QUAN NIỆM CHUNG VỀ THÔNG TIN LÃNH ĐẠO
Một số khái niệm cơ bản
Thuật ngữ “thông tin” xuất phát từ tiếng Latinh “Infomatio”, có nghĩa là giảng giải và thông báo Hiện nay, “thông tin” (Information trong tiếng Anh) được sử dụng rộng rãi và hiểu theo nhiều cách khác nhau, tùy thuộc vào quan điểm, phương pháp nghiên cứu và lĩnh vực áp dụng.
Thông tin là một khái niệm rộng rãi, hiện diện trong mọi hoạt động và tế bào tổ chức của xã hội Nó bao gồm sự kiện, ý tưởng và phán đoán, góp phần làm tăng hiểu biết của con người và là nền tảng cho nhận thức cũng như quyết định Thông tin phản ánh nội dung của thế giới vật chất mà con người nhận thức, phụ thuộc vào đặc điểm của đối tượng được phản ánh Ngoài ra, thông tin còn là bộ phận tri thức mới về sự vật hay hiện tượng mà con người tiếp nhận và sử dụng trong các hoạt động có mục đích và định hướng.
Thông tin thể hiện ở nhiều dạng: ngôn ngữ lời nói, văn bản, âm thanh, hình ảnh Những dạng này là “vỏ bọc” vật chất chứa thông tin
Theo triết học, thông tin được hiểu là sự phản ánh của thế giới vật chất, bao gồm cả tự nhiên và xã hội, thông qua các phương tiện tác động đến giác quan con người, chẳng hạn như ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh và âm thanh.
Theo lý thuyết toán học thống kê của nhà bác học Mỹ C.Shannon, thông tin là số đo của độ bất định
Theo quan điểm điều khiển học, thông tin là một bộ phận không thể tách rời của hệ thống điều khiển (lãnh đạo)
Theo lý thuyết thông tin, thông tin được định nghĩa là sự loại trừ tính bất định của các hiện tượng ngẫu nhiên, phản ánh sự xác định và trật tự trong các mối quan hệ giữa các sự vật và hiện tượng.
Theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5453–1991, thông tin là dữ liệu, tin tức được xem xét trong quá trình tồn tại và vận động trong không gian, thời gian
Sự chuyển mình từ nền kinh tế nông nghiệp sang nền kinh tế công nghiệp, rồi đến nền kinh tế tri thức, đã làm cho thông tin trở thành nguồn tài nguyên đặc biệt và là lực lượng phát triển quan trọng của mỗi quốc gia Trong bối cảnh khoa học và công nghệ phát triển nhanh chóng, thông tin không chỉ là công cụ quản lý xã hội mà còn là nền tảng cho các hoạt động sản xuất kinh doanh và chuyển giao tri thức Do đó, thông tin được nghiên cứu từ nhiều góc độ khác nhau để khai thác tối đa tiềm năng của nó.
Nếu nghiên cứu khía cạnh kỹ thuật của thông tin sẽ liên quan chặt chẽ tới độ tin cậy, tính chính xác và tốc độ truyền tín hiệu
Nghiên cứu khía cạnh ngữ nghĩa của thông tin liên quan đến việc biểu đạt nội dung và giải đáp câu hỏi về ý nghĩa của các tín hiệu mang thông tin.
Nếu nghiên cứu khía cạnh sử dụng thông tin sẽ liên quan đến các mặt giá trị, lợi ích, hiệu quả của thông tin từ phía người sử dụng
Trong xã hội, thông tin là nhu cầu thiết yếu, đóng vai trò quan trọng trong các mối quan hệ và ngày càng gia tăng theo sự phát triển của xã hội Thông tin được truyền từ người này sang người khác để truyền đạt một nội dung mà bên nhận chưa biết Ý nghĩa của thông tin chỉ được hiểu khi bên nhận nắm rõ cách biểu diễn ngữ nghĩa từ bên phát Nội dung thông tin phản ánh sự vật, ý nghĩa của văn bản và ý tưởng, và được thể hiện qua các tín hiệu vật lý hoặc dấu hiệu trên vật mang tin, được truyền qua các kênh truyền tin.
Đài phát thanh, tivi và báo chí là những kênh truyền thông quan trọng, đóng vai trò là công cụ mạnh mẽ để phổ biến đường lối, chính sách và quyết định của các cơ quan nhà nước Chúng hướng dẫn người dân về các sự kiện xã hội, cung cấp thông báo và bình luận, đồng thời giải thích và thuyết phục, giới thiệu, kêu gọi và tổ chức quần chúng Qua đó, các phương tiện này góp phần hình thành dư luận xã hội, khẳng định các giá trị xã hội và mẫu mực hành vi, đồng thời nâng cao trình độ dân trí.
Thông tin hình ảnh kết hợp với văn bản mang lại sức mạnh vượt trội trong việc thông báo, giáo dục và thuyết phục người tiếp nhận Các hình thức thông tin hình ảnh bao gồm tranh vẽ, ảnh chụp, slide, ký hiệu, bản đồ, sơ đồ, biểu đồ, con số và các loại hình ảnh khác.
Trong giao tiếp giữa con người, thông tin, cảm xúc và ý tưởng được mã hóa và truyền tải từ người này sang người khác Người nhận sẽ giải mã và hiểu thông điệp, sau đó phản hồi lại người gửi Quá trình này tạo ra một vòng lặp giao tiếp, trong đó người gửi cũng trở thành người nhận và tiếp tục tương tác.
Khi con người sử dụng thông tin, họ tạo ra thông tin mới, và thông tin này được truyền đạt qua các phương tiện truyền tin Trong các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, môi trường thông tin hình thành từ các dòng tin nội bộ và các dòng tin bên ngoài tác động đến hệ thống quản lý Theo các doanh nhân phương Tây, chi phí cho thông tin trong lĩnh vực sản xuất có thể chiếm tới một nửa tổng chi phí quản lý và một nửa tổng doanh thu sản phẩm Khi tổ chức thông tin một cách có chủ đích và theo các mối quan hệ logic, thông tin trở thành một phần của tri thức, đòi hỏi phải được khai thác và sử dụng hiệu quả.
Tổ chức là một khái niệm phức tạp, với mỗi lĩnh vực khoa học có cách tiếp cận riêng Trong lĩnh vực tự nhiên, mọi thực thể tồn tại đều được xem là một tổ chức, vì chúng được cấu thành từ nhiều bộ phận và thành tố khác nhau, có mối liên hệ hữu cơ, tác động qua lại và luôn vận động, biến đổi không ngừng.
Ví dụ, tổ chức của các vật thể vật lý, hóa học, cơ thể sinh học
Trong tư tưởng, nội dung luôn được thể hiện qua những hình thức cụ thể, bao gồm kết cấu ngôn từ và ngữ pháp, tức là tổ chức tư tưởng Thuật ngữ “Tổ chức” được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khoa học với những ý nghĩa khác nhau.
Tổ chức, theo triết học, được định nghĩa là cơ cấu tồn tại của sự vật, không thể có sự vật nào tồn tại mà không có hình thức liên kết nhất định giữa các yếu tố nội dung Do đó, tổ chức trở thành thuộc tính cốt lõi của bản thân sự vật, cho thấy rằng mọi sự vật luôn tồn tại dưới dạng tổ chức nhất định.
Nhân loại học khẳng định rằng tổ chức xã hội của con người xuất hiện song song với sự ra đời của loài người và không ngừng phát triển theo sự tiến bộ của nhân loại Trong nghĩa hẹp, tổ chức được hiểu là một tập thể con người hợp tác để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc đạt được mục tiêu cụ thể Do đó, tổ chức là một tập thể có chung mục tiêu và nhiệm vụ.
Hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ quyết định
2.1 Khái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin kết hợp nguồn lực con người và công nghệ thông tin để tiếp nhận dữ liệu đầu vào, sau đó xử lý và chuyển đổi chúng thành sản phẩm thông tin đầu ra.
Công nghệ thông tin (CNTT) đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, truyền tải, lưu trữ, xử lý và biểu diễn thông tin cho các cơ quan, tổ chức CNTT bao gồm cả phần cứng và phần mềm, trong đó phần cứng là các thiết bị như máy tính và thiết bị ngoại vi dùng để lưu trữ và truyền dữ liệu, còn phần mềm là các chương trình máy tính như hệ điều hành và ứng dụng phục vụ người dùng.
Hệ thống thông tin bao gồm các thành tố tương tác để sản sinh thông tin, với ba yếu tố chính là con người, quá trình và dữ liệu Con người thực hiện việc xử lý dữ liệu thu thập được thông qua các quy trình cụ thể nhằm tạo ra thông tin hữu ích.
Hệ thống thông tin bao gồm các yếu tố tổ chức và kỹ thuật, được thiết kế để thu thập, xử lý, bảo quản, tìm kiếm và cung cấp thông tin theo nhu cầu.
Dữ liệu được thu thập và biên tập theo một biểu mẫu cụ thể, sau đó được xử lý qua các thao tác như tính toán, so sánh, phân loại và phân tích để tạo ra các sản phẩm thông tin như thông báo, báo cáo và đồ thị Các thông tin này được tổ chức và lưu giữ theo cách thức nhất định, bao gồm các biểu ghi, tệp và cơ sở dữ liệu, nhằm phục vụ hiệu quả cho người dùng.
Khi hệ thống thông tin hoạt động, nó cần cung cấp phản hồi về các quá trình nhập, xuất, xử lý và lưu trữ dữ liệu Điều này giúp người sử dụng đánh giá và điều chỉnh hiệu quả hoạt động của hệ thống.
Cho đến những năm 60 của thế kỷ XX, hệ thống thông tin chủ yếu phục vụ cho việc xử lý giao dịch kinh doanh và lưu trữ hồ sơ kế toán Từ những năm 70 trở đi, chức năng của các hệ thống này đã được mở rộng để cung cấp thông tin tổng hợp, hỗ trợ các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định và nâng cao chất lượng quyết định quản lý Kết quả là sự ra đời của các hệ thống thông tin quản lý.
2.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý
Quản lý thực chất là một quá trình thông tin, bao gồm ba công việc chính: thu thập, xử lý thông tin và ra quyết định Quyết định quản lý được đưa ra dựa trên thông tin và sau đó được thực thi, tạo thành một chu trình liên kết giữa quyết định, thực hiện và kiểm tra kết quả Thông tin phản hồi và thông tin mới sẽ là cơ sở để hình thành các chu trình quyết định và thực thi tiếp theo Do đó, để duy trì hoạt động hiệu quả của quá trình lãnh đạo và quản lý, việc xây dựng hệ thống thông tin trong quản lý và tự động hóa quy trình thông tin là rất cần thiết.
Hệ thống thông tin quản lý là sự kết hợp chặt chẽ giữa các phương tiện, phương pháp, công cụ, tổ chức và con người, nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cần thiết Điều này hỗ trợ người quản lý trong việc ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định quản lý hiệu quả.
Hệ thống thông tin quản lý có thể được xây dựng ở các mức độ khác nhau
Hệ thống công nghệ bao gồm các thiết bị phần cứng và phần mềm, cùng với đội ngũ nhân sự chuyên môn và quản lý, nhằm thu thập và xử lý dữ liệu Mục tiêu của hệ thống này là cung cấp thông tin cần thiết cho cán bộ lãnh đạo và quản lý, hỗ trợ trong quá trình ra quyết định hiệu quả.
Kỹ sư tin học sẽ phát triển hệ thống thông tin quản lý tùy chỉnh cho từng cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Hệ thống này cần đáp ứng các yêu cầu tối thiểu để đảm bảo hiệu quả hoạt động và quản lý thông tin.
Việc thiết kế cần phải phù hợp với hệ thống tổ chức của từng cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, nhằm phục vụ cho chức năng và nhiệm vụ chung cũng như đáp ứng các nhiệm vụ cụ thể khác nhau của từng đơn vị.
Mục tiêu chính là hỗ trợ quá trình ra quyết định quản lý bằng cách cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời cho các cấp lãnh đạo, từ đó giúp họ đưa ra những quyết định đúng đắn.
- Phải được xây dựng dựa trên các công nghệ tiên tiến về xử lý thông tin
- Phải có kết cấu mềm dẻo và có khả năng phát triển
Trong hệ thống thông tin quản lý, ba bộ phận quan trọng bao gồm dữ liệu, thông tin và quy trình quản lý Dữ liệu đóng vai trò đầu vào, trong khi thông tin là đầu ra cần thiết cho việc ra quyết định Để xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin phù hợp, kịp thời và chính xác cho cán bộ lãnh đạo, cần phải dựa vào quy trình quản lý và tổ chức Cán bộ lãnh đạo giữ vai trò then chốt trong việc xác định yêu cầu cho các chuyên gia tin học, nhằm thiết kế hệ thống thông tin hiệu quả, vì họ là những người hiểu rõ nhất về quy trình quản lý.
Hệ thống thông tin quản lý được áp dụng cho nhiều cấp độ khác nhau, bao gồm cá nhân, tổ chức, ngành và quốc gia Việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý chính là tạo ra cơ sở hạ tầng thông tin nhằm hỗ trợ hiệu quả cho công tác lãnh đạo và quản lý.
