CÔNG tác QUẢN lý văn bản của TRƯỜNG TIỂU học MAI THỊ NON, HUYỆN bến lức, TỈNH LONG AN

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC TP HỒ CHÍ MINH TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA Lớp bồi dưỡng CBQL Mầm non-Tiểu học Long An, năm 2021 CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC MAI THỊ NON, HUYỆN BẾN LỨC, TỈNH LONG AN Học viên: NGUYỄN THỊ SEN Đơn vị công tác: Trường Tiểu học Mai Thị Non Huyện Bến Lức, tỉnh Long An Long An, Tháng 10/2021 MỤC LỤC LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI……………………………………………………… 1.1 Lý pháp lý………………………………………………………………1 1.2 Lý lý luận……………………………………………………………… 1.3 Lý thực tiễn…………………………………………………………… TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC MAI THỊ NON, HUYỆN BẾN LỨC, TỈNH LONG AN.………………………… ……………… ………………………………… 2.1 Giới thiệu khái quát nhà trường…………………………………… … 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An…………………………………………….……… 2.2.1 Về soạn thảo ban hành văn bản………………………………… 2.3.2 Quản lý văn đi………………………………………………… 2.3.3 Quản lý văn đến ……… ………………………………… 2.3.4 Quản lý sử dụng dấu……………………………………… 2.3.5 Lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ ……………………………………… 2.3 Những điểm mạnh, điểm yếu, hội thách thức để đổi công tác quản lý văn trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An……………………………………………………………………………… 2.3.1 Điểm mạnh………………………………………………………… 2.3.2 Điểm yếu…………………………………………………………… 2.3.3 Cơ hội……………………………………………………………… 2.3.4 Thách thức.………………………………………………………… 2.4 Kinh nghiệm thực tế công tác quản lý văn trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An……………………………………… 10 KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG ĐỂ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC MAI THỊ NON, HUYỆN BẾN LỨC, TỈNH LONG AN ……………………….………………………….……………………… 11 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ………………….……………………… …… 18 4.1 Kết luận…………………………………………………………………… 18 4.2 Kiến nghị………………………………………………………………… 18 TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………………… 20 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1.1 Lý pháp lý Công tác quản lý văn quan thực sở văn pháp lý quy định hướng dẫn cụ thể: Tại Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP 03 tháng 01 năm 2013 phủ quy định chi tiết thi hành số điểm Luật lưu trữ khoản điều 13 Nghị định nêu rõ: Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo thực việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định pháp luật Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Tại khoản điều thông tư quy định: Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý công tác văn thư lưu trữ Nghị định số: 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Khoản điều 24 Nghị định nêu rõ: Chức danh nhà nước, người đứng đầu quan, tổ chức quy định Điều Điều Nghị định có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu ban hành quy định quản lý sử dụng dấu quan tổ chức Quyết định số: 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước Ngồi ra, Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 Chính phủ công tác văn thư quy định khoản điều 6: Người đứng đầu quan, tổ chức, phạm vi quyền hạn giao có trách nhiệm đạo thực quy định công tác văn thư; đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư 1.2 Lý lý luận Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nói chung, quản lý giáo dục nói riêng, hầu hết công việc đạo, hướng dẫn, định, thi hành gắn liền với văn Văn sản phẩm, phương tiện hoạt động giao tiếp dùng để ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký tự) định (Nguyễn Văn Thâm Soạn thảo xử lý VBQLNN, NXBCTQG, 2006, tr32) Tổ chức quản lý văn việc nghiên cứu, tổ chức xếp, giải lưu giữ văn cách khoa học, hợp lý nhằm phát huy giá trị loại văn phục vụ hiệu công tác quản lý quan, tổ chức Nội dung công tác quản lý văn bao gồm: Soạn thảo ban hành văn bản; Quản lý văn đi, đến; Quản lý sử dụng dấu; Lập hồ sơ Lưu trữ hồ sơ Quản lý văn phải đảm bảo u cầu: để có văn mang tính xác, địi hỏi người phụ trách phải có kỹ xây dựng văn bản, cần nắm phương pháp soạn thảo văn bản, vừa đầy đủ nội dung, vừa thể thức loại văn cụ thể nhà nước quy định Quản lý văn đảm bảo xác khâu cơng việc, từ việc trình bày nội dung thể thức văn trình soạn thảo việc đóng dấu đăng ký phát hành văn chuyển văn đến quan cá nhân để giải Tổ chức quản lý văn cần phải cải tiến theo xu hướng ngày đại, thường xuyên tổng kết đánh giá rút kinh nghiệm, cải tiến quy trình cách thức quản lý văn phù hợp với yêu cầu cải cách hành chính, phục vụ kịp thời, thiết thực cho hoạt động quan Mặt khác cần xây dựng ứng dụng chương trình phần mềm quản lý, xử lý, tra tìm văn cách nhanh chóng, xác Từ cho thấy công tác quản lý văn nhà trường có ý nghĩa vơ quan trọng Cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý điều hành nhà trường Là công cụ giúp hiệu trưởng thực nhiệm vụ giáo dục đào tạo theo quan điểm, đường lối, chủ trương, sách Đảng pháp luật nhà nước Giải công việc nhà trường nhanh chóng xác có hiệu Tránh gây phiền hà cho tổ chức, cá nhân liên hệ công việc 1.3 Lý thực tiễn Tại trường Tiểu học Mai Thị Non, Hiệu trưởng người trực tiếp lãnh đạo, đạo, quản lý toàn diện hoạt động nhà trường Trong trình lãnh đạo quản lý mình, Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch đạo thực Thời gian qua, công tác quản lý văn nhà trường có nhiều chuyển biến tích cực, dần vào nề nếp, góp phần tích cực vào việc bảo đảm thông tin phục vụ hoạt động đạo, điều hành, nâng cao chất lượng giáo dục nhà trường Tuy nhiên, việc quản lý văn trường đại dịch covid bùng phát chưa đáp ứng yêu cầu Một lý Hiệu trưởng chưa thật quan tâm đạo sâu sát, lõng lẻo khâu kiểm tra quản lý văn bản, dẫn đến quy trình thực quản lý văn chưa quy định; văn lưu trữ chưa thật khoa học Bên cạnh đó, việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn nhà trường chưa mang lại hiệu thiết thực Sau tham gia lớp bồi dưỡng cán quản lý, đặc biệt sau học tập, nghiên cứu chuyên đề “Quản lý thực thi hệ thống văn quản lý nhà nước giáo dục”, thân nhận thức sâu sắc cơng tác quản lý nhà trường cơng tác quản lý văn quan trọng cấp thiết Vì vậy, tơi chọn đề tài “Cơng tác quản lý văn trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An” để nghiên cứu nhằm phát huy tốt hiệu quản lý, bước xây dựng phát triển nhà trường tương lai TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC MAI THỊ NON, HUYỆN BẾN LỨC, TỈNH LONG AN 2.1 Giới thiệu khái quát nhà trường Trường Tiểu học Mai Thị Non tiền thân Trường Tiểu học cộng đồng Bến Lức thành lập trước năm 1975 Đến năm 1993 đổi tên thành Trường Tiểu học Mai Thị Non, tọa lạc khu phố 3, Thị trấn Bến Lức Truyền thống anh hùng liệt sĩ Mai Thị Non thấm đẫm đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên hàng ngàn em học sinh làm nên bề dày thành tích “Dạy tốt – Học tốt” trường Năm 1998 trường Bộ Giáo dục công nhận trường tiểu học đạt chuẩn quốc gia đồng sông Cửu Long Năm 2004, Chủ tịch nước tặng thưởng Huân chương Lao động Hạng Ba Năm 2005, trường tặng thưởng “Cờ thi đua Chính Phủ” Nhà nước phong tặng cho trường danh hiệu “Anh hùng Lao động thời kì đổi mới” Và từ đó, trường ln giữ vững danh hiệu “Trường Tiên tiến Xuất sắc”, Bộ Giáo dục Đào tạo tặng đơn vị đầu phong trào “Xây dựng trường học thân thiện, học sinh tích cực” Năm học 2010 - 2011 trường nhận Cờ thi đua xuất sắc UBND tỉnh Long An Năm học 2015-2016 trường tiếp tục công nhận trường đạt chuẩn quốc gia mức độ Trải qua trình xây dựng phát triển, trường không ngừng lớn mạnh quy mơ chất lượng giáo dục Trường có diện tích 13.086m2, kiến trúc gồm dãy trệt, lầu kiên cố gồm 31 phòng học, 06 phòng chức năng, khu nhà ăn xây dựng thêm 09 phòng chức để chuẩn bị cho năm học Năm học 2020-2021, trường có 100% học sinh (HS) hồn thành chương trình tiểu học, 518/1.242 HS hồn thành xuất sắc nhiệm vụ học tập rèn luyện; HS giỏi cấp huyện; HS giỏi cấp tỉnh; 99,8% HS lên lớp thẳng Nhà trường vinh dự đạt danh hiệu Tập thể Lao động xuất sắc, có 02 giáo viên công nhận Nhà giáo ưu tú, 09 giáo viên giỏi cấp huyện Có kết nhờ vào đội ngũ cán bộ, giáo viên giỏi chuyên môn tâm huyết với nghề 100% giáo viên đạt chuẩn, tổng số 49, cán quản lý: 02 (nữ: 01); giáo viên: 44 (nữ: 36), 30 giáo viên chủ nhiệm, 09 giáo viên môn, 01 tổng phụ trách; nhân viên: 03 (nữ: 03) 01 kế toán, 01 y tế va 01 thư viện Trong trình độ: Đại học: 38 ; Cao đẳng: 07; Trung cấp: 03 Trường có 07 tổ chun mơn có 01 Chi Đảng với 19 Đảng viên Tập thể nhà trường ổn định, chấp hành kỷ luật, có tinh thần trách nhiệm, động, đồn kết trí gắn bó nhiệm vụ Thuận lợi: - Được quan tâm cấp lãnh đạo Đảng, quyền địa phương ngành giáo dục - Lớp học khang trang, điều kiện sở vật chất trang thiết bị đáp ứng yêu cầu dạy học tổ chức bán trú - Đội ngũ giáo viên có trình độ chuẩn ln đổi hình thức, phương pháp, kĩ thuật dạy học kiểm tra, đánh giá theo định hướng phát triển lực học sinh Chi bộ, cơng đồn, đồn niên tập thể vững mạnh Khó khăn: - Trường có số lượng đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên học sinh đông nên việc nắm bắt thông tin đôi lúc chưa kịp thời - Trường nằm địa bàn thị trấn, có nhiều khu dân cư, khu cơng nghiệp, dân nhập cư nhiều nên cịn gặp khó khăn cho việc tuyển sinh đầu cấp phận nhỏ phụ huynh quan tâm đến việc học em mình, phần lớn khống trắng cho nhà trường - Sĩ số học sinh lớp học cao so với chuẩn quy định - Nhiều giáo viên lớn tuổi ngại đổi ứng dụng công nghệ thông tin phương pháp dạy học 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn Trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An Công tác quản lý văn nhà trường thời gian qua giúp Hiệu trưởng quản lý, điều hành hoạt động nhà trường, việc triển khai văn cấp đảm bảo kịp thời Đối với công tác Hiệu trưởng nhận thức tầm quan trọng triển khai văn nhà nước, ngành có liên quan Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch lồng ghép vào kế hoạch năm học Hiệu trưởng phân công cá nhân phụ trách công tác Tuy nhiên, Hiệu trưởng chưa thật quan tâm đạo sâu sát chưa kịp thời đôn đốc, nhắc nhở cá nhân kiêm nhiệm làm tròn chức trách, nhiệm vụ hoạt động chung nhà trường, dẫn đến nhiều sai sót q trình soạn thảo văn việc quản lý văn đi, văn đến công tác xếp lưu trữ văn bản, gây khơng khó khăn q trình thu thập minh chứng phục vụ công tác tái kiểm định chất lượng giáo dục, xây dựng trường chuẩn quốc gia, việc tra cứu tài liệu khứ phục vụ công tác quản lý, điều hành đơn vị 2.2.1 Về soạn thảo ban hành văn Đối với văn điều hành hoạt động quản lý chung nhà trường: Hiệu trưởng đạo giao Phó hiệu trưởng, nhân viên phụ trách dự thảo hoàn chỉnh trình Hiệu trưởng ký ban hành Đối với văn thuộc công tác chuyên môn: quy định hướng dẫn chun mơn đạo Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng phụ trách soạn thảo trình Hiệu trưởng ký ban hành trực tiếp kí thay Hiệu trưởng theo nhiệm vụ lĩnh vực phân công phụ trách Công tác soạn văn nhân viên phụ trách nhiều hạn chế chưa xác định vấn đề định viết rõ ràng, thu thập, lựa chọn xử lý thông tin cịn chậm, kỹ thuật trình bày văn chưa với hướng dẫn Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thư, hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành như: kiểu trình bày, định dạng lề, kiểu chữ phơng chữ, Vì đơi lúc việc soạn thảo văn ban giám hiệu làm thay Khi trình lãnh đạo ký duyệt nhân viên phụ trách chưa kiểm tra kĩ, chưa phát lỗi sai Vì vậy, nộp cấp thường bị sai sót nhiều Nguyên nhân: văn thư nhân viên kế tốn làm cơng tác kiêm nhiệm nên chưa nắm vững quy định pháp luật; chưa nắm quy trình nhận thức chưa đầy đủ vai trò, chức văn hệ thống văn 2.2.2 Quản lý văn Đối với việc quản lý văn đi, nhân viên phụ trách bỏ qua công đoạn kiểm tra thể thức văn trước trình Hiệu trưởng ký; thiếu chữ ký nháy cuối văn bản; việc đăng ký số văn không theo số thứ tự quy định Việc nhân văn thiếu số lượng nên gửi văn khơng cịn lưu hay chuyển giao văn đến người thực khơng lập sổ ký nhận, đưa gốc, không thực chép hay thu hồi văn gốc sau thực cơng việc Đối với văn “Mật” khơng đăng ký số riêng; việc đóng dấu “Khẩn”, “Mật” chưa thực quy định, chưa đảm bảo yếu tố nhanh mật Các văn chưa đăng ký vào sổ đăng ký văn theo quy định, liệu văn lưu máy tính xếp chưa khoa học, đơi không lưu vào máy văn mà Hiệu trưởng ký Hiệu trưởng chưa kiểm tra sâu sát chưa thường xuyên nhắc nhở việc chuyển văn thời gian quy định 2.2.3 Quản lý văn đến Khi có văn đến nhân viên phụ trách làm thủ tục đăng ký, phân loại văn đến kịp thời trình báo cho lãnh đạo Nhưng có ý kiến phân phối đạo giải quyết, văn chuyển trở lại để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến nhân viên phụ trách thực đăng ký chưa quy định Khi cần tìm lại khó khăn tốn thời gian Hiệu trưởng cho ý kiến phân phối văn đến cách ghi tên phận, cá nhân phía góc bên trái văn kèm theo chữ ký Đôi việc chuyển giao văn đến đến phận đôi lúc không kịp thời, gây khơng khó khăn q trình giải công việc Việc phối hợp tổ chức hoạt động nhân viên văn phòng chưa đạt hiệu quả, công tác văn thư nhiệm vụ nhân viên phụ trách văn thư 2.2.4 Quản lý sử dụng dấu Hiệu trưởng đạo nhân viên phụ trách quản lý sử dụng dấu an toàn, chặt chẽ quy định theo nghị định số 99/2016/NĐ-CP Con dấu nhà trường nhân viên phụ trách giữ đóng dấu quan nhà trường, nhân viên phụ trách thực quy định như: Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền; Phải tự tay đóng dấu vào văn giấy tờ quan nhà trường; Chỉ đóng dấu vào văn giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền; Tuyệt đối khơng đóng dấu khơng 2.2.5 Lập hồ sơ Lưu trữ hồ sơ Hàng năm, nhà trường lập loại hồ sơ hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân Các loại hồ sơ Hiệu trưởng nhà trường xác nhận để lưu giữ Hiệu trưởng quan tâm đến công tác nên xây dựng ban hành danh mục hồ sơ, đạo nhân viên phụ trách hướng dẫn lập hồ sơ, đôn đốc, kiểm tra giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Đầu năm, nhân viên gởi danh mục hồ sơ cho phận, cá nhân làm lập hồ sơ Trên danh mục hồ sơ, nhân viên chuẩn bị bìa hồ sơ giao cho phận, cá nhân có trách nhiệm lập hồ sơ Sau tiếp nhận, hồn chỉnh hồ sơ: viết bìa theo mẫu, đánh số tờ hồ sơ, viết chứng từ kết thúc, biên mục văn hồ sơ xếp hồ sơ, tài liệu vào kệ lưu trữ quan Nhân viên phụ trách chịu trách nhiệm bảo quản, mở sổ theo dõi phục vụ yêu cầu khai thác sử dụng theo quy định Tuy nhiên, số cán bộ, giáo viên, nhân viên chưa hình thành thói quen lập hồ sơ cơng việc phân công, theo dõi giải quyết, chưa giao nộp thời hạn hồ sơ, tài liệu có giá trị vào lưu trữ quan Nhân viên phụ trách tiếp nhận hồ sơ chưa lập biên giao nhận hồ sơ, tài liệu nên khó kiểm sốt phận, cá nhân chưa giao nộp để kịp thời bổ sung báo cáo cho Hiệu trưởng giải Ngoài ra, nhân viên phụ trách chưa lập mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng hồ sơ bảo quản có thời hạn riêng nên khó khăn cho việc tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quy định 2.3 Những điểm mạnh, điểm yếu, hội thách thức để đổi công tác quản lý văn trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An 2.3.1 Điểm mạnh Hiệu trưởng có nhiều kinh nghiệm cơng tác quản lý, đạo, có tinh thần trách nhiệm cao cấp lãnh đạo phụ huynh tín nhiệm Hiệu trưởng có ý thức nắm vững quy định, quy trình thực công tác quản lý văn Đầu năm học Hiệu trưởng lập kế hoạch phân công công việc, trách nhiệm cho thành viên làm công tác quản lý văn rõ ràng Nhân viên văn phòng có tinh thần học hỏi sử dụng thành thạo máy tính, thơng thạo kỹ thuật excel, phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý văn Nhà trường bố trí phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác quản lý văn như: wifi, máy tính, sổ tiếp nhận, chuyển giao, phát hành văn bản, 2.3.2 Điểm yếu Phần lớn công việc cán quản lý nhà trường tập trung vào công tác chuyên môn giảng dạy nên đôi lúc chưa tập trung mức cho công tác quản lý văn Hiệu trưởng nhà trường nể nang việc nhắc nhở thành viên phụ trách công tác quản lý văn Nhân viên phụ trách quản lý văn nhà trường kiêm nhiệm nên chưa qua đào tạo nghiệp vụ quản lý văn Một số giáo viên, nhân viên nhà trường trọng đến chất lượng giảng dạy, công việc nên chưa trọng công tác soạn thảo, lưu trữ văn Bên cạnh đó, nguồn ngân sách nhà trường hạn chế nên việc mua sắm, trang bị điều kiện cần thiết cho việc quản lý văn chưa đáp ứng yêu cầu thực tế 2.3.3 Cơ hội Trong thực công tác văn thư, nhân viên văn thư có hệ thống văn đạo hướng dẫn thực công tác quản lý văn ngành giáo dục Chính phủ, Bộ nội vụ hướng dẫn cụ thể, rõ ràng Trong Điều lệ trường tiểu học quy định: Mỗi trường tiểu học có tổ văn phịng gồm nhân viên thực cơng tác văn thư, kế tốn, thủ quỹ, y tế trường học công tác khác Vì nhân viên văn phịng chịu trách nhiệm quản lý văn theo yêu cầu Hiệu trưởng theo tinh thần Điều lệ Được quan tâm cấp ủy Đảng, Chính quyền địa phương, đạo Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Bến Lức Được quan tâm Ban đại diện cha mẹ học sinh mạnh thường quân 2.3.4 Thách thức Trong thời đại cách mạng khoa học công nghệ 4.0 đất nước ngày phát triển để đáp ứng yêu cầu địi hỏi nhân viên phụ trách văn thư khơng ngừng học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, đáp ứng nhu cầu ngành nói chung nhà trường nói riêng Dưới tác động kinh tế thị trường, xu hội nhập kinh tế quốc tế, kinh tế tri thức để đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước, mục tiêu giáo dục đòi hỏi nhà quản lý phải có đổi công tác quản lý Ngân sách đầu tư cho giáo dục hạn chế nên việc mua sắm sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu thực tế nhà trường 2.4 Kinh nghiệm thực tế công tác quản lý văn trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An Được tiếp thu kiến thức qua lớp học tình hình thực tế thân rút học kinh nghiệm sau: Lãnh đạo tập thể nhà trường trước hết cần nhận thức đầy đủ tầm quan trọng công tác quản lý văn Hiệu trưởng quản lý văn để đảm bảo minh chứng công tác kiểm định chất lượng giáo dục để tái công nhận trường chuẩn quốc gia công việc vơ quan trọng Từ hiệu trưởng rút kinh nghiệm, đạo xây dựng kế hoạch cụ thể rõ ràng việc quản lý triển khai việc thực nhiệm vụ nhân viên phụ trách công tác văn thư nhà trường Hiệu trưởng phải nghiên cứu triển khai kịp thời đầy đủ quy định hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ công tác quản lý văn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, văn Đảng, văn cơng đồn, quy trình nội dung công việc hồ sơ tài liệu cần thực công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Cần ban hành triển khai thực quy chế công tác văn thư để tạo sở cho việc thực công tác quản lý văn cách bản, khoa học quy trình phù hợp với hoạt động nhà trường Thường xuyên bám sát theo đạo hướng dẫn quan quản lý nhà nước giáo dục phòng Giáo dục Đào tạo để thực nội dung công tác quản lý văn phù hợp với đặc thù ngành đơn vị Cập nhật thông tin thường xuyên qua hộp thư Gmail để Hiệu trưởng đôn đốc nhắc nhở theo dõi cá nhân phận xử lý quản lý văn tiến độ, nộp báo cáo thời gian quy định ngành đề 10 Hiệu trưởng kiểm tra, nghiên cứu kỹ nội dung văn bản, cách thức thực văn trước giao cho phận, phân cơng Phó hiệu trưởng giám sát việc thực chịu trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở phận hoàn thành nhiệm vụ, thường xuyên nhận xét, đánh giá công tác quản lý văn họp Hội đồng sư phạm nhà trường để kịp thời uốn nắn, chấn chỉnh việc thực thi nhiệm vụ văn thư giúp tập thể nhà trường nhận thấy tầm quan trọng công tác văn thư việc cung cấp tài liệu, minh chứng xác thực phục vụ cho hoạt động giáo dục nhà trường hiệu quả, giúp giáo dục ý thức chung cho phận việc quản lý văn bản, động viên, khen thưởng kịp thời phận thực tốt công tác quản lý văn nhà trường Đồng thời Hiệu trưởng cần thực thường xuyên công tác kiểm tra nghiệp vụ theo định kỳ đột xuất để kịp thời phát điểm yếu tư vấn tạo động lực cho văn thư thực công tác nhà trường ngày tốt KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG ĐỂ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC MAI THỊ NON, HUYỆN BẾN LỨC, TỈNH LONG AN Từ thực trạng người cán quản lý giáo dục, thấy cần phải có biện pháp cụ thể sát với tình hình thực tế nhà trường, thân tơi tập trung thực số nội dung công việc sau: STT Tên công Các yêu cầu thực việc Nghiên cứu - Hiểu sâu Quản lý thực thi lý luận hệ thống văn quản lý nhà nước Quản lý Mục tiêu cần đạt giáo dục thực thi hệ - Vận dụng kiến thức vào việc soạn thống thảo, quản lý văn để phục vụ công lý văn tác quản lý, điều hành nhà trường quản nhà Người thực Hiệu trưởng nước giáo dục - Cán quản lý có kinh nghiệm Phối hợp thực - Giảng viên dạy chuyên đề: Quản lý thực thi hệ thống văn quản lý nhà 11 nước giáo dục - Từ tháng 7/2021 đến tháng 8/2021 Điều kiện thực - Tài liệu tham khảo, đề cương giảng, thông tin mạng internet - Đọc, nghiên cứu tài liệu, trao đổi với Cách thực giảng viên, cán quản lý có kinh nghiệm - Nhà trường nhiều việc ảnh hưởng đến Khó khăn thực trình tự nghiên cứu hiện; Biện pháp - Biện pháp: Phân bố, điều chỉnh thời khắc phục gian hợp lý để đảm bảo cho việc nghiên cứu Mục tiêu cần đạt - Thành viên Ban đạo ý thức được trách nhiệm nghĩa vụ Người thực Hiệu trưởng Phối hợp thực Điều kiện thực nhà trường - Điều lệ trường Tiểu học - Hiệu trưởng định phân công đạo quản lý - Ngày 30/08/2021 Tại phòng hội đồng rộng lấy ý kiến văn trưởng chun mơn Tổ văn phịng - Hiệu trưởng họp ban lãnh đạo mở Thành lập Ban Phó hiệu trưởng Cơng đồn Các tổ nhân viên kế tốn phụ trách kiêm nhiệm công tác văn thư - Hiệu trưởng ban hành Quyết định Cách thực thành lập Ban đạo: PHT ( trưởng ban), tổ trưởng văn phịng (phó ban), văn thư - Hiệu trưởng yêu cầu văn thư lập kế hoạch thực công tác văn thư cho năm học 2021-2022 12 - Lập biên nội dung buổi họp Khó khăn thực - Một số thành viên từ chối không tham hiện; Biện pháp gia khắc phục - Biện pháp: Vận động, thuyết phục Mục tiêu cần đạt - Xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ: làm sở để kiểm tra, đánh giá, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Người thực Hiệu trưởng Ban đạo Phối hợp thực Cơng Đồn Tổ trưởng chun mơn - Trong tháng 9/2021 Điều kiện thực - Tại phịng hội đồng - Các thơng tư, nghị định có liên quan Chỉ đạo, quy định cơng tác văn thư, lưu trữ triển khai - Hiệu trưởng yêu cầu thành viên việc xây ban đạo xây dựng quy chế văn thư, dựng Quy lưu trữ chế văn thư - Hiệu trưởng gởi cho ban đạo kế lưu trữ trường nhà hoạch nhiệm vụ năm học 2021-2022 Cách thực - Các thành viên lại đóng góp ý kiến, hồn chỉnh quy chế - Trước diễn họp, văn thư photo cho tất dự thảo - Hiệu trưởng phát biểu đạo, văn thư thơng qua quy chế Khó khăn thực - Ban đạo lúng túng xây hiện; Biện pháp dựng quy chế khắc phục - Biện pháp: Hiệu trưởng gởi mẫu tham 13 khảo - Quy định không cụ thể, không đầy đủ - Biện pháp: Nghiên cứu kĩ văn trước xây dựng quy chế, Mục tiêu cần đạt - Nắm, biết cách thực - Vận dụng vào thực tế Người thực Hiệu trưởng/ Phó hiệu trưởng Phối hợp thực Tập huấn, Điều kiện thực công tác Tổ văn phịng Các tổ trưởng chun mơn Các đòan thể trường Trong tháng 11/2021 Tại phòng hội đồng trường - Hiệu trưởng/Phó hiệu trưởng hướng chuyên dẫn cách trình bày văn thể mơn cho tổ Cách thực thức kỹ thuật, công tác quản lý văn văn phòng bản, lưu văn - Thiếu kinh phí tập huấn; thành phần Khó khăn thực tham gia không đầy đủ hiện; Biện pháp - Biện pháp: Vận động xã hội hóa; khắc phục thơng báo trước yêu cầu thành viên xếp công việc tham dự đầy đủ - Để cập nhật đầy đủ, theo dõi báo Mục tiêu cần đạt Trang cáo thống kê nhanh cho cấp quản lý - Mua thêm tủ đựng tài liệu phục vụ công tác văn thư bị phần mềm Người thực Hiệu trưởng quản lý văn Phó hiệu trưởng tủ đựng hồ sơ Phối hợp thực Điều kiện thực 14 Kế toán Ngày 15/11/2021 Kinh phí từ hoạt động chi thường xuyên - Hiệu trưởng triển khai Cách thực - Kế toán thực chi dựa vào quy chế chi tiêu nội - Kinh phí khơng đủ, phải mua Khó khăn thực nhiều năm hiện; Biện pháp - Biện pháp: Vận động mạnh khắc phục thường quân lập tờ trình gởi Phịng Giáo dục xin kinh phí Mục tiêu cần đạt - Đánh giá công việc ban đạo quản lý văn - Hiệu trưởng Người thực - Ban đạo Phối hợp thực Điều kiện thực Tổ văn phòng Tại văn phòng Từ 01/12/2021 đến 31/12/2021 - Tiến hành kiểm tra tồn hồ sơ cơng tác văn thư Sơ kết - Kiểm tra việc quản lý sử dụng kiểm tra Cách thực dấu lần - Có biên kiểm tra cụ thể - Báo cáo Hiệu trưởng mức độ hoàn thành - Mức độ báo cáo tổ kiểm tra chưa xác, đầy đủ văn thư cập nhật Khó khăn thực chưa hoàn thành hiện; Biện pháp - Biện pháp: Hiệu trưởng kiểm tra xác khắc phục xuất số hồ sơ để nắm bắt, văn thư chưa hoàn thành đề nghị hồn thành thời gian sớm Mục tiêu cần đạt Đảm bảo việc quản lý văn 15 Cập nhật theo quy định sổ quản lý Người thực Nhân viên văn thư văn đi, Phối hợp thực Tổ văn phòng đến Tại văn phòng Điều kiện thực (Từ Từ 01/01/2022 đến 31/01/2022 01/01/2021 - Hiệu trưởng yêu cầu nhân viên văn đến thư mang toàn hồ sơ lưu năm 2021 01/12/2021) xếp theo thứ tự sổ quản lý công Cách thực văn đi, đến, bổ sung số, ngày nhận, ngày đi, - Cập nhật phần mềm quản lý văn nhà trường - Sẽ có số cơng văn đến bị lạc so với sổ đăng ký công văn đến - Có cơng văn đến chưa đăng ký vào sổ, kể cơng văn Khó khăn thực hiện; Biện pháp khắc phục - Biện pháp: Nếu cơng văn đến, chưa đăng ký đăng ký bổ sung Nếu bị thất lạc vào gmail trường để tìm lại ( liên hệ với trường khác photo bổ sung, ) - Nếu công văn bị lạc tìm nơi phát hành như: Hiệu trưởng, Phó hiệu trưởng, cơng Đồn, Mục tiêu cần đạt - 100% hồn thành cơng tác quản lý văn Sơ kết kiểm tra lần Tổ kiểm tra Người thực Thành viên Ban đạo Phối hợp thực Điều kiện thực 16 Ban đạo Tổ văn phòng Tại văn phòng Từ 15/03/2022 đến 18/03/2022 - Hiệu trưởng định phân công thành viên tổ kiểm tra - Kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu Cách thực - Kiểm tra sổ đăng ký công văn đi- đến, lưu trữ hồ sơ - Có biên kiểm tra cụ thể - Báo cáo Hiệu trưởng mức độ hồn thành - Vẫn cịn số văn chưa tìm văn thư cập nhật chưa hồn Khó khăn thực thành hiện; Biện pháp - Biện pháp: Hiệu trưởng nắm, tư vấn khắc phục cho văn thư tìm Nếu chưa hồn thành Hiệu trưởng đề nghị hoàn thành trước ngày 31/03/2022 Mục tiêu cần đạt Hiệu trưởng Người thực Thành viên Ban đạo Phối hợp thực Điều kiện thực - Hồn thành 100% Tổng kết Phó hiệu trưởng.Các địan thể Tổ chun mơn Tại văn phịng Từ 15/05/2022 đến 18/05/2022 - Hiệu trưởng họp đánh giá toàn công tác quản lý văn từ tổ chuyên môn, tổ khối đến lãnh đạo nhà trường Cách thực công tác văn thư - Rút ưu điểm, khuyết điểm - Tuyên dương cá nhân hỗ trợ 17 cho công tác quản lý văn - Thành phần tham gia không đầy đủ - Biện pháp: Thơng báo bảng thơng Khó khăn thực hiện; Biện pháp khắc phục báo (trên nhóm Zalo) cho thành viên tham gia trước tuần - Nội dung báo cáo tổ kiểm tra có số nội dung không cụ thể - Biện pháp: Hiệu trưởng yêu cầu tổ kiểm tra bổ sung, giải trình làm rõ KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Kết luận Trong công tác quản lý, điều hành hoạt động nhà trường, văn cơng cụ khơng thể thiếu q trình vận động Vì thế, địi hỏi Hiệu trưởng phải đạo quản lý tốt văn để giúp Hiệu trưởng thực tốt chức năng, nhiệm vụ quyền hạn việc đề chủ trương, xây dựng chương trình, triển khai kế hoạch nhà trường; đến việc phổ biến chủ trương, sách kịp thời, đảm bảo lợi ích tập thể cán quản lý, giáo viên, nhân viên học sinh; phản ánh tình hình lên cấp kịp thời, nhanh chóng; giúp việc trao đổi, phối hợp công tác thuận tiện Bởi vì, hồ sơ, tài liệu đầy đủ, xác kịp thời giúp Hiệu trưởng tập thể sư phạm nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Như vậy, công tác quản lý văn nhà trường thực tốt, cơng việc nhà trường xử lý nhanh chóng, văn lưu trữ đầy đủ, có phân loại, xác định giá trị lưu trữ, việc thống kê, bảo quản tài liệu phục vụ tốt công tác khai thác sử dụng tài liệu đơn vị thời gian dài Sau thời gian đạo công tác quản lý văn nhà trường, đạt kết định, song, nhiều hạn chế, bất cập cơng tác này, phần Hiệu trưởng chưa có quan tâm mức nên việc giải công việc nhà trường chưa mang lại hiệu cao Nhận thức sứ mệnh quan trọng công tác này, Hiệu trưởng đề số giải pháp công 18 tác quản lý văn nhằm phát huy điểm mạnh, mặt tích cực, việc khắc phục hạn chế, thiếu sót cơng tác quản lý, để việc quản lý văn Trường Tiểu học Mai Thị Non vào nề nếp, phát huy tác dụng vốn có mình, góp phần quan trọng công tác quản lý hoạt động giáo dục nhà trường 4.2 Kiến nghị Đối với Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Bến Lức Tạo điều kiện, hỗ trợ, đạo, phối hợp tổ chức lớp bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ văn thư lưu trữ, có cơng tác quản lý văn nhà trường cho đơn vị trực thuộc Thường xuyên cập nhật văn công tác văn thư, đăng tải trang website Phòng để đơn vị thuận tiện việc tiếp cận quy định công tác Quan tâm đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng hiệu cho công tác quản lý văn nhà trường 19 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP 03 tháng 01 năm 2013 phủ quy định chi tiết thi hành số điểm Luật lưu trữ Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Nghị định số: 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Quyết định số: 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư Tài liệu bồi dưỡng Cán quản lý trường phổ thông-Trường Cán quản lý giáo dục thành phố Hồ Chí Minh (2021) Báo cáo tổng kết năm học 2020-2021 trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An Một số tiểu luận học viên khóa trước trường Cán quản lý giáo dục thành phố Hồ Chí Minh 20 TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC TP HỒ CHÍ MINH PHIẾU NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ TIỂU LUẬN CUỐI KHOÁ Họ tên học viên: NGUYỄN THỊ SEN Lớp Bồi dưỡng CBQL: Mầm non-Tiểu học Long An năm 2021 Khoá: 2021 Tên đề tài: Công tác quản lý văn Trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ TIỂU LUẬN Nhận xét Điểm 1-Nhận xét đánh giá lý chọn đề tài (tối đa 1.0 điểm) 2-Nhận xét đánh giá phần phân tích tình hình thực tế (tối đa 4.0 điểm) 3-Nhận xét đánh giá phần kế hoạch hành động (tối đa 3.5 điểm) 4-Nhận xét đánh giá phần kết luận kiến nghị (tối đa 1.0 điểm) 5-Nhận xét đánh giá hình thức trình bày (tối đa 0.5 điểm) Nhận xét đánh giá chung (điểm số, chữ) TP Hồ Chí Minh, ngày tháng năm 20 Người chấm (ký ghi rõ họ tên) ... công tác quản lý văn trường Tiểu học Mai Thị Non, huyện Bến Lức, tỉnh Long An? ??…………………………………… 10 KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG ĐỂ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC MAI THỊ NON, HUYỆN BẾN... VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC MAI THỊ NON, HUYỆN BẾN LỨC, TỈNH LONG AN 2.1 Giới thiệu khái quát nhà trường Trường Tiểu học Mai Thị Non tiền thân Trường Tiểu học cộng đồng Bến. .. QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC MAI THỊ NON, HUYỆN BẾN LỨC, TỈNH LONG AN. ………………………… ……………… ………………………………… 2.1 Giới thiệu khái quát nhà trường? ??………………………………… … 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn