CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẬU LỘC, TỈNH THANH HÓA

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI Công tác quản lý văn bản tại UBND huyện Hậu Lộc, tỉnh Thanh Hóa BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác văn thư Mã phách HÀ NỘI 2021 DANH MỤC.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẬU LỘC, TỈNH THANH HÓA BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Công tác văn thư Mã phách: ………………… HÀ NỘI - 2021 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ST Chữ viêt tắt Chữ viết đầy đủ CP CHÍNH PHỦ KH KẾ HOẠCH QĐ QUYẾT ĐỊNH TTg THỦ TƯỚNG UBND ỦY BAN NHÂN DÂN T MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU PHẦN NỘI DUNG .3 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Cơ sở lý luận công tác quản lý văn .3 1.1.1 Một số khái niệm 1.1.2 Nội dung công tác quản lý văn .4 1.1.3 Ý nghĩa công tác quản lý văn 1.1.4 Nguyên tắc quản lý văn 1.2 Cơ sở pháp lý công tác quản lý văn THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẬU LỘC, TỈNH THANH HÓA 2.1 Khái quát chung UBND huyện Hậu Lộc, tỉnh Thanh Hóa 2.1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hậu Lộc 2.1.2 Giới thiệu khái quát phận Văn thư UBND huyện Hậu Lộc .9 2.2 Tình hình quản lý văn UBND huyện Hậu Lộc, tỉnh Thanh Hóa 10 2.2.1 Công tác quản lý văn bước xử lý văn 10 2.2.2 Công tác quản lý văn đến bước xử lý văn 13 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẬU LỘC, TỈNH THANH HÓA 15 3.1 Nhận xét 15 3.1.1 Một số lỗi phát sinh quy trình quản lý văn đi, văn đến UBND huyện Hậu Lộc, tỉnh Thanh Hóa 15 3.1.2.Ưu điểm .16 3.2 Một số giải pháp 17 3.2.1 Xây dựng ban hành quy chế công tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng UBND huyện Hậu Lộc 17 3.2.2 Tổ chức tập huấn, đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ cán bộ, công chức UBND 17 3.2.3 Nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng 18 3.2.4 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực quản lý văn cán bộ, công chức UBND huyện Hậu Lộc 18 3.2.5 Trang bị sở vật chất phục vụ công tác quản lý văn .19 3.2.6 Nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, công chức nói chung cán làm cơng tác quản lý văn nói riêng 19 KẾT LUẬN .20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 PHỤ LỤC 22 PHẦN MỞ ĐẦU UBND huyện Hậu Lộc quan hành nhà nước có nhiệm vụ thực hoạt động quản lý nhà nước địa bàn huyện Hậu Lộc Văn công cụ khơng thể thiếu q trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan Trung bình năm UBND huyện Hậu Lộc ban hành tiếp nhận 5000 văn khác Với khối lượng văn lớn vậy, cần có cách thức quản lý văn khoa học, chặt chẽ nhằm đáp ứng tính kịp thời q trình giải cơng việc Trong hoạt động quan hành nhà nước, thực tế cho thấy công tác quản lý văn tổ chức, thực cách hợp lý, nghiêm túc khoa học góp phần: đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, tư liệu, phục vụ cho mục đích, nhu cầu giải công việc; giúp cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất công việc giải quyết, xử lý nhanh chóng vấn đề (trên sở văn bản, tài liệu kiểm tra, tập hợp); góp phần giữ gìn cứ, chứng quan trọng, thơng tin bí mật hoạt động quan, đồng thời công tác quản lý văn sở để tổng hợp tình hình văn quan, tổ chức Việc tổ chức quản lý giải văn đúng, nhanh chóng, kịp thời góp phần nâng cao suất hiểu hoạt động quan Đây tiêu chí quan trọng để đánh giá trình độ, lực, tinh thần trách nhiệm công tác cán bộ, công chức việc thực chuyên môn Tuy nhiên, q trình thực cơng tác xảy số lỗi phát sinh cần có biện pháp khắc phục Từ lí trên, định lựa chọn đề tài “Công tác quản lý văn UBND huyện Hậu Lộc, tỉnh Thanh Hóa” để làm kết thúc học phần - Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu + Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý văn + Phạm vi nghiên cứu: Về thời gian: 2016 đến Về không gian: UBND huyện Hậu Lộc, tỉnh Thanh Hóa - Mục tiêu nghiên cứu Đề tài mục tiêu muốn hướng tới sau: + Nêu hệ thống sở lý luận quản lý văn bản; + Trên sở lý luận thực tiễn quản lý văn bản, để đưa số lỗi phát sinh trình thực đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức quản lý văn UBND huyện Hậu Lộc - Nhiệm vụ nghiên cứu + Làm rõ sở lý luận quản lý văn sở tổng hợp lý luận trước có + Khảo sát tình hình thực tế quy trình thực cơng tác quản lý văn UBND huyện Hậu Lộc; + Chỉ điểm tích cực, số lỗi phát sinh công tác quản lý văn UBND huyện Hậu Lộc - Phương pháp nghiên cứu Để thực nhiệm vụ đề tài đặt ra, áp dụng phương pháp sau: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu, tìm hiểu kênh thơng tin như: nghiên cứu học liệu, giáo trình, mạng internet, sách, báo, đài, …; + Phương pháp quan sát: quan sát trình thực quản lý văn đến quan; + Phương pháp vấn: trình thực khảo sát vấn cán phòng văn thư để biết thuận lợi khó khăn việc quản lý văn hệ thống; + Phương pháp hệ thống, thống kê: hệ thống văn quy phạm pháp luật quản lý văn bản; + Phương pháp luận PHẦN NỘI DUNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Cơ sở lý luận công tác quản lý văn 1.1.1 Một số khái niệm I.1.1.1 Văn Thực tế văn khái niệm gần gũi lại đa dạng thể loại Chính vậy, người ta có nhiều cách hiểu khác văn Văn hiểu theo hai nghĩa: nghĩa rộng nghĩa hẹp Theo nghĩa rộng, văn hiểu phương tiện để ghi nhận truyền đạt thông tin, định từ chủ thể sang chủ thể khác ký hiệu hay ngôn ngữ định Ví dụ: văn pháp luật, công văn, tài liệu, giấy tờ Theo nghĩa hẹp, văn hiểu tài liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý định, sử dụng hoạt động quan Nhà nước, tổ chức trị, trị - xã hội, tổ chức kinh tế Văn bao gồm tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý định, sử dụng hoạt động quan Nhà nước, tổ chức trị, trị - xã hội, tổ chức kinh tế : văn pháp luật, công văn, tài liệu, giấy tờ “Văn đi” tất loại văn quan, tổ chức ban hành.[4;2] “Văn đến” tất loại văn quan, tổ chức nhận từ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.[4; 2] I.1.1.2 Quản lý văn Quản lý văn áp dụng biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức Quản lý văn việc áp dụng biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp cận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức; lưu giữ văn phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng Việc quản lý văn khâu công tác văn thư 1.1.2 Nội dung công tác quản lý văn Công tác quản lý văn đi, văn đến mang tính chất nghiệp vụ kỹ thuật phức tạp với nhiều khâu nghiệp vụ khác Mỗi khâu nghiệp vụ mang đặc trưng riêng với quy định, thủ tục định Theo quy định Nghị định số 30/2020/NĐ – CP ngày 05/3/2020 Chính phủ cơng tác văn thư, nội dung quản lý văn sau: - Quản lý văn đi: + Trình tự quản lý văn đi: Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn Bước 2: Đăng ký văn Bước 3: Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) Bước 4: Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Bước 5: Lưu văn - Quản lý giải văn đến + Trình tự quản lý văn đến: Bước 1: Tiếp nhận văn đến Bước 2: Đăng ký văn đến Bước 3: Trình, chuyển giao văn đến Bước 4: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 1.1.3 Ý nghĩa công tác quản lý văn - Làm tốt công tác quản lý văn - đến góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác… hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ - Giữ gìn tài liệu thơng tin quan để làm sở chứng minh cho hoạt động quan hợp pháp hay khơng hợp pháp - Giữ gìn bí mật Nhà nước bí mật quan 1.1.4 Nguyên tắc quản lý văn Để thực tốt công tác quản lý văn bản, ta cần đảm bảo nguyên tắc sau: - Nhanh chóng: Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc - Tập trung: tất văn đi, văn đến phải tập trung văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, tránh việc lộn xộn, thất lạc tài liệu Văn phải theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý, - Chính xác: số liệu văn bản, tài liệu, hồ sơ quan trọng, sai số, sai thứ tự,… gây khó khăn cho việc tìm kiếm - Bí mật: ngồi việc ban hành văn quy phạm pháp luật, văn hành cịn ban hành văn mật Văn mật chứa đựng nguồn thông tin văn đi, văn đến Việc đảm bảo bí mật văn cần thiết quan trọng 1.2 Cơ sở pháp lý công tác quản lý văn Để thực tốt công tác quản lý văn bản, cần áp dụng văn quy định công tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Nhà nước Những văn cứ, hướng dẫn cho cán bộ, công chức quan thực tốt hiệu nội dung nghiệp vụ công tác quản lý văn - Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/07/2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước; - Kế hoạch số 28/KH – UBND ngày 01 tháng 02 năm 2018 Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa Kế hoạch Cơng tác văn thư, lưu trữ năm 2018 địa bàn tỉnh Thanh Hóa; - Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ quy định công tác văn thư THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẬU LỘC, TỈNH THANH HÓA 2.1 Khái quát chung UBND huyện Hậu Lộc, tỉnh Thanh Hóa 2.1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND huyện Hậu Lộc 2.1.1.1 Lịch sử hình thành Hậu Lộc huyện ven biển thuộc tỉnh Thanh Hóa, cách trung tâm thành phố khoảng 25km phía Đơng Bắc, giáp huyện Nga Sơn, Hà Trung phía bắc, Hoằng Hóa phía tây nam, phía đơng giáp biển Đơng Có diện tích tự nhiên 143,5km dân số gần 176 nghìn người, với 26 xã 01 thị trấn Hậu Lộc vùng đất hình thành lâu đời qua thời kì vua chúa Việt Nam đổi thành nhiều tên gọi năm 1821, vua Minh Mệnh đổi tên huyện thành Hậu Lộc tên gọi tồn ngày Vùng đất cổ, có nhiều di tích lịch sử văn hoá lâu đời nhiều cảnh quan thiên nhiên xinh đẹp, độc đáo Hậu Lộc có văn hoá khảo cổ tiếng thuộc hậu kỳ đá sơ kỳ thời đại đồng thau: “văn hoá hoa lộc” Cuộc khởi nghĩa bà Triệu đầu thời kỳ Bắc thuộc (248) để lại đất Hậu Lộc chứng tích lịch sử di tích lớn 2.1.1.2 Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở - Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hố, thơng tin thể dục thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: + Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thơng tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; + Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; 2.1.1.4 Cơ cấu tổ chức Nhiệm kỳ 2016-2021 kỳ họp thứ khóa XIV, HĐND Huyện bầu UBND Huyện gồm 09 thành viên; 01 Chủ tịch; 03 Phó Chủ tịch; 04 Uỷ viên Đến nay, UBND Huyện Hậu Lộc 27 UBND xã, thị trấn có 126 thành viên, đó; 27 Chủ tịch, 54 Phó Chủ tịch 45 Uỷ viên UBND Số lượng, cấu thành viên UBND cấp xã đảm bảo theo quy định, chất lượng ngày nâng lên Các thành viên cấu tổ chức UBND Huyện Hậu Lộc có nhiệm vụ, quyền hạn chức sau: - Phụ trách chung khối nội chính, ngân sách, tổ chức điều hành máy cán bộ, qui hoạch đối ngoại - Phụ trách kinh tế nông nghiệp (nông nghiệp phát triển nông thôn, xây dựng nông thôn mới, tài nguyên môi trường, khoa học công nghệ) - Phụ trách kinh tế tổng hợp (công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại, dịch vụ, xây dựng bản) - Phụ trách văn hóa, xã hội - Phụ trách Cơng an, đảm bảo vấn đề an ninh trật tự, tệ nạn xã hội địa bàn huyện - Phụ trách vấn đề an ninh Quốc phòng, Quân địa bàn huyện - Phụ trách Văn Phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân 2.1.2 Giới thiệu khái quát phận Văn thư UBND huyện Hậu Lộc Căn Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh Được quan tâm lãnh đạo Bộ Nội vụ UBND huyện Hậu Lộc biên chế Văn thư, Lưu trữ bổ sung đảm bảo hồn thành nhiệm vụ chun mơn Cán Văn thư, Lưu trữ có trình độ chun mơn cao Trên 60% tốt nghiệp Đại học Cao đẳng nghiệp vụ chuyên ngành Văn thư, Lưu trữ, đảm bảo tốt tiêu chuẩn nghiệp vụ ngành văn thư công chức theo quy định Nhà nước Hiện có 03 cán làm cơng tác Văn thư: 01 đồng chí chun đóng dấu, 01 đồng chí chun nhập văn – đến, 01 đồng chí làm chỉnh lí bảo quản, lập hồ sơ tài liệu Cả cán văn thư nữ Cán Văn thư yêu nghề có ý thức học hỏi nâng cao trình độ chun mơn, trình độ lý luận trị 01 đồng chí tốt nghiệp Quản trị Văn phịng – Học viện Hành Chính, cán văn thư người sử dụng dấu đồng thời người quản lý văn tiếp nhận văn đến quan Mọi văn đến nhập vào phần mềm quản lý nhằm tạo điều kiện cho cơng tác tra tìm quản lý Chánh văn phòng Huyện Chánh văn phòng trực tiếp đạo công tác Văn thư quan, phân công giải văn ký văn thuộc thẩm quyền ký 2.2 Tình hình quản lý văn UBND huyện Hậu Lộc, tỉnh Thanh Hóa 2.2.1 Cơng tác quản lý văn bước xử lý văn UBND huyện Hậu Lộc quan hành nhà nước, thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ Trung ương đến sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương… Nên số lượng văn ban hành thuộc thẩm quyền Uỷ ban năm nhiều Theo khảo sát UBND huyện Hậu Lộc năm UBND ban hành từ 7000 đến 8500 văn Để thực chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước địa bàn huyện Hậu Lộc, UBND huyện Hậu Lộc xây dựng ban hành nhiều loại văn khác nhau: - Văn quy phạm pháp luật: định, thị… 10 - Văn hành thơng thường: định, công văn, báo cáo, thông báo, kế hoạch… Văn UBND soạn thảo theo quy trình, nội dung ngắn gọn, dễ hiểu, thể thức theo quy định Nhà nước Tất văn phải có chữ kỹ người có thẩm quyền, có dấu quan Văn trước gửi đăng ký vào “Sổ đăng ký văn đi”, nhiên cán Văn thư phải theo dõi quy trình đảm bảo văn gửi địa chỉ, số lượng, văn cần chuyển gấp, cán Văn thư gọi chuyển phát ngày Hiện nay, UBND huyện Hậu Lộc áp dụng hình thức đăng ký đại, việc áp dụng hình thức đăng ký đại giúp cho công tác quản lý văn nhanh chóng, tiết kiệm thời gian thuận tiện Các bước quản lý văn UBND huyện Hậu Lộc theo quy trình sau: Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn Bước 2: Đăng ký văn Bước 3: Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) Bước 4: Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn Bước 5: Lưu văn 2.2.1.1 Cấp số, thời gian ban hành văn Văn thư quan cấp số cho văn bản, ngày, tháng, năm văn phát hành cá nhân giao nhiệm vụ thực việc nhân văn theo số lượng quy định Việc cấp số quy định sau: loại văn đánh số riêng Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Ghi số ký hiệu văn theo thứ tự phát hành năm, sau tên viết tắt quan ban hành văn bản, đến tên viết tắt đơn vị soạn thảo văn Với việc ghi số văn quy phạm pháp luật, UBND ghi số theo thứ tự văn quan phát hành với hệ thống số riêng Việc ghi số loại văn hành chính, UBND ghi số theo thứ tự văn phát hành năm Mỗi loại văn cấp số riêng theo thứ tự ban hành năm Các văn đăng ký vào sổ đăng ký văn theo thứ tự định Tuy nhiên hệ thống 11 quản lý văn bản, văn xếp theo thời gian ban hành mà không phân loại theo loại văn Sau thực việc cấp số, ngày tháng năm văn bản, văn thư quan thực việc nhân theo số lượng quy định tiến hành đóng dấu theo thẩm quyền người ký ban hành văn 2.2.1.2 Đăng ký văn Văn thư quan cấp số ngày tháng năm văn bản, sau tiến hành đăng ký văn vào sổ đăng ký văn Việc đăng ký văn Văn thư quan đăng ký hai hình thức song song đăng ký vào sổ đăng ký văn đăng ký hệ thống quản lý văn điện tử Với sổ đăng ký văn giúp cán dễ dàng việc tra tìm tài liệu công việc Đăng ký văn hệ thống giúp quan tiết kiệm chi phí dễ dàng quản lý văn Việc áp dụng phần mềm quản lý văn điện tử thực tốt quan từ năm 2019 Hệ thống phần mềm quản lý văn điều hành liên thơng tỉnh Thanh Hóa thành phần hệ thống cơng nghệ thơng tin tỉnh Thanh Hóa, phục vụ công tác quản lý, điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin, chia sẻ liệu nội quan nhà nước địa bàn tỉnh Các văn quan ban hành sau phát hành số hóa chứng thực chứng thư số quan, cập nhật hệ thống quản lý văn Hầu hết văn quan cập nhật hệ thống quản lý Theo khảo sát, văn phát hành sau đó, văn thư quan tiến hành số hóa văn cập nhật liệu đặc tả tài liệu lên hệ thống sau đó, với thời hạn ngày kể từ lúc văn phát hành Bên cạnh đó, quan sử dụng sổ đăng ký văn viết tay việc tra tìm văn bản, tài liệu sổ đăng ký văn đơn giản nhanh chóng Việc đăng ký văn quan đảm bảo đầy đủ, xác thơng tin cần thiết Các văn phát hành sau năm bổ sung thêm vào bên văn trước theo thứ tự 2.2.1.3 Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử) 12 Văn thư quan thực việc nhân văn theo số lượng quy định phần nơi nhận Tuy nhiên, đơi cịn xác định sai số lượng văn cần nhân gây nên việc nhân thừa thiếu văn Sau nhân văn bản, văn thư quan thực việc đóng dấu Chỉ có văn thư quan người cấp ủy quyền đóng dấu đóng dấu có chữ ký người có thẩm quyền Việc đóng dấu treo dùng dấu UBND đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan tên phụ lục kèm theo văn Việc đóng dấu treo khơng khẳng định tính pháp lý văn mà khẳng định văn đóng dấu treo phận văn 2.2.1.4 Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn UBND huyện Hậu Lộc áp dụng hình thức chuyển phát văn sau: chuyển phát qua đường bưu điện, chuyển phát trực tiếp chuyển phát văn điện tử Các văn được chuyển phát nội quan đăng ký chung với sổ đăng ký văn UBND Văn sau ban hành phát hành ngày văn ký, chậm ngày làm việc Văn khẩn phát hành gửi sau ký văn ngồi bì văn đóng dấu mức độ khẩn tùy thuộc vào độ khẩn văn 2.2.1.5 Lưu văn Văn sau phát hành văn thư quan lưu gốc văn thư, công chức phận lưu vào hồ sơ cơng việc phận Việc lưu văn UBND thực nghiêm túc Các văn thuộc lĩnh vực lưu hồ sơ liên quan đến lĩnh vực Các văn phận phát hành lưu phận khơng lưu văn thư 2.2.2 Công tác quản lý văn đến bước xử lý văn UBND huyện Hậu Lộc quan hành nhà nước, thực chức quản lý Nhà nước địa phương, góp phần đảm bảo đạo, quản lý thống máy hành Nhà nước từ Trung ương đến sở, đại diện cho ý chí,nguyện vọng quyền làm chủ nhân dân địa phương… nên số lượng văn gửi đến nhiều từ nhiều nguồn khác liên quan đến lĩnh vực quản lý nhà nước UBND huyện Hậu Lộc trực tiếp phụ trách: 13 - Cơ quan cấp trên: UBND tỉnh Thanh Hóa, HĐND tỉnh Thanh Hóa, Tồ án nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Viện kiểm sát tỉnh Thanh Hóa, Cục thuế tỉnh Thanh Hóa, Thanh tra tỉnh Thanh Hóa, Sở Giáo dục đào tạo, Sở Giao thông vận tải… thường nhận loại văn bản: định, công văn, thị… - Cơ quan ngang cấp: UBND huyện địa bàn tỉnh Thanh Hóa thường nhận loại văn như: định, công văn, thông báo… - Cơ quan cấp dưới: Các UBND xã; quan, tổ chức thuộc UBND huyện Hậu Lộc thường tiếp nhận văn kế hoạch, báo cáo, tờ trình… Để thực quản lý văn đến quy trình tiếp nhận văn đến UBND thực quy trình theo quy định Quy trình quản lý văn đến UBND thực theo quy trình sau: Bước 1: Tiếp nhận văn đến Bước 2: Đăng ký văn đến Bước 3: Trình, chuyển giao văn đến Bước 4: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 2.2.2.1 Tiếp nhận văn đến - Đối với văn giấy: Việc tiếp nhận đăng ký văn đến văn thư quan đảm nhiệm Khi tiếp nhận văn đến từ nguồn, làm việc, văn thư quan phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận Văn thư quan sau phân loại bì: + Loại phải bóc bì: bì văn đến gửi cho quan, tổ chức + Loại khơng bóc bì: bì văn đến có đóng dấu mức độ mật gửi đích danh cá nhân tổ chức đoàn thể quan, tổ chức, văn thư quan chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư quan để đăng ký Số lượng văn giấy gửi đến quan nhiều văn điện tử - Đối với văn điện tử: 14 Văn điện tử gửi tới UBND văn thư quan tiếp nhận hệ thống Các văn gửi đến từ UBND tỉnh Thanh Hóa tiếp nhận hệ thống quản lý văn điều hành liên thông Số lượng văn liên thông gửi đến UBND huyện Hậu Lộc hàng năm nhiều, hệ thống không thống kê số lượng văn nên công chức quan không nắm bắt số lượng văn liên thông gửi đến UBND Các công chức UBND huyện cung cấp tài khoản để truy cập vào hệ thống quản lý văn điện tử, có trách nhiệm xử lý văn cập nhật thông tin theo nhiệm vụ phân công 2.2.2.2 Đăng ký văn đến Văn đến văn thư quan thực đăng ký vào sổ đăng ký văn đến Đối với văn thông thường đăng ký vào sổ chung Đối với văn mật đăng ký riêng Hình thức đăng ký văn đến vào sổ với tần suất không thường xuyên Chủ yếu đăng ký hệ thống quản lý văn Văn thư quan nhập thơng tin ngồi bì văn vào hệ thống với trường thông tin sổ đăng ký văn đến 2.2.2.3 Trình, chuyển giao văn đến Sau văn đăng ký vào sổ hệ thống, cơng chức văn phịng thống kê trình văn lên Chủ tịch UBND để phân công giao nhiệm vụ giải văn đến cá nhân có trách nhiệm Đối với văn ghi rõ phận giải văn chuyển giao dến phận ln khơng cần trình lên lãnh đạo 2.2.2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Chủ tịch UBND huyện phân công trách nhiệm giải văn cho cá nhân, đơn vị Việc giải văn phải thực nhanh chóng kịp thời, giải xác nội dung đề cập văn đến để đảm bảo việc thực công việc không bị chậm trễ Sau công việc hồn thành, cá nhân phân cơng giải công việc lưu văn liên quan vào hồ sơ lưu giữ, bảo quản phận, đơn vị Thực việc gửi văn phản hồi đến quan hình thành cơng việc cần thiết công việc chưa giải xong 15 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẬU LỘC, TỈNH THANH HÓA 3.1 Nhận xét Qua tìm hiểu, tơi nhận thấy cơng tác quản lý văn UBND huyện Hậu Lộc có số lỗi phát sinh ưu điểm quy trình quản lý văn đi, văn đến sau: 3.1.1 Một số lỗi phát sinh quy trình quản lý văn đi, văn đến UBND huyện Hậu Lộc, tỉnh Thanh Hóa Việc áp dụng hệ thống quản lý điện tử cán áp dụng quan, đôi lúc hệ thống báo lỗi khiến việc in danh sách văn đi, văn đến quan không thực được, gây nên việc gián đoạn công việc; đôi lúc hệ thống không truy cập khiến cán phải đăng nhập lại, nhiều thời gian Cịn tình trạng đăng ký loại văn chung sổ, gây khó khăn việc tra tìm tài liệu Trên hệ thống quản lý văn bản, việc xếp thứ tự ban hành văn không theo loại văn mà xếp theo thời gian ban hành năm tồn quan Điều khiến việc tra tìm văn tài liệu hệ thống gặp khó khăn Các trang thiết bị phục vụ quy trình quản lý văn đầu tư chưa đáp ứng nhu cầu sử dụng số lượng công việc, thiết bị gặp trục trặc khiến cơng việc bị chậm trễ Số lượng máy tính có ba máy, khối lượng cơng việc nhiều trang thiết bị phục vụ không đủ làm chậm trễ q trình giải cơng việc Sử dụng hệ thống quản lý văn có nhiều thuận lợi, nhiên văn xếp theo thời gian ban hành mà không phân loại theo loại văn Đều làm ảnh hưởng tới công tác tra, kiểm tra quan Văn thư quan thực việc nhân văn theo số lượng quy định phần nơi nhận Tuy nhiên, đơi cịn xác định sai số lượng văn cần nhân gây nên việc nhân thừa thiếu văn Việc nhân khơng xác số lượng yêu cầu ảnh hưởng tới việc thu thập tài liệu để lập hồ sơ khơng xác thiếu văn gửi quan khác gây ảnh hưởng đến quan 16 Một lỗi nữa, hay bị mắc phải việc phân loại bì khơng xác dẫn đến việc bóc nhầm bì Những bì văn gửi đích danh cá nhân, văn liên quan đến công việc chung quan, tổ chức cá nhân nhận văn có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư quan để đăng ký Tuy nhiên, công việc nhiều dẫn đến cán văn thư không để ý thiếu tỉ mỉ nên bóc nhầm 3.1.2.Ưu điểm Trong cơng tác quản lý văn điện tử, cán chuyên môn phòng văn thư – UBND quận Tây Hồ áp dụng theo Nghị định số 30/2020/NĐ – CP công tác văn thư Lãnh đạo UBND huyện Hậu Lộc có nhận thức tầm quan trọng cơng tác quản lý văn quan, việc tổ chức quản lý công tác quản lý văn trọng, đảm bảo đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ giao Các khâu nghiệp vụ công tác văn thư tổ chức cách khoa học, đảm bảo việc giải công việc cách kịp thời, nhanh chóng, xác Cơng tác văn thư đánh giá cơng tác có vị trí quan trọng hoạt động quan Đảm bảo quy trình quản lý văn giấy điện tử theo trình tự, quy định Thực tốt cơng văn giấy tờ quan trọng góp phần đẩy mạnh vào hoạt động quan, giảm trình trạng gian dối giấy tờ Cơng tác quản lý thu thập thông tin tuân thủ theo văn quy phạm pháp luật công tác văn thư 3.2 Một số giải pháp Bên cạnh kết đạt được, việc thực cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng thời gian qua bộc lộ hạn chế số lỗi thường hay phát sinh q trình thực cơng tác quản lý văn cần quan tâm khắc phục, sau xin đề xuất số giải pháp nhằm khắc phục nâng cao hiệu công tác quản lý văn UBND huyện Hậu Lộc: 17 3.2.1 Xây dựng ban hành quy chế công tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng UBND huyện Hậu Lộc Đưa quy định việc quản lý văn văn đến Quy định việc cấp số cho văn đi, đăng ký văn vào sổ đăng ký văn hệ thống quản lý văn bản, trách nhiệm nhân văn đóng dấu, thực phát hành hình thức chuyển phát áp dụng UBND, cuối việc lưu văn phận soạn thảo văn Quy định cho việc quản lý văn đến việc tiếp nhận văn đến qua đường bưu điện, chuyển phát trực tiếp tiếp nhận hệ thống quản lý văn Trách nhiệm thực thủ tục tiếp nhận văn đăng ký văn đến Quy định việc trình văn đến lên lãnh đạo chuyển giao đến phận có trách nhiệm giải văn Thực việc phân công, theo dõi, đôn đốc cá nhân có trách nhiệm giải văn 3.2.2 Tổ chức tập huấn, đào tạo bồi dưỡng, nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cán bộ, công chức UBND Tổ chức lớp bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức thực công tác văn thư để nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ, từ hạn chế sai sót, nhầm lẫn q trình giải cơng việc; nâng cao hiệu suất làm việc chất lượng công tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Việc tham gia lớp tập huấn, đào tạo bồi dưỡng, nghe phổ biến quy chế cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng việc quan trọng cần thiết với tất cán bộ, công chức quan, từ Chủ tịch UBND đến công chức phận Bởi công tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng cơng tác cần có phối hợp nhiều phận, cá nhân có liên quan Việc nắm rõ quy định, quy chế nghiệp vụ giúp việc thực công tác hiệu chất lượng UBND huyện Hậu Lộc cần bố trí thời gian phù hợp để cử cán làm cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng học lớp bồi dưỡng kiến thức công tác văn thư mà không làm ảnh hưởng đến kế hoạch làm việc cán 18 3.2.3 Nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin việc quản lý văn nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ, từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính khoa học, tính đại giải cơng việc Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác quản lý văn môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng đảm bảo cung cấp thơng tin cách nhanh chóng cho cán bộ, lãnh đạo giúp lãnh đạo định kịp thời, xác, đắn, góp phần phục vụ cơng cải cách hành Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác giúp UBND không bị tụt lùi thời đại Công nghệ 4.0, quan, tổ chức có xu hướng chuyển đổi với việc giảm thiểu văn giấy tăng cường thực công việc môi trường điện tử 3.2.4 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình thực quản lý văn cán bộ, công chức UBND huyện Hậu Lộc Việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực cơng tác quản lý văn quan thường xuyên giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình thực tế đơn vị việc thực quản lý văn Từ đánh giá ưu điểm để phát huy hạn chế tồn cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng quan để tìm cách khắc phục Khi tiến hành kiểm tra, đánh giá tình hình thực cơng tác quản lý văn quan, cần kiểm tra đồng phận UBND để nắm bắt phận làm tốt, phận chưa làm tốt Từ rút đánh giá cơng khách quan tình hình thực cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng UBND huyện Hậu Lộc 19 3.2.5 Trang bị sở vật chất phục vụ công tác quản lý văn Cần trọng đầu tư sở vật chất, trang thiết bị đại phục vụ cho công tác văn thư quan Đặc biệt, ý trang bị máy tính, máy photo khối lượng công việc nhiều, máy phải hoạt động thường xun khơng tránh khỏi hao mịn máy móc, máy bị hỏng hóc ảnh hưởng đến tiến độ giải cơng việc Vì phải kịp thời sửa chữa máy móc hư hỏng để giải cơng việc khơng bị gián đoạn nhanh chóng Các cán bộ, công chức quan phải phổ biến hướng dẫn cách sử dụng thiết bị cho hiệu Tránh tình trạng bối rối, lúng túng thực thao tác với thiết bị 3.2.6 Nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, cơng chức nói chung cán làm cơng tác quản lý văn nói riêng Trong quan hành nhà nước việc u cầu xác, ti mỉ thận trọng đặt lên hàng đầu Việc tỉ mỉ công việc đảm bảo xác cơng việc, khơng bị nhầm lẫn sai sót cơng việc gây ảnh hưởng tới uy tín quan Do đó, việc cán bộ, công chức nên tập trung cao độ vào công việc mình, có trách nhiệm cơng việc để hồn thành tốt cơng việc giao KẾT LUẬN Quản lý văn tốt vấn đề không cần thiết UBND huyện Hậu Lộc mà quan hành Nhà nước Thực tốt cơng tác quản lý văn góp phần đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác tham mưu đạo, điều hành, cung cấp kịp thời xác cho quan, tổ chức, cá nhân góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ nghiệp phát triển kinh tế, xã hội 20 Công tác quản lý văn hoạt động máy quản lý, cơng việc có liên quan đến văn bản, tài liệu từ soạn thảo văn tiếp nhận văn đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp hồ sơ Với UBND huyện Hậu Lộc việc quản lý văn vơ quan trọng, giữ vị trí then chốt hoạt động quan Công tác quản lý văn hoàn thiện UBND huyện Hậu Lộc Tuy cần tìm hiểu áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin nhiều cho công tác Cần quan tâm ban lãnh đạo, không ngừng củng cố hoàn thiện mặt, sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động quản lý văn Với đề tài phần đánh giá kết đạt được, lỗi gặp phải trình thực hiện, đồng thời nêu giải pháp để thực tốt công tác quản lý văn UBND huyện Hậu Lộc 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Triệu Văn Cường(2016), Giáo trình Văn thư, Nxb Lao động Chính phủ (2008) Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 Chính phủ quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh Chính phủ (2020) Nghị định số 30/2020/NĐ – CP ngày 05 tháng năm 2020 Công tác văn thư Vương Thị Chiên (2010) Tìm hiểu cơng tác quản lý văn đến, văn Văn phòng UBND Huyện Thuận Thành, Báo cáo thực tập tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Vương Đình Quyền(2005), Giáo trình Lý luận phương pháp công tác Văn Thư, Nxb Đại học Quốc gia 22 PHỤ LỤC Phụ lục 01 Một số hình ảnh quản lý văn UBND huyện Hậu Lộc, tỉnh Thanh Hóa Hình 1: Cơng sở UBND huyện Hậu Lộc Hình 3: Sổ đăng ký văn Hình 2: Sổ đăng ký văn Hình 4: Hệ thống quản lý văn quan đến 23 ... phận Văn thư UBND huyện Hậu Lộc .9 2.2 Tình hình quản lý văn UBND huyện Hậu Lộc, tỉnh Thanh Hóa 10 2.2.1 Cơng tác quản lý văn bước xử lý văn 10 2.2.2 Công tác quản lý văn đến bước xử lý văn. .. dung công tác quản lý văn .4 1.1.3 Ý nghĩa công tác quản lý văn 1.1.4 Nguyên tắc quản lý văn 1.2 Cơ sở pháp lý công tác quản lý văn THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI... QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND HUYỆN HẬU LỘC, TỈNH THANH HÓA 15 3.1 Nhận xét 15 3.1.1 Một số lỗi phát sinh quy trình quản lý văn đi, văn đến UBND huyện Hậu Lộc, tỉnh Thanh Hóa