Giáo trình môn học thông tin phục vụ lãnh đạo và quản lý

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM GIÁO TRÌNH MƠN HỌC THƠNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-CĐCĐ ngày / / 20 Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum) Kon Tum, năm 2022 iii MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN vi LỜI GIỚI THIỆU vii CHƢƠNG 1: QUAN NIỆM CHUNG VỀ THÔNG TIN LÃNH ĐẠO Một số khái niệm 1.1 Khái niệm thông tin 1.2 Khái niệm tổ chức 1.3 Khái niệm lãnh đạo quản lý Hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ định 13 2.1 Khái niệm hệ thống thông tin 13 2.2 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý 14 2.3 Khái niệm hệ thống thông tin hỗ trợ định 17 2.4 Khái niệm định quản lý 21 Câu hỏi tập thực hành 25 CHƢƠNG 2: HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ 26 Vai trò thông tin công tác lãnh đạo, quản lý 26 1.1 Hoạt động lãnh đạo, quản lý gắn liền với thông tin 26 1.2 Sự thống công tác quản lý thông tin 28 Hiện trạng hoạt động thông tin phục vụ quản lý, lãnh đạo 31 2.1 Mục đích cơng tác khảo sát trạng 31 2.2 Tìm hiểu đánh giá trạng 31 Đặc điểm lao động cán lãnh đạo, quản lý 35 3.1 Đặc điểm hoạt động trí tuệ 35 3.2 Đặc điểm tác phong lãnh đạo 37 3.3 Đặc điểm uy tín người lãnh đạo, quản lý 39 3.4 Đặc điểm tương tác thông tin cấp cấp 40 3.5 Đặc điểm lực liên quan đến thông tin 40 Sự cần thiết thông tin hoạt động lãnh đạo, quản lý 42 Phƣơng pháp luận phục vụ thông tin lãnh đạo, quản lý 43 5.1 Phương pháp nghiên cứu nguồn thơng tin có 43 5.2 Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế 44 5.3 Phương pháp chuyên gia 44 5.4 Phương pháp xử lý thông tin 45 Các yêu cầu hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý 45 6.1 Tính đầy đủ thông tin 45 6.2 Tính xác, xác thực 46 iv 6.3 Tính tối ưu 46 6.4 Tính kịp thời 46 6.5 Tính đọng 47 6.6 Tính lơ gích 47 6.7 Tính hệ thống 47 6.8 Tính có ích 48 6.9 Tính phù hợp 48 6.10 Tính bảo mật tính hiệu 48 Câu hỏi tập thực hành 48 CHƢƠNG 3: HỆ THỐNG THÔNG TIN PHỤC VỤ 50 LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ 50 Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý 50 1.1 Khái niệm thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý 50 1.2 Phân loại thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý 51 Các hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý 56 2.1 Các hệ thống thông tin tác nghiệp 56 2.2 Hệ tự động văn phòng 58 2.3 Hệ thống xử lý giao dịch 59 2.4 Hệ thống thông tin quản trị nhân lực 60 2.5 Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo 65 2.6 Hệ chuyên gia 66 Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý theo chủ đề 68 3.1 Các thông tin phục vụ soạn thảo kế hoạch hàng năm 68 3.2 Các thông tin phục vụ soạn thảo báo cáo tổng kết hàng năm 73 Yếu tố ngƣời hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý 76 Câu hỏi tập thực hành 79 CHƢƠNG 4: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KHOA HỌC CÔNG NGHỆ 80 Các nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý 80 1.1 Nguyên tắc hiệu 80 1.2 Nguyên tắc tiếp cận hệ thống 81 1.3 Nguyên tắc người lãnh đạo cao 81 1.4 Nguyên tắc tự động hoá việc luân chuyển tài liệu 82 1.5 Nguyên tắc hệ thống mở 82 1.6 Nguyên tắc làm phù hợp khả thông qua nút, phận 82 Các bƣớc xây dựng hệ thống thông tin khoa học 83 Xây dựng mạng lƣới trao đổi thông tin phục vụ quản lý lãnh đạo 84 v 3.1 Mục tiêu 84 3.2 Chức nhiệm vụ 84 3.3 Nguyên tắc hoạt động 85 Câu hỏi tập thực hành 85 TÀI LIỆU THAM KHẢO vi TUN BỐ BẢN QUYỀN Giáo trình “Thơng tin phục vụ lãnh đạo quản lý” xây dựng chủ yếu dựa cấu trúc chương trình đào tạo Trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum phê duyệt dành cho đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phòng, trình độ cao đẳng Trong trình biên soạn Giáo trình “Thơng tin phục vụ lãnh đạo quản lý”, tác giả nghiên cứu tham khảo từ nhiều nguồn tài liệu khác như: Giáo trình Thơng tin phục vụ lãnh đạo quản lý tác giả PGD.TSKH Bùi Loan Thùy, Nxb Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh, năm 2013; chuyên đề: kỹ thu thập xử lý thông tin; chuyên đề: Hệ thống thơng tin quản lý Hành nhà nước Ngồi ra, tác giả tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác để hồn thiện giáo trình nên nguồn thơng tin phép dùng ngun trích dùng cho mục đích đào tạo tham khảo Mục đích giáo trình làm tài liệu giảng dạy thức cho nhà giáo làm tài liệu học tập cho sinh viên ngành, nghề Quản trị văn phịng, trình độ cao đẳng trường Cao đẳng Cộng đồng Kon Tum Giáo trình lưu hành nội bộ, nguồn thơng tin sử dụng nguyên trích sử dụng cho mục đích đào tạo tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh bị nghiêm cấm vii LỜI GIỚI THIỆU Đối với tổ chức xã hội nào, để trì phát triển cần tới hoạt động lãnh đạo quản lý Về chất, hoạt động lãnh đạo quản lý q trình tiếp nhận, xử lý sử dụng thông tin cho định quản lý Vì thế, việc đảm bảo thơng tin phục vụ lãnh đạo quản lý vấn đề đặc biệt quan trọng, bối cảnh tồn cầu hóa hội nhập quốc tế Với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin truyền thông đại, khả giao lưu nhóm người thành viên xã hội ngày tăng lên, độ phức tạp xã hội ngày gia tăng nhanh chóng, mơi trường lãnh đạo quản lý công ngày phức tạp hơn, người lãnh đạo quản lý phải đối mặt với thách thức mới, phải thích ứng linh hoạt phải đáp ứng kịp thời đòi hỏi ngày gia tăng xã hội Các cán lãnh đạo, quản lý hiểu rõ hết giá trị thông tin mong muốn xây dựng hệ thống thông tin hoàn thiện quan, tổ chức, doanh nghiệp mình, đặc biệt hệ thống thơng tin tư liệu nội để truy cập, kiểm sốt dịng chảy thơng tin cách dễ dàng Hệ thống thơng tin tin học hóa phục vụ cơng tác lãnh đạo, quản lý đóng vai trị ngày to lớn xã hội đại nói chung, lãnh đạo, quản lý cấp nói riêng Giáo trình “Thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý” nhằm cung cấp số kiến thức mối quan hệ thông tin công tác lãnh đạo, quản lý; loại thơng tin, hình thức phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý; ảnh hưởng thông tin đến việc định quản lý hoạch định sách Giáo trình đề cập đến biện pháp bảo đảm thông tin quản lý hệ thống thông tin quản lý sử dụng nhiều lĩnh vực xã hội vấn đề khác có liên quan đến thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý Giáo trình gồm chương: Chương 1: Quan niệm chung thông tin lãnh đạo quản lý Chương 2: Hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý Chương 3: Các hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý điển hình Chương 4: Xây dựng hệ thống thông tin khoa học công nghệ viii Mặc dù tác giả cố gắng, không tránh khỏi hạn chế Rất mong nhận đóng góp ý kiến q thầy, nhà trường đặc biệt bạn sinh viên để Giáo trình ngày hồn thiện Kon Tum, ngày 10 tháng năm 2022 BIÊN SOẠN ThS Lê Thị Thanh Hịa GIÁO TRÌNH MƠN HỌC THƠNG TIN PHỤC VỤ LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ THÔNG TIN CHUNG VỀ MƠN HỌC Mã mơn học: 61063004 Vị trí, tính chất, ý nghĩa vai trị mơn học: - Vị trí: Mơn học Thơng tin phục vụ lãnh đạo quản lý mơn học sở chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phịng trình độ cao đẳng - Tính chất: Mơn học Thơng tin phục vụ lãnh đạo quản lý môn học bắt buộc; môn học kết hợp lý thuyết thực hành, thảo luận - Ý nghĩa vai trị: Mơn học có ý nghĩa vai trị quan trọng việc cung cấp kiến thức, kỹ về: thông tin, tổ chức, lãnh đạo, quản lý; hệ thống thông tin hoạt động thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng học tập nghiên cứu khoa học chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phịng, trình độ cao đẳng Mục tiêu mơn học: Về kiến thức: - Trình bày kiến thức hệ thống thơng tin quản lý; trình bày phân tích vai trị thơng tin công tác lãnh đạo quản lý; đặc điểm, phương pháp yêu cầu hoạt động thông tin lãnh đạo quản lý - Mô tả hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý điển hình - Phân tích nguyên tắc, bước xây dựng hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý Về kỹ năng: - Thực số kỹ phân tích, tổng hợp vấn đề; kỹ vận dụng lý thuyết vào giải vấn đề thực tiễn; kỹ xử lý thông tin liên quan đến công tác lãnh đạo, quản lý - Thực hành tốt số kỹ năng: quản lý thời gian, lập kế hoạch công việc, giao tiếp, tuyển dụng đánh giá nhân sự; thực sử dụng thiết bị văn phịng; kỹ xử lý thơng tin, liệu để phân tích, tổng hợp thơng tin cho lãnh đạo, quản lý Về lực tự chủ trách nhiệm: - Nhận thức vị trí, vai trị mơn học, từ có ý thức học tập tốt mơn; có tố chất, rèn luyện phẩm chất tốt làm công tác phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý - Có thái độ mực với nghề nghiệp, với công việc thân tương lai; nghiêm túc, cẩn thận thu thập, giải quản lý thông tin phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý - Có ý thức chấp hành nghiêm túc đạo Đảng, Nhà nước công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý 75 + Cơng ty có đội ngũ lãnh đạo, nhân viên nhiệt huyết, có nhiều kinh nghiệm kinh doanh quản lý ngành hàng + Công ty có mạng lưới kinh doanh rộng, số lượng khách hàng ổn định Thông tin kết hoạt động năm 2011: Chỉ tiêu kinh doanh: Chỉ tiêu tài Chỉ tiêu lao động thu nhập Nộp ngân sách - Thông tin đánh giá kết hoạt động kinh doanh năm 2011: - Cải tổ, củng cố, xếp tổ chức máy hợp lý từ mạng lưới kinh doanh đơn vị trực tiếp sản xuất kinh doanh nhánh trực tiếp kinh doanh từ phòng, tổ chức lại phòng tổ chức năng, giải thể Xí nghiệp Giấy Thanh Bình Do vậy, tăng suất thu nhập cho người lao động Xây dựng hoàn chỉnh quy chế trả lương, trả thưởng theo chức danh công việc, nhằm tăng suất lao động, tăng hiệu tăng thu nhập cho người lao động Tổng doanh thu năm 2011 tăng 28,15% so với năm 2010 tăng 21,9% so với kế hoạch năm 2011 Các mặt cịn tồn tại: Thơng tin định hướng hoạt động kinh doanh năm 2012: - Bảng Chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh năm 2012 TT Chi tiêu ĐVT TH 2010 KH 2011 TH 2011 KH 2012 Ghi Thông tin số giải pháp chủ yếu: Đánh giá chất lượng lao động, tiếp tục củng cố máy cho tinh gọn, hiệu quả, áp dụng chế độ tiền lương theo chức danh công việc, đồng thời có chế độ đãi ngộ xứng đáng làm đòn bẩy tăng suất lao động Tái cấu trúc nguồn vốn hoạt động kinh doanh Công ty (3) 76 Yếu tố ngƣời hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý Quá trình lãnh đạo, quản lý trình chuẩn bị, thông qua thực chuỗi định sở thông tin xử lý Quyết định đắn hay sai lầm, khả thi hay không khả thi bị ảnh hưởng lớn số lượng thông tin, chất lượng thông tin cung cấp cách thức xử lý chúng Vì vậy, bên cạnh việc thiết kế hệ thống thông tin tự động hóa tổ chức cách khoa học nhằm cung cấp kịp thời, xác thơng tin thuộc lĩnh vực để lãnh đạo, quản lý đưa định, quan, tổ chức, doanh nghiệp trọng đến yếu tố người - chuyên viên làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý Mỗi người lãnh đạo, quản lý tự biết rõ cần thơng tin có cách tổ chức, xử lý thơng tin riêng thân để quản lý hiệu quan, tổ chức, doanh nghiệp Đối với việc điều hành cơng việc mang tính tác nghiệp, thơng tin quan trọng mà người lãnh đạo, quản lý cần phải nhận biết có điều khơng bình thường diễn tổ chức hay khơng, bắt buộc phải làm, nên làm, làm, Các liệu từ bên hệ thống thông tin đội ngũ chuyên viên thu nhập, phân tích, xử lý cung cấp Việc thu thập thơng tin hữu ích từ mơi trường bên ngồi có tầm quan trọng đặc biệt cơng tác lãnh đạo, quản lý để người lãnh đạo, quản lý có sở đối phó với thách thức nắm bắt hội Tuy nhiên, khối lượng thông tin bên quan, tổ chức, doanh nghiệp khổng lồ gia tăng hàng ngày, hàng giờ; vậy, lọc thông tin người lãnh đạo, quản lý cần, tổ chức xếp, gia công nó, địi hỏi phải có nhân huấn luyện nghiệp vụ thông tin Các chuẩn mực chuyên viên làm công tác phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý Các chuyên viên làm công tác phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý quan, tổ chức, doanh nghiệp thường đào tạo từ ngành Thông tin - Thư viện Lưu trữ - Quản trị văn phòng Trong việc phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý phải tuân thủ chuẩn mực sau: 77 - Khi sử dụng hệ thống thông tin, phải bảo đảm thông tin thu nhập kịp thời, xác, đầy đủ, đồng Chịu trách nhiệm thông tin thu nhập - Có trách nhiệm bảo vệ hệ thống thông tin liệu Truy cập xử lý thông tin theo thẩm quyền, phù hợp với công việc giao - Không tiết lộ thông tin bảo mật qua hệ thống thông tin Khi sử dụng, khai thác thông tin hệ thống, phải bảo mật thơng tin q trình thực thi cơng việc Việc cung cấp thông tin cho người khác phải đồng ý lãnh đạo có thẩm quyền - Phải nắm vững sử dụng thành thạo hệ thống thông tin Không sử dụng hệ thống thông tin vào việc riêng - Tuân thủ quy định an tồn sử dụng mạng Khơng truy cập website, lưu trữ, phát tán tập tin, chương trình có nội dung vi phạm pháp luật, thơng tin sai lệch chưa cấp quan có thẩm quyền kiểm chứng - Ngôn ngữ giao tiếp sử dụng hệ thống thông tin phải lịch sự, rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu - Có trách nhiệm quản lý máy tính cấp làm việc, đảm bảo hoạt động thông tin đặn, thông suốt Các tố chất cần rèn luyện chuyên viên phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý Để bảo đảm chất lượng thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý khai thác tối đa tài sản thông tin cách thuận tiện tất cấp độ quan, tổ chức, doanh nghiệp, người làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý cần lưu ý rèn luyện tố chất sau: - Trung thực, khách quan Trung thực khách quan phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý tố chất bắt buộc phải có để bảo đảm thơng tin cung cấp khơng bị sai lệch Khơng lý làm ảnh hưởng đến chất lượng thông tin cung cấp cho lãnh đạo, quản lý Khi thông tin không rõ ràng, chưa xác định hay sai, thông tin thể gây hiểu nhầm, chưa đầy đủ, phải báo cáo trung thực với lãnh đạo 78 - Chuyên cần, cẩn thận, chu đáo Yêu cầu công việc phục vụ thông tin lãnh đạo, quản lý địi hỏi độ xác cao Chính vậy, người làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý cần phải có thái độ nghiêm túc thận trọng làm việc; không cẩu thả, qua loa, đại khái Sau thu thập, phân loại, xử lý, tổng hợp thông tin cần thiết, cần kiểm tra kỹ lại nhiều lần để tránh sai sót, lệch lạc thơng tin - Biết giữ bí mật Biết giữ bí mật tố chất bắt buộc mà người làm công tác thông tin phục vụ lãnh đạo quản lí cần rèn luyện Người làm cơng tác thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý người nắm giữ nhiều thông tin quan trọng, bảo mật liên quan đến sinh tồn quan, tổ chức, doanh nghiệp Chỉ cung cấp thông tin, tài liệu, phát ngơn vấn đề có liên quan cấp giao Tuyệt đối không để lộ thông tin gây ảnh hưởng đến tình hình nội (ngay với người thân hay thành viên gia đình) Có phẩm chất giúp người làm cơng tác thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý giữ kín tin tức quan trọng quan, tổ chức, doanh nghiệp đánh giá cao - Nhiệt tình, tận tụy, nỗ lực cơng việc Tận tâm với công việc thu thập, xử lý thông tin, trau dồi kiến thức chuyên môn kỹ thu thập, xử lý thông tin để bảo đảm yêu cầu thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý Luôn mong muốn đem lại thông tin hữu ích xác cho nhà lãnh đạo, quản lý - Chủ động, sáng linh hoạt Sự chủ động, sáng tạo, linh hoạt giúp người làm công tác thông tin động việc thu thập, lựa chọn, xử lý, sàng lọc thông tin cách hiệu - Chịu đựng áp lực công việc cao Công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý hay gặp áp lực, khối lượng cơng việc nặng cấp địi hỏi tìm kiếm thu thập, xử lý thông tin thời gian gấp rút mà lại phải bảo đảm độ xác cao Thời gian hành nhiều khơng đủ cho công việc nên thường phải làm thêm 79 đem nhà làm Điều đòi hỏi người làm cơng tác thơng tin phải có khả chịu áp lực công việc cao Các kỹ tối thiểu cần thành thạo chuyên viên phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý: - Kỹ thu thập, tổng hợp, phân tích số liệu, lập báo cáo; - Kỹ quản lý thời gian, lập kế hoạch công việc; - Kỹ giao tiếp, tuyển dụng đánh giá nhân sự; - Kỹ tin học: thành thạo tin học văn phòng Word, Excel, Internet; sử dụng thành thạo máy móc, thiết bị văn phịng như: máy photo, máy fax, điện thoại, - Kỹ xử lý thơng tin, trình bày thơng tin, liệu (3) TÓM TẮT CHƢƠNG Chương đề cập đến kiến thức bản: khái niệm, phân loại thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý; hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý; Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý theo chủ đề; yếu tố người hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý Câu hỏi tập thực hành Câu hỏi Phân tích làm rõ hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý? Câu hỏi Khái niệm thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý? Câu hỏi Phân tích yếu tố người hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý Bài tập thực hành Để soạn thảo kế hoạch hàng năm quan, tổ chức, doanh nghiệp, cần cung cấp thơng tin gì? Ví dụ minh họa Bài tập thực hành Để soạn thảo báo cáo tổng kết hoạt động hàng năm quan, tổ chức, doanh nghiệp, cần cung cấp thông tin gì? 80 CHƢƠNG 4: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KHOA HỌC CƠNG NGHỆ Mã mơn học: 61063004 - 04 GIỚI THIỆU Công tác lãnh đạo, quản lý khoa học đồng thời nghệ thuật Trong xã hội đại nói chung thời kỳ cơng nghiệp hóa, đại hóa đất nước nói riêng, Việt Nam, người cán lãnh đạo, quản lý đối mặt với thách thức mới, phải đáp ứng đòi hỏi ngày tăng lên xã hội Công tác lãnh đạo, quản lý, gắn bó chặt chẽ với thơng tin q trình thông tin khoa học công nghệ Thông tin khoa học công nghệ nhu cầu thiết yếu hoạt động đời sống xã hội, nguồn lực phát triển kinh tế - xã hội đất nước MỤC TIÊU - Trình bày phân tích ngun tắc, bước xây dựng hệ thống thông tin phục vụ quản lý lãnh đạo - Thực kỹ quan sát, phân tích, tổng hợp để thực tốt nguyên tắc, cách xây dựng hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý - Tích cực xây dựng mạng lưới thơng tin phục vụ quản lý lãnh đạo; có khả tự học, tự tìm kiếm thơng tin liên quan đến mơn học NỘI DUNG Các nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý 1.1 Nguyên tắc hiệu Như biết, việc ứng dụng Tin học quản lý hành chính, cụ thể xây dựng khai thác hệ thống thông tin quản lý không ngồi mục đích giải tốn quản lý cho có hiệu Đó nguyên tắc đặt đây: nguyên tắc hiệu Tất nhiên, với đối tượng khác tốn cụ thể đặt khác Chẳng hạn, với doanh nghiệp chế tạo máy chế tạo dụng cụ, toán kế hoạch hoá lịch tác nghiệp quan trọng Trong trường hợp này, hiệu việc giải tốn là: nhiệm vụ sản xuất bị thay đổi hoạt động đảm bảo cung cấp vật tư kỹ thuật hoạt động sản xuất phải kịp thời thay đổi tương ứng; nữa, phải kịp thời xác định 81 khối lượng sản phẩm tối ưu tính tốn mức khai thác hợp lý vật tư thiết bị Trong lĩnh vực giao thông vận tải, toán quan trọng tối ưu hoá hành trình chạy xe xây dựng thời gian biểu cơng tác xếp dỡ Trong thương nghiệp, kể đến toán dự báo chi tiết nhu cầu (trên sở tổng kết đầy đủ khối lượng hàng hoá bán ra) lập phương án thoả mãn kịp thời đơn đặt hàng Trong nơng nghiệp, toán tối ưu hoá phần thức ăn, phân bố hợp lý nguồn phân bón có, dựa vào tính chất đất, đặc điểm giống trồng dự báo thời tiết, Trong hệ thống thơng tin quản lý cấp ngành vấn đề quan trọng toán tối ưu hoá phân bố kế hoạch xí nghiệp, phối hợp xác quản lý tốt việc cung cấp sản phẩm luân chuyển xí nghiệp, toán dự báo thị trường phát triển tương lai ngành 1.2 Nguyên tắc tiếp cận hệ thống Nguyên tắc thứ hai nguyên tắc tổng hợp, hay gọi nguyên tắc tiếp cận hệ thống Thực chất nguyên tắc là: việc thiết kế xây dựng hệ thống thông tin quản lý phải dựa sở phân tích hệ thống đối tượng hệ thống quản lý đối tượng Như vậy, trước hết phải xác định mục tiêu tiêu chuẩn hoạt động đối tượng, đồng thời với phân tích hệ thống quản lý phân tích cấu nhằm phát toàn vấn đề cần giải quyết, nhằm bảo đảm cho toàn hệ thống sau thiết kế xây dựng hoạt động có hiệu cao Cũng cần thấy rõ tổ hợp vấn đề trên, vấn đề tuý kỹ thuật bao gồm nhiều vấn đề kinh tế tổ chức Thông thường, việc áp dụng hệ thống thông tin quản lý hoạt động doanh nghiệp đòi hỏi phải thực hàng loạt biện pháp tổ chức, thay đổi hình thức tài liệu quen thuộc, thay đổi cấu thành phần tham gia quản lý, thay đổi nhiệm vụ số thành phần máy quản lý Tuy khơng phải lúc giải hết vấn đề nêu phạm vi hệ thống quan tâm, song nguyên tắc tiếp cận hệ thống đòi hỏi phải liệt kê đầy đủ vấn đề cần làm sáng tỏ 1.3 Nguyên tắc người lãnh đạo cao Từ nhiều phân tích thực tế thấy rằng, để thực hai nguyên 82 tắc nêu, trước hết cần phải có tham gia trực tiếp từ đầu người lãnh đạo cao đối tượng quản lý vào việc đặt hàng, phác thảo, thiết kế xây dựng áp dụng hệ thống thông tin quản lý Đó nguyên tắc thứ ba: nguyên tắc người lãnh đạo cao Kinh nghiệm nước cho thấy, ý định chuyển trách nhiệm xây dựng hệ thống thông tin quản lý cho người có chức vụ thấp thường làm cho hệ thống xây dựng sau trở thành cơng cụ để giải công việc quản lý vụ làm tốt chức mong muốn 1.4 Ngun tắc tự động hố việc luân chuyển tài liệu Một nguyên tắc quan trọng khác cần lưu ý nguyên tắc tự động hố việc ln chuyển tài liệu, tài liệu luân chuyển trực tiếp phương tiện Tin học với thay việc luân chuyển thủ cơng khâu trước việc khai thác hệ thống thơng tin quản lý có hiệu thực Hai sơ đồ mô tả việc sử dụng phương tiện Tin học chưa có tự động hố sau tự động hố q trình ln chuyển tài liệu Ngun tắc thứ tư giải thích cho thực tế ứng dụng rộng rãi mạng máy tính công tác quản lý xu hướng điện tử hoá hoạt động (thương mại điện tử, phủ điện tử) 1.5 Nguyên tắc hệ thống mở Ngun tắc địi hỏi hệ thống thơng tin quản lý phải thiết kế xây dựng cho có đủ khả thích ứng với thay đổi lớn sau phương tiện kỹ thuật phương pháp tổ chức liệu Nói cách khác, hệ thống thơng tin quản lý phải có khả tiếp thu công nghệ khai thác thông tin nhất, bảo đảm giải toán quản lý phát sinh sở tận dụng thật tốt tài nguyên có 1.6 Nguyên tắc làm phù hợp khả thông qua nút, phận Để hệ thống thông tin quản lý làm việc với độ tin cậy cao với tốc độ mong muốn, phải tổ chức luồng thông tin cho chúng trở nên tải nút hay phận Thông thường, phải quan tâm trước hết đến thông tin nằm đầu vào đầu hệ thống, tiếp thơng tin nằm điểm giao tiểu hệ thống hoạt động thường xuyên điểm giao nhiều tiểu hệ thống hay nhiều phận Bởi khúc hẹp (theo nghĩa: có mật độ cao nhất) luồng 83 thông tin vận hành hệ thống (6) Các bƣớc xây dựng hệ thống thông tin khoa học Xây dựng hệ thống thông tin thực chất q trình tin học hóa hoạt động tổ chức Khi xây dựng hệ thống thông tin quản lý cần lựa chọn phương pháp thích hợp mà đảm bảo hiệu kinh tế phú hợp với khả tổ chức Để xây dựng phát triển hệ thống thông tin, cần xác định đủ giai đoạn: Khảo sát xác lập dự án - phân tích hệ thống - thiết kế hệ thống - cài đặt bảo trì hệ thống - Giai đoạn 1: Khảo sát Đây bước nhằm xác định thông tin cần thiết để hiểu rõ ý muốn chủ đầu tư hệ thống thông tin cần xây dựng Mục đích giai đoạn cần làm rõ vấn đề như: xây dựng hay nâng cấp hệ thống cũ, thời gian, chi phí, nguồn nhân lực sở vật chất, khó khăn, nhiệm vụ hệ thống, nghĩa vụ bên… - Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống Đây giai đoạn trung tâm tiến hành xây dựng hệ thống thơng Trước tiên cần tìm hiểu rõ hoạt động tổ chức như: thành phần tham gia tổ chức, nhiệm vụ tổ chức thành viên, liên hệ thành viên tổ chức Tiếp theo, người phân tích cần phân tích giải pháp kỹ thuật áp dụng cho hệ thống khả vận hành hệ thống Tức giai đoạn này, người phân tích phải tìm vài phương hướng xây dựng hệ thống đưa điểm tốt không tốt giải pháp - Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống Dựa kết phân tích phía trên, bắt đầu tiến hành xây dựng mô hình nghiệp vụ hệ thống, từ rõ mơ hình thơng tin mơ hình hoạt động hệ thống Giai đoạn bao gồm công việc sau: Thiết kế liệu, thiết kế chức năng, thiết kế giao diện, thiết độ an toàn hệ thống, thiết kế phần cứng dự kiến nhân - Giai đoạn 4: Cài đặt bảo trì hệ thống 84 Dựa phân tích thiết kế lựa chọn, chuyên gia xây dựng hệ thống tiến hành công việc sau: + Cài đặt sở liệu cho hệ thống + Xây dựng modules chương trình hệ thống + Xây dựng giao diện hệ thống + Viết tài liệu hướng dẫn sử dụng tài liệu kỹ thuật Sau xây dựng xong hệ thống thơng tin hồn chỉnh, người làm cần thực bước kiểm tra khác phục lỗi (nếu có) trước bàn giao cho khách hàng Bảo trì trình sửa đổi, khắc phục thiếu sót hệ thống thơng tin để làm cho hệ thống thích nghi hơn, thuận tiện sử dụng Hình 1.2 Sơ đồ xây dựng hệ thống thông tin khoa học Xây dựng mạng lƣới trao đổi thông tin phục vụ quản lý lãnh đạo 3.1 Mục tiêu - Liên kết hệ thống thông tin riêng lẻ nhằm chia sẻ nguồn thông tin để nâng cao trình độ thơng tin, tránh trùng lập tốn - Liên kết hoạt động thông tin nước để đảm bảo thông tin kịp thời cho cấp 3.2 Chức nhiệm vụ - Hợp tác bổ sung nguồn thông tin tránh trùng lập xây dựng 85 sở liệu dùng chung - Phối hợp, xử lý, xây dựng xuất ấn phẩm thông tin xây dựng giải đáp thông tin theo yêu cầu - Các hệ thống nghiên cứu lý luận thực tiễn đặc thù thực thông tin quản lý xã hội 3.3 Nguyên tắc hoạt động - Hợp tác tự nguyện quan thành viên mạng lưới - Thống quy chế hoạt động * Hoạt động thông tin khoa học công nghệ phải tuân theo nguyên tắc sau: (7) - Chính xác, khách quan, đầy đủ, kịp thời đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân chất lượng, khối lượng sản phẩm, dịch vụ thông tin khoa học công nghệ - Hiệu việc khai thác, sử dụng quản lý thông tin khoa học công nghệ phục vụ quản lý nhà nước, phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm an ninh, quốc phòng hội nhập quốc tế đất nước - Bảo đảm quyền tổ chức, cá nhân tiếp cận thông tin khoa học công nghệ phù hợp với quy định pháp luật - Tuân thủ quy định pháp luật bảo mật thông tin khoa học công nghệ - Kết hợp chặt chẽ hoạt động thông tin khoa học công nghệ với hoạt động nghiệp vụ thư viện, lưu trữ, thống kê, truyền thông khoa học cơng nghệ TĨM TẮT CHƢƠNG Chương cung cấp số kiến thức xây dựng hệ thống thông tin khoa học công nghệ: nguyên tắc, bước xây dựng; xây dựng mạng lưới trao đổi thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý Câu hỏi tập thực hành Câu hỏi Các bước xây dựng hệ thống thông tin khoa học? Câu hỏi Để xây dựng mạng lưới trao đổi thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý cần đảm bảo yêu cầu gì? 86 Bài tập thực hành: Xây dựng sơ đồ tư thể nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin khoa học công nghệ 87 ĐÁP ÁN BÀI TẬP CHƢƠNG Bài tập Làm rõ yêu cầu: - Trong đơn vị hành nghiệp, người lãnh đạo thường nhà quản lý - Trong đơn vị hành nghiệp, người lãnh đạo thường nhà quản lý Bài tập Phân tích được: - Các tố chất - Các kỹ cần có người chuyên viên làm công tác phục vụ thông tin cho lãnh đạo, quản lý CHƢƠNG Bài tập Làm rõ yêu cầu: - Thuận lợi - Khó khăn ứng dụng hệ thống thông tin đại hoạt động quản lý hành nhà nước Bài tập Làm rõ phương pháp phục vụ thông tin lãnh đạo, quản lý - Phương pháp nghiên cứu nguồn tin có - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế - Phương pháp chuyên gia - Phương pháp xử lý thông tin Bài tập Xây dựng sơ đồ tư thể yêu cầu hoạt động thơng tin phục vụ lãnh đạo, quản lý, như: tính đầy đủ, xác thơng tin; tính tối ưu; 88 tính kịp thời;… CHƢƠNG Bài tập - Những đặc điểm diễn q trình thực kế hoạch năm trước; - Những kiện bật năm làm kế hoạch; - Thông tin thuận lợi, khó khăn quan, tổ chức, doanh nghiệp; - Thông tin đường lối, chủ trương, sách Đảng Nhà nước - Thơng tin nội tài lực (tình hình tài chính, nguồn đầu tư), vật lực (cơ sở vật chất, kĩ thuật nghiệp vụ, khoa học công nghệ) tổ chức máy, nhân lực (đội ngũ nhân viên số lượng, chất lượng); - Thông tin báo cáo tổng kết kết năm vừa qua: làm được, chưa làm hồn tất, chưa làm được, khơng làm - Thơng tin mơi trường bên ngồi, thời cơ, thách thức, thay đổi uy tín/thương hiệu Bài tập - Đặc điểm tình hình, nhiệm vụ phải thực - Kiểm điểm tình hình hoạt động theo hạng mục, phân tích thành tựu đạt được, hạn chế thiếu sót, nguyên nhân khách quan, chủ quan - Kết thực chi tiêu kế hoạch, đánh giá kết thực - Bài học kinh nghiệm (nếu có) - Kết luận chung, tự nhận xét, đánh giá - Kiến nghị, đề xuất - Phương hướng năm CHƢƠNG Bài tập: Xây dựng sơ đồ tư TÀI LIỆU THAM KHẢO Đồn Phan Tân, Thơng tin học Nxb Hà Nội, năm 2006 Chuyên đề Hệ thống thông tin quản lý nhà nước https://dtbd.moha.gov.vn/uploads/resources/admin/chuyenvien/ChuyenDe7.pdf PGS.TS Bùi Loan Thùy, Giáo trình Thơng tin phục vụ lãnh đạo quản lý Nxb TP Hồ Chí Minh, năm 2013 Mike Harvery, Quản trị hành văn phịng, năm 2004 Giáo trình Nghiệp vụ thư ký giúp việc cho lãnh đạo quan, doanh nghiệp Nxb TP Hồ Chí Minh, năm 2012 ThS Hồ Thị Hằng, Chuyên đề 24: Kỹ thu thập xử lý thông tin https://daotaomof.vn/chuyen-de-24-ky-nang-thu-thap-va-xu-ly-thong-tin/ Nghị định số 11/2014/NĐ-CP hoạt động khoa học công nghệ, ngày 18/2/2014 ... THÔNG TIN PHỤC VỤ 50 LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝ 50 Hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý 50 1.1 Khái niệm thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý 50 1.2 Phân loại thông tin. .. đạo, quản lý, thông tin đối tượng quan trọng lao động lãnh đạo, quản lý Mọi thông tin nhằm phục vụ cho việc định quản lý đạt mục tiêu quản lý 1.2 Sự thống công tác quản lý thông tin Quản lý trình. .. lý thông tin phục vụ công tác quản lý lãnh đạo NỘI DUNG Vai trị thơng tin cơng tác lãnh đạo, quản lý 1.1 Hoạt động lãnh đạo, quản lý gắn liền với thông tin Sử dụng thông tin hoạt động lãnh đạo,