TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ- KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT
Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Sơn Long
Công ty TNHH Sơn Long (Son Long Limited Liability Company) tiền thân là
Xí nghiệp sản xuất Nhựa và Cơ khí
Giai đoạn 1: Xí nghiệp được thành lập chính thức theo Quyết định số 3214/QĐ-
UB ngày 19 /11/2005 của Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh.
Do sự phát triển và mở rộng của nhà máy với số lượng phân xưởng và công nhân tăng lên, UBND thành phố Bắc Ninh đã ban hành Quyết định số 776-QĐ/UB, cho phép đổi tên Xí nghiệp sản xuất phụ tùng xe máy thành Xí nghiệp sản xuất nhựa và cơ khí.
Giai đoạn 2 bắt đầu theo Quyết định số 1613/QĐ-UBND ngày 27/8/2010 của Ủy ban nhân dân thành phố Bắc Ninh, cho phép chuyển đổi Xí nghiệp sản xuất nhựa và cơ khí thành "CÔNG TY TNHH SƠN LONG", và quá trình này vẫn tiếp tục cho đến hiện tại.
Ngày 14/11/2010, Công ty được Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Bắc Ninh cấp mã số thuế 2300 277 454 và giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 2102 001
039 với mức vốn điều lệ 11.000.000.000 đồng (Mười một tỉ đồng)
Tên công ty: CÔNG TY TNHH SƠN LONG Tên giao dịch: SON LONG LIMITED LIABILITY COMPANY Tên viết tắt: Son long Co., Ltd
Trụ sở chính: Số 7, ngõ 178 phố Bắc Hà – Nguyễn Trãi – phường Võ Cường – Thành phố Bắc Ninh – Tỉnh Bắc Ninh
Số tài khoản ngân hàng của công ty tại Ngân hàng ngoại thương tỉnh Bắc Ninh là 0351000388842, điện thoại liên hệ là 0422.234.688 Qua thời gian hoạt động, công ty nhận thấy rằng nhựa đã trở thành vật liệu phổ biến, thường bị bỏ qua khi đã qua sử dụng, dẫn đến tình trạng rác thải khó xử lý Việc phân loại nhựa hiện nay chủ yếu dựa trên cảm tính và mục đích sử dụng, trong khi thực tế, nhựa tồn tại lâu trong môi trường và có thể chứa hóa chất độc hại, gây ảnh hưởng đến sức khỏe con người trong quá trình tái chế và tái sử dụng.
Kể từ khi thành lập, công ty đã không ngừng phát triển mạnh mẽ với mạng lưới phân phối chủ yếu tại Bắc Ninh, Hà Nội và các tỉnh thành trên cả nước, điều này giúp công ty nhanh chóng nắm bắt thông tin và đáp ứng nhu cầu thị trường Dù thời gian hoạt động chưa lâu, nhưng kinh nghiệm và khả năng tổ chức đã giúp công ty chiếm được lòng tin từ đối tác và khách hàng, khẳng định vị thế của Sơn Long trong ngành cung cấp thiết bị Trong bối cảnh nền kinh tế đang biến đổi và các chính sách xã hội liên quan đến thuế và tài chính kế toán cũng đang được cải cách, công ty đã nỗ lực tận dụng nguồn nhân lực để tạo niềm tin cho khách hàng và đạt hiệu quả cao nhất Tuy nhiên, công ty cũng gặp nhiều khó khăn do nguồn vốn kinh doanh hạn chế, trang thiết bị còn thiếu thốn, cùng với những thay đổi trong chính sách kinh tế và sự bất ổn trong nước và quốc tế, trong khi nhu cầu thị trường đa dạng và cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Công ty cam kết mang đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, với mọi sự thay đổi đều tập trung vào lợi ích của họ Tất cả sản phẩm đều có nguồn gốc rõ ràng, chất lượng được kiểm nghiệm nghiêm ngặt bởi nhà sản xuất, và thời gian bảo hành cụ thể, nhằm đáp ứng cao nhất nhu cầu của khách hàng.
Công ty cam kết thực hiện các hợp đồng với trách nhiệm cao, đảm bảo các thoả thuận được triển khai tối đa theo đúng điều khoản, trừ trường hợp bất khả kháng Nhờ đó, công ty đã thu hút được sự quan tâm của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài Khách hàng tiếp tục lựa chọn các dịch vụ khác của công ty nhờ vào chất lượng tốt và giá cả hợp lý.
Đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty TNHH Sơn Long
Chức năng của Công ty
Tối đa hóa lợi nhuận của Công ty bằng cách sử dụng hiệu quả nguồn vốn, khả năng quản lý, lao động và uy tín của các sáng lập viên cùng cổ đông, nhằm gia tăng lợi tức cho cổ đông và tích lũy tái đầu tư để phát triển Công ty bền vững và lớn mạnh hơn.
Công ty không chỉ đạt hiệu quả cao trong hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn góp phần giải quyết vấn đề cho người lao động, thúc đẩy phát triển kinh tế địa phương và đóng góp tích cực vào ngân sách nhà nước.
Nhiệm vụ của Công ty
Công ty TNHH Sơn Long là một đơn vị thành viên độc lập, có tư cách pháp nhân, có khả năng mở tài khoản ngân hàng cả trong và ngoài nước, và sử dụng con dấu riêng theo quy định của Nhà nước.
Công ty đã hoạt động được 10 năm và đạt được nhiều thành tựu đáng ghi nhận trong bối cảnh phát triển kinh tế và đổi mới của đất nước Luôn hoàn thành kế hoạch sản xuất hàng năm với lợi nhuận ổn định, công ty không chỉ bảo toàn và phát triển vốn mà còn đảm bảo quyền lợi cho người lao động Với uy tín ngày càng cao, công ty đã ký kết nhiều hợp đồng sản xuất lớn, khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường và được khách hàng tin tưởng.
Tối đa hóa lợi nhuận của công ty bằng cách khai thác hiệu quả nguồn vốn, khả năng quản lý, lao động và uy tín của các sáng lập viên cùng cổ đông, nhằm gia tăng lợi tức cho cổ đông và tích lũy tái đầu tư để phát triển công ty bền vững.
Công ty không ngừng nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội thông qua hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời góp phần giải quyết vấn đề việc làm cho người lao động.
1.2.2 Đặc điểm hoạt động sản xuất – kinh doanh của công ty TNHH Sơn Long
Đặc điểm tổ chức sản xuất
Để tổ chức công tác sản xuất một cách hợp lý và phù hợp với điều kiện hiện tại, Công ty hiện đang vận hành 3 phân xưởng, mỗi phân xưởng đảm nhiệm những chức năng và nhiệm vụ riêng biệt.
Xưởng nhựa chuyên sản xuất bộ nhựa mộc cho xe máy và nhận gia công các sản phẩm nhựa theo yêu cầu của khách hàng.
Xưởng sơn: Có nhiệm vụ phun sơn bộ nhựa xe máy và xử lý các sản phẩm chưa đạt sau khi sơn.
Xưởng đúc – gia công cơ khí: Có nhiệm vụ gia công các sản phẩm kim loại cho các ngành sản xuất khác và dân dụng.
Mỗi phân xưởng được quản lý bởi một quản đốc, một phó quản đốc cùng với các trưởng ca, có nhiệm vụ giám sát, đôn đốc và kiểm tra từng bước trong quá trình sản xuất, đảm bảo mọi khâu được thực hiện kịp thời và hiệu quả.
- Hạt nhựa tái sinh, Tái chế;
- Nhựa kỹ thuật; Hạt nhựa - Nguyên liệu; Nhựa phế liệu
- Sản xuất hạt nhựa PP và bao bì nhựa các loại: Túi xốp, túi HDPE, túi LLDPE, túi khác, bao bì PP, PE.
- Thiết kế sản xuất giá, kệ bày hàng các loại.
- Sản xuất và kinh doanh: linh kiện động cơ, sản phẩm đồ nhựa và phụ tùng xe hai bánh, xe gắn máy.
- Lắp ráp hoàn chỉnh, sửa chữa và bảo hành xe hai bánh, gắn máy.
- Nhập khẩu: máy móc, vật tư, nhiên liệu, nguyên - phụ liệu phục vụ sản xuất.
- Xuất khẩu: các sản phẩm do Công ty sản xuất.
- Các sản phẩm làm từ nhựa tái chế, bao gồm:
+ Ống cống PVC, ván sàn và khung cửa sổ + Hàng rào và đồ nội thất sân vườn
+ Các phụ kiện văn phòng
+ Các thùng chứa đồ uống lon, chai thủy tinh, PET (nhựa) chai và ly bán hàng tự động
1.2.3 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty TNHH Sơn Long
Đặc tính và công dụng của sản phẩm
Công ty chuyên sản xuất sơn, ép nhựa và kim loại, cùng với gia công nhựa và cơ khí Các sản phẩm của công ty là những sản phẩm hữu hình, có thể đo lường được số lượng cụ thể Sản phẩm nhựa có đặc tính khô cứng và nhẹ, trong khi sản phẩm cơ khí bao gồm các chi tiết nhỏ được thiết kế và sản xuất từ các linh kiện có kỹ thuật cao và quy trình tự động hóa.
- Sản phẩm được sản xuất để cung cấp và phục vụ cho ngành sản xuất lắp ráp xe máy.
Công nghệ sản xuất sản phẩm
Công ty cung cấp đa dạng các loại sản phẩm, mỗi loại đều có quy trình công nghệ riêng biệt Tất cả sản phẩm đều được sản xuất theo tiêu chuẩn công nghệ của Công ty Honda – Nhật Bản.
Sơ đồ 1.1: Mô hình về quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của công ty
*Trình tự các bước như sau :
Trước khi bắt đầu mỗi ca sản xuất, việc chuẩn bị cho con người, trang thiết bị và nguyên vật liệu là rất quan trọng Các máy phun ép nhựa cần được khởi động trước để làm nóng khuôn, đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Quá trình xử lý nguyên liệu nhựa bắt đầu với việc sử dụng hạt nhựa gốc và hạt nhựa tái chế, được tạo ra từ các sản phẩm nhựa không phù hợp và phoi nhựa Trong giai đoạn này, hạt nhựa gốc và hạt nhựa màu được trộn đều và sấy khô bằng máy trộn và máy sấy Nhựa tái chế được băm nhỏ để có kích thước tương tự như hạt nhựa mới và được thêm vào hỗn hợp theo tỷ lệ cho phép Sau khi hoàn thành quá trình trộn và sấy, hỗn hợp nguyên liệu nhựa đạt yêu cầu về tỷ lệ pha trộn, độ đồng đều và chất lượng.
Xử lý nguyên liệu nhựa, nhựa nguyên sinh
Kiểm tra đóng gói Hoàn thiện sản phẩm
Hỏng Đạt ẩm được chuyển ngay tới các máy phun ép nhựa và được cơ cấu hút hạt nhựa của máy đưa vào các bình sấy.
Bảng tiêu chuẩn kỹ thuật trộn và sấy với 1 số loại nhựa tại công ty như sau:
TỶ LỆ HẠT NHỰA TÁI CHẾ (%)
Bảng 1.1: Tiêu chuẩn kỹ thuật trộn và sấy với 1 số loại nhựa tại công ty
Phun ép nhựa là quá trình tạo ra sản phẩm nhựa bằng cách làm nóng chảy nhựa và phun vào khuôn Nhựa nóng chảy được ép đều vào khuôn, khi đông đặc lại sẽ hình thành sản phẩm với hình dạng theo cấu trúc của khuôn Thời gian sản xuất mỗi sản phẩm được định mức và cài đặt sẵn cho máy, và sau khi hoàn thành chu trình, máy sẽ tự động mở cửa để công nhân lấy sản phẩm ra.
Sau khi sản phẩm được lấy ra khỏi khuôn, chúng sẽ trải qua quy trình kiểm tra nghiêm ngặt về kích thước, độ dày và trọng lượng Những sản phẩm đạt tiêu chuẩn sẽ được xếp lên xe chờ nguội trước khi chuyển đến bộ phận hoàn thiện.
Tổ chức bộ máy quản lý hoạt động sản xuất – kinh doanh của Công ty
Để nâng cao hiệu quả kinh doanh, công ty TNHH Sơn Long đã tổ chức bộ máy theo mô hình trực tuyến gọn nhẹ và chuyên môn hóa cao.
Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Giám đốc là người đứng đầu công ty, có quyền hạn cao nhất và chịu trách nhiệm lớn về mọi hoạt động Họ điều hành toàn bộ công ty, tham gia ký kết hợp đồng kinh tế và đưa ra các quyết định chiến lược, định hướng phát triển Ngoài ra, giám đốc còn quyết định việc thành lập các bộ phận trực thuộc để đảm bảo hoạt động hiệu quả.
Phó giám đốc: Là người trực tiếp giúp đỡ giám đốc, là người đại diện theo pháp luật của công ty có quyền và nhiệm vụ sau đây:
Ban lãnh đạo công ty có trách nhiệm quyết định mọi vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày, tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư Họ cũng kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ Ngoài ra, ban lãnh đạo thực hiện bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức các chức danh quản lý, đồng thời quyết định mức lương và phụ cấp cho người lao động, bao gồm cả cán bộ quản lý có thẩm quyền bổ nhiệm.
Phòng kinh doanh là bộ phận quan trọng trong công ty, ảnh hưởng trực tiếp đến khối lượng tiêu thụ và sản xuất sản phẩm Nhiệm vụ chính của phòng kinh doanh bao gồm việc thực hiện các hoạt động bán buôn, bán lẻ và bán qua đại lý.
+ Thực hiện công việc kinh doanh theo đường lối của ban giám đốc
+ Nghiên cứu, theo dõi diễn biến của thị trường, báo cáo ban giám đốc để kịp thời có phương hướng thích hợp.
Tìm kiếm và phát triển thị trường là một yếu tố quan trọng trong chiến lược kinh doanh Để nâng cao hiệu quả, cần xây dựng các phương án quảng bá hình ảnh công ty, đồng thời quảng cáo sản phẩm và dịch vụ mà công ty cung cấp.
Phòng Kế hoạch: Là đơn vị lập và tổ chức kế hoạch sản xuất của Công ty.
+ Xây dựng kế hoạch sản xuất trình Giám đốc duyệt Điều phối, đôn đốc và theo dõi các kế hoạch sản xuất một cách chi tiết.
+ Truyền đạt mệnh lệnh sản xuất, tham mưu cho Giám đốc giải quyết các vấn đề vướng mắc đảm bảo đáp ứng tiến độ sản xuất.
+ Thông tin liên lạc các đơn vị liên quan trong Công ty.
+ Tổng hợp kết quả hoàn thành kế hoạch sản xuất và phân tích đánh giá số liệu.
+ Xây dựng hoàn thiện định mức sản xuất kịp thời và chính xác.
+ Hỗ trợ Phòng Kế toán tài vụ tính giá thành sản phẩm.
+ Cập nhật xử lý các dữ liệu liên quan đến khách hàng và lập kế hoạch báo cáo.
+ Tìm hiểu khả năng thỏa mãn nhu cầu khách hàng Tạo lập và phát triển các mối quan hệ với khách hàng.
Công ty có nhiệm vụ nghiên cứu thị trường và thiết lập quan hệ giao dịch để khai thác nguồn hàng phục vụ cho sản xuất kinh doanh Đội ngũ sẽ lập kế hoạch sản xuất và tổ chức thực hiện kế hoạch đó, đồng thời ký kết và thực hiện hợp đồng với khách hàng Ngoài ra, họ cũng phụ trách giới thiệu và bán sản phẩm của Công ty.
Phòng kỹ thuật chuyên nghiên cứu và ứng dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật, thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học công nghệ, cũng như triển khai thử nghiệm các dự án trong lĩnh vực sản xuất.
+ Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ kiểm tra kỹ thuật, bảo đảm chất lượng sản phẩm.
+ Quản lý các sáng kiến cải tiến tiến bộ kỹ thuật.
+ Tham mưu với Giám đốc các vấn đề liên quan kỹ thuật để hoàn thiện công tác
Xây dựng dây truyền sản xuất thi công tiên tiến, xây dựng kế hoạch đầu tư trang bị, đổi mới công nghệ đưa vào sản xuất.
+ Giúp Giám đốc quản lý các dự án, đề tài về Khoa học kỹ thuật, công nghệ trong toàn công ty.
Quy định về an toàn lao động và vệ sinh công nghiệp đối với máy móc thiết bị và người lao động là rất quan trọng Cần hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thành viên trong sản xuất nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm đúng quy định và quy trình đã đề ra.
Kết hợp với phòng Kế hoạch Kinh doanh, chúng tôi nghiên cứu và thiết kế mẫu thương hiệu cùng nhãn mác sản phẩm phù hợp với yêu cầu thị trường Đồng thời, chúng tôi thực hiện các thủ tục đăng ký bản quyền thương hiệu và kiểu dáng bao bì với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
+ Tư vấn lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, thiết kế kỹ thuật, công nghệ các công trình về sản xuất.
Phòng vật tư mua bán: Thực hiện cung ứng vật tư phục vụ hoạt động sản xuất của Công ty.
Lập kế hoạch mua sắm nguyên liệu, trang thiết bị, phụ tùng và dụng cụ là rất quan trọng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty Cần đảm bảo việc mua sắm diễn ra hợp lý và kịp thời, nhằm tránh gián đoạn trong quá trình sản xuất và giảm thiểu lãng phí trong kho.
+ Tổ chức thực hiện kịp thời các nghiệp vụ quản lý sử dụng, bảo dưỡng, sửa chữa, nâng cấp trang thiết bị, dụng cụ sản xuất.
+ Kết hợp với các đơn vị liên quan để quản lý, cung ứng, cấp phát vật tư, phụ tùng theo định mức.
Quản lý và đảm bảo cung ứng vật tư, trang thiết bị cho các đơn vị là nhiệm vụ quan trọng, đồng thời cần xây dựng định mức vật tư vật liệu để chỉ đạo các đơn vị thực hiện hiệu quả.
Là đơn vị thực hiện các nghiệp vụ hành chính hỗ trợ cho toàn bộ các đơn vị sản xuất và quản lý trong Công ty.
Quản lý và sử dụng con dấu là nhiệm vụ quan trọng, bao gồm việc tổ chức tiếp nhận và lưu chuyển công văn tài liệu Ngoài ra, cần thực hiện lưu trữ, gửi telex và FAX, đồng thời tiếp nhận các văn bản đến và đi, phân phối cho các đơn vị liên quan một cách hiệu quả.
Phòng nhân sự có nhiệm vụ hỗ trợ Ban giám đốc trong việc quản lý và bố trí nhân sự một cách hợp lý và hiệu quả Ngoài ra, phòng còn tổ chức các chương trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, chăm sóc đời sống tinh thần cho cán bộ nhân viên Đồng thời, phòng cũng xây dựng đơn giá tiền lương, định mức lao động và các chế độ chính sách liên quan đến bảo hộ lao động và tai nạn lao động.
+ Đón tiếp khách ra vào Công ty.
+ Tổ chức thực hiện công tác văn thư đánh máy thông tin.
+ Thực hiện nghiệp vụ đời sống, y tế, tạp vụ.
Chúng tôi đảm bảo an ninh trật tự nội bộ, bảo vệ sản xuất và tài sản của Công ty, đồng thời thực hiện công tác phòng cháy chữa cháy và thanh tra, và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về các nhiệm vụ này.
Phòng Tổ chức hành chính - Lao động tiền lương:
Đơn vị này chuyên quản lý và bố trí nhân sự, tổ chức các chương trình phát triển nguồn nhân lực, xây dựng đơn giá tiền lương, định mức lao động cùng với các chế độ chính sách như bảo hiểm xã hội và tai nạn lao động.
+ Thực hiện quản lý nhân sự bao gồm lập kế hoạch, tuyển dụng, đào tạo, lưu giữ bảo quản hồ sơ.
+ Thực hiện công tác tiền lương theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty.
TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SƠN LONG
Tổ chức hệ thống kế toán tại công ty TNHH Sơn Long
2.1.1 Các chính sách kế toán chung
Việc áp dụng chế độ và chuẩn mực kế toán tại các doanh nghiệp có sự khác biệt lớn, vì chúng không phải lúc nào cũng phù hợp với thực tế Do đó, các chuẩn mực và chế độ cần được cập nhật, đổi mới để đảm bảo tính hợp lý và sát thực Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần linh hoạt và sáng tạo trong việc vận dụng các chuẩn mực này, dựa trên các quy định chung của chế độ tài chính kế toán.
Công ty đã không ngừng phát triển và đổi mới trong lĩnh vực tài chính kế toán, cải thiện tổ chức bộ máy và quy trình hạch toán Sự vận dụng các chế độ và chính sách của Công ty được thể hiện rõ ràng qua quá trình này.
Kế toán tiền mặt, TGNH
Kế toán vật tư và TSCĐ
Kế toán tiền lương và thủ quỹ quỹ
Kế toán tại xưởng sản xuất
Kế toán trưởng phải tuân thủ quy định tại quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, cùng với các chuẩn mực kế toán Việt Nam và các văn bản sửa đổi bổ sung hiện hành.
Đơn vị tiền tệ trong kế toán tại Việt Nam là Việt Nam đồng (VNĐ), và các báo cáo tài chính được lập bằng đồng VN theo nguyên tắc giá gốc, tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung được chấp nhận tại Việt Nam.
Hệ thống tài khoản sử dụng có phân chi tiết tiểu khoản theo từng phân xưởng sản xuất, từng loại vật tư.
Niên độ kế toán là khoảng thời gian mà kế toán thực hiện các ghi chép và báo cáo tài chính, bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Trong suốt niên độ, kế toán sẽ mở một sổ mới và vào cuối kỳ, sẽ tiến hành khóa sổ để tính toán số phát sinh và số dư cuối kỳ.
Kỳ kế toán được xác định là một quý, trong khi việc quản lý hàng tồn kho được thực hiện theo phương pháp kê khai thường xuyên Giá trị hàng tồn kho được tính toán dựa trên phương pháp bình quân gia quyền.
+ Phương pháp tính khấu hao: phương pháp tính bình quân (theo tỷ lệ do Bộ Tài chính quy định), không có trường hợp khấu hao đặc biệt.
+ Sử dụng tỷ giá thực tế trong quy đổi ngoại tệ.
+ Đồng tiền sử dụng trong hạch toán : Việt Nam Đồng.
Doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo hình thức khấu trừ với thuế suất 10% Mỗi quý, công ty cần xác định số thuế phải nộp và thực hiện nghĩa vụ với nhà nước theo công văn số 8355/BTC-TCT của Bộ Tài chính ban hành ngày 20/6/2013, có hiệu lực từ 1/7/2013.
2.1.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tại công ty đều phải được lập chứng từ hợp lý và hợp lệ Những chứng từ này đóng vai trò là căn cứ gốc, tạo nền tảng cho kế toán ghi chép vào sổ chi tiết.
Hệ thống chứng từ bao gồm các loại tài liệu quan trọng như hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, biên bản kiểm kê vật tư - sản phẩm, phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tiền tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, giấy báo làm thêm giờ, biên bản giao nhận tài sản cố định, giấy báo nợ và giấy báo có.
Tất cả các thuật ngữ kế toán mà doanh nghiệp sử dụng đều tuân theo quy định của chế độ kế toán số 15/2006/QĐ – BTC, được ban hành vào ngày 20/3/2006 bởi Bộ Tài chính Doanh nghiệp thường xuyên sử dụng các chứng từ kế toán phổ biến.
- Bảng chấm công: Mẫu số 01a – LĐTL
- Bảng chấm công làm thêm giờ: Mẫu số 01b – LĐTL
- Bảng thanh toán tiền lương: Mẫu số 02 – LĐTL
- Bảng thanh toán tiền thưởng: Mẫu số 03 – LĐTL
- Bảng thanh toán tiền lương làm thêm giờ: Mẫu số 06 – LĐTL
- Bảng kê trích nộp các khoản theo lương: Mẫu số 10 – LĐTL
- Bảng phân bổ trên lương và bảo hiểm xã hội: Mẫu số 11 – LĐTL
Chứng từ về hàng tồn kho:
- Phiếu nhập kho: Mẫu số 01 – VT
- Phiếu xuất kho: Mẫu số 02 – VT
- Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa: Mẫu số 05 – VT
Chứng từ về bán hàng:
- Hóa đơn giá trị gia tăng: Mẫu số 01GTGT – 3LL
- Phiếu thu: Mẫu số 01 – TT
- Phiếu chi: Mẫu số 02 – TT
- Giấy đề nghị tạm ứng: Mẫu số 03 – TT
- Giấy thanh toán tiền tạm ứng: Mẫu số 04 – TT
- Giấy đề nghị thanh toán: Mẫu số 05 – TT
- Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 – TT
- Bảng kiểm kê quỹ: Mẫu số 08a – TT
- Bảng kê chi tiền: Mẫu số 09 – TT
Chứng từ về tài sản cố định:
- Biên bản giao nhận tài sản cố định: Mẫu số 01 – TSCĐ
- Biên bản bàn giao sửa chữa lớn tài sản cố định: Mẫu số 03 – TSCĐ
- Biên bản đánh giá lại tài sản cố định: Mẫu số 04 – TSCĐ
- Biên bản kiểm kê tài sản cố định: Mẫu số 05 – TSCĐ
Bảng tính phân bổ và khấu hao tài sản cố định, mẫu số 06 – TSCĐ, là tài liệu quan trọng trong kế toán Tất cả chứng từ kế toán, bao gồm cả những chứng từ do doanh nghiệp lập và bên ngoài chuyển đến, được tập hợp tại bộ phận kế toán Tại đây, các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ kế toán sẽ được chuyển giao cho kế toán phụ trách phần hành tương ứng.
Sau khi kế toán tập hợp và xử lý chứng từ thì có nhiệm vụ lưu giữ chứng từ tại nơi qui định
2.1.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Danh mục hệ thống tài khoản kế toán của Công ty được áp dụng theo Quyết định số 15 của Bộ Tài chính, ban hành ngày 20 tháng 03 năm 2006 Công ty chi tiết hóa các khoản phải thu từ khách hàng và phải trả cho người bán để dễ dàng theo dõi Để nâng cao hiệu quả sử dụng hệ thống tài khoản, doanh nghiệp đã thực hiện một số điều chỉnh dựa trên đặc thù tổ chức sản xuất của mình, đặc biệt là trong việc hoạch toán chi phí sản xuất thông qua các tài khoản 621, 622 và 627.
+ TK 621: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp + TK 622: chi phí nhân công trực tiếp + TK 627.1: chi phí nhân viên
Trong kế toán chi phí, các khoản mục quan trọng bao gồm: TK 627.2 đại diện cho chi phí vật liệu, TK 627.3 là chi phí dụng cụ sản xuất, TK 627.4 phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định, TK 627.7 ghi nhận chi phí dịch vụ mua ngoài khác, và TK 627.8 là chi phí bằng tiền khác.
2.1.4 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán tại Công ty TNHH Sơn Long
Công ty TNHH Sơn Long, với lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh lớn, đã áp dụng kế toán máy để giảm khối lượng công việc và đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán Hiện tại, công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting và áp dụng hình thức kế toán “Nhật ký chung” để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh, đáp ứng yêu cầu quản lý và phù hợp với trình độ của nhân viên Trình tự ghi sổ được thực hiện theo quy định của hình thức này.
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra.
Sơ đồ 2.2: Trình tự ghi sổ theo hình thức nhật ký chung tại công ty TNHH Sơn
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện qua nhiều công đoạn, nhưng có thể tóm gọn lại thành các bước cụ thể.
1) Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi
Bảng cân đối tài khoản
Sổ, thẻ kế toán chi tiết
MỘT SỐ ĐÁNH GIÁ VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH SƠN LONG
Đánh giá tổ chức bộ máy kế toán
Công ty sở hữu một hệ thống quản lý hiệu quả và chặt chẽ, được tổ chức theo mô hình trực tuyến phù hợp với quy mô của mình Điều này đảm bảo rằng mọi công việc đều được thực hiện theo trình tự và được giám sát nghiêm ngặt từ cấp trên xuống cấp dưới.
Với quy mô tổ chức rõ ràng, các phòng ban và bộ phận được phân định chức năng và nhiệm vụ cụ thể, giúp giảm thiểu chồng chéo và lãng phí, từ đó nâng cao hiệu quả công việc Đội ngũ lãnh đạo và quản lý năng động, sáng tạo, sẵn sàng chấp nhận thử thách và dám nghĩ, dám làm Bộ máy kế toán, đặc biệt là phòng kế toán tài chính, nhận được sự quan tâm và đầu tư từ các cấp lãnh đạo, đã đóng góp quan trọng vào việc kiểm soát tình hình tài chính của công ty.
Trong thời gian thực tập tại công ty, tôi đã tích lũy được nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn về nghề kế toán Dưới đây, tôi xin chia sẻ một số ý kiến cá nhân về những ưu điểm, nhược điểm cũng như đề xuất nhằm nâng cao chất lượng công tác kế toán tại công ty.
Với bộ máy quản lý gọn nhẹ, các phòng ban chức năng của công ty hoạt động hiệu quả, hỗ trợ lãnh đạo trong giám sát thi công, quản lý kinh tế và tổ chức sản xuất Phòng kế toán được bố trí hợp lý với phân công công việc rõ ràng, cùng đội ngũ nhân viên kế toán có trình độ cao, nhiệt huyết và trung thực, góp phần quan trọng vào công tác hạch toán và quản lý kinh tế của công ty.
Phòng kế toán của công ty đã áp dụng chế độ kế toán Nhật ký chung, mang lại sự gọn nhẹ và đơn giản trong ghi chép Bộ máy kế toán đã linh hoạt vận dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả công tác kế toán Hệ thống sổ sách được lập đầy đủ theo quy định, với ưu điểm là có thể sửa chữa sai sót kịp thời và được in vào cuối tháng Việc ghi chép thường xuyên cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu và kiểm tra giữa sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.
Công ty TNHH Sơn Long đã khẳng định vị thế và uy tín trong lòng khách hàng, với sản phẩm ngày càng tăng về số lượng và chất lượng Để nâng cao uy tín và vượt qua khó khăn trong nền kinh tế thị trường hiện nay, ban lãnh đạo công ty đã linh hoạt áp dụng nhiều biện pháp kinh tế hiệu quả.
Đội ngũ lãnh đạo năng động và nhạy bén với thông tin thị trường, cùng với cơ cấu tổ chức khoa học và gọn nhẹ, giúp đáp ứng nhu cầu kinh doanh hiệu quả Giám đốc hàng năm xây dựng kế hoạch chi tiết với phương hướng và mục tiêu cụ thể, đồng thời triển khai các đối sách kịp thời để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thuận lợi.
Bộ máy quản lý của công ty có cấu trúc gọn nhẹ và chuyên môn hóa cao, nhưng điều này cũng gây ra một số khó khăn trong công tác quản lý Khi Giám đốc vắng mặt, một phó giám đốc sẽ chỉ đạo công việc, dẫn đến tình trạng công việc bị chồng chéo và nhiều vấn đề không được giải quyết triệt để Thêm vào đó, việc thực hiện giờ giấc hành chính chưa thực sự nghiêm túc.
Đánh giá về tổ chức công tác kế toán
Sự chuyển đổi nền kinh tế đã thúc đẩy Công ty thay đổi phương thức kinh doanh và quản lý, giúp Công ty phát triển không ngừng Tổ chức kế toán tại Công ty đã đáp ứng tốt yêu cầu quản lý, đảm bảo tính thống nhất trong phương pháp tính toán các chỉ tiêu kinh tế giữa kế toán và các bộ phận liên quan Hệ thống kế toán phản ánh trung thực, rõ ràng và dễ hiểu, đồng thời phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty Công tác tổ chức kế toán hiện nay được thực hiện một cách linh hoạt, đơn giản nhưng vẫn đáp ứng hiệu quả yêu cầu quản lý với đa dạng hàng hóa.
Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung giúp nâng cao hiệu quả kiểm tra và chỉ đạo nghiệp vụ, đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất từ kế toán trưởng và sự chỉ đạo kịp thời từ lãnh đạo công ty đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh Đồng thời, hình thức này cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép, phân công chuyên môn hóa công việc cho cán bộ kế toán, cũng như việc trang bị các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho tính toán và xử lý thông tin.
Kế toán công ty sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung và hạch toán nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên, đồng thời áp dụng phương pháp tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, phù hợp với tình hình kinh doanh Công ty cũng tuân thủ các quy định của nhà nước về hạch toán các phần hành kế toán, đảm bảo sổ sách và chứng từ kế toán được giữ gìn gọn gàng, ngăn nắp và đúng nguyên tắc.
Công tác hạch toán kế toán đang được cải thiện liên tục để nâng cao chất lượng và phù hợp với vai trò của nó trong doanh nghiệp Việc vận dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành theo đặc điểm kinh doanh của Công ty đã giúp thống nhất chỉ đạo ở tất cả các cửa hàng Nhờ đó, hạch toán và báo cáo kế toán được thực hiện nề nếp, quản lý chặt chẽ các chỉ tiêu như doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh tại các cửa hàng.
Tổ chức hệ thống sổ sách và luân chuyển sổ kế toán một cách hợp lý và khoa học là rất quan trọng Việc này cần dựa trên việc áp dụng sáng tạo chế độ kế toán hiện hành, đồng thời phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty.
Việc tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Sơn Long còn có một số hạn chế cần được khắc phục:
Việc tổ chức bộ máy quản lý một cách gọn nhẹ là cần thiết để đáp ứng yêu cầu thị trường hiện nay, trong đó mỗi sản phẩm phải đảm bảo chất lượng, số lượng và giá thành cạnh tranh Tìm nguồn nguyên liệu và sản xuất kịp thời là ưu tiên hàng đầu để tạo ra doanh thu Do đó, phòng kế hoạch, kỹ thuật, kế toán và giám đốc cần sớm phối hợp giải quyết vấn đề này một cách hài hòa, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định về tổ chức công tác kế toán.
Công ty sản xuất nhiều loại mặt hàng phong phú và đa dạng, điều này dẫn đến những khó khăn trong việc quản lý chi tiết từng loại sản phẩm.
Hình thức kế toán theo Nhật ký chung có những nhược điểm, đặc biệt là việc tổng hợp số liệu báo cáo có thể không kịp thời nếu phân công công việc của cán bộ kế toán không hợp lý Do đó, mỗi nhân viên kế toán cần thực hiện đúng chức năng của mình để đảm bảo quá trình lập báo cáo diễn ra thuận lợi hơn.
Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung gặp phải một số nhược điểm, đặc biệt là khi công ty hoạt động trên diện rộng Việc trang bị các phương tiện kỹ thuật để tính toán, ghi chép và xử lý thông tin còn hạn chế, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra và giám sát của kế toán trưởng cũng như lãnh đạo công ty Điều này ảnh hưởng đến tính kịp thời và hiệu quả trong công tác kế toán cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
Hiện nay, sự phát triển của khoa học kỹ thuật đã thúc đẩy việc ứng dụng tin học trong nhiều lĩnh vực, bao gồm cả kế toán Tuy nhiên, công ty vẫn chưa tận dụng tối đa các tính năng ưu việt của công nghệ thông tin trong công tác kế toán Mặc dù đã triển khai phần mềm kế toán, nhưng hiệu quả chưa cao do phần mềm này đã lỗi thời và chưa được cập nhật với những tính năng mới nhất có sẵn trên thị trường.
+ Về công tác kế toán hàng tồn kho, giảm giá và các khoản phải thu khó đòi:
Hiện tại, công ty chưa thiết lập quỹ dự phòng cho công tác kế toán, nhưng việc thành lập quỹ này sẽ giúp tăng chi phí và giảm thiệt hại đến mức tối thiểu.
Sổ cái chỉ được mở vào cuối kỳ kế toán, dẫn đến việc không thể nắm bắt kịp thời thông tin cần thiết để đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định đúng hạn.
Công ty cần cập nhật đầy đủ các văn bản thông tư mới nhất về luật thuế GTGT, tiền lương và các lĩnh vực liên quan, thay vì tiếp tục áp dụng các thông tư và luật cũ Việc này là cần thiết để thực hiện trách nhiệm đối với người lao động và nhà nước một cách hiệu quả.
Kiến nghị về công tác kế toán
Sau thời gian thực tập tại công ty TNHH Sơn Long, tôi đã rút ra được nhiều kinh nghiệm quý báu Dựa trên lý thuyết đã học và thực tiễn tại công ty, tôi xin đưa ra một số đề xuất nhằm cải thiện công tác kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và tính chính xác trong báo cáo tài chính.
3.3.1 Kiến nghị với lãnh đạo Công ty
Để nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững, công ty cần chú trọng đến việc tổ chức nhân sự hợp lý Cụ thể, công ty sẽ bổ nhiệm hai phó giám đốc: một phụ trách kinh doanh và tiêu thụ, và một phụ trách kỹ thuật sản xuất Mỗi phòng ban cũng cần có một phó phòng để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ và tránh chồng chéo nhiệm vụ.
- Áp dụng phần mềm thực hành kế toán: Sự xuất hiện của phần mềm kế toán.
Hiệu quả quản lý doanh nghiệp hiện nay phụ thuộc lớn vào chất lượng hệ thống thông tin máy tính Trên toàn cầu và tại Việt Nam, có nhiều phần mềm kế toán đa dạng phục vụ nhu cầu quản lý kế toán theo quy mô và tính chất hoạt động kinh doanh Việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp cần căn cứ vào nhu cầu và đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp Trong tương lai, kế toán máy sẽ trở thành lựa chọn bắt buộc, ảnh hưởng đến sự tồn tại và khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp.
Công ty TNHH Sơn Long đang cần mua sắm thiết bị máy vi tính mới do hầu hết các máy tính hiện tại đã cũ và hết khấu hao Việc thanh lý các thiết bị cũ là cần thiết để nâng cấp hệ thống quản lý và cải thiện hiệu suất làm việc.
+ Đội ngũ kế toán trẻ, đều có trình độ đại học, ham học hỏi.
+ Máy tính hiện đại đã được trang bị đầy đủ: mỗi kế toán có một máy tính riêng, có kết nối với nhau và có kết nối internet.
Để thực hiện công tác kế toán quản trị hiệu quả, công ty cần phân tích hiệu quả các phương án kinh doanh khác nhau, bởi mỗi loại mặt hàng kinh doanh mang lại mức lợi nhuận khác nhau và có các phương thức tiêu thụ riêng Sự thay đổi trong cơ cấu mặt hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận doanh nghiệp Do đó, bộ phận kinh doanh cần tập trung vào việc tối ưu hóa lợi nhuận thông qua việc đánh giá và phân tích các chiến lược kinh doanh.
Thị trường đóng vai trò quan trọng trong việc xác định giá cả, và sản phẩm của công ty cần phải đáp ứng nhu cầu của thị trường về cả số lượng, chất lượng và giá thành.
Công ty cần tăng cường chiến lược mở rộng thị trường thông qua việc thúc đẩy tiêu thụ Quảng cáo là một trong những biện pháp hiệu quả, giúp sản phẩm của công ty tiếp cận người tiêu dùng một cách nhanh chóng.
3.3.2 Kiến nghị với bộ phận kế toán của công ty
Công ty cần thiết lập và nghiên cứu định mức ngày và giờ công sản xuất cho từng loại sản phẩm nhằm phân bổ hợp lý chi phí nhân công trực tiếp Việc này sẽ đảm bảo tính chính xác trong giá thành sản phẩm.
Ngày 25/4/2013, Bộ Tài chính đã ban hành Thông tư số 45/2013/TT-BTC hướng dẫn quản lý và khấu hao tài sản cố định, có hiệu lực từ 10/06/2013 Theo quy định mới, tài sản cố định được xác định là những tài sản có giá trị từ 30.000.000 đồng trở lên Tuy nhiên, một số công ty vẫn theo dõi tài sản theo chế độ cũ với giá trị từ 10.000.000 đồng, và cần chuyển những tài sản dưới 30.000.000 đồng sang công cụ dụng cụ để đảm bảo việc quản lý phù hợp.
Hệ thống chứng từ trong phần hành kế toán nguyên vật liệu (NVL) rất phong phú, tuy nhiên, tốc độ luân chuyển chứng từ trong công ty vẫn chậm, dẫn đến ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động kế toán doanh nghiệp.
Quản lý nguyên vật liệu (NVL) tại Công ty TNHH Sơn Long hiện nay tương đối chặt chẽ, nhưng vẫn còn một số thiếu sót trong thực tế tại các công trình xây dựng, dẫn đến lãng phí vật tư, đặc biệt là các loại phế liệu nhựa không được nhập kho mà chuyển thẳng đến xưởng sản xuất Việc giao nhận NVL thường không được cân đong, đo đếm cẩn thận, gây thất thoát một lượng vật tư đáng kể Do đó, cần mở rộng kho bãi để chứa vật liệu, chuẩn bị không gian lưu trữ hợp lý nhằm thuận tiện cho việc theo dõi và bảo quản Điều này sẽ đảm bảo chất lượng và số lượng vật tư phục vụ cho quy trình sản xuất diễn ra đúng kế hoạch, đồng thời cần có biện pháp đong đếm chặt chẽ hơn trong xây dựng để giảm thiểu lãng phí.
Công ty cần tối ưu hóa lượng vật tư tồn kho để đảm bảo sản xuất liên tục mà không để vốn bị ứ đọng Ngoài việc dự trữ các vật tư đặc chủng, nên chỉ mua nguyên vật liệu khác theo nhu cầu thực tế của sản xuất.
Trong bối cảnh sản xuất kinh doanh hiện nay, giá nguyên vật liệu thường xuyên biến động, ảnh hưởng lớn đến chi phí sản xuất Do đó, các công ty cần lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho nguyên vật liệu, nhằm bù đắp cho sự tăng đột ngột của chi phí nguyên vật liệu, từ đó bảo vệ kết quả kinh doanh trong kỳ.
Khi lập dự phòng cần phải thực hiện nhất quán trong toàn công ty khi có hiện tượng vật liệu hư hỏng, giá vốn vật liệu bị giảm sút.
Trong thời gian thực tập tại phòng kế toán của Công ty TNHH Sơn Long, tôi đã có cơ hội làm quen với công việc của một cán bộ kế toán Qua quá trình này, tôi nhận thấy rằng công tác tổ chức và quản lý tại công ty, đặc biệt là trong lĩnh vực kế toán, đã cơ bản đáp ứng được các yêu cầu của nền kinh tế thị trường Tuy nhiên, nếu công ty áp dụng các biện pháp phù hợp để cải thiện hơn nữa công tác quản lý, thì vai trò của công ty trong quá trình phát triển sẽ được nâng cao đáng kể.
Công ty cam kết cung cấp các sản phẩm thân thiện với môi trường, với phương châm "Chia sẻ lợi ích, hướng tới thành công" Chúng tôi mong muốn xây dựng mối quan hệ hợp tác đôi bên cùng có lợi với các nhà cung cấp, đại lý và đối tác Với tầm nhìn trở thành nhà cung cấp hàng đầu trong lĩnh vực tái chế nhựa, công ty không ngừng cải thiện quản lý chất lượng, tối ưu hóa quy trình kế toán và lưu chuyển chứng từ, đồng thời nâng cao năng lực quản trị để đảm bảo thông tin luôn kịp thời và chính xác.
