SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY TNHH MTV VƯỢT ĐƯỜNG ĐẠI DƯƠNG
Công ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương, trước đây là công ty TNHH SEA ASIA LINE, chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa với vốn điều lệ vững mạnh.
Công ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương, với vốn điều lệ 2 tỷ đồng, đã thực hiện tái cơ cấu từ tháng 05 năm 2016 Qua đó, công ty đã thay đổi ban giám đốc điều hành, con dấu và tư cách pháp nhân.
Thông tin được cấp giấy phép của công ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương như sau:
Giám đốc: Đặng Minh Quý
Công ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương chuyên cung cấp các dịch vụ hỗ trợ liên quan đến vận tải Địa chỉ của công ty nằm tại 256 Nguyễn Văn Công, Phường 3, Quận Gò Vấp, Tp.HCM.
Wedsite: http://www.crossoceanline.com/
Hình 1.1 Biểu tượng công ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương
Quá trình hình thành và phát triển của công ty:
Công ty TNHH SEA ASIA LINE được thành lập vào năm 2013 với vốn điều lệ 2 tỷ đồng, có trụ sở tại 158/67/7 Hoàng Hoa Thám, Phường 12, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh, do Giám đốc điều hành Văn Thị Ngọc Thảo lãnh đạo Ban đầu, công ty có 14 chuyên viên chuyên về xuất khẩu Sau 3 năm hoạt động, công ty đã đạt nhiều thành tựu, kết nối với nhiều đại lý và có lượng khách hàng ổn định, bước vào giai đoạn phát triển Tuy nhiên, do Giám đốc gặp một số vấn đề cá nhân, công ty cần tiến hành tái cơ cấu để tiếp tục hoạt động hiệu quả.
Tháng 5 năm 2016, công ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương được quyết định thành lập để thay thế công ty TNHH SEA ASIA LINE, tất cả trang thiết bị cơ sở vật chất và nhân viên công ty được chuyển về 256 Nguyễn Văn Công, Phường 3, Quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh để tiếp tục nhiệm vụ kinh doanh và phát triển công ty. Đến nay, công ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương không ngừng nổ lực phấn đấu vươn lên cùng với lòng tâm huyết và yêu nghề của các thành viên trong công ty Đến nay, công ty đã có những bước chuyển biến đáng kể, hiệu quả và qui mô hoạt động tăng lên số lượng nhân viên tăng nhiều so với ban đầu thành lập là 31 thành viên, xây dựng được những mối quan hệ tốt đẹp với các nhà cung cấp dịch vụ vận tải, hãng tàu, hãng hàng không,… Ban lãnh đạo công ty đã phát huy mọi năng lực giúp công ty không ngừng phát triển, góp phần đạt kế hoạch về doanh thu và lợi nhuận.
1.3 CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY
Ngành xuất nhập khẩu hiện nay là một trong những lĩnh vực kinh doanh hàng đầu tại Việt Nam, góp phần quan trọng vào việc lưu thông hàng hóa và mở rộng thị trường toàn cầu.
Tìm kiếm khách hàng và hợp tác với doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế, nhằm tổ chức giao nhận hàng hóa cùng các chứng từ liên quan.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ xuất khẩu chuyên nghiệp, bao gồm ủy thác, mô giới, và thuê kho bãi Chúng tôi cũng hỗ trợ mua bán cước vận tải cho các phương tiện như tàu biển, container và máy bay Ngoài ra, chúng tôi thực hiện các dịch vụ liên quan đến hàng hóa như gom hàng, chia hàng lẻ, xử lý thủ tục hải quan, mua bảo hiểm và giao hàng đến các địa điểm theo quy định.
Tư vấn các vấn đề liên quan đến xuất khẩu cho những khách hàng muốn vận chuyển hàng hóa.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ đại lý trung gian cho các hãng tàu, hàng không và đại lý hãng quan, đồng thời hợp tác với các tổ chức trong và ngoài nước để thực hiện quy trình vận chuyển theo yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.
Để đảm bảo sự phát triển bền vững, công ty cần tăng cường nguồn lực, tạo nền tảng vững chắc và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với công nhân viên như lương thưởng và bảo hiểm Đồng thời, công ty cũng phải bảo vệ quyền lợi đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn cho nhân viên Việc tuân thủ luật pháp và các quy định về thuế là rất quan trọng, bên cạnh đó, công ty cần có trách nhiệm bảo vệ môi trường và tối đa hóa lợi ích cho cộng đồng và xã hội.
Tổ chức các nghiệp vụ giao nhận trao đổi thỏa thuận với khách hàng Duy trì phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
1.4 LĨNH VỰC KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Công ty chúng tôi chuyên vận chuyển hàng hóa đường biển, với mối quan hệ lâu dài cùng nhiều hãng tàu lớn như MAERSK LINE, MSC, COSCO, và EVERGREEN Chúng tôi cũng hợp tác với các hãng tàu nhỏ hơn để phục vụ các tuyến đến khu vực châu Á như VSSA, SML, và KMTC, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đến nhiều cảng biển trên toàn thế giới.
Công ty không chỉ tập trung vào dịch vụ vận chuyển từ CY (bãi) đến CY (bãi) mà còn cung cấp dịch vụ Door to Door, bao gồm nhận hàng, đóng gói, làm thủ tục và chứng từ Hải quan, cũng như chia hàng lẻ Đặc biệt, công ty có hợp đồng với các hãng tàu để vận chuyển hàng hóa đi Mỹ, đáp ứng yêu cầu của chính phủ Mỹ, điều này tạo nên một thế mạnh nổi bật cho công ty.
Chúng tôi cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không với hợp đồng hợp tác cùng hầu hết các hãng hàng không toàn cầu, đảm bảo mang đến mức giá cước cạnh tranh nhất cho khách hàng.
Công ty chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển đường bộ, hợp tác với các đối tác để vận chuyển hàng hóa quá cảnh từ Campuchia về Việt Nam và ngược lại, phục vụ nhu cầu xuất khẩu hiệu quả.
Vận chuyển nội địa đóng vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu xuất nhập khẩu, với sự hợp tác giữa công ty và các hãng vận chuyển, xe tải để phục vụ khách hàng Dịch vụ này chủ yếu tập trung vào hàng hóa xuất nhập khẩu Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ đại lý hải quan, tư vấn và thực hiện các thủ tục hải quan cho khách hàng, bao gồm xin giấy phép, áp mã HS, tính và nộp thuế, xin giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và làm thủ tục thông quan hàng hóa.
CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA CÔNG TY
Ngành xuất nhập khẩu hiện nay là một trong những lĩnh vực kinh doanh nổi bật tại Việt Nam, đóng vai trò quan trọng trong việc lưu thông hàng hóa và mở rộng thị trường ra toàn cầu.
Tìm kiếm khách hàng và hợp tác với các doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu vận chuyển hàng hóa trong nước và quốc tế để tổ chức quá trình chuyên chở, giao nhận hàng hóa cùng với các chứng từ liên quan.
Chúng tôi cung cấp giải pháp toàn diện cho các vấn đề xuất khẩu, bao gồm ủy thác, môi giới, và thuê kho bãi Chúng tôi hỗ trợ mua bán cước vận chuyển cho các phương tiện như tàu biển, container và máy bay Ngoài ra, chúng tôi thực hiện các dịch vụ liên quan đến hàng hóa như gom hàng, chia hàng lẻ, và xử lý thủ tục hải quan Chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ mua bảo hiểm và giao hàng đến các địa điểm vận chuyển theo quy định.
Tư vấn các vấn đề liên quan đến xuất khẩu cho những khách hàng muốn vận chuyển hàng hóa.
Làm đại lý trung gian cho các hãng tàu, hàng không và đại lý hãng quan, chúng tôi kết nối với các tổ chức trong và ngoài nước để đảm bảo quy trình vận chuyển được thực hiện theo đúng yêu cầu của khách hàng.
Tăng cường phát triển nguồn lực công ty để xây dựng nền tảng vững chắc, đảm bảo sự phát triển bền vững và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về lương thưởng, bảo hiểm cho công nhân viên Đồng thời, bảo vệ quyền lợi được đào tạo và bồi dưỡng chuyên môn cho nhân viên cống hiến cho doanh nghiệp Công ty cam kết tuân thủ pháp luật và các quy định về thuế, đồng thời có trách nhiệm bảo vệ môi trường và tối đa hóa lợi ích cho cộng đồng xã hội.
Tổ chức các nghiệp vụ giao nhận trao đổi thỏa thuận với khách hàng Duy trì phát triển nguồn vốn, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn.
LĨNH VỰC KINH DOANH CỦA CÔNG TY
Công ty chúng tôi chuyên về vận chuyển hàng hóa đường biển, với mối quan hệ lâu dài cùng nhiều hãng tàu lớn như MAERSK LINE, MSC, COSCO, và EVERGREEN Chúng tôi cũng hợp tác với các hãng tàu nhỏ hơn để phục vụ các tuyến vận chuyển đến khu vực châu Á, bao gồm VSSA, SML, và KMTC.
Công ty chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển đa dạng từ CY (bãi) – CY (bãi) đến Door to Door (kho đến kho), bao gồm nhận hàng, đóng gói, làm thủ tục và chứng từ Hải quan, cùng với dịch vụ chia hàng lẻ Một trong những thế mạnh nổi bật của công ty là hợp đồng với các hãng tàu để vận chuyển hàng đi Mỹ, đáp ứng yêu cầu của chính phủ Mỹ.
Vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không là dịch vụ chính của chúng tôi, với các hợp đồng hợp tác với hầu hết các hãng hàng không toàn cầu, giúp đảm bảo giá cước cạnh tranh nhất cho khách hàng.
Công ty chúng tôi chuyên vận chuyển đường bộ, hợp tác với các đối tác để vận chuyển hàng quá cảnh từ Campuchia về Việt Nam và ngược lại, phục vụ cho mục đích xuất khẩu.
Vận chuyển nội địa là dịch vụ thiết yếu để đáp ứng nhu cầu xuất nhập khẩu, với sự hợp tác giữa công ty và các hãng vận chuyển, xe tải nhằm phục vụ khách hàng hiệu quả Dịch vụ này chủ yếu tập trung vào hàng hóa xuất nhập khẩu Bên cạnh đó, công ty cũng cung cấp dịch vụ đại lý hải quan, tư vấn và thực hiện các thủ tục hải quan cho khách hàng, bao gồm xin giấy phép, áp mã HS, tính và nộp thuế, xin giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), cũng như làm thủ tục thông quan hàng hóa.
Công ty kho bãi có thể hoạt động như một môi giới hoặc đại diện cho khách hàng trong việc ký hợp đồng thuê kho để lưu trữ hàng hóa, bao gồm cả kho ngoại quan, kho thường và kho lạnh.
Công ty hợp tác với nhiều đại lý thuộc các hiệp hội giao nhận toàn cầu, nhằm đáp ứng nhu cầu vận chuyển tận nơi theo dịch vụ Door to Door mà khách hàng mong muốn.
PHÂN TÍCH MÔI TRƯỜNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY
1.5.1.1 Môi trường Chính trị - pháp luật
Hoạt động xuất nhập khẩu giữa các quốc gia luôn phải tuân thủ môi trường pháp lý, bao gồm các điều luật trong nước, luật quốc tế và tập quán giao nhận Môi trường pháp lý không chỉ ảnh hưởng đến quy trình giao nhận mà còn liên quan đến các lĩnh vực như bảo hiểm và hải quan Việc hiểu rõ các quy định pháp lý giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả trong hoạt động giao nhận và giải quyết tranh chấp.
1.5.1.2 Môi trường văn hóa, xã hội
Môi trường văn hóa, xã hội bao gồm các chuẩn mực và giá trị được chấp nhận trong một cộng đồng cụ thể, ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh Các yếu tố như quan niệm về đạo đức, thẩm mỹ, lối sống, phong tục, tập quán và trình độ học vấn đều đóng vai trò quan trọng Đặc biệt, dân số và tinh thần dân tộc cần được nghiên cứu kỹ lưỡng; dữ liệu về dân số giúp xây dựng chiến lược marketing hiệu quả, trong khi tinh thần dân tộc ảnh hưởng đến hành vi và thái độ tiêu dùng Hiểu rõ môi trường văn hóa, xã hội sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt nhu cầu và thị hiếu của khách hàng, từ đó cung cấp sản phẩm và dịch vụ phù hợp để đáp ứng mong đợi của họ.
1.5.1.3 Môi trường khoa học công nghệ
Trong bối cảnh xã hội phát triển mạnh mẽ, công nghệ đã trở thành yếu tố then chốt ảnh hưởng đến mọi lĩnh vực, đặc biệt trong giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Sự tiến bộ của công nghệ đã cải thiện quy trình thủ tục hải quan, giúp chúng diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn thông qua hệ thống khai hải quan điện tử, giám sát hàng hóa và kiểm hóa hiệu quả.
Doanh nghiệp cần chú trọng vào việc phát triển công nghệ để nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ, từ đó gia tăng khả năng cạnh tranh, mở rộng thị trường và dẫn đầu trong ngành.
Môi trường tự nhiên không chỉ là yếu tố sống còn cho con người mà còn là nguồn lực quan trọng cho nền kinh tế Tuy nhiên, môi trường đang bị đe dọa nghiêm trọng với các vấn đề như hiệu ứng nhà kính, thủng tầng ozone và biến đổi khí hậu, dẫn đến thiếu hụt nguyên liệu và tăng chi phí năng lượng Để đối phó, cần ưu tiên phát triển các hoạt động sản xuất bền vững, tiết kiệm và sử dụng hiệu quả tài nguyên thiên nhiên, đồng thời nghiên cứu công nghệ bảo vệ môi trường nhằm giảm thiểu ô nhiễm Những giải pháp này sẽ mang lại lợi ích cho cả người tiêu dùng và nền kinh tế.
Các yếu tố của môi trường vĩ mô ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Do đó, việc nghiên cứu kỹ lưỡng các yếu tố này là cần thiết để dự đoán các sự kiện tương lai và đưa ra giải pháp phù hợp.
Khách hàng là yếu tố quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, không có khách hàng, doanh nghiệp sẽ không tồn tại Đối tượng khách hàng trong lĩnh vực giao nhận rất đa dạng, bao gồm cá nhân và tổ chức có nhu cầu sử dụng dịch vụ Việc thu hút và giữ chân khách hàng là một thách thức lớn, đòi hỏi doanh nghiệp phải xây dựng niềm tin thông qua sản phẩm chất lượng và dịch vụ khách hàng vượt trội Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần nghiên cứu và xác định rõ đối tượng khách hàng tiềm năng và mục tiêu, cũng như phân tích nhu cầu và hành vi mua sắm của khách hàng để xây dựng chiến lược tối ưu nhất.
1.5.2.2 Nhà cung cấp Đối với ngành kinh doanh dịch vụ giao nhận, nhà cung cấp là những hàng tãu, hãng hàng không, những nhà cung cấp dịch vụ đại lý hải quan, dịch vụ hải quan, dịch vụ vận tải đường bộ,… Trong môi trường quốc tế, nhà cung cấp tăng lên đến kể và rất đa dạng, vì thế để tận dụng những cơ hội và giảm thiểu rủi ro đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực hiện đa dạng hóa các nhà cung cấp, phân loại các nhà cung cấp và xác định các nhà cung cấp chủ lực để có chính sách phù hợp
Trong ngành giao nhận, doanh nghiệp phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt từ các đối thủ cùng lĩnh vực, điều này tạo ra áp lực lớn lên giá cước và giá dịch vụ Để tồn tại và duy trì mối quan hệ lâu dài với khách hàng, các doanh nghiệp giao nhận cần xây dựng mức giá dịch vụ cạnh tranh nhất có thể.
Trong lĩnh vực giao nhận, không chỉ các doanh nghiệp trong ngành cạnh tranh với nhau mà còn có sự cạnh tranh giữa công ty giao nhận và các công ty vận tải, cũng như các đối thủ tiềm năng khác Các công ty hoạt động trong cùng lĩnh vực thường tranh giành khách hàng, trong khi những doanh nghiệp thuộc ngành liên quan như vận tải cũng có ảnh hưởng đáng kể đến sự phát triển của doanh nghiệp giao nhận.
1.5.2.4 Sản phẩm thay thế Đối với ngành kinh doanh dịch vụ giao nhận, công nghệ có thể giúp tạo nên dịch vụ thay thế, gây ảnh hưởng đến lợi nhuận cho cho các doanh nghiệp trong ngành bởi áp lực cạnh tranh gay gắt hơn Vì thế, doanh nghiệp cần chú ý, đầu tư và nghiên cứu để kịp thời nhận diện đưa ra các giải pháp thích nghi và vượt qua thách thức của sản phẩm thay thế.
Nhóm nhân tố môi trường vi mô có ảnh hưởng trực tiếp đến ngành và doanh nghiệp, do đó, việc đánh giá chính xác các yếu tố này là cần thiết để nhận diện rủi ro có thể tác động đến doanh nghiệp Đồng thời, điều này cũng giúp doanh nghiệp tự so sánh với môi trường bên ngoài nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh.
1.5.3 Môi trường bên trong doanh nghiệp
Ngành kinh doanh dịch vụ giao nhận đang đối mặt với yêu cầu ngày càng cao về nguồn nhân lực chất lượng, không chỉ trong nước mà còn trên thị trường quốc tế Nhân lực cần phải có chuyên môn vững vàng, hiểu biết về công nghệ, khả năng ngoại ngữ tốt và nhạy bén với văn hóa, luật pháp của các quốc gia đối tác Để quản lý hiệu quả nguồn nhân lực này, các nhà quản trị cần có kiến thức sâu rộng, tầm nhìn chiến lược và khả năng đưa ra quyết định chính xác, nhằm giúp doanh nghiệp cạnh tranh thành công trên thị trường toàn cầu.
Nguồn vốn kinh doanh của công ty giao nhận ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình giao nhận, vì công ty phải ứng trước tiền để thực hiện các công việc như làm hàng, nộp thuế và lấy lệnh trước khi thu tiền từ khách hàng Khi quy trình hoàn tất, công ty mới xuất phiếu thu yêu cầu thanh toán, nhưng nếu khách hàng chậm trả, tiền của công ty sẽ không còn linh hoạt Nếu công ty có nguồn tài chính hạn hẹp, việc thực hiện nhiều hợp đồng cùng lúc sẽ gặp khó khăn và có nguy cơ thiếu hụt vốn Ngược lại, công ty có nguồn vốn dồi dào và khả năng thanh khoản cao sẽ hiếm khi gặp tình trạng thiếu vốn.
1.5.3.3 Cơ sở vật chất, kỹ thuật và công nghệ
Cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ bao gồm văn phòng, nhà máy, máy móc và quy trình làm việc, đóng vai trò quan trọng trong việc xác định chất lượng, năng suất và giá thành sản phẩm Trong bối cảnh công nghệ phát triển nhanh chóng, việc áp dụng công nghệ tiên tiến trở thành yêu cầu thiết yếu để doanh nghiệp duy trì khả năng cạnh tranh trên thị trường Do đó, cơ sở vật chất kỹ thuật và công nghệ ảnh hưởng mạnh mẽ đến năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp.
1.5.3.4 Văn hóa trong doanh nghiệp
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ THÔNG TIN NGƯỜI HƯỚNG DẪN
1.6.1 Cơ cấu tổ chức của công ty
Công ty trách nhiệm hữu hạn này hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ và mới thành lập trong vài năm gần đây, do đó quy mô phòng ban và số lượng nhân sự còn hạn chế Tất cả các hoạt động đều được Giám đốc điều hành trực tiếp, với sự phân chia công việc rõ ràng cho từng thành viên Sự kết nối và hợp tác giữa các phòng ban là yếu tố quan trọng giúp hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức và quản lý được thực hiện theo mô hình sau đây:
Hình 1.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty
PHÒNG KẾ TOÁN PHÒNG XUẤT
PHÒNG KINH DOANH PHÒNG CHỨNG TỪ
PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH NHÂN SỰGIÁM ĐỐC
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Từ hình 1.2 trên cho thấy mô hình được tổ chức, đứng đầu là Giám đốc, dưới đó có các phòng ban và đến từng bộ phận riêng lẻ.
Công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng, giúp phân tán trách nhiệm quản lý và giảm tải cho Giám đốc Trong mô hình này, nhân viên được quản lý bởi các trưởng phòng, trong khi Giám đốc giữ vai trò quyết định cuối cùng và hoàn toàn chịu trách nhiệm cho các quyết định của mình Việc tham mưu và tổng hợp ý kiến từ các phòng ban giúp Giám đốc có cái nhìn tổng quát hơn Sự phân chia trách nhiệm công việc rõ ràng giữa các bộ phận và cá nhân góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và kiểm soát hoạt động của công ty.
Các nguồn lực hỗ trợ cho việc kinh doanh của công ty bao gồm: nguồn nhân lực. nguồn tài chính và cơ sỡ vật chất thiết bị
Về nguồn nhân lực gồm 1 Giám đốc và 30 nhân viên được phân chia ra các phòng ban như sau:
Bảng cơ cấu theo phòng ban, tuổi tác, giới tính như sau:
Bảng 1.1 Cơ cấu theo phỏng ban (tuổi tác, giới tính) của công ty
Số lượng nhân viên (người)
Tuổi Giới tính Thâm niên (năm) 20-30 >30 Nam Nữ 1-2 2-5 >5
Phòng tổ chức hành chính nhân sự
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Bảng 1.2 Trình độ nhân sự của công ty
Trình độ Số lượng (người) Tỷ lệ Đại Học 20 65%
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính
Nguồn nhân lực là yếu tố then chốt cho sự hiệu quả và bền vững của doanh nghiệp Công ty sở hữu 31 nhân viên trẻ, với độ tuổi trung bình dưới 30, tạo ra một môi trường làm việc năng động, mặc dù thiếu kinh nghiệm Để bù đắp, công ty đã tuyển dụng 7 quản lý trên 30 tuổi cho phòng xuất nhập khẩu, bộ phận quan trọng nhất Cân bằng giới tính trong đội ngũ nhân viên cũng được duy trì, thuận lợi cho việc giao nhận hàng hóa Mặc dù thâm niên trung bình chỉ ở mức 2-4 năm, đội ngũ nhân viên đều tốt nghiệp từ các trường đại học và cao đẳng danh tiếng, thể hiện sự năng động và tinh thần trách nhiệm cao Sự phân công công việc rõ ràng và hợp lý giúp các phòng ban hoạt động hiệu quả, đảm bảo sự phát triển bền vững cho công ty.
Về năng lực tài chính được mô tả như bảng tổng hợp sau:
Bảng 1.3 Tình hình vốn đầu tư của công ty
Vốn đầu tư (ngàn đồng) 2,000,000 2,200,00
Từ khi thành lập với số vốn ban đầu 2 tỷ đồng, vốn đầu tư của công ty đã tăng trưởng liên tục qua các năm Cụ thể, năm 2017, vốn đầu tư tăng 200 triệu đồng (10%) so với năm 2016; năm 2018, tăng 100 triệu đồng (4.5%) so với năm 2017; và năm 2019, tiếp tục tăng 200 triệu đồng (8.6%) so với năm 2018.
Vào năm 2020, vốn đầu tư của công ty đã tăng thêm 300 triệu đồng, tương đương với 12% Mặc dù mức tăng không quá nhanh, nhưng điều này cho thấy công ty đang có sự phát triển nhất định Sau 5 năm hoạt động, tổng vốn của công ty đã tăng lên 700 triệu đồng, tương ứng với 35% so với số vốn đầu tư ban đầu.
Công ty có văn phòng tại 256 Nguyễn Văn Công, phường 3, quận Gò Vấp, TP Hồ Chí Minh, với đầy đủ trang thiết bị như máy tính, điện thoại và dụng cụ văn phòng cần thiết cho nhân viên Cơ sở vật chất hiện tại đáp ứng nhu cầu hoạt động, nhưng để phát triển hơn nữa, công ty nên xem xét việc mở thêm văn phòng tại các thành phố khác như Đà Nẵng và Hải Phòng nhằm mở rộng quy mô hoạt động trên toàn quốc.
1.6.2 Thông tin người hướng dẫn
Thông tin người hướng dẫn thực tập tại công ty:
Họ tên người hướng dẫn : Nguyễn Văn Huyền Điện thoại: 0705059077
Chức vụ: Nhân viên chứng từ
Thông tin giảng viên hướng dẫn báo cáo thực tập
Họ tên giảng viên: ThS Phạm Thị Hồng Ngọc Điện thoại: 0902995985
Email: phamthihongngoc@iuh.edu.vn
CÁC NGUỒN THU VÀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY TỪ NĂM 2017 ĐẾN 2020
Cơ cấu dịch vụ công ty được mô tả dưới bảng sau:
Bảng 1.4 Cơ cấu thu hút nguồn thu từ dịch vụ và kết quả kinh doanh trong 4 năm
Dịch vụ Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
% 12,151 100% Đơn vị tính: triệu VNĐ
Tình hình hoạt động của công ty cho thấy sự biến động trong cơ cấu dịch vụ, với sự tập trung chủ yếu vào lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, đóng góp lớn nhất vào doanh thu Doanh thu từ nhóm này đã tăng ổn định, với mức tăng 955.96 triệu đồng (12.32%) trong năm 2018 so với 2017, và 1,294.16 triệu đồng (14.855%) trong năm 2019 so với 2018 Tuy nhiên, năm 2020 chứng kiến sự giảm nhẹ 2,554.01 triệu đồng (5%) so với năm 2019 Mặc dù tỷ trọng dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu giảm từ 92% năm 2017 xuống 85% năm 2020, điều này không phản ánh tình trạng tiêu cực mà ngược lại, cho thấy sự phát triển của các dịch vụ khác như đại lý khai thuê Hải quan và kho bãi đang gia tăng.
Dịch vụ đại ký khai thuê Hải quan của công ty đã ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ từ năm 2017 đến năm 2020 Doanh thu đã tăng từ 589,96 triệu đồng vào năm 2017 lên 915,12 triệu đồng vào cuối năm 2020, tương đương với mức tăng gần gấp 4 lần Tỷ trọng dịch vụ này trong cơ cấu doanh thu của công ty cũng tăng từ 7% năm 2017 lên 12% năm 2020, cho thấy sự đóng góp ngày càng lớn của dịch vụ đại ký khai thuê Hải quan.
Dịch vụ kho bãi của công ty không phải là trọng tâm chính, nhưng vẫn đạt được doanh thu ổn định và có sự phát triển chậm Cụ thể, doanh thu năm 2017 đạt 84.28 triệu đồng, sau đó tăng lên 60.08 triệu đồng vào năm 2018 (tương đương 71.29%), tiếp theo là 27.14 triệu đồng vào năm 2019 (18.79%), và đạt 71.52 triệu đồng vào năm 2020 (41.07%).
Công ty đã tập trung vào việc phân bổ cơ cấu cho dịch vụ chính nhằm đảm bảo nguồn lực ổn định và phát triển bền vững, đồng thời khai thác các dịch vụ bổ trợ để tối ưu hóa nguồn lực hiện có.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, do đó, khi doanh thu tăng, chi phí cũng sẽ tăng theo tỷ lệ tương ứng Để hiểu rõ hơn về mối quan hệ giữa doanh thu, chi phí và lợi nhuận của công ty, chúng ta có thể tham khảo bảng và hình ảnh bên dưới.
Bảng 1.5 So sánh kết quả kinh doanh từ năm 2017 đến năm 2020 Đơn vị tính: Triệu đồng
CHỈ TIÊU Năm 2017 Năm 2018 Năm 2019 Năm 2020
Hình 1.3 So sánh kết quả kinh doanh công ty giai đoạn năm 2017 đến năm 2020
Trong giai đoạn 2017-2020, doanh thu có sự biến động rõ rệt, đi kèm với sự thay đổi tương ứng của chi phí Tuy nhiên, tốc độ tăng chi phí lại nhanh hơn so với tốc độ tăng doanh thu, ngoại trừ năm cụ thể nào đó.
Công ty đã bắt đầu kiểm soát chi phí trong quá trình cơ cấu lại tổ chức, tuy nhiên chi phí vẫn có xu hướng tăng cùng với doanh thu từ năm 2017 đến 2020 Để tối ưu hóa chi phí, công ty cần tìm ra các giải pháp hợp lý nhằm tránh lãng phí vào những khoản không cần thiết Về mặt lợi nhuận, tình hình diễn ra phức tạp hơn; năm 2019 ghi nhận sự tăng trưởng với lợi nhuận tăng thêm 266 triệu đồng so với năm 2018, cho thấy công ty đã đi vào ổn định.
Năm 2020, sự tăng trưởng giảm mạnh, xuống còn 230 triệu đồng so với năm trước, chủ yếu do tác động của Đại dịch Covid-19 Tình hình này khiến việc xuất khẩu hàng hóa gặp khó khăn, khi nhiều quốc gia siết chặt kiểm soát cửa khẩu Ngoài ra, vận tải đường biển cũng trải qua nhiều biến động, dẫn đến giá dịch vụ vận tải giảm, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty Do đó, công ty cần chú ý đánh giá lại hoạt động, tìm kiếm biện pháp tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận, đồng thời duy trì và nâng cao chất lượng dịch vụ cho khách hàng hiện tại.
Doanh thu Chi phí Lợi nhuận
XÂY DỰNG KẾ HOẠCH THỰC TẬP DOANH NGHIỆP
2.1.1 Mục tiêu thực tập doanh nghiệp
Để thiết lập mục tiêu cá nhân hiệu quả, cần đảm bảo rằng mục tiêu đó rõ ràng, chi tiết và có thể đo lường được, đồng thời cần có thời hạn cụ thể để hoàn thành Mục tiêu cũng phải hấp dẫn và thu hút sự quan tâm của bạn, và quan trọng nhất là xác định được lợi ích mà bạn sẽ đạt được khi hoàn thành những mục tiêu đó Dựa trên những nghiên cứu về mục tiêu, tôi đã xây dựng cho mình các mục tiêu trong quá trình thực tập tại công ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương.
Tham gia thực tập tại một công ty giao nhận trong lĩnh vực xuất nhập khẩu giúp tôi học hỏi những kinh nghiệm quý báu từ các anh/chị có nhiều năm kinh nghiệm Mỗi nhân viên đều mang đến những kiến thức và mẹo làm việc riêng, điều này rất khác biệt so với việc học lý thuyết ở trường Tôi nhận ra rằng bản thân mình như một tờ giấy trắng, cần được trang bị thêm kiến thức thực tiễn về quy trình giao nhận hàng hóa Qua quá trình thực tập, tôi mong muốn hiểu rõ hơn về cách thức làm việc và những vấn đề cần lưu ý trong lĩnh vực này, từ đó nâng cao kỹ năng và sự tự tin trong nghề nghiệp tương lai.
+ Đàm phán, ký kết hợp đồng: đây là quá trình quan trọng nhất bởi vì nó quyết định doanh thu – lợi nhuận của công ty
+ Để hàng hóa có thể chuyển (nhận) ra nước ngoài thì khâu xin giấy phép xuất khẩu (nhập khẩu) cũng quan trọng không kém
Để đặt Booking và lấy Container rỗng, việc xây dựng mối quan hệ tốt với các hãng tàu là rất quan trọng Điều này giúp bạn dễ dàng hơn trong việc đặt chỗ và đảm bảo quy trình vận chuyển hàng hóa diễn ra thuận lợi.
+ Chuẩn bị hàng hóa, kiểm tra hàng hóa
+ Cách đóng gói hàng hóa và chuẩn bị các tài liệu ký hiệu liên quan
+ Cách mua bảo hiểm cho hàng hóa
Các thủ tục hải quan bao gồm mở tờ khai hải quan, đăng ký tờ khai, đóng phí, lấy tờ khai và thanh lý tờ khai, cùng với việc quản lý các sổ tàu.
+ Cách giao hàng lên tàu
+ Quá trình thanh toán quốc tế
Nội dung của các bộ chứng từ bao gồm Master Bill (vận đơn đường biển do hãng tàu cung cấp) hoặc House Bill (vận đơn do công ty Forwarder cung cấp), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận chất lượng (C/Q), hợp đồng ngoại thương và phiếu đóng gói.
+ Quy trình vận chuyển bằng các điều kiện thương mại quốc tế Incorterm 2020
Để thực hiện công việc hiệu quả, cần áp dụng kiến thức từ các môn học liên quan như tin học (Excel, Word) và nguyên lý kế toán trong việc xuất hóa đơn Bên cạnh đó, kỹ năng mềm, đặc biệt là kỹ năng giao tiếp, cũng rất quan trọng trong quá trình làm việc.
Để thành công trong môi trường công sở hiện đại, việc thành thạo các phần mềm vi tính, đặc biệt là bộ công cụ Microsoft như Excel, Word, Outlook, Powerpoint và Access, là rất cần thiết Ngoài ra, việc sử dụng email hiệu quả, nắm vững các chức năng cơ bản của máy tính như sao lưu và quét virus, cũng như truy cập các trang web liên quan đến công việc là những kỹ năng quan trọng Đặc biệt, trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, tiếng Anh chuyên ngành đóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp với khách hàng nước ngoài và ký kết hợp đồng Do đó, tôi luôn dành thời gian để học hỏi và nghiên cứu tài liệu tiếng Anh chuyên ngành, nhằm mục tiêu đọc và hiểu các văn bản tiếng Anh sau khi hoàn thành kỳ thực tập.
Thói quen học tập và làm việc có kế hoạch giúp tôi phát triển tư duy nhanh nhạy và sống lành mạnh Những thói quen như dậy sớm, tập thể dục và ăn sáng trước khi đi làm không chỉ cải thiện sức khỏe mà còn nâng cao hiệu suất công việc Làm việc trong môi trường nghiêm túc với những đồng nghiệp tận tâm giúp tôi tập trung hơn và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao Tôi học hỏi từ kinh nghiệm của các anh chị và lãnh đạo có chuyên môn cao, từ đó xây dựng kế hoạch công việc cho từng ngày, tuần, tháng, giúp phát triển tư duy và ghi nhớ hiệu quả hơn.
Để thành công trong công việc tương lai, việc phát triển kỹ năng mềm là rất quan trọng Làm việc trong môi trường văn phòng yêu cầu tôi phải nắm vững những kỹ năng này, giúp quá trình thực tập diễn ra suôn sẻ hơn và nâng cao khả năng tự giác trong công việc.
+ Kỹ năng làm việc độc lập
+ Kỹ năng làm việc nhóm
+ Kỹ năng chịu được áp lực trong công việc
+ Kỹ năng giao tiếp trong môi trường văn phòng và với khách hàng
+ Kỹ năng lưu trữ thông tin và quản lý thời gian
2.1.2 Tiến độ thực hiện các công việc theo kế hoạch trong thực tập
Trong bối cảnh kinh tế hội nhập hiện nay, những người thành công thường sở hữu một bản kế hoạch rõ ràng cho hiện tại và tương lai, giúp họ chuẩn bị cho mọi tình huống và xử lý hiệu quả mà không tốn thời gian Để đạt được thành công trong công việc và học tập, việc xây dựng kế hoạch cụ thể và xác định mục tiêu rõ ràng là rất quan trọng Do đó, trong quá trình thực tập, tôi đã đặt ra những mục tiêu cần đạt được và lập kế hoạch chi tiết cho việc thực hiện báo cáo thực tập của mình.
Và tiến độ thực hiện công việc của tôi được thể hiện ở bảng sau:
Bảng 2 1 Tiến độ thực hiện các công việc trong quá trình thực tập
T Các công việc triển khai và yêu cầu của giảng viên Thời gian
- Tiến hành tìm kiếm các công ty đang có nhu cầu tuyển thực tập sinh
- Tạo CV, đơn xin thực tập cho 2 công ty đó là Công ty TNHH MTV
Vượt Đường Đại Dương và Công ty CÔNG TY TNHH GEODIS
Gửi CV qua email cho hai công ty, tôi đã nhận được lời mời phỏng vấn từ công ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương và chính thức bắt đầu thực tập tại đây từ ngày 21 tháng 9 năm 2020.
- Gặp giảng viên hướng dẫn và được hướng dẫn cách thức làm báo cáo thực tập, tiến hành lập sườn bài và phát thảo đề cương, chương 1
- Tiến hành làm việc dưới sự hướng dẫn của một anh trong công ty
- Nguyên cứu các quy định làm việc tại công ty
Trong quá trình thực tập, việc thu thập thông tin tổng quan về công ty là rất quan trọng Điều này bao gồm các thông tin cơ bản về công ty, những vấn đề liên quan đến công việc và vị trí làm việc của từng phòng ban Việc nắm rõ những thông tin này giúp thực tập sinh hiểu rõ hơn về cấu trúc tổ chức và quy trình làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả học hỏi và làm việc trong môi trường chuyên nghiệp.
Nguyên cứu về tầm nhìn và sứ mệnh của công ty cũng như phương thức hoạt động kinh doanh của công ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương
- Tiến hành viết Nhật ký thực tập và chương 1 theo yêu cầu của giảng viên
3 - Quan sát quy trình làm việc của các anh chị trong công ty, được anh
Huyền hướng dẫn làm bên phòng Xuất nhập khẩu và bộ phận làm việc là Chứng từ
- Nguyên cứu những quy trình giao nhận hàng hóa và những lưu ý trong quá trình lập chứng từ, từ mail anh Huyền gửi.
- Thông tin người hướng dẫn :
Họ tên : Nguyễn Văn Huyền Điện thoại: 0705059077
Vị trí : Nhân viên Chứng từ
- Quan sát và hỏi các anh chị về những thực trạng tại công ty
- Trao đổi với anh chị về các nội dung và chủ đề nguyên cứu
- Tiến hành viết nhật ký và viết chương cùng với đề cương theo yêu cầu của giảng viên hướng dẫn
- Chủ đề nguyên cứu : “ Thực trạng và giải pháp phát triển các phòng ban tại công ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương ”
Lý do tôi chọn đề tài này là để đóng góp ý kiến cá nhân và tập thể từ các đồng nghiệp trong phòng chứng từ, nhằm đề xuất giải pháp giải quyết các vấn đề hiện tại của công ty Tôi hy vọng rằng những ý kiến này sẽ hỗ trợ công ty phát triển tốt hơn và mong rằng lãnh đạo có thể xem xét để tôi được chính thức tham gia, đồng thời hoàn thành bài báo cáo thực tập doanh nghiệp của mình.
- Xác định chủ đề cần nguyên cứu là “ Thực trạng và giải pháp phát triển các phòng ban tại công ty TNHH MTV Vượt Đường Đại
7 - Lập kế hoạch thực hiện báo cáo thực tập : phân bổ thời gian thực tập và thời gian viết báo cáo
Phương pháp nghiên cứu bao gồm việc thu thập tài liệu từ các anh chị trong các phòng ban công ty và thông tin trên website công ty Sau đó, tiến hành phân tích và tổng hợp những thông tin đã được thu thập để đưa ra kết luận chính xác.
Phân tích và ghi nhớ thông tin liên quan đến các phòng ban, hoạt động của công ty và quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường biển là rất quan trọng Việc nắm vững các quy trình này giúp tối ưu hóa hiệu suất làm việc và đảm bảo sự chính xác trong các giao dịch Hơn nữa, việc ghi lại các nội dung này sẽ hỗ trợ cho việc đào tạo nhân viên mới và cải thiện khả năng quản lý logistics hiệu quả hơn.
- Tham khảo tài liệu về công việc của các anh chị trong các phòng ban gửi qua mail Tuần 4
- Tiến hành xây dựng đề cương chi tiết dưới sự góp ý của giảng viên và các anh/chị trong nhóm.
- Tiến hành hoàn thành nhật ký thực tập tuần 4 và viết chương 2 theo yêu cầu của giảng viên
- Thành thạo các công việc đơn giản như sử dụng máy tính gửi mail, dùng máy photo, scan tài liệu,
- Nắm rõ quy trình thực hiện giao nhận một đơn hàng
- Tiến hành viết phần giới thiệu về bài báo cáo thực tập
- Tiến hành viết nhật ký thực tập tuần 5 và hoàn thiện chương 2 phần
2.1 & 2.2 trong báo cáo thực tập
- Gửi bài giới thiệu báo cáo thực tập và được giảng viên hướng dẫn chỉnh sữa.
- Nhờ các anh chị trong phòng ban hỗ trợ góp ý cho phần chương 2 trong bài báo thực tập
- Học hỏi những kỹ năng mềm trong quá trình thực tập
- Hoàn thành nhật ký tuần 6, đề cương thực tập doanh nghiệp theo yêu cầu của giảng viên
- Tiến hành viết phần 3.1 & 3.2 trong chương 3
NHỮNG KIẾN THỨC NỘI DUNG ĐÃ HỌC TẠI TRƯỜNG GIÚP ÍCH
Mặc dù kiến thức từ trường học không hoàn toàn áp dụng vào công việc thực tế, nhưng nó là nền tảng quan trọng giúp phát triển kỹ năng và rèn luyện bản thân trong quá trình thực tập.
2.2.1 Những kiến thức môn học liên quan đến quá trình thực tập Đối với những môn học đã hoàn thành xong từ những kỳ trước đều là những môn có liên quan đến quá trình thực tập của tôi tùy không nhiều nhưng nếu không được học những môn đó thì tôi khó mà được tiếp nhận thực tập Trong môi trường thực tập thì doanh nghiệp tôi cần phải nắm được những kiến thức chuyên ngành cơ bản đã học tại trường bởi vì họ không có thời gian đào tạo cho tôi lại từ đầu, vì vậy nhờ những kiến thức đã học từ những môn sau đã giúp tôi có cơ hội được thực tâp tại công ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương chuyên về lĩnh vực dịch vụ giao nhận.
Các môn học không thuộc chuyên ngành đã giúp tôi nâng cao hiểu biết về xã hội, từ đó dễ dàng giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng về các vấn đề pháp luật, văn hóa – xã hội Qua việc học Chính trị, Pháp luật đại cương, Luật kinh doanh, Địa lý kinh tế Việt Nam và Quốc phòng an ninh, tôi không chỉ mở rộng kiến thức cá nhân mà còn xây dựng được mối quan hệ tốt hơn với các anh chị trong công ty Điều này sẽ hỗ trợ tôi trong quá trình thực tập và công việc tương lai.
Chứng chỉ tiếng Anh và tin học là hai yếu tố quan trọng trong quá trình làm việc, đặc biệt trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, nơi tiếng Anh chuyên ngành được sử dụng thường xuyên Nhờ vào việc học các môn như Tiếng Anh 1, Tiếng Anh 2 và tin học ứng dụng ngành quản trị kinh doanh, cùng với quá trình ôn luyện và thi hai chứng chỉ này, tôi đã có thể áp dụng kiến thức vào thực tập Tôi có khả năng thực hiện các công việc đơn giản như soạn email, văn bản và chứng từ bằng Word, sử dụng Excel để tính toán và lập hóa đơn thương mại, cũng như truy cập Internet và sử dụng máy in Mặc dù kỹ năng nói và viết tiếng Anh của tôi vẫn còn hạn chế, tôi luôn nỗ lực rèn luyện và nhận được sự hỗ trợ từ các anh chị trong công ty.
Trong quá trình thực tập hiện tại, tôi áp dụng một số môn học chuyên ngành như Luật kinh doanh, Kinh tế vi mô, Quản trị học, Nguyên lý kế toán, Marketing căn bản, Quản trị bán hàng, Hành vi khách hàng và Quản trị xuất nhập khẩu Dưới đây, tôi sẽ phân tích mối liên hệ giữa các môn học này và trải nghiệm thực tập của mình.
Trong môn Luật kinh doanh, tôi đã nắm được tổng quan về công ty, bao gồm loại hình doanh nghiệp Trách nhiệm hữu hạn một thành viên, quyền và nghĩa vụ của công ty, cùng với vấn đề vốn doanh nghiệp Đặc biệt, các kiến thức từ Chương 7 về Pháp luật thương mại và dịch vụ trong sách Luật kinh doanh của Trường ĐH Công Nghiệp Tp.Hồ Chí Minh đã giúp tôi áp dụng vào công việc thực tập hiện tại Tôi đã tìm hiểu các quy định pháp luật liên quan đến tổ chức vận chuyển hàng hóa, thực hiện thủ tục giấy tờ hải quan, cũng như các luật về bảo hiểm và các dịch vụ vận chuyển như đường biển, đường bộ, đường hàng không và đường sắt.
Kinh tế vi mô đóng vai trò quan trọng trong việc nghiên cứu thị trường dịch vụ giao nhận tại Việt Nam, giúp phân tích các biến động về cung cầu, giá cả và thị trường Sự hợp tác chặt chẽ với phòng kinh doanh sẽ giúp tối ưu hóa chi phí và tìm kiếm khách hàng phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động trong ngành dịch vụ này.
Môn Quản trị học cung cấp cho tôi kiến thức về cách xây dựng ma trận SWOT, giúp tôi áp dụng vào bản thân và công ty đang thực tập Điều này cho phép tôi xác định và giải quyết những vấn đề chưa hoàn thiện một cách hiệu quả.
Mặc dù không làm việc trong bộ phận kế toán, tôi vẫn mong muốn tìm hiểu về quy trình làm việc với chứng từ kế toán Nhờ sự hướng dẫn nhiệt tình từ các anh/chị trong phòng kế toán, tôi đã áp dụng kiến thức học được vào việc lập tài khoản kế toán Nợ và Có cũng như thực hiện các hóa đơn thương mại cơ bản.
Các môn học như Marketing căn bản, Quản trị bán hàng và Hành vi khách hàng đóng vai trò quan trọng trong công việc thực tập của tôi Chúng giúp tôi tìm kiếm khách hàng cùng bộ phận kinh doanh thông qua việc nghiên cứu thị trường và hành vi người tiêu dùng Tôi học cách xác định mong muốn của khách hàng đối với doanh nghiệp, cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến hành vi mua sắm Bên cạnh đó, việc áp dụng chiến lược 4P trong Marketing, bao gồm sản phẩm, giá cả, phân phối và chiêu thị, là rất cần thiết trong quá trình nghiên cứu dịch vụ của công ty.
Môn Quản trị xuất nhập khẩu là môn học tôi áp dụng nhiều nhất trong công việc thực tập, với sự liên kết chặt chẽ với các môn học khác Tôi đã học cách nghiên cứu tỷ giá thị trường và áp dụng các điều kiện thương mại quốc tế Incoterm trong quá trình giao nhận hàng hóa Ngoài ra, tôi cũng nắm vững quy trình ký kết hợp đồng giữa người bán và người mua, lập hối phiếu và các bộ chứng từ thanh toán quốc tế.
Tất cả các môn học đều có giá trị và đóng góp vào quá trình thực tập của tôi Không có môn nào là lãng phí, vì mỗi môn học mang đến những kiến thức và trải nghiệm thú vị, giúp tôi hoàn thiện kỹ năng làm việc của bản thân Sự đa dạng trong các môn học bù đắp cho nhau, tạo nên nền tảng vững chắc cho sự phát triển nghề nghiệp của tôi.
2.2.2 Những kỹ năng về công nghệ thông tin khi học tại trường ứng dụng vào quá trình thực tập.
2.2.2.1 Kỹ năng về công cụ phần mềm
Hiện nay, các công cụ phần mềm xử lý công việc tại các doanh nghiệp Việt Nam dù chưa phát triển vượt bậc so với thế giới nhưng vẫn đóng vai trò quan trọng Do đó, tất cả các trường đại học và cao đẳng đều chú trọng đào tạo kỹ năng máy tính cho sinh viên, giúp họ nắm vững kiến thức và hoàn thành tốt các công việc trong tương lai.
Theo tổ chức VIFFAS, lĩnh vực xuất nhập khẩu tại Việt Nam đang đối mặt với thách thức về công nghệ Logistics, khi hầu hết các website của công ty chỉ cung cấp thông tin nghề nghiệp mà thiếu các công cụ hỗ trợ như theo dõi lịch tàu, hàng hóa và chứng từ Mối liên hệ giữa đại lý hải quan, công ty giao nhận và khách hàng chủ yếu vẫn dựa vào phương thức thủ công và giấy tờ Dù đã có dịch vụ khai báo hải quan điện tử từ năm 2010-2011, nhưng phần mềm còn nhiều nhầm lẫn và chưa thu hút được doanh nghiệp, khiến quy trình giao nhận vẫn phụ thuộc vào giấy tờ, cản trở sự phát triển và toàn cầu hóa ngành công nghiệp với công nghệ hiện đại.
Việc hiểu biết về các công cụ phần mềm là rất cần thiết để thúc đẩy sự phát triển kinh tế của đất nước, giúp chúng ta có thể cạnh tranh với các quốc gia khác trên thế giới Tôi đã áp dụng những kỹ năng công nghệ thông tin đã học tại trường vào công việc của mình để đạt được hiệu quả cao hơn.
- Ứng dụng phần mềm Microsoft Office vào công việc văn phòng chú yếu là Word và Excel, ngoài ra có Outlook nữa
NHỮNG TRẢI NGHIỆM THỰC TẾ KHI THỰC TẬP TẠI DOANH NGHIỆP
Mỗi lĩnh vực mang đến những trải nghiệm và kiến thức độc đáo, giúp sinh viên phát triển kỹ năng cần thiết Sau thời gian học tập tại giảng đường, việc tham gia thực tập là cơ hội quý giá để tôi và các bạn sinh viên rèn luyện bản thân, đồng thời mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp trong tương lai.
Ngoài việc thực hiện công việc hàng ngày, tôi cần chú ý đến các vấn đề trong ngành nghề và phòng ban để ghi chú và đưa ra những đề xuất trong báo cáo Điều này không chỉ giúp tôi nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo cơ hội để duy trì vị trí của mình trong công ty.
2.3.1 Phân tích thực trạng của các phòng ban tại công ty TNHH MTV Vượt Đường Đại Dương
Theo Hình 1.2, mỗi phòng ban trong tổ chức bộ máy công ty đều có những đặc điểm riêng biệt, đóng góp quan trọng vào sự phát triển của công ty.
Về chức năng các phòng ban như sau:
Giám đốc chịu trách nhiệm lãnh đạo đội ngũ nhân viên và phát triển các chiến lược Marketing cùng nhân sự nhằm thúc đẩy sự phát triển của công ty Họ đưa ra quyết định và lập kế hoạch cho các vấn đề kinh doanh quan trọng.
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp cho Giám đốc các số liệu quý trong năm, hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh của công ty Ngoài ra, phòng kế toán còn làm việc với ngân hàng để mở quỹ L/C và thực hiện thanh toán T/T cho hàng hóa xuất khẩu, đồng thời thường xuyên cập nhật tỷ giá ngoại tệ Đặc biệt, phòng cũng đảm bảo nộp đầy đủ các khoản thuế xuất nhập khẩu hàng hóa và giấy nộp vào ngân sách Nhà nước đúng thời hạn và quy định.
Phòng tổ chức hành chính nhân sự có nhiệm vụ lập danh sách các cuộc họp và chuẩn bị phòng họp, đồng thời lưu trữ sổ sách, công văn, giấy tờ và con dấu Đơn vị này cũng đảm bảo an ninh nơi làm việc, phối hợp với chính quyền địa phương để giải quyết các vấn đề liên quan đến cháy nổ và trộm cắp Ngoài ra, phòng còn đề xuất các mô hình quản lý mới phù hợp với cơ cấu công ty, thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự và giải quyết các vấn đề liên quan đến chính sách người lao động.
Phòng xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc điều phối và giám sát quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Chức năng của phòng này bao gồm xử lý các vấn đề liên quan và tối ưu hóa việc sử dụng nguồn cơ sở vật chất Đồng thời, phòng cũng ứng dụng công nghệ để xử lý các thủ tục theo quy định một cách hiệu quả.
Từ những chức năng của những phòng ban trên tôi có thể phân tích thực trạng của những phòng ban như sau:
Ban giám đốc đóng vai trò quan trọng trong việc quyết định các hoạt động của công ty Sự phát triển của công ty chủ yếu phụ thuộc vào khả năng lãnh đạo của giám đốc, người luôn đưa ra những quyết định phù hợp với tình hình thực tế Tuy nhiên, do chỉ có một giám đốc, hầu hết mọi công việc đều được giải quyết bởi cá nhân này.
Phòng Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp số liệu và thống kê lương thưởng, hoàn thành các nghĩa vụ chi phí công ty và lưu trữ thông tin tài chính Mặc dù chỉ có 3 nhân viên, nhưng đội ngũ này vẫn đủ để xử lý công việc, tuy nhiên, cần xem xét việc đào tạo thêm 2 nhân viên cho phòng chứng từ để hỗ trợ trong các mùa cao điểm hàng hóa lưu thông Hiện tại, công tác quản lý trong phòng kế toán chưa đồng bộ, với một người phụ trách chi phí thu chi, một người thống kê danh sách tài chính, và nhóm trưởng thống kê cả hai Công việc thu chi và xuất hóa đơn diễn ra nhiều hơn so với công tác thống kê theo tháng, vì vậy việc bổ sung nhân sự cho bộ phận thu chi sẽ giúp tăng tốc độ và hiệu quả công việc.
Phòng hành chính nhân sự hiện có 4 nhân viên, trong đó 2 người làm công tác hành chính và 2 người phụ trách nhân sự, bao gồm cả nhiệm vụ công nghệ thông tin Hai nhân viên hành chính có khả năng xử lý các văn bản hành chính của công ty, trong khi đó, với chỉ 2 nhân viên nhân sự, khả năng hoàn thành công việc trở nên chậm chạp.
Phòng xuất nhập khẩu là bộ phận quan trọng nhất trong công ty, chiếm tỷ lệ lớn trong các phòng ban, vì đây là những phòng có khả năng tạo ra doanh thu Các phòng ban chủ yếu trong lĩnh vực này bao gồm phòng kinh doanh, phòng chứng từ, phòng hải quan và phòng giao nhận.
Phòng kinh doanh, với 10 nhân viên, chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng cho công ty Tuy nhiên, tình hình hiện tại cho thấy số lượng nhân viên vượt quá nhu cầu, do số lượng khách hàng mới không nhiều Điều này dẫn đến việc công ty phải chi trả lương cho nhiều nhân viên, gây ra sự mất cân bằng về chi phí.
Phòng chứng từ hiện có 7 nhân viên với khả năng hoàn thành công việc tương đối đồng đều, phù hợp với cơ cấu tổ chức của công ty Tuy nhiên, hệ thống quản lý tài liệu chưa hiệu quả, dẫn đến tình trạng lạc mất tài liệu thường xuyên Hơn nữa, việc khách hàng gửi email trực tiếp đến máy của nhân viên cũng tăng nguy cơ nhầm lẫn trong quá trình xử lý công việc.
Phòng Hải quan hiện có 3 nhân viên làm việc hiệu quả, tuy nhiên tiến độ còn chậm Phòng chứng từ thường xuyên phải chờ thông tin từ phòng Hải quan do quy trình thủ tục xuất khẩu gặp nhiều khó khăn và phức tạp với các quy định hiện hành Mọi người trong phòng đều hiểu và thông cảm cho nhau trong công việc.
Phòng giao nhận hoạt động hiệu quả với chỉ ba nhân viên, nhưng tất cả đều có nhiều kinh nghiệm, giúp đảm bảo công việc giao nhận diễn ra nhanh chóng và đúng hạn.
2.3.2 Những kỹ năng, thái độ học hỏi được trong quá trình thực tập
KẾT QUẢ SAU QUÁ TRÌNH THƯC TẬP
2.4.1 So sánh những mục tiêu và kết quả đạt được
Kết quả đạt được vượt xa mong đợi của tôi, không chỉ hoàn thành các mục tiêu đề ra mà còn tích lũy thêm nhiều kỹ năng và kinh nghiệm quý giá cho bản thân.
Thứ nhất Thứ hai Thứ ba Thứ tư
Hình 2 2 Kết quả đã đạt được so với mục tiêu ban đầu CHÚ THÍCH:
- Thứ nhất là sẽ học hỏi được những kinh nghiệm mới cho bản thân.
- Thứ hai phải sử dụng thành thạo các phần mềm vi tính tại công sở, cũng như trao dồi khả năng sử dụng tiếng anh chuyên ngành.
Thứ ba, việc xây dựng thói quen học tập và làm việc có kế hoạch sẽ giúp bạn phát triển tư duy nhanh nhạy hơn, không chỉ trong công việc mà còn trong cuộc sống hàng ngày.
- Thứ tư là mình phải thành thạo được những kỹ năng mềm để giúp ích cho công việc sau này của mình.
Dựa vào đánh giá cá nhân từ biểu đồ, tôi nhận thấy phần trăm các mục tiêu đạt được cho thấy điểm mạnh của tôi nằm ở mục tiêu thứ ba, trong khi điểm yếu lại ở mục tiêu thứ tư Tiếp theo, tôi sẽ phân tích để làm rõ hơn về kết quả mà tôi đã đạt được.
Mục tiêu và kết quả đạt được đều mang lại nhiều lợi ích cho bản thân, như cải thiện thái độ làm việc, nâng cao kỹ năng xử lý công việc và tạo cơ hội học hỏi những điều mới Những kết quả này thường xuất phát từ các mục tiêu đã được đặt ra trước đó.
Có những mục tiêu đạt được vượt xa kỳ vọng, trong khi một số khác lại không đạt được mong muốn Kết quả đạt được từ những mục tiêu này thể hiện sự đa dạng trong thành công và thất bại.
Mục tiêu học hỏi những kinh nghiệm mới đã đạt được 80%, mặc dù không phải là cao nhất, nhưng tôi đã tích lũy được nhiều kiến thức quý báu từ quá trình làm việc tại công ty Tôi đã học hỏi từ lãnh đạo, từ các anh/chị đi trước, và từ chính trải nghiệm của bản thân Thực trạng công việc giao nhận hiện nay rất đa dạng và có nhiều khía cạnh mà tôi chưa thể nắm bắt hết Do thời gian hạn chế, các anh/chị không thể hướng dẫn tôi nhiều, vì vậy tôi chủ yếu phải tự tìm hiểu và nghiên cứu về lĩnh vực này So với mục tiêu, tôi đã nắm được một số công việc quan trọng trong ngành.
+ Đàm phán, ký kết hợp đồng: đây là quá trình quan trọng nhất bởi vì nó quyết định doanh thu – lợi nhuận của công ty
+ Để hàng hóa có thể chuyển (nhận) ra nước ngoài thì khâu xin giấy phép xuất khẩu (nhập khẩu) cũng quan trọng không kém
Để đặt Booking và lấy Container rỗng hiệu quả, việc xây dựng mối quan hệ tốt với các hãng tàu là rất quan trọng Điều này giúp bạn dễ dàng hơn trong việc đặt chỗ và đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ.
Nội dung của các bộ chứng từ trong vận chuyển hàng hóa bao gồm Master Bill (vận đơn đường biển do hãng tàu cung cấp) hoặc House Bill (vận đơn do công ty Forwarder cung cấp), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), hóa đơn thương mại, giấy chứng nhận chất lượng (C/Q), hợp đồng ngoại thương và phiếu đóng gói.
Quy trình vận chuyển hàng hóa theo các điều kiện thương mại quốc tế Incoterms 2020 bao gồm nhiều bước quan trọng, từ thủ tục khai báo hải quan, mua bảo hiểm hàng hóa cho đến quá trình đàm phán và ký kết hợp đồng Tuy nhiên, tôi nhận thấy mình vẫn chưa hoàn thiện các công việc này, đặc biệt là trong việc thực hiện thủ tục hải quan và thương thảo hợp đồng.
Mục tiêu thứ hai của tôi là thành thạo tin học văn phòng, hiện tại chỉ đạt 70% Tôi đã nắm vững các thao tác cơ bản như lập hợp đồng bằng Word, lọc danh sách lịch tàu bằng Excel, và trao đổi thông tin đơn hàng qua Outlook, cũng như truy cập hệ thống hãng tàu để đặt Booking Tuy nhiên, tôi vẫn còn hạn chế trong việc sử dụng phần mềm nghiên cứu thị trường và khai báo hải quan điện tử, đặc biệt là về các vấn đề liên quan đến Internet Về tiếng Anh chuyên ngành, tôi chưa thể hiểu hết nội dung chứng từ và hợp đồng do từ vựng chuyên ngành rất phong phú, vì vậy tôi thường phải sử dụng Google Dịch, điều này có thể dẫn đến sai sót trong quá trình trao đổi với khách hàng Tôi đang nỗ lực cải thiện cả hai kỹ năng này vì chúng rất quan trọng cho công việc tương lai của tôi.
Mục tiêu thứ ba của tôi là xây dựng thói quen làm việc và học tập hiệu quả Tôi đã đạt được mục tiêu này một cách tối đa nhờ vào kỹ năng và thái độ nghiêm túc của bản thân Kết quả là, tôi đã hoàn thành những điều này, tạo ra một cuộc sống làm việc và học tập có kế hoạch, với thái độ làm việc đúng mực và đúng nơi.
Tôi đã đạt được hầu hết các kỹ năng mềm mà mình đặt ra, mặc dù vẫn còn một số lỗi nhỏ trong quá trình xử lý vấn đề Dưới đây là một số kỹ năng mà tôi đã nắm vững.
+ Kỹ năng làm việc độc lập
+ Kỹ năng làm việc nhóm
+ Kỹ năng chịu được áp lực trong công việc
+ Kỹ năng giao tiếp trong môi trường văn phòng và với khách hàng
+ Kỹ năng lưu trữ thông tin và quản lý thời gian
Tôi chưa thành thạo kỹ năng thuyết trình do thiếu cơ hội thực hành, và tôi cũng cảm thấy áp lực trong công việc Thêm vào đó, kỹ năng giao tiếp và đàm phán với khách hàng của tôi còn hạn chế vì công việc liên quan đến chứng từ không yêu cầu nhiều tương tác với khách hàng, dẫn đến việc tôi chưa hoàn thiện những kỹ năng này.
2.4.2 Nhật xét các điểm tương quan giữa trải nghiệm thực tế và kiến thức đã học tại trường
Sự tương quan giữa trải nghiệm thực tế và kiến thức học tại trường, mặc dù không hoàn toàn liên kết, vẫn có những điểm tương đồng hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình thực tập Trải nghiệm thực tế giúp tôi phát triển ý tưởng, kiến thức và thái độ đã học, đồng thời nhận ra những thiếu sót để cải thiện bản thân Kiến thức học tại trường cung cấp nền tảng lý thuyết về môi trường kinh doanh, góp phần vào trải nghiệm thực tập Mối liên kết chặt chẽ giữa kiến thức học và thực hành thể hiện qua việc áp dụng kiến thức chuyên ngành vào công việc, như môn Xuất nhập khẩu trong quy trình xuất khẩu hàng hóa hay Quản trị bán hàng trong kỹ năng giao tiếp với khách hàng Ngoài ra, môi trường làm việc và học tập cũng có sự tương quan về thái độ, quy định và cách giao tiếp Tóm lại, mặc dù sự tương quan không nhiều, nhưng nó đã giúp tôi hoàn thiện bản thân hơn trong quá trình học tập và thực tập.
2.4.3 Những trải nhiệm chung qua quá trình thực tập.
Mỗi người đều tích lũy những kiến thức và kinh nghiệm riêng từ những môi trường khác nhau, và lý do tôi tìm kiếm trải nghiệm thực tập là để nâng cao chuyên môn, tự lập trong công việc, xây dựng mối quan hệ mới, chịu áp lực công việc và phát triển kỹ năng cá nhân Sau hai tháng thực tập, tôi đã hoàn thiện gần hết những mong muốn đó, từ việc chủ động trong công việc đến khả năng tự giải quyết vấn đề mà không cần hỏi ý kiến người khác Tôi đã học hỏi được nhiều từ các anh/chị đi trước, giúp tôi hòa nhập tốt hơn với đồng nghiệp và nâng cao hiệu suất công việc Trải nghiệm này không chỉ giúp tôi giảm áp lực mà còn rèn luyện thái độ làm việc nghiêm túc, kỹ năng giao tiếp, làm việc độc lập và làm việc nhóm, cùng với khả năng quản lý thời gian hiệu quả để hoàn thành công việc đúng hạn.
BÀI HỌC KINH NGHIỆM QUA QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI CÔNG
Quá trình thực tập đã mang lại cho tôi nhiều bài học quý giá, giúp tôi trang bị những kiến thức cần thiết cho sự nghiệp tương lai Những trải nghiệm này không chỉ hỗ trợ tôi trong công việc mà còn góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống sau này.
Qua đó tôi đã rút ra được cho mình bốn bài học kinh nghiệm như sau:
Trong hai tháng thực tập, tôi đã tích lũy được những nghiệp vụ cơ bản trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, nhưng nhận thấy rằng lĩnh vực này rất rộng lớn Để nâng cao kiến thức chuyên ngành, tôi cần học hỏi thêm về dịch vụ khách hàng, thủ tục hải quan liên quan đến xuất nhập khẩu, cũng như tìm hiểu các chuỗi cung ứng trên thị trường.
Kỹ năng tin học văn phòng là một yếu tố quan trọng trong công việc, tuy nhiên, tôi vẫn chưa thành thạo các ứng dụng cần thiết, dẫn đến việc thường xuyên mắc lỗi trong xử lý văn bản và sắp xếp, lưu trữ thông tin nội bộ công ty Bên cạnh đó, khả năng tiếng Anh chuyên ngành của tôi cũng chưa hoàn thiện, gây khó khăn trong quá trình làm việc và giao tiếp với khách hàng Vì vậy, tôi luôn nỗ lực cải thiện bản thân để công việc trong tương lai trở nên thuận lợi hơn.
Chủ động xây dựng mối quan hệ bền vững với các phòng ban là cách hiệu quả để học hỏi và mở rộng cơ hội nghề nghiệp trong tương lai Việc này không chỉ giúp bạn tích lũy kiến thức mới mà còn tạo ra nhiều cơ hội hợp tác và phát triển nghề nghiệp.
Cuối cùng, việc trang bị cho bản thân những kỹ năng thiết yếu như giao tiếp, lắng nghe, thuyết phục, thuyết trình, làm việc nhóm và độc lập là vô cùng quan trọng Ngoài ra, rèn luyện thái độ tích cực và kỷ luật nghiêm túc trong công việc cũng đóng vai trò then chốt trong việc phát triển bản thân và nâng cao hiệu quả công việc.
Sau quá trình thực tập, tôi nhận ra những điểm chưa hoàn thiện của bản thân và xác định các lĩnh vực cần cải thiện để phù hợp với công việc hiện đại Đồng thời, tôi cũng sẽ rèn luyện thêm những kỹ năng đã phát triển nhằm nâng cao bản thân hơn nữa.
NHỮNG ĐIỂM MẠNH VÀ YẾU TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP
Qua những trải nghiệm của mình, tôi đã rút ra nhiều bài học quý giá Quá trình nghiên cứu và tìm tòi bản thân giúp tôi nhận diện rõ ràng những điểm mạnh và điểm yếu của mình.
Tôi luôn có tinh thần ham học hỏi, mong muốn tìm hiểu và học hỏi từ những người đi trước cũng như từ những vấn đề phát sinh trong công việc Bên cạnh đó, tôi là người có trách nhiệm cao, luôn hoàn thành công việc trước thời hạn và chủ động giao tiếp với đồng nghiệp Qua quá trình thực tập, tôi nhận thấy mình đã rèn luyện và cải thiện những kỹ năng này rất nhiều.
Kỹ năng quản lý thời gian là một yếu tố quan trọng, và tôi tự nhận mình có khả năng sắp xếp công việc theo kế hoạch một cách hợp lý Tôi biết cách phân bổ thời gian hiệu quả để xử lý các nhiệm vụ, giúp tối ưu hóa năng suất làm việc.
Tôi luôn thể hiện sự quyết tâm và tinh thần cống hiến trong công việc, sẵn sàng đối mặt với áp lực để tìm ra giải pháp nhanh chóng và hợp lý nhất Bên cạnh đó, tôi mong muốn chia sẻ toàn bộ kiến thức và kỹ năng của mình để góp phần giúp công ty thực tập phát triển hơn.
Tính trung thực và thái độ nghiêm túc là hai yếu tố quan trọng trong công việc của tôi Sự trung thực và đáng tin cậy không chỉ cần thiết trong công việc mà còn trong các mối quan hệ tại công ty Với thái độ nghiêm túc và kỷ luật, tôi tin rằng mình phù hợp với môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Tôi nhận thấy rằng kiến thức về nghiệp vụ xuất nhập khẩu của mình còn hạn chế Để nâng cao chuyên môn, tôi có thể tự tìm hiểu hoặc tham gia các khóa học ngắn hạn.
Tôi nhận thấy rằng mình còn thiếu sót nhiều kỹ năng, đặc biệt là kỹ năng thuyết trình và thuyết phục Làm việc trong phòng chứng từ chủ yếu liên quan đến các công việc giấy tờ, tôi chưa có cơ hội để trình bày hay gặp gỡ khách hàng, điều này khiến tôi chưa thể trang bị tốt cho bản thân những kỹ năng cần thiết này.
Kỹ năng tin học văn phòng và tiếng Anh chuyên ngành là rất quan trọng cho công việc tương lai, mặc dù hiện tại tôi còn hạn chế trong những lĩnh vực này Vì vậy, tôi đang nỗ lực rèn luyện để cải thiện và nâng cao khả năng của mình.
XÂY DỰNG KẾ HOẠCH PHÁT TRIỂN NHỮNG KỸ NĂNG VÀ KIẾN THỨC PHỤC VỤ CHO CÔNG VIỆC SAU NÀY
Qua những trải nghiệm thực tập, tôi nhận ra những kỹ năng và kiến thức mà mình cần cải thiện Để đủ điều kiện tham gia vào công việc chính thức sau khi ra trường, tôi sẽ lập kế hoạch phát triển các kỹ năng còn yếu và nỗ lực hơn nữa trong quá trình học tập và rèn luyện bản thân.
Mục tiêu của tôi là phát triển các kỹ năng quan trọng như giao tiếp, thuyết trình, giải quyết vấn đề, làm việc nhóm và sáng tạo Tôi cũng muốn mở rộng kiến thức về xuất nhập khẩu, tin học ứng dụng chuyên ngành và tiếng Anh chuyên ngành Để đạt được những mục tiêu này, tôi sẽ lập kế hoạch hoàn thiện trong vòng 3 tháng Trước khi tốt nghiệp, tôi cần cải thiện những điểm yếu của mình để tự tin tìm kiếm công việc phù hợp với khả năng.
Bảng 3 1 Kế hoạch phát triển những kiến thức và kỹ năng
Tháng Kiến thức Kỹ năng
1 - Tham gia vào một khóa học
Khai báo hải quan xuất nhập khẩu ngắn hạn
- Tìm tòi và nguyên cứu sách báo, Internet về những chiến lược bán hàng tốt nhất
Để rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả, bạn nên đọc sách thường xuyên và tham gia các buổi gặp gỡ với những người có kinh nghiệm Qua đó, bạn có thể lắng nghe ý kiến của họ, mạnh dạn bày tỏ quan điểm cá nhân và nhờ họ sửa sai giúp mình.
Rèn luyện kỹ năng thuyết trình là rất quan trọng trong quá trình tham gia các buổi học nghiệp vụ khai báo hải quan Việc chủ động xin thuyết trình giúp bạn nâng cao sự tự tin và khả năng trình bày Đồng thời, việc chuẩn bị nội dung cho bài thuyết trình cũng giúp bạn củng cố kiến thức và kỹ năng giao tiếp hiệu quả.
2 - Đọc sách và xem những video dạy về tin học ứng dụng ngành xuất nhập khẩu.
- Đồng thời nhờ những anh/chị đã quen khi thực tập chỉ dẫn thêm.
- Tham gia một khóa học tiếng anh chuyên ngành xuất nhập khẩu online
Phát triển kỹ năng giải quyết vấn đề là một trong những kỹ năng quan trọng trong cuộc sống và công việc, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu Thông qua việc tham gia các khóa học tại trung tâm xuất nhập khẩu, bạn có thể học cách phân tích vấn đề, tìm cách lật ngược vấn đề và đưa ra các giải pháp sáng tạo Quá trình này giúp bạn phát triển khả năng tư duy logic, sáng tạo và linh hoạt, đồng thời giúp bạn chọn phương án phù hợp nhất để giải quyết vấn đề.
Tham gia vào các nhóm học tại trường và trung tâm giúp rèn luyện kỹ năng lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác Qua đó, mỗi thành viên có thể đưa ra quan điểm cá nhân và cùng nhau thảo luận để tìm ra phương án tối ưu Điều này không chỉ nâng cao tinh thần trách nhiệm trong nhiệm vụ được giao mà còn phát triển khả năng làm việc nhóm hiệu quả.
3 - Rèn luyện tiếng anh để chuẩn bị thi TOEIC với mục tiêu 650 điểm để hỗ trợ quá trình xin việc dễ dàng hơn.
- Ôn lại những kiến thức về quy trình xuất khẩu hàng hóa.
Rèn luyện khả năng sáng tạo trong công việc và cuộc sống bằng cách thường xuyên suy nghĩ ra những ý tưởng mới để cải thiện tình hình hiện tại Hãy gặp gỡ bạn bè và người thân để lắng nghe những sáng kiến của họ, từ đó tiếp thu thêm nhiều kiến thức Đừng quá chú trọng vào nguyên tắc, mà hãy mạnh dạn thử nghiệm những ý tưởng sáng tạo của bản thân.
Kỹ năng và kiến thức đóng vai trò then chốt trong việc tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp tương lai Do đó, tôi luôn nỗ lực để cải thiện và hoàn thiện bản thân trong những lĩnh vực này.
KHUYẾN NGHỊ CHO CÁC BẠN SINH VIÊN KHÁC VỀ THỰC TẬP
Sau hai tháng làm việc tại môi trường mới, tôi đã trải nghiệm nhiều điều thú vị và học hỏi được nhiều bài học quý giá Qua quá trình này, tôi nhận ra những điểm mạnh và yếu của bản thân, từ đó có kế hoạch phát triển những ưu điểm và cải thiện những khuyết điểm để hoàn thiện hơn trong công việc.
Trước khi tham gia thực tập, nhiều sinh viên thường lo lắng về khả năng hoàn thành công việc và hòa nhập với môi trường làm việc Tuy nhiên, lo lắng này chỉ là nhất thời; hầu hết sinh viên sẽ dần quen với công việc, tùy thuộc vào khả năng tiếp thu của từng người Để dễ dàng hòa nhập, việc rèn luyện kỹ năng mềm cơ bản là rất quan trọng Thực tập ở môi trường mới có thể gây hoang mang, nhưng nếu vượt qua những khó khăn về kiến thức chuyên ngành và áp lực công việc, các bạn sẽ làm tốt Không cần quá lo lắng vì thực tập sinh thường không bị áp lực quá lớn từ những người xung quanh Thực tập không khó như chúng ta tưởng, mà chỉ cần giảm bớt lo lắng để phát huy khả năng bản thân Sau khi thực tập, các bạn sẽ học được nhiều điều bổ ích cho công việc và cuộc sống, và những lời khuyên của tôi hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn trong quá trình chuẩn bị.
Để tạo một CV ấn tượng, bạn cần nghiên cứu các loại sơ yếu lý lịch và viết ngắn gọn về học vấn cùng quá trình làm việc xã hội Hãy chú ý đến kiểu chữ và màu nền dễ nhìn, nhằm thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.
Tích cực tìm kiếm cơ hội thực tập trên các website tuyển dụng và mạng xã hội là rất quan trọng Hãy chắc chắn rằng trang cá nhân của bạn được chỉnh chu, không có hình ảnh không phù hợp, vì điều này có thể ảnh hưởng đến ấn tượng của nhà tuyển dụng Ngoài việc chuẩn bị một đơn xin việc và CV chỉn chu, việc tạo ấn tượng tốt qua trang cá nhân cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình xin thực tập.
Rèn luyện kỹ năng trả lời phỏng vấn là rất quan trọng, vì nhà tuyển dụng sẽ trực tiếp đánh giá sự phù hợp của bạn với công ty Để cải thiện kỹ năng này, hãy nghiên cứu và hỏi thăm những người có kinh nghiệm, từ đó bạn sẽ có cơ hội cao hơn để được nhận vào vị trí mong muốn.
Khi thực tập, hãy tập trung vào việc học hỏi kinh nghiệm và nghiên cứu tài liệu phục vụ cho công việc, cũng như hoàn thành báo cáo Đừng quá chú trọng vào vấn đề lương bổng, vì mục tiêu chính của bạn là tích lũy kinh nghiệm Công ty đã tạo điều kiện cho bạn tham gia, nên không nên yêu cầu lương Tuy nhiên, nếu có công ty hỗ trợ lương, đó sẽ là một lợi thế tốt.
Rèn luyện thái độ nghiêm túc và tính kỷ luật trong công việc là rất quan trọng, đặc biệt khi bạn là thực tập sinh Hãy luôn tuân thủ quy định của công ty và thể hiện sự tôn trọng đối với cấp trên bằng cách chào hỏi và cảm ơn khi nhận được sự giúp đỡ Nếu có sai sót, hãy chủ động nhận lỗi và xin lỗi mọi người để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp trong môi trường làm việc.
Chủ động kết nối với các thành viên trong nhóm và thể hiện sự ham học hỏi sẽ giúp bạn thu hút sự chú ý và nhận được sự hỗ trợ từ mọi người Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm thực tập của bạn mà còn tạo ra những mối quan hệ mới quý giá khi kết thúc chương trình.
Hy vọng rằng những lời khuyên trên sẽ giúp sinh viên trang bị thêm kiến thức cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả trong quá trình tham gia thực tập trong tương lai.
