Microsoft Word 19 DECUONGKIENTAPNGANHNGHE DAIHOC 10 2019 (1) (1) doc BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA PHÁP LUẬT HÀNH CHÍNH BÁO CÁO KIẾN TẬP TÊN ĐỀ TÀI THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CH. CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH
TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG ĐOÀN THANH NIÊN CỘNG SẢN HỒ CHÍ MINH QUẬN BẮC TỪ LIÊM, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ( QUẬN ĐOÀN BẮC TỪ LIÊM)
Vài nét về Quận ủy – HĐND - UBND Bắc Từ Liêm
Quận được thành lập theo Nghị quyết số 132/NQ-CP ngày 27 tháng 12 năm
Vào năm 2013, Chính phủ đã thực hiện việc tách 9 xã gồm Thượng Cát, Liên Mạc, Tây Tựu, Thụy Phương, Minh Khai, Phú Diễn, Đông Ngạc, Xuân Đỉnh và Cổ Nhuế Khu vực xã Xuân Phương có diện tích tự nhiên 9,30 ha và dân số 596 người, trong khi thị trấn Cầu Diễn thuộc quận Bắc Từ Liêm có diện tích 75,48 ha và dân số 10.126 người Tổng diện tích của quận Bắc Từ Liêm là 4.335,34 ha (43,35 km²) với tổng dân số đạt 320.414 người.
Thực hiện Quyết định số 5876 ngày 17/10/2019 của Ủy ban nhân dân thành phố
Vào ngày 26/10/2019, quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội đã khởi công xây dựng trụ sở mới trên khu đất có diện tích 20.029 m2 Công trình bao gồm 1 tầng trệt, 4 tầng nổi và 1 tầng mái, với tổng diện tích sàn khoảng 24.149 m2 Tổng mức đầu tư cho dự án này là hơn 5.536 m2.
Các đơn vị hành chính:
Quận Bắc Từ Liêm bao gồm 13 phường: Cổ Nhuế 1, Cổ Nhuế 2, Đông Ngạc, Đức Thắng, Liên Mạc, Minh Khai, Phú Diễn, Phúc Diễn, Tây Tựu, Thượng Cát, Thụy Phương, Xuân Đỉnh và Xuân Tảo Khu vực này có vị trí địa lý thuận lợi, góp phần vào sự phát triển kinh tế và xã hội của quận.
Diện tích: 43,35 km²; Dân số: 320.414 người; Mật độ: 7.381 người/km²
Trụ sở Quận Uỷ,HĐND-UBND quận: Lô C, Khu Liên cơ quan, Phường Minh Khai, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội
Email: Vanthubactuliem@hanoi.gov.vn
1.1.2.Chức năng,vị trí,quyền hạn
Theo Quy định số 202 – QĐ/TW ngày 02 tháng 8 năm 2020, Quận ủy Bắc Từ Liêm được xác định có các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác rõ ràng, nhằm đảm bảo hiệu quả trong quản lý và lãnh đạo cấp huyện.
Chức năng lãnh đạo của các cấp ủy đảng bộ là thực hiện nghị quyết đại hội, các chủ trương, nghị quyết, chỉ thị, quy định, quyết định và kết luận của cấp trên, đồng thời tuân thủ chính sách và pháp luật của Nhà nước Ngoài ra, các cấp ủy cũng có trách nhiệm đề xuất, kiến nghị với cấp ủy cấp tỉnh về những vấn đề liên quan đến sự lãnh đạo của cấp ủy tỉnh đối với địa phương.
Chức năng lãnh đạo bao gồm việc chỉ đạo, kiểm tra và giám sát thực hiện nghị quyết đại hội đảng bộ, cũng như các nghị quyết, chỉ thị, quy định và quyết định của cấp ủy Cấp ủy có trách nhiệm quyết định chủ trương về công tác tổ chức, cán bộ, triệu tập và chuẩn bị nội dung các kỳ họp Đồng thời, cấp ủy cũng cần đề xuất và kiến nghị với cấp trên về các vấn đề liên quan đến lãnh đạo địa phương, phối hợp với các cơ quan, tổ chức để thực hiện nhiệm vụ chính trị được giao.
Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các nghị quyết, chỉ thị, quy định, quyết định, kết luận và quy chế của cấp ủy và ban thường vụ cấp trên; giải quyết công việc hàng ngày của đảng bộ theo quy chế làm việc; chuẩn bị nội dung và quyết định triệu tập các kỳ họp của ban thường vụ là những nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo sự lãnh đạo và quản lý hiệu quả trong tổ chức đảng.
Quận ủy, hay còn gọi là Ban chấp hành Đảng bộ Quận, là cơ quan lãnh đạo cao nhất của Đảng bộ tại quận giữa hai kỳ Đại hội Là một phần của hệ thống chính trị Việt Nam do Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo, Quận ủy giữ vai trò đứng đầu quận Bí thư Quận ủy là người đứng đầu và có thể kiêm nhiệm chức vụ của Ủy ban Nhân dân quận hoặc Hội đồng Nhân dân quận Thông thường, bí thư quận ủy cũng là ủy viên Thường vụ Ban chấp hành Đảng bộ thành phố trực thuộc Trung ương, thường được gọi là Thành ủy.
Quận ủy có quyền hạn và nhiệm vụ sau:
Lãnh đạo toàn diện các lĩnh vực như chính trị, kinh tế, văn hóa xã hội, an ninh, quốc phòng, công tác chính trị tư tưởng, xây dựng Đảng, Chính quyền, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân trên địa bàn.
Quận ủy quyết định chương trình và chuyên đề công tác toàn khóa, cùng với kế hoạch công tác hàng năm Đồng thời, quy định quy chế làm việc của Ban chấp hành và Ủy ban Kiểm tra Quận ủy cũng được thiết lập.
Ban hành các chỉ thị, nghị quyết và quyết định quan trọng nhằm triển khai các biện pháp, chương trình và kế hoạch trong các lĩnh vực phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng, công tác chính trị tư tưởng, xây dựng Đảng và vận động quần chúng Mục tiêu là cụ thể hóa và tổ chức thực hiện thành công các chỉ thị, nghị quyết của Trung ương, Thành ủy, cũng như nghị quyết Đại hội Đảng bộ quận và nhiệm vụ cấp trên giao.
Thực hiện công tác cán bộ theo Điều lệ Đảng và quyết định phân cấp quản lý của Ban Thường vụ Thành ủy, bao gồm việc bầu ủy viên Ban Thường vụ, Bí thư, Phó Bí thư, Ủy ban Kiểm tra và Chủ nhiệm Ủy ban Kiểm tra Quận ủy Hàng năm, cần tổ chức nghe báo cáo về hoạt động của Ban Thường vụ và Ủy ban Kiểm tra Quận ủy, đồng thời thảo luận và quyết định các vấn đề khác theo đề nghị của Ban Thường vụ hoặc khi có trên 1/3 số ủy viên Ban chấp hành Đảng bộ quận yêu cầu.
Chuẩn bị và quyết định triệu tập Đại hội nhiệm kỳ hoặc Đại hội bất thường Đảng bộ quận (nếu có); thảo luận và thông qua các văn kiện trình Đại hội; chuẩn bị các vấn đề về tiêu chuẩn, số lượng, cơ cấu và danh sách nhân sự để giới thiệu với Đại hội bầu Ban chấp hành khóa mới, cũng như bầu đại biểu tham dự Đại hội Đảng bộ Thành phố theo quy định của Điều lệ Đảng và hướng dẫn của Trung ương, Thành phố.
Ban Thường vụ Quận ủy được bầu ra từ Hội nghị Ban chấp hành Đảng bộ Quận nhằm lãnh đạo và kiểm tra việc thực hiện Nghị quyết của Đại hội đại biểu Đảng bộ Quận cùng các Nghị quyết, Chỉ thị của Quận ủy và cấp trên Ban Thường vụ có trách nhiệm quyết định các vấn đề liên quan đến chủ trương, tổ chức, cán bộ, cũng như triệu tập và chuẩn bị nội dung cho các kỳ họp của Quận ủy.
Ban Thường vụ Quận ủy bao gồm:
Các Phó bí thư quận ủy
Lãnh đạo các cơ quan trực thuộc Quận ủy
Chủ tịch và một số Phó Chủ tịch Hội đồng Nhân dân, Ủy ban Nhân dân quận Ban Thường vụ Quận ủy có trách nhiệm và quyền hạn sau:
Cụ thể hóa các chỉ thị và nghị quyết từ cấp trên, Quận ủy tổ chức thực hiện toàn diện các công tác của Đảng bộ Đồng thời, quyết định triệu tập và chuẩn bị nội dung cho các kỳ họp của Ban chấp hành Đảng bộ Quận.
Tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận đoàn Bắc Từ Liêm
1.2.1 Vài nét về Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm là đoàn khối cấp huyện trực thuộc Thành đoàn hà nội và Quận ủy trực tiếp chỉ đạo về mặt chuyên môn.
Dưới sự chỉ đạo của Thành đoàn và Quận ủy, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm đảm nhận nhiều nhiệm vụ quan trọng như công tác văn hóa, nội vụ, theo dõi và phụ trách khối đô thị, khối thanh niên, công nhân viên chức, lực lượng vũ trang và doanh nghiệp Đoàn cũng chú trọng đến công tác hội LHTN, mở rộng mặt trận tập hợp đoàn kết thanh niên, đồng thời theo dõi khối thanh niên trường học và khối đội TNTP Hồ Chí Minh Ngoài ra, Đoàn còn tham mưu và triển khai các hoạt động phòng chống thiên tai và công tác xã hội từ thiện.
- Trụ sở chính: Phòng , Lô C, Khu Liên cơ quan, Phường Minh Khai, Quận Bắc Từ Liêm, Hà Nội
- Địa chỉ email: qd_qubactuliem@hanoi.gov.vn
Quận Bắc Từ Liêm hiện có khoảng 15 nghìn thanh niên từ 16 đến 30 tuổi, chiếm 27% dân số của quận Trong số đó, hơn 8.000 đoàn viên đang hoạt động tại 45 cơ sở Đoàn, bao gồm 13 đơn vị khối phường, 30 đơn vị khối công nhân viên chức, cùng 12 đơn vị khối THPT, TCCN&DN và cao đẳng Ngoài ra, quận còn có 32 liên đội với hơn 24.000 đội viên, nhi đồng tham gia sinh hoạt.
1.2.2 Tổ chức và hoạt động của văn phòng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm
Điều kiện cơ sở vật chất của phòng đóng vai trò quan trọng trong việc hình thành và phát triển tổ chức, đặc biệt là văn phòng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Sự đảm bảo về cơ sở vật chất không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của tổ chức mà còn góp phần nâng cao hiệu quả công việc và sự hài lòng của các thành viên.
Từ Liêm nói riêng nhằm phục vụ cho bộ máy văn phòng hoạt động:
+ Các phương tiện kỹ thuật: máy tính, máy in, máy photocoppy, máy hủy tài liệu, điện thoại, máy fax, máy scan…
Các công cụ và dụng cụ làm việc bao gồm bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, văn phòng phẩm, đồng hồ, quạt và điều hòa Bên cạnh đó, các điều kiện làm việc như ánh sáng, nhiệt độ, màu sắc và các yếu tố y tế cũng đóng vai trò quan trọng trong môi trường làm việc hiệu quả.
Văn phòng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm được trang bị đầy đủ và hiện đại, tạo điều kiện làm việc tối ưu cho cán bộ Cơ sở vật chất được sắp xếp khoa học, giúp cán bộ thực hiện công việc nhanh chóng và chính xác mà không gặp phải sự chồng chéo.
Văn phòng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm hoạt động theo chế độ thủ trưởng, với Bí Thư là người đứng đầu Bí Thư lãnh đạo trực tiếp các nhân viên văn phòng trong các lĩnh vực như cán bộ văn thư thường trực, kế toán, và thủ quỹ Người đứng đầu có trách nhiệm quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng, đồng thời chịu trách nhiệm trước Quận ủy Bắc Từ Liêm và Thành đoàn Hà Nội về kết quả hoạt động của văn phòng.
Với các hoạt động chính như là:
+ Văn phòng thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần.
+ Văn phòng giúp cơ quan Quận ủy và Thành đoàn xây dựng các chương trình công tác thường kỳ của cơ quan.
+ Văn phòng tổ chức các cuộc hội họp cho cơ quan.
+ Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo.
+ Thực hiện các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ.
1.2.3 Tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu của văn phòng Đoàn TNCS
Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm a Chức năng của văn phòng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm
Bộ phận này đóng vai trò tham mưu và hỗ trợ cho Ban chấp hành, Ban thường vụ, Thường trực và Thủ trưởng cơ quan Quận đoàn trong các lĩnh vực như tổng hợp công việc, thi đua khen thưởng, công tác quốc tế thanh niên, theo dõi hoạt động của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc, quản lý công nghệ thông tin, văn thư - lưu trữ, quản trị nội bộ và quản lý hành chính.
- Là thường trực Hội đồng thi đua – khen thưởng của Quận đoàn.
- Văn phòng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm có con dấu riên b Nhiệm vụ của văn phòng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm
Văn phòng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quạn Bắc Từ Liêm có các nhiệm vụ sau:
Công tác tổng hợp cơ quan
Tham mưu chương trình công tác của Ban chấp hành, Ban thường vụ; lịch làm việc của thường trực Quận đoàn
Báo cáo công tác Đoàn và phong trào thanh thiếu nhi Quận được thực hiện định kỳ hàng tháng, hàng quý, và 6 tháng trong năm Đồng thời, báo cáo chuyên môn của cơ quan Quận đoàn cũng được tổng hợp sau 6 tháng và năm Ngoài ra, báo cáo giao ban cơ quan là một phần quan trọng trong việc đánh giá và điều chỉnh hoạt động.
Theo dõi báo cáo và hoạt động của các cơ sở đoàn trực thuộc.
Là thư ký, tôi đảm nhiệm việc ghi chép các cuộc họp của Ban chấp hành Quận đoàn, các cuộc họp với Thành đoàn, cũng như các cuộc họp giao ban cơ quan và các hoạt động sơ kết, tổng kết của cơ quan.
Tham mưu các hoạt động phối hợp với các Quận đoàn khác.
Tham mưu các hoạt động sơ kết tổng kết cơ quan và toàn Đoàn.
Tham mưu lịch tuần cơ quan.
Công tác thi đua khen thưởng
Tham mưu quy chế thi đua khen thưởng cho Đoàn thanh niên Quận và Cơ quan Quận đoàn, đồng thời xây dựng các kế hoạch, hướng dẫn và báo cáo liên quan đến công tác thi đua khen thưởng.
Tham mưu quy trình khne thưởng của Đoàn thanh niên Quận, của cơ quan Quận đoàn, các cơ sở Đoàn.
Tổng hợp theo dõi hoạt động của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Quận đoàn, bao gồm việc tổng hợp công tác hàng năm và báo cáo chuyên môn định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng và năm.
Tham mưu báo cáo kết quả hoạt động của các ĐVSN quý, 6 tháng, năm.
Tham mưu hoạt động sơ kết, tổng kết các ĐVSN trực thuộc.
Quản lý công nghệ thông tin
Tham mưu kế hoạch, báo cáo, các hoạt động tập huấn và theo dõi việc triển khai các ứng dụng CNTT tại cơ quan.
Theo dõi việc sử dụng các thiết bị ti học trong cơ quan; hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì hệ thống mạng và thiết bị tại cơ quan.
Quản lý văn thư – lưu trữ
Tham mưu quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, quy trình lưu trữ văn bản.
Công tác quản trị nội bộ cơ quan
Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế cơ quan của các phòng, ban, cán bộ, công chức, người lao động tại cơ quan Quận đoàn.
Theo dõi việc sử dụng tài sản của cơ quan. Đảm bảo an toàn cơ quan ,cảnh quan cơ quan.
Công tác quản lý tài chính, quản lý kinh phí
Xây dựng dự toán thu, chi ngân sách nhà nước hàng năm
Về các nhiệm vụ khác
Ý kiến về tiêu chuẩn chuyên môn và nghiệp vụ của công chức, viên chức trong ngành kế toán là cần thiết để các cấp có thẩm quyền đưa ra quyết định về tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn nhiệm và kiện toàn nhân sự.
Hướng dẫn kiểm tra các đơn vị sự nghiệp thuộc Quận đoàn trong việc thực hiện các biện pháp phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm và chống lãng phí theo chức năng và quyền hạn của từng đơn vị.
Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theo quy định. c Quyền hạn
- Được quyền ra quyết định thành lập, giải thể tổ chức Đoàn cấp trực thuộc.
- Chuẩn y kết quả bầu cử ban chấp hành, bí thư, phó bí thư, chỉ định bổ sung ban chấp hành đoàn cấp trực thuộc.
Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm thực hiện các nhiệm vụ quan trọng như kết nạp đoàn viên mới, quản lý đoàn viên hiện tại, và giới thiệu những đoàn viên ưu tú cho Đảng để bồi dưỡng và kết nạp Bên cạnh đó, tổ chức cũng chú trọng đến việc khen thưởng và kỷ luật đối với đoàn viên, cũng như quản lý tài chính của đoàn theo quy định của Điều lệ Đoàn và Tổng cục Chính trị Cơ cấu tổ chức của văn phòng Đoàn được thiết lập nhằm đảm bảo hiệu quả trong công tác quản lý và phát triển đoàn viên.
Văn phòng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm gồm 7 đồng chí:
1 Đ/c Nguyễn Đức Ngọc – Bí thư Quận đoàn, Chủ tịch HLHTN
2 Đ/c Đặng Viết Hưng – Phó Bí thư Quận đoàn
3 Đ/c Nguyễn Thúy Vân – UVTV Quận đoàn
4 Đ/c Nguyễn Minh Tú – UVTV Quận đoàn
5 Đ/c Trần Thu Trang – Chuyên viên Quận đoàn
6 Đ/c Trần Thị Trang Linh – Chuyên viên Quận đoàn
7 Đ/c Lê Tuấn Vũ – Chuyên viên Quận đoàn
1.2.4 Vị trí việc làm và bản mô tả việc các vị trí trong văn phòng Đoàn TNCS
Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH, VĂN PHÒNG CỦA QUẬN ĐOÀN BẮC TỪ LIÊM
Công tác hành chính của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm
Công tác hành chính là hoạt động thiết yếu trong bộ máy quản lý, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan, đặc biệt là Quận đoàn Quy trình hành chính không chỉ chiếm phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc cải tiến và hiện đại hóa công tác Hiện nay, phần mềm đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác văn phòng và hành chính của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, giúp thực hiện các thủ tục hành chính một cách hiệu quả thông qua cả biện pháp thủ công và ứng dụng công nghệ Sự phát triển của công nghệ thông tin, máy tính và truyền thông đã tạo điều kiện thuận lợi cho công việc của cán bộ công chức, với nhiều công việc được hỗ trợ bởi các công cụ hiện đại Đặc biệt, phần mềm Microsoft Word và các ứng dụng quản lý văn bản đã trở thành công cụ phổ biến trong các bộ phận soạn thảo, nâng cao hiệu quả công tác văn phòng.
2.1.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lí của cơ quan về công tác hành chính của Quận đoàn Bắc Từ Liêm
Công tác hành chính, văn thư và lưu trữ bao gồm toàn bộ quy trình xác định và quản lý các loại văn bản trong hệ thống cơ quan nhà nước Kết quả của công tác văn thư không chỉ khởi đầu cho công tác lưu trữ mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nền tảng cho các hoạt động lưu trữ sau này.
Công tác hành chính, văn thư, lưu trữ tại Quận đoàn Bắc Từ Liêm đóng vai trò quan trọng trong quản lý hành chính Nhà nước, đảm bảo hoạt động hiệu quả thông qua việc xử lý văn bản và tài liệu Việc thực hiện tốt công tác này giúp cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và bảo mật Trong bối cảnh phát triển công nghệ, công tác văn thư-lưu trữ cũng đã được hiện đại hóa với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý văn bản, cho phép Quận đoàn Bắc Từ Liêm chuyển nhận và lưu trữ văn bản một cách dễ dàng Hệ thống hóa văn bản không chỉ giúp quản lý hàng trăm, hàng nghìn tài liệu mỗi năm mà còn tạo thuận lợi cho công tác kiểm tra và tìm kiếm thông tin sau này.
2.1.2 Mô hình tổ chức hành chính,văn thư,lưu trữ của cơ quan (Tổ chức văn thư tập trung/phân tán)
Công tác văn thư là hoạt động thiết yếu nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho việc chỉ đạo và quản lý văn bản trong cơ quan Đối tượng của công tác này bao gồm tất cả các loại văn bản và giấy tờ Nó đóng vai trò quan trọng trong bộ máy hành chính nhà nước và quản lý các đơn vị, là bộ phận không thể thiếu trong công tác văn phòng.
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, giống như sợi dây chuyền trong một nhà máy tự động, kết nối tất cả các bộ phận, liên hệ giữa các cơ quan cấp dưới và cấp trên, cũng như giữa các phòng ban khác nhau.
Sợi dây chuyền hoạt động của cơ quan cần phải duy trì sự ổn định và liên tục, vì nếu ngừng hoạt động hoặc hoạt động không đồng đều, sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ quy trình Do đó, công tác văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Mô hình tổ chức công tác văn thư của Quận đoàn Bắc Từ Liêm được thiết lập theo hình thức tập trung, với tất cả công văn đi và đến đều được quản lý qua văn thư cơ quan Đồng chí Nguyễn Minh Tú chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc đăng ký và thực hiện các thủ tục chuyển giao công văn.
Tất cả công văn đi và đến của cơ quan, trừ những trường hợp được pháp luật quy định khác, đều phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan Các nhiệm vụ chính của văn thư bao gồm nhận công văn đến, chuyển giao công văn đi, đăng ký vào sổ và cấp số cho văn bản để trình lãnh đạo ký.
Phòng làm việc của CBVT được đặt gần cửa ra vào, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản đến và đảm bảo thông tin được truyền đạt hiệu quả Vị trí này cũng rất tiện lợi cho việc đón tiếp khách đến làm việc và liên hệ công tác.
Mô hình tổ chức văn thư tập trung tại cơ quan giúp giải quyết công văn và giấy tờ một cách nhanh chóng, kịp thời và chính xác, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Hình thức văn thư tập trung không chỉ giúp dễ dàng trong việc tập hợp, quản lý và bảo quản tài liệu, mà còn nâng cao hiệu quả tra cứu thông tin Điều này tiết kiệm thời gian và công sức cho cán bộ, công chức trong quá trình làm việc.
Mặc dù có nhiều ưu điểm, công tác văn thư của Quận đoàn cũng gặp phải một số nhược điểm Cụ thể, chỉ có một cán bộ văn thư phụ trách trong mô hình tổ chức tập trung, dẫn đến khối lượng công việc lớn Điều này khiến cán bộ gặp khó khăn trong việc giải quyết công việc tồn đọng, và đôi khi phải làm nhanh để kịp tiến độ, từ đó dễ xảy ra sai sót và nhầm lẫn.
2.1.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan a.Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của Quận đoàn Bắc Từ Liêm
Các loại văn bản cơ quan ban hành
Quận đoàn Bắc Từ Liêm ban hành nhiều loại văn bản quan trọng, bao gồm Quyết định (cá biệt), Nghị quyết, Thông báo, Công văn, Báo cáo, Tờ trình, Đề án, Kế hoạch, Phương án, Chương trình, Biên bản, Hợp đồng, Giấy giới thiệu, Giấy chứng nhận, Giấy mời và một số văn bản khác Những văn bản này đóng vai trò thiết yếu trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của Quận đoàn.
Đề án là loại văn bản được sử dụng để trình bày một cách hệ thống các ý kiến liên quan đến một vấn đề cần được thảo luận và thông qua Chức năng của đề án là cung cấp thông tin rõ ràng, giúp các bên liên quan hiểu rõ nội dung cần bàn bạc và đưa ra quyết định.
Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng của Quận đoàn Bắc Từ Liêm
2.2.1 Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất của văn phòng Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Quận Bắc Từ Liêm a.Các thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan
Thiết bị truyền thông bao gồm máy ghi âm và điện thoại Máy ghi âm được sử dụng để ghi lại lời nói và âm thanh trong các cuộc họp, hội nghị, phiên họp, cũng như để lưu trữ thông tin giao tiếp qua điện thoại nhằm phục vụ cho việc soạn thảo văn bản Trong khi đó, điện thoại là công cụ thiết yếu cho việc giao dịch trực tiếp giữa người nói và người nghe, giúp hoạt động giao tiếp trở nên thuận lợi và phổ biến trong mọi cơ quan, tổ chức.
Máy Fax: ngoài cách gửi văn bản, tài liệu từ máy fax sang máy fax thì cũng có thể gửi từ máy tính qua máy fax.
Máy tính kết nối mạng là hệ thống được hình thành từ hai hoặc nhiều máy vi tính liên kết với nhau, nhằm mục đích chia sẻ tài nguyên và đáp ứng nhu cầu truyền nhận thông tin.
Máy chụp ảnh: để ghi, lưu những hình ảnh trong các hội nghị, cuộc họp, hội thảo hoặc các sự kiện của cơ quan.
-Thiết bị sao chụp, in ấn, hủy tài liệu
Các thiết bị sao chụp và nhân bản: để sao và truyền văn bản với nguyên mẫu của nó (dấu, chữ ký, sơ đồ…).
Máy in laser là một phương tiện in ấn hiệu quả, có khả năng in cả đơn sắc và màu sắc Với tốc độ in nhanh hơn so với các loại máy in khác, máy in laser giúp tiết kiệm thời gian cho người sử dụng Hơn nữa, chi phí cho mỗi bản in cũng tương đối thấp, làm cho nó trở thành lựa chọn lý tưởng cho nhiều nhu cầu in ấn.
Máy hủy tài liệu: dùng để cắt tài liệu hủy thành các dải nhỏ đến mức không thể khôi phục lại nhằm mục đích bảo mật.
-Các trang thiết bị khác
Máy quét hình ảnh (scanner): đây là thiết bị có khả năng số hóa hình ảnh, tài liệu đưa vào máy tính để lưu và xử lý chung.
Máy chiếu đa năng: dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng phần mềm trình chiếu tạo hiệu ứng sinh động cho các buổi hội nghị, hội thảo,…
Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ, và sử dụng con dấu điện tử cùng chữ ký điện tử Ngoài ra, việc tra cứu và tìm kiếm văn bản cũng trở nên dễ dàng hơn Đồng thời, việc quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng hiệu quả là cần thiết để tối ưu hóa quy trình làm việc.
-Quản lý trang thiết bị
Khi cơ quan được thành lập, nó sẽ được trang bị một số thiết bị văn phòng cần thiết cho hoạt động, bao gồm máy tính, máy in và máy photocopy.
Các trang thiết bị được quản lý theo quy chế của cơ quan xây dựng, dựa trên chế độ Nhà nước và đặc thù của từng cơ quan Hằng năm, cơ quan tiến hành mua sắm và bổ sung trang thiết bị để đáp ứng nhu cầu sử dụng thực tế.
-Quản lý quá trình sử dung thiết bị
Cung cấp trang thiết bị cho các đơn vị cá nhân có trách nhiệm quản lý, khai thác, sử dụng và bảo quản Đồng thời, xây dựng quy chế và nội quy để sử dụng tài sản công một cách hiệu quả.
Việc kiểm kê định kỳ trang thiết bị trong cơ quan giúp đánh giá số lượng và chất lượng của chúng Cần thường xuyên kiểm tra quá trình sử dụng và bảo quản thiết bị, đồng thời xử lý kịp thời các rủi ro phát sinh Ngoài ra, các phần mềm ứng dụng đóng vai trò quan trọng trong công tác văn phòng, hỗ trợ nâng cao hiệu quả làm việc.
Văn phòng Đoàn TNCS Hồ chí Minh đã sử dụng một số phần mềm vào trong công tác quản lý như:
Phần mềm iOffice là giải pháp quản lý văn bản và điều hành công việc điện tử, giúp xây dựng văn phòng điện tử không giấy tờ cho các cơ quan Với iOffice, việc phân phối văn bản trở nên đơn giản, không cần in ấn hay di chuyển nhiều lần, đồng thời dễ dàng quản lý và tra cứu thông tin Phần mềm còn hỗ trợ truyền đạt thông tin nhanh chóng và kịp thời từ cấp trên xuống cấp dưới.
Phần mềm quản lý tài chính Misa Mimosa.net 2020 là giải pháp kế toán lý tưởng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp, hỗ trợ thực hiện các nghiệp vụ như kho bạc, tiền mặt, tiền gửi, vật tư hàng hóa, tài sản cố định, công cụ dụng cụ, tiền lương và tiền thuế Phần mềm này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính, mang lại hiệu quả cao cho các tổ chức công.
-Phần mềm quản lý văn bản mail công vụ
Phần mềm quản lý văn bản là xu hướng của thời đại số
Phần mềm quản lý văn bản đang trở thành xu hướng phổ biến trong các cơ quan nhà nước và doanh nghiệp nhờ vào sự phát triển của internet và công nghệ máy tính Đặc biệt, trong lĩnh vực xử lý công việc hành chính, phần mềm này đóng vai trò quan trọng, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho việc cải cách hành chính hiệu quả.
Trong thời đại công nghệ số, việc sử dụng thư điện tử đã trở nên phổ biến đối với cán bộ nhà nước và doanh nghiệp, dẫn đến việc số hóa các loại văn bản và giấy tờ Sự chuyển đổi này không chỉ giảm tải công việc cho các phòng ban mà còn cho phép gửi công văn đến từng cơ quan một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn so với việc sử dụng thư giấy Do đó, việc áp dụng phần mềm quản lý văn bản trở thành xu hướng tất yếu, đáp ứng nhu cầu hiện đại hóa quy trình làm việc.
Nhìn chung, hiệu quả sử dụng của các phần mềm trên được đánh giá tốt, dễ dàng trong việc thực hiện, thao tác và sử dụng trong cơ quan
( Hình ảnh sử dụng phần mềm mail công vụ của cơ quan phụ lục 5)
2.2.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng (hiện tại) Đề xuất mô hình văn phòng mới tối ưu
Việc bố trí trang thiết bị văn phòng cần dựa trên mục đích cụ thể, phù hợp với tính chất công việc và hoàn cảnh của công ty, nhằm tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo tính thẩm mỹ và thuận lợi cho công việc Điện thoại là một trong những phương tiện thông tin quan trọng nhất, được lắp đặt rộng rãi tại các văn phòng vì tính cần thiết của nó Hiện nay, có nhiều loại điện thoại như điện thoại bán tự động dùng pin, điện thoại tự động qua hệ thống tổng đài, điện thoại tự ghi và điện thoại có hình, phục vụ đa dạng nhu cầu liên lạc trong công việc.
