên đối tƣợng quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu định điều kiện biến động môi trƣờng Từ khái niệm ta thấy quản lý có: - Chủ thể quản lý (ngƣời quản lý) - Đối tƣợng quản lý (ngƣời bị quản lý) - Có mục tiêu cần đạt đƣợc - Có mơi trƣờng quản lý Vì cần quản lý: Đạt mục đích theo cách tốt hồn cảnh mơi trƣờng ln biến động nguồn lực hạn chế Quản lý tạo giá trị gia tăng tổ chức Có thể cần phân tích thêm yếu tố quản lý điều kiện biến động môi trƣờng để thấy tƣơng phản quản lý cổ điển quản lý đại Chính yếu tố biến động dẫn tới việc quản lý theo dự án trở thành trọng tâm cho thời nay, đối lập với quản lý hành quan liêu cổ điển Ví dụ: Đối Mục tiêu cần đạt Chủ thể Q/lý tƣợng Mơi trƣờng (có thể biến động) đƣợc Q/lý Quản lý học tập trƣờng học - Điều kiện dạy, học Ban Giám hiệu Giáo Dạy tốt - Học trƣờng (đứng đầu viêntốt(Quy - Điều kiện sinh hoạt, lại Hiệu trƣởng) Sinh viên tiêu, số cụ thể) thành phố - Tình hình trị, xã hội 10 Con ngƣời: Những ngƣời có mối quan hệ trực tiếp, hay gián tiếp, với dự án Tiêu chuẩn bảng công việc tốt Mọi nhánh bảng công việc đƣợc chi tiết tới mức thấp nhất, (qui tắc 80 giờ) Mọi ô bảng công việc đƣợc đánh số Mọi ô Danh sách sản phẩm đƣợc thể danh từ (và tính từ) Mọi ô Danh sách công việc đƣợc thể động từ bổ ngữ Mọi công việc bảng công việc, đƣợc xác định đầy đủ Đã đƣợc phản hồi chấp thuận từ ngƣời liên đới đến bảng công việc Lƣu ý: Mọi ngƣời chấp thuận bảng cơng việc khơng có nghĩa thay đổi Khi dự án tiến triển, cập nhật bảng cơng việc, với phán xét thật khắt khe Đạt tới đồng thuận (giảm thiểu chống đối) Lấy chữ ký ngƣời có liên quan (trực tiếp gián tiếp) Chuẩn bị thảo bảng công việc, gửi cho ngƣời đọc trƣớc Họp thảo luận, đến trí ký Kiểm sốt phiên bảng công việc Nguyên tắc: không nên vứt bỏ phiên trƣớc, để biết đƣợc rắc rối nảy sinh thay đổi.Đôi định trở lại gốc ban đầu.Cần ghi ngày tháng cho phiên đánh số hiệu phiên Câu hỏi ơn tập Trình bày cấu trúc bảng công việc? Cho biết bƣớc xây dựng bảng công việc? 43 Bài 6: ƢỚC LƢỢNG THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN Thời gian: 5h (LT: 1h; TH: 3h, KT:1h) Nhƣ biết: bảng công việc để xây dựng ƣớc lƣợng thời gian chi phí có ích, đồng thời xác định lịch trình thực cho dự án Việc uớc lƣợng thời gian chi phí thực dự án đƣợc tìm hiểu Mục tiêu bài: Ƣớc lƣợng đƣợc thời gian chi phí thực dự án dựa kỹ thuật ƣớc lƣợng thời gian cách tính chi phí Nội dung bài: I ƢỚC LƢỢNG THỜI GIAN Các kỹ thuật làm ƣớc lƣợng thời gian - Ƣớc lƣợng phi khoa học: Dựa kinh nghiệm chủ quan, cảm tính Nhanh dễ dùng, Kết thiếu tin cậy Chỉ nên dùng trƣờng hợp Đội ngũ chuyên mơn có kinh nghiệm, có kĩ cao, đội hình cố định Dự án quy định, bắt buộc phải theo - Ƣớc lƣợng PERT: Thích hợp dự án Địi hỏi tính sáng tạo Coi trọng chất lƣợng kết công việc thời gian hồn thành dự án Cơng thức PERT Cần làm ba ƣớc lƣợng thời gian cho cơng việc Kết hợp lại để có số cuối Ƣớc lƣợng (ML-Most Likely): thời gian cần để hồn thành cơng việc điều kiện "bình thƣờng" hay "hợp lí" Ƣớc lƣợng lạc quan (MO-Most Optimistic): thời gian cần để hoàn thành cơng việc điều kiện "tốt nhất" hay "lí tƣởng" (khơng có trở ngại nào) Ƣớc lƣợng bi quan (MP-Most Pessimistic): thời gian cần để hồn thành cơng việc cách "tồi nhất" (đầy trở ngại) Ƣớc lƣợng cuối tính theo cơng thức: (MO + 4(ML) + MP)/6 Ví dụ: cơng việc liên quan đến lắp mạng nội cho quan (EST: estimation - ƣớc lƣợng thời gian để làm dự án) Đơn vị tính: ngày 44 Tên công việc MO ML MP EST Vẽ sơ đồ khoan tƣờng 3.2 Lắp ống gen 2.2 Đi dây 2.2 0.5 Lắp máy tính, máy chủ, Hub 3 2.8 Kết nối máy tính, máy chủ vào hệ thống dây mạng 2.2 0.5 10 2.4 14 32 16 Lắp hộp nối Thử xem mạng thơng chƣa Tổng thời gian Sau đó, tăng thêm "một thời gian" cho công việc (thời gian tiêu phí chừng) Thơng thƣờng tăng thêm 7% - 10% Tên công việc EST % EST cuối Vẽ sơ đồ khoan tƣờng 3.2 10% 3.52 Lắp ống gen 2.2 10% 2.42 Đi dây 2.2 10% 2.42 10% 1.1 Lắp máy tính, máy chủ, Hub 2.8 10% 3.08 Kết nối máy tính, máy chủ vào hệ thống dây mạng 2.2 10% 2.42 Thử xem mạng thông chƣa 2.4 10% 2.64 Tổng thời gian 16 10% 17.6 Lắp hộp nối Ƣu điểm PERT Buộc phải tính đến nhiều yếu tố (nếu muốn có đƣợc MO, MP) Buộc Ngƣời quản lý dự án phải trao đổi với nhiều ngƣời (đạt đƣợc đồng thuận) Giá trị nhận đƣợc giá trị cân thái cực => có ý nghĩa đáng tin cậy Làm cho việc lập kế hoạch trở tiết Nếu gặp ƣớc lƣợng lớn (vƣợt tuần 80 giờ) => phải phân rã công việc Nhƣợc điểm PERT Mất thời gian (của ngƣời tập thể), dự án có nhiều công việc (Tuy nhiên: Thà thời gian ban đầu cịn thời gian sau này) 45 Có thể xảy ra: tranh luận hàng giá trị bi quan cho cơng việc => có nguy làm cho ngƣời chán nản (Tuy nhiên: cần phải xem lại ngƣời tỏ chán nản: trình độ chun mơn, tinh thần vƣợt khó, ) Có thể dẫn đến tíng tốn vụn vặt => làm cho Ngƣời quản lý dự án "thấy mà khơng thấy rừng" (Tuy nhiên: dùng EXCEL để trợ giúp) - Năng suất toàn cục Giả thiết lý tƣởng thứ hoàn hảo 100% Xây dựng bảng "khiếm khuyết" công việc Khiếm khuyết điểm ảnh hƣởng xấu đến tiến độ cơng việc Ví dụ: Khiếm khuyết Phần trăm Tinh thần thấp Kĩ chƣa cao Chƣa quen làm dự án 15% 5% 10% Trang thiết bị không tốt 5% Mô tả công việc mơ hồ 10% Tổng cộng 45% Năng suất toàn cục 100% + 45% = 145% Từ suy thời gian ƣớc tính để thực công việc (quy tắc tam suất) Cụ thể: Thời gian lý tƣởng T 100% Thời gian ƣớc lƣợng x 145% x = T x 145% (giờ) Nhận xét: Rất đơn giản, mang tính chủ quan Nhanh Khi điều chỉnh bảng "khiếm khuyết" => dễ dàng tính lại thời gian Thuận tiện => hay đƣợc dùng Nghi ngờ tính xác???? Các bƣớc làm ƣớc lƣợng thời gian Bƣớc 1.Khẳng định Bảng công việc tốt Bƣớc 2.Liệt kê công việc bảng cơng việc, viết bảng ƣớc lƣợng, có dạng Số hiệu Mô tả công việc Giờ Ngày 1.2.1 Bƣớc 3.Xác định ngƣời cần trao đổi làm ƣớc lƣợng (đối với công việc) Bƣớc 4.Họp riêng ngƣời 46 Bƣớc 5.Thực tính tốn Bƣớc 6.Họp nhóm để thống chung, chỉnh sửa lại số liệu Ghi lại biên lấy chữ ký Bƣớc Phân phát biên cuối cho ngƣời Lƣu ý hƣớng dẫn trợ giúp - Những trở ngại gặp phải ƣớc lƣợng, khiến cho ƣớc lƣợng khơng xác Thiếu thơng tin, thiếu tri thức Ví dụ: cơng việc chuyên môn chuyên gia kỹ thuật cao đảm nhiệm, làm để biết đƣợc họ thực ngày? Không lƣờng trƣớc đƣợc phức tạp kỹ thuật Không lƣờng trƣớc đƣợc hồ thuận hay bất hịa thành viên thực dự án Sau đƣa ƣớc lƣợng thời gian rồi, ƣớc lƣợng bị ý kiến khác góp ý: cố tình thu ngắn lại dãn dài => lấy ý kiến tƣ vấn Sức ép cấp trên: thƣờng muốn thu ngắn thời gian thực công việc Thiếu thời gian để cân nhắc, tính tốn Thiếu thời gian để gặp gỡ, trao đổi với thành viên dự án, với khách hàng Hạn hẹp kinh phí => khơng cho phép dự kiến thời gian dơi dƣ thoả đáng Những khó khăn hợp tác xây dựng ƣớc lƣợng thời gian: ngƣời khác (khách hàng, thành viên dự án) không cung cấp đủ (hoặc che dấu) thông tin Phát biểu không rõ ràng mục đích, mục tiêu dự án kết (sản phẩm) dự án ƣớc lƣợng thời gian cảm tính mà khơng dựa xác Bảng cơng việc đƣợc xây dựng không tốt Trƣớc ƣớc lƣợng thời gian cho công việc, nên xem lại xem bảng công việc viết đủ rõ ràng, đủ chi tiết chƣa Với công việc gần giống => ƣớc lƣợng thời gian gần giống nhau, không chênh lệch Khơng có đƣợc ƣớc lƣợng xác hồn tồn Cố gắng cho có đƣợc ƣớc lƣợng hợp lý Việc ƣớc lƣợng mang tính chủ quan Do kết hợp đƣợc với ý kiến đánh giá độc lập ngƣời khác để chỉnh lại ƣớc lƣợng cho Tuy nhiên, ý kiến ngƣời khác để tham khảo, không nên chấp nhận cách vội vã Hãy viết tài liệu ƣớc lƣợng Tài liệu sở để trao đổi với ngƣời, đồng thời mang tính chất cam kết (về tâm lý) ngƣời sau tham gia công việc Khi ƣớc lƣợng thời gian cao 47 Kiểm chứng lại để khẳng định tính hợp lý ƣớc lƣợng (có ƣớc lƣợng bị thổi phồng?) So sánh với dự án tƣơng tự làm Có thể thu hẹp phạm vi cơng việc Tìm cách tiết kiệm thời gian (dùng lại nhƣng kết có trƣớc đây, ) Giảm chất lƣợng sản phẩm (!!!) Có gắng tuyển chọn nhân viên kỹ thuật có trình độ cao (chi phí lại cao hơn!!!) Đề nghị cung cấp thiết bị tốt, (tuy nhiên: nhân tố định ngƣời!!!) Khi ƣớc lƣợng thấp Kiểm chứng lại để khẳng định tính hợp lý ƣớc lƣợng (có ƣớc lƣợng bị ép xuống?) Tăng lên chút (nhân thêm tỷ lệ %), bù đắp cho tính "lạc quan" ƣớc lƣợng Thách thức ngƣời tham gia công việc: bắt ký cam kết !!! Một số hƣớng dẫn trợ giúp ƣớc lƣợng thời gian cho dự án CNTT Chi phí thời gian lập trình viên Điều tra Bell Labs: Viết chƣơng trình 13% Đọc tài liệu hƣớng dẫn 16% Thông báo, trao đổi công việc, viết báo cáo 32% Việc riêng 13% Việc linh tinh khác 15% Huấn luyện 6% Gửi mail, chat 5% Điều tra IBM: Làm việc 30% Trao đổi công việc 50% Làm công việc khác, không phục vụ trực tiếp cho công việc 20% 48 Sơ đồ chung Giải thích sơ đồ: Ví dụ • Mặc dù việc phân tích yêu cầu yếu giai đoạn phân tích u cầu, nhƣng cơng việc tiếp diễn giai đoạn sau, với mức độ • Khi kết thúc giai đoạn cài đặt, khoảng: o 46% thành viên tham gia khâu kiểm thử hệ thống o 15% chuẩn bị cho kiểm thử nghiệm thu o 7% theo dõi đáp ứng thay đổi yêu cầu o 12% phải thiết kế thay đổi o 20% viết lệnh mới, sửa lệnh cũ, tích hợp sửa đổi vào phần mềm Ƣớc tính tăng trƣởng mã nguồn 49 Sự tập trung nỗ lực thành viên Khó khăn việc ƣớc lƣợng thời gian làm phần mềm: Phần mềm chƣa làm (khác với dự án kỹ thuật khác) Khó dùng lại kinh nghiệm dự án trƣớc Cơng nghệ thay đổi Khó phân ranh giới rõ ràng giai đoạn Ví dụ: Kiểm thử có bao gồm việc "bắt rận" (debug) hay khơng? Thiết kế có bao gồm việc vẽ sơ đồ cấu trúc chƣơng trình khơng? Cơng sức thời gian phụ thuộc vào vài yếu tố khác 50 Loại dự án Môi trƣờng áp dụng Hệ số nhân dự phòng Cũ Cũ Cũ Mới 1.4 Mới Cũ 1.4 Mới Mới Loại dự án cũ có năm kinh nghiệm o Môi trƣờng áp dụng cũ có năm kinh nghiệm Cơng sức thời gian cịn phụ thuộc vào tay nghề nhóm phát triển (nhóm lập trình) Số năm kinh nghiệm Hệ số nhân o 10 0.5 0.6 0.8 1.4 2.6 Một số phƣơng cách ƣớc lƣợng o Hỏi ý kiến chuyên gia o So với dự án tƣơng tự làm để có số liệu so sánh Tuy nhiên điều cho kết tốt Ví dụ quan làm nhiều dự án phần mềm (B.A Kitchenham and N.R Taylor, Software Project Development, Journal of Systems and Software, 5/1985) 51 Thiết kế (%) Lập trình (%) Kiểm thử (%) Ngƣời*tháng SLOC Dự án 23 32 45 17 6050 Dự án 12 59 26 23 8300 Dự án 11 83 Dự án 21 62 18 5900 Dự án 10 44 45 17 3300 Dự án 28 44 28 68 38990 Dự án 21 74 10 38600 Dự án 66 27 19 12760 Dự án 14 38 47 60 26500 32 13300 Từ bảng khơng thể rút quy luật !!! II ƢỚC LƢỢNG CHI PHÍ Phân loại chi phí a) Chi phí trực tiếp gián tiếp: - Chi phí trực tiếp: liên quan tới tạo sản phẩm gồm chi phí mua ngun vật liệu, trả cơng ngƣời lao động - Chi phí gián tiếp: chi phí khác không cần thiết liên quan đến tạo sản phẩm gồm chi phí thuê, mƣớn thuế b) Chi phí tuần hồn chi phí khơng tuần hồn: - Chi phí tái diễn: xuất thƣờng xuyên chẳng hạn nhƣ chi trả lâu dài cho sở vật chất hoạt động - Chi phí khơng tái diễn: chi trả lần chẳng hạn nhƣ mua thiết bị c) Chi phí cố định biến động: - CP cố định: không thay đổi theo khối lƣợng công việc chẳng hạn nhƣ chi phí sử dụng sở vật chất - Chi phí biến động: phụ thuộc vào tiêu dùng khối lƣợng công việc đƣợc làm chẳng hạn nhƣ chi phí cho nguyên vật liệu d) Chi phí cho lao động bắt buộc khơng bắt buộc - Chi phí lao động bắt buộc: bao gồm tiền trả cho phúc lợi bảo hiểm xã hội, y tế không gian phịng ốc, chi phí hoạt động - Chi phí lao động không bắt buộc e) Lao động lao động giờ: - Số lao động 40 / tuần Bao gồm thời gian làm việc tuần, ngày lễ, weekend 52 Cách tính chi phí Có nhiều thành phần dự án cần xài tiền nhƣ: - Trang thiết bị : thuê mua mƣớn mƣợn - Cơ sở vật chất: phòng, kho - Lao động : nhân công, hợp đồng - Các vật dụng khác : giấy, bút, mực - Huấn luyện: seminar, hội nghị, hội thảo khoa học - Vận tải: Đƣờng bộ, thuỷ, hàng không Công thức tính: Trang thiết bị = Giá mua = Giá thuê * thời gian thuê = Giá mƣớn * thời gian mƣớn Cơ sở vật chất = Giá thuê/ mƣớn * khoảng thời gian thuê/ mƣớn Chi phí lao động = (Thời gian lao động * đơn giá giờ) + (số làm thêm tuần * 1.5 đơn giá giờ) + (các làm vào lễ, weekend * đơn giá giờ).Trong đó: đơn giá giờ: dựa khả nhân + độ phức tạp công việc + xu hƣớng thị trƣờng Các vật dụng khác = Số lƣợng * đơn giá đơn phẩm Chi phí huấn luyện = (Chi phí giang dạy * đơn giá mỗ ngày * số lƣợng ngƣời có mặt) + tổng chi phí lao động cho ngƣời có mặt Chi phí vận tải = ( Đơn giá theo giờ/ ngày/tháng/ năm) * thời gian sử dụng III ÁN CÁC PHƢƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH CÁC HẠNG MỤC CHI PHÍ DỰ - Chi phí cơng việc: ứng với gói cơng việc WBS, xác định đƣợc thời gian thực hiện, tài nguyên gồm nhân vật tƣ để thực công việc Chi phí (CV) = chi phí (nhân sự) + chi phí (vật tƣ) - Chi phí lao động: (non labour cost): - Tiệc: Để nhóm làm việc hiểu hơn, đồn kết, thƣờng có buổi tiệc nhẹ cột mốc dự án:thực thi, kết thúc dự án - Du lịch: dự án có kế hoạch cấp l số suất di du lịch, tham quan học tập - Phịng: DA có th mặt để hoạt động - Chi phí điều hành: chi phí khấu hao vào máy móc, tiện ích thiết bị, vật dụng hỗ trợ hành chánh nhƣ: máy in, máy photo, viết giấy - Chi phí lạm phát: DA thực nhiều năm - Chi phí rủi ro bất ngờ: đề phịng rủi ro khơng lƣờng trƣớc đƣợc, thông thƣờng từ - l0% tổng chi phí dự án - Chi phí hoạt động khác: - Phí huấn luyện: mời chuyên gia huấn luyện kỹ cho nhóm - Phí thăm bệnh: thành viên nhóm hay khách hàng bị bệnh, tai nạn trƣởng DA hay đại diện thăm hỏi, động viên để bày tỏ quan tâm 53 - Thƣởng lễ, tết: dự án làm thời gian có ngày lễ lớn, quốc tế IV THỰC HÀNH CÁCH TÍNH CHI PHÍ DỰ ÁN VỚI CÁC DỰ ÁN CNTT Bƣớc 1: Xây dựng sơ đồ PERT/CPM Bƣớc 2: Lập biểu đồ PERT/ CPM điều chỉnh Bƣớc 3: Vẽ sơ đồ phụ tải nguồn lực Ví dụ: Dự án viết phần mềm tin học X có thơng số sau: a) Xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực b) Hãy xếp công việc cho đảm bảo tiến độ thời gian dự án điều kiện nguồn lực hạn chế ( có lập trình viên) - Ứng dụng bƣớc xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực Sơ đồ PERT nhƣ sau: - Đƣờng găng dự án là: ADEGI, dài 24 ngày Nếu có lập trình viên ( điều kiện khác khơng đổi), thời gian hồn thành dự án 24 ngày - Từ sơ đồ PERT vẽ biểu đồ phụ tải nguồn lực nhƣ sau: 54 Biếu đồ phụ tải nguồn lực - Theo sơ đồ phụ tải nguồn lực, để thực tiến độ 24 ngày, cần lập trình viên làm việc khoảng thời gian bắt đầu dự án đến hết ngày thứ từ ngày 13 đến hết ngày 19, ngƣời thực công việc từ ngày đến hết ngày 10 từ ngày 16 đến hết ngày 17 ngày 11, 12 khoảng thời gian từ 20 đến hết ngày 24 cần ngƣời thực dự án Xây dựng biểu đồ điều chỉnh nguồn lực Ví dụ: Dự án BM có việc, thời gian nguồn lực (số lao động) đƣợc trình bày nhƣ sau: Tên cơng việc Công việc trƣớc Yêu cầu Thời gian(tuần) lao động A - 2 B - C - 10 Tông cộng Yêu cầu: Xây dựng biểu đồ phụ tải nguồn lực thực điều chỉnh nguồn lực để đáp ứng yêu cầu có lao động làm việc thƣờng xuyên suốt vòng đời dự án 55 Biểu đồ PERT biểu đồ phụ tải nguồn lực : Từ biểu đồ PERT biểu đồ phụ tải nguồn lực cho thấy số công nhân lao động cần cho ngày đầu ngƣời, ngày cuối ngƣời Để quản lý lao động hiệu hơn, phải ổn định qui mô lao động giảm thiểu mức chênh lệch nhu cầu lao động xuống mức thấp thời kỳ Thực đƣợc cách điều chỉnh nguồn nhân lực Nếu công việc B chậm lại ngày, sơ đồ điều chỉnh nguồn nhân lực nhƣ sau: Thông qua điều chỉnh nguồn lực số lao động thƣờng xuyên cần cho dự án lao động suốt chu kỳ dự án mà đƣờng găng khơng đổi Có nghĩa tiết kiệm đƣợc thời gian chi phí 56 Điều phối nguồn lực sở thời gian dự trữ tối thiểu - Bƣớc 1: Vẽ PERT, xây dựng sơ đồ phụ tải nguồn lực - Bƣớc 2: Tính thời gian dự trữ công việc - Bƣớc 3: Phân phối nguồn lực dự án theo sơ đồ triển khai sớm Lưu ý : Khi nhu cầu vƣợt mức cho phép, liệt kê công việc cạnh tranh nguồn lực xếp chúng theo trình tự thời gian dự trữ toàn phần từ thấp đến cao Bƣớc 4: Điều chỉnh nguồn lực theo nguyên tắc phân phối cho cơng việc có thời gian dự trữ thấp trƣớc, đến cơng việc có thời gian dự trữ thấp 2, Sắp xếp cơng việc ngồi đƣờng găng, để ƣu tiên nguồn lực cho đƣờng găng Bài tập Điều chỉnh nguồn lực cho dự án viết phần mềm tin học X - Vẽ sơ đồ PERT, xây dựng sơ đồ phụ tải nguồn lực - Tính thời gian dự trữ cho công việc Công việc A B C D E F K H G I ES 0 12 12 15 15 18 EF LF 10 12 15 10 19 17 18 24 20 24 12 15 24 24 24 18 24 LS 14 20 12 19 17 22 15 18 Thời gian dự trữ 14 14 0 14 0 57 ... dự án 12 Một số nguyên nhân thất bại dự án 13 Bài 2: QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ NGƢỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN 15 I QUẢN LÝ DỰ ÁN 15 Khái niệm quản lý dự án 15 Các nội dung quản lý dự án 15 Phong cách quản. .. quản lý dự án 16 II NGƢỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN 18 Bảng phân vai dự án 18 Lựa chọn nhân cho Ban quản lý Nhóm chun mơn 18 Những trở ngại cho việc quản lý dự án 21 Việc định ngƣời quản lý dự án 21 Bài... sau: - Từ xuống dƣới - Từ trái sang phải - Nếu 1. 0 => đánh số tiếp 1. 1, 1. 2, 1. 3, - Nếu 1. 1 => đánh tiếp 1. 1 .1, 1. 1.2, 1. 1.3, - Nếu 1. 2 => đánh tiếp 1. 2 .1, 1. 2.2, - Không phân biệt nội dung ô