Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn tại công ty CP dầu nhờn quốc tế

TÓM LƢỢC Đề tài: “Tăng cƣờng hiệu lực quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập sản phẩm dầu nhờn công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ (VietMyLube)” giải vấn đề sau: Giới thiệu cách khái quát công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ Một số vấn đề quản trị quy trình đàm phán thương mại quốc tế Những nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập sản phẩm dầu nhờn Và thực tế cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm từ thị trường châu Âu công ty CP Việt Mỹ Những thành tựu tồn quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập nguyên liệu với đối tác từ châu Âu công ty CP Việt Mỹ, nguyên nhân tồn Từ đó, đưa số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị đàm phán với đối tác châu Âu công ty Do thời gian thực tập không nhiều, kinh nghiệm thực tế hiểu biết hạn chế nên luận văn khơng tránh khỏi sai sót Qua đó, em mong nhận góp ý thầy cô giáo bạn sinh viên để chuyên đề em hoàn thiện SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 1.1 Tính cấp thiết đề tài Trong bối cảnh quốc tế nay, hoạt động Thương mại quốc tế ngày phát triển có vai trị quan trọng hết Thương mại quốc tế đường tất yếu để nước hội nhập vào kinh tế giới, tận dụng lợi so sánh, khai thác tiềm nội địa nước đề phát triển kinh tế - xã hội, ổn định trị nước Nền kinh tế giới nói chung kinh tế Việt Nam nói riêng đứng trước hội, đồng thời phải đối mặt với nhiều thách thức.Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp Việt Nam nói chung cơng ty CP Việt Mỹ nói riêng phải nỗ lực vươn lên tồn có chỗ đứng vững thị trường Như biết, mắt xích quan trọng để tham gia vào kinh tế giới hoạt động xuất nhập Để hoạt động xuất nhập diễn trước hết phải có hợp đồng ký kết hai bên Tuy nhiên, để hai bên đên ký kết hợp đồng hợp tác làm ăn với hai bên phải trải qua trình đàm phán để thỏa thuận điều kiện với Công việc đàm phán để đến ký kết hợp đồng công việc dễ dàng Thực tế cho thấy, hoạt động đàm phán để đến ký kết hợp đồng thương mại doanh nghiệp Việt Nam nói chung cơng ty CP Việt Mỹ nói riêng cịn nhiều hạn chế Số lượng đàm phán thành cơng cịn chưa cao Đối với công ty CP Việt Mỹ, nguồn sản phẩm nhập từ thị trường châu Âu chiếm tỷ trọng 35% tổng sản phẩm nhập công ty, đánh giá vơ quan trọng hoạt động sản xuất công ty Để có SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com nguồn nguyên liệu này, công ty phải trải qua nhiều đàm phán với nhiều đối tác khác Đàm phán với đối tác nước ngồi từ trước tới thành cơng có, thất bại có; thành cơng hay thất bại phụ thuộc vào hiệu công tác quản trị quy trình đàm phán cơng ty Hiện nay, cơng ty quan tâm đến cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập nguyên liệu với đối tác châu Âu công tác dần hồn thiện hơn, nhiên số tồn cần phải khắc phục Với lý trên, em lựa chọn đề tài đồ án tốt nghiệp: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập nguyên liệu từ thị trƣờng châu Âu công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ(VietMyLube,JSC)” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp 1.2 Xác lập tuyên bố vấn đề đề tài Dựa sở kiến thức học qua thời gian tìm hiểu thực tế tài liệu thu thập được, em lựa chọn đề tài là: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm từ châu Âu công ty CP Việt Mỹ(VietMyLube,JSC)” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp Chuyên đề em tập trung nghiên cứu thực trạng công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập hàng hóa từ châu Âu cơng ty CP Việt Mỹ, đồng thời đưa giải pháp, đề xuất nhằm tăng cường cơng tác quản trị quy trình đàm phán Đề tài sâu nghiên cứu đối tượng: cơng tác quản trị quy trình đàm phán nhập sản phẩm với đối tác châu Âu công ty CP Việt Mỹ giai đoạn từ năm 2007 – 2009 với phương pháp nghiên cứu điều tra trắc nghiệm, vấn trực tiếp thu thập số liệu thứ cấp 1.3 Mục đích nghiên cứu Thứ nhất, chuyên đề củng cố kiến thức, số vấn đề đàm phán TMQT công tác quản trị quy trình đàm phán TMQT học thơng qua việc tiếp cận tìm hiểu thực trạng hoạt động thực tiễn công ty CP Việt Mỹ SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Thứ hai, sở lý thuyết tình hình thực tế công ty, chuyên đề đề xuất số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm từ châu Âu công ty CP Việt Mỹ 1.4 Phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm từ thị trường châu Âu - Không gian nghiên cứu: nghiên cứu thực trạng công ty CP Việt Mỹ - Thời gian nghiên cứu: tiến hành nghiên cứu thực trạng giai đoạn từ năm 2007 đến năm 2009 - Phương pháp nghiên cứu: điều tra trắc nghiệm, vấn trực tiếp thu thập số liệu thứ cấp - Thị trường nghiên cứu: Thị trường châu Âu 1.5 Một số khái niệm phân định nội dung vấn đề quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập 1.5.1:Một số khái niệm quản trị quy trình đàm phán - Đàm phán gì? Trong thực tế nghiên cứu có nhiều khái niệm đàm phán nói chung đàm phán thương mại quốc tế (TMQT) nói riêng Theo giáo sư Roger Fisher giáo sư William Ury: “Đàm phán phương tiện để đạt mà người ta mong muốn từ người khác Đó q trình giao tiếp có có lại, thiết kế nhằm đạt thỏa thuận ta đối tác có quyền lợi chia sẻ quyền lợi đối kháng” Như vậy, nguyên nhân đàm phán động quyền lợi hối thúc mục đích đàm phán chia sẻ quyền lợi có bất đồng Đàm phán q trình hai bên nhiều bên – cá nhân, nhóm tổ chức xã hội lớn ảnh hưởng qua lại việc đưa đến thỏa thuận để đưa hướng dẫn quy tắc ứng xử tương lai Đàm phán thực quốc gia đàm phán ba bên Mỹ, Canada, Mexico để ký kết Hiệp định thương mại tự Bắc Mỹ ( NAFTA) SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Như định nghĩa, đàm phán thương mại trình mà bên tiến hành thương lượng, thỏa thuận nhằm thống mối quan tâm chung quan điểm bất đồng dựa yếu tố thiết yếu hợp đồng thương mại - Đàm phán thương mại quốc tế có đặc điểm chung đàm phán loại hợp đồng thông thường khác như: Đàm phán khoa học: khoa học phân tích giải vấn đề cách hệ thống, theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho bên liên quan Đàm phán nghệ thuật: đàm phán trình thao tác mức nhuần nhuyễn kỹ giao dịch, bao gồm khả thuyết phục chấp nhận thuyết phục, khả sử dụng tiểu xảo đàm phán, khôn khéo lựa chọn thời gian cách thức thực tiểu xảo Đàm phán q trình thỏa hiệp mặt lợi ích thống mặt đối lập Thông thường tham gia đàm phán bên có lợi ích đối lập Trong q trình đàm phán bên thường cố gắng giành nhiều lợi ích phía Ngồi ra, hoạt động đàm phán thương mại quốc tế có đặc điểm riêng biệt, là: Đàm phán TMQT thường chịu điều chỉnh điều ước quốc tế song phương đa phương, quy định hệ thống pháp luật quốc gia định với tư cách khuôn khổ pháp lý Đàm phán TMQT chịu chi phối, tác động quy luật kinh tế Bên cạnh đó, cịn bị chi phối, ảnh hưởng phương pháp thủ thuật kinh doanh, đặc biệt phương pháp marketing quốc tế cạnh tranh Đàm phán TMQT thường chịu ảnh hưởng biến động kinh tế thị trường quốc tế có tính chất thường xuyên, liên tục Đàm phán TMQT thường chịu ảnh hưởng yếu tố trị ngoại giao có yếu tố quốc tế thường liên quan tới hai quốc gia khác - Trong đàm phán TMQT thường sử dụng ba hình thức đàm phán là: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại đàm phán cách gặp gỡ trực tiếp Đàm phán qua thư tín: SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Đàm phán qua thư tín hình thức trao đổi thơng tin đối tác hình thức viết thư Hình thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán nhiều bạn hàng lại giảm chi phí đàm phán Các định đưa cân nhắc kỹ lưỡng, che giấu thái độ thật cấn thiết Tuy nhiên, đàm phán qua thư tín có hạn chế khó kiểm sốt ý đồ đối tác, việc trao đổi thư từ địi hỏi thời gian dài, dễ hội kinh doanh Đàm phán thư tín thường áp dụng cho hợp đồng đơn giản, có quy mơ vừa nhỏ, khơng có tính chất phức tạp, bên dễ dàng trí với điều kiện đưa Đàm phán qua điện thoại: Ngày nay, với phát triển không ngừng khoa học kỹ thuật thơng tin liên lạc hình thức đàm phán qua điện thoại ngày trở nên phổ biến Ưu điểm bật hình thức tiết kiệm thời gian, cho phép ta nắm bắt hội kinh doanh nhanh chóng Mặt khác, đàm phán kinh doanh qua điện thoại khơng có làm chứng hợp pháp cho thoả thuận bên Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận chi tiết nhỏ hợp đồng, hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ Đàm phán cách gặp gỡ trực tiếp Đây hình thức đàm phán mà bên gặp gỡ mặt đối mặt để thoả thuận điều khoản hợp đồng Trong trình đàm phán trực tiếp bên nắm bắt tâm lý phản ứng cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu qua bên tác động đến quan điểm mong muốn cách thức cụ thể để đến thống chung, tìm giải pháp dung hồ lợi ích bên Hình thức đàm phán trực tiếp địi hỏi chi phí cao cho hoạt động đón tiếp, lại ăn đối tác Khi áp dụng hình thức địi hỏi nhà đàm phán phải có kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt giải tình - Các phương pháp tiếp cận trình đàm phán thương mại quốc tế: Phương pháp tiếp cận kiểu thắng – thua (win – lose): hay gọi phương pháp tiếp cận cạnh tranh Khi áp dụng phương pháp coi đàm phán cạnh tranh, chí bên sử dụng kỹ thuật hay kỹ xảo để đảm SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com bảo phần thắng thuộc Phương pháp có ưu điểm bên có sức mạnh lực tối đa hóa lợi ích trước bên yếu Tuy nhiên, phương pháp có nhược điểm khơng có thỏa thuận chung bên sử dụng phương pháp tiếp cận khơng bên nhượng bên Với phương pháp tiếp cận này, đàm phán thường mang tính chất cạnh tranh, khơng khí đàm phán căng thẳng, kết đàm phán tạo thành hai bên đối lập: bên thắng – bên thua, bên – bên Phương pháp tiếp cận kiểu thắng – thắng (win – win): hay gọi phương pháp tiếp cận hợp tác, cách tiếp cận mà trình đàm phán, bên trình bày quan điểm q trình trao đổi có nhượng lẫn để đến thống mối quan tâm chung, đảm bảo hai bên có lợi Ưu điểm phương pháp tiếp cận giúp bên có kết mong muốn, tạo cảm giác dễ chịu ấn tượng tốt đẹp cho đối tác, quan hệ tương lai củng cố phát triển Tuy nhiên, phương pháp tiếp cận khó sử dụng đối tác mà bên có sức mạnh lực bàn đàm phán 5.2:Phân định nội dung quản trị quy trình đàm phán TMQT: Lập kế hoạch đàm phán Lập kế hoạch đàm phán công việc chuẩn bị trực tiếp cho việc đàm phán tổ chức thu thập xử lý thông tin, xây dựng kế hoạch, chương trình đàm phán, luyện tập việc thực chiến thuật đàm phán cụ thể… Trình tự lập kế hoạch đàm phán tiến hành theo nội dung sau:  Diễn giải sơ lược tình đàm phán: Trong phần người lập kế hoạch cần phân tích, đánh giá khái quát nét thị trường giới, đặc điểm đối tác, văn hóa đàm phán đối tác, doanh nghiệp có liên quan có tác động tới hoạt động đàm phán, điểm yếu, điểm mạnh, thuận lợi, khó khăn làm sở xác định mục đích mục tiêu đàm phán thơng qua việc thu thập thông tin cần thiết Cụ thể như: SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Thu thập thông tin thị trường: Luật pháp tập quán buôn bán; đặc điểm nhu cầu thị trường; loại thuế chi phí; nhân tố trị xã hội; Các điều kiện khí hậu, thời tiết… - Thu thập thông tin đối tượng kinh doanh: Cơng dụng đặc tính; xu hướng biến động cung cầu, giá cả; tiêu số lượng, chất lượng… - Thu thập thông tin đối tác: + Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động khả + Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, người có quyền định + Lịch làm việc: Nếu nắm lịch làm việc bên kia, sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép + Xác định nhu cầu, mong muốn đối tác Sơ định dạng đối tác - Thu thập thông tin đối thủ cạnh tranh: Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh để có biện pháp khắc phục cạnh tranh lại Từ đánh giá điểm mạnh, điểm yếu so với đối thủ cạnh tranh  Xác định mục đích mục tiêu đàm phán: Xác định mục đích đàm phán quan trọng, có tác dụng định hướng đích đến hoạt động đàm phán Khi xác định mục đích đàm phán phải đảm bảo ba yêu cầu sau: phải rõ ràng, dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích chung doanh nghiệp, phải phù hợp với điều kiện cụ thể thực Mục tiêu đề cụ thể tốt, đương nhiên phải tính đến yếu tố như: tính thực tế, mối quan hệ kết chi phí, mức độ chấp nhận….Doanh nghiệp lựa chọn: - Một mục tiêu cao - kết đạt tốt - Một mục tiêu thấp - kết thấp nhất, chấp nhận - Một mục tiêu trọng tâm- mà bạn thực mong muốn giải Xác định mục đích mục tiêu đàm phán tiến hành theo bước sau: - Xác định mục đích, mục tiêu đối tác - Xác định mục đích, mục tiêu doanh nghiệp - So sánh, đối chiếu phân loại mục đích, mục tiêu: + Các mục đích, mục tiêu tương tự SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + Các mục đích, mục tiêu khác - Đề xuất ý tưởng phối hợp mục đích mục tiêu khác Khi xác định mục tiêu đàm phán phải xác định mục tiêu chung mục tiêu cụ thể cho nội dung đàm phán khác  Lập kế hoạch hành động Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch địa điểm, thời gian kế hoạch cho chương trình đàm phán  Lập kế hoạch chiến lược phải xác định tư chiến lược, thái độ chiến lược biện pháp chiến lược cụ thể cho nội dung đàm phán để đạt mục tiêu đề Để lập kế hoạch chiến lược cần phải trả lời câu hỏi sau: - Chiến lược kỹ thuật đối tác gì? - Sử dụng hình thức đàm phán để thuận lợi cho hai bên? - Làm để đối tác cân nhắc quan điểm chủ chốt mình? - Khi tiến hành mối quan tâm mục tiêu bên? - Tại bên nên kiên trì để đạt thỏa thuận cuối cùng?  Lập kế hoạch chiến lược nhân cần phải xác định nhà đàm phán đối tác ai?, thành phần đoàn đàm phán đối tác bao gồm ai? Từ đó, lập kế hoạch đội ngũ nhân cho đàm phán bao gồm thành phần nào, trưởng đồn đàm phán ai? trách nhiệm quyền hạn đàm phán viên nào? Chúng ta cần phải xác định rõ số lượng, thành phần đoàn đàm phán kế hoạch lựa chọn đoàn đàm phán  Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đàm phán giám sát, điều hành, kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm sau đàm phán  Kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch: Lập kế hoạch chủ yếu kế hoạch bên, dùng thơng tin q trình phân tích tình đàm phán doanh nghiệp Trong thực tế, có nhiều thơng tin tình xảy mà người lập kế hoạch tiên liệu hết được, phải thường xuyên giám sát, kiểm tra tính hợp lý kế hoạch Q trình kiểm tra kế hoạch đàm phán tiến hành theo trình tự sau: - Phân tích tình đàm phán SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Kiểm tra tính hợp lý kế hoạch, xác định nội dung bất hợp lý cần phải điều chỉnh - Xác định nguyên nhân nội dung bất hợp lý - Xác định mức độ điều chỉnh hợp lý - Tiến hành điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ thể Tổ chức đàm phán Tổ chức đàm phán bao gồm: chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán kết thúc đàm phán  Chuẩn bị đàm phán: Chuẩn bị đàm phán chuẩn bị điều kiện cần thiết để tiến hành đàm phán chuẩn bị nội dung, chuẩn bị liệu thông tin, chuẩn bị nhân đàm phán, lựa chọn thời điểm địa điểm đàm phán, chuẩn bị chương trình đàm phán, chuẩn bị kế hoạch phương ánh đàm phán Để đàm phán thành công cần phải có chuẩn bị cách chu đáo cho đàm phán Chuẩn bị tốt tạo cho nhà đàm phán tự tin cần thiết tiến hành đàm phán Ngược lại, không chuẩn bị tốt khiến cho nhà đàm phán dễ bộc lộ yếu điểm rơi vào bị động, bất lợi  Chuẩn bị thông tin đàm phán: Hệ thống thông tin giữ vị trí quan trọng hoạt động đàm phán doanh nghiệp, định đến chất lượng hoạt động đàm phán Như vậy, đàm phán, người đàm phán phải làm chủ tài liệu, thông tin liên quan cách chủ động thu thập phân tích cách có hệ thống số liệu thông tin thu thập Yêu cầu thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán: - Cung cấp thơng tin xác, đảm bảo độ tin cậy - Nội dung thông tin theo yêu cầu đảm bảo tính cập nhật - Cung cấp thơng tin kịp thời Mỗi doanh nghiệp có cách thu thập thông tin xử lý thông tin khác Tuy nhiên, quy trình thu thập xử lý thông tin doanh nghiệp bao gồm bước sau: SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 10 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com chuyên gia thương mại nhân viên kỹ thuật Cịn đối tác như: Schaffler thường trưởng phòng kinh doanh xuất nhập tiến hành đàm phán qua thư tín Ngồi ra, việc lập kế hoạch địa điểm thời điểm tiến hành đàm phán nhà quản trị công ty quan tâm Đối với đối tác Exxon Mobil cơng ty thường đàm phán gặp gỡ trực tiếp số vốn bỏ lớn, việc xác định địa điểm thời điểm đàm phán tạo thuận lợi cho hai bên quan trọng Hàng năm, địa điểm đàm phán cơng ty trụ sở đối tác châu Âu tùy thuộc vào thống hai bên Và cuối cùng, nhà quản trị hoạch định chương trình làm việc phù hợp với cơng ty Do đó, thấy cơng tác lập kế hoạch đàm phán nhà quản trị công ty CP Việt Mỹ thực tương đối với mức điểm tương ứng 3.2 điểm 2.3.2 Tổ chức đàm phán 2.3.2.1 Chuẩn bị đàm phán Trước đàm phán cơng tác chuẩn bị ln đóng vai trị quan trọng  Chuẩn bị thơng tin đàm phán: Chuẩn bị thông tin trước tiến hành đàm phán khâu mà công ty CP Việt Mỹ thực tiến hành đàm phán với đối tác châu Âu cho dù khách hàng quen biết lâu năm Nếu công ty đàm phán với đối tác cũ cơng ty chủ yếu chuẩn bị thơng tin hàng hóa (chất lượng, giá cả, ), thị trường thông tin đối tác khác Cịn cơng ty đàm phán với đối tác cơng ty chuẩn bị chu đáo thông tin đối tác Thông tin chuẩn bị trước đàm phán với đối tác châu Âu Trưởng phòng kinh doanh xuất nhập kết hợp với phận cung ứng vật tư phòng kế hoạch vật tư thu thập, nghiên cứu phân tích Các thơng tin cần thiết thu thập từ nguồn như: sách báo, tạp chí chuyên ngành, Internet (với 80% ý kiến), từ tổ chức chuyên ngành quốc tế (với 20% ý kiến), từ Công thương, hiệp hội nhà phân phối Việt Nam (với 60% ý kiến), từ lưu trữ nội công ty (với 80% ý kiến) từ nguồn khác hợp đồng số đối thủ canh tranh SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 25 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Công tác chuẩn bị thông tin công ty coi vấn đề thường gặp khó khăn (với 80% ý kiến) cơng tác chuẩn bị cho q trình đàm phán Bởi vì, đối tác sản xuất kinh doanh sản phẩm hoàn toàn khác Các thông tin đối tác mà công ty thu thập chủ yếu thông quan người môi giới từ trang web đối tác Công tác chuẩn bị thơng tin đàm phán cơng ty cịn thiếu tính đồng đánh giá mức tương ứng với 3.2 điểm  Chuẩn bị chiến thuật, kỹ thuật đàm phán: Cách tiếp cận mà công ty sử dụng đàm phán với đối tác châu Âu thường cách tiếp cận hợp tác Tuy nhiên, để hợp tác với đối tác bàn đàm phán địi hỏi việc chuẩn bị chiến thuật, kỹ thuật đàm phán vô quan trọng Theo kết vấn tìm hiểu cơng ty, cơng tác chuẩn bị kỹ thuật đàm phán công ty đạt mức (với 3.1 điểm) Cụ thể: - Kỹ thuật mở đầu đàm phán: tạo bầu không khí tin tưởng hợp tác với đối tác - Kỹ thuật truyền đạt thu nhận thông tin: nhà quản trị tiến hành bàn bạc với để đưa câu hỏi hiệu quả, xây dựng kỹ lắng nghe cách trả lời câu hỏi phù hợp - Kỹ thuật lập luận đàm phán: nhà quản trị, đặc biệt đoàn đàm phán tiến hành chuẩn bị dẫn chứng luận để trình bày giải thích nhằm làm cho đối tác hiểu quan điểm mục tiêu công ty đưa ra, nhằm làm vơ hiệu hóa ý kiến đối tác  Chuẩn bị nội dung đàm phán: Theo kết điều tra, vấn có tới 80% ý kiến cho khâu chuẩn bị nội dung đàm phán mà cơng ty thường gặp khó khăn Song công tác công ty lại thực tốt đạt 3.6 điểm Cho dù bạn hàng làm ăn quen biết từ trước hay bạn hàng trước đàm phán với đối tác châu Âu, công ty thường xác định cách chi tiết nội dung cần bàn bạc đàm phán Các thương vụ khác nội dung đàm phán khác Khi đàm phán với đối tác châu Âu có quan hệ làm ăn lâu dài với cơng ty nội dung đàm phán xoay quanh nội dung giá sản phẩm, thời gian giao hàng hóa; cịn nội dung khác thực hợp đồng ký trước Cịn với đối SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 26 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tác nội dung đàm phán cần chuẩn bị nhiều bao gồm: mục đích hợp đồng, tên, số lượng, giá hàng hóa, thời gian địa điểm giao hàng, điều kiện toán,…  Chuẩn bị nhân đàm phán: Về vấn đề chuẩn bị nhân đàm phán cho đàm phán với đối tác châu Âu trưởng đồn đàm phán có vai trị định thường giám đốc kinh doanh cơng ty Trưởng phịng kinh doanh xuất nhập thành phần thiếu, thường xun có mặt đồn đàm phán cơng ty Ngồi ra, đồn đàm phán cơng ty cịn có chuyên gia pháp lý thuê phục vụ cho hợp đồng quan trọng, hợp đồng bình thường đồn đàm phán cơng ty thường khơng có chun gia pháp lý Các nhân viên nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập công ty cử đàm phán tùy vào đối tác Hiện nay, công ty không sử dụng phiên dịch thành phần đồn đàm phán có khả sử dụng tiếng Anh tiếng Đức thành thạo Thành phần đoàn đàm phán công ty tương đối đầy đủ, đàm phán viên có khả sử dụng tiếng Anh trình đàm phán Song có nhiều đối tác từ châu Âu cơng ty có đồn đàm phán, họ phù hợp đàm phán với đối tác lại không phù hợp với đối tác nên dẫn tới hiệu hoạt động chưa cao Do đó, theo kết điều tra, vấn công tác chuẩn bị nhân đàm phán công ty đạt mức với 3.0 điểm  Chuẩn bị địa điểm thời gian đàm phán: Khi đàm phán phương thức gặp mặt trực tiếp thường đối tác chủ động sang Việt Nam đối tác châu Âu lại thuận tiện nhanh chóng họ có mong muốn đến thăm Việt Nam, nhiều đối tác có điều kiện, có số đối tác có văn phịng đại diện hay chi nhánh đặt Việt Nam Tuy nhiên, hàng năm có nhiều đàm phán diễn trụ sở đối tác châu Âu Khi địa điểm đàm phán Việt Nam cơng ty CP Việt Mỹ chủ động lựa chọn thời điểm cho đàm phán Đàm phán diễn văn phịng cơng ty vào hành Cơng ty chủ động lên lịch sau bàn bạc với đối tác châu Âu để xác định thời gian hợp lý Công tác công ty đánh giá mức độ với 3.0 SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 27 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com điểm số hạn chế đàm phán diễn văn phịng cơng ty mà văn phịng khơng trang bị đầy đủ thiết bị phục vụ cho đàm phán, diện tích hạn hẹp,…  Chuẩn bị chương trình làm việc: Với đối tác khác cơng ty có chương trình làm việc khác Chẳng hạn, đối tác cũ Exxon Mobil họ thích đàm phán diễn nhanh chóng cơng ty khơng thể kéo dài chương trình làm việc Cịn với đối tác cần phải kéo dài chương trình làm việc để tìm hiểu rõ đối tác có thời gian suy nghĩ điều khoản hợp đồng Tiến hành đàm phán Tùy thuộc vào thương vụ, đối tác mà công ty áp dụng hình thức đàm phán khác cách linh hoạt Việc lựa chọn hình thức đàm phán phù hợp cho đàm phán mang lại hiệu mà cịn giúp cơng ty tiết kiệm khoản chi phí đáng kể Cơng ty CP Việt Mỹ áp dụng tất hình thức đàm phán với đối tác châu Âu Trong đó, hình thức gặp mặt trực tiếp sử dụng nhiều với tỷ lệ sử dụng 60%, 20% đàm phán qua thư tín 20% đàm phán qua điện thoại 2.3.2.2 Kết thúc đàm phán Theo kết vấn, điều tra số hợp đồng đàm phán với đối tác châu Âu tăng dần theo năm qua Trong năm 2009, công ty tiến hành 53 đàm phán với đối tác châu Âu có tới 46 đàm phán thành công đến thỏa thuận thống ký kết hợp đồng đàm phán không thành công 2.3.3 Giám sát, điều hành, đánh giá rút kinh nghiệm  Giám sát Trong thời gian qua, công ty CP Việt Mỹ tiến hành đàm phán với nhiều đối tác châu Âu để nhập sản phẩm hàng hóa Với đàm phán cơng tác giám sát lại khác SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 28 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Phương pháp giám sát mà công ty áp dụng chủ yếu phương pháp phiếu giám sát Công ty lập phiếu giám sát liệt kê kiện công việc ngầm định đề cập rõ ràng nội dung đàm phán, ngày tháng mà kiện xảy ra, giải pháp giám sát, phòng ngừa cần thực  Điều hành Trong trình giám sát xảy cố cơng ty phải có hành động để điều chỉnh, khắc phục Khi có tình phát sinh, nhân viên xuất nhập phải có nghĩa vụ báo lại cho Trưởng phịng Trong trường hợp có vấn đề có thay đổi thông tin, thay đổi địa điểm đàm phán…Trưởng phòng hướng dẫn nhân viên cách giải quyết.Khi phát sinh tính có tính chất phức tạp như: đối tác châu Âu yêu cầu điều chỉnh nội dung giá…nhân viên báo cáo tình hình với Trưởng phòng đợi lệnh, Trưởng phòng đề phương án giải trình Giám đốc để Giám đốc định lựa chọn phương án giải tối ưu  Đánh giá rút kinh nghiệm Sau đàm phán cơng ty lại họp đánh giá kết đàm phán, xem xét đạt được, chưa đạt được, tìm hiểu nguyên nhân rút học kinh nghiệm cho đàm phán sau công ty với đối tác châu Âu (với 100% ý kiến cho cơng ty có thực cơng tác này) Qua đàm phán, đàm phán viên có thêm kinh nghiệm tự rút học cho thân Thực tế cho thấy, đa số đối tác châu Âu sau kết thúc đàm phán thường xuyên gửi chào hàng, báo giá tới cơng ty cho dù trước kết đàm phán khơng thành cơng Điều chứng tỏ cơng ty có uy tín mắt bạn hàng SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 29 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com CHƢƠNG MỘT SỐ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƢỜNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM TỪ CHÂU ÂU TẠI CÔNG TY CP VIỆT MỸ &*& 3.1 Đánh giá công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm dầu nhờn từ châu Âu công ty CP Việt Mỹ giai đoạn 2007 – 2009 3.1.1 Một số kết đạt đƣợc cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm dầu nhờn từ châu Âu công ty CP Việt Mỹ Trong năm gần đây, nhìn chung hoạt động nhập hàng hóa cơng ty diễn sn sẻ, có nhiều hội thuận lợi gặp khơng thách thức khó khăn gây cản trở tới trình nhập sản phẩm dầu nhờn cơng ty Cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập hàng hóa công ty CP Việt Mỹ với đối tác châu Âu thời gian qua đạt thành tựu như: - Công ty thực công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm dầu nhờn với đối tác châu Âu tương đối tốt - Trong trình đàm phán với đối tác châu Âu, công ty củng cố mối quan hệ với đối tác cũ tạo dựng thêm nhiều mối quan hệ làm ăn lâu dài với đối tác tạo dựng uy tín, lịng tin họ - Trong công tác lập kế hoạch đàm phán, công ty xác định mục tiêu cần đàm phán mục tiêu đàm phán công ty lập sở hợp đồng ký kết trước đó, thơng tin từ số cơng ty khác, có kết hợp với điều kiện cụ thể cơng ty Nói chung thời gian qua, mục tiêu đàm phán xác định đàm phán với đối tác châu Âu đạt kết mong đợi - Công tác chuẩn bị cho đàm phán công ty tương đối tốt Cụ thể: + Nội dung đàm phán công ty chuẩn bị tốt với nội dung cần thiết hợp đồng nhập số lượng, chất lượng, giá sản phẩm, điều kiện toán, điều kiện giao hàng,… SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 30 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + Về quy mô nhân sự, lựa chọn nhân cho đàm phán cơng ty có thay đổi tích cực Kinh nghiệm tác phong đàm phán đoàn đàm phán có nhiều tiến so với trước, trình độ kỹ đàm phán viên nâng lên bước đáng kể + Công tác chuẩn bị thông tin đàm phán công ty chuẩn bị tốt… - Trong trình đàm phán, thành viên đồn đàm phán vận dụng tốt kỹ cần thiết để đưa ý kiến, thuyết phục nhượng đối tác - Các hình thức đàm phán cơng ty sử dụng linh hoạt, hồn tồn phủ hợp với điều kiện hồn cảnh cơng ty với đối tác châu Âu, phù hợp với thương vụ Trong việc lựa chọn hình thức đàm phán, công ty luôn trọng tới việc tiết kiệm khoản chi phí tới mức tối đa mà mang lại hiệu cao công việc - Sau hồn thành q trình đàm phán, cơng ty có tiến hành đánh giá kết đạt chưa đạt đàm phán, từ tìm nguyên nhân rút kinh nghiệm cho đàm phán sau 3.1.2 Một số tồn trình quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm từ châu Âu công ty CP Việt Mỹ Mặc dù thời gian qua công ty đạt kết khả quan cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm với đối tác châu Âu song tồn nhiều vấn đề bất cập mà công ty cần phải có biện pháp khắc phục Cụ thể là: - Trong khâu lập kế hoạch đàm phán, công ty trọng đến việc xác định mục đích, mục tiêu đàm phán, chiến lược đàm phán mình; mà cịn quan tâm đến mục đích, mục tiêu, chiến lược đàm phán đối tác Chiến lược nhân đàm phán chưa linh hoạt, cụ thể nguồn nhân lực cơng ty có lực kinh nghiệm đàm phán thiếu yếu - Do nguồn vốn cơng ty cịn hạn chế, kinh phí dành cho cơng tác cịn chưa nhiều nên hiệu việc thu thập thông tin cịn chưa cao Chuẩn bị thơng tin đàm phán tập trung vào thơng tin hàng hóa mà quan tâm đến thơng tin đối tác thị trường, đặc biệt thông tin đối tác SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 31 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Hiện nay, đàm phán viên cơng ty trải qua khóa đào tạo kỹ đàm phán chưa tiếp xúc nhiều với thực tế đàm phán viên lúng túng bị bất ngờ trước thương vụ phức tạp - Luật pháp yếu tố quan trọng trình tiến hành đàm phán Song đồn đàm phán công ty thiếu chuyên gia pháp lý am hiểu luật pháp hai bên Việt Nam – EU việc áp dụng luật pháp lúng túng - Trong đàm phán, việc khai thác thơng tin từ phía đối tác châu Âu cơng ty cịn bị hạn chế, khả thuyết phục đối tác châu Âu đồng ý theo quan điểm chưa cao - Cơng tác giám sát, điều hành quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập hàng hóa với đối tác châu Âu chưa thực thường xuyên, đồng công ty CP Việt Mỹ Công ty thực chức giám sát tập vào giai đoạn lập kế hoạch tiến hành đàm phán, quan tâm đến việc giám sát sau kết thúc đàm phán - Sau đàm phán, công ty tiến hành buổi họp để đánh giá kết đàm phán, song buổi họp đánh giá diễn nhanh chóng khơng hình thành văn chưa rút kinh nghiệm cho đàm phán 3.1.3 Nguyên nhân tồn Cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm với đối tác châu Âu cơng ty CP Việt Mỹ cịn tồn số nguyên nhân sau:  Nguyên nhân chủ quan: - Do kinh phí dành cho cơng tác cịn chưa nhiều nên hiệu việc tìm kiếm, thu thập thơng tin cịn chưa cao Cơng ty tập trung vào thơng tin nguồn nguyên liệu mà quan tâm tới thông tin đối tác Thông tin ban đầu công ty có đối tác châu Âu thường công ty môi giới cung cấp khách hàng quen giới thiệu - Hiện số lượng nhân viên làm việc phòng xuất nhập có người chia thành hai đồn đàm phán Đồn đàm phán với đối tác châu Âu gồm có thành viên SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 32 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com tham gia Hầu hết hợp đồng phòng xuất nhập tiến hành đảm nhận trách nhiệm đàm phán, có hợp đồng đặc biệt có lãnh đạo giám đốc kinh doanh Thiếu nhân nguyên nhân dẫn tới tồn  Nguyên nhân khách quan: Nguyên nhân khách quan chủ yếu dẫn tới tồn cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm công ty CP Việt Mỹ với đối tác châu Âu khác biệt văn hóa, phong cách đàm phán quốc tịch hai bên 3.2 Dự báo triển vọng quan điểm hoàn thiện quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm từ thị trƣờng châu Âu công ty CP Việt Mỹ thời gian tới 3.2.1 Dự báo triển vọng cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm từ thị trƣờng châu Âu công ty CP Việt Mỹ thời gian tới Trong thời gian tới, công ty CP Việt Mỹ xác định mục tiêu cho hoạt động nhập sản phẩm từ thị trường châu Âu là: - Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp đáp ứng nhu cầu hàng hóa cho hoạt động phân phối - Củng cố mối quan hệ làm ăn lâu năm với nhà cung cấp châu Âu, bên cạnh tích cực nghiên cứu, tìm kiếm nhà cung cấp - Nâng cao vị công ty bàn đàm phán với đối tác - Nâng cao lực, kỹ nhân viên để đáp ứng yêu cầu ngày cao nguồn nhân đàm phán chất lượng số lượng 3.2.2 Quan điểm hồn thiện quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm từ châu Âu cơng ty CP Việt Mỹ Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập hàng hóa hoạt động vơ quan trọng có tính định cơng ty Bởi vì, hoạt động nhập có vai trị vơ quan trọng tạo nguồn đầu vào cho hoạt động phân phối công ty CP Việt Mỹ SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 33 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Quản trị quy trình đàm phán trình phức tạp, phụ thuộc nhiều vào yếu tố người Để hoàn thiện quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập sản phẩm với đối tác thị trường châu Âu thời gian tới địi hỏi cơng ty cần phải chun mơn hóa cơng việc, áp dụng triệt để phương tiện, công cụ đại, đồng thời phải phân rõ quyền hạn trách nhiệm cuả người khâu quy trình 3.3 Một số giải pháp nhằm tăng cƣờng quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm dầu nhờn từ thị trƣờng châu Âu công ty CP Việt Mỹ Cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm dầu nhờn với đối tác châu Âu có tác động mạnh mẽ tới trình hoạt động phân phối sản phẩm trình hoạt động kinh doanh cơng ty Cơng ty CP Việt Mỹ thực công tác nhiều năm qua đạt kết tương đối khả quan nhiên nhiều mục tiêu mà cơng ty cịn chưa đạt nguyên nhân khách quan chủ quan Ta thấy để tăng cường quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập hàng hóa với đối tác châu Âu, công ty nên tham khảo số giải pháp sau: 3.3.1 Một số đề xuất với doanh nghiệp Cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm công ty CP Việt Mỹ với đối tác châu Âu thực tốt song tồn nhiều hạn chế cần phải hoàn thiện  Nâng cao hiệu công tác lập kế hoạch đàm phán Lập kế hoạch đàm phán định trước xem phải làm gì, làm nào, làm làm Thực tế, cơng tác lập kế hoạch đàm phán công ty CP Việt Mỹ quan tâm đạt mức Vì khả dự báo trước thuận lợi, khó khăn, rủi ro trình thực mục tiêu hạn chế hàng năm xảy đàm phán không thành công công ty với đối tác châu Âu Từ thực trạng trên, công ty cần phải tăng cường, nâng cao hiệu công tác lập kế hoạch đàm phán thông qua việc đầu tư thêm kinh phí cho việc thu thập thơng tin, tăng khả thành công nhà quản trị cách nâng cao, bồi dưỡng khả nắm bắt, phân tích dự báo trước thời cơ, thách thức, thuận lợi, khó khăn q trình SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 34 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com thực mục tiêu đàm phán, từ chủ động có giải pháp nắm bắt thời hạn chế rủi ro  Chun mơn hóa cơng tác tổ chức đàm phán Tại phải chun mơn hóa cơng tác tổ chức đàm phán? Đó yêu cầu đặt công tác tổ chức đàm phán với đối tác châu Âu công ty CP Việt Mỹ Thực tế cho thấy, cơng tác chuẩn bị đàm phán cịn chưa chu đáo, q trình đàm phán cịn phải nhượng đối tác nhiều, đàm phán viên lúng túng có vấn đề phát sinh ngồi dự tính, chưa có phân định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn đàm phán viên Tập trung chun mơn hóa cơng tác tổ chức đàm phán nhằm: - Làm rõ nhiệm vụ cần phải tiến hành để đạt mục tiêu - Tổ chức đoàn đàm phán hiệu - Xác định vị trí, vai trị, trách nhiệm đàm phán viên - Phát điều chỉnh kịp thời hoạt động yếu công tác tổ chức - Tạo lực cho công ty bàn đàm phán Để công tác tổ chức đàm phán có tính chun mơn hóa địi hỏi nhà quản trị công ty cần phải tăng cường khắc phục hạn chế thơng qua: * ồn thiện hệ thống thơng tin phục vụ cho cơng tác quản trị quy trình đàm phán Trước đàm phán cơng ty cần phải tìm kiếm chuẩn bị kỹ thông tin đối tác thông tin khả tài chính, nguồn nhân lực, uy tín hình ảnh thương trường quốc tế,…Cơng ty cần phải giành khoản kinh phí xứng đáng cho công tác thu thập thông tin cần thiết trước đàm phán Công ty nên kết hợp thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác phải xác định thơng tin từ nguồn có giá trị cao, có độ tin cậy, có tính cập nhật Cơng ty khơng nên chủ quan việc tìm hiểu thông tin đối tác châu Âu cho dù là đối tác quen biết từ trước, cơng ty nên tìm hiểu thật kỹ thơng tin đối tác thông tin cần thiết khác để bảo vệ bàn đàm phán Sau thu thập thông tin cần thiết, công ty cần phải kiểm chứng tính phù hợp xác thông tin trước định Cơng ty nên giành nhiểu thời gian cho việc xử lý thơng tin, phân tích lấy ý kiến tập thể để có SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 35 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com thông tin hiệu cho q trình đàm phán Các thơng tin cần phải lưu trữ lại để phục vụ cho thương vụ trước mắt thương vụ sau Cơng ty áp dụng trình tự thu thập xử lý thông tin chuẩn bị cho q trình đàm phán theo mơ hình * Nâng cao hiệu tổ chức nhân cho công tác quản trị quy trinh đàm phán Đối với công ty CP Việt Mỹ, nguồn nhân lực đóng vai trị quan trọng ln cấp quản lý quan tâm.Công ty cần phải thường xuyên tăng cường chất lượng cho nguồn nhân lực, đặc biệt cán bộ, nhân viên văn phịng Hiện tại, cơng ty CP Việt Mỹ có nhân viên đảm nhận mảng kinh doanh xuất nhập gồm có trưởng phịng quản lý chung, nhân viên phụ trách hoạt động liên quan đến nghiệp vụ hải quan, nhân viên phụ trách đến hoạt động liên quan đến ngân hàng nhân viên phụ trách hoạt động phụ trợ khác Hiện tại, trưởng phịng người có kinh nghiệm hoạt động đàm phán quốc tế người tham gia đàm phán với đối tác châu Âu với giám đốc kinh doanh nhân viên phụ trách kỹ thuật, thiết kế Có thể nói, nguồn nhân lực để phục vụ cho hoạt động đàm phán cơng ty cịn thiếu cịn yếu nên cơng ty cần phải bổ sung thêm người có kinh nghiệm, có chun mơn, đồng thời tăng cường bồi dưỡng kiến thức kỹ nghiệp vụ cho nhân viên khác Ngồi ra, cơng ty cần phải có chuyên gia pháp lý am hiểu luật, đặc biệt luật Việt Nam – EU để cố vấn cho nhà đàm phán trình đàm phán để đảm bảo tính pháp lý hợp đồng, tránh tranh chấp, kiện tụng sau làm ảnh hưởng tới quan hệ công ty đối tác châu Âu * huẩn bị nội dung đàm phán, cách cụ thể, chi tiết: Trước tiến hành đàm phán, công ty chuẩn bị chu đáo mặt nhân mà phải chuẩn bị tốt nội dung đàm phán Mỗi nội dung đàm phán công ty phải đưa phương án đàm phán giải pháp xử lý tình phát sinh Để đảm bảo thành cơng cho đàm phán yêu cầu nội dung đàm phán phải: - Đầy đủ, chi tiết, cụ thể - Các kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, lơgíc, phải loại trừ lý lẽ mập mờ đa nghĩa, chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 36 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Phải bảo đảm kiến thức chun mơn, có chiều sâu.về nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy * Lựa chọn sử dụng linh hoạt kỹ thuật đàm phán Với đối tác khác công ty nên lựa chọn sử dụng kỹ thuật đàm phán khác cho phù hợp với đối tác mang lại hiệu cao Các đàm phán viên cần phải luôn tỉnh táo, thận trọng trước đối tác châu Âu người châu Âu thường chắn làm việc * Nâng cao lực công ty bàn đàm phán Từ trước tới nay, vị công ty bàn đàm phán thường thấp so với đối tác châu Âu Các đàm phán viên chưa thực mềm dẻo q trình đàm phán, cịn lúng túng số trường hợp Để khắc phục tình trạng địi hỏi cơng ty cần phải nâng cao lực bàn đàm phán thơng qua việc bồi dưỡng, đào tạo kỹ đàm phán lý thuyết lẫn thực tế cho đàm phán viên thể cho đối tác thấy tầm quan trọng công ty hợp đồng phải ln dung hịa việc thuyết phục nhượng với đối tác * Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với đối tác châu Âu Sau kết thúc đàm phán, dù thành công hay không thành cơng ty nên tỏ thiện chí với đối tác Mặc dù đàm phán trước khơng thành cơng cơng ty thường xun liên lạc với đối tác để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp thu thập thông tin họ  Tăng cƣờng công tác giám sát, diều hành, đánh giá rút kinh nghiệm sau đàm phán Để đảm bảo thành cơng q trình đàm phán hiệu hoạt động quản trị quy trình đàm phán với đối tác châu Âu địi hỏi công ty phải thường xuyên giám sát, kiểm tra tất công việc, kiện trước, sau q trình đàm phán thơng qua việc sử dụng phương pháp giám sát phù hợp Đồng thời cần phải nâng cao nhận thức nhà quản trị nhân viên tầm quan trọng công tác giám sát điều hành q trình đàm phán Giám sát khơng phải giám sát hoạt động cơng ty mà cần phải giám sát công việc, phản ứng đối tác để từ đưa chiến lược đàm phán phù hợp SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 37 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Ngoài ra, sau đàm phán công ty cần phải thực nghiêm túc khâu đánh giá rút kinh nghiệm Tiến hành tổng kết làm được, chưa làm so với mục tiêu đề banSau đàm phán công ty phải rút học, kinh nghiệm nhứng điểm cần ý để làm sở phục vụ cho đàm phán sau 3.3.2 Một số đề xuất với nhà nƣớc ngành có liên quan Bên cạnh nỗ lực thân cơng ty, Nhà nước ngành có liên quan cần phải có chủ trương, sách thích hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cơng tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm công ty với đối tác châu Âu - Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp Việt Nam EU để doanh nghiệp Việt Nam nói chung cơng ty CP Việt Mỹ nói riêng có mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp, lâu dài với đối tác châu Âu thông qua việc vận động ký kết hiệp định song phương Việt Nam EU Các đại sứ quán, lãnh quán Việt Nam nước châu Âu cần tích cực việc liên kết mối quan hệ cơng ty với đối tác châu Âu, tìm kiến tư vấn cho Bộ Công thương doanh nghiệp nước biện pháp để tham gia vào thị trường EU cách có hiệu - Nhà nước, Cơng thương với phịng Thương mại Công nghiệp Việt Nam cần phải phối hợp với ngành quan hữu quan nên hỗ trợ cho cơng ty việc tìm kiếm thơng tin đối tác thị trường châu Âu; cập nhật kịp thời xác thơng tin cần thiết cung cấp cho công ty phong tục tập quán, quy định pháp luật, hàng rào thuế quan phi thuế quan,… - Bên cạnh đó, cần nâng cao vai trị quan ngoại giao đại diện thương mại Việt Nam châu Âu thị trường khác để làm cầu nối giúp doanh nghiệp nước tìm hiểu thơng tin nắm bắt nhanh nhạy kịp thời sách nguồn nguyên liệu thị trường - Ngoài ra, Nhà nước cần xây dựng môi trường pháp lý minh bạch, rõ ràng, sách phải tạo động lực thúc đầy, khuyến khích hoạt động nhập thơng qua việc hoàn thiện ban hành hệ thống pháp luật văn liên quan đến hợp SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 38 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com đồng nhập giải tranh chấp hợp đồng Đồng thời, Nhà nước cần cải cách thủ tục hành liên quan đến hoạt động thương mại quốc tế thủ tục hải quan, thủ tục xuất nhập cảnh, thủ tục xuất nhập hàng hóa,…Hiện nay, thủ tục hải quan thủ tục xuất nhập cải cách chưa thực tốt khiến cho doanh nghiệp có cơng ty CP Việt Mỹ gặp khó khăn quản trị quy trình đàm phán nhập hàng hóa nói chung nhập hàng hóa từ thị trường châu Âu nói riêng Và trở thành nội dung đem bàn bạc, thảo luận bàn đàm phán công ty đối tác châu Âu - Nhà nước cần hỗ trợ cho doanh nghiệp đào tạo nguồn nhân lực cho hoạt động TMQT nói chung hoạt động đàm phán nói riêng Đặc biệt trường đại học khối kinh tế cần phải đưa vào giảng dạy cho sinh viên kỹ đàm phán mơn học thức lý thuyết lẫn tiếp cận thực tế - Các viện nghiên cứu kinh tế cần phải tăng cường xuất tài liệu ấn phẩm dịch từ tiếng nước liên quan đến vấn đề quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại quốc tế làm nguồn tham khảo cho doanh nghiệp Đồng thời, phải thường xuyên định kỳ tổ chức hội thảo, tọa đàm cho người quan tâm đến vấn đề đàm phán số chủ đề hay báo cáo kinh nghiệm kỹ đàm phán chuyên gia có kinh nghiệm SV: NGUYỄN TẠ THANH QUANG 39 KHOA THƢƠNG MẠI QUỐC TẾ LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com ... trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm từ châu Âu công ty CP Việt Mỹ Mặc dù thời gian qua công ty đạt kết khả quan công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản. .. thiện quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập sản phẩm từ thị trƣờng châu Âu công ty CP Việt Mỹ thời gian tới 3.2.1 Dự báo triển vọng công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp. .. q trình nhập sản phẩm dầu nhờn công ty Công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập hàng hóa cơng ty CP Việt Mỹ với đối tác châu Âu thời gian qua đạt thành tựu như: - Công ty