THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI QUẬN ĐOÀN BẮC TỪ LIÊM

Microsoft Word 19 DECUONGKIENTAPNGANHNGHE DAIHOC 10 2019 (1) (1) doc BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA PHÁP LUẬT HÀNH CHÍNH BÁO CÁO KIẾN TẬP TÊN ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CH. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA PHÁP LUẬT HÀNH CHÍNH ********** BÁO CÁO KIẾN TẬP TÊN ĐỀ TÀI: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TẠI QUẬN ĐỒN BẮC TỪ LIÊM ĐỊA ĐIỂM KIẾN TẬP: VĂN PHỊNG QUẬN ĐỒN,TRỤ SỞ QUẬN ỦY HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BẮC TỪ LIÊM Người hướng dẫn: NGUYỄN MINH TÚ Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THỊ TỐ UYÊN Hệ đào tạo: ĐẠI HỌC CHÍNH QUY Khóa học: 2018-2022 Lớp: 1805LHOC083 HÀ NỘI - 2021 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan báo cáo kiến tập ngành nghề kết cơng trình nghiên cứu thân thời gian kiến tập Văn phịng Quận đồn Quận Bắc Từ Liêm thời gian từ ngày 22/11/2021 tới ngày 12/12/2021 Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài tự tìm hiểu, phân tích cách trung thực chưa cơng bố cơng trình trước Nếu khơng tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm đề tài LỜI CẢM ƠN Để báo cáo đạt kết tốt, trước trình bày nội dung báo cáo, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban Giám hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện, giới thiệu em đến đơn vị kiến tập ngành nghề, cảm ơn lãnh đạo Khoa Pháp luật Hành định hướng nội dung học phần kiến tập ngành nghề chi tiết khoa học Về phía đơn vị thực tập ngành nghề, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới lãnh đạo Ban Thường vụ,Văn phịng Quận Đồn,Trụ sở Quận Uỷ, Hội Đồng Nhân Dân Uỷ Ban Nhân Dân Quận Bắc Từ Liêm tận tình giúp đỡ cho em trình làm việc quan hướng dẫn em làm báo cáo kiến tập Vì chưa có nhiều kinh nghiệm hoạt động thực tiễn nên viết không tránh khỏi thiếu sót, mong thầy đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện Em xin gửi lời chúc sức khỏe, hạnh phúc tri ân tới tất thầy giáo Khoa Pháp luật Hành lãnh đạo đạo Ban thường vụ,Văn phịng Quận Đồn, Trụ sở Quận Uỷ, Hội Đồng Nhân Dân - Uỷ Ban Nhân Dân Quận Bắc Từ Liêm Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 21 tháng 12 năm 2021 TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT TNCS BCH BTV ĐTN ĐVTN TƯ TN CMGP XHCN 10 CNVC 11 LHTN 12 UBND – HĐND 13 ANQP –ĐBDC 14 TNTP 15 TNLĐ GIẢI NGHĨA Thanh niên cộng sản Ban chấp hành Ban thường vụ Đoàn niên Đoàn viên niên Trung ương Thanh niên Cách mạng giải phóng Xã hội chủ nghĩa Công nhân viên chức Liên hiệp niên Ủy ban nhân dân – Hội đồng nhân dân An ninh quốc phòng – Địa bàn dân cư Thiếu niên tiền phong Thanh niên lao động MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ VĂN PHỊNG ĐỒN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ( QUẬN ĐOÀN BẮC TỪ LIÊM) .4 1.1.Vài nét Quận ủy – HĐND - UBND Bắc Từ Liêm 1.1.1.Lịch sử hình thành: 1.1.2.Chức năng,vị trí,quyền hạn 1.1.3.Cơ cấu tổ chức 1.2 Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động cơng tác hành văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận đồn Bắc Từ Liêm 1.2.1 Vài nét Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm .8 1.2.2 Tổ chức hoạt động văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm 1.2.3 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm 1.2.4 Vị trí việc làm mơ tả việc vị trí văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm .11 TIỂU KẾT CHƯƠNG .13 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH, VĂN PHỊNG CỦA QUẬN ĐỒN BẮC TỪ LIÊM 14 2.1.Cơng tác hành Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm 14 2.1.1 Hệ thống hóa văn quản lí quan cơng tác hành Quận đồn Bắc Từ Liêm .14 2.1.2 Mơ hình tổ chức hành chính,văn thư,lưu trữ quan (Tổ chức văn thư tập trung/phân tán) 15 2.1.3 Công tác soạn thảo ban hành văn quan 16 2.1.4 Nhận xét quy trình quản lí giải văn văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm .20 2.1.5 Tìm hiểu tổ chức lưu trữ văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm .28 2.2 Tìm hiểu cơng tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng Quận đoàn Bắc Từ Liêm .29 2.2.1 Tìm hiểu nhận xét trang thiết bị văn phịng, sở vật chất văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm 29 2.2.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phịng làm việc văn phịng (hiện tại) Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu 31 TIỂU KẾT CHƯƠNG .33 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH, VĂN PHỊNG QUẬN ĐOÀN BẮC TỪ LIÊM 34 3.1 Đánh giá chung cơng tác hành chính,văn phịng Quận đoàn Bắc Từ Liêm 34 3.1.1 Ưu điểm 34 3.1.2 Hạn chế 35 3.1.3.Nguyên nhân: 35 3.2 Đề xuất, kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu 35 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .39 PHỤ LỤC 40 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Bảng thống kê số lượng văn Quận đoàn Bảng 2.2 Bảng thống kê số lượng văn đến Quận đồn LỜI NĨI ĐẦU Hiện nay, xu hướng tồn cầu hóa, hội nhập quốc tế ngày diễn mạnh mẽ, với xu hướng hình thành, lớn mạnh hàng loạt cơng ty, doanh nghiệp Để đảm bảo cho phát triển lớn mạnh đó, phận Hành đóng vai trị quan trọng quan, đơn vị, tổ chức doanh nghiệp Là trợ thủ giúp cho thủ trưởng, lãnh đạo quản lý, điều hành hoạt động quan, doanh nghiệp; phận tiếp nhận thông tin, tổ chức quan hệ giao dịch cấp với quan, doanh nghiệp khác Công tác Hành thực tốt tạo động lực thúc đẩy, phát triển hoạt động quan, doanh nghiệp ngược lại không thực tốt gây nên khó khăn khơng mong muốn xảy Là sinh viên Khoa Pháp luật hành tơi thầy trang bị kiến thức hành chính,Pháp luật Nhưng “Học ln đơi với hành”,nhà trường tổ chức công tác kiến tập sinh viên vận dụng kiến thức giảng đường ứng dụng vào thực tiễn công việc quan, doanh nghiệp để rèn luyện kỹ năng, kiến thức hoạt động quản lý, điều hành Song song với trình học tập rèn luyện kiến thức lý thuyết, sinh viên nhà trường tổ chức cho buổi thực hành thực tế hướng dẫn tận tình giáo viên hướng dẫn kiến tập quan kì kiến tập Đây hội giúp sinh viên bổ sung nâng cao kiến thức thực tế bên ghế nhà trường làm quen với mơi trường làm việc từ rèn luyện cho thân kiến thức, kĩ cần thiết cho sống công việc sau Kiến tập hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần hình thành, phát triển phẩm chất lực nghề nghiệp cần thiết sinh viên theo mục tiêu đào tạo đề Hoạt động có vai trị đặc biệt quan trọng khơng với q trình học tập mà với nghiệp sinh viên sau Kiến tập quan, doanh nghiệp hội để sinh viên áp dụng kiến thức học nhà trường vào thực tế công việc, giúp sinh viên nhận biết điểm mạnh, điểm yếu cần trang bị thêm kiến thức, kỹ để đáp ứng nhu cầu công việc Trong năm học 2021-2022, thực kế hoạch đào tạo nhà trường khoa Pháp luật hành trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức đợt kiến tập cho sinh viên khóa 1805LHOC083, kéo dài tuần (từ ngày 22/11/2021 – 12/12/2021) Là sinh viên lớp Luật 18C em liên hệ Quận Đoàn đoàn Bắc Từ Liêm tiếp nhận nơi kiến tập Đây kết đánh dấu bước trưởng thành em sau thời gian học tập rèn luyện trường Do kiến thức thân hạn chế so với công việc thực tế thiếu kinh nghiệm nên em khơng tránh khỏi thiếu sót hạn chế Em mong nhận thông cảm, đóng góp thầy giáo cán quan để báo cáo em hồn chỉnh hơn, giúp em có thêm kinh nghiệm công việc tạo điều kiện thuận lợi cho em q trình cơng tác sau Lý chọn đề tài Hiện nay, xu hướng toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế ngày diễn mạnh mẽ, với xu hướng hình thành, lớn mạnh hàng loạt công ty, doanh nghiệp Trong quan, tổ chức, đơn vị hay doanh nghiệp muốn trì hoạt động nhịp nhàng, liên tục có hiệu cần phải có phận hành chính,văn phịng để thực chức tham mưu quản trị hậu cần giúp việc cho lãnh đạo quan Trong quan hành nhà nước nói chung Quận đồn Đồn Bắc Từ Liêm nói riêng phận hành chính,văn phịng có vị trí quan trọng tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Quận đoàn thực chức năng, nhiệm vụ, tổ chức quản lý, điều hành đảm bảo hoạt động Quận đồn Là sinh viên ngành Pháp luật hành nhà trường Quận đoàn Bắc Từ Liêm tạo điều kiện giúp đỡ kiến tập Quận đồn Bắc Từ Liêm Để phục vụ tốt cho cơng tác hoạt động tìm hiểu thuận lợi, khó khăn, tồn hạn chế cơng tác hành chính, văn phịng Quận đồn Bắc Từ Liêm, mạnh dạn chọn đề tài “Thực trạng cơng tác hành chính,văn phịng Quận đồn Bắc Từ Liêm” làm đề tài báo cáo kiến tập Báo cáo kiến tập nhằm nâng cao nhận thức lý luận, đồng thời qua việc khảo sát thực tế văn phịng Quận đồn giúp cho tơi nắm thuận lợi khó khăn hoạt động phận hành chính,văn phịng nói chung Quận đồn Bắc Từ Liêm nói riêng Qua đợt kiến tập Quận đồn Bắc Từ Liêm tơi có thêm nhiều thơng tin, kiến thức bổ ích Và qua giúp tơi trau dồi kiến thức, kỹ nghiệp vụ Hành văn phịng tảng góp phần tạo nên bước sau Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu thực trạng cơng tác hành văn phịng văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm Từ trrên sở nghiên cứu lý luận, đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm nguyên nhân thực trạng đó, đề xuất số giải pháp nâng cao chất lượng cơng tác văn phịng Quận đoàn Bắc Từ Liêm Đối tượng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tượng nghiên cứu Cơng tác văn phịng văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm 3.2 Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi nghiên cứu thời gian: từ 22/11/2021 – 22/12/2021 - Giải pháp đề xuất cho khoảng thời gian từ đến năm 2022 - Phạm vi nghiên cứu khơng gian: Tại văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm - Nội dung: Thực trạng cơng tác hành văn phịng văn Phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm Phương pháp nghiên cứu Trên sở phương pháp luận vật biện chứng, đề tài sử dụng kết hợp phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu văn bản, tài liệu; - Phương pháp phân tích, tổng hợp; - Phương pháp quan sát; - Phương pháp tổng kết thực tiễn; - Phương pháp thống kê 5.Bố cục Ngoài phần Mở đầu, Kết luận Tài liệu tham khảo, đề tài triển khai thành chương: Chương Khảo sát cơng tác văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm Chương Thực trạng cơng tác văn phịng văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm Chương Các giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phịng văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liê PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ VĂN PHỊNG ĐỒN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ( QUẬN ĐOÀN BẮC TỪ LIÊM) 1.1.Vài nét Quận ủy – HĐND - UBND Bắc Từ Liêm 1.1.1.Lịch sử hình thành: Quận thành lập theo Nghị số 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2013 Chính phủ, sở tách xã: Thượng Cát, Liên Mạc, Tây Tựu, Thụy Phương, Minh Khai, Phú Diễn, Đông Ngạc, Xuân Đỉnh, Cổ Nhuế; 9,30 diện tích tự nhiên 596 nhân xã Xuân Phương; 75,48 diện tích tự nhiên 10.126 nhân thị trấn Cầu Diễn Quận Bắc Từ Liêm có diện tích 4.335,34 (43,35 km²), dân số 320.414 người Thực Quyết định số 5876 ngày 17/10/2019 Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ngày 26/10/2019 quận Bắc Từ Liêm khởi công xây dựng trụ sở với diện tích khu đất 20.029 m2 Trong đó, diện tích xây dựng 5.536 m2, với tầng trệt, tầng nổi, tầng mái có tổng diện tích sàn khoảng 24.149 m2 với tổng mức đầu tư 370 tỷ đồng Các đơn vị hành chính: Quận Bắc Từ Liêm có 13 phường: Cổ Nhuế 1, Cổ Nhuế 2, Đông Ngạc, Đức Thắng, Liên Mạc, Minh Khai, Phú Diễn, Phúc Diễn, Tây Tựu, Thượng Cát, Thụy Phương, Xuân Đỉnh, Xuân Tảo Địa lý: Diện tích: 43,35 km²; Dân số: 320.414 người; Mật độ: 7.381 người/km² Trụ sở Quận Uỷ,HĐND-UBND quận: Lô C, Khu Liên quan, Phường Minh Khai, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội SĐT: 024.3224.2100 Email: Vanthubactuliem@hanoi.gov.vn 1.1.2.Chức năng,vị trí,quyền hạn Chức Máy chụp ảnh: để ghi, lưu hình ảnh hội nghị, họp, hội thảo kiện quan - Thiết bị chụp, in ấn, hủy tài liệu Các thiết bị chụp nhân bản: để truyền văn với nguyên mẫu (dấu, chữ ký, sơ đồ…) Các phương tiện in ấn: máy in laze in đơn sắc màu sắc, tốc độ in cao so với loại máy khác, in chi phí tương đối thấp Máy hủy tài liệu: dùng để cắt tài liệu hủy thành dải nhỏ đến mức khơi phục lại nhằm mục đích bảo mật - Các trang thiết bị khác Máy quét hình ảnh (scanner): thiết bị có khả số hóa hình ảnh, tài liệu đưa vào máy tính để lưu xử lý chung Máy chiếu đa năng: dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng phần mềm trình chiếu tạo hiệu ứng sinh động cho buổi hội nghị, hội thảo,… Ngồi cịn ứng dụng cơng nghệ thơng tin soạn thảo văn bản, phầm mềm quản lý văn bản, lập hồ sơ, dấu điện tử, chữu ký điện tử, tra tìm văn b.Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng - Quản lý trang thiết bị Khi quan thành lập cấp số trang thiết bị phục vụ cho công tác văn phịng q trình hoạt động quan như: máy tính, máy in, máy photocopy,… Những trang thiết bị quản lý theo quy chế quan xây dựng sở chế độ Nhà nước đặc thù quan Ngoài ra, năm quan mua sắm, bổ sung thêm trang thiết nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng thực tế - Quản lý trình sử dung thiết bị Giao trang thiết bị cho đơn vị cá nhân chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý, khai thác, sử dụng bảo quản.Xây dựng quy chế, nội quy sử dụng tài sản cơng Có kiểm kê đọt xuất định kỳ trang thiết bị quan qua đánh giá số lượng chất lượng Thường xuyên kiểm tra tridnh sử dụng bảo quản trang thiết bị xử lý trường hợp rủi ro c.Các phần mềm ứng dụng cơng tác văn phịng 30 Văn phịng Đồn TNCS Hồ chí Minh sử dụng số phần mềm vào công tác quản lý như: - Phần mềm iOffice - Đây hệ thống quản lý văn điều hành công việc điện tử giúp quan xây dựng văn phịng điện tử khơng giấy tờ Phầm mềm iOffice giúp phân phối văn đơn giản, không cần phải in ấn, lại nhiều lần Dễ dàng việc quản lý, tra cứu thơng tin Ngồi ra, khả truyền đạt thông tin từ xuống cách nhanh chóng, kịp thời,… - Phần mềm quản lý tài chính: Misa Mimosa.net 2020 Là phầm mềm kế tốn giúp đơn vị hành nghiệp thực nghiệp vụ: kho bạc, tiền mặt, tiên gửi, vật tư hàng hóa, tài sản cố định, cơng cụ dụng cụ, tiền lương, tiền thuế… Là phầm mềm phù hợp để triển khai cho đơn vị hành nghiệp - Phần mềm quản lý văn mail công vụ Phần mềm quản lý văn xu hướng thời đại số Phần mềm quản lý văn xu hướng sử dụng quan nhà nước doanh nghiệp mạng internet máy tính trở nên phổ biến Đối với khối xử lý cơng việc hành chính, phần mềm quản lý văn công cụ “cứu cánh” giúp cải cách hành đắc lực Trong thời đại thư điện tử khơng cịn xa lạ với cán nhà nước doanh nghiệp, loại văn bản, giấy tờ dần số hóa giảm tải cơng việc cho phịng ban thực Các cơng văn, giấy tờ số hóa gửi đến quan thay thư giấy Chính vậy, sử dụng phần mềm quản lý văn xu tất yếu có đầy đủ tiền đề thực Nhìn chung, hiệu sử dụng phần mềm đánh giá tốt, dễ dàng việc thực hiện, thao tác sử dụng quan ( Hình ảnh sử dụng phần mềm mail cơng vụ quan phụ lục 5) 2.2.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng (hiện tại) Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu Việc xếp, bố trí trang thiết bị văn phịng phải xuất phát từ mục đích định Tùy theo nội dung, tính chất cơng việc hồn cảnh cụ thể cơng ty mà bố trí, xếp cho hợp lý, đảm bảo tiết kiệm không sơ sài, cần tạo thuận lợi cho công việc, đảm bảo mặt thẩm mỹ Điện thoại phương tiện thông tin nhanh nhất, thuận tiện Điện thoại lắp đặt tất loại văn phịng cơng ty 31 cần thiết Hiện có loại điện thoại sau: điện thoại bán tự động dùng pin, điện thoại tự động sử dụng thông qua hệ thống tổng đài tự động, điện thoại tự ghi điện thoại có hình… Hiện sử dụng nhiều máy Fax tiện dụng, gửi y nguyên cách nhanh chóng tới nơi cần thiết, cịn giữ lại Bản khơng tài liệu đánh máy mà cịn viết tay hay vẽ, sơ đồ, biểu kế toán, tất fax gửi Tài liệu Fax có giá trị tham khảo, khơng phải văn Sau gửi Fax cần gửi văn có dấu đỏ Trong Fax phía văn cần có yếu tố sau: nơi gửi, nơi nhận, ngày gửi, tổng số trang để nhận Fax bị trang người nhận biết Máy photocopy phổ biến tất văn phòng với thời gian chụp nhanh, số lượng theo yêu cầu, chụp trang lẻ hay trang sách, phóng to, thu nhỏ mức độ định Đây loại thiết bị cần thiết cho văn phịng cơng ty Tùy điều kiện yêu cầu cụ thể mà bố trí thiết bị hội nghị để giúp cho việc tổ chức hội nghị cách thuận lợi hệ thống máy chiếu, chiếu, hệ thống âm thanh, hệ thống ánh sáng,… Máy vinh tính ngày sử dụng phần lớn văn phịng cơng ty với mục đích đăng ký văn bản, soạn thảo văn bản, tìm kiếm tư liệu, thống kê, khai thác tư liệu mạng Internet, gửi thư điện tử… Đây thiết bị cần thiết hữu hiệu, giúp cho công việc hoạt động cách thuận lợi Bàn ghế văn phòng chia thành nhiều loại: bàn ghế làm việc, bàn ghế tiếp khách Nhân viên văn phịng nên dùng loại ghế xoay, điều chỉnh độ cao thấp cho phù hợp Tùy theo công việc cụ thể mà bố trí bàn làm việc cho thích hợp Bàn làm việc cần có nhiều ngăn kéo để đựng dụng cụ cần thiết Trong văn phịng cơng ty thiết phải có tủ hồ sơ tài liệu Tùy theo số lượng hồ sơ hay nhiều mà bố trí tủ đựng cho thích hợp Tủ hồ sơ nên chia làm nhiều ngăn Giá sách theo kiểu giá treo hay tủ kê đựng hồ sơ Giá sách đựng sách báo, tạp chí tham khảo Tủ hồ sơ ngăn kéo bàn làm việc phải có khóa chắn Cung cấp đầy đủ lọa văn phòng phẩm cặp ba dây, hộp bìa đựng hồ sơ, bút viết bảng, bìa hồ sơ, loại sổ sách, loại bút, dao rọc giấy, giập ghim, 32 Cần trang bị đủ máy điều hòa, quạt để đủ ấm vào mùa đơng, thống mát mùa hè Như vậy, tùy vào điều kiện cụ thể quan tính chất cơng việc mà bố trí trang thiết bị đồ dùng văn phòng cho hợp lý, phù hợp, thuận tiện, khoa học phục vụ tốt cho công việc * Đề xuất mơ hình văn phịng tối ưu Một văn phịng gọi tối ưu xếp, bố trí cách hợp lý, thuận tiện cho cơng việc, có đầy đủ yếu tố độ sáng, khơng khí lành, thiết bị đại phù hợp với văn phịng quy mơ làm việc văn phịng TIỂU KẾT CHƯƠNG Chương tìm hiểu, phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác văn phịng văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm Từ kết khảo sát giúp đánh giá ưu điểm hạn chế cơng tác văn phịng từ giúp tơi đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm Nội dung tiếp tục trình bày chương 33 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH, VĂN PHỊNG QUẬN ĐỒN BẮC TỪ LIÊM 3.1 Đánh giá chung cơng tác hành chính,văn phịng Quận đoàn Bắc Từ Liêm 3.1.1 Ưu điểm Kết đạt cơng tác hành chính, văn phịng quan Qua thời gian kiến tập thấy cơng tác Hành Văn phịng Văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh quan tâm hoạt động tương đối tốt là: Đã ban hành hệ thống văn đạo, quy định, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ để triển khai thực thống tồn quan Văn phịng Văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh ứng dụng hệ thống công nghệ điện tử vào việc quản lý văn qua môi trường mạng Mọi hoạt động quản lý văn Văn phòng,Văn phòng Đồn TNCS Hồ Chí Minh (lập sổ văn đến, tiếp nhận văn bản, phát hành) sử dụng phần mềm hệ thống mail công vụ để quản lý cách khoa học đem lại hiệu cao tring trình hoạt động quan Qua theo dõi, đánh giá, phân cơng rõ công việc để tạo phối hợp hiệu cá nhân, phòng ban việc xử lý văn đảm bảo độ xác, bảo mật tuyệt đối Kho lưu trữ quan trang bị tương đối đầy đủ, đại, khơ thống như: Máy điều hòa, máy hút ẩm, giá đựng tài liệu Inox,… sử dụng hộp bìa đựng hồ sơ làm hộp khổ A4; Bìa hồ sơ lưu trữ tài liệu hộp giấy Kraft, màu vàng sẫm (định lượng 250g/m3, 33 x 24 cm); giấy ghi tên hồ sơ bìa hồ sơ in giấy đề can hai mặt, đánh máy in thuận tiện cho việc sử dụng, dễ dàng thay bị hỏng hay sai sót, dễ dàng sử dụng bìa in sẵn viết tay, đồng thời mẫu bìa lưu vào phần mềm lưu trữ máy tính để dễ tra cứu kiểm sốt thống kê ( Hình ảnh bìa hồ sơ tài liệu lưu trữ phụ lục ) Đội ngũ lãnh đạo, chuyên viên, cán bộ, công chức trang bị kỹ nghiệp vụ chuyên môn cao, khơng ngững học hỏi có tinh thần trách nhiệm với cơng việc Cơng tác văn phịng thực nề nếp, việc thực quy định làm việc quan đội ngũ nhân viên chấp hành nghiêm túc, ký luật cao Môi trường làm việc thoải mái, tạo điều kiện thuận lợi cho người học hỏi, không ngừng nâng cao kỹ chuyên môn hội thăng tiến công việc 34 Chế độ lương thưởng, trợ cấp,cơng đồn tốt, đem lại quyền lợi cho người 3.1.2 Hạn chế Tuy nhiên bên cạnh cịn số hạn chế là: Các văn đạo, quy định, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ chưa sửa đổi, bổ sung kịp thời như: Chưa có quy định công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu điện tử, danh mục hồ sơ chưa sửa đổi bổ sung năm; công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan hạn chế định, tài liệu giao nộp có lúc cịn tình trạng rời lẻ, bó gói chưa lập hồ sơ theo quy định Việc kiểm tra đánh giá chất lượng, lực đội ngũ nhân viên chưa thực sát Ứng dụng công nghệ thông tin công tác xử lý văn qua môi trường mạng có lúc chưa thực quy trình kép kín, phần mềm VNPT-Ioffice VNPTIgate đưa vào sử dụng cịn gặp phải số lỗi hệ thống gây khó khăn người sử dụng Việc bố trí phịng, kho lưu trữ tầng trụ sở quan không hợp lý gây khó khăn việc vận chuyển bảo quản tài liệu lưu trữ Về thái độ với dân: số nhân viên có thái độ hách dịch, thiếu niềm nở, nhiệt tình 3.1.3.Ngun nhân: Do đào tạo chun mơn chưa sâu, chưa đáp ứng yêu cầu công việc yêu cầu cấp giao Số lượng công việc cấp phân công cho Văn phòng giải ngày nhiều, mức độ phức tạp ngày tăng lên Việc phối hợp công tác phận liên quan với văn phòng chưa chặt chẽ Trang thiết bị làm việc số vị trí văn phịng cịn thiếu Chưa quán triệt vai trò, chức Văn phòng phận tham mưu giúp việc quan trọng cần quan tâm đầu tư mức; phận nhân viên chun trách cơng tác văn phịng chưa thực có tinh thần trách nhiệm cao; văn hướng dẫn chế tài sử lý chưa thích hợp hiệu chưa bám sát thực tiễn cơng việc; tính chun nghiệp đội ngũ nhân viên chưa cao 3.2 Đề xuất, kiến nghị giải pháp nâng cao hiệu 35 Qua đợt kiến tập Văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm, tơi thực hành quan sát q trình hoạt động tham gia số công việc Văn phịng Từ tơi rút nhiều học bổ ích có số đề xuất thân sau:  Đối với quan: Nâng cao nhận thức vai trò, trách nhiệm tâm quan trọng cơng tác Văn phịng đội ngũ lãnh đạo chuyên viên Cần sửa đổi, bổ sung ban hành quy chế, quy định công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với tình hình nay; khen thưởng cán thực tốt cơng tác Hành Văn phịng, tn thủ nội dung quy chế; kỷ luật nghiêm hành vi vi phạm cơng tác Hành Văn phịng Thường xuyên kiểm tra, đánh giá mức độ đáp ứng yêu cầu công việc đội ngũ cán bộ, sở có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo Có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, trình độ lý luận trị cho cán làm cơng tác Văn phịng để đáp ứng yêu cầu đòi hỏi ngày cao công tác Quan tâm sửa chữa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, đồng thời bổ sung đầu tư trang thiết bị kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt Tăng cường đầu tư trang thiết bị làm việc cho Văn phịng: Máy vi tính, sử dụng hệ thống mạng nội để truyền thơng tin nội Văn phịng với phịng, ban…, tận dụng tối đa cơng nghệ thôn g tin vào việc khai thác, thu thập thông tin, thực việc chuyển giao văn bản, thông tin nhanh chóng kịp thời  Đối với nhà trường, khoa: Đối với nhà trường: Các thầy cô giảng viên trường nên trọng nhiều vào công tác giảng dạy, tạo điều thêm cho sinh viên cải thiện kỹ mềm, tạo điều kiện cho sinh viên kiến tập thực tập nhiều nơi để nâng cao trình độ chun mơn, nghiệp vụ Đối với Khoa Quản trị Văn phòng: Nên đưa thêm nhiều phần thực hành vào chương trình học để sinh viên hiểu lý thuyết học lẫn kỹ áp dụng vào thực tiễn Tổ chức thêm buổi tọa đàm nâng cao kỹ mềm, kỹ giao tiếp ứng xử sinh viên áp dụng vào môi trường văn phịng, cơng sở  Đối với cá nhân 36 Qua đợt kiến tập, quan sát thực hành công tác Hành Văn phịng Văn phịng Dồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm, tơi nhận thức nhiều tầm quan trọng thiếu cơng tác Hành Văn phịng qua, tổ chức, doanh nghiệp Làm tốt công tác Hành Văn phịng góp phần đáng kể vào thành công công tác quản lý, điều hành máy lãnh đạo quan, đơn vị Với lý thuyết học lớp với việc quan sát thực tế Văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm, tơi thấy muốn làm tốt cơng tác văn phịng phải nắm vững biết cách trình bày hệ thống vấn đề lý luận thực tiễn để áp dụng thật hiệu Trong thời gian kiến tập Văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm, quan tâm, giúp đỡ tạo điều kiện ban lãnh đạo quan, cán bộ, chuyên viên phận chuyên mơn giúp đỡ tơi nhiều để tơi hồn thành tốt nhiệm vụ giao Tôi học tập, rèn luyện nhiều chuyên môn nghiệp vụ Văn phòng, rèn luyện tác phong làm việc người cán văn phòng; đồng thời nâng cao khả giao tiếp thân Tất tơi học tập, trau dồi tích lũy kinh nghiệm vô giá, khắc phục dần khuyết điểm thân, chau dồi thêm kỹ cần thiết môi trường công sở để tự tin áp dụng q trình học tập công tác sau 37 KẾT LUẬN Để thực báo cáo kiến tập công tác hành chính,văn phịng Văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm, triển khai thành chương: Chương –Tổng quan văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Bắc Quận Từ Liêm, Chương – Thực trạng cơng tác hành chính,văn phịng Văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm Chương - Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác hành văn phịng Văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm Trong chương tơi trình bày cách khái quát địa điểm kiến tập, số vấn đề lý luận chung tổ chức hoạt động Văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm để tạo sở lý luận thực tiễn để triển khai chương Trong chương trình bày khảo sát,thực trạng cơng tác Hành Văn phịng phịng Hành văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm Những nội dung thực tiễn chương giúp mạnh dạn đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao cơng tác Hành Văn phịng Văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm chương Vì kiến thức chun ngành Hành Văn phịng kiến thức thực tiễn tơi khơng nhiều nên trình thực báo cáo cịn nhiều thiếu sót, hạn chế Tơi mong nhận ý kiến đóng góp quý báu thầy để báo cáo hồn thiện Cá nhân tơi mong với đóng góp giúp cơng tác Hành Văn phịng Đồn TNCS Hồ Chí Minh nói riêng Văn phịng quan, tổ chức, doanh nghiệp khác nói chung cải thiện, nâng cao hoạt động cách có hiệu 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Cổng thông tin điện tử Quận Bắc Từ Liêm Công văn 425/VTLTNN-NVTW việc hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Điệu lệ đoàn 4.Hiến pháp 2013 Luật Tổ chức quyền địa phương 2015 Quyết định số 367 - QĐ/TWĐTN - VP ngày 29/10/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ hướng dẫn thể thức vầ kỹ thuật trình bày văn Quyết định số 5876 ngày 17/10/2019 Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội ngày 26/10/2019 7.Quy định số 202 – QĐ/TW ngày 02 tháng năm 2020 39 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Trụ sở Quận ủy Bắc Từ Liêm Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức Quận Ủy – HĐND – UBND Bắc Từ liêm 40 Phụ lục :Sơ đồ tổ chức máy Quận đoàn Bắc Từ Liêm BÍ THƯ Nguyễn Đức Ngọc PHĨ BÍ THƯ Đặng Viết Hưng Ủy viên thường vụ Nguyễn Minh Tú Ủy viên thường vụ Nguyễn Thúy Vân Chuyên viên Trần Thị Trang Linh 41 Chuyên viên Lê Tuấn Vũ Phụ lục 4: mẫu văn 42 Phụ lục 5: mẫu văn đến 43 Phụ lục 6: Hình ảnh dấu Quận đoàn 44 ... HIỆU QUẢ CƠNG TÁC HÀNH CHÍNH, VĂN PHỊNG QUẬN ĐỒN BẮC TỪ LIÊM 3.1 Đánh giá chung công tác hành chính, văn phịng Quận đồn Bắc Từ Liêm 3.1.1 Ưu điểm Kết đạt cơng tác hành chính, văn phòng quan Qua... Bắc Từ Liêm .11 TIỂU KẾT CHƯƠNG .13 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH, VĂN PHỊNG CỦA QUẬN ĐỒN BẮC TỪ LIÊM 14 2.1 .Công tác hành Đồn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm. .. dụng loại văn hệ thống quan nhà nước Kết công tác văn thư khởi đầu công tác lưu trữ , cơng tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ Quận đồn Bắc Từ Liêm đóng